PRAKATA. Assalamualaikum dan Salam Sejahtera

Transcript

1

2

3 ii

4 PRAKATA Assalamualaikum dan Salam Sejahtera Pembangunan pesat Universiti Teknologi MARA (UiTM) di seluruh Malaysia telah menjadikannya universiti terbesar di rantau ini; penyumbang utama terhadap peningkatan tahap sosio-ekonomi Negara, khususnya di kalangan Bumiputera. Hanya dengan ketahanan dan semangat jitu yang tinggi sahaja membolehkan UiTM ditadbir secara berkesan dan teratur dari dahulu sehingga kini. Pelbagai prosedur dan proses kerja telah diterjemah berdasarkan kesesuaian lokaliti mengikut kreativiti para pentadbir. Justeru, HEA terpanggil untuk mencari pendekatan dalam menyelaraskan semua amalan terbaik pengurusan akademik dalam memastikan UiTM terus memberikan perkhidmatan yang berkualiti, cekap dan berkesan kepada semua pelanggan dan stakeholder. Penghasilan Manual Pengurusan Akademik untuk Pentadbir ini merupakan salah satu mekanisma dalam menyelaraskan sebahagian besar operasi utama akademik Universiti secara seragam di peringkat Fakulti dan Kampus. Manual ini juga merupakan satu gerakan proaktif warga Hal Ehwal Akademik dalam memastikan kelestarian Universiti. Manual ini adalah kompilasi amalan-amalan terbaik yang dimurnikan, untuk digunapakai oleh semua pentadbir pengurusan akademik dalam meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada stakeholder Universiti. Manual ini juga adalah simbolik komitmen HEA kepada moto Act on It dalam rangka kerja Transformasi Akademik Akhir kata, saya merakamkan ucapan penghargaan kepada kumpulan penulis manual yang terdiri dari para pentadbir yang komited kepada keutuhan kualiti pentadbiran pengurusan akademik. Sekian, terima kasih. PROF DR AZNI ZAIN AHMED Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) i

5 ISI KANDUNGAN MUKA SURAT PRAKATA PENDAHULUAN: PENGURUSAN AKADEMIK i Fungsi Teras Bahagian Hal Ehwal Akademik 2.0 Fungsi Manual Pengurusan Akadmeik BAB 1: PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 2: PENGECUALIAN KREDIT Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran ii

6 BAB 3: PEMINDAHAN KREDIT 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 4: PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR BERMASALAH 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 5: PENGURUSAN REKOD PELAJAR 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran iii

7 BAB 6: PERTUKARAN MOD PENGAJIAN 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 7: RAYUAN MENERUSKAN PENGAJIAN 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 8: PENGIKTIRAFAN PROGRAM 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran iv

8 BAB 9: STATUS ZZ KEPADA PELAJAR 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 10: STATUS FD KEPADA PELAJAR 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 11: PENGIJAZAHAN 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran v

9 BAB 12: KALENDAR AKADEMIK DAN JADUAL AKTIVITI PENGURUSAN AKADEMIK 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 13: PENAWARAN BARU PROGRAM SEDIA ADA 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 14: JADUAL WAKTU KULIAH 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran vi

10 BAB 15: PROSES DAN KELULUSAN CADANGAN PROGRAM BAHARU 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 16: PENGEMASKINIAN KEPUTUSAN MUET 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 17: PEMANTAUAN PROFESIONALISMA PENSYARAH (PRO-PENS) 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran vii

11 BAB 18: PELAKSANAAN KURIKULUM OBE-SCL 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 19: PENGURUSAN SEMAKAN KURIKULUM 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 20: LANTIKAN AKADEMIA 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran viii

12 BAB 21: PENGURUSAN INTERSESI 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 22: GUGUR TARAF 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 23: SYARAT KELAYAKAN PELAJAR 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran ix

13 BAB 24: UNJURAN PELAJAR 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 25: PROSES TEMU DUGA CALON DALAM PENGAMBILAN PELAJAR 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran BAB 26: PEMILIHAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran x

14 BAB 27: PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU 1.0 Pendahuluan 2.0 Punca Kuasa 3.0 Skop 4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan 5.0 Singkatan 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama 7.0 Dokumen/Rujukan Utama 8.0 Borang Yang digunakan 9.0 Carta Alir 10.0 Lampiran JAWATANKUASA PENYEDIAAN DOKUMEN xi

15 xii

16 PENDAHULUAN PENGURUSAN AKADEMIK 1.0 FUNGSI TERAS BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK Bahagian Hal Ehwal Akademik diletakkan di bawah pentadbiran Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) dan dua orang pengarah Akademik yang dipimpin oleh Pengarah Pembangunan Akademik dan Pengarah Unit Hal Ehwal Kurikulum. Mereka bertanggungjawab terhadap hal ehwal akademik bagi fakulti dan pusat alademik yang dijalankan di kampus UiTM di seluruh negara. Fungsi teras bahagian Hal Ehwal Akademik adalah memenuhi keperluan semasa dan piawaian profesionalisme di dalam dunia akademia. Selain daripada itu bahagian ini menguruskan proses, prosedur akademik dan semakan kurikulum, ia juga menyediakan perancangan pembangunan akademik. Disamping melaksana dan memantau kualiti penilaian dan piawaian akademik, bahagian ini juga perlu memastikan penglibatan di dalam pelbagai aktiviti akademik termasuklah penerbitan dan penyelidikan. Bahagian ini bertanggungjawab dan memainkan peranan penting dalam mengawasi pengurusan dan pembangunan akademik universiti agar selari dengan objektif pendidikan tinggi yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia. Tanggungjawab bahagian ini termasuk menentukan halatuju, menggubal sistem dan polisi, menjamin dan memantau kualiti bagi memenuhi piawaian dan keperluan semasa di dalam negara serta di peringkat antarabangsa. Di samping itu, bahagian ini juga bertanggungjawab dalam menjalin serta meneroka hubungan akademik dengan universiti tempatan dan universiti terkemuka di luar negara. Sebagai satu bahagian yang dipertanggungjawabkan memenuhi keperluan misi dan visi UiTM, setiap pentadbir akadmik perlu menjalankan tanggungjawab masing-masing. Perincian tanggungjawab pentadbir akademik dinyatakan dalam Jadual A. 1

17 2.0 FUNGSI MANUAL PENGURUSAN AKADEMIK Manual Pengurusan Akademik adalah sumber rujukan utama para pentadbir Universiti dalam memastikan keseragaman dan kelancaran pengurusan dan pengoperasian hal akademik. Ianya juga merupakan dokumen penting bagi memastikan kesinambungan kerja secara efektif di kalangan pentadbir Universiti. Penghasilan mmanual ini bertepatan dengan keperluan Universiti yang sedang membangun bersama pertambahan kampus, peningkatan enrolmen pelajar dan kakitangan akademik serta pentadbiran. Manual ini melambangkan semangat espirit de corp warga pentadbir Universiti. Penempatan tugas kumpulan pentadbir di serata Malaysia tidak menjadi penghalang bagi mereka untuk menjadikan penyampaian perkhidmatan yang cekap dan berkesan sebagai satu keutamaan. Ia juga merupakan satu bukti kesepakatan warga Universiti di dalam menjayakan Transformasi Akademik Universiti. Manual yang disediakan ini akan ditambahbaik dari masa ke semasa. 2

18 JADUAL A PERINCIAN TANGGUNGJAWAB PENTADBIR AKADEMIK BAHAGIAN AKADEMIK FAKULTI /UiTM NEGERI Nota: N - Nasihat, L - Lulus, U - Urus, S - Semak, B - Bentang di LAF/LAN/JAC, TDA - Timbalan Dekan Akademik, TRA - Timbalan Rektor Akademik, KPP - Ketua Pusat Pengajian, PA - Penasihat Akademik, TP - Timbalan Pendaftar, ARA - Penolong Pendaftar Akademik, ARP - Penolong Pendaftar Pentadbiran, HEP - Hal Ehwal Pelajar, JK - Jawatankuasa 1. PENTADBIRAN PELAJAR 1. PENDAFTARAN KURSUS TDA TRA KPP PA TP ARA JK PENTADBIRAN AKADEMIK 1. PENUBUHAN PROGRAM BARU TDA TRA KPP PA TP ARA JK a. Pendaftaran kursus Pelajar / Validasi kursus N U a. Dokumen MQA - 01 S, N U U U, B b. Tambah Gugur N U b. Kertas Kerja LAF/Senat/LPU/KPT S, N U U U c. Cuti Khas (CK) / Tangguh Pengajian (TG) B S N U c. Kajian Pasaran S, N U U U d. Rayuan Meneruskan Pengajian (RMP) B S N U d. Penawaran Program S, N U U e. Rayuan Pembatalan Gugur Taraf (RPGT) S U f. Pelan Pengajian Pelajar N 2. PENGIKTIRAFAN PROGRAM TDA TRA KPP PA TP ARA JK g. Pengecualian Kredit / Pemindahan Kredit B N U a. Kertas Kerja / Kertas Cadangan N S U U h. Pertukaran Pelajar local/foreign S U b. Semakan kurikulum N S U U U i. Menarik Diri N U c. Semakan Parameter Kursus N S U U j. Peperiksaan Khas B N U d. Lawatan Panel Penilai Akreditasi N S U U k. Intersesi B N U e. Semakan Pelan Pengajian N S U U * Segala urusan pendaftaran kursus secara online dilakukan sendiri oleh pelajar 2. PENGURUSAN PEPERIKSAAN TDA TRA KPP PA TP ARA JK 3. PENGURUSAN KUALITI TDA TRA KPP PA TP ARA JK/ Koord a. Peperiksaan (Jadual, lokasi, pengawas, dll.) S U U a. Self-Review Report S, N U U U U b. Kertas Soalan Peperiksaan Akhir (Penyediaan) S N U U b. Pelaksanaan Kurikulum (CDL/CQI) S, N U U U U c. Vetting Kertas Soalan Peperiksaan Akhir / Skema Jawapan N S U c. Lawatan Panel Penilai (Dalaman/Luaran) S, N U U U d. Keputusan Peperiksaan S B U U e. Rayuan Semakan Semula N, B U 4. PENGURUSAN RUANG KPP PA TP ARA JK f. Rayuan pembetulan Keputusan Peperiksaan N, B U a. Bilik Kuliah S N U U U g. Laporan peperiksaan / analisis S B U b. Inventori Keperluan P& P S N U U U h. Laporan Ketidakhadiran Kuliah / Exam (XX, YY, ZZ, FD) S B U i. Laporan Ketua Pengawas S U U 5. PENGURUSAN LANTIKAN AKADEMIA TDA TRA TDA TRA U (ARP) KPP PA TP ARA JK j. Bilik Gerakan Operasi Peperiksaan U U a. Lantikan S N U U k. Lantikan Pembantu Pengawas Peperiksaan U U l. Intersesi S, B N U U 6. PENGURUSAN HAL EHWAL PENSYARAH TDA TRA KPP PA TP ARA JK m. Peperiksaan Khas S, B N U a. Pemantauan Keberadaan S S, N U U U n. Sijil Sakit (MC) / Kebenaran Tidak Menduduki Peperiksaan S, B N U b. Pemantauan Pengajaran & Pembelajaran S S, N U U U c. Laporan Pemantauan S S U U U 3. PENGAMBILAN PELAJAR a. Pelunjuran dan pengambilan pelajar S, B S, B U U TDA TRA KPP PA TP ARA JK d. TPM / Biasiswa S N U b. Kemasukan Pelajar Baru S S U 7. PENGURUSAN PROMOSI PROGRAM AKADEMIK TDA TRA U (ARP) KPP PA TP ARA JK c. Temuduga Pelajar Baru N S U U a. Perancangan N N U U U d. Pendaftaran Pelajar Baru N N U b. Penyediaan Bahan Pameran U U U e. Pemilihan Pelajar Baru S N U c. Lantikan Petugas N U U U d. Promosi U U U Mukasurat 1 3

19 PERINCIAN TANGGUNGJAWAB PENTADBIR AKADEMIK sambungan BAHAGIAN AKADEMIK FAKULTI /UiTM NEGERI 4 KPP PA TP ARA JK TDA TRA KPP PA TP ARA JK 8. PENGURUSAN TATATERTIB AKADEMIK PELAJAR TDA TRA 4. JADUAL WAKTU KULIAH a. ATS Pensyarah / Pensyarah Sambilan S U a. Kes Tatatertib S (HEP) N, B N U U b. Slot Ruang dan Masa U c. Jadual Waktu Kuliah (ICRESS) S U U KPP PA TP ARA JK TDA TRA d. Penjanaan Kumpulan Kuliah S U U 9. PENGURUSAN REKOD AKADEMIK PELAJAR a. Fail Pelajar S U * Jadual waktu kursus-kursus Universiti diuruskan oleh Koordinator Kursus di APB/CITU/Pusat Kokurikulum b. Kemaskini Rekod Pelajar dalam SIMS U c. Surat Pengesahan Pelajar U U JK/ Koord KPP PA TP ARA TDA TRA 5. LATIHAN PRAKTIKAL /INDUSTRI PELAJAR a. Penempatan Latihan (Surat-menyurat) S S N U U U d. Pelan Pengajian U N U b. Pemantauan /Penilaian / Laporan Latihan S S U c. Dana Employbiliti S U U U KPP PA TP ARA JK TDA TRA 10. PENGURUSAN PEMBANGUNAN DAN SUMBER MANUSIA U (ARP) KPP PA TP ARA JK a. Lantikan Pensyarah N U TDA TRA 6. PENGIJAZAHAN - KONVOKESYEN U U (ARP) U (ARP) a. Senarai nama pelajar bakal bergraduat S S, B U U b. Kenaikan Pangkat U b. Pemilihan Pelajar Terbaik AGT UiTM/Fakulti/Program S S U U c. Latihan Pensyarah N U c. Nama Program dan Fakulti S U U d. Sijil Anugerah Dekan S S U N - Nasihat S - Semak L - Lulus B - Bentang di LAF/LAN/JAC KPP PA TP ARA JK U - Urus TDA TRA 7. PENGURUSAN PELAJAR PASCA SISWAZAH a. Pengambilan - ekps S U U b. Peperiksaan S U U U TDA - Timbalan Dekan Akademik TP - Timbalan Pendaftar c. Pembentangan Proposal/Tesis U U U TRA - Timbalan Rektor Akademik ARA - Penolong Pendaftar Akademik d. Hal Ehwal Penyelidikan U U KPP - Ketua Pusat Pengajian ARP - Penolong Pendaftar Pentadbiran e. Perlantikan Penyelia, Pemeriksa kedua, dll. S U U PA - Penasihat Akademik HEP - Hal Ehwal Pelajar f. Hal Ehwal Akademik (Cuti Khas, dll.) S U U JK - Jawatankuasa g. Perlantikan Panel Penilai S U U Mukasurat 2

20 BAB 1 PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR 5

21 6

22 PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah sebagai panduan bagi menguruskan pendaftaran kursus pelajar bagi semua program dan mod pengajian di peringkat Pra Diploma, Asasi, Diploma dan Sarjana Muda di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan yang selaras dengan Peraturan Akademik Universiti. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 2.2 Pekeliling Timbalan Naib Canselor (Aakdemik Akademik& Antarabangsa). Prosedur ini merangkumi pendaftaran kursus pelajar di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan setiap semester. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN Tiada. 5.0 SINGKATAN PL : Pelajar PA : Penasihat Akademik 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PELAJAR PL membuat Pendaftaran kursus secara atas talian melalui Gerbang Maklumat Pelajar mengikut prosedur yang ditetapkan oleh Universiti PL berbincang dengan PA mengenai kursus yang hendak didaftarkan Pendaftaran kursus hendaklah dibuat berdasarkan ketetapan pada tarikh di Kalendar Akademik Universiti. 7

23 Nota: a. Jumlah unit kredit PL program Diploma dan Sarjana Muda hendaklah di antara unit kredit kecuali semester latihan industri atau pelajar semester akhir yang akan menamatkan pengajian. b. PL program Sarjana Muda semester akhir yang berstatus Lulus dibenarkan mengambil maksimum 24 unit kredit dengan kelulusan Dekan/Rektor untuk menamatkan pengajian. c. Jumlah kredit yang boleh diambil oleh PL program Diploma berstatus Perhatian (P) hendaklah tidak lebih dari dua belas (12) kredit dalam sesuatu semester. d. Jumlah kredit yang boleh diambil oleh PL program Sarjana Muda berstatus Perhatian (P) hendaklah tidak lebih dari lima belas (15) kredit dalam sesuatu semester Penambahan Kursus PL boleh menambah kursus secara atas talian dengan mengikut prosedur yang telah ditetapkan oleh Universiti. PL dikehendaki berbincang dengan PA sebelum membuat sebarang penambahan kursus Pengguguran Kursus PL boleh menggugurkan kursus secara atas talian dengan mengikut prosedur yang telah ditetapkan oleh Universiti. PL dikehendaki berbincang dengan PA sebelum membuat sebarang pengguguran kursus Pengesahan Pendaftaran Kursus/Validasi kursus PL dikehendaki membuat pengesahan/validasi pendaftaran kursus secara atas talian dan mencetak salinan pendaftaran kursus dalam tempoh empat belas hari (14) selepas tarikh akhir tambah/gugur kursus. Nota: 6.2 Penasihat Akademik Sekiranya PL tidak membuat pengesahan/validasi kursus, maka pendaftaran kursus tersebut dengan sendirinya dianggap sah dan muktamad PA berbincang dengan PL berhubung pendaftaran kursus PA mengesahkan pendaftaran kursus PL dan meyimpan salinan slip 8

24 validasi kursus. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 7.2 Kalendar Akademik Universiti. 7.3 Jadual Pengurusan Akademik Universiti. 7.4 Buku Panduan Program Mengubah Destini Anak Bangsa (MDAB) bagi Program Pra Diploma. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Tiada 9.0 CARTA ALIR Lampiran 1.0 Carta Alir Pendaftaran Kursus LAMPIRAN Lampiran 1.1 Manual Skrin 1.1 : Pendaftaran Kursus Individu. Lampiran 1.2 Manual Skrin 1.11 : Kebenaran Kursus Pra Syarat. Lampiran 1.3 Manual Skrin : Kebenaran Lebih Unit Kredit. Lampiran 1.4 Manual Skrin : Kebenaran Kursus Bahagian Hadapan. Lampiran 1.5 Manual Skrin 1.4 : Pendaftaran Kursus Semi Auto. Lampiran 1.6 Manual Skrin : Kebenaran Pengguguran Kursus. Lampiran 1.7 Manual Skrin : Kebenaran Menukar Kursus Elektif/Pilihan Gagal. 9

25 LAMPIRAN CARTA ALIR PENDAFTARAN KURSUS KURSUS TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/CATATAN MULA MULA PL Mendaftar melalui Gerbang Maklumat Pelajar SIMS PL/PA Berbincang dengan Penasihat Akademik PL PL PA Pelajar membuat pindaan pendaftaran kursus melalui Gerbang Maklumat Pelajar Tambah atau Gugur Pelajar membuat validasi kursus melalui Gerbang Maklumat Pelajar Sahkan pendaftaran kursus pelajar SIMS TAMAT TAMAT 10

26 LAMPIRAN 1.1 MANUAL SKRIN 1.1 : PENDAFTARAN KURSUS INDIVIDU SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENDAFTARAN KURSUS (1.1 PENDAFTARAN KURSUS INDIVIDU) 1. Masuk ke laman web Pilih salah satu server. 2. Masukkan login id dan kata laluan untuk akaun isis. 3. Sila klik pada menu 1.0 PENDAFTARAN KURSUS -> 1.1 PENDAFTARAN KURSUS INDIVIDU 4. Gambarajah 1.1 akan dipaparkan : - Gambarajah 1 5. Sila pilih sama ada : i. Pendaftaran Kursus Individu Semester Semasa Pendaftaran Kursus bagi semester pelajar sedang jalani. Cth : ii. Pendaftaran Kursus Individu Semester Intersesi Pendaftaran Kursus bagi peperiksaan intersesi. Cth : iii. Pendaftaran Kursus Individu Semester Supplementary Pendaftaran Kursus bagi pelajar yang gagal kursus pada semester semasa dan mengulang sebelum cuti semester bermula. iv. Pendaftaran Kursus Individu Jurusan Khas v. Pendaftaran Kursus Individu Semester Lama Pendaftaran Kursus pelajar bagi semester yang lama. vi. Pendaftaran Kursus Individu Tahunan (Medical dan Dentistry) Pendaftaran Kursus program Perubatan dan Dentistry mengikut tahun. vii.pendaftaran Kursus Individu Kemaskini Kursus Sem dan Pendaftaran Kursus ke Sem dan viii.pendaftaran Kursus Individu Semester Pra 6. Selepas klik salah satu pilihan semester, gambarajah 2 akan terpapar. 7. Masukkan nama atau nombor pelajar. Klik 8. Klik Search untuk memulakan carian. 11

27 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Masukkan nama atau nombor pelajar Gambarajah 2 9. Jadual Search Result akan terpapar. Sekiranya itu adalah pelajar yang dicari, klik butang View untuk melihat maklumat pendaftaran pelajar tersebut. Klik Butang View Gambarajah Gambarajah 4 akan dipaparkan. 11. Klik butang View untuk melihat kursus yang belum dan telah didaftarkan. 12

28 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 13

29 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Register New Courses Bagi mendaftar kursus yang baru Klik Print Slip untuk mencetak Penyata Pendaftaran Kursus Klik VIEW ACADEMIC BILL untuk melihat Bil View Untuk Update atau Drop Kursus Senarai kursus yang telah didaftar Gambarajah 5 14

30 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENAMBAHAN KURSUS 1. Gambarajah 6 adalah paparan bagi membuat penambahan kursus yang baru. 2. Klik combo box untuk kursus utama Main Courses. Pilih kursus yang hendak didaftarkan. 3. Sekiranya kursus utama yang dipilih itu berada di dalam kategori Kursus Pilihan, klik combo box untuk memilih kursus pilihan Change to New Elective From. Sila pilih kursus dari pilihan tersebut untuk mendapatkan senarai kumpulan. 4. Selepas kursus dipilih, klik butang Click to Display Group for Elective. Pilih kumpulan yang dikehendaki. 5. Selepas selesai, klik butang Register Courses. Senarai kursus utama Senarai kursus pilihan Klik untuk paparkan kumpulan Senarai kumpulan Klik Register Courses untuk mendaftar kursus yang dipilih Klik Cancel untuk membatalkan Pendaftaran Kursus Gambarajah 6 6. Gambarajah berikut akan dipaparkan :- 15

31 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Klik OK Gambarajah 7 7. Klik OK untuk pengesahan. Klik OK Gambarajah 8 8. Klik OK. Kursus yang dipilih telah berjaya didaftarkan. 9. Selepas proses pendaftaran kursus selesai dibuat, anda boleh mencetak Penyata Pendaftaran Kursus yang telah dibuat. Klik Print Slip untuk mencetak. Gambarajah 9 16

32 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 10. Untuk menjana bil kursus yang telah didaftar tadi, klik VIEW ACADEMIC BILL. Sekiranya terdapat sebarang pengemaskinian ke atas kursus yang telah didaftarkan setelah bil dicetak, anda perlu merujuk kepada pihak Bendahari bagi mendapatkan bil yang terbaru PENGGUGURAN KURSUS 1. Untuk membuat Pengguguran Kursus yang telah didaftar, klik View pada kursus yang hendak digugurkan. Klik OK Klik View kursus yang hendak digugurkan Gambarajah Klik OK. 3. Gambarajah berikut akan dipaparkan :- Klik Drop Courses Gambarajah 12 17

33 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 4. Untuk mengugurkan kursus yang telah didaftarkan, klik Drop Courses. 5. Paparan pengesahan pengguguran kursus akan dipaparkan :- Klik OK 6. Klik OK sekiranya pasti. Gambarajah 13 Klik OK 7. Klik OK. Gambarajah 14 18

34 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENGEMASKINIAN KUMPULAN KURSUS 1. Untuk membuat Pengemaskinian Kumpulan Kursus, klik View pada kursus yang hendak dikemaskini. Klik OK Gambarajah Pilih kumpulan yang sebenar bagi kursus tersebut pada combo box Group. Lihat gambarajah di bawah :- Klik View kursus yang hendak dikemaskini Pilih Group yang betul Gambarajah 16 Klik Update 3. Setelah selesai membuat pilihan kumpulan, klik Update untuk mengemaskini kumpulan yang betul. 4. Gambarajah berikut akan dipaparkan :- Klik OK Gambarajah 17 19

35 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 5. Klik OK untuk pengesahan. Klik OK Gambarajah Klik OK. Kursus telah dikemaskini. 20

36 LAMPIRAN 1.2 MANUAL SKRIN 1.11 : KEBENARAN KURSUS PRA SYARAT SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENDAFTARAN KURSUS (1.1.1 KEBENARAN KURSUS PRA SYARAT) 1. Masuk ke laman web untuk masuk ke server. 2. Masukkan login id dan kata laluan untuk akaun isis. 3. Sila klik pada menu 1.0 PENDAFTARAN KURSUS -> KEBENARAN KURSUS PRA-SYARAT 4. Gambarajah 1.1 akan dipaparkan : - Masukkan No Pelajar Klik butang Search Gambarajah Masukkan no pelajar atau pilih kriteria yang berkaitan. Klik Search. 6. Gambarajah 1.2 akan dipaparkan ;- Masukkan Memo Klik Berikan kebenaran Kursus Pilihan Dibawah Gambarajah Sila masukkan Memo pada ruangan yang telah disediakan dan klik checkbox bagi kod kursus yang ingin diberi kebenaran pra-syarat. 8. Klik Berikan kebenaran Kursus Pilihan Dibawah selepas memilih kod kursus ingin diberikan prasyarat. 9. Gambarajah 1.3 akan dipaparkan : - Klik pada kotak checkbox 21

37 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Klik OK Gambarajah Tekan butang OK. Lihat paparan pada gambarajah 1.4 dibawah:- Gambarajah 1.4 Klik OK 11. Kursus yang telah diberi kebenaran prasyarat tadi akan terus dimasukkan ke dalam jadual kursus Kursus yang Telah Diberikan Kebenaran seperti gambarajah 1.5 dibawah:- Klik butang Close Klik butang Gugur Kebenaran Prasyarat Gambarajah 1.5 Klik pada kotak checkbox 12. Sila tekan butang Close jika tidak ingin membuat pembetulan. 13. Jika ingin membuat pembatalan kebenaran pra-syarat, klik pada checkbox kursus yang ingin dibatalkan. 14. Klik Gugur Kebenaran Prasyarat. 15. Gambarajah 1.6 akan dipaparkan seperti dibawah:- Klik OK Gambarajah

38 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 16. Tekan butang OK.Lihat paparan pada gambarajah 1.7 dibawah:- Klik OK Gambarajah

39 LAMPIRAN 1.3 MANUAL SKRIN : KEBENARAN LEBIH UNIT KREDIT SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENDAFTARAN KURSUS (1.1.2 KEBENARAN LEBIH UNIT KREDIT) 1. Masuk ke laman web untuk masuk ke server. 2. Masukkan login id dan kata laluan untuk akaun isis. 3. Sila klik pada menu 1.0 PENDAFTARAN KURSUS -> KEBENARAN LEBIH UNIT KREDIT. 4. Gambarajah 1.1 akan dipaparkan : - Masukkan no.pelajar Pilih semester Klik Search Gambarajah Masukkan no.pelajar, semester dan pilih kriteria yang berkaitan. 6. Klik Search untuk memulakan carian. 7. Sekiranya pemilihan semester tidak dibuat, sistem akan memberi peringatan dengan mengeluarkan memo seperti dalam gambarajah dibawah :- Klik butang Close Gambarajah Klik Close. 9. Sila pilih semester semula pada skrin carian seperti gambarajah Klik Search untuk memulakan carian. 11. Lihat gambarajah 1.3 dibawah :- 24

40 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Masukkan Unit kredit Masukkan Keterangan Klik Kemaskini Unit Kredit Maksima Gambarajah Sila masukkan unit kredit dan ulasan pada ruangan yang telah disediakan. 13. Klik pada checkbox kod kursus yang ingin diberi kebenaran pra-syarat. 14. Sila tekan butang KEMASKINI UNIT KREDIT MAKSIMA. 15. Gambarajah 1.4 akan dipaparkan : - Klik pada kotak checkbox Klik OK Gambarajah Tekan butang OK.Lihat paparan pada gambarajah 1.5 dibawah:- Klik OK Gambarajah Untuk membuat pembatalan, klik pada checkbox yang telah disediakan dan klik BATAL. 18. Lihat paparan di bawah :- 25

41 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Klik BATAL 19. Lihat gambarajah di bawah :- Gambarajah 1.6 Klik pada kotak checkbox Klik OK Gambarajah

42 LAMPIRAN 1.4 MANUAL SKRIN : KEBENARAN KURSUS BAHAGIAN HADAPAN SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENDAFTARAN KURSUS (1.1.3 KEBENARAN KURSUS BAHAGIAN HADAPAN) 1. Masuk ke laman web untuk masuk ke server. 2. Masukkan login id dan kata laluan untuk akaun isis. 3. Sila klik pada menu 1.0 PENDAFTARAN KURSUS -> KEBENARAN KURSUS BAHAGIAN HADAPAN. 4. Gambarajah 1.1 akan dipaparkan : - Masukkan No pelajar Klik Search Gambarajah Masukkan No Pelajar atau pilih kriteria yang berkaitan. 6. Klik Search untuk membuat carian pelajar. 7. Lihat gambarajah 1.2 dibawah :- Masukkan Keterangan Klik Kemaskini Bahagian Hadapan Klik Refresh Gambarajah 1.2 Klik pada kotak checkbox 8. Sila masukkan Ulasana/Keterangan pada ruangan yang telah disediakan. 9. Klik checkbox kod kursus yang ingin diberi kebenaran bahagian hadapan. 27

43 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 10. Tekan butang KEMASKINI KEBENARAN BAHAGIAN HADAPAN. 11. Gambarajah 1.3 akan dipaparkan : - Klik OK Gambarajah Tekan butang OK. Lihat paparan pada gambarajah 1.4 dibawah:- Klik Close Gambarajah Tekan butang Refresh untuk memaparkan kebenaran yang telah diberikan. 14. Lihat paparan dibawah :- Klik butang Retry Gambarajah Selepas kebenaran diberikan, ia akan masuk ke dalam jadual Senarai Pelajar yang telah anda kemaskini. Gambarajah

44 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 16. Untuk membuat pembatalan kebenaran, pengguna perlu memasukkan Memo, kemudian klik pada checkbox kursus yang hendak dibatalkan dan klik BATAL. 17. Lihat paparan di bawah :- Masukkan Memo Klik BATAL Klik Refresh Gambarajah Lihat gambarajah di bawah :- Klik pada kotak checkbox Klik OK Gambarajah Tekan butang OK. 20. Setelah proses pembatalan kebenaran bahagian hadapan selesai, senarai nama yang telah anda kemaskini akan hilang. 21. Paparan seperti dalam gambarajah 2.0 dibawah :- Kod kursus yang telah dibatalkan Gambarajah 2.0 Tiada lagi kod kursus yang diberi kebenaran 29

45 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 22. Sekiranya pengguna tidak memasukkan Memo, peringatan seperti dalam gambarajah 1.9 akan dipaparkan:- Klik butang Kembali Gambarajah

46 LAMPIRAN 1.5 MANUAL SKRIN 1.4 : PENDAFTARAN KURSUS SEMI AUTO SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENDAFTARAN KURSUS (1.4 PENDAFTARAN KURSUS SEMI AUTO) 1. Masuk ke laman web untuk masuk ke server. 2. Masukkan login id dan kata laluan untuk akaun isis. 3. Sila klik pada menu 1.0 PENDAFTARAN KURSUS -> 1.4 PENDAFTARAN KURSUS SEMI AUTO. Klik Daftar 4. Gambarajah 1.1 akan dipaparkan : - Pelajar Disini. Gambarajah Klik Daftar Pelajar Disini untuk memilih pelajar yang akan didaftarkan kursus semi auto. 6. Gambarajah 1.2 akan dipaparkan : - Masukkan no.pelajar Klik Search untuk mencari pelajar Gambarajah

47 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 7. Masukkan no.pelajar dan pilih kriteria yang berkaitan. 8. Klik Search untuk mencari pelajar. 9. Lihat gambarajah 1.3 dibawah :- Klik Pilih Semua Klik Masukkan Pelajar ke senarai Klik checkbox Gambarajah Pilih pelajar sama ada : i. Klik Checkbox bagi memilih pelajar yang tertentu sahaja. ii. Klik Pilih Semua untuk memilih semua pelajar yang ada didalam senarai. 11. Klik Masukkan Pelajar Ke Senarai. 12. Gambarajah 1.4 akan dipaparkan : - Klik OK Gambarajah Klik OK. 14. Lihat gambarajah dibawah :- Klik Pilih Semua Klik Cari dan Tambah Pelajar Klik Hapus dari Senarai Klik Papar Gambarajah 1.5 Klik Checkbox 15. Klik Cari Dan Tambah Pelajar untuk mencari dan menambah pelajar ke dalam senarai. 16. Paparan Seperti gambarajah

48 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 17. Klik Papar untuk menyemak maklumat pelajar. 18. Lihat paparan seterusnya :- 19. Pilih pelajar sama ada : Gambarajah 1.6 iii. Klik Checkbox bagi memilih pelajar yang tertentu sahaja. iv. Klik Pilih Semua untuk memilih semua pelajar yang ada didalam senarai. 20. Klik Hapus Dari senarai untuk menghapuskan pelajar dari senarai tersebut. 21. Untuk meneruskan proses Pendaftaran kursus semi auto, sila klik Daftar Kursus/Kump Disini seperti dalam gambarajah dibawah :- 33

49 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Klik Daftar Kursus/ Kump Disini 22. Lihat paparan seterusnya :- Klik butang Cari Kursus Dan Kumpulan Gambarajah Masukkan kod kursus yang ingin didaftarkan. 24. Klik Cari Kursus Dan Kumpulan. 25. Lihat paparan seterusnya :- 34

50 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Klik Kembali Ke Proses Pendaftaran Klik Tambah Dalam Senarai Pilih Kumpulan Gambarajah Pilih Kumpulan yang akan didaftarkan untuk pelajar yang telah dipilih. 27. Klik Tambah Dalam Senarai. 28. Gambarajah 1.4 akan dipaparkan : - Klik OK 29. Klik OK. 30. Lihat gambarajah dibawah :- Gambarajah 1.9 Klik Pilih Semua Klik Hapus Kursus Dari Senarai Klik Checkbox Gambarajah Sila pilih sama ada :- i. Klik Checkbox untuk menghapus kursus yang tertentu sahaja. ii. Klik Pilih Semua untuk memilih semua senarai kursus. 32. Klik Hapus Kursus Dari Senarai. 33. Lihat paparan seterusnya :- 35

