Συνεργατικά Συστήµατα Λειτουργίες, Κατηγορίες, Εφαρµογές
Δοµή της Παρουσίασης Θεωρητική Ανασκόπηση του ερευνητικού πεδίου της Συνεργασίας µε Χρήση Υπολογιστή Σύστηµα Ολοκληρωµένης Υποστήριξης Ηλεκτρονικής Συνεργασίας Πεδίο Digital Εφαρµογής Enterprise ηλεκτρονικής Research συνεργασίας Network 2
Ηλεκτρονική Συνεργασία Συνεργασία µεταξύ ατόµων διασκορπισµένων γεωγραφικά, µε χρήση τεχνολογίας πληροφορικής και επικοινωνιών Ø Επικοινωνία Ø Επίλυση προβληµάτων Ø Λήψη αποφάσεων Ø Οργάνωση εργασίας και ενεργειών Ø Εκτέλεση εργασίας 3
Ταξινοµήσεις Συστηµάτων Συνεργασίας Χώρου Χρόνου Με βάση την εφαρµογή Σε σχέση µε τις ιδιότητες της οµάδας Mε βάση Digital τεχνικά Enterprise κριτήρια Research Network Δυνατότητες ηλεκτρονικής υποστήριξης 4
Ταξινόµηση Χώρου Χρόνου (1/2) Διάκριση µε βάση το πότε και το πού λαµβάνει χώρα η αλληλεπίδραση Ø Οριζόντια Διάσταση Χώρος Ø Κάθετη Διάσταση Χρόνος Digital Enterprise. Research Network Ø Τέσσερα σενάρια επικοινωνίας σύγχρονη-εγγύς ασύγχρονη-εγγύς σύγχρονη-αποµακρυσµένη ασύγχρονη-αποµακρυσµένη 5
Ταξινόµηση Χώρου Χρόνου (2/2) Ίδιος Χώρος Ίδιος Χρόνος Πρόσωπο µε πρόσωπο αλληλεπίδραση Τραπέζια συνδιασκέψεων πλαισιωµένα µε υπολογιστές Οθόνες µε δηµόσια πρόσβαση Digital Enterprise Εργαλεία για ψηφοφορίες Research και Network Διαφορετικός Χώρος ανταλλαγή ιδεών Αποµακρυσµένες σε πραγµατικό χρόνο αλληλεπιδράσεις Συστήµατα διεξαγωγής συνοµιλιών (chat) Κοινή Πρόσβαση σε εφαρµογές Σύστηµα ειδοποίησης για επικείµενη αποµακρυσµένη συνεργασία Χρήση Πολυµέσων 6 Διαφορετικός Χρόνος Εργασίες που εκτείνονται χρονικά Χώροι που ανήκουν σε οµάδες Οθόνες στις οποίες έχει πρόσβαση η οµάδα Τµηµατική δουλειά µε ωράρια διαφορετικά για κάθε µέλος Διαχείριση Έργων Επικοινωνία και συντονισµός Χρήση Ηλεκτρονικού Ταχυδροµείου Ηλεκτρονικοί Πίνακες Ανακοινώσεων Ασύγχρονες συσκέψεις Συστήµατα Διαχείρισης Ροών Εργασιών (workflow) Δυνατότητα δηµιουργίας και διαχείρισης εγγράφων Προγραµµατισµός
Ταξινόµηση µε βάση την εφαρµογή Συστήµατα ηλεκτρονικών συναντήσεων (Electronic Meeting Systems) Συστήµατα συνδιασκέψεων (Conferencing) Ηλεκτρονικοί Χώροι Εργασίας (Electronic Workspaces) Συστήµατα Ηλεκτρονικού Ταχυδροµείου Συστήµατα Digital Ηλεκτρονικού Enterprise Ηµερολογίου Research (Electronic Network Calendaring) Συστήµατα Διαχείρισης Αρχείων (File Management) Συστήµατα λήψης αποφάσεων οµάδας (Group Decision Support Systems) Συστήµατα Διαχείρισης Ροών Εργασιών (Workflow Management Systems) Συστήµατα ηλεκτρονικής εκµάθησης (E-learning) 7
Ταξινόµηση µε βάση τις ιδιότητες της Οµάδας Μέγεθος οµάδας Χαρακτηριστικά οµάδας Ø Ύπαρξη ή όχι συντονιστή Ø Σύνθεση οµάδας Είδη εργασιών οµάδας Ø Σχεδιασµού Ø Δηµιουργικότητας Ø Διανόησης Ø Λήψης Αποφάσεων Ø Γνωστικής Σύγκρουσης Ø Μεικτών κινήτρων Ø Ανταγωνιστικά Ø Απόδοσης 8
Ταξινόµηση µε βάση τεχνικά κριτήρια Υλικό Ø Απαιτούµενο µηχάνηµα Ø Συσκευές εισόδου Ø Συσκευές εξόδου Λογισµικό Ø φύλακες (keepers): αποθήκευση,φύλαξη και επεξεργασία υπολογιστικών αντικειµένων Ø συντονιστές (coordinators): ρύθµιση και συγχρονισµός ατοµικών δραστηριοτήτων Ø πάροχοι επικοινωνίας (communicators): άµεση και αβίαστη επικοινωνία Ø team-agents: έξυπνα συστατικά λογισµικού που εκτελούν εξειδικευµένες εργασίες (π.χ. Προγραµµατιστές συναντήσεων) Κλιµάκωση (Scalability) 9
Ταξινόµηση µε βάση τις δυνατότητες ηλεκτρονικής υποστήριξης (1/2) 3 Διαστάσεις Ηλεκτρονικής Συνεργασίας Ø Επικοινωνία (Communication support) Ανταλλαγή πληροφοριών οποιασδήποτε µορφής µεταξύ των εµπλεκοµένων σε µια κατάσταση συνεργασίας. Άµεση (explicit) αλληλεπίδραση µεταξύ δύο ή περισσοτέρων ατόµων (συζήτηση, µήνυµα email). Ø Επεξεργασία Κοινών Υπολογιστικών Αντικειµένων (Cooperation support) Eργασία πάνω σε έγγραφα και αρχεία διαφόρων τύπων από τα µέλη οµάδας. Παραγωγή προϊόντων εργασίας Έµµεση αλληλεπίδραση κατά την αναφορά στο κοινό αντικείµενο (artifact) της επεξεργασίας Ø Συντονισµός(Coordination support) Προγραµµατισµός και διευθέτηση των δραστηριοτήτων που εκτελούνται από τους εµπλεκόµενους σε µια διαδικασία συνεργασίας 10
Ταξινόµηση µε βάση τις δυνατότητες ηλεκτρονικής υποστήριξης (2/2) Υποστήριξη Επικοινωνίας Υποστήριξη Συντονισµού Συστήµατα Ηλεκτρονικών Συνδιασκέψεων IRC MUDs E-mail MOOs BBS Ειδικές βάσεις Συστήµατα δεδοµένων Διαχείρισης Κατανεµηµένα Συστήµατα Ροών Συστήµατα Οµαδικής Εργασιών Υπερκειµένων Συγγραφής Συστήµατα Συστήµατα Υποστήριξης Συντονισµού Αποφάσεων Κατηγορίες Συστηµάτων: Επικοινωνία Χώροι κοινής πρόσβασης στις πληροφορίες Διαχείριση Ροών Εργασιών Ηλεκτρονική υποστήριξη οµαδικής εργασίας Υποστήριξη Κοινής εργασίας 11
Λειτουργίες Ηλεκτρονικής Συνεργασίας Ηλεκτρονικό Ταχυδροµείο (Email) Συνοµιλία (Chat) Πίνακας Ανακοινώσεων (Bulletin Board) Συζήτηση (Discussion) Πίνακας εργασίας (Whiteboard) Διαχείριση Αρχείων (File & Document Management) Συγχρονισµένη Digital Enterprise εργασία πάνω Research σε αρχεία (Synchronous Network Work on Files) Κοινή θέα οθόνης (Screen Sharing) Δυνατότητα διεξαγωγής παρουσιάσεων (Presentation Capability) Λίστα εργασιών (Task List) Εργαλεία προγραµµατισµού συναντήσεων (Meeting Scheduling Tools) Ηλεκτρονικό Ηµερολόγιο (Electronic Calendar) Διαχείριση Ροών Εργασιών (Workflow Management) 12
Λειτουργίες και Χωρικές Χρονικές Διαστάσεις ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΧΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΣΤΑΣΗ ΧΩΡΙΚΗ ΔΙΑΣΤΑΣΗ ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΑΣΥΓΧΡΟΝΗ ΙΔΙΟΣ ΧΩΡΟΣ ΑΠΟΜΑΚΡΥΣΜΕΝΗ Ηλεκτρονικό Ταχυδροµείο (email)!! Συνοµιλία (chat)!!! Πίνακας Ανακοινώσεων (Bulletin board)!! Συζήτηση (Discussion)!!!! Πίνακας Εργασίας (Whiteboard)!!! Διαχείριση Αρχείων (File Management)!! Συγχρονισµένη Εργασία Πάνω σε Αρχεία!!! Κοινή Θέα Οθόνης (Screen Sharing)!!! Διεξαγωγή Παρουσιάσεων!!!! Λίστα Εργασιών (Task list)!! Εργαλεία Προγραµµατισµού Συναντήσεων!! Ηλεκτρονικό Ηµερολόγιο!! Διαχείριση Ροών Εργασιών (Workflow Management)!! 13
Λειτουργίες και Διαστάσεις Ηλεκτρονικής Συνεργασίας Διαστάσεις Ηλεκτρονικής Συνεργασίας Επικοινωνία Digital Enterprise Research Σύγχρονη Συζήτηση Network Επεξεργασία Κοινών Υπολογιστικών Αντικειµένων Συντονισµός 14 Λειτουργίες Ηλεκτρονικό Ταχυδροµείο Συνοµιλία Πίνακας Ανακοινώσεων Ασύγχρονη Συζήτηση Διαχείριση Αρχείων Συγχρονισµένη εργασία πάνω σε αρχεία Πίνακας Εργασίας Κοινή θέα οθόνης Διεξαγωγή παρουσιάσεων Λίστα Εργασιών Εργαλεία προγραµµατισµού συναντήσεων Ηλεκτρονικά Ηµερολόγια Διαχείριση Ροών Εργασιών
Σύστηµα Ολοκληρωµένης Υποστήριξης Ηλεκτρονικής Συνεργασίας Διάθεση στους χρήστες ενός κοινού χώρου εργασίας, όπου: Ø αποθηκεύονται αρχεία διαφόρων τύπων και γίνεται επεξεργασία τους, Ø πραγµατοποιούνται ασύγχρονες συζητήσεις, Ø διεξάγονται συνοµιλίες πραγµατικού χρόνου µε χρήση γραπτών µηνυµάτων, Ø διεξάγονται συναντήσεις σε πραγµατικό χρόνο για λήψη αποφάσεων, Ø οι χρήστες έχουν στη διάθεσή τους αυτοµατοποιηµένες ροές εργασιών που ανταποκρίνονται στις κρίσιµες επιχειρηµατικές τους διαδικασίες 15
Ανάλυση Απαιτήσεων Λειτουργικές Απαιτήσεις Ø Επικοινωνία Ø Επεξεργασία Κοινών Υπολογιστικών Αντικειµένων Ø Συντονισµός Εργαλείο γραφικής σχεδίασης διαδικασιών Λίστες εργασιών Παρακολούθηση της εξέλιξης των διαδικασιών Ø Συνύπαρξη Ø Κοινή Συναίνεση Ø Εύκολη µετάβαση από άµεσες σε έµµεσες µορφές επικοινωνίας Ø Ευρύτητα Εφαρµογής Τεχνικές Απαιτήσεις Ø Πρόσβαση στο σύστηµα διαµέσου του Web Ø Διαθεσιµότητα (Availability) Ø Ευκολία Χρήσης Ø Αποδοτικότητα (Performance) Ø Ασφάλεια Ø Ακεραιότητα δεδοµένων (Data integrity) Ø Μεταφερσιµότητα (Portability) Ø Διαλειτουργικότητα (Interoperability) Ø Συµβατότητα (Compatibility) 16
Ασύγχρονα χαρακτηριστικά Υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδροµείου Ø Προσθήκη επικολλήσεων στα µηνύµατα Ø Πρόσβαση σε οδηγούς διευθύνσεων Διαχείριση Αρχείων Ø Αποθήκευση αρχείων στον εξυπηρετητή (Upload) Ø Μεταφορά Digital αρχείων Enterprise στο σκληρό Research δίσκο του Network χρήστη (Download) Ø Ένταξη αρχείων σε κύκλο αναθεώρησης Υπηρεσίες συζήτησης Ø Καθορισµός θέµατος συζήτησης Ø Καθορισµός προφίλ ενδιαφερόντων του χρήστη Διαχείριση Ροών Εργασιών Ø Γραφικό εργαλείο σχεδίασης διαδικασιών Ø Ορισµός οργανωτικής δοµής Ø Πρόσβαση σε λίστα µε τις δραστηριότητες του κάθε χρήστη 17
