Συστήματα ERP και βελτίωση επιχειρησιακών διαδικασιών Κατανόηση των παραγόντων που συνδέονται με την εξέλιξη των συστημάτων ERP Βελτίωση επιχειρησιακών διαδικασιών (BPR, CPI) Κατανομή μοντέλου επεξεργασίας Ενοποιημένες βάσεις δεδομένων Διερεύνηση του ρόλου της μοντελοποίησης διαδικασιών δ στον επιχειρησιακό ανασχεδιασμό.
Πού δίνεται έμφαση κατά την υλοποίηση
Επίπεδα δυσκολίας αλλαγών
Μέτρηση - Έλεγχος Σκοπός ό - Σό Στόχοι Μέτρηση η Απόδοσης Αποκλίσεις από στόχους Διόρθωση αποκλίσεων
Μετάβαση στην επιθυμητή κατάσταση As-is Υπάρχουσες διαδικασίες Μετάβαση To-be Ανασχεδιασμένες διαδικασίες
Προτεινόμενη Προσέγγιση Στρατηγική Επικέντρωση σε: Επαναπροσέγγιση του σκοπού και των στόχων Συντονισμός Τεχνολογία (Ανα)Σχεδιασμός λειτουργιών ώστε Λειτουργίες & να βλ βελτιωθεί θίσημαντικά η Διαδικασίες αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα Επίτευξη της χρυσής τομής μεταξύ του κόστους και του οφέλους χρησιμοποιώντας την τεχνολογία ως διευκολυντή Επιχειρηματική μεταβολή
Βελτίωση επιχειρησιακών διαδικασιών Επαναπροσέγγιση και επανασχεδιασμός των επιχειρησιακών διαδικασιών Στόχος είναι η σημαντική βελτίωση της απόδοσης των διαδικασιών Αποτελεσματικός ανασχεδιασμός της αλυσίδας αξίας Πρωτεύουσες διαδικασίες Εισερχόμενα εξερχόμενα εφοδιαστικής αλυσίδας, λειτουργίες, μάρκετιγκ και πωλήσεις, υπηρεσίες Δευτερεύουσες διαδικασίες Υποστηρικτικές λειτουργίες, διαχείριση ανθρωπίνων πόρων, διαχείριση τεχνολογίας, αγορές Κίνητρα Απελευθέρωση αγορών, συγχωνεύσεις, αυξημένες απαιτήσεις πελατειακής βάσης, αυξημένος ανταγωνισμός
Βελτίωση επιχειρησιακών διαδικασιών (2) Κατανεμημένη διαδικασία λήψης αποφάσεων Ευαισθησία στις ανάγκες των πελατών Επιπεδοποίηση οργανωτικής δομής Υποστηρίζεται από την τεχνολογία Η/Υ και δικτύων Ανασχεδιασμός ρόλων Νέα σημεία λήψης αποφάσεων Νέα μορφή επιχειρηματικών ηγετών Προσαρμόσιμοι στις ανάγκες του οργανισμού
Οι παράγοντες που επιδρούν
Επικέντρωση στην Επιχειρησιακή Αλλαγή Τα συστήματα ERP αποτελούν το μοχλό για την αλλαγή, αλλά... ο τελικός σκοπός είναι η έναρξη και η διατήρηση η της επιχειρησιακής αλλαγής Επιχειρησιακή Αλλαγή ERP... και όχι απλά η υλοποίηση ενός συστήματος ERP
Ανασχεδιασμός επιχειρησιακών διαδικασιών Η τεχνολογία χρησιμοποιείται για την αυτοματοποίηση της ροής και των επί μέρους διαδικασιών Δημιουργία νέων επιχειρηματικών κανόνων Απαλοιφή ξεπερασμένων κανόνων Βελτίωση επιπέδων ανταπόκρισης Μείωση κόστους
Το επιχειρηματικό αποτέλεσμα
Μοντελοποίηση Διαδικασιών Επιχειρηματική διαδικασία Επιχειρηματικές λειτουργίες Περιεχόμενα διαδικασιών Τα δεδομένα-έντυπα που απαιτούνται από τη διαδικασία Ροή περιεχομένου Ροές περιεχομένου μεταξύ διαδικασιών ή εντός της διαδικασίας (από και προς βιβλιοθήκες περιεχομένου) Οργανωτική μονάδα Επιχειρηματικοί ρόλοι που συμμετέχουν στις διαδικασίες Ενεργοποίηση ενεργειών υπό συνθήκες Ενεργοποίηση υποσυστημάτων (π.χ. e-mail), αυτοματοποίηση εξόδων
Συνεταιρισμός παντοπωλών Εβδομαδιαίος κύκλος Τα μέλη τοποθετούν παραγγελίες Οι παραγγελίες ενοποιούνται Τοποθετούνται παραγγελίες αγοράς ανά είδος Οι προμηθευτές επιβεβαιώνουν με προφόρμα Οι αποστολές γίνονται στο συνεταιρισμό Τα μέλη παραλαμβάνουν τα είδη Ο συνεταιρισμός εξοφλεί τα τιμολόγια
Εφαρμογή των βέλτιστων πρακτικών Πελάτης Απαιτήσεις πελατών Μοντέλο αναφοράς προμηθευτή Αποτύπωση σε διαδικασίες συστήματος ERP Βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές Νέες επιχειρηματικές έννοιες Νέες Τεχνολογίες
Ανασχεδιασμός. Η βάση εφαρμογής των βέλτιστων ERP πρακτικών Ανασχεδιασμός μοντέλου διαδικασιών Βελτιωμένη απεικόνιση των αλλαγών διαδικασιώνδ Ενοποίηση δεδομένων Μεταξύ των πολλαπλών διαδικασιών Δομικές αλλαγές γς Βελτίωση επιχειρηματικών λειτουργιών Μεγιστοποίηση παραγωγικότητας
Αποτέλεσμα: Διατμηματικές ροές διαδικασιών
Καταναλωτικά δάνεια (πριν) Η επέκταση απαιτεί ανασχεδιασμό Απαιτείται βελτιωμένο Π.Σ. Αύξηση υποκαταστημάτων Επίτευξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος Ανάλυση αιτήσεων δανεισμού Μείωση χρόνου απόκρισης από10-13 13 σε 2-3 ημέρες Αξιοποίηση βάσης δεδομένων για αποφάσεις
Καταναλωτικά δάνεια (μετά)
Τι πρέπει να προσεχθεί Εφαρμογή προσέγγισης λευκού μητρώου Συνεχής εκπαίδευση σε νέους ρόλους Μέτρηση απόδοσης Ανασχεδιασμός ρόλων Προσαρμογή συστήματος κινήτρων Απομάκρυνση από παλαιά νοοτροπία Πολύ ειδικό (αγνοεί τη συνολική εικόνα) Πολύ γενικό (ασαφείς, φ γενικοί ή άσχετοι στόχοι) )
Σχεδιασμός - Υλοποίηση ERP Στρα ατηγικός ς Σχεδιασ σμός Στρατηγική Εφαρμογή - Μέτρηση [ Σύστημα Διοικητικής Πληροφόρησης[ [ Λειτουργικό Πληροφοριακό Σύστημα [ Διοίκηση Λογιστική Αποθ ήκη μογή ή Εφαρμ ατηγική Στρ
Μελέτη συστήματος σχέσεις με περιβάλλον ΣΥΝΟΡΑ ΑΛΛΟ ΟΝ Είσοδος (Input) Έξοδος ς( (Output) ΦΙΛΤΡΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΤΟ ΠΕΡΙΒ ΣΥΝΟΡΑ
1. Ένταξη σκοπού στο περιβάλλον Πελάτες Ε2 Τιμολογήσεις πελατών Α Ε1 Παραγγελίες πελατών Α Ε3 Αποστολές πελατών Α Π.Σ.
2. Στόχοι σε σχέση με το σκοπό Οι στόχοι αφορούν τα συγκεκριμένα αποτελέσματα που επιδιώκεται να πραγματοποιηθούν με βάση το σκοπό. Οι στόχοι πρέπει να συμπορεύονται με τους γενικότερους επιχειρησιακούς στόχους και είναι: 1. Εξωτερικοί δείχνοντας τον επιθυμητό αντίκτυπο στους πελάτες όσον αφορά την ικανοποίησή τους από την απόδοση των προϊόντων/υπηρεσιών και γενικότερα στην ικανοποίηση προσωπικών και κοινωνικών επιθυμιών και αναγκών 2. Εσωτερικοί δείχνοντας την επιθυμητή επιχειρηματική απόδοση (performance) και τα αποτελέσματα (outcomes) Μακροπρόθεσμοι Βραχυπρόθεσμοι Ιεραρχημένοι
2 α. Χαρακτηριστικά στόχων Πρέπει να δίνουν συγκεκριμένες κατευθύνσεις Να είναι μετρήσιμοι Να προβάλουν τις επιχειρηματικές προτεραιότητες Να προωθούν τις επιχειρηματικές ενέργειες και να καθοδηγούν τις επιχειρηματικές αποφάσεις Να είναι τα θεμέλια για το σχεδιασμό των θέσεων εργασίας και την οργάνωση των διαδικασιών Να είναι το κριτήριο μέτρησης της απόδοσης Να είναι τα σημεία αναφοράς βάσει των οποίων κάθε άτομο ή ομάδα θα κρίνεται αν έκανε τη δουλειά της σωστά ήόχι
3. Συνολικό διάγραμμα. Τι θα κάνουμε; Ε1 Α Παραγγελίες πελατών Δ1 Ο2 Σ Ο1 Α Παραλαβή παραγγελιών Α Παραγγελίες Εκκρεμείς Αποθέματα Ενημερωμένα Ο3 Σ Δ2 Ε3 Α Παραδόσεις Εκτέλεση Αποστολές πελατών Δ3 Εκκρεμείς Σ Παραδόσεις παραγγελιών Α Δ4 Ο3 Σ Ε2 Α Παραδόσεις Τιμολογήσεις Τιμολογήσεις πελατών Α Ολοκληρωμένες
Επιχειρηματικές ροές και ιεραρχία Οργανόγραμμα Τμήματος Α Οργανόγραμμα Τμήματος Β Οργανόγραμμα Τμήματος Γ Κάθε ροή έχει έναν ιδιοκτήτη. Οι θέσεις υποστηρίζουν τις επιχειρηματικές ροές Επιχειρηματική Ροή Α Επιχειρηματική Ροή Β Επιχειρηματική Ροή Γ
Διαχείριση Κρίσεων Αν δοθεί μεγάλη σημασία σε τεχνικά θέματα... Τα συστήματα ERP έχουν μεγάλη επίδραση στον τρόπο δουλείας των στελεχών μιας επιχείρησης ενώ δεν δοθεί η απαιτούμενη προσοχή σε θέματα προσωπικού και στη διαχείριση κρίσεων Το αποτέλεσμα θα είναι η αντίδραση, ο φόβος και η απογοήτευση των χρηστών
Κανόνες Υλοποίησης ης Αντανάκλαση της λειτουργικής και επιχειρησιακής στρατηγικής, σε αυτή των πληροφοριακών συστημάτων Ανασχεδιασμός επιχειρηματικών διαδικασιών δ πριν την εγκατάσταση του συστήματος ERP Προδιαγραφές που λαμβάνονται υπόψη: Λειτουργικές ανάγκες Βέλτιστες πρακτικές Ανάγκη υποστήριξης Διοίκησης (EIS) Συμμόρφωση με τη Νομοθεσία
Προσέγγιση Ανασχεδιασμού Επιχειρησιακών Λειτουργιών Επιχειρηματική Μεταβολή Ανασχεδιασμός Επιχειρηματικών Λειτουργιών Βελτιστοποίηση Διαδικασιών 3 2 1 Στόχος είναι η βελτιστοποίηση του κόστους, της ποιότητας και του χρόνου Επικέντρωση στις ανάγκες των πελατών Σημαντικές αλλαγές στη λειτουργία της επιχείρησης Σχεδιάζονται νέες διαδικασίες και υποστηρικτική υποδομή Στόχος είναι η βελτιστοποίηση των λειτουργιών Επανασχεδιασμός των διαλειτουργικών διαδικασιών Στόχος είναι η μείωση του κόστους και η βελτίωση της απόδοσης Υπάρχουσες λειτουργίες και διαδικασίες εκσυγχρονίζονται
Η τεχνολογία διευκολύνει την αλλαγή (1) Οι δυνατότητες κατανομής επεξεργασίας μεταξύ εξυπηρετητή και πελάτη επιτρέπουν αύξηση της επεξεργαστικής ισχύος και καλύτερο έλεγχο
Η τεχνολογία διευκολύνει την αλλαγή (2) Ενοποιημένες βάσεις δεδομένων Μειώνει τους πλεονασμούς Βελτιστοποιεί λ ίτη συμφωνία των δδ δεδομένων Υποστηρίζει πολλαπλές λειτουργίες Η συντήρηση η της βάσης δεδομένων είναι ανεξάρτητη η από τα υποσυστήματα του ERP Συστήματα διοίκησης βάσεων δεδομένων Κεντρική διαχείριση Βελτιωμένη ακεραιότητα των δεδομένων Βελτιωμένος έλεγχος
Πλεονεκτήματα βάσης δεδομένων Ενιαίο περιβάλλον ανάπτυξης (SQL - ANSI) Δυνατότητα πρόσβασης από καταναλωτές πληροφοριών (end- user access) Κατάλογοι (Data dictionary) Συσχετισμοί χ μ πινάκων - δομική λογική (Constraints Integrity) Επιχειρηματική λογική (Business logic, Procedures Triggers Events) Κατανομή σε πολλαπλά συστήματα (distribution) Λογική ενότητα εγγραφών (logical transaction, Commit Rollback) Λογικές δομές (Views Cursors) Συγχρονισμός μ ς βάσεων (Replication Propagation) pg Backup recovery (On-line backup)
Αυτοματοποίηση λειτουργιών Επιχειρηματικές Λειτουργίες Τιμές μς Πιστωτικά όρια Κατανομή πόρων Συλλογή προϊόντων Μεταφορά EDI Παραγγελία Παράδοση Τιμολόγηση EDI εισαγωγή Παραγγελίας Σταματημένη Αποστολή e-mail Αυτόματη ενεργοποίηση Αποστολή Ηλεκτρονικής Λίστας Ροή διαδικασιών για αντιμετώπιση εξαιρέσεων, ενεργοποίηση υποσυστημάτων (π.χ. e-mail), αυτοματοποίηση εγγραφών, EDI κ.λ.π.
Οργανισμοί έμφασης διαδικασιών Διαφορετικές διοικητικές δομές Η ευθύνη κάθε διαδικασίας στον ιδιοκτήτη της Ο οποίος έχει την εξουσία σχεδιασμού της Έμφαση στη δημιουργία ομάδων γύρω από κάθε διαδικασίαδ Τυποποίηση διαδικασιών Έμφαση στην επίτευξη των στόχων
Σύνοψη Η επιχειρησιακή αλλαγή που εισάγεται με το ERP επιτρέπει σε κάθε οργανισμό να προβληματιστεί και να ανασχεδιάσει τις επιχειρηματικές του ροές Η έμφαση στη διαδικασία (process) αντί στη λειτουργία (function) έχει σαν αποτέλεσμα την αναδόμηση του οργανωτικού μοντέλου Η όλη αλλαγή διευκολύνεται από την τεχνολογία Οι διαδικασίες τυποποιούνται και αναπτύσσεται η συλλογική εργασία
Μελέτη περίπτωσης: Ανασχεδιασμός εισπράξεων δόσεων δανείων RFC (1) Το υπάρχον σύστημα Οι πελάτες: Πληρώνουν στο υποκατάστημα Μετρητά,, με επιταγές, γς, με εντολές πληρωμής Ταχυδρομικές πληρωμές στο υποκατάστημα Χειρόγραφη επεξεργασία Μαζική ενημέρωση η της εφαρμογής το απόγευμα Στέλνεται ενημέρωση στα κεντρικά (APR) Ταχυδρομικές πληρωμές στα κεντρικά Χειρόγραφη επεξεργασία ξργ Μαζική ενημέρωση της εφαρμογής το απόγευμα Στέλνεται ενημέρωση στο υποκατάστημα (APR) Κάθε βράδυ γίνονται μαζικές ενημερώσεις για ενημέρωση των λογαριασμών
Μελέτη περίπτωσης: Ανασχεδιασμός εισπράξεων δόσεων δανείων RFC (2) Εβδομαδιαία ανάλυση κακοπληρωτών Στέλνονται ενημερώσεις στους πελάτες στις 15, 30, 45 και 60 ημέρες Εκτυπώνονται αυτόματα από το σύστημα Αιτήματα εξόφλησης ης δανείου πριν τη λήξη επεξεργάζονται κατά περίπτωση από τα κεντρικά Τα επείγοντα αιτήματα υπολογίζονται για την επόμενη εργάσιμη Προγραμματίζεται σημαντική επέκταση του δικτύου
Μελέτη περίπτωσης: Προβλήματα 1. Εντοπισμός δανείου λόγω ελλιπών στοιχείων (κεντρικά), επεξεργάζονται χειρόγραφα και προξενούν λάθη (λάθος λογαριασμός, υποκατάστημα κ.λ.π.) 2. Καθυστερημένες πληρωμές (μέχρι 10 ημέρες καθυστέρηση) καθυστερούν να ενημερώσουν το σύστημα, ενώ ξεκινάει η διαδικασία κακοπληρωτών (44 άτομα κεντρικά) 3. Προσωπικό υποστήριξης υποκαταστημάτων (129 άτομα 100% + 58 άτομα 2-5 ώρες) ρς) 4. Καθυστέρηση εντοπισμού επισφαλειών. 2,5% δανείων δεν πληρώνονται ($4.795.000/έτος απώλειες). Θα μπορούσε να αποφευχθεί με καλύτερη συλλογή πληροφοριών στα αρχικά στάδια και συντήρηση βάσης πελατών υψηλού κινδύνου 5. Λόγω όλων αυτών ο προηγούμενος μήνας συμφωνείται στις 12 του επόμενου, με αποτέλεσμα αδυναμία προγραμματισμού ταμειακών αναγκών έγκαιρα. Αυτό έχει σαν αποτέλεσμα συχνή αναζήτηση άμεσων μετρητών με υψηλές επιβαρύνσεις επιτοκίων.
Μελέτη περίπτωσης: Εργασίες 1. Διάγραμμα διαδικασιών (πριν τον ανασχεδιασμό) 2. Προτεινόμενες αλλαγές στις διαδικασίες και στα πληροφοριακά συστήματα για βελτίωση της κατάστασης 3. Διάγραμμα διαδικασιών (μετά τον ανασχεδιασμό)