BADAN BERKANUN & IPTA TERIMAAN DAN HASIL PENGURUSAN KURSUS. Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM. Copyright reserved

Transcript

1 KURSUS PENGURUSAN TERIMAAN DAN HASIL BADAN BERKANUN & IPTA 17 HINGGA 20 MAC 2009 THE REGENCY TANJONG TUAN BEACH RESORTS ANJURAN : BAHAGIAN KEWANGAN KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 1

2 PERAKAUNAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN HASIL Disediakan/Disampaikan Oleh Zainuddin Bin Zabidi CA(M), MBA (Finance)(Hull, UK), ADIA (UiTM), DIA (UiTM) Timbalan Bendahari Kanan Bahagian Gaji Dan Kemudahan Staf Pejabat Bendahari UiTM Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 2

3 PERAKAUNAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN HASIL 1. Pengenalan Hasil 2. Apa yang dipungut? Wang Awam Wang Amanah 3. Kewajipan Kewangan? Legaliti Punca Kuasa Perundangan dan Peraturan Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 3

4 PERAKAUNAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN HASIL 4. Akauntabiliti Siapa bertanggungjawab dan dipertanggungjawabkan 5. Aktiviti Pungutan Hasil a) Sebelum Menerima Wang b) Semasa Menerima Wang c) Selepas Menerima Wang Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 4

5 KONSEP KUMPULANWANG DISATUKAN Segala hasil yang didapatkan atau diterima dengan apa cara pun, kecuali zakat, baitulmal atau hasil Agama Islam yang seumpamanya dibayar masuk ke dalam akaun untuk menjadi satu Kumpulanwang Persekutuan Disatukan atau Kumpulanwang Disatukan bagi Negeri Terbahagi kepada 3 Akaun berasingan:- AKAUN HASIL YANG DISATUKAN AKAUN AMANAH YANG DISATUKAN AKAUN PINJAMAN YANG DISATUKAN Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 5

6 KONSEP KUMPULANWANG DISATUKAN AKAUN HASIL YANG DISATUKAN Segala hasil yang dipungut hendaklah dimasukkan ke dalam akaun dan darinya perbelanjaan mengurus dibayar keluar. HASIL Semua jenis pendapatan yang diterima / dipungut mengikut undang diluluskan. (Dalam Lain-Lain Terimaan) undang-undang dan peraturan-peraturan yang (Dalam Bentuk Cukai, Yuran, Lesen-Lesen Dan Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 6

7 KONSEP KUMPULANWANG DISATUKAN PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN Tiada apa PERSEKUTUAN - PER. 96 apa-apa cukai yang boleh dilevi (dikutip) melainkan yang dibenarkan oleh undang-undang undang. JENIS-JENIS HAIL KERAJAAN PERSEKUTUAN Terbahagi kepada 4 Bahagian : a) HASIL CUKAI b) HASIL BUKAN CUKAI c) TERIMAAN BUKAN HASIL d) HASIL WILAYAH PERSEKUTUAN Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 7

8 HASILCUKAI HASIL BUKAN CUKAI TERIMAAN BUKAN HASIL DEPOSIT & WANG AMANAH, TERIMAAN BALIK PENDAHULUAN/PINJAMAN KWDS PINJAMAN DALAM NEGARA LUAR NEGARA KWHDS KWADS KWPDS MENGURUS TANGGONGAN DEPOSIT PERBEKALAN KW AMANAH AWAM EMOLUMEN PERBEKALAN & PERKHIDMATAN HARTA MODAL PEMBELIAN DAN KENAAN TETAP DIRAJA / HAKIM/ AUDIT SURUHAJAYA HUTANG NEGARA \ PERINTAH MAHKAMAH GANJARAN & PENCEN KW AMANAH K JAAN KW PINJAMAN PERUMAHAN KUMPULANWANG PEMBANGUNAN Pindahan Pindahan PERBELANJAAN PEMBANGUNAN Bayaran Balik Pinjaman Terimaan balik Pinjjaman Kpd Agensi Kerajaan 8

9 PENDAPATAN Pendapatan : Hasil : Kerajaan Persekutuan Penganjur INTEC Pelajar Simpanan Bank Sumber Lain Amanah : Kumpulanwang Lain : Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 9

