ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΕΝΟΣ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΜΙΑΣ ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ

Transcript

1 ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΕΝΟΣ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΝΑΓΚΕΣ ΜΙΑΣ ΑΕΡΟΠΟΡΙΚΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ ΤΕΙ ΚΑΒΑΛΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΣΠΟΥΔΑΣΤΗΣ ΓΟΥΛΑΣ ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΒΑΛΣΑΜΙΔΗΣ ΣΤΑΥΡΟΣ ΚΑΒΑΛΑ 2005

2 Πίνακας Περιεχομένων Πρόλογος 1 Πρώτο μέρος :Βασικές έννοιες των Πληροφοριακών Συστημάτων Κεφάλαιο 1 ο : Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα Η έννοια του συστήματος...3 Εισροή, επεξεργασία, εκροή, περιβάλλον Έλεγχος και εντροπία Κατηγορίες Συστημάτων Βασικές έννοιες 6 Δεδομένα, πληροφορίες, πληροφόρηση...6 Κεφάλαιο 2 ο : Η διαδικασία λήψης αποφάσεων Η διαδικασία.7 Καθορισμός του προβλήματος.7 Εναλλακτικές λύσεις 8 Αξιολόγηση των λύσεων..8 Επιλογή της λύσης Συνθήκες Τύποι αποφάσεων...10 Κεφάλαιο 3 ο : Ο ρόλος των Πληροφοριακών Συστημάτων στην επιχείρηση Η επιχείρηση Ο ρόλος των Πληροφοριακών Συστημάτων στην νέα επιχείρηση Η σχέση μεταξύ των επιχειρήσεων και των Πληροφοριακών Συστημάτων...14 Η σχέση της διπλής διαδρομής Ο στρατηγικός ρόλος των Πληροφοριακών Συστημάτων μέσα στην επιχείρηση.15 Κεφάλαιο 4 ο : Διαγράμματα Ροής Δεδομένων (ΔΡΔ) Εισαγωγή στα Διαγράμματα Ροής Δεδομένων Παράδειγμα ενός Διαγράμματος Ροής Δεδομένων Επίπεδα Διαγραμμάτων Ροής Δεδομένων Διάγραμμα περιεχομένων...22 Κεφάλαιο 5 ο : Τα στάδια εξέλιξης ενός Πληροφοριακού Συστήματος Τα στάδια εξέλιξης.23 Δεύτερο μέρος : Συνιστώσες ενός Πληροφοριακού Συστήματος και βασικά είδη Πληροφοριακών Συστημάτων Κεφάλαιο 6 ο : Ο κύκλος ζωής ενός Πληροφοριακού Συστήματος Καθορισμός και μελέτη του Συστήματος Ανάλυση των απαιτήσεων Ο σχεδιασμός του Συστήματος Η εγκατάσταση του Συστήματος Η υλοποίηση του Συστήματος Η συντήρηση του Συστήματος Πόροι κατανομής στον Κύκλο Ζωής..29 Κεφάλαιο 7 ο : Οι συνιστώσες του Πληροφοριακού Συστήματος...30

3 7.1 Υλικό...30 Κεντρική μονάδα επεξεργασίας..30 Μονάδες εισόδου 32 Μονάδες εξόδου..32 Μονάδες αποθήκευσης δεδομένων Λογισμικό...34 Λειτουργικό σύστημα.34 Μεταγλωττιστές προγραμμάτων.34 Εργαλεία.34 Συστήματα διαχείρισης βάσης δεδομένων.34 Λειτουργικό περιεχόμενο ΣΔΒΔ 36 Προγράμματα εφαρμογής...36 Πακέτα προγραμμάτων Το προσωπικό.37 Προσωπικό πληροφοριακής τεχνολογίας Επικοινωνίες...38 Απλά μοντέλα επικοινωνιών..38 Πρωτόκολλα επικοινωνιών 39 Τοπολογία δικτύων.39 Μορφολογία συστημάτων επικοινωνιών 40 Κεφάλαιο 8 ο : Κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων Οργανωτική ιεραρχία Κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων 42 Συστήματα επεξεργασίας δοσοληψίας (TPS).42 Γνωστικά συστήματα εργασίας (KWS).43 Συστήματα αυτοματοματισμού γραφείου..43 Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης...43 Συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (DSS).44 Συστήματα υποστήριξης της εκτελεστικής εξουσίας (ESS).45 Μέθοδοι ανάπτυξης συστημάτων και ανάλυση της σχέσης μεταξύ των συστημάτων Άλλες κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων.47 Τι είναι ένα σύστημα GDSS..48 Ηλεκτρονικό σύστημα συσκέψεων (EMS) 48 Κεφάλαιο 9 ο : Συστήματα ERP Εισαγωγή στα συστήματα ERP..49 Βασικά κριτήρια επιλογής ενός συστήματος ERP.49 ERP συστήματα σε πλατφόρμα WINDOWS Πραγματικότητα και παρανοήσεις σχετικά με τα ERP Η δεύτερη γενιά των ERP συστημάτων (ERP 2) και πώς αυτά απαντούν στην πρόκληση της νέας οικονομίας ERP συστήματα και Ελληνική αγορά Φάσεις εγκατάστασης ERP συστήματος Οργανόγραμμα διοίκησης Παράδειγμα Συστήματος ERP αποθήκευσης και διανομής Συστήματα ERP..56 Τρίτο μέρος : Ανάλυση του ERP Συστήματος «Hellinas» για τις ανάγκες της Υ.Π.Α. Κεφάλαιο 10 ο : Παρουσίαση και ανάλυση του ERP «Hellinas» Εισαγωγικά στοιχεία «Hellinas» Ανάλυση της Υ.Π.Α Η οργάνωση της Υ.Π.Α.59 Δομή και αρμοδιότητες του Λογιστικού και Εφοδιαστικού Κέντρου (ΛΕΚ) Ανάλυση του ERP «Hellinas»..62

4 Δαπάνες και Προϋπολογισμός...62 Κέντρα κόστους.64 Κωδικοί αριθμοί του κρατικού προϋπολογισμού Ανάλυση των Εξόδων 68 Κατάρτιση προϋπολογισμού δημοσίων επενδύσεων (ΠΔΕ).68 Εκτέλεση προϋπολογισμού δημοσίων επενδύσεων της Υ.Π.Α 69 Ειδικός λογαριασμός /0 της Υ.Π.Α Ανάλυση των εσόδων 72 Τέλη χρήσης αερολιμένων (τέλη προσγείωσης και τέλη παραμονής)..74 Μισθώματα 76 Παράβολα..77 Πρόστιμα...77 Τέλη εκσυγχρονισμού και ανάπτυξης αεροδρομίων (Τ.Ε.Α.Α.)...77 Κατάπτωση εγγυητικών επιστολών..79 Ανάλυση των διαδικασιών εσόδων...79 Διαδικασία τελών χρήσης αερολιμένων χρεωμένων σε μηνιαία βάση.79 Διαδικασία τελών χρήσης αερολιμένων χρεωμένων σε επιτόπια βάση ή απαλλασσόμενων..82 Διαδικασία τελών εκσυγχρονισμού και ανάπτυξης αερολιμένων χρεωμένων σε μηνιαία βάση..84 Διαδικασία τελών εκσυγχρονισμού και ανάπτυξης αερολιμένων χρεωμένων σε επιτόπια βάση η απαλλασσόμενων...87 Διαδικασία μισθωμάτων (πλην καταστημάτων αφορολογήτων ειδών) Ανάλυση του πάγιου ενεργητικού...93 Οι απαιτήσεις της καταγραφής των παγίων στοιχείων Λογιστικές καταστάσεις και διοικητικές εκθέσεις.94 Ισολογισμός...95 Λογαριασμός αποτελεσμάτων χρήσης Πρότυπο κοστολόγησης και μεθοδολογία.97 Μοντέλο κοστολόγησης τελών διαδρομής και υπολογισμός βάσης κόστους.100 Κεφάλαιο 11 ο : Οδηγός του χρήστη 104 Κεφάλαιο 12 ο : Οδηγός του προγραμματιστή 112 Βιβλιογραφία.123

5 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η θεωρητική προσέγγιση των πληροφοριακών συστημάτων αρχίζει ουσιαστικά κατά τη διάρκεια του δευτέρου Παγκοσμίου Πολέμου, όταν εμφανίζεται για πρώτη φορά η θεωρία των πληροφοριών η οποία βασίστηκε στις έρευνες για την ανάπτυξη οπλικών συστημάτων. Μετά από το 1980 παρατηρείται μια ιδιαίτερη στροφή των διοικητικών στελεχών των οικονομικών οργανισμών προς τη μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων. Αυτό οφείλεται κύρια στους ακόλουθους λόγους: Τη διεθνοποίηση της οικονομίας, η οποία προκάλεσε αύξηση των διεθνών συναλλαγών και αύξηση του όγκου παραγωγής των επιχειρήσεων με συνέπεια την αύξηση της αξίας της πληροφορίας. Τη μεταβολή του διοικητικού στυλ των επιχειρήσεων η οποία ανέδειξε νέας ποιότητας προβλήματα όπως η αποκέντρωση της οργάνωσης, η δημιουργία πολλών κέντρων αποφάσεων και άλλα των οποίων η λύση βασιζόταν στη δημιουργία προηγμένων συστημάτων επικοινωνίας και επεξεργασίας πληροφοριών. Τη ραγδαία ανάπτυξη της Πληροφοριακής τεχνολογίας (IT), η οποία παρείχε την απαιτούμενη στήριξη για τη δημιουργία αξιόπιστων πληροφοριακών συστημάτων. Στις μέρες μας η πληροφορία θεωρείται ιδιαίτερης σημασίας πολιτικό, οικονομικό, κοινωνικό και κοινωνικό αγαθό και βασικό συστατικό κάθε επιστημονικής, κοινωνικής και πολιτικής μελέτης. Η ανάπτυξη της Πληροφοριακής τεχνολογίας, σε συνδυασμό με την ανάπτυξη της θεωρίας των πληροφοριακών συστημάτων, επέδρασε, επιδρά και θα επιδρά καταλυτικά σε κάθε έκφραση της ανθρώπινης σκέψης και δραστηριότητας. Για την ελληνική πραγματικότητα η σημασία των πληροφοριακών συστημάτων παρουσιάζει ιδιαιτερότητα, διότι η ανάπτυξη της σύγχρονης Πληροφοριακής τεχνολογίας, η θεώρηση της σαν αναπόσπαστο βασικό συστατικό της λειτουργίας κάθε επιχείρησης, οργανισμού και η δημιουργία της νέας ποιότητας προβλημάτων συνοδεύονται ανησυχητικά συχνά από αναχρονιστικές συνθήκες και αντιλήψεις γενικότερα προϊόντα της κοινωνίας μας, όπως: Υποβάθμιση της σημασίας του προγραμματισμού, του ελέγχου, και της συλλογικότητας και ανάδειξη της ατομικής ικανότητας και πρωτοβουλίας σε ανταγωνιστή της προγραμματισμένης, οργανωμένης και ελεγχόμενης συλλογικής δράσης. Δεν λαμβάνεται υπόψη η ποιότητα, η ψυχοσύνθεση και οι δυνατότητες του ανθρώπινου παράγοντα. Κυριαρχούν οι φυσικές αναστολές και αντιστάσεις οι οποίες αναπτύσσονται στην προοπτική του «νέου», οι φόβοι απώλειας εξουσίας και ελέγχου, ο φόβος οικονομικών απωλειών, καταχρήσεων, σκανδάλων κ.α. Η παρούσα εργασίας γράφτηκε με κεντρικό στόχο να δώσει στον αναγνώστη μια εμπεριστατωμένη εικόνα των πληροφοριακών συστημάτων με την προσδοκία αυτές οι γνώσεις να έχουν άμεση εφαρμογή στην καθημερινή πρακτική και για το λόγο αυτό

6 επικεντρώνεται και στο παράδειγμα ενός συστήματος ERP μιας αεροπορικής εταιρείας το οποίο και θα αναπτύξουμε στα πλαίσια της εργασίας. Θεματολογικά η εργασία χωρίζεται στα εξής μέρη: Στο πρώτο μέρος αναπτύσσονται οι βασικές έννοιες των συστημάτων καθώς και αναφέρονται βασικά σημεία από τη θεωρία των πληροφοριών και εκτίθεται αναλυτικά η διαδικασία λήψης των αποφάσεων. Στο δεύτερο μέρος αναπτύσσονται οι συνιστώσες ενός πληροφοριακού συστήματος καθώς και τα βασικά είδη των πληροφοριακών συστημάτων που συναντάμε. Στο τρίτο μέρος αναλύεται λεπτομερώς το ERP σύστημα Hellinas της Υ.Π.Α (Υπηρεσία Πολιτικής Αεροπορίας).

7 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Στο παρόν κεφάλαιο θα εξετάσουμε αναφορικά τις βασικές έννοιες που αφορούν τα πληροφοριακά συστήματα καθώς και τους διάφορους ρόλους που εξυπηρετούν αυτά στη σύγχρονη κοινωνία όπως επίσης και τα βασικά στάδια λήψης μιας απόφασης. 1.1 Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Στη γενικότερη έννοια ένα Σύστημα (System) είναι ένα σύνολο Συνιστωσών (Components) οι οποίες αλληλεπιδρούν μεταξύ τους για την επίτευξη κάποιου κοινού σκοπού. Οι συνιστώσες αυτές μπορεί να είναι όντα, υλικά, ιδέες, αξίες κ.λ.π. Τα διάφορα μέρη ενός συστήματος είναι με τη σειρά τους συστήματα σε μικρότερη κλίμακα αλλά αποτελούν αποτελούν υποσυστήματα του αρχικού συστήματος. Σε κάθε περίπτωση ένα σύστημα είναι ένα υπερσύστημα κάποιων συστημάτων αλλά αποτελεί ταυτόχρονα υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος. Κάθε σύστημα δέχεται Είσοδο (Input), την οποία με τη βοήθεια Eπεξεργασιών (Processings) την μετασχηματίζει σε Έξοδο (Output). Η αλληλεπίδραση μεταξύ των διαφόρων συστημάτων επιτυγχάνεται όταν ένα σύστημα χρησιμοποιεί σαν είσοδο την έξοδο κάποιων άλλων συστημάτων. Για παράδειγμα ένας οργανισμός παραγωγής προϊόντων (βιομηχανική μονάδα) αποτελεί σύστημα του οποίου τα στοιχεία είναι άνθρωποι και υλικά μέσα (μεικτό σύστημα). Σύστημα τέλος είναι ένας Η/Υ που αποτελείται μόνο από υλικά μέσα (τεχνητό σύστημα). [1] Όρια συστήματος Συνιστώσες συστήματος Είσοδος Έξοδος Τωρινή απόδοση πρότυπο Μέσο σύγκρισης ανάδραση Σχήμα 1.1:Απεικόνιση συστήματος Εισροή, επεξεργασία, εκροή, περιβάλλον

8 Κάθε σύστημα επικοινωνεί με το περιβάλλον του δεχόμενο εισροές από αυτό, τις οποίες μετασχηματίζει στο εσωτερικό του και αποδίδει με την σειρά του τα αποτελέσματα του μετασχηματισμού αυτού στο περιβάλλον δημιουργώντας έτσι εκροές προς αυτό. Το σύνολο των εισροών προς το σύστημα θα αναφέρεται ως εξής με τον όρο είσοδος(input). Αντίστοιχα το σύνολο των εκροών από το σύστημα αναφέρεται με τον όρο έξοδος (Output). Τέλος, η διαδικασία του μετασχηματισμού των εισροών στο εσωτερικό του συστήματος θα καλείται επεξεργασία (Process). Εκτός από την τυποποιημένη διαδικασία εισόδου, εξόδου, επεξεργασίας ένα σύστημα, στο βαθμό που αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου συστήματος, δέχεται άτυπες, μη προκαθορισμένες εισροές από το περιβάλλον του, που αποτελούν παράγοντα επιβίωσης και προσαρμογής σε νέες θέσεις ισορροπίας. Ένα παράδειγμα αποτελούν οι μονάδες παραγωγής όπου δεν είναι δυνατόν να επιβιώσουν για μεγάλο χρονικό διάστημα αν δεν έχουν ευέλικτους μηχανισμούς προσαρμογής στις ολοένα και μεταβαλλόμενες συνθήκες που επικρατούν στην αγορά. Ένα σύστημα είναι πλήρως γνωστό στον χρήστη του όταν έχει αποσαφηνιστεί η είσοδος προς αυτό, η επιτελούμενη επεξεργασία στο εσωτερικό του, καθώς και η παραγόμενη από αυτό έξοδος. Ωστόσο, συμβαίνει συχνά να χρησιμοποιεί κάποιος ένα σύστημα γνωρίζοντας μόνο τι εισέρχεται σε αυτό και τι εξέρχεται από αυτό χωρίς όμως να γνωρίζει το παραμικρό τι συμβαίνει στο εσωτερικό του. Ένα τέτοιο σύστημα χαρακτηρίζεται με τον όρο μαύρο κουτί (Black box). Χαρακτηριστικό παράδειγμα μαύρου κουτιού είναι η περίπτωση του χρήστη ενός έτοιμου προγράμματος μισθοδοσίας προσωπικού, ο οποίος γνωρίζει την είσοδο των μισθοδοτικών στοιχείων προς αυτό, γνωρίζει τα αποτελέσματα που μπορεί να πάρει από το πρόγραμμα (καταστάσεις κ.λ.π), αλλά δεν γνωρίζει τον τρόπο με τον οποίο το πρόγραμμα επεξεργάζεται τα εισαχθέντα μισθοδοτικά στοιχεία. Περιβάλλον Είσοδος επεξεργασία Έξοδος (γνωστή) (άγνωστη) (γνωστή) Σχήμα 1.1.1:Απεικόνιση συστήματος μαύρο κουτί 1.2 ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΕΝΤΡΟΠΙΑ Σε κάθε σύστημα υπάρχει το στοιχείο του ελέγχου (Control), δηλαδή της διαδικασίας διαπίστωσης της συνέπειας λειτουργίας του συστήματος μέσα σε προδιαγεγραμμένα επίπεδα απόδοσης τα οποία ονομάζονται Πρότυπα (Standards). Συχνά ο έλεγχος του συστήματος αυτοματοποιείτε με εφοδιασμό του συστήματος με κατάλληλα υποσυστήματα που αναλαμβάνουν το έργο αυτό. Συνήθως απαιτείται ένα αισθητήριο υποσύστημα (Sensor) που ευαισθητοποιείται από την παραγόμενη έξοδο και την μέτρα. Οι μετρήσεις αυτές διαβιβάζονται σε ένα άλλο υποσύστημα ελέγχου, το οποίο εκτελεί σύγκριση προς τα πρότυπα και διαβιβάζει κατάλληλα διορθωτικά μηνύματα στο σύστημα. Η πληροφορία εκείνη η οποία δείχνει την απόκλιση η οποία εμφανίζεται στη σύγκριση των αποτελεσμάτων λειτουργίας με τα πρότυπα, ονομάζεται Ανάδραση (Feedback).

9 Οι παράγοντες οι οποίοι καθορίζουν την εξέλιξη ενός συστήματος είναι πολλοί και διάφοροι, άλλοι ελέγξιμοι και άλλοι όχι. Ο έλεγχος του συστήματος αφορά τους ελέγξιμους μόνο παράγοντες. Συνεπώς η εξέλιξη ενός συστήματος εξαρτάται από τον έλεγχο του αλλά και από τον χαοτικό συνδυασμό τον οποίο δημιουργούν οι μη ελέγξιμοι παράγοντες. Αυτή δηλαδή την αταξία η οποία δημιουργείται από αυτούς τους παράγοντες. Αυτή η αταξία ονομάζεται εντροπία και το μέγεθος της καθορίζεται αντιστρόφως ανάλογα με το μέγεθος του ελέγχου του συστήματος. Συνεπώς η αύξηση του ελέγχου μειώνει την εντροπία του συστήματος και αντίστροφα. Ο έλεγχος παράγει τυποποίηση, ενώ η εντροπία παράγει ποικιλία. Το σύστημα επομένως αποτελεί σύνθεση της τυποποίησης και της ποικιλίας της δραστηριότητας των συνιστωσών του.[1] 1.3 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα συστήματα διαιρούνται σε κατηγορίες ανάλογα με το κριτήριο κατηγοριοποίησης τους τα οποία είναι και τα εξής: Ως προς τον τρόπο δημιουργίας τους Φυσικά:Δημιουργούνται χωρίς τη συνειδητή συμμετοχή του ανθρώπινου παράγοντα. Ελέγχονται από φυσικούς νόμους και νομοτέλειες (παραδείγματος χάρη πλανητικό σύστημα). Τεχνητά:Δημιουργούνται από τον άνθρωπο για την εξυπηρέτηση κάποιων σκοπών (παραδείγματος χάρη επιχειρήσεις) Ως προς το βαθμό αλληλεπίδρασης με το περιβάλλον τους Ανοικτά:Αλληλεπιδρούν έντονα με το περιβάλλον τους, δεχόμενα μεγάλες εισροές (είσοδοι) και μεγάλες εκροές (έξοδοι). Κλειστά:Αλληλεπιδρούν ελάχιστα με το περιβάλλον τους, δεχόμενα ελάχιστες εισροές (είσοδοι) και ελάχιστες εκροές (έξοδοι). Ως προς το ρυθμό εξέλιξης τους στο χρόνο Δυναμικά με έλεγχο:πρόκειται για τεχνητά συστήματα τα οποία υπόκεινται σε έλεγχο από τον άνθρωπο. Δυναμικά χωρίς έλεγχο:πρόκειται για φυσικά συστήματα τα οποία δεν ελέγχονται από τον άνθρωπο αλλά από τους φυσικούς νόμους και τις νομοτέλειες. Στατικά:Εξελίσσονται πολύ αργά, για την ανθρώπινη αντίληψη του χρόνου, δίνοντας την εντύπωση ότι δεν μεταβάλλονται. Η εξέλιξή τους διαπιστώνεται με σύγκριση μεταξύ μεγάλων χρονικών διαστημάτων. Επίσης διακρίνουμε και τις εξής κατηγορίες συστημάτων όπως είναι τα εξής : 1. Αιτιοκρατικά Συστήματα:Χαρακτηρίζονται αυτά που οι εκροές μας δίνουν βέβαιη πρόβλεψη γεγονότων και τα στοιχεία τους είναι σε αυστηρά καθορισμένη σχέση μεταξύ τους. Τα βιομηχανικά ρομπότ, ο Η/Υ ανήκουν στη κατηγορία αυτή. Σε ένα Αιτιοκρατικό Σύστημα η κατάσταση του S σε μια δεδομένη χρονική στιγμή t είναι συνάρτηση του χρόνου t και της εισόδου I σε αυτό:

10 S = f(t, I) 2. Πιθανοσυστήματα:Σε αντίθεση με τα αιτιοκρατικά, τα Πιθανοσυστήματα παρέχουν αβέβαιη πρόβλεψη γεγονότων. Τα φυσικά και μεικτά συστήματα ανήκουν σε αυτή την κατηγορία. 3. Ευσταθή:Χαρακτηρίζονται αυτά στα οποία γίνεται τακτικός έλεγχος της παραγόμενης εκροής. Τα συστήματα Παραγωγής ανήκουν σε αυτή την κατηγορία των συστημάτων. 1.4 ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Δεδομένα, πληροφορίες, πληροφόρηση Πριν προχωρήσουμε σε βαθύτερη ανάλυση των πληροφοριακών συστημάτων υπάρχει επιτακτική ανάγκη να αναφερθούμε σε βασικές έννοιες όπως είναι τι είναι δεδομένα, η πληροφορία αλλά και γενικότερα τι είναι πληροφόρηση. Η πληροφόρηση βασίζεται στις πληροφορίες και οι πληροφορίες στα δεδομένα. Τα δεδομένα (Data) είναι ένα γνωστό γεγονός ή μια μη επεξεργασμένη εικόνα (παραδείγματος χάρη 23/9/67 είναι ένα δεδομένο το οποίο εκφράζει μια ημερομηνία). Το δεδομένο μπορεί με επεξεργασία να λάβει περισσότερο εξειδικευμένη μορφή. Η πληροφορία (Information) είναι το αποτέλεσμα επεξεργασίας και σύνθεσης δεδομένων. Επίσης η επεξεργασία πληροφοριών δημιουργεί πληροφορίες ανώτερου επιπέδου όπως είναι οι δευτερογενείς ή τριτογενείς πληροφορίες. Τέλος η πληροφόρηση αποτελεί τη συνολική εικόνα την οποία παράγει ένα σύνολο πληροφοριών και όσο αυτό το σύνολο πληροφοριών είναι μεγαλύτερο και αξιοποιήσιμο, τόσο η πληροφόρηση είναι καλύτερη.

