ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ Α.Β.Ε.Ε.»

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΣΕΡΡΩΝ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ Α.Β.Ε.Ε.» ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ : ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΥΔΗΣ ΚΛΕΑΝΘΗΣ ΣΠΟΥΔΑΣΤΡΙΑ : ΑΞΕΝΟΠΟΥΛΟΥ ΕΥΦΡΟΣΥΝΗ ΣΕΡΡΕΣ

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΠΡΟΛΟΓΟΣ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΚΕΦ. 1 Ο ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΑΒΕΕ» Ταυτότητα της εταιρίας Σύντομο ιστορικό Αντικείμενο δραστηριότητας Οργανωτική δομή Απασχολούμενο προσωπικό Γενικά στοιχεία κλάδου δραστηριότητας Μερίδα παραγωγικών επιχειρήσεων αλεύρου σίτου ΚΕΦ. 2 Ο ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ISO HACCP Μηχανοργάνωση λειτουργιών τυποποίηση & διασφάλιση διαδικασιών με σύστημα ISO Ανάγκη δημιουργίας του ISO Ο οργανισμός ISO Η ποιότητα στον κλάδο τροφίμων ISO: 22000: Νέο πρότυπο ασφάλειας & υγιεινής τροφίμων Τι είναι το HACCP Οι επτά βασικές αρχές του συστήματος HACCP ΚΕΦ. 3 Ο ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΧΩΡΟΘΕΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Έννοια της οργάνωσης Οργάνωση λογιστηρίου Περίγραμμα εργασιών Προβλήματα διάρθρωσης οργανωτικού σχεδίου Λειτουργικές βαθμίδες οργάνωσης λογιστηρίου Χωροταξική οργάνωση και εξοπλισμός Επιλογή εξοπλισμού Επίπλωση και εξοπλισμός Μέσα επικοινωνίας και λοιπός εξοπλισμός Προμήθεια εξοπλισμού ΚΕΦ. 4 Ο ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΒΙΒΛΙΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΑΒΕΕ» Γενικά περί δικαιολογητικών εγγράφων Διακρίσεις δικαιολογητικών εγγράφων Κανόνες σχεδίασης δικαιολογητικών εγγράφων Οργάνωση δικαιολογητικών εγγράφων Χειρισμός και έλεγχος δικαιολογητικών εγγράφων Αρχειοθέτηση ταξινόμηση δικαιολογητικών εγγράφων Γενικά περί λογιστικών βιβλίων Τα βιβλία της εταιρίας

3 9. Χρόνος ενημέρωσης των βιβλίων Διοικητικά βιβλία Φύλαξη λογιστικών βιβλίων ΚΕΦ. 5 Ο ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Η/Υ και προγράμματα Λογισμικό και προγράμματα Βοηθητικά προγράμματα Προγράμματα παραγόμενα από τα μηχανογραφικά τμήματα των ίδιων των επιχειρήσεων Τυποποιημένα προγράμματα (Πακέτα) Κριτήρια αξιολόγησης «πακέτου» ΚΕΦ.6 Ο ΤΟ ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Οργανόγραμμα λογιστηρίου Πρόσληψη προσωπικού και ανάθεση εργασιών Η εκπαίδευση του προσωπικού και η εξέλιξή του Εποπτεία προσωπικού Ο οικονομικός διευθυντής Ο προϊστάμενος του λογιστηρίου Ο υπεύθυνος μηχανογράφησης Ο υπεύθυνος κοστολόγησης factoring Ο υπεύθυνος μισθοδοσίας και προσωπικού Ο υπεύθυνος πληρωμών εισπράξεων Ο υπάλληλος εξωτερικών εργασιών Η γραμματειακή υποστήριξη του λογιστηρίου Η σημασία της συνεργασίας του οικονομικού διευθυντή με τους υφισταμένους του Οι διαπροσωπικές σχέσεις των εργαζομένων Οι μισθοί του προσωπικού στο λογιστήριο ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΕΠΙΛΟΓΟΣ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ-INTERNET SITES

4 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η πτυχιακή αυτή εργασία απευθύνεται σε σπουδαστές και φοιτητές με γνώσεις λογιστικής οι οποίοι είτε αντιμετωπίζουν για πρώτη φορά το πρόβλημα της οργάνωσης του νευραλγικού χώρου των οικονομικών μονάδων που καλείται «λογιστήριο», είτε επιθυμούν να τον αναδιοργανώσουν. Σκοπός της συγγραφής αυτής είναι αφ ενός να εισαγάγει τον μελετητή με τρόπο απλό, άμεσο και συστηματικό στις έννοιες, τους όρους και τα προβλήματα της οργάνωσης του λογιστηρίου και αφ ετέρου να διευκολύνει τα στελέχη εφαρμογής στην σωστή αντιμετώπιση των προβλημάτων αυτών. Για τον σκοπό αυτό και για την καλύτερη κατανόηση της θεωρίας, αναλύεται στην συγκεκριμένη εργασία το λογιστήριο μιας σύγχρονης επιχείρησης παραγωγής και εμπορίας αλεύρων και συγκεκριμένα της εταιρίας «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΑΒΕΕ». Στο πρώτο κεφάλαιο δίνονται τα γενικά στοιχεία της επιχείρησης, όπως είναι η ταυτότητα της εταιρίας, το προσωπικό, η οργανωτική δομή, το ιστορικό και μερικά σύντομα στοιχεία του κλάδου δραστηριότητας. Στο δεύτερο κεφάλαιο αναλύονται τα προγράμματα διασφάλισης ποιότητας των τροφίμων, το πρόγραμμα HACCP, και η σημασία της δημιουργίας αυτών. Στο τρίτο κεφάλαιο γίνεται μια λεπτομερής αναφορά για τις γενικές αρχές οργάνωσης και χωροθέτησης του λογιστηρίου με έμφαση στην επιλογή του εξοπλισμού, των επίπλων, των μέσων επικοινωνίας και στις βασικές έννοιες της οργάνωσης του λογιστηρίου. Το τέταρτο κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στα λογιστικά βιβλία και τα δικαιολογητικά έγγραφα της επιχείρησης και συγκεκριμένα στις διακρίσεις, στους κανόνες σχεδίασης, στην οργάνωση, στην αρχειοθέτηση, στον χειρισμό και στον χρόνο ενημέρωσης αυτών. Το πέμπτο κεφάλαιο αναφέρεται στην μηχανοργάνωση του λογιστηρίου που περιλαμβάνει τον Η/Υ, το λογισμικό και τα προγράμματα, καθώς και την μεγάλη σημασία της σωστής επιλογής αυτών. Το έκτο και τελευταίο κεφάλαιο είναι αφιερωμένο στο ανθρώπινο δυναμικό του λογιστηρίου, στην κατανομή των εργασιών και στις μεταξύ τους σχέσεις. Στην συγγραφή της πτυχιακής αυτής εργασίας σημαντικό ρόλο έπαιξε η πολύτιμη βοήθεια του προσωπικού της εταιρίας «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ», και τέλος θα ήθελα να ευχαριστήσω θερμά τον εισηγητή της εργασίας μου, κ. Κωνσταντινούδη Κλεάνθη για την αμέριστη κατανόηση, βοήθεια και άριστη συνεργασία που μου προσέφερε. 4

5 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Η ΑΝΑΓΚΑΙΟΤΗΤΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Η οργάνωση ενός σύγχρονου λογιστηρίου αποτελεί συστηματική και προγραμματισμένη ένταξη ανθρώπων και πραγμάτων, για την επίτευξη συγκεκριμένων σκοπών και στόχων. Με βάση ρυθμιστικούς κανόνες συγκροτούνται ορθολογικά, πρόσωπα και πράγματα για την επίτευξη του μεγαλύτερου δυνατού αποτελέσματος. Η ανάπτυξη τις τελευταίες δεκαετίες του ιδιωτικού και δημόσιου τομέα στις οικονομίες των χωρών, έφερε την ανάγκη σωστής και αποτελεσματικής οργάνωσης και διοίκησης, έτσι ώστε να μπορούν να αντιμετωπίζουν τα νέα προβλήματα που βάζει η εξέλιξη των οικονομικών δραστηριοτήτων και οικονομικών μεγεθών. Στην χώρα μας σε ότι αφορά την ανάπτυξη του λογιστηρίου (και γενικά των λογιστικών εργασιών), σαν υπομονάδα της συνολικής λειτουργίας της επιχείρησης, σημαντικό ρόλο έπαιξε η θέσπιση διατάξεων από το 1952 για την επίσημη εισαγωγή της Λογιστικής στις επιχειρήσεις. Η εισαγωγή του «Κώδικα Φορολογικών Στοιχείων» (Κ.Φ.Σ.) το 1956 που καθιέρωνε την υποχρεωτικότητα τήρησης λογιστικών βιβλίων και στοιχειών, αποτέλεσε σοβαρό παράγοντα ανάπτυξης του λογιστηρίου. Παρά τις αρχικές αντιδράσεις του επιχειρηματικού κόσμου, με την πάροδο του χρόνου αντελήφθησαν ότι η δαπάνη (το χαράτσι όπως έβλεπαν την δαπάνη για την οργάνωση ενός υποτυπώδους λογιστηρίου) ήταν σχετικά μικρή σε σχέση με την ωφέλεια που είχαν, αφού από τη μια μεριά σταμάτησαν οι φορολογικές αυθαιρεσίες της φορολογικής αρχής και από την άλλη καταργώντας το παλαιολιθικό τεφτέρι, άρχισαν να αντλούν από το λογιστήριό τους χρήσιμες πληροφορίες, όπως υπόλοιπα προμηθευτών, πελατών, παρακολούθηση αποθεμάτων κ.λπ. Σήμερα βέβαια η σωστή οργάνωση του λογιστηρίου είναι στα πρώτα ενδιαφέροντα της σωστής επιχειρηματικής μονάδας, για την διατήρηση και επέκταση της θέσης της στην αγορά και η χρησιμότητα του λογιστηρίου δεν αμφισβητείται από κανέναν. Συνοπτικά θα μπορούσαμε να πούμε ότι, στην ανάγκη οργάνωσης των λογιστηρίων συνέβαλλε, η αύξηση του οικονομικού δυναμικού των σύγχρονων επιχειρήσεων, η επέκταση και η διόγκωση του σύγχρονου κράτους, του ελέγχουν του στην οικονομία και την δραστηριότητα των επιχειρήσεων, η προϋπόθεση γρήγορης και σωστής πληροφόρησης των λογαριασμών σαν απαραίτητο στοιχείο λειτουργίας της οικονομικής μονάδας, η ανάπτυξη των νομικών και θεσμικών πλαισίων που διέπουν την λειτουργία των οικονομικών μονάδων. 5

