Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο

Transcript

1 Διακήρυξη Διαγωνισμού για το Έργο ΨΗΦΙΑΚΟΣ ΔΙΑΔΡΑΣΤΙΚΟΣ ΟΔΗΓΟΣ ΚΑΙ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΒΟΛΗ ΚΑΙ ΑΝΑΔΕΙΞΗ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΙΣΤΙΚΟΥ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟΥ ΤΟΥ ΝΠΙΔ ΚΟΙΝΩΦΕΛΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΔΗΜΟΥ ΠΑΓΓΑΙΟΥ Αναθέτουσα Αρχή: ΔΗΜΟΣ ΠΑΓΓΑΙΟΥ Προϋπολογισμός: ,73 (χωρίς ΦΠΑ) Προϋπολογισμός: ,00 (με ΦΠΑ) πλέον Δικαιώματα Προαίρεσης: ΧΧΧΧΧΧ ( χωρίς ΦΠΑ) πλέον Δικαιώματα Προαίρεσης: ΧΧΧΧΧΧ ( με ΦΠΑ) Διάρκεια 12 μήνες Διαδικασία Ανάθεσης: Δημόσιος Ανοικτός με κριτήριο την οικονομικά συμφερότερη προσφορά Ημερομηνίες Διενέργειας Διαγωνισμού Αποστολής στην Υπηρεσία Επισήμων Εκδόσεων της Ε.Ε: Δημοσίευσης στο ΦΕΚ Δημοσίων Συμβάσεων : Αποστολής και δημοσίευσης στον Ελληνικό Τύπο HH/MM/EE HH/MM/EE HH/MM/EE HH/MM/EE και HH/MM/EE Κωδικός ΟΠΣ:

2 Α1. Πίνακας Περιεχομένων... Σφάλμα! Δεν έχει οριστεί σελιδοδείκτης. Α1. Πίνακας Περιεχομένων... 2 Α2. Συνοπτικά στοιχεία Έργου... 4 Α3. ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ... 5 Α4. Συντομογραφίες... 5 Α5. Περιβάλλον του Έργου... 6 Α5.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου... 6 Α5.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Πρότασης... 6 Α5.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας... 6 Α5.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου... 7 Α5.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου)... 7 Α5.1.5 Ανάλυση υποδομών Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών... Σφάλμα! Δεν έχει οριστεί σελιδοδείκτης. Α6. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου... 7 Α6.1 Αντικείμενο του Έργου... 7 Α6.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη... 8 Α6.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου... 9 Α7. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α7.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Α7.2.1 Γενικές Προδιαγραφές Α7.3 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Α7.3.1 Υποσύστημα Ψηφιακoύ Διαδραστικού Οδηγού Α7.3.2 Υποσύστημα μετάδοσης οπτικοακουστικού περιεχομένου Α7.3.3 Υποσύστημα ψηφιακής γειτονιάς Α7.3.4 Υποσύστημα ψηφιοποίησης εγγράφων...13 Α7.3.5 Υποσύστημα Τεκμηρίωσης...15 Α7.3.6 Υποσύστημα διαδικτυακής πύλης...15 Α7.4 Άδειες Λογισμικού Α7.5 Εξοπλισμός Α7.6 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Α7.7 Λοιπές Υπηρεσίες Α7.7.1 Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης και τεκμηρίωσης Α7.7.2 Υπηρεσίες Εκπαίδευσης Α7.7.3 Υπηρεσίες Ευαισθητοποίησης και δράσεις δημοσιότητας Α7.7.4 Υπηρεσίες Πιλοτικής και Δοκιμαστικής Λειτουργίας Σελίδα 2 από 39

3 Α7.7.5 Υπηρεσίες Εγγύησης «Καλής Λειτουργίας» και Συντήρησης Α7.8 Διαλειτουργικότητα Α7.9 Πολυκαναλική προσέγγιση Α7.10 Ανοιχτά Πρότυπα Α7.11 Ανοιχτά δεδομένα Α7.12 Απαιτήσεις Ευχρηστίας Συστήματος Α7.13 Χρονοδιάγραμμα και Φάσεις Έργου Α7.14 Πίνακας Παραδοτέων Α7.15 Σημαντικά Ορόσημα υλοποίησης Έργου Α8. Μεθοδολογία Διοίκησης και Υλοποίησης Έργου Α8.1 Μέθοδοι και Τεχνικές Υλοποίησης και Υποστήριξης Α8.2 Σχήμα Διοίκησης, σχεδιασμού και υλοποίησης του Έργου Α8.3 Σχέδιο και Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας Α8.4 Σχέδιο και Σύστημα Διαχείρισης Κινδύνων Α8.5 Σενάρια χρήσης και Ελέγχου - Διαδικασία παραλαβής λειτουργικότητας συστημάτων και Έργου Σελίδα 3 από 39

4 Α2. Συνοπτικά στοιχεία Έργου Το έργο θα περιλαμβάνει υπηρεσίες προβολής & ανάδειξης του υφιστάμενου πολιτιστικού περιεχομένου & θα διαρθρώνονται σε 2 κατηγορίες: 1.45 Πολιτιστικοί σύλλογοι τους οποίους εποπτεύει η ΚΟΙΝΩΦΕΛΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΔΗΜΟΥ ΠΑΓΓΑΙΟΥ 2.Βιβλιοθήκη του ΝΠΙΔ ΚΟΙΝΩΦΕΛΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΔΗΜΟΥ ΠΑΓΓΑΙΟΥ: Για κάθε μία κατηγορία θα προσφέρονται οι ακόλουθες υπηρεσίες: α) υπηρεσίες ψηφιακής καταγραφής & χαρτογράφησης για την ανάδειξη των πολιτιστικών και αθλητικών συλλόγων τους οποίους ο δικαιούχος υποστηρίζει β) υπηρεσίες ψηφιοποίησης, τεκμηρίωσης και ανάπτυξη υπηρεσιών για την ανάδειξη πολιτιστικού υλικού, (χάρτες, φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο), επί του οποίου ο δικαιούχος διαθέτει το σύνολο των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας ή τις κατάλληλες άδειες για τη χωρίς περιορισμούς περαιτέρω διάθεση και χρήση του υλικού γ) υπηρεσίες προς το ευρύ κοινό, μέσω εναλλακτικών καναλιών πρόσβασης (Διαδίκτυο, , SMS). Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα προσφέρει η πράξη περιλαμβάνουν: α) ψηφιακό Διαδραστικό Οδηγό.που θα προσφέρει πληροφόρηση των χρηστών για το αναλυτικό πρόγραμμα των προσεχών εκδηλώσεων (χώρος, χρόνος) & δημοσίευση σχετικού πολυμεσικού υλικού (χάρτες, φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο) με την αξιοποίηση κατάλληλου διαδραστικού χάρτη που θα ενσωματωθεί στη Διαδικτυακή Πύλη β) αμφίδρομη επικοινωνία χρηστών-& ενεργή συμμετοχή των πρώτων στον εμπλουτισμό περιεχομένου του Οδηγού με ποικίλους τρόπους, όπως μέσω πρότασης/παρουσίασης πολιτιστικών εκδηλώσεων, υποβολής (upload) πολυμεσικού περιεχομένου από χρήστες που παραβρέθηκαν σε εκδηλώσεις γ) υποστήριξη της πρόσβασης στον Ψηφιακό Διαδραστικό Οδηγό, όχι μόνο από υπολογιστές (Desktops, laptops) αλλά & από φορητές συσκευές μέσω της ανάπτυξης κατάλληλου mobile site δ) μετάδοση Οπτικοακουστικού Περιεχομένου ε) Ψηφιακή Γειτονιά που θα αξιοποιήσει ουσιαστικά τις δυνατότητες που παρέχονται μέσω των υπηρεσιών τεχνολογίας ιστού Web 2.0 & ειδικότερα των διαθέσιμων & ευρέως διαδεδομένων Διαδικτυακών Κόμβων κοινωνικής δικτύωσης. Οι υπηρεσίες θα υλοποιηθούν με βάση τις ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ όπως αυτές αναλύονται στο αντίστοιχο τεύχος του διαγωνισμού και με το κείμενο της σύμβασης που θα καταρτισθεί βάσει της προσφοράς του μειοδότη και την οικεία διακήρυξη (Μέρος Β και Γ). Γίνονται δεκτές προσφορές σύμφωνα με τους όρους της παρούσας. Σελίδα 4 από 39

