ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ. ιαδικτυακής εφαρµογής IMS_efs2i. efs2 i_ s hort_ desc r_v02. doc

Transcript

1 ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ιαδικτυακής εφαρµογής IMS_efs2i efs2 i_ s hort_ desc r_v02. doc

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. Ι ΣΤΟΡ ΙΑ ΠΛΗΡΗΣ ΚΑΛΥΨΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ ΥΠΟΣΤΗΡΙΖΟΜΕΝΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΕΣ ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΑΝΑΛ Υ ΤΙΚΗ ΠΕΡ ΙΓ Ρ ΑΦΗ IMS_efs2i ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ ΕΝΤΥΠΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΙΣΤΩΤΙΚΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΜΧΕ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΠΙΤΑΓΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΟΦΕΙΛΕΤΩΝ ΕΝΤΟΛΗ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ FORUM ΕΠΙΣΥΝΑΨΗ ΑΡΧΕΙΩΝ ΚΩ ΙΚΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΜΗΝΥΜΑΤΑ COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 2

3 1. ΙΣΤΟΡΙΑ H IMS Πληροφορική Α.Ε. διαθέτει στην Ελληνική αγορά το IMS_fs Factoring Solution µε πρώτη εγκατάσταση το 1999 στην Αγροτική Τράπεζα Ελλάδος και σήµερα κατέχει το µεγαλύτερο µερίδιο της εγχώριας αγοράς σε Ολοκληρωµένα Πληροφοριακά Συστήµατα Factoring. Η συνεχής εξέλιξή του παρέχει στους πελάτες µας πρωτοπόρες και καινοτόµες λύσεις αυξάνοντας την αποδοτικότητα και την ανταγωνιστικότητα τους. Η οµάδα ανάπτυξης, απαρτιζόµενη από οικονοµικούς συµβούλους, αναλυτές συστηµάτων και προγραµµατιστές µελετά τις εξελίξεις της διαρκώς αναπτυσσόµενης διεθνούς αγοράς Factoring και ανταποκρίνεται άµεσα στις ανάγκες των πελατών µας µε νέα Προϊόντα και Υπηρεσίες. Η IMS Πληροφορική Α.Ε. παρέχει µία ολοκληρωµένη λύση σε εταιρείες factoring µε ένα µεγάλο εύρος υπηρεσιών και προϊόντων. Στη συνέχεια ακολουθεί αναλυτικός πίνακας µε τις εγκαταστάσεις του ολοκληρωµένου πληροφοριακού συστήµατος. P RO D UC T IMS_fs Factoring Solution D ES C RI P TI ON 1999 Αγροτική Τράπεζα της Ελλάδος 2000 Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος 2001 EFG Factors A.E Τράπεζα Κύπρου 2002 Nova bank 2003 Λαϊκή Factoring S.A Τράπεζα Αττικής 2004 Εγνατία Τράπεζα 2006 Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος (Υπ/µα Κύπρου) 2007 Marfin Factors & Forfaiters 2008 Εθνική Factors Α.Ε Marfin Factors & Forfaiters Α.Ε. (Υπ/µα Σερβίας) 2009 Royal Bank of Scotland 2011 Marfin Factors & Forfaiters Α.Ε. (αναβάθµιση έκδοσης) 2011 Πανελληνία Τράπεζα IMS_efs e-factoring Solution 2005 Εγνατία Τράπεζα 2006 Τράπεζα Κύπρου 2008 Εθνική Factors Α.Ε Millennium Bank Α.Ε Marfin Factors & Forfaiters Α.Ε. COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 3