Σύγχρονα χαρακτηριστικά Υπηρεσίες συναντήσεων Ø Πίνακας εργασίας Ø Κοινή θέα οθόνης Ø Σφυγµοµετρήσεις Υπηρεσίες Digital συνοµιλίας Enterprise Research Network Ø Στιγµιαία µηνύµατα Ø Συνοµιλία πραγµατικού χρόνου µε χρήση γραπτών µηνυµάτων Ø Πληροφορίες για την κατάσταση των άλλων χρηστών 18
Πεδία Εφαρµογής 1/7 Εσωτερικό επιχείρησης Ø Αποµακρυσµένες γεωγραφικά οµάδες εργασίας Ø Εργασία από το σπίτι Μεταφορά της οργάνωσης του γραφείου στο Διαδίκτυο Πρόσβαση σε ηµερολόγια Πρόσβαση σε έγγραφα και Επεξεργασία αυτών Ανταλλαγή απόψεων 19
Πεδία Εφαρµογής 2/7 Συνεργασία µεταξύ επιχειρήσεων - Διαεπιχειρηµατικές Διαδικασίες... Ø Σχεδιασµός και ανάπτυξη προϊόντων Μείωση του χρόνου ως την προώθηση στη αγορά Περιορισµός εξόδων για έρευνα και ανάπτυξη Χαµηλότερα κόστη ανά µονάδα προϊόντος Ø Διαχείριση παραγγελιών Περιορισµός των περιπτώσεων έλλειψης αποθέµατος Ø Διανοµή Χαµηλότερα κόστη λόγω του µειωµένου αποθέµατος Χαµηλότερα κόστη λόγω της βέλτιστης αποστολής των προϊόντων και ολοκλήρωσης της διανοµής 20
Πεδία Εφαρµογής 3/7...Συνεργασία µεταξύ επιχειρήσεων - Διαεπιχειρηµατικές Διαδικασίες... Ø Σχεδιασµός, Πρόβλεψη, Ανεφοδιασµός Περιορισµός των περιπτώσεων έλλειψης αποθέµατος και δυνατότητα για γρηγορότερες απαντήσεις στις απαιτήσεις των πελατών Χαµηλότερα κόστη λόγω του µειωµένου αποθέµατος Χαµηλότερα κόστη λόγω των µειωµένων επιστροφών προϊόντων και πρώτων υλών Ø Πρώτες Ύλες Ø Ποιότητα Γρηγορότερη εισαγωγή νέων προϊόντων Μειωµένα κόστη λόγω καλύτερης ποιότητας Χαµηλότερα κόστη λόγω της µείωσης στα έξοδα σχεδιασµού και κατασκευής Αυξηµένης ικανοποίηση του πελάτη και µειωµένες περιπτώσεις επιστροφών 21
Πεδία Εφαρµογής 4/7...Συνεργασία µεταξύ επιχειρήσεων - Διαεπιχειρηµατικές Διαδικασίες Ø Διαχείριση σχέσεων µε τους πελάτες Καλύτερη επιλογή του τµήµατος της αγοράς που απευθύνεται η εταιρεία Digital Βελτιωµένης Enterprise εξυπηρέτησης Research πελατών Network Μειωµένα κόστη από την αποτελεσµατική αυτοµατοποίηση του δυναµικού των πωλήσεων Ø Χρηµατοδότηση Αυξηµένες πωλήσεις χάρη στη συνεργασία κατά τη διαχείριση των περιορισµών κεφαλαίου Ø Διαδικασία υποβολής προσφορών σε διαγωνισµούς Γρηγορότερη απόκριση στις προκηρύξεις για προσφορές Επιτυχέστερη ανταπόκριση στις απαιτήσεις της αναθέτουσας Αύξηση εσόδων λόγω της ανάθεσης περισσότερων έργων 22