6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΑΒΕΕ» 6

7 1. Η ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΕΠΩΝΥΜΙΑ : ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗ ΚΑΙ ΕΜΠΟΡΙΚΗ ΕΤΑΙΡΙΑ ΕΙΔΩΝ ΔΙΑΤΡΟΦΗΣ ΚΑΙ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΙΩΝ ΔΙΑΚΡΙΤΙΚΟΣ ΤΙΤΛΟΣ : ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ Α.Β.Ε.Ε. ΝΟΜΙΚΗ ΜΟΡΦΗ : Ανώνυμη Εταιρία ΕΔΡΑ : Δήμος Αλεξανδρούπολης ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΕΡΓΑΣΙΩΝ : Οινόφυτα Βοιωτίας ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΣΥΣΤΑΣΗΣ : Μάρτιος 1999 ΔΙΑΡΚΕΙΑ : Η διάρκεια της αρχίζει από την καταχώρηση στο μητρώο Α.Ε. και έχει διάρκεια 50 έτη ΚΑΤΑΣΤΑΤΙΚΟΣ ΣΚΟΠΟΣ : Σκοπός της εταιρίας είναι : Η παραγωγή και η εμπορία αλεύρων και λοιπών πρώτων υλών αρτοποιίας και ζαχαροπλαστικής. Η εκμετάλλευση κυλινδρόμυλων ιδιόκτητων ή που ανήκουν σε τρίτους και γενικά η βιομηχανία και εμπορία σιτηρών και προϊόντων και υποπροϊόντων αυτών. Η παραγωγή και εμπορία κτηνοτροφών και πτηνοτροφιών πάσης φύσεως. Η παραγωγή και εμπορία ζυμαρικών πάσης φύσεως. Η παραγωγή, επεξεργασία και εμπορία ειδών διατροφής εν γένει πάσης φύσεως, νωπών, κατεψυγμένων ή συντηρημένων με οποιοδήποτε τρόπο ή τυποποιημένων και με κάθε μορφή εν γένει. Η επεξεργασία, συσκευασία, συντήρηση και εμπορία οπωροκηπευτικών προϊόντων εν γένει. Η διανομή προϊόντων διατροφής και ποτών πάσης φύσεως οίκων εσωτερικού και εξωτερικού σε καταστήματα ή αποθήκες λιανικής και χονδρικής πωλήσεως. Η αντιπροσώπευση οίκων εσωτερικού και εξωτερικού με την άσκηση εισαγωγικού και εξαγωγικού εμπορίου σχετικά με όλα τα ανωτέρω προϊόντα και η ανάληψη αντιπροσωπειών κάθε είδους. Η ίδρυση ή συμμετοχή καθοιονδήποτε τρόπο σε εταιρίες ή επιχειρήσεις και με οποιαδήποτε μορφή συνεργασίας με φυσικά ή νομικά πρόσωπα που επιδιώκουν τους ανωτέρους ή παρεμφερείς σκοπούς. 2. ΣΥΝΤΟΜΟ ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Η επιχείρηση ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ Α.Β.Ε.Ε. ιδρύθηκε τον Μάρτιο του 1999 από την εταιρία Αλλατίνη η οποία αγόρασε σε πλειστηριασμό το εργοστάσιο των Μύλων Βοιωτίας. Το καλοκαίρι του 1999 η Αλλατίνη προχωρεί σε συμφωνία με τους Μύλους Θράκης οι οποίοι και εξαγοράζουν το 45% των μετοχών της 7

8 Μύλοι Ασωπού Α.Β.Ε.Ε. Μέχρι και το 2004 η εταιρία παράγει άλευρα και πουλάει κατά κύριο λόγο στις εταιρίες Αλλατίνη και Μύλοι Θράκης. Από τις αρχές του 2005 οι Μύλοι Ασωπού ξεκινούν την οργάνωση του τμήματος πωλήσεών τους, Προσλαμβάνουν πωλητές και προχωρούν σε απευθείας πωλήσεις σε βιομηχανίες, αρτοποιία, ζαχαροπλαστεία κλπ., πραγματοποιώντας ουσιαστικά τότε την είσοδό τους στην αγορά προϊόντων αλεύρου. Σήμερα η επιχείρηση απασχολεί πωλητές, οι οποίοι επισκέπτονται τους πελάτες στο χώρο τους και γίνεται λήψη παραγγελιών, ενώ στις απομακρυσμένες περιοχές, συνεργάζεται με αντιπροσώπους. Η εταιρία δραστηριοποιείται στην Νότια και Στερεά Ελλάδα και στις Κυκλάδες ενώ ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται στην περιοχή του Νομού Αττικής, όπου επιδιώκεται διεύρυνση. 3. ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ Τα παραγόμενα προϊόντα αφορούν άλευρα διαφόρων τύπων και υποπροϊόντα (πίτυρα και βήττες), τα οποία η εταιρία τα διαθέτει στο εσωτερικό της χώρας. Στη συνέχεια παρουσιάζονται οι βασικές κατηγορίες προϊόντων που παράγει και εμπορεύεται η εταιρία. Άλευρα αρτοποιίας: παράγονται όλα τα είδη των αλεύρων αρτοποιίας και ειδικότερα οι παρακάτω κατηγορίες ανάλογα με το βαθμό άλεσης του σίτου : --- Αλεύρι τύπου 70% που είναι το πλέον διαδεδομένο και χρησιμοποιείται στην παραγωγή του λευκού ψωμιού --- Αλεύρι τύπου 90% που χρησιμοποιείται για την παραγωγή του πιτυρούχου ψωμιού και διάφοροι άλλοι τύποι αλεύρων Άλευρα πολυτελείας απλά : τα άλευρα αυτά χρησιμοποιούνται στην παραγωγή αρτοσκευασμάτων και προϊόντων ζαχαροπλαστικής. Παράγονται οι εξής τύπο αλεύρων : --- Αλεύρι τύπου 55% απλό που χρησιμοποιείται σαν βάση για την παρασκευή αρτοσκευασμάτων και φρυγανιάς --- Αλεύρι τύπου 55% φίνο φύλλου με το οποίο παράγονται τα διάφορα φύλλα κρούστας και το αλεύρι ζαχαροπλαστικής με το οποίο παράγονται τα περισσότερα προϊόντα ζαχαροπλαστείου όπως γλυκά, βουτήματα κλπ. Άλευρα πολυτελείας ενισχυμένα Deluxe: είναι άλευρα ενισχυμένα υψηλών προδιαγραφών και χρησιμοποιούνται κάθε είδους σφολιάτας, μπουγάτσας, τυρόπιτας, πίτσας, κρουασάν, φρυγανιάς και προϊόντων ζαχαροπλαστικής. Άλευρα ειδικών τύπων : τα άλευρα αυτά παρασκευάζονται σύμφωνα με ειδικές προδιαγραφές που καλύπτουν τις ανάγκες των μεγάλων βιομηχανιών παραγωγής αρτοσκευασμάτων. Οι ειδικοί αυτοί τύποι 8

