ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ

Transcript

1 ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΙΓΑΙΟΥ ΣΧΟΛΗ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΤΗΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΤΜΗΜΑ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΟΡΓΑΝΩΣΗ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Δρ. Ιάσων Κουφοδόντης - Δρ. Οδυσσέας Σακελλαρίδης Ενότητες Μαθήματος E2 I. ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ 1. Η Σημασία της Πληροφορίας για τη Σύγχρονη Επιχείρηση 2. Δεδομένα και Πληροφορίες 3. Στρατηγικές & Πολιτικές Οργάνωσης Πληροφοριών II. ΔΙΑΚΙΝΗΣΗ ΚΑΙ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ III. ΑΞΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ IV. ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ 1

2 Πληροφορίες Δεδομένα - Γνώση E3 Σοφία Γνώση Πληροφορίες Δεδομένα Πυραμίδα της Γνώσης Διαχείριση Δεδομένων: Εξέλιξη E4 2

3 E5 Όγκος & Κατανάλωση Πληροφοριών Μοντελοποίηση Δεδομένων E6 3

4 Αναπαράσταση Δεδομένων E7 Δεδομένα - Bytes E8 Μονάδα Ίση με Περίπου Παράδειγμα Byte 1 byte 1 Ένας χαρακτήρας π.χ. Α Kilobyte 10 3 bytes 1.000(1.024) Μία σελίδα κείμενο Megabyte 10 6 bytes Μία μικρή φωτογραφία Gigabyte 10 9 bytes ,5 λεπτά βίντεο υψηλής ανάλυσης Terabyte bytes Ο μεγαλύτερος σκληρός δίσκος του εμπορίου Petabyte bytes Οιπληροφορίες των μισών ακαδημαϊκών βιβλιοθηκών των ΗΠΑ Exabyte bytes Η χωρητικότητα όλων των δίσκων υπολογιστών στην Ελλάδα Zettabyte bytes

5 E9 Αναπαράσταση Αριθμών & Κειμένων Αναπαράσταση Πολυμέσων E10 Κείμενο Ήχος Εικόνα Βίντεο Αλληλεπίδραση 5

6 Αναπαράσταση Ήχων E11 Αναπαράσταση Εικόνων E12 6

7 Υπερκείμενα και Υπερμέσα E13 Τα Υπερμέσαείναι η λογική επέκταση του όρου υπερκείμενα. Κείμενα, εικόνες, ήχοι, βίντεο, και διασυνδέσεις συνδυάζονται σε ένα μη γραμμικό μοντέλο πληροφοριών. (Τα πολυμέσαείναι γενικά γραμμικά, δηλ. χωρίς αλληλεπίδραση) Τα υπερκείμενα αποτελούν τη βάση του WWW επιτρέποντας το διαμοιρασμό και τη διακίνηση δεδομένων μέσω του διαδικτύου. Μετα-Δεδομένα E14 Μετα-δεδομένα ή μεταδεδομένα ή μετα-πληροφορίες: Δεδομένα σχετικά με δεδομένα Αφορά τόσο ηλεκτρονικά όσο και φυσικά αντικείμενα και δεδομένα Αξιοποίηση από επιχειρήσεις και οργανισμούς Είδη μετα-δεδομένων: Δομικά (περιγραφή δομών και οργάνωσης πληροφοριών π.χ. αρχεία βάσης δεδομένων) Περιγραφικά (καθοδήγηση για ευκολότερη εύρεση στοιχείων, π.χ. κατηγορίες ή λέξεις κλειδιά) 7

8 1 Κεφάλαιο 3 Στρατηγικές & Πολιτικές Οργάνωσης Πληροφοριών Ιστορική εξέλιξη: μοντέλο των 3 εποχών Σύγχρονες στρατηγικές & πολιτικές διαχείρισης Θεματικές εργασιών και οδηγίες εκπόνησης 2 Ιστορική Εξέλιξη: Πρώιμα Μοντέλα Ειδικά Αιτήματα Πληροφορίες Πολιτικής (Σχεδιασμός) Υποστήριξη Αποφάσεων Αιτήματα Πληροφοριών Πληροφορίες Διοίκησης Επιχειρησιακών Λειτουργιών (Έλεγχος) Αναφορές κατ Απαίτηση Συναλλαγές Μισθοδοσία Έσοδα Έξοδα Αποθέματα Παραγωγή Μηχανική Έρευνα- Ανάπτυξη Μάρκετινγκ Προγραμματισμένες αναφορές R.V. Head, Management Information Systems: A Critical Appraisal. Datamation 13 5 (1967), pp

9 3 Ιστορική Εξέλιξη: Μοντέλο 3 Εποχών DP (Data Processing) ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ MIS (Management Information System) ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ SIS (Strategic Information System) ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΑ ΠΛΗΡΟ- ΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 1 Η ΕΠΟΧΗ 2 Η ΕΠΟΧΗ 3 Η ΕΠΟΧΗ Automate ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΣ Informate ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗ Transformate ΜΕΤΑΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ (1) Ward J.& Peppard J. (2003). 'Strategic Planning for Information Systems', Publisher John Wiley & Sons, ISBN: (2) Andresen J, Baldwin A, Betts M, Carter C, Hamilton A, Stokes E & Thorpe T (2000):'A Framework for Measuring IT Innovation Benefits', Electronic Journal of Information Technology in Construction, Vol. 5, June, No. 4, P DP, MIS, SIS Εποχή DP Εποχή MIS Εποχή SIS Φύση της Τεχνολογίας Φύση Λειτουργίας Θέματα Ανάπτυξης Συστημάτων Λόγοι Χρήσης Τεχνολογίας Χαρακτηριστικά Συστημάτων Διάσπαρτοι υπολογιστές (περιορισμοί υλικού) Απομακρυσμένη, έλεγχος χρηστών από διαχειριστές Τεχνικά θέματα (προγραμματισμός) Μείωση κόστους (επίκεντρο: τεχνολογία) Λειτουργικά (εσωτερικά) Κατανεμημένοι διασυνδεδεμένοι (περιορ. λογισμικού) Ρυθμιζόμενη από ειδικευμένα τμήματα Υποστήριξη αναγκών χρηστών (διαχ. πληροφοριών) Υποστήριξη επιχειρηματικότητας (επίκεντρο: χρήστης) Διαχειριστικά / έλεγχος Ολοκληρωμένα δίκτυα (περιορισμοί οράματος) Διαθέσιμο και υποστηρικτικό προς χρήστες Σε συνδυασμό με επιχειρηματική στρατηγική Βάση της δραστηριότητας; (επίκ.: επιχείρηση) Ευέλικτα / στρατηγικά; (εξωτερικά;) 9

10 5 Πλαίσιο Εξέλιξης Εποχή DP Εποχή MIS Εποχή SIS Θεσμικό Πλαίσιο Ελεγχόμενο Μονοπώλιο Ελεύθερη Αγορά Συνεργατικότητα Κύριος Στόχος Οργανισμός Άτομα Κλαδική Ολοκλήρωση Σκοπός Παραγωγικότητα Ατομική /Ομαδική Αποδοτικότητα Δημιουργία Αξίας 6 Μετάβαση από DP σε MIS Αλλαγές στον τρόπο διαχείρισης των πόρων του εξοπλισμού και του λογισμικού των πληροφοριακών συστημάτων. Αλλαγές στον τρόπο αξιολόγησης και εκτίμησης του ρόλου των πληροφοριών και των πληροφοριακών συστημάτων. Στρατηγική διαχείρισης πληροφοριών και πληροφοριακών συστημάτων. 10