11 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΛΗΨΗΣ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Στο παρόν κεφάλαιο γίνεται μια αναφορά και μία αρκετά καλή περιγραφή της διαδικασίας που ακολουθείτε για την λήψη μιας απόφασης. Η αναφορά αυτή θα μας βοηθήσει να κατανοήσουμε τις διαδικασίες που απαιτούνται να δραστηριοποιηθούν για να παρθεί μια απόφαση αλλά και θα μας βοηθήσει να κατανοήσουμε καλύτερα τα πληροφοριακά συστήματα που σχετίζονται με την λήψη αποφάσεων όπως είναι τα Συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (DSS). 2.1 Η ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ Η λήψη αποφάσεων ακολουθεί κάποιες βασικές φάσεις οι οποίες είναι οι εξής: Καθορισμός του προβλήματος Εναλλακτικές λύσεις Η αξιολόγηση των λύσεων Η επιλογή της πιο συμφέρουσας λύσης Και τέλος η εφαρμογή της λύσης ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΟΣ Η έναρξη της διαδικασίας της λήψης απόφασης γίνεται με την εμφάνιση ενός προβλήματος. Ο καθορισμός του προβλήματος απαιτεί τη διατύπωση των πραγματικών ερωτημάτων τα οποία ζητούν απάντηση. Συγκεκριμένα ο καθορισμός ενός προβλήματος σχετίζεται με τα εξής: Με τον εντοπισμό της απόκλισης Με την μελέτη της απόκλισης Και με τον καθορισμό των επιδιώξεων μας. Εντοπισμός της απόκλισης Αυτός ο εντοπισμός θα πρέπει να είναι έγκαιρος ώστε να υπάρχει δυνατότητα περιορισμού της απόκλισης. Μπορεί να γίνεται με πρόβλεψη όπου σε αυτή την περίπτωση η απόκλιση μπορεί να έχει συμβεί ή με διαπίστωση όπου η απόκλιση έχει συμβεί. Αν τυχόν ο εντοπισμός γίνει όταν το πρόβλημα είναι μη αντιστρέψιμο, τότε έχουμε σαν στόχο τον περιορισμό των δυσάρεστων από την εμφάνιση της απόκλισης. Μελέτη της απόκλισης Σε αυτή την φάση αναζητούνται τα πραγματικά αίτια τα οποία προκάλεσαν την απόκλιση προσέχοντας ιδιαίτερα αν το εμφανισθέν πρόβλημα μπορεί να αποτελέσει την ιδιαίτερη

12 έκφραση ενός γενικότερου προβλήματος της επιχείρησης ή αν τα ίδια ακριβώς συμπτώματα μπορεί να παράγονται από εντελώς διαφορετικά αίτια. Καθορισμός των επιδιώξεων μας Ο εντοπισμός των πραγματικών ερωτημάτων τα οποία ζητούν απάντηση θα πρέπει να συνοδεύονται από την ύπαρξη προτύπων ή των αποτελεσμάτων που έχουμε θέσει και τα οποία καθορίζουν τις επιδιώξεις μας. ΕΝΑΛΛΑΚΤΙΚΕΣ ΛΥΣΕΙΣ Ο καθορισμός των ερωτημάτων τα οποία ζητούν απάντηση ακολουθείται από την παράθεση των διαφόρων απαντήσεων οι οποίες μπορεί να ικανοποιήσουν αυτά τα ερωτήματα. Οι απαντήσείς αυτές αποτελούν και τις εναλλακτικές λύσεις του προβλήματος. Η αναζήτηση των εναλλακτικών λύσεων στρέφεται στις ακόλουθες κατευθύνσεις: Να μην υπάρξει καμία αντιμετώπιση του προβλήματος Αποτελεί τη λύση η οποία προτείνεται σε περιπτώσεις όπου η εμφανιζόμενη απόκλιση δημιουργεί απώλειες μικρότερες από το κόστος κάθε άλλης εναλλακτικής λύσης. Αναδρομή στο παρελθόν Εδώ εξετάζεται η περίπτωση της εμφανιζόμενης απόκλισης να έχει παρουσιασθεί και να έχει αντιμετωπισθεί επιτυχώς στο παρελθόν. Σε μια τέτοια περίπτωση η πείρα του παρελθόντος μπορεί να αποτελέσει έναυσμα για την εξεύρεση λύσεων στην τρέχουσα περίπτωση. Έλεγχος των παραγόντων της λύσης Σε αυτή την περίπτωση ο λαμβάνων την απόφαση είναι υποχρεωμένος να εξετάσει τους παράγοντες οι οποίοι υπεισέρχονται στην επίλυση του προβλήματος και να δημιουργήσει ομάδες εναλλακτικών λύσεων με κριτήριο τον έλεγχο αυτών των παραγόντων. Έτσι μπορεί να εμφανισθούν λύσεις των οποίων οι παράγοντες να εξαρτώνται απόλυτα από τον λαμβάνοντα την απόφαση ή και άλλοι που δεν εξαρτώνται καθόλου από τον λαμβάνοντα την απόφαση. Έλεγχος του χρόνου Ο χρόνος επηρεάζει τη λήψη απόφασης με δύο τρόπους: Άλλες λύσεις θεωρούνται μακρόβιες άρα και επιζητούν σφαιρική μελέτη σε σχέση μα ολόκληρη την επιχείρηση (προγραμματισμός), ενώ άλλες μεταβατικού χαρακτήρα με αποτέλεσμα να μην αποτελεί μια εμπεριστατωμένη μελέτη. Σε σχέση με το χρόνο εφαρμογής της λύσης όπου η πίεση του χρόνου για την εφαρμογή μιας λύσης, περιορίζει αισθητά την ολοκληρωμένη αναζήτηση εναλλακτικών λύσεων. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΤΩΝ ΛΥΣΕΩΝ Με την ολοκλήρωση της προηγούμενης φάσης, ο υπεύθυνος κατέχει μια ομάδα εναλλακτικών λύσεων οι οποίες θα πρέπει να αξιολογηθούν και να ιεραρχηθούν βάση κάποιου κριτηρίου. Τα βήματα της αξιολόγησης είναι τα εξής:

13 Διαβάθμιση των χαρακτηριστικών Για κάθε λύση καθορίζονται τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα σε σχέση με την τρέχουσα κατάσταση της επιχείρησης. Αποτίμηση του κόστους και της ωφέλειας Για κάθε λύση τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα τα οποία παρουσιάζει αποτιμώνται σε κόστος και ωφέλεια για την επιχείρηση. Πρόβλεψη των συνθηκών εφαρμογής Η αποτελεσματικότητα εφαρμογής κάθε λύσης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις κρατούσες συνθήκες κατά τη στιγμή αυτής της εφαρμογής. Παραδείγματος χάρη η εγκατάσταση ενός λογισμικού Η/Υ από μια επιχείρηση εξαρτάται από τις τιμές την τρέχουσα περίοδο που υπάρχουν στην αγορά καθώς και από την διαθεσιμότητα του κατάλληλου προσωπικού. ΕΠΙΛΟΓΗ ΤΗΣ ΛΥΣΗΣ Από τις διάφορες αξιολογημένες λύσεις μια μόνο θα επιλεγεί. Μια λύση θεωρείται ότι είναι η καλύτερη όταν: Το κόστος μπορεί να καλυφθεί από την επιχείρηση Ανταποκρίνεται στις χρονικές δεσμεύσεις Παρουσιάζει το μικρότερο κίνδυνο αποτυχίας Βρίσκεται στην κατεύθυνση του προγραμματισμού της επιχείρησης 2.2 ΣΥΝΘΗΚΕΣ Βασικό ρόλο στη λήψη της απόφασης παίζει ο βαθμός γνώσης των πιθανοτήτων εμφάνισης των καταστάσεων της φύσης. Ανάλογα με αυτόν το βαθμό γνώσης δημιουργούνται διαφορετικές συνθήκες κάτω από τις οποίες λαμβάνεται η απόφαση. Συνθήκες βεβαιότητας Στην περίπτωση της Λήψης απόφασης κάτω από συνθήκες Βεβαιότητας (DMUC), θεωρείται σχεδόν βέβαιη η εμφάνιση μιας ορισμένης κατάστασης της φύσης, ο λαμβάνων της απόφασης μπορεί να κινηθεί ελεύθερα αφού σε αυτή την περίπτωση δεν υπάρχει να παρέμβει κάποια πιθανότητα τροποποίησης του αποτελέσματος της απόφασης. Συνθήκες κινδύνου Στην περίπτωση της λήψης απόφασης σε συνθήκες κινδύνου (DMUR), θεωρούνται γνωστές οι πιθανότητες εμφάνισης των καταστάσεων της φύσης. Η τελική επιλογή της στρατηγικής εξαρτάται από την επιλογή του κριτηρίου αξιολόγησης. Επιγραμματικά τα κριτήρια αυτά είναι τα εξής: Κριτήριο της αναμενόμενης αξίας

14 Κριτήριο της αναμενόμενης απώλειας ευκαιρίας Κριτήριο της αναμενόμενης αξίας με τέλεια πληροφόρηση Κριτήριο της αναμενόμενης χρησιμότητας Συνθήκες αβεβαιότητας Στην περίπτωση Λήψης απόφασης σε συνθήκες αβεβαιότητας (DMUU), οι πιθανότητες εμφάνισης των καταστάσεων της φύσης είναι άγνωστες. Σε μια τέτοια περίπτωση, είτε γίνεται κάποιος προσδιορισμός αυτών των πιθανοτήτων με ορθολογιστικό ή υποκειμενικό τρόπο και στη συνέχεια η λήψη απόφασης ανάγεται στην προηγούμενη περίπτωση συνθήκες κινδύνου, είτε εφαρμόζονται κάποια κριτήρια τα οποία είναι και τα εξής επιγραμματικά: Κριτήριο του Laplace Σύμφωνα με αυτό το κριτήριο όλες οι εμφανίσεις των καταστάσεων της φύσης ισοπίθανες. Κριτήριο Minimax-Maximin του Wald Η εφαρμογή αυτού του κριτηρίου αποτελεί συντηρητική αντιμετώπιση του προβλήματος. Βασίζεται στην επιλογή της στρατηγικής η οποία είναι λιγότερο δυσμενής. Κριτήριο του Hurwics Η εφαρμογή αυτού του κριτηρίου λαμβάνει υπόψη και την καλύτερη αλλά και τη χειρότερη περίπτωση κάθε στρατηγικής. Πρόκειται για έντονα υποκειμενικό κριτήριο διότι απαιτεί τον καθορισμό ενός δείκτη αισιοδοξίας (index of optimism) α για τον λαμβάνοντα την απόφαση. Α= 1 σημαίνει πλήρη αισιοδοξία στη λήψη απόφασης Α=0 σημαίνει πλήρη απαισιοδοξία στη λήψη απόφασης. Οι τιμές μεταξύ 0 και 1 καθορίζουν αντίστοιχα «δείγματα» αισιοδοξίας και απαισιοδοξίας. Κριτήριο του Savage Πρόκειται για κριτήριο επιλογής με έντονα απαισιόδοξο χαρακτήρα δεδομένου ότι η λήψη απόφασης γίνεται στην κατεύθυνση του περιορισμού της πιθανής απώλειας και όχι στην κατεύθυνση μεγιστοποίησης του κέρδους. 2.3 ΤΥΠΟΙ ΑΠΟΦΑΣΕΩΝ Ο τρόπος με τον οποίο λαμβάνεται μια απόφαση δεν είναι καθορισμένος. Εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, ο τύπος της απόφασης, η υποκειμενικότητα του ατόμου το οποίο λαμβάνει την απόφαση καθώς και άλλοι παράγοντες. Σε αυτό εδώ το σημείο εμείς θα αναλύσουμε τους τύπους των αποφάσεων και οι οποίοι είναι οι εξής: Προγραμματισμένες, οι οποίες αφορούν επαναλαμβανόμενα προβλήματα, έχουν συγκεκριμένη δομή και σχεδόν τυποποιημένο τρόπο αντιμετώπισης.

15 Απρογραμμάτιστες, οι οποίες αναφέρονται σε πρωτοεμφανιζόμενα προβλήματα, αδόμητα για τα οποία δεν υπάρχει συγκεκριμένος τρόπος αντιμετώπισης. Δομημένες, οι οποίες είναι τυποποιημένες και επαναλαμβανόμενες. Αδόμητες, οι οποίες είναι μη τυποποιημένες και σπάνια επαναλαμβάνονται.

16 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 Ο ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΏΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Στο κεφάλαιο αυτό θα αναφερθούμε στον ρόλο των πληροφοριακών συστημάτων μέσα στα πλαίσια της επιχείρησης και θα αναλύσουμε τα πιθανά πλεονεκτήματα που προσδίδουν στην επιχείρηση καθώς και το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που προσφέρουν στην επιχείρηση που χρησιμοποιεί ένα πληροφοριακό σύστημα. 3.1 Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Με τον όρο «επιχείρηση» εννοείται κάθε μορφή τεχνητού, ανοικτού, δυναμικού με έλεγχο συστήματος το οποίο: Σαν είσοδο απασχολεί ανθρώπους, υλικά, μηχανές καθώς και πληροφορίες Για την επεξεργασία των εισόδων χρησιμοποιεί τις λειτουργίες της (Functions) Σαν έξοδο παράγει προϊόντα, υπηρεσίες, παροχές, πληροφορίες Ο μετασχηματισμός της εισόδου σε έξοδο γίνεται με έναυσμα τις εντολές (orders) οι οποίες προέρχονται από το περιβάλλον της επιχείρησης με αποτέλεσμα τη ροή πόρων από την είσοδο προς την έξοδο και τη δημιουργία πλέγματος ροής πόρων. Η επιχείρηση αποτελεί ένα ανοικτό και δυναμικό σύστημα και αυτό γιατί βρίσκεται σε άμεση επαφή με το στενό της περιβάλλον (ανοικτό) αλλά και γιατί είναι σε θέση να εξελίσσεται ταχύτατα στον χρόνο και η πορεία της εξέλιξης της καθορίζεται από το στοιχείο του ελέγχου της το οποίο ασκείται από τη διοίκηση (management). Όταν αναφερόμαστε στο στενό περιβάλλον της επιχείρησης αναφερόμαστε στις αγορές. Οι αγορές αποτελούν τα συστήματα με τα οποία η επιχείρηση αλληλεπιδρά σε καθημερινή βάση και από τα οποία εξαρτάται η επιβίωσή της. Παραδείγματα αγορών αποτελούν οι αγορές πρώτων υλών, μηχανημάτων αλλά και πελατών στους οποίους η επιχείρηση διοχετεύει τα παραγόμενα προϊόντα [1].

17 Αγορά εργασίας Χρήμα Ανθρώπινο δυναμικό Υλικοί πόροι Προϊόντα Αγορά μηχανημ. Επιχείρηση Αγορά πελατών Χρήμα Χρήμα Κεφάλαια Χρήμα Κεφάλαια & Τόκοι Αγορά κεφαλαίων Σχήμα 3.1 :Αλληλεπίδραση της επιχείρησης με το στενό περιβάλλον 3.2 Ο ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗ ΝΕΑ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Η επιχείρηση αποτελεί υποσύστημα της κοινωνίας και αποτελείται από πολλά υποσυστήματα. Μέχρι και πριν από λίγα χρόνια οι περισσότεροι επιχειρηματίες θεωρούσαν πως τα πληροφοριακά συστήματα ήταν αναγκαία προκειμένου οι διοικητικές υπηρεσίες να αντεπεξέλθουν στο μεγάλο φόρτο των γραφειοκρατικών κυρίως διαδικασιών. Κατά τη διάρκεια των τελευταίων ετών η εξέλιξη της πληροφοριακής τεχνολογίας και της διάδοση των πληροφοριακών συστημάτων σε συνδυασμό με την ανάπτυξη νέων πιο φιλικών στο χρήστη εφαρμογών προηγμένων δυνατοτήτων συνέβαλλαν στη διαμόρφωση της άποψης πως τα Π.Σ. προσδίδουν στη λειτουργία της επιχείρησης τα απαραίτητα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα προκειμένου να αντεπεξέλθουν στο συνεχώς εντεινόμενο ανταγωνισμό. Ένα Π.Σ. με την ολοκληρωμένη του μορφή διαχέεται στο σύνολο των τμημάτων, των λειτουργιών μιας επιχείρησης της οποίας η πλειονότητα των εργαζόμενων έρχεται σε επαφή με ένα μέρος του συστήματος, προκειμένου να διεκπεραιώσει την εργασία που τους έχει ανατεθεί.

18 Τμήμα παραγωγής Ολοκληρωμένο πληροφοριακό Τμήμα προσωπικού σύστημα τμήμα πωλήσεων Οικονομικές υπηρεσίες Σχήμα 3.2: Ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα 3.3 Η ΣΧΕΣΗ ΜΕΤΑΞΥ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΚΑΙ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Υπάρχουν πάρα πολλά ερωτήματα που προηγούνται στην σημερινή εποχή και απασχολούν τους υπευθύνους των επιχειρήσεων. Ερωτήματα όπως αν τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν να επιτρέψουν στις επιχειρήσεις να λειτουργήσουν σωστά με περισσότερους managers μεσαίου επιπέδου και υπαλλήλους αλλά και το κατά πόσο μπορούν να ξανασχεδιάσουν τις επιχειρήσεις έτσι ώστε να είναι περισσότερο αποτελεσματικές. Κανείς δεν μπορεί να διαψεύσει ότι τα πληροφοριακά συστήματα έχουν επιδράσει ουσιαστικά και αποτελεσματικά. Η σχέση μεταξύ πληροφορικής τεχνολογίας και των επιχειρήσεων είναι αρκετά πολύπλοκη και οι επιδράσεις αυτής της σχέσης είναι αμφιλεγόμενες. Η σχέση της διπλής διαδρομής Ας ξεκινήσουμε με μία απλή πρόταση που βασίζεται στην παρατήρηση αλλά και στην έρευνα. Τα πληροφοριακά συστήματα και οι επιχειρήσεις έχουν μία κοινή επιρροή. Από την μία πλευρά, τα πληροφοριακά συστήματα πρέπει να ευθυγραμμιστούν με τις επιχειρήσεις για να παρέχουν πληροφορίες που είναι απαραίτητες σε σημαντικές ομάδες μέσα στην επιχείρηση. Την ίδια στιγμή οι επιχειρήσεις πρέπει να είναι δεκτικές στις επιρροές των πληροφοριακών συστημάτων για να επωφεληθούν από τις νέες τεχνολογίες. Τα πληροφοριακά συστήματα

19 επηρεάζουν τις επιχειρήσεις και οι επιχειρήσεις φυσικά επηρεάζουν τον σχεδιασμό των πληροφοριακών συστημάτων. Οι managers επιλέγουν ποια συστήματα θα κατασκευαστούν, τι θα κάνει το σύστημα. Σε τελική ανάλυση δηλαδή οι managers επιλέγουν την «επιρροή των υπολογιστών» την οποία θέλουν. Βέβαια επειδή υπάρχουν πολλά είδη επιχειρήσεων είναι λογικό να υπάρχουν και πολλά είδη επιρροών από την πλευρά των πληροφοριακών συστημάτων [2]. Περιβάλλον Δομή Τυπικές διαδικασίες Πληροφοριακά Επιχειρήσεις Επιχειρηματικές διεργασίες συστήματα Ευκαιρίες Αποφάσεις διαχείρισης Σχήμα 3.3 Η σχέση της διπλής διαδρομής 3.4 Ο ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΏΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΜΕΣΑ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Ο στρατηγικός ρόλος των πληροφοριακών συστημάτων μέσα στην επιχείρηση παίζει τεράστιο ρόλο και ουσιαστικά βοηθά την επιχείρηση στην προσπάθεια της να αποκτήσει το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα έναντι των άλλων επιχειρήσεων που ουσιαστικά αποτελούν τους ανταγωνιστές της μέσα στην ελεύθερη αγορά. Ο στρατηγικός ρόλος των πληροφοριακών συστημάτων απεικονίζεται πολύ απλά βάσει του παρακάτω σχήματος:

20 Management Επιχειρηματικές προκλήσεις Ανάπτυξη νέων διαδικασιών Για την δημιουργία πληροφορίας Αύξηση ανταγωνισμού στις Οικονομικές υπηρεσίες Πληροφοριακή τεχνολογία (IT) Software πλοήγησης Τοπικά δίκτυα Υπολογιστές Πληροφοριακό σύστημα Επιχειρηματικές λύσεις Δημιουργία άμεσων αναφορών Επιχείρηση Διατήρηση βάσης πελατών Πελάτες Αύξηση υπηρεσιών Αναλυτές Προγραμματιστές Σχήμα 3.4 Ο στρατηγικός ρόλος των πληροφοριακών συστημάτων

21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Σε αυτό το κεφάλαιο θα αναφερθούμε στα διαγράμματα ροής δεδομένων τα οποία αποτελούν βασικό κομμάτι των επιχειρήσεων αλλά και των πληροφοριακών συστημάτων βάσει των οποίων γίνεται η συσχέτιση των δεδομένων που τα αποτελούν. 4.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Η λειτουργία της επιχείρησης αποτυπώνεται με τη βοήθεια των δεδομένων, επειδή κάθε εργασία μικρή ή μεγάλη παράγει πληροφοριακά ίχνη. Κατά συνέπεια η μελέτη των διαγραμμάτων ροής και η απεικόνιση τους αποτελούν μια τυποποιημένη απεικόνιση της ροής των δεδομένων του συγκεκριμένου υποσυστήματος ή τμήματος της επιχείρησης στην οποία αναφέρεται. Ένα διάγραμμα ροής δεδομένων είναι ίσως ο πλέον κατάλληλος και φυσικός τρόπος για την τεκμηρίωση διαδικασιών. Τη μορφή ενός Διαγράμματος ροής δεδομένων θα μπορούσε κάποιος να την καταλάβει ως εξής: Φανταστείτε ότι ζητάτε πληροφορίες για ένα σύστημα και σχεδιάζετε τις λεπτομέρειες σύμφωνα με τις πληροφορίες αυτές. Σχεδιάζετε κύκλους για την αναπαράσταση των διαδικασιών και εισάγετε μια μικρή περιγραφή για κάθε μία. Συνδέετε τους κύκλους με βέλη για να δείξετε πως η έξοδος από μια διαδικασία αποτελεί είσοδο για μια άλλη. Αυτή είναι και η γενική μορφή ενός διαγράμματος ροής δεδομένων. Η χρήση των διαγραμμάτων ροής δεδομένων γίνεται στα μέσα και ανώτερα επίπεδα της ιεραρχίας των συστημάτων και μάλιστα κατά τη διάρκεια των φάσεων της ανάλυσης και του σχεδιασμού. Τα σύμβολα τα οποία χρησιμοποιούνται παραθέτονται παρακάτω στο σχήμα 4.1 και είναι τέσσερα (4) και τα οποία χρησιμοποιούνται για [3]: Περιβαλλοντικά στοιχεία Διαδικασίες Ροές δεδομένων Χώροι αποθήκευσης δεδομένων

22 Σύμβολο Σημασία Παραγγελία Ροή δεδομένων από σταθμό σε σταθμό Τιμολόγηση Επεξεργασία ή διεργασία των δεδομένων Πελάτης Εξωτερική πηγή συναλλαγής Αρχείο πελατών Αποθήκη δεδομένων Σχήμα 4.1 Σύμβολα Διαγράμματος ροής δεδομένων Αναλυτικότερα : Περιβαλλοντικά στοιχεία Τα περιβαλλοντικά στοιχεία βρίσκονται έξω από τα όρια του συστήματος και με αυτά αλληλεπιδρά το σύστημα. Αυτά τα εξωτερικά στοιχεία προμηθεύουν το σύστημα με δεδομένα (είσοδος) ή παίρνουν τα αποτελέσματα του (έξοδος). Η ονομασία που χρησιμοποιείται για να περιγράψει τα περιβαλλοντικά στοιχεία είναι terminators δηλαδή τερματικά σημεία, αφού σηματοδοτούν τα όρια του συστήματος. Αναπαριστώνται με ένα τετράγωνο ή ένα ορθογώνιο παραλληλόγραμμο και σε κάθε τερματικό σύμβολο δίνεται ένα όνομα. Τα τερματικά σημεία μπορεί να είναι ένας άνθρωπος, ένα άλλο σύστημα το οποίο μπορεί να συνδέεται με το σύστημα μας ή ακόμα και ένας οργανισμός. Διαδικασίες Μια διαδικασία (process) μετασχηματίζει κάποια δεδομένα εισόδου σε δεδομένα εξόδου. Μπορεί να αναπαρασταθεί με έναν κύκλο ή με ένα ορθογώνιο. Κάθε σύμβολο διαδικασίας έχει μια ετικέτα, η οποία είναι συνήθως το όνομα της εργασίας που η διαδικασία επιτελεί, αλλά μπορεί να είναι και το όνομα ενός προγράμματος. Κάθε διαδικασία έχει ένα μοναδικό αριθμό για να γίνεται η διάκριση κα ιεράρχηση της. Για κάθε μια διαδικασία μπορεί να υπάρχει ένα άλλο διάγραμμα ροής δεδομένων, το οποίο να την αναλύει περισσότερο σε υποδιαδικασίες. Ροές δεδομένων Μια ροή δεδομένων παριστάνει την κίνηση δεδομένων μεταξύ εξωτερικών στοιχείων, διαδικασιών και αποθηκών δεδομένων. Θα πρέπει να θεωρεί κανείς μια ροή δεδομένων σαν δεδομένα εν κινήσει. Σε ένα διάγραμμα ροής δεδομένων για την αναπαράσταση των ροών δεδομένων χρησιμοποιούνται τα βέλη.

23 Το ποσό των δεδομένων που αντιπροσωπεύονται από μια ροή δεδομένων, μπορεί να είναι από ένα απλό στοιχείο μέχρι και ένα ή περισσότερα αρχεία. Μια ροή δεδομένων μπορεί να αποτελείται από μια ή περισσότερες δομές δεδομένων, όπου δομή είναι μια συλλογή από απλά δεδομένα που περιγράφουν ένα συγκεκριμένο αντικείμενο ή δοσοληψία. Πάντως είναι πιο εύκολο να θεωρήσετε μια δομή, σαν μια σειρά από διατεταγμένα στοιχεία που συνθέτουν μια εγγραφή (record). Αποθήκευση δεδομένων Όταν πρέπει για κάποιο λόγο να τηρούνται δεδομένα, θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί μια αποθήκη δεδομένων. Μια αποθήκη δεδομένων αναπαρίσταται, είτε με παράλληλες γραμμές, είτε με ένα ανοικτό από τη μια πλευρά παραλληλόγραμμο. Οι αποθήκες δεδομένων χρειάζονται στα συστήματα για δύο λόγους: Μπορούν να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις ενός χρήστη δηλαδή: ο manager λέει ότι θέλει να κρατήσει τις παραγγελίες σε ένα αρχείο για τρία χρόνια. Μπορούν να ικανοποιήσουν μια απαίτηση υλοποίησης. Παραδείγματος χάρη ας υποθέσουμε ότι ο manager ενός συστήματος καθορίζει ότι μια μηνιαία αναφορά πληρωμών πρόκειται να συμπεριλάβει όλες τις εβδομαδιαίες δοσοληψίες. Διαπιστώνουμε λοιπόν ότι πρέπει να δημιουργήσουμε μια αποθήκη αρχείων για τις εβδομαδιαίες δοσοληψίες. Καινούργιες εγγραφές προστίθενται στην αποθήκη, ενώ ταυτόχρονα υπολογίζονται οι εβδομαδιαίες πληρωμές. Στο τέλος του μήνα, η αποθήκη προμηθεύει τα δεδομένα για τη μηνιαία αναφορά. 4.2 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΕΝΟΣ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΟΣ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Σε αυτή την ενότητα θα παρουσιάσουμε ένα απλό παράδειγμα εφαρμογής ενός διαγράμματος ροής δεδομένων όπως είναι το παράδειγμα κατά τη διαδικασία της παραγγελίας. Εφόσον όμως απαιτηθούν περισσότερες λεπτομέρειες, κάθε διαδικασία μπορεί να αναλυθεί περισσότερο. Έτσι θα μιλάμε για Διάγραμμα ροής δεδομένων χαμηλότερου βαθμού το οποίο με τη σειρά του μπορεί να αναλυθεί περαιτέρω. Στο σχήμα 4.2 παραθέτουμε το παράδειγμα της παραγγελίας αναλύοντάς το σε πρώτο βαθμό [11].

24 Πελάτης Παραγγελία Έλεγχος πελάτη Έγκριση Αρχείο πελατών Έλεγχος πίστωσης πελάτη Έγκριση Τιμολόγιο Αρχείο αποθήκης Έλεγχος ποσοτήτων παραγγελίας Έγκριση Επιλογή τιμών Τελικές τιμές Εντολή εκτέλεσης Τιμολόγηση Αποθήκη Αρχείο τιμολογίων Σχήμα 4.2 Γενικό διάγραμμα ροής δεδομένων Παρακάτω παρατίθεται όπως αναφέραμε και η περαιτέρω ανάλυση της διαδικασίας της παραγγελίας σε επίπεδο ένα (1) το οποίο επικεντρώνεται στην διαδικασία της επιλογής της τιμής.

25 Έγκριση Καθορισμός Τιμής αγοράς Αρχείο αποθήκης Καθορισμός Έκπτωσης Γενικές τιμές Αρχείο πελατών Ειδικές τιμές Υπολογισμός ΦΠΑ Και άλλων δαπανών Τελικές τιμές Σχήμα Διάγραμμα ροής επιπέδου ένα (1) 4.3 ΕΠΙΠΕΔΑ ΔΙΑΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Στο προηγούμενο παράδειγμα που αφορούσε την διαδικασία της παραγγελίας εισήχθηκαν μόνο οι κύριες διαδικασίες. Σε μια τέτοια περίπτωση ένα τέτοιο διάγραμμα λέγεται Διάγραμμα-0. Είναι δυνατόν να χρησιμοποιηθούν επιπλέον διαγράμματα ροής δεδομένων για να γίνει εφικτή η τεκμηρίωση σε πιο περιληπτικά και πιο λεπτομερειακά επίπεδα. Ένα διάγραμμα που τεκμηριώνει το σύστημα σε πιο περιληπτικό επίπεδο, ονομάζεται Context Diagram (Διάγραμμα περιεχομένων), ενώ ένα διάγραμμα που παρέχει περισσότερες πληροφορίες ονομάζεται Διάγραμμα n. Ένα Διάγραμμα n τεκμηριώνει μια απλή διαδικασία ενός διαγράμματος ροής δεδομένων με μεγαλύτερη λεπτομέρεια. Ο αριθμός n αντιστοιχεί στον αριθμό της διαδικασίας. Ο όρος επίπεδα ΔΡΔ χρησιμοποιείται για να περιγράψει την ιεραρχία των διαγραμμάτων από το διάγραμμα περιεχομένων ως το Διάγραμμα n του χαμηλότερου επιπέδου. Το Διάγραμμα 4 είναι το χαμηλότερο επίπεδο λεπτομέρειας που μπορεί να υπάρχει. Αν τυχόν θέλουμε μεγαλύτερη ανάλυση και βαθμό λεπτομέρειας, τότε ίσως είναι καλό να καταφύγουμε σε κάποιο άλλο εργαλείο. Υπάρχουν δυο περιοριστικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθούμε για να αποφασίσουμε πόσα επίπεδα ενός Διαγράμματος ροής δεδομένων πρέπει να χρησιμοποιήσουμε [11]. Ένα Διάγραμμα ροής δεδομένων δε μπορεί να έχει περισσότερες από 6 διαδικασίες. Χρησιμοποιούμε ένα άλλο εργαλείο για να τεκμηριώσουμε τα χαμηλότερα επίπεδα λεπτομέρειας. Τέλος δεν πρέπει να χρησιμοποιούμε περισσότερες από μία σελίδες. Επίσης δεν πρέπει να ξεχνάμε και κάποιες γενικές κατευθυντήριες γραμμές οι οποίες θα μας βοηθήσουν να αυξήσουμε την αποτελεσματικότητα των διαγραμμάτων ροής δεδομένων όπως είναι οι εξής: Κάθε ροή δεδομένων θα πρέπει να έχει ένα και μοναδικό όνομα.

26 Θα πρέπει να διατηρούμε τα ονόματα των ροών δεδομένων στα διάφορα επίπεδα διαγραμμάτων. Όλες οι εγγραφές που σβήνονται από την αποθήκη δεδομένων, πρέπει να διατηρούνται σε κάποιο εφεδρικό χώρο σε περίπτωση χρησιμοποίησης αργότερα. Οι διαδικασίες οι οποίες είναι μόνο για διάβασμα (Read only) πρέπει να αποφεύγονται. Όταν σε ένα σύστημα περιέχονται διαδικασίες οι οποίες περιέχουν μόνο είσοδο και καθόλου έξοδο, τότε πιθανόν το σύστημα να αντιμετωπίζει προβλήματα. Οι διαδικασίες αυτές αποκαλούνται μαύρες τρύπες. Οι διαδικασίες οι οποίες προορίζονται μόνο για εγγραφή (Write-only) επιτρέπονται μόνο όταν ο χρόνος λειτουργεί σαν εκκινητής. Οι διαδικασίες δηλαδή μπορούν να ενεργοποιηθούν από κάποιο γεγονός ή αφού έχει περάσει κάποια χρονική περίοδος. 4.4 ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ Το διάγραμμα αυτό αποτελείται από μια απλή διαδικασία που αντιπροσωπεύει ολόκληρο το σύστημα και από τις ροές δεδομένων που προέρχονται και στα τερματικά σημεία στα οποία οδηγούνται. Όταν πρέπει να φτιάξουμε ένα διάγραμμα περιεχομένων πρέπει να έχουμε υπόψη μας τα εξής: Να χρησιμοποιούμε μόνο μια απλή διαδικασία. Να την ονομάσουμε με το όνομα που θα έχει ολόκληρο το σύστημα. Δεν πρέπει να αριθμούμε τη διαδικασία. Πρέπει να συμπεριλαμβάνουμε όλα τα τερματικά σημεία. Πρέπει να επισημάνουμε που θα μπουν οι ροές δεδομένων. Γενικά είναι πολύ καλύτερο να ξεκινά η τεκμηρίωση από το χαμηλότερο επίπεδο, δηλαδή από το Διάγραμμα 0 παρά από το γενικό διάγραμμα περιεχομένων.

27 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΤΑ ΣΤΑΔΙΑ ΕΞΕΛΙΞΗΣ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Στο κεφάλαιο αυτό θα εξετάσουμε ποια είναι τα στάδια εξέλιξης ενός πληροφοριακού συστήματος τα οποία είναι και σε άμεση εξάρτηση με τις απαιτήσεις της επιχείρησης αλλά και σύμφωνα με την υπάρχουσα οργάνωση της επιχείρησης. Οι απαιτήσεις αυτές οφείλουν να παίρνουν υπόψη το εξελικτικό στάδιο στο οποίο βρίσκεται αυτή η οργάνωση. 5.1 ΤΑ ΣΤΑΔΙΑ ΕΞΕΛΙΞΗΣ Η εξέλιξη ενός πληροφοριακού συστήματος συνήθως περνά από τα εξής τρία στάδια [1]: Μύηση Επέκταση Ωριμότητα Κριτήρια για την ένταξη της εξέλιξης ενός πληροφοριακού συστήματος σε ένα από αυτά τα στάδια είναι: Η ποιότητα της οργάνωσης του πληροφοριακού συστήματος. Ο βαθμός συμμετοχής του προσωπικού της επιχείρησης στην ανάπτυξη του πληροφοριακού συστήματος. Η ποιότητα ελέγχου Η πορεία ανάπτυξης της επιχείρησης. Ο εντοπισμός αυτού του εξελικτικού σταδίου επιτρέπει στη διοίκηση να καθορίζει στόχους γνωρίζοντας τις επιδράσεις οι οποίες ασκούνται στον ανθρώπινο παράγοντα και στις διοικητικές λειτουργίες και να καθορίζει αντίστοιχα τις απαιτήσεις ελέγχου. Μύηση Σε αυτό το στάδιο γίνονται τα πρώτα βήματα της χρήσης της σύγχρονης Πληροφορικής Τεχνολογίας στα πληροφοριακά συστήματα. Έμφαση δίνεται στην ικανοποίηση των αναγκών του λειτουργικού υποσυστήματος της επιχείρησης, έχουμε δηλαδή την ανάπτυξη των πρώτων εφαρμογών λογιστηρίου, μισθοδοσίας κ.α. Επέκταση Σε αυτό το στάδιο έχει γίνει η αποδοχή της χρήσης της σύγχρονης Πληροφοριακής Τεχνολογίας και γίνονται προσπάθειες για την επέκταση της χρήσης της και σε άλλους τομείς του λειτουργικού υποσυστήματος της επιχείρησης.

28 Ωριμότητα Σε αυτό το στάδιο η επιχείρηση είναι έτοιμη να αναπτύξει το πληροφοριακό της σύστημα δεδομένου ότι έχουν ικανοποιηθεί σε μεγάλο βαθμό οι ανάγκες του λειτουργικού υποσυστήματος. Σε αυτό το στάδιο επιτακτική ανάγκη αποτελεί η ικανοποίηση των αναγκών της διοίκησης κα για αυτό το λόγο η επιχείρηση προσλαμβάνει εξειδικευμένο προσωπικό όπως αναλυτές συστημάτων, μηχανικούς, προγραμματιστές δημιουργώντας έτσι το Κέντρο Πληροφοριακής Τεχνολογίας αυτό που παλαιότερα ονομαζόταν Κέντρο Μηχανογράφησης. Έλεγχος Πρόκειται ουσιαστικά για την πρώτη φάση του σταδίου της ωριμότητας όπου εδώ το ενδιαφέρον της επιχείρησης επικεντρώνεται στη δημιουργία δομών ελέγχου που αφορούν το πληροφοριακό σύστημα. Ολοκλήρωση Σε αυτή την δεύτερη φάση του σταδίου της ωριμότητας το πληροφοριακό σύστημα καλύπτει ολόκληρη την επιχείρηση. Γίνονται προσπάθειες για την εντατική του επέκταση καθώς εμφανίζονται τα συστήματα ESS, όπου θα δούμε παρακάτω τι σημαίνουν.

29 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6 Ο ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Στο κεφάλαιο αυτό θα αναλύσουμε τον κύκλο ζωής ενός πληροφοριακού συστήματος από την φάση της γένεσης του πληροφοριακού συστήματος μέχρι και την φάση της απόσυρσης του. Στον κόσμο των πληροφοριακών συστημάτων όλες οι μελέτες περνάνε από ένα κύκλο ανάπτυξης. Σε μερικές μελέτες ειδικά τις μικρές, υπάρχει μια μεγάλη ανεπίσημη σειρά φάσεων. Στις μεγάλες μελέτες όμως ο κύκλος ζωής ανάπτυξης εμπλέκει μια πιο επίσημη προσέγγιση. Ένας επίσημος κύκλος ζωής ονομάζεται παραδοσιακός κύκλος ζωής των συστημάτων. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιήθηκε αρχικά σε συστήματα με μεγάλο όγκο συναλλαγών μέσα στη δεκαετία του Για τις περισσότερες μεσαίου και μεγάλου μεγέθους μελέτες είναι ακόμα η κυριότερη μέθοδος ανάπτυξης. Σε κάθε ένα από τα στάδια οι χρήστες, η διοίκηση αλλά και γενικά το προσωπικό έχει συγκεκριμένες υπευθυνότητες όπου η αναγκαιότητα τήρησης του χρονοδιαγράμματος των φάσεων είναι άκρως απαραίτητη σε περιπτώσεις ελέγχου, απόρριψης ή και επιλογής λύσεων. Παρακάτω παρατίθενται αναλυτικότερα όλες οι φάσεις του κύκλου ζωής ενός πληροφοριακού συστήματος. 6.1 ΚΑΘΟΡΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΜΕΛΕΤΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Οι δύο πρώτες φάσεις του κύκλου ζωής που πολλές φορές αναφέρονται σαν μία εμπλέκουν τον αναλυτή του συστήματος. Σε αυτή την φάση δίνεται αυστηρή κριτική στην ολική λογική για το νέο σύστημα που αναπτύσσεται (καθορισμός μελέτης) και του υπάρχοντος συστήματος, αν βέβαια υπάρχει. Εξετάζονται μικτά εναλλακτικά συστήματα και εκτιμώνται τα έξοδα και το όφελος που θα επέλθουν από την αλλαγή. Ο ρόλος του αναλυτή συστημάτων είναι ο εξής: 1) Καθορίζει τον τελικό αντικειμενικό σκοπό της μελέτης των συστημάτων, κάνοντας κατά προσέγγιση υπολογισμό των δαπανών και του οφέλους και 2) 2)Δημιουργεί ένα χρονοδιάγραμμα πορείας, αναγνωρίζοντας τους δημιουργούς και τους πρωταρχικούς χρήστες των δεδομένων. Ίσως η πιο δύσκολη δουλειά του αναλυτή είναι να καθορίζει τις συγκεκριμένες απαιτήσεις πληροφοριών του νέου συστήματος. Αυτό το σημείο είναι κομβικό για την ανάπτυξη του συστήματος, αφού πολλές προσπάθειες έχουν αποτύχει σε αυτό το στάδιο το οποίο φέρει και την μεγαλύτερη δυσκολία για τον αναλυτή [7]. 6.2 ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ Η ανάλυση και η σχεδίαση των συστημάτων είναι δύο διαφορετικές δραστηριότητες που εκτελούνται από τους αναλυτές συστημάτων. Στην φάση της ανάλυσης των απαιτήσεων περιλαμβάνονται τα εξής: Η οργάνωση των ομάδων εργασίας Ο προσδιορισμός των πληροφοριακών αναγκών Ο προσδιορισμός των κριτηρίων επίδοσης του συστήματος

30 Η προετοιμασία της πρότασης του σχεδιασμού και των εναλλακτικών λύσεων. Όταν μιλάμε για καθορισμό των πληροφοριακών αναγκών εννοούμε τις καθορισμένες πληροφορίες που χρειάζεται το σύστημα για να λειτουργήσει. Καθορισμένες αποτελούν οι πληροφορίες για τις οποίες γνωρίζουμε: Ποίος χρειάζεται την πληροφορία, που, πότε και σε ποία μορφή. Η ανάλυση των αναγκών καθορίζει τους αντικειμενικούς σκοπούς του νέου ή του τροποποιημένου συστήματος και αναπτύσσεται μέσω μιας λεπτομερούς αναφοράς για τις λειτουργίες που πρέπει να εκτελέσει το νέο σύστημα. Μια κορυφαία αιτία αποτυχίας στην σχεδίαση του συστήματος είναι οι ελαττωματικές και ελλιπείς αναλύσεις των αναγκών. Ένα σύστημα που έχει σχεδιαστεί με βάση την ελλιπή συλλογή των αναγκών, θα χρειαστεί να απορριφθεί λόγω χαμηλής απόδοσης ή να αναθεωρηθεί. Για αυτό και η σημασία της ανάλυσης των αναγκών δεν μπορεί να υποτιμηθεί. Στην διαδικασία καθορισμού των αναγκών μπορεί να περιλαμβάνεται σημαντική έρευνα και αναθεώρηση. Μια λειτουργία μιας επιχείρησης μπορεί να είναι πολύ πολύπλοκη και να έχει καθοριστεί ελλιπώς ή ακόμα και να μην υπάρχουν χειρογραφικά συστήματα ή συλλογή από ρουτίνες για εισόδους και εξόδους για το σύστημα. Ένα μεγάλο μέρος της έρευνας αφιερώνεται σε καταστάσεις εξαιρέσεων, τις οποίες ο αναλυτής πρέπει να παρακολουθεί. Αυτές οι καταστάσεις περιλαμβάνουν: Καταστάσεις αιχμής όπου παρατηρείται μη κανονικός φόρτος εργασίας, που πιθανόν να οφείλεται σε εποχιακές αλλαγές, δραστηριότητες καταμέτρησης στο τέλος του έτους. Αναφορές όπως η υποβολή αναφορών στην διεύθυνση, που μπορεί να είναι ακανόνιστη και χρονοβόρα. Απώλεια δεδομένων όπου στα δεδομένα παρατηρούνται παραλείψεις ή δεν υπάρχει ταύτιση μεταξύ τους. Ειδικές καταστάσεις όπως είναι οι ενέργειες σε πράξεις προτεραιότητας ή όπως είναι οι διαδικασίες για λίγους πελάτες ή προϊόντα. Ο κύριος σκοπός του αναλυτή είναι να αναγνωρίσει τα τρέχοντα προβλήματα, έτσι ώστε να μην εμφανιστούν εκ νέου στο νέο σύστημα. 6.3 Ο ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Στην φάση αυτή έχει ενταχθεί και ο προγραμματισμός. Οι τρεις αντικειμενικοί σκοποί της φάσης του σχεδιασμού είναι οι εξής: Η εύρεση λεπτομερών λύσεων Ο καθορισμός των λειτουργιών που πρέπει να εκτελέσει ο αναλυτής και σε τελική φάση και ο χρήστης Η διαχείριση της τεχνικής ενημερότητας των συστημάτων. Σε σύγκριση με την ανάλυση στην σχεδίαση συστημάτων κυριαρχεί η τεχνική κατάρτιση. Υπάρχουν τρεις δραστηριότητες σχεδίασης συστημάτων:

31 Ο σχεδιαστής είναι υπεύθυνος για να θεωρήσει εναλλακτικές συνθέσεις του λογισμικού και του υλικού, ώστε να αναπτύξει και να βγάλει σε πέρας το σύστημα όπως περιγράφεται από την ανάλυση. Ο σχεδιαστής εμπλέκεται στη λεπτομερή κατασκευή της φυσικής βάσης δεδομένων, καθορίζει τις αλλαγές στις διαδικασίες του προσωπικού και της διεύθυνσης που χρειάζονται για την υποστήριξη του συστήματος. Οι σχεδιαστές είναι υπεύθυνοι για την διοίκηση και τον έλεγχο του προγραμματισμού. Οι λεπτομερείς καθορισμοί προγραμματισμού καθώς και τα κωδικοποιημένα δεδομένα είναι όλα υπό την ευθύνη του προσωπικού σχεδίασης. Όπως αφήνεται να εννοηθεί, η φάση της σχεδίασης ενός συστήματος αποτελεί το Α και το Ω για το σύστημα. Ενώ οι ανάγκες που αναπτύσσονται κατά την διάρκεια της ανάλυσης του συστήματος δείχνουν τι πρέπει να κάνει ένα σύστημα η σχεδίαση, δείχνει πώς θα λειτουργήσει το σύστημα. Η σχεδίαση των συστημάτων πληροφορικής είναι μια ακριβής και δημιουργική δουλειά, η οποία απαιτεί ευαισθησία στη λεπτομέρεια αλλά και επιδεξιότητα. Τέλος θα πρέπει να αναφέρουμε ότι ο σχεδιασμός των πληροφοριακών συστημάτων περιλαμβάνει το λογικό και τον φυσικό σχεδιασμό. Αναφορικά να επισημάνουμε ότι σαν λογικό σχεδιασμό θεωρούμε την αναγνώριση των στοιχείων του συστήματος καθώς και τις σχέσεις μεταξύ τους όπως εμφανίζονται στους χρήστες. Δηλαδή περιγράφει τις εισόδους και εξόδους τις λειτουργίες του συστήματος αλλά και τις λειτουργίες των χρηστών. Σαν φυσικό σχεδιασμό περιγράφουμε την διαδικασία μετάφρασης του λογικού περιληπτικού υποδείγματος σε ένα συγκεκριμένο τεχνικό σχέδιο για το νέο σύστημα. Επίσης περιλαμβάνει την περιγραφή σε προγράμματα, υλικό καθώς και την φιλοσοφία του λειτουργικού Συστήματος Υποστήριξης. 6.4 Η ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Η εγκατάσταση αποτελείται από τα τελικά βήματα που βάζουν σε λειτουργία το νέο σύστημα: Δοκιμή και μετατροπή. Πρέπει να διεξαχθούν εξαντλητικές και λεπτομερείς δοκιμές ώστε να διαπιστώσουν αν το σύστημα παράγει τα σωστά αποτελέσματα. Οι δοκιμές απαντούν στο ερώτημα: Θα παράγει το σύστημα τα επιθυμητά αποτελέσματα και κάτω από ποιες συνθήκες; Ο χρόνος που χρειάζεται για να απαντηθεί αυτό το ερώτημα συχνά υποτιμάται στη μελέτη της σχεδίασης του συστήματος. Ένα 50% του συνολικού προϋπολογισμού για ανάπτυξη του λογισμικού, μπορεί να επεκταθεί στις δοκιμές οι οποίες είναι χρονοβόρες. Τα δεδομένα για δοκιμή πρέπει να ετοιμαστούν προσεκτικά, να αναθεωρηθούν τα αποτελέσματα και να γίνουν οι διορθώσεις στο σύστημα. Η φάση της δοκιμής ενός συστήματος περιλαμβάνει τρεις δραστηριότητες: Τη φάση της δοκιμής της μονάδας ή τη δοκιμή του προγράμματος που αποτελείται από την ξεχωριστή δοκιμή του κάθε προγράμματος που υπάρχει στο σύστημα. Τη φάση της δοκιμής του συστήματος που αποσκοπεί στον έλεγχο των λειτουργιών ολόκληρου του συστήματος. Τη φάση της δοκιμής αποδοχής που προμηθεύει το τελικό πιστοποιητικό ότι το σύστημα είναι έτοιμο για μετατροπή.

32 Το δεύτερο σκέλος της εγκατάστασης όπου είναι και η μετατροπή είναι η διαδικασία αλλαγής από το παλιό σύστημα στο καινούργιο. Η μετατροπή απαντά στην ερώτηση:θα δουλέψει το καινούργιο σύστημα κάτω από αληθινές καταστάσεις; Οι κύριες στρατηγικές μετατροπής είναι και οι εξής: Παράλληλη στρατηγική όπου τα παλιά και νέα συστήματα δουλεύουν μαζί για ένα διάστημα μέχρι να γίνει απολύτως βέβαιο ότι το νέο σύστημα λειτουργεί σωστά. Αυτή αποτελεί και την πιο ασφαλή μέθοδος μετατροπής γιατί αν τυχόν υπάρχουν λάθη κατά την επεξεργασία το παλιό σύστημα αναλαμβάνει να δώσει την λύση. Άμεση μετατροπή στην οποία το παλιό σύστημα μια μέρα απορρίπτεται και αντικαθίσταται ολόκληρο από το νέο σύστημα. Σε αυτή την φάση δεν υπάρχει καμία παράλληλη δραστηριότητα, κάνοντας αυτή την μέθοδο να φαίνεται λιγότερο δαπανηρή από την παράλληλη στρατηγική. Μελέτη πιλότου στην οποία το καινούργιο σύστημα παρουσιάζεται μόνο σε μια περιορισμένη περιοχή του οργανισμού, συνήθως την πιο αντιπροσωπευτική. Όταν διαπιστωθεί ότι το σύστημα δουλεύει ομαλά τότε εγκαθίσταται και στο υπόλοιπο τμήμα του οργανισμού. Σταδιακή προσέγγιση στην οποία το καινούργιο σύστημα αναπτύσσεται σε στάδια, είτε με βάση τις λειτουργίες, είτε με βάση την οργανωτική μονάδα. 6.5 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Αφού έχει εγκατασταθεί το σύστημα και έχει ολοκληρωθεί η μετατροπή λέμε ότι το σύστημα είναι σε παραγωγή. Κατά την διάρκεια αυτού του σταδίου θα αναθεωρηθεί από τους χρήστες και τους ειδικούς τεχνικούς, ώστε να διαπιστωθεί κατά πόσο καλά έχει εκπληρώσει τους πρωτότυπους αντικειμενικούς σκοπούς και αν θα χρειαστούν τροποποιήσεις ή αναθεωρήσεις. Η διαδικασία της τυπικής αναθεώρησης ονομάζεται έλεγχος ενώ η ονομασία της συντήρησης αναφέρεται στις αλλαγές στο υλικό, το λογισμικό, τα έγγραφα καθώς και τις αλλαγές στις διαδικασίες για την διόρθωση σφαλμάτων. 6.6 Η ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Ο μέσος όρος διάρκειας ζωής ενός συστήματος είναι τα τέσσερα έως έξι χρόνια. Κατά την διάρκεια αυτή το σύστημα πρέπει να συντηρείται. Ο ρόλος της συντήρησης είναι σημαντικός και αυτό για τους παρακάτω λόγους: Το λογισμικό και το υλικό πρέπει να ρυθμίζονται κατά περιόδους ώστε να λειτουργεί αποτελεσματικά αντιμετωπίζοντας έτσι τις απαιτήσεις των χρηστών. Η οργάνωση της επιχείρησης αλλάζει και για αυτό εμφανίζονται νέες απαιτήσεις για πληροφορίες. Όταν παλαιώνει ένα πληροφοριακό σύστημα οι δαπάνες για συντήρηση τείνουν να κλιμακώνονται. Το σύστημα γίνεται λιγότερο αποδοτικό και η ανάγκη για συντήρηση επιτακτική φτάνοντας σε ένα σημείο όπου οι δαπάνες για την συντήρηση υπερβαίνουν τα έξοδα αντικατάστασης του συστήματος. Αυτό αποτελεί και το έναυσμα για την δημιουργία ενός νέου συστήματος.

33 6.7 ΠΟΡΟΙ ΚΑΤΑΝΟΜΗΣ ΣΤΟΝ ΚΥΚΛΟ ΖΩΗΣ Στο σχήμα 6.7 παρατίθεται μια άποψη σχετικά με την κατανομή των πόρων κατά την διάρκεια του κύκλου ζωής ενός πληροφοριακού συστήματος. Με την έντονη γραμμή παρουσιάζεται η ιδανική κατανομή των πόρων εν αντίθεση με την μπλε γραμμή όπου αποτελεί την πραγματική κατανομή των πόρων και στην οποία φαίνεται ότι τα αρχικά στάδια λαμβάνουν πολύ λιγότερους πόρους από το επιθυμητό ενώ οι δαπάνες για συντήρηση είναι τεράστιες σε ποσοστό που αγγίζει και το 50%. Συνολικό κόστος 48% 50% 4% 4% 60% 32% 1% 1% Ανάλυση Σχεδιασμός Εγκατάσταση Συντήρηση Χρόνος Σχήμα 6.7 Κατανομή των πόρων στον κύκλο ζωής ενός συστήματος

34 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7 ΟΙ ΣΥΝΙΣΤΩΣΕΣ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Στο κεφάλαιο αυτό θα αναπτύξουμε τις βασικές συνιστώσες από τις οποίες αποτελείται ένα πληροφοριακό σύστημα αναλύοντας αυτές λεπτομερώς ξεχωριστά. Κάθε πληροφοριακό σύστημα περιλαμβάνει τέσσερις βασικές συνιστώσες (components), οι οποίες καλύπτουν την λειτουργία του: Το υλικό (Hardware) το οποίο περιλαμβάνει το ηλεκτρονικό μηχανικό μέρος των Η/Υ. Το λογισμικό (Software) το οποίο περιλαμβάνει τις επεξεργασίες των δεδομένων υπό την μορφή Διεργασιών (Processing s) προγραμμάτων. Το προσωπικό (Staff) το οποίο απασχολείται στο πληροφοριακό σύστημα, όπως είναι τα διοικητικά στελέχη, οι υπάλληλοι, οι αναλυτές, οι προγραμματιστές ή οι χρήστες. Τις επικοινωνίες (Communications) οι οποίες περιλαμβάνουν το υλικό, το λογισμικό και τις γραμμές μετάδοσης των δεδομένων σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία. Όλες αυτές οι συνιστώσες υπάρχουν σε κάθε πληροφοριακό σύστημα ανεξάρτητα μεγέθους, τύπου ή ακόμα ανεξάρτητα και από τον τομέα στον οποίο απασχολείται το κάθε ένα. Εκεί που ποικίλουν όμως είναι ως προς την ποσότητα τους και την ποιότητα τους. Και αυτό γιατί ένα απλό πληροφοριακό σύστημα μπορεί να έχει ένα Η/Υ με τα προγράμματα του και τις γραμμές επικοινωνίας οι οποίες συνδέουν τις μονάδες του Η/Υ και να το χειρίζεται ένας χρήστης. Σε ένα εκτεταμένο πληροφοριακό σύστημα μπορούμε να συναντήσουμε ένα πλήθος από Η/Υ διάσπαρτους σε μεγάλες αποστάσεις να συνδέονται μεταξύ τους μέσω τοπικών και όχι μόνο δικτύων, στους οποίους θα υπάρχουν πλήθος εγκατεστημένων προγραμμάτων και για το οποίο θα πρέπει να απασχολείται ένα μεγάλο πλήθος προσωπικού [1]. 7.1 ΥΛΙΚΟ Το κεντρικό σημείο αναφοράς του υλικού είναι ο Η/Υ. Κάθε Η/Υ αποτελείται από επιμέρους Μονάδες, οι οποίες ποικίλουν από Η/Υ σε Η/Υ ως προς την ποσότητα αλλά και την ποιότητα όπως αναφέραμε και παραπάνω. Η διαφοροποίηση αυτή καθορίζει και την Σύνθεση του κάθε Η/Υ και φυσικά του κάθε πληροφοριακού συστήματος αφού ένα τέτοιο σύστημα είναι πάνω από όλα ένα Computer based system. Οι μονάδες κατηγοριοποιούνται ανάλογα με τη συνεισφορά τους στις διεργασίες του Η/Υ. Κεντρική μονάδα επεξεργασίας Στην Κεντρική μονάδα επεξεργασίας (CPU) εκτελούνται όλες οι βασικές διεργασίες των δεδομένων. Όταν αναφερόμαστε στις διεργασίες εμμέσως είναι σαν να αναφερόμαστε στις εντολές μιας και οι διεργασίες αποτελούνται από εντολές. Έτσι όταν μιλάμε για εκτέλεση μιας διεργασίας μιλάμε ουσιαστικά για εκτέλεση των εντολών από τον επεξεργαστή

35 (Processor) του Η/Υ. Οι προς εκτέλεση εντολές καταχωρούνται στην Κεντρική μνήμη του Η/Υ, διαβιβάζονται στον επεξεργαστή για την εκτέλεση και τα εξαγόμενα της εκτέλεσης επιστρέφουν στην Κεντρική μνήμη. Κεντρική μνήμη Δεδομένα Εντολές Αποτελέσματα Επεξεργασίας Επεξεργαστής Σχήμα 7.1 Αναπαράσταση λειτουργίας κεντρικής μονάδας επεξεργασίας Η απόδοση του υπολογιστικού συστήματος εξαρτάται από την απόδοση του επεξεργαστή καθώς και από την απόδοση της μνήμης καθώς και από την ποιότητα της συνεργασίας μεταξύ του επεξεργαστή και της μνήμης. Η λειτουργία του επεξεργαστή είναι συνώνυμη με τη λειτουργία: Του χρονιστή ή ρολογιού του Η/Υ, ο οποίος αποτελεί ένα μηχανισμό παραγωγής ηλεκτρονικών παλμών το οποίο αποτελεί και το σύστημα χρονομέτρησης των διεργασιών. Μονάδα χρόνου αποτελεί ένας πλήρης κύκλος του χρονιστή. Της κεντρικής μνήμης από την οποία τροφοδοτείται και την οποία τροφοδοτεί με δεδομένα. Οι βασικότερες κατηγορίες μνημών είναι οι εξής: Κρυφές μνήμες οι οποίες ονομάζονται και γρήγορες ή σκιώδεις μνήμες. Όπως αναφέρει και το όνομα τους πρόκειται για ταχύτατες μνήμες, μικρής χωρητικότητας οι οποίες παρεμβάλλονται μεταξύ του επεξεργαστή και την μνήμη βελτιώνοντας την ταχύτητα πρόσβασης για την μνήμη αλλά και την ασφάλεια των περιεχομένων της. Μνήμες πολλών θυρών που επιτρέπουν την πρόσβαση υψηλής ταχύτητας μέσω πολλών διόδων όπου η κάθε μια παίζει τον ρόλο ανεξάρτητου ελεγκτή. Εικονικές μνήμες που αποτελούν τη λογική επέκταση της κεντρικής μνήμης σε βοηθητικές. Με αυτό τον τρόπο αυξάνεται το μέγεθος της μνήμης και μειώνεται το

36 κόστος αποθήκευσης αφού τα δεδομένα βρίσκονται καταχωρημένα στις εικονικές μνήμες αλλά δίνεται η εντύπωση ότι βρίσκονται στην κύρια μνήμη του συστήματος. Εδώ θα πρέπει να αναφέρουμε ότι σε περιβάλλον πολλών χρηστών, συχνά απαιτείται η παρουσία πολλών ταυτόχρονα προγραμμάτων στην μνήμη δημιουργώντας έτσι το πρόβλημα της κατανομής της μνήμης. Μονάδες εισόδου Ο ρόλος των μονάδων εισόδου είναι να επιτρέπουν την είσοδο των δεδομένων στον Η/Υ. Οι κυριότερες από τις μονάδες εισόδου είναι οι εξής: Τερματικές οθόνες όπου αποτελούνται είτε από μια οθόνη και ένα πληκτρολόγιο. Η εισαγωγή των δεδομένων γίνεται από τον χρήστη με πληκτρολόγηση ή με χειρισμό του «ποντικιού». Κάποια από τα βασικά πλεονεκτήματα της χρήσης των τερματικών οθονών είναι ότι επιτρέπουν το διάλογο του χρήστη με τον Η/Υ, επιτρέπουν τη λήψη απόφασης κατά τη διάρκεια της εισαγωγής δεδομένων, το κόστος τους είναι σχετικό μικρό κ.α. Μια άλλη μονάδα εισόδου αποτελούν οι ταμειακές μηχανές όπου οι ουσιαστικές διαφορές από τις τερματικές οθόνες είναι ότι περιέχουν οθόνη περιορισμένων δυνατοτήτων, αφού εμφανίζουν λίγα δεδομένα κάθε φορά και ότι οι διορθώσεις των εισερχόμενων δεδομένων είναι δυσκολότερες. Αυτόματοι διανεμητές χρημάτων οι οποίοι αποτελούν μονάδες που χρησιμοποιούνται κυρίως από τράπεζες και η φιλοσοφία τους ακολουθεί αυτήν των τερματικών οθονών μόνο που οι έλεγχοι είναι πιο συχνοί λόγω διαχείρισης χρημάτων. Κάμερες που επιτρέπουν την είσοδο εικόνων και τις μετατρέπουν σε ψηφιακά σήματα. Μικρόφωνα που επιτρέπον την είσοδο ήχου μετατρέποντάς τον σε ψηφιακό σήμα. Μονάδες εξόδου Οι μονάδες εξόδου επιτρέπουν την έξοδο της πληροφόρησης από τον Η/Υ και τη διάθεση της στους εξουσιοδοτημένους χρήστες. Κάποιες από τις βασικότερες μονάδες εξόδου είναι οι εξής: Εκτυπωτές όπου η έξοδος της πληροφορίας γίνεται με απλή εκτύπωση χαρτιού. Οι κυριότερες κατηγορίες εκτυπωτών είναι: Οι εκτυπωτές χαρακτήρων, οι εκτυπωτές σειρών, οι εκτυπωτές σελίδων και οι εκτυπωτές. Οι οθόνες όπου σε σχέση με άλλες μονάδες εξόδου έχουν τα εξής χαρακτηριστικά: Δεν απαιτούν αναλώσιμα, επιτρέπουν την εμφάνιση εικόνων και επιτρέπουν μεταβολές χρωματισμού, σχημάτων και γραμματοσειρών. Ηχεία που επιτρέπουν την έξοδο των δεδομένων με ηχητική μορφή.