9 αλεύρων χρησιμοποιούνται στην Παρασκευή προϊόντων μπισκότα, βάφλες, φύλλο κρούστας κλπ. 4. ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Η επιχείρηση χαρακτηρίζεται από σύγχρονη οργανωτική δομή και διοικητική φιλοσοφία. Συγκεκριμένα, τα κύρια οργανωτικά στοιχεία που την χαρακτηρίζουν είναι : Η συνεχής παρακολούθηση του επιχειρησιακού περιβάλλοντος και η άμεση λήψη στρατηγικών και λειτουργικών αποφάσεων Η ευαισθησία στον ανθρώπινο παράγοντα Η έμφαση στην ποιότητα των προϊόντων και η εξυπηρέτηση των πελατών Ο υψηλός βαθμός συνείδησης της κοινωνικής ευθύνης της επιχείρησης και η συνεχής προσπάθεια για την ενδυνάμωσή της. Ο κύκλος εργασιών και ο στρατηγικός αναπτυξιακός σχεδιασμός της επιχείρησης, της επιβάλλουν μία ευέλικτη και λειτουργική δομή. Έτσι, η επιχείρηση χωρίζεται στις παρακάτω κύριες διευθύνσεις : Διεύθυνση παραγωγής που είναι υπεύθυνη για την επεξεργασία, τη μεταποίηση και την τυποποίηση συσκευασία του προϊόντος. Περιλαμβάνει όλες τις παραγωγικές δραστηριότητες της μονάδας και εξασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της παραγωγικής διαδικασίας, καθώς και την τακτική συντήρηση του μηχανολογικού εξοπλισμού. Επιπλέον η συγκεκριμένη διεύθυνση έχει στην εποπτεία της το τμήμα ποιοτικού ελέγχου και την ομάδα ISO : Διεύθυνση πωλήσεων που περιλαμβάνει το τμήμα πωλήσεων των προϊόντων, την παραγγελιοληψία και την παράδοση τους στους πελάτες. Διεύθυνση οικονομικών και διοικητικών υπηρεσιών η οποία ασχολείται με τα χρηματοοικονομικά της επιχείρησης, την τακτοποίηση των λογαριασμών, τις πληρωμές των προμηθευτών κλπ. Βασική ευθύνη του λογιστηρίου είναι η τήρηση των λογιστικών βιβλίων της εταιρίας, η μισθοδοσία, οι τραπεζικές συναλλαγές, και η παρακολούθηση των οικονομικών στοιχείων της εταιρίας. Το οργανόγραμμα της εταιρία παρουσιάζεται στη συνέχεια : 9

10 Δ.Σ ΔΙΕΥΘΥΝΩΝ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ ΝΟΜΙΚΟΣ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΚΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΣΥΜΒΟΥΛΟΣ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΙΑΤΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ κ' ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗΣ ΟΜΑΔΑΣ HACCP ΟΜΑΔΑ HACCP ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΩΛΗΣΕΩΝ - ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΕΡΓΟΣΤΑΣΙΟΥ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ - ΠΡΟΙΣΤΑΜΕΝΟΣ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΘΕΣΗΣ- ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ -ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΔΙΑΘΕΣΗΣ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΠΟΙΟΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ- ΕΡΕΥΝΑΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ -ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΠΟΙΟΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΤΕΧΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ -ΤΕΧΝΙΚΟΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ ΒΟΗΘΟΙ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ Υ ΟΔΗΓΟΙ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΑΝΑΛΥΤΕΣ ΤΜΗΜΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Α' ΥΛΩΝ - ΠΑΡΑΛΗΠΤΕΣ ΤΜΗΜΑ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ -ΑΡΧΙΜΥΛΩΝΑΣ ΤΜΗΜΑ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ ΜΗΧΑΝΙΚΟΣ ΤΜΗΜΑ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑΣ / ΦΟΡΤΩΣΕΩΝ -ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΕΣ ΗΛΕΚΤΡΟΛΟΓΟΣ ΤΜΗΜΑ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΩΝ ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΑΤΤΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΕΙΣ ΕΠΑΡΧΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΕΙΔΙΚΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ - ΧΕΙΡΙΣΤΕΣ ΜΗΧΑΝΗΜΑΤΩΝ ΕΝΣΑΚΚΙΣΗΣ -(ΒΟΗΘΟΙ) ΧΕΙΡΙΣΤΕΣ ΚΛΑΡΚ -ΜΥΛΕΡΓΑΤΕΣ -ΚΑΘΑΡΙΣΤΕΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΣ ΒΑΡΔΙΑΣ -ΜΥΛΩΝΑΣ ΜΥΛΕΡΓΑΤΕΣ ΑΠΟΘΗΚΑΡΙΟΙ -ΧΕΙΡΙΣΤΕΣ ΚΛΑΡΚ -ΒΟΗΘΟΙ ΧΕΙΡΙΣΤΕΣ ΚΛΑΡΚ ΑΛΕΥΡΑΣ ΣΙΤΑΡΑΣ 10

11 5. ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ Το προσωπικό που απασχολείται στην εταιρία ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ, απαρτίζεται από 70 υπαλλήλους. Γενική κατάσταση ειδικοτήτων απασχολούμενων ΕΙΔΙΚΟΤΗΤΕΣ ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΩΝ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΕΣ ΘΕΣΕΙΣ ΕΡΓΑΤΕΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΠΟΙΟΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ ΦΟΡΤΩΣΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΠΩΛΗΣΕΩΝ ΥΠΑΛΛΗΛΟΙ ΔΙΑΚΙΝΗΣΗΣ 2 Σ Υ Ν Ο Λ Ο 70 Τον πλήρη έλεγχο και τις αποφάσεις για την λειτουργία της μονάδας έχουν αναλάβει οι μέτοχοι, οι οποίοι διευθύνουν και τα καίρια τμήματα της επιχείρησης. Την καθημερινή λογιστική παρακολούθηση και καταχώρηση των συναλλαγών, έχει αναλάβει το λογιστικό τμήμα της μονάδας, στο οποίο απασχολούνται 6 υπάλληλοι, ενώ τον ποιοτικό έλεγχο έχουν αναλάβει 4 άτομα τα οποία απασχολούνται στο τμήμα αυτό. 6. ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΚΛΑΔΟΥ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ Στον κλάδο της αλευροβιομηχανίας δραστηριοποιούνται αρκετές επιχειρήσεις, οι οποίες παράγουν αλεύρι, σιμιγδάλι και υποπροϊόντα (πίτυρα) από την άλεση σκληρού και μαλακού σίτου. Ο τομέας της παραγωγής αλεύρων ελέγχεται από τις μεγάλου μεγέθους αλευροβιομηχανίες, οι οποίες διαθέτουν σύγχρονο μηχανολογικό εξοπλισμό και επιτυγχάνουν οικονομίες κλίμακας. Τα παραγόμενα άλευρα διοχετεύονται κύρια στην βιομηχανική και βιοτεχνική αρτοποιία / ζαχαροπλαστική, ενώ μικρότερο μέρος διατίθεται (σε καταναλωτικές συσκευασίες) για οικιακή χρήση. Το σιμιγδάλι απορροφάται κυρίως από τις βιομηχανίες ζυμαρικών, ενώ μικρές ποσότητες συσκευάζονται και 11

12 διατίθενται στη λιανική. Η μεγαλύτερη ποσότητα αλεύρων χρησιμοποιείται ως πρώτη ύλη από τη βιοτεχνική αρτοποιία. Τα προϊόντα της αλευροβιομηχανίας διατίθενται σε δύο κατηγορίες πελατών : τα νοικοκυριά που καταναλώνουν κυρίως τυποποιημένα προϊόντα και τις βιοτεχνίες και βιομηχανίες τροφίμων, που προμηθεύονται το αλεύρι και το σιμιγδάλι σε μεγάλες συσκευασίες ή χύμα. Τα τυποποιημένα προϊόντα του κλάδου διοχετεύονται στο καταναλωτικό κοινό κυρίως μέσω των σούπερ μάρκετ. Τα εμπορικά σήματα των τυποποιημένων προϊόντων είναι περιορισμένα σε αριθμό. Η έλλειψη ποικιλίας εμπορικών σημάτων μπορεί να αποδοθεί στο υψηλό κόστος εισόδου στα μεγάλα σούπερ μάρκετ και στα υψηλά κονδύλια για διαφημιστική δαπάνη που απαιτούνται να διατεθούν από τις επιχειρήσεις ώστε να δημιουργηθεί επώνυμη ζήτηση των προϊόντων τους. Οι εμπορικοί όροι που ισχύουν για τις συναλλαγές των επιχειρήσεων του κλάδου, ποικίλουν ανάλογα με τη σχέση που υπάρχει με τον πελάτη, με το μέγεθος της παραγγελίας του και την διαπραγματευτική του δύναμη. Ωστόσο, σε γενικές γραμμές η αλευροβιομηχανίες παρέχουν εκτενέστερη περίοδο πίστωσης προς τους πελάτες τους, σε σύγκριση με την αντίστοιχη συνήθη περίοδο εξόφλησης των υποχρεώσεών τους. Η ποιότητα των παραγόμενων αλεύρων εξαρτάται τόσο από την διαδικασία παραγωγής, όσο και από την ποιότητα του σιταριού (πρώτη ύλη). Το σιτάρι διακρίνεται σε μαλακό και σκληρό. Από την άλεση του μαλακού σίτου παράγεται αλεύρι που χρησιμοποιείται κυρίως στην αρτοποιία και ζαχαροπλαστική. Από την άλεση του σκληρού σίτου παράγεται κυρίως σιμιγδάλι που χρησιμοποιείται στην βιομηχανία ζυμαρικών, αλλά και κίτρινα άλευρα που χρησιμοποιούνται στην αρτοποιία σε πρόσμιξη με άλευρα από μαλακό σιτάρι. Από την άλεση κει των δύο τύπων σίτου παράγονται υποπροϊόντα (πίτυρα) τα οποία χρησιμοποιούνται στην παραγωγή ζωοτροφών. Οι περισσότερες αλευροβιομηχανίες παράγουν σε μεγαλύτερο ποσοστό άλευρα τύπου 70% και παραλλαγές αυτών που προκύπτουν από τις προσμίξεις τους με ενισχυτικές ύλες για την καλύτερη απόδοσή τους στην αρτοποιία, ανάλογα με τον τύπο του ψωμιού στον οποίο προορίζονται να χρησιμοποιηθούν. Σημαντική κατηγορία αλεύρου είναι τα άλευρα ολικής αλέσεως και τα τύπου 90%, τα οποία προκύπτουν από την άλεση μαλακού σίτου και χρησιμοποιούνται στην παραγωγή του πιτυρούχου ψωμιού. Στην παραγωγή χωριάτικου ψωμιού αναμειγνύεται αλεύρι τύπου 70% με αλεύρι τύπου Μ, το οποίο λαμβάνεται από την άλεση σκληρού σίτου. Η παραγωγή αλεύρου σίτου παρουσίασε ανοδική τάση κατά την διάρκεια των ετών , εμφανίζοντας μέσο ετήσιο αριθμό αύξησης της τάξης του 2%. Την τελευταία πενταετία η παραγωγή αλεύρου παραμένει σταθερή με ελάχιστες διακυμάνσεις και ανέρχεται σε χιλ. τόνους τον χρόνο. Η εγχώρια αγορά αλεύρου σίτου, σύμφωνα με την ICAP, εμφάνισε μέσο ετήσιο ρυθμό αύξησης 1,2% το χρονικό διάστημα , ενώ από το 2004 και μετά παραμένει σταθερή και ανέρχεται σε περίπου 850 χιλ. τόνους το χρόνο. 12

