Σύγχρονα management tools από την Planning για τη διεξαγωγή διαγωνισμών / bids παρουσιάστηκαν στο σεμινάριο BIDDING ΣΤΑ LOGISTICS & ΤΙΣ ΜΕΤΑΦΟΡΕΣ (7 Μαρτίου 2013, Holiday Inn Αττικής Οδού) Ένα χρόνο μετά το πρώτο επιτυχημένο σεμινάριο για τη διαδικασία ανάδειξης αναγκών, ανάθεσης και αναζήτησης υπηρεσιών outsourcing, υπό τον τίτλο «Bidding στα Logistics & τις Μεταφορές», η διοργάνωση επαναλήφθηκε στις 7 Μαρτίου 2013 από το Supply Chain Institute με την επιστημονική συνεργασία της Planning στο ξενοδοχείο Holiday Inn Αττικής Οδού. Λόγω της έντονης οικονομικής ύφεσης η επιτακτική ανάγκη για τόνωση της ρευστότητας και μετατροπή των fixed costs σε variable, οδηγεί πολλές επιχειρήσεις στη λύση του outsourcing και των συνεργασιών με τρίτους. Το σεμινάριο συγκέντρωσε το ενδιαφέρον ενός ποιοτικού ακροατηρίου από στελέχη που εκπροσώπησαν σημαντικές ελληνικές αλλά και πολυεθνικές εμπορικές και βιομηχανικές εταιρείες καθώς και 3PL εταιρείες όπως: BARILLA HELLAS, DIXONS / ΚΩΤΣΟΒΟΛΟΣ, INTERSPORT, MECHATRON, ΑΓΕΤ ΗΡΑΚΛΗΣ, ΑΒ ΒΑΣΙΛΟΠΟΥΛΟΣ, ΜΑΡΙΝΟΠΟΥΛΟΣ, Ε.I.ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΣ, ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΗ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ, BINGO, ΒΛΑΖΑΚΗΣ ΜΕΤΑΦΟΡΙΚΗ, MAVE LOGISTICS, DIAKINISIS, METRON LOGISTICS, SCHENKER, ΛΑΜΠΡΟΥΛΗΣ κ.ά.
Ο κος Γιώργος Παναγιωτόπουλος, Business Unit της εταιρείας Planning, συνεπικουρούμενος από την κα Ελένη Πέγιου Senior Consultant και τον κο Αλέξανδρο Μαμάκο, Consultant της Planning, παρουσίασε τη διαδικασία του Bidding καθώς και τα διαφορετικά είδη και τις μορφές του Outsourcing στις οποίες οι ενδιαφερόμενες εταιρείες μπορούν να ανατρέξουν. Καθ όλη τη διάρκεια του σεμιναρίου, σημαντική ήταν η συμβολή των προσκεκλημένων σχολιαστών, κου Πατσού Χάρη, στέλεχος Εφοδιαστικής Αλυσίδας και Μιχαηλίδη Κωνσταντίνου, Αναπληρωτή Γενικού Διευθυντή και Οικονομικού Διευθυντή του Ομίλου ΤΟΤΤΗΣ, οι οποίοι κατέθεσαν την εμπειρία τους στα θέματα δίνοντας την ευκαιρία στους συμμετέχοντες να αντιληφθούν τους λόγους και τη διαδικασία του Bidding μέσα από πραγματικά case studies και παραδείγματα από τις εταιρείες τους. Πρώτη παραδοχή του σεμιναρίου ήταν ότι η μείωση κόστους καθίσταται στρατηγική επιλογή για διέξοδο από την κρίση. Η μετατροπή του fixed cost σε variable βοηθάει προς αυτή τη κατεύθυνση και η συνεργασία με εταιρείες 3PL μπορεί να μειώσει τα κόστη. Το σεμινάριο παρουσίαση τις βασικότερες λειτουργίες που ανατίθενται σε εξωτερικούς συνεργάτες όπως και τις συνθήκες που συντελούν στη χρήση του outsourcing ενδεικτικά π.χ. τα άδεια χιλιόμετρα των ελληνικών φορτηγών. Τονίσθηκε μεταξύ άλλων ότι η λύση outsourcing δεν είναι μία, αλλά διαφέρει σε μορφή (αποθήκευση, διανομή, μεταφορά, παραγγελιοληψία, full outsourcing κ.ά.), κατηγορίες προϊόντων, γεωγραφική περιοχή, πλήθος συνεργατών και μια σειρά άλλων παραγόντων. Παρουσιάστηκε στη συνέχεια η εξέλιξη του 4PL σύμφωνα με το οποίο οι logistics providers λειτουργούν ως integrators και συγκεντρώνουν διαθέσιμους πόρους, δυνατότητες και διαθέσιμη τεχνολογία, προκειμένου να σχεδιάσουν μία λιτή/περιεκτική οργάνωση της εφοδιαστικής αλυσίδας είτε σε μοντέλο closed book είτε σε μοντέλο open book.