37 Ολογράμματα όπου πρόκειται για ραγδαία εξελισσόμενες μονάδες εξόδου. Στα ολογράμματα γίνεται προβολή της εξερχόμενης πληροφόρησης στο χώρο με στερεοσκοπική μορφή, χρησιμοποιώντας κατάλληλες συσκευές. Μονάδες αποθήκευσης δεδομένων Οι μονάδες αυτές επιτρέπουν την αποθήκευση δεδομένων στον Η/Υ για να χρησιμοποιηθούν όταν απατηθεί. Ορισμένες φορές οι μονάδες αυτές χρησιμοποιούνται και για την είσοδο δεδομένων σε άλλον Η/Υ. Οι πιο γνωστές μονάδες αποθήκευσης δεδομένων είναι οι ακόλουθες: Οι μαγνητικές ταινίες Οι κασέτες Οι σκληροί μαγνητικοί δίσκοι Οι δισκέτες Οι οπτικοί δίσκοι. Τέλος θα πρέπει να αναφέρουμε ότι η ελάχιστη σύνθεση ενός Η/Υ περιλαμβάνει τα εξής: Μια κεντρική μονάδα επεξεργασίας Μια μονάδα εισόδου Μια μονάδα εξόδου Μια μονάδα βοηθητικής μνήμης. Επικοινωνίες Εκτυπωτές Κ.Μ.Ε Οθόνη Μονάδες δίσκων Πληκτρολόγιο Κεντρική μνήμη Σχήμα Στοιχειώδης σύνθεση Η/Υ Μονάδες ταινιών

38 7.2 ΛΟΓΙΣΜΙΚΟ Αποτελείται από τα διάφορα προγράμματα τα οποία αντιστοιχούν στις διεργασίες στις οποίες υποβάλλονται τα δεδομένα. Σε κάθε Η/Υ μπορεί να υπάρχουν αρκετές κατηγορίες προγραμμάτων. Λειτουργικό σύστημα Το λειτουργικό σύστημα αποτελείται από ένα σύνολο προγραμμάτων τα οποία έχουν δημιουργηθεί από ειδικούς και συνοδεύει το υλικό κατά την αγορά του. Πρόκειται για κατηγορία λογισμικού απαραίτητη για την λειτουργία του Η/Υ. Οι στόχοι του λειτουργικού συστήματος είναι η εύκολη και αποδοτική χρήση του Η/Υ από τον χρήστη καθώς και η ασφάλεια και η ομαλή διεκπεραίωση των διεργασιών. Αν και υπάρχει μεγάλη ποικιλία λειτουργικών συστημάτων, όλα ταξινομούνται στις εξής δύο κατηγορίες: Ενός χρήστη που πρόκειται ουσιαστικά για συστήματα που προορίζονται για προσωπικούς υπολογιστές. Πολλών χρηστών που πρόκειται για συστήματα που προορίζονται για Η/Υ οι οποίοι εξυπηρετούν πολλούς χρήστες ταυτόχρονα. Ο πιο γνωστός εκπρόσωπος αυτής της κατηγορίας είναι το UNIX. Τα βασικότερα είδη λειτουργικών συστημάτων είναι τα εξής: Μεταγλωττιστές προγραμμάτων Οι μεταγλωττιστές (compilers) αποτελούνται από εξειδικευμένα προγράμματα τα οποία μετατρέπουν προγράμματα, γραμμένα σε κάποια γλώσσα προγραμματισμού σε προγράμματα γραμμένα σε γλώσσα μηχανής, αυτήν την οποία μπορεί να καταλάβει ο Η/Υ. Για κάθε γλώσσα προγραμματισμού αντιστοιχεί και ένας μεταγλωττιστής. Εργαλεία Πρόκειται για αυτοτελή προγράμματα γενικής χρήσης τα οποία διευκολύνουν είτε το προγραμματισμό είτε τη λειτουργία του Η/Υ. Τα utilities είναι μεμονωμένα προγράμματα τα οποία παρέχουν λύσεις σε γενικά προβλήματα τα οποία πιθανόν να απασχολούν πολλούς χρήστες. Τα Tools είναι σύνολα προγραμμάτων τα οποία παρέχουν διευρυμένες γενικές δυνατότητες. Και αυτό το λογισμικό συνοδεύει την αγορά ενός Η/Υ. Σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων Το σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων ΣΔΒΔ αποτελείται από ένα σύνολο προγραμμάτων τα οποία χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των δεδομένων όταν αυτά είναι οργανωμένα σε μια βάση δεδομένων. Μια βάση δεδομένων είναι μια ενιαία συλλογή

39 πληροφοριών και το ΣΔΒΔ ουσιαστικά είναι το πακέτο αυτό λογισμικού που διαχειρίζεται όλες τις αλληλεπιδράσεις με την βάση δεδομένων. Μια άποψη ενός συστήματος της βάσης δεδομένων φαίνεται στο σχήμα 7.2: [3] Πρόγραμμα Πελατών Σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων Πρόγραμμα Γενικής Λογιστικής Πελάτες Γενική λογιστική Πρόγραμμα Πελατών Προγράμματα Αποθήκης Αποθήκη Σχήμα 7.2 Η γενική ιδέα συστήματος βάσης δεδομένων Χαρακτηριστικά των βάσεων δεδομένων Τα χαρακτηριστικά των περισσοτέρων βάσεων δεδομένων είναι τα εξής: Η ολοκλήρωση:είναι η ένωση ενός αριθμού κατά τα άλλα διακεκριμένων αρχείων με τα πλεονάζοντα δεδομένα, δηλαδή της περιττές διπλοεγγραφές ή άχρηστες πληροφορίες κατά το δυνατόν περιορισμένα. Σε οποιοδήποτε άλλο σύστημα, εκτός των ΒΔ είναι πολύ δύσκολο να αποφευχθεί ο πλεονασμός δεδομένων. Ο καταμερισμός:είναι η δυνατότητα πρόσβασης και χρησιμοποίησης των ίδιων δεδομένων από διαφορετικούς χρήστες την ίδια χρονική στιγμή. Εδώ πρέπει να διασφαλιστεί ότι κανένας χρήστης δεν κάνει χειρισμούς που να εξασθενούν την ακεραιότητα της βάσης δεδομένων. Η ανεξαρτησία των δεδομένων:η βάση δεδομένων περιέχει διάφορα δεδομένα τα οποία τροποποιούνται συνεχώς και ενημερώνονται συνεχώς. Επίσης νέα δεδομένα προστίθενται κάτι που έχει σαν αποτέλεσμα να μεγαλώνει ο συνολικός όγκος των δεδομένων. Για αυτούς τους λόγους είναι απαραίτητο τα προγράμματα εφαρμογών, θα δούμε παρακάτω τι είναι, να είναι ανεξάρτητα από τη φυσική οργάνωση των δεδομένων. Το αντίθετο θα απαιτούσε διορθώσεις σε όλα τα προγράμματα εφαρμογών με αποτέλεσμα να έχουμε καθυστερήσεις, λάθη και να αυξάνεται το κόστος επεξεργασίας. Οι δύο κυριότεροι λόγοι για τους οποίους θέλουμε ανεξαρτησία δεδομένων είναι οι εξής: (1) Διαφορετικές εφαρμογές μπορεί να απαιτούν διαφορετικές απεικονίσεις των ίδιων δεδομένων και (2) Ο διαχειριστής της βάσης δεδομένων πρέπει να έχει την δυνατότητα να αλλάξει τη δομή αποθήκευσης ή και τον τρόπο πρόσβασης, γιατί προφανώς άλλαξαν οι απαιτήσεις, χωρίς να είναι υποχρεωμένος να διαμορφώσει εφαρμογές που ήδη υπάρχουν.

40 Η διαφύλαξη της ορθότητας των πληροφοριών:σε μία βάση δεδομένων θα πρέπει να είμαστε σίγουροι ότι δεν θα εμφανιστούν πληροφορίες αντιφατικές με τις υπόλοιπες. Παράδειγμα αποτελεί η ύπαρξη σε ένα αρχείο προμηθειών, πληροφορία για αγορά από προμηθευτή που δεν υπάρχει στο αρχείο των προμηθευτών. Λειτουργικό περιεχόμενο ΣΔΒΔ Το σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων είναι ένα πακέτο λογισμικού με κύριους στόχους τη συστηματική αποθήκευση, αναζήτηση και διατήρηση των πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων. Τα περισσότερα ΣΔΒΔ που κυκλοφορούν σήμερα έχουν τις εξής δυνατότητες[3]: Διασύνδεση της βάσης δεδομένων με άλλα προγράμματα εφαρμογών Διασύνδεση της βάσης δεδομένων με τον τελικό χρήστη Επεξεργασία αρχείων (indexing, sorting κ.τ.λ) Ικανοποίηση απαιτήσεων εμπιστευτικότητας με χρήση πολυεπίπεδης αρχιτεκτονικής Στατιστική επεξεργασία κατά τη χρήση των πληροφοριών. Το σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων είπαμε ότι χειρίζεται την πρόσβαση στη βάση δεδομένων. Με άλλα λόγια είναι υπεύθυνο για τη σωστή διεκπεραίωση των απαιτήσεων του χρήστη. Ο χρήστης ζητά να έχει πρόσβαση στη βάση δεδομένων, χρησιμοποιώντας κάποια γλώσσα δεδομένων π.χ. SQL. Το ΣΔΒΔ παίρνει αυτή την απαίτηση και την αναλύει. Στη συνέχεια το ΣΔΒΔ ελέγχει το εξωτερικό σχήμα για το συγκεκριμένο χρήστη, την αντίστοιχη εξωτερική /λογική απεικόνιση, το λογικό σχήμα, την λογική /εσωτερική απεικόνιση και το εσωτερικό σχήμα. Το ΣΔΒΔ εκτελεί τις απαραίτητες ενέργειες για την ικανοποίηση του χρήστη. Προγράμματα εφαρμογής Η λειτουργία της κάθε επιχείρησης διαχωρίζεται σε τομείς λειτουργίας και κάθε τομέας της εξυπηρετείται από ένα σύνολο προγραμμάτων. Οι βασικότεροι τομείς μιας επιχείρησης είναι λοιπόν οι εξής: Πωλήσεις και προμήθειες Μισθοδοσία και προσωπικό

41 Πληρωμές και εισπράξεις Διαχείριση ταμείου και χαρτοφυλακίου. Ανεξάρτητα από τον τομέα σε κάθε ένα από αυτούς αντιστοιχεί ένα σύνολο προγραμμάτων τα οποία ονομάζονται Προγράμματα εφαρμογής και το σύνολο αυτών των προγραμμάτων αποτελούν το σύστημα εφαρμογής αυτού του τομέα. Αυτά τα προγράμματα δημιουργούνται βάσει κάποιας γλώσσας προγραμματισμού είτε από το εξειδικευμένο προσωπικό της επιχείρησης (Κέντρο πληροφοριακής τεχνολογίας), είτε από εταιρείες παραγωγής λογισμικού. Πακέτα προγραμμάτων Τα πακέτα είναι σύνολα προγραμμάτων εφαρμογής τα οποία έχουν δημιουργηθεί από εταιρείες λογισμικού και ανταποκρίνονται σε τυποποιημένες λειτουργίες ομοειδών επιχειρήσεων. Τέτοια παραδείγματα αποτελούν τα πακέτα μισθοδοσίας ή τα πακέτα διαχείρισης αποθήκης. 7.3 ΤΟ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ Σε κάθε επιχείρηση διαπιστώνουμε ότι υπάρχουν οι εξής τέσσερις (4) κατηγορίες προσωπικού: Τα διοικητικά στελέχη τα οποία και ασχολούνται με τη διοίκηση- διαχείριση της επιχείρησης και φυσικά του πληροφοριακού συστήματος. Το παραδοσιακό προσωπικό το οποίο ουσιαστικά δεν έχει άμεση σχέση με την χρήση Η/Υ αλλά υποστηρίζουν έμμεσα τη λειτουργία του. Στην κατηγορία αυτή ανήκουν όσοι ασχολούνται με την έρευνα αγοράς, όσοι ασχολούνται με την κοστολόγηση είτε των προϊόντων είτε των υπηρεσιών και γενικώς όσοι προσκομίζουν γενικά πληροφορίες για την λειτουργία του πληροφοριακού συστήματος. Οι τελικές χρήστες που είναι οι τελικοί αποδέκτες των υπηρεσιών του πληροφοριακού συστήματος. Το μόνο τους προσόν είναι η γνώση χειρισμού του πληροφοριακού συστήματος και ουσιαστικά είναι η κατηγορία του προσωπικού αυτή στην οποία στρέφεται η παροχή υπηρεσιών από το πληροφοριακό σύστημα. Το προσωπικό της Πληροφορικής Τεχνολογίας (IT) που είναι για το εξειδικευμένο προσωπικό της επιχείρησης και το οποίο υπάρχει στην περίπτωση της ύπαρξης στην επιχείρηση Κέντρου πληροφορικής τεχνολογίας (IT Center). Προσωπικό πληροφορικής τεχνολογίας Σε αυτή εδώ την κατηγορία προσωπικού συνήθως διακρίνονται οι εξής ειδικότητες:

42 Χειριστής Η/Υ που ασχολείται με το χειρισμό του Η/Υ και είναι υπεύθυνος για την καλή λειτουργία του. Χειριστής δικτύου που ασχολείται με τη διαχείριση του δικτύου επικοινωνιών. Προγραμματιστής εφαρμογών που δημιουργεί προγράμματα βάσει των προδιαγραφών που του παρέχουν ο αναλυτής ή ο προγραμματιστής του συστήματος. Προγραμματιστής που σχεδιάζει και κωδικοποιεί μέρη λειτουργικών συστημάτων, τμήματα προγραμμάτων επικοινωνίας και προσαρμόζει το λογισμικό σε εγκαταστάσεις χρηστών. Αναλυτής συστήματος ο οποίος σχεδιάζει και αναπτύσσει συστήματα λογισμικού και επικοινωνίας δεδομένων, συνεργάζεται στενά με τους χρήστες συστημάτων εφαρμογής τα οποία αναπτύσσει. Σαν πιο ιδιαίτερες ειδικότητες έχουμε τις εξής: (1)Αναλυτής συστήματος λογισμικού, (2)Αναλυτής συστήματος εφαρμογής (3)Αναλυτής συστήματος τηλεπληροφορικής. Μηχανικός συστήματος που συντηρεί το πληροφοριακό σύστημα. Διαχειριστής βάσης δεδομένων ο οποίος εποπτεύει και συντηρεί το σύστημα της βάσης δεδομένων. 7.4 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΕΣ Τα τελευταία χρόνια η συνεχής και ανοδική εξέλιξη των επικοινωνιών έχει σαν συνέπεια οι επικοινωνίες να θεωρούνται από πολλούς η τρίτη διάσταση των πληροφοριακών συστημάτων και ο συνδετικός κρίκος του χρήστη με το λογισμικό (software) και το υλικό (hardware) του συστήματος[5]. Απλά μοντέλα επικοινωνιών Η πιο απλή μορφή ενός δικτύου σε κάθε φάση λειτουργίας του, αποτελείται από ένα πομπό και δέκτη τουλάχιστον. Όταν ο πομπός στείλει ένα μήνυμα τότε αυτό παραλαμβάνεται από ένα «κωδικοποιητή πομπού» ή διαμορφωτή προκειμένου να τροποποιηθεί και να είναι αγώγιμο από το κανάλι μεταφοράς. Στο κανάλι συνήθως παρεμβάλλεται θόρυβος και κάθε είδους παρεμβολές κάτι που έχει σαν αποτέλεσμα την καθυστέρηση της μετάδοσης του μηνύματος και την αλλοίωση του. Για να φτάσει το μήνυμα όσο πιο αξιόπιστο γίνεται παρεμβάλλεται ένας «αποκωδικοποιητής» ή αποδιαμορφωτής που αναπαράγει το αρχικό μήνυμα με τη μεγαλύτερη δυνατή πιστότητα προκειμένου να διαβιβαστεί στο δέκτη. (Encoder) (Decoder) Πηγή Διαμορφωτής Κανάλι Αποδιαμορφωτής Προορισμός Θόρυβος

43 Σχήμα 7.4 Απλό μοντέλο συστήματος επικοινωνιών Πρωτόκολλα επικοινωνιών Ένα βασικό στοιχείο των δικτύων και γενικώς των τηλεπικοινωνιών είναι ότι το σύνολο των συσκευών που το απαρτίζουν πρέπει να επικοινωνούν και να συνεργάζονται μεταξύ τους με τρόπο τέτοιο ώστε η επικοινωνία να γίνεται όσο το δυνατόν πιο αποδοτικά προκειμένου να παρασχεθούν οι απαιτούμενες υπηρεσίες στους χρήστες. Αυτό μπορεί να διασφαλιστεί με τα λεγόμενα πρωτόκολλα επικοινωνίας. Οι βασικές λειτουργίες ενός πρωτοκόλλου είναι οι εξής: Αναγνώριση κάθε συσκευής που εμπλέκεται σε μια διαδρομή μεταφοράς μηνύματος. Ενεργοποίηση της συσκευής «υποδοχής» ενός μηνύματος. Επαλήθευση της σωστής λήψης του μηνύματος. Αναγνώριση και διόρθωση λαθών. Ο διεθνής οργανισμός τυποποίησης (ISO), προκειμένου να διευκολύνει την επικοινωνία συσκευών διαφορετικού τύπου, δημιούργησε μια σύσταση με βάση την οποία κάθε πρωτόκολλο επικοινωνίας πρέπει να ανταποκρίνεται σε μια λογική διασύνδεσης τερματικών συσκευών η οποία συγκροτείται από επτά ιεραρχικά επίπεδα (OSI Layers): Εφαρμογής Παρουσίασης Συνόδου Μεταφοράς Δικτυακής διασύνδεσης Διασύνδεσης δεδομένων Φυσικής διασύνδεσης. Τα υψηλότερα από τα επίπεδα αυτά αναφέρονται στο τι θέλουμε να μεταφέρουμε ενώ τα χαμηλότερα στο τι θέλουμε να διασυνδέσουμε. Τοπολογία δικτύων Με τον όρο τοπολογία εννοούμε την διάταξη του υλικού του δικτύου σε σχέση με τις γραμμές επικοινωνίας. Φυσικά και κάθε τοπολογία έχει τα δικά της πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα τα οποία και θα αναλύσουμε παρακάτω: Στην τοπολογία Αστέρα η κεντρική μονάδα του κεντρικού Η/Υ συνδέεται απευθείας και με ιδιαίτερη γραμμή με τα τερματικά.

44 Πλεονεκτήματα: Μπορούν να χρησιμοποιηθούν απλά τερματικά και επιτυγχάνεται καλή απόδοση, μεγάλη αξιοπιστία μιας και η βλάβη μιας γραμμής δεν διακόπτει την επικοινωνία με τα άλλα τερματικά. Μειονεκτήματα: Υψηλό κόστος δικτύου αφού απαιτούνται πολλές γραμμές. Στην τοπολογία δένδρου έχουμε μια παραλλαγή της προηγούμενης τοπολογίας με βασικό χαρακτηριστικό ότι σε κάθε γραμμή συνδέονται περισσότερα του ενός τερματικά. Πλεονεκτήματα: Έχουμε μικρότερο κόστος γραμμών Μειονέκτημα: Η τοπολογία είναι πιο σύνθετη και με μικρότερη απόδοση. Στην τοπολογία δακτυλίου η κεντρική μονάδα και τα τερματικά συνδέονται με γραμμές που σχηματίζουν δακτύλιο. Τα μηνύματα μεταδίδονται κατά μήκος του δακτυλίου με την ίδια πάντα φορά και περιέχουν την διεύθυνση του τερματικού το οποίο αποτελεί και τον αποδέκτη του μηνύματος[5]. Πλεονεκτήματα: Μικρό κόστος δικτύου. Μειονεκτήματα: Οποιαδήποτε βλάβη σε οποιοδήποτε σημείο του δικτύου διακόπτει την λειτουργία ολόκληρου του δικτύου. Στην τοπολογία αρτηρίας η κεντρική μονάδα συνδέεται με τα τερματικά με μία μόνο γραμμή στην οποία είναι συνδεδεμένα τα τερματικά παράλληλα. Εδώ θα πρέπει να αναφέρουμε ότι η συγκεκριμένη τοπολογία παρουσιάζει όλα τα χαρακτηριστικά της τοπολογίας δακτυλίου. Τέλος θα πρέπει να αναφέρουμε ότι υπάρχει και ένα είδος υβριδικής τοπολογίας που ουσιαστικά προέρχεται από σύνθεση διαφόρων τοπολογιών. Μορφολογία συστημάτων επικοινωνιών Όπως έγινε κατανοητό υπάρχουν πολλοί τρόποι οργάνωσης των συστατικών στοιχείων ενός συστήματος επικοινωνιών. Οι τρόποι αυτοί χαρακτηρίζονται από την τοπολογία τους όπως αναπτύξαμε πιο πριν, αλλά και από την μορφολογία δηλαδή την γεωγραφική τους κατανομή. Σε αυτή την περίπτωση τα δίκτυα μπορούν να χαρακτηριστούν ως δίκτυα ευρείας περιοχής (WAN) τα οποία εκτείνονται σε σημαντικά μεγάλη γεωγραφική περιοχή, όπου τα διάφορα τερματικά απέχουν μεταξύ τους αρκετές δεκάδες ή και εκατοντάδες μέτρα. Επίσης μπορεί να έχουμε τα λεγόμενα τοπικά δίκτυα (LAN) όπου οι Η/Υ διασυνδέονται σε μικρή απόσταση μεταξύ τους και με την βοήθεια ιδιωτικών καλωδίων. Τέλος υπάρχουν τα δίκτυα προστιθέμενης αξίας (VAN) όπου αποτελούν εναλλακτική λύση για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να σχεδιάσουν και να διαχειριστούν τα δικά τους δίκτυα. Αποτελούν δηλαδή ιδιωτικά δίκτυα πολλαπλών διαδρομών αποκλειστικά για δεδομένα όπου μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τρίτους προσφέροντας οικονομικά οφέλη στις επιχειρήσεις που ανήκουν είτε για την συντήρηση τους είτε για την διαχείριση τους.

45 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Στο κεφάλαιο αυτό θα αναλύσουμε τις διάφορες κατηγορίες των πληροφοριακών συστημάτων καθώς και πως κατανέμονται βάση της οργανωτικής ιεραρχίας της επιχείρησης. Επίσης θα μιλήσουμε και για την οργανωτική δομή της επιχείρησης σε σχέση με το εργασιακό προφίλ του προσωπικού. 8.1 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΙΕΡΑΡΧΙΑ Η οργανωτική πυραμίδα της επιχείρησης περιλαμβάνει τέσσερα (4) βασικά επίπεδα και στα οποία αντιστοιχούν ανάλογα τα πληροφοριακά συστήματα. Στρατηγικό επίπεδο Το στρατηγικό επίπεδο περιλαμβάνει τα Επιτελικά διοικητικά στελέχη (senior managers) τα οποία ασχολούνται με τη χάραξη της στρατηγικής της επιχείρησης. Στο επίπεδο αυτό αντιστοιχούν τα στρατηγικά συστήματα (strategic systems), τα οποία βοηθούν τα επιτελικά διοικητικά στελέχη να προσαρμόσουν μακροπρόθεσμα το εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης στις μεταβολές του εξωτερικού περιβάλλοντος (π.χ. ποια θα είναι μακροπρόθεσμα η εξέλιξη των τιμών των πρώτων υλών;). Διοικητικό επίπεδο Σε αυτό το επίπεδο ανήκουν τα Μεσαία διοικητικά στελέχη (Middle managers), τα οποία ασχολούνται με τη διεκπεραίωση των προγραμμάτων και των σχεδίων των επιτελικών διοικητικών στελεχών. Τα διοικητικά συστήματα (Management systems) εξυπηρετούν τους χρήστες αυτού του επιπέδου σε σχέση με τη διαχείριση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων και τις διοικητικές δραστηριότητες. Προσφέρουν πληροφόρηση η οποία απαιτείται για να απαντηθεί το ερώτημα: "Η επιχείρηση λειτουργεί σωστά;". Γνωστικό επίπεδο Σε αυτό το επίπεδο περιλαμβάνονται εξειδικευμένα στελέχη όπως μηχανικοί Η/Υ και άλλα και προσωπικό το οποίο ασχολείται με τη διαχείριση δεδομένων (data workers). Εδώ συναντάμε τα γνωστικά συστήματα (knowledge systems) τα οποία βοηθούν στην ενσωμάτωση και εφαρμογή των νέων γνώσεων σε ολόκληρη την επιχείρηση (π.χ. πως μπορεί να καταπολεμηθεί η γραφειοκρατία;). Λειτουργικό επίπεδο Εδώ περιλαμβάνονται τα λειτουργικά διεκπεραιωτικά διοικητικά στελέχη.(operational managers), τα οποία ασχολούνται με τη διεκπεραίωση των καθημερινών εργασιών της

46 επιχείρησης. Τα λειτουργικά συστήματα (operational systems) στηρίζουν αυτά τα διοικητικά στελέχη αναφορικά με τις καθημερινές δοσοληψίες της επιχείρησης και παρέχουν πληροφόρηση ικανή να απαντηθούν ερωτήματα τα οποία προκύπτουν από αυτές τις δοσοληψίες (π.χ. ποια είναι τα έσοδα της επιχείρησης, ποιο είναι το χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο των σημερινών συναλλαγών;). Βέβαια η λειτουργία της επιχείρησης διακρίνεται σε κλάδους λειτουργία όπως είναι το τμήμα μάρκετινγκ, παραγωγής, διαχείρισης προσωπικού, πωλήσεων κ.α. Τα πληροφοριακά συστήματα οφείλουν να ικανοποιούν τις απαιτήσεις των κλάδων λειτουργίας της επιχείρησης. Οι απαιτήσεις των διοικητικών δραστηριοτήτων ικανοποιούνται κατά κλάδο. Παρακάτω στον πίνακα 8.1 παρουσιάζονται συνοπτικά οι απαιτήσεις της διοίκησης από τα πληροφοριακά συστήματα βάσει του κλάδου της επιχείρησης: Κλάδος Στρατηγικός Προγραμματισμός Διοικητικός Έλεγχος Λειτουργικός Έλεγχος Μάρκετινγκ Μελέτη τάσεων αγοράς, εσόδων, τεχνολογίας Έλεγχος πολιτ. πελατών Έλεγχος σχεδίασης πωλήσεων Σε σχέση με τις απαιτήσεις Έλεγχος εξυπηρέτησης πελατών Παραγωγή Μελέτη βελτιστοποίησης της παραγωγής Έλεγχος απόδοσης Έλεγχος ικανοποίησης παραγγελιών Έλεγχος για ποιοτ. έλεγχο προϊόντων Διαχείριση Μελέτη στρατηγικών αγορών, αποθεμάτων Έλεγχος κόστους Έλεγχος στοιχείων παρελθόντος Για αγορές, διαχείριση αποθεμάτων Οικονομικά Μελέτη κάλυψης μακροχρόνιων απαιτήσεων Σύγκριση αποτελέσματος Έλεγχος λαθών, καθυστερήσεων Με προϋπολογισμό Προσωπικό Μελέτη διαδικασιών πρόσληψης, μισθοδοσίας Αποκλίσεις από διαδικασίες Έλεγχος εφαρμογής διαδικασιών Έλεγχος κόστους κατά περίπτωση Πίνακας 8.1 Απαιτήσεις της διοίκησης από τα πληροφοριακά συστήματα 8.2 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Οι κυριότερες κατηγορίες πληροφοριακών συστημάτων είναι οι ακόλουθες: Συστήματα επεξεργασίας δοσοληψίας (TPS) Πρόκειται για συστήματα τα οποία εξυπηρετούν το λειτουργικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Υποστηρίζουν τις βασικές καθημερινές τυποποιημένες και προαποφασισμένες λειτουργίες της επιχείρησης και συλλέγουν τα δεδομένα τα οποία προέρχονται από αυτές. Η λήψη της απόφασης περιορίζεται από στενά πλαίσια τα οποία έχουν προκαθοριστεί από υψηλότερο οργανωτικό επίπεδο. Αποτελούν το μεγαλύτερο τμήμα του συστήματος και η λειτουργία τους είναι κρίσιμη για την επιχείρηση. Παράδειγμα που δείχνει την κρισιμότητα του συστήματος είναι η πιθανή διακοπή του συστήματος πωλήσεων μπορεί να καθηλώσει τη λειτουργία της επιχείρησης. Η κατηγορία των συστημάτων αυτών εξυπηρετεί:

47 Τις πωλήσεις Τις προμήθειες Την μισθοδοσία του προσωπικού Τις πληρωμές κ.α. Δεδομένα υπαλλήλων Μισθοί Κεντρικό σύστημα Αναφορές διοίκησης Βάση δεδομένων Έγγραφα κυβερνήσεως Ερωτήματα on line Επιταγές υπαλλήλων Νούμερο υπαλλήλου Όνομα Φόροι Επιδόματα Μισθός Γούλας Γεωργιάδης Σχήμα 8.2 Αναπαράσταση ενός συστήματος TPS Γνωστικά συστήματα εργασίας (KWS) [2] Απευθύνονται στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν εκείνη την κατηγορία του εξειδικευμένου προσωπικού της επιχείρησης όπως είναι οι μηχανικοί, γιατροί κ.α. οι οποίοι και είναι επιφορτισμένοι με την παραγωγή νέων πληροφοριών και νέας γνώσης καθώς και την ενσωμάτωση τους στην επιχείρηση. Συστήματα αυτοματισμού γραφείου (OAS) Τα συστήματα αυτά απευθύνονται όπως και τα προηγούμενα στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν τους χρήστες των δεδομένων, οι οποίοι δεν διαθέτουν ιδιαίτερες επιστημονικές γνώσεις. Στην πράξη δεν παράγουν νέες πληροφορίες και νέα γνώση αλλά επικοινωνούν με πελάτες και προμηθευτές ή με άλλες επιχειρήσεις και χρησιμεύουν σαν εργαλεία της ροής των πληροφοριών. Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης Εξυπηρετούν το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο εφοδιάζοντας τα μεσαία διοικητικά στελέχη με κατηγοροποιημένες πληροφορίες, υπό την μορφή αναφορών οι οποίες προέρχονται από τα

48 προαναφερθέντα συστήματα. Οι αναφορές αυτές αποτελούν απαντήσεις σε προκαθορισμένα ερωτήματα γενικού στατιστικού χαρακτήρα και εκδίδονται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Παρακάτω στο σχήμα γίνεται μία αναπαράσταση ενός συστήματος MIS. Συστήματα υποστήριξης αποφάσεων (DSS) Και αυτός ο τύπος των συστημάτων εξυπηρετεί το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Στόχος της ύπαρξης και λειτουργίας τους είναι η υποστήριξη της λήψης απόφασης από τα μεσαία διοικητικά στελέχη. Αναφέρονται σε ημιδομημένες, μοναδικές αποφάσεις και κυρίως τροφοδοτούνται από τις εξόδους των TPS και MIS αλλά και από εξωτερικά της επιχείρησης δεδομένα[2]. Φάκελος πλοίου Φάκελος κόστους Φάκελος μίσθωσης Τέλη λιμανιού Βάση Γραφικά Δεδομένων Η/Υ Αναφορές Σχήμα : Σύστημα DSS για μια ναυτιλιακή εταιρεία

49 Σύστημα συναλλαγών Σύστημα παραγγελιών MIS φάκελοι Φάκελος παραγγελιών Δεδομένα πωλήσεων Σύστημα Διαχείρισης Δεδομένα κόστους προϊόντος Φάκελος παραγωγής MIS Αναφορές Λογιστικό Σύστημα Δεδομένα αλλαγής προϊόντος Managers Χρηματιστηριακοί φάκελοι Δεδομένα δαπανών Σχήμα Αναπαράσταση συστήματος MIS Συστήματα υποστήριξης της εκτελεστικής εξουσίας (ESS) Αυτά τα συστήματα εξυπηρετούν το στρατηγικό οργανωτικό επίπεδο και επιτρέπουν στα επιτελικά διοικητικά στελέχη να λαμβάνουν αποφάσεις. Σαν είσοδο χρησιμοποιούν δεδομένα από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης καθώς και τις εξόδους των MIS και DSS. Αφορούν αδόμητες αποφάσεις γενικού χαρακτήρα όπως είναι ποια θα είναι η τακτική του ανταγωνιστή[2]. Μέθοδοι ανάπτυξης συστημάτων και ανάλυση της σχέσης μεταξύ των συστημάτων Η σχέση μεταξύ των πληροφοριακών συστημάτων απεικονίζεται στο παρακάτω σχήμα 8.2.3:

50 ESS MIS DSS KWS OAS TPS Σχήμα Σχέση διαφόρων τύπων πληροφοριακών συστημάτων μεταξύ τους Δύο από τις βασικότερες μεθόδους ανάπτυξης πληροφοριακών συστημάτων είναι οι εξής : Η διαδικασία «από κάτω προς τα πάνω» ή αλλιώς γνωστή ως «Καταρράκτης» Η διαδικασία «από πάνω προς τα κάτω» Στην πρώτη περίπτωση κάθε σύστημα σχεδιάζεται για να ικανοποιήσει μια κατηγορία διοικητικών απαιτήσεων ανεξάρτητα από τις υπόλοιπες κατηγορίες απαιτήσεων. Για παράδειγμα, δημιουργείται το σύστημα το οποίο καλύπτει τις διοικητικές απαιτήσεις του λογιστηρίου ανεξάρτητα από τις διοικητικές απαιτήσεις των πωλήσεων, της παραγωγής κ.α. Αυτή είναι και η διαδικασία από κάτω προς τα πάνω που βασίζεται στην αρχή του «από το μερικό προς το γενικό». Η μέθοδος αυτή παρουσιάστηκε για πρώτη φορά από τον Royce (1970) και έγινε ευρύτερα γνωστή από τον Barry Boehm (1981). Τα συστήματα τα οποία κατασκευάζονται με αυτό τον τρόπο ονομάζονται ανεξάρτητα πληροφοριακά συστήματα μιας και είναι ανεξάρτητα μεταξύ τους από την άποψη ότι οι είσοδοι και οι έξοδοί τους δεν έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η ενιαία και απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ αυτών των συστημάτων[11]. Τα πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου είναι τα ακόλουθα: Η ταχύτητα δημιουργίας των συστημάτων. Τυχόν προβλήματα στη λειτουργία κάποιου συστήματος δεν επηρεάζει τα υπόλοιπα. Έχουμε καλύτερα ελεγχόμενη πρόσβαση των χρηστών ευνοώντας το απόρρητο των δεδομένων. Τα μειονεκτήματα της είναι: Η έλλειψη ευελιξίας στην ικανοποίηση διοικητικών απαιτήσεων οι οποίες υπερβαίνουν τον τομέα λειτουργίας ενός μόνο ανεξάρτητου συστήματος. Η επικοινωνία των δεδομένων από σύστημα σε σύστημα προκαλεί επιπλέον εργασία και συνεπώς έχουμε αυξημένο λειτουργικό κόστος.

51 Η ύπαρξη των ίδιων δεδομένων σε διαφορετικά αρχεία αυξάνει το κόστος αποθήκευσης και τα γραφειοκρατικά προβλήματα. Τίποτα δεν έχει γίνει, έως ότου γίνουν τα πάντα (ολοκληρωθεί η σχεδίαση). Τα πιο ασήμαντα λάθη βρίσκονται στην αρχή της περιόδου του ελέγχου ενώ από την άλλη πλευρά τα πιο επικίνδυνα λάθη βρίσκονται στο τέλος. Η διόρθωση λαθών (Debugging) είναι πολύ δύσκολη κατά τα τελευταία στάδια του ελέγχου του συστήματος. Έτσι όταν ανακαλυφθεί κάποιο λάθος σε αυτά, δεν είναι ξεκάθαρο, σε ποιο από τα επιμέρους τμήματα περιέχεται. Η ανάγκη περισσότερου χρόνου ελέγχου των Η/Υ αυξάνει πάρα πολύ στα τελευταία στάδια του ελέγχου, αλλά αυτός σπάνια είναι εύκολο να εξασφαλιστεί τότε κι έτσι το όλο πρόγραμμα καθυστερεί συχνά σε σχέση με το αρχικό χρονοδιάγραμμα. Στην περίπτωση της μεθόδου «από πάνω προς τα κάτω» τα συστήματα αποτελούν μέρη ενός οργανωμένου συνόλου στην κατεύθυνση μιας ενιαίας αντίληψης. Τα συστήματα δηλαδή εξυπηρετούν τους συνολικούς στόχους του πληροφοριακού συστήματος. Τα συστήματα δημιουργούνται αφού μελετηθούν και ταξινομηθούν οι διοικητικές απαιτήσεις, ξεκινώντας από τη γενική διοίκηση (top management) και οδεύοντας προς τα κάτω. Η μέθοδος αυτή υιοθετεί την αρχή «από το γενικό στο μερικό» και τα συστήματα τα οποία προκύπτουν ονομάζονται ολοκληρωμένα πληροφοριακά συστήματα. Το πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης το οποίο προκύπτει από αυτά τα συστήματα δεν παρουσιάζει, ούτε κενά, ούτε επικαλύψεις, ούτε περιττές επαναληπτικές χρήσεις διεργασιών και δεδομένων. Ανταποκρίνεται με τον καλύτερο τρόπο στο σύνολο των διοικητικών απαιτήσεων. Τα συστήματα επικοινωνούν άμεσα μεταξύ τους με απόλυτη εναρμόνιση των εισόδων εξόδων τους. Τα πλεονεκτήματα της μεθόδου αυτής είναι τα εξής: Η μεγάλη δυνατότητα ικανοποίησης των διοικητικών απαιτήσεων. Η ευλυγισία στην παροχή της σύνθετης πληροφόρησης. Η ελαχιστοποίηση των σφαλμάτων αφού γίνονται πολλές διασταυρώσεις των πληροφοριών. Τα μειονεκτήματα της είναι: Ο σχεδιασμός των συστημάτων είναι πολυδάπανος και χρονοβόρος. Η τυχόν εμφάνιση σφάλματος σε κάποιο σύστημα εγκυμονεί τον κίνδυνο να διαδοθεί αυτό το σφάλμα και σε άλλα συστήματα. Απαιτούνται περισσότεροι πόροι για την ανάπτυξη τους. Η προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση είναι περισσότερο δαπανηρή και δύσκολη. 8.3 ΑΛΛΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΊΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ

52 Η ενασχόληση από νωρίς με τα συστήματα DSS επικεντρώθηκε σημαντικά στην υποστήριξη της ξεχωριστής λήψης απόφασης. Ωστόσο επειδή ένα μεγάλο μέρος της δουλειάς επιτελείται μέσα στις ομάδες της κάθε επιχείρησης κατά την διάρκεια της δεκαετίας του 1980 και προς τα τέλη της οι αναλυτές συστημάτων καθώς και το προσωπικό της εξέλιξης των πληροφοριακών συστημάτων άρχισαν να επικεντρώνονται στο γεγονός, πως οι υπολογιστές θα μπορούσαν να υποστηρίξουν τις ομαδικές λήψεις των αποφάσεων. Ως αποτέλεσμα αυτής της επικέντρωσης των υπολογιστών στην υποστήριξη των ομαδικών λήψεων αποφάσεων, μια νέα κατηγορία συστημάτων αναπτύχθηκε γνωστή ως ομαδικά συστήματα υποστήριξης αποφάσεων ή αλλιώς GDSS. Τι είναι ένα σύστημα GDSS Αποτελεί ένα σύστημα βασισμένο σε υπολογιστή (computer based system) το οποίο προορίζεται για την επίλυση αδόμητων προβλημάτων υποστηρίζοντας υπαλλήλους που είναι υπεύθυνοι για την λήψη των αποφάσεων να δουλέψουν σαν ομάδα. Τα συστήματα GDSS αναπτύχθηκαν με σκοπό να βελτιώσουν την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα των συσκέψεων. Εκτιμάται ότι ο χρόνος που ξοδεύουν οι managers στις διάφορες συσκέψεις ανέρχεται σε ένα ποσοστό μεταξύ του 35% και 70%[2]. Βάσει αυτών των συνθηκών οι αναλυτές συστημάτων και υπεύθυνοι των συσκέψεων προσπάθησαν να επικεντρωθούν στο θέμα τις μείωσης των συσκέψεων και του χρόνου που σπαταλάτε σε αυτές. Συγκεκριμένα ο ρόλος των συστημάτων GDSS έχουν τον εξής ρόλο: Αύξηση προσχεδιασμού έτσι ώστε να γίνουν οι συσκέψεις πιο αποτελεσματικές. Αύξηση συμμετοχής έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να μπορούν να συμμετέχουν πλήρως έστω και αν το κοινό είναι μεγάλο. Να δώσει τη δυνατότητα στο κοινό από τις διάφορες επιχειρήσεις καθώς και από τα διάφορα επίπεδα των επιχειρήσεων στα οποία ανήκουν. Αρχειοθέτηση των συσκέψεων έτσι ώστε οι συμμετέχοντες να έχουν πλήρη εικόνα της σύσκεψης αλλά και να έχουν την δυνατότητα να συνεχίσουν την ροή των συσκέψεων την επόμενη φορά. Ηλεκτρονικό σύστημα συσκέψεων (EMS) Ένα ηλεκτρονικό σύστημα συσκέψεων είναι ένας τύπος GDSS συστήματος που χρησιμοποιεί πληροφοριακή τεχνολογία, έτσι ώστε να κάνει τις ομαδικές συσκέψεις πιο παραγωγικές διευκολύνοντας την επικοινωνία όσο και την λήψη των αποφάσεων. Υποστηρίζει μια δραστηριότητα στην οποία οι άνθρωποι επικοινωνούν είτε φυσικά όντας στο ίδιο μέρος είτε ευρισκόμενοι σε διαφορετικά σημεία. Η IBM έχει ένα μεγάλο αριθμό ηλεκτρονικών συστημάτων συσκέψεων εγκαταστημένα σε διάφορα μέρη. Κάθε υπάλληλος έχει στην κατοχή του ένα σταθμό εργασίας. Όλοι οι σταθμοί εργασίας συνδέονται μέσω δικτύου με τον κεντρικό πίνακα ελέγχου αλλά και με το κεντρικό διακομιστή (server) που περιέχει τα στοιχεία των συσκέψεων. Όλα τα δεδομένα που δουλεύουν οι υπάλληλοι στους σταθμούς εργασίας αποθηκεύονται στον κεντρικό διακομιστή (server). Οι υπάλληλοι έχουν πλήρη έλεγχο της επιφάνειας εργασίας του Η/Υ. Ωστόσο κανένας δεν έχει την δυνατότητα να κοιτάξει την οθόνη του άλλου, έτσι η δουλειά είναι εμπιστευτική μέχρι την στιγμή που τα δεδομένα μαζευτούν στον κεντρικό διακομιστή. Πρέπει επίσης να δηλώσουμε ότι κάθε πληροφορία που αποθηκεύεται στον διακομιστή είναι ανώνυμη[2].

53 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP Στο υπάρχον κεφάλαιο θα αναλύσουμε τα σημαντικότερα συστήματα ERP (Enterprise Resource Planning) τα οποία και κυκλοφορούν στην αγορά από τις μεγαλύτερες εταιρείες software. Επίσης θα αναπτύξουμε και την γενική θεωρία των συστημάτων ERP κάνοντας ουσιαστικά μια εισαγωγή στα συστήματα αυτά αλλά και αναλύοντας και την σχέση των συστημάτων αυτών με την ελληνική αγορά. 9.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP Τα συστήματα ERP αποτελούν το ακρώνυμο του Enterprise Resource Planning όπως αναφέραμε και προηγουμένως δηλαδή αποτελούν συστήματα διαχείρισης και αξιοποίησης των πόρων μιας επιχείρησης. Αποτελεί μια συλλογή από προγράμματα που συνδέει μεταξύ τους τις διάφορες λειτουργίες μιας επιχείρησης, όπως είναι τα χρηματοοικονομικά, οι προμήθειες κ.α. Επίσης παρέχει στη διοίκηση τη δυνατότητα της ανάλυσης όλων των δεδομένων που χρειάζονται για τον σχεδιασμό της παραγωγής, την πρόβλεψη των πωλήσεων, τις συναλλαγές ηλεκτρονικού εμπορίου και τις δραστηριότητες μέσω του Internet (ebusiness). Τα συστήματα ERP επεξεργάζονται πληροφορίες, τις αποθηκεύουν και δημιουργούν αναφορές (reports). Έχουν αυτοματοποιήσει συγκεκριμένες λειτουργίες όπως για παράδειγμα τις συναλλαγές με τρόπο διαφορετικό από εκείνο των παλιών μηχανογραφημένων συστημάτων. Βασικά κριτήρια επιλογής ενός συστήματος ERP Δύο από τα βασικά κριτήρια επιλογής ενός πακέτου ERP είναι τα εξής: Η ευελιξία Η δυναμικότητα. Δεν πρέπει να ξεχνάμε ότι οι σημερινές επιχειρήσεις λειτουργούν σε ένα υπέρ-ανταγωνιστικό και διαρκώς μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον. Το πόσο ευέλικτες είναι οι επιχειρήσεις στις καθημερινές αλλαγές είναι το κρυφό χαρτί της επιβίωσης και κατά επέκταση της επιτυχίας της. Η ελληνική αγορά είναι πλέον απαιτητική στις επιλογές για πακέτα εφαρμογών γενικώς. ERP συστήματα σε πλατφόρμα WINDOWS 2000 Τα συστήματα ERP αρχικά αναπτύχθηκαν για τις πολύ μεγάλες πολυεθνικές επιχειρήσεις και σχεδιάστηκαν για πολύ βαριές υπολογιστικές και δικτυακές πλατφόρμες που στηρίζονταν σε πανίσχυρα αλλά πανάκριβα mainframe. Η μεγάλη επιτυχία και αποδοχή των συστημάτων αυτών δημιούργησε την ανάγκη για προσαρμογή των εν λόγω συστημάτων για μικρότερες και πιο ευέλικτες πλατφόρμες και ιδιαίτερα για τα Windows 2000 που είναι πλέον η κυρίαρχη πλατφόρμα στα τοπικά δίκτυα των επιχειρήσεων ελαχιστοποιώντας έτσι το κόστος αγοράς. Έτσι ορισμένες επιχειρήσεις λογισμικού που εξειδικεύονται κυρίως στο χώρο των μεσαίων και μεγαλύτερων επιχειρήσεων, ανέπτυξαν συστήματα ERP ειδικά για πλατφόρμα Windows

54 2000. Τα συστήματα αυτά ονομάζονται «αυθεντικά Windows 2000 συστήματα ERP» χωρίς να στερούνται τίποτα σε λειτουργικότητα, απαλλαγμένα από τις ασυμβατότητες των βαρύτερων συστημάτων που δεν ήταν εξαρχής σχεδιασμένα για Windows 2000[12]. Πραγματικότητα και παρανοήσεις σχετικά με τα ERP Η ελληνική αγορά είναι πλέον απαιτητική στις επιλογές της για πακέτα εφαρμογών και για αυτό βασικοί λόγοι είναι ότι τα τελευταία χρόνια έχει ταλαιπωρηθεί σε μεγάλο βαθμό από τις «επιπολαιότητες» και τις γρήγορες αποφάσεις του παρελθόντος. Ένα ERP σύστημα όπως έχουμε πει επανειλημμένως είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα εφαρμογών που απαραιτήτως πρέπει να καλύπτει τους εξής τομείς: Την παρακολούθηση της παραγωγής Την τιμολόγηση Την διακίνηση των αγορών και των πωλήσεων Οικονομική διαχείριση της επιχείρησης στην οποία πρέπει να καταλήγει. Τα ERP συστήματα ήρθαν στην αγορά με την υπόσχεση να προσφέρουν μια ολοκληρωμένη λύση εφαρμογών όπου κάτω από μια δυναμική λειτουργικότητα στοχεύουν να βελτιώσουν τους διάφορους πόρους της επιχείρησης, να προσφέρουν πλεονεκτήματα και ευελιξία και να μειώσουν τα λειτουργικά έξοδα της επιχείρησης. Όμως πέρα από όλα αυτά η πραγματικότητα διαφοροποιείται. Οι γνώμες των ειδικών αναλυτών διχάζονται. Άλλοι επικαλούνται την άποψη ότι τα συστήματα ERP είναι επέκταση των λύσεων του παρελθόντος που βοηθούν τις επιχειρήσεις να εφαρμόσουν μια νέα οργάνωση στις διαδικασίες της εταιρείας από όπου με τη σειρά της θα αντλήσει τις οικονομίες που θα προκύψουν από το συμμάζεμα και την ευθυγράμμιση των λειτουργιών. Άλλοι είναι περισσότερο αισιόδοξοι και ισχυρίζονται ότι είναι πολλές οι περιοχές όπου ωφελούνται οι επιχειρήσεις από την εγκατάσταση ενός συστήματος ERP. Ένας είναι όμως ο τομέας όπου όλοι οι αναλυτές συμφωνούν[14]: Το κόστος αγοράς Ο χρόνος εγκατάστασης Αναμφισβήτητα το κόστος και ο χρόνος που απαιτείται για τα πακέτα ERP πρέπει να είναι μεγαλύτερος από τα συμβατικά πακέτα της προηγούμενης γενιάς, αφού οι τεχνικές και λειτουργικές δυνατότητες σε πολύ λίγα σημεία παρουσιάζουν ομοιότητα. Ενδεικτικά θα πρέπει να αναφέρουμε ότι σχετική έρευνα της Meta Group για την ικανοποίηση των επιχειρήσεων από την υλοποίηση συστημάτων ERP σε 63 μεγάλες επιχειρήσεις έδειξε ότι: Ο μέσος χρόνος υλοποίησης του συστήματος είναι οι 23 μήνες. Το μέσο κόστος της υλοποίησης είναι τα 4.1 εκ. Δολάρια. Το μέσο κόστος της ετήσιας συντήρησης είναι τα δολάρια. Η μέση επιχείρηση έχει αρνητική απόδοση στο σύνολο των έξι ετών που φτάνει τα δολάρια, δηλαδή περίπου το 10% της επένδυσης[17].

55 9.2 Η ΔΕΥΤΕΡΗ ΓΕΝΙΑ ΤΩΝ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ (ERP 2) ΚΑΙ ΠΩΣ ΑΥΤΑ ΑΠΑΝΤΟΥΝ ΣΤΗΝ ΠΡΟΚΛΗΣΗ ΤΗΣ ΝΕΑΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ Σύμφωνα με τις εκτιμήσεις ξένων κορυφαίων εταιρειών ανάλυσης όπως είναι η Gartner Group, Meta Group κ.α. η επόμενη πρόκληση που έχουν να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις στην εποχή της νέας οικονομίας είναι η σχέση τους και η συνεργασία τους με πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες. Η εξέλιξη των συστημάτων ERP απαντά σε αυτή την πρόκληση με την προέκταση των διαδικασιών που κάλυπταν τα παραδοσιακά ERP συστήματα στην εποχή του e-business. Έτσι προέκυψε η δεύτερη γενιά των ERP συστημάτων, τα ERP2. Στην Ελλάδα η ραγδαία ανάπτυξη και η όξυνση του ανταγωνισμού τα τελευταία χρόνια, δημιούργησε στις επιχειρήσεις την ανάγκη της υιοθέτησης μιας ολοκληρωμένης επιχειρησιακής λύσης προκειμένου να[12]: Πετύχουν μείωση των λειτουργικών εξόδων Βελτίωση των υπηρεσιών προς τους πελάτες Ανεύρεση νέων αγορών Εγκυρότερης πληροφόρησης. Ειδικότερα για την Ελλάδα δεν μπορούμε να ισχυριστούμε ότι η αγορά έχει ωριμάσει και αυτό για δύο λόγους: Στην μη ακριβή εκτίμηση των απαιτούμενων πόρων για την υλοποίηση τέτοιων συστημάτων Στην αδυναμία ορισμένων συστημάτων ERP πρώτης γενιάς να προσαρμοστούν στις νέες συνθήκες και να ικανοποιήσουν επιχειρησιακές αλλαγές με χαμηλό κόστος διατηρώντας παράλληλα απρόσκοπτη τη λειτουργία της επιχείρησης. Τα ERP της δεύτερης γενιάς ακολουθώντας τις ανάγκες και τις εξελίξεις όπως αυτές διαμορφώνονται στο περιβάλλον της νέας οικονομίας προσφέρουν λύσεις με υψηλή προσαρμοστικότητα και δυνατότητα ικανοποίησης αλλαγών που θα προκύψουν μετά την «Go Live» ημέρα όπως συγχωνεύσεις, εξαγορές κ.α. Η σπουδαιότερη προϋπόθεση για την υιοθέτηση τέτοιου είδους λύσεων είναι η συγκεκριμενοποίηση των στόχων και των αναμενόμενων αποτελεσμάτων, καθώς και η απόλυτη υποστήριξη του Project από την διοίκηση της επιχείρησης. 9.3 ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΑΓΟΡΑ Η χρήση των σύγχρονων συστημάτων ERP έρχεται να καλύψει τις σημαντικές ανάγκες των ελληνικών επιχειρήσεων που βρίσκονται σε ένα κρίσιμο μεταβατικό στάδιο, καθώς καλούνται να ανταποκριθούν σε νέες προκλήσεις όπως η ΟΝΕ, η παγκοσμιοποίηση των αγορών και ο έντονος ανταγωνισμός. Τα πακέτα MRP και MRP2 που κυκλοφόρησαν την τελευταία δεκαετία στην ελληνική αγορά, δεν είχαν μεγάλη απήχηση στις επιχειρήσεις καθώς δεν ήταν ευέλικτα, κάλυπταν ένα μικρό μέρος των επιχειρηματικών αναγκών και δεν περιελάμβαναν ολοκλήρωση των λειτουργιών της παραγωγής με τις χρηματοοικονομικές και λογιστικές λειτουργίες. Η εμφάνιση των συστημάτων ERP ήρθε να καλύψει τις παραπάνω ανάγκες υποστηρίζοντας με ενιαίο και ολοκληρωμένο τρόπο το σύνολο των επιχειρηματικών διαδικασιών, καθώς

56 διαθέτουν πληθώρα υποσυστημάτων και ανοικτή αρχιτεκτονική μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες οποιουδήποτε τύπου βιομηχανικής ή εμπορικής επιχείρησης. Καθώς μάλιστα κυκλοφορούν πλέον στην αγορά συστήματα με χαμηλό κόστος κτήσης, χαμηλό κόστος εφαρμογής και με πλήρη λειτουργικότητα για την αποδοτική εφαρμογή τους σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις, δεν υπάρχουν πλέον περιορισμοί στο να προχωρήσει μια επιχείρηση στην επένδυση ενός συστήματος ERP. Είναι γεγονός ότι οι ελληνικές επιχειρήσεις δεν είχαν συνειδητοποιήσει την ανάγκη αναδιοργάνωσης με βάση τη νέα τεχνολογία, ούτε είχαν την αναγκαία οργανωτική δομή και τους αναγκαίους πόρους για μια τέτοια επένδυση. Όμως καθώς ήδη βρισκόμαστε στο κατώφλι του 21ου αιώνα η κατάσταση αυτή δείχνει να μεταβάλλεται ραγδαία. Οι ελληνικές επιχειρήσεις συνειδητοποιούν πλέον ότι η εφαρμογή των σύγχρονων πληροφοριακών συστημάτων ERP αποτελεί πλέον αναγκαία προϋπόθεση για να παραμείνουν ανταγωνιστικές στο σύγχρονο σκληρό ανταγωνιστικό περιβάλλον. Καθώς όπως αναφέραμε τα συστήματα αυτά λειτουργούν σε πιο ελαφρές πλατφόρμες και είναι γενικά πιο φιλικά προς τον χρήστη έχουν σαν αποτέλεσμα μια αναμενόμενη έκρηξη στην αγορά και εφαρμογή των συστημάτων ERP η οποία έχει αρχίσει και αναμένεται να έχει βάθος χρόνου 5 ετών. Ήδη πολλές ελληνικές εταιρείες έχουν επενδύσει σε συστήματα ERP ώστε να εκμεταλλευτούν τα σοβαρά πλεονεκτήματα που προσφέρουν αλλά και όπως είπαμε για να παραμείνουν ανταγωνιστικές. 9.4 ΦΑΣΕΙΣ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ERP ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Οι σημαντικότερες φάσεις εγκατάστασης ενός συστήματος ERP μπορούν να διακριθούν στις εξής τέσσερις: Προετοιμασία Σχεδιασμός και παραμετροποίηση Υλοποίηση Εισαγωγή του συστήματος στην εφαρμογή. Το οργανόγραμμα διοίκησης και οι ρόλοι των διαφόρων στελεχών θα πρέπει σε γενικές γραμμές να είναι οι ακόλουθοι: Sponsor έργου προτείνεται να είναι ο αναπληρωτής Διευθύνων σύμβουλος ή ο Γενικός διευθυντής της εταιρείας. Ο Project Manager θα πρέπει να είναι στέλεχος ολοκληρωμένης επιχειρησιακής αντίληψης, κατά προτίμηση Manager και όχι Director και σίγουρα όχι ο υπεύθυνος μηχανογράφησης. Τα διευθυντικά στελέχη προτείνεται να είναι Directors, μέλη του Steering Committee. Οι Facilitators προτείνεται να είναι Managers και όχι Directors, ενώ το 40%-60% περίπου του χρόνου τους θα αφιερωθεί στο έργο εγκατάστασης. Τέλος, προτείνεται η χρησιμοποίηση ειδικών εξωτερικών συμβούλων συνεργατών με γνώσεις και εμπειρία στην εγκατάσταση του έργου. Δεν είναι όμως το έργο δικής τους ευθύνης αλλά της εταιρείας.

57 Επίσης θα πρέπει να υπάρχει και Quality Assurance του έργου εξασφαλίζοντας την ποιότητα στην εφαρμογή[15]. Steering committee Έργου Sponsor Έργου Επικεφαλής ομάδας συμβούλων Business unit partners Project manager PROJECT TEAM Project manager Facilitators Σύμβουλοι QA Έργου ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ ΟΜΑΔΑ ΕΡΓΟΥ Project A Project B Project N Facilitators Facilitators Facilitators Αντιπρόσωποι Αντιπρόσωποι Αντιπρόσωποι Unit partners Unit partners Unit partners Σύμβουλοι Σύμβουλοι Σύμβουλοι Σχήμα 9.4 Αναπαράσταση οργανογράμματος της επιχείρησης 9.5 ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ERP ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ ΚΑΙ ΔΙΑΝΟΜΗΣ Η λειτουργία της αποθήκευσης είναι ο συνδετικός κρίκος ανάμεσα στον παραγωγό και τον τελικό πελάτη. Αν θελήσουμε να ορίσουμε αυτή τη διαδικασία θα λέγαμε ότι είναι ένα από τα πλέον σημαντικά τμήματα του συστήματος logistics (Εφοδιαστική) μιας επιχείρησης το οποίο αποθηκεύει πρώτες ύλες, εξαρτήματα, ημιτελή και έτοιμα προϊόντα, ανάμεσα στο σημείο παραγωγής και στο σημείο πώλησης και παρέχει πληροφορίες στη διοίκηση για την κατάσταση, τις συνθήκες και την φύση των ειδών που αποθηκεύονται. Η αποθήκη είναι ένα πεδίο στο οποίο η εφαρμογή και η χρήση των υπολογιστών έχει μεγάλη άνοδο την τελευταία δεκαετία. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις τείνουν να έχουν ολοένα και πιο σύνθετα πληροφοριακά συστήματα που όμως τις περισσότερες φορές το κομμάτι του συστήματος που αφορά την αποθήκη δεν εξυπηρετεί πλήρως τις ανάγκες τους. Ένα πληροφοριακό σύστημα αποθήκης πρέπει να βασίζεται στις πλέον σύγχρονες τεχνολογίες, όπως ασύρματα τερματικά και barcodes καθώς και σε λειτουργικά συστήματα και βάσεις δεδομένων νέας τεχνολογίας[16]. Η φιλοσοφία ενός ERP συστήματος αποθήκευσης πρέπει να διέπεται από επτά βασικούς άξονες: Να λειτουργεί σε κάθε τύπο αποθήκης.

58 Να υποστηρίζει τις λειτουργίες διαχείρισης της αποθήκης σε πραγματικό χρόνο (Real time) μέσω της χρήσης ασύρματης (RF) τεχνολογίας. Να γίνεται χρήση barcode, όπου απαραίτητη προϋπόθεση για την επιτυχή λειτουργία ενός τέτοιου συστήματος είναι η σήμανση με μοναδική ταυτότητα όλων των χώρων της αποθήκης όπως σταθμοί ταυτοποίησης, ράμπες φόρτωσης κ.λ.π. καθώς και όλων των αποθηκευτικών μονάδων όπως παλέτες, κιβώτια και τεμάχια. Να διέπεται από υψηλό βαθμό παραμετροποίησης, ώστε να είναι δυνατή η γρήγορη προσαρμογή (customization) στις συγκεκριμένες ανάγκες κάθε πελάτη Το περιβάλλον του συστήματος να είναι ανοιχτό και σύμφωνο με τα διεθνή και καθιερωμένα πρότυπα της αγοράς όπως User interface, TCP-IP, πρότυπα Barcode κ.α. Να υπάρχει η δυνατότητα επικοινωνίας και συνεργασίας με τις ήδη υπάρχουσες εφαρμογές του πληροφοριακού συστήματος της επιχείρησης, αλλά και η δυνατότητα του να καλύψει αυτόνομα τις ανάγκες του όπως παραδείγματος χάρη το σύστημα παραγγελιών. Τέλος το πληροφοριακό σύστημα της αποθήκης πρέπει να έχει ένα εξαιρετικά λειτουργικό και φιλικό περιβάλλον για τους χρήστες και τον διαχειριστή του. Αν στους παραπάνω 7 άξονες προσθέσουμε ότι το πληροφοριακό σύστημα πρέπει να καλύπτει όλο το φάσμα λειτουργιών της αποθήκης και να συνεργάζεται πλήρως με τα ασύρματα τερματικά, τα Scanners και τους εκτυπωτές, τότε συνθέτουμε πλήρως την εικόνα μας για το τι πρέπει να περιμένουμε από ένα ολοκληρωμένο σύστημα αποθήκης. Η σύγχρονη αρχιτεκτονική ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος αποθήκης είναι συνδυασμός πολλαπλής τεχνολογίας λογισμικού (software) και εξοπλισμού (hardware) η οποία έχει να κάνει με την ικανότητα του συστήματος να μπορεί να συνεργαστεί με τα κεντρικά υπολογιστικά συστήματα όπως είναι το UNIX, VMS, IBM να υποστηρίζεται από σύγχρονο multi-user, multitasking λειτουργικό σύστημα και να συνεργάζεται με όλες τις γνωστές βάσεις δεδομένων της παγκόσμιας αγοράς. Ποιες είναι όμως οι βασικές λειτουργίες ενός ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος αποθήκης και πώς εντάσσονται στον καθημερινό κύκλο εργασιών και δραστηριοτήτων αυτής; Ξεκινάμε με την εισαγωγή ειδών στην αποθήκη. Η παραλαβή μπορεί να γίνει από τις ράμπες φόρτωσης ή από την παραγωγή. Στο σημείο αυτό ταυτοποιούνται από το σύστημα οι Μ.Α και εκτυπώνονται ετικέτες με barcode. Στη συνέχεια με τη χρήση ασύρματου τερματικού ο χειριστής σαρώνει τη μονάδα αποθήκευσης και το σύστημα τρέχοντας ειδικούς αλγόριθμους προτείνει την θέση στην οποία θα αποθηκευτεί το είδος. Ο χειριστής αφού τοποθετήσει την μονάδα αποθήκευσης στην προτεινόμενη θέση σαρώνει πάλι το barcode της θέσης και επιβεβαιώνει τη συναλλαγή. Το σύστημα εκτός των άλλων πρέπει να έχει τη δυνατότητα να προτείνει εναλλακτικές θέσεις, να δέχεται και να καταγράφει τις παραβάσεις, να μπορεί να διαχειριστεί περιπτώσεις παραλαβής στην προαποθήκη ή παραλαβής επιστροφών και να δίνει τη δυνατότητα για δέσμευση και αποδέσμευση μονάδων αποθήκευσης, για ποιοτικό έλεγχο, συγκεκριμένο πελάτη κ.α. Ακόμα το πληροφοριακό σύστημα πρέπει να αναλαμβάνει την έκδοση εντύπων που αφορούν την παραλαβή, να δίνει τη δυνατότητα για προεκτύπωση ετικετών barcode και για διαχείριση εντολών παραλαβής και έκδοση δελτίων εισαγωγής. Ένα άλλο βασικό στάδιο στον κύκλο εργασιών της αποθήκης είναι η προετοιμασία και κατασκευή των λιστών συλλογής και η διαχείριση αυτών. Απαραίτητη προϋπόθεση για το κύκλωμα συλλογής είναι η ύπαρξη κυκλώματος παραγγελιοληψίας. Οι παραγγελίες τροφοδοτούνται στο πληροφοριακό σύστημα αποθήκης από το κεντρικό σύστημα. Παρόλα αυτά πρέπει να έχει και το ίδιο τη δυνατότητα διαχείρισης και εισαγωγής νέων παραγγελιών

59 για λόγους ασφάλειας ή για περισσότερη ευελιξία. Αφού καταχωρηθούν οι παραγγελίες τότε μέσω ειδικών λειτουργιών του πληροφοριακού συστήματος της αποθήκης και ειδικών αλγορίθμων κατασκευάζονται οι λίστες συλλογής. Το σύστημα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα να δημιουργούνται λίστες συλλογής συγκεντρωτικά ή για κάθε παραγγελία ξεχωριστά ή για κάθε δρομολόγιο το οποίο εξυπηρετεί περισσότερες από μια παραγγελίες. Επίσης πρέπει να υπάρχει πλήρης διαχείριση και παρακολούθηση του βαθμού εξυπηρέτησης των λιστών συλλογής και να δίνεται δυνατότητα στα ασύρματα τερματικά να εξυπηρετούν σε πραγματικό χρόνο (Real time) κάθε φορά και διαφορετική εντολή. Η διαδικασία της συλλογής γίνεται και αυτή μέσω ασύρματων τερματικών. Το πληροφοριακό σύστημα της αποθήκης πρέπει να έχει τη δυνατότητα να εκχωρεί μια ή περισσότερες λίστες συλλογής σε κάθε τερματικό. Ο χειριστής αφού λάβει στην οθόνη του τερματικού του, πληροφορία για τη θέση και τη μονάδα αποθήκευσης που πρέπει να συλλέξει πηγαίνει και επιβεβαιώνει την συλλογή σαρώνοντας τα Barcode της θέσης και της μονάδας αποθήκευσης. Και σε αυτή την περίπτωση πρέπει να έχει τη δυνατότητα να ζητήσει εναλλακτική μονάδα αποθήκευσης. Άλλες βασικές συναλλαγές που πρέπει να εξυπηρετήσει το σύστημα είναι η απογραφή και η τακτοποίηση της αποθήκης ώστε να διασφαλιστεί ότι η απόκλιση ανάμεσα στη φυσική με την μηχανογραφική αποθήκη να βρίσκονται πάντα σε ταύτιση. Για την υλοποίηση των λειτουργιών της απόθεσης και της δημιουργίας των λιστών συλλογής πρέπει να χρησιμοποιούνται αλγόριθμοι με κριτήρια όπως η υπάρχουσα κατάσταση της θέσης και της μονάδας αποθήκευσης, η χωρητικότητα των αποθηκευτικών χώρων, οι προτεραιότητες, το κόστος αλλαγής διαδρόμου κ.α. Επίσης πρέπει να δίνεται η δυνατότητα στον προϊστάμενο αποθήκης ή στον Logistic manager της επιχείρησης να χρησιμοποιεί συνδυασμούς κριτηρίων ώστε να εφαρμόζει κάθε φορά διαφορετικές πολιτικές απόθεσης και συλλογής, αν το επιθυμεί. Στο τελευταίο στάδιο του κύκλου εργασιών της αποθήκης, δηλαδή την φόρτωση και αποστολή, το πληροφοριακό σύστημα της αποθήκης πρέπει να έχει τη δυνατότητα για διαχείριση εντολών παράδοσης, για έκδοση δελτίων αποστολής, ετικέτας πελάτη καθώς και για αποπαλετοποίηση και αν χρειαστεί νέα παλετοποίηση ειδών, επιβεβαίωση και έλεγχο της παραγγελίας. Ένα σημαντικό τμήμα λειτουργίας του ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος αποθήκης το οποίο μάλιστα θα χρησιμοποιείται και θα εκτιμάται ιδιαίτερα από τα διοικητικά στελέχη της επιχείρησης πρέπει να είναι το τμήμα δεικτών και στατιστικών απόδοσης της αποθήκης. Η εξαγωγή πληροφοριών όπως συλλεχθείσες ή παραληφθείσες Μ.Α ανά εργατοώρα, πληρότητα αποθηκευτικών χώρων, δείκτες απόδοσης χειριστών και παλετοφόρων οχημάτων κ.λ.π., συνεπάγεται περισσότερη πληροφορία στο κέντρο αποφάσεων με συνέπεια την μέγιστη αξιοποίηση του χώρου, την μείωση του κόστους και την γρήγορη και αποδοτική εκτέλεση των εργασιών. Πέρα από αυτές τις βασικές για τον κύκλο εργασιών της αποθήκης λειτουργίες, ένα πληροφοριακό σύστημα για να θεωρηθεί ολοκληρωμένο πρέπει να περιλαμβάνει και επιπλέον state of the art εργαλεία λογισμικού όπως μια γραφική τοπογραφική απεικόνιση της αποθήκης η οποία θα επιτρέπει σε κατάλληλα εξουσιοδοτημένους χρήστες να σχεδιάζουν, να ορίζουν και να τροποποιούν τα χαρακτηριστικά της αποθήκης. Ένα τέτοιο εργαλείο θα μπορεί να απεικονίσει σε κάτοψη αλλά και σε προοπτική τους αποθηκευτικούς χώρους αλλά και να δώσει γραφικά πληροφορίες για το περιεχόμενό τους, τις διαστάσεις, τη χωρητικότητα, την ευκολία πρόσβασης κ.α. Ακόμα μέσω της τοπογραφικής απεικόνισης με δυνατότητα εστίασης σε μια θέση θα μπορούσαμε αν πάρουμε αναλυτικές πληροφορίες για τη θέση και το περιεχόμενό της. Όπως έχει ήδη αναφερθεί, ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα αποθήκης περιλαμβάνει και απαιτεί τη χρήση ασύρματων τερματικών. Το λογισμικό του συστήματος πρέπει να προβλέπει την ύπαρξη ενός εργαλείου λογισμικού το οποίο θα εποπτεύει τη χρήση αυτών των τερματικών και των χρηστών τους. Ο προϊστάμενος αποθήκης με ένα τέτοιο εργαλείο θα μπορεί να επιβλέπει μέσω του Η/Υ του όλες τις συναλλαγές που γίνονται στην αποθήκη και θα μπορεί να επικοινωνήσει σε πραγματικό χρόνο με όποιο χειριστή ασύρματου τερματικού επιθυμεί, είτε για να δρομολογήσει εντολές, είτε για να στείλει μήνυμα. Η