11 7 Εποχές και Τεχνολογικές Εξελίξεις Ανάπτυξη και καινοτομίες διαχείρισης πληροφοριών που επέτρεψαν την εξέλιξη: Υλικό Μείωση κόστους και όγκου εξοπλισμού. Λογισμικό Αύξηση διαθεσιμότητας, μεγαλύτερη ευελιξία λειτουργικών συστημάτων, ταχύτερη ανάπτυξη εμπορικών εφαρμογών, καλύτερα αποτελέσματα με μικρότερες απαιτήσεις από τους τελικούς χρήστες. Μέθοδοι Βελτιωμένη οργάνωση, καλύτερος συντονισμός, δυνατότητα υποστήριξης πολλαπλών έργων. 8 Διδάγματα από τις Εποχές DP και MIS1/2 Πλεονεκτήματα Ο αυτοματισμός μέσω της διαχείρισης δεδομένων (DP) δεν αλλάζει σημαντικά τις επιχειρησιακές λειτουργίες, δημιουργεί ωστόσο ένα ανταγωνιστικό πλεονέκτημα ως προς τη λειτουργική αποτελεσματικότητα. Η διαχείριση δεδομένων (DP) παρέχει τα μέσα στη διοίκηση για καλύτερη λήψη αποφάσεων σε σχέση με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (MIS)επιτρέπουν πιο αποτελεσματική επεξεργασία πληροφοριών και καλύτερους τρόπους επικοινωνίας και παρουσίασης πληροφοριών προς τη διοίκηση. 11

12 9 Διδάγματα από τις Εποχές DP και MIS2/2 Μειονεκτήματα Ο υπεύθυνος διαχείρισης δεδομένων πρέπει να κατανοεί συνολικά τη διαδικασία και όχι απλά τα προγράμματα επεξεργασίας δεδομένων προκειμένου να σχεδιάσει ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα. Η διαχείριση δεδομένων (DP) πρέπει να ενσωματώνει απαιτήσεις και πιο λεπτομερή ανάλυση των δεδομένων. Η διαχείριση δεδομένων (DP) απαιτεί εκτεταμένη διοίκηση έργου για να συνδυάσει τις λειτουργίες χρήστη και υπεύθυνου διαχείρισης δεδομένων. Η διαχείριση δεδομένων (DP) απαιτεί καλύτερο σχεδιασμό. Η αποδοτικότητα της επένδυσης δεν αποτελεί απαραίτητα στόχο των πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης (MIS). 10 Διακριτοί Στόχοι ανά Εποχή DP ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ MIS ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ SIS ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΑ ΠΛΗΡΟ- ΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 1 Η ΕΠΟΧΗ 2 Η ΕΠΟΧΗ 3 Η ΕΠΟΧΗ ΣΤΟΧΟΣ: Βελτίωση λειτουργικής αποδοτικότητας με αυτοματοποίηση διαδικασιών ΣΤΟΧΟΣ: Βελτίωση αποδοτικότητας διοίκησης ΣΤΟΧΟΣ: Βελτίωση ανταγωνιστικότητας με αλλαγή τρόπου και φύσης του επιχειρείν Τα στρατηγικά πληροφοριακά συστήματα (SIS) αποτελούν συστήματα των οποίων οι λειτουργίες διαμορφώνουν τη στρατηγική μίας επιχείρησης ή παρέχουν στην επιχείρηση ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. 12

13 11 Σχέση Μεταξύ Συστημάτων Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (MIS)βασίζονται σε καλά λειτουργικά συστήματα επεξεργασίας δεδομένων (DP). Τα στρατηγικά πληροφοριακά συστήματα (SIS) βασίζονται σε καλά συστήματα επεξεργασίας δεδομένων (DP) για την παροχή των απαιτούμενων και κατάλληλων πληροφοριών. Η διαφορά μεταξύ στρατηγικών πληροφοριακών συστημάτων (SIS)και πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης & επεξεργασίας δεδομένων (MIS/DP)δεν είναι οι λειτουργίες του καθενός αλλά η επίδραση που έχουν στην επιχειρηματική δραστηριότητα. Οι απαιτήσεις των στρατηγικών πληροφοριακών συστημάτων (SIS)μπορεί να είναι τόσο υψηλές που να χρειάζεται να σχεδιαστούν και αναπτυχθούν εκ νέου τα DP και MIS. 12 Το Μέλλον: προς μία 4 η Εποχή Διάκριση μεταξύ βιωσιμότητας / αειφορίαςκαι ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Οι ικανότητες στη διαχείριση των πληροφοριών θα είναι η βασική πηγή αειφόρου πλεονεκτήματος. Οι επιχειρήσεις πρέπει να εστιάζουν λιγότερο στις ίδιες τις νέες τεχνολογίες πληροφορίας και επικοινωνιών και περισσότερο στη διαχείριση των πληροφοριών που κάνουν αυτές. Εποχή DP Εποχή MIS Εποχή SIS 4 η Εποχή; 13

14 13 Επενδύσεις σε ΝΤ και Απόδοση 1/2 Το μειονέκτημα του πρώτου Οι περισσότερες επενδύσεις σε τεχνολογία διαχείρισης πληροφοριών μπορούν εύκολα να αντιγραφούν από τους ανταγωνιστές: Μερικές φορές υπάρχει σημαντικά μικρότερο ρίσκο και μεγαλύτερο όφελος να είναι κανείς δεύτερος Το παράδοξο της παραγωγικότητας Οι επιχειρήσεις πολλές φορές σχεδιάζουν και υλοποιούν μεγάλες επενδύσεις σε τεχνολογίες διαχείρισης πληροφοριών: Εκτεταμένες επενδύσεις σε τεχνολογία συχνά δε μεταφράζονται σε αντίστοιχη εξοικονόμηση πόρων. 14 Επενδύσεις σε ΝΤ και Απόδοση 2/2 Αποδοτικότητα επενδύσεων (Return on Equity -ROE) % Επενδύσεις σε τεχνολογίες διαχείρισης πληροφοριών $ ανά εργαζόμενο 14

15 15 Αειφόρος / Βιώσιμη Ανάπτυξη Μπορεί να υποστηριχθεί ότι η δυνατότητα διαχείρισης πληροφοριών και όχι η ύπαρξη συγκεκριμένων πληροφοριακών συστημάτων είναι η κύρια πηγή αειφόρου ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Κατ επέκταση, η ικανότητα να μαθαίνει κανείς ταχύτερα από τους ανταγωνιστές ίσως μπορεί να θεωρηθεί ότι αποτελεί το κυριότερο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για αειφόρο ανάπτυξη μιας επιχείρησης. 16 Μία Άποψη How you gather, manage, and use information will determine whether you win or lose -Bill Gates Bill Gates, the Speed of Thought:Using a Digital Nervous System, Time Warner NY,

16 17 Πληροφορική & Επιχειρηματικότητα Η αξιοποίησητων νέων τεχνολογιών στη διαχείριση πληροφοριών είναι ο αναμενόμενος τρόπος επιχειρηματικής δράσης. Οι επιχειρήσεις προσδοκούν να βελτιστοποιήσουντις υπάρχουσες διαδικασίες με την εφαρμογή νέων τεχνολογιών. Οι επιχειρήσεις προσπαθούν μέσω των νέων τεχνολογιών να δημιουργήσουν νέες ευκαιρίεςοι οποίες θα αποτελούν πηγή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. 18 Σύγχρονες Προσεγγίσεις Μήτρα Στρατηγικής McFarlan Αλυσίδα Αξίας Porter 16