5 Α3. ΜΕΡΟΣ Α: ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟ ΚΑΙ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΕΡΓΟΥ Α4. Συντομογραφίες 1) Εργοδότης ή Κύριος του Έργου (ΚτΕ) : Δήμος Παγγαίου 2) Αναθέτουσα Αρχή : Δήμος Παγγαίου 3) Υπηρεσία διενέργειας του διαγωνισμού : Δήμος Παγγαίου 4) Επιτροπή ή Ε.Δ.Δ. : Η αρμοδίως συσταθείσα Επιτροπή Διενέργειας του Διαγωνισμού. 5) Επιτροπή Παρακολούθησης Παραλαβής (ΕΠΠE): ομάδα προσώπων που ορίζεται από την Αναθέτουσα Αρχή με Απόφαση του και την εκπροσωπεί στην άσκηση των αρμοδιοτήτων της από τη Σύμβαση και έχει την ευθύνη για την επίβλεψη της εκτέλεσης της Σύμβασης από τον Ανάδοχο και την παραλαβή των Παραδοτέων του Έργου 6) Συμβατικά τεύχη διαγωνισμού : Τα περιγραφόμενα στο άρθρο 8 της παρούσας. 7) Προσφέρων ή Συμμετέχων : Το φυσικό ή νομικό πρόσωπο που υποβάλλει προσφορά, είτε μεμονωμένα είτε ως μέλος σύμπραξης ή κοινοπραξίας ή ένωσης προσώπων στα πλαίσια του Διαγωνισμού. 8) Κατακύρωση : Η απόφαση της Αναθέτουσας Αρχής με την οποία εγκρίνεται η τελική επιλογή του Αναδόχου για την παροχή των υπηρεσιών. 9) Συμβατικό Τίμημα : Η τιμή προσφοράς στην οποία θα κατακυρωθεί ο διαγωνισμός και θα αποτελέσει το οικονομικό αντικείμενο της Σύμβασης μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου. 10) Σύμβαση : Η έγγραφη συμφωνία μεταξύ της Αναθέτουσας Αρχής και του Αναδόχου για την παροχή των υπηρεσιών ή και προμήθειας, η οποία καταρτίζεται μετά την κατακύρωση. 11) Παραδοτέα: Όλα τα ενδιάμεσα ή τελικά προϊόντα και υπηρεσίες που ο Ανάδοχος θα παραδώσει ή οφείλει να παραδώσει στην Αναθέτουσα Αρχή σύμφωνα με τη Σύμβαση. 12) Περίοδος εγγύησης: το χρονικό διάστημα που καθορίζεται στη Σύμβαση και ξεκινά από την επομένη της ημερομηνίας οριστικής παραλαβής του Έργου. 13) Ανάδοχος : ο Προσφέρων που θα επιλεγεί από την παρούσα διαδικασία να παρέχει τις υπηρεσίες. 14) Δήλωση : Η Υπεύθυνη Δήλωση του Ν. 1599/86 ή σε περίπτωση αλλοδαπού συμμετέχοντα, κείμενο ανάλογης αποδεικτικής αξίας, σύμφωνα με τις διαδικασίες της χώρας προέλευσης της εταιρίας (π.χ. ένορκη δήλωση) συνοδευμένο απαραίτητα από επίσημη μετάφραση του στα ελληνικά και επικυρωμένο κατά τα οριζόμενα στην κείμενη νομοθεσία. 15) Φορέας υλοποίησης: Δήμος Παγγαίου 16) Φορέας Λειτουργίας: Κοινωφελής Επιχείρηση Δήμου Παγγαίου 17) ΕΕ: Ευρωπαϊκή Ένωση. 18) ΕΣΠΑ: Εθνικό Στρατηγικό Πλαίσιο Αναφοράς. 19) Ε.Π: Επιχειρησιακό Πρόγραμμα. 20) ΨΣ: Ψηφιακή Σύγκλιση. Σελίδα 5 από 39

6 Α5. Περιβάλλον του Έργου Α5.1 Εμπλεκόμενοι στην υλοποίηση του αντικειμένου του Έργου Οι εμπλεκόμενοι φορείς στην υλοποίηση του έργου είναι: 1. Ο Δήμος Παγγαίου 2. Η Κοινωφελής Επιχείρηση Δήμου Παγγαίου Α5.1.1 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Πρότασης Ο Δήμος Παγγαίου με έδρα την Ελευθερούπολη δημιουργείται από τους δήμους α. Ελευθερούπολης β. Πιερέων γ. Παγγαίου δ. Ελευθερών και ε. Ορφανού, οι οποίοι καταργούνται. Ο Δήμος Ελευθερούπολης είναι ένας από τους πλέον οργανωμένους και αποτελεσματικά στελεχωμένους Δήμους της Θράκης. Η οργανωτική του Δομή στηρίζεται σε τρια βασικά γραφεία - διευθύνσεις (Γραφείο Αιρετών Οργάνων, Διεύθυνση Διοικητικών και Οικονομικών Υπηρεσιών και Διεύθυνση Τεχνικών Υπηρεσιών). Ειδικότερα σε διοικητικό επίπεδο ο Δήμος διαθέτει: ΤΑΜΕΙΑΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ ΤΜΗΜΑΤΑ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ (Γραφείο προγραμματισμού Έργων, Γραφείο μελετών Έργων, Γραφείο Ηλεκτρολογικό, Γραφείο Μηχανολογικό, Γραφείο Σχεδίου Πόλης και Πολεοδομικών Εφαρμογών) ΤΜΗΜΑΤΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ (Γραφείο Καθαριότητας, Γραφείο πρασίνου Κήπων, Γραφείο κίνησης Οχημάτων, Γραφείο Νεκροταφείων) ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ-ΤΜΗΜΑ ΕΣΟΔΩΝ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΥΠΗΡΕΣΙΑ Α5.1.2 Συνοπτική παρουσίαση Φορέα Λειτουργίας Το ΝΠΙΔ Κοινωφελής Επιχείρηση Δήμου Παγγαίου ιδρύθηκε το 2011 και περιλαμβάνει τις Κοινωφελείς Επιχειρήσεις των πρώην Δήμων Ελευθερούπολης, Ελευθερών, Ορφανού, Παγγαίου, Πιερέων και τα Ν.Π.Δ.Δ. με επωνυμία: Παπαχρηστίδειο Πνευματικό Κέντρο Ελευθερούπολης, Φιλαρμονική Νικήσιανης και Βιβλιοθήκη Μουσείο Νικήσιανης. Σκοποί του φορέα που αποδεικνύουν την αναγκαιότητα υλοποίησης είναι οι εξής: η ανάπτυξη πολιτιστικών δραστηριοτήτων & καλλιτεχνικών εκδηλώσεων, η διενέργεια ερευνών για πολιτιστικά θέματα, η διαμόρφωση δικτύου ενημέρωσης για θέματα πολιτιστικών δραστηριοτήτων, η πραγματοποίηση προγραμμάτων πολιτιστικής ανάπτυξης, μορφωτικών ανταλλαγών και εκπαιδευτικών προγραμμάτων, η πραγματοποίηση εκδόσεων & κάθε μορφής ντοκουμέντων ανάλογου περιεχομένου, η συνεργασία για την υλοποίηση των στόχων του με πολιτιστικούς, καλλιτεχνικούς, επιστημονικούς οργανισμούς, φορείς ή ιδρύματα του δημόσιου και ιδιωτικού τομέα. Σελίδα 6 από 39

7 Α5.1.3 Άλλοι Φορείς που εμπλέκονται στην επιτυχή έκβαση του Έργου Την υλοποίηση του έργου υποστηρίζουν οι υπηρεσιακές μονάδες του Δήμου Παγγαίου ενώ για τις ανάγκες υλοποίησης του Έργου της παρούσας Διακήρυξης έχει οριστεί «Επιτροπή Παρακολούθησης και Παραλαβής Έργου (ΕΠΠΕ)». Αρμοδιότητα της ΕΠΠΕ αποτελεί η παρακολούθηση της πορείας υλοποίησης και η τμηματική και οριστική παραλαβή του παρόντος Έργου (βλ. παρ. «Διαδικασία Παραλαβής Έργου»). Α5.1.4 Όργανα και Επιτροπές (Διακυβέρνηση του Έργου) Θα συσταθεί τριμελής Επιτροπή Παρακολούθησης Παραλαβής (ΕΠΠE) του έργου απαρτιζόμενη από εξειδικευμένους υπηρεσιακούς παράγοντες του Δήμου Παγγαίου. Θα οριστεί υπάλληλος του λογιστηρίου της Οικονομικής Υπηρεσίας, ως «υπόλογος» διαχείρισης του τραπεζικού λογαριασμού του Έργου. Τόσο ο διαγωνισμός όσο και οι παραλαβές θα διενεργηθούν από επιτροπές, του Δήμου όπως προβλέπει η κείμενη νομοθεσία. Η οικονομική επιτροπή του Δήμου Παγγαίου θα λάβει τις τελικές αποφάσεις κατακύρωσης του διαγωνισμού και θα εγκρίνει τις τμηματικές και την τελική πληρωμή του Αναδόχου. Τέλος θα εγκρίνει τα πρακτικά των τυχόν προσωρινών, διοικητικών και της οριστικής παραλαβής του Έργου. Α6. Αντικείμενο, στόχοι και κρίσιμοι παράγοντες επιτυχίας του Έργου Α6.1 Αντικείμενο του Έργου Αντικείμενο του έργου αποτελεί οι υπηρεσίες προβολής και ανάδειξης του υφιστάμενου πολιτιστικού περιεχομένου και δράσεων του Κοινωφελούς Επιχείρησης του Δήμου Παγγαίου που θα διαρθρώνονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες ανάλογα με τους αποδέκτες τους : 1. Πολιτιστικοί και αθλητικοί σύλλογοι τους οποίους εποπτεύει η Κοινωφελής Επιχείρηση 2. Βιβλιοθήκη της Κοινωφελούς Επιχείρησης Για κάθε μία κατηγορία θα προσφέρονται οι ακόλουθες υπηρεσίες: Υπηρεσίες ψηφιακής καταγραφής, και χαρτογράφησης για την ανάδειξη των πολιτιστικών και αθλητικών συλλόγων των οποίων ο δυνητικός φορέας πρότασης υποστηρίζει Υπηρεσίες ψηφιοποίησης, τεκμηρίωσης και ανάπτυξη υπηρεσιών για την ανάδειξη πολιτιστικού υλικού, όπως χάρτες, φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο κ.α., επί του οποίου ο δυνητικός φορέας πρότασης διαθέτει το σύνολο των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας ή τις κατάλληλες άδειες για τη χωρίς περιορισμούς περαιτέρω διάθεση και χρήση του υλικού. Υπηρεσίες προς το ευρύ κοινό, μέσω εναλλακτικών καναλιών πρόσβασης (Διαδίκτυο, , SMS κ.λπ.). Οι σχετικές εφαρμογές που θα προσφέρει η προτεινόμενη πράξη περιλαμβάνουν: Ψηφιακό Διαδραστικό Οδηγό. Βασικός στόχος της λειτουργικής ενότητας θα αποτελεί η ολοκληρωμένη υποστήριξη των δράσεων των πολιτιστικών και αθλητικών συλλόγων που υποστηρίζει η Κοινωφελής Επιχείρηση του Δήμου Παγγαίου. Σελίδα 7 από 39

