ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ "ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑ ΚΑΙ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ" 1
Περιεχόμενα Περιεχόμενα... 2 Εισαγωγή... 3 Αρμοδιότητες λογιστή... 4 Μηχανογραφημένη λογιστική... 6 Ανταγωνισμός στις επιχειρήσεις... 8 Τεχνολογία στις επιχειρήσεις... 9 Ενδοεταιρική οργάνωση και λειτουργία... 16 Ηλεκτρονικό Εμπόριο... 17 Ηλεκτρονικό Επιχειρείν... 19 Πρακτική Εφαρμογή... 22 Συμπεράσματα... 31 Βιβλιογραφία... 33 2
Εισαγωγή Η λογιστική μπορεί να θεωρηθεί ως η γλώσσα έκφρασης των επιχειρήσεων, αφού παρέχει τον τρόπο με τον οποίο οι στόχοι μίας επιχείρησης εκφράζονται με μία κατανοητή μορφή στα ενδιαφερόμενα μέρη. Η τυποποίηση και ομοιομορφία των λογιστικών πληροφοριών έγινε με την καθιέρωση του ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΓΕΝΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΣΧΕΔΙΟΥ (Ε.Γ.Λ.Σ.). Το Ε.Γ.Λ.Σ. είναι ένα σύνολο λογαριασμών οι οποίοι είναι χωρισμένοι σε δέκα διαφορετικές ομάδες κατηγορίες οι οποίοι καλύπτουν στο σύνολο τους τις ανάγκες καταγραφής και ανάλυσης των λογιστικών γεγονότων που αφορούν τις ελληνικές επιχειρήσεις. Σε διεθνές επίπεδο τώρα, η ανάγκη για ομοιομορφία και τυποποίηση των λογιστικών πληροφοριών οδήγησε στην δημιουργία των ΔΙΕΘΝΩΝ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΚΑΙ ΔΙΕΘΝΩΝ ΠΡΟΤΥΠΩΝ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ τα οποία είναι Πρότυπα και Διερμηνείες τα οποία υιοθετούνται από το Συμβούλιο Διεθνών Λογιστικών Προτύπων. Αποτελεί γεγονός πως σήμερα ζούμε στην εποχή της πληροφορίας, όπου νέα συστήματα μας επιτρέπουν να αξιοποιούμε δεδομένα (data). Οι υπολογιστές έχουν διεισδύσει σε όλους τους χώρους εργασίας συμβάλλοντας έτσι με κάθε τρόπο σε κοινωνικές αλλαγές. Στον κόσμο των επιχειρήσεων όπου κυριαρχεί ο ανταγωνισμός, η υιοθέτηση ή μη μιας νέας τεχνολογίας μπορεί να αποβεί σωτήρια ή μοιραία. Είναι γεγονός πως η ανταγωνιστικότητα είναι συνυφασμένη με επενδύσεις στην τεχνολογία. Οι σημερινοί λογιστές καλούνται να καταλάβουν, να χρησιμοποιήσουν, να εκτιμήσουν, να τροποποιήσουν και να σχεδιάσουν συστήματα βασιζόμενα σε υπολογιστές. Η εφαρμογή της μηχανογράφησης τοποθέτησε τα λογιστήρια των ελληνικών επιχειρήσεων στην πραγματική τους θέση το κέντρο της πληροφόρησης της επιχείρησης προσφέροντας σε αυτές τις ουσιαστικές πληροφορίες που χρειάζονται στην προσπάθειά τους να αυξήσουν την παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητά τους, καθώς και τη δυνατότητα να ανταπεξέρχονται με επιτυχία στις προκλήσεις του ολοένα και αυξανόμενου ανταγωνισμού. 3
Το άτομο το οποίο είναι υπεύθυνο για την καταγραφή και επεξεργασία των εμπορικών συναλλαγών των οικονομικών μονάδων και που κοινοποιεί με συνοπτικές καταστάσεις τα αποτελέσματα των συναλλαγών στα ενδιαφερόμενα μέλη (δηλαδή στους φορείς της οικονομικής μονάδας, στους πελάτες στους πιστωτές, στο προσωπικό, στο κράτος κλπ),είναι φυσικά ο λογιστής. Το άτομο αυτό έχει έναν σημαντικό ρόλο στις επιχειρήσεις σήμερα και θα πρέπει να έχει κάποιες συγκεκριμένες γνώσεις και γνώση της τεχνολογίας προκειμένου να ανταποκριθεί στα καθήκοντά του. Αρμοδιότητες λογιστή Οι λογιστές μίας επιχείρησης είναι εκείνοι οι οποίοι σχετίζονται άμεσα με τη χρήση, την αξιολόγηση και το σχεδιασμό ενός AIS.Ο ακριβής βαθμός με τον οποίο οι λογιστές αλληλεπιδρούν με ένα AIS εξαρτάται από τις αρμοδιότητές τους μέσα σε μία επιχείρηση. Οι τομείς δραστηριότητας των λογιστών μπορούν να ομαδοποιηθούν σε έξι κατηγορίες: 1.Οικονομική λογιστική, 2.Φορολογία εισοδήματος, 3.Λογιστική κόστους, 4.Διοικητική λογιστική, 5.Ελεγκτική λογιστική και 6.Λογιστική που αφορά την ανάπτυξη συστημάτων. Οι λογιστές σε όποιο τομέα δραστηριότητας και να ανήκουν έχουν πολύ μεγάλη σημασία για την πορεία της επιχείρησης ή του οργανισμού. Επίσης κάθε τομέας απαιτεί την υιοθέτηση της δικής του τεχνολογίας. Τα άτομα που αναπτύσσουν το πληροφοριακό σύστημα μίας επιχείρησης, ασχολούνται με την ανάλυση, το σχεδιασμό και την υλοποίηση ενός νέου ανακεφαλαιωμένου AIS. Οι χρήστες του νέου AIS θα είναι πάλι οι λογιστές καθώς και οι εσωτερικοί και εξωτερικοί προς την επιχείρηση χρήστες. Όπως και οι ελεγκτές, έτσι και αυτοί που αναπτύσσουν τα πληροφοριακά συστήματα χωρίζονται σε εσωτερικούς και εξωτερικούς σχεδιαστές συστημάτων. Εκείνοι που ανήκουν στους εξωτερικούς, είναι συχνά συνεργάτες των εξωτερικών ελεγκτών και των φοροτεχνικών σε δημόσιες υπηρεσίες και παρέχουν εξειδικευμένες υπηρεσίες. Οι εσωτερικοί σχεδιαστές συστημάτων ανήκουν στο εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Ένας καλός σχεδιασμός συνίσταται στην εκτίμηση, την ανάλυση και την χρήση των AIS και των αναφορών που παράγονται από αυτό. 4
Όλες οι γνώσεις και δραστηριότητες του λογιστή εκτελούνται πλέον καθημερινά με τη χρήση εργαλείων μηχανογράφησης. Με αυτόν τον τρόπο διευκολύνεται η ακρίβεια, η ποιότητα και η ταχύτητα διεκπεραίωσης του έργου του. Η επαρκής γνώση της μηχανογράφησης είναι άρα απαραίτητο προσόν για το σύγχρονο λογιστή προκειμένου να εξασφαλιστεί η καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων. Το εξειδικευμένο λογισμικό που κυκλοφορεί έχει αλλάξει τη φύση της λογιστικής καθώς την έχει μετατρέψει σε μία εύκολη διαδικασία. Η δουλειά του λογιστή έχει διευκολυνθεί αφού αυτός μπορεί να έχει ανά πάσα στιγμή πιο αναλυτικές και ακριβείς πληροφορίες, ευκολότερα και γρηγορότερα. Από την άλλη μεριά, η τεχνολογία που χρησιμοποιείται έχει και κάποια προβλήματα. Για κάποιον που δεν είναι ειδικός, οι υπολογιστές και το λογισμικό που χρησιμοποιούν στο πιο λεπτομερές επίπεδο της εργασίας τους είναι πολύπλοκοι. Επιπροσθέτως, η επεξεργασία που διενεργούν οι υπολογιστές στα δεδομένα, είναι απίθανο να παρατηρηθεί, αφού γίνεται αόρατα και αθόρυβα. Επίσης, αρκετές φορές οι επεξεργασμένες πληροφορίες δεν είναι εύκολα αναγνώσιμες από τους ανθρώπους εκτός αν αυτές πάρουν αναγνώσιμη μορφή. Για το λόγο αυτό στο σχεδιασμό των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων οι λογιστές έχουν επιτρέψει σε μη λογιστές ειδικούς να σχεδιάσουν αυτή τη νέα γενιά συστημάτων. Οι λογιστές ως ειδικοί σε θέματα οικονομικών και διοικητικών αρχών βοηθούν σε αυτό το σχεδιασμό φροντίζοντας να διατηρούνται οι αρχές αυτές στα σχεδιασμένα συστήματα. Στην ουσία για το σχεδιασμό των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν τα βασικά κομμάτια της γνώσης της επιστήμης των υπολογιστών, της επεξεργασίας των δεδομένων, του εσωτερικού και εξωτερικού έλεγχου, και της ανάλυσης των συστημάτων σε συνδυασμό με τις βασικές λογιστικές αρχές. Μόνο με την επικοινωνία και την αποδοτική δουλειά με τους ειδικούς πάνω σε θέματα σχεδιασμού και της εγκατάστασης των συστημάτων με βάση τους υπολογιστές οι λογιστές διασφαλίζουν ότι αυτά τα συστήματα συναντούν τις ανάγκες τους και ότι εκείνοι και όχι τα συστήματα διατηρούν τον έλεγχο. Η λογιστική είναι μία δραστηριότητα που παρέχει πληροφορίες και για το λόγο αυτό οι λογιστές θα πρέπει να είναι σε θέση να καταλάβουν πώς ένα σύστημα που παρέχει πληροφορίες είναι σχεδιασμένο, υλοποιημένο και χρησιμοποιείται, το πώς γίνεται η αναφορά των οικονομικών πληροφοριών και τέλος το πώς η πληροφορία χρησιμοποιείται για τη λήψη αποφάσεων. Οι λογιστές μπορεί να είναι: χρήστες του 5
