ΚΑΘΕ ΜΕΡΑ. ΠΑΝΤΟΥ. ΒΑΣΙΚΈΣ ΑΞΊΕΣ. και επιχειρηματικής συμπεριφοράς

Transcript

1 ΚΑΘΕ ΜΕΡΑ. ΠΑΝΤΟΥ. ΒΑΣΙΚΈΣ ΑΞΊΕΣ Κώδικας δεοντολογίας και επιχειρηματικής συμπεριφοράς

2 Μήνυμα από τον Richard Reese, Πρόεδρο και CEO Στην Iron Mountain, δίνουμε εξίσου μεγάλη σημασία στη φήμη μας για την τιμιότητα και την ακεραιότητά μας, όπως και στη φήμη μας για την ποιότητα των υπηρεσιών μας. Πιστεύουμε πως η εφαρμογή των υψηλότερων προτύπων ηθικής σε όλες τις ενέργειές μας είναι όχι μόνο το σωστό, αλλά επίσης ότι βοηθάει στη δημιουργία σχέσεων αξιοπιστίας με τους πελάτες μας και ότι συνεισφέρει στην μακροπρόθεσμη επιτυχία μας. Μολονότι η συμμόρφωση με τους νόμους, τους κανόνες και τους κανονισμούς που ισχύουν για την επιχείρησή μας είναι επιβεβλημένη, θεωρούμε ότι οι υποχρεώσεις μας δεν τελειώνουν εκεί. Δεσμευόμαστε να ζούμε σύμφωνα με τις Βασικές μας αξίες και να τις εφαρμόζουμε κάθε μέρα και οπουδήποτε δραστηριοποιούμαστε. Εν τέλει, η δέσμευσή μας στο να κάνουμε το σωστό είναι αυτό που μας επιτρέπει να τηρούμε τις υποσχέσεις μας. Ο Κώδικας δεοντολογίας και επιχειρηματικής συμπεριφοράς θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τι θεωρούμε σωστό και τι λάθος όσον αφορά τις δραστηριότητες της Iron Mountain. Θα σας δώσει τα απαραίτητα εργαλεία για τη λήψη νόμιμων και ηθικών αποφάσεων και θα σας υποδείξει τη σωστή κατεύθυνση αν χρειάζεστε περαιτέρω καθοδήγηση. Εκ μέρους του Διοικητικού Συμβουλίου και των ανώτατων στελεχών, θέλω να σας ευχαριστήσω για τη διαρκή αφοσίωσή σας στις Βασικές μας αξίες και για τη δέσμευσή σας ως προς τη συμμόρφωση με τον Κώδικα δεοντολογίας και επιχειρηματικής συμπεριφοράς.

3 Περιεχόμενα περιεχόμενα Μήνυμα από τον Richard Reese, 1 Πρόεδρο και CEO Περιεχόμενα 2 Επισκόπηση 4 > > Περαιτέρω συμβουλές > > Αναφορά παραβάσεων > > Κανένα αντίποινο > > Ποιος πρέπει να τηρεί τον Κώδικα; > > Γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση Οι Βασικές αξίες μας 7 1 ΑΣΦΑΛΕΙΑ 9 > > Υγεία και ασφάλεια > > Απόρρητο και ασφάλεια των δεδομένων > > Βία στο περιβάλλον εργασίας > > Εμπιστευτικές και αποκλειστικές πληροφορίες 2 ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ 13 > > Κορυφαία εξυπηρέτηση πελατών > > Δίκαιες και ηθικές πρακτικές πωλήσεων > > Προστασία του ονόματος και της φήμης μας > > Περιβάλλον και αειφορία > > Εταιρική κοινωνική υπευθυνότητα 3 ΕΥΘΥΤΗΤΑ 17 > > Συναλλαγές βάσει εσωτερικών πληροφοριών > > Σχέσεις με συγγενείς και φίλους στην ιεραρχία > > Πολιτικές και άλλες προσωπικές πεποιθήσεις 4 ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ 21 > > Δίκαιος ανταγωνισμός/αντιμονοπωλιακή νομοθεσία > > Διαφθορά και απάτη > > Δώρα και ψυχαγωγία > > Περιπτώσεις σύγκρουσης συμφερόντων 5 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΑ 25 > > Προστασία των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας > > Έλεγχοι εισαγωγών και εξαγωγών > > Εξωτερικές επαγγελματικές υποχρεώσεις > > Ακριβή οικονομικά στοιχεία/δημόσιες εκθέσεις > > Ανθρώπινα δικαιώματα 6 ΕΜΦΑΣΗ ΣΤΗ ΔΡΑΣΗ 29 > > Πολιτική κατά των διακρίσεων, σεβασμός της διαφορετικότητας και ίσες ευκαιρίες απασχόλησης > > Συμβάσεις δημοσίου > > Διαχείριση αρχείων της εταιρείας 7 ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ 33 > > Παρενόχληση > > Απόρρητο των υπαλλήλων > > Κατάλληλη χρήση υπολογιστών Τρόποι πρόσβασης σε περισσότερες πληροφορίες 36 > > Πολιτικές και διαδικασίες Πιστοποιητικό συμμόρφωσης ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΗΣ IRON MOUNTAIN 3

4 Επισκόπηση ΕΠΙΣΚΌΠΗΣΗ Ο Κώδικας δεοντολογίας και επιχειρηματικής συμπεριφοράς, σε συνδυασμό με τις Βασικές αξίες μας, δίνει την κατεύθυνση όσον αφορά την αποδεκτή συμπεριφορά στην Iron Mountain. Αν και κανένα έγγραφο δεν μπορεί να περιλαμβάνει κάθε πιθανή περίπτωση που ίσως προκύψει, ο Κώδικας παρέχει εργαλεία και πόρους που θα σας βοηθήσουν να παίρνετε σωστές αποφάσεις σε περιπτώσεις στις οποίες ενδέχεται να μην είναι σαφές το ποια απάντηση είναι η σωστή. ΠΕΡΑΙΤΕΡΩ ΣΥΜΒΟΥΛΕΣ Αν, αφού διαβάσετε τον Κώδικα, εξακολουθείτε να μην είστε βέβαιοι για το πώς πρέπει να χειριστείτε μια συγκεκριμένη κατάσταση, επικοινωνήστε με τον προϊστάμενό σας ή με τον εκπρόσωπο του τμήματος Ανθρώπινου δυναμικού. Επίσης, μπορείτε να υποβάλλετε ερωτήσεις και αιτήματα καθοδήγησης μέσω της Πολιτικής ανοικτής πόρτας ή επικοινωνώντας με τη Γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. Οργανισμοί σε ολόκληρο τον κόσμο μάς εμπιστεύονται για τη διαχείριση των κρίσιμων πληροφοριών τους. ΑΝΑΦΟΡΑ ΠΑΡΑΒΑΣΕΩΝ Οι υπάλληλοι της Iron Mountain απαιτείται να αναφέρουν κάθε περίπτωση παράβασης του Κώδικα δεοντολογίας και επιχειρηματικής συμπεριφοράς την οποία γνωρίζουν ή υποπτεύονται. Για να αναφέρετε μια παράβαση, μπορείτε να επικοινωνήσετε: > > Με το Διευθυντή ή τον Προϊστάμενό σας > > Με τα ανώτερα διοικητικά στελέχη (μέσω της Πολιτικής ανοικτής πόρτας) > > Με τον εκπρόσωπο του τμήματος Ανθρώπινου δυναμικού > > Με το Γενικό