Πεδία Εφαρµογής 5/7 Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση Ø Κυβέρνηση προς Πολίτες (Government-to-Citizens, G2C) Ηλεκτρονική παροχή δηµόσιων υπηρεσιών µε χρήση του Διαδικτύου Ασύγχρονη µορφή συνεργασίας (email, bulletin boards) 24ωρη πρόσβαση σε δηµόσιες υπηρεσίες Απαραίτητη η εγγύηση για ασφαλείς συναλλαγές Ø Κυβέρνηση προς Κυβέρνηση (Government-to-Government, G2G) Συνεργασία µεταξύ δηµόσιων υπηρεσιών για παροχή υπηρεσιών «µιας στάσης» (one stop shop) Διαχείριση των επιχειρηµατικών διαδικασιών δηµόσιας διοίκησης Επίτευξη αποτελεσµατικής εργασίας µεταξύ οµάδων που ανήκουν σε διαφορετικές δηµόσιες υπηρεσίες και συµµετέχουν στις ίδιες επιχειρηµατικές διαδικασίες Συνεργασία µεταξύ δηµόσιων αρχών διαφορετικών χωρών 23
Πεδία Εφαρµογής 6/7 Ηλεκτρονική Συµµετοχή στη Διακυβέρνηση (eparticipation) Ø Συµµετοχή των πολιτών στο σχεδιασµό και την εφαρµογή υπηρεσιών Ø 4 επίπεδα συµµετοχής των πολιτών Ηλεκτρονική πληροφόρηση (einforming) Ηλεκτρονική παροχή απόψεων (econsulting) Ηλεκτρονική συνεργασία (ecollaborating) Ηλεκτρονική συµµετοχή στη λήψη αποφάσεων (eempowering) 24
Πεδία Εφαρµογής 7/7 Προετοιµασία και Εκτέλεση Σεµιναρίων Ø Πρόσβαση σε κοινούς χώρους εργασίας Ø Παρακολούθηση παρουσιάσεων Ø Ανταλλαγή Εγγράφων Ø Επίλυση προβληµάτων Ø Ενηµέρωση για καινούργια σεµινάρια 25
Σενάριο Χρήσης 1/3 Δηµιουργία Εικονικής Κοινοπραξίας Ø από οργανισµούς µε φυσικές έδρες σε αποµακρυσµένες γεωγραφικές περιοχές, συµπληρωµατικότητα των θεµελιωδών τους ικανοτήτων και σαφή προσανατολισµό τους γύρω από την ίδια επιχειρηµατική ευκαιρία και Ø εκτεταµένη χρήση του Internet για την ανταλλαγή δεδοµένων Εφαρµογή στη διαδικασία υποβολής προσφορών σε διαγωνισµούς από εταιρείες του κατασκευαστικού κλάδου Ø Αξιολόγηση και επιλογή προκηρύξεων Ø Αναζήτηση συνεργατών - Σχηµατισµός κοινοπραξία Ø Προεπιλογή προµηθευτών και υπεργολάβων Ø Προσδιορισµός οικονοµικής προσφοράς Ø Υποβολή προσφοράς 26
Σενάριο Χρήσης 2/3 Εξετάζει την αλληλεπίδραση του τελικού χρήστη µε ένα σύστηµα υποστήριξης Ηλεκτρονικής Συνεργασίας Ο χρήστης είναι µέλος µιας επιχείρησης του κατασκευαστικού Digital Enterprise χώρου Research Network Ø Συµµετοχή σε διαγωνισµό για διεκδίκηση συµβολαίου Ø Έχει προηγηθεί η διαδικασία επιλογής επιθυµητής προκήρυξης Ø Έχει ληφθεί απόφαση για Σχηµατισµό Εικονικής Κοινoπραξίας 27
Σενάριο Χρήσης 3/3 Ο χρήστης ανήκει στην οµάδα που ασχολείται µε την υποβολή των προσφορών (Bid Team) Ø Συγκέντρωση της οµάδας σε κοινό χώρο εργασίας Ø Δηµιουργία πρόσκλησης συνεργασίας Ø Ενεργοποίηση Ροής Εργασιών «Σχηµατισµός Εικονικής Κοινοπραξίας» Επικοινωνία µε ενδεχόµενο συνεργάτη Προετοιµασία συµβολαίου Επικύρωση συνεργασίας Ø Οριστικοποίηση εγγράφου προσφοράς (bid document) 28
Δηµιουργία νέου Δωµατίου 29
Τοποθέτηση Αρχείων στο Δωµάτιο 30
Ανταλλαγή ηλεκτρονικού ταχυδροµείου 31
Συνοµιλία πραγµατικού χρόνου 32
Κύκλος Αναθεώρησης Εγγράφου 33
Χρήση του Οδηγού Διευθύνσεων 34
Σχηµατισµός Εικονικής Κοινοπραξίας 35
Διενέργεια Ασύγχρονης Συζήτησης 36
Διεξαγωγή συνάντησης 37
Διεξαγωγή σφυγµοµέτρησης 38