10 JENIS KUMPULANWANG UiTM Dibiayai oleh : 1. Kumpulanwang Pengurusan 2. Kumpulanwang Pembangunan 3. Kumpulanwang INTEC 4. Kumpulanwang Amanah 5. Kumpulanwang Penyelidikan 6. Kumpulanwang Perundingan 7. Kumpulanwang Pengurusan Kolej 8. Kumpulanwang Pendapatan 9. Kumpulanwang Pinjaman Kenderaan 10. Kumpulanwang Pinjaman Komputer Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 10

11 Kod Hasil Objek Am Objek Sebagai Objek Kumpulan Lanjut Objek Lanjut HASIL Pemberian Pemberian Peruntukan Geran Lebihan Peruntukan Pemberian Dan Sumbangan Pemberian dari Kerajaan Persekutuan Peruntukan Belanja Mengurus Geran Kerajaan Dilunaskan Lebihan Peruntukan Belanja Mengurus Peruntukan Penyelidikan Sumbangan Kerajaan/Yayasan Negeri 11

12 Kod Hasil Hasil Dari Pelajar Hasil Pelaburan Hasil Dari Lain-Lain Sumber Hasil Dari Pelupusan / Hapuskira Harta Tetap Jika dapat seragamkan kod-kod supaya mudah pelaporan dan analisis diperingkat nasional. (Surat Pek. Perb. Bil 8 Tahun 1986) 12

13 DEFINASI WANG AWAM mempunyai pengertian di bawah Seksyen 3 Akta Acara Kewangan, ( wangtunai, cek, kiriman wang, wang pos, stem yang diterima dan/atau dipegang oleh pegawai awam atas jawatan rasmi ) Ianya juga termasuk Semua hasil, pinjaman, amanah serta semua bon, debentur dan cagaran yang dikumpulkan atau diterima oleh atau bagi Persekutuan atau Negeri tetapi tidak melibatkan Zakat, Fitrah, Baitul-Mal atau hasil pendapatan Muslim yang sama. Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 13

14 DEFINASI WANG AMANAH adalah semua wang yang diperuntukkan bagi tujuan mana-mana akaun amanah. Ditubuhkan dan ditetapkan oleh Penguatkuasa Kewangan berdasarkan kepada Trust Deed dan peraturan yang telah ditetapkan. Contoh : Arahan Amanah HEP Bil 3: Akaun ini hendaklah dikendalikan oleh Bendahari UiTM di bawah kawalan Jawatankuasa Amanah Hal Ehwal Pelajar dan akaun ini dan semua terimaan dan bayaran bagi maksud ini hendaklah diperakukan oleh Bendahari UiTM. 14

15 ISU PENGURUSAN HASIL KAWALAN DALAMAN PENURUNAN KUASA PENGAGIHAN TUGAS PENYELIAAN PEMERIKSAAN PENYELENGGARAAN AKAUN PENYESUAIAN AKAUN KEWAJIPAN KEWANGAN PEGAWAI PENGAWAL PEGAWAI PEMUNGUT JURUWANG 15

16 TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL (KETUA JABATAN/PEJABAT) ( A.P. 53 ) MEMUNGUT SEGALA WANG AWAM YANG PATUT DITERIMA; MENYIMPAN DENGAN SELAMAT WANG YANG DIPUNGUT ; MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT; MENGAKAUN DENGAN BETUL Sebarang Perwakilan / Penurunan Kuasa Hendaklah Dengan Arahan Bertulis Copyright reserved 16

17 TANGGUNGJAWAB PEMUNGUT (A.P.65) MENERIMA WANG DAN MENANDATANGANI RESIT MENGAWAL DAN MENYIMPAN SELAMAT WANG YANG DIPUNGUT ; DAN MENGGUNA DENGAN SEPATUTNYA SEMUA RESIT, LESEN DLL Sekiranya pemungut diganti: STOK SEMUA DOKUMEN HENDAKLAH DISEMAK OLEH PEGAWAI YANG MEMBERI ALIH & YANG MENGAMBIL ALIH SATU PENYATA (KEW 68) MESTILAH DITANDATANGANI OLEH KEDUA-DUA PEG. (lihat Lampiran N) sesalinan pada Odit 17