σύμβουλο της εταιρείας > > Με το Νομικό τμήμα - Ομάδα συμμόρφωσης και απορρήτου σε παγκόσμιο επίπεδο > > Με τις Υπηρεσίες ασφάλειας σε παγκόσμιο επίπεδο > > Με τη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση Όταν αναφέρετε κάποια περίπτωση μέσω της Γραμμής υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση, μπορείτε (εφόσον αυτό επιτρέπεται από το νόμο) να διατηρήσετε την πλήρη ανωνυμία σας. ΚΑΝΕΝΑ ΑΝΤΙΠΟΙΝΟ Η Iron Mountain δεν ανέχεται κανένα αντίποινο ενάντια σε υπαλλήλους που αναφέρουν ηθικές παραβάσεις καλόπιστα. Οποιοσδήποτε υπάλληλος ή διευθυντής επιχειρεί να εφαρμόσει αντίποινα ή ενθαρρύνει άλλους να εφαρμόσουν αντίποινα ενάντια σε κάποιο άτομο που ανέφερε μια παράβαση, θα αντιμετωπίσει σοβαρές πειθαρχικές κυρώσεις, που μπορεί να φτάσουν μέχρι και την απόλυση. ΠΟΙΟΣ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΤΗΡΕΙ ΤΟΝ ΚΩΔΙΚΑ; Ο Κώδικας δεοντολογίας και επιχειρηματικής συμπεριφοράς ισχύει για όλες τις επιχειρηματικές μονάδες, τα νομικά πρόσωπα, τις ελεγχόμενες κοινοπραξίες, τις θυγατρικές και συνεργαζόμενες εταιρείες της Iron Mountain. Όλοι οι υπάλληλοι, οι σύμβουλοι, τα στελέχη και τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου της Iron Mountain απαιτείται να τηρούν τον Κώδικα. Μέσω της αυστηρής διαδικασίας πιστοποίησης τρίτων παρόχων υπηρεσιών, αναζητούμε προμηθευτές, αναδόχους και συμβούλους, οι οποίοι διατηρούν ηθικά πρότυπα που συμβαδίζουν με όσα περιλαμβάνονται στον Κώδικα δεοντολογίας και επιχειρηματικής συμπεριφοράς. ΓΡΑΜΜΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΓΙΑ ΤΗ ΣΥΜΜΟΡΦΩΣΗ Μπορείτε να αναφέρετε προβλήματα δεοντολογίας ή συναφείς παραβάσεις και να υποβάλετε τα ερωτήματά σας, 24 ώρες το 24ωρο, 365 ημέρες το χρόνο, μέσω της γραμμής υποστήριξης αναφορικά με τη Συμμόρφωση. Τη διαχείριση της γραμμής υποστήριξης έχει αναλάβει ανεξάρτητη εταιρεία και, εφόσον αυτό επιτρέπεται από το νόμο, δικαιούστε να διατηρήσετε την ανωνυμία σας. Μπορείτε να καλέσετε χωρίς χρέωση, από όλο τον κόσμο. Ανατρέξτε στο εσωτερικό οπισθόφυλλο για να δείτε τη λίστα με τους αριθμούς τηλεφώνων. Ή μπορείτε να καταθέσετε σχετική αναφορά μέσω του Διαδικτύου στη διεύθυνση: 5

5 ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΞΙΕΣ Στην Iron Mountain, μας ενώνουν οι Βασικές αξίες μας. Είτε πρόκειται για τη δέσμευση σχετικά με την επίτευξη Συνολικής ικανοποίησης των πελατών, είτε για τη συνεχή επαγρύπνηση που απαιτείται για τη διατήρηση της Ασφάλειας, οι αφοσιωμένοι Οι Βασικές αξίες μας Ο τρόπος της Iron Mountain. υπάλληλοί μας εφαρμόζουν τις Βασικές μας αξίες καθημερινά σε κάθε δραστηριότητα. Ασφάλεια Συνολική ικανοποίηση πελατών Ευθύτητα Ακεραιότητα Υπευθυνότητα Έμφαση στη δράση Ομαδική δουλειά Προστατεύουμε τις πληροφορίες των πελατών μας σαν να ήταν δικές μας. Παρέχουμε αυτό που περιμένει ο πελάτης, τη στιγμή που το περιμένει. Επικοινωνούμε ανοικτά και ειλικρινά, με τρόπο εποικοδομητικό και με σεβασμό. Είμαστε πάντα ειλικρινείς και δεν κάνουμε ποτέ συμβιβασμούς στις Βασικές μας αξίες. Όλοι μας θεωρούμε τους εαυτούς μας προσωπικά υπεύθυνους για τις ενέργειες, τις δεσμεύσεις και τα αποτελέσματά μας. Επαγρυπνούμε για να εντοπίζουμε ευκαιρίες και προβλήματα και δρούμε άμεσα. Δουλεύουμε σε ομάδες για να πετυχαίνουμε πολύ περισσότερα από ό,τι θα μπορούσαμε μεμονωμένα. 7

6 ΤΟ ΓΝΩΡΙΖΑΤΕ; Η Iron Mountain ιδρύθηκε το 1951 από τον Herman Knaust, ο οποίος μετέτρεψε την υπόγεια φυτεία μανιταριών του στο πρώτο υπόγειο κέντρο ασφαλούς αποθήκευσης εγγράφων στην Αμερική. Αρχικά ονομάστηκε Iron Mountain Atomic Storage και ήταν ένα καταφύγιο για την προστασία κρίσιμων πληροφοριών από τον κίνδυνο ενός πυρηνικού πολέμου. Ασφάλεια Προστατεύουμε τις πληροφορίες των πελατών μας σαν να ήταν δικές μας. Η ασφάλεια, η προστασία των δεδομένων και το απόρρητο των πληροφοριών αποτελούν κεντρικά στοιχεία της κουλτούρας και των εργασιών μας. Η φήμη μας εξαρτάται από αυτήν τη Βασική αξία. Το κλείδωμα των οχημάτων μας, η ασφάλιση των εγκαταστάσεών μας με συστήματα συναγερμού και η κρυπτογράφηση των ευαίσθητων πληροφοριών είναι μερικοί από τους τρόπους με τους οποίους διατηρούμε την ασφάλεια. Η ασφάλεια εκτείνεται και πέρα από την φυσική προστασία των πληροφοριών, περιλαμβάνοντας την προσωπική μας υγεία και ασφάλεια στην εργασία. Ως μέλη της Mountain, υλοποιούμε τη βασική αρχή της Ασφάλειας με τους εξής τρόπους: > > Παρέχοντας ένα ασφαλές και υγιεινό περιβάλλον εργασίας για τους εαυτούς μας και τους συναδέλφους μας > > Προστατεύοντας την υλική ασφάλεια των εγκαταστάσεών μας και των περιεχομένων τους > > Διατηρώντας ασφαλείς τους πόρους πληροφοριών που διαχειριζόμαστε για λογαριασμό των πελατών μας > > Φροντίζοντας να μην πέσουν σε λάθος χέρια οι εμπιστευτικές και αποκλειστικές πληροφορίες της εταιρείας > > Τηρώντας όλους τους σχετικούς νόμους και πολιτικές αναφορικά με την προστασία των προσωπικών πληροφοριών > > Αναφέροντας άμεσα κάθε περιστατικό που ενδέχεται να επηρεάσει την ασφάλεια της Iron Mountain ή τη δική σας υγεία ή ασφάλεια 9