8 Σύγχρονες διαδραστικές διαδικτυακές υπηρεσίες πληροφόρησης θα αναπτυχθούν, ώστε να υποστηρίξουν επαρκώς και να αναδείξουν τις δραστηριότητες των συλλόγων αυτών. Ενδεικτικά αναφέρονται: o Πληροφόρηση των χρηστών για το αναλυτικό πρόγραμμα των προσεχών εκδηλώσεων (χώρος, χρόνος) και δημοσίευση σχετικού πολυμεσικού υλικού (φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο) με την αξιοποίηση κατάλληλου διαδραστικού χάρτη που θα ενσωματωθεί στη Διαδικτυακή Πύλη. o Πληροφόρηση των χρηστών και δημοσίευση σχετικού πολυμεσικού υλικού (χάρτες, φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο) με την αξιοποίηση κατάλληλου διαδραστικού χάρτη που θα ενσωματωθεί στη Διαδικτυακή Πύλη o Αμφίδρομη επικοινωνία χρηστών- Κοινωφελούς Επιχείρησης του Δήμου Παγγαίου και ενεργή συμμετοχή των πρώτων στον εμπλουτισμό περιεχομένου του Οδηγού με ποικίλους τρόπους, όπως μέσω πρότασης/παρουσίασης πολιτιστικών εκδηλώσεων, υποβολής (upload) πολυμεσικού περιεχομένου (εικόνων, ήχου, βίντεο) από χρήστες που παραβρέθηκαν στις εκδηλώσεις κλπ. o Υποστήριξη της πρόσβασης στον Ψηφιακό Διαδραστικό Οδηγό, όχι μόνο από υπολογιστές (Desktops, laptops) αλλά και από φορητές συσκευές (Smartphones, tablets), μέσω της ανάπτυξης κατάλληλου mobile site Μετάδοση Οπτικοακουστικού Περιεχομένου. Η παρούσα λειτουργική ενότητα θα αξιοποιεί με τη σειρά της ποικίλα κανάλια επικοινωνιών, παρέχοντας μία σειρά αναβαθμισμένων υπηρεσιών προς τους πολίτες, μέσω της Διαδικτυακής Πύλης της Κοινωφελούς Επιχείρησης του Δήμου Παγγαίου, στις οποίες περιλαμβάνονται: o αναμετάδοση πολιτιστικών και αθλητικών εκδηλώσεων που πραγματοποιούνται από τους συλλόγους που υποστηρίζει η Κοινωφελής Επιχείρηση του Δήμου Παγγαίου στο πλαίσιο των γενικότερων δραστηριοτήτων τους o αναμετάδοση επιλεγμένου οπτικοακουστικού υλικού (με αξιοποίηση του διαθέσιμου οπτικοακουστικού εξοπλισμού ή για λογαριασμό του) o προβολή πολιτιστικών, καλλιτεχνικών και αθλητικών προγραμμάτων o ζωντανή μετάδοση (live broadcast) οπτικοακουστικού υλικού, όποτε αυτό κριθεί απαραίτητο Forum πολιτισμού. Το φόρουμ θα υποστηρίζει θεματικές ενότητες με ερωτήσεις και συζητήσεις με στόχο την ανταλλαγή απόψεων και γνώσεων πάνω σε πολιτιστικές εκδηλώσεις Ψηφιακή Γειτονιά. Η παρούσα λειτουργική ενότητα θα αξιοποιήσει ουσιαστικά τις δυνατότητες που παρέχονται μέσω των υπηρεσιών τεχνολογίας ιστού Web 2.0 και ειδικότερα των διαθέσιμων και ευρέως διαδεδομένων Διαδικτυακών Κόμβων κοινωνικής δικτύωσης. Οι υπηρεσίες Ψηφιακής Γειτονιάς στοχεύουν στην ανάπτυξη και προώθηση προηγμένων ηλεκτρονικών υπηρεσιών μέσω της Διαδικτυακής Πύλης, παρέχοντας ένα σύγχρονο μέσο κοινωνικοποίησης, αλληλεπίδρασης και ενδυνάμωσης της συνεργατικής δημιουργίας. PODCASTS-VIDCASTS μέσω της διαδικτυακής πύλης για προβολή video με πολιτιστικό και αθλητικό περιεχόμενο. Α6.2 Σκοπιμότητα και αναμενόμενα οφέλη Οι ενέργειες ανάπτυξης, υλοποίησης και υποστήριξης της διαδικτυακής πύλης πολιτιστικού περιεχομένου και των λοιπών υπηρεσιών θα λειτουργήσουν προς όφελος: α) των φορέων, της Περιφέρειας και της εικόνας αυτών προς τους διαδικτυακούς επισκέπτες, εξελίσσοντάς Σελίδα 8 από 39

9 τους σε δυναμικούς με σύγχρονες τεχνολογικές υποδομές φορείς, οι οποίοι θα είναι σε θέση να υποστηρίξουν γνωστικά τη γνωριμία τους με αντιπροσωπευτικά πολιτιστικά εκθέματα του τόπου β) των διαδικτυακών επισκεπτών, στους οποίους θα προσφέρεται μία μοναδική εμπειρία γνωριμίας με την πολιτιστική και ιστορική κληρονομιά της περιοχής, που θα υποκαθιστά επάξια και με το παραπάνω την αναγκαιότητα για πραγματική/φυσική επίσκεψη στους χώρους της περιοχής, παρέχοντας ανταγωνιστική σε εύρος πληροφορία και ενημέρωση. γ) της εκπαιδευτικής κοινότητας (μαθητές και δάσκαλοι), δεδομένου ότι οι τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται μπορούν να αξιοποιηθούν ως ένα πολύτιμο εκπαιδευτικό εργαλείο διδαχής. δ) Όλων των επισκεπτών του κόμβου από την Ελλάδα και το εξωτερικό, στους οποίους δίνεται η δυνατότητα γνωριμίας με το Κέντρο Πολιτισμού και την πολιτιστική δράση του, χωρίς να απαιτείται η φυσική τους παρουσία εκεί στ) των μελετητών και λοιπών ερευνητών, δεδομένου ότι η γνώση που αποκρυσταλλώνεται μπορεί να αποτελέσει το έρεισμα που θα δώσει το έναυσμα για περαιτέρω έρευνα (π.χ. οργάνωση συνεδρίων κλπ.) Α6.3 Στόχοι και Έκταση του Έργου Η πράξη θα περιλαμβάνει υπηρεσίες προβολής & ανάδειξης του υφιστάμενου πολιτιστικού περιεχομένου & θα διαρθρώνονται σε 2 κατηγορίες: 1.Πολιτιστικοί & αθλητικοί σύλλογοι τους οποίους εποπτεύει η Κοινωφελής Επιχείρηση 2. Βιβλιοθήκη της Κοινωφελούς Επιχείρησης: Για κάθε μία κατηγορία θα προσφέρονται οι ακόλουθες υπηρεσίες: α) υπηρεσίες ψηφιακής καταγραφής & χαρτογράφησης για την ανάδειξη των πολιτιστικών και αθλητικών συλλόγων τους οποίους ο δικαιούχος υποστηρίζει β) υπηρεσίες ψηφιοποίησης, τεκμηρίωσης και ανάπτυξη υπηρεσιών για την ανάδειξη πολιτιστικού υλικού, (χάρτες, φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο), επί του οποίου ο δικαιούχος διαθέτει το σύνολο των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας ή τις κατάλληλες άδειες για τη χωρίς περιορισμούς περαιτέρω διάθεση και χρήση του υλικού γ) υπηρεσίες προς το ευρύ κοινό, μέσω εναλλακτικών καναλιών πρόσβασης (Διαδίκτυο, , SMS). Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα προσφέρει η πράξη περιλαμβάνουν: α) ψηφιακό Διαδραστικό Οδηγό που θα προσφέρει πληροφόρηση των χρηστών για το αναλυτικό πρόγραμμα των προσεχών εκδηλώσεων (χώρος, χρόνος) & δημοσίευση σχετικού πολυμεσικού υλικού (χάρτες, φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο) με την αξιοποίηση κατάλληλου διαδραστικού χάρτη που θα ενσωματωθεί στη Διαδικτυακή Πύλη β) αμφίδρομη επικοινωνία χρηστών-& ενεργή συμμετοχή των πρώτων στον εμπλουτισμό περιεχομένου του Οδηγού με ποικίλους τρόπους, όπως μέσω πρότασης/παρουσίασης πολιτιστικών εκδηλώσεων, υποβολής (upload) πολυμεσικού περιεχομένου από χρήστες που παραβρέθηκαν σε εκδηλώσεις γ) υποστήριξη της πρόσβασης στον Ψηφιακό Διαδραστικό Οδηγό, όχι μόνο από υπολογιστές (Desktops, laptops) αλλά & από φορητές συσκευές μέσω της ανάπτυξης κατάλληλου mobile site δ) μετάδοση Οπτικοακουστικού Περιεχομένου ε) Ψηφιακή Γειτονιά που θα αξιοποιήσει ουσιαστικά τις δυνατότητες που παρέχονται μέσω των υπηρεσιών τεχνολογίας ιστού Web 2.0 & ειδικότερα των διαθέσιμων & ευρέως διαδεδομένων Διαδικτυακών Κόμβων κοινωνικής δικτύωσης. Όσον αφορά στην κρισιμότητα του προβλήματος που αντιμετωπίζεται αυτή συνοψίζεται στα εξής σημεία: το προτεινόμενο έργο θα συμβάλλει στην ανάπτυξη πολιτιστικών δραστηριοτήτων, στην πραγματοποίηση προγραμμάτων πολιτιστικής ανάπτυξης, μορφωτικών ανταλλαγών και εκπαιδευτικών προγραμμάτων αλλά και στην διάσωση κάθε μορφής εκδόσεων και κάθε μορφής ντοκουμέντων ανάλογου περιεχομένου που κατέχει το Κέντρο Πολιτισμού. Χάρη στην υποστήριξη της Αγγλικής γλώσσας από τη νέα διαδικτυακή πύλη, άνθρωποι από όλο τον κόσμο θα έχουν τη δυνατότητα να έρθουν σε επαφή με το πολιτιστικό γίγνεσθαι του Κέντρου, συμβάλλοντας έτσι στην προσέλκυση εν δυνάμει τουριστών από το εξωτερικό. Όσο αφορά τους τίτλους βιβλίων η ψηφιοποίηση και η Σελίδα 9 από 39

10 τεκμηρίωση αποσκοπεί στην προσέλκυση υποψηφίων αναγνωστών, μέσω της ενημέρωσής τους ως προς το περιεχόμενο των βιβλίων. Α7. Λειτουργικές και Τεχνικές προδιαγραφές Έργου Α7.1 Ηλεκτρονικές Υπηρεσίες Οι ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα πρέπει κατ ελάχιστον να προσφέρει το έργο είναι οι ακόλουθες: Περιγραφή Υπηρεσίας Υπηρεσία Πληροφόρησης ιστορικού / πολιτιστικού / λαογραφικού περιεχομένου Υπηρεσίες ψηφιοποίησης, τεκμηρίωσης και ανάπτυξη υπηρεσιών για την ανάδειξη πολιτιστικού υλικού Απαιτούμενα στοιχεία (δεδομένα εισόδου) Περιεχόμενο Πολιτισμού Ψηφιοποιημένο περιεχόμενο πολιτισμού Στοιχεία αποτελέσματος (δεδομένα εξόδου) Πληροφόρηση για πολιτιστικές δράσεις και αρχεία Ηλεκτρονικές υπηρεσίες διαχείρισης ψηφιοποιημένου περιεχομένου Παρατηρήσεις (π.χ. επίπεδο «ηλεκτρονικοποίησης», επίπεδο Υπηρεσίας κλπ.) 1 1 Α7.2 Λειτουργική Αρχιτεκτονική Ο Ανάδοχος υποχρεούται να παραδώσει και να εγκαταστήσει τον αναγκαίο εξοπλισμό ψηφιοποίησης για τη λειτουργία του συστήματος, σε χώρους που θα του υποδειχθούν από την Αναθέτουσα Αρχή. Ο προσφερόμενος εξοπλισμός και το συνοδευτικό υποστηρικτικό λογισμικό θα πρέπει να καλύπτει κατ ελάχιστο τις προδιαγραφές που τίθενται τόσο στις παραγράφους που ακολουθούν, όσο και στους Πίνακες Συμμόρφωσης του Μέρους C της παρούσας διακήρυξης. Ο υποψήφιος Ανάδοχος θα κληθεί να προτείνει ολοκληρωμένη, πλήρη και άρτια λύση διασφαλίζοντας παράλληλα την ομαλή ενσωμάτωση των νέων υποδομών στις υφιστάμενες υποδομές της Αναθέτουσας Αρχής, τεκμηριώνοντας τυχόν προτάσεις αξιοποίησης/ επέκτασης αυτών, όπου κρίνει απαραίτητο. Για τις ανάγκες των πολυκαναλικά παρεχόμενων υπηρεσιών στο ευρύ κοινό, θα χρησιμοποιηθεί, η νέα Διαδικτυακή Πύλη. Α7.2.1 Γενικές Προδιαγραφές Οι διεπαφές που θα αναπτυχθούν θα πρέπει να σχεδιαστούν με τέτοιο τρόπο ώστε να εξασφαλιστεί η επιτυχής αλληλεπίδραση - διάδραση του χρήστη καθώς και η παροχή ολοκληρωμένων προσωποποιημένων και προδραστικών υπηρεσιών, προκειμένου ο χρήστης να έχει τη δυνατότητα, βάσει των ενδιαφερόντων και των χαρακτηριστικών που έχει καταχωρήσει, να ενημερώνεται μέσω εναλλακτικών καναλιών επικοινωνίας (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, SMS κλπ.). Τα μηνύματα θα τον ενημερώνουν για την καταχώρηση νέου περιεχομένου σχετικό με τις προσωπικές του προτιμήσεις, πραγματοποίηση εκδηλώσεων κλπ. Συνεπώς, αναφορικά με την παρουσίαση του περιεχομένου σε ένα σύνολο από συσκευές πρόσβασης όπως PCs, tablets ή smartphones, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη ειδικές Σελίδα 10 από 39

11 προδιαγραφές σε επίπεδο παρουσίασης του περιεχομένου αυτού. Οι εξατομικευμένες υπηρεσίες υποστηρίζουν τις ιδιαίτερες ανάγκες και προτιμήσεις για πληροφόρηση των χρηστών, όπως επίσης και την ανάγκη για άμεση ενημέρωση και παράκαμψη των λειτουργιών αναζήτησης και πλοήγησης στην πληροφορία. Η αναγνώριση των χρηστών και της κατηγορίας στην οποία ανήκουν θα πρέπει να πραγματοποιείται με την χρήση συγκεκριμένων ονομάτων χρήσης και κωδικών πρόσβασης, οι οποίοι δίνονται από τους διαχειριστές του συστήματος. Παράλληλα, ο διαχειριστής του συστήματος θα πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργήσει ξεχωριστές ομάδες χρηστών που θα αντανακλούν τις διαφορετικές θεματικές ενότητες των συστημάτων του έργου. Βασική συνιστώσα και αφετηρία παροχής εξατομικευμένων υπηρεσιών αποτελεί ο καθορισμός του προφίλ κάθε χρήστη μέσα από τη καταγραφή των βασικών στοιχείων ή συσκευών πρόσβασης, των ενδιαφερόντων και των επιλογών του. Ο υποψήφιος Ανάδοχος καλείται να περιγράψει στην προσφορά του τον τρόπο με τον οποίο θα σχεδιάσει και θα αναπτύξει τις διεπαφές με σκοπό να επιτύχει τον βέλτιστο βαθμό εξατομίκευσης και προδραστικότητας του συνόλου των υπηρεσιών παροχής περιεχομένου του παρόντος έργου Α7.3 Προδιαγραφές Λειτουργικών Ενοτήτων (Υποσυστημάτων, Εφαρμογών) Τα υποσυστήματα που περιλαμβάνονται στο υποέργο είναι τα ακόλουθα: Υποσύστημα Ψηφιακoύ Διαδραστικού Οδηγού Υποσύστημα μετάδοσης οπτικοακουστικού περιεχομένου Υποσύστημα ψηφιακής γειτονιάς Υποσύστημα ψηφιοποίησης εγγράφων Υποσύστημα τεκμηρίωσης Υποσύστημα διαδικτυακής πύλης Α7.3.1 Υποσύστημα Ψηφιακoύ Διαδραστικού Οδηγού Βασικός στόχος της λειτουργικής ενότητας αποτελεί η ολοκληρωμένη υποστήριξη των δράσεων του Κοινωφελούς Επιχείρησης. Σύγχρονες διαδραστικές διαδικτυακές υπηρεσίες πληροφόρησης θα αναπτυχθούν, ώστε να υποστηρίξουν επαρκώς και να αναδείξουν τις δραστηριότητες της Κοινωφελούς Επιχείρησης. Η παρεχόμενη λειτουργικότητα θα περιλαμβάνει: Πληροφόρηση των χρηστών για το αναλυτικό πρόγραμμα των προσεχών εκδηλώσεων (χώρος, χρόνος) και δημοσίευση σχετικού πολυμεσικού υλικού (φωτογραφίες, εικόνες, βίντεο) με την αξιοποίηση κατάλληλου διαδραστικού χάρτη που θα ενσωματωθεί στη Διαδικτυακή Πύλη της Κοινωφελούς Επιχείρησης. Αμφίδρομη επικοινωνία χρηστών-αα και ενεργή συμμετοχή των πρώτων στον εμπλουτισμό περιεχομένου του Οδηγού με ποικίλους τρόπους, όπως μέσω πρότασης/παρουσίασης πολιτιστικών εκδηλώσεων, υποβολής (upload) πολυμεσικού περιεχομένου (εικόνων, ήχου, βίντεο) από χρήστες που παραβρέθηκαν στις εκδηλώσεις κλπ. Ανάπτυξη ουσιαστικά ενός συνεργατικού δικτύου μεταξύ των χρηστών (που θα μπορεί να είναι και συνεργαζόμενοι με το Κέντρο Πολιτισμού καλλιτέχνες, πολιτιστικοί φορείς Σελίδα 11 από 39

12 κ.λπ., όπως θα παρουσιαστεί εκτενώς στην ενότητα Λειτουργική Ενότητα «Ψηφιακή Γειτονιά»), οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα να διατηρούν τον προσωπικό τους χώρο και να ανατροφοδοτούν τον Οδηγό με νέα, στιγμιότυπα και εικόνες από δράσεις και εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται κατά μήκος της Περιφέρειας. Υποστήριξη της πρόσβασης στον Ψηφιακό Διαδραστικό Οδηγό, όχι μόνο από υπολογιστές (Desktops, laptops) αλλά και από φορητές συσκευές (Smartphones, tablets), μέσω της ανάπτυξης κατάλληλου mobile site Α7.3.2 Υποσύστημα μετάδοσης οπτικοακουστικού περιεχομένου Η παρούσα λειτουργική ενότητα θα αξιοποιεί με τη σειρά της ποικίλα κανάλια επικοινωνιών, παρέχοντας μία σειρά αναβαθμισμένων υπηρεσιών προς τους πολίτες, μέσω της Διαδικτυακής Πύλης της Κοινωφελούς Επιχείρησης στις οποίες περιλαμβάνονται: αναμετάδοση πολιτιστικών εκδηλώσεων που πραγματοποιούνται από το Κέντρο Πολιτισμού στο πλαίσιο των γενικότερων δραστηριοτήτων του αναμετάδοση επιλεγμένου οπτικοακουστικού υλικού που παράγεται από το Κέντρο Πολιτισμού. Ο ανάδοχος θα πρέπει να προσφέρει όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό για να είναι λειτουργικό το υποσύστημα προβολή πολιτιστικών και καλλιτεχνικών προγραμμάτων Ενδεικτικά χαρακτηριστικά της παρούσας λειτουργικότητας, για την οποία δύναται να αξιοποιηθούν οι υπηρεσίες υφιστάμενων δημοφιλών Διαδικτυακών Κόμβων φιλοξενίας και διαμοιρασμού οπτικοακουστικού υλικού, θα αποτελέσουν: Η υποστήριξη της δυνατότητας μετάδοσης οπτικοακουστικού περιεχομένου κατ απαίτηση (on demand) και σε διάφορες ποιότητες ανάλυσης, με σκοπό την υποστήριξη της πρόσβασης από πληθώρα διαθέσιμων συσκευών (Υπολογιστές, φορητές συσκευές κλπ.) και συνδέσεων διαφορετικών δυνατοτήτων Η ζωντανή μετάδοση (live broadcast) οπτικοακουστικού υλικού, όποτε αυτό κριθεί απαραίτητο Η προσωποποιημένη ενημέρωση του χρήστη για την αναμετάδοση εκδηλώσεων -βάσει των επιλογών του προσωπικού του προφίλ- και με αξιοποίηση πολλαπλών καναλιών επικοινωνίας (προσωπικός χώρος Πύλης, , SMS κλπ.) Α7.3.3 Υποσύστημα ψηφιακής γειτονιάς Η παρούσα λειτουργική ενότητα θα αξιοποιήσει ουσιαστικά τις δυνατότητες που παρέχονται μέσω των υπηρεσιών τεχνολογίας ιστού Web 2.0 και ειδικότερα των των διαθέσιμων και ευρέως διαδεδομένων Διαδικτυακών Κόμβων κοινωνικής δικτύωσης. Οι υπηρεσίες Ψηφιακής Γειτονιάς στοχεύουν στην ανάπτυξη και προώθηση προηγμένων ηλεκτρονικών υπηρεσιών μέσω της Διαδικτυακής Πύλης του Κοινωφελούς Επιχείρησης παρέχοντας ένα σύγχρονο μέσο κοινωνικοποίησης, αλληλεπίδρασης και ενδυνάμωσης της συνεργατικής δημιουργίας. Ειδικότερα, μέσω της Ψηφιακής Γειτονιάς θα ενισχυθεί: η αλληλεπίδραση μεταξύ των χρηστών (πολίτες, καλλιτέχνες, πολιτιστικοί φορείς κ.λπ.) οι οποίοι θα έχουν τη δυνατότητα, μέσω των λειτουργιών της Διαδικτυακής Πύλης που θα αναπτυχθούν στο πλαίσιο του παρόντος έργου, να αξιοποιούν την πρόσβαση σε υπάρχοντα και ευρέως διαδεδομένα δίκτυα κοινωνικής δικτύωσης, να έρχονται σε επαφή με άλλους Σελίδα 12 από 39

13 χρήστες, να αναπτύσσουν τη μεταξύ τους επικοινωνία και συνεργατική δημιουργία και να προβάλλουν τις ποικίλες πολιτιστικές δράσεις του Κοινωφελούς Επιχείρησης η προβολή των συνεργαζόμενων φορέων κατά τη διάρκεια των διαφόρων εκδηλώσεων, μέσω της συμπερίληψης τους στους χρήστες της Πύλης και της προσφοράς διακριτού προσωπικού χώρου για την προβολή εκδηλώσεων/δράσεων, δημοσίευση νέων, πολυμεσικού υλικού κ.λπ. η ανάδειξη νέων και αναδυόμενων καλλιτεχνών, μέσα από την παροχή βήματος προβολής και προσωπικού χώρου έκφρασης Σε γενικές γραμμές επιδιώκεται η αμφίδρομη επικοινωνία χρηστών Κοινωφελούς Επιχείρησης και η συνεχής αυτοτροφοδότηση της Διαδικτυακής Πύλης του και ανανέωση του περιεχομένου της, όχι απαραίτητα από το προσωπικό του Κοινωφελούς Επιχείρησης, αλλά και από τους λοιπούς χρήστες της, γεγονός που, σε συνδυασμό με την αξιοποίηση των Διαδικτυακών Κόμβων κοινωνικής δικτύωσης, θα υποβοηθήσει τη δημοφιλία και θα ενισχύσει τη βιωσιμότητά της. Α7.3.4 Υποσύστημα ψηφιοποίησης εγγράφων Το σύστημα θα πρέπει να τηρεί κατ ελάχιστο τις ακόλουθες προδιαγραφές: Υποστήριξη ενιαίου και διαφανούς χειρισμού οποιουδήποτε είδους πληροφορίας τηρεί ο Φορέας. Η διαχείριση θα πρέπει να γίνεται με ενιαίο τρόπο για πολύμορφη πληροφορία χωρίς περιορισμούς στον τύπο (format) των διαχειριζόμενων εγγράφων, παρέχοντας ένα σύνολο από λειτουργίες στους χρήστες της υπηρεσίας διαχείρισης εγγράφων με εύχρηστο, φιλικό και διαφανή τρόπο. Ιεραρχική απεικόνιση της κεντρικής αποθηκευτικής δομής με πολλαπλούς, εναλλακτικούς ή συμπληρωματικούς τρόπους. Το επιχειρησιακό περιεχόμενο θα πρέπει να οργανωθεί λογικά. Το επιχειρησιακό περιεχόμενο της υπηρεσίας διαχείρισης εγγράφων θα οργανωθεί λογικά σε ηλεκτρονικές αρχειοθήκες όπως «Βιβλιοθήκες», «Φακέλους», «Υποφακέλους» απεριόριστου βάθους ιεραρχικών επιπέδων (π.χ. οργάνωση κατά κατηγορίες υποκατηγορίες θεματικών αντικειμένων, ανά «υπόθεση», ανά τμήμα, ανά στέλεχος κλπ). Για κάθε επιλεγμένη ηλεκτρονική αρχειοθήκη (φάκελο / υποφάκελο) η οποία φιλοξενεί μια λογική ομαδοποίηση ηλεκτρονικών εγγράφων θα παρέχεται η εμφάνιση των περιεχόμενων εγγράφων υπό τη μορφή λίστας με πρόσθετα δυνατή την ενεργοποίηση συγκεκριμένου πρότυπου εμφάνισης, ώστε η λίστα που προβάλλει τα περιεχόμενα κάθε φορά ενός επιλεγμένου Φακέλου να εμφανίζει τα δεδομένα αρχειοθέτησης των φιλοξενούμενων εγγράφων. Υποστήριξη σήμανσης τόσο των φακέλων, όσο και των ηλεκτρονικών αρχείων με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά και ιδιότητες, που θα καθορίζονται δυναμικά και θα μπορούν να εφαρμοστούν στο σύνολο των εγγράφων, μέσω καταχώρισης στοιχείων χαρακτηρισμού σε κατάλληλα σχεδιασμένες ηλεκτρονικές φόρμες για την αρχειοθέτηση των ηλεκτρονικών εγγράφων που θα διαχειριστεί η υπηρεσία διαχείρισης εγγράφων. Υποστήριξη αναζήτησης ηλεκτρονικών αρχείων βάσει των παραπάνω ιδιοτήτων και αναζήτηση και με βάση ελεύθερο κείμενο (free text search στο περιεχόμενο των εγγράφων) μέσω μεμονωμένης ή συνδυαστικής συμπλήρωσης των εκάστοτε επιθυμητών κριτηρίων Σελίδα 13 από 39

14 αναζήτησης των διαχειριζόμενων αρχειοθετημένων εγγράφων σε κατάλληλα σχεδιασμένες ηλεκτρονικές φόρμες αναζήτησης. Τα εκάστοτε επιθυμητά κριτήρια αναζήτησης είναι δυνατό να είναι, είτε στοιχεία σήμανσης των εγγράφων, είτε ελεύθερο κείμενο για αναζήτηση στο περιεχόμενο των εγγράφων, είτε συνδυασμός σήμανσης και ελεύθερου κειμένου ώστε να διασφαλιστεί η υψηλή ιχνηλασιμότητα των εγγράφων. Τέλος, αναφορικά με τα αποτελέσματα αναζήτησης θα παρουσιάζονται στο χρήστη υπό τη μορφή λίστας, ενώ για κάθε αποτέλεσμα θα είναι δυνατή αφενός η πρόσβαση στην ηλεκτρονική φόρμα αρχειοθέτησης με τα στοιχεία σήμανσης και αφετέρου η πρόσβαση στο έγγραφο ή στις εκδόσεις του εγγράφου. Υποστήριξη απευθείας αποθήκευσης ενός νέου εγγράφου που δημιουργείται με τοπικές εφαρμογές (π.χ. Word document) στην κεντρική αποθηκευτική δομή. Υποστήριξη αντιγραφής υφιστάμενων ηλεκτρονικών αρχείων από τοπικό σκληρό δίσκο στο data repository και αντίστροφα, με απλή λειτουργικότητα. Απλό στη διαχείριση σύστημα διαβάθμισης της πρόσβασης στα έγγραφα και στους φακέλους μεταξύ των χρηστών. Υποστήριξη πολλαπλών εκδόσεων για τα έγγραφα (versioning control), διαδικασιών check-in&check-out, locking, publishing. Υποστήριξη χαρακτηρισμού της κατάστασης του εγγράφου και απλής παρακολούθησης του «κύκλου ζωής» του (life-cycle) μέσω κατάλληλου πεδίου «Κατάσταση Εγγράφου» στις ηλεκτρονικές φόρμες αρχειοθέτησης για την παρακολούθηση του κύκλου ζωής του. Ενημέρωση επί των αλλαγών στα υπάρχοντα έγγραφα (tracking, alerts) και την είσοδο νέων μέσω κατάλληλων λειτουργιών της υπηρεσίας διαχείρισης εγγράφων. Το σύστημα θα πρέπει να υποστηρίζει τη προβολή του υλικού ως ακολούθως: Να δίνει τη δυνατότητα viewer ο οποίος να υποστηρίζει όλα τα ευρέως γνωστά αρχεία TFF, JPEG, GIF, Bitmap κλπ με τα ακόλουθα χαρακτηριστικά Zoom in, zoom out και δυνατότητες προεπισκόπισης περιστροφή εικόνας ρύθμιση φωτεινότητας εισαγωγή σημειώσεων εκτύπωση όχι μόνο ολόκληρης της σελίδας αλλά και μέρους αυτής οπτική αναγνώριση (OCR) Σελίδα 14 από 39

15 το σύστημα να υποστηρίζει τις ακόλουθες μεθόδους με συγκεκριμένη λέξη ή φράση ή ιδιότητες με τη χρήση τελεστών AND, OR και NOT Το σύστημα θα πρέπει να προσφέρει τη δυνατότητα ολοκλήρωσης και κοινής αντιμετώπισης των πολιτικών ασφαλείας με το λειτουργικό σύστημα των εξυπηρετητών στους οποίους θα εγκατασταθεί. Η εισαγωγή νέου υλικού στο σύστημα να γίνεται τουλάχιστον με τους ακόλουθους τρόπους: Ανέβασμα (upload) εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή Σάρωση εντύπων με αυτοματοποιημένη διαδικασία δημιουργίας ηλεκτρονικού εγγράφου, το οποίο πρέπει να αποτελεί εργαλείο του συστήματος και εισαγωγή με αυτόματο τρόπο στο σύστημα Αυτόματη εισαγωγή fax μέσω της ενσωμάτωσης (integration) με fax server Αυτόματη εισαγωγή μηνυμάτων ηλεκτρονικής αλληλογραφίας ( s) μέσω της ενσωμάτωσης (Integration) με mail servers. Α7.3.5 Υποσύστημα Τεκμηρίωσης Αφορά τη διαδικασία τεκμηρίωσης που αναλύεται σε επόμενο κεφάλαιο. Α7.3.6 Υποσύστημα διαδικτυακής πύλης Η υλοποίηση της ηλεκτρονικής Πύλης προσθέτει σημαντικά πλεονεκτήματα για τον Δήμο και ενισχύει τη χρήση πρωτοποριακών λύσεων από αυτήν. Η ηλεκτρονική Πύλη θα επιφέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα μόνο αν διαθέτει χαρακτηριστικά και λειτουργίες που θα την κάνουν το σημείο αναφοράς στην Ηλεκτρονική Διακυβέρνηση. Η Διαδικτυακή Πύλη θα πρέπει να υποστηρίζει τη δυνατότητα πρόσβασης από ΑΜΕΑ δηλ. θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα υποστήριξης του πρότυπου W3C Web Accessiblility Initiative (WAI) για την εξυπηρέτηση ατόμων με ειδικές ανάγκες. Ενδεικτικά, το σύστημα Διαχείρισης Περιεχομένου της Διαδικτυακής Πύλης θα πρέπει να παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία και λειτουργίες για την πλήρη διαχείριση της Πύλης όπως: Εισαγωγή δεδομένων σε τυποποιημένα πεδία π.χ. αρμόδια υπηρεσία, τηλέφωνα επικοινωνίας κλπ. Διαχείριση διαφορετικών μορφών και πηγών δεδομένων Κατηγοριοποίηση περιεχομένου, και δημιουργία ιεραρχικών ταξινομήσεων του περιεχομένου, συσχετίζοντας ένα αντικείμενο με πολλές κατηγορίες Διαχείριση πολύγλωσσου περιεχομένου Εισαγωγή και διόρθωση περιεχομένου μέσω εύχρηστου κειμενογράφου Σύνδεσης ηλεκτρονικών εγγράφων με τη Web σελίδα που θα εμφανίζεται στον εξωτερικό χρήστη ώστε να είναι δυνατή η μεταφορά και αποθήκευση του αρχείου στον Η/Υ του χρήστη Σελίδα 15 από 39

16 Εύρεση / διαγραφή / τροποποίησης δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί στο σύστημα Δυνατότητα επισκόπησης πριν τη δημοσιοποίηση του περιεχομένου στη Διαδικτυακή Πύλη Χρονοπρογραμματισμός για την εμφάνιση ή απόσυρση περιεχομένου από την Πύλη Διαχείριση δημοψηφισμάτων και forums Διαχείριση Newsletters Διαχείριση Banners Διαχείριση πολλαπλών sites Υποστήριξη μηχανισμών μαζικής εισαγωγής δεδομένων Υποστήριξη μηχανισμών επικοινωνίας με τρίτα sites Το σύστημα διαχείρισης του περιεχομένου της διαδικτυακής πύλης θα πρέπει να ενσωματώνει τα παρακάτω χαρακτηριστικά: Εύχρηστο, γραφικό περιβάλλον διεπαφής. Προεγκατεστημένα πρότυπα (templates) - παράμετροι για τη γραφιστική απεικόνιση των σελίδων και του περιεχομένου της Πύλης. Δυνατότητα δημιουργίας και εγκατάστασης νέων προτύπων. Ευκολία ανανέωσης περιεχομένου αλλά και διαχείρισης μέσω ενός απλού φυλλομετρητή και χωρίς την ύπαρξη ειδικού επιπρόσθετου λογισμικού, μέσω εξειδικευμένου εργαλείου (WYSIWYG HTML Editor) με τη χρήση του οποίου ο χρήστης θα μπορεί διαμορφώσει κατάλληλα την εκάστοτε ιστοσελίδα του τελικού περιεχομένου, μέσα από ένα γραφικό περιβάλλον, χωρίς να απαιτείται καθόλου προγραμματισμός. Ο editor θα υποστηρίζει λειτουργίες όπως διαχείριση διαφορετικών συμβολοσειρών και τρόπου συστοιχίας και εμφάνισης κειμένου, εισαγωγή και διαχείριση πινάκων, διαχείριση πολλαπλών εικόνων και συνδέσμων εντός του κειμένου. Θα παρέχεται η δυνατότητα προεπισκόπησης (preview) της ιστοσελίδας που δημιουργείται πριν αυτή δημοσιευτεί στο κεντρικό Portal. Όλα αυτά θα γίνονται μέσω εύχρηστων οδηγών (wizards), κατάλληλων ακόμα και για μη εξειδικευμένους χρήστες. Δυνατότητα επισύναψης αρχείων. Το περιεχόμενο θα μπορεί να συνοδεύεται από υλικό (αρχεία) προς επισύναψη. Το υποσύστημα θα ενσωματώσει ειδικό εργαλείο για την κεντρική διαχείριση και αποθήκευση όλων των απαραίτητων αρχείων και multimedia περιεχομένου (αρχεία εικόνας, ήχου, video, κ.λπ.) που συνοδεύουν το περιεχόμενο, παρέχοντας τη δυνατότητα αποθήκευσης αρχείων και multimedia περιεχομένου όλων των τύπων (π.χ..doc,.txt.,.xls,.pdf,.zip,.mp3,.wav,.avi,.mpg κ.λπ.) σε έναν κεντρικό file server. Η επισύναψη θα συμπληρώνεται από την καταχώρηση metadata, με σκοπό την εύκολη ανάκτηση των αρχείων. Η ημερομηνία καταγραφής του περιεχομένου θα σημειώνεται αυτόματα στη βάση δεδομένων. Επιπλέον, θα παρέχεται δυνατότητα ομαδοποίησης των αρχείων ανά τύπο ή θεματική ενότητα. Δυνατότητα κατηγοριοποίησης του περιεχομένου σε δυναμικό, ιεραρχικό κατάλογο και συσχέτισης ενός αντικειμένου με πολλές κατηγορίες του καταλόγου. Επιπλέον, δυνατότητα ταξινόμησης των αντικειμένων εντός των κατηγοριών καθώς και δυνατότητα διαχείρισης των ετικετών (labels) των δομικών μονάδων των σελίδων (λίστες, πλαίσια πληροφοριών, κτλ.). Ο ιεραρχικός κατάλογος θα παρέχει το βασικό δίαυλο πρόσβασης στο περιεχόμενο. Υποστήριξη εναλλακτικών τρόπων πλοήγησης στην Πύλη. Η πλοήγηση στην Πύλη θα είναι ανεξάρτητη από το περιεχόμενο και θα υποστηρίζονται εναλλακτικοί μηχανισμοί για πρόσβαση στο ίδιο περιεχόμενο (μενού επιλογών, site map, κ.λπ.). Ο χρήστης θα γνωρίζει ανά πάσα στιγμή σε ποια ενότητα του συστήματος βρίσκεται, μέσω κατάλληλης ένδειξης της ακολουθούμενης διαδρομής. Σε διαδικασίες οι οποίες ολοκληρώνονται σε περισσότερα από ένα βήματα (οθόνες) θα υπάρχει σαφής παρουσίαση του συνόλου των βημάτων με Σελίδα 16 από 39

