Οικονομικός Προγραμματισμός & Διαχείριση Εφαρμογών Πολυμέσων Δημητριάδης Χρήστος ΕΑΠ / ΓΤΠ 61
Εισαγωγή Ο οικονομικός προγραμματισμός μιας πολυμεσικής εφαρμογής μπορεί να χαρακτηρισθεί ως μία μορφή τέχνης, καθώς συνδυάζει γνώση, εμπειρία και δημιουργικότητα. Λόγω του πλήθους των παραγόντων που απαιτείται να ληφθούν υπόψη για τη δημιουργία ενός ρεαλιστικού οικονομικού πλάνου, ο υπεύθυνος έργου θα πρέπει να επιζητά τη συνεργασία όλων των εμπλεκομένων στα επιμέρους στάδια της ανάπτυξης της εφαρμογής [1].
Οι διαδικασίες που απαρτίζουν την οικονομική διαχείριση μιας εφαρμογής έχουν στόχο να βοηθήσουν στην ολοκλήρωσή της εντός του εγκεκριμένου προϋπολογισμού. Κατά το στάδιο αυτό γίνεται ο καθορισμός της ποσότητας και της ποιότητας των πόρων που απαιτούν οι διάφορες επιμέρους εργασίες και στη συνέχεια συντάσσεται ο συνολικός προϋπολογισμός του έργου. Όλα τα επιμέρους κόστη που προβλέπονται από τον προϋπολογισμό πρέπει να παρακολουθούνται κατά τακτά χρονικά διαστήματα από τον υπεύθυνο του έργου. Αυτό επιτυγχάνεται με τη βοήθεια της διαδικασίας ελέγχου του κόστους [2].
Διαδικασίες Οικονομικής Διαχείρισης Διαδικασία εκτίμησης του κόστους Διαδικασία καθορισμού και σύνταξης προϋπολογισμού Διαδικασία ελέγχου του κόστους
Εκτίμηση Κόστους Η διαδικασία περιλαμβάνει μία κατά προσέγγιση εκτίμηση του κόστους των πόρων που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου. Τα σημαντικότερα παράγωγα του σταδίου είναι τα εξής: Εκτίμηση κόστους των επιμέρους εργασιών Η βάση στην οποία στηρίζονται οι εκτιμήσεις Η ενημέρωση των εγγράφων τεκμηρίωσης του έργου Αποτέλεσμα: η δημιουργία ενός πλάνου οικονομικής διαχείρισης του έργου, το οποίο θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικές με το επίπεδο ακρίβειας των εκτιμήσεων, το κατώτατο όριο διακύμανσης για την παρακολούθηση της απόδοσης του κόστους, αναφορές κ.λπ [3].
Εκτίμηση Κόστους Αν δεν υπάρχουν τρέχουσες τιμές, η εκτίμηση πρέπει να βασιστεί στην ανάλυση των επιμέρους τμημάτων και των ατόμων που θα τα υλοποιήσουν. Πρέπει να συμπεριληφθούν και τα κρυφά κόστη της διοίκησης και διαχείρισης του έργου, καθώς και ένα ποσό για απρόβλεπτα έξοδα (συνήθως 10-15% του συνολικού προϋπολογισμού). Γενικά, υπάρχουν τρία στοιχεία τα οποία είναι μεταβλητά κατά το στάδιο των εκτιμήσεων : ο χρόνος, το χρήμα και το ανθρώπινο δυναμικό. Η μεταξύ τους σχέση κατά την υλοποίηση της εφαρμογής είναι αντιστρόφως ανάλογη [4].
Καθορισμός Προϋπολογισμού Ο προϋπολογισμός είναι το στοιχείο το οποίο καταδεικνύει τις ικανότητες του project manager και χρήζει ιδιαίτερης προσοχής κατά τη σύνταξή του. Μπορεί να χωριστεί γενικά σε δύο κύριες κατηγορίες: Προϋπολογισμό Ανάπτυξης Προϋπολογισμό Υλοποίησης Ο υπεύθυνος έργου ασχολείται κυρίως με τον προσδιορισμό του κόστους ανάπτυξης, καθώς τα κόστη υλοποίησης παρέχονται κατά κανόνα από τους προμηθευτές (συμβόλαια προσφορές). Τα κόστη ανάπτυξης είναι δυσκολότερο να εκτιμηθούν, καθώς συνήθως εμπεριέχουν πολλές μεταβλητές που επηρεάζονται από παράγοντες σχεδιασμού και ποιότητας [5].