7 ΒΑΣΙΚΗ ΑΞΙΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΑΣΦΑΛΕΙΑ Τι πρέπει να κάνετε; ΣΕΝΑΡΙΟ: Λόγω φθοράς ενός κουτιού, έπεσαν έξω τα έγγραφα κάποιου πελάτη. Τι πρέπει να κάνω; A. Εξετάζω τα έγγραφα που έπεσαν για να ελέγξω αν υπάρχει παράβαση της ασφάλειας των δεδομένων. B. Βάζω το υλικό σε ένα καινούργιο κουτί, το τοποθετώ ξανά στο ράφι και συνεχίζω κανονικά την εργασία μου. Γ. Ενημερώνω τον προϊστάμενό μου για το περιστατικό, επειδή ίσως χρειάζεται να υποβληθεί μια αναφορά συμβάντος. Δ. Καταστρέφω τα έγγραφα για να αποτραπούν τυχόν παραβάσεις της ασφάλειας των δεδομένων. Η σωστή απάντηση είναι η επιλογή Γ. Είναι σημαντικό να τακτοποιήσετε τα έγγραφα που έπεσαν, αλλά πρέπει επίσης να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, έχουμε συμφωνήσει με τους πελάτες και συμπεριλάβει στις σχετικές συμβάσεις, να τους ενημερώνουμε αν υπάρξει πιθανή παραβίαση της ασφάλειας, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να υποβληθεί μια αναφορά συμβάντος. ΥΓΕΙΑ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑ Η ασφάλεια στην εργασία αρχίζει με ένα ασφαλές εργασιακό περιβάλλον στο οποίο κυριαρχεί ο σεβασμός. Τηρούμε και βελτιώνουμε διαρκώς τις λειτουργικές διαδικασίες μας με σκοπό την ελαχιστοποίηση και εξάλειψη των περιστατικών που αφορούν την υγεία και την ασφάλεια. Είτε βρίσκεστε σε γραφείο, έξω για δουλειά, οδηγείτε ή επισκέπτεστε κάποιον πελάτη, να συμμορφώνεστε πάντοτε με τις πολιτικές και τα πρότυπα της εταιρείας και να τηρείτε όλους τους νόμους σχετικά με την υγεία, την ασφάλεια και το περιβάλλον. Αν προκύψει κάποιο συμβάν, είναι καθήκον σας να το αναφέρετε άμεσα. Μετά την υποβολή μιας αναφοράς, μπορείτε να περιμένετε γρήγορη και αποτελεσματική επέμβαση από τη διοίκηση για να διορθωθεί η κατάσταση. Αν, ωστόσο, πιστεύετε ότι δεν γίνονται κατάλληλες ενέργειες, προωθήστε το ζήτημα σε ανώτερα διοικητικά στελέχη και αναφέρετέ το μέσω της γραμμής υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. ΑΠΟΡΡΗΤΟ ΚΑΙ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Ο στόχος μας είναι να παρέχουμε το ανώτερο δυνατό επίπεδο υπηρεσιών διαχείρισης πληροφοριών παγκοσμίως. Αυτό απαιτεί συνεχή προσοχή στα θέματα του απορρήτου και της ασφάλειας των δεδομένων τόσο των πελατών όσο και των υπαλλήλων. Πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να συνδράμετε στη διασφάλιση του απορρήτου και της ασφάλειας των πληροφοριών της Iron Mountain: Πρόσβαση σε πληροφορίες των πελατών μόνο αν το απαιτεί η εργασία σας Ελαχιστοποίηση της συλλογής, διατήρησης και κοινοποίησης προσωπικών πληροφοριών. Μην αποθηκεύετε ευαίσθητα δεδομένα σε αφαιρούμενα μέσα, όπως CD ή κάρτες μνήμης. Μην στέλνετε ευαίσθητα δεδομένα μέσω διαδικτύου αν δεν είναι κρυπτογραφημένα. Αν εργάζεστε από το σπίτι, βεβαιωθείτε ότι το λογισμικό ασφαλείας του υπολογιστή σας είναι ενημερωμένο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στις τοπικές πολιτικές περί απορρήτου και ασφάλειας. ΒΙΑ ΣΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΡΓΑΣΙΑΣ Διατηρούμε ένα ασφαλές και ευγενικό περιβάλλον εργασίας στο οποίο επικρατεί ο σεβασμός και δεν ανεχόμαστε απειλητική, εχθρική, προσβλητική ή βίαιη συμπεριφορά. Αναφέρετε αμέσως οποιαδήποτε τέτοια συμπεριφορά στον προϊστάμενό σας. Αν πιστεύετε ότι είτε εσείς ή κάποιος συνάδελφος διατρέχει άμεσο κίνδυνο, επικοινωνήστε με τις αστυνομικές αρχές και, έπειτα, αναφέρετε την κατάσταση στον προϊστάμενό σας. ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΑΠΟΚΛΕΙΣΤΙΚΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ Οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με την εταιρεία μας μπορεί να είναι πολύτιμη για κάποιον ανταγωνιστή. Είναι, επομένως, σημαντικό να προστατεύουμε τις εμπιστευτικές και αποκλειστικές επιχειρηματικές μας πληροφορίες. Σε αυτές περιλαμβάνονται συμβάσεις, τιμοκατάλογοι και λίστες πελατών, έγγραφα περί στρατηγικών, εμπορικά μυστικά, πνευματική ιδιοκτησία, καθώς και οποιεσδήποτε άλλες πληροφορίες που θα βοηθούσαν έναν ανταγωνιστή να μάθει με ποιο τρόπο σημειώνει τις επιτυχίες της η Iron Mountain στην αγορά. Να είστε πάντοτε προσεκτικοί όταν συζητάτε για θέματα της εταιρείας εκτός γραφείου. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε δημόσιους χώρους, όπως αεροδρόμια, τρένα, μπαρ, εστιατόρια και ξενοδοχεία. Στις εγκαταστάσεις μας, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι επισκέπτες συνοδεύονται και δεν τους επιτρέπεται η πρόσβαση σε ελεγχόμενες περιοχές. Βεβαιωθείτε ότι οι προμηθευτές έχουν ελεγχθεί πριν τους δοθεί άδεια πρόσβασης στις εγκαταστάσεις και τα ευαίσθητα δεδομένα μας. ΕΡΩΤΗΣΗ: Βρήκα στο φωτοτυπικό κάποια έγγραφα που δεν ανήκουν σε εμένα. Τι πρέπει να κάνω; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Αποφύγετε να τα διαβάσετε, αν είναι εφικτό. Αν γνωρίζετε ή μπορείτε να μαντέψετε ποιος είναι ο κάτοχός τους, πηγαίνετέ τα σε αυτόν ή ενημερώστε τον για το πού βρίσκονται. Αν δεν είναι εύκολο να μαντέψετε ή να εντοπίσετε τον κάτοχο, απευθυνθείτε στον προϊστάμενό σας. Ως τελευταία λύση, για να προστατευτεί το απόρρητο και η ασφάλεια των πληροφοριών, μπορείτε να τα πάτε σε έναν κάδο ασφαλούς καταστροφής. ΠΙΘΑΝΕΣ KΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΡΩΤΗΣΗ: Κάποιες φορές που χρησιμοποιούμε σε εσωτερικούς χώρους περονοφόρα που λειτουργούν με προπάνιο, τα αέρια της εξάτμισης είναι εμφανή. Νομίζω πως αυτό οφείλεται στο ότι οι πόρτες και τα παράθυρα είναι κλειστά και δεν είμαι σίγουρος/η αν είναι ασφαλές. Πρέπει να πω κάτι; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Ναι. Αν και είναι πιθανό ότι δεν συμβαίνει κάτι ανησυχητικό, ενδέχεται η λειτουργία των περονοφόρων σε κλειστό χώρο να προκαλεί υποβάθμιση της ποιότητας του αέρα. Πρέπει να αναφέρετε αυτήν την κατάσταση, ώστε η εταιρεία να διερευνήσει εάν απαιτείται κάποια ενέργεια. ΕΡΩΤΗΣΗ: Πριν λίγο, κάποιος που δεν γνωρίζω μου ζήτησε να κρατήσω την πόρτα για να προλάβει να μπει. Δεν φορούσε ταυτότητα της Iron Mountain. Είναι πρόβλημα αυτό; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Ναι. Για τα μη εξουσιοδοτημένα άτομα που βρίσκονται μέσα (ή επιχειρούν να εισέλθουν) στις εγκαταστάσεις της Iron Mountain πρέπει να εφαρμόζεται κάποια μορφή ελέγχου ταυτότητας, επειδή μπορεί να αποτελούν κίνδυνο για την ασφάλεια. Ζητήστε ευγενικά να δείτε την ταυτότητα υπαλλήλου της Iron Mountain ή την άδεια εισόδου επισκέπτη. Αν δεν υπάρχει τέτοιο έγγραφο, συνοδεύστε το άτομο στην υποδοχή, όπου θα μπορέσει να λάβει μια άδεια εισόδου. 10 ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΗΣ IRON MOUNTAIN 11

8 Συνολική Ικανοποίηση Πελατών (TCS) Παρέχουμε αυτό που περιμένει ο πελάτης, τη στιγμή που το περιμένει. Στην Iron Mountain προσπαθούμε να ανταποκριθούμε στις προσδοκίες των πελατών μας ή να τις ξεπεράσουμε, παρέχοντας τις καλύτερες υπηρεσίες με σεβασμό, γρήγορη απόκριση και αξιοπιστία. Η δέσμευση αυτή ξεπερνάει τα στενά όρια των κέντρων φύλαξης αρχείων, των κέντρων διαχείρισης δεδομένων και των κτιρίων των γραφείων μας και περιλαμβάνει το περιβάλλον και τις τοπικές κοινότητες στις οποίες ζούμε και εργαζόμαστε. ΤΟ ΓΝΩΡΙΖΑΤΕ; Το τμήμα αρχειοθέτησης ταινιών και ήχου της Iron Mountain βοηθάει τη βιομηχανία του θεάματος να διατηρήσει και να προστατεύσει τα αναντικατάστατα πρωτότυπα των διάφορων δημιουργιών. Αποθηκεύουμε χιλιάδες ανεκτίμητους πολιτιστικούς θησαυρούς, όπως τα γνήσια αρνητικά ταινιών από όλα τα κινηματογραφικά στούντιο και τα master ηχογραφήσεων για ορισμένους από τους πιο σημαντικούς καλλιτέχνες στην ιστορία της μουσικής. Ως μέλη της Mountain, επιδιώκουμε τη Συνολική ικανοποίηση πελατών, με τους εξής τρόπους: > > Επικοινωνώντας ανοικτά και ειλικρινά με τους πελάτες μας > > Ανταποκρινόμενοι στις προσδοκίες των πελατών μας, αφού παρέχουμε αυτό που υποσχόμαστε > > Παρέχοντας στους πελάτες μας ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες > > Σεβόμενοι τους πελάτες μας, τους δυνητικούς πελάτες και τους προμηθευτές μας, αφού οι ενέργειές μας για τις πωλήσεις γίνονται με δίκαιο και ηθικό τρόπο > > Εκπαιδεύοντας τους πελάτες μας σχετικά με την αξία των υπηρεσιών μας (και όχι μόνο για την τιμή) > > Προωθώντας το όνομα και τη φήμη της Iron Mountain με ενέργειες θετικής παρουσίασης της εταιρείας στο κοινό > > Με εταιρική κοινωνική υπευθυνότητα, ηθικές επιχειρηματικές πρακτικές και συνεισφέροντας στις τοπικές κοινωνίες μας > > Επιδεικνύοντας σεβασμό για το περιβάλλον και αναζητώντας τρόπους βελτίωσης της αειφορίας των επιχειρηματικών μας δραστηριοτήτων 13

9 ΒΑΣΙΚΗ ΑΞΙΑ ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ Τι πρέπει να κάνετε; ΣΕΝΑΡΙΟ: Ενώ κάνετε τη συνηθισμένη σας διαδρομή, ανακαλύπτετε ότι έγινε κάποιο μπέρδεμα. Παραδώσατε τα κουτιά του κυρίου Δημητρίου στον κύριο Παπαδάκη και αντίστροφα. Το να επιστρέψετε για να διορθώσετετο μπέρδεμα θα σήμαινε καθυστέρηση στο πρόγραμμά σας. Τι πρέπει να κάνετε; A. Μην ανησυχείτε. Οι κ.κ. Δημητρίου και Παπαδάκης θα αντιληφθούν το σφάλμα και θα το τακτοποιήσουν. B. Επιστρέψτε και στα δύο γραφεία και κάνετε ό,τι καλύτερο μπορείτε για να διορθώσετε το σφάλμα μόνοι σας. Ας ελπίσουμε ότι θα καταφέρετε να το διορθώσετε χωρίς να χρειαστεί να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας. Γ. Επικοινωνήστε αμέσως με τον προϊστάμενό σας. Εξηγήστε τι συνέβη και ζητήστε συμβουλές για τις επόμενες ενέργειες. Δ. Μην κάνετε τίποτα αυτή τη στιγμή. Συνεχίστε τη διαδρομή σας και ενημερώστε τον προϊστάμενό σας στο τέλος της βάρδιας. Η σωστή απάντηση είναι η επιλογή Γ. Η λανθασμένη παράδοση εγγράφων έχει και άλλες συνέπειες εκτός από την όποια αναστάτωση που προκαλεί στους πελάτες ή τις καθυστερήσεις που επιφέρει στο πρόγραμμά σας. Για παράδειγμα, τα έγγραφα ενδέχεται να περιέχουν ευαίσθητες προσωπικές πληροφορίες τις οποίες πρέπει να γνωρίζει