4 Στις υπογράφθηκε µεταξύ της Πανελληνίας Τράπεζας και της IMS Πληροφορική Α.Ε. Σύµβαση µε αντικείµενο την εγκατάσταση του συστήµατος IMS_fs2i στις παρακάτω Συνεταιριστικές: 1. Πανελληνία Τράπεζα 6. Συνεταιριστική Τράπεζα ράµας 2. Παγκρήτια Συνεταιριστική Τράπεζα 7. Συνεταιριστική Τράπεζα Ηπείρου 3. Συνεταιριστική Τράπεζα Χανίων 8. Συνεταιριστική Τράπεζα Θεσσαλίας 4. Αχαϊκή Συνεταιριστική Τράπεζα 9. Συνεταιριστική Τράπεζα Έβρου 5. Συνεταιριστική Τράπεζα ωδεκανήσου 10. Συνεταιριστική Τράπεζα υτικής Μακεδονίας Ειδικότερα, τα προϊόντα του IMS Factoring Solution περιλαµβάνουν: 1. IMS_fs Factoring Solution (Core Application) Εφαρµογή η οποία καλύπτει όλες τις λειτουργικές ανάγκες µιας εταιρείας factoring. Αποτελείται από τη διαχείριση χρηµατοδοτήσεων, πιστωτικού κινδύνου, εισπράξεων και την παρακολούθηση δανειακών λογαριασµών. 2. IMS_efs e_factoring Solution (Web application) ιαδικτυακή εφαρµογή, που δηµοσιεύει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες στο διαδίκτυο 24/7 µε ελάχιστο λειτουργικό κόστος. ίνει τη δυνατότητα στους πελάτες µιας εταιρείας factoring να ενηµερώνονται για την οικονοµική τους κατάσταση και να εισάγουν τις απαιτήσεις και τις εισπράξεις τους στο IMS_fs COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 4

5 2. ΠΛΗΡΗΣ ΚΑΛΥΨΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΩΝ ΑΝΑΓΚΩΝ Το IMS Factoring Suite έχει σχεδιαστεί για να υπερκαλύπτει τις ανάγκες µιας εταιρείας Πρακτορείας Επιχειρηµατικών Απαιτήσεων, λειτουργώντας είτε ως Τραπεζική Υποδιεύθυνση είτε ως θυγατρική Ανώνυµη Εταιρεία. Οι εταιρείες που χρησιµοποιούν ήδη το IMS_fs ακολουθούν άµεσα τις τάσεις της αγοράς και µπορούν είτε να ενοποιηθούν µε την τράπεζα είτε να αποκοπούν από το τραπεζικό δίκτυο µε ελάχιστη παραµετροποίηση του πληροφοριακού τους συστήµατος. Λειτουργία ως Τραπεζική Υποδιεύθυνση Η εγκατάσταση σε Τραπεζική Υποδιεύθυνση συνιστά την ολοκλήρωση του τραπεζικού συστήµατος µε τη λειτουργικότητα της διαχείρισης Επιχειρηµατικών Απαιτήσεων και Συµβάσεων factoring. Τα δύο συστήµατα λειτουργούν ενοποιηµένα ακόµα και σε online συνδεσµολογία µειώνοντας το λειτουργικό κόστος καταχωρήσεων και ελέγχων των χρηστών του IMS_fs. Οι αλληλόχρεοι µπορούν να ενηµερώνονται ταυτόχρονα στα δύο συστήµατα για τη βέλτιστη εισπραξιµότητα των οφειλών και την άµεση ενηµέρωση των πελατών µας χρησιµοποιώντας: το δίκτυο υποκαταστηµάτων της τράπεζας, το δίκτυο ATM, την ηλεκτρονική τραπεζική και το IMS_efs Στον τοµέα του marketing, η προώθηση της υπηρεσίας factoring απ πο το σύνολο των υποκαταστηµάτωνπαρέχει την άµεση πρόσβαση σε πελάτες που βρίσκονται σε ευρεία γεωγραφική κατανοµή. Η διαδικασία του marketing καλύπτεται από αυέλικτο ενσωµατωµένο CRM που διαχειρίζεται: τα οικονοµικά και ποιοτικά στοιχεία των υποψήφιων πελατών και τις επισκέψεις που γίνονται είτε µέσω τραπεζικού δικτύου είτε απαυθείας στον πελάτη. Το IMS_fs σε επίπεδο σύµβασης διαχειρίζεται το υποκατάστηµα σύστασης (Τραπεζικό Υποκατάστηµα), δίνοντάς µας τη δυνατότητα για reporting που καλύπτει: πληροφορίες για στοχοθέτηση υποκαταστηµάτων, ενηµέρωση για υπόλοιπο χορηγήσεων ανά υποκατάστηµα και ενηµέρωση για συµβάσεις που απαιτούν αναθεώρηση COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 5