18 TANGGUNGJAWAB BENDAHARI (A.P. 138 DAN A.P. 139) Menjalankan penyeliaan atas penerimaan hasil Mengambil langkah-langkah bagi mempastikan hasil dipungut tepat pada waktunya Perawasan yang sesuai diadakan bagi mengelakkan kehilangan kerana penipuan atau kecuaian Menentukan sistem akaun yang sepatutnya Melapurkan apa-apa luaraturan yang matan yang dibawa kepada perhatian. KSU MOHE/Perbendaharaan / Bendahari 18

19 PUNCA KUASA Tertakluk kepada undang-undang dan peraturan yang digubal : Perlembagaan Persekutuan Akta Acara Kewangan 1957 Arahan Perbendaharaan Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan Pekeliling/Surat Pekeliling Kem. / Jab. Akta Badan Berkanun/Akta Universiti/UiTM 19

20 PUNCA KUASA Aktiviti pungutan hasil perlu mendapat kebenaran pihak berkuasa Kem / Jab. jika tidak ianya adalah tidak sah/haram (boleh dilapurkan pada pihak berkuasa) Ketentuan kadar kelulusan JKP kadar dan kenaan bayaran perlu mendapat JKP (UiTM) SEBARANG PERWAKILAN KUASA HENDAKLAH DIBUAT DENGAN ARAHAN BERTULIS 20

21 PENGURUSAN HASIL Hasil Yang Dipungut : Berasaskan Bil Perkhidmatan yang diberi atau ditaksirkan mengikut undang-undang inbois / taksiran / notis Tanpa Bil pelanggan yang mendapatkan sesuatu contoh : yang ingin membeli atau sesuatu perkhidmatan pembelian dokumen tender, borang-borang dan sebagainya Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 21

22 PENGURUSAN HASIL Proses Pengurusan Hasil Manual Sistem Penyelenggaraan Penyediaan Penyata Penyesuaian Akaun Hasil Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank Langkah-langkah Peningkatan Kecekapan Pungutan Hasil Penyelenggaraan Akaun Belum Terima Tindakan Pungutan Akaun Belum Terima Tindakan Hapuskira Tunggakan Hasil Yang Tidak Dapat Dipungut Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 22

23 PERKARA PENTING Perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian a) Mengadakan sistem billing yang lengkap, kemaskini dan cekap b) Pungutan terimaan dibuat dengan betul dan teratur serta mengikut undang-undang atau peraturan- peraturan semasa c) Mengadakan sistem pungutan terimaan yang cekap, mudah dan kos efektif d) Mengadakan perkhidmatan kaunter yang mesra pelanggan e) Memastikan setiap terimaan diakaunkan dengan segera dan betul f) Kutipan di bank Kutipan di bank-in dalam tempoh 24 jam g) Keselamatan penyimpanan dan penghantaran kutipan h) Mensasarkan sifar tunggakan (zero arrears) 23

24 PROSES PENGURUSAN HASIL Pengeluaran Bil / Notis Pengurusan Bil Rekod Dalam Daftar Bil / Sistem Komputer Pungutan Pengurusan Pungutan Kaunter Mel Agen Pemungut Rekod Dalam Buku Tunai / Sistem Komputer Bank In Pengurusan Tunggakan Penyesuain Surat / Notis Peringatan Laporan Tunggakan / Hapus Kira 24

25 BIDANG UTAMA PUNGUTAN HASIL 1. Pengurusan Bil Penggunaan atau pengeluaran bil / notis/ taksiran Kawalan : Penyelenggaraan daftar / merekod bil yang Kawalan : Penyelenggaraan daftar / merekod bil yang dikeluarkan Peraturan Pemantauan pungutan hasil terhadap bil yang dikeluarkan 2. Pengurusan Pungutan Kemudahan kepada pelanggan Kawalan Borang Hasil Penurunan Kuasa untuk memungut hasil Penyediaan resit Pengakaunan resit Kemasukan wang ke bank Penyediaan laporan harian, bulanan atau tahunan Penyediaan penyata penyesuaian 25

26 BIDANG UTAMA PUNGUTAN HASIL 3. Pengurusan Tunggakan Hasil Pemantauan pungutan hasil bil / inbois Peringatan kepada pihak yang tidak membayar Tindakan undang-undang Melaporkan tunggakan hasil 26