λογιστικού πληροφοριακού συστήματος, να λαμβάνουν μέρος στο σχεδιασμό και την υλοποίηση του λογιστικού πληροφοριακού συστήματος ή να είναι ελεγκτές του AIS. Οι σημερινοί λογιστές καλούνται να καταλάβουν, να χρησιμοποιήσουν, να εκτιμήσουν, να τροποποιήσουν και να σχεδιάσουν συστήματα βασιζόμενα σε υπολογιστές. Η τεχνολογία και οι διαδικασίες που χρησιμοποιούνται σήμερα δεν υπήρχαν πριν μερικά χρόνια και επιπλέον αλλάζουν με ταχείς ρυθμούς που οι βελτιώσεις εμφανίζονται σχεδόν σε ημερήσια βάση. Μεγάλες αλλαγές γίνονται στην τεχνολογία κάθε τρία ή πέντε χρόνια. Έτσι για μερικά από αυτά τα προϊόντα που είναι εξαιρετικά απλοποιημένα για αρκετά θέματα της λογιστικής, άνθρωποι με ελάχιστες γνώσεις πάνω σε θέματα λογιστικής μπορούν να επεξεργαστούν συναλλαγές και να προετοιμάσουν λογιστικές αναφορές, με αξιοπιστία. Μηχανογραφημένη λογιστική Με αφορμή την ανάγκη για τυποποίηση και ομοιομορφία της λογιστικής πληροφορίας που άρχισε να εφαρμόζεται στη λειτουργία της λογιστικής επιστήμης χάρη στη καθολική εφαρμογή του Ε.Γ.Λ.Σ. σε όλες τις επιχειρήσεις ήρθε να δηλώσει δυναμικά την παρουσία της η μηχανογράφηση. Η εφαρμογή της μηχανογράφησης τοποθέτησε τα λογιστήρια των ελληνικών επιχειρήσεων στην πραγματική τους θέση το κέντρο της πληροφόρησης της επιχείρησης προσφέροντας σε αυτές τις ουσιαστικές πληροφορίες που χρειάζονται στην προσπάθειά τους να αυξήσουν την παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητά τους, καθώς και τη δυνατότητα να ανταπεξέρχονται με επιτυχία στις προκλήσεις του ολοένα και αυξανόμενου ανταγωνισμού που άλλωστε, είναι και ο στόχος τους. Προκειμένου να αυξήσει μία επιχείρηση την ανταγωνιστικότητά της θα πρέπει να μπορεί να οργανώνει τα διαθέσιμα μέσα της (ανθρώπινο δυναμικό, κεφάλαια, μηχανολογικό εξοπλισμό, κ.λπ.) και τις λειτουργίες της κατά τέτοιο τρόπο ώστε ανά πάσα στιγμή να μπορεί να πάρει τις αποφάσεις εκείνες που είναι αναγκαίες για τη βιωσιμότητά της καταρχήν. Για να πάρει λοιπόν η επιχείρηση αυτές τις σημαντικές αποφάσεις θα πρέπει ανά πάσα στιγμή να έχει την πληροφόρηση που χρειάζεται για να 6
έχει τις κατάλληλες γνώσεις για το που ακριβώς βρίσκεται και που μπορεί να πάει με βάση τις δυνατότητές της. Οι πληροφορίες, και πιο συγκεκριμένα οι λογιστικές πληροφορίες τις οποίες και παρέχει η λογιστική, είναι αυτές που ενισχύουν την προσπάθεια των σύγχρονων επιχειρήσεων να αποκτήσουν ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα και να ξεχωρίσουν στις δύσκολες συνθήκες της αγοράς. Η συνεισφορά της μηχανογράφησης έγκειται στο ότι εξασφαλίζει την ταχύτητα και την αξιοπιστία της πληροφορίας. Η αξιοπιστία και η ποιότητα της πληροφορίας εξαρτάται από την ταχύτητα της συλλογής της και από την αποτελεσματική επεξεργασία της ώστε να συμβάλλει θετικά στην τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων και στη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης. Όλες οι επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία Γ κατηγορίας είναι υποχρεωμένες να εφαρμόζουν τις διατάξεις του Ε.Γ.Λ.Σ. το οποίο τυποποίησε ουσιαστικά τις λογιστικές διαδικασίες. Η λογιστική αυτή τυποποίηση άνοιξε το δρόμο και έφερε τη μηχανογράφηση στις ελληνικές επιχειρήσεις. Μέχρι την εφαρμογή του Ε.Γ.Λ.Σ. ήταν αδύνατη οποιαδήποτε μαζική προσπάθεια μηχανογράφησης των λογιστικών διαδικασιών ακριβώς γιατί έλειπε η τυποποίηση. Η μηχανογραφική επεξεργασία των λογιστικών γεγονότων καλύπτει ολόκληρο το φάσμα της λογιστικής διαδικασίας από την καταχώριση των παραστατικών με τη μορφή λογιστικών άρθρων στους αρμόδιους λογαριασμούς του λογιστικού σχεδίου μέχρι την κατάρτιση του λογαριασμού Γενικής Εκμετάλλευσης και της Κατάστασης Αποτελεσμάτων Χρήσεως και του Ισολογισμού. Μερικές από τις αλλαγές που έφερε η εφαρμογή της μηχανογραφημένης λογιστικής είναι: 1. Σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας της λογιστικής εργασίας με τη δυνατότητα επεξεργασίας μεγαλύτερου όγκου πληροφοριών σε συντομότερο χρόνο. 2. Εξασφάλιση της συγκέντρωσης και παροχής αξιόπιστων πληροφοριών προς τους διοικούντες της επιχείρησης για τη λήψη των καθημερινών αποφάσεων. 3. Αύξηση της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας των οργάνων ελέγχου των επιχειρήσεων (εφοριακοί, ορκωτοί λογιστές, τραπεζικοί υπάλληλοι, κλπ) Με έναν πιο διαφορετικό τρόπο θα μπορούσαμε να ορίσουμε τη μηχανογραφημένη λογιστική ως την καταγραφή επεξεργασία και οργάνωση των 7
λογιστικών πράξεων με τη βοήθεια του συστήματος ηλεκτρονικών υπολογιστών. Ένα σύστημα ηλεκτρονικών υπολογιστών αποτελείται από έναν ή περισσότερους υπολογιστές εκτυπωτές και προγράμματα που συνεργάζονται για τη μηχανογραφική τήρηση της γενικής λογιστικής. Πλεονεκτήματα της μηχανογραφημένης λογιστικής είναι: 1. Άμεση, πλήρης και σωστή πληροφόρηση με τη μηχανογραφική τήρηση της λογιστικής στη διοίκηση της επιχείρησης 2. Αυτοματοποίηση λογιστικών διαδικασιών 3. Αυτοματοποίηση και τυποποίηση λογιστικών καταστάσεων 4. Άμεση και διαρκής ενημέρωση για την πορεία της επιχείρησης 5. Μείωση του λειτουργικού κόστους των επιχειρήσεων 6. Αύξηση του διαθέσιμου χρόνου των λογιστών Ανταγωνισμός στις επιχειρήσεις Προκειμένου να αυξήσει μία επιχείρηση την ανταγωνιστικότητά της θα πρέπει να μπορεί να οργανώνει τα διαθέσιμα μέσα της (ανθρώπινο δυναμικό, κεφάλαια, μηχανολογικό εξοπλισμό, κ.λπ.) και τις λειτουργίες της κατά τέτοιο τρόπο ώστε ανά πάσα στιγμή να μπορεί να πάρει τις αποφάσεις εκείνες που είναι αναγκαίες για τη βιωσιμότητά της καταρχήν. Για να πάρει λοιπόν η επιχείρηση αυτές τις σημαντικές αποφάσεις θα πρέπει ανά πάσα στιγμή να έχει την πληροφόρηση που χρειάζεται για να έχει τις κατάλληλες γνώσεις για το που ακριβώς βρίσκεται και που μπορεί να πάει με βάση τις δυνατότητές της. Οι πληροφορίες, και πιο συγκεκριμένα οι λογιστικές πληροφορίες τις οποίες και παρέχει η λογιστική, είναι αυτές που ενισχύουν την προσπάθεια των σύγχρονων επιχειρήσεων να αποκτήσουν ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα και να ξεχωρίσουν στις δύσκολες συνθήκες της αγοράς. Η συνεισφορά της μηχανογράφησης έγκειται στο ότι εξασφαλίζει την ταχύτητα και την αξιοπιστία της πληροφορίας. Η αξιοπιστία και η ποιότητα της πληροφορίας εξαρτάται από την ταχύτητα της συλλογής της και από την αποτελεσματική επεξεργασία της ώστε να συμβάλλει θετικά 8
στην τεκμηριωμένη λήψη αποφάσεων και στη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης. Ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να οριστεί ως ένα σύστημα αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων, τα οποία συλλέγουν ή ανακτούν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορίες που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε ένα οργανισμό. Πέρα από την υποστήριξη στη λήψη αποφάσεων, στο συντονισμό, και στον έλεγχο, τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν επίσης να βοηθούν τη διοίκηση στην ανάλυση προβλημάτων, στην απεικόνιση σύνθετων θεμάτων, καθώς και στη δημιουργία νέων προϊόντων. Ο στόχος ενός οποιουδήποτε πληροφοριακού συστήματος είναι η μετατροπή δεδομένων σε πληροφορία. Τα δεδομένα είναι γεγονότα που συμβαίνουν και που η χρησιμότητά τους για συγκεκριμένους σκοπούς, εξαρτάται από την περαιτέρω επεξεργασία τους. Τεχνολογία στις επιχειρήσεις Η διοίκηση και οι επιχειρήσεις επενδύουν στην τεχνολογία και στα πληροφοριακά συστήματα επειδή αυτά προσφέρουν οικονομική αξία στην επιχείρηση. Η απόφαση για τη δημιουργία ή τη συντήρηση ενός πληροφοριακού συστήματος βασίζεται στην εκτίμηση ότι η απόδοση της επένδυσης αυτής θα είναι ανώτερη από άλλες επενδύσεις σε κτήρια, μηχανήματα ή άλλα στοιχεία ενεργητικού. Αυτή η απώτερη απόδοση θα εκδηλωθεί με τη μορφή αύξησης της παραγωγικότητας, αύξησης των εσόδων ή ίσως ανώτερη μακροπρόθεσμη ανταγωνιστική τοποθέτηση της επιχείρησης σε ορισμένες αγορές. Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου οι εταιρείες επενδύουν σε πληροφοριακά συστήματα προκειμένου να συμμορφωθούν με κρατικούς κανονισμούς ή άλλες απαιτήσεις του περιβάλλοντος. Οι στόχοι ενός συστήματος είναι οι λόγοι για τους οποίους ένα σύστημα υπάρχει. Ένα σύστημα μπορεί να έχει έναν ή περισσότερους στόχους. Οι στόχοι ενός συστήματος δένουν τα υποσυστήματα μεταξύ τους, καθώς και τα αντικείμενα μεταξύ τους. Κάθε σύστημα έχει ένα επιθυμητό αποτέλεσμα, το οποίο πρέπει να πραγματοποιηθεί μέσα σε 9
ένα χρονικό διάστημα. Με βάση το αποτέλεσμα αυτό, προκύπτει και ο στόχος του συστήματος για την πραγματοποίηση του αποτελέσματος αυτού. Τα ERP (EnterpriseResource Planning System) προγράμματα είναι πληροφοριακά συστήματα τα οποία αποτελούνται από πολλά τμήματα και έχουν σχεδιαστεί για να διοικούν πολλά τμήματα του οργανισμού. Αυτά αποτελούνται από τμήματα που αφορούν τα οικονομικά, τις πωλήσεις, τις αγορές, τον έλεγχο της αποθήκης, την παραγωγή και το ανθρώπινο δυναμικό. Το ERP αναπαράγει τις επιχειρηματικές διαδικασίες (πως καταγράφουμε μια πώληση, πως ελέγχουμε το ωράριο των εργαζομένων και τη μισθοδοσία) με το λογισμικό, καθοδηγώντας τους υπαλλήλους της επιχείρησης που είναι αρμόδιοι για τις διαδικασίες αυτές βήμα προς βήμα και αυτοματοποιώντας όσες διαδικασίες χρειάζεται. Η κεντρική ιδέα πίσω από το ERP είναι ότι οι διάφορες λειτουργίες του λογισμικού πρέπει να επικοινωνούν ανάμεσα στα τμήματα της επιχείρησης. Σε ένα σύστημα ERP, η λογιστική εφαρμογή μπορεί να πληρώσει έναν προμηθευτή, μόλις ο υπεύθυνος υπάλληλος επιβεβαιώσει την παραλαβή των αγαθών στην αποθήκη. Ομοίως οι εφαρμογές που τιμολογούν μπορούν να εκδώσουν ένα τιμολόγιο αμέσως μόλις ο υπεύθυνος υπάλληλος επιβεβαιώσει ότι τα εμπορεύματα είναι τοποθετημένα στο φορτηγό για αποστολή στον πελάτη. Όλα αυτά γίνονται με την ελάχιστη δυνατή ανθρώπινη παρέμβαση και γραφική εργασία. Η εφαρμογή ενός συστήματος ERP απαιτεί την ύπαρξη μιας κεντρικής βάσης δεδομένων, όπου όλες οι πληροφορίες της επιχείρησης είναι αποθηκευμένες. Στόχος του ERP δεν είναι η εξυπηρέτηση των απαιτήσεων ενός τομέα στον οργανισμό, όπως λ.χ. του λογιστηρίου, αλλά η εξυπηρέτηση των διαδικασιών μέσα στον οργανισμό, στις οποίες διαδικασίες εμπλέκονται οι διάφοροι τομείς, έτσι ώστε να μπορεί αυτός να διεκπεραιώνει τις κύριες υπηρεσίες του. Από τη στιγμή που τα δεδομένα εισαχθούν σε κάποια μονάδα (module) του ERP, αυτά είναι διαθέσιμα σε οποιαδήποτε μονάδα του ERP τα χρειαστεί. Με τον τρόπο αυτό, επιτυγχάνεται μια λογική ενοποίηση των διαδικασιών μεταξύ των τμημάτων του οργανισμού. Κατά την επιλογή, η επιχείρηση πρέπει να καθορίσει ποιες είναι οι κρίσιμες ανάγκες που θέλει να καλύψει. Μία μεγάλη επιχείρηση μπορεί να βλέπει στρατηγικά οφέλη από βελτιωμένο κεντρικό έλεγχο και συγκέντρωση πληροφοριών και άρα να επικεντρώνεται στις τεχνολογίες ενοποιημένης πληροφοριακής υποδομής. Οι μικρότερες επιχειρήσεις μπορεί να προτιμούν συστήματα 10
που ταιριάζουν στις επιμέρους δραστηριότητες και λειτουργίες τους και στη μείωση κόστους. Πολύ σημαντική είναι η διοίκηση της υλοποίησης του συστήματος. H ομάδα υλοποίησης θα πρέπει να αποτελείται από ικανά και αποδεκτά άτομα που θα μπορούν να παίρνουν αποφάσεις, να αναθέτουν αρμοδιότητες και να καθορίζουν προθεσμίες. Οι πελάτες και οι προμηθευτές πρέπει να γίνονται κοινωνοί της αλλαγής διότι έτσι σχεδιάζονται καλύτερα οι διεπιχειρησιακές διαδικασίες με αποτέλεσμα να μειώνονται οι εκ των υστέρων μετατροπές. Η ανώτατη διοίκηση εμπλέκεται σε όλη τη διάρκεια του προγράμματος και προσδιορίζει τις προτεραιότητες. Μία διαλειτουργούσα επιτροπή κινητοποίησης εποπτεύει την υλοποίηση και λαμβάνει τις κρίσιμες αποφάσεις. Ο ξεκάθαρος προσδιορισμός των επιδιωκόμενων στόχων αποτρέπει τις αποκλίσεις και επεκτάσεις που εξαντλούν τους πόρους και τον προϋπολογισμό. Θα πρέπει εξ αρχής να προσδιοριστούν οι μονάδες του συστήματος που απαιτούνται και οι διαδικασίες που επηρεάζονται. Κατά προτίμηση πρέπει να υλοποιηθεί ένα τυποποιημένο σύστημα και να μη γίνονται εκτεταμένες αλλαγές ώστε να ελαχιστοποιηθεί η πολυπλοκότητα της υλοποίησης και να τηρηθεί το χρονοδιάγραμμα. Οι αλλαγές στον πηγαίο κώδικα (source code) του συστήματος πρέπει να γίνονται σε ελάχιστο βαθμό, διότι λόγω του ολοκληρωμένου χαρακτήρα των συστημάτων αυξάνεται η απαιτούμενη προσπάθεια. Εκτός της δαπάνης εξ αιτίας της επιμήκυνσης του χρόνου εισαγωγής, οι αλλαγές καθιστούν δύσκολες τις μελλοντικές αναβαθμίσεις του συστήματος. Κάθε σύστημα επιβάλλει τη δική του λογική στην οργάνωση και την κουλτούρα μίας επιχείρησης. Το σύστημα μπορεί να επιβάλει ανασχεδιασμό των διαδικασιών ή και εισαγωγή νέων διαδικασιών. Πολλά ανώτατα στελέχη θεωρούν ότι τα προβλήματα από την εισαγωγή ενός νέου συστήματος είναι αμιγώς τεχνολογικά. Ο στόχος των ERP είναι να βελτιώσουν τις επιχειρησιακές διαδικασίες, για αυτό και η εφαρμογή πρέπει να γίνεται κάτω από την εποπτεία των λειτουργικών τμημάτων και όχι από τη μηχανογράφηση. Πρέπει να χρησιμοποιηθούν οι κατάλληλες διοικητικές τεχνικές για τη διαχείριση των αλλαγών ώστε να μην υπάρξουν αντιδράσεις από τους εργαζόμενους. Δείκτες απόδοσης θα πρέπει να μετρούν συνεχώς τις επιπτώσεις του συστήματος. Οι δείκτες πρέπει να μετρούν την απόδοση του συστήματος αλλά και τις επιδόσεις των δραστηριοτήτων που υποστηρίζει (έγκαιρες παραδόσεις, χρόνοι παράδοσης σε πελάτες, κυκλοφορία αποθεμάτων, απόδοση προμηθευτών, περιθώρια κέρδους). Οι δείκτες και οι 11
επιδόσεις πρέπει να συμφωνηθούν από την έναρξη της υλοποίησης από διοίκηση, τους πωλητές και την ομάδα υλοποίησης. Αν οι στόχοι επιτευχθούν πρέπει να δοθούν ανταμοιβές. Φυσικά πρέπει να υπάρξει στήριξη για την επίτευξη των στόχων. Ο χρόνος που απαιτείται για την εγκατάσταση του ERP ποικίλλει από εταιρία σε εταιρεία. Το χρονικό διάστημα προετοιμασίας και εγκατάστασης μπορεί να είναι από 6 μήνες έως 18 μήνες. Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) μπορούν να οριστούν ως ένα σύστημα αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων, τα οποία συλλέγουν ή ανακτούν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορίες που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε ένα οργανισμό. Πέρα από την υποστήριξη στη λήψη αποφάσεων, στο συντονισμό, και στον έλεγχο, τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν επίσης να βοηθούν τη διοίκηση στην ανάλυση προβλημάτων, στην απεικόνιση σύνθετων θεμάτων, καθώς και στη δημιουργία νέων προϊόντων. Ο στόχος ενός οποιουδήποτε πληροφοριακού συστήματος είναι η μετατροπή δεδομένων σε πληροφορία. Τα δεδομένα είναι γεγονότα που συμβαίνουν και που η χρησιμότητά τους για συγκεκριμένους σκοπούς, εξαρτάται από την περαιτέρω επεξεργασία τους. Συμβάλουν δηλαδή στο marketing και στη διοίκηση. Όμως, τα δεδομένα κρύβουν πολύ περισσότερα από απλά στοιχεία γεγονότων. Η συνδυασμένη, συνολική ή εξατομικευμένη θεώρησή τους κρύβει ένα θησαυρό γνώσης. Μια προσεκτική ανάλυση αυτών των τεράστιων όγκων πληροφοριών οδηγεί τον οργανισμό σε καταγραφή τάσεων, σε αναγνώριση εξελίξεων και, εν τέλει, παρέχει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη λήψη των βέλτιστων αποφάσεων. Πολλοί οργανισμοί έχουν δημιουργήσει υποδομές ανάλυσης δεδομένων, γνωστές και ως "data mining" διαδικασίες. Αλλά αυτό δεν είναι παρά "η κορυφή του παγόβουνου". Γιατί "ανάλυση δεδομένων" σημαίνει πολύ περισσότερα απ' όσα εννοεί ο συγκεκριμένος όρος. Στην ανάπτυξη και υλοποίηση εφαρμογών ανάλυσης δεδομένων επικρατεί μια σύγχυση. Ανάλογα με ποιος εκφράζει τη γνώμη του, το OLAP (Online Analytical Processing) είναι καλύτερο από το Data mining, ενώ η απλή εκπόνηση αναφορών (Query & Reporting) παρέχει πλήρη γνώση για τα δεδομένα. Φυσικά, υπάρχει και η ολιστική προσέγγιση, σύμφωνα με την οποία η τεχνολογία που χρησιμοποιείται είναι μεν ενιαία αλλά ενσωματώνεται σε προϊόντα που το καθένα ανταποκρίνεται στις ανάγκες 12
συγκεκριμένων απαιτήσεων, διαμορφώνοντας έτσι την κατάλληλη πρόταση σε σχέση με τις ιδιαιτερότητες κάθε οργανισμού/χρήστη. O αριθμός των εταιρειών που αλληλεπιδρούν μεταξύ τους και βρίσκονται είτε στον ίδιο χώρο είτε διάσπαρτες σε διαφορετικές τοποθεσίες, αλλά υπόκεινται στην ίδια πίεση για συγχρονισμό των διαδικασιών τους. Γι' αυτό το λόγο πρέπει να προσαρμόζονται δυναμικά στις καθημερινές αλλαγές της αγοράς και τις απαιτήσεις των πελατών. Κάτι τέτοιο καθιστά αναγκαία μια αντίστοιχη υποδομή ΙΤ που θα μπορεί να υποστηρίζει τους εργαζόμενους, τα συστήματα και τις εφαρμογές μέσα από μια συντονισμένη και απαλλαγμένη από λάθη αντίληψη των παραγωγικών στόχων. Η επίκαιρη έννοια των Συστημάτων Εκτέλεσης Παραγωγής (MES) συνίσταται στην πρόβλεψη για ΙΤ περιβάλλοντα, όπου παρέχονται στους εργαζόμενους οι υπηρεσίες και η πληροφόρηση για τη βέλτιστη εφαρμογή των αποφάσεων σχετικά με στόχους παραγωγής. Τα MES δεν προσφέρουν απλώς ένα επίπεδο επικοινωνίας ανάμεσα στα συστήματα ERP και τα συστήματα ελέγχου, αλλά ταυτόχρονα έναν αριθμό συγχρονισμένων λειτουργιών για τη βελτιστοποίηση της απόδοσης ενός εργοστασίου σε όλες τις φάσεις της παραγωγής. Ο καθορισμός σημαντικών δεικτών παρακολούθησης κρίνεται ούτως ή άλλως επιβεβλημένος. Κατά τη διάρκεια του προσδιορισμού των δεικτών ως απόδειξης παραγωγικότητας, πρέπει να οριστούν τα αντικείμενα αξιολόγησης τα οποία μπορούν να επηρεαστούν οικονομικά. Γι' αυτό η έρευνα διεξάγεται σε πολλές περιοχές της επιχείρησης όπου προκύπτουν κόστη, τα οποία θα μπορούσαν να μειωθούν. Επιπρόσθετα, πρέπει να διασφαλιστεί η ακεραιότητα των δεδομένων όσον αφορά στην ακρίβεια και την ισχύ αυτών. Η σωστή επιλογή των δεδομένων αποτελεί αναγκαία συνθήκη κατά την κατάρτιση των δεικτών παρακολούθησης. Εσφαλμένη ή ανούσια συλλογή δεδομένων μειώνει την αξία του αποτελέσματος. Ο εντοπισμός χρόνων σταματήματος μηχανής, για παράδειγμα, απαιτεί ακριβή κατάλογο όλων των χρόνων σταματήματος. Αυτός πρέπει να διαφοροποιείται μεταξύ των χρόνων σταματήματος λόγω βλάβης μηχανής και χρόνου επαναρρύθμισης. Τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα (AIS) είναι υποσύστημα των MIS και δίνουν έμφαση στον έλεγχο μιας οικονομικής μονάδας και συνδιάζει πολλά 13
επιστημονικά πεδία. Δίνει τις απαιτούμενες πληροφορίες στη διοίκηση της μονάδας αλλά και στους άλλους ενδιαφερόμενους όπως κράτος, πελάτες, επενδυτές. Περιλαμβάνει την συλλογή δεδομένων και την καταγραφή τους, την εξακρίβωση της ακρίβειάς τους. Ακολουθεί η επεξεργασία αυτών των δεδομένων όπως είναι η ομαδοποίησή τους βάση κάποιων παραγόντων, ο υπολογισμός τους και η σύκγρισή τους με άλλα δεδομένα όπως αυτά των προηγούμενων διαχειριστικών χρήσεων ή ομοειδών επιχειρήσεων. Ακολουθεί η διαχείριση των δεδομένων που περιλαμβάνει την αποθήκευση, την ενημέρωση και την ανάκτηση. Ασφαλώς ο έλεγχος υπάρχει σε κάθε σημείο της διαχείρισης. Το CRM αποτελεί το τεχνολογικό εργαλείο για την υλοποίηση ενιαίας, πελατοκεντρικής επιχειρηματικής στρατηγικής από τα τμήματα και τα κανάλια εξυπηρέτησης του οργανισμού. Τα συστήματα CRM είναι σχεδιασμένα ώστε να οργανώνουν τις διαδικασίες διαχείρισης πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την υπηρεσία, αυτοματοποιώντας τις λειτουργίες marketing, υπηρεσιών και εξυπηρέτησης πολιτών. Το CRM προσφέρει γνώση του προφίλ του πολίτη και της συνολικής "αξίας" του για τον οργανισμό, καθώς και προσωποποιημένη διαχείριση και εξυπηρέτηση με βάση τις ιδιαίτερες ανάγκες και απαιτήσεις του. Ο στόχος της εφαρμογής ενός συστήματος CRM είναι διττός: Αφ' ενός αποβλέπει στην καλυτέρευση των προσφερομένων υπηρεσιών και αφ' ετέρου στη μείωση του διαδικαστικού χρόνου. Η λύση CRM δεν είναι απλά και μόνο μια τεχνολογική λύση (software και εξοπλισμός), αλλά αντίθετα περιλαμβάνει και ένα σημαντικό επιχειρηματικό μέρος. Η επιχείρηση πρέπει να προσαρμόσει και να βελτιώσει κάποιες λειτουργίες της, προκειμένου να αξιοποιήσει κατά το καλύτερο δυνατό τρόπο την τεχνολογική λύση. Ουσιαστικά η εφαρμογή ενός συστήματος CRM είναι επιχειρησιακή στρατηγική, η οποία υποστηρίζεται από τεχνολογίες πληροφορικής. Η εφαρμογή λύσης CRM είναι έντασης τεχνολογίας, πληροφορίας και γνώσης και αποτελεί σημαντικό εργαλείο ενεργοποίησης και στρατηγικής μεταστροφής της εκάστοτε οργάνωσης. Το CRM συνιστά την προσπάθεια μιας επιχείρησης να μεγιστοποιήσει την αξία του πελάτη για την ίδια, δημιουργώντας, διατηρώντας και διευρύνοντας τις σχέσεις της με υπάρχοντες και πιθανούς πελάτες. Συγκεκριμένα η δημιουργία πελατών συνίσταται στην αναγνω ριση και στόχευση νέων τμημάτων αγοράς και την προσέλκυση νέων αγορών- στόχων. Η μακρόχρονη διατήρηση της πελατειακής της βάσης (αφοσίωση του πελάτη) επιτυγχάνεται με την παρακολούθηση της αξίας διάρκειας ζωής του πελάτη 14
(μέτρηση ικανοποίησης) και το συνεχή προσανατολισμό των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων στις επιθυμίες του πελάτη. Τέλος, η διεύρυνση της αξίας των πελατών ααποτελεί το επακόλουθο της γνώσης των πελατών της με την αξιοποίηση πολιτικών crossselling και up- selling (ανάπτυξη αποδοτικότητας). Περιγράφοντας τις προδιαγραφές που πρέπει να πληρεί ένα σύστημα CRM, θα λέγαμε ότι η επεκτασιμότητα και η συνδεσιμότητα είναι λέξεις-κλειδιά. Όπως τονίζεται σε διεθνείς μελέτες για το CRM, οι οργανισμοί θα πρέπει να αναζητούν ανοιχτής αρχιτεκτονικής λογισμικό, το οποίο να επιτρέπει την εύκολη ολοκλήρωση με τρίτα συστήματα (ERP, data warehousing, κ.λπ.). Ιδεατά, το CRM σύστημα θα πρέπει να διαθέτει έτοιμους (out-of-the-box) μηχανισμούς επικοινωνίας με τέτοια συστήματα. Επιπλέον, ο οργανισμός θα πρέπει να λάβει υπόψη του τις μελλοντικές ανάγκες που ενδεχομένως θα προκύψουν από την ανάπτυξη των μεγεθών του. Έτσι το CRM θα πρέπει να διαθέτει την απαραίτητη επεκτασιμότητα (scalability) που θα του επιτρέπει να υποστηρίζει συνεχώς αυξανόμενους αριθμούς (απομακρυσμένων) χρηστών. Οι λόγοι που θα πρέπει να οδηγήσουν έναν οργανισμό στην υιοθέτηση ενός συστήματος CRM πρέπει να είναι στρατηγικοί. Πρωταρχικός στόχος του οργανισμού πρέπει να είναι η παροχή υψηλού επιπέδου υπηρεσιών εξυπηρέτησης προς τον πολίτη ως μέσο εκσυγχρονισμού και αξιοπιστίας. Γενικά, όσο πιο συγκεκριμένοι και μετρήσιμοι είναι οι στόχοι του οργανισμού σε σχέση με την εφαρμογή ενός συστήματος CRM, τόσο πιο πιθανό είναι η επένδυση να αποφέρει πραγματική απόδοση (ROI) μέσα στα επόμενα χρόνια. Προκειμένου να οργανώσει πελατοκεντρικά τις λειτουργίες του και τα κανάλια επαφής με τον πολίτη, ο οργανισμός θα πρέπει να προχωρήσει σε συστηματική ανάλυση και, πιθανώς, αναδόμηση των διαδικασιών που έχουν να κάνουν με την προσέγγιση και διαχείριση του πολίτη πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την υπηρεσία. Ακόμα, η αποδοτική διαχείριση των σχέσεων με συνεργαζόμενους οργανισμούς πρέπει να αποτελεί αναπόσπαστο μέρος της CRM στρατηγικής. Τέλος, ο οργανισμός πρέπει να διαθέτει τα εργαλεία που θα διευκολύνουν τη συγκέντρωση, διάθεση και αξιοποίηση της κατακτημένης γνώσης από τους managers για τη λήψη αποφάσεων. Τέτοιου είδους αναλυτικά εργαλεία θα πρέπει να είναι ενσωματωμένα μέσα στο CRM λογισμικό που θα επιλεγεί. Τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα παρέχουν οικονομική και διοικητική πληροφορία προετοιμασμένη με γνωστό τρόπο και η οποία αφορά τα έσοδα, τα έξοδα, τα περιουσιακά στοιχεία, τις ευθύνες, και 15
το μετοχικό κεφάλαιο του οργανισμού. Αυτά τα συστήματα, εκτελούν συντονισμένες εργασίες χρησιμοποιώντας τον ανθρώπινο παράγοντα ο οποίος λειτουργεί υπό την καθοδήγηση του λογισμικού με τη βοήθεια της ταχύτητας και της ακρίβειας των υπολογιστών. Ενδοεταιρική οργάνωση και λειτουργία Για την ενδοεταιρική οργάνωση και λειτουργία μιας επιχείρησης χρησιμοποιούνται διάφορες τεχνολογίες και εφαρμογές WEB 2.0, με σημαντικά οφέλη. Η διάδοσή τους έχει δημιουργήσει τον όρο Enterprise 2.0. Οι κυριότερες από αυτές είναι: Χρήση των wikis: Η ιστοσελίδα του wiki μιας εταιρίας γίνεται το σημείο αναφοράς για πληροφορίες σχετικά με την εξέλιξη στην κατασκευή ενός προϊόντος, την πορεία μιας μελέτης, την πρόοδο κάποιας ανάθεσης, τη ανάπτυξη κώδικα λογισμικού, κλπ. Υπάρχει λεπτομερής καταγραφή του κάθε σταδίου, σε περίπτωση που κάποιος χρειάζεται να ανατρέξει σε παλιότερα και είναι εύκολα προσβάσιμη από τους υπαλλήλους. Χρήση των blogs: Τα blogs προσφέρουν στα μέλη μιας επιχείρησης νέες δυνατότητες επικοινωνίας, ανταλλαγής απόψεων και τεχνογνωσίας ακόμη και αν δεν βρίσκονται στον ίδιο φυσικό χώρο. Η καλλιέργεια της συνεργατικότητας μέσα από αυτά, εκτός από τη σύσφιξη σχέσεων, έχει και πρακτικά αποτελέσματα στην επίλυση διαφόρων θεμάτων. RSS: Η ενσωμάτωση των RSS feeds που προέρχονται από συγκεκριμένες ιστοσελίδες στον browser του Η/Υ ή του κινητού τηλεφώνου, εξασφαλίζει τακτική επικοινωνία με τις σελίδες αυτές και προβολή των αλλαγών στο περιεχόμενό τους π.χ. νέα, ανακοινώσεις, κλπ. Έτσι, ακόμη και οι εργαζόμενοι που δεν συμμετέχουν σε κάποιο wiki, ή βρίσκονται εκτός γραφείου, μπορούν να ενημερώνονται για ό,τι σημαντικό συμβαίνει στην εταιρία και τους αφορά. Podcasts: Πρόκειται για αρχεία audio ή και video (vidcasts) τα οποία μπορεί να περιέχουν το περιεχόμενο συναντήσεων, συνεδριάσεων, εκδηλώσεων ή και διάφορα ηχητικά μηνύματα και οδηγίες που προορίζονται για τους εργαζόμενους μιας 16
επιχείρησης. Οι χρήστες αυτής της τεχνολογίας μπορούν να ενημερώνονται άμεσα στον browser τους ή ακόμα και σε κινητές συσκευές για το πότε ένα Podcast γίνεται διαθέσιμο και μετά να το ακούνε. Χρήση social networking ιστοσελίδων με ειδίκευση στα στελέχη επιχειρήσεων, όπως το Linkedin. Στην ιστοσελίδα αυτή είναι εγγεγραμμένα πάνω από 14 εκατομμύρια στελέχη, από περίπου 150 κλάδους εταιριών. Οι χρήστες δημιουργούν το προφίλ τους και προσθέτουν τις επαφές τους με γνωστά τους άτομα ή με στελέχη με κοινό αντικείμενο και ενδιαφέροντα. Οι χρήστες - μέλη μπορούν να δώσουν εμπιστευτικές συστάσεις για άτομα των επαφών τους σε άλλα μέλη και έτσι να φέρουν σε επαφή άτομα που διαφορετικά θα ήταν δύσκολο να γνωριστούν. Η ιστοσελίδα χρησιμοποιείται πολύ και σαν μέσο εύρεσης εργασίας, επαγγελματικών συνεργασιών και αναζήτησης κατάλληλων στελεχών από επιχειρηματίες. Ηλεκτρονικό Εμπόριο Ως Ηλεκτρονικό Εμπόριο ορίζεται το εμπόριο που πραγματοποιείται με ηλεκτρονικά μέσα βασίζεται δηλαδή στην ηλεκτρονική μετάδοση δεδομένων. Το ηλεκτρονικό εμπόριο