μόνο ο σωστός παραλήπτης. Το προσωπικό της διοίκησης είναι εκπαιδευμένο ώστε να σας βοηθάει να αντιμετωπίζετε τέτοιες καταστάσεις και να ελαχιστοποιείτε τις επιπτώσεις τους. Επικοινωνήστε αμέσως με τον προϊστάμενό σας. ΚΟΡΥΦΑΙΑ ΕΞΥΠΗΡΕΤΗΣΗ ΠΕΛΑΤΩΝ Η εκπλήρωση των δεσμεύσεών μας για το επίπεδο εξυπηρέτησης και η ικανοποίηση των πελατών και συναδέλφων αποτελεί πηγή υπερηφάνειας για τους υπαλλήλους της Iron Mountain. Αυτά επιτυγχάνονται: Παρακολουθώντας κάθε ζήτημα μέχρι την επίλυσή του Με την ανταπόκριση στις προσδοκίες, με συχνές και ακριβείς ενημερώσεις Απαντώντας αμέσως στα τηλεφωνήματα και τα Φτάνοντας στα ραντεβού και τις συναντήσεις έγκαιρα και με καλή προετοιμασία ΔΙΚΑΙΕΣ ΚΑΙ ΗΘΙΚΕΣ ΠΡΑΚΤΙΚΕΣ ΠΩΛΗΣΕΩΝ Η επίτευξη συνολικής ικανοποίησης των δυνητικών πελατών κατά τη διαδικασία της πώλησης είναι ο καλύτερος τρόπος για να κερδίσουμε νέους πελάτες. Εκτελούμε πάντα με δίκαιο και ειλικρινή τρόπο όλες τις δραστηριότητες που αφορούν τις πωλήσεις. Τι πρέπει να αποφεύγουμε με κάθε τρόπο: Ψευδείς ισχυρισμούς ή υπερβολές κατά την πώληση των προϊόντων και των υπηρεσιών μας Δυσφήμηση των ανταγωνιστών Ανακριβείς ισχυρισμούς νομικής ή τεχνικής φύσης Παροχή νομικών συμβουλών Παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων, λογοτύπων ή άλλων μορφών πνευματικής ιδιοκτησίας Προσπάθεια απόκτησης εμπιστευτικών πληροφοριών σχετικά με δυνητικούς πελάτες ή ανταγωνιστές Άσκηση πίεσης στους πελάτες για να αγοράσουν περισσότερα από όσα χρειάζονται Παροχή εκπτώσεων ή άλλων «ανταμοιβών» στους πελάτες ως κίνητρο για να μην έχουν επαφές με ανταγωνιστές Υπερβολικές υποσχέσεις σχετικά με το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Υπογραφή μιας συμφωνίας ενώ δεν υπάρχει η κατάλληλη εξουσιοδότηση για κάτι τέτοιο ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΟΥ ΟΝΟΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΦΗΜΗΣ ΜΑΣ Το όνομα της Iron Mountain δεν είναι απλώς το λογότυπό μας στα φορτηγά και στις συσκευασίες που χρησιμοποιούμε. Είναι η εντύπωση που έχουν οι άλλοι όταν το ακούν, όταν βλέπουν τα αυτοκίνητά μας ή όταν μιλάνε με τους υπαλλήλους μας. Η προστασία του ονόματος και της φήμης μας είναι πολύ σημαντική για να μπορούμε να παρέχουμε κορυφαίες υπηρεσίες και, ως μέλη της Mountain, πρέπει να θεωρούμε τους εαυτούς μας πρεσβευτές και προστάτες του ονόματος της Iron Mountain. Σε δημόσιους χώρους, πρέπει πάντοτε να εκπροσωπούμε την εταιρεία με θετικό τρόπο. Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι μόνο συγκεκριμένοι υπάλληλοι είναι επίσημα εξουσιοδοτημένοι να μιλούν εκ μέρους της Iron Mountain. Οποιοσδήποτε άλλος πρέπει να αποφεύγει καταστάσεις στις οποίες υπάρχει πιθανότητα οι προσωπικές του γνώμες ή πεποιθήσεις να εκληφθούν ως αντιπροσωπευτικές της εταιρείας. Αυτό ισχύει για γνώμες που εκφράζονται είτε σε απευθείας προσωπική επαφή, είτε μέσω τηλεφώνου, γραπτώς ή μέσω διαδικτύου (συμπεριλαμβανόμενων μέσων όπως ιστότοποι κοινωνικής δικτύωσης, ιστολόγια, φόρoυμ και ομάδες συζήτησης). Σε περίπτωση που σας προσεγγίσει ο Τύπος, αποφύγετε να σχολιάσετε και παραπέμψτε τους στο τμήμα Εταιρικής επικοινωνίας. Όταν δημιουργείτε έγγραφα που θα κυκλοφορήσουν δημοσίως, φροντίστε ώστε όλα τα λογότυπα, τα χρώματα και οι γραμματοσειρές να συμβαδίζουν με τις σχετικές οδηγίες στυλ του τμήματος μάρκετινγκ. Για περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε με τα τμήματα Εταιρικής επικοινωνίας, Μάρκετινγκ, Νομικής πνευματικής ιδιοκτησίας ή με τη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΑΕΙΦΟΡΙΑ Είναι δέσμευσή μας να εκτελούμε τις επιχειρηματικές μας δραστηριότητες με τρόπο περιβαλλοντικά υπεύθυνο. Ας δούμε μερικές ενέργειες που μπορείτε να κάνετε ενώ εργάζεστε για να βοηθήσετε στην επίτευξη των περιβαλλοντικών στόχων της Iron Mountain: ΟΤΑΝ ΕΙΣΤΕ ΕΞΩ ΓΙΑ ΔΟΥΛΕΙΑ: Τα επικίνδυνα απόβλητα και υλικά πρέπει να απορρίπτονται με ασφαλή για το περιβάλλον τρόπο, τηρώντας όλους τους ισχύοντες νόμους, κανονισμούς και τις πολιτικές της εταιρείας. Να ανακυκλώνετε υλικά όποτε είναι εφικτό και να μην ξεχνάτε να σβήνετε τα φώτα και τον εξοπλισμό όταν δεν χρησιμοποιούνται. ΣΤΟ ΓΡΑΦΕΙΟ: Μην εκτυπώνετε αν δεν είναι πραγματικά απαραίτητο και να καταστρέφετε πάντα τα χαρτιά που δεν χρειάζεστε. Η Iron Mountain Secure Shredding ανακυκλώνει το μεγαλύτερο μέρος του χαρτιού που επεξεργάζεται. Έτσι, όταν αποθέτετε τα χαρτιά που δεν χρειάζεστε σε έναν κάδο ασφαλούς καταστροφής, βοηθάτε όχι μόνο το απόρρητο και την ασφάλεια των δεδομένων, αλλά και το περιβάλλον. Απορρίψτε αντικείμενα όπως κασέτες εκτυπωτών, τόνερ και άλλα είδη εξοπλισμού υπολογιστών με τρόπο περιβαλλοντικά υπεύθυνο, τηρώντας όλους τους ισχύοντες νόμους, κανονισμούς και τις πολιτικές της εταιρείας. ΕΤΑΙΡΙΚΗ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΑ Υποστηρίζουμε και ενθαρρύνουμε καλές πρακτικές εταιρικής κοινωνικής υπευθυνότητας. Αυτό σημαίνει ότι μελετάμε τις συνέπειες των ενεργειών μας για τους