51 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Klik OK Gambarajah Klik OK untuk menghapus kursus. 35. Klik Kembali ke Proses Pendaftaran. 36. Lihat Paparan Seterusnya :- Klik Refresh Page Gambarajah Klik Refresh Page. 38. Lihat paparan dibawah :- 36

52 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Klik Daftarkan Pelajar Dengan Kursus berikut Klik Pilih Semua Klik Hapus Kursus Dari Senarai Gambarajah 2.3 Klik Checkbox 39. Klik Daftarkan Pelajar Dengan Kursus Berikut Lihat paparan dibawah : - Klik OK Gambarajah Klik OK. 42. Lihat Paparan Seterusnya :- Gambarajah Klik Resfresh Page untuk memaparkan pendaftaran yang telah dibuat. 37

53 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 44. Lihat Paparan Seterusnya :- Klik Retry Gambarajah Klik Retry. 38

54 LAMPIRAN 1.6 MANUAL SKRIN : KEBENARAN PENGGUGURAN KURSUS SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENDAFTARAN KURSUS (1.1.5 KEBENARAN PENGGUGURAN KURSUS) 1. Masuk ke laman web untuk masuk ke server. 2. Masukkan login id dan kata laluan untuk akaun isis. 3. Sila klik pada menu 1.0 PENDAFTARAN KURSUS -> KEBENARAN PENGGUGURAN KURSUS. 4. Gambarajah 1.1 akan dipaparkan : - Masukkan no.pelajar Klik Search Gambarajah Masukkan No. pelajar dan pilih kriteria yang berkaitan. 6. Tekan butang Search. 7. Lihat gambarajah 1.2 dibawah :- Gambarajah 1.2 Klik View 8. Klik View. 9. Gambarajah 1.3 akan dipaparkan : - 39

55 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Masukkan Memo /Alasan Klik Berikan Kebenaran Kursus Pilihan Dibawah Gambarajah 1.3 Klik Change Klik checkbox 10. Sila masukkan alasan pemberian kebenaran. 11. Klik pada checkbox kod kursus yang ingin diberi kebenaran. Sekiranya ingin memberi kebenaran kepada kursus elektif yang lain, klik Change untuk menukar. 12. Lihat paparan gambarajah dibawah :- Klik Pilih Elective Course Klik Change Elective Course Gambarajah Pilih Elective Course dan klik Change Elective Course setelah pemilihan selesai. 14. Kemudian, klik Berikan Kebenaran Kursus Pilihan Dibawah untuk memberikan kebenaran. 15. Lihat paparan pada gambarajah 1.4 dibawah:- Klik OK 16. Klik OK. Gambarajah

56 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 17. Lihat paparan dibawah :- Kod kursus yang telah diberi kebenaran pengguguran kursus Klik Gugur kebenaran Pengguguran Klik checkbox Gambarajah 1.5 Tiada lagi kursus yang boleh diberikan kebenaran 18. Untuk membuat pembatalan kebenaran pengguguran kursus, klik pada checkbox yang telah disediakan. 19. Klik Gugur Kebenaran Pengguguran. 20. Lihat paparan di bawah :- Klik OK Gambarajah Klik OK. 22. Lihat gambarajah di bawah :- 41

57 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Klik OK 23. Klik OK. Gambarajah

58 LAMPIRAN 1.7 MANUAL SKRIN : KEBENARAN MENUKAR KURSUS ELEKTIF / PILIHAN GAGAL SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU PENDAFTARAN KURSUS (1.1.6 KEBENARAN MENUKAR KURSUS ELEKTIF \ PILIHAN GAGAL) 1. Masuk ke laman web untuk masuk ke server. 2. Masukkan login id dan kata laluan untuk akaun isis. 3. Sila klik pada menu 1.0 PENDAFTARAN KURSUS -> KEBENARAN MENUKAR KURSUS ELEKTIF \ PILIHAN GAGAL. 4. Gambarajah 1.1 akan dipaparkan : - Masukkan no.pelajar Klik Search Gambarajah Masukkan No. pelajar dan pilih kriteria yang berkaitan. 6. Klik Search untuk memulakan carian. 7. Lihat gambarajah 1.2 dibawah :- Klik View Gambarajah Klik View. 9. Gambarajah 1.3 akan dipaparkan : - 43

59 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU Masukkan Memo/Alasan Klik Berikan Kebenaran Kursus Pilihan Dibawah Gambarajah 1.3 Klik Change Klik checkbox 10. Sila masukkan alasan pemberian kebenaran menukar kursus elektif. 11. Klik pada checkbox kod kursus yang ingin diberi kebenaran. 12. Klik Change jika ingin menukar kursus elektif. 13. Lihat gambarajah dibawah :- Klik Close Pilih Kod kursus elektif Klik Change Elective Course Gambarajah Pilih Elective Course. 15. Klik Change Elective Course. 16. Setelah membuat penukaran kursus elektif, klik Berikan Kebenaran Kursus Pilihan Dibawah. 17. Lihat paparan pada gambarajah 1.4 dibawah:- Klik OK Gambarajah

60 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 18. Klik OK. 19. Lihat paparan dibawah :- Klik OK Gambarajah Klik OK. 21. Lihat paparan dibawah :- Kod kursus yang telah diberi kebenaran pengguguran kursus Klik Gugur kebenaran Pengguguran Klik checkbox 22. Untuk membuat pembatalan, klik pada checkbox yang telah disediakan. 23. Klik Gugur Kebenaran Pengguguran. Tiada lagi kursus yang telah diberikan 24. Lihat paparan di bawah :- Klik OK Gambarajah

61 SISTEM MAKLUMAT PELAJAR BERSEPADU 25. Klik OK. 26. Lihat gambarajah di bawah :- Klik OK Gambarajah Klik OK 28. Kod kursus yang telah dibatalkan masuk ke skrin kursus kursus yang boleh diberikan kebenaran semula. 46

62 BAB 2 PERMOHONAN PENGECUALIAN KREDIT 47

63 48

64 PERMOHONAN PENGECUALIAN KREDIT 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah sebagai panduan umum bagi menguruskan permohonan pengecualian kredit pelajar bagi semua program dan mod pengajian di peringkat Diploma dan Sarjana Muda di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan selaras dengan Peraturan Akademik Universiti. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 2.2 Pekeliling Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa). Prosedur ini merangkumi permohonan pengecualian kredit pelajar di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan pada setiap semester. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 4.2 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN). 4.3 Jawatankuasa Akademik ined (JAI). 4.4 Jawatankuasa Kecil Akademik Cawangan (JKAC). 5.0 SINGKATAN F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan JKAC : Jawatankuasa Kecil Akademik Cawangan KPA : Ketua Pusat Pengajian JAF : Jawatankuasa Akademik Fakulti JAN : Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri PC : Pengecualian Kredit PL : Pelajar 49

65 PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PELAJAR PL yang layak untuk memohon PC dikehendaki mengambil, mengisi dan mengembalikan borang permohonan PC (Borang HEA/RA/PC [Pengecualian Kredit] dari/ke Kaunter Pejabat Akademik di F/P/N/C PL menyemak kelulusan permohonan PC di Gerbang Maklumat Pelajar. 6.2 PEGAWAI EKSEKUTIF (AKADEMIK) PE(A) menerima dan mengumpulkan semua borang permohonan PC dari PL PE(A) memasukkan kelulusan permohonan PC yang telah disahkan oleh JAF/JAP/JAN/JAI/JKAC JAN/JAI/JKAC ke dalam ke dalam sistem sistem SIMS. SIMS. 6.3 KETUA PUSAT PENGAJIAN KPP menyemak, mengesahkan dan membentang permohonan PC di JAF/JAN/JAI/JKAC untuk mendapatkan pengesahan. 6.4 JAF/JAN/JAI/JKAC Ahli mesyuarat JAF/JAN/JAI/JKAC membincangkan seterusnya menerima atau menolak permohonan PC yang dipohon PL. Nota: a. PL yang gagal/tidak tamat/diberhentikan dari mana-mana Program Pengajian/Program IPT tidak layak diberi PC. b. Jumlah maksimum unit kredit untuk dikecualikan tidak melebihi satu pertiga (1/3) jumlah unit kredit bagi Program Pengajian yang sedang diikuti. c. Kursus yang dipohon untuk PC mempunyai pertindihan kandungan sekurang-kurangnya 75% dengan kursus yang ditawarkan kecuali kursus-kursus Universiti. d. Kursus yang dipohon untuk PC hendaklah berstatus Lulus. e. Permohonan dibuat sekali sahaja dan semasa semester pertama. f. Permohonan hendaklah dimajukan dalam tempoh 14 hari dari tarikh pendaftaran rasmi PL. 50

66 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA g. Jumlah unit kredit yang diberi pengecualian diiktiraf sebagai memenuhi syarat keperluan kredit bagi Program Pengajian. Walau bagaimanapun Gred dan nilai gred kursus yang diberikan PC tidak diambil kira dalam penjanaan PNG dan HPNG. h. Kelulusan PC akan dipertimbangkan oleh JAF/JAN/JAI/JKAC. i. Keputusan permohonan PC akan dimaklumkan kepada PL selewat-lewatnya 28 hari bekerja selepas tarikh pendaftaran rasmi. j. Permohonan PC bagi PL program PLK dikenakan bayaran proses sebanyak RM k. Rujuk Jadual Pemetaan Kursus yang setara dengan pelan pengajian. 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 7.2 Kalendar Akademik Universiti. 7.3 Jadual Pengurusan Akademik Universiti. 7.4 Pelan Pengajian. 7.5 Jadual Pemetaan Kursus. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang HEA/RA/PC [Pengecualian Kredit]. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 2.0 Carta Alir Pendaftaran Pengecualian Kredit LAMPIRAN Tiada 51

67 LAMPIRAN 2.0 CARTA ALIR PENDAFTARAN PENGECUALIAN KREDIT PTJ CARTA ALIR PROSES KERJA REKOD/CATATAN MULA MULA PL Ambil, isi dan serah borang permohonan PC ke Pejabat Akademik Borang HEA/RA/PC [Pengecualian Kredit] PE (A) Terima dan kumpulkan borang PC KPP T I D A K Semak, sahkan dan bentang permohonan PC di JAF/JAN JAF/JAN/JAI/JKAC YA Bincang dan sahkan/tolak permohonan PC PE (A) Memasukkan kelulusan permohonan PC yang telah disahkan oleh Jawatankuasa Akademik di F/P/N/C ke dalam sistem (SIMS). PL Semak kelulusan permohonan PC melalui TAMAT TAMAT 52

68 BAB 3 PERMOHONAN PEMINDAHAN KREDIT 53

69 54

70 PERMOHONAN PEMINDAHAN KREDIT 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah sebagai panduan umum bagi menguruskan permohonan pemindahan kredit pelajar bagi semua program dan mod pengajian di peringkat Diploma dan Sarjana Muda di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan selaras dengan Peraturan Akademik Universiti. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 2.2 Pekeliling Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa). Prosedur ini merangkumi permohonan pemindahan kredit pelajar di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan setiap semester. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 4.2 Jawatankuasa Akademik Negeri (JAN). 4.3 Jawatankuasa Akademik ined (JAI). 4.4 Jawatankuasa Kecil Akademik Cawangan (JKAC). 5.0 SINGKATAN F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan JKAC : Jawatankuasa Kecil Akademik Cawangan KPP : Ketua Pusat Pengajian JAF : Jawatankuasa Akademik Fakulti JAN : Jawatankuasa Akademik Negeri JAI : Jawatankuasa Akademik ined JKAC : Jawatankuasa Kecil Akademik Cawangan 55

71 PKAI : Pemindahan Kredit Antara IPT PKD : Pemindahan Kredit Dalaman PL : Pelajar PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PEMINDAHAN KREDIT ANTARA IPT PKAI adalah kredit yang diperolehi oleh PL daripada IPTA lain setelah mengikuti kursus tertentu dalam tempoh pengajian tertentu. Kredit yang diperolehi di IPTA lain diiktiraf oleh UiTM sebagai memenuhi syarat keperluan kredit program di UiTM Pelajar a. PL yang layak untuk memohon PKAI dikehendaki mengambil/mengisi dan mengembalikan borang permohonan PKAI HEA/RA/PD [Pemindahan Kredit Antara IPT] dari/ke Kaunter Pejabat Akademik F/P/N/C. b. PL menyemak kelulusan permohonan PKAI di Gerbang Maklumat Pelajar Pegawai Eksekutif (Akademik) a. PE(A) menerima dan mengumpulkan semua borang permohonan PKAI dari PL. b. PE(A) memasukkan kelulusan PKAI yang telah disahkan oleh JAF/JAN/JAI/JKAC ke dalam sistem SIMS Ketua Pusat Pengajian a. KPP menyemak, mengesahkan dan membentang permohonan PKAI di JAF/JAN/JAI/JKAC untuk mendapatkan pengesahan JAF/JAN/JAI/JKAC a. Ahli mesyuarat JAF/JAN/JAI/JKAC membincangkan seterusnya menerima atau menolak permohonan PKAI yang dipohon PL. Nota: a. PL yang ingin memohon menyertai program pertukaran pelajar antara IPT perlulah mencapai HPNG sekurang-kurangnya

72 b. Jumlah maksimum unit kredit untuk dikecualikan tidak melebihi satu pertiga (1/3) jumlah unit kredit bagi Program Pengajian yang sedang diikuti. c. Permohonan perlulah memenuhi syarat PKAI iaitu mendapat sekurang-kurangnya gred C atau mata gred 2.00 dan jumlah jam kredit yang dipindahkan tidak melebihi dari satu pertiga (1/3) jumlah kredit program yang diikuti di Universiti. d. Unit kredit, gred dan nilai gred kursus yang diperolehi akan dimasukkan dalam pengiraan PNG dan HPNG. e. Kelulusan pertukaran PL dan PKAI akan diputuskan oleh JAF/JAN/JAI/JKAC yang mengendalikan kursus berkaitan. 6.2 PEMINDAHAN KREDIT DALAMAN Pelajar a. PL yang layak untuk memohon PKD dikehendaki mengambil, mengisi dan mengembalikan borang permohonan PKD HEA/RA/ITC [Pemindahan Kredit Dalaman] dari/ke Kaunter Pejabat Akademik F/P/N/C. b. Menyemak kelulusan permohonan PKD di Gerbang Maklumat Pelajar Pegawai Eksekutif (Akademik) a. PE(A) menerima dan mengumpulkan semua borang permohonan PKD dari PL. b. PE(A) memasukkan kelulusan PKD yang telah disahkan oleh JAF/JAN/JAI/JKAC ke dalam sistem SIMS Pengerusi Program a. PP menyemak, mengesahkan dan membentang permohonan PKD untuk mendapatkan pengesahan JAF/JAN/JAI/JKAC JAF/JAN/JAI/JKAC a. Ahli mesyuarat JAF/JAN/JAI/JKAC membincangkan seterusnya menerima atau menolak permohonan PKD yang dipohon PL. Nota: a. Semua gred kursus yang diperolehi pada Program Pengajian asal yang mempunyai kod kursus yang sama atau setara akan dipindahkan kepada Program Pengajian baru. b. Pemindahan gred mengambil kira semua gred lulus dan gagal 57

73 termasuk gred FD, XX, YY dan ZZ. c. Semua gred yang dipindahkan akan digunakan untuk pengiraan PNG dan HPNG PL pada Program Pengajian baru. d. Jumlah maksimum unit kredit untuk dipindahkan tidak melebihi satu pertiga (1/3) jumlah unit kredit bagi Program Pengajian yang sedang diikuti. e. Tidak dibenarkan untuk PL yang telah berjaya memasuki program lain setelah berhenti atau diberikan status gagal dan diberhentikan dari satu program di UiTM. f. Kelulusan permohonan dipertimbangkan oleh JAF/JAN/JAI/JKAC. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 7.2 Pelan Pengajian Program. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang HEA/RA/PD [Pemindahan Kredit Antara IPT]. 8.2 Borang HEA/RA/ITC [Pemindahan Kredit Dalaman]. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 3.0 Carta Alir Pemindahan Kredit Antara IPT. Lampiran 3.1 Carta Alir Pemindahan Kredit Dalaman LAMPIRAN Lampiran 3.2 Borang HEA/RA/PD [Pemindahan Kredit Antara IPT]. Lampiran 3.3 Borang HEA/RA/ITC [Pemindahan Kredit Dalaman]. 58

74 LAMPIRAN 3.0 CARTA ALIR PEMINDAHAN KREDIT ANTARA IPT IPT TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/CATATAN MULA PL Ambil, isi dan serah borang permohonan PKAI ke Pejabat Akademik F/P/N/C HEA/RA/PD [Pemindahan Kredit Antara IPT] PE (A) Terima dan kumpulkan borang PKAI KPP T I D A K Semak, sahkan dan bentang permohonan PKAI di JAF/JAN JAF/JAN/JAI/JKAC YA YA Bincang dan sahkan/tolak permohonan PKAI PE (A) Memasukkan kelulusan permohonan PKAI yang telah disahkan oleh JAF/JAN/JAI/JKAC ke dalam sistem (SIMS). PL Semak kelulusan permohonan PKAI melalui TAMAT 59

75 LAMPIRAN 3.1 CARTA ALIR PEMINDAHAN KREDIT DALAMAN TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/CATATAN MULA PL Ambil, isi dan serah borang permohonan PKD ke Pejabat Akademik F/P/N/C HEA/RA/ITC [Pemindahan Kredit Dalaman] PE (A) Terima dan kumpulkan borang PKD KPP T I D A K Semak, sahkan dan bentang permohonan PKD di JAF/JAN JAF/JAN/JAI/JKAC YA YA Bincang dan sahkan/tolak permohonan PKD PE (A) Memasukkan kelulusan permohonan PKD yang telah disahkan oleh JAF/JAN/JAI/JKAC ke dalam sistem (SIMS). PL Semak kelulusan permohonan PKD melalui TAMAT 60

76 LAMPIRAN 3.2 BORANG PEMINDAHAN KREDIT ANTARA IPT UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK SHAH ALAM, SELANGOR PERMOHONAN PEMINDAHAN KREDIT ANTARA IPT HEA/PKAI ARAHAN KEPADA PEMOHON 1. Permohonan hendaklah dibuat dalam tempoh empat (4) bulan sebelum semester bermula di IPT Tuan Rumah 2. Pastikan setiap syarat dan prosedur pemindahan kredit dipatuhi (sila rujuk Peraturan Akademik). 3. Semua permohonan perlu menggunakan borang rasmi HEA/RA/PD dibuat sebanyak empat (4) salinan. 4. Sila rujuk carta di muka surat berikut sebagai panduan yang terperinci mengenai proses permohonan Pemindahan Kredit. 5. Borang yang telah diisi hendaklah dihantar ke Fakulti yang berkenaan untuk diproses. 6. Setelah mendapat perakuan sokongan, borang yang lengkap diserahkan kepada Bahagian Hal Ehwal Akademik untuk direkod. 7. Permohonan yang tidak lengkap tidak akan diproses. Nama Pelajar : Kampus : No. Pelajar : Fakulti : Alamat Surat : Kod & Nama Program : Menyurat : Mod Pengajian : No. Telefon : Bahagian : Semester : Maklumat kursus yang dipohon di IPT Asal Fakulti Kursus Yang Dimohon Taraf Kursus (Diploma/Sarjana Muda) Jam Kredit Tujuan mengikuti kursus di IPT Asal Jumlah Kredit Tindakan Pelajar : Tindakan UiTM : Tindakan IPT Asal : Saya mengaku bahawa semua keterangan yang diberikan dalam borang ini adalah betul dan benar. Tandatangan Pelajar Permohonan disokong/tidak disokong Tandatangan dan cop Rasmi Dekan Fakulti Tarikh : Permohonan disokong/tidak disokong Tandatangan dan cop Rasmi Dekan Fakulti Tarikh : Tarikh : Kelulusan telah direkodkan dan dimaklumkan kepada pelajar Pelajar diluluskan untuk mendaftar mulai semester : Tandatangan dan cop Rasmi Bahagian Hal Ehwal Akademik Tarikh : Kelulusan telah direkodkan dan dimaklumkan kepada pelajar Tandatangan dan cop Rasmi Bahagian Hal Ehwal Akademik Tarikh : 61

77 LAMPIRAN 3.3 BORANG PEMINDAHAN KREDIT DALAMAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK SHAH ALAM, SELANGOR PERMOHONAN PEMINDAHAN KREDIT DALAMAN HEA/RA/ITC ARAHAN KEPADA PELAJAR 1. Permohonan hendaklah dibuat bersama Permohonan Pertukaran Program. 2. Semua permohonan perlu menggunakan borang rasmi HEA/RA/ITC (2 salinan). 3. Sila dapatkan nasihat dari Ketua Program/Penolong Pendaftar sebelum melengkapkan borang ini. 4. Pastikan setiap syarat dan prosedur Pemindahan Kredit Dalaman UiTM dipatuhi. 5. Sertakan transkrip peperiksaan program lama yang mengandungi keputusan kursus yang dipohon untuk Pemindahan Kredit Dalaman. 6. Borang yang telah ditandatangani hendaklah diserahkan kepada Penolong Pendaftar (Akademik) di fakulti/kampus. 7. Permohonan yang tidak lengkap tidak akan diproses. Nama Pelajar : Kampus : No. Pelajar : Fakulti Asal : No. Kad Pengenalan : Fakulti Baru : : Kod/Nama Program (Asal) : Alamat Surat Menyurat Kod/Nama Program (Baru) : Mod Pengajian : No. Telefon : Bahagian : Sesi Pengajian : Maklumat kursus yang dipohon Pemindahan Kredit Dalaman Bil. KURSUS DI PROGRAM BARU YANG DIPOHON PEMINDAHAN KREDIT DALAMAN Kod Kursus Nama Kursus Jam Kredit Kod Kursus KURSUS BERKENAAN YANG TELAH DIAMBIL DI PROGRAM LAMA Nama Kursus Jam Kredit Gred URUSAN PEJABAT Disokong / Tidak disokong Tandatangan Ketua Program Saya mengaku bahawa semua keterangan yang diberikan dalam borang ini adalah betul dan benar. Keputusan Lembaga Akademik Fakulti / Jawatankuasa Akademik UiTM Cawangan. DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN Tandatangan Pelajar : Tandatangan Dekan / Pengarah : Tarikh : Tarikh : Cop Rasmi 62

78 BAB 4 PERMOHONAN PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR BERMASALAH 63

79 64

80 PERMOHONAN PENDAFTARAN KURSUS PELAJAR BERMASALAH 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah sebagai panduan bagi menguruskan pendaftaran kursus pelajar bermasalah bagi semua program dan mod pengajian di peringkat Diploma dan Sarjana Muda di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan selaras dengan Peraturan Akademik Universiti. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 2.2 Senat. Prosedur ini merangkumi permohonan pendaftaran kursus pelajar bermasalah di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan setiap semester. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN Tiada 5.0 SINGKATAN F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan PL : Pelajar PA : Penasihat Akademik PT(P) : Pembantu Tadbir Perkeranian 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA Secara amnya, proses pendaftaran kursus pelajar dilakukan oleh PL berjalan dengan lancar tanpa perlu campur tangan daripada pentadbiran akademik samana PA, Koordinator Kursus mahupun Ketua Pusat Pengajian. Walaubagaimanapun, terdapat segelintir kecil PL yang menghadapi masalah untuk membuat pendaftaran kursus seperti berikut: a. Mendaftar kursus pra-syarat b. Mendaftar lebih jam kredit c. Mendaftar kursus bahagian hadapan 65

81 d. Menukar pendaftaran kursus elektif/ pilihan gagal e. Pendaftaran kursus bertindih. f. Kumpulan Pendaftaran kursus tidak wujud di ICReSS. 6.1 PELAJAR PL mencetak slip pendaftaran kursus yang telah dibuat secara atas talian melalui Gerbang Maklumat Pelajar PL berbincang dengan PA berhubung masalah pendaftaran kursus PL memajukan permohonan pendaftaran kursus yang telah dipersetujui bersama PA untuk diluluskan/dikemaskinikan ke Pejabat Akademik di F/P/N/C PL membuat pindaan pendaftaran kursus secara atas talian melalui Gerbang Maklumat Pelajar PL membuat validasi kursus secara atas talian melalui Gerbang Maklumat Pelajar. 6.2 Pembantu Tadbir Perkeranian PT(P) menerima permohonan pendaftaran kursus bermasalah daripada PL PT(P) menyerahkan kepada Ketua Pusat Pengajian untuk semakan dan kelulusan (jika perlu). 6.3 Ketua Pusat Pengajian KPP meneliti dan memberi kelulusan atau kebenaran jika perlu. 6.4 Penasihat Akademik PA berbincang dengan PL berhubung masalah pendaftaran kursus PA memberikan cadangan dan mengesahkan permohonan pendaftaran kursus PL PA mengesahkan/validasi pendaftaran kursus. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 7.2 Kalendar Akademik Universiti. 7.3 Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik. 7.4 Manual Penasihat Akademik. 66

82 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang HEA/SPA/1/2008 [Borang Pembetulan Rekod Pelajar]. 8.2 Borang HEA/SPA/2/2008 [Borang Gugur/Tambah Kursus]. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 4.0 Pendaftaran Kursus Bermasalah LAMPIRAN Tiada 67

83 LAMPIRAN 4.0 CARTA ALIR PENDAFTARAN KURSUS BERMASALAH TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/CATATAN MULA MULA PL PL/PA PA PL PT(P) F/P/N/C PT(P) F/P/N/C KOOR PL PL PA Cetak slip pendaftaran kursus yang telah dibuat melalui Gerbang Maklumat Pelajar Berbincang dengan Penasihat Akademik berkenaan masalah pendaftaran berkaitan Beri cadangan dan sahkan permohonan pendaftaran kursus pelajar Pelajar majukan permohonan pendaftaran kursus untuk diluluskan/dikemaskinikan ke Pejabat Akademik F/P/N/C Terima permohonan pendaftaran kursus pelajar Serah ke Ketua Koordinator Pusat Pengajian kursus untuk kelulusan Teliti dan beri kelulusan/kebenaran jika perlu Buat pindaan pendaftaran kursus melalui Gerbang Maklumat Pelajar Pelajar membuat validasi kursus Gerbang Maklumat Pelajar Sahkan validasi kursus TAMAT TAMAT 68

84 BAB 5 PENGURUSAN REKOD PELAJAR 69

85 70

86 PENGURUSAN REKOD PELAJAR 1.0 PENDAHULUAN Pengurusan rekod pelajar merupakan satu proses yang sangat penting di dalam kitaran pengajian pelajar. Prosedur ini merangkumi proses permohonan cuti khas, permohonan menarik diri, permohonan penangguhan pengajian, permohonan tangguh pengajian, penggantungan pengajian dan pengurusan rekod pelajar meninggal dunia. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 2.2 Undang-Undang Malaysia AKTA Lembaga Tatatertib Universiti. 3.1 Menguruskan permohonan Cuti Khas (CK). 3.2 Menguruskan permohonan Menarik Diri (MD). 3.3 Menguruskan Penangguhan Pengajian (PG). 3.4 Menguruskan Tangguh Pengajian (TG). 3.5 Menguruskan Penggantungan Pengajian (DG). 3.6 Menguruskan Rekod Pelajar Meninggal Dunia (MG). 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN Tiada 5.0 SINGKATAN BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik CK : Cuti Khas PP(A) : Penolong Pendaftar Akademik PE(A) : Pegawai Eksekutif Akademik MD : Menarik Diri R : Rektor 71

87 D : Dekan KPP : Ketua Pusat Pengajian PG : Penangguhan Pengajian TG : Tangguh Pengajian DG : Penggantungan Pengajian MG : Meninggal Dunia 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 MENGURUSKAN PERMOHONAN CUTI KHAS PP(A)/PE(A) Menerima Borang Permohonan CK (HEA/RP/CK-01) beserta dokumen sokongan selewat-lewatnya dua minggu sebelum peperiksaan akhir dan cop tarikh terima borang PP(A)/PE(A) mendapatkan ulasan permohonan CK pelajar daripada KPP D/R membuat keputusan ke atas permohonan CK sama ada lulus atau tidak PP(A)/PE(A) mengeluarkan surat maklumkan kepada PL keputusan permohonan sama ada lulus atau tidak lulus dan yuran pengekalan status melalui surat yang ditandatangani D/R PP(A)/PE(A) mengemasikini status (CK) pada rekod PL melalui sistem SIMS Skrin 9.4: Pengemaskinian Status Semester PP(A)/PE(A) menghantar surat makluman Tamat Tempoh CK kepada PL sebelum semester baru bermula. 6.2 MENGURUSKAN PERMOHONAN MENARIK DIRI PP(A)/PE(A) menerima Borang Berhenti Belajar (HEA/PEL/ ) yang telah lengkap atau Surat Permohonan MD daripada PL beserta dokumen sokongan sekiranya perlu PP(A)/PE(A) mengeluarkan surat kelulusan permohonan MD yang ditandatangani D/R PP(A)/PE(A) mengemasikini status (MD) pada rekod PL melalui sistem SIMS Skrin 9.4: Pengemaskinian Status Semester. 6.3 MENGURUSKAN PENANGGUHAN PENGAJIAN Pemberian status PG adalah kepada PL yang hilang tanpa dikesan pada sesuatu semester dan memohon RMP. kemudahan memohon RMP. 72

88 6.3.2 PP(A)/PE(A) menerima Surat Permohonan PG beserta dokumen sokongan dan cop tarikh terima PP(A)/PE(A) mendapatkan keputusan D/R PP(A)/PE(A) memaklumkan kepada pelajar keputusan permohonan sama ada lulus atau tidak lulus dan yuran pengekalan status berserta salinan kepada Bendahari PP(A)/PE(A) mengemasikini status (PG) PL melalui sistem SIMS Skrin 9.4: Pengemaskinian Status Semester PP(A)/PE(A) mengeluarkan surat makluman Tamat Tempoh Penangguhan Pengajian kepada pelajar yang ditandatangani D/R sebelum semester baru bermula. 6.4 MENGURUSKAN TANGGUH PENGAJIAN Pemberian status TG adalah pada PL yang aktif akan membuat permohonan penangguhan pengajian di atas sebab-sebab tertentu. Selalunya diberi kepada PL yang terlibat di dalam sukan negara PP(A)/PE(A) menerima Surat Permohonan Tangguh Pengajian beserta dokumen sokongan dan cop tarikh terima PP(A)/PE(A) mendapatkan keputusan D/R PP(A)/PE(A) memaklumkan kepada PL keputusan permohonan sama ada lulus atau tidak lulus PP(A)/PE(A) mengemasikini status (TG) di rekod PL melalui sistem SIMS Skrin 9.4: Pengemaskinian Status Semester PP(A)/PE(A) penghantar surat makluman Tamat Tempoh Penangguhan Pengajian kepada PL sebelum semester baru bermula yang ditandatangani D/R. 6.5 MENGURUSKAN PENGGANTUNGAN PENGAJIAN Pemberian status PG adalah kepada PL yang terlibat di dalam hukuman tatatertib yang telah dijatuhkan oleh Lembaga Tatatertib Universiti PP(A)/PE(A) menerima keputusan tatatertib PL daripada Lembaga Tatatertib PP(A)/PE(A) mengemasikini status (DG) di rekod PL melalui sistem SIMS Skrin 9.4: Pengemaskinian Status Semester. 73

89 6.6 MENGURUSKAN REKOD PELAJAR MENINGGAL DUNIA Pemberian status MD adalah pelajar yang telah meninggal dunia semasa PL adalah pelajar UiTM PP(A)/PE(A) menerima maklumat atau dokumen kematian PL daripada keluarga/waris PP(A)/PE(A) mengemasikini status (MG) di rekod PL melalui sistem SIMS Skrin 9.4: Pengemaskinian Status Semester. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang Permohonan Cuti Khas (HEA/RP/CK-01). 8.2 Borang Berhenti Belajar (HEA/PEL/ ). 9.0 CARTA ALIR Lampiran 5.0 Carta Alir Proses Pengurusan Permohonan Cuti Khas. Lampiran 5.1 Carta Alir Proses Pengurusan Permohonan Menarik Diri. Lampiran 5.2 Carta Alir Proses Pengurusan Penangguhan Pengajian. Lampiran 5.3 Carta Alir Proses Penggurusan Tangguh Pengajian. Lampiran 5.4 Carta Alir Proses Pengurusan Penggantungan Pengajian. Lampiran 5.5 Carta Alir Proses Pengurusan Rekod Pelajar Meninggal Dunia LAMPIRAN Lampiran 5.6 Borang Permohonan Cuti Khas (HEA/RP/CK-01). Lampiran 5.7 Borang Berhenti Belajar (HEA/PEL/ ). Lampiran 5.7 Borang Permohonan Pembetulan Rekod Akademik Pelajar. 74

90 LAMPIRAN LAMPIRAN CARTA CARTA ALIR ALIR PROSES PROSES PENGURUSAN PENGURUSAN PERMOHONAN PERMOHONAN CUTI CUTI KHAS KHAS TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA PE(A) Terima dan semak Borang Permohonan Cuti Khas Borang Permohonan Cuti Khas KPP Buat ulasan R Buat keputusan lulus/tidak lulus permohonan PE(A) Makumkan kepada pelajar keputusan permohonan lulus / tidak lulus Surat makluman keputusan permohonan cuti khas PE(A) Kemaskini status (CK) pelajar dalam SIMS PE(A) Maklumkan kepada pelajar Tamat Tempoh Cuti Khas TAMAT Surat makluman Tamat Tempoh Cuti Khas 75

91 LAMPIRAN 5.1 CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN PERMOHONAN MENARIK DIRI TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA PE(A) Terima dan semak Borang Berhenti Belajar/Surat Permohonan Menarik Diri beserta dokumen sokongan sekiranya perlu Borang Belajar Berhenti PE(A) Keluarkan surat kelulusan Permohonan Menarik Diri Surat Kelulusan Menarik Diri PE(A) Kemaskini Status (MD) Pelajar Dalam SIMS TAMAT 76

92 LAMPIRAN 5.2 CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN PENANGGUHAN PENGAJIAN TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA PE(A) Terima Surat Permohonan Penangguhan Pengajian beserta dokumen sokongan Surat Permohonan Penangguhan Pengajian R Buat keputusan lulus/tidak lulus permohonan PE(A) Maklumkan kepada pelajar keputusan permohonan lulus / tidak lulus Surat makluman keputusan Permohonan Penangguhan Pengajian PE(A) Kemaskini status (PG) pelajar dalam SIMS PE(A) Maklumkan kepada pelajar Tamat Tempoh Penangguhan Pengajian Surat makluman Tamat Tempoh Penangguhan Pengajian TAMAT 77

93 LAMPIRAN 5.3 PROSES PENGURUSAN TANGGUH PENGAJIAN TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA PE(A) Terima Surat Permohonan Tangguh Pengajian beserta dokumen sokongan Surat Permohonan Tangguh Pengajian R Buat keputusan lulus/tidak lulus permohonan PE(A) Makumkan kepada pelajar keputusan permohonan lulus / tidak lulus Surat makluman keputusan Permohonan Tangguh Pengajian PE(A) Kemaskini status (TG) pelajar dalam SIMS PE(A) Maklumkan kepada pelajar Tamat Tempoh Tangguh Pengajian Surat makluman Tamat Tempoh Tangguh Pengajian TAMAT 78

94 LAMPIRAN 5.4 CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN PENGGANTUNGAN PENGAJIAN TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA PE(A) Terima Keputusan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib PE(A) Kemaskini Status (DG) Pelajar Dalam SIMS TAMAT 79

95 LAMPIRAN 5.5 CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN REKOD PELAJAR MENINGGAL DUNIA TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA PE(A) Terima maklumat/dokumen kematian pelajar PE(A) Kemaskini Status (MG) Pelajar Dalam SIMS PE(A)/HEP kemaskini status TAMAT 80

96 LAMPIRAN 5.6 BORANG PERMOHONAN CUTI KHAS 81

97 LAMPIRAN 5.6 BORANG BERHENTI BELAJAR 82

98 LAMPIRAN LAMPIRAN BORANG BORANG PERMOHONAN PERMOHONAN PEMBETULAN PEMBETULAN REKOD REKOD AKADEMIK AKADEMIK PELAJAR PELAJAR HEA/SPA/1/2008 BORANG PERMOHONAN PEMBETULAN REKOD AKADEMIK PELAJAR Borang ini hanya untuk kegunaan pelajar yang dirujuk oleh pihak fakulti/ kampus untuk perhatian Bahagian Hal Ehwal Akademik. Sila bawa borang yang telah dilengkapkan ini semasa berurusan. Fakulti/Kampus : Program : UNTUK DIISI OLEH PELAJAR : Nama : No. ID UiTM : Masalah : Pembetulan yang dipohon : Tandatangan : Tarikh : UNTUK DIISI OLEH PIHAK PENGURUSAN FAKULTI/KAMPUS : Ulasan kepada isu yang dikemukakan: Keputusan permohonan : Cadangan Tindakan : Nama : Jawatan : No. Pekerja : Tandatangan & Cop : Tarikh : UNTUK DIISI OLEH PIHAK BHEA : Tindakan yang diambil : Ulasan : Nama : Jawatan : No. Pekerja : Tandatangan & Cop : Tarikh : 83

99 84

100 BAB 6 PERTUKARAN MOD PENGAJIAN 85

101 86

102 PERTUKARAN MOD PENGAJIAN 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini menjelaskan proses yang terlibat dalam menguruskan pertukaran mod pengajian pelajar. Mod pengajian adalah jenis pengajian yang ditawar oleh Universiti berdasarkan tempoh pengajian. 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 3.0 BIDANG KUASA/SKOP 3.1 Pengurusan pertukaran mod pengajian dari Sepenuh Masa ke Separuh Masa. 3.2 Pengurusan pertukaran mod pengajian dari Separuh Masa ke Sepenuh Masa. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Akademik ined (JAI). 5.0 SINGKATAN ined : Institut Pendidikan Neo D : Dekan R : Rektor SML : Sepenuh Masa Berlanjut PLK : Pengajian Luar Kampus epjj : Pengajian Jarak Jauh Secara Elektronik PL : Pelajar PA : Penasihat Akademik KPP : Ketua Pusat Pengajian PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) 87

103 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PERTUKARAN MOD PENGAJIAN DARI SEPENUH MASA KE SEPARUH MASA PL menulis secara rasmi kepada D/R/Pengarah ined untuk menukar mod pengajian ke separuh masa (PLK/ePJJ). a. Permohonan dibuat untuk mengikuti Program Pengajian yang sama sahaja. b. Permohonan hanya dibenarkan sekali sahaja sepanjang tempoh mengajian Permohonan dikemukakan kepada D/R dalam tempoh empat minggu sebelum tarikh rasmi kuliah bermula pada semester berikutnya Tempoh pengajian semester sebelumnya diambil kira setara dengan tempoh pengajian mod separuh masa Permohonan akan dibawa ke pertimbangan JAN/JKAC/JAI Permohonan yang berjaya akan dimaklumkan kepada PL melalui surat yang ditandatangani oleh D/R/Pengarah ined. 6.2 PERTUKARAN MOD PENGAJIAN DARI SEPARUH MASA KE SEPENUH MASA PL separuh masa menulis secara rasmi kepada D/R untuk menukar mod pengajian bagi mengikuti program sepenuh masa. a. PL memenuhi syarat-syarat kemasukan pengajian sepenuh masa. b. PL tidak pernah disabitkan tindakan tatatertib. c. Permohonan dibuat untuk mengikuti Program Pengajian yang sama sahaja. d. Permohonan hanya dibenarkan sekali sahaja sepanjang tempoh pengajian. e. Tempoh pengajian semester sebelumnya diambil kira setara dengan tempoh pengajian mod sepenuh masa Permohonan dikemukakan kepada Pengarah ined dalam tempoh empat minggu sebelum tarikh rasmi kuliah bermula pada semester berikutnya Permohonan akan dibawa ke pertimbangan JAI Permohonan yang berjaya akan dimaklumkan kepada PL melalui surat yang ditandatangani oleh D/R/Pengarah ined. 88

104 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Tiada 9.0 CARTA ALIR Lampiran 6.0 Carta Alir Proses Pertukaran Mod Pengajian Sepenuh Masa ke Separuh Masa. Lampiran 6.1 Carta Alir Proses Pertukaran Mod Pengajian Separuh Masa ke Sepenuh Masa LAMPIRAN Tiada 89

105 LAMPIRAN LAMPIRAN CARTA ALIR ALIR PROSES KERJA KERJA PERTUKARAN PERTUKARAN MOD MOD PENGAJIAN PENGAJIAN SEPENUH SEPENUH MASA KE SEPARUH MASA KE MASA SEPARUH MASA TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA Pelajar Majukan surat rasmi kepada Dekan/Rektor Surat permohonan pelajar PE(A) / PT(P) Tidak Cukup Syarat Syarat Cukup Semak berdasarkan Perkara Peraturan Akademik Universiti; Mengikuti program yang sama Hanya dibenarkan satu kali sahaja dalam tempoh pengajian Dikemukakan 4 minggu sebelum kuliah bermula Perkara Peraturan Akademik Universiti D/R/Pengarah JAN ined Bawa ke pertimbangan JAF/JAN/JAI/JKAC Fail Mesyuarat PE(A) / PT(P) Sediakan surat makluman keputusan kepada pelajar. Surat ditandatangani oleh Dekan/Rektor Surat keputusan TAMAT 90

106 LAMPIRAN 6.1 LAMPIRAN 6.1 CARTA ALIR PROSES KERJA PERTUKARAN MOD PENGAJIAN SEPARUH CARTA ALIR PROSES KERJA PERTUKARAN MOD PENGAJIAN SEPARUH MASA KE SEPENUH MASA KE MASA SEPENUH MASA TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA Pelajar Majukan surat rasmi kepada Pengarah ined Surat permohonan pelajar Semak berdasarkan Perkara Peraturan Akademik Universiti; PE (A) / PT(P) Tidak Cukup Syarat Syarat Cukup Penuhi syarat kemasukan program Mengikuti program yang sama Pelajar tidak pernah disabitkan tindakan tatatertib Hanya dibenarkan satu kali sahaja dalam tempoh pengajian Dikemukakan 4 minggu sebelum kuliah bermula Perkara Peraturan Akademik Universiti JAI Bawa ke pertimbangan JAI Fail Mesyuarat PE(A) / PT(P) Sediakan surat makluman keputusan kepada pelajar. Surat ditandatangan oleh Pengarah ined Surat keputusan TAMAT 91

107 92

108 BAB 7 RAYUAN MENERUSKAN PENGAJIAN 93

109 94

110 1.0 PENDAHULUAN RAYUAN MENERUSKAN PENGAJIAN Prosedur ini menjelaskan proses yang terlibat bagi menguruskan proses rayuan meneruskan pengajian (RMP). 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 3.1 Memasukkan data permohonan rayuan ke sistem SIMS. SIMS. 3.2 Menyediakan laporan rayuan mengikut kategori untuk mesyuarat JAF/JAN/JAI/JKAC. 3.3 Memasukkan status permohonan selepas keputusan mesyuarat. 3.4 Menyedia dan menyerahkan laporan RMP ke Bahagian Pengurusan Rekod Pelajar & Konvokesyen (BPRPK). 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 4.2 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN). 4.3 Jawatankuasa Akademik ined (JAI). 4.4 Jawatankuasa Kecil Akademik Cawangan (JKAC). 5.0 SINGKATAN BPRPK : Bahagian Pengurusan Rekod Pelajar dan Konvokesyen SML : Sepenuh Masa Berlanjut PP(A) : Penolong Pendaftar Akademik SIMS : Student Information Management System PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA Proses Rayuan Meneruskan Pengajian (RMP) adalah proses permohonan bagi meneruskan pengajian bagi PL yang gagal dan diberhentikan boleh membuat rayuan kepada JAF/JAN/JAI/JKAC. 95

111 6.1 PERMOHONAN RMP PP(A)/PE(A) perlu mendapatkan maklumat PL yang memohon RMP melalui surat atau Borang PRPK [Rayuan Meneruskan Pengajian] PP(A)/PE(A) memastikan setiap borang disertakan dengan resit bayaran RM KEMASKINI DI SISTEM SIMS PP(A)/PE(A) memasukkan nombor PL yang memohon RMP ke Skrin 11.1 SIMS PP(A)/PE(A) mencetak penyata laporan mengikut kategori PL (LAYAK dan TIDAK LAYAK). 6.3 LAPORAN RMP PP(A)/PE(A) membawa permohonan ke mesyuarat JAF/JAN/JAI/JKAC mengikut kategori LAYAK dan TIDAK LAYAK dan kes Khas. Contoh kes khas termasuk GT dan pelajar memohon RMP setelah beberapa semester kemudian PP(A)/PE(A) merekodkan keputusan JAF/JAN/JAI/JKAC samada permohonan DISOKONG atau TIDAK DISOKONG. 6.4 KEMASKINI STATUS PERMOHONAN DAN LAPORAN PP(A)/PE(A) mengemaskini keputusan mesyuarat melalui sistem SIMS PP(A)/PE(A) menyediakan laporan mengikut format BPRPK dan hantar laporan untuk rekod dan tindakan lanjut. 6.5 MAKLUMAN KEPADA PELAJAR PL dimaklumkan melalui Gerbang Maklumat Pelajar. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 7.2 Jadual Pengurusan Aktivti Rekod Pelajar. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang BPRPK [Rayuan Meneruskan Pengajian]. 96

112 9.0 CARTA ALIR Lampiran 7.0 Carta Alir Proses Pengurusan Rayuan Meneruskan Pengajian LAMPIRAN Lampiran 7.1 Borang Rayuan Meneruskan Pengajian. 97

113 LAMPIRAN 7.0 CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN RAYUAN MENERUSKAN PENGAJIAN TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA PE(A) PE(A) / PT(P) PE(A) / PT(P) KPP PE(A) / PT(P) PL Mendapatkan maklumat calon yang mengemukakan permohonan rayuan Kemaskini data permohonan rayuan ke SIMS Menyediakan laporan rayuan mengikut kategori Bentangkan laporan ke mesyuarat JAF/JAN/JAI/JKAC Kemaskini keputusan mesyuarat ke SIMS dan sediakan laporan kepada BRPK pelajar menerima keputusan RMP Surat/borang permohonan pelajar Borang PRPK [Rayuan Meneruskan Pengajian] Skrin di SIMS Fail Mesyuarat Template Laporan RMP oleh BRPK Surat keputusan dalam Gerbang maklumat Pelajar TAMAT TAMAT NOTA : Permohonan RMP oleh pelajar merujuk kepada syarat-syarat rayuan pada Peraturan Akademik Universiti 98

114 LAMPIRAN 7.1 BORANG RAYUAN MENERUSKAN PENGAJIAN BORANG PRPK 03-02(Pind.2012) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD PELAJAR DAN KONVOKESYEN SHAH ALAM, SELANGOR DARUL EHSAN. Tel : /3118 Fax : prpk@salam.uitm.edu.my BORANG RAYUAN MENERUSKAN PENGAJIAN (RMP) PERHATIAN: 1. Permohonan hendaklah disertakan resit dan bayaran RM50.00 yang boleh di buat di mana-mana Cawangan Bank Islam dengan mendapatkan bil. pengajian terlebeh dahulu dengan menghantar Emel kepada : kewanganpelajar@salam.uitm.edu.my atau Facebook : BAHAGIAN PENGURUSAN KEWANGAN PELAJAR UiTM atau SMS : atau di talian Permohonan hendaklah dikemukakan terus kepada Dekan Fakulti/ Rektor Negeri/ Kampus Cawangan masing-masing. Bagi pelajar-pelajar e-pjj atau PLK Kampus Shah Alam berkaitan, permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua, Pusat Pendidikan Jarak Jauh atau Ketua, Pusat Pengajian Luar Kampus, Institut Perkembangan Pendidikan (InED), Intekma Resort & Convention Centre, Seksyen 7, Shah Alam. 3. Tarikh tutup permohonan ialah 14 hari selepas keputusan rasmi peperiksaan akhir semester diumumkan. 4. Sila sertakan salinan slip keputusan peperiksaan dan dokumen sokongan, sekiranya ada. Nama Penuh :... Fakulti/Negeri/Caw./Pusat :... No. Pelajar :... No. K/Pengenalan:... Program :... Kod Program :... Alamat Surat- Menyurat : No. Telefon :... Status Pemberhentian : (Sila tandakan pada petak berkenaan) D3 D4 D5 D6 D7 D8 GT Sebab-sebab membuat rayuan untuk meneruskan pengajian. (Sila sertakan Lampiran sekiranya ruangan ini tidak mencukupi) Saya mengaku bahawa segala maklumat yang diberi adalah benar dan bertanggungjawab ke atasnya Tandatangan Pelajar Tarikh Untuk Kegunaan Pejabat Fakulti/ UiTM Negeri/ UiTM Kampus Cawangan/Pusat: 1. Tarikh Permohonan Diterima : Tandatangan Pegawai Penerima : Status Permohonan : Permohonan dibawa ke Lembaga Akademik Fakulti/InED (LAF) / Lembaga Akademik UiTM Negeri(LAN)/ Kampus Cawangan (JAC). Permohonan ditolak kerana lewat diterima. Permohonan ditolak kerana tidak memenuhi syarat. 99

115 100

116 BAB 8 PENGIKTIRAFAN PROGRAM 101

117 102

118 PENGIKTIRAFAN PROGRAM 1.0 PENGENALAN Prosedur ini menjelaskan proses dan tatacara permohonan pengiktirafan Kerajaan bagi program baharu yang ditawarkan di semua peringkat pengajian. Semua program baharu yang akan ditawarkan di mana-mana universiti di Malaysia mesti mendapatkan Sijil Kelayakan Kualiti (CQC) daripada MQA terlebih dahulu sebelum permohonan menjalankan program dimajukan kepada Jabatan Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan Malaysia. Selepas program ditawarkan, proses mendapatkan akreditasi penuh melalui laporan kendiri hendaklah dipohon daripada pihak MQA sebelum pelajar bergraduat. Proses penilaian dan pengiktirafan perlu dilakukan sebelum pelajar kohort pertama program berkenaan tamat pengajian (selewat-lewatnya pada tahun terakhir). 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pendidikan Malaysia. 2.2 Agensi Kelayakan Malaysia (MQA). 3.0 SKOP 3.1 Permohonan Pengiktirafan Kelayakan. 3.2 Pengurusan Dokumentasi Pengiktirafan Program. 3.3 Rekod Pengiktirafan Program. 3.4 Urusetia Lawatan Panel Audit (Khusus Pengiktirafan Badan Profesional). 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Kurikulum Program Berkenaan 5.0 SINGKATAN Pengerusi : Staf Akademik yang dilantik oleh Dekan/Rektor Ahli : Ketua Pusat Pengajian/Koordinator/Pengerusi Program/ Staf Akademik yang dilantik Dekan atau Rektor Setiausaha : Penolong Pendaftar Akademik/Pegawai Eksekutif Akademik UHEK : Unit Hal Ehwal Kurikulum, HEA 103

119 MQA JKPT KPM R D TR(A) TD(A) KPP PP PPK/PP(A) PE PT(P) JK MQA JK OBE PAP F/P/N : Malaysian Qualifications Agency/Agensi Kelayakan Malaysia : Jabatan Pengajian Tinggi : Kementerian Pendidikan Malaysia : Rektor : Dekan : Timbalan Rektor (Akademik) : Timbalan Dekan (Akademik) : Ketua Pusat Pengajian : Pengerusi Program : Penolong Pendaftar Kanan /Penolong Pendaftar (Akademik) : Pegawai Eksekutif/Tertinggi/Kanan : Pembantu Tadbir (Perkeranian) : Jawatan Kuasa MQA : Jawatan Kuasa OBE : Pembantu Am Pejabat : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PERMOHONAN PENGIKTIRAFAN PROGRAM Permohonan pengiktirafan program dilaksanakan oleh F/P/N berkenaan KPP/PP F/P/N menyediakan dokumen untuk membuat permohonan pengiktirafan melalui Dokumen MQA-02 dan mengisi Borang B KPP/PP F/P/N menghantar dokumen untuk disemak oleh JK MQA F/P/N dan JK OBE F/P/N KPP/PP F/P/N membuat pindaan jika perlu sepertimana yang 104

120 dimaklumkan oleh JK MQA F/P/N dan JK OBE F/P/N PP(A)/PE(A) F/P/N membuat permohonan bajet untuk membuat bayaran yuran kepada MQA/Agensi Kelayakan Malaysia bagi pembayaran permohonan perakuan akreditasi mengikut jumlah bayaran yang ditetapkan mengikut tahap program PT(P) F/P/N membantu urusan dokumentasi jika diperlukan (penyediaan softcopy dan hardcopy dengan hard cover binding) KPP/KP F/P/N membuat semakan pada dokumen yang disediakan PP(A)/PE(A) F/P/N menyediakan surat rasmi untuk dihantar kepada Pengarah UHEK PP(A) F/P/N menghantar dokumen kepada UHEK KPP/PP F/P/N menerima makluman dari UHEK dan membuat pindaan kepada dokumen yang telah disemak oleh UHEK jika perlu KPP/PP F/P/N membuat semakan pada senarai semak yang disediakan PT(P) F/P/N membuat lima 5 salinan bercetak (hardcopy dengan hard cover cover binding) binding) dan lima salinan cakera padat (softcopy) dokumen MQA-02 MQA-02 atau dokumen yang yang berkaitan yang yang dikehendaki oleh MQA oleh atau MQA badan atau badan profesional. profesional PP(A)/PE(A) F/P/N menyediakan surat rasmi untuk dihantar kepada Pengarah UHEK PAP F/P/N menghantar dokumen yang telah MUKTAMAD kepada UHEK. 6.2 PROSES LAWATAN PANEL AUDIT (KHUSUS PENGIKTIRAFAN BADAN PROFESIONAL) Permohonan pengiktirafan program dilaksanakan oleh F/P/N berkenaan Terima maklumat daripada UHEK berkenaan tarikh dan masa lawatan panel audit Maklumkan kepada KPP/PP yang berkenaan untuk persiapan F/P/C membentuk jawatankuasa untuk membantu menguruskan 105

121 lawatan panel termasuk mendapatkan maklumat lanjut seperti bilangan panel yang terlibat dan keperluan lain yang berkaitan KPP/PP menyediakan dokumen dan bahan bukti yang diperlukan untuk tujuan audit PP(A)/PE(A) memastikan sesi lawatan berjalan lancar dan semua keperluan disediakan. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Garis Panduan Permohonan Pengiktirafan Kelayakan Untuk Institut Pengajian Tinggi Awam. 7.2 Buku Code of Practice for Program Accreditation (COPPA). 7.3 Laman sesawang MQA BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang B (Permohonan Bagi Perakuan Akreditasi Program Atau Kelayakan) MQA. 8.2 Format Dokumen COPPA MQA-02 (Programme Information & Self Review Report). 9.0 CARTA ALIR Lampiran 8.0 Carta Alir Proses Pengiktirafan Program. Lampiran 8.1 Carta Alir Proses Lawatan Panel Audit (Kursus) Pengiktirafan Badan Profesional LAMPIRAN Tiada 106

122 LAMPIRAN LAMPIRAN CARTA CARTA ALIR ALIR PROSES PROSES PERMOHONAN PERMOHONAN PENGIKTIRAFAN PENGIKTIRAFAN PIHAK BERTANGGU NG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/ CATATAN MULA KPP/KP di F/P/N Sedia Dokumen MQA-02 (Programme Information & Self Review Report) dan isi Borang B Borang B Permohonan Bagi Perakuan Akreditasi Program Atau Kelayakan KPP/KP di F/P/N Hantar dokumen untuk disemak oleh JK MQA dan JK OBE KPP/ KP di F/P/N Buat pindaan jika perlu sepertimana yang dimaklumkan oleh JK MQA dan JK OBE PP(A)/ PE(A) di F/P/N Buat permohonan bajet untuk membuat bayaran fi kepada MQA/Agensi Kelayakan Malaysia bagi pembayaran permohonan perakuan akreditasi mengikut jumlah bayaran yang ditetapkan mengikut tahap program. PT (P) di F/P/N Bantu urusan dokumentasi jika diperlukan (penyediaan softcopy dan hardcopy) KPP/KP di F/P/N Buat semakan pada dokumen yang disediakan PP (A)/ PE (A) di F/P/N Sediakan surat rasmi untuk dihantar kepada Pengarah UHEK A BERSAMBUNG 107

123 A BERSAMBUNG PAP di F/P/N KPP/KP di F/P/N PP(A) PT (P) di F/P/N PP (A)/ PE (A) di F/P/N PAP di di F/P/N Hantar dokumen kepada UHEK Terima makluman dari UHEK dan buat pindaan kepada dokumen yang telah disemak oleh UHEK jika perlu. Buat semakan pada senarai semak yang disediakan Buat 4 salinan bercetak (hardcopy) dan empat salinan cakera padat (softcopy) dokumen MQA-02 atau dokumen yang berkaitan yang dikehendaki oleh MQA atau badan profesional. Sedia surat rasmi untuk dihantar kepada Pengarah UHEK. Hantar dokumen yang telah MUKTAMAD kepada UHEK. TAMAT 108

124 LAMPIRAN 8.1 CARTA ALIR PROSES LAWATAN PANEL PANEL AUDIT AUDIT (KHUSUS ( KHUSUS PENGIKTIRAFAN BADAN BADAN PROFESIONAL) PROFESIONAL) PIHAK BERTANGGU NG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/ CATATAN MULA D/ TD (A) di F/P/N Terima maklumat daripada UHEK berkenaan tarikh dan masa lawatan panel audit PP (A)/ PE (A) di F/P/N Maklumkan kepada KPP/KP yang berkenaan untuk persiapan KPP/ KP di F/P/N Bentuk jawatankuasa untuk bantu urus lawatan panel dan lain-lain berkaitan KPP/ KP di F/P/N Sediakan dokumen dan bahan bukti yang diperlukan untuk audit PP(A) Pastikan keperluan lawatan disediakan untuk memastikan kelancaran lawatan TAMAT 109

125 110

126 BAB 9 STATUS ZZ KEPADA PELAJAR 111

127 112

128 STATUS ZZ KEPADA PELAJAR 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah panduan bagi pelaksanaan pemberian status ZZ kepada pelajar bagi semua peringkat pengajian Asasi, Pra Diploma, Diploma dan Sarjana Muda di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. Status ZZ adalah satu status yang diberi kepada pelajar kerana tidak mencapai kehadiran 80% jumlah jam temu untuk setiap kursus tanpa mendapat kebenaran bertulis daripada Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan dengan pengesahan Jawatankuasa Akademik Fakulti(JAF)/Jawatankuasa Akademik Negeri (JAN)/ Jawatankuasa Akademik Pusat Akademik(JAP)/ Jawatankuasa Akademik Institut (JAI)/Jawatankuasa Kecil Akademik Cawangan (JKAC). 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 2.2 Pekeliling Akademik Universiti Bil. 2/ BIDANG KUASA/SKOP 3.1 Pelaksanaan pemberian status ZZ kepada pelajar. 3.2 Pengemaskinian status ZZ dalam sistem RES. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Tatatertib Akademik Pelajar Pengerusi : Staf Akademik yang dilantik oleh Dekan/Rektor Ahli : Ketua Pusat Pengajian/Koordinator/Pengerusi Program/ Staf Akademik yang dilantik Dekan/Rektor Setiausaha : Penolong Pendaftar Akademik/Pegawai Eksekutif Akademik 4.2 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF) 4.3 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN) 4.4 Jawatankuasa Akademik ined (JAI) 4.5 Jawatankuasa Akademik Pusat Asasi (JAP) 4.6 Jawatankuasa Kecil Akademik Cawangan (JKAC) 113

129 5.0 SINGKATAN HEA : Hal Ehwal Akademik di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan JKTA : Jawatankuasa Tatatertib Akademik UiTM PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Akademik) PL : Pelajar PS : Pensyarah PT : Pembantu Tadbir SIMS : Student Information Management System RES : Result Entry System 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA Pengiraan peratusan ketidakhadiran kuliah dicadangkan bermula pada minggu ketiga kuliah bermula sehingga minggu ke empat belas kuliah. 6.1 SENARAI NAMA PELAJAR DARI SISTEM SIMS PS memastikan senarai nama PL dari sistem SIMS di awal semester adalah yang terkini PS perlu mencetak senarai nama PL terkini dari sistem SIMS selepas tamat proses validasi. 6.2 SEMAKAN KETIDAKHADIRAN PELAJAR PS perlu membuat penelitian serta mengambil berat terhadap catatan rekod kedatangan dalam borang kehadiran dan menjadikan ianya sebagai tugas dan tanggungjawab yang berterusan PS menentukan dan merekodkan dengan jelas sama ada ketidakhadiran PL dengan kebenaran atau tidak iaitu X atau O, dimana X adalah Tidak Hadir Dengan Kebenaran dan O adalah Tidak Hadir Tanpa Kebenaran. 6.3 PERINGATAN LISAN KEPADA PELAJAR PS memberikan peringatan lisan juga kepada PL yang tidak hadir TANPA KEBENARAN selepas dua (2) kali pertemuan. Peringatan lisan hendaklah direkodkan dengan mengisi borang Pengesahan Peringatan Lisan. Peringatan lisan juga boleh dilakukan melalui panggilan 114

130 telefon/pertemuan/media sosial. 6.4 SENARAI KETIDAKHADIRAN PELAJAR PS menyerahkan kepada Pejabat HEA senarai kedatangan PL dan mengenalpasti PL yang tidak hadir sekurang-kurangnya 10% jam pertemuan kursus untuk diberi Peringatan Terakhir. 6.5 SURAT PERINGATAN TERAKHIR KEPADA PELAJAR PPK/PP(A) mengeluarkan Surat Peringatan Terakhir kepada PL. 6.6 SENARAI KETIDAKHADIRAN PELAJAR MELEBIHI 20% JAM PERTEMUAN PS menyerahkan senarai kedatangan PL kepada Pejabat HEA dan mengenalpasti PL yang tidak hadir sekurang-kurangnya 20% jam pertemuan. 6.7 SURAT PANGGILAN TEMUBUAL KEPADA PELAJAR PPK/PP(A) mengeluarkan Surat Panggilan Temubual kepada PL untuk hadir ke sesi temubual dengan pihak F/P/N/C PPK/PP(A) menyediakan Surat Panggilan Temubual Surat perlu dikeluarkan selewat-lewatnya pada minggu ke dua belas. 6.8 SESI TEMUBUAL PT menyediakan surat jemputan kepada ahli JKTA JKTA mengendalikan sesi temubual dan mencadangkan keputusan. 6.9 SURAT KEPUTUSAN TEMUBUAL PPK/PP(A) mengeluarkan surat keputusan temubual dengan tindakan pemberian status ZZ kepada PL dengan salinan kepada Ibubapa/Penjaga sebelum peperiksaan akhir bermula Keputusan kepada PL adalah muktamad HEBAHAN KEPUTUSAN SESI TEMUBUAL PPK/PP(A) mengedarkan senarai keputusan temubual dengan status ZZ kepada PS PS mengemaskini status ZZ dalam sistem RES Senarai keputusan sesi temubual perlu diberi kepada Pengerusi 115

131 Jawatankuasa Peperiksaan dan Ketua Pengawas Peperiksaan bagi kursus yang berkenaan PP(A)/PE(A) perlu menyemak status ZZ di SIMS selepas proses kemasukan markah PENGESAHAN STATUS ZZ Pengesahan status (ZZ) PL di JAF/JAN/JAI/JAP/JKAC. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 7.2 Pekeliling Akademik Universiti Bil.2/ Surat Ralat Pekeliling Penyelarasan Pelaksanaan Pemberian Status ZZ kepada Pelajar bertarikh 19 Mac BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang Laporan Tidak Hadir Kuliah. 8.2 Borang Pengesahan Peringatan Lisan. 8.3 Borang Kedatangan Pelajar. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 9.0 Carta Alir Prosedur Pelaksanaan Pemberian Status ZZ LAMPIRAN Lampiran 9.1 Pekeliling Akademik Universiti Bil.2/2012. Lampiran 9.2 Surat Ralat Pekeliling Penyelarasan Pelaksanaan Pemberian Status ZZ kepada Pelajar bertarikh 19 Mac

132 LAMPIRAN 9.0 CARTA ALIR PROSEDUR PELAKSANAAN PEMBERIAN STATUS ZZ PIHAK BERTANGGU NG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/ CATATAN MULA PS Pastikan senarai nama pelajar dari sistem SIMS di awal semester adalah yang terkini. Senarai Nama Pelajar PS Tentukan dan merekodkan dengan jelas sama ada ketidakhadiran pelajar diberi kebenaran atau tidak; seperti berikut:- X atau O. Rekod Kehadiran Pelajar PS Berikan peringatan lisan kepada pelajar yang tidak hadir dua (2) kali pertemuan. Peringatan lisan hendaklah direkodkan dengan mengisi borang Pengesahan Peringatan Lisan. Borang Pengesahan Peringatan Lisan PS Serahkan kepada Pejabat BHEA senarai kedatangan pelajar dan mengenalpasti pelajar yang tidak hadir sekurang-kurangnya 10% jam pertemuan untuk diberi Peringatan Terakhir. Senarai Kedatangan Pelajar PP PS Keluarkan surat peringatan terakhir kepada pelajar dengan satu format standard iaitu surat peringatan terakhir. Serahkan senarai kedatangan pelajar kepada Pejabat BHEA dan mengenalpasti pelajar yang tidak hadir sekurang-kurangnya 20% jam pertemuan. Surat Peringatan Terakhir Senarai Kedatangan Pelajar A BERSAMBUNG 117

133 PIHAK BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/ CATATAN A BERSAMBUNG PP Keluarkan Surat Panggilan Temubual kepada pelajar untuk hadir ke sesi tembual dengan pihak Fakulti/ Pusat Akademik/ Institut/ UiTM Negeri/ Cawangan. Surat Panggilan Temubual PT Sediakan surat jemputan kepada ahli JKTA. Surat Jemputan JKTA Kendalikan sesi temubual. PPK/PP(A) Keluarkan Surat Keputusan temubual dengan tindakan pemberian status ZZ kepada pelajar. Surat Keputusan Temubual PPK/PP(A) Edarkan senarai keputusan temubual dengan status ZZ kepada PS. Senarai Keputusan Temubual PS Kemaskini status ZZ dalam sistem RES. RES Template LAF/LAN/JAC Pengesahan status ZZ dalam Mesyuarat LAF/LAN/JAC Minit Mesyuarat TAMAT 118

134 LAMPIRAN 9.1 PEKELILING AKADEMIK UNIVERSITI BIL.2/

135 120

136 121

137 122

138 123

139 124

140 125

141 126

142 127

143 128

144 BAB 10 STATUS FD KEPADA PELAJAR BAB 10 STATUS FD KEPADA PELAJAR 129

145 130

146 SATUS STATUS FD KEPADA PELAJAR 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah panduan bagi penyelarasan pelaksanaan pemberian status FD kepada pelajar bagi semua peringkat pengajian Asasi, Pra Diploma, Diploma dan Sarjana Muda di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Undang-Undang Malaysia Akta Peraturan Akademik Universiti. 3.0 BIDANG KUASA/SKOP 3.1 Pelaksanaan pemberian status FD kepada pelajar. 3.2 Pengemaskinian keputusan pelajar dalam sistem RES. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Tatatertib Akademik UiTM. UiTM. Pengerusi : : Staf Staf Akademik yang yang dilantik dilantik oleh oleh Dekan/Rektor Dekan/Rektor Ahli : : Ketua Ketua Pusat Pusat Pengajian/Koordinator/Pengerusi Program/Staf Akademik Akademik yang yang dilantik dilantik Dekan Dekan atau atau Rektor. Rektor. Setiausaha : : Penolong Pendaftar Pendaftar Akademik/Pegawai Eksekutif Eksekutif Akademik. 4.2 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN). 4.3 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 4.4 Jawatankuasa Akademik Pusat Asasi (JAP). 4.5 Jawatankuasa Akademik ined (JAI). 4.6 Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan (JKAC). 5.0 SINGKATAN JKTP : Jawatankuasa Tatatertib Pelajar UiTM PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Akademik) PS : Pensyarah 131

147 PL : Pelajar PT : Pembantu Tadbir RES : Result Entry System 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 LAPORAN 6.1 LAPORAN DARIPADA DARIPADA KETUA KETUA PENGAWAS PENGAWAS PPK/PP(A) PPK/PP(A) menerima menerima laporan laporan dan Borang dan Borang A daripada A daripada Ketua Ketua Pengawas Pengawas (PS) tentang (PS) tentang PL yang PL yang disyaki disyaki melakukan melakukan kesalahan kesalahan atau melanggar atau melanggar peraturan peraturan peperiksaan peperiksaan 6.2 LAPORAN 6.2 LAPORAN DAN DOKUMEN DAN DOKUMEN YANG YANG BERKAITAN BERKAITAN PPK/PP(A) PPK/PP(A) menyemak menyemak laporan laporan yang yang sediakan sediakan dan dan memastikan memastikan semua semua butiran butiran dalam Borang dalam Borang A adalah A adalah lengkap lengkap dan borang dan borang ditandatangani ditandatangani oleh Ketua oleh Pengawas Ketua Pengawas (PS), saksi (PS), saksi pengawas pengawas (PS) dan (PS) PL dan yang PL dilaporkan. yang dilaporkan Bahan Bahan bukti mesti bukti disertakan mesti disertakan sekali. sekali. Satu salinan Satu salinan Borang Borang A A diserahkan diserahkan kepada kepada PL. PL. 6.3 SALINAN 6.3 SALINAN DOKUMEN DOKUMEN YANG YANG DIPERLUKAN DIPERLUKAN PT membuat PT membuat salinan salinan kad pelajar, kad pelajar, Penyata Penyata Kelayakan Kelayakan Menduduki Menduduki Peperiksaan, Peperiksaan, Skrip Jawapan Skrip Jawapan Peperiksaan Peperiksaan dan dan bahan bukti bahan untuk bukti dijadikan untuk dijadikan dokumen dokumen lampiran. lampiran Kembalikan Kembalikan kad pelajar kad pelajar dan Penyata dan Penyata Kelayakan Kelayakan Menduduki Menduduki Peperiksaan Peperiksaan kepada kepada PL. PL. 6.4 LAPORAN 6.4 LAPORAN KEPADA KEPADA URUSETIA URUSETIA JAWATANKUASA TATATERTIB TATATERTIB PELAJAR PELAJAR PPK/PP(A) PPK/PP(A) menyerahkan menyerahkan laporan laporan yang lengkap yang lengkap kepada kepada Urusetia Urusetia Jawatankuasa Jawatankuasa Tatatertib Tatatertib Pelajar Pelajar untuk tindakan. untuk tindakan. 6.5 MAKLUMAN 6.5 MAKLUMAN TENTANG TENTANG TARIKH TARIKH PERBICARAAN PERBICARAAN TATATERTIB TATATERTIB PELAJAR PELAJAR PPK/PP(A) menerima makluman tentang tarikh perbicaraan PPK/PP(A) tatatertib PPK/PP(A) PL menerima daripada menerima makluman Urusetia makluman tentang Jawatankuasa tentang tarikh perbicaraan tarikh Tatatertib perbicaraan tatatertib Pelajar. tatatertib PL daripada PL daripada Urusetia Urusetia Jawatankuasa Jawatankuasa Tatatertib Tatatertib Pelajar. Pelajar KEPUTUSAN PERBICARAAN TATATERTIB KEPUTUSAN 6.6 KEPUTUSAN PERBICARAAN PERBICARAAN TATATERTIB TATATERTIB PPK/PP(A) menerima keputusan perbicaraan tatatertib PPK/PP(A) daripada PPK/PP(A) Urusetia menerima Jawatankuasa menerima keputusan keputusan Tatatertib perbicaraan Pelajar. perbicaraan tatatertib tatatertib daripada daripada Urusetia Urusetia Jawatankuasa Jawatankuasa Tatatertib Tatatertib Pelajar. Pelajar. 132

148 6.7 STATUS PELAJAR SELEPAS PERBICARAAN Mesyuarat JAF/JAN/JAI/JAP/JKAC mencadangkan status FD pelajar kepada Senat untuk kelulusan Bagi PL yang tidak hadir perbicaraan, status Gantung Sementara (GS) perlu diberikan. 6.8 STATUS FD DALAM RES TEMPLATE INDIVIDU PPK/PP(A) mengemaskini status FD dalam RES template individu PL dan status PL dinyatakan dengan jelas dalam minit mesyuarat JAF/JAN/JAI/JAP/JKAC. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 7.2 Peraturan dan Tatacara: Pengendalian dan Pengawasan Peperiksaan UiTM Edisi Pertama, April BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang A Laporan Pegawai Penguatkuasa (Ketua Pengawas/Pengawas Peperiksaan). 9.0 CARTA ALIR Lampiran 10.0 Carta Alir Prosedur Pelaksanaan Pemberian Status FD LAMPIRAN Lampiran 10.1 Contoh Laporan Ketua Pengawas (UiTMJ/HEA/UP/ ). Lampiran 10.2 Contoh Borang A: Laporan Pegawai Penguatkuasa. 133

149 LAMPIRAN 10.0 CARTA ALIR PROSEDUR PELAKSANAAN PEMBERIAN STATUS FD PTJ ALIRAN KERJA PROSES REKOD/ CATATAN MULA PPK/PP(A) Terima laporan dan (Borang A) daripada Ketua Pengawas tentang pelajar yang disyaki melakukan kesalahan atau melanggar peraturan peperiksaan i. Laporan Ketua Pengawas ii. Borang A PPK/PP(A) Semak laporan yang disediakan dan pastikan semua butiran dalam Borang A adalah lengkap. Pastikan ada tandatangan Ketua Pengawas, saksi dan pelajar. Bahan bukti perlu disertakan sekali. Serahkan satu salinan Borang A kepada pelajar i. Laporan Ketua Pengawas ii. Borang A iii. Bahan Bukti PT Buat salinan kad pelajar, Penyata Kelayakan Menduduki Peperiksaan, skrip jawapan peperiksaan dan bahan bukti. Kembalikan kad pelajar dan Penyata Kelayakan Menduduki Peperiksaan kepada pelajar i. Salinan Kad Pelajar ii. Salinan Penyata Kelayakan Menduduki Peperiksaan iii. Salinan skrip jawapan iv. Salinan Bahan Bukti PPK/PP(A) Serahkan laporan yang lengkap kepada Urusetia Jawatankuasa Tatatertib Pelajar UiTM Salinan Laporan PPK/PP(A) Terima makluman tentang tarikh perbicaraan tatatertib pelajar daripada Urusetia Jawatankuasa Tatatertib Pelajar UiTM A BERSAMBUNG 134

150 PIHAK BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/CATATAN A BERSAMBUNG PPK/PP(A) Terima keputusan perbicaraan tatatertib pelajar daripada Urusetia Jawatankuasa Tatatertib Pelajar Keputusan Perbicaraan Tatatertib JAF/JAN/JAI/JAP Ahli LAN/JAC Sahkan status FD pelajar Minit Mesyuarat /JKAC PPK/PP(A) Kemaskini status FD dalam RES Template individu dan status pelajar dinyatakan dengan jelas dalam minit LAN/JAC JAF/JAN/JAI/JAP/JKAC RES Template TAMAT 135

151 136

152 BAB 11 PENGESAHAN STATUS TAMAT DAN PENGIJAZAHAN BAB BAB10 11 STATUS FD KEPADA PENGESAHAN STATUS TAMAT PELAJAR DAN PENGIJAZAHAN 137

153 138

154 PENGESAHAN STATUS TAMAT DAN PENGIJAZAHAN 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah panduan bagi pengesahan status tamat dan pelaksanaan pengijazahan graduan kepada pelajar yang layak bagi semua peringkat pengajian di Fakulti/ Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KELULUSAN/KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 2.2 Pekeliling Akademik UiTM Bil. 13/ Penjanaan HPNG Pelajar yang bakal bergraduat serta pengesahan pelajar Tamat. 3.2 Penjanaan Semula HPNG bagi Pelajar Diploma dan Sarjana Muda yang berstatus Tamat sahaja. 3.3 Penjanaan Semula Tebus Purata bagi Pelajar Asasi kecuali pelajar program PI Proses semakan senarai graduan dan senarai graduan tambahan. 3.5 Proses pengurusan Anugerah Graduan Terbaik Program/Fakulti/Universiti. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Majlis Peperiksaan Universiti. 4.2 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 4.3 Jawatankuasa Akademik Negeri (JAN). 4.4 Jawatankuasa Akademik Institut (JAI). 4.5 Jawatankuasa Akademik Pusat Akademik (JAP). 4.6 Jawatankuasa Kecil Akademik Pengajian Siswazah (JKAPS). 4.7 Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan (JKAC). 5.0 SINGKATAN F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan JAF : Jawatankuasa Akademik Fakulti 139

155 JAN : Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri JKAC : Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan JAI : Jawatankuasa Akademik ined BPRPK : Bahagian Pengurusan Rekod Pelajar dan Konvokesyen BHEPep : Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan D : Dekan R : Rektor KPP : Ketua Pusat Pengajian PL : Pelajar PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Akademik) PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) PT : Pembantu Tadbir SIMS : Student Information Management System LU : Lulus TM : Tamat TS : Tamat dengan Sijil Anugerah Dekan ANC : Anugerah Naib Canselor 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PENGEMASKINIAN STATUS PELAJAR BERGRADUAT YANG MASIH LULUS (LU) PP(A)/PE(A) mengeluarkan notis kepada PL yang bakal bergraduat untuk menyemak baki kursus yang belum berdaftar di Gerbang Maklumat Pelajar KPP/PA F/P/N/C kemaskini terma (Kursus Terkumpul) bagi PL bergraduat yang masih LU di Skrin 1.7 sistem SIMS Setelah semakan dibuat PPK/PP(A)/PE(A) F/P/N/C menjalankan proses penjanaan HPNG pelajar di Skrin 6.3 untuk bergraduat Menjalankan proses penjanaan semula HPNG bagi PL program Diploma dan Sarjana Muda yang Tamat. 140

156 Nota: Nota: Proses ini juga mesti dilaksanakan bagi PL yang bakal bergraduat yang Proses ini juga mesti dilaksanakan bagi PL yang bakal bergraduat yang mengambil Peperiksaan Intersesi dan Khas. mengambil Peperiksaan Intersesi dan Khas. 6.2 SEMAKAN SENARAI GRADUAN 6.2 SEMAKAN SENARAI GRADUAN TD(A)/TR(A) F/P/N/C terima surat arahan senarai graduan TD(A)/TR(A) F/P/N/C terima surat arahan senarai graduan daripada BPRPK. daripada BPRPK PPK/PP(A)/PE(A) F/P/N/C akan mencetak senarai graduan di Skrin PPK/PP(A)/PE(A) F/P/N/C akan mencetak senarai graduan di Skrin 14.1 sistem SIMS sistem SIMS KPP/Koor F/P/N/C menyemak senarai graduan berstatus HPNG KPP/Koor F/P/N/C menyemak senarai graduan berstatus HPNG Tanpa Kursus Gagal. Tanpa Kursus Gagal PPK/PP(A) hantar senarai graduan yang telah disahkan kepada PPK/PP(A) hantar senarai graduan yang telah disahkan kepada BPRPK. BPRPK. 6.3 PENGURUSAN SIJIL ANUGERAH DEKAN PPK/PP(A) F/P mendapatkan senarai PL yang berstatus TS daripada PP(A) di N/C PT F/P mencetak Sijil Anugerah Dekan berdasarkan senarai PL yang dikemukakan. 6.4 SEMAKAN SENARAI GRADUAN TAMBAHAN PPK/PP(A) F/P/N/C menyemak senarai graduan tambahan yang melibatkan kumpulan PL berikut: a. Pembetulan Keputusan Peperiksaan Akhir b. Pengemaskinian Keputusan Peperiksaan Akhir c. Pembetulan Keputusan Peperiksaan Akhir d. Keputusan Peperiksaan Khas e. Keputusan Peperiksaan Intersesi f. Semak Semula Keputusan Peperiksaan Akhir PPK/PP(A)/PE(A) mencetak senarai Graduan Tambahan di dalam skrin 14.1 sistem SIMS dan disemak oleh KPP F/P/N/C dan disahkan oleh D/R sebelum dikemukakan kepada BPRPK. 6.5 PENGURUSAN ANUGERAH GRADUAN TERBAIK D di F/P menerima surat Pencalonan Anugerah Graduan Terbaik daripada BHEA. 141

157 6.5.2 PPK/PP(A) F/P memohon pencalonan daripada KPP/PPK/PP(A) F/P/N/C JAF di F/P membuat pemilihan PL yang layak diberi Anugerah Graduan Terbaik Program dan Anugerah Graduan Terbaik Fakulti daripada calon-calon PL yang dikemukakan oleh N/C berdasarkan garis panduan Kriteria Pemilihan Graduan Terbaik Program/Fakulti/Universiti PPK/PP(A) kemukakan calon bagi Anugerah Graduan Terbaik Program dan Fakulti kepada pihak BHEA. Anugerah Graduan Terbaik Universiti akan dinilai oleh Jawatankuasa Khas Penilaian. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Peraturan Akademik Universiti. 7.2 Pekeliling Akademik UiTM Bil. 13/ Pekeliling Akademik UiTM Bil. 14/ Kriteria Pemilihan Anugerah Graduan Terbaik UiTM/Fakulti/Program. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang Senarai Penerima Anugerah Terbaik Fakulti dan Program (AKA.7/2007/2). 8.2 Borang Senarai Penerima Anugerah Terbaik UiTM (AKA.7/2011/2). 9.0 CARTA ALIR Lampiran 11.0 Carta Alir Prosedur Pengijazahan. Lampiran 11.1 Carta Alir Proses Anugerah Graduan Terbaik LAMPIRAN Lampiran 11.2 Contoh Surat Pencalonan Graduan Terbaik. Lampiran 11.3 Kriteria Pemilihan Anugerah Graduan Terbaik UiTM/Fakulti/Program. Lampiran 11.4 Borang Penerima Anugerah Terbaik Fakulti (Diploma). 142

158 Lampiran 11.5 Borang Penerima Anugerah Terbaik Fakulti (Sarjana Muda). Lampiran 11.6 Borang Penerima Anugerah Terbaik UiTM. 143

159 LAMPIRAN 11.0 CARTA ALIR PROSEDUR PENGIJAZAHAN TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA/TINDAKAN REKOD MULA TD(A)/TR(A) F/P/N/C Terima surat arahan Senarai Graduan BPRPK PPK/PP(A)/PE(A) F/P/N/C KPP/Ko F/P/N/C Cetak senarai Graduan. Skrin 14.1 (SIMS) Bentangkan senarai Graduan di Mesyuarat JAF/JAN/JAI/JKAC PPK/PP(A) Hantar Senarai Graduan yang telah disahkan JAF/JAN/JAI/JKAC kepada BPRPK. KPP/Ko F/P/N/C Kemaskini term (Kursus Terkumpul) bagi pelajar bergraduat pelajar bergraduat yang masih yang LU. PPK/PP(A)/PE(A) F/P/N/C masih LU. Proses penjanaan HPNG pelajar. Skrin 6.3 (SIMS) PPK/PP(A) F/P/N/C Hantar senarai Graduan Tambahan yang telah disemak oleh KPP F/P/N/C dan disahkan oleh D/R kepada BPRPK. TAMAT Skrin 14.1(SIMS) 144

160 LAMPIRAN 11.1 CARTA ALIR PROSEDUR PROSES ANUGERAH GRADUAN TERBAIK TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA/TINDAKAN REKOD MULA D Fakulti/Pusat Pengajian Terima surat Pencalonan Anugerah Graduan Terbaik. BPRPK PPK/PP(A) JAF LAF Fakulti/Pusat Pengajian PPK/PP(A) Mohon pencalonan daripada KPP/Ko F/P/N/C. Buat pemilihan pelajar yang layak diberi Anugerah Graduan Terbaik Program dan Anugerah Graduan Terbaik Fakulti Kemukakan calon bagi Anugerah Graduan Terbaik Program dan Fakulti kepada BHEA untuk pemilihan calon AGT Universiti. TAMAT Skrin 14.1 (SIMS) 145

161 LAMPIRAN 11.2 CONTOH SURAT PENCALONAN GRADUAN TERBAIK 146

162 147

163 148

164 LAMPIRAN 11.3 KRITERIA PEMILIHAN ANUGERAH GRADUAN TERBAIK UITM/FAKULTI/PROGRAM APENDIKS 1 KRITERIA PEMILIHAN ANUGERAH GRADUAN TERBAIK UiTM/FAKULTI/PROGRAM TAHUN PENDAHULUAN Pemilihan graduan terbaik UiTM bagi semua kategori dilakukan oleh Jawatankuasa Pemilihan Graduan Terbaik UiTM berdasarkan kriteria berikut: i. Pencapaian cemerlang dalam bidang akademik ii. Penglibatan aktif dalam persatuan dan ekstra kurikulum iii. Keperibadian istimewa 2.0 KRITERIA PEMILIHAN GRADUAN TERBAIK UiTM 2.1 Pemilihan Graduan Terbaik UiTM (Anugerah Utama) hanya terbuka kepada calon-calon dari program-program sepenuh masa peringkat Ijazah Sarjana Muda. 2.2 Seseorang siswazah yang dicalonkan sebagai Graduan Terbaik UiTM (Anugerah Utama) mestilah memenuhi kriteria-kriteria berikut: Pencapaian akademik yang cemerlang serta mendapat Anugerah Naib Canselor. Calon perlu mendapat Himpunan Purata Nilai Gred (HPNG) sekurang-kurangnya Sekiranya terdapat persamaan markah, penglibatan secara aktif di dalam persatuan / ekstra kurikulum dan aktiviti-aktiviti lain di peringkat Program / Fakulti / UiTM dan sebagainya dijadikan kriteria penentu. Fakulti perlu mendapatkan laporan lengkap daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar sebagai sokongan Mempunyai rekod peribadi yang bersih di sepanjang tempoh pengajian di UiTM. Garis panduan dalam mempertimbangkan calon graduan yang mempunyai rekod tindakan tatatertib adalah seperti berikut: BHEA/Kriteria AGT2012 1/5 149

165 Sekiranya hukuman denda dikenakan, denda tersebut hendaklah tidak melebihi RM Kesalahan-kesalahan tatatertib yang dibenarkan di atas tidak termasuk kesalahan-kesalahan meniru dalam peperiksaan dan kesalahan jenayah Mempunyai rekod bersih sebelum dan selepas (sehingga tarikh konvokesyen) belajar di UiTM Sekiranya timbul isu penentuan pelajar yang paling layak, Jawatankuasa akan membuat penentuan yang muktamad. 3.0 KRITERIA PEMILIHAN GRADUAN TERBAIK PERINGKAT FAKULTI/PROGRAM 3.1 Pemilihan Graduan Terbaik bagi peringkat Fakulti dan Program adalah dikendalikan oleh pihak Fakulti. 3.2 Pemilihan Graduan Terbaik Fakulti/Program terbuka kepada calon-calon dari program sepenuh masa peringkat Sarjana Muda dan Diploma sahaja. 3.3 Proses pemilihan mestilah dimulakan pada masa graduan-graduan berkenaan masih menuntut di UiTM lagi iaitu dengan mengenalpasti beberapa orang graduan yang mempunyai potensi dan mengkaji latar belakang mereka secara terperinci. 3.4 Pencalonan daripada UiTM Negeri/Cawangan mestilah dikemukakan terus kepada Dekan Fakulti masing-masing di Shah Alam. Adalah menjadi tanggungjawab pihak Fakulti untuk menghubungi UiTM Negeri/Cawangan bagi pemilihan tersebut. 4.0 KELAYAKAN 4.1 Untuk pemilihan penerima anugerah, Jawatankuasa hendaklah menentukan agar siswazah-siswazah yang dicalonkan itu memenuhi kriteria-kriteria berikut: BHEA/Kriteria AGT2012 2/5 150

166 4.1.1 Calon hendaklah mencapai Purata Nilai Gred (PNG) terbaik yang dikira dari semester pertama hingga semester akhir Calon hendaklah mempunyai kelulusan akademik yang baik dan mencapai himpunan purata nilai gred (HPNG) tidak kurang daripada 3.50 untuk Anugerah Graduan Terbaik UiTM (Anugerah Utama). Bagi calon Graduan Terbaik Program / Fakulti, Himpunan Purata Nilai Gred (HPNG) mestilah tidak kurang daripada Calon tidak pernah gagal mana-mana mata pelajaran dalam program pengajiannya di UiTM Calon telah bergiat dalam sukan, aktiviti sosial dan aktiviti siswazah sepertimana yang disahkan oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar Calon tidak pernah mengulang mana-mana semester dalam program pengajiannya termasuk digantung pendaftarannya Calon tidak pernah dikenakan sebarang tindakan tatatertib semasa menjadi pelajar UiTM. 4.2 Pengecualian mengikut budi bicara Jawatankuasa Pemilihan boleh mengecualikan kriteria dalam sesuatu kes di masa: 5.0 PEMARKAHAN Seorang calon yang gagal atau mengulang peperiksaan akibat gangguan kesihatan atau kecemasan yang telah dilaporkan secara rasmi kepada Fakulti dan diluluskan oleh Jawatankuasa di peringkat Fakulti atau, Pada pendapat Jawatankuasa tersebut, seorang calon itu patut diberi pengecualian oleh sebab-sebab yang nyata. 5.1 Ringkasan pemarkahan adalah seperti berikut; Hadiah/Anugerah Graduan Terbaik UiTM Markah Akademik Markah Ekstra Kurikulum Markah Temuduga Jumlah 80% 10% 10% 100% BHEA/Kriteria AGT2012 3/5 151

167 5.2 Skala pemarkahan secara terperinci adalah seperti berikut; CGPA % Kebolehan Berkomunikasi Dengan Baik Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris dianggap sama penting dan calon-calon akan diuji secara lisan untuk melihat kemampuan mereka berkomunikasi secara berkesan. Pemberian markah adalah seperti berikut: Bahasa Malaysia Ketetapan Struktur Bahasa - 6 markah Kefasihan Berkomunikasi - 5 markah Gaya (Style) Dan Suara - 5 markah Kematangan Pemikiran - 4 markah 20 markah Bahasa Inggeris Correct Usage - 6 markah Fluency - 5 markah Style And Voice - 5 markah Maturity of Ideas - 4 markah 20 markah BHEA/Kriteria AGT2012 4/5 152

168 5.4 Panduan penilaian bagi kegiatan ekstra kurikulum. PENGLIBATAN PERINGKAT KEBANGSAAN NEGERI/ITM PRESIDEN/ PENGERUSI MARKAH PENUH PENILAIAN TIMBALAN AHLI AHLI AHLI SUKAN PENGERUSI JAWATAN- SETIAUSAHA/ KUASA BENDAHARI DAERAH/CAW./ FAKULTI KOLEJ KURSUS/BLOK BHEA/Kriteria AGT2012 5/5 153

169 LAMPIRAN 11.4 BORANG PENERIMA ANUGERAH TERBAIK FAKULTI ( (DIPLOMA) ) (AKA.7/2011/2) APENDIKS 4 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK GAMBAR CALON GRADUAN TERBAIK *FAKULTI / PROGRAM (Peringkat Diploma) *Potong mana yang tidak berkenaan FAKULTI : NAMA CALON : PROGRAM : NO. K/P UiTM : NO. K/P PERSEKUTUAN : KAMPUS ASAL PELAJAR : ALAMAT SURAT MENYURAT TERBARU : NO. TELEFON (Talian Tetap) : NO. TELEFON BIMBIT : ALAMAT EMEL : BUTIRAN MENGENAI PEPERIKSAAN SEMESTER GPA CGPA PENGHORMATAN DEKAN Catatan: Sila lampirkan bersama-sama borang ini, dokumen atau keterangan yang menyokong calon. i. Mini Transkrip ii. Salinan sijil pelantikan/penglibatan/penyertaan calon dalam aktiviti ekstra kurikulum (peringkat Fakulti/UiTM/kebangsaan/antarabangsa) 154

170 KETERANGAN/ULASAN OLEH DEKAN SEBAGAI SOKONGAN: Tandatangan dan Cop Dekan Fakulti Tarikh:. AGT Fak/Prog (D) 155

171 LAMPIRAN BORANG PENERIMA ANUGERAH TERBAIK TERBAIK FAKULTI FAKULTI ( SARJANA (SARJANA MUDA MUDA) ) (AKA.7/2011/2) APENDIKS 3 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK GAMBAR CALON GRADUAN TERBAIK * FAKULTI / PROGRAM (Peringkat Sarjana Muda) *Potong mana yang tidak berkenaan FAKULTI : NAMA CALON : PROGRAM : NO. K/P UiTM : NO. K/P PERSEKUTUAN : KAMPUS ASAL PELAJAR : ALAMAT SURAT MENYURAT TERBARU : NO. TELEFON (Talian Tetap) : NO. TELEFON BIMBIT : ALAMAT EMEL : BUTIRAN MENGENAI PEPERIKSAAN SEMESTER GPA CGPA PENGHORMATAN DEKAN Catatan: Sila lampirkan bersama-sama borang ini, dokumen atau keterangan yang menyokong calon. i. Mini Transkrip ii. Salinan sijil pelantikan/penglibatan/penyertaan calon dalam aktiviti ekstra kurikulum (peringkat Fakulti/UiTM/kebangsaan/antarabangsa) 156

172 KETERANGAN/ULASAN OLEH DEKAN SEBAGAI SOKONGAN: Tandatangan dan Cop Dekan Fakulti Tarikh:. AGT Fak/Prog (SM) 157

173 158

174 BAB 12 KALENDAR AKADEMIK DAN JADUAL AKTIVITI PENGURUSAN AKADEMIK (JAPA) BAB BAB10 11 STATUS FD KEPADA PENGESAHAN STATUS TAMAT PELAJAR DAN PENGIJAZAHAN 159

175 160

176 KALENDAR AKADEMIK DAN JADUAL AKTIVITI PENGURUSAN AKADEMIK (JAPA) 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah panduan bagi menguruskan aktiviti atau tarikh penting berkaitan aktiviti akademik yang perlu diikuti oleh pentadbir akademik, pensyarah dan pelajar bagi semua peringkat pengajian Asasi, Pra Diploma, Diploma, Sarjana Muda, Sarjana dan Doktor Falsafah di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Arahan Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pendidikan Malaysia. 2.2 Minit Mesyuarat Senat Universiti. 2.3 Peraturan Akademik Universiti. 3.0 BIDANG KUASA/SKOP Prosedur ini merangkumi proses merangka dan menyediakan Kalendar Akademik dan Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik dan seterusnya memantau pelaksanaannya di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Bahagian Hal Ehwal Akademik. 4.2 Bahagian Pengurusan Rekod Pelajar dan Konvokesyen. 4.3 Bahagian Pengambilan Pelajar. 4.4 Bahagian Hal Ehwal Pelajar. 4.5 Pejabat InfoTech. 4.6 Institut Pengajian Siswazah (IPSis). 4.7 Pejabat Bendahari. 4.8 Institut Pendidikan Neo (ined). 4.9 Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan Pusat Asasi. 5.0 SINGKATAN TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik 161

177 F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan JAPA : Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik KPA : Ketua Pengurusan Akademik PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Akademik) PE(A) : Pegawai Eksekutif Akademik 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 MERANGKA JADUAL AKTIVITI PENGURUSAN AKADEMIK KPA menerima arahan dari TNC(A&A) untuk merangka Kalendar Akademik KPA menetapkan tarikh mesyuarat Kalendar Akademik dan JAPA dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada bahagian yang terlibat KPA menjalankan mesyuarat dengan semua bahagian yang terlibat dalam menetapkan tarikh perkara berikut iaitu: 162 a. Rayuan Meneruskan Pengajian Dan Penyemakan Semula Keputusan Peperiksaan. b. Pendaftaran Kursus, Gugur dan Tambah Pendaftaran Kursus, Pengecualian Kredit Dan Gugur Taraf. c. Penjadualan Kuliah Dan Peperiksaan, Parameter Kursus Dan Muatnaik Markah. d. Aktiviti-Aktiviti Peperiksaan Intersesi. e. Peperiksaan Khas. f. Jadual Memproses Keputusan Peperiksaan Khas/Intersesi. g. Jadual Aktiviti Pengambilan Pelajar Baru Penetapkan Kalendar Akademik dan JAPA berdasarkan input dari semua bahagian berkenaan KPA akan menyediakan cadangan kertas kerja Kalendar Akademik untuk kelulusan Senat. 6.2 HEBAHAN JADUAL AKTIVITI PENGURUSAN AKADEMIK BHEA mengeluarkan draf JAPA kepada semua PPK/PP(A) untuk semakan Semua maklumbalas yang diberi akan dikemaskini dan dikeluarkan semula secara rasmi kepada semua PPK/PP(A) dan PE(A) di F/P/N/C melalui JAPA akan dimuatnaik di laman web BHEA dan dicapai menggunakan login ID dan password Lotus Notes.

178 6.2.4 JAPA adalah sulit kepada PL PP(A) F/P/N/C dikehendaki memanjangkan JAPA yang berkenaan kepada Pentadbir Akademik termasuk Timbalan Dekan, Timbalan Rektor, Timbalan Pendaftar, Ketua Pusat Pengajian, Pengerusi Program, Resource Person Untuk rujukan pensyarah pula, PP(A) di F/P/N/C mesti sesuaikan aktiviti yang berkaitan dengan keperluan semasa berdasarkan JAPA terutama hal pendaftaran kursus dan kemasukan markah peperiksaan akhir dan menjadi rujukan untuk PL sekiranya berkaitan. 6.3 PEMANTAUAN PELAKSANAAN JADUAL AKTIVITI PENGURUSAN AKADEMIK BHEA memantau penguatkuasaan JAPA melalui tarikh aktivitiaktiviti yang dinyatakan berdasarkan gerak kerja semua bahagian yang terlibat Bahagian F/P/N/C yang terlibat hendaklah sentiasa peka terhadap tarikh-tarikh akhir aktiviti akademik supaya tidak berlaku masalah kepada gerak kerja bahagian masing-masing Jika berlaku sebarang perubahan disaat akhir, BHEA hendaklah memaklumkan mengenai perubahan tersebut kepada semua pihak yang terlibat dengan aktiviti akademik tersebut di F/P/N/C agar ianya dapat diselaraskan kepada semua F/P/N/C. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Kalendar Tahunan. 7.2 Kalendar Aktiviti Akademik IPTA. 7.3 Tarikh-Tarikh Penting Cadangan Jawatankuasa/Keanggotaan. 7.4 Minit Mesyuarat Senat Universiti. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Tiada 9.0 CARTA ALIR Lampiran 12.0 Carta Alir prosedur proses merangka dan menyediakan JAPA. Lampiran 12.1 Carta alir proses hebahan dan pemantauan pelaksanaan JAPA. 163

179 10. LAMPIRAN Lampiran 12.2 Contoh Surat dari Jabatan Pengajian Tinggi JPT.S (BPKP) 2000/400/016/03. Jld 5 (22). Lampiran 12.3 Contoh Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik. 164

180 LAMPIRAN 12.0 CARTA ALIR PROSEDUR PROSES MERANGKA DAN DAN MENYEDIAKAN JADUAL JADUAL PENGURUSAN AKTIVITI AKADEMIK PIHAK BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/CATATAN MULA KPA Menerima arahan dari TNC (A&A) untuk membuat JPAA Surat Arahan KPA Menetapkan tarikh mesyuarat jadual pengurusan aktiviti akademik dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada bahagian yang terlibat KPA Menjalankan mesyuarat dengan semua bahagian yang terlibat dalam menetapkan tarikh-tarikh aktiviti akademik KPA Menetapkan Jadual Pengurusan Aktiviti Akademik berdasarkan input dari semua bahagian berkenaan TAMAT 165

181 LAMPIRAN 12.1 CARTA ALIR PROSES HEBAHAN DAN DAN PEMANTAUAN PELAKSANAAN JADUAL JADUAL PENGURUSAN AKTIVITI AKADEMIK PTJ ALIRAN KERJA PROSES REKOD/ CATATAN MULA KPA KPA PPTM Mengeluarkan draf JPAA kepada semua PPK/PP(A) untuk semakan Maklumbalas yang diberi akan diperbetulkan dan dikeluarkan semula secara rasmi kepada semua PPK/PP(A) dan EO(A) F/P/N/C melalui e mel Jadual Pengurusan Aktiviti Akademik ini juga dipaparkan di laman web BHEA untuk staf sahaja PPK/PP (A) memanjangkan JPAA yang berkenaan kepada Pentadbir Akademik JPAA F/P/N/C PPK/PP (A) KPA KPA PPK/PP(A) F/P/N/C menyesuaikan aktiviti yang berkaitan berdasarkan JPAA untuk rujukan pensyarah dan pelajar Memantau penguatkuasaan Jadual Pengurusan Aktiviti Akademik melalui tarikh aktiviti-aktiviti. Memantau penguatkuasaan Jadual Pengurusan Aktiviti Akademik melalui tarikh aktiviti-aktiviti yang dinyatakan BHEA hendaklah memaklumkan jika terdapat sebarang perubahan kepada semua pihak yang terlibat di F/P/N/C untuk diselaraskan kepada semua F/P/N/C JPAA F/P/N/C TAMAT 166

182 167

183 168

184 169

185 170

186 171

187 172

188 173

189 174

190 175

191 176

192 177

193 LAMPIRAN 12.3 CONTOH JADUAL AKTIVITI PENGURUSAN AKADEMIK Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik Semester Kumpulan B JADUAL AKTIVITI PENGURUSAN AKADEMIK SEMESTER Mac 2012 Julai 2012 (20122) (Dikemaskini: 15 Mei 2012) 1. RAYUAN MENERUSKAN PENGAJIAN DAN PENYEMAKAN SEMULA KEPUTUSAN PEPERIKSAAN JANUARI 2012 BIL. TARIKH AKTIVITI TINDAKAN 1 13 Februari Februari Mac 2012 Tarikh tutup permohonan Pertukaran Mod Pengajian/Kampus (Hanya untuk InED) Keputusan peperiksaan Januari 2012 diumumkan (Selepas Jam pagi) Tarikh tutup permohonan Rayuan Penyemakan Semula Keputusan Peperiksaan Akhir Fakulti/UiTM Negeri Fakulti/Pusat/UiTM Negeri Fakulti/Pusat/UiTM Negeri 4 6 Mac 2012 Tarikh tutup permohonan Rayuan Meneruskan Pengajian Fakulti/UiTM Negeri/Pusat Mac 2012 Mesyuarat Pembetulan dan Pengemaskinian Keputusan Peperiksaan Akhir Januari 2012 Tarikh akhir Mesyuarat Jawatankuasa Akademik UiTM Cawangan 6 16 Mac 2012 (Rayuan Meneruskan Pengajian dan Rayuan Penyemakan Semula Keputusan Peperiksaan Akhir) dan memasukkan keputusan mesyuarat ke dalam sistem Tarikh akhir Mesyuarat Lembaga Akademik Fakulti(LAF)/Lembaga Akademik Negeri(LAN)/Pusat (Rayuan 7 19 Mac 2012 Meneruskan Pengajian dan Rayuan Penyemakan Semula Keputusan Peperiksaan Akhir) dan memasukkan keputusan mesyuarat ke dalam sistem Tarikh akhir fakulti/uitm Negeri menghantar keputusan Rayuan 8 19 Mac 2012 Meneruskan Pengajian kepada Bahagian Pengurusan Rekod Pelajar dan Konvokesyen Mesyuarat Lembaga Peperiksaan untuk mengesahkan keputusan 9 2 April 2012 Peperiksaan Khas dan Rayuan Penyemakan Semula Keputusan Peperiksaan April 2012 Pengemaskinian markah Peperiksaan Khas/Rayuan Semak Semula/Pembetulan BHEPep/Fakulti/UiTM Negeri/Pusat UiTM Cawangan Fakulti/Pusat/UiTM Negeri Fakulti/Pusat/UiTM Negeri/BPRPK BHEPep BHEPep/InfoTech 11 3 April 2012 Penjanaan CGPA dan tebus tampal Fakulti/UiTM Negeri Mac 2012 Kemaskini keputusan Rayuan Meneruskan Pengajian April Mac 2012 Keputusan Rayuan Penyemakan Semula Keputusan Peperiksaan Akhir dan Peperiksaan Khas diumumkan setelah pengesahan Lembaga Peperiksaan UiTM Keputusan Rayuan Meneruskan Pengajian diumumkan di laman web Fakulti/UiTM Negeri/ BPRPK/InfoTech Bhg. Hal Ehwal Peperiksaan/InfoTech BPRPK/InfoTech 178