Καθορισμός Προϋπολογισμού Ο καθορισμός του προϋπολογισμού περιλαμβάνει τη συγκέντρωση του εκτιμώμενου κόστους όλων των επιμέρους εργασιών και δραστηριοτήτων, με σκοπό τη δημιουργία ενός επίσημου ορίου (γραμμή βάσης), βάσει του οποίου η εκτέλεση των εργασιών θα μπορεί να μετράται και να ελέγχεται. Με τη σύνταξη του προϋπολογισμού μπορούν να εξαχθούν σημαντικά δεδομένα σχετικά με τις απαιτήσεις χρηματοδότησης της εφαρμογής (πηγές χρηματοδότησης, χρονική κατανομή της χρηματοδότησης κ.λπ.), καθώς και με τυχόν ενημέρωση των εγγράφων τεκμηρίωσης (διορθώσεις στις εκτιμήσεις κόστους των επιμέρους εργασιών, αλλαγές στο πρόγραμμα του έργου κ.λπ.) [6].
Καθορισμός Προϋπολογισμού Μπορούν να αναπτυχθούν τρία είδη προϋπολογισμού κατά τη διάρκεια ανάπτυξης της εφαρμογής, προσφέροντας κάθε φορά μεγαλύτερη ακρίβεια εκτιμήσεων: Αρχικός προϋπολογισμός: γίνεται μετά τη σύλληψη της αρχικής ιδέας, ώστε να εκτιμηθεί ένα κατά προσέγγιση κόστος και να δικαιολογηθεί το έργο. Ενδιάμεσος προϋπολογισμός: ετοιμάζεται κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού για να ελεγχθεί η εφικτότητα των επιλεχθέντων στρατηγικών. Τελικός προϋπολογισμός: συντάσσεται μετά την λεπτομερή καταγραφή της φάσης του σχεδιασμού, για να προσδιορίσει τα κόστη όλων των επιμέρους εργασιών [5].
Έλεγχος Κόστους Η διαδικασία ελέγχου του κόστους αφορά στην παρακολούθηση της πορείας του έργου και στην ανάληψη διορθωτικών ενεργειών σε περιπτώσεις διαφορών με το οικονομικό πλάνο και τον εγκεκριμένο προϋπολογισμό. Βασικό στοιχείο της διαδικασίας αποτελεί η ανάλυση της σχέσης μεταξύ της κατανάλωσης των πόρων του έργου με τα αντίστοιχα παραδοτέα για τις συγκεκριμένες δαπάνες. Κύριος στόχος του ελέγχου του κόστους είναι η έγκαιρη διάγνωση και η άμεση διαχείριση των παραγόντων που προκαλούν μεταβολές στον προϋπολογισμό, ώστε να διασφαλιστεί ότι θα παραμείνουν εντός των ορίων που έχουν τεθεί [6].
Έλεγχος Κόστους Πιθανά αποτελέσματα από τη διαδικασία του ελέγχου: Πληροφορίες σχετικά με την εκτέλεση των εργασιών Προγνώσεις εξόδων Αιτήματα τροποποίησης ή αναθεώρησης του προϋπολογισμού Ενημέρωση του σχεδίου διαχείρισης (όριο προϋπολογισμού, οικονομικό πλάνο) Ενημέρωση των εγγράφων τεκμηρίωσης (εκτιμήσεις κόστους, βάση των εκτιμήσεων κ.λπ.) [6].
Βιβλιογραφικές Αναφορές [1] Frey, B.A., Sutton, J.M., (2010). A Model for Developing Multimedia Learning Projects. MERLOT Journal of Online Learning and Teaching, Vol. 6, No. 2 (p. 495) [2] Hartweg, S. (2002). A Project Management Methodology for Multimedia Projects : Analysis of Existing Strategies and Creation of a New Concept. Diploma Thesis (p.37) [3] Schwalbe, K., (2011). Information Technology Project Management, Revised - 6 th edition. CENGAGE Learning (p. 256) [4] Vaughan, T., (2011). Multimedia : Making it Work 8 th edition. The McGraw-Hill Companies, Inc. (p. 276) [5] Bergman, R.E., Moore, T.V., (1995). Managing Interactive Video / Multimedia Projects. Educational Technology Publications, Inc., New Jersey (p.136) [6] Project Management Institute, (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge - 5th edition. Project Management Institute, Inc., Pennsylvania (p. 208-226)