17 κατάλληλη ένδειξη του τρέχοντος και διαφοροποίηση των ήδη ολοκληρωμένων, καθώς και δυνατότητα επιστροφής στα προηγούμενα. Δυνατότητα ορισμού της διάρκειας ζωής (life cycle) του περιεχομένου με δηλωτικό τρόπο μέσα από το γραφικό περιβάλλον διαχείρισης της πύλης. Δυνατότητα διαχείρισης πολυγλωσσικού περιεχομένου. Δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης του ίδιου περιεχομένου σε διαφορετικά σημεία χωρίς την ανάγκη αντιγραφής του. Δυνατότητα άντλησης περιεχομένου από πολλαπλές πηγές (π.χ. βάσεις δεδομένων) και εξαγωγής δεδομένων σε συγκεκριμένες μορφοποιήσεις μέσω κατάλληλων μηχανισμών import/export (μέσω αρχείων) που θα υλοποιηθούν κατά περίπτωση ή και web services. Δυνατότητα διαχείρισης διαφορετικών εκδόσεων περιεχομένου (versioning). Σε όλα τα κείμενα που δημιουργούνται / τροποποιούνται γίνεται αυτόματη ανάθεση αριθμού έκδοσης (auto versioning). Οι διαφορετικές εκδόσεις συνθέτουν το ιστορικό το οποίο είναι προσβάσιμο οποιαδήποτε στιγμή. Το versioning αφορά τόσο στο περιεχόμενο που θα εμφανίζεται με τη μορφή σελίδων όσο και στα συνοδευτικά αρχεία - έγγραφα. Δυνατότητα εισαγωγής συνδέσμων (hyperlinks) οι οποίοι θα ελέγχονται αυτόματα περιοδικά ώστε να εξασφαλίζεται ότι «λειτουργούν». Αυτόματη ειδοποίηση του υπεύθυνου χρήστη (συγγραφέα της ενότητας στην οποία εντοπίστηκε ο σύνδεσμος) σε περίπτωση που ένας σύνδεσμος βρεθεί ανενεργός. Ελεγχόμενη πρόσβαση μέσω ρόλων και χρηστών. Κάθε χρήστης θα είναι υπεύθυνος για συγκεκριμένες ενότητες των οποίων το περιεχόμενο θα διαχειρίζεται. Δυνατότητα αποθήκευσης του περιεχομένου της πύλης και σε άλλα (πέρας της Oracle) συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων, με αξιοποίηση της τεχνολογίας Hibernate. Το παραγόμενο περιεχόμενο και οποιαδήποτε συνοδευτική πληροφορία θα πρέπει να αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων, με εξαίρεση τα επισυναπτόμενα αρχεία που θα αποθηκεύονται στο σύστημα αρχείων. Οι συνοδευτικές πληροφορίες των επισυναπτόμενων αρχείων θα πρέπει να αποθηκεύονται και αυτές στη βάση δεδομένων. Η διαχείριση των λειτουργιών και του περιεχομένου της Πύλης θα γίνεται μέσα από όλα τα δημοφιλή προγράμματα πλοήγησης (web browsers) χωρίς να απαιτείται η εγκατάσταση και χρήση επιπλέον λογισμικού. Πλέον των ζητούμενων, η προτεινόμενη λύση θα πρέπει να προσφέρει: Προαιρετική εφαρμογή διαδικασίας ελέγχου και αποδοχής περιεχόμενου. Ειδικά για την ομάδα που θα έχει την ευθύνη του γενικότερου ελέγχου του περιεχομένου και των υπηρεσιών της Πύλης, το διαχειριστικό εργαλείο θα διαθέτει όλες τις λειτουργίες που θα διευκολύνουν τους χρήστες στον εντοπισμό των περιεχομένων που απαιτούν έλεγχο και αποδοχή, όπως π.χ. λειτουργίες αναζήτησης και παρακολούθησης ενοτήτων που έχουν προστεθεί πρόσφατα, πρόσβαση σε προηγούμενες εκδόσεις. Δυνατότητα υποστήριξης πολλαπλών sites. Α7.3.7 Υποσύστημα mobile site Η δικτυακή Πύλη mobile site θα αποτελεί μία πιο γρήγορη έκδοση της πύλης ικανής να είναι προσβάσιμη από κινητές συσκευές. Α7.3.8 Εφαρμογή Αποστολής Μηνυμάτων SMS Η αποστολή μηνυμάτων SMS αποτελεί ένα από τα κανάλια επικοινωνίας που θα υποστηριχθούν, στο πλαίσιο του παρόντος έργου, για την ενημέρωση του χρήστη της Διαδικτυακής Πύλης της Κοινωφελούς Επιχείρησης. Για την ενσωμάτωση της συγκεκριμένης δυνατότητας στις νέες λειτουργίες της Πύλης, θα επιλεγεί κατάλληλη υπηρεσία αποστολής Σελίδα 17 από 39

18 μαζικών μηνυμάτων μέσω Διαδικτύου. Η έρευνα των σχετικών εταιριών, των αντίστοιχων διαθέσιμων πακέτων και των δυνατοτήτων ενσωμάτωσης αυτόματης αποστολής μηνυμάτων SMS στις σελίδες της Πύλης (μέσω αντίστοιχου API), θα πραγματοποιηθεί από τον Ανάδοχο κατά τη διάρκεια της μελέτης εφαρμογής του έργου. Η επιλογή του SMS HTTP API που τελικά θα ενσωματωθεί στις σελίδες της Πύλης, θα πραγματοποιηθεί κατόπιν συνεργασίας μεταξύ Αναδόχου και Αναθέτουσας Αρχής. Επισημαίνεται, ότι το κόστος των πακέτων SMS που θα απαιτούνται για την αποστολή μηνυμάτων ενημέρωσης των χρηστών, δεν αποτελεί αντικείμενο του παρόντος έργου. Α7.4 Άδειες Λογισμικού Οι άδειες λογισμικού που θα πρέπει να προσφέρει ο ανάδοχος αφορούν: Λογισμικό Βάσης Δεδομένων 1 Λογισμικό Εξυπηρετητή Εφαρμογών (Open Source) 1 Λογισμικό Εξυπηρετητή Διαδικτύου (Open Source) 1 Λογισμικό Virtualization (+2y sw assurance) 1 Άδεια λογισμικού ψηφιοποίησης αρχείων 1 Α7.4.1 Λογισμικό ψηφιοποίησης, διαχείρισης εργασιών και εγγράφων Τα βασικά χαρακτηριστικά που θα πρέπει να έχει το Λογισμικό ψηφιοποίησης και διαχείρισης εγγράφων είναι τα ακόλουθα: Προηγμένη Αρχειοθέτηση και Αναζήτηση Θα πρέπει να σαρώνει, εισάγει και αρχειοθετεί οποιοδήποτε τύπο εγγράφου, συμπεριλαμβανομένων, , pdf εικόνων, γραφικών κ οτιδήποτε δημιουργείται από οποιαδήποτε εφαρμογή των Windows. Θα πρέπει να παρέχει δυνατότητα ταξινόμησης, κατηγοριοποίησης αναζήτησης και ανάκτησης των εγγράφων (τιμολόγια, δελτία αποστολής κτλ). Η βάση δεδομένων SQL με πεδία που ορίζονται από τον χρήστη θα πρέπει να εξασφαλίζει παραγωγική διαχείριση απεριορίστου όγκου των εγγράφων. Θα πρέπει να υποστηρίζει Full Text Indexing & ανάκτηση σε όλους τους τύπους αρχείων, , PDF, & εικόνας. Θα πρέπει να παρέχει συγχρονισμός φακέλων. Θα πρέπει να παρέχει σάρωση με απευθείας δημιουργία PDF (Scan to PDF). Υποστήριξη εγγράφων τύπου PDF/A Θα πρέπει να υποστηρίζει γρήγορη προεπισκόπηση εγγράφων με thumbnails και άμεση προβολή εγγράφων MS Office. Θα πρέπει να υποστηρίζει την αποστολή εγγράφων με με ένα απλό κλίκ. Θα πρέπει να υποστηρίζει την αρχειοθέτηση και αποθήκευση ιστοσελίδων. Θα πρέπει να υποστηρίζει Drag & Drop έγγραφα προς και από εφαρμογές Windows. Σελίδα 18 από 39