17 19 Μήτρα Στρατηγικής McFarlan 1/2 ΧΑΜΗΛΗ Τρέχουσα εξάρτηση από NT ΥΨΗΛΗ ΜΙΚΡΟ Μελλοντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα από ΝΤ Υποστήριξη Εφαρμογές που βελτιώνουν διοίκηση & αποτελεσματικότητα αλλά δεν είναι κρίσιμες Π.χ. Λογισμικό σχεδιασμού Παραγωγή Εφαρμογές που είναι κρίσιμες για τη βιωσιμότητα της υπάρχουσας δραστηριότητας Π.χ. Διαχείριση αποθεμάτων (MRP) McFarlan, F. W. (1981). Portfolio approach to information systems. Harvard Business Review(September-October 1981): ΜΕΓΑΛΟ Αποτελέσματα Εφαρμογές που μπορεί να έχουν σημαντική μελλοντική στρατηγική σημασία Π.χ. Έμπειρα συστήματα Στρατηγική Εφαρμογές που είναι κρίσιμες για τη μελλοντική επιτυχία Π.χ. Αυτοματοποιημένη παραγωγή (CIM) 20 Μήτρα Στρατηγικής McFarlan 2/2 ΧΑΜΗΛΗ Τρέχουσα εξάρτηση από NT ΜΙΚΡΟ Υποστήριξη Μικρή επιρροήδιαχείρισης πληροφοριών. Μικρέςδαπάνες για ΝΤ. Κυρίως συστήματα γραφείου. Π.χ. Επιχείρηση σκυροδέματος Παραγωγή Εξελιγμένες εφαρμογές διαχείρισης σε πραγματικό χρόνο. Σημαντικές δαπάνες για ΝΤ. Μελλοντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα από ΝΤ ΜΕΓΑΛΟ Αποτελέσματα Προγράμματακατάρτισης για ανώτερα στελέχη. Μεταφορά τεχνογνωσίας στο προσκήνιο. Π.χ. Λιανικές Πωλήσεις Στρατηγική Η δραστηριότητα διαμορφώνεται με βάση το σύστημα και τις ΝΤ που χρησιμοποιούνται. ΥΨΗΛΗ Π.χ. Διυλιστήριο Π.χ. Ασφαλίσεις, τράπεζες McFarlan, F. W. (1981). Portfolio approach to information systems. Harvard Business Review(September-October 1981):

18 21 Αλυσίδα Αξίας Porter 1/2 Διοίκηση και Διαχείριση SIS: Συνεργατικά Συστήματα Υποστηρικτικές Δραστηριότητες Κύριες Δραστηριότητες Ανθρώπινοι Πόροι SIS: Βάσεις δεδομένων δεξιοτήτων προσωπικού Τεχνολογία SIS: Συστήματα σχεδίασης με τη βοήθεια υπολογιστή Προμήθειες SIS: Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων με αγορά Εφοδιαστική Εισερχομένων SIS: Αυτόματα Συστήματα Αποθήκης (JIT) Λειτουργίες εκμετάλλευσης SIS: Σχεδίαση με τη βοήθεια υπολογιστή (CAD) Εφοδιαστική Εξερχομένων SIS: Online διαχείριση πωλήσεων και παραγγελιών Μάρκετινγκ και Πωλήσεις SIS: Στοχευμένη αλληλεπιδραστική προώθηση Εξυπηρέτηση Πελατών SIS: Σύστημα αρωγής χρηστών (Help Desk) Ανταγωνιστικό Πλεονέκτημα 22 Αλυσίδα Αξίας Porter 2/2 Αλυσίδα Αξίας Προμηθευτών Αλυσίδα Αξίας Επιχείρησης Αλυσίδα Αξίας Διανομής Αλυσίδα Αξίας Πελάτη Στο σύστημα αξιών οι αλυσίδες προμηθευτών, επιχείρησης, διανομέων, και πελατών αλληλοκαλύπτονται διαδοχικά. Η εξερχόμενη εφοδιαστική του προμηθευτή είναι η εισερχόμενη λογιστική της επιχείρησης κ.ο.κ. 18

19 23 Ερωτήσεις; ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Ενημέρωση Τ1 Ανακοινώσεις Γραμματείας (πίνακες, forum) Ιστοσελίδες μαθήματος (e-class) 19

20 ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Επικοινωνία Τ2 Ημέρες και ώρες συνεργασίας: Καθημερινές στο γραφείο διδάσκοντα Μιχάλων 8, Μιχάλειο Κτίριο, ΠΤΠΕ (Συναντήσεις κατά προτίμηση με προσυνεννόηση τηλεφωνικά ή μέσω ) Επικοινωνία: Τηλ