27 BORANG/DOKUMEN-DOKUMEN HASIL Bil / Notis / Taksiran Pemberitahuan bayaran yang perlu dipungut dari pelanggan Daftar Pengeluaran Bil Data Bank Rekod maklumat bil secara berkomputer Borang Terimaan & Keluaran Borang-Borang Hasil Penyata Mengenai Borang-Borang Hasil Yang Dikawal Resit : Dikeluarkan Oleh Pejabat Perakaunan satu borang resmi mengaku terima bayaran yang dikutip dari orang awam. resit keluaran komputer / manual juga digunakan. 27

28 BORANG/DOKUMEN-DOKUMEN HASIL Daftar Mel bayaran melalui pos Kira Kira-Kira Diserahkan untuk Audit. Dokmen ini merupakan surat litup oleh pemungut yang menyenaraikan semua dokumen hasil yang diserahkan untuk audit. Buku Tunai Cerakinan buku tunai yang mengandungi maklumat terperinci penerimaan wang, perbankkan wang dan pengkelasan akaun yang dkreditkan. Buku Tunai Terimaan/Serahan Digunakan jika pemungut tidak ada banyak penjenisan kutipan. Penyata Pemungut/Bank in Slip - Dihantar Ke Bank Lejer Rekod terperinci bagi setiap penjenisan hasil 28

29 BORANG/DOKUMEN-DOKUMEN HASIL Laporan Harian Hasil Laporan Terperinci bulan. Penyata Penyesuaian Penyata pengesahan/ penyesuaian yang disediakan bagi menjelaskan perselisihan akaun Rekod Tunggakan Hasil Laporan Tunggakan Hasil laporan berkala Laporan Hapuskira Tunggakan Hasil yang tidak boleh didapati 29

30 AKTIVIT-AKTIVITI AKTIVITI DALAM PUNGUTAN HASIL a) SEBELUM MENERIMA WANG Persediaan Asas Kawalan Borang-Borang Hasil b) SEMASA MENERIMA WANG Prosedur Pungutan Prosedur Pengakaunan c) SELEPAS MENERIMA WANG Urusan Dengan Bank Urusan Dengan Jabatan Audit Penyesuaian Akaun 30

31 PENYESUAIAN RESIT LAPORAN TERIMAAN / KUTIPAN JABATAN / PTJ PENYATA PEMUNGUT/SLIP BANK KUTIPAN BANK PENYATA PEMUNGUT/SLIP BANK PEJABAT BENDAHARI CAWANGAN RESIT PENYATA BANK BUKU TUNAI DOKUMEN AUDITAN 31

32 a) SEBELUM MENERIMA WANG AWAM (i) Persediaan Asas Menentukan Sistem Pungutan yang Lengkap; Mengadakan Kemudahan Asas untuk Orang Awam; Menentukan PEMUNGUT PEMUNGUT diberi kuasa BERTULIS Menentukan dokumen-dokumen lengkap; Surat, Bil, Buku Daftar Kawalan Hasil Pemberitahuan kepada orang awam dan ditunjukkan di tempat yang senang dilihat = meminta resit bagi semua wang yang dibayar = hanya menerima aku terima pada resit rasmi 32

33 a) SEBELUM MENERIMA WANG AWAM (ii) Kawalan Borang-Borang Hasil Pemungut bertanggungjawab menyimpan selamat dan menggunakan dengan selamat sepatutnya semua resit. Satu daftar borang hasil hendaklah di selenggara Disemak sekurang-kurangnya kurangnya setiap minggu untuk memastikan semua dokumen masih utuh Perlu diperakui kedudukan simpanan borang hasil apabila berlaku pertukaran pemungut. Sekiranya ada kehilangan perlu melaporkan kepada Polis, Ketua Jabatan, Pegawai Pengawal 33

34 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM i) CARA-CARA PUNGUTAN TERIMAAN MELALUI KAUNTER : (AP60/63/69) semak bayaran yang dibuat memungut mengikut kadar yang sepatutnya resit rasmi disediakan semasa urusan dibuat dan diserahkan pada pelanggan : sistem komputer cetak resit dan serahkan sekiranya resit manual (karbon dua muka digunakan) : resit ditulis oleh pegawai yang dibenarkan dan ditandatangani oleh seorang pegawai lain yang diberi kuasa sebagai penerima wang. 34