19 Θα πρέπει να προσφέρει αξιοποίηση κάθε δικτυακής συσκευή αποθήκευσης. Θα πρέπει να υποστηρίζει όλους τους Twain σαρωτές συμπεριλαμβανομένων των υψηλής ταχύτητας ADF & των διπλής όψεως σαρωτών και ψηφιακά φωτοαντιγραφικά ή πoλυμηχανήματα Εξελιγμένες δυνατότητες σάρωσης Θα πρέπει να υποστηρίζει έξυπνο διαχωρισμός εγγράφων με κενή σελίδα ή barcode Θα πρέπει να υποστηρίζει την αναγνώριση barcode Θα πρέπει να υποστηρίζει σάρωση επιταγών/ τιμολογίων/ δελτίων αποστολής Θα πρέπει να υποστηρίζει duplex scanner Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων Θα πρέπει να υποστηρίζει εξαγωγή σε Microsoft Word, Microsoft Excel, HTM και PDF Θα πρέπει να υποστηρίζει την σάρωση batch & λειτουργία OCR Α7.5 Εξοπλισμός Ο εξοπλισμός που θα πρέπει να προμηθεύσει ο Ανάδοχος είναι: Εξοπλισμός Ψηφιοποίησης 1 Α7.5.1 Εξοπλισμός Ψηφιοποίησης Τα αναλυτικά απαιτούμενα χαρακτηριστικά και οι προδιαγραφές για το σύνολο του εξοπλισμού ψηφιοποίησης παρουσιάζονται στους πίνακες συμμόρφωσης. Η αναθέτουσα αρχή θα φροντίσει να διαθέσει στον ανάδοχο τον κατάλληλο χώρο όπου θα εγκατασταθεί ο εξοπλισμός ψηφιοποίησης. Ο χώρος αυτός θα διαθέτει την κατάλληλη παροχή ρεύματος και τις υποδομές καλωδίωσης ώστε να φιλοξενήσει με ασφάλεια τον προβλεπόμενο εξοπλισμό. Α7.6 Προδιαγραφές Οριζόντιων Λειτουργιών Το σύνολο των εφαρμογών του προτεινόμενου συστήματος θα εγκατασταθούν σε DataCenter του Δήμου. Το σύστημα θα έχει την δυνατότητα άμεσης και εύκολης μετεγκατάστασης σε οποιοδήποτε άλλο DataCenter επιλέξει η αναθέτουσα αρχή ή στο Cloud του Δημόσιου Τομέα όταν αυτό υλοποιηθεί. Σημειώνεται ότι θεωρείται απαραίτητη η χρήση ανοικτών προτύπων, η μεταφορά του Συστήματος και των υπηρεσιών του στο cloud της δημόσιας διοίκησης να είναι εφικτό να πραγματοποιηθεί οποτεδήποτε αυτό κριθεί απαραίτητο, μέσα από μια καλά σχεδιασμένη διαδικασία, ώστε η διαθεσιμότητα της εφαρμογής να είναι συνεχής και η μεταφορά του πηγαίου κώδικα, της βάσης δεδομένων των ρυθμίσεων και των παραμέτρων να πραγματοποιηθεί με απόλυτη ασφάλεια και αξιοπιστία. Βάσει των παραπάνω το λογισμικό το οποίο θα προταθεί για την υλοποίηση του Virtualization των διαθέσιμων πόρων θα πρέπει να διαθέτει τουλάχιστον τα παρακάτω χαρακτηριστικά: διαχειριστές να εκτελούν όλες τις εργασίες και να παρακολουθούν την λειτουργία του. ύν οι πόρων. Σελίδα 19 από 39

20 έναν φυσικό εξυπηρετητή σε άλλον. εξυπηρετητές σε περίπτωση διακοπής λειτουργίας ενός εξυπηρετητή. απαιτούμενη ισχύ οποιαδήποτε στιγμή. Machine από έχει διαθέσιμη την Α7.7 Λοιπές Υπηρεσίες Α7.7.1 Υπηρεσίες Ψηφιοποίησης και τεκμηρίωσης Το προτεινόμενο έργο προβλέπει δράσεις ψηφιοποίησης και τεκμηρίωσης με στόχο την αξιοποίηση του πολιτισμικού και ιστορικού αποθέματος της Κοινωφελούς Επιχείρησης. Οι δράσεις αυτές συνίστανται σε: ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση του επιλεγμένου αρχειακού υλικού επαύξηση και εμπλουτισμός της τεκμηρίωσης όλου του υλικού με σημασιολογικά στοιχεία αναφοράς του περιεχομένου όπως ο χρόνος, ο τόπος, τα πρόσωπα, η θεματολογία συλλογή συναφούς ψηφιακού υλικού (φωτογραφικό υλικό κ.λπ.) και διασύνδεση με το υπόλοιπο υλικό τελική επεξεργασία ψηφιακού περιεχομένου για την ενσωμάτωση του υλικού στην πύλη και την πολυκαναλική του διανομή μετάπτωση μεταδεδομένων ώστε να είναι πλήρως συμβατά με διεθνή πρότυπα Οι διαδικασίες τεκμηρίωσης του υλικού (αντικείμενα και υλικό) θα πρέπει να διεξαχθούν ακολουθώντας τα διεθνώς ενδεδειγμένα πρότυπα που έχουν αναπτυχθεί γι αυτό το σκοπό. Οι διεργασίες για την τεκμηρίωση του υλικού της Κοινωφελούς Επιχείρησης θα περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στάδια: Συλλογή υλικού Η συλλογή πληροφοριακού υλικού αφορά διαδικασίες αναζήτησης και συγκέντρωσης των δεδομένων σχετικά με το Κέντρο Πολιτισμού από πολλαπλές διαθέσιμες πηγές. Οργάνωση υλικού Το υλικό θα πρέπει να ενταχθεί τόσο στις γενικές θεματικές που θα προκύψουν για το υλικό, όσο και στις ειδικές κατηγορίες και υποκατηγορίες, όπως θα έχουν δημιουργηθεί μετά από τη φάση αυτή των εργασιών. Αξιολόγηση υλικού Κατά τη διαδικασία αυτή αξιολογείται το επίπεδο της διαθέσιμης πληροφορίας, ενώ επισημαίνονται τυχόν ελλείψεις ή προσθήκες. Τεκμηρίωση υλικού Εφόσον έχουν ολοκληρωθεί οι εργασίες συγκέντρωσης, οργάνωσης και αξιολόγησης του πολιτιστικού υλικού, θα πρέπει να γίνει πλήρης τεκμηρίωση ανά θεματική ενότητα, υποκατηγορίες, και τίτλους (μεμονωμένα τεκμήρια). Κατά την τεκμηρίωση, πρέπει να γίνεται πλήρης καταγραφή του υλικού, η οποία περιλαμβάνει τόσο τα κοινά χαρακτηριστικά καταγραφής ανά κατηγορία, όσο και τα διακριτά στοιχεία περιγραφής των βιβλιογραφικών τίτλων. Σελίδα 20 από 39

21 Διορθωτικός έλεγχος υλικού Κατά το διορθωτικό έλεγχο θα πρέπει να ελεγχθεί το σύνολο των πληροφοριών που χαρακτηρίζουν τα τεκμήρια και να προβεί στις απαραίτητες διορθώσεις ή συμπληρώσεις, σχετικά με τα δεδομένα των αντικειμένων. Δημιουργία σχήματος ψηφιοποίησης τεκμηρίωσης του υλικού Το σχήμα ψηφιοποίησης υλικού θα αναφέρεται στα τεκμήρια, τα οποία θα επιλεγούν για ψηφιοποίηση. Όσον αφορά την τεκμηρίωση του υλικού, βασικός στόχος είναι το περιεχόμενο να συνταχθεί κατά τρόπο εύληπτο και φιλικό προς τον ενδιαφερόμενο χρήστη και να αναφέρεται δε με τη μεγαλύτερη δυνατή ανάλυση στα κάτωθι τεκμηριωτικά δεδομένα και στα δεδομένα που θα χαρακτηρίζουν κάθε κατηγορία τεκμηρίων ( χειρόγραφα, έντυπα, φωτογραφίες κ.ά.): Κωδικός του τεκμηρίου Θέμα τεκμηρίου Θέση τεκμηρίου Στοιχεία ταύτισης τεκμηρίου πχ. τίτλος, χρόνος δημιουργίας, τόπος δημιουργίας, προέλευση, συντελεστές, αντίτυπα, περιγραφή κ.ά. Να σημειωθεί ότι η διαδικασία τεκμηρίωσης θα ακολουθήσει το πιο διαδεδομένο πρότυπο μεταδεδομένων στο Διαδίκτυο, το Πρότυπο Dublin Core, έκδοση 1.1 ( Κάποια από τα στοιχεία αυτά θα είναι υποχρεωτικά και θα σημειώνονται ως τέτοια στις φόρμες εισαγωγής του υλικού. Ενδεικτικά αναφέρουμε ότι τα απαραίτητα στοιχεία είναι τα εξής: Τίτλος, Δημιουργός (Όνομα Συγγραφέα), Πηγή, Ημερομηνία. Ανάλογα στοιχεία θα είναι αναγκαία και για τα άλλα είδη υλικού με τις απαραίτητες μετατροπές (για παράδειγμα, στις εικόνες στο στοιχείο Τίτλο καταχωρούμε τη λεζάντα της εικόνας, στο στοιχείο Πηγή τον φωτογράφο ή τον κάτοχο των πνευματικών δικαιωμάτων, π.χ. ειδησεογραφικό γραφείο, κ.ο.κ.). Το υλικό θα ψηφιοποιηθεί και θα αποτελέσει αντικείμενο ψηφιακής επεξεργασίας. Η διαδικασία της ψηφιοποίησης και επεξεργασίας κρίνεται απαραίτητη, εφόσον το υλικό θα πρέπει να είναι διαθέσιμο για πολλαπλές χρήσεις (ψηφιακά αντίγραφα, χρηστικά αρχεία) Κατά τη διαδικασία της προετοιμασίας ψηφιοποίησης θα περιλαμβάνονται εργασίες οι οποίες λαμβάνουν χώρα ήδη από το στάδιο της τεκμηρίωσης, δηλαδή: Κατηγοριοποίηση και απογραφή ανά ενότητα και κατηγορία υλικού Σύνταξη ευρετηρίου και ονοματολογία υλικού Δημιουργία μεταδεδομένων. Κατά την ψηφιοποίηση και ψηφιακή επεξεργασία κρίνεται απαραίτητο να ακολουθηθούν τα ενδεδειγμένα διεθνή πρότυπα και καλές πρακτικές. Στην ψηφιοποίηση, η σωστή χρήση των προτύπων συμβάλλει κατά κύριο λόγο στην επίτευξη της διαλειτουργικότητας, της προσβασιμότητας, της διατήρησης και της ασφάλειας. Για την επίτευξη της διασφάλισης της διαδικασίας της ψηφιοποίησης και ψηφιακής επεξεργασίας θεωρείται σκόπιμη η χρήση του απαραίτητου εξοπλισμού, περιφερειακών, λογισμικού ψηφιοποίησης και επεξεργασίας, καθώς και η εμπειρία και πλήρης τεχνική κατάρτιση των χειριστών των ηλεκτρονικών συσκευών. Τα βασικά βήματα της διαδικασίας που θα ακολουθείται για την ψηφιοποίηση του υλικού είναι τα ακόλουθα: 1. Επιλογή του υλικού Σελίδα 21 από 39