60 παρακολούθηση όλων των συναλλαγών που εκτελούν οι χειριστές των τερματικών θα πρέπει να γίνεται σε ένα κεντρικό monitor ή εναλλακτικά για κάθε χειριστή σε διαφορετικά monitors. Βασική ακόμα λειτουργία πρέπει να είναι η δυνατότητα αναθεώρησης των εντολών συλλογής και η εκχώρηση και δρομολόγηση νέων εντολών συλλογής σε ασύρματα τερματικά, καθώς και η δυνατότητα επεξεργασίας ιστορικών στοιχείων συναλλαγών. Ένα σύγχρονο πληροφοριακό σύστημα αποθήκης, ολοκληρώνεται με πλήθος άλλων ανεξάρτητων modules με σκοπό την πλήρη εκμετάλλευση κάθε πληροφορίας και την μετατροπή της σε επιχειρησιακό όφελος. Χαρακτηριστικά μπορούμε να αναφέρουμε τη χρησιμότητα ενός υποσυστήματος κυκλικής απογραφής απαλλαγμένης από τα χαρτιά και τα έντυπα που συνήθως χρησιμοποιούνται και την υλοποίηση της με κριτήρια όπως το διαθέσιμο προσωπικό, την ταχυκινησία των ειδών, τους κωδικούς των ειδών κ.α. Ένα τέτοιο σύστημα πρέπει να υποστηρίζει πλήρως την περιοδική καταμέτρηση του αποθέματος και να κατευθύνει τον απογραφέα σε συγκεκριμένες θέσεις και χώρους μέσα στην αποθήκη. Ακόμα το πληροφοριακό σύστημα πρέπει να περιέχει πλήρη διαχείριση του προσωπικού της αποθήκης, τον έλεγχο των βραδιών, αδειών κ.α. Τέλος με τη χρήση του internet να επιτρέπει σε απομακρυσμένους σταθμούς εργασίας, την πρόσβαση, την καταχώρηση εντολών παραλαβής παράδοσης, τον on-line έλεγχο αποθέματος κ.α. Συνοψίζοντας λοιπόν τα παραπάνω μπορούμε να πούμε ότι η χρήση Barcode η εφαρμογή ασύρματης τεχνολογίας (RF) και η λειτουργία ενός πλήρους λογισμικού αποθήκης ενισχυμένο με state of the art ανεξάρτητα modules συνθέτουν ένα πλήρες, σύγχρονο και ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα αποθήκης. Τα πλεονεκτήματα ενός τέτοιου συστήματος είναι πολλά και άμεσα. Με την εφαρμογή του έχουμε γρήγορες και αποδοτικές συναλλαγές, μέγιστη αξιοποίηση και λειτουργικότητα του αποθηκευτικού χώρου, ακρίβεια στη γνώση του αποθέματος με συνέπεια τη βελτίωση της ποιότητας της υπηρεσίας προς τον πελάτη και εκμηδένιση των απωλειών. Ο χρόνος αποθήκευσης του αποθέματος και η ποσότητα ληγμένων παρτίδων ελαχιστοποιούνται με συνέπεια την μείωση του λειτουργικού κόστους της αποθήκης και των ζημιών. Έχουμε άμεση πληροφόρηση για την εκτέλεση των παραγγελιών σε πραγματικό χρόνο και μειώνεται ο κίνδυνος έλλειψης αποθέματος. Με την κατάργηση των εντύπων και των πληκτρολογήσεων έχουμε αύξηση της ταχύτητας διεκπεραίωσης και παραγωγικότητας ενώ τέλος μειώνεται ο χρόνος παράδοσης με αποτέλεσμα την εξυπηρέτηση των πελατών. Τα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα και επιχειρησιακά οφέλη που αποκτά η επιχείρηση με την εφαρμογή ενός τέτοιου πληροφοριακού συστήματος δεν είναι μόνο αυτά αφού μπορούμε να τα συνοψίσουμε σε μια φράση. «Περικοπή κόστους ισοδυναμεί με αύξηση των πωλήσεων που ισοδυναμεί με κέρδος». Πραγματικά ένα τέτοιο σύστημα συνεισφέρει στη μείωση του κόστους είτε αυτό λέγεται κόστος μεταφοράς, κόστος προσωπικού, κόστος παραγγελιών, κόστος διαχείρισης αποθέματος κ.α. Οι νέες τεχνολογίες θα αποτελέσουν τις παραμέτρους και το κλειδί για τη σύγχρονη και λειτουργική αποθήκη. Η σύγχρονη επιχείρηση οφείλει να συνειδητοποιήσει τα οφέλη που προκύπτουν από τη χρήση της και να επενδύσει σε αυτή την ευκαιρία για ανάπτυξη. Ο ρόλος της αποθήκης είναι πολύ σημαντικός και οι συνθήκες έχουν ωριμάσει για την εγκατάσταση και εφαρμογή τέτοιων ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων σαν συνολική λύση και υποστήριξη στα προβλήματα της αποθήκευσης. Πολλές ελληνικές επιχειρήσεις έχουν καταλάβει ότι η αναγνώριση της σημαντικής θέσης που κατέχει η αποθήκη στην αλυσίδα των Logistics λειτουργεί σαν καθρέπτης για την εικόνα τους. Έτσι έχουν αρχίσει να κάνουν σοβαρές επενδύσεις στο αποθηκευτικό κύκλωμα και στον τομέα των νέων τεχνολογιών και των πληροφοριακών συστημάτων. Το μέλλον στο χώρο φαίνεται προκαθορισμένο και οι πρότυπες και πλήρως αυτοματοποιημένες αποθήκες δεν είναι μακριά, απλώς οι επιχειρήσεις που θα ξεκινήσουν τώρα, θα έχουν το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα καθώς θα βρίσκονται λίγο πιο κοντά τους. 9.6 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ERP

61 Σε αυτό εδώ το σημείο θα αναλύσουμε τα κυριότερα συστήματα ERP τα οποία κυκλοφορούν στην ελληνική αγορά από τις μεγαλύτερες εταιρείες λογισμικού που εδρεύουν στην Ελλάδα. Έτσι θα αναπτύξουμε μια σύντομη περιγραφή της εταιρείας καθώς και θα αναλύσουμε τα βασικότερα σημεία των συστημάτων ERP όπως είναι τα διαγράμματα ροής, οι βάσεις δεδομένων κ.α. Τα βασικότερα πακέτα λογισμικού που κυκλοφορούν στην ελληνική αγορά απεικονίζονται στο πίνακα 9.6 παρακάτω. Όνομα πακέτου Κατασκευαστής Αντιπρόσωπος Κόστος αγοράς Χρόνος εγκατάστ. Κόστος εκπαιδ. Κόστος πλατφόρμας Computer logic Computer logic Computer logic Βάσει προδιαγραφών Ανάλογα με το Εξαρτάται Εξαρτάται Μέγεθος του έργου Orama 2000 Quality and Quality and Από μήνες Περιλαμβάνεται e Relability relability e στην αρχική τιμή Platinum SQL Platinum software Δέλτα πληροφορική Εξαρτάται Από 3 μήνες Εξαρτάται Εξαρτάται SAP R/3 SAP Γερμανίας SAP Hellas Από e Από 3 μήνες Εξαρτάται Από e Singular Singular Singular Εξαρτάται Από 1 12 μήνες Εξαρτάται από Ανάλογα με τον Enterprise την επιχείρηση Η/Υ Max for Micro MRP Mancom e (5 users) 4 8 μήνες 450 e ανά άνθρωπο 900 e για 5 users Windows Συστήματα e (30 users) Πίνακας 9.6 Τα κυριότερα συστήματα ERP

62 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΟΥ ERP HELLINAS Στο κεφάλαιο αυτό θα παρουσιάσουμε και θα αναλύσουμε το σύστημα hellinas, ένα σύστημα μηχανογράφησης και διαχείρισης των πόρων της Υπηρεσίας Πολιτικής Αεροπορίας και το οποίο αναπτύχθηκε για τις ανάγκες της μηχανογράφησης της Υ.Π.Α (Υπηρεσία Πολιτικής Αεροπορίας) σε συνεργασία με τον διεθνή οργανισμό Euro control που εδρεύει στις Βρυξέλλες αλλά και την Αγγλική εταιρεία λογισμικού Europa Technical Solutions ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ HELLINAS Όπως αναφέρθηκε και στην εισαγωγή του κεφαλαίου το project HELLINAS αποτελεί μία συντονισμένη προσπάθεια της Υ.Π.Α. αλλά και του Euro control με σκοπό την μηχανογράφηση αλλά και την πιο αποτελεσματική διαχείριση των πόρων της υπηρεσίας, ώστε να αντεπεξέλθει στις όλο και αυξανόμενες απαιτήσεις της σύγχρονης εποχής που ζητά ταχύτητα, οργάνωση αλλά και αποτελεσματικότητα στην διαχείριση των στοιχείων. Το Euro control βάσει της ειδικής συμφωνίας με την Υπηρεσία Πολιτικής Αεροπορίας όρισε διαγωνισμό για την ανάθεση της κατασκευής του ERP συστήματος. Μέσω του διαγωνισμού αυτού η ανάθεση του project έγινε στην εταιρεία λογισμικού Europa Technical Solutions Ltd. Το κόστος της κατασκευής του ανέρχεται στα euro και η παράδοσή και εγκατάσταση του στην Υ.Π.Α. σε πρώτη φάση οριοθετήθηκε βάσει της συμβάσεως στις αρχές του Οκτωβρίου Σε πρώτη φάση προβλέπεται η on-line σύνδεση των εμπλεκομένων μονάδων της Κεντρικής Υπηρεσίας αλλά και αυτών του ΛΕΚ. Σε δεύτερη φάση προβλέπεται σύνδεση των λοιπών περιφερειακών μονάδων όπως είναι οι αερολιμένες με την Κεντρική Υπηρεσία και τις μονάδες του ΛΕΚ. Οι βασικές αρχές που διέπουν το HELLINAS είναι οι εξής: Να κάνει κατά ένα επίσημο τρόπο σαφή τις οικονομικές διεργασίες, δουλειές και ευθύνες. Η ανάπτυξη χωριστών δαπανών για την διευκόλυνση της κάλυψης του κόστους κάθε υπηρεσίας από τους χρήστες της υπηρεσίας. Αναλυτική καταγραφή όλων των δαπανών. Να διευκολύνει την όλη εσωτερική επικοινωνιακή διαδικασία. Η παροχή πληροφοριών αλλά και η ενημέρωση της κεντρικής υπηρεσίας από όλους τους αερολιμένες της Ελλάδος μέσω του δικτύου επικοινωνίας (WAN). Η απλοποίηση των διαδικασιών όσον αφορά την κεντρική υπηρεσία αλλά και την δυνατότητα καταχώρισης πολλαπλών στοιχείων σε μεγάλες βάσεις δεδομένων (data bases) με ταυτόχρονη ανάκτηση τους ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΗΣ Υ.Π.Α. (Υπηρεσία Πολιτικής Αεροπορίας)

63 Η Πολιτική Αεροπορία στην Ελλάδα είναι υπό την ευθύνη της ελληνικής αρχής πολιτικής αεροπορίας (HCAA), η οποία είναι δημόσια υπηρεσία που υπάγεται στο Υπουργείο Μεταφορών και Επικοινωνιών. Η ελληνική αρχή πολιτικής αεροπορίας είναι η ελληνική ρυθμιστική αρχή και είναι η αρμόδια για την πιστοποίηση των αστικών αεροσκαφών και του εξοπλισμού, για την έρευνα ατυχημάτων αεροσκαφών και εποπτεύει την ασφάλεια της αεροπορίας. Ο ακόλουθος πίνακας απαριθμεί τις πληροφορίες για τον ελληνικό φορέα παροχής υπηρεσιών αεροπλοΐας (ANSP s) : [18] Παροχέας δημόσιων υπηρεσιών αεροναυτιλίας Χωρισμός από τη ρυθμιστική αρχή Διοίκηση Ιδιοκτησία Ελληνική αρχή πολιτικής αεροπορίας Κανένας χωρισμός Δημόσιο Δημόσιο Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΗΣ Υ.Π.Α. Η οργανωτική δομή της Υπηρεσίας Πολιτικής Αεροπορίας απεικονίζεται στο σχήμα 10.2 το οποίο και παρατίθεται παρακάτω: Minister of Transport and Communications Governor Headquarters Deputy Governor Deputy Governor Deputy Governor Director General Air Transportation Director General Air Navigation Director General Administrative Support Air Transportation Flight Standards Airport Operation Technical Services Electromechanical Protection Environmental Protection Air Traffic Services Electronics Telecommunicatio ns Personnel Organization Development Finance/Supply Training Emergency Supervising Legal Affairs Airport Security. Air Traffic Modernization Section Technical Operational Control Flight Inspection Unit Accounting and Supply Center Airports Area Air Navigation Electronic Installations and Applications Center Civil Aviation Training Center Special Services Regional Services Overall Organisation of the HCAA Σχήμα 10.2: Συνολική οργάνωση της Υπηρεσίας Πολιτικής Αεροπορίας Υπηρεσίες εναέριας κυκλοφορίας Δύο είναι τα είδη οργάνωσης των υπηρεσιών εναέριας κυκλοφορίας και αυτά προσδιορίζονται ως εξής:

64 Κεντρική οργάνωση των υπηρεσιών εναέριας κυκλοφορίας Η κυβερνητική αρχή που είναι αρμόδια για τη γενική διοίκηση των υπηρεσιών εναέριας κυκλοφορίας που παρέχονται για τη διεθνή πολιτική αεροπορία είναι η ελληνική αρχή πολιτικής αεροπορίας (HCAA). Η διεύθυνση υπηρεσιών εναέριας κυκλοφορίας (HCAA/HQ/D4) αποτελεί επιτελική διεύθυνση και λαμβάνει τις αποφάσεις σχετικά με τις υπηρεσίες εναέριας κυκλοφορίας. Αυτή η διεύθυνση είναι αρμόδια για τη γενική λειτουργία των υπηρεσιών εναέριας κυκλοφορίας (όπως επίβλεψη, ανάλυση των γεγονότων εναέριας κυκλοφορίας και άλλα), για την αυτοματοποίηση της εναέριας κυκλοφορίας, για τις διαδικασίες προσέγγισης και απογείωσης αεροσκαφών. Περιφερειακή οργάνωση των υπηρεσιών εναέριας κυκλοφορίας Η λειτουργία των υπηρεσιών εναέριας κυκλοφορίας είναι υποχρέωση των περιφερειακών υπηρεσιών της Υ.Π.Α. Αυτές οι υπηρεσίες εναέριας κυκλοφορίας που παρέχονται περιφερειακά μέσα στο FIR (περιοχή πληροφοριών πτήσεως) Athens οργανώνονται κάτω από το τμήμα αεροναυτιλίας της περιοχής του κάθε αερολιμένα[18]. Διοίκηση πολιτικής αεροπορίας Ο ακόλουθος πίνακας υποβάλει τα ονόματα των διευθυντών της Ελληνικής Αρχής Πολιτικής Αεροπορίας (HCAA), οι οποίοι είναι και κυρίως αρμόδιοι για τις εξυπηρετήσεις ελέγχου εναέριας κυκλοφορίας. Αρμόδια αρχή Μεταφορά και επικοινωνίες Αρχή πολιτικής αεροπορίας Ο προμηθευτής της αστικής εναέριας κυκλοφορίας Ελληνική αρχή πολιτικής αεροπορίας (HCAA) Κυβερνήτης Αναπληρωτής κυβερνήτης αρμόδιος για το ATS Διευθυντής γενικής αεροναυτιλίας Επικεφαλής του τμήματος αεροναυτιλίας περιοχής HCAA Δομή και αρμοδιότητες της Διεύθυνσης Οικονομικού και Εφοδιασμού Σύμφωνα με το άρθρο 15 του τρέχοντος Προεδρικού Διατάγματος η Διεύθυνση Οικονομικού και Εφοδιασμού περιλαμβάνει τα εξής τμήματα: Τμήμα προϋπολογισμού και δαπανών Τμήμα Λογιστικού Τμήμα Οικονομικών εκμεταλλεύσεων και Αεροπορικών Προσόδων Τμήμα Κανονισμών Διαδικασιών και προγράμματος Τμήμα Προμηθειών Τμήμα Υλικού Συντήρησης και βασικού εξοπλισμού

65 Τα καθήκοντα της Διεύθυνσης Οικονομικού και Εφοδιασμού θα κατανεμηθούν ανά τμήμα ως εξής: Τμήμα Προϋπολογισμού και Δαπανών: Κατάρτιση και εκτέλεση τακτικού προϋπολογισμού εσόδων και εξόδων Υ.Π.Α. καθώς και του προϋπολογισμού Δημοσίων Επενδύσεων. Κατανομή πάγιας προκαταβολής και παροχή ορίων πιστώσεων προς τις μονάδες Υ.Π.Α. Χειρισμός θεμάτων επιχορηγήσεων. Εισήγηση επί εγκρίσεων δαπανών. Εκτέλεση δαπανών πληρωμών εξωτερικού ως και εκτέλεση δαπανών εσωτερικού για διάφορες εργασίες της Υ.Π.Α. Τμήμα Λογιστικού: Οργάνωση λογιστικού συστήματος και εκπόνηση αντίστοιχου κανονισμού και οδηγιών για την παρακολούθηση των χρηματικών περιουσιακών στοιχείων καθώς και των εξόδων και εσόδων. Τμήμα Οικονομικών Εκμεταλλεύσεων και Αεροπορικών: Εισήγηση επί των οικονομικών εκμεταλλεύσεων. Ανάπτυξη των οικονομικών εκμεταλλεύσεων της Υ.Π.Α. Εκπόνηση κανονισμών και διαδικασιών βεβαιώσεως και είσπραξης των αντίστοιχων εσόδων. Εισήγηση επί των αεροπορικών προόδων. Τμήμα Κανονισμών-Διαδικασιών και Προγράμματος: Εκπόνηση και παρακολούθηση εφαρμογής κανονισμών και διαδικασιών επί θεμάτων εφοδιασμού και διαχείρισης γενικά του υλικού της Υ.Π.Α. Οργάνωση αποθηκών και εκτίμηση σχετικών απαιτήσεων σε πάσης φύσεως υλικά. Κατάρτιση και παρακολούθηση εκτέλεσης γενικού προγράμματος προμηθειών Υ.Π.Α. Τμήμα Προμηθειών: Εκπόνηση και παρακολούθηση εφαρμογής κανονισμού και διαδικασιών επί θεμάτων προμηθειών. Κατάρτιση όρων διακήρυξης, εισήγηση κατακυρωτικών αποφάσεων και συμβάσεων. Επιμέλεια υλοποίησης προγράμματος προμηθειών. Τμήμα Υλικού Συντήρησης και Βασικού Εξοπλισμού: Καθορισμός γενικών απαιτήσεων ανεφοδιασμού σε υλικά συντήρησης και καύσιμα. Καθορισμός και αναθεώρηση των γενικών συνθέσεων υλικών εξοπλισμού μονάδων Υ.Π.Α. Παρακολούθηση, ανακατανομή και έγκριση χορήγησης υλικών μείζονος εξοπλισμού. Δομή και αρμοδιότητες του Λογιστικού και Εφοδιαστικού Κέντρου (ΛΕΚ) Σύμφωνα με το άρθρο 24 του τρέχοντος Προεδρικού Διατάγματος, το Λογιστικό και Εφοδιαστικό Κέντρο (ΛΕΚ) περιλαμβάνει τα εξής τμήματα: Τμήμα Μισθοδοσίας Τμήμα Κεντρικού τμήμα Λογιστηρίου και Εσόδων Τμήμα Λογιστηρίου Υλικού και Προβλέψεων Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης Τμήμα Υλικού και Αποθηκών Τμήμα χρηματικού και Προμηθειών. Τα καθήκοντα του ΛΕΚ θα κατανεμηθούν ανά τμήμα ως εξής:

66 Τμήμα Μισθοδοσίας : Χειρισμός των θεμάτων σχετικά με την πληρωμή των μισθών του προσωπικού της HCAA. Τμήμα Κεντρικού τμήμα Λογιστηρίου και Εσόδων:Τήρηση των λογιστικών λογαριασμών των περιουσιακών στοιχείων της Υ.Π.Α. Κατάρτιση ισοζυγίων και ισολογισμών οικονομικών αποτελεσμάτων. Μέριμνα βεβαίωσης και είσπραξη εσόδων Υ.Π.Α και παρακολούθηση συμβάσεων μίσθωσης χώρου και δικαιωμάτων αερολιμένων. Τμήμα Λογιστηρίου Υλικού και Προβλέψεων:Τήρηση λογιστικής των λογαριασμών υλικού της Υ.Π.Α. Παρακολούθηση και τήρηση ορίων αποθεμάτων υλικού. Προπαρασκευή της παράδοσης διαχειρίσεων Υ.Π.Α. Τήρηση των υπό των οικείων κανονισμών καθοριζόμενων βιβλίων, δικαιολογητικών κ.α. Τμήμα Τεχνικής Υποστήριξης:Επίβλεψη της συντήρησης του αποθηκευμένου υλικού. Επιμέλεια ταξινόμησης, κωδικοποίησης και έκδοσης μηχανογραφημένων καταλόγων υλικού Υ.Π.Α. Σύνταξη απογραφών βασικού εξοπλισμού και τήρηση σχετικού αρχείου. Τμήμα Υλικού και Αποθηκών: Οργάνωση και λειτουργία των αποθηκών. Παραλαβή, αποθήκευση, χορήγηση λογαριασμών υπολοίπων του πάσης φύσεως υλικού. Επίβλεψη κανονικής εναποθήκευσης και συντήρησης του υλικού και παρακολούθησης του. Τμήμα χρηματικού και Προμηθειών: Εκτέλεση των διαγωνισμών για την υλοποίηση του τακτικού ετήσιου προγράμματος υλικού συντήρησης και εξοπλισμού. Μέριμνα για το χρηματικό εφοδιασμό των μονάδων Υ.Π.Α και εκτέλεση των πάσης φύσεως χρηματικών δοσοληψιών της Υ.Π.Α ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΟΥ ERP HELLINAS Οι βασικοί τομείς του μηχανογραφικού συστήματος Hellinas και οι οποίοι θα περιγραφούν παρακάτω αναλυτικά είναι οι εξής : Οι δαπάνες και ο προϋπολογισμός Τα έσοδα Το πάγιο ενεργητικό Οι διοικητικές εκθέσεις του ισολογισμού, των αποτελεσμάτων χρήσης καθώς και καταστάσεις εσόδων και εξόδων Κοστολόγηση ΔΑΠΑΝΕΣ ΚΑΙ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ Η βασική φιλοσοφία πάνω στην οποία βασίζεται το Project Hellinas απεικονίζεται στο παρακάτω σχήμα[18]:

67 Σχήμα 10.3 Ανάλυση του Project Hellinas Το σύστημα θα πρέπει να είναι σε θέση να απαντήσει σε τρεις βασικές ερωτήσεις : Τι χρήματα ξοδεύονται Πού ξοδεύονται Γιατί ξοδεύονται.