35 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM Pengecualian dalam amalan ini : Resit dari sekim bermesin; Nilai bayaran telah tersedia dicetak pada resit/lesen/tiket Bertugas diluar pejabat berseorangan dengan kebenaran pemungut ; perlu mencatat pungutan ke dalam buku tunai dengan segera sebaik sahaja kembali kepejabat. Seorang pegawai lain tidak ada kebenaran khusus dari Bendahari NOTA : Tiada resit sementara boleh dikeluarkan kepada pelanggan 35

36 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM i) CARA-CARA PUNGUTAN (samb) TERIMAAN MELALUI POS : (AP 71) Ω Terimaan didaftarkan di dalam buku daftar mel oleh pegawai yang membuka mel; Ω Wang diserahkan kepada kasyer / pegawai yang mengeluarkan resit dan ditandatangani daftar; Ω Resit dikeluarkan dengan segera pada hari yang sama dan dicatatkan nombor resit dalam Daftar Mel Ω Menyemak buku Daftar Mel dengan buku tunai setiap hari 36

37 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM pembayaran yang di terima adalah dalam bentuk Ringgit Malaysia dibuat secara tunai, bank deraf, wang pos, cek dan cara-cara lain yang dibenarkan contoh : kad kredit / elektronik transfer Cek boleh diterima menurut budibicara. (AP76) Cek tersebut mestilah : Dibayar kepada Jabatan yang berkenaan; Dipalang tak boleh niaga ; sekiranya tak dipalang hendaklah dipalang apabila diterima; Nombor siri cek dicatitkan pada resit yang dikeluarkan. Pembayar hendaklah mencatatkan alamat serta nombor telefon dibelakang cek. 37

38 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM ii) LARANGAN : Meminda resit adalah dilarang; (AP 62) - jangan dimusnahkan tetapi dibatalkan - disimpan beserta salinannya untuk diodit Matawang asing yang tidak sah diperlakukan, tidak boleh diterima sebagai bayaran (AP 77) Wang awam tidak boleh digunakan bagi apa-apa maksud jua pun samada mendahulukannya, meminjamkannya atau menukarkannya. (AP 85) 38

39 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM iii) PROSIDUR PENGAKAUNAN :(AP 72/73/74/75/79) Resit perlu dibukukan satu persatu ke dalam Buku Tunai pada masa urusan dibuat /penghujung hari Catatan hendaklah dibuat oleh kasyer sendiri; Pengkelasan mestilah ikut kod Perbendaharaan Wang surplus dikreditkan dengan serta merta ke Hasil dan dilaporkan. (Terimaan Pelbagai) Lejer Kecil merekod pungutan hendaklah dibukukan oleh pegawai yang lain dari kasyer. Selisih hendaklah dilaporkan dengan bertulis. Akaun Belum Terima hendaklah diselenggarakan Akaun Belum Terima hendaklah diselenggarakan dan dilaporkan 39

40 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM i) KAWALAN BUKU RESIT (AP 66 & AP68) Terimaan Buku Resit dari Syarikat Percetakan hendaklah disemak terlebih dahulu sekiranya terdapat kesilapan cetakan / kekurangan dan kerosakan hendaklah dipulangkan kepada pencetak untuk diganti atau dibaiki pengesahan di belakang helaian pertama salinan pejabat hendaklah dibuat bagi setiap buku resit yang didapati utuh. Nombor siri resit direkod ke dalam Daftar Borang Hasil 40

41 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM Pengeluaran Buku Resit Direkod dalam daftar borang hasil dan ditandatangani oleh pegawai yang menerimanya. Perlu ikut nombor turutan. Hanya Buku Resit yang diperlukan dikeluarkan; # Semak dan perakukan. # Buku yang cacat di kembalikan. Penyimpanan Buku Resit Disimpan ditempat yang dikunci dan selamat; Di bawah kawalan Pemungut sendiri atau Pegawai Kanan; Sekiranya ada kehilangan perlu melaporkan kepada Ketua jabatan, Pegawai Pengawal, Polis 41

42 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM ii) URUSAN DENGAN BANK (AP 78 & AP 79) Segala wang yang diterima hendaklah di masukkan ke Bank apabila mencapai had yang di tetapkan : Pungutan wang tunai melebihi RM atau Jumlah pungutan (termasuk cek dan wang pos) melebihi RM 2, Jumlah yang lebih kecil perlu juga dimasukkan jika sampai keakhir tempoh pada hari itu juga; hari kerja yang berikutnya jika lewat diterima; 42

43 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM ii) URUSAN DENGAN BANK (samb) cek dibayar masuk dalam tempoh seminggu selepas diterima. Gunakan slip bayar-masuk yang tertentu (cek, nombor dan nilai cek dicatatkan) dan Catatkan kemasukkan ke dalam Buku Tunai pada hari masukkan itu Slip bayar-masuk bank hendaklah diakui terima oleh bank Pej. Perakaunan akan proses Slip bayar-masuk diterima dari Bank ( KT hasil/amanah) 43

44 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM iii) PETI BESI (AP 125) - Petibesi - Mempunyai Petibesi yang kukuh; Mempunyai dua kunci berasingan; - Dipegang oleh dua orang Pegawai; - Diperiksa bagi memperakui kandungan petibesi. Wangtunai melebihi RM1, yang lewat di terima untuk di di masukkan ke Bank hendaklah di masukkan Ke dalam karung berkunci dan disimpan di Balai Polis dan suatu resit didapatkan. 44

45 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM iv) CARA MENENTUKAN KETEPATAN AKAUN Memeriksa dan menyemak semua catatan dalam Buku Resit, Buku Tunai dan Akaun setiap hari; Menyemak Buku Resit yang dikeluarkan tiap-tiap minggu; Menyemak bayaran dengan resit rasmi; Menyemak bayaran dengan slip bayar-masuk bank Menandatangani ringkas serta mentarikhkan tempat setakat disemak Tiada apa-apa pemindaan atau pemadaman angka boleh dibuat dalam Buku Tunai; Jernal Pelarasan 45

46 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM iv) CARA MENENTUKAN KETEPATAN AKAUN (samb) Jika apa-apa pembetulan di lakukan, angka asal hendaklah digaris ditulis di digaris sekali dan angka yang betul di atasnya dan di tandatangan ringkas oleh wakil yang diberi kuasa. Pembayaran bagi dokumen yang terpinda/ terpadam hendaklah ditolak Pemeriksaan mengejut tidak kurang dari sekali dalam 6 bulan ke atas : petibesi, peti wang tunai, laci dan lain-lain bekas untuk wang. 46

47 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM iv) Langkah-langkah yang perlu diambil sekiranya : - Resit perlu dibatalkan resit berkenaan hendaklah dipalangkan dengan dua garisan selari dan ditulis Batal resit berkenaan tidak boleh diceraikan daripada Buku Resit resit yang dibatalkan hendaklah direkodkan resit yang dibatal beserta salinanya disimpan untuk diaudit resit yang baru dikeluarkan. 47

48 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM iv) Langkah-langkah yang perlu diambil sekiranya : - Kutipan dimasukkan ke Bank Slip bayar masuk bank disediakan (3 salinan) Nombor cek dan nilai bagi setiap cek dicatatkan Dapatkan Salinan slip yang diakui kemasukkannya oleh bank Sebelum meninggalkan Bank : semak cetakkan pada slip dengan amaun yang dibankkan Catatkan nombor resit slip bank dibuku tunai Slip dan dokumen berkaitan disimpan dengan teratur untuk semakan. 48

49 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM iv) Langkah-langkah yang perlu diambil sekiranya : - Cek ditolak oleh Bank setelah dimasukkan Merekodkan cek yang ditolak Menghubungi pembayar untuk mendapatkan bayaran semula dapatkan bank draf / wang pos resit yang dibatalkan hendaklah direkodkan Maklum pada pembayar resit yang terdahulu dibatalkan dan mendebitkan resit yang batal di dalam buku tunai dan lejer resit yang baru dikeluarkan. 49

50 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM - Jika berlaku pertukaran pegawai Sistem Manual Pegawai yang bertukar dan yang mengambil alih perlu membuat semakan dokumen-dokumen semakan dengan teliti semua buku resit dan dokumen hasil yang lain. Satu penyata yang menunjukkan nombor siri dan bilangannya hendaklah ditandatangani Sistem Komputer Kunci dan kod keselamatan diserahkan kepada pengganti Kod laluan mesin hendaklah dirahsiakan dan ditukarkan dari masa ke semasa 50

51 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM - Jika ada Tunggakan Hasil (Akaun Belum Terima) Tindakan : menyediakan laporan tunggakan hasil mengikut tempoh masa contoh :6 bulan ke bawah, 6-12 bulan dan seterusnya lapor pada Bendahari dibentangkan oleh J/K Kew. & Akaun jabatan pantau perkembangan dan tindakan bagi mengutip bayaran tersebut pemungut hasil lapor pada Peg. Pengawal / JPKA Kementerian setiap suku tahun menghapuskirakan tunggakan hasil yang menjadi hutang lapok FORMAT di Lampiran L (AP) 51

52 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM - Jika ada Tunggakan Hasil (Akaun Belum Terima) samb Kuasa Melulus : Jawatan Kuasa Kewangan Lembaga Pengarah Universiti diselaraskan setelah kelulusan diperolehi : surcaj atau hapuskira lapor setiap tahun Ketua Odit Negara 52

53 SEKIRANYA ADA HASIL YANG DIPUNGUT DENGAN SETEM PERLEKAT (AP 64) Perlu Kebenaran K.S.U Perbendaharaan Dilekatkan oleh pembayar hasil Mestilah dibatalkan dengan sempurnanya oleh pegawai yang berhak Jika dibenarkan menjual setem, pembatalan mestilah dilakukan oleh pegawai lain. Penyata Bulanan Disatukan bagi setem yang dibatalkan perlu diadakan bagi menunjukkan hasil dan amaun yang akan dikredit. Maklum pada Akauntan Negara bagi penyelarasan hasil. 53

54 SISTEM MENGAKAUN PUNGUTAN 54

55 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM - Jika ada Pulangan Balik Hasil A.P. 87 Pejabat Pemungut boleh memulangkan balik Hasil yang terlebih Pungut. * Kurang dpd RM5, Peg. Pengawal * Lebih dpd RM5, KSP (S.P.Per. Bil 12/94) A.P. 88 Pulangan balik, Rebat / Drawback - DT. Kepada VOTE T (Tanggungan) Pulangan Balik Lain - DT. Kepada Suatu Pecahan Kepala Di Bawah VOT B (BEKALAN) 55

56 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM HASIL YANG DIPUNGUT DENGAN SETEM PERLEKAT (AP 64) Perlu Kebenaran K.S.U Perbendaharaan Dilekatkan oleh pembayar hasil Mestilah dibatalkan dengan sempurnanya oleh pegawai yang berhak Jika dibenarkan menjual setem, pembatalan mestilah dilakukan oleh pegawai lain. Penyata Bulanan Disatukan bagi setem yang dibatalkan perlu diadakan bagi menunjukkan hasil dan amaun yang akan dikredit. Maklum pada Akauntan Negara bagi penyelarasan hasil. 56

57 Kod Hasil TANGGUNGAN Tanggungan Semasa Tanggungan Pelajar Sepenuh Masa Tanggungan Pelajar Sambilan Piutang Tanggungan-Tanggungan Lain Cagaran Penganjur Biasiswa/Pinjaman Kumpulanwang Tanggungan Antara Cawangan / Kumpulanwang Tanggungan Antara Kumpulanwang / Cawangan (Kod hanya digunakan oleh cawangan sahaja) Jika dapat seragamkan kod-kod supaya mudah pelaporan dan analisis diperingkat nasional nasional. (Surat Pek. Perb. Bil 8 Tahun 1986) 57

58 Kod Hasil Hasil Cukai Cukai (Kod No ) Hasil Bukan Bukan Cukai (Kod No ) Lesen, Bayaran Pendaftaran dan Permit Perkhidmatan Perolehan Sewaan Faedah Perkhidmatan dan Bayaran Perkhidmatan Perolehan dari Jualan Barang- barang Faedah dan perolehan dari Pelaburan Denda dan Hukuman Sumbangan dan Bayaran Ganti daripada Luar Negeri dan Sumbangan Tempatan Terimaan Bukan Hasil (Kod No ) Pulangan Balik Perbelanjaan Terimaan daripada Agensi-agensi Kerajaan 58