αποτελεί έκφανση των λεγόμενων υπηρεσιών εξ αποστάσεως. Το ηλεκτρονικό εμπόριο αποτελεί μία ολοκληρωμένη συναλλαγή που πραγματοποιείται μέσω του διαδικτύου χωρίς να είναι απαραίτητη η φυσική παρουσία των συμβαλλομένων μερών, δηλαδή του πωλητή και του αγοραστή, οι οποίοι μπορούν να βρίσκονται ακόμα και σε διαφορετικές χώρες. Είναι οποιαδήποτε συναλλαγή που ενέχει διαδικτυακή δέσμευση για αγορά η πώληση αγαθών ή υπηρεσιών. Τα είδη του ηλεκτρονικού εμπορίου είναι τέσσερα: Επιχείρηση προς Επιχείρηση (Business to Business, B2B), είναι μια επιχείρηση που χρησιμοποιεί ένα δίκτυο για τις παραγγελίες της από προμηθευτές, που λαμβάνει τιμολόγια και κάνει πληρωμές. Αυτή η κατηγορία έχει κατοχυρωθεί αρκετά χρόνια, ειδικά με την χρησιμοποίηση του EDI σε κλειστά ή διεθνή δίκτυα. Επιχείρηση προς Καταναλωτή (Business to Consumers, B2C), εξομοιώνεται με την ηλεκτρονική λιανική πώληση. Αυτή η κατηγορία έχει αναπτυχθεί με την εκτόξευση του World Wide Web. Οι καταναλωτές μαθαίνουν για τα προϊόντα μέσα από 17
ηλεκτρονικές εκδόσεις, αγοράζουν προϊόντα με "ψηφιακό" χρήμα και άλλα ασφαλή συστήματα πληρωμής. Υπάρχουν τώρα "καταστήματα" σε όλο το Internet, που προσφέρουν κάθε είδος προϊόντων, από κέικ και κρασιά, μέχρι Η/Υ και αυτοκίνητα. Επιχείρηση προς Δημόσιους φορείς (Business to Public Administration), καλύπτει όλες τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων και δημόσιων οργανισμών. Προς το παρόν, αυτή η κατηγορία είναι σε νηπιακό στάδιο, αλλά μπορεί να αναπτυχθεί ραγδαία όσο οι κυβερνήσεις χρησιμοποιούν τις δικές τους λειτουργίες για να προωθήσουν την αντίληψη τους για το Ηλεκτρονικό Εμπόριο. Επιπροσθέτως, οι διοικήσεις πρέπει να παρέχουν την ευκαιρία ηλεκτρονικών συναλλαγών για καταστάσεις όπως επιστροφές ΦΠΑ και δασμών. Δημόσιοι Φορείς προς Πολίτες (Public Administration to Citizen), στον βωμό της ανάπτυξης των δύο προηγούμενων κατηγοριών, οι επιχειρήσεις πρέπει να αναπτύξουν τις ηλεκτρονικές συναλλαγές σε περιοχές όπως πληρωμές κοινωνικής πρόνοιας και ιδιωτικών φόρων. Η ανάγκη για Ηλεκτρονικό εμπόριο προκύπτει από την απαίτηση των επιχειρήσεων και των κυβερνήσεων για καλύτερη χρήση της τεχνολογίας των υπολογιστών και των τηλεπικοινωνιών ώστε να βελτιωθούν οι σχέσεις αμφίδρομης επικοινωνίας με τους πελάτες-πολίτες-καταναλωτές, οι επιχειρηματικές διεργασίες και η ανταλλαγή πληροφοριών ενδο-επιχειρησιακά, αλλά και κυρίως μεταξύ των επιχειρήσεων. Πάντως η ουσιαστική επιδίωξη της κάθε επιχείρησης στον έντονα ανταγωνιστικό επιχειρηματικό στίβο της εποχής μας είναι η εξασφάλιση στρατηγικού πλεονεκτήματος. Η τεχνολογία και ειδικότερα το Ηλεκτρονικό Εμπόριο παρέχει ευέλικτες και ολοκληρωμένες λύσεις τοποθέτησης των επιχειρήσεων στις επιθυμητές αγορές (target markets) παρεμβαίνονrας ευεργετικά σε κάθε στάδιο της αλυσίδας αξίας τους (value chain). Tο Internet ήταν αυτό που έδωσε μεγάλη ώθηση στην ανάπτυξη του ηλεκτρονικού εμπορίου. Έτσι σε πολλές περιπτώσεις βλέπουμε μικρές επιχειρήσεις ή νεοσύστατες να διευθύνουν τις επιχειρήσεις τους on-line, όπως ακριβώς και οι μεγαλύτεροι ανταγωνιστές τους. Με αυτό τον τρόπο όλες οι επιχειρήσεις μεγάλες ή μικρές περνούν το πλεονέκτημα του Internet και προχωρούν στη μείωση του κόστους τους, με το να καταργούν ασύμφορα ιδιωτικά δίκτυα και ψηφοποιώντας τις επιχειρήσεις τους σε όλους τους τομείς. Με το να χειρίζεσαι ψηφιακές πληροφορίες μέσα σε 18
ηλεκτρονικά δίκτυα, το ηλεκτρονικό εμπόριο φέρνει μερικές νέες ευκαιρίες εμπορικών δραστηριοτήτων. Για παράδειγμα, με τη χρησιμοποίηση ψηφιακής πληροφορίας για τη διεξαγωγή εμπορικής δραστηριότητας, το ηλεκτρονικό εμπόριο κάνει ευκολότερη τη συνεργασία μεταξύ τμημάτων. Τα τμήματα αυτά μπορεί να είναι τμήματα ανταλλαγής πληροφοριών για δημιουργία στρατηγικής Marketing, συνεργαζόμενες εταιρίες που σχεδιάζουν και κατασκευάζουν νέα προϊόντα ή να προσφέρουν νέες υπηρεσίες. Επίσης διευθύνοντας εμπορικές δραστηριότητες σε ηλεκτρονικά δίκτυα αφαιρεί φυσικά εμπόδια. Για παράδειγμα τα ηλεκτρονικά συστήματα είναι έτοιμα να εξυπηρετήσουν πελάτες 24 ώρες το 24ωρο και 7 ημέρες την βδομάδα. Παραγγελιές προϊόντων και υπηρεσιών μπορούν να γίνουν δεκτές οποιαδήποτε στιγμή και από οπουδήποτε. Ο ορισμός του ηλεκτρονικού εμπορίου δεν είναι στατικός. Ακόμα και αν η νέα τεχνολογία μας προσφέρει πάρα πολλές ικανότητες, αύριο κάτι νέο και καλύτερο μπορεί να εμφανιστεί. Το ηλεκτρονικό εμπόριο εξυπηρετεί τις επιχειρήσεις και μακροπρόθεσμα και βραχυπρόθεσμα. Όχι μόνο μπορεί να δημιουργήσει νέες αγορές, ικανές να προσελκύσουν νέο αγοραστικό κοινό, αλλά κάνουν πιο εύκολο για τον καταναλωτή να κάνει την δουλειά του με την υπάρχουσα καταναλωτική βάση και την υποστήριξη που έχει δημιουργηθεί στο ηλεκτρονικό εμπόριο. Κάνοντας επιχειρηματικές εργασίες, όπως είναι οι διάφορες παραγγελίες, η ηλεκτρονική υποστήριξη του καταναλωτή, η έκδοση τιμολογίων, οδηγούμαστε στη μείωση της γραφικής και υλικής εργασίας που περιλαμβάνεται στις συναλλαγές μεταξύ των επιχειρήσεων. Όταν οι περισσότερες εργασίες γίνονται ηλεκτρονικά μπορείς καλύτερα να καταλάβεις τις καταναλωτικές ανάγκες. Παρουσιάζοντας λύσεις προς τις επιχειρήσεις και τους πελάτες τους, όσον αφορά στη διαβίβαση της ικανοποίησης των καταναλωτών στις επιχειρήσεις, σε απαντήσεις που δίνονται στα προβλήματα τους κατά τις συναλλαγές από την επιχείρηση και άλλα, το ηλεκτρονικό εμπόριο παρουσιάζει σημαντικά πλεονεκτήματα. Ηλεκτρονικό Επιχειρείν Το Ηλεκτρονικό Επιχειρείν (γνωστό και ως e-επιχειρείν) σημαίνει ακριβώς αυτό που υποδεικνύει ο όρος: ανάπτυξη επιχειρηματικών διαδικασιών και υπηρεσιών μέσω του Διαδικτύου. Μέσω του e-επιχειρείν δίνεται η δυνατότητα σε οποιαδήποτε 19
επιχείρηση, οργανισμό, αλλά και σε οποιονδήποτε επαγγελματία να παρέχει τις υπηρεσίες του και να ικανοποιεί τις απαιτήσεις και επιθυμίες των πελατών του γρήγορα και απλά, μέσω του Διαδικτύου, όπως και να συναλλάσσεται με τους προμηθευτές και τους συνεργάτες του. Το e-επιχειρείν ενσωματώνει δραστηριότητες για το ηλεκτρονικό εμπόριο, το λεγόμενο e-commerce: Ιδιώτες και εταιρίες έχουν τη δυνατότητα να πραγματοποιούν αγορές προϊόντων από όλο τον κόσμο. Τα οφέλη είναι πολλαπλά: Εύκολη αναζήτηση και σύγκριση προσφερόμενων προϊόντων και τιμών εντός και εκτός των φυσικών συνόρων, μικρότερο κόστος αγοράς σε πολλές περιπτώσεις, δυνατότητα αγορών 24 ώρες το 24ωρο. Μέσα από το e-επιχειρείν αναδεικνύεται και το e-government, δηλαδή η ηλεκτρονική διακυβέρνηση: Ο κάθε πολίτης μπορεί να πραγματοποιεί συναλλαγές με το δημόσιο τομέα και τους οργανισμούς τοπικής αυτοδιοίκησης γρήγορα και αποτελεσματικά, αποφεύγοντας τη γραφειοκρατία και τις ουρές, με λίγα μόνο «κλικ» από τον υπολογιστή του. Το e-banking αποτελεί επίσης ένα ανεκτίμητο εργαλείο στα χέρια των χρηστών του Διαδικτύου. Μέσα από ειδικές ασφαλείς πλατφόρμες που οι περισσότερες έγκυρες τράπεζες παρέχουν σήμερα στους πελάτες τους, μπορούν να πραγματοποιηθούν άπειρες τραπεζικές συναλλαγές, που παλαιότερα απαιτούσαν την φυσική μας παρουσία στην τράπεζά μας. Η υιοθέτηση των διαδικασιών και τεχνολογιών του ηλεκτρονικού επιχειρείν από τις επιχειρήσεις αποτελεί απόφαση στρατηγικής σημασίας, η οποία υλοποιείται σε διάφορα στάδια. Σε πρώτο επίπεδο, η επιχείρηση αναπτύσσει ένα Εταιρικό δικτυακό τόπο (web site). Με τον τρόπο αυτό αποκτά παρουσία στο διαδίκτυο, παρουσιάζει τις δραστηριότητές της, δίνει πληροφορίες για τα προϊόντα και υπηρεσίες που προσφέρει, και τέλος αρχίζει να αξιοποιεί τις δυνατότητες που προσφέρονται από το διαδίκτυο. Προκειμένου να μεγιστοποιήσει τα οφέλη από τη χρήση του διαδικτύου, της πληροφορικής και των νέων τεχνολογιών, η επιχείρηση αναπτύσσει βασικές ηλεκτρονικές συναλλαγές, παρέχοντας δυνατότητα αγορών μέσω της ιστοσελίδας της καθώς και δυνατότητα συναλλαγών και επικοινωνίας με τους προμηθευτές της. Σε αυτό το σημείο, η επιχείρηση πραγματοποιεί εταιρικές συναλλαγές (business-tobusiness - B2B) ή / και συναλλαγές λιανεμπορίου (business-to-consumer - 20
B2C). Χαρακτηριστικές εφαρμογές επιχείρησης προς επιχείρηση B2B συμπεριλαμβάνουν την ηλεκτρονική ανταλλαγή εταιρικών εγγράφων όπως τιμολόγια και συμβόλαια. Η αυτοματοποιημένη και ηλεκτρονική μετάδοση, εκτός από την αύξηση της ταχύτητας, μειώνει το κόστος και τα πιθανά λάθη επιτρέποντας άμεσο έλεγχο και αρχειοθέτηση. Ταυτόχρονα, εξασφαλίζει την άμεση διασύνδεση της διαδικασίας με την ηλεκτρονική διεκπεραίωση προμηθειών, αυτοματοποιώντας τη παραγγελία πρώτων υλών και εξοπλισμού. Ένας περαιτέρω τομέας χρήσης είναι ο καταμερισμός εργασιών μεταξύ των επιχειρήσεων και η κοινή χρήση πόρων, δεδομένων και εξοπλισμού. Επίσης παρέχει τη δυνατότητα να χρησιμοποιηθούν πόροι όπως το εργατικό δυναμικό, υλικά και υπολογιστική ισχύς, τα οποία ίσως να προσφέρονται μόνο σε περιορισμένα σημεία του δικτύου συνεργαζόμενων επιχειρήσεων. Τα οφέλη του e-επιχειρείν B2B χωρίζονται σε λειτουργικά και στρατηγικά. Τα λειτουργικά περιλαμβάνουν τη διευκόλυνση και αυτοματοποίηση εμπορικών συναλλαγών, τη μείωση των αποθεμάτων, του κόστους αποθήκευσης και του κόστους επεξεργασίας δεδομένων από ανθρώπινο δυναμικό (π.χ. η χειρωνακτική εισαγωγή και επεξεργασία στοιχείων, η χαρτική ύλη και τα ταχυδρομικά έξοδα) ενώ παράλληλα επιτυγχάνεται βελτιωμένη διαχείριση ρευστών διαθεσίμων, αποφυγή λαθών που γινόντουσαν παλαιότερα σε χειρόγραφες συναλλαγές και ηλεκτρονική εκκαθάριση πληρωμών μεταξύ των επιχειρήσεων. Τα στρατηγικά οφέλη συμπεριλαμβάνουν την επιτάχυνση του εμπορικού κύκλου και την παροχή δυνατοτήτων επαναπροσδιορισμού των δραστηριοτήτων των οργανισμών, μέσω της καλύτερης διαχείρισης, της ρευστότητας και της εκμετάλλευσης των λειτουργικών οφελών. Πραγματοποιείται, επίσης, η βελτίωση προσφερόμενων υπηρεσιών και ενισχύεται το γόητρο της επιχείρησης. B2C είναι οι συναλλαγές που πραγματοποιούνται μεταξύ των επιχειρήσεων και των καταναλωτών όπως το λιανικό εμπόριο ή η παροχή υπηρεσιών με χρήση ηλεκτρονικών μέσων. Σήμερα το e-εμπόριο είναι η βασική μορφή του e-επιχειρείν B2C. Παραδείγματα εφαρμογών του B2C συμπεριλαμβάνουν ηλεκτρονικά καταστήματα και πολυκαταστήματα, δημοπρασίες, τραπεζική, δημοσιογραφία, παροχή πληροφοριών, μεταφορές και εφαρμογές στον τουριστικό τομέα. Έχοντας πλέον καλύψει βασικές δραστηριότητες ηλεκτρονικού εμπορίου (ecommerce), η εταιρεία εισέρχεται στον τομέα του ηλεκτρονικού επιχειρείν (ebusiness) για να εξασφαλίσει πλέον αυτοματοποιημένες και ασφαλείς συναλλαγές, δυναμική 21
ανανέωση των πληροφοριών αναφορικά με τη διαθεσιμότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών, διασύνδεση των συναλλαγών με τα χρησιμοποιούμενα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP) κ.λπ. Σε αυτό το στάδιο η εταιρεία λειτουργεί «ηλεκτρονικά» αποκτώντας πλήρη αυτοματοποίηση μεταξύ της διάθεσης /διανομής, παραγωγικής διαδικασίας και εφοδιαστικής αλυσίδας. Τέλος προκειμένου η επιχείρηση να ανταπεξέλθει στις νέες συνεχώς διαμορφούμενες προκλήσεις, οι οποίες αναδεικνύονται από ένα ανταγωνιστικό και συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον, χρειάζεται να διαμορφώνει τις εδραιωμένες πλατφόρμες του «ηλεκτρονικού επιχειρείν» ούτως ώστε να εκμεταλλεύεται στο μέγιστο βαθμό τις νέες ευκαιρίες αλλά και τεχνολογίες. Είναι απαραίτητη η ακόμη αποδοτικότερη διαχείριση των συναλλαγών, η ταχύτερη ανάπτυξη νέων προϊόντων, η γρηγορότερη πρόσβαση στην αγορά και η περαιτέρω ανάπτυξη, αξιοποίηση και σύσφιξη των σχέσεων με την πελατειακή βάση. Πρακτική Εφαρμογή Οι επιχειρήσεις όταν προμηθεύονται ή κατασκευάζουν το δικό τους σύστημα ή υιοθετούν μια συγκεκριμένη τεχνολογία, επιθυμούν να ικανοποιήσουν όσους περισσότερους στόχους είναι εφικτό εξοικονομώντας εργατοώρες και κατ επέκταση χρήματα. Βέβαια κάτι τέτοιο είναι κοστοβόρο και πρέπει να μελετηθεί προσεκτικά. Ωστόσο δεν αρκεί μόνο να κατέχει μια επιχείρηση την τεχνολογία αλλά να διαθέτει και το κατάλληλο προσωπικό να την χειριστεί. Οι οργανισμοί απαιτούν από τους σχεδιαστές των συστημάτων να επιτύχουν πολλούς στόχους, οι οποίοι θα ήταν εύκολο να επιτευχθούν αν υπήρχαν απεριόριστοι πόροι για να χτιστεί και να σχεδιαστεί το σύστημα. Οι σχεδιαστές όμως θα πρέπει να συμβιβαστούν με τον περιορισμένο αριθμό πόρων. Αυτός ο συμβιβασμός επηρεάζει σημαντικά τα χαρακτηριστικά του συστήματος σε θέματα όπως το πόσες λεπτομέρειες θα καταγραφούν, το πόσες αναφορές θα παραχθούν και πόσο συχνά αυτές θα εμφανίζονται, το πόσο καιρό τα αρχεία θα διατηρούνται και τέλος το πόσο γρήγορα συγκεκριμένες απαιτήσεις για πληροφορία θα ολοκληρώνονται. Ο βαθμός του συμβιβασμού θα καθορίσει το πόσο χρήσιμο θα είναι το σύστημα να διαχειριστεί. 22
Γενικότερα το σύστημα επιτυγχάνει τους στόχους του με την διαδικασία της μετατροπής των δεδομένων των συναλλαγών σε πληροφορία, η οποία είναι χρήσιμη για τον έλεγχο και τη λήψη αποφάσεων σε έναν οργανισμό, διατηρώντας σε κάποια ανεκτά επίπεδα το θόρυβο και τα άχρηστα. Όλη αυτή η διαδικασία πρέπει να γίνεται με ένα λογικό κόστος. Επίσης, αυτή η διαδικασία απαιτεί ότι το σύστημα θα υποστηρίζει όλα τα επίπεδα του ελέγχου. Η διαδικασία θα υποστηρίζει τους ελέγχους της ανώτερης διοίκησης με το να δημιουργεί αναφορές και φόρμες που έχουν ανάλογα περιεχόμενα με τις απαιτήσεις της διοίκησης. Αυτή ακόμα θα υποστηρίζει οικονομικούς ελέγχους περιλαμβάνοντας στοιχεία που αφορούν την πρόβλεψη και τη συμμόρφωση με τα διεθνή λογιστικά πρότυπα. Η επιλογή του σωστού λογιστικού πληροφοριακού συστήματος είναι μία πολύπλοκη απόφαση η οποία έχει σημαντικές οικονομικές επιπτώσεις για μία επιχείρηση. Η μελέτη της περίπτωσής μας αφορά την σύσταση ενός νέου λογιστικού γραφείου που θα αποτελούνταν από έξι λογιστές με μικρή εμπειρία στην αγορά εργασίας, μέσο όρο 5 ετών καθώς και τον εργοδότη, λογιστή με εμπειρία άνω των δεκαπέντε ετών στο λογιστικό επάγγελμα αλλά όχι τόσο μεγάλη επαφή με την τεχνολογία. Στην περίπτωσή μας, τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά που θα ικανοποιούσαν πλήρως την επιχείρηση ήταν η εσωτερική ολοκλήρωση και κάλυψη όλων των λογιστικών αναγκών μέσα από ένα και μόνο πρόγραμμα που θα είχε πλήρη συνδεσιμότητα με όλα τα κρατικά πληροφοριακά συστήματα για τη διεκπεραίωση λογιστικών εργασιών, να έχει φιλικό ως προς το χρήστη περιβάλλον, να παρέχεται πλήρη τηλεφωνική υποστήριξη, να υπάρχουν διαρκώς αναβαθμίσεις και να παρέχεται εκπαίδευση στους 7 υπαλλήλους συμπεριλαμβανομένου του εργοδότη από εξειδικευμένο συνεργείο, να υπάρχει δυνατότητα back up. Το εκπαιδευμένο ανθρώπινο δυναμικό που χειρίζεται το λογιστικό πληροφοριακό σύστημα αποτελείται από τον ελεγκτή και την ομάδα του. Ο ελεγκτής είναι υπεύθυνος για το σχεδιασμό και την διαχείριση του συστήματος. Ο ελεγκτής και η ομάδα του πρέπει να είναι εξειδικευμένοι σε έναν από τους εξής τρεις τομείς: τη λογιστική, τη διαχείριση και τα πληροφοριακά συστήματα. Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού διαφορετικός αριθμός ανθρώπων, εξειδικεύεται σε έναν από αυτούς τους τρεις τομείς. Ο ελεγκτής όμως δεν ασχολείται με την επεξεργασία των δεδομένων. Αυτό γίνεται από μία υπηρεσία 23
που ασχολείται με το υπολογιστικό κομμάτι και αποθηκεύει προγράμματα και αρχεία για όλα τα πληροφοριακά συστήματα του οργανισμού. Από την άλλη πλευρά υπάρχουν οι χρήστες των πληροφοριών του λογιστικού πληροφοριακού συστήματος είναι η διοίκηση του οργανισμού. Η διοίκηση χρησιμοποιεί τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα για την αναγνώριση και την επίλυση θεμάτων όπως τα έσοδα της επιχείρησης και ο υπολογισμός των εξόδων. Άλλοι πρωταρχικοί χρήστες είναι εκείνοι με τους οποίους η επιχείρηση έχει συναλλαγές όπως οι πελάτες, οι εργαζόμενοι, και οι προμηθευτές οι οποίοι λαμβάνουν αναφορές για τις συναλλαγές τους καθώς και οι κάτοχοι του μετοχικού κεφαλαίου (πιστωτές, ιδιοκτήτες και μέτοχοι) που πρέπει να έχουν αποδείξεις για τα περιουσιακά τους στοιχεία. Καθεμία από αυτές τις ομάδες έχει τις δικές της απαιτήσεις για πληροφορίες, οι οποίες και πρέπει να συναντώνται στο λογιστικό πληροφοριακό σύστημα. Η πληροφορία που αφορά τους πρωταρχικούς χρήστες μπορεί να αφορά και τους δευτερεύοντες χρήστες. Οι ανάγκες των δευτερευόντων χρηστών είναι πολύπλοκες και αντικρουόμενες και σπάνια μπορούν να καλυφθούν ικανοποιητικά από τους σχεδιαστές των συστημάτων ή αυτούς που τα λειτουργούν. Η πληροφορία για κάθε από αυτές τις ομάδες χρηστών είναι επιλεγμένη και αναφέρεται από εκπαιδευμένο προσωπικό κάτω από την καθοδήγηση του ελεγκτή. Η ομάδα αυτή είναι υπεύθυνη για την ποιότητα της πληροφορίας που διανέμεται ώστε να ικανοποιήσει τις εξωτερικές απαιτήσεις και τις εσωτερικές προτεραιότητες για αυτήν. Ο εξειδικευμένος εξοπλισμός που χρησιμοποιείται στα περισσότερα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα εξαρτάται από τα στοιχεία εισαγωγής του συστήματος, την επεξεργασία και την αναφορά τους. Τα συστήματα των υπολογιστών περιλαμβάνουν τον εξοπλισμό, το λογισμικό, τα αρχεία δεδομένων και άλλες πηγές. Η επιχείρηση επιθυμούσε επίσης να μπορεί να κάνει προσθήκες ή αφαιρέσεις στον πηγαίο κώδικα του προγράμματος ώστε να τον προσαρμόσει επακριβώς στις ανάγκες της. Αυτό που ζητούσε δηλαδή είναι ένα πλήρες και παραμετροποιήσιμο ERP πρόγραμμα. Ένας σημαντικός παράγοντας ιεράρχησης αυτών των αναγκών ήταν ότι το κόστος το οποίο αν και υψηλό δε θα το απορροφούσε η ίδια η επιχείρηση καθότι θα εισάγονταν σε πρόγραμμα επιδότησης νεανικής επιχειρηματικότητας, οπότε οι υπολογιστές θα ήταν τελευταίας τεχνολογίας. Το κεφάλαιο επένδυσης είναι το ποσό το οποίο είναι διατεθειμένη η επιχείρηση να επενδύσει. Το ποσό αυτό θα είναι μία εκτίμηση για το πόσο θέλει η επιχείρηση να 24
ξοδέψει για την υλοποίηση του λογιστικού πληροφοριακού συστήματος το οποίο θα επιλεχθεί. Σε αυτό θα πρέπει να συμπεριληφθούν όλα τα κόστη τα οποία αφορούν την εγκατάσταση του νέου λειτουργικού συστήματος καθώς και τα πιθανά κόστη από την απόκτηση των αδειών χρήσης αυτού. Το ποσό αυτό, τέλος, θα πρέπει να είναι ανάλογο του αριθμού των χρηστών του νέου λογιστικού πληροφοριακούς συστήματος. Το λογιστικό πληροφοριακό σύστημα δέχεται πραγματικά στοιχεία εισροών που αποτελούνται από δεδομένα προϋπολογισμού και συναλλαγών, εκφρασμένα σε νομισματικές μονάδες. Παράγει τις πληροφορίες που αφορούν τις συναλλαγές με πολύ εξειδικευμένες διαδικασίες, τις λογιστικές αιτήσεις. Αυτές είναι οι διαδικασίες, τυπικά περιέχουν προγράμματα που συλλαμβάνουν και ελέγχουν λογιστικά δεδομένα. Τα στοιχεία εξόδου του συστήματος είναι αναφορές βασισμένες σε δεδομένα και φτιαγμένες με βάση τις ανάγκες των εσωτερικών και εξωτερικών χρηστών του συστήματος. Το λογιστικό σύστημα είναι μοναδικό γιατί τα στοιχεία εξόδου του, είναι η βάση για πολλούς από τους ελέγχους που διενεργούνται σε άλλα τμήματα του οργανισμού, για κρίσεις εξωτερικών ενδιαφερομένων για την υγεία του οργανισμού και τον έλεγχο των δραστηριοτήτων του λογιστικού συστήματος. Η υιοθέτηση της κατάλληλης τεχνολογίας δεν ήταν εύκολη υπόθεση καθότι υπήρχαν ασυμφωνίες μεταξύ των υπαλλήλων αλλά πολλές φορές και μεταξύ διοίκησης υπαλλήλων. Τα προβλήματα εστιάζονταν περισσότερο στον τρόπο άσκησης της λογιστικής διεργασίας και της δυσκολίας μετάβασης σε έναν διαφορετικό τρόπο. Ωστόσο όλοι κατάλαβαν ότι χρειάζεται προσαρμογή στα νέα δεδομένα. Έτσι δοκιμάστηκαν σε σχεδόν μηνιαία βάση αρκετά κορυφαία λογιστικά προγράμματα. Αυτό είχε μεγάλες δυσκολίες καθότι ενώ «χτίζονταν» κάτι σε ένα συγκεκριμένο λογιστικό πρόγραμμα, μετά έπρεπε να δημιουργηθεί εκ νέου σε ένα νέο λογιστικό πρόγραμμα. Βέβαια η εργασίες παρέμεναν στο προγενέστερο όπου ένας από τους λογιστές λάμβανε τον ρόλο να παρουσιάσει τα πλεονεκτήματα και τα μειωνέκτημα που ο ίδιος βείωσε στους υπολοίπους. Τα προβλήματα ήταν πολλά, με κύριο τον διαφορετικό τρόπο λειτουργίας του κάθε λογιστή σχεδόν. Οι λειτουργικές απαιτήσεις της επιχείρησης περιλάμβαναν τα εξής στοιχεία: Εισπρακτέοι Λογαριασμοί, Κοστολόγηση με βάση τη δραστηριότητα, Βιομηχανικό Κόστος, Πρόσβαση σε Application Service Provider 1, Ελαφριά παραγωγή, Βασικοί πληρωτέοι λογαριασμοί, Πρόσβαση με βάση τον περιηγητή, Διαχείριση μετρητών, 25