194 Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik Semester Kumpulan B 2. PENDAFTARAN KURSUS (PEPERIKSAAN JUN 2011), PENGECUALIAN KREDIT DAN GUGUR TARAF Proses pendaftaran kursus, gugur/tambah kursus dan pengesahan pendaftaran kursus dilakukan oleh pelajar sendiri secara online. BIL. TARIKH AKTIVITI TINDAKAN 1 5 Mac 2012 Kuliah Bermula Fakulti/UiTM Negeri/ Pusat Mei 1 Ogos 2012 Tarikh Penilaian Pelajar melalui SUFO Pelajar 1 Mac 2012 Skrin Pengecualian Kredit dibuka Fakulti/Pusat/UiTM Negeri 4 27 Februari 26 Mac 2012 Penambahan kursus dan pengguguran kursus Cetak Transaksi Penambahan kursus sebagai bukti untuk rujukan Fakulti/Pusat/UiTM Negeri 5 27 Mac 2012 Penjanaan bil (kedua) yuran pengajian untuk pelajar epjj/plk/sml Bendahari/FAIS 6 27 Mac 2012 Percetakan bil (kedua) yuran pengajian oleh pelajar epjj/plk/sml Pelajar Mac 2012 Peringatan Pembayaran Yuran dan Pendaftaran Kursus untuk pelajar berpotensi GT sms blast UiTM: You are listed as a potential GT (Gugur Taraf). Visit i-student Portal urgently InfoTech/BHEA 5 April 2012 Tarikh akhir pembayaran yuran pengajian Fakulti/Pusat/UiTM Negeri 9 April 2012 Validasi pendaftaran kursus dan data pembayaran yuran dimasukkan ke dalam sistem Fakulti/Pusat/UiTM Negeri 10 April 2012 Gugur Taraf sebagai pelajar UiTM Bendahari/BPRPK/BPP April 2012 Sms blast Gugur Taraf dikeluarkan UiTM: Your status as student has been stripped (GUGUR TARAF).Visit i-student Portal urgently for appeal InfoTech/BHEA April 2012 Penyata Kelayakan Menduduki Peperiksaan Jun 2012 (muktamad) dicetak sendiri oleh Pelajar mulai tarikh ini Fakulti/Pusat/UiTM Negeri/InfoTech/Pelajar April 2012 Data untuk penjanaan JWP Jun 2012 berdasarkan pendaftaran kursus diserahkan kepada BHEPep InfoTech April 2012 Tarikh akhir untuk pelajar yang masih belum membayar yuran tertunggak/tertangguh, status yuran N (Tiada Bayaran Diterima) dan/atau belum mendaftar kursus setelah lulus RPGT April 2012 Permohonan Rayuan Pembatalan Gugur Taraf - RPGT (Online) InfoTech Bendahari/Fakulti/Pelajar April 2012 Mesyuarat Rayuan Pembatalan Gugur Taraf April 2012 Keputusan Rayuan Pembatalan Gugur Taraf HEA/Fakulti/UiTM Negeri/InfoTech InfoTech April 2012 SMS blast Your status as student has been reactivated. Do pay your bills InfoTech before 27 April 2012 or risk a second GT April 2012 Gugur Taraf untuk pelajar yang masih belum membayar yuran InfoTech/Bhg. Hal Ehwal 179

195 20 30 April April 2012 tertunggak/tertangguh, status yuran N (Tiada Bayaran Diterima) dan/atau belum mendaftar kursus setelah lulus RPGT SMS blast Your status as UiTM student has been stripped (GUGUR TARAF). You are not elligible to sit for examination. Data untuk percetakan Kertas Soalan Peperiksaan Jun 2012 diserahkan kepada BHEPep Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik Semester Akademik InfoTech 22 2 Mei 2012 Percetakan Kertas Soalan Peperiksaan Jun 2012 BHEPep Kumpulan B InfoTech/BHEPep 3. PENJADUALAN KULIAH (TERM 20122) DAN PEPERIKSAAN, PARAMETER KURSUS DAN MUATNAIK MARKAH PELAJAR (PEPERIKSAAN JUN 2012) Proses berkaitan penyediaan Jadual Waktu Kuliah (JWK) (Term 20124) dan Jadual Waktu Peperiksaan (JWP) (Term 20122) dan Muatnaik Markah Pelajar BIL. TARIKH AKTIVITI TINDAKAN Mac 2012 Pengemaskinian Parameter Kursus InfoTech/ Fakulti/ BHEA April 2012 Muat turun Fail Excel Kemasukan Markah 10 April Jun 1 Ogos 2012 Data ramalan untuk penjanaan JWK sesi diberikan kepada Fakulti/UiTM Negeri Penjanaan JWK sesi pengajian September 2012 Februari 2013 InfoTech/ Fakulti/ UiTM Negeri InfoTech Fakulti/ UiTM Negeri Ogos 2012 Pendaftaran Kursus Semi-Auto untuk pelajar Clear Cut 6 28 Ogos 21 September April April April 2012 Pendaftaran kursus untuk sesi Data Pendaftaran Kursus untuk semakan penerimaan Kertas Soalan Peperiksaan Jun 2012 diserahkan kepada BHEPep Penyerahan Kertas Soalan Peperiksaan Jun 2012 kepada BHEPep Data Pendaftaran Kursus untuk Penjanaan JWP Jun 2012 diberikan kepada BHEPep Fakulti/ UiTM Negeri/ InfoTech InfoTech/ Pelajar InfoTech/ BHEPep Fakulti InfoTech/ BHEPep April 6 Mei 2012 Penjanaan JWP Jun 2012 untuk Kertas Common BHEPep/PM Dr Naimah Mei 2012 Semakan data kertas common untuk penyediaan deraf pertama JWP Jun 2012 InfoTech Mei Mei 2012 Deraf pertama JWP Jun 2012 dikeluarkan. Pembukaan skrin untuk penyemakan deraf pertama JWP Jun 2012 untuk kertas common. Maklum balas deraf pertama JWP Jun 2012 untuk kertas common kepada BHEPep. Pembukaan skrin penyediaan JWP Jun 2012 untuk kertas noncommon. 17 Mei 2012 Deraf kedua JWP Jun 2012 dikeluarkan InfoTech/ Fakulti/ UiTM Negeri Fakulti/ UiTM Negeri BHEPep/Fakulti/ UiTM Negeri 180

196 Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik Semester Kumpulan B Mei 2012 Penyemakan dan pengemaskinian deraf kedua JWP Jun 2012 BHEPep Mei 2012 Penyediaan template JWP Jun 2012 muktamad InfoTech/ BHEPep Mei 2012 JWP muktamad Jun 2012 dikeluarkan dan dipaparkan di i-student portal BHEPep/InfoTech 4. AKTIVITI-AKTIVITI PEPERIKSAAN JUN 2012 BIL. TARIKH AKTIVITI TINDAKAN Jun 15 Julai 2012 Minggu Peperiksaan dalaman Jun 2012 Fakulti/ Pusat/ UiTM Negeri Jun 22 Julai 2012 Muatnaik Markah Peperiksaan Jun 2012 Fakulti/ UiTM Negeri/ InfoTech Julai 2012 Tarikh akhir Penjanaan Semula HPNG Tanpa Kursus Gagal (Tebus Tampal) Fakulti/ UiTM Negeri/ Julai 2012 Tarikh Akhir Mesyuarat Jawatankuasa Akademik UiTM Cawangan (JAC) UiTM Cawangan Julai 2012 Tarikh Akhir Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Program/ Jabatan Fakulti Julai Julai Julai Julai 2012 Tarikh Akhir Mesyuarat Lembaga Akademik Fakulti/Negeri (LAF/LAN) Tarikh akhir sistem ditutup untuk memasukkan gred Peperiksaan Jun 2012 Penyediaan data (Set B) untuk membuat Laporan Peperiksaan Jun 2012 peringkat Fakulti/ Pusat/ Akademi (termasuk data UiTM Negeri) Menghantar Laporan Peperiksaan Peringkat Fakulti/ Pusat/ Akademi (termasuk data UiTM Negeri) ke BHEPep Fakulti/ UiTM Negeri/ InfoTech/IPSis Fakulti/ UiTM Negeri/ InfoTech Fakulti/ InfoTech Fakulti/ Pusat/ Akademi Ogos 2012 Mesyuarat Lembaga Peperiksaan BHEPep/ Fakulti Ogos Ogos 2012 Keputusan Peperiksaan Jun 2012 diumumkan melalui emel dan Laman Web UiTM (jam pagi) Permohonan Rayuan Semak Semula Keputusan Peperiksaan Jun 2011 InfoTech Fakulti/ Pusat/ Institut/ UiTM Negeri/ Kolej Bersekutu 5. PEPERIKSAAN KHAS JUN 2012 BIL. TARIKH AKTIVITI TINDAKAN 1. 3 Ogos 2012 Keputusan Peperiksaan Jun 2012 diumumkan Fakulti/ UiTM Negeri 2. 3 Ogos 2012 Sms blast kepada calon Peperiksaan Khas BHEA/ InfoTech Ogos 2012 Pendaftaran Peperiksaan Khas Fakulti/ UiTM Negeri Ogos 2012 Penjanaan JWP Peperiksaan Khas Fakulti/ UiTM Negeri Ogos 2012 Peperiksaan Khas Fakulti/ UiTM Negeri 181

197 Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik Semester Kumpulan B 6. JADUAL MEMPROSES KEPUTUSAN PEPERIKSAAN KHAS OGOS 2012 BIL. TARIKH AKTIVITI TINDAKAN Ogos 2012 Peperiksaan Khas Fakulti/ Pusat/ UiTM Negeri 2. 6 September 2012 Tarikh Akhir Penjanaan Semula HPNG Tanpa Kursus Gagal (Tebus Tampal) Fakulti/ UiTM Negeri/ 3. 6 September 2012 Tarikh akhir Mesyuarat JK Akademik Kampus UiTM Negeri (JAC) UiTM Negeri September 2012 Tarikh akhir Mesyuarat Lembaga Akademik Fakulti (LAF) Fakulti September September September 2012 Mesyuarat Pembetulan dan Pengemaskinian Keputusan Peperiksaan Jun 2012 Mesyuarat Lembaga Peperiksaan untuk mengesahkan Keputusan Peperiksaan Khas Ogos 2012, Rayuan Semak Semula, Pembetulan dan Pengemaskinian Keputusan Peperiksaan Jun 2012 Pengumuman Keputusan Peperiksaan Khas Ogos 2012, Rayuan Semak Semula, Pembetulan dan Pengemaskinian Keputusan Peperiksaan Jun 2012 di i-student portal (jam pagi) BHEPep/ Fakulti/ UiTM Negeri BHEPep/ Fakulti InfoTech 182

198 Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik Semester Kumpulan B 7. INTERSESI BIL. TARIKH AKTIVITI TINDAKAN Mei 2012 Pra-pendaftaran intersesi InfoTech Mei 2012 Cadangan Senarai Kursus Yang ditawarkan Fakulti/ UiTM Negeri 3. 4 Jun 2012 Mesyuarat Penyelarasan Penawaran Kursus Intersesi Fakulti/ UiTM Negeri 4. 8 Jun 2012 Penyerahan Borang Persetujuan Pensyarah untuk mengajar intersesi Fakulti/ UiTM Negeri/ Jun 2012 Pengwujudan kumpulan kuliah intersesi didalam sims Fakulti/ UiTM Negeri/InfoTech Jun 2012 Pendaftaran kursus Intersesi Pelajar Jun 2012 Mesyuarat Penggabungan/Penutupan Kumpulan Fakulti/ UiTM Negeri Jun 2012 SMS blast/emel kepada pelajar yang terlibat dalam Penggabungan/Penutupan kumpulan UiTM : Your registration for intersession has been altered. Visit i- student Portal urgently for details InfoTech/BHEA Jun 2 Julai 2012 Validasi pendaftaran kursus intersesi dan kemaskini keperluan kolej kediaman Pelajar Julai 2012 Penjanaan bil intersesi Bendahari/FAIS/Pelajar Julai 2012 SMS blast kepada pelajar yang belum menjelaskan yuran intersesi UiTM : You have not paid your intersession bill. Last date for InfoTech/BHEA paymentn is 11 July Julai 2012 Tarikh akhir pembayaran bil intersesi Bendahari/FAIS/Pelajar Julai 2012 Tarikh akhir penyediaan JWK intersesi Fakulti/ UiTM Negeri Julai 2012 Pengguran kursus/penghapusan term semester intersesi bagi pelajar yang tidak membayar yuran kursus InfoTech/BHEA Julai 2012 SMS blast kepada pelajar yang tidak membayar yuran kursus intersesi UiTM : You are not allowed to join intersession classes due to InfoTech/BHEA non-payment Julai 17 Ogos 2012 Minggu perkuliahan intersesi Fakulti/ UiTM Negeri Ogos 2012 Cuti hari raya Aidilfitri Fakulti/ UiTM Negeri/Pelajar Julai 2012 Percetakan slip kelayakan menduduki peperiksaan oleh pelajar Pelajar Julai 2012 Penyerahan data pendaftaran kursus kepada BHEPep untuk penjanaan JWP intersesi InfoTech Julai 2012 Penjanaan JWP intersesi BHEPep/InfoTech Julai 2012 Deraf pertama JWP intersesi BHEPep Ogos 2012 Penyediaan template JWP intersesi BHEPep Ogos 2012 JWP intersesi dikeluarkan dan dipaparkan di i-student portal BHEPep September 2012 Peperiksaan Intersesi Fakulti/ UiTM Negeri/Pelajar 183

199 184

200 BAB 13 PENAWARAN BAHARU PROGRAM SEDIA ADA 185

201 186

202 PENAWARAN BAHARU PROGRAM SEDIA ADA 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini merangkumi proses permohonan penawaran baharu BAHARU program sedia ada di Fakulti/Pusat Akademik untuk ditawarkan di UiTM Negeri/UiTM Cawangan. Prosedur ini melibatkan penyediaan dokumen lengkap cadangan penawaran BAHARU program sedia ada di peringkat Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN)/Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan (JKAC) dan dibentangkan Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF), Jawatankuasa Eksekutif Universiti (JKE) dan makluman di Senat Universiti. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Senat. 2.2 Jawatankuasa Eksekutif Universiti (JKE). 3.1 Penyediaan kertas kerja dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 3.2 Pengesahan oleh Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 3.3 Penyediaan Dokumen Kertas Kerja Cadangan Penawaran Program baharu BAHARU Sedia Ada di UiTM Negeri/UiTM Cawangan ke JKE. 3.4 Pemakluman ke Senat Universiti. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Eksekutif Universiti (JKE) 4.2 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF) 4.3 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN) 4.4 Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan (JKAC) 5.0 DEFINISI/TAFSIRAN /TERMA BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan JKE : Jawatankuasa Eksekutif Universiti JAF : Jawatankuasa Akademik Fakulti 187

203 BPP : Bahagian Pengambilan Pelajar PPS : Pusat Perancangan Strategik KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia R : Rektor TR(A) : Timbalan Rektor (Akademik) KPP : Ketua Pusat Pengajian PP : Pengerusi Program PP(A) : Penolong Pendaftar (Akademik) 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 KPP/PP menyediakan kertas kerja permohonan penawaran baharu BAHARU program sedia ada mengikut format yang disediakan oleh UHEK. 6.2 KPP/PP/N/C membentangkan kertas kerja di JAN/JKAC. 6.3 R/TR(A) N/C kemukakan surat permohonan dan kertas kerja kepada F/P. 6.4 KPP/PP/ N/C membentangkan kertas kerja di JAF. 6.5 PP(A) F/P menyediakan surat makluman kelulusan JAF mengenai program yang dipohon kepada N/C. 6.6 PP(A) F/P kemukakan surat permohonan dan kertas kerja kelulusan JAF kepada BHEA. 6.7 BHEA majukan kertas kerja untuk dibentangkan ke JKE. 6.8 Sekretariat JKE menyediakan surat kelulusan dan petikan minit JKE kepada D dan salinan kepada R dan Pengarah BPP dan Pengarah PPS. 6.9 PPK/PP(A) N/C menyediakan pelunjuran pengambilan pelajar berdasarkan kemampuan sumber manusia dan fasiliti masing-masing BHEA maklumkan kepada Senat UiTM BHEA maklumkan penawaran program BAHARU baharu sedia ada kepada KPM. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Carta Alir Prosedur Permohonan Penawaran Program Sedia Ada. 188

204 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Tiada 9.0 CARTA ALIR Lampiran 13.0 Carta Alir Penawaran BAHARU baharu Program Sedia Ada LAMPIRAN Lampiran 13.1 Contoh Surat Permohonan penawaran BAHARU baharu program sedia ada. 189

205 LAMPIRAN 13.0 PENAWARAN BAHARU PROGRAM SEDIA ADA TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI MULA KPP/Koor Menyediakan kertas kerja permohonan penawaran baru program sedia ada mengikut format yang disediakan oleh UHEK. Lihat Lampiran 13.1 KPP/Koor Membentangkan kertas kerja di JAN/JKAC. R/TR(A) N/C Kemukakan surat permohonan dan kertas kerja kepada Fakulti/Pusat Akademik Lihat 13.1 Lampiran KPP/Koor N/C Membentangkan kertas kerja di Mesyuarat JAF. PP(A) F/P Menyediakan surat makluman kelulusan JAF program yang dipohon kepada UiTM Negeri/UiTM Cawangan PP(A) F/P Kemukakan surat permohonan dan kertas kerja kelulusan JAF kepada BHEA. BHEA Majukan kertas kerja untuk dibentangkan ke JKE. Sekretariat JKE A Menyediakan surat kelulusan dan petikan minit JKE kepada Dekan Fakulti/Pusat Akademik dan salinan kepada Rektor UiTM Negeri/UiTM Cawangan dan Pengarah BPP. BERSAMBUNG 190

206 TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI A BERSAMBUNG PPK/PP(A) UiTM Negeri/UiTM Cawangan Sediakan pelunjuran pengambilan pelajar berdasarkan kemampuan sumber manusia dan fasiliti masing-masing. UHEK,BHEA Maklumkan penawaran program baru sedia ada kepada KPT TAMAT 191

207 LAMPIRAN 13.1 CONTOH SURAT PERMOHONAN PENAWARAN BARU PROGRAM SEDIA ADA. Ruj Kami: Tarikh : Dekan Fakulti Shah Alam SELANGOR DARUL EHSAN Y Bhg Prof, PERMOHONAN PERSETUJUAN PIHAK FAKULTI MENGENAI CADANGAN MENAWARKAN PROGRAM SEDIA ADA DI KAMPUS UiTM Dengan hormatnya saya merujuuk kepada perkara tersebut di atas. 2. Seperti sedia maklum UiTM sedang menggerakkan inisiatif memberikan autonomi kepada kampus-kampus cawangan dan pada masa yang sama, Y Bhg Naib Canselor sedang berusaha memastikan penawaran 300 program baru di seluruh sistem UiTM. Untuk melaksanakan inisiatif ini, kami di kampus-kampus mempunyai dua opsyen: Penawaran program sedia ada di kampus Induk Penawaran program baru. 3. Setelah membincangkan perkara ini dengan pihak-pihak berkaitan, kami dengan ini mencadangkan beberapa program yang kini dijalankan di kampus Shah Alam untuk di tawarkan di kampus ini. (lihat Lampiran 1.0) 4. Sehubungan itu, saya memohon pihak Y Bhg Prof untuk menimbang dan seterus nya memberikan kepercayaan dan persetujuan kepada kami untuk menawarkan program-program tersebut di kampus ini. 5. Seterusnya dengan persetujuan Y Bhg Prof kami akan mendapatkan sesalinan dokumen program yang berkaitan daripada pihak unit Hal Ehwal Kurikulum sebagai lampiran kepada kertas kerja cadangan penawaran program sedia ada ini untuk di bentangkan kepada Jawatan Kuasa Eksekutif (JKE) dalam masa terdekat. 192

208 6. Jika pihak Prof mempunyai sebarang pertanyaan sila hubungi Timbalan Rektor Hal Ehwal Akademik berkenaan iaitu di talian telefon..atau melalui .. Sekian, termia kasih. Yang Benar (PROF DR.) Rektor Kampus. s.k. Timbalan Naib Canselor Akademik & Antarabangsa Timbalan Rektor Hal Ehwal Akademik Ketua Program.. Lampiran: 1. Senarai Program yang dipohon 2. Ringkasan justifikasi menawarkan program sedia ada di kampus ini 193

209 LAMPIRAN 1.0 SENARAI PROGRAM YANG DIPOHON NO NAMA PROGRAM KOD PROGRAM 194

210 LAMPIRAN 2.0 JUSTIFIKASI MENAWARKAN PROGRAM DI KAMPUS NO NAMA PROGRAM JUSTIFIKASI 1. AB123 Apa kelebihan yang kampus ini ada dana boleh dimanfaatkan untuk program ini? Apa faktor-faktor tempatan yang menyokong kweujudan program ini nanti. Jika pensyarah diperlu, bagaimana atau apa strategi yang akan diguna untuk mengatasinya Berikan jaminan bahawa kualiti program tidak akan terjejas, berikan bukti untuk menyokong perkara ini. 2. PQ321 Apa kelebihan yang kampus ini ada dana boleh dimanfaatkan untuk program ini? Apa faktor-faktor tempatan yang menyokong kweujudan program ini nanti. Jika pensyarah diperlu, bagaimana atau apa strategi yang akan diguna untuk mengatasinya Berikan jaminan bahawa kualiti program tidak akan terjejas, berikan bukti untuk menyokong perkara ini. 1. TM123 Apa kelebihan yang kampus ini ada dana boleh dimanfaatkan untuk program ini? Apa faktor-faktor tempatan yang menyokong kweujudan program ini nanti. Jika pensyarah diperlu, bagaimana atau apa strategi yang akan diguna untuk mengatasinya Berikan jaminan bahawa kualiti program tidak akan terjejas, berikan bukti untuk menyokong perkara ini. 195

211 196

212 BAB 14 PENYEDIAAN JADUAL WAKTU KULIAH 197

213 198

214 PENYEDIAAN JADUAL WAKTU KULIAH 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah panduan bagi proses penyediaan jadual waktu kuliah bagi semua peringkat pengajian Asasi, Pra Diploma, Diploma dan Sarjana Muda di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Senat. 2.2 Peraturan Akademik Universiti. Proses ini meliputi proses penyediaan data ramalan, penyediaan dan pindaan Jadual seterusnya hebahan Jadual Waktu Kuliah kepada pelajar, pensyarah dan staf sokongan. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Penyediaan Jadual Waktu Kuliah. 5.0 SINGKATAN Pengerusi : Staf Akademik yang dilantik oleh Dekan/Rektor. Ahli : Pensyarah dan Staf Pentadbiran. F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik KS : Kontek Syarahan JWK : Jadual Waktu Kuliah JK JWK : Jawatankuasa Jadual Waktu Kuliah. SIMS : Student Information Management System ICReSS : Integrated Course Registration and Scheduling System D : Dekan R : Rektor PS : Pensyarah PL : Pelajar 199

215 TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) TR(A) : Timbalan Rektor (Akademik) KPP : Ketua Pusat Pengajian Koor : Koordinator Kursus PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Akademik) 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PPK/PP(A) merujuk Jadual Pengurusan Aktiviti Akademik yang dikeluarkan oleh BHEA, Shah Alam bagi mengetahui tarikh-tarikh penting berkaitan penyediaan JWK. 6.2 D/R/TD(A)/TR(A) mengenalpasti dan melantik JK JWK. 6.3 PPK/PP(A) bertanggungjawab menyediakan data ramalan dan diserahkan kepada JK JWK yang berkaitan dengan: Senarai bilik kuliah/bengkel/makmal/studio yang digunakan Pelunjuran Pengambilan Pelajar boleh diperolehi di SIMS Pengambilan Skrin KPP/Koor menyediakan maklumat perancangan kumpulan kuliah/bengkel/makmal/studio dan diserahkan kepada JK JWK. Maklumat ini boleh diperolehi di SIMS Akademik, Skrin 4.5 atau Skrin JK JWK di F/P/N/C mengemaskini maklumat seperti berikut : Data KS bagi setiap PS Perancangan kumpulan kuliah/bengkel/makmal/studio Senarai terkini PS sepenuh masa/sambilan Lain-lain maklumat tambahan (kekangan/keperluan). 6.6 JK JWK mengemaskini maklumat KS, slot masa dan ruang bilik kuliah/bengkel/makmal/studio serta lain-lain maklumat berkaitan ke dalam ICReSS. 6.7 Pengerusi JK JWK/PPK/PP(A) menyediakan keperluan slot-slot JWK bagi kodkod servicing kepada F/P/N/C yang berkaitan (mengikut keperluan F/P/N/C). 6.8 TD(A)/TR(A)/PPK/PP(A) memantau proses penyediaan JWK supaya dapat disiapkan mengikut tempoh masa yang ditetapkan. 6.9 JK JWK menyerahkan draf JWK kepada KPP/Koor untuk membuat semakan 200

216 dan pindaan (jika ada) JK JWK membuat pindaan ke atas draf JWK dan membuat cetakan D/R mengesahkan JWK bagi PS TD(A)/TR(A)/PPK/PP(A) membuat hebahan JWK kepada PS, PL dan staf sokongan Sekiranya terdapat pindaan JWK, PS atau PL hendaklah mendapatkan kebenaran daripada JK JWK atau pejabat HEA F/P/N/C terlebih dahulu sebelum dikemaskini JK JWK membuat pengemaskinian JWK (jika ada) berdasarkan : Permohonan PS atau PL Pertambahan kumpulan baru/penutupan kumpulan kuliah Keperluan kursus pembelajaran dan pengajaran Pertindihan kumpulan/bilik kuliah/slot masa/tempat/ruang TD(A)/TR(A) mengesahkan pindaan/pengemaskinian JWK PS/PL JK JWK memaklumkan pindaan JWK kepada PS/PL berkenaan D/R menandatangani setiap helaian JWK PS dan bilik kuliah JK JWK menguruskan cetakan dan edaran kepada setiap PS dan untuk diletakkan di hadapan dewan kuliah/bilik kuliah/makmal/studio. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Jadual Pengurusan Aktiviti Akademik (JAPA). 7.2 Sistem ICReSS di laman disesawang : BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 HEA /JWT/12 (Pindaan 2): Contoh Borang Pindaan Jadual Waktu 9.0 CARTA ALIR Lampiran 14.0 Carta Alir Penyediaan Jadual Waktu Kuliah 10.0 LAMPIRAN Lampiran 14.1 Borang Pindaan Jadual Waktu Kuliah 201

217 LAMPIRAN 14.0 PENYEDIAAN JADUAL WAKTU KULIAH PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI MULA PPK/PP(A) Rujuk tarikh-tarikh penting berkaitan penyediaan JWK. Jadual Pengurusan Aktiviti Akademik, BHEA D/R/TD(A)/TR(A ) Kenalpasti dan lantik JK JWK. PPK/PP(A) Sedia data ramalan dan serahkan kepada JK JWK: Senarai bilik kuliah/bengkel /makmal/ studio yang digunakan Pelunjuran Pengambilan Pelajar KPP/Ko Sediakan maklumat perancangan kumpulan kuliah/ bengkel/makmal/studio dan diserahkan kepada JK JWK. SIMS Pengambilan Menu 6.0 SIMS Akademik Menu 4.5 atau 3.1 JK JWK Kemaskini maklumat : Data KS pensyarah Perancangan kumpulan kuliah/bengkel/makmal/ studio Senarai terkini pensyarah sepenuh masa/sambilan Lain-lain maklumat tambahan (kekangan/ keperluan) JK JWK Pengerusi JK JWK/PPK/PP(A) Masukkan maklumat KS, slot masa dan ruang bilik kuliah/bengkel/makmal/studio serta lain-lain maklumat berkaitan ke dalam ICReSS. Sediakan permohonan serta cetakan slot JWK kod servising kepada F/P/N/C (mengikut keperluan F/P/N/C). A BERSAMBUNG 202

218 PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI A BERSAMBUNG TD(A)/TR(A)/ PPK/PP(A) JK JWK Pantau proses penyediaan JWK Serah draf JWK kepada KPP/Ko untuk membuat semakan dan pindaan (jika ada). JK JWK Buat pindaan ke atas draf JWK dan cetak JWK terkini. D/R Sahkan JWK pensyarah. TD(A)/TR(A)/PP K/PP(A) Buat hebahan JWK kepada pensyarah dan pelajar. JK JWK TD(A)/TR(A) Buat pindaan JWK berdasarkan: Permohonan pensyarah atau pelajar Pertambahan kumpulan baru/penutupan kumpulan kuliah Keperluan kursus pembelajaran dan pengajaran Pertindihan kumpulan/ bilik kuliah/slot masa Sahkan pindaan/ pengemaskinian JWK pensyarah atau pelajar. JK JWK / PPK/PP(A) Maklumkan pindaan/ pengemaskinian JWK D/R Tandatangan JWK pensyarah B BERSAMBUNG 203

219 PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI B BERSAMBUNG JK JWK Uruskan cetakan dan edaran JWK kepada setiap pensyarah dan bilik kuliah TAMAT 204

220 LAMPIRAN 14.1 BORANG PINDAAN JADUAL WAKTU KULIAH UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK SHAH ALAM, SELANGOR HEA/BPJW/ Borang Pindaan Jadual Waktu (Pindaan untuk pertukaran bilik kuliah tidak memerlukan kelulusan sekiranya dalam tempoh 2 (dua) minggu selepas kuliah bermula). SEBELUM SELEPAS Hari : Hari : Masa : Masa : Kod Kursus : Kod Kursus : Bilik : Bilik : Prg/Kumpulan : Prg/Kumpulan : Pensyarah : Pensyarah : Hari : Hari : Masa : Masa : Kod Kursus : Kod Kursus : Bilik : Bilik : Prg/Kumpulan : Prg/Kumpulan : Pensyarah : Pensyarah : Hari : Hari : Masa : Masa : Kod Kursus : Kod Kursus : Bilik : Bilik : Prg/Kumpulan : Prg/Kumpulan : Pensyarah : Pensyarah : Sebab-sebab pindaan dibuat: Dipohon oleh : Diluluskan oleh : Nama : Nama : Tandatangan : Tandatangan : Tarikh : Tarikh : Untuk Kegunaan AJK Jadual Waktu 1. Telah dipinda di Jadual Waktu Pensyarah 2. Telah dipinda di Jadual Waktu Pelajar 3. Telah dipinda di Jadual Waktu Bilik Kuliah Pindaan dilakukan oleh: Nama : Tandatangan : Tarikh : 205

221 206

222 BAB 15 PROSES PENAWARAN PROGRAM BAHARU 207

223 208

224 PROSES PENAWARAN PROGRAM BAHARU 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini merangkumi proses permohonan oleh Fakulti /Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan bagi menawarkan Program Akademik Baharu yang melibatkan penyediaan dokumen lengkap cadangan program baharu sehinggalah mendapat kelulusan. 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Kementerian Pendidikan Malaysia. 2.2 Agensi Kelayakan Malaysia (Malaysian Qualification Agency). 2.3 Majlis Kurikulum Universiti. 3.0 BIDANG KUASA/SKOP Pelantikan Jawatankuasa Program Baharu oleh Fakulti/Pusat Akademik/ UiTM Negeri/UiTM Cawangan. Pelantikan Jawatankuasa Kecil Kurikulum oleh Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. Penyediaan dokumen lengkap cadangan program akademik baharu. Pengesahan oleh Jawatankuasa Akademik Fakulti/Agensi Kelayakan Malaysia. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Program Baharu Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri /UiTM Cawangan Pengerusi : Staf Akademik yang dilantik oleh Dekan/Rektor Ahli : Ketua Pusat Pengajian/Koordinator/Pengerusi Program/Staf Akademik yang dilantik Dekan atau Rektor. 4.2 Jawatankuasa Kecil Kurikulum oleh Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri (JKKF/JKKN). Pengerusi : Dekan Ahli : 3 orang Ahli Senat Universiti (Mengikut Gugusan) 209

225 Ahli : Jawatankuasa Program Baharu Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Cawangan/UiTM Negeri 4.3 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF) 4.4 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN) 4.5 Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan (JKAC) 5.0 SINGKATAN TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) UHEK : Unit Hal Ehwal Kurikulum BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTMCawangan AKM/MQA : Agensi Kelayakan Malaysia/Malaysian Qualification Agency PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar Akademik JPB : Jawatankuasa Program Baharu Fakulti/ UiTM Negeri JKKF/JKKN : Jawatankuasa Kecil Kurikulum oleh FakultiUiTM Negeri JKPT : Jawatankuasa Kementerian Pengajian Tinggi JAF : Jawatankuasa Akademik Fakulti LPU : Lembaga Pengarah Universiti BPP : Bahagian Pengambilan Pelajar JKAPS : Jawatankuasa Kecil Akademik Pengajian Siswazah CQC : Certification of Quality Compliance 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA Penyediaan dokumen kertas kerja cadangan program baharu untuk pembentangan Penyediaan dokumen kertas kerja cadangan program baharu untuk pembentangan di: a. Majlis Kurikulum Universiti b. Senat c. Lembaga Pengarah Universiti 210

226 d. Kementerian Pendidikan Malaysia JPB bincang mengenai feasibility/cost benefit dengan BHEA. JPB bincang mengenai feasibility/cost benefit dengan BHEA. 6.2 JPB sediakan dokumen lengkap cadangan program baharu mengikut format AKM/MQA01 (Bahagian B dan Bahagian C)/Badan Profesional. Bahagian A boleh diperolehi daripada UHEK PPK/PP(A) F/P/N/C menguruskan mesyuarat untuk pembentangan dokumen untuk semakan oleh JKKF/JKKN PPK/PP(A) F/P/N menguruskan penghantaran satu (1) salinan dokumen ke UHEK untuk semakan Semakan dokumen cadangan program baharu oleh UHEK. 6.6 PPK/PP(A) F/P/N/C menguruskan mesyuarat untuk pembentangan dokumen bagi pengesahan dalam JAF/ JAN/JKAPS setelah pindaan dilakukan seperti yang dicadangkan oleh UHEK. PPK/PP(A) C perlu menghantar ke JAF selepas kelulusan JKAC untuk pembentangan dan pengesahan. Nota: D, KPP dan Pakar Bidang mesti menjadi ahli turut hadir dlm mesyuarat diperingkat JKKN/JAF/JAN. 6.7 PP(K)/PP(A) F/P/N menguruskan penyediaan 5 salinan hard copy dokumen MQA-01 dan dua salinan dalam bentuk CD (.pdf dan.doc), berserta cek bayaran yuran dan dihantar ke UHEK untuk penghantaran ke MQA. 6.8 Semakan oleh MQA/Badan Profesional memberikan Laporan Penilaian untuk Akreditasi Sementara. 6.9 JPB menyediakan dokumen bukti bagi persediaan lawatan penilaian keserakanan MQA/Badan Profesional berdasarkan COPPA/Badan Profesional Pihak universiti menerima surat kelulusan berkaitan akreditasi sementara (CQC) JPB/PP(A) menyediakan dokumen kertas kerja cadangan program baharu untuk pembentangan di mesyuarat MKU (Rujukan Bab 3: Buku Panduan Penulisan Program Akademik) D membuat pembentangan di mesyuarat MKU. Pengerusi MKU membuat pemakluman di Senat TNC(A&A) memaklumkan cadangan program baharu di LPU Pembentangkan kertas kerja cadangan program baharu dalam mesyuarat JKPT 211

227 oleh BHEA Universiti menerima surat kelulusan dari JKPT untuk penawaran program BHEA memaklumkan kelulusan JKPT di mesyuarat Senat. Nota: Mengemukakan surat makluman mengenai sesi pengambilan dan kampus yang menawarkan program baharu kepada BHEA, PPS dan BPP Penjanaan parameter kursus dan pelan pengajian program baharu dalam di sistem SIMS serta penjanaan yuran pengajian oleh BHEA Penawaran program baharu dimaklumkan di dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengarah Universiti LPU oleh TNC(A&A) PPA memaklumkan kepada BPP kod program dan syarat kemasukan program Pengambilan pelajar dimulakan oleh pihak BPP berpandukan unjuran pelajar. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Buku Code of Practice for Program Accreditation /Garis Panduan dan Panduan Standard Program MQA. 7.2 Buku Panduan Penulisan Akademik terbitan KPT (Bab 3). 7.3 Garis Panduan Program Standard dari laman web MQA ( 7.4 Enterprise Knowledge Management System EKMS, PTAR UiTM. 7.5 Garis panduan kod dan parameter kursus. 7.6 Contoh Borang pelan pengajian baharu. 7.7 Contoh permohonan kod program baharu. 7.8 Pelan Pengajian Program Baharu. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang A - Permohonan Bagi Perakuan Akreditasi Sementara Program Atau Kelayakan. 8.2 Borang MQA-01: Programme Information. 212

228 8.3 Senarai Semak Dokumen Program Baharu. 8.4 Borang Kajian Pasaran. 8.5 Borang Pelan Pengajian Baharu. 8.6 Borang permohonan kod program baharu. 8.7 Borang kod dan parameter kursus. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 15.0 Carta Alir Proses dan Kelulusan Cadangan Program Akademik UiTM LAMPIRAN Lampiran 15.1 Borang Senarai Semak Dokumen Program Baharu. Lampiran 15.2 Borang Kajian Pasaran. Lampiran 15.3 Borang Parameter Kursus. Lampiran 15.4 Borang Pelan Pengajian. Lampiran 15.5 Borang Permohonan Kod Program Baharu. 213

229 LAMPIRAN 15.0 CARTA ALIR PROSES DAN KELULUSAN CADANGAN PENUBUHAN PROGRAM BAHARU PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI MULA JPB Perbincangan mengenai feasibility/ / Cost Benefit dgn BHEA Minit Mesyuarat JPB JPB/JKF/AR(A) UHEK Menyediakan dokumen lengkap cadangan program baru mengikut MQA01 (Part B dan Part C) C)/Badan / Profesional Dapatkan Part A dari UHEK Mesyuarat Mesyuarat Jawatankuasa Jawatankuasa Kurikulum Kurikulum Fakulti /Kampus (JKF) untuk Fakulti/Kampus (JKF) untuk pembentangan bagi semakan pembentangan bagi semakan dokumen dokumen Semakan dokumen lengkap cadangan Program Baharu Dokumen MQA Dokumen Kertas Kerja Dokumen Kertas Kerja AR(A) Mesyuarat Jawatankuasa Akademik Fakulti ( JAF) / Jawatankuasa Akademik Pengajian Siswazah (JAPS) untuk pengesahan Minit JAF Mesyuarat AR(A) JPB/AR(A) Menyediakan 5 salinan hard copy dokumen MQA-01 dan dua salinan dalam bentuk CD (pdf : ebook), beserta cek bayaran yuran dan dihantar ke UHEK untuk penghantaran ke MQA untuk Semakan MQA / Badan Profesional - Laporan Penilaian untuk Akreditasi sementara Menyediakan Evidence bagi persedian Lawatan penilaian keserakanan MQA/Badan Profesional berdasarkan COPPA/Badan Profesional Dokumen MQA Dokumen MQA A BERSAMBUNG 214

230 PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI A BERSAMBUNG MQA JPB/AR(A) DEKAN Memaklumkan pihak universiti berkaitan kelulusan akreditasi sementara (CQC) untuk dimajukan pada pihak JKPT Penyediaan Dokumen Kertas Kerja Cadangan Program Baharu untuk pembentangan dalam MKU Pembentangan Dokumen Kertas Kerja dalam Senat. Surat kelulusan MQA Kertas Kerja Cadangan Program Baharu Kertas Kerja Program Baharu TNC (A&A) Maklum cadangan Program Baru Kepada Lembaga Pengarah Universiti (LPU) TNC (A&A) PgHEK UHEK Pembentangan Kertas Kerja Cadangan Program Baru dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kementerian Pengajian Tinggi (JKPT) Terima surat kelulusan JKPT untuk penawaran program Kertas Kerja Cadangan Program Baharu UHEK PgHEK PP (A) TNC (A&A) Kelulusan penawaran program baru dimaklumkan dalam mesyuarat Senat Penjanaan parameter kursus dan pelan pengajian program baharu dalam sistem SIMS serta penjanaan yuran pengajian Penawaran program baru dimaklumkan di dalam Mesyuarat LPU Surat kelulusan Borang parameter kursus dan pelan pengajian BPP Pengambilan pelajar dimulakan oleh berpandukan kepada unjuran fakulti TAMAT 215

231 LAMPIRAN 15.1 BORANG SENARAI SEMAK DOKUMEN PROGRAM BAHARU ITEM 1. Evidence Perbincangan dengan TNCA&A 2. Pandangan stakeholder berkaitan samada melalui kajian pasaran, focus group atau mana- mana maklumbalas rasmi 3. PO PEO LO KI dan SLT program (rujuk program standard) 4. Struktur Kurikulum (rujuk program standard) 5. Silibus setiap kursus 6. Sinopsis setiap kursus 7. SLT setiap kursus 8. Taksonomi penilaian setiap kursus 9. Syarat kemasukkan program 10. Unjuran pelajar 11. Implikasi staf 12. Implikasi kewangan 13. Implikasi fizikal 14. Borang MQA01 Seksyen A (University Information) 15. Borang MQA01 Seksyen B (Program Information) 16. Borang MQA01 seksyen C (9 areas) (Area 2,3,4,5,7) penyediaan evidence berkaitan 17. Minit Mesyuarat Pembentangan di LAF 18. Surat Pengesahan Pemeriksaaan di UHEK 19. Bank Deraf untuk fii ke MQA serta borang penghantaran dokumen 20. Penghantaran Dokumen ke MQA Petaling Jaya dan pengesahan terima 21. Lawatan Penel Penilai MQA 22. Surat Pengesahan Kualiti Program dari MQA 23. Kertas Kerja ke Senat mengguna format JPT dalam buku Garispanduan Program Akademik (KPT) 24. Kertas Kerja ke LPU (ubah tujuan dan pindaan yang dicadang) 25. Kertas Kerja ke JPT untuk kelulusan penawaran 26. Surat Kelulusan YB Menteri 27 Makluman di Senat untuk Pengambilan 28 Penjanaan kod di SIMS (ISiS) 29 Penawaran kepada pelajar 30 Pengambilan pelajar kohot pertama 31 Pemantauan penyampaian program 32 Penyediaan Self Review Report (SRR) Program 33 Pengisian borang MQA02 untuk tujuan pengiktirafan penuh bagi diploma dan ijazah sarjana muda (selepas 18 bulan program bermula) Di sediakan Oleh: Unit Hal Ehwal Kurikulum NP 00/2011 Semakan Penyedia Ada Tiada 216

232 LAMPIRAN 15.2 BORANG KAJIAN PASARAN KAJIAN PASARAN MENGENAI PROGRAM YANG AKAN DITAWARKAN BAHAGIAH 1 : KANDUNGAN PROGRAM DAN KESESUAIAN DENGAN KEPERLUAN ORGANISASI (Sila tandakan (/) di masa sesuai) Nyatakan jenis organisasi/industri anda: I. Organisasi/industri milik tempatan II. Organisasi/industri milik asing a. Pengisian Konsep Teori 1. Adakah program yang dicadangkan memenuhi asas-asas teori dalam bidang berkenaan? Memenuhi sepenuhnya Memenuhi sebahagian Tiada memenuhi langsung 2. Adakah pemakaian konsep teori sesuai dalam keadaan semasa? Ya Tidak 3. Adakah subjeck-subjek yang ditawarkan ini menyumbang kepada kekuatan program? Ya 217

233 Tidak 4. Adakah kursus yang dicadangkan ini meliputi semua mata pelajaran/subjek yang difikirkan perlu? Ya Tidak Jika tidak, sila nyatakan subjek yang perlu ditambahkan 5. Adakah kursus yang dicadangkan meliputi subjek yang difikirkan tidak perlu? Ya Tidak Jika ya, apakah subjek yang perlu dikeluarkan? 218

234 6. Sila nyatakan program untuk memenuhi kriteria berikut: Memenuhi Memenuhi Gagal keperluan sebahagian memenuhi keperluan keperluan Ulasan (JIka ada) a. Teori Asas b. Konsep Semasa c. Perundangan d. Penggunaan ICT e. Penggunaan Kaedah Kuantitatif f. Hubungkait dengan Pasaran/Industri 7. Adakah anda berpendapat program yang dicadangkan ini mencukup dari segi: a. Jangkamasa pengajian Ya Tidak Jika tidak, nyatakan jangkamasa pengajian yang sesuai. Sila jelaskan b. Tempoh latihan praktikal Ya Tidak Jika tidak, nyatakan tempoh latihan praktikal yang sesuai. Sila jelaskan 219

235 BAHAGIAN II : PELUANG KERJAYA a. Adakah graduan program ini sesuai bekerja di organisasi anda? Sila jelaskan Contoh i. Kewangan ii. iii. iv. Pengurusan personel Kesihatan Lain-lain (sila nyatakan) b. Apakah jawatan yang sesuai di organisasi anda bagi graduan program ini? Contoh i. Eksekutif Pemasaran ii. iii. Setiausaha Syarikat Eksekutif Pengurusan c. Berapa banyak jawatan yang sesuai ditawarkan kepada graduan program ini? 220

236 1 3 jawatan 4 6 jawatan 7 9 jawatan Lain-lain. Nyatakan : d. Apakah pendapatan yang sesuai ditawarkan kepada graduan program ini? Kurang dari RM1000 RM RM RM Lain-lain. Nyatakan : e. Adakah program ini sesuai untuk dilanjutkan ke peringkat yang lebih tinggi? Ya Tidak Jika ya, sila nyatakan peringkat-peringkat pengajiannya Peringkat Ijazah Peringkat Sarjana Peringkat kedoktoran 221

237 BAHAGIAN III : LAIN-LAIN 1. Penajaan a. Adakah organisasi anda ada mempunyai penaja pelajar dalam bidang ini? Ya Tidak b. Adakah anda akan menggalakakan kakitangan anda untuk mengikuti program ini? Ya Tidak Jika tidak, sila nyatakan alasannya 2. Kesesuaian Program Pada pendapat anda, adakah program ini dapat menghasilkan graduan yang diingini? Yes ya, No Jika sila nyatakan alasannya Jika tidak, sila nyatakan alasannya 222

238 LAMPIRAN 15.3 BORANG PARAMETER KURSUS. BORANG PARAMETER KURSUS (BARU) PEMILIK KURSUS (NAMA FAKULTI): Bil Kod Nama Kursus Unit Jam Pertemuan Peperiksaan Jam Jenis Jenis Markah Kod Setara Kod Sama Kursus (BI - Bahasa Inggeris) Kredit (S - Syarahan) Akhir Peperiksaan Kursus (Markah / Periksa (BM - Bahasa Melayu) (T - Tutorial) (Ada / Tiada) (Kursus Ilmiah / LulusGagal) (SILA GUNA HURUF BESAR) (M - Makmal/Studio/dll) Projek Ilmiah / Latihan Amali / S T M Latihan Praktik) BM BI BM BI BM BI BM BI BM BI BM BI BM BI BM BI BM BI BM BI BM BI BM BI 223

239 PEMILIK KURSUS (NAMA FAKULTI): BORANG PARAMETER KURSUS (KURSUS-KURSUS BARU SAHAJA) NAMA FAKULTI DI UiTM Lampiran 10.4 Bil 1 Kod Nama Kursus Unit Jam Pertemuan Peperiksaan Jam Jenis Jenis Kod Setara Kod Sama Kursus (BI - Bahasa Inggeris) Kredit (S - Syarahan) Akhir Peperiksaan Kursus Markah Periksa (BM - Bahasa Melayu) (T - Tutorial) (Ada / Tiada) (Kursus Ilmiah / (Markah / (M - Makmal/Studio/dll) Projek Ilmiah / LulusGagal) S T M Latihan Amali / Latihan Praktik) BI PENGENALAN KEPADA KURSUS BARU DI FAKU LTI BBB Ada 3 Kursus Ilmiah LulusGagal ABC123, BCE234 CEF345, EFG456 BM INTRODUCTION TO NEW CORSE IN FACULTY Keterangan 1 Kod Kursus Fakulti Perlu mencadangkan sendiri. (3 huruf dan 3 nombor) Setelah BHEA semak dan berlaku pertindanan BHEA akan maklumkan kepada Fakulti untuk mencadangkan yang baru. 2 Nama Kursus Perlu dinyatakan dalam bahasa Inggeris dan Melayu. 3 Unit Kredit Unit kredit adalah pemberat yang diterjemahkan dalam unti jam untuk sesuatu kursus akademik 4 Jam Pertemuan Keterangan seperti di dalam borang. Ia merujuk kepada Jam Pertemuan di dalam Seminggu. 5 Peperiksaan akhir Keterangan seperti di dalam borang. 6 Jam Peperiksaan Jika Peperiksaan Akhir Tiada, Jam Peperiksaan adalah '0' Jika Peperiksaan Akhir Ada, Jam Peperiksaan bergantung kepada Unit Kredit Jika Unit Kredit Lebih Kecil atau Sama Dengan 2, Jam Peperiksaan adalah 2 Jam Jika Unit Kredit Lebih Besar atau Sama dengan 3, Jam Peperiksaan adalah 3 Jam (Ia selaras dengan keputusan Senat) 7 Jenis Kursus Setiap kursus perlu dinyatakan Jenis Kursus sama ada Kursus Ilmiah atau Projek Ilmiah atau Latihan Amali atau Latihan Practik. HANYA kursus berjenis Projek Ilmiah, Latihan Amali dan Latihan Praktik SAHAJA boleh diberi Keputusan Peperiksaan 'TL. 8 Jenis Markah Setiap kursus perlu dinyatakan Jenis Markah sama ada Markah atau LulusGagal. 9 Kod Setara Kod kursus lain yang setara dengannya. (Pertindanan silibus melebihi 75% dan jumlah jam kredit yang sama) 10 Kod Sama Periksa Kod kursus lain yang perlu dijadualkan masa peperiksaan yang sama dengannya. 224

240 LAMPIRAN 15.4 BORANG PELAN PENGAJIAN. BORANG PELAN PENGAJIAN FAKULTI Lampiran 10.5 PROGRAM MOD PENGAJIAN Bahagian Keperluan [mula dgn Bhg 1] 1 Program 1 Universiti 1 Program Kod Kursus Nama Kursus (SILA GUNA HURUF BESAR) Unit Kredit Status Pra-Syarat Ko-Syarat Kod Kursus Baru [C / NC] [ Jika ada ] [ Jika ada ] [ Ya / Tidak ]* *Sila isi Borang Parameter Jumlah 2 Program 2 Universiti 2 Program Jumlah 3 Universiti 3 Program 3 Program Jumlah 4 Universiti 4 Program 4 Program Jumlah 5 Universiti 5 Fakulti 5 Program SENARAI ELEKTIF 1 Jumlah 6 Universiti 6 Program SENARAI ELEKTIF 2 6 Program Jumlah JUMLAH JAM KREDIT SENARAI ELEKTIF 1 Bil Kod Kursus Nama Kursus Kod Kursus Baru [ Ya / Tidak ] *Sila isi Borang Parameter SENARAI ELEKTIF 2 Bil Kod Kursus Nama Kursus Kod Kursus Baru [ Ya / Tidak ] *Sila isi Borang Parameter 225

241 LAMPIRAN 15.5 PERMOHONAN KOD PROGRAM BAHARU PERMOHONAN KOD PROGRAM BAHARU CIRI-CIRI KOD PROGRAM BARU FAKULTI : 1. Kod Program : 2. Nama Program (dihadkan kepada 80* aksara) (i) (ii) Bahasa Malaysia Bahasa Inggeris : : 3. Singkatan Nama Program (dihadkan kepada 30* aksara) (i) (ii) Bahasa Malaysia Bahasa Inggeris : : 4. Taraf Program (Sijil, Pra-Diploma, Matrikulasi, Diploma, S. Muda, Sarjana, PhD) : 5. Ditawarkan mulai (i) (ii) Sepenuh Masa Separuh Masa : : 6. Jumlah Jam Kredit : 7. Bidang Program (Sains dan Teknologi, Sains Sosial dan Kemanusiaan, Sains Pengurusan) : * Nota : Sekiranya bilangan aksara melebihi bilangan yang dihadkan, pihak Fakulti/Pusat Pengajian diminta mengemukakan maklumat yang lengkap dan Bhg HEA akan menentukan kata singkatnya supaya selaras. 226

242 BAB 16 PENGEMASKINIAN KEPUTUSAN MUET 227

243 228

244 PENGEMASKINIAN KEPUTUSAN MUET 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini adalah panduan bagi proses kemasukan keputusan Malaysian Universiti English Test (MUET) di peringkat pengajian Sarjana Muda di F/P/N/C/KKB selaras dengan Peraturan Akademik Universiti. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 2.2 Syarat Syarat Kemasukan UiTM. UiTM. Prosedur ini digunapakai oleh BHEA di F/P/N/C/KKB bermula dari calon telah mendaftar sebagai pelajar UiTM. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN Tiada 5.0 SINGKATAN BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik BPP : Bahagian Pengambilan Pelajar KKB : Kolej-Kolej Bersekutu F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan BPRPK : Bahagian Pengurusan Rekod Pelajar dan Konvokesyen InfoTech : Pejabat Teknologi Maklumat Koor : Koordinator PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar PE(A) : Pegawai Eksekutif Kanan/Pegawai Eksekutif (Akademik) PT(P) : Pembantu Tadbir (Perkeranian) 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 BPP menyenaraikan keperluan kelulusan MUET pada syarat kemasukan pelajar bagi calon lepasan STPM, Matrikulasi dan Diploma yang akan mengikuti program Sarjana Muda dalam Buku Syarat Kelayakan Program Pengajian UiTM dan laman sesawang BPP selaras dengan Peraturan 229

245 Akademik Universiti. Bagi calon lepasan STPM, Matrikulasi dan Diploma yang akan mengikuti program Sarjana Muda disyaratkan telah mengambil MUET dan mencapai band seperti di bawah: BAND Band Empat (4) PROGRAM Sarjana Muda Pendidikan dengan Kepujian (Pengajaran Bahasa Inggeris sebagai Bahasa Kedua (TESL). Sarjana Muda Pengajian Bahasa Gunaan (Bahasa Inggeris untuk Komunasi Profesional). Sarjana Muda Pengajian Undang-Undang. Band Tiga (3) Band Satu (1) Sarjana Muda PembedahanPergigian Pergigian Sarjana Muda Perubatan dan Pembedahan Sarjana Muda Farmasi Program lain selain di atas 6.2 PPK/PP(A)/PEK/PE(A) di F/P/N/C/KKB menerima dan mengumpul salinan keputusan peperiksaan MUET dari pelajar. 6.3 PPK/PP(A)/PEK/PE(A) di F/P/N/C/KKB mengemaskini maklumat MUET pelajar di sistem SIMS (Menu Am - Maklumat Pelajar). InfoTech akan dihubungi jika berlaku permasalah pada sistem SIMS. 6.4 PET/PEK/PE(A) dengan bantuan PT(P) membuat semakan dan memastikan semua peiajar telah dan belum menyerahkan sesalinan keputusan MUET untuk di kemaskinikan di sistem SIMS dari masa ke semasa PEK/PE(A) di F/P/N/C/KKB mengeluarkan pemakluman/peringatan kepada pelajar yang masih belum menyerahkan sesalinan kelulusan MUET melalui papan kenyataan/web Fakulti/Gerbang Maklumat Pelajar terutama pelajar semester 4 atau semester 5 atau pelajar tahun akhir. BPRPK akan memastikan pelajar yang tersenarai dalam senarai graduan telah memperolehi kelulusan MUET dengan bantuan InfoTech. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Data sistem SIMS. 7.2 Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik, BHEA. 7.3 Carta Alir Pemprosesan Keputusan MUET. 230

246 7.4 Peraturan Akademik Universiti. 7.5 Buku Syarat Kemasukan, BPP, UiTM. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Tiada 9.0 CARTA ALIR Lampiran 16.0 Carta Alir Pemprosesan Kemasukan Keputusan MUET dalam SIMS LAMPIRAN Lampiran 16.1 Salinan Keputusan MUET pelajar. 231

247 LAMPIRAN 16.0 CARTA ALIR PEMPROSESAN KEMASUKAN KEPUTUSAN MUET DALAM SIMS PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI MULA PPK/PP/PET/PEK/PE (A) di F/P/N/C/KKB PPK/PP/PET/PEK/PE (A) di F/P/N/C/KKB InfoTech PET/PEK /PE(A) dengan bantuan PT(P) di F/P/N/C/KKB PET/PEK (A) di F/P/N/C/KKB BPRPK/Info Tech Menerima salinan keputusan MUET dari pelajar. Kemaskini maklumat kelulusan MUET di dalam SIMS Membantu jika permasalahan timbul pada SIMS. Menyemak semua semua pelajar pelajar telah/belum telah/belum menyerah menyerah salinan salinan kelulusan MUET kelulusan MUET Peringatan kepada pelajar yang belum menghantar kelulusan MUET melalui papan kenyataan,i-student Portal dan web fakulti. Menyemak senarai graduan dengan bantuan InfoTech memastikan semua bakal graduan telah dikemaskinikan kelulusan MUET sebelum Senat dan Konvokesyen. TAMAT F/P/N/C/KKB Data SIMS Data SIMS F/P/N/C/KKB Data SIMS 232

248 LAMPIRAN 16.1 SALINAN KEPUTUSAN MUET PELAJAR 233

249 234

250 BAB 17 PROFESIONALISMA PENSYARAH (PRO-PENS) 235

251 236

252 PROFESIONALISMA PENSYARAH (PRO-PENS) 1.0 PENDAHULUAN Pemantauan profesionalisma pensyarah merupakan salah satu mekanisme dalam membantu universiti mencapai persekitaran Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) yang berkualiti bagi pelbagai program akademik di semua Fakuti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. Pemantauan ini melibatkan pemantauan keberkesanan P&P dan profesionalisma pensyarah. Keberkesanan P&P dilihat dari aspek penyampaian P&P, keterlibatan pelajar di dalam kuliah, dan komunikasi di antara pelajar dan pensyarah. Profesionalisma pensyarah melibatkan aspek keberadaan, ketepatan masa, sahsiah rupa diri dan penggunaan Bahasa Inggeris kecuali kursus-kursus ACIS dan Bahasa Ketiga. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Pekeliling Akademik Bil. 4 Tahun Rekod Jadual Waktu dan Borang Pemantauan. 3.2 Rekod Laporan Pemantauan. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Pemantauan Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan 5.0 SINGKATAN Pengerusi : Pensyarah Kanan (DM52) ke atas yang tidak memegang jawatankuasa pentadbiran. Ahli : Sekurang-kurangnya empat (4) orang terdiri daripada Pensyarah Kanan (DM52) dan ke atas. Setiausaha : Penolong Pendaftar (Akademik). F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan PRO-PENS : Pemantauan Pemantuan Profesionalisma Pensyarah P&P : Pengajaran dan Pembelajaran JK Pemantauan : Jawatankuasa Pemantauan PP(A) : Penolong Pendaftar (Akademik) 237

253 PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 REKOD JADUAL WAKTU DAN DOKUMEN PEMANTAUAN PP(A)/PE(A) menyerahkan rekod jadual waktu kuliah kepada Pengerusi JK Pemantauan untuk diedarkan kepada ahli JK Pemantauan di F/P/N/C PP(A)/PE(A) menyerahkan dokumen pemantauan kepada Pengerusi JK Pemantauan untuk diedarkan kepada ahli JK Pemantauan F/P/N/C. Borang pemantauan yang terlibat adalah: a. Borang Pemantauan. b. Borang Rubrik PRO-PENS. c. Kalkulator PRO-PENS. 6.2 REKOD LAPORAN PRO-PENS PP(A)/PE(A) memaklumkan jadual pelaporan PRO-PENS yang dihantar oleh BHEA kepada Pengerusi JK Pemantauan Pengerusi JK Pemantauan menyerahkan laporan PRO-PENS kepada PP(A)/PE(A) untuk dihantar kepada BHEA selewat-lewat 4 minggu selepas minggu kuliah berakhir BHEA akan memerima laporan untuk tujuan rekod dan tindakan susulan. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Pekeliling Akademik Bil. 4 Tahun ACT 2012 Pemantauan Operasi Akademik (PRO-PENS). 7.3 Jadual Waktu Kuliah. 7.4 Borang Rubriks PRO-PENS. 7.5 Jadual Pelaporan Pemantauan Profesionalisma Pensyarah (PRO-PENS) UiTM (HEA/JadLaporanPRO-PENS/ ). 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang Pemantauan BHEA/rubrik PRO-PENS/ Templat Laporan Pemantauan BHEA/Laporan PRO-PENS/

254 8.3 Kalkulator PRO-PENS. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 17.0 Carta Alir Pengurusan Rekod Pemantauan Pensyarah LAMPIRAN Lampiran 17.1 Pekeliling Akademik Bil. 4 Tahun LAMPIRAN 17.2 Jadual Pelaporan Pemantauan Profesionalisma Pensyarah (Pro-Pens) 239

255 LAMPIRAN 17.0 CARTA ALIR PENGURUSAN URUSETIA PEMANTAUAN PROFESIONALISMA PENSYARAH (PRO-PENS) PIHAK BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/CATATAN MULA D/R Pelantikan Jawatankuasa JK Pemantauan Mesyuarat Jawatankuasa PP(A) / EO(A) Penyediaan Maklumat Jadual Waktu Kuliah dan Dokumen Pemantauan i. Jadual Waktu Kuliah ii. Borang Pemantauan iii. Borang Rubrik PRO-PENS iv. Kalkulatur PRO-PENS JK Pemantauan Pemantauan Pengerusi JK Pemantauan Penerimaan Data Pengerusi JK Pemantauan Pemprosesan dan Analisa Data Pengerusi JK Pemantauan Penyediaan Laporan PP(A) / PE(A) Hantar laporan kepada HEA Templat Laporan Pemantauan TAMAT 240

256 241

257 242

258 243

259 244

260 245

261 246

262 247

263 248

264 249

265 250

266 251

267 252

268 253

269 254

270 255

271 HEA/JadLaporanPRO- PENS/ LAMPIRAN 17.2 JADUAL PELAPORAN PEMANTAUAN PROFESIONALISMA PENSYARAH (PRO-PENS) JADUAL PELAPORAN PEMANTAUAN PROFESIONALISMA PENSYARAH (PRO-PENS) UiTM A. Fakulti/Pusat Pengajian (APB & CITU) *Merangkumi semester pengajian program Ijazah Sarjana Muda (ISM) sahaja. Semester (Kump. B) Tarikh Akhir Pelaporan Mac Julai Ogos 2012 September 2012 Januari Februari 2013 *Pemantauan bagi fakulti yang menawarkan program Diploma di kampus Shah Alam (B, B3, B8 & B9) digalakkan dijalankan seperti biasa. Pelaporan PRO-PENS bagi program ini perlu dibuat di peringkat fakulti/pusat pengajian masing-masing sahaja tidak perlu pelaporan kepada TNC (A&A). B. Pusat Pengajian (Pusat Asasi) Semester (Kump. A) Tarikh Akhir Pelaporan Jun November Disember 2012 November 2012 Mac April 2013 C. UiTM Negeri & Cawangan *Merangkumi semester pengajian program Ijazah Sarjana Muda (ISM) & Diploma. Semester (Kump. B) Semester (Kump. A) Tarikh Akhir Pelaporan Mac Julai 2012 Jun November Disember 2012 September 2012 Januari 2013 November 2012 Mac April

272 BAB 18 PERLAKSANAAN KURIKULUM OBE-SCL 257

273 258

274 PELAKSANAAN KURIKULUM OBE-SCL 1.0 PENDAHULUAN Outcome Based Education Student Centered Learning (OBE-SCL) adalah kaedah pengajaran dan pembelajaran (P&P) yang fokus kepada hasil pembelajaran dan berpusat kepada pelajar. Amalan terdahulu, pensyarah bertanggungjawab memastikan para pelajar memahami apa yang dipelajari, tetapi berdasarkan konsep OBE-SCL, para pelajar turut bertanggungjawab terhadap hasil pembelajaran mereka. OBE-SCL menekankan sembilan (9) aspek kemahiran insaniah yang disediakan oleh Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM). Kejayaan pelaksanaan kurikulum OBE-SCL bukan sahaja pendokumentasian malah melibatkan warga UiTM iaitu pelajar, pensyarah, pentadbir dan pengurusan Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Kementerian Pendidikan Malaysia. 2.2 Malaysian Qualification Agency (MQA Act 2007). 2.3 Senat. 2.4 Majlis Kurikulum Universiti (MKU). 3.1 Peranan dan Tanggungjawab Pentadbir. 3.2 Semakan Pelan ID program dan pelajar kohort baru untuk OBE-SCL. 3.3 Semakan EES di sistem i-learn. 3.4 Rekod kajian keberkesanan kurikulum dan rekod penambahbaikkan berterusan. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Outcome Based Education di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. Pengerusi : Pensyarah yang dilantik oleh Dekan/Rektor. 5.0 SINGKATAN Ahli : Pensyarah yang dilantik oleh Dekan/Rektor. KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia 259

275 MQA UHEK : Malaysian Qualification Agency : Unit Hal Ehwal Kurikulum OBE - SCL : Outcome Based Education - Student Centered Learning CDL - CQI EES SuFO F/P/N/C JK OBE KPP PP PP(A) PE(A) : Closing The Loop - Continous Quality Improvement : Entrance-Exit Survey : Student Feedback Evaluation Online : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan : Jawatankuasa OBE : Ketua Pusat Pengajian : Pengerusi Program : Penolong Pendaftar (Akademik) : Pegawai Eksekutif (Akademik) 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENTADBIR PP(A)/PE(A) perlu memahami OBE-SCL melalui latihan OBE-SCL yang dianjurkan oleh UHEK PP(A)/PE(A) perlu membantu kelancaran perjalanan OBE-SCL. 6.2 SEMAKAN PELAN ID PROGRAM DAN PELAJAR KOHORT BAHARU PP(A)/PE(A) membantu KPP/PP menyemak pelan ID program yang diambil oleh pelajar PP(A)/PE(A) membantu KPP/PP mengenalpasti pelajar baru yang terlibat dengan OBE-SCL. 6.3 SEMAKAN EES DI I-LEARN PP(A)/PE(A) membantu menyemak dan memastikan EES boleh dicapai di sistem i-learn PS memaklumkan pelajar menjawab EES di i-learn berdasarkan Carta Alir Proses EES mengikut Jadual Aktiviti EES yang disediakan oleh UHEK PP(A)/PE(A) membantu mencetak analisa EES untuk penyediaan 260

276 dokumen CDL dan serahkan kepada JK OBE PP(A)/PE(A) menyimpan rekod EES. 6.4 KEBERKESANAN DAN PENAMBAHBAIKKAN BERTERUSAN PP(A)/PE(A) membantu JK OBE menyediakan input kajian CDL (Course GPA, EES result, SuFO) PP(A)/PE(A) bertindak sebagai urus setia mesyuarat hasil dapatan kajian dan cadangan penambahbaikan (CDL-CQI) PP(A)/PE(A) menghantar laporan CDL-CQI yang disediakan oleh JK OBE kepada UHEK dan menyimpan rekod CDL-CQI. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Student Integrated Management System (SIMS). 7.2 Code of Practice for Program Accreditation (COPPA). 7.3 Code of Practice for Institutional Audit (COPIA). 7.4 ACT 2012 Manual Closing the Loop (CDL) & Continous Quality Improvement (CQI). 7.5 ACT 2012 Prosedur Pengurusan Pelaksanaan Kurikulum UiTM. 7.6 Module 1 Outcome Based Education and Student Centered Learning. 7.7 Laman sesawang di Carta Alir Proses EES. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Template Laporan CDL. 8.2 Template Laporan CQI. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 18.0 Carta Alir Urus Setia Pelaksanaan Kurikulum OBE-SCL LAMPIRAN Tiada 261

277 LAMPIRAN 18.0 CARTA ALIR URUSETIA PELAKSANAAN KURIKULUM OBE-SCL PTJ ALIRAN KERJA PROSES REKOD/ CATATAN MULA PP(A)/PE(A) Menghadiri latihan OBE-SCL yang dianjurkan oleh HEA PP(A)/PE(A) Membantu KPP/Ko menyemak pelan ID program yang diambil oleh pelajar SIMS PP(A)/PE(A) Membantu KPP/Ko mengenalpasti pelajar baru yang terlibat dengan OBE- SCL. SIMS PP(A)/PE(A) Membantu menyemak dan memastikan EES boleh dicapai di dalam sistem i- learn. i-learn PP(A)/PE(A) Memaklumkan pensyarah untuk menjemput pelajar menjawab EES melalui sistem i-learn i-learn PP(A)/PE(A) Membantu mencetak analisa EES untuk penyediaan dokumen CDL dan serahkan kepada JK OBE PP(A)/PE(A) Menyimpan rekod EES PP(A) / PE(A) Membantu menyediakan input kajian CDL (Course GPA, EES result, SuFO) i-learn PP(A) / PE(A) Bertindak sebagai urusetia mesyuarat hasil dapatan kajian dan cadangan penambahbaikkan (CDL-CQI) PP(A) / PE(A) Menghantar laporan CDL-CQI yang disediakan oleh JK OBE kepada UHEK dan menyimpan rekod CDL-CQI TAMAT 262

278 BAB 19 PENGURUSAN SEMAKAN KURIKULUM 263

279 264

280 1.0 PENDAHULUAN PENGURUSAN SEMAKAN KURIKULUM Garis panduan ini menjelaskan proses pengurusan pentadbiran akademik bagi semakan kurikulum program akademik semua peringkat pengajian di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. Semakan kurikulum hendaklah dilaksanakan selepas kohort pertama pelajar bergraduat atau apabila ada keperluan membuat semakan bagi memastikan kurikulum yang ditawarkan relevan dengan kehendak semasa. 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Jabatan Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan Malaysia. 3.0 SKOP 2.2 Malaysian Qualifications Agency (MQA), AKTA Senat. 3.1 Proses semakan kurikulum program akademik Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 3.2 Semakan dan pengesahan Jawatankuasa Akademik Fakulti/Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri. 3.3 Semakan akhir di Unit Hal Ehwal Kurikulum. 3.4 Kelulusan Majlis Kurikulum Universiti. 3.5 Makluman Senat. 3.6 Perakuan Lembaga Pengarah Universiti. 3.7 Semakan Jawatankuasa Pendidikan Tinggi untuk kelulusan akhir. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN/PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB 4.1 Jawatankuasa Program Fakulti (JPF). Pengerusi : Ketua Pusat Pengajian. Ahli : Pengerusi Program/Pensyarah. Setiausaha : Pensyarah. 4.2 Jawatankuasa Kurikulum Fakulti (JKF). 4.3 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN). 265

281 5.0 SINGKATAN UHEK : Unit Hal Ehwal Kurikulum MKU LPU Mesyuarat Kurikuum Universiti Lembaga Pengarah Universiti MQA : Malaysian Qualifications Agency/Agensi Kelayakan Malaysia JKPT : Jawatankuasa Pendidikan Tinggi KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia D : Dekan R : Rektor TR(A) : Timbalan Rektor (Akademik) TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) PPK : Penolong Pendaftar Kanan PP(A) : Penolong Pendaftar (Akademik) PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) PT(P) : Pembantu Tadbir (Perkeranian) F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan JPF : Jawatankuasa Program Fakulti JKF : Jawatankuasa Kurikulum Fakulti 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA Permohonan bagi semakan kurikulum hanya perlu dikemukakan kepada JKPT Permohonan bagi semakan kurikulum hanya perlu dikemukakan kepada JKPT tanpa melalui MQA. Semakan kurikulum perlu melalui proses yang telah tanpa melalui MQA. Semakan kurikulum perlu melalui proses yang telah digariskan oleh UHEK, BHEA. Carta alir juga boleh didapati di laman digariskan oleh UHEK, BHEA. Carta alir juga boleh didapati di laman sesawang UHEK, BHEA di sesawang UHEK, BHEA di Perubahan semakan kurikulum yang kurang daripada 30% perlu Perubahan semakan kurikulum yang kurang daripada 30% perlu dibentangkan di MKU untuk kelulusan dan perlu dimaklumkan kepada dibentangkan di MKU untuk kelulusan dan perlu dimaklumkan kepada Senat.Manakala, perubahan semakan kurikulum yang lebih daripada 30%, Senat.Manakala, perubahan semakan kurikulum yang lebih daripada 30%, perlulah diperakukan di LPU sebelum dibawa untuk kelulusan ke JKPT. perlulah diperakukan di LPU sebelum dibawa untuk kelulusan ke JKPT. 6.1 SEMAKAN KURIKULUM PROGRAM 6.1 SEMAKAN KURIKULUM PROGRAM JPF menyediakan kertas kerja cadangan dan dokumen lengkap JPF menyediakan kertas kerja cadangan dan dokumen lengkap untuk semakan kurikulum program akademik mengikut garis untuk semakan kurikulum program akademik mengikut garis 266

282 panduan KPM dengan memenuhi piawaian MQA. Rujuk format kertas kerja Garis Panduan Semakan Kurikulum JPF menghantar kertas kerja cadangan dan dokumen kurikulum untuk semakan pihak JKF JKF membuat semakan dokumen kurikulum dan memberi kelulusan untuk ke peringkat seterusnya. Memaklumkan pindaan kepada JPF (sekiranya ada) PP(A) terima dokumen kurikulum yang telah dipinda daripada JPF untuk di bawa ke JAF/JAN. 6.2 SEMAKAN DAN PENGESAHAN JAF/JAN membuat semakan dan memberikan kelulusan JPF membuat pindaan (sekiranya ada) PP(A) membantu menyediakan satu (1) salinan dokumentasi semakan kurikulum untuk dihantar ke UHEK bagi semakan akhir yang merangkumi kertas cadangan, ringkasan eksekutif dan maklumat kursus bagi semua kursus yang terlibat termasuk kursus universiti. 6.3 SEMAKAN AKHIR UHEK membuat semakan terakhir dokumen semakan kurikulum yang dihantar oleh F/N dan memaklumkan pindaan kepada F/N (sekiranya ada) PP(A) menyediakan lapan (8) salinan Kertas Cadangan dan Ringkasan Eksekutif dalam bentuk hardcopy dan dua (2) salinan dalam bentuk softcopy berserta satu dokumen lengkap yang mengandungi Maklumat Kursus bagi semua kursus yang terlibat untuk dihantar ke MKU selewat-lewatnya dua (2) minggu sebelum tarikh MKU UHEK menghantar dokumen kepada MKU. 6.4 KELULUSAN MKU D/P/R membentang cadangan semakan kurikulum di MKU untuk kelulusan MKU meluluskan cadangan semakan kurikulum. UHEK memaklumkan kepada F/N sekiranya pindaan perlu dibuat UHEK semak peratusan perubahan semakan kurikulum. Proses perubahan semakan kurikulum kurang daripada 30% tamat di MKU. Kurikulum baru boleh digunapakai bagi pengambilan pelajar baru. 267

283 Hantar satu (1) salinan hardcopy dan satu (1) salinan softcopy dokumen akhir dan lengkap kepada UHEK berdasarkan panduan warna yang telah ditetapkan UHEK akan memaklumkan kelulusan di Senat Perubahan melebihi 30% di bawa ke LPU sebelum ke KPT PP(A) menyediakan menyediakan 18 salinan hardcopy kertas cadangan dan ringkasan eksekutif, satu (1) salinan softcopy dan satu (1) dokumen yang lengkap dan menghantar ke UHEK untuk di bawa ke mesyuarat LPU UHEK menghantar dokumen semakan kurikulum untuk semakan LPU. 6.5 PERAKUAN LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI LPU menyemak dan perakuan cadangan semakan kurikulum Bagi dokumen yang mempunyai perubahan lebih 30% hendaklah dibawa ke LPU untuk diperakukan sebelum di bawa ke ke JKPT melalui UHEK. 6.6 SEMAKAN JAWATANKUASA PENDIDIKAN TINGGI PP(A) menyediakan lima (5) salinan hardcopy kertas cadangan dan ringkasan eksekutif, satu (1) salinan softcopy dan satu (1) dokumen yang lengkap dan menghantar ke UHEK untuk di bawa ke mesyuarat JKPT UHEK hantar dokumen semakan kurikulum untuk semakan dan kelulusan akhir oleh JKPT JPA dan JPT semak dan meluluskan semakan kurikulum Sekretariat JKPT memulangan dokumen semakan kurikulum yang telah diluluskan ke UiTM TNC (A&A) memaklumkan kelulusan kepada Senat F/P/N/C boleh menjalankan program yang telah diluluskan. Perlaksanaan kurikulum yang telah disemak dan diluluskan berkuatkuasa kepada kumpulan pengambilan baharu. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Curiculum Review Guidelines Garis Panduan Penulisan Program Akademik. 268

284 7.3 Garis Panduan dan Panduan Standard Program MQA Prosedur Pengurusan Pelaksanaan Kurikulum dan Hal Ehwal Kurikulum, BHEA. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Tiada. 9.0 CARTA ALIR Rujuk Carta Alir Proses dan Kelulusan Semakan Kurikulum Akademik UiTM di laman sesawang LAMPIRAN Tiada 269

285 270

286 BAB 20 PENGURUSAN CADANGAN LANTIKAN AKADEMIA 271

287 272

288 PENGURUSAN CADANGAN LANTIKAN AKADEMIA 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini menjelaskan proses pengurusan cadangan lantikan akademia (inbound experts/professors/scientists) UiTM oleh Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Senat. 2.2 Pekeliling Akademik Bil.1/ Proses cadangan pelantikan Ahli Akademia Dalam/ Luar Negara 3.2 Penghantaran permohonan cadangan pelantikan Ahli Akademia Dalam/ Luar Negara ke Bahagian Hal Ehwal Akademik secara atas talian. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN/PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB Rujuk Tadbir Urus Akademik UiTM. 5.0 SINGKATAN TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) BHEA : Bahagian hal Ehwal Akademik D : Dekan P : Pengarah R : Rektor TP/PPK/PP(A) : Timbalan Pendaftar/Penolong Pendaftar Kanan/ Penolong Pendaftar (Akademik) KPP : Pensyarah yang dilantik sebagai Ketua Pusat Pengajian oleh Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Ko : Pensyarah yang dilantik sebagai Koordinator oleh Dekan/Pengarah/Rektor U : Urusetia Lantikan Akademia di BHEA 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA Ahli Akademia adalah tenaga akademik luar (samada dari dalam atau luar negara) 273

289 yang dilantik bagi mencapai kepada objektif lantikan berikut:- a. Pengajaran dan Pembelajaran - bagi aspek pembangunan akademik b. Akademia dan Industri - bagi pembangunan kesarjanaan dan jaringan c. Penyelidikan dan Inovasi - bagi peninggian penyelidikan Terdapat lima (5) kategori Jawatan Ahli Akademia (seperti di dalam Garis Panduan Lantikan Akademia, BHEA 2012) : Kategori 1: Pengajaran/Syarahan/Ceramah a. Pelawat (Nobel Jemputan) b. Profesor Pelawat Tersohor c. Profesor Pelawat d. Saintis Pelawat Tersohor e. Saintis Pelawat f. Penceramah Jemputan Tersohor g. Penceramah Jemputan Kategori 2: Penilaian a. Pemeriksa Luar - Program b. Pemeriksa Luar- Penilaian Pelajar c. Pengendalian Pelajar (Preceptor) d. Pemeriksa Luar Pasca Siswazah Kategori 3: Penyelidikan/Produksi a. Felo Tersohor b. Felo c. Felo Bersekutu d. Sarjana Kreatif Tersohor e. Sarjana Kreatif f. Pasca Kedoktoran Kategori 4: Panel Penasihat/Konsultansi a. Penasihat Akademik b. Penasihat Saintifik c. Panel Industri d. Profesor Adjung Kategori 5: Anugerah a. Profesor Diraja b. Profesor Emeritus c. iii. Kursi Akademik Kursi Akademik 6.1 PELANTIKAN AHLI AKADEMIA DALAM/ LUAR NEGARA D/P/R mengarahkan TP/PPK/PP(A) memproses cadangan pelantikan ahli akademia mengikut kategori jawatan TP/PPK/PP(A) memproses cadangan pencalonan seperti berikut: a. Mendapatkan perancangan tugas/aktiviti dan perancangan hasil/outcome serta keberkesanan hasil pelantikan daripada 274

290 KPP/Ko yang dilantik. b. Melengkapkan Borang Pencalonan Lantikan Ahli Akademik Dalam & Luar Negara secara atas talian dengan menggunakan sistem elantikan Akademia. c. Mendapatkan Curriculum Vitae terkini calon. d. Mendapatkan Exit Report daripada AA yang telah dilantik (bagi lantikan semula) dan laporan tindakan susulan/sokongan daripada Fakulti. 6.2 PENCALONAN PELANTIKAN AHLI AKADEMIA KE PEJABAT TNCA(A&A)/URUSETIA HEA TP/PPK/PP(A) menyediakan borang pencalonan cadangan pelantikan ahli akademia kepada TNC(A&A)/U untuk disemak oleh D/P/R melalui sistem elantikan Akademia dicapai melalui i-staff Portal Menghantar borang pencalonan lantikan akademia ke Pejabat TNC(A&A)/U secara atas talian untuk diproses, tiga (3) minggu sebelum mesyuarat Senat. Dokumen yang perlu disertakan adalah seperti berikut: a. Curriculum Vitae calon. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA b. Exit Report (bagi lantikan semula). c. Laporan Tindakan Susulan/Sokongan Fakulti (bagi lantikan semula). 7.1 ACT Garis Panduan Lantikan Akademia. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang Pencalonan Lantikan Ahli Akademik Dalam & Luar Negara 9.0 CARTA ALIR Lampiran 20.0 Carta Alir Pengurusan Cadangan Lantikan Akademia UiTM LAMPIRAN Lampiran 20.1 Borang Pencalonan Lantikan Ahli Akademik Dalam & Luar Negara 500-HEA-G (PT 10/3)Pindaan 2012 (1). 275

291 LAMPIRAN 12.0 CARTA ALIR PENGURUSAN CADANGAN LANTIKAN AKADEMIA UiTM PTJ ALIRAN KERJA PROSES REKOD/CATATAN MULA D/P/R Arah TP/PPK/PP(A) proses cadangan pelantikan ahli akademia mengikut kategori jawatan Surat/memo/emel TP/PPK/PP(A) Proses pencalonan akademia cadangan ahli i. Perancangan aktiviti Borang500-HEA-G (PT 10/3) Pindaan 2012 (1) ii. Curriculum Vitae (CV) iii. Exit Report (sekiranya lantikan semula) TP/PPK/PP(A) Hantar permohonan ke Pejabat TNC(A&A) i. Surat permohonan kepada TNC(A&A) ii. Borang500-HEA-G (PT 10/3) Pindaan 2012 (1) iii. Curriculum Vitae (CV) iv. Exit Report (sekiranya lantikan semula) TAMAT 276

292 LAMPIRAN 20.1 BORANG PENCALONAN LANTIKAN AHLI AKADEMIK DALAM & LUAR NEGARA 500- HEA-G (PT 10/3)PINDAAN 2012 (1) UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK SHAH ALAM SELANGOR 500-HEA-G (PT 10/3) Pindaan 2012 (1) BORANG PENCALONAN LANTIKAN AHLI AKADEMIK DALAM & LUAR NEGARA (Inbound Experts/Professors/Scientists) GAMBAR CALON Nama Jawatan untuk Lantikan * : Fakulti/Akademik/Pusat/Cawangan yang memohon : BUTIRAN PERIBADI CALON Nama Calon: Jawatan Sekarang : Alamat : Warganegara : No. K.P/Passport : Kelulusan Akademik ** : Bidang Kepakaran : Tempoh Lantikan : MAKLUMAT LANTIKAN Jenis Lantikan ***: Baru/Lantikan Semula Jika Lantikan Berdasarkan Lawatan, sila nyatakan: Program (Jika berkaitan) : Kekerapan Lawatan: Tempoh bagi Setiap Lawatan: JUSTIFIKASI UNTUK LANTIKAN** 277

293 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA BAHAGIAN HAL EHWAL AKADEMIK SHAH ALAM SELANGOR 500-HEA-G (PT 10/3) Pindaan 2012 (1) PERANCANGAN TUGAS/ AKTIVITI YANG AKAN DILAKSANAKAN SEMASA KEHADIRAN CALON Perancangan / Aktiviti Tugasan Tarikh Masa Aktiviti Keberkesanan LAPORAN TERPERINCI PERKHIDMATAN ATAU SUMBANGAN YANG TELAH DIBERIKAN KEPADA FAKULTI (BAGI LANTIKAN SEMULA) CURRICULUM VITAE CALON - Sila Lampirkan - Tandatangan & Cop Rasmi Dekan Fakulti/Akademi/Pengarah Pusat/Kampus Tarikh : NOTA : * Sila rujuk Jadual Kadar Honorarium & Elaun serta Kaedah Lantikan Akademik Dalam dan Luar Negara ** Sila sediakan Lampiran jika ruang tidak mencukupi *** Potong yang tidak berkenaan 278

294 BAB 21 PENGURUSAN PENTADBIRAN INTERSESI 279

295 280

296 1.0 PENDAHULUAN PENGURUSAN PENTADBIRAN INTERSESI Prosedur ini menjelaskan proses pengurusan pentadbiran intersesi di semua peringkat pengajian di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Senat. 2.2 Peraturan Akademik Universiti. 3.1 Pra Pendaftaran Kursus Intersesi. 3.2 Penyelarasan penawaran kursus intersesi. 3.3 Perancangan Jadual Waktu Kuliah Intersesi. 3.4 Hebahan Penawaran Kursus Intersesi Kepada Pelajar. 3.5 Menguruskan Pendaftaran Intersesi. 3.6 Penyediaan Jadual Waktu Kuliah (JWK) Intersesi. 3.7 Proses menumpang intersesi di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN/PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB 4.1 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 4.2 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN). 4.3 Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan (JKAC). 5.0 SINGKATAN F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan PP(A) : Penolong Pendaftar (Akademik) PE(A) : Pegawai Eksekutif (Akademik) KPP : Ketua Pusat Pengajian Koor : Koordinator Kursus JAF : Jawatankuasa Akademik Fakulti 281

297 JAN : Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri JKAC : Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik SIMS : Student Information Management System 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 Intersesi ialah satu (1) sesi pengajian pendek yang diadakan antara dua semester, kebiasaannya pada bulan Mei (Diploma) dan Julai (Sarjana Muda). Tempoh kuliah adalah sekurang-kurangnya 5 minggu dan tempoh peperiksaan intersesi selama 5 hari. 6.2 PP(A)/PE(A) F/P/N/C mengeluarkan memo/notis kepada pelajar untuk membuat pra pendaftaran kursus Intersesi melalui Gerbang Maklumat Pelajar berdasarkan Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik, BHEA serta memaklumkan tarikh-tarikh penting mengenai Intersesi dan Peperiksaan Intersesi. (Rujuk: Pekeliling TNC (A) Bil 3/2006 bersama Garis Panduan Program Intersesi UiTM). 6.3 PP(A)/PE(A) F/P/N/C mendapatkan statistik pendaftaran kursus Intersesi di sistem SIMS (Menu 3.12) bagi mengetahui bilangan pelajar yang mendaftar bagi sesuatu kursus. 6.4 PP(A)/PE(A) F/P/N/C mengadakan perbincangan dengan KPP/Koor bagi mendapatkan pengesahan penawaran kursus Intersesi. 6.5 Seterusnya mendapatkan kelulusan JAF/JAN/JKAC untuk menawarkan kursus Intersesi. 6.6 PP(A)/PE(A)/KPP/Koor di F/P/N/C menyelaras dan membuat keputusan penawaran kursus Intersesi serta menetapkan penyedia kertas soalan Peperiksaan Intersesi. 6.7 PP(A)/PE(A) F/P/N/C mewujudkan kumpulan kuliah dan jadual waktu kuliah di bagi setiap kod kursus yang ditawarkan bagi tujuan pendaftaran kursus Intersesi oleh pelajar. 6.8 F/P/N/C yang memberi tumpang perlu membuat hebahan kepada F/P/N/C yang ingin menumpang mengenai jadual waktu kuliah mengikut kumpulan kursus PP(A)/PE(A) F/P/N/C mengeluarkan memo/notis kepada pelajar untuk membuat pendaftaran kursus Intersesi melalui Gerbang Maklumat Pelajar atau di papan kenyataan berdasarkan Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik, BHEA serta memaklumkan tarikh-tarikh penting mengenai Intersesi dan Peperiksaan Intersesi Sebelum kuliah Intersesi dimulakan, PP(A)/PE(A) F/P/N/C bertanggungjawab: 282

298 Mendapatkan senarai nama tenaga pengajar dan butiran kursus yang diajar daripada KPP/Koor serta mengeluarkan surat pelantikan kepada tenaga pengajar Menyediakan jadual waktu kuliah pengajaran Memastikan bilangan pelajar adalah sekurang-kurangnya 15 orang untuk satu kumpulan kuliah bagi setiap kursus yang ditawarkan. Jika tidak mencukupi, kod kursus berkenaan tidak boleh ditawarkan Urusan penginapan kolej kediaman diuruskan sendiri oleh pelajar PP(A)/PE(A) F/P/N/C mendapatkan senarai penawaran kursus Intersesi dan bilangan pelajar mendaftar melalui sistem SIMS (Menu 3.12) untuk tujuan pencetakan kertas soalan Peperiksaan Intersesi Bagi proses peperiksaan intersesi, rujuk Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Data sistem SIMS. 7.2 Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik, BHEA. 7.3 Peraturan Akademik Universiti. 7.4 Pekeliling Timbalan Naib Canselor (Akademik) Bil. 3/2006 (Garis Panduan Program Intersesi UiTM). 7.5 Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Tiada. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 21.0 Carta Alir Prosedur Pengurusan Pentadbiran Intersesi LAMPIRAN Lampiran 21.1 Paparan SIMS Menu Proses Markah dan CGPA. Lampiran 21.2 Paparan SIMS Menu Laporan Pendaftaran Kursus Intersesi. Lampiran 21.3 Paparan SIMS Menu Laporan Keputusan Peperiksaan LE

299 Lampiran 21.4 Peraturan dan Tatacara Pengendalian dan Pengawasan Peperiksaan UiTM. Lampiran 21.5 Garis Panduan Program Intersesi UiTM. 284

300 LAMPIRAN 21.0 CARTA ALIR PROSEDUR PENGURUSAN PENTADBIRAN INTERSESI PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI MULA PP(A)/PE(A) F/P/N/C PP(A)/PE(A) F/P/N/C PP(A)/PE(A) F/P/N/C PP(A)/PE(A) F/P/N/C PP(A)/PE(A) F/P/N/C PP(A)/PE(A) F/P/N/C PP(A)/PE(A) F/P/N/C PP(A)/PE(A)/KPP /Koor F/P/N/C Keluarkan memo/notis kepada pelajar untuk membuat pra pendaftaran kursus Intersesi Dapatkan statistik pendaftaran kursus Intersesi dan bilangan pelajar yang mendaftar bagi sesuatu kursus Mengadakan perbincangan dengan KPP/Koor untuk mengesahkan kod kursus yang akan ditawarkan Dapatkan kebenaran JAF/JAN/JKAC untuk menawarkan kursus Intersesi. Menyelaras dan buat keputusan penawaran kursus Intersesi serta menetapkan penyedia kertas soalan Peperiksaan Intersesi. Wujudkan kumpulan kuliah untuk setiap kod kursus yang ditawarkan Keluarkan memo/notis kepada pelajar untuk membuat pendaftaran kursus Intersesi Dapatkan senarai nama tenaga pengajar, butiran kursus yang diajar serta keluarkan surat pelantikan kepada tenaga pengajar. Pekeliling TNC (A&A) Bil 3/2006 Data SIMS (Menu :3.12) Surat pelantikan A BERSAMBUNG 285

301 A BERSAMBUNG PP(A)/PE(A) F/P/N/C Menyediakan jadual waktu kuliah pengajaran Jadual waktu kuliah pengajaran PP/PE HEA F/P/N/C BHEPep di N/C Dapatkan senarai penawaran kursus Intersesi dan bilangan pelajar mendaftar Cetak kertas soalan Peperiksaan Intersesi. Pastikan kertas soalan peperiksaan dan skema jawapan disimpan di dalam bilik kebal. Data SIMS (Menu :3.12) TR(A) N/C Ambil kertas soalan di BHEPep. Pastikan kertas soalan peperiksaan dan skema jawapan disimpan di dalam bilik kebal di cawangan masing-masing BHEPep/UPep Menyediakan jadual waktu Peperiksaan Intersesi serta menghebahkan jadual peperiksaan untuk makluman pelajar. PP/PE/Ko F/P/N/C PP/PE/Ko F/P/N/C Menyelaras dan menguruskan sebelum peperiksaan intersesi bermula:- i. keperluan peperiksaan ii. Jadual Pengawasan Peperiksaan Memastikan Ketua Pengawas/Pengawas menjalankan tugas berikut semasa peperiksaan berlangsung:- i. ambil keperluan peperiksaan ii. serah kertas soalan iii. jalankan tugas pengawasan PTPPP B BERSAMBUNG 286

302 B BERSAMBUNG PP/PE/Ko F/P/N/C Penolong Pensyarah/ Pensyarah Memastikan perkara berikut dilakukan selepas peperiksaan berakhir:- i. terima skrip dan rekod ii. simpan skrip jawapan Periksa skrip jawapan dan memasukkan markah ke dalam template RES. Buku Rekod Serah Terima Soalan dan Skrip Jawapan Template RES PP/PE F/P/N/C Pantau kemasukan markah PP/PE F/P/N/C Jana keputusan HPNG peperiksaan semua pelajar terlibat dan jana HPNG tanpa gagal kepada pelajar-pelajar yang berstatus tamat (TM) Data SIMS (Menu 6.3) PP(A)/PE(A)/KPP /Koor F/P/N/C Sediakan Laporan Analisa Keputusan Intersesi (Set B). Laporan Analisa Keputusan Intersesi (Set B). PP/PE F/P/N/C Uruskan mesyuarat JAF/ JAC/LAF/ LAN/LAI/LAP JAN/JKAC bagi bagi meneliti meneliti dan dan memperakukan memperakukan keputusan Keputusan Peperiksaan Intersesi. Peperiksaan Intersesi. PP/PE F/P/N/C Hantar Laporan keputusan Intersesi (Set B) ke BHEPep. Laporan keputusan Intersesi (Set B) ke BHEPep TAMAT 287

303 LAMPIRAN 21.1 PAPARAN SKRIN SIMS MENU PROSES MARKAH DAN CGPA 288

304 LAMPIRAN 21.2 PAPARAN SKRIN SIMS MENU 3.12 LAPORAN PENDAFTARAN KURSUS INTERSESI 289

305 LAMPIRAN 21.3 PAPARAN SIMS MENU 7.2 LAPORAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN LE13 290

306 LAMPIRAN 21.4 PERATURAN DAN TATACARA PENGENDALIAN DAN PENGAWASAN PEPERIKSAAN UITM EDISI PERTAMA APRIL

307 LAMPIRAN 21.5 GARIS PANDUAN PROGRAM INTERSESI UITM 292

308 BAB 22 PENGURUSAN STATUS GUGUR TARAF (GT) 293

309 294

310 1.0 PENDAHULUAN PENGURUSAN STATUS GUGUR TARAF (GT) Garis panduan ini menjelaskan proses pengurusan status gugur taraf (GT) di semua peringkat pengajian di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KELULUSAN/KUASA 3.0 SKOP 2.1 Peraturan Akademik Universiti. 3.1 Hebahan Senarai Berpotensi GT Dan Hebahan Senarai GT. 3.2 Pengurusan Rayuan Pembatalan GT. 3.3 Pengurusan RPGT Melepasi Tempoh. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 4.2 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri (JAN). 4.3 Jawatankuasa Akademik ined (JAI). 4.4 Jawatankuasa Akademik Pusat Asasi (JAP). 4.5 Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan (JKAC). 5.0 SINGKATAN F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik InfoTech : Pejabat Teknologi Maklumat SMS Blast : Pesanan/Peringatan ringkas yang dihantar ke telefon bimbit TR(A) : Timbalan Rektor (Akademik) TD(A) : Timbalan Dekan (Akademik) GT : Gugur Taraf RPGT : Rayuan Pengaktifan Gugur Taraf JAF : Jawatankuasa Akademik Fakulti JAI : Jawatankuasa Akademik ined 295

311 JAP : Jawatankuasa Akademik Pusat Asasi JAN : Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri JKAC : Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar Akademik PE(A) : Pegawai Eksekutif PT(P) : Pembantu Tadbir (Perkeranian) SIMS : Student Information Management System PA : Penasihat Akademik PL : Pelajar 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 HEBAHAN SENARAI BERPOTENSI GT DAN GT BHEA mendapatkan data daripada SIMS senarai nama PL yang berpotensi untuk GT yang mana pelajar yang belum membayar yuran dan/atau mendaftar kursus BHEA akan memaklumkan kepada semua TD(A)/TR(A)/PPK/ PP(A)/PE(A) F/P/N/C berkenaan dengan senarai nama PL yang berpotensi untuk GT TD(A)/TR(A)/PPK/PP(A)/PE(A) F/P/N/C perlu menyemak dan memberi maklum kepada PL yang berkenaan BHEA akan SMS Blast pemakluman kepada semua PL yang berpotensi untuk GT kali pertama mengikut ketetapan pada Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik PP(A)/PE(A) F/P/N/C memaklumkan berkenaan dengan senarai nama pelajar yang berpotensi GT kepada PA di F/P/N/C BHEA akan mengemaskini sistem SIMS dengan memberi status GT kepada pelajar yang masih belum mengambil tindakan (membayar yuran dan/atau mendaftar kursus) kali kedua mengikut Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik BHEA akan memaklumkan kepada semua TD(A)/TR(A)/PPK/PP(A)/PE(A) F/P/N/C berkenaan dengan senarai nama PL yang GT BHEA akan SMS Blast pemakluman kepada semua PL yang diberi status Gt mengikut ketetapan dalam Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik. 296

312 6.1.8 PP(A)/PE(A) F/P/N/C memaklumkan berkenaan dengan senarai nama PL yang GT kepada PA di F/P/N/C. 6.2 PENGURUSAN RAYUAN PEMBATALAN GURUT TARAF PL akan memohon rayuan pembatalan gugur taraf (RPGT) melalui Gerbang Maklumat Pelajar PPK/PP(A)/PE(A)/PT(P) akan mendapatkan data daripada SIMS senarai nama PL yang memohon RPGT PPK/PP(A)/PE(A) memaklumkan kepada KPP/PA senarai nama PL yang memohon RPGT Senarai nama PL yang memohon RPGT dibentangkan di dalam Mesyuarat RPGT bagi mendapatkan kelulusan PPK/PP(A)/PE(A)/PT(P) akan mengemaskini SIMS bagi PL yang telah mendapat kelulusan permohonan RPGT PPK/PP(A)/PE(A) akan memaklumkan keputusan permohonan RPGT kepada KPP/PA PT(P) akan memaklumkan keputusan permohonan RPGT kepada PL yang berjaya. 6.3 PENGURUSAN RPGT MELEPASI TEMPOH Semua Proses Pengurusan RPGT Melepasi Tempoh adalah dirujuk kepada proses Rayuan Meneruskan Pengajian (RMP). 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Jadual Aktiviti Pengurusan Akademik. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Tiada 9.0 CARTA ALIR Lampiran 22.0 Carta Alir Prosedur Hebahan Senarai Berpotensi GT dan Senarai GT oleh BHEA. Lampiran 22.1 Carta Alir Prosedur Pengurusan Rayuan Pembatalan Gugur Taraf (RPGT) LAMPIRAN Lampiran 22.2 Paparan SIMS Menu 11.1 Pendaftaran. 297

313 Lampiran 22.3 Paparan SIMS Menu 11.2 Kemaskini GT. Lampiran 22.4 Paparan SIMS Menu 11.3 Laporan Proses Gugur Taraf (GT). Lampiran 22.5 Paparan SIMS Menu 11.4 Surat Gugur Taraf (GT). 298

314 LAMPIRAN 22.0 CARTA ALIR PROSEDUR HEBAHAN SENARAI BERPOTENSI GT DAN SENARAI GT OLEH BAHAGIAN HEA (INDUK) PIHAK BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/CATATAN MULA PP (BHEA) Dapatkan data daripada SIMS senarai nama pelajar yang berpotensi GT Data SIMS PP (BHEA) Memaklumkan kepada TD(A)/TR(A)/PPK/PP(A)/ PE(A) senarai nama pelajar yang berpotensi GT Emel Pemakluman Senarai Nama Pelajar Berpotensi GT PP (BHEA) Menghantar SMS Blast kepada semua pelajar yang berpotensi GT PP (A) Memaklumkan kepada PA senarai nama pelajar yang berpotensi GT Emel Pemakluman Senarai Nama Pelajar Berpotensi GT PTM (SIMS) Mengemaskini SIMS dengan memberi status GT kepada pelajar yang belum mengambil tindakan PP (A) Memaklumkan kepada kepada TD(A) TD(A)/TR(A)/PPK/PP(A)/ / TR(A) / / PP(A) / PE(A) senarai nama pelajar yang GT yang GT Emel Pemakluman Senarai Nama Pelajar GT PP (BHEA) Menghantar SMS Blast kepada semua pelajar GT PP (A) Memaklumkan kepada PA senarai nama pelajar GT TAMAT NOTA : PP (BHEA) bertanggungjawab kepada proses kerja di BHEA induk PP (A) bertanggungjawab kepada proses kerja di fakulti/kampus negeri/cawangan 299

315 LAMPIRAN 22.1 CARTA ALIR PROSEDUR PENGURUSAN RAYUAN PEMBATALAN GUGUR TARAF (RPGT) PIHAK BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/CATATAN MULA Pelajar Memohon RPGT melalui Gerbang Maklumat Pelajar PPK / PP(A) / PE(A) / PT(P) Mendapatkan data daripada SIMS senarai nama pelajar yang memohon RPGT Data SIMS PPK / PP(A) / PE(A) Memaklumkan kepada KPP/ Koor/PA senarai nama pelajar yang memohon RPGT Emel Pemakluman Senarai Nama Pelajar Memohon RPGT PP (A) Membentangkan senarai nama pelajar yang memohon RPGT untuk kelulusan Minit Mesyuarat Kelulusan RPGT PTM (SIMS) Mengemaskini SIMS pelajar yang mendapat kelulusan RPGT PPK / PP(A) / PE(A) Memaklumkan kepada KPP/ / Ko/PA keputusan / PA keputusan mesyuarat mesyuarat RPGT RPGT Emel Pemakluman Senarai Pelajar mendapat kelulusan RPGT PT(P) Memaklumkan keputusan RPGT kepada pelajar yang berjaya TAMAT 300

316 LAMPIRAN 22.2 PAPARAN SIMS MENU 11.1 PENDAFTARAN 301

317 LAMPIRAN 22.3 PAPARAN SIMS MENU 11.2 KEMASKINI GT 302

318 LAMPIRAN 22.4 PAPARAN SIMS MENU 11.3 LAPORAN PROSES GUGUR TARAF (GT) 303

319 LAMPIRAN 22.5 PAPARAN SIMS MENU 11.4 SURAT GUGUR TARAF (GT) 304

320 BAB 23 SEMAKAN SYARAT KELAYAKAN PROGRAM 305

321 306

322 SEMAKAN SYARAT KELAYAKAN PROGRAM 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini menjelaskan proses semakan syarat am Universiti dan syarat khas setiap program. Semakan ini adalah semasa proses pengambilan pelajar melibatkan peringkat pengajian program Asasi, Pra Diploma, Diploma dan Sarjana Muda sepenuh masa sahaja. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi 2.2 Kementerian Pendidikan Malaysia. 2.3 Senat. 3.1 Menerangkan prosedur penetapan syarat am Universiti. 3.2 Menerangkan prosedur penetapan syarat khas setiap program. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Jawatankuasa Akademik Fakulti (JAF). 4.2 Bahagian Pengambilan Pelajar. 5.0 SINGKATAN BPKP JPT : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi. KPM : Kementerian Pelajaran Malaysia. BPP : Bahagian Pengambilan Pelajar. PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/ Penolong Pendaftar (Akademik) F : Fakulti 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 BPKPJPT, KPM menetapkan syarat am Universiti. 6.2 Universiti menetapkan syarat khas setiap program. Perkara-perkara berikut perlu diambil perhatian dan dipatuhi oleh setiap fakulti: Dasar ketetapan Badan Profesional bagi fakulti (sekiranya ada). 307

323 6.2.2 Dasar ketetapan yang ditetapkan oleh BPKP JPT, KPM (sekiranya ada) Dasar ketetapan oleh KPM (sekiranya ada). 6.3 Fakulti perlu mendapatkan pengesahan dan kelulusan syarat khas program daripada Senat sekiranya terdapat pindaan syarat Pengarah BPP mengeluarkan surat kepada semua fakulti untuk mendapatkan maklumbalas mengenai pindaan syarat kelayakan masuk ke UiTM yang terkini. (100-NC(BPP. 36/5/2)) PPK/PP(A) F perlu menyediakan kertas kerja beserta justifikasi khusus bagi sebarang pindaan syarat untuk mendapatkan kelulusan Senat setelah mendapat kelulusan JAF PPK/PP(A) F perlu memastikan syarat program yang telah diluluskan oleh Senat dimajukan kepada BPP sebelum iklan pengambilan pelajar baru dikeluarkan. Sekiranya lewat, syarat tersebut akan diguna pakai pada sesi akademik seterusnya BPP akan mengemaskini syarat program di sistem BPKP JPT dan di laman sesawang BPP akan mengeluarkan Buku Syarat Kelayakan Program Pengajian dan diedarkan kepada semua Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Minit Mesyuarat BPKP JPT, KPM. 7.2 Minit Mesyuarat Senat. 7.3 Surat Pengesahan/Pindaan Syarat (100-NC(BPP. 36/5/2)). 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Templat Syarat Kelayakan Program. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 23.0 Carta Alir Penyediaan Semakan Syarat Kelayakan Program LAMPIRAN Lampiran 23.1 Templat Syarat Kelayakan Program. 308

324 LAMPIRAN 23.0 CARTA ALIR PENYEDIAAN SEMAKAN SYARAT KELAYAKAN PROGRAM PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA Pengarah BPP Keluarkan surat kepada semua fakulti untuk mendapatkan maklumbalas mengenai pindaan syarat kelayakan masuk ke UiTM yang terkini 100-NC(BPP. 36/5/2) PPK/PP(A) PPK/PP(A) Perlu menyediakan kertas kerja serta justifikasi kukuh untuk pindaan syarat bagi mendapatkan kelulusan Senat Universiti Menyerahkan pengesahan pindaan syarat yang telah diluluskan oleh Senat Universiti kepada BPP Surat PPTM BPP PTJ Kemaskini Buku Syarat Kelayakan Program Pengajian, system BPKP JPT dan laman sesawang Penerimaan Buku Syarat Kelayakan Program Pengajian Draf buku Syarat Buku Syarat Kelayakan Program Pengajian TAMAT 309

325 FAKULTI SENIBINA PERANCANGAN DAN UKUR Bil. 1. Sarjana Muda Sains (Kepujian) Senibina AP243 / EH00 8 Semester Program Bertemu duga Minimum LEPASAN DIPLOMA UITM Terbuka kepada BUMIPUTERA Sahaja SERTA LEPASAN DIPLOMA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI YANG DIIKTIRAF OLEH KERAJAAN MALAYSIA DAN SERTA LEPASAN ASASI UITM/ ASASI SAINS UM/ MATRIKULASI KPM DAN SERTA LEPASAN STPM / SETARAF DAN SERTA 310

326 BAB 24 UNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR 311

327 312

328 UNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR 1.0 PENDAHULUAN Garis panduan ini menjelaskan proses penyediaan serta pengesahan unjuran setiap program di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pendidikan Malaysia. 2.2 Senat. 3.0 SKOP 2.3 Pusat Perancangan Strategik (PPS). 3.1 Prosedur bagi penyediaan unjuran setiap program bagi setiap sesi akademik. 3.2 Prosedur pengesahan unjuran setiap program bagi setiap sesi akademik. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Pusat Perancangan Strategik. 4.2 Bahagian Hal Ehwal Akademik. 4.3 Bahagian Pengambilan Pelajar. 4.4 Jawatankuasa Akademik Fakulti. 4.5 Jawatankuasa Akademik UiTM Negeri. 4.6 Jawatankuasa Kecil Akademik UiTM Cawangan. 4.7 Mengubah Destini Anak Bangsa (MDAB). 5.0 DEFINISI/TAFSIRAN BPKP JPT : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi KPM : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC(P&I) : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) TNC(A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) JKE : Jawatankuasa Eksekutif 313

329 BPP : Bahagian Pengambilan Pelajar BHEA : Bahagian Hal Ehwal Akademik PPS : Pusat Perancangan Strategik F/P/N/C : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan D : Dekan R : Rektor PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/ Penolong Pendaftar (Akademik) SIMS Pengambilan : Student Information Management System 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PROSEDUR PENYEDIAAN UNJURAN OLEH F/P/N/C Pengarah BPP mengeluarkan surat (100-NC(BPP 21/2)) kepada semua D/R di F/P/N/C untuk mendapatkan jumlah unjuran pelajar baru bagi dua sesi pengambilan sesi akademik berikutnya Maklumbalas pengesahan unjuran diterima daripada D/R/Pengarah Pusat Asasi/Pengarah MDAB. 6.2 PROSEDUR PENGESAHAN KELULUSAN UNJURAN BPP menetapkan tarikh Mesyuarat Pengesahan Unjuran yang akan dipengerusikan oleh TNC(P&I) dan TNC(A&A) BPP mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada D/R/Pengarah Pusat Asasi/Pengarah MDAB Pengesahan unjuran yang diterima daripada D/R/Pengarah Pusat Asasi/Pengarah MDAB dikumpulkan dan dibincangkan pada Mesyuarat Pengesahan Unjuran BPP akan mengemaskini unjuran yang telah disahkan untuk dikemaskini di Skrin 3.1 sistem SIMS (Pengambilan). 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Minit Mesyuarat JKE UiTM. 7.2 Minit Mesyuarat Pengesahan Unjuran. 7.3 Minit Mesyuarat Senat Universiti. 7.4 Surat Pengesahan Unjuran (100-NC(BPP 21/2)). 314

330 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang Unjuran BPP-100 (Diploma). 8.2 Borang Unjuran BPP-200 (Sarjana Muda). 8.3 Borang Unjuran BPP-300 (MDAB). 8.4 Borang Unjuran BPP-500 (Profesional Mod Pengajian Sepenuh Masa). 8.5 Borang Unjuran BPP-600 (Profesional Mod Pengajian PLK). 9.0 CARTA ALIR Lampiran 24.0 Carta Alir Proses Unjuran Pelajar 10.0 LAMPIRAN Lampiran 24.1 Borang Unjuran BPP-100 (Diploma). Lamprian 24.2 Borang Unjuran BPP-200 (Sarjana Muda). Lampiran 24.3 Borang Unjuran BPP-300 (MDAB). Lamprian 24.4 Borang Unjuran BPP-500 (Profesional Mod Pengajian Sepenuh Masa). Lampiran 24.5 Borang Unjuran BPP-600 (Profesional Mod Pengajian PLK). 315

331 LAMPIRAN 24.0 CARTA ALIR PROSES UNJURAN PELAJAR PTJ ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA Pengarah BPP Mengeluarkan surat dan Borang BPP- 100 dan Borang BPP-200 kepada semua Dekan Fakulti dan Rektor Kampus Negeri untuk mendapatkan jumlah unjuran pelajar baru bagi dua sesi pengambilan berikutnya dan dikumpulkan oleh BPP. 100-NC(BPP 21/2) TD(A)/PPK/ PP(A) Penyediaan unjuran bagi setiap program di fakulti dan Kampus Negeri Pengarah BPP Terima jumlah unjuran dari fakulti dan kampus cawangan Borang BPP- 100 dan Borang BPP- 200 PPK/PP BPP Kumpul maklumat dan pastikan maklumat yang diterima daripada fakulti dan kampus cawangan lengkap. PPK/PP BPP Menetapkan tarikh Mesyuarat Pengesahan Unjuran bersama TNC (P&I) dan TNC(A&A) Laporan Unjuran PPK/PP(A) Perbincangan unjuran bersama semua Kampus Negeri, Fakulti, Pejabat Perancangan Strategik, BPP dan Pejabat Pengurusan Fasiliti PPK/PP BPP Unjuran yang telah disahkan dimasukkan ke dalam Sistem skrin 3.1 SIMS Pengambilan Skrin 3.1 SIMS Pengambilan TAMAT 316

332 LAMPIRAN 24.1 BORANG UNJURAN BPP-100 (DIPLOMA) PELUNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU PROGRAM PRA DIPLOMA / ASASI / DILOMA (SEPENUH MASA) SESI /2012 BPP-100 FAKULTI/CAWANGAN : KOD KAMPUS : ALAMAT TEMPAT MENDAFTAR : SESI : BIL KOD PROGRAM LEPASAN SPM/SPMV LEPASAN PD003 LEPASAN PD008 LEPASAN PD005 JUMLAH L P J L P J L P J L P J L P J RMK9 SETUJU JUMLAH BESAR Nota : 1. Sila pastikan setiap program baru yang akan ditawarkan telah mendapat kelulusan Senat Universiti dan seterusnya prosedur Jabatan Pengajian Tinggi M alaysia (Sila rujuk dengan bahagian PPS atau HEA ) 2. Bagi program baru di Cawangan/Fakulti, mohon tandakan '*' pada ruangan kod program. Disahkan oleh Dekan / Pengarah Nam a Jaw atan Cop :. :. :. Tarikh :. SULIT 317

333 LAMPIRAN 24.2 BORANG UNJURAN BPP-200 (SARJANA MUDA) PELUNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU PROGRAM IJAZAH SARJANA MUDA (SEPENUH MASA) SESI /2012 BPP-200 FAKULTI/CAWANGAN : KOD KAMPUS : ALAMAT TEMPAT MENDAFTAR : SESI : B IL KOD P R OG PROGRAM PENERAPAN PENERAPAN (DIPLOMA (FAST STPM (A) ASASI UITM/MATRIKS/ PASUM (L) LEPASAN DIP IPTA/IPTS (N) PART 3 KE J UM TRACK/ PRA J UM SASTERA IN S SASTERA UP U SASTERA S A IN S UP U S A S A IN S UP U ISM) (G) IJAZAH/ L P L p L P L P SN SAS J UM L P L P SN SAS J UM L P L P SN SAS J UM Tidak perlu diisi. Nota : 1. Sila pastikan setiap program baru yang akan ditawarkan telah mendapat kelulusan Senat Universiti dan seterusnya prosedur Jabatan Pengajian Tinggi M alaysia (Sila rujuk dengan bahagian PPS atau HEA ) 2. Bagi program baru di Cawangan/Fakulti, mohon tandakan '*' pada ruangan kod program. Disahkan oleh Dekan / Pengarah Nam a :. Jaw atan :. Cop :. Tarikh :. SULIT 318

334 LAMPIRAN 24.3 BORANG UNJURAN BPP-300 (MDAB) PELUNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU PROGRAM MENGUBAH DESTINI ANAK BANGSA (MDAB) SPM SEBENAR DAN SPM PERCUBAAN SESI /2012 FAKULTI/CAWANGAN : KOD KAMPUS : ALAMAT TEMPAT MENDAFTAR : SESI : BPP-300 BIL KOD PROGRAM LEPASAN SPM/SPMV JUMLAH L P J L P J RMK9 SETUJU JUMLAH BESAR Nota : 1. Sila pastikan setiap program baru yang akan ditawarkan telah mendapat kelulusan Senat Universiti dan seterusnya prosedur Jabatan Pengajian Tinggi Malaysia (Sila rujuk dengan bahagian PPS atau HEA ) 2. Bagi program baru di Cawangan/Fakulti, mohon tandakan '*' pada ruangan kod program. Disahkan oleh Dekan / Pengarah Nama Jawatan :. :. Cop :. Tarikh : SULIT 319

335 LAMPIRAN 24.4 BORANG UNJURAN BPP-500 (PROFESIONAL MOD PENGAJIAN SEPENUH MASA) PELUNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU PROGRAM PROFESIONAL MOD PENGAJIAN SEPENUH MASA SESI /2012 BPP- 500 FAKULTI/ CAWANGAN : KOD KAMPUS : ALAMAT TEMPAT DAFTAR : SESI : BIL KOD PROGRAM NAMA PROGRAM LEPASAN DIPLOMA UiTM (D) KATEGORI TAHUN AKHIR DIPLOMA UiTM (T) LEPASAN SPM/SPMV (S) LEPASAN IJAZAH SARJANA MUDA UiTM (J) KATEGORI TAHUN AKHIR IJAZAH SARJANA MUDA UiTM (Q) LEPASAN IJAZAH SARJANA MUDA IPT LAIN (W) PENERAPAN (AC150 KE AC551) (Z) PERINGKAT "FOUNDATION "/ ASAS (ZA) LEPASAN STPM/ SETARAF (A) LEPASAN DIPLOMA IPT LAIN (N) JUMLAH RMK9 SETUJU L P L P L P L P L P L P L P L P L P L P L P J J JUMLAH BESAR Nota: Sila pastikan setiap program baru yang akan ditawarkan telah mendapat kelulusan Senat Universiti dan seterusnya prosedur Jabatan Pengajian Tinggi Malaysia (Sila rujuk dengan bahagian PPS atau HEA) Disahkan Oleh Dekan/ Pengarah: Nama : Jawatan : Cop : Tarikh : SULIT 320

336 LAMPIRAN 24.5 BORANG UNJURAN BPP-600 (PROFESIONAL MOD PENGAJIAN PLK) PELUNJURAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU PROGRAM PROFESIONAL MOD PENGAJIAN LUAR KAMPUS (PLK) SESI /2012 BPP- 600 FAKULTI/ CAWANGAN : KOD KAMPUS : ALAMAT TEMPAT DAFTAR : SESI : BIL KOD PROGRA M NAMA PROGRAM LEPASAN DIPLOMA UiTM (D) KATEGORI TAHUN AKHIR DIPLOMA UiTM (T) LEPASAN SPM/SPMV (S) LEPASAN IJAZAH SARJANA MUDA UiTM (J) KATEGORI TAHUN AKHIR IJAZAH SARJANA MUDA UiTM (Q) LEPASAN IJAZAH SARJANA MUDA IPT LAIN (W) PENERAPAN (AC150 KE AC551) (Z) PERINGKAT "FOUNDATION "/ ASAS (ZA) LEPASAN STPM/ SETARAF (A) LEPASAN DIPLOMA IPT LAIN (N) JUMLAH RMK9 SETUJU L P L P L P L P L P L P L P L P L P L P L P J J JUMLAH BESAR Nota: Sila pastikan setiap program baru yang akan ditawarkan telah mendapat kelulusan Senat Universiti dan seterusnya prosedur Jabatan Pengajian Tinggi Malaysia (Sila rujuk dengan bahagian PPS atau HEA) Disahkan Oleh Dekan/ Pengarah: Nama : Jawatan : Cop : Tarikh : SULIT 321

337 322

338 BAB 25 PROSES TEMU DUGA CALON DALAM PENGAMBILAN PELAJAR 323

339 324

340 PROSES TEMU DUGA CALON DALAM PENGAMBILAN PELAJAR 1.0 PENDAHULUAN Prosedur ini merupakan penyelarasan proses temu duga untuk program yang memerlukan bertemu duga semasa proses pengambilan pelajar bagi Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan yang terlibat sahaja. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pendidikan Malaysia (BPKP JPT, KPM). 2.4 Senat. Penyelarasan tarikh, pusat temu duga, panel dan arahan calon temu duga untuk program bertemu duga. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Bahagian Pengambilan Pelajar. 4.2 Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Fakulti. 4.3 Jawatankuasa Pengambilan Pelajar InfoTech. 5.0 DEFINISI/TAFSIRAN BPKP JPT KPM BPP InfoTech P PPK PP PTM SIMS Pengambilan : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar, Jabatan Pengajian Tinggi : Kementerian Pendidikan Malaysia : Bahagian Pengambilan Pelajar : Pejabat Teknologi Maklumat : Pengarah : Penolong Pendaftar Kanan : Penolong Pendaftar (Akademik) : Pegawai Teknologi Maklumat : Student Information Management System 325

341 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 MESYUARAT PRE COUNCIL 1 PROGRAM BERTEMU DUGA PENDIDIKAN DAN BUKAN PENDIDIKAN (PERMOHONAN SESI 1 MELALUI BPKP SAHAJA) Mesyuarat ini akan melibatkan pihak BPP dan BPKP JPT, KPM mengenai maklumat program bertemu duga Pendidikan dan bukan Pendidikan. 6.2 MESYUARAT PENYELARASAN TEMU DUGA BPP BPP menerima data data calon calon program bertemu duga duga daripada InfoTech BPP BPP menetapkan tarikh tarikh temu temu duga duga berpandukan kepada Kalendar Aktiviti dari dari BPKP BPKP JPT JPT dengan mengambil kira kira perkara berikut: a. a. Tarikh pemilihan pelajar. b. b. Pendaftaran pelajar baharu PPK/PP(A) menentuan pusat pusat temu temu duga duga akan akan dibuat oleh oleh pihak pihak fakulti KPP/PPK/PP(A) mengenalpasti panel panel dan dan arahan untuk untuk calon-calon temu temu duga duga juga juga akan akan dibuat oleh oleh pihak pihak fakulti BPP BPP mengadakan mesyuarat penyelarasan temu temu duga duga bagi bagi menetapkan tarikh, tempat dan dan senarai panel panel temu temu duga duga seminggu sebelum tarikh tarikh hebahan temu temu duga. duga. 6.3 HEBAHAN KEPADA CALON JAYA TEMU DUGA Surat panggilan temu duga (100-NC (BPP. 19/4/2) kepada calon-calon yang layak boleh disemak dan dicetak melalui laman sesawang serta SMS blast. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Kalendar Aktiviti BPKP JPT. 7.2 Format dan maklumat Aplikasi Online. 7.3 Minit Mesyuarat Penyelarasan Temu Duga. 7.4 Data sistem SIMS Pengambilan. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang L-009 (cetak dalam skrin SIMS Pengambilan). 326

342 8.2 Borang Calon Jaya Temu Duga. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 25.0 Proses Pengambilan Program Bertemu duga Bagi Permohonan Sesi 1 Melalui BPKP. Lampiran 25.1 Proses Pengambilan Program Bertemu duga Bagi Permohonan Sesi 2 Melalui UiTM LAMPIRAN Lampiran 25.2 Borang L-009 (cetak dalam skrin SIMS Pengambilan). Lampiran 25.3 Borang Calon Jaya Temu duga. Lampiran 25.4 Surat panggilan temu duga (100-NC (BPP. 19/4/2). Lampiran 25.5 Contoh senarai pintu (door list). 327

343 LAMPIRAN 25.0 CARTA ALIR PROSES BERTEMU DUGA CALON BAGI PERMOHONAN SESI 1 MELALUI BPKP Tanggung Jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod / Catatan MULA P/PPK/PP BPP/FAKULTI Mesyuarat Penyelarasan Temu duga Kumpul maklumat temu duga (panel temu duga, pusat temu duga dan arahan calon temu duga). P/PPK/PP BPP Terima data permohonan program bertemu duga dari BPKP bagi Lepasan SPM/Setaraf dan STPM/Setaraf untuk diserahkan kepada InfoTech. PTM InfoTech Terima data permohonan calon panggil temu duga bagi Lepasan SPM/Setaraf dan STPM/Setaraf yang telah lengkap dari SIMS Pengambilan InfoTech dalam bentuk soft copy (sebelum dipaparkan diwebkan:) dilaman sesawang mengenai: tarikh dan tempat temu duga. senarai panel temu duga. keperluan dan arahan calon layout surat panggil temu duga. borang L-009. program temu duga seperti dalam unjuran. Senarai pintu. Borang L-009 P/PPK/PP BPP Hebahan kepada calon jaya panggil temu duga (SMS blast). P/PPK/PP BPP Makluman tarikh temu duga, tanggungjawab panel temu duga, urusetia kepada fakulti dan kampus cawangan serta Bahagian Keselamatan. 100-NC (BPP.19/4/2) TAMAT 328

344 LAMPIRAN 25.1 CARTA ALIR PROSES PENGAMBILAN PROGRAM BERTEMU DUGA BAGI PERMOHONAN SESI 2 MELALUI UITM Tanggung Jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod/ Catatan MULA P/PPK/PP BPP Mesyuarat Penyelarasan Temu duga bagi mengumpul maklumat temu duga (panel temu duga, pusat temu duga dan arahan calon temu duga). Terima data permohonan calon panggil temu duga bagi Lepasan SPM/Setaraf dan STPM/Setaraf yang telah lengkap dari SIMS Pengambilan InfoTech dalam bentuk soft copy (sebelum diwebkan:) Borang L- 009 InfoTech tarikh dan tempat temu duga. senarai panel temu duga. keperluan dan arahan calon. layout surat panggil temu duga. borang L-009. program temu duga seperti dalam unjuran. Senarai pintu (door list). P/PPK/PP BPP Makluman tarikh temu duga, tanggungjawab panel temu duga, urusetia kepada fakulti dan kampus cawangan serta Bahagian Keselamatan. 100-NC (BPP.19/4/2) TAMAT 329

345 LAMPIRAN 25.5 CONTOH SENARAI PINTU (DOOR LIST) 330

346 331

347 332

348 333

349 334

350 BAB 26 PEMILIHAN PENGAMBILAN PELAJAR 335

351 336

352 1.0 PENDAHULUAN PEMILIHAN PENGAMBILAN PELAJAR Prosedur ini menjelaskan proses pemilihan calon jaya di semua peringkat pengajian di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 2.1 Pekeliling BPKP JPT, KPM. 2.2 Senat. 3.0 SKOP 3.1 Proses pemilihan calon jaya ke UiTM bagi program bertemu duga. 3.2 Proses pemilihan calon jaya ke UiTM bagi program bukan bertemu duga. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN Tiada 5.0 SINGKATAN BPKP JPT, KPM : Bahagian Pengurusan Kemasukan Pelajar Jabatan Pengajian Tinggi, Kementerian Pendidikan Malaysia BPP : Bahagian Pengambilan Pelajar InfoTech : Pejabat Teknologi Maklumat SIMS Pengambilan : Unit Pengambilan, Pejabat Teknologi Maklumat KPP : Ketua Pusat Pengajian PPK/PP(A) : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Akademik) SIMS : Student Information Management System Data Konsolidasi : Data yang mengandungi maklumat calon serta pilihan program berdasarkan kelayakan 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PEMILIHAN CALON JAYA KE UITM BAGI PROGRAM BERTEMU DUGA PPK/PP(A) mendapatkan keputusan temu duga (beserta penetapan kampus) dari panel temu duga. Pemilihan adalah 100% berdasarkan keputusan panel temu duga. 337

353 6.1.2 Panel temu duga mengemaskini markah temu duga pada sistem sims pada Skrin 9.13 Interview Mark Entry Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Fakulti/UiTM Negeri/UiTM Cawangan mengadakan mesyuarat pengesahan calon jaya PPK/PP(A) menyerahkan keputusan temu duga kepada BPP BPP mengeluarkan surat tawaran kepada pelajar. 6.2 PEMILIHAN CALON JAYA KE UITM BAGI PROGRAM BUKAN BERTEMU DUGA Dekan menerima surat panggilan ke Mesyuarat Pemilihan Bersama daripada BPP (bagi sarjana muda sahaja). Bagi program diploma/asasi/pra diploma pemilihan pelajar secara automatik KPP/PPK/PP(A) menghadiri Mesyuarat Pemilihan Bersama untuk menyemak data konsolidasi yang disediakan oleh InfoTech KPP/PPK/PP(A) menyemak, mengesah dan membuat perubahan data (jika perlu) KPP/PPK/PP(A) menyerahkan semula data kepada BPP BPP mengeluarkan surat tawaran kepada pelajar. 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Minit Mesyuarat bersama BPKP JPT, KPM. 7.2 Data SIMS. 7.3 Data Konsolidasi. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang Calon Jaya Temu Duga. 9.0 CARTA ALIR Lampiran 26.0 Carta Alir Proses Pemilihan Calon Jaya ke UiTM bagi Program Bertemu Duga. Lampiran 26.1 Carta Alir Proses Pemilihan Calon Jaya ke UiTM bagi Program Bukan Bertemu Duga LAMPIRAN Lampiran 26.2 Surat Tawaran Pelajar Baharu. 338

354 LAMPIRAN 26.0 CARTA ALIR PROSES PEMILIHAN CALON JAYA KE UITM BAGI PROGRAM BERTEMU DUGA TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/CATATAN MULA PPK/PP(A) Dapatkan keputusan temu duga (beserta maklumat penetapan kampus) dari panel temuduga. Pemilihan adalah 100% berdasarkan keputusan panel temu duga Borang Calon Jaya Temu duga PPK/PP(A) Serahkan keputusan temu duga kepada BPP Borang Calon Jaya Temu duga P BPP Keluarkan surat tawaran kepada pelajar Surat Tawaran Pelajar Baharu TAMAT 339

355 LAMPIRAN 26.1 CARTA ALIR PROSES PEMILIHAN CALON JAYA KE UITM BAGI PROGRAM BUKAN BERTEMU DUGA PIHAK BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES REKOD/CATATAN MULA Dekan Terima surat panggilan ke Mesyuarat Pemilihan Bersama daripada BPP Surat jemputan mesyuarat KPP/Ko/PPK/ PP(A) Hadir Mesyuarat Pemilihan Bersama untuk menyemak data konsolidasi yang disediakan oleh InfoTech KPP/Ko/PPK/ PP(A) Semak, kemaskini (jika perlu) dan sahkan data Data Konsolidasi KPP/Ko/PPK/ PP(A) Serahkan semula data kepada BPP Data Konsolidasi BPP Keluarkan surat tawaran kepada pelajar Surat Tawaran Pelajar Baharu TAMAT 340

356 341

357 342

358 BAB 27 PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU 343

359 344

360 1.0 PENDAHULUAN PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU Prosedur ini adalah menjelaskan proses pengurusan pendaftaran pelajar baharu di semua peringkat program pengajian di Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan yang melibatkan Bahagian Pengambilan Pelajar, Hal Ehwal Pelajar, Hal Ehwal Akademik, Polis Bantuan, Pejabat Bendahari, Pusat Kesihatan dan Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 2.0 PUNCA KUASA 3.0 SKOP 2.1 Senat. 2.2 Peraturan Akademik Universiti. Proses pengurusan ini adalah meliputi proses perancangan, semakan, pendaftaran di dalam sistem sebagai pelajar baharu UiTM. 4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN 4.1 Bahagian Pengambilan Pelajar. 4.2 Bahagian Hal Ehwal Pelajar. 4.3 Bahagian Hal Ehwal Akademik. 4.4 Polis Bantuan. 4.5 Pejabat Bendahari. 4.6 Pusat Kesihatan. 4.7 Bahagian Pengurusan Fasiliti. 4.8 InfoTech. 4.9 Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan. 5.0 SINGKATAN KPM NC PBPP BPP : Kementerian Pendidikan Malaysia : Naib Canselor : Pengarah BPP : Bahagian Pengambilan Pelajar 345

361 BHEA BHEP InfoTech F/P/N/C : Bahagian Hal Ehwal Akademik : Bahagian Hal Ehwal Pelajar : Pejabat Teknologi Maklumat : Fakulti/Pusat Akademik/UiTM Negeri/UiTM Cawangan PPK/PPBPP : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar Bahagian Pengambilan Pelajar PPK/PP(A) SM SIMS pengambilan 6A : Penolong Pendaftar Kanan/Penolong Pendaftar (Akademik) : Sarjana Muda : Student Information Management System : Pelajar berstatus telah mendaftar 6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA 6.1 PROSES PERANCANGAN PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU BPP/F/P/N/C hendaklah merujuk Kalendar Akademik UiTM untuk menentukan tarikh pendaftaran pelajar baharu BPP/F/P/N/C mengadakan Mesyuarat Teknikal Pendaftaran BPP/F/P/N/C memberi taklimat dan tatacara persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat BPP/F/P/N/C menyediakan keperluan proses pendaftaran pelajar baharu. 6.2 PROSES SEMAKAN DOKUMEN PENDAFTARAN BPP/F/P/N/C menyemak dokumen asal pelajar semasa pendaftaran pelajar serta mengambil kira: a. Dasar warganegara/bumiputera (sijil kelahiran pelajar, ibu dan bapa). b. Syarat Am dan khas program (sijil Akademik). 6.3 PROSES PENDAFTARAN DI DALAM SIMS PENGAMBILAN BPP/F/P/N/C mengemaskini status calon pelajar baharu di sistem SIMS Pengambilan Skrin 7.1 daripada status 5C (ditawarkan) kepada 6A (mendaftar). 346

362 Nota: 7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA 7.1 Kalendar KPM. Bagi calon lepasan diploma kategori tahun akhir (T) dan lepasan diploma UiTM (D) proses pendaftaran pelajar baharu adalah secara atas talian di laman sesawang Kalendar Akademik UiTM. 7.3 Minit Mesyuarat Teknikal Pendaftaran Pelajar Baharu. 8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN 8.1 Borang Pendaftaran Pelajar Baharu Sepenuh Masa BPP 01(Pin. 11). 8.2 Borang maklumat pelajar baharu BPP -02(Pin. 11). 8.3 Laporan Pemeriksaan Kesihatan BPP 03(Pin. 12). 8.4 Borang Pengesahan Akuan Pendapatan HEP/UKK/BM 1(1). 9.0 CARTA ALIR Lampiran 27.0 Carta Alir Proses Pendaftaran Pelajar Baharu Secara Fizikal Lampiran Lampiran 27.1 Borang Pendaftaran Pelajar Baharu Sepenuh Masa BPP 01(Pin. 11). Lampiran 27.2 Borang maklumat pelajar baharu BPP -02(Pin. 11). Lampiran 27.3 Laporan Pemeriksaan Kesihatan BPP 03(Pin. 12). Lampiran 27.4 Borang Pengesahan Akuan Pendapatan HEP/UKK/BM 1(1). 347

363 LAMPIRAN 27.0 CARTA ALIR PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU SECARA FIZIKAL TANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD/ CATATAN MULA BPP/F/P/N/ C Keluarkan surat untuk memaklumkan mesyuarat bagi membincangkan hal berkaitan pendaftaran pelajar baharu kepada BHEP, BHEA, InfoTech, Perubatan, Fasiliti dan Polis Bantuan. PP BPP/PP(A) F/P/N/C Beri taklimat tentang tatacara dan persediaan pendaftaran kepada staf yang terlibat sebelum hari pendaftaran. PE BPP/N/C Buat tempahan peralatan dan tempat pendaftaran. BPP/ F/P/N/C Semak dokumen pelajar semasa pelajar membuat pendaftaran. Tidak Lengkap Jika dokumen pelajar didapati tidak lengkap, mohon disemak semula BPP/ F/P/N/C Lengkap Daftar semua pelajar baharu di dalam Sistem SIMS skrin 7.1 untuk status 6A. Rekod SIMS TAMAT 348

364 349

365 350

366 351

367 352

368 353

369 354

370 355

371 LAMPIRAN 27.4 BORANG PENGESAHAN AKUAN PENDAPATAN HEP/UKK/BM 1 (1) 356

372 JAWATANKUASA PENYEDIAAN DOKUMEN MANUAL PENGURUSAN AKADEMIK UNTUK PENTADBIR PENASIHAT Prof. Dr Azni Zain Ahmed Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Universiti Teknologi MARA PENGERUSI Prof. Dr Hadariah Bahron Pengarah Pembangunan Akademik Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Shah Alam PAKAR RUJUK Dr. Suriyani Ariffin Dr. Nor Hapiza Mohd Ariffin Prof. Madya Dr. Haslinda Yusoff Dr. Sharipah Ruzaina Syed Aris Dr. Rozzana Mohd Said Encik Ismi Ridhwan Ismail Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Shah Alam AHLI 1. Encik Mohd Rafizi Rahmad Penolong Pendaftar Kanan UiTM Perak 2. Puan Noraida Mohd Yusoff Penolong Pendaftar Fakulti Sains Gunaan 3. Encik Shamsol Kamal Shiriffuddin Penolong Pendaftar Fakulti Perakaunan 4. Encik Hishamudin Mohd Twontawi Penolong Pendaftar UiTM Kelantan 5. Encik Mohd Fadil Yusof Penolong Pendaftar UiTM Johor 6. Puan Nur Fadhlina Misni Penolong Pendaftar UiTM Melaka 357

373 7. Puan Siti Nor Hadijah Md Supaat Penolong Pendaftar UiTM Johor 8. Encik Hairul Nizam Othman Penolong Pendaftar UiTM Kedah 9. Encik Mohd Kamil Mohamed Nor Penolong Pendaftar Fakulti Pengurusan Maklumat 10. Encik Ibrahim Abd Ghani Penolong Pendaftar Fakulti Pergigian 11. Puan Yuslin Mohd Sani Penolong Pendaftar Fakulti Pengurusan Perniagaan 12. Encik Mohd Khairul Ab Razak Penolong Pendaftar Fakulti Undang-Undang 13. Puan Nor Shahrulniza Sau Hamid Penolong Pendaftar UiTM Terengganu 14. Encik Rahim Sajari Penolong Pendaftar Akademi Pengajian Bahasa 15. Encik Imran Mohamed Penolong Pendaftar UiTM Kelantan 16. Puan Shahanum Johari Penolong Pendaftar Fakulti Pengurusan Perniagaan, Puncak Alam 17. Puan Nor Haizah Mokhtar Penolong Pendaftar Fakulti Muzik 18. Encik Ak Ashaari Ak Yussof Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan 19. Encik Azanizam Ismail Penolong Pendaftar Fakulti Farmasi 20. Encik Mohd Yazed Abd Razak Penolong Pendaftar UiTM Pulau Pinang 21. Cik Noorwahida Shaharuddin Penolong Pendaftar Fakulti Sains Komputer dan Matematik 358

374 22. Cik Adlin Na qiah Sabal Penolong Pendaftar Pusat Pemikiran Dan Kefahaman Islam (CITU) 23. Encik Muhamad Nizam Noordin Penolong Pendaftar Kanan Bahagian Pengambilan Pelajar 24. Encik Syed Mohd Shukram Tuan Said Penolong Pendaftar Bahagian Pengambilan Pelajar 25. Puan Norita Sapien Penolong Pendaftar Institut Perkembangan Pendidikan (InED) 26. Puan Suriani Musa Penolong Pendaftar Bahagian Pengambilan Pelajar 27. Puan Zarina Zainal Abidin Penolong Pendaftar Bahagian Pengambilan Pelajar 28. Encik Ahmad Shahril Azwan Abd Rahim Penolong Pendaftar Pejabat Mengubah Destini Anak Bangsa (MDAB) 29. Cik Fairuzaszila Junus Penolong Pendaftar Fakulti Pendidikan 30. Encik Shariff Ahmad Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Shah Alam 31. Encik Ali Supian Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Shah Alam 32. Puan Suhaila Hashim Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Shah Alam 359

375 360

376