13 Οι εισαγωγές αλεύρων είναι σχεδόν μηδαμινές, ενώ η εξαγωγική δραστηριότητα έχει περιοριστεί τα τελευταία χρόνια και καλύπτει μόλις το 3 3,5 % της εγχώριας παραγωγής. Η εγχώρια αγορά τυποποιημένου αλεύρου σίτου εκτιμάται σε περίπου 40 χιλ. τόνους το χρόνο, αντιπροσωπεύοντας το 4,5 % της συνολικής κατανάλωσης αλεύρων. Ο αριθμός των μύλων που λειτουργούν στον ελλαδικό χώρο ανέρχεται σε 137 στην παρούσα φάση, σύμφωνα με στοιχεία του Συνδέσμου Αλευροβιομηχανιών Ελλάδος. Παρά το σχετικά μεγάλο αριθμό παραγωγικών μονάδων, το μεγαλύτερο μέρος της εγχώριας παραγωγής και αγοράς καλύπτεται από τις μεγαλύτερου μεγέθους επιχειρήσεις. Οι αλευροβιομηχανίες προμηθεύονται τις πρώτες ύλες για την παραγωγή αλεύρων και σιμιγδαλιού από την εγχώρια αγορά, αλλά και από χώρες του εξωτερικού, ειδικά όσον αφορά το μαλακό σίτο, του οποίου η εγχώρια παραγωγή είναι περιορισμένη. Οι περισσότερες εταιρίες του κλάδου προωθούν τα προϊόντα τους μέσω πωλητών, ενώ οι μεγαλύτερες και πιο οργανωμένες διαθέτουν δίκτυα διανομής και αντιπροσώπους σε πολλές περιοχές της χώρας. Τα εμπορικά σήματα των τυποποιημένων προϊόντων σε συσκευασία λιανικής είναι λίγα σε αριθμό και διατίθενται κυρίως μέσω των σούπερ μάρκετ. 7. ΜΕΡΙΔΙΑ ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΑΛΕΥΡΟΥ ΣΙΤΟΥ Τα τελευταία χρόνια στα πλαίσια του υφιστάμενου έντονου ανταγωνισμού, παρατηρήθηκε ανακατανομή των μεριδίων παραγωγής μεταξύ των επιχειρήσεων. Στον πίνακα που ακολουθεί παρουσιάζονται τα μερίδια παραγωγής (αλεύρων σίτου) των κυριότερων εταιριών του κλάδου, οι οποίες συγκέντρωσαν σωρευτικά μερίδιο μεταξύ περίπου 74,5% - 78,5% της συνολικής εγχώριας παραγωγής αλεύρου σίτου. 13

14 Μερίδια παραγωγής αλεύρου των κυριοτέρων επιχειρήσεων του κλάδου Επωνυμία Μερίδιο Μύλοι Λούλη Α.Ε. 22,00% Μύλοι Κεπενού Α.Β.Ε.Ε. 9,0% 9,5% Μύλοι Παπαφίλη Α.Ε. 6,5% - 7,0% Αλλατίνη Α.Β.Ε.Ε. 6,5% - 7,0% Μύλοι Θράκης Ι. Ουζουνόπουλος Α.Ε. 5,5% - 6,0% Κυλινδρόμυλοι Κρήτης Α.Ε. 5,0% - 5,5% Μύλοι Αφών Μάρα Α.Ε. 5,00% Κυλινδρόμυλοι Χαλκιδικής Α.Ε. 4,5% - 5,0% Μύλοι Ασωπού Α.Β.Ε.Ε. 4,00% Βύζης Μύλοι Θηβών Α.Β.Ε.Ε. 2,0% - 2,5% Καρανίκας Αντ. Θ. Μύλοι Α.Ε. 2,00% Κυλινδρόμυλοι Κ. Σαραντόπουλος Α.Ε. 2,00% Αλευροβιομηχανία Τυρναβου Υιοί 1,5% - 2,0% Χατζηκρανιώτου Α.Ε. Πηγή ICAP 14

15 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΤΡΟΦΙΜΩΝ ISO:22000 HACCP ISO HACCP 15

16 1. ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΩΝ ΤΥΠΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΣΦΑΛΙΣΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΜΕ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ISO Η «Μύλοι Ασωπού Α.Β.Ε.Ε.» δίνει ιδιαίτερη έμφαση στην ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων της όπως και στις συνθήκες λειτουργίας της παραγωγικής της δραστηριότητας. Για τον λόγο αυτό, η εταιρία έχει εγκαταστήσει Σύστημα Διαχείρισης Υγιεινής των Τροφίμων (ISO : 2005) που εφαρμόζεται σε όλο το φάσμα των λειτουργιών της επιχείρησης, από την συλλογή των πρώτων υλών, την παραγωγική διαδικασία μέχρι και την διανομή των τελικών προϊόντων. Το συγκεκριμένο σύστημα είναι ένα εξειδικευμένο σύστημα Ελέγχου για τα τρόφιμα και αφορά την υγιεινή και ασφάλεια των τροφίμων. Πιο συγκεκριμένα, επικεντρώνει σε σημεία που σχετίζονται με κινδύνους, φυσικούς, χημικούς ή μικροβιολογικούς, στα τρόφιμα καθ όλη την παραγωγική τους διαδικασία, μέχρι την τελική τους χρήση α0πό τους καταναλωτές. Ιδιαίτερα το εξουσιοδοτημένο προσωπικό μέσω και των σχετικών Διαδικασιών και Οδηγιών : α) Αναγνωρίζει και καταγράφει τυχόν προβλήματα αναφορικά με τα προϊόντα, τις διεργασίες και το σύστημα β) Προτείνει διορθωτικές ενέργειες και ελέγχει τα μη συμμορφούμενα προϊόντα έως ότου η ελαττωματική ή μη-ικανοποιητική κατάσταση σχετικά με τη ασφάλεια των τροφίμων διορθωθεί. γ) Προτείνει μέτρα για την πρόληψη της εμφάνισης οποιασδήποτε μησυμμόρφωσης που σχετίζεται με το προϊόν, τη διεργασία και το σύστημα. Ειδικότερα για την ανάπτυξη, την τήρηση και την ανασκόπηση του συστήματος ISO : 2005 έχει συγκροτηθεί ομάδα και συντονιστής ομάδας. Επίσης προβλέπεται η σύσταση ομάδας εκτάκτων αναγκών για να διαχειρίζεται πιθανές αντίστοιχες καταστάσεις (διαχείρισης κρίσεων). 2. ΑΝΑΓΚΗ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ISO Η κατάργηση των συνόρων με την άρση των τελωνειακών και δασμολογικών περιορισμών και η ανάπτυξη των πολυεθνικών δημιουργεί τις προϋποθέσεις για την ύπαρξη μιας «κοινής γλώσσας» ανάμεσα στις επιχειρήσεις του πλανήτη. Θα πρέπει συνεπώς να αναπτυχθεί ένα κοινό σύστημα το οποίο θα εναρμονίζει τις προδιαγραφές των προϊόντων ή υπηρεσιών ενός κράτους, με τις αντίστοιχες προδιαγραφές προϊόντων ή υπηρεσιών όλων των υπολοίπων κρατών. Οι επιχειρήσεις που προσανατολίζονται στις εξαγωγές έχουν προ πολλού εκφράσει την ανάγκη να επιτευχθεί μία συμφωνία στα παγκόσμια πρότυπα ώστε να βελτιστοποιηθεί η μέχρι τώρα διαδικασία του διεθνούς εμπορίου. Αυτή είναι η αρχή ίδρυσης του ISO. Ο Διεθνής Οργανισμός Τυποποίησης, περισσότερο γνωστός ως International Organization for Standardization ISO είναι μια παγκόσμια ένωση, η οποία αποτελείται από κρατικούς φορείς πιστοποίησης, προερχόμενους από περίπου 100 χώρες, κάθε χώρα έχει τον δικό της φορέα. 16