6 Λειτουργία ως θυγατρική Ανώνυµη Εταιρεία Η εγκατάσταση σε Ανώνυµη Εταιρεία απαιτεί από το πληροφοριακό σύστηµα την κάλυψη αναγκών πληροφόρησης τµηµάτων: διαχείρισης πιστωτικού κινδύνου, ενηµέρωσης λογιστηρίου, τµήµα Marketing και reporting για την Τράπεζα της Ελλάδος και την τράπεζα που υπάγεται Για την παραγωγή πλήθους εκτυπώσεων αποθηκεύονται σε επίπεδο σύµβασης ή/και επιχείρησης πληροφορίες όπως: η δραστηριότητα, η πιστοληπτική αξιολόγηση, τυχόν δυσµενή στοιχεία και ηµεροµηνίες οικονοµικών ελέγχων Το IMS_fs παρέχει τη δυνατότητα στους χρήστες να παρακολουθούν τους τραπεζικούς λογαριασµούς της Ανώνυµης Εταιρείας που βρίσκονται σε περισσότερες της µιας τράπεζας και σε περισσότερα του ενός νοµίσµατα. Οι απαιτούµενες πληροφορίες καταχωρούνται σε κάθε κίνηση και εν συνεχεία µέσω reports γίνεται η καθηµερινή συµφωνία τραπεζικών λογαριασµών και νοµισµάτων. Σε µια Ανώνυµη Εταιρεία οι αλληλόχρεοι των πελατώνλειτουργούν µόνο στο IMS_fs και η χρέωση των τόκων (προµήθειες προεξόφλησης) γίνεται αυτόµατα. Ο αλγόριθµος υπολογισµού τόκων λειτουργεί µε: σταθερό επιτόκιο, κλιµακωτό µεταβλητό επιτόκιο και µεταβλητό επιτόκιο ανεξάρτητα του ποσού COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 6

7 3. ΥΠΟΣΤΗΡΙΖΟΜΕΝΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΕΣ ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ Το IMS_fs υποστηρίζει όλα τα προϊόντα factoring πληρώντας τις προδιαγραφές όλων των εταιρειών factoring (π.χ. FCI, IFG...). Κατά τη φάση της αρχικής εγκατάστασης η εφαρµογή παραµετροποιείται ανάλογα µε την πολιτική κάθε τράπεζας όσον αφορά στη διαχείριση πιστωτικού κινδύνου, τιµολογιακής πολιτικής και του υπολογισµού διαθέσιµου ποσού χορήγησης. Τα βασικά προϊόντα που καλύπτονται είναι: εγχώριο factoring µε αναγωγή, εγχώριο factoring χωρίς αναγωγή, εµπιστευτική προεξόφληση µε αναγωγή, εµπιστευτικό προεξόφληση χωρίς αναγωγή, εγχώριο factoring επιταγές µε αναγωγή, εγχώριο factoring - επιταγές χωρίς αναγωγή, εξαγωγικό factoring µε αναγωγή, εξαγωγικό factoring χωρίς αναγωγή, εισαγωγικό factoring µε αναγωγή, εισαγωγικό factoring χωρίς αναγωγή, αντίστροφο factoring Η δυνατότητα παραµετροποίησης επιτρέπει στους χρήστες να δηµιουργήσουν νέα προϊόντα για να πληρούν τις ιδιαιτερότητες κάθε αγοράς. Η εφαρµογή καλύπτει τις ιδιατερότητες του κάθε προϊόντος µε στόχο τη µέγιστη µείωση του διαχειριστικού κόστους χωρίς να εξαλείφεται η διαφάνεια και η ιχνηλασιµότητα των δεδοµένων. Παραθέτουµε κάποιες σηµαντικές διαφορές των προϊόντων: Εγχώριο Factoring Επιταγές: κατά την καταχώρηση µιας επιταγής δηµιουργείται αυτόµατα η αντίστοιχη κίνηση απαιτήσεων και γίνεται η κατανοµή. Κατά τον αντιλογισµό µιας επιταγής γίνεται αυτόµατα η αποκατανοµή χρεωπιστώσεων καθώς και η επανεκχώρηση της αντίστοιχης απαίτησης. Εξαγωγικό Factoring: κατά την καταχώρηση απαιτήσεων χρεώνονται άµεσα οι προµήθειες διαχείρισης που παρακρατάµε από τον πελάτη και για εµάς αλλά και για τον factor. Έτσι, σε καθηµερινή βάση έχουµε ledger ανά νόµισµα για τις προµήθειες που οφείλουµε σε factors του εξωτερικού. Εισαγωγικό Factoring: κατά την καταχώρηση απαιτήσεων δηµιουργούνται άµεσα οι προµήθειες που είναι απαιτητές από τον factor στο νόµισµα της συνεργασίας. Προϊόντα µε αναγωγή και χωρίς αναγωγή: κατά την αρχική παραµετροποίηση του συστήµατος επιλέγουµε αν θα λαµβάνονται τα όρια των οφειλετών στον υπολογισµό του διαθέσιµου του προµηθευτή και για τους προµηθευτεές µε αναγωγή. COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 7

8 4. ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ IMS_efs2i Το IMS_efs2i περιλαµβάνει τα ακόλουθα υποσυστήµατα: Αρχική ιαχείριση εκτυπώσεων Περιγραφή διαδικασιών Έντυπα Λογιστική παρακολούθηση Επικοινωνία Καταχώρηση τιµολογίων Καταχώρηση πιστωτικών τιµολογίων Καταχώρηση εισπράξεων Καταχώρηση ΜΧΕ Καταχώρηση επιταγών Καταχώρηση οφειλετών Εντολή χρηµατοδότησης Forum Επισύναψη αρχείων Κωδικού πληρωµής Εµφάνιση πληρωµής Μηνύµατα Το µενού µας επιτρέπει: Να επιλέξουµε χρήσιµες εκτυπώσεις για την ολοκληρωµένη λογιστική και διοικητική πληροφόρηση των λογαριασµών µας, από τη «ιαχείριση Εκτυπώσεων», Να ενηµερωθούµε για την πρακτική λειτουργία του προϊόντος που µας ενδιαφέρει, από την «Περιγραφή ιαδικασιών», Να αναζητήσουµε τα «Έντυπα» που χρειάζονται για τη σωστή λειτουργία του λογαριασµού µας, Να ενηµερωθούµε για τη «Λογιστικη Παρακολουθηση» του factoring, Να βρούµε στοιχεία «Επικοινωνιας» µε τους υπευθυνους παρακολούθησης του λογαριασµού µας, Να αποστείλουµε δεδοµένα σχετικά µε το λογαριασµό µας µέσω ηλεκτρονικού ταχυδροµείου, από την «Επισυναψη Αρχειων» κ.λπ. COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 8

9 4.1 ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΚΤΥΠΩΣΕΩΝ Για να εµφανίσουµε το εκτυπωτικό που επιθυµούµε, το επιλέγουµε από το µενού, συµπληρώνουµε τα απαραίτητα κριτήρια (π.χ. ηµεροµηνίες, φάκτορες, οφειλέτες...) και κάνουµε κλικ στην «εκτύπωση». Η εφαρµογή περιέχει πληθώρα εκτυπώσεων που µας δίνουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Έτσι, αποφεύγεται η τηλεφωνική επικοινωνία, έχουµε άµεσα τις πληροφορίες που χρειαζόµαστε και είµαστε ικανοποιηµένοι. Για παράδειγµα, αν θέλουµε να εµφανίσουµε τνν «Ανάλυση λογαριασµού προµηθευτή», για συγκεκριµένη χρονική περίοδο καταχωρούµε το εύρος ηµεροµηνιών που επιθυµούµε και επιλέγουµε «Εκτύπωση». Το σύστηµα µας επιτρέπει να εµφανίσουµε το εκτυπωτικό σε µορφή excel ή pdf, να κάνουµε ανανέωση και να το εκτυπώσουµε. Τα αρχεία µπορούν να αποθηκευτούν σε οποιαδήποτε µορφή τοπικά στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή µας. COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 9

10 4.2 ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΙΑ ΙΚΑΣΙΩΝ Για να εµφανίσουµε πληροφορίες για την πρακτική λειτουργία ενός προϊόντος factoring ή για µια διαδικασία, πρέπει απλά να τα επιλέξουµε από τη λίστα. Για παράδειγµα: 4.3 ΕΝΤΥΠΑ Επιλέγουµε αυτό το µενού, για να βρούµε και να κάνουµε download τα έντυπα που χρειάζονται για τη σωστή λειτουργία του λογαριασµού µας. Επιλέγουµε το έντυπο που επιθυµούµε και κάνουµε κλικ στην «Λήψη αρχείου». COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 10

11 4.4 ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ Στο µενού αυτό µπορούµε να ενηµερωθούµε σχετικά µε τη λογιστική παρακολούθηση των προϊόντων factoring, π.χ.: 4.5 ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ Στην οθόνη αυτή ενηµερωνόµαστε για τον υπεύθυνο λογαριασµού, τον υπεύθυνος είσπραξης και τον υπεύθυνο διαχείρισης του λογαριασµού µας. COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 11

12 4.6 ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ Το µενού αυτό µας επιτρέπει: να καταχωρούµε ένα νέο τιµολόγιο και να επεξεργαζόµαστε ήδη καταχωρηµένα τιµολόγια Για να κάνουµε αποστολή τιµολογιών ηλεκτρονικά, επιλέγουµε το κουµπί «browse». Βρίσκουµε το αρχείο που θέλουµε και επιλέγουµε «upload» για να ενηµερωθεί ο πίνακας µε τα τιµολόγια του αρχείου. 4.7 ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΠΙΣΤΩΤΙΚΩΝ ΤΙΜΟΛΟΓΙΩΝ Η διαδικασία που αναφέραµε ισχύει και για τα πιστωτικά τιµολόγια COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 12

13 Η διαδικασία µας επιτρέπει να καταχωρήσουµε ένα νέο πιστωτικό τιµολόγιο, να διαγράψουµε και να επεξεργαστούµε τα ήδη καταχωρηµένα. Τα δεδοµένα παραµένουν στη βάση δεδοµένων του συστήµατος και ενηµερώνουν την core εφαρµογή κατά τη διαδικασία κλεισίµατος ηµέρας. 4.8 ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΜΧΕ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΕΠΙΤΑΓΩΝ ΚΑΤΑΧΩΡΗΣΗ ΟΦΕΙΛΕΤΩΝ Η διαδικασία που αναφέραµε ισχύει και για τις εισπράξεις, τις ΜΧΕ και τις επιταγές ηµέρας: COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 13

14 Επιπλέον, ισχύει για την καταχώρηση οφειλετών: 4.9 ΕΝΤΟΛΗ ΧΡΗΜΑΤΟ ΟΤΗΣΗΣ Χρησιµοποιούµε αυτή την οθόνη για να καταχωρήσουµε µια νέα εντολή πληρωµής, να επεξεργαστούµε ή/και να διαγράψουµε µια ήδη καταχωρηµένη. Τα δεδοµένα παραµένουν στη βάση δεδοµένων του συστήµατος και ενηµερώνουν την core εφαρµογή κατά τη διαδικασία κλεισίµατος ηµέρας. COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 14

15 4.10 FORUM Το µενού αυτό µας παρέχει τη δυνατότητα επικοινωνίας µε άλλους χρήστες ΕΠΙΣΥΝΑΨΗ ΑΡΧΕΙΩΝ Το συγκεκριµένο µενού µας επιτρέπει την αποστολή αρχείων που αφορούν στο λογαριασµό µας ΚΩ ΙΚΟΙ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Η επιλογή αυτή µας επιτρέπει να εµφανίσουµε τις πληρωµές στους πελάτες µας. Για κάθε κίνηση δηµιουργείται ένας µοναδικός αριθµός κωδικού πληρωµής. COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 15

16 4.13 ΕΜΦΑΝΙΣΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Επιλέγουµε αυτή την οθόνη για να εµφανίσουµε τις πληρωµές στους πελάτες µας ΜΗΝΥΜΑΤΑ Η οθόνη αυτή µας επιτρέπει να διαβάσουµε µηνύµατα που έχει καταχωρήσει ο διαχειριστής της εφαρµογής. COPYRIGHT IMS S.A. Σελίδα 16