Εισαγωγή, Βασικές Έννοιες, Οφέλη και Κίνδυνοι Ευθύμιος Ταμπούρης tambouris@uom.gr Επιστημονική Επιχειρηματική Χρήση των Η/Υ Η επιστημονική κοινότητα ασχολείται με τη λύση πολύπλοκων μαθηματικών προβλημάτων π.χ. προσομοίωση παγκόσμιου κλίματος Πριν από τους υπολογιστές πολλοί υπολογισμοί ήταν αδύνατον να γίνουν Οι υπολογιστές έφεραν πρωτόγνωρη ταχύτητα και ακρίβεια έτσι καθιερώθηκαν άμεσα στη συνείδηση των επιστημόνων Ποια όμως είναι η θέση τους στον επιχειρηματικό κόσμο;; Φαίνεται πως υπάρχουν ακόμη ανώτερα στελέχη ή ιδιοκτήτες εταιρειών που αναρωτιούνται για τη χρήση τους Πρώτη η General Electric Company το 1954 χρησιμοποίησε Η/Υ για τον αυτοματισμό λογιστικών εργασιών ΗχρήσητωνΗ/Υ στιςεπιχειρήσεις(αντίθετα με την επιστήμη) είχε στόχο να αντικαταστήσει εργασίες που έκαναν οι άνθρωποι 2 Ευθύμιος Ταμπούρης 1
Ησυνέχεια... Από την αρχή οι Η/Υ έγιναν ένα σημαντικό διοικητικό στοιχείο και όχι ένα σημαντικό επιχειρηματικό στοιχείο. Από εκεί ξεκινούν τα σημερινά προβλήματα: τα στελέχη στις γραμμές παραγωγής δεν κατανοούν και δεν αναμιγνύονται...... ως αποτέλεσμα, οι αποφάσεις παίρνονται από διοικητικούς υπαλλήλους...... και έτσι καταλήξαμε οι Η/Υ ναμην χρησιμοποιούνται στα επιχειρηματικά προβλήματα πρώτης προτεραιότητας. Επίσης ένα χαρακτηριστικό της εποχής είναι πως πολλές φορές το ενδιαφέρον μεταφέρεται από την χρήση της τεχνολογίας (π.χ. βελτίωση διαχείρισης πληροφοριών) στην ίδια την τεχνολογία Εσείς αγοράζετε ένα νέο κινητό γιατί έχετε ανάγκη κάποια νέα λειτουργικότητα του; 3 Χαμένες Ευκαιρίες Η περιορισμένη χρήση των υπολογιστών στα πρώτα χρόνια είχε ως αποτέλεσμα: Λίγα έργα πληροφορικής στις επιχειρήσεις (λίγα δεδομένα και εφαρμογές) άρα καλό έλεγχο και συντονισμό Ανάγκη για master files με βασικά δεδομένα που αντιγράφονται όπου χρειάζεται (π.χ. δεδομένα πελατών, πωλήσεων κλπ) Με την αύξηση των αναγκών, το τμήμα επεξεργασίας δεδομένων μεγαλώνει, οπότε έχουμε: Αδυναμία στο συντονισμό, ο οποίος γίνεται ευθύνη των προγραμματιστών Έτσι η υποδομή ΠΤ σύντομα βρίσκεται εκτός κάθε ελέγχου Φανταστείτε μια πολυκατοικία όπου οι εργάτες δουλεύουν χωρίς κεντρικό συντονισμό, πλάνο και επίβλεψη!! Ηλύσηφαίνεταιαπλή: χρειάζεται μια αρχιτεκτονική που να χρησιμοποιείται για επιχειρηματικό έλεγχο (business control) πάνω σε όσους ασχολούνται με ΠΣ! 4 Ευθύμιος Ταμπούρης 2
Γιατί Αρχιτεκτονική; 5 Πίσω στις βασικές αρχές Η τεχνολογία είναι ένα εργαλείο για την επεξεργασία πληροφοριών Πιο σημαντικό από την τεχνολογία καθεαυτή είναι να έχουμε ξεκάθαρη ιδέα για τις ανάγκες μας σε πληροφορία και επεξεργασία ώστε να έχουμε ένα πλαίσιο για να εφαρμόσουμε γρήγορα οποιοδήποτε εργαλείο η τεχνολογία μας διαθέτει Πρώτη προτεραιότητα: να οριστούν οι πληροφορίες (information) και οι επιχειρηματικές διαδικασίες (processes) που είναι απαραίτητες για να δουλεύει η επιχείρηση Η επιχειρηματική σκοπιά (business view) δίνει το πλαίσιο που ελέγχει την εφαρμογή οποιαδήποτε τεχνολογίας Ο διαχωρισμός της επιχειρηματικής σκοπιάς της διαχείρισης των πληροφοριών από την τεχνολογία επιτρέπει τη γρηγορότερη εφαρμογή της τεχνολογίας Τα περισσότερα έργα ΠΣ αποτυγχάνουν λόγω έλλειψης γνώσης των αναγκών σε διαδικασίες και πληροφορίες και όχι επειδή η τεχνολογία δεν λειτουργεί 6 Ευθύμιος Ταμπούρης 3
Δύο Σημαντικές Παράμετροι Δεδομένα και Πληροφορίες Επιχειρηματικές διαδικασίες 7 Η Επιχειρησιακή Αρχιτεκτονική (ΕΑ) θέλει να έχει για μια επιχείρηση και τα ΠΣ της, τον ίδιο ρόλο που έχει η κλασική αρχιτεκτονική στον κατασκευαστικό τομέα και τα υλικά Ο John Zachman τον Σεπτέμβριο του 1987, δημοσίευσε μια εργασία με τίτλο A Framework for Information Systems Architecture στο οποίο πρώτος εισήγαγε ένα Πλαίσιο για ΕΑ Σύντομα ακολούθησαν και άλλες προσπάθειες Είναι σημαντικό να θυμόμαστε πως η έννοια της ΕΑ οριοθετείται από τους υποστηρικτές της Αυτόσημαίνειπωςωςκλάδοςείναιπολύνέος και αμφιλεγόμενος τόσο ως προς την πρακτική εφαρμογή του όσο και ως προς την επιστημονική του αξία 8 Ευθύμιος Ταμπούρης 4
Ορισμοί 1 Με τον όρο επιχειρησιακή αρχιτεκτονική εννοούμε την πρακτική κατά την οποία εφαρμόζεται μία περιεκτική και ακριβής μέθοδος γιαναπεριγραφεί μία τρέχουσα ή μελλοντική δομή και συμπεριφορά για τις λειτουργίες μιας επιχείρησης, τα πληροφοριακά συστήματα, καθώς και το προσωπικό και κάθε οργανωσιακή ομάδα, έτσι ώστε να συμβαδίσουν με τους στόχους της επιχείρησης αλλά και την στρατηγική της κατεύθυνση. Επιχειρησιακή Αρχιτεκτονική είναι ένα ολοκληρωμένο και περιεκτικό πλαίσιο που διαχειρίζεται και ταυτίζει όλες τις επιχειρησιακές διαδικασίες ενός οργανισμού, το υλικό και λογισμικό της Πληροφορικής Τεχνολογίας (Information Technology), τα τοπικά και μεγάλης έκτασης δίκτυα, τους ανθρώπους, τις λειτουργίες και τα ερευνητικά έργα και σχέδια με τη συνολική στρατηγική του οργανισμού. Με άλλα λόγια αποτελεί τη σαφή περιγραφή και τεκμηρίωση των τρεχόντων και επιθυμητών σχέσεων μεταξύ της επιχείρησης, των διαδικασιών διοίκησης και της Πληροφορικής Τεχνολογίας. 9 Ορισμοί 2 Μία ΕΑ είναι ένας τρόποςοργάνωσης των εμπορικών επιχειρηματικών διαδικασιών, των αναγκαίων πληροφοριών, και των προαπαιτούμενων τεχνολογιών. Η ΕΑ είναι η διαδικασία τηςμετάφρασηςτουεπιχειρηματικού οράματος σε αποτελεσματική στρατηγική για την επιχείρηση με αλλαγές στη δημιουργία, την επικοινωνία, στις βασικές αρχές και στα πρότυπα που περιγράφουν το επιχειρησιακό μελλοντικό σκηνικό και επιτρέπουν την εξέλιξη του. Το πεδίο της ΕΑ περιλαμβάνει ανθρώπους, διαδικασίες, πληροφορίες, την τεχνολογία της επιχείρησης αλλά και τις σχέσεις της μιας με την άλλη και του εξωτερικού περιβάλλοντος. Τελικά, οι επιχειρηματικές αρχιτεκτονικές χρησιμοποιούνται επειδή ο κόσμος αλλάζει πολύ γρήγορα, η επιχείρησηαλλάζεικαιοι τεχνολογικές αποφάσεις μας πρέπει να υποστηρίξουν την επιχείρησή μας. 10 Ευθύμιος Ταμπούρης 5
Τι συμβαίνει στις ΗΠΑ; Σύμφωνα με την αμερικάνικη νομοθεσία και τον νόμο για την ηλεκτρονική διακυβένρηση (E-Governent Act) του 2002 η ΕΑ ορίζεται ως: Η στρατηγική βάση πληροφοριών που καθορίζει το σκοπό του Οργανισμού Η αναγκαία πληροφορία για την επιτέλεση του σκοπού. Οι απαιτούμενες τεχνολογίες για την επιτέλεση του σκοπού. Οι μεταβατικές διαδικασίες για την εγκατάσταση νέων τεχνολογιών σε περίοδο μεταβαλλόμενων αναγκών. Και περιλαμβάνει: την αρχική αρχιτεκτονική βάση, την αρχιτεκτονική στόχο και το πλάνο μετάβασης. Η δημιουργία και συντήρηση ΕΑ είναι υποχρεωτική για όλους τους δημόσιους οργανισμούς στις ΗΠΑ! 11 Πλεονεκτήματα Εφαρμογής ΕΑ Παρουσιάζει το τρέχον και μελλοντικό όραμα της επιχείρησης Εκσυγχρονίζει τις επιχειρηματικές διαδικασίες Ανακαλύπτει και εξαλείφει του πλεονασμού στις διαδικασίες Οδηγεί στον ανασχεδιασμό (business process re-engineering) Μειώνει την πολυπλοκότητα των ΠΣ Ανακαλύπτει και εξαλείφει πλεονάζοντα δεδομένα και εφαρμογές λογισμικού Επιτρέπει την ολοκλήρωση όλης της επιχείρησης μέσω του διαμοιρασμού των δεδομένων Μέσω του ορισμού προτύπων για τα δεδομένα Αυτό κάνει δυνατή και τη δημιουργία αποθηκών δεδομένων (data warehouses) Επιτρέπει την γρηγορότερη μετάβαση σε νέες τεχνολογίες Έννοιες όπως client/server architectures και object-oriented computing είναι ευκολότερα κατανοητές όταν υπάρχει μια ΕΑ 12 Ευθύμιος Ταμπούρης 6
Μειονεκτήματα Εφαρμογής ΕΑ Η εφαρμογή ΕΑ σημαίνει πως η επιχείρηση καλείται να λύσει προβλήματα όπως: Ανακατάταξη στις οργανωτικές δομές της επιχείρησης Εξεύρεση των κατάλληλων ανθρώπων για την υλοποίηση Δυσκολίες στη μοντελοποίηση, την υλοποίηση και τη συντήρηση Υψηλό κόστος προμήθειας και εγκατάστασης λογισμικού Προσαρμογή και εκπαίδευση προσωπικού Ανεύρεση χρηματικών πόρων Μια εφαρμογή ΕΑ που δεν έχει σχεδιαστεί σωστά, μπορεί να προκαλέσει: Απώλεια πόρων Άσκοπη επανάληψη διαδικασιών Ελλιπή συντονισμό μεταξύ τμημάτων Προβλήματα με τη διοίκηση Δυστοκία στην κατανομή πόρων (όπως οι πληροφορίες) 13 Διαφορές ΕΑ και ΠΣ κατά Spewak και Hill 1. Η ΕΑ παρέχει μια ολιστική θεώρηση που εμπεριέχει τόσο την επιχειρηματικότητα όσο και την τεχνολογία ΑΣΠΣ: «Τι συτήματα θέλετε;», «Ποια λειτουρεγικότητα πρέπει να έχουν;», «Τι πληροφορία χρειάζεστε;», «Τι Πληροφοριακά Συστήματα χρειάζεστε περισσότερο;» κλπ. ΕΑ: «Με τι ασχολείστε σαν επιχείρηση;», «Τι πληροφορία χρησιμοποιείται, η οποία καθοδηγήσει την επιχείρηση;» κλπ. 2. Στην ΕΑ τα δεδομένα καθορίζονται πριν τη λειτουργικότητα 3. Στην ΕΑ τα δεδομένα έχουν κεντρική σημασία οι προτεραιότητες καθορίζονται βάσει των δεδομένων 4. ΟσχεδιασμόςΕπιχειρησιακήςΑρχιτεκτονικήςμελετάειτόσο λειτουργικούς όσο και στρατηγικούς και με μακροπρόθεσμα αποτελέσματα στόχους 14 Ευθύμιος Ταμπούρης 7
Σχεδιασμός μια ΕΑ: Τα 7 βήματα 1. Συμφωνία για την ύπαρξη της ανάγκης για ΕΑ από την ανώτερη διοίκηση (όχι απλά από το ΙΤ τμήμα) 2. Καθιέρωση μιας οργανωτικής δομής (ποιος θα διαχειριστεί την ΕΑ;) 3. Επιλογή ενός πλαισίου 4. Επιλογή λογισμικού 5. Οργάνωσητουαπαιτούμενουυλικούμεβάσητουπλαισίουπουέχει επιλεγεί 6. Έναρξη χρήσης της ΕΑ 7. Διατήρηση και επέκταση της ΕΑ 15 Πλαίσια Ένα πλαίσιο ΕΑ είναι μια δομή μέσα στην οποία περιγράφονται τα συστατικά ενός συστήματος και οι σχέσεις που έχουν μεταξύ τους Γιατί χρειαζόμαστε ένα πλαίσιο; Ανεκτίμητο εργαλείο επικοινωνίας και συμφωνίας: ένα πρόβλημα που υπάρχει είναι η έλλειψη συμφωνίας στην επιχείρηση σχετικά με τι είναι ΕΑ (θυμηθείτε: η ΕΑ ορίζεται από τους υποστηρικτές της!) Βοηθά στη διαχείριση της πολυπλοκότητας του όλου εγχειρήματος Βοηθά στην πειθαρχεία και την ομοιόμορφη προσέγγιση στην ομάδα υλοποίησης 16 Ευθύμιος Ταμπούρης 8
Περίληψη Η έννοια της ΕΑ δίνει μια νέα θεώρηση στη χρήση της χρήσης της τεχνολογίας στις επιχειρήσεις Η ΕΑ επιχειρεί να εναρμονίσει τη χρήση της τεχνολογίας σε ένα γενικότερο επιχειρηματικό πλαίσιο Τελικό ζητούμενο είναι τα ΠΣ που αναπτύσσονται να εξυπηρετούν τους συνολικούς επιχειρηματικούς στόχους Η χρήση ΕΑ είναι μια σύνθεση διαδικασία που έχει νόημα σε μεγάλους και σύνθετους οργανισμούς Η χρήση ΕΑ εγκυμονεί κινδύνους λόγω πολυπλοκότητας και κόστους Η χρήση ΕΑ βασίζεται σε πλαίσια και πολλές φορές υποστηρίζεται από ειδικό λογισμικό Η χρήση ΕΑ είναι υποχρεωτική σε όλο το δημόσιο τομέα στις ΗΠΑ 17 Ευθύμιος Ταμπούρης 9