59 BORANG/DOKUMEN-DOKUMEN HASIL Kew.67 - Borang Terimaan & Keluaran Borang-Borang Hasil Kew Penyata Mengenai Borang-Borang Hasil Yang Dikawal Kew Kira Kira-Kira Diserahkan utk. Audit. Dokmen ini merupakan surat litup oleh pemungut yang menyenaraikan semua dokumen hasil yang diserahkan untuk audit. Kew Buku Tunai Cerakinan Pin. 1/83 merupakan buku tunai induk yang mengandungi meklumat terperinci penerimaan wang, perbankkan wang dan pengkelasan akaun yang dkreditkan. 59

60 BORANG/DOKUMEN-DOKUMEN HASIL Kew Buku Tunai Terimaan/Serahan Pind. 3/94 Digunakan jika pemungut tidak ada banyak penjenisan kutipan. Kew.38 - Resit : satu borang resmi mengaku Resit : satu borang resmi mengaku terima bayaran yang dikutip dari orang awam. Selain Kew. 38, resit keluaran komputer juga digunakan. Penyata Pemungut/Bank in Slip - Dihantar Ke Bank Resit Perbendaharaan - Dikeluarkan Oleh Pejabat Dikeluarkan Oleh Pejabat Perakaunan C320 - Laporan Harian Hasil C330 - Laporan Terperinci bulan. 60

61 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM 61

62 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM 62

63 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM 63

64 S I S T E M M E N G A K A U N P U N G U T A N C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM 64

65 S I S T E M M E N G A K A U N P U N G U T A N C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM 65

66 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM i) CARA-CARA PUNGUTAN TERIMAAN MELALUI KAUNTER : (AP60/63/69) = Resit rasmi disediakan semasa urusan dibuat; = Karbon dua muka digunakan; Ditandatangani oleh Pegawai yang menerima wang dan ditulis oleh seorang pegawai lain, Kecuali o Resit dari sekim bermesin; o Bayaran tetap tercetak pada resit; o Pungutan luar pegawai bekerja seorang diri; o Seorang pegawai lain tidak ada kebenaran khusus. 66

67 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM pembayaran yang diterima adalah dalam bentuk Ringgit Malaysia dibuat secara tunai, bank deraf, wang pos, cek dan cara-cara lain yang dibenarkan elektronik transfer penerimaan cek atas budi bicara pemungut dibuat atas nama Bendahari UiTM dan hendaklah dipalang jika tidak dipalang cek tersebut hendaklah dipalangkan oleh pemungut pembayar hendaklah mencatatkan alamat serta nombor telefon dibelakang cek. Bayaran dalam bentuk wang asing adalah tidak dibenarkan. 67

68 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM terimaan melalui kaunter semak bayaran yang dibuat memungut mengikut kadar yang sepatutnya resit rasmi disediakan semasa urusan dibuat dan diserahkan pada pelanggan : sistem komputer cetak resit dan serahkan sekiranya resit manual (karbon dua muka digunakan) : resit ditulis oleh pegawai yang dibenarkan dan ditandatangani oleh seorang pegawai lain yang diberi kuasa sebagai penerima wang. Pengecualian dalam amalan ini : resit dari skim bermesin, nilai bayaran telah tersedia dicetak pada resit bertugas diluar pejabat berseorangan, seorang pegawai sahaja bertugas 68

69 b) SEMASA MENERIMA WANG AWAM pembayaran yang diterima adalah dalam bentuk Ringgit Malaysia dibuat secara tunai, bank deraf, wang pos, cek dan cara-cara lain yang dibenarkan contoh kad kredit / elektronik transfer penerimaan cek atas budi bicara pemungut dibuat atas nama JABATAN (Bendahari UiTM) dan hendaklah dipalang jika tidak dipalang cek tersebut hendaklah dipalangkan oleh pemungut pembayar hendaklah mencatatkan alamat serta nombor telefon dibelakang cek. 69

70 n KONSEP KUMPULANWANG DISATUKAN Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 70

71 C) SELEPAS MENERIMA WANG AWAM Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 71

72 PENGURUSAN HASIL Proses Pengurusan Hasil Penyediaan Penyata Penyesuaian Akaun Hasil Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank Langkah-langkah Peningkatan Kecekapan Pungutan Hasil Penyelenggaraan Akaun Belum Terima Tindakan Pungutan Akaun Belum Terima Tindakan Hapuskira Tunggakan Hasil Yang Tidak Dapat Dipungut Copyright reserved Zainuddin Zabidi / Pej. Bendahari /UiTM 72