Το bidding ενδιαφέρει εταιρείες που συνεργάζονται ήδη με 3PL (στη λήξη του συμβολαίου θα πρέπει να αναζητήσουν εκ νέου προσφορές από την αγορά), που είναι ώριμες να κάνουν outsourcing, ακόμη και αυτές που διερωτούνται εάν πρέπει να συνεργαστούν με 3PL. Υπάρχουν συγκεκριμένα ερωτήματα βάσει των οποίων σκιαγραφείται το προφίλ του υποψήφιου συνεργάτη και αξιολογείται η αξιοπιστία και οι προοπτικές του. Αυτά παρουσιάστηκαν αναλυτικά στο σεμινάριο το οποίο στη συνέχεια πέρασε στην ενότητα της προετοιμασίας της διαδικασίας του bidding. Η εταιρεία που πρόκειται να βγει σε bid θα πρέπει να προβεί σε μια σειρά από βήματα όπως ενδεικτικά: κοστολόγηση per activity, αναζήτηση πηγών κρυμμένου κόστους, προσδιορισμό αληθινών αναγκών, αξιολόγηση υφιστάμενου δικτύου sales και διανομής, καταγραφή κύριων στόχων, δείκτες KPIs & benchmarking, αξιολόγηση μηχανογράφησης κ.ά. Συνοπτικά τα βήματα προετοιμασίας Καθορισμός Δραστηριοτήτων & Συλλογή στοιχείων όγκου Συλλογή Πόρων και Στοιχείων Κόστους Κατανομή Κόστους Δημιουργία Base Line Αξιολόγηση Κόστους. Εκτίμηση Ωφελειών 3PL Αφού αναφέρθηκε η αναγκαιότητα της συνεργασίας των διαφορετικών εμπλεκομένων διευθύνσεων (εμπορική δ/νση, οικονομική δ/νση, HR, IT κ.ά.) παρουσιάστηκε αναλυτικά η οργανογραμματική διάρθρωση της διαδικασίας bidding. Κρίσιμη είναι η σωστή σύνθεση της ομάδας που θα «τρέξει» τη διαδικασία του bidding όπως και το Go Live, τονίσθηκε μεταξύ άλλων. Μορφές χρέωσης υπηρεσιών outsourcing Η συζήτηση περιστράφηκε γύρω από το ακόλουθα ερωτήματα; Μας ενδιαφέρει η χρέωση συνολικά (π.χ. Ενδιαφερόμαστε να πληρώσουμε τον συνεργάτη μας με ένα ποσοστό επί της αξίας) ή ανά διαδικασία (per activity) και τι τύπο χρέωσης ζητάμε ανά διαδικασία;
RFI - RFQ - RFP & Χρονικός προγραμματισμός Η συγκεκριμένη ενότητα είχε τρεις βασικούς άξονες: 1. Δομή και μορφή του RFI. Επιλογή υποψηφίων αναδόχων 2. Από το RFI στο RFP/RFQ - Διαμόρφωση short list 3. Audit αξιολόγησης υποψηφίων του short list Παρουσιάστηκε η δομή και η ενδειδεγμένη χρονική διάρκεια του RFI και συγκεκριμένες φόρμες αξιολόγησης. Αντίστοιχα αναλύθηκε η δομή του RFP, οι πιο συνηθισμένες διευκρινιστικές ερωτήσεις και επιπλέον στοιχεία που ζητούνται από τους υποψήφιους συνεργάτες και δόθηκαν φόρμες RFP για αποθήκευση, διανομή, customer service. Στη συνέχεια αναλύθηκε η συγκριτική πολυκριτηριακή αξιολόγηση των προσφορών και ο τρόπος διαμόρφωσης του short list ενώ δεν παραλήφθηκε η αναφορά στα audits σε διάφορα επίπεδα. Η παρουσίαση στη συνέχεια επικεντρώθηκε στα κριτήρια των τελικών διαπραγματεύσεων με τους υποψηφίους της short list: Οικονομικά κριτήρια Audits Προτεινόμενη Λύση Ταύτιση και λοιπά χαρακτηριστικά
Αναφέρθηκαν τα μοντέλα επιλογής περισσοτέρων του ενός συνεργατών, το στάδιο της πιλοτικής εφαρμογής και του due diligence. Στο κρίσιμο σημείο της δομής και των όρων των συμβολαίων περιστράφηκε στη συνέχεια το σεμινάριο με την παρουσίαση αναλυτικών σημείων ανά δραστηριότητα. Συνεργασία χωρίς δείκτες μέτρησης της απόδοσης KPIs δεν νοείται και υπό αυτή την έννοια, οι εκπαιδευτές επεσήμαναν την ανάγκη χρήσης δεικτών Bonus Malus και της ανάπτυξης ενός gain share model. Αποζημιώσεις, Αναθεωρήσεις, Επεκτάσεις και Λύση συμβολαίων είναι παράγοντες που επίσης πρέπει να ληφθούν υπόψη. Η τέταρτη ενότητα εστίασε στο implementation plan και το στάδιο go Live που αποτελείται από 5 βασικούς παράγοντες οι οποίοι αναπτύχθηκαν διεξοδικά: Οργάνωση & Διοίκηση έργου μετάπτωσης Operational alignment (Επιχειρησιακή ευθυγράμμιση) Υλοποίηση μετάπτωσης, Contingency plan, Εκπαίδευση Αντιμετώπιση προβλημάτων μετά το Go Live. «Παιδικές ασθένειες». Επαναξιολόγηση, 1 χρόνο μετά... `Το σεμινάριο έκλεισε με την παρακάτω σύνοψη που αποτελεί και το «δεκάλογο» του Bidding: 1. Ανέπτυξε την στρατηγική σου 2. Καθόρισε πολύ συγκεκριμένα την διαδικασία επιλογής 3. Όρισε ξεκάθαρα τις προσδοκίες σου και τους στόχους 4. Ανέπτυξε ένα καλό συμβόλαιο 5. Στήριξε την συνεργασία σε συγκεκριμένες διαδικασίες και πολιτικές 6. Αναγνώρισε και απέφυγε σημεία τριβής με τον συνεργάτη σου 7. Επικοινώνησε συχνά και αποτελεσματικά με τον νέο σου συνεργάτη 8. Μέτρα την απόδοση και κοινοποίησε τα αποτελέσματα 9. Παρακίνησε και αντάμειψε τον συνεργάτη σου 10. Να είσαι καλός πελάτης