17 3. Ο ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ ISO Ο ISO είναι μη κυβερνητικός οργανισμός που ιδρύθηκε το Η αποστολή του ISO είναι η προώθηση της ανάπτυξης του τομέα της τυποποίησης καθώς και των συναφών διαδικασιών σε ολόκληρο τον κόσμο με προοπτική να διευκολυνθούν οι διεθνείς εξαγωγές αγαθών και υπηρεσιών Επιπλέον ο ISO αναπτύσσει συνεργασίες στην σφαίρα των πνευματικών, επιστημονικών, τεχνολογικών και οικονομικών δραστηριοτήτων. Τα αποτελέσματα των εργασιών του ISO επικυρώνονται ως διεθνείς συμφωνίες οι οποίες εκδίδονται με τη μορφή των Διεθνών Προτύπων. 4. Η ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΣΤΟΝ ΚΛΑΔΟ ΤΡΟΦΙΜΩΝ Η βιομηχανία τροφίμων αποτελεί ιδιαίτερα σημαντικό κλάδο για την Ελληνική Οικονομία και χρειάζεται να καταβάλλονται συνεχείς προσπάθειες για την εξασφάλιση υψηλής ποιότητας για τα προϊόντα που παράγονται και διοχετεύονται στην εσωτερική και διεθνή αγορά. Σήμερα οι καταναλωτές σε όλο τον κόσμο είναι ιδιαίτερα ευαισθητοποιημένοι σε θέματα ειδών διατροφής, για τον λόγο αυτό οι ελληνικές βιομηχανίες τροφίμων θα πρέπει να καταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια για να παράγουν και να διακινούν προϊόντα υψηλών ποιοτικών προδιαγραφών. Ήδη, αρκετές ελληνικές βιομηχανίες έχουν κάνει σημαντικές επενδύσεις για την επίτευξη αυτού του στόχου. Ωστόσο δεν αρκούν οι προσπάθειες των ίδιων των παραγωγών, αλλά χρειάζεται και να υπάρχει το κατάλληλο νομικό πλαίσιο που θα επιβάλλει συγκεκριμένες υποχρεώσει σε όλους ανεξαίρετα τους παραγωγούς ειδών διατροφής. Διαφορετικά υπάρχει μόνιμος κίνδυνος να υπάρχουν φαινόμενα νόθευσης του ανταγωνισμού μεταξύ των βιομηχανιών ειδών διατροφής. Εξάλλου, παρατηρείται το φαινόμενο να παραβιάζονται και κοινοτικές οδηγίες γύρω από την υγιεινή των τροφίμων, ενισχύοντας τα φαινόμενα νόθευσης του υγιούς ανταγωνισμού. Για τους λόγους αυτούς πολλοί παράγοντες του κλάδου ειδών διατροφής υποστηρίζουν ότι χρειάζεται να ενισχυθεί το νομικό πλαίσιο για τον έλεγχο και την διασφάλιση της ποιότητας των τροφίμων. Για να επιτευχθεί όμως ένας τέτοιος στόχος πρέπει να υπάρξει κατάλληλη οργάνωση της Πολιτείας. Χρειάζεται να στελεχωθούν και συντονιστούν οι δημόσιες υπηρεσίες ώστε να υποστηριχθούν με κάθε τρόπο οι βιομηχανίες και βιοτεχνίες για να εφαρμόζουν στο εξής την κανονική οδηγία του συστήματος ασφάλειας τροφίμων. 5. ISO 22000: ΝΕΟ ΠΡΟΤΥΠΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ ΚΑΙ ΥΓΙΕΙΝΗΣ ΤΡΟΦΙΜΩΝ Το πρότυπο ISO είναι ένα νέο πρότυπο Διαχείρισης της Ασφάλειας των Τροφίμων (ισχύει από το 2005) το οποίο έχει διεθνή ισχύ 17

18 και έχει αντικαταστήσει το παλαιότερο ελληνικό πρότυπο ΕΛΟΤ 1416 που αφορά το σχέδιο HACCP. Το ISO εφαρμόζεται μόνο στις εταιρίες που χειρίζονται τρόφιμα (παραγωγή, εμπορία) ή παράγουν προϊόντα που έρχονται σε επαφή με τρόφιμα (κατασκευαστές εξοπλισμού, υλικών συσκευασίας κλπ.). Το πρότυπο αυτό δεν εξετάζει ποιοτικά χαρακτηριστικά π.χ. σύνθεση, σύσταση προϊόντος, αλλά εστιάζει αποκλειστικά και μόνο στην υγιεινή και ασφάλεια του τροφίμου. Εξετάζει τους παράγοντες κινδύνου για την δημόσια υγεία που μπορούν να επηρεάσουν το τρόφιμο (π.χ. μικρόβια, παθογόνα, χημικές ουσίες, ξένες ύλες) σε όλα τα στάδια της παρασκευής του (από την παραλαβή μέχρι την μεταφορά) και προτείνει τα κατάλληλα προληπτικά μέτρα για την αντιμετώπιση τους. Σύμφωνα με την κοινοτική νομοθεσία όλες οι επιχειρήσεις που χειρίζονται τρόφιμα (από έναν φούρνο ή ένα ζαχαροπλαστείο μέχρι μια μεγάλη βιομηχανική μονάδα τροφίμων) είναι υποχρεωμένες να εφαρμόζουν μελέτη HACCP, χωρίς όμως να είναι υποχρεωμένες να λάβουν πιστοποίηση σύμφωνα με το αντίστοιχο πρότυπο που είναι το ISO Η ελληνική Πολιτεία, σύμφωνα με το ΦΕΚ 1219/ (Κ.Υ.Α 487/2000), κατέστησε υποχρεωτική την εφαρμογή του HACCP στις επιχειρήσεις τροφίμων. Εξαιρέσεις : Από το συγκεκριμένο καθεστώς ωστόσο υπάρχουν κάποιες εξαιρέσεις : Επιχειρήσεις μαζικής εστίασης και ζαχαροπλαστικής : Απαιτείται πλήρης ανάπτυξη και τεκμηρίωση του συστήματος HACCP από τις επιχειρήσεις εκείνες που εξυπηρετούν περισσότερα από άτομα την ημέρα. Όλες οι άλλες επιχειρήσεις μαζικής εστίασης και ζαχαροπλαστικής υποχρεούνται στην ανάπτυξη και τήρηση του συστήματος όπως περιγράφεται στον «Οδηγό Υγιεινής Νο 1» στην ιστοσελίδα του ΕΦΕΤ. Επιχειρήσεις αρτοποιίας και επιχειρήσεις διακίνησης και διάθεσης άρτου και προϊόντων αρτοποιίας : Απαιτείται πλήρης ανάπτυξη και τεκμηρίωση του συστήματος HACCP από τις επιχειρήσεις εκείνες που επεξεργάζονται περισσότερα από κιλά αλεύρι ημερησίως. Όλες οι άλλες επιχειρήσεις αρτοποιίας και επιχειρήσεις διακίνησης και διάθεσης άρτου και προϊόντων αρτοποιίας υποχρεούνται στην ανάπτυξη και τήρηση του συστήματος όπως περιγράφεται στον «οδηγό Υγιεινής Νο 2» στην ιστοσελίδα του ΕΦΕΤ Οι κυριότεροι λόγοι που πραγματοποιείται η πιστοποίηση για το ISO είναι γιατί το ζητάνε οι πελάτες (ιδιαίτερα οι μεγάλες αλυσίδες super market), γιατί είναι σχεδόν απαραίτητο σε περιπτώσεις εξαγωγών καθώς και για λόγους κύρους της εταιρίας. Η πιστοποίηση σύμφωνα με το πρότυπο μπορεί να αποτελέσει και ένα άριστο εργαλείο marketing για το εμπορικό κομμάτι της κάθε εταιρίας. Το ISO είναι ένα πρότυπο που δρα προληπτικά, π[προστατεύοντας την επιχείρηση από ζημιές λόγω απόρριψης προϊόντων, τροφικών δηλητηριάσεων κλπ., αλλά και προτείνοντας σχέδιο αντιμετώπισης κρίσεων. Σκοπός είναι να εναρμονιστούν σε παγκόσμια κλίμακα οι απαιτήσεις για την εφαρμογή ενός ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης ασφάλειας τροφίμων (ΣΔΑΤ). 18

19 Η φιλοσοφία του προτύπου ISO βασίζεται στον διαρκή κύκλο βελτίωσης του Deming. Στο πρότυπο ISO δίνονται οδηγίες για την συνεχή βελτίωση : ΕΝΕΡΓΗΣΕ (ACT) ΣΧΕΔΙΑΣΕ (PLAN) ΕΛΕΓΞΕ (CHECK) ΠΡΑΞΕ (DO) 6. ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ HACCP Πριν προχωρήσουμε για το ISO θα αναφερθούμε πρώτα στο HACCP. Πρόκειται για ένα σύστημα διαχείρισης ασφάλειας τροφίμων που επιτρέπει την συστηματική αναγνώριση και εκτίμηση της επικινδυνότητας που έχει σχέση με την παραγωγή, διανομή και χρήση των τροφίμων όσον αφορά τους βιολογικούς, φυσικούς και χημικούς κινδύνους, καθώς και την λήψη των απαραίτητων προληπτικών μέτρων για την κάλυψη των πιθανών κινδύνων επιμόλυνσης του προϊόντος. Το νέο διεθνές πρότυπο ISO22000:2005 που εφαρμόζει και η αλευροβιομηχανία «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΑΒΕΕ», εισάγει νέα στοιχεία σε σύγκριση με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1416, ώστε να διασφαλίζεται η ασφάλεια των τροφίμων σε όλη την έκταση της αλυσίδας τροφίμων μέχρι την κατανάλωση : 19

20 Έμφαση στην ιχνηλασιμότητα. Αμοιβαία επικοινωνία στην αλυσίδα τροφίμων. Τεκμηρίωση των προαπαιτούμενων (π.χ. ορθές πρακτικές όπως η ορθή βιομηχανική πρακτική (GMP) και η ορθή υγιεινή πρακτική (GHP) Ύπαρξη της αμοιβαίας επικοινωνίας στην αλυσίδα των τροφίμων. Ας δούμε τώρα με λεπτομέρεια τα νέα αυτά στοιχεία που εισάγει το ISO Ιχνηλασιμότητα Ένα σημαντικό κομμάτι, ίσως το σημαντικότερο, σε ένα σύστημα ISO είναι και αυτό της ιχνηλασιμότητας ή ανιχνευσιμότητας. Ιχνηλσιμότητα είναι η δυνατότητα ανίχνευσης και παρακολούθησης των τροφίμων, που χρησιμοποιούνται για την παραγωγή τροφίμων ή ουσιών που πρόκειται ή αναμένεται να ενσωματωθούν σε τρόφιμα, σε όλα τα στάδια της παραγωγής, μεταποίησης και διανομής τους. Η ιχνηλασιμότητα αποτελεί για πολλές επιχειρήσεις τροφίμων «πονοκέφαλο» είτε γιατί η υποδομή τους δεν τους επιτρέπει την εφαρμογή διαφόρων νέων τεχνολογιών στον τομέα αυτό είτε γιατί ο όγκος δουλειάς είναι πολύ μεγάλος. Προαπαιτούμενα Προγράμματα Η ορθότητα του συστήματος ISO σχετίζεται άμεσα με την επάρκεια, την πληρότητα και την αποτελεσματικότητα των προαπαιτούμενων προγραμμάτων και του σχεδίου HACCP. Τι είναι όμως τα προαπαιτούμενα; Τα προαπαιτούμενα προγράμματα (PRPs) σχετίζονται με τις απαιτήσεις που απορρέουν από τους Κανόνες Ορθής Υγιεινής και Παραγωγικής Πρακτικής αναφορικά με τις υποδομές και τον τρόπο λειτουργίας της εταιρίας τροφίμων. Ο σχεδιασμός και η υιοθέτηση κατάλληλων και αποτελεσματικών προαπαιτούμενων προγραμμάτων αποτελεί προϋπόθεση για να προχωρήσουμε στην περαιτέρω ανάλυση των κινδύνων και στην ανάπτυξη του σχεδίου HACCP. Για τον λόγο αυτό και χαρακτηρίζονται ως «προαπαιτούμενα» προγράμματα. Συχνά, όμως, οι επιχειρήσεις δεν χειρίζονται με σωστό τρόπο τα προαπαιτούμενα προγράμματα και, είτε δεν υιοθετούν επαρκείς διαδικασίες παρακολούθησης, είτε τα εντάσσουν υπό την μορφή CCPs (κρίσιμα σημεία ελέγχου) στον σχεδιασμό τους. Το νέο Πρότυπο ISO αναφέρει τις παρακάτω γενικές κατηγορίες PRPs : Προγράμματα Υποδομής και Συντήρησης, που μεταξύ άλλων περιλαμβάνουν τα ακόλουθα : Σχεδιασμό και κατασκευή εγκαταστάσεων Παροχές αέρα, νερού, ενέργειας Σχεδιασμό, προληπτική συντήρηση και προσβασιμότητα εξοπλισμού Λειτουργικά προγράμματα που μεταξύ άλλων περιλαμβάνουν τα ακόλουθα : Υγιεινή προσωπικού, καθαρισμό και απολύμανση, έλεγχο παρασίτων (εντόμων, τρωκτικών), μέτρα για αποφυγή 20

21 μικροβιολογικών επιμολύνσεων, διαχείριση προμηθευόμενων υλών, παροχών, αποβλήτων, προϊόντων. Τα παραπάνω προαπαιτούμενα επιθεωρούνται από τους επιθεωρητές του ΕΦΕΤ και των νομαρχιακών αυτοδιοικήσεων. Αμοιβαία επικοινωνία αλυσίδας τροφίμων Η αποτελεσματικότητα του εφαρμοζόμενου συστήματος ISO εξαρτάται από τον βαθμό κατανόησης του συστήματος από το προσωπικό και από την επάρκεια της εκπαίδευσης του προσωπικού σε σχέση με τις απαιτήσεις του συστήματος. Συνεχής επικοινωνία Ειδικότερα, στον κλάδο των τροφίμων είναι αναγκαία και σημαντική η επικοινωνία με όλους τους εμπλεκόμενους στην αλυσίδα παραγωγής και διάθεσης τροφίμων, μέχρι τους καταναλωτές : Τους πελάτες Τους προμηθευτές πρώτων και βοηθητικών υλών και τους εξωτερικούς συνεργάτες (π.χ. σύμβουλοι, εργαστήρια αναλύσεων) Τις εθνικές αρχές (π.χ. ΕΦΕΤ, Νομαρχίες) Τους συλλογικούς φορείς (επαγγελματικούς φορείς, εργατικά σωματεία, επιστημονικούς φορείς καθώς και πολλά άλλα) Τα μέσα ενημέρωσης, ως κύριο εργαλείο για την προώθηση μηνυμάτων προς το ευρύτεροι κοινωνικό σύνολο Οι επιχειρήσεις τροφίμων πρέπει να έχουν υιοθετήσει μηχανισμούς με τους οποίους θα εξασφαλίζουν επαρκή ενημέρωση σχετικά με τους αναδυόμενους κινδύνους (χημικούς, μικροβιολογικούς, φυσικούς) για την υγεία όλων των καταναλωτών καθώς και την άμεση ενημέρωση σε περιπτώσεις κρίσεων. Σε κάθε στιγμή που εντοπίζεται μία διατροφική κρίση στην αγορά, οι επιχειρήσεις τροφίμων θα πρέπει να λάβουν την πληροφορία το συντομότερο δυνατό, έτσι ώστε να διερευνήσουν εάν η συγκεκριμένη κρίση μπορεί να επηρεάζει τις δραστηριότητές τους και συνεπώς να λάβουν εγκαίρως τα μέτρα τους (π.χ. ανάκληση προϊόντος, διορθωτικές ενέργειες). 7. ΟΙ ΕΠΤΑ ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ HACCP Αρχή 1 η Προσδιορισμός των πιθανών κινδύνων (φυσικών, χημικών, μικροβιολογικών) που σχετίζονται με την παραγωγή των τροφίμων σε όλα τα στάδια, από την ανάπτυξη και την συγκομιδή των πρώτων υλών, την παραγωγική διαδικασία, την επεξεργασία και την διανομή των προϊόντων μέχρι την τελική προετοιμασία και την κατανάλωσή τους. Αξιολόγηση της πιθανότητας εμφάνισης και της σοβαρότητας των κινδύνων και προσδιορισμός των προληπτικών μέτρων για τον έλεγχο αυτών. Αρχή 2 η Προσδιορισμός των σημείων/διεργασιών/φάσεων λειτουργίας που μπορούν να ελεγχθούν, για να εξαφανίσουν έναν κίνδυνο ή να ελαχιστοποιήσουν την πιθανότητα εμφάνισης του (Κρίσιμο Σημείο Ελέγχου CCP). 21

22 Αρχή 3 η Καθορισμός των κρίσιμων ορίων (π.χ. θερμοκρασίας, υγρασίας, οξύτητας, συγκέντρωσης σε συντηρητικά) τα οποία πρέπει να ικανοποιούνται ώστε να εξασφαλίζεται ότι κάθε CCP βρίσκεται υπό έλεγχο Αρχή 4 η Εγκατάσταση ενός συστήματος παρακολούθησης των CCP και των κρίσιμων ορίων τους (π.χ. οπτική παρακολούθηση, οργανοληπτική εξέταση, φυσικές και χημικές μετρήσεις, μικροβιολογικές αναλύσεις). Αρχή 5 η Καθορισμός των διορθωτικών ενεργειών, οι οποίες πρέπει να πραγματοποιούνται, κάθε φορά που διαπιστώνεται μέσω του συστήματος παρακολούθησης, ότι ένα CCP βρίσκεται εκ τος ελέγχου, ηλαδή ότι εμφανίζεται απόκλιση από ένα καθορισμένο κρίσιμο όριο. Αρχή 6 η Εγκατάσταση ενός αποτελεσματικού συστήματος αρχειοθέτησης και καταγραφής του σχεδίου HACCP Αρχή 7 η Προσδιορισμός των διαδικασιών επαλήθευσης, που επιβεβαιώνουν ότι το σύστημα HACCP λειτουργεί σωστά και αποτελεσματικά (π.χ. με μικροβιολογικές αναλύσεις, αναλύσεις για φυτοφάρμακα). 22

23 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ ΓΕΝΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΧΩΡΟΘΕΤΗΣΗΣ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΑΒΕΕ» 23

24 1. ΕΝΝΟΙΑ ΤΗΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ Οι επιχειρήσεις εκτός από το δικαίωμα να επιλέξουν το είδος της οικονομικές τους δραστηριότητας, έχουν και υποχρεώσεις, διότι υπάρχουν ορισμένοι θεσμοί (αστικός και εμπορικός νόμος, φορολογικές διατάξεις, έθιμα εμπορικές συνήθειες κλπ.) που περιορίζουν και ελέγχουν τον τρόπο δράσης τους. Ο υπεύθυνος καλείται να οργανώσει τον καταμερισμό των έργων και της παραγωγικής εργασίας μέσα στα παραπάνω πλαίσια, φαινόμενο πολύπλοκων σχέσεων και εξαρτήσεων ώστε να απαιτείται ένα σύστημα οργάνωσης για καλύτερα δυνατά αποτελέσματα. Με την οργάνωση καθορίζονται κυρίως: ο τρόπος με τον οποίο θα γίνει η κατανομή του όλου έργου τα οργανωτικά τμήματα οι αρμοδιότητες και οι εξουσίες κάθε τμήματος οι άνθρωποι που θα αναλάβουν τις διάφορες θέσεις του τμήματος οι διαπροσωπικές σχέσεις ο εξοπλισμός και η χωροταξική διάρθρωση κάθε τμήματος Με την ορθολογική οργάνωση επιτυγχάνεται η πληροφόρηση της διοίκησης για το σωστό έλεγχο και προγραμματισμό των ενεργειών της για λήψη ορθών αποφάσεων. 2. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Προϋπόθεση για την αποτελεσματική λειτουργία του λογιστηρίου είναι η ορθή οργάνωσή του που στόχο έχει την καλύτερη και πληρέστερη αξιοποίηση του προσωπικού και των διαθέσιμων τεχνικών μέσων, την εξοικονόμηση χρόνου και την όσο το δυνατόν τελειότερη διεξαγωγή των λογιστικών εργασιών. Η αρμονική συνεργασία και ο συντονισμός των δραστηριοτήτων είναι απαραίτητος όρος για την ομαλή λειτουργία του λογιστηρίου. Η αρχή της μεγιστοποίησης του αποτελέσματος (ποσοτικά και ποιοτικά) με ταυτόχρονη ελαχιστοποίηση της θυσίας (οικονομική αρχή) έχει απόλυτη εφαρμογή και στην περίπτωση του λογιστηρίου. Οργάνωση λογιστηρίου είναι η διαδικασία που προσδιορίζει και ομαδοποιεί τη λογιστική εργασία, ώστε η εκτέλεσή της από τους ανθρώπους και τα μέσα που διαθέτει το λογιστήριο να γίνεται εύρυθμα, απρόσκοπτα και αποδοτικά. Η αποτελεσματικότητα της λογιστικής εργασίες έχει σχέση με : Την ακρίβεια και σαφήνεια των αποτυπωμένων λογιστικών γεγονότων Την έκταση των πληροφοριών που αντλούνται από το λογιστήριο Την ταχύτητα ενημέρωσης των λογαριασμών Την ικανότητα των εργαζομένων και των λογιστικών μηχανών. 24

25 3. ΠΕΡΙΓΡΑΜΜΑ ΕΡΓΑΣΙΩΝ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Το περίγραμμα των βασικών λογιστικών εργασιών απεικονίζεται παρακάτω : Εκδόσεις στοιχείων Κ.Β.Σ. Ενημερώσεις λογιστικών βιβλίων Συντάξεις λογιστικών καταστάσεων Σύνταξη Ισοζυγίων Μισθοδοτικές καταστάσεις Υπολογισμοί και αποδόσεις τελών, φόρων, εισφορών Δηλώσεις και βεβαιώσεις εισοδημάτων και αποδοχών Σύνταξη οριστικών δηλώσεων αποδοχών και συγκεντρωτικών καταστάσεων τιμολογίων Χρηματοοικονομικές εργασίες Συντάξεις Προϋπολογισμών Κοστολόγηση Απογραφές υλικών και εμπορευμάτων Αρχειοθετήσεις Περιοδικές και εκκαθαριστική δήλωση Φ.Π.Α. Τήρηση αποθήκης Παρακολούθηση factoring 4. ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ ΔΙΑΡΘΡΩΣΗΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ Η διαδικασία της οργάνωσης του λογιστηρίου βασίζεται στο οργανωτικό σχέδιο που θα εκπονήσει ο οργανωτής λογιστής. Τα κυριότερα προβλήματα που τον απασχολούν και των οποίων τη λύση καλείται να δώσει μέσα από το οργανωτικό του σχέδιο : Η αποφυγή απώλειας χρόνου, άσκοπης ή διπλής εργασίας Η αύξηση της απόδοσης και της ποιότητας της εργασίας Η καλύτερη κατανομή της εργασίας και των αρμοδιοτήτων Η τοποθέτηση προσωπικού με ειδικές γνώσεις και δεξιότητες Η εκπόνηση σαφών και λεπτομερών οδηγιών προς το προσωπικό Η μείωση των οικονομικών κινδύνων Οι λειτουργικές διευκολύνσεις για τη διαμόρφωση του χώρου εργασίας και η μείωση του κόστους εξοπλισμού του χώρου αυτού με μηχανικά μέσα, έπιπλα και λοιπό εξοπλισμό Η απρόσκοπτη επικοινωνία του λογιστηρίου με τα άλλα τμήματα Η φροντίδα για ενημέρωση των εργαζομένων στα νέα οικονομικά, λογιστικά, φορολογικά, εργατικά μέτρα κλπ Η τήρηση των προθεσμιών περάτωσης των φορολογικών, λογιστικών και λοιπών εργασιών 25

26 5. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΒΑΘΜΙΔΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Όπως παρατηρείται από την φύση ποτέ δύο αντικείμενα δεν είναι το ίδιο αλλά διαφοροποιούνται από ορισμένες ιδιαιτερότητες, έτσι και δύο επιχειρήσεις ακόμα και με το ίδιο αντικείμενο δραστηριότητας και απασχόλησης, διαφοροποιούνται ανάλογα με ορισμένες παραμέτρους. Κάθε επιχείρηση ως ανεξάρτητος οργανισμός παρουσιάζει ιδιαιτερότητες ως προς : Το είδος και τη φύση της Τον τρόπο σύνθεσης του κύκλου εργασιών της Την προοπτική διεύρυνσης του οικονομικού μεγέθους και της παραγωγικής και συναλλακτικής έκτασης του κύκλου αυτού. Ο λογιστής που θα αναλάβει το έργο της οργάνωσης επιβάλλεται να γνωρίζει με κάθε λεπτομέρεια και ακρίβεια τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, ώστε να οργανώσει με επιτυχία το λογιστήριό της. Το έργο της οργάνωσης του λογιστηρίου διαμερίζεται σε εργασίες οι οποίες βέβαια συντρέχουν στον ίδιο στόχο. Οι μορφές εκτέλεσης του οργανωτικού έργου καθορίζονται από ένα είδος διαδικασίας λειτουργίας της οποίας οι βαθμίδες είναι : 1. Η χωροθέτηση του λογιστηρίου που αφορά στην επιλογή του χώρου εγκατάστασης και στην διάρθρωση του με βάση τόσο το εσωτερικό, όσο και το εξωτερικό του περιβάλλον. 2. Η οργάνωση των δικαιολογητικών εγγράφων που βασίζεται στην διαμόρφωση και το χειρισμό αυτών. 3. Η επιλογή και εφαρμογή του καταλληλότερου λογιστικού συστήματος, με τα λογιστικά του βιβλία τηρούμενα χειρόγραφα ή μηχανογραφικά, και της λογιστικής τεχνικής. 4. Η κατάρτιση του σχεδίου των λογαριασμών εναρμονισμένου με το Ε.Γ.Λ.Σ. ή τα κλαδικά σχέδια λογαριασμών κατά περίπτωση. 5. Ο προγραμματισμός για την προμήθεια, συμπλήρωση και έγκαιρη υποβολή των φορολογικών και λοιπών εντύπων στο Δημόσιο (φορολογική αρχή, ασφαλιστικούς οργανισμούς κ.λπ.) και η φροντίδα να ανταπεξέλθει η επιχείρηση στις λοιπές φορολογικές υποχρεώσεις. 6. Η κατάρτιση προγράμματος ταμειακής κίνησης όπου θα αναγράφονται οι προβλεπόμενες εισπράξεις και πληρωμές για το διάστημα που προγραμματίζουμε με σκοπό : Την εξασφάλιση των αναγκαίων κεφαλαίων κίνησης για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης Την πρόβλεψη και έγκαιρη εξασφάλιση των τυχόν απαιτούμενων κατά καιρούς πιστώσεων Την πρόβλεψη τυχόν πλεονασμάτων ρευστών διαθεσίμων για την λήψη μέτρων προς αποδοτικότερη τοποθέτησή τους. Είναι δυνατό μία επιχείρηση με ορθό οικονομικό προγραμματισμό και με μικρό κέρδος να μην σταματήσει την παραγωγική της διαδικασία, ενώ άλλη με μεγάλο κέρδος αλλά μη ορθό οικονομικό προγραμματισμό να μην μπορεί ξα είναι συνεπής στις υποχρεώσεις της με 26

27 αποτέλεσμα την εκποίηση των περιουσιακών της στοιχείων σε χαμηλή τιμή ή το δανεισμό με υψηλό τόκο κ.λ.π. 7. Το ανθρώπινο δυναμικό και η οργάνωση της εργασίας του, όπου πρέπει να λάβουμε υπόψη μας ότι στο τμήμα πρέπει να γίνεται καταμερισμός των εργασιών κατ άτομο με τέτοιο τρόπο, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή λειτουργία του τμήματος και ταυτόχρονα να αποφεύγεται η υποαπασχόληση του προσωπικού. Όσο περισσότερο είναι το προσωπικό, τόσο πιο στενά είναι τα όρια των αρμοδιοτήτων κάθε υπαλλήλου (μεγαλύτερη εξειδίκευση) 8. Η επιλογή του καταλληλότερου εξοπλισμού σε μηχανικά και ηλεκτρονικά μέσα, έπιπλα κ.λπ., ώστε να είναι εύχρηστα και λειτουργικά και 9. Η διαδικασία της μηχανοργάνωσης κατά την διάρκεια της οποίας πρέπει να αντιμετωπισθούν πρόσθετα και ειδικά προβλήματα που έχουν σχέση με την επιλογή του ηλεκτρονικού συστήματος και του είδους του προγράμματος ή του πακέτου, την επιμόρφωση του προσωπικού κ.α. 6. ΧΩΡΟΤΑΞΙΚΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Το λογιστήριο της εταιρίας ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΑΒΕΕ, είναι ένας ιδιαίτερος χώρος εργασίας και έχει δοθεί μεγάλη σημασία στην επιλογή και διαμόρφωση του χώρου αυτού. Το κομμάτι του λογιστηρίου που αφορά την Διαχείριση και την Χρηματοοικονομική παρακολούθηση είναι εγκατεστημένο στην Αλεξανδρούπολη όπου και εδρεύει η εταιρία, και το υπόλοιπο στον χώρο εγκατάστασης της εταιρίας, στα Οινόφυτα Βοιωτίας. Τα κριτήρια που έλαβαν υπόψη τους οι οργανωτές για την επιλογή του χώρου εγκατάστασης του λογιστηρίου είναι τα εξής: Το λογιστήριο στην Αλεξανδρούπολη είναι εγκατεστημένο κοντά στις δημόσιες οικονομικές και διοικητικές υπηρεσίες για να υπάρχει συνεχόμενη επαφή με την Δ.Ο.Υ., τις τράπεζες, τους ασφαλιστικούς οργανισμούς κλπ. Όταν αυτό συμβαίνει και σε μία επαρχιακή πόλη, τότε λόγω των κοντινών αποστάσεων και της έλλειψης συνωστισμού, ο χρόνος που χρειάζεται είναι μικρότερος και η παρακολούθηση γίνεται ευκολότερη. Το μέρος του λογιστηρίου που βρίσκεται στα Οινόφυτα, εξυπηρετεί όσον αφορά το γεγονός ότι η διανομή και πώληση των προϊόντων έχει πολύ χαμηλότερο κόστος από εκεί και η μισθοδοσία διεκπεραιώνεται από τον χώρο όπου βρίσκεται ο μεγαλύτερος αριθμός των εργαζομένων. Τα δύο αυτά μέρη που συνθέτουν ένα πλήρες και άρτια οργανωμένο λογιστήριο έχουν τον ίδιο εξοπλισμό και άμεση και συνεχή on-line επαφή. 27

28 7. ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Προϋποθέσεις για την επιλογή του κατάλληλου εξοπλισμού είναι : 1. Το μέγεθος του λογιστηρίου. Η επιλογή μικρού ή μεγάλου όγκου επίπλων και μηχανημάτων εξαρτάται από το μέγεθος του χώρου που στεγάζεται το λογιστήριο. Ο αριθμός των γραφείων, του εξοπλισμού αυτών (π.χ. τηλεφωνικές συσκευές) εξαρτάται από τον αριθμό των απασχολούμενων ατόμων σε αυτό κ.λ.π. 2. Οι λειτουργικές ανάγκες του λογιστηρίου. Αν οι υπάλληλοι εργάζονται σε προσωπικούς υπολογιστές χρειάζονται ειδικά γραφεία για την τοποθέτηση τους κ.λ.π. 3. Οι οικονομικές δυνατότητες της επιχείρησης. Στα πλαίσια των οικονομικών δυνατοτήτων του οργανισμού θα γίνει η επιλογή του εξοπλισμού του λογιστηρίου. Εδώ πρέπει να προσέξει ο οργανωτής-λογιστής, διότι στην προσπάθειά του να ελαχιστοποιήσει το κόστος αγοράς, μπορεί να πετύχει χαμηλές τιμές από επιχειρήσεις όμως που δεν προσφέρουν καλές υπηρεσίες συντήρησης και ανταλλακτικά, με αποτέλεσμα μακροχρόνια το κόστος να είναι σημαντικά μεγαλύτερο. 8. ΕΠΙΠΛΩΣΗ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ Η γενική επίπλωση του λογιστηρίου και ο υπόλοιπος εξοπλισμός είναι στοιχεία συνυφασμένα με την καλή οργάνωση, την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία του. Τα απαραίτητα έπιπλα, μηχανές και λοιπό εξοπλισμό, επιλέγει ο οργανωτής λογιστής από μια τεράστια ποικιλία που προσφέρει η σύγχρονη τεχνολογία. Ο εξοπλισμός στο λογιστήριο πρέπει να είναι τέτοιος ώστε να εξασφαλίζεται η άνετη και αποδοτική εργασία των υπαλλήλων με αποτέλεσμα να αποφεύγεται η συσσώρευση και η συμφόρεση. Σίγουρα η επιλογή του κατάλληλου εξοπλισμού βοηθάει τόσο τους εργαζόμενους μεταξύ τους, όσο και την διεύθυνση με τους εργαζόμενους ώστε να κάνουν πιο αποδοτική την εργασία τους. Μην ξεχνάμε ότι τουλάχιστον ένα οχτάωρο δηλαδή το ένα τρίτο του εικοσιτετραώρου το περνάμε στο εργασιακό μας περιβάλλον. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να νιώθουμε άνετα με τον εργασιακό μας χώρο για να μας εφιστά την προσοχή και την συγκέντρωση. Ρητό : «.η πρώτη εντύπωση μετράει.». Για να κάνουμε καλή εντύπωση σε έναν πελάτη που έρχεται στην εταιρία μας, θα πρέπει να έχουμε έναν τέτοιο εξοπλισμό ώστε να του δημιουργεί συναισθήματα ευχαρίστησης και ξεκούρασης. Ο εξοπλισμός του λογιστηρίου είναι πολύ σημαντικός και περιλαμβάνει: Την γενική επίπλωση Τον ειδικό εξοπλισμό του τμήματος αυτού Τα μέσα επικοινωνίας και Τα μέσα παραγωγής εντύπων 28

29 Η εταιρία «ΜΥΛΟΙ ΑΣΩΠΟΥ ΑΒΕΕ» έχει επιλέξει να επιπλώσει τους χώρους της με ξύλινα έπιπλα αντί των μεταλλικών λόγω των εξής πλεονεκτημάτων : Το ξύλο το οποίο παραδοσιακά είναι το πιο συνηθισμένο υλικό επίπλωσης των γραφείων, συνδυάζεται με το γόητρο του προσωπικού που το χρησιμοποιεί και βοηθά παράλληλα στην διακόσμηση και την αισθητική των χώρων Τα ξύλο είναι κακός αγωγός της θερμότητας και του ψύχους πράγμα που το κάνει να μην είναι ψυχρό το χειμώνα και υπερβολικά ζεστό το καλοκαίρι Το ξύλο είναι κακός αγωγός του ηλεκτρισμού και έτσι περιορίζει τους κινδύνους ηλεκτροπληξίας Επειδή στην αγορά υπάρχει μεγάλη ποικιλία από ξύλο, είναι δυνατό τα ξύλινα έπιπλα να ταιριάζουν με κάθε είδους διακόσμηση. Η επίπλωση και ο εξοπλισμός του λογιστηρίου περιλαμβάνει : Γραφεία ξύλινα με ειδικές θέσεις για Η/Υ. Καθίσματα γραφείων Καθίσματα επισκεπτών Βιβλιοθήκες και συρταριέρες για την φύλαξη εγγράφων και άλλων αναγκαίων ειδών Κλιματιστικά Σύστημα προστασίας κατά της πυρκαγιάς Αριθμομηχανές Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές με όλα τα προγράμματα εφαρμογών που διαθέτουν και χρησιμοποιεί η επιχείρηση U.P.S. μηχάνημα για την προστασία των μηχανημάτων σε περίπτωση διακοπής ηλεκτρικού ρεύματος Σταθεροποιητή τάσης ρεύματος Χρηματοκιβώτιο Αρχειοθήκες, οι οποίες βρίσκονται σε ειδικά διαμορφωμένα δωμάτια, στο Αρχείο. Μηχανές αχρήστευσης εγγράφων 9. ΜΕΣΑ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑΣ ΚΑΙ ΛΟΙΠΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ Το λογιστήριο της εταιρίας διαθέτει τα πλέον σύγχρονα μέσα επικοινωνίας εξοπλισμού και είναι : Τηλέφωνο : χρησιμοποιούνται ειδικές IP συσκευές ώστε η επικοινωνία μεταξύ των δύο μερών του λογιστηρίου, δηλαδή μεταξύ Αλεξανδρούπολης και Οινοφύτων να λειτουργεί μέσω της γραμμής Internet χωρίς κανένα κόστος. Fax 29