υπαλλήλους μας, τις οικογένειές τους, την τοπική κοινότητα, την κοινωνία και το περιβάλλον. Είμαστε δεσμευμένοι για επίπεδα απόδοσης που υπερβαίνουν κατά πολύ τα απαιτούμενα από τον νόμο. Αυτό υλοποιείται με την αφοσίωσή μας στις Βασικές αξίες μας, με τη σημασία που δίνουμε στις ηθικές επιχειρηματικές πρακτικές, καθώς και με τα υψηλά πρότυπα που θέτουμε για τις διεθνείς επιχειρηματικές λειτουργίες μας. Εκτός του χώρου εργασίας, δεσμευόμαστε για τη θετική εμπλοκή μας στις κοινότητες στις οποίες ζούμε και εργαζόμαστε, μέσω εθελοντισμού, χορηγιών και άλλων φιλανθρωπικών πρωτοβουλιών, όπως το Iron Mountain Foundation. ΠΙΘΑΝΕΣ KΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΡΩΤΗΣΗ: Διάβασα σε ένα άρθρο στο διαδίκτυο μια δήλωση του CEO ενός ανταγωνιστή μας, ο οποίος ανέφερε ότι οι δικές τους υπηρεσίες είναι ανώτερες από αυτές της Iron Mountain. Αυτός ο ιστότοπος επιτρέπει στους αναγνώστες να παραθέτουν σχόλια. Ξέρω καλά ότι οι υπηρεσίες μας είναι καλύτερες. Μπορώ να δημοσιεύσω ένα σχόλιο; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Ναι. Ωστόσο, αν επιλέξετε να εκφράσετε κάποια γνώμη για την Iron Mountain σε κάποιο ηλεκτρονικό φόρουμ, ιστότοπο κοινωνικής δικτύωσης, ιστολόγιο κ.λπ., πρέπει να καταστήσετε σαφές ότι οι απόψεις σας δεν αντιπροσωπεύουν τις απόψεις της εταιρείας. Για περαιτέρω καθοδήγηση, επικοινωνήστε με το τμήμα Εταιρικής επικοινωνίας ή με τη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. ΕΡΩΤΗΣΗ: Κάποιος φίλος μου έχει ένα γνωστό που εργάζεται σε έναν ανταγωνιστή και μου πρότεινε να μου δείξει τον τιμοκατάλογό τους. Κατανοώ ότι κάτι τέτοιο θα μπορούσε να μας βοηθήσει να κερδίσουμε νέους πελάτες. Πρέπει να δεχτώ; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Όχι. Θα ήταν ανήθικο και αντίθετο στις αρχές τις οποίες αντιπροσωπεύουν οι Βασικές μας αξίες να δεχτείτε τον τιμοκατάλογο ενός ανταγωνιστή. Επίσης, ενδέχεται να είναι και παράνομο. Πρέπει να αρνηθείτε την πρόταση του φίλου σας και να ενημερώσετε τον προϊστάμενό σας περί του θέματος. 14 ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΗΣ IRON MOUNTAIN 15

10 ΤΟ ΓΝΩΡΙΖΑΤΕ; Η Iron Mountain μετατράπηκε σε ανώνυμη το 1996 όταν ξεκίνησε η διαπραγμάτευση των μετοχών της στην αγορά του χρηματιστηρίου NASDAQ. Το 1999, η εταιρεία πέρασε στο Χρηματιστήριο της Νέας Υόρκης, με σύμβολο της μετοχής της το IRM. Μετά τη μετατροπή της σε ανώνυμη εταιρεία, η Iron Mountain έχει αυξήσει τα έσοδά της από 139 εκατομμύρια δολάρια σε 3 δισεκατομμύρια δολάρια, ενώ το 2009 εντάχθηκε στον περίβλεπτο δείκτη S&P 500. Ευθύτητα Επικοινωνούμε ανοικτά και ειλικρινά, με τρόπο εποικοδομητικό και με σεβασμό. Επικοινωνώντας με ευθύτητα, μπορούμε να αντιμετωπίζουμε τα όποια ζητήματα με παραγωγικό και έγκαιρο τρόπο. Επίσης, έχουμε τη δυνατότητα να λαμβάνουμε επιχειρηματικές αποφάσεις έχοντας πλήρη κατανόηση των περιστάσεων. Δίνουμε μεγάλη σημασία στην ευθύτητα της επικοινωνίας όχι μόνο με τους συναδέλφους μας, αλλά και με όλους όσους συναλλάσσονται με την επιχείρηση, όπως πελάτες, προμηθευτές και επενδυτές. Ως μέλη της Mountain, υλοποιούμε τη βασική αρχή της Ευθύτητας με τους εξής τρόπους: > > Κοινοποίηση ή υποβολή αναφορών για τα όποια ζητήματα, άμεσα και χωρίς καθυστέρηση > > Παροχή εποικοδομητικών σχολίων, με ειλικρίνεια, στους συναδέλφους μας > > Δεν καταλήγουμε σε βιαστικά συμπεράσματα σχετικά με τυχόν διαφωνίες στον εργασιακό χώρο πριν γίνουν γνωστά όλα τα γεγονότα > > Παροχή επιχειρηματικών συμβουλών με βάση την πλήρη επίγνωση των θεμάτων > > Αποκάλυψη προσωπικών σχέσεων όταν ενδέχεται να δοθεί η εντύπωση προκατάληψης ή εύνοιας > > Διατήρηση του απορρήτου των εσωτερικών οικονομικών πληροφοριών και μη χρήση τους για επενδύσεις > > Σεβασμός προς τους συναδέλφους μας, μέσω της μη μεταφοράς προσωπικών θεμάτων στον εργασιακό χώρο 17

11 ΒΑΣΙΚΗ ΑΞΙΑ ΕΥΘΥΤΗΤΑ ΕΥΘΥΤΗΤΑ Τι πρέπει να κάνετε; ΣΕΝΑΡΙΟ: Ακούγοντας κατά λάθος μια συζήτηση στον διάδρομο, μαθαίνετε ότι οι προβλέψεις για τα κέρδη της εταιρείας θα αλλάξουν σημαντικά όταν δημοσιευτούν οι νεότερες οικονομικές εκθέσεις. Τι πρέπει να κάνετε; A. Να αγοράσετε μετοχές, με βάση τις πληροφορίες που μάθατε. Εφόσον τις ακούσατε κατά λάθος και όχι στα πλαίσια των εργασιακών καθηκόντων σας, δεν ισχύουν οι κανόνες περί συναλλαγών βάσει εσωτερικών εμπιστευτικών πληροφοριών. B. Δεν θα κάνετε τίποτα εσείς, αλλά θα το πείτε στον αδελφό σας. Αυτός ενδιαφέρεται για τις αγοραπωλησίες μετοχών και οι πληροφορίες θα του φανούν χρήσιμες. Γ. Να τα πείτε όλα στους συναδέλφους σας. Αφού εσείς δεν μπορείτε να προβείτε σε συναλλαγές, επειδή εσείς μάθατε τις πληροφορίες, θα μπορούν αυτοί. Δ. Μην κάνετε τίποτα. Αποφύγετε να προχωρήσετε σε επενδύσεις μέχρις ότου οι πληροφορίες δημοσιευτούν και η πολιτική της εταιρείας σάς επιτρέπει να κάνετε κάτι τέτοιο. Μην επαναλάβετε αυτά που ακούσατε. Η σωστή απάντηση είναι η επιλογή Δ. Έχετε εσωτερικές πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία και δεν πρέπει ούτε να κάνετε συναλλαγές βάσει αυτών, αλλά ούτε και να τις εκμυστηρευτείτε σε οποιονδήποτε άλλο για να προχωρήσει αυτός σε συναλλαγές. Κάτι τέτοιο είναι παράνομο και αντίθετο προς την πολιτική της εταιρείας. Δεν έχει καμία σημασία το αν μάθατε τις πληροφορίες κάνοντας την εργασία σας ή όχι. Το σημαντικό είναι ότι έχετε πληροφορίες που δεν είναι διαθέσιμες στο κοινό. ΣΥΝΑΛΛΑΓΕΣ ΒΑΣΕΙ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ Ορισμένα μέλη της Mountain, στα πλαίσια των καθηκόντων τους, έχουν πρόσβαση σε ευαίσθητες, εσωτερικές πληροφορίες οικονομικής φύσης σχετικά με την Iron Mountain ή τις εταιρείες με τις οποίες συνεργάζεται. Πολλές από αυτές τις πληροφορίες μπορεί να δημοσιευτούν επίσημα, σύμφωνα με τους κανονισμούς, αλλά ορισμένες ενδέχεται να μην κοινοποιηθούν ποτέ. Είναι παράνομο και αντίθετο προς την πολιτική της εταιρείας να κάνετε επενδύσεις με βάση εσωτερικές πληροφορίες που αποκτήσατε στην Iron Mountain. Αυτό περιλαμβάνει και τυχόν υποδείξεις ή συστάσεις προς συγγενείς ή φίλους, οι οποίοι ενδέχεται να επενδύσουν με βάση αυτές τις πληροφορίες. Θεωρούμε ότι οι υπάλληλοί μας που έχουν πρόσβαση σε τέτοιες πληροφορίες είναι αξιόπιστοι και θα κρατήσουν αυτές τις πληροφορίες εμπιστευτικές και προστατευμένες. Η Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς παρακολουθεί ενεργά όλες τις συναλλαγές επί μετοχών και θα ασκήσει δίωξη σε όσους διαπραγματεύονται βάσει εσωτερικών πληροφοριών. Αν έχετε αμφιβολίες σχετικά με το αν είναι πρέπον να επενδύσετε, επικοινωνήστε με το Νομικό τμήμα ή με τη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. Αν αντιληφθείτε μια περίπτωση στην οποία κάποιος έχει εκμεταλλευτεί εσωτερικές πληροφορίες που γνωρίζει, πρέπει να την αναφέρετε στη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. ΣΧΕΣΕΙΣ ΜΕ ΣΥΓΓΕΝΕΙΣ ΚΑΙ ΦΙΛΟΥΣ ΣΤΗΝ ΙΕΡΑΡΧΙΑ Αν και ενθαρρύνουμε τις φιλικές σχέσεις μεταξύ συναδέλφων, πρέπει πρώτα και πάνω από όλα να είμαστε αφοσιωμένοι στην εταιρεία. Αποφύγετε να εμπλακείτε σε καταστάσεις στις οποίες μια προσωπική ή συγγενική σχέση θα μπορούσε να επηρεάσει την επαγγελματική σας κρίση ή την παραγωγικότητά σας. Κανείς δεν πρέπει να έχει εξουσία όσον αφορά τη λήψη αποφάσεων ή την επαγγελματική εξέλιξη ή άμεση σχέση προϊσταμένου, με κάποιο συγγενή, στενό προσωπικό φίλο ή με άτομο με το οποίο διατηρεί δεσμό. Ακόμη κι αν πιστεύετε ότι κάποια σχέση είναι απόλυτα πρέπουσα, μην ξεχνάτε ότι ακόμα και η φαινομενική ύπαρξη ευνοιοκρατίας ή προκατάληψης μπορεί να επηρεάσει το ηθικό των συναδέλφων και να μειώσει συνολικά την εικόνα της εταιρείας. Αν πιστεύετε ότι υπάρχει κάποια ανάρμοστη σχέση μεταξύ υπαλλήλων, ενημερώστε τη διοίκηση ή το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή αναφέρετέ την μέσω της γραμμής υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΑΛΛΕΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΕΣ ΠΕΠΟΙΘΗΣΕΙΣ Ενθαρρύνεται η ανοικτή και ειλικρινής επικοινωνία σχετικά με τις επιχειρηματικές μας δραστηριότητες. Ωστόσο, τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας (και ο χρόνος μας) δεν πρέπει να χρησιμοποιούνται για την προαγωγή προσωπικών πεποιθήσεων, είτε αυτές είναι πολιτικές, θρησκευτικές ή κοινωνικής φύσεως. Πρέπει να συμμετέχουμε ενεργά στις κοινότητές μας και στο πολιτικό γίγνεσθαι. Στον εργασιακό χώρο, όμως, δεν αρμόζουν ενέργειες προώθησης, συγκέντρωσης χρημάτων, υποκίνησης υποστηρικτών, διανομής υλικού ή υποστήριξης πολιτικών, θρησκευτικών ή κοινωνικών θεμάτων. Εκτός του εργασιακού χώρου, φροντίστε να είναι σαφές ότι οι πεποιθήσεις σας είναι προσωπικές και δεν αντιπροσωπεύουν τις απόψεις της εταιρείας. Για παράδειγμα, η εισφορά κάποιου χρηματικού ποσού για ένα θρησκευτικό, κοινωνικό ή πολιτικό σκοπό, να αφορά εσάς προσωπικά και όχι εσάς ως υπαλλήλου της Iron Mountain. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να δώσει την εσφαλμένη εντύπωση ότι η Iron Mountain υποστηρίζει αυτές τις προσπάθειες ή ότι επιχειρεί να αποκτήσει επιρροή με χρηματικά μέσα. Αυτό θα είχε σοβαρές επιπτώσεις στο όνομα και τη φήμη μας. Αν πιστεύετε ότι κάποιος στην Iron Mountain χρησιμοποιεί πόρους της εταιρείας για να προωθήσει προσωπικές του πεποιθήσεις ή ότι εκτός του εργασιακού χώρου δημιουργεί την εντύπωση ότι η Iron Mountain υποστηρίζει έναν προσωπικό σκοπό, αναφέρετέ το στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή μέσω της γραμμής υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. ΕΡΩΤΗΣΗ: Μόλις δημιουργήθηκε μια θέση εργασίας στο τμήμα σας και έχετε μια στενή φίλη, που θα θέλατε να πάρει τη δουλειά. Η αλήθεια είναι ότι δεν έχει την εμπειρία που απαιτείται για τη θέση, αλλά νομίζετε ότι μπορείτε να βοηθήσετε την υπόθεσή της, χάρη στους γνωστούς που έχετε μέσα στην εταιρεία. Υπάρχει κάτι λάθος σε αυτό; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Πιθανόν ναι. Η Iron Mountain λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με τις προσλήψεις με βάση τα ατομικά προσόντα, τυπικά και ουσιαστικά. Το να συστήνετε άτομα που θεωρείτε κατάλληλα ως υποψηφίους για πρόσληψη είναι θεμιτό (και ενθαρρύνεται), αλλά η απόπειρα να επηρεάσετε την απόφαση πρόσληψης ενδέχεται να προκαλέσει σύγκρουση συμφερόντων λόγω της προσωπικής σας σχέσης. ΠΙΘΑΝΕΣ KΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΡΩΤΗΣΗ: Η αδελφή μου είναι υποψήφια για την επιτροπή που επιβλέπει τα δημόσια σχολεία της περιοχή μας και την βοηθάω στην εκστρατεία που κάνει. Επιτρέπεται να χρησιμοποιήσω τα φωτοτυπικά και τους εκτυπωτές της Iron Mountain για κάποια φυλλάδια που πρέπει να φτιαχτούν για μια επερχόμενη εκδήλωση; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Όχι. Αυτό θα ήταν ανάρμοστη χρήση των πόρων της εταιρείας. Οι εκτυπωτές, τα φωτοτυπικά, τα τηλέφωνα ή το της εταιρείας δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιηθούν για την υποστήριξη μιας προσωπικής πολιτικής προσπάθειας. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να δώσει την εσφαλμένη εντύπωση ότι η Iron Mountain υποστηρίζει τον υποψήφιο ή ότι υπάρχει διαμορφωμένη εταιρική άποψη περί της εκστρατείας. ΕΡΩΤΗΣΗ: Η εταιρεία μου εξαγοράστηκε από την Iron Mountain. Πριν από την εξαγορά, χρησιμοποιούσαμε τη μεταφορική εταιρεία του γαμπρού μου για ορισμένες υπηρεσίες. Κάνει πολύ καλή δουλειά και οι τιμές του είναι λογικές. Μπορούμε να συνεχίσουμε να τον χρησιμοποιούμε; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Θα πρέπει να το συζητήσετε με το διευθυντή σας. Σε τέτοιες καταστάσεις, μια προσωπική σχέση ενδέχεται να επηρεάσει την ικανότητά σας να λαμβάνετε αντικειμενικές επιχειρηματικές αποφάσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, ενδέχεται να ευνοήσετε τον γαμπρό σας, ακόμη κι αν κάποια άλλη εταιρεία παρέχει τις ίδιες υπηρεσίες με μικρότερο κόστος. Για να εξασφαλιστεί ότι η διαδικασία είναι δίκαιη, πρέπει να εξαιρεθείτε από τη διαδικασία λήψης της σχετικής απόφασης. 18 ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΗΣ IRON MOUNTAIN 19

12 Ακεραιότητα Είμαστε πάντα ειλικρινείς και δεν κάνουμε ποτέ συμβιβασμούς στις Βασικές μας αξίες. Εφαρμόζουμε με κάθε τρόπο τις αρχές που ενσαρκώνονται στις Βασικές αξίες μας σε κάθε επιχειρηματική απόφαση που παίρνουμε. Οι συνάδελφοί μας, οι πελάτες και όλοι όσοι συνεργάζονται μαζί μας μπορούν να βασιστούν σε εμάς, γνωρίζοντας ότι κάνουμε αυτό που λέμε και ότι υλοποιούμε τις υποσχέσεις μας. Με την αξιοπιστία, το σεβασμό και την ειλικρίνεια, ενδυναμώνουμε όχι μόνο τη φήμη κάθε ενός από εμάς, αλλά και τη φήμη της Iron Mountain. ΤΟ ΓΝΩΡΙΖΑΤΕ; Η μεγαλύτερη υπόγεια εγκατάσταση της Iron Mountain βρίσκεται σε βάθος 67 περίπου μέτρων κάτω από τους λόφους μιας εξοχικής περιοχής της Pennsylvania. Με μήκος 4,8 χιλιόμετρα και πλάτος 3,2, διαθέτει 32 χιλιόμετρα οδικού δικτύου και πάνω από 157 εκατομμύρια τετραγωνικά μέτρα αξιοποιημένου χώρου. Απασχολεί περίπου άτομα, που εργάζονται προστατευμένα χάρη στα πολλαπλά επίπεδα ασφάλειας και στην ιδιόκτητη πυροσβεστική μονάδα της Iron Mountain, που διαθέτει δύο πυροσβεστικά οχήματα και έχει πιστοποιηθεί από τον αμερικανικό Οργανισμό OSHA (Οργανισμός για την ασφάλεια και την υγεία στην Εργασία). Ως μέλη της Mountain, υλοποιούμε τη βασική αρχή της Ακεραιότητας με τους εξής τρόπους: > > Πασχίζουμε να κάνουμε το σωστό, ακόμη κι όταν οι επιλογές δεν είναι σαφείς > > Είμαστε ειλικρινείς με τους πελάτες και τους συναδέλφους μας > > Ανταγωνιζόμαστε πάντα με δίκαιους τρόπους στην αγορά > > Δεν κάνουμε ούτε δεχόμαστε δωροδοκίες ή «δωράκια» > > Αποφεύγουμε τις περιπτώσεις σύγκρουσης συμφερόντων μεταξύ της Iron Mountain και των προσωπικών μας σχέσεων ή των εξωτερικών δραστηριοτήτων μας > > Κάνουμε ή δεχόμαστε δώρα ή προτάσεις για ψυχαγωγία μόνο εφόσον συμβαδίζουν με την πολιτική της εταιρείας > > Τηρούμε ακριβείς οικονομικές πληροφορίες και αρχεία > > Αναφέρουμε κάθε περίπτωση που πιστεύουμε ότι παραβιάζει τον Κώδικα δεοντολογίας και επιχειρηματικής συμπεριφοράς 21

13 ΒΑΣΙΚΗ ΑΞΙΑ ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ ΕΡΩΤΗΣΗ: Το τμήμα μας λειτουργεί με σφικτό προϋπολογισμό, αλλά θέλουμε να κάνουμε κάτι καλό για το πάρτι που θα οργανώσουμε. Ένας από τους προμηθευτές μας προσφέρθηκε να μας δώσει τα δωράκια που θα προσφέρουμε σε όλους τους καλεσμένους. Επιτρέπεται αυτό; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Όχι. Το να ζητήσετε ή να δεχτείτε οτιδήποτε αξίας από έναν προμηθευτή θα ήταν ανάρμοστο, επειδή θα αποτελούσε για όλους τους υπαλλήλους μια παροχή που θα μπορούσε να επηρεάσει (ή να δώσει την εντύπωση ότι επηρεάζει) μια μελλοντική επιχειρηματική απόφαση. ΑΚΕΡΑΙΟΤΗΤΑ ΠΙΘΑΝΕΣ KΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΡΩΤΗΣΗ: Σε μια εμπορική έκθεση την προηγούμενη εβδομάδα, συζητήσαμε με μερικούς πωλητές από ανταγωνιστικές εταιρείες σχετικά με τη μείωση των περιθωρίων κέρδους στον κλάδο μας τον τελευταίο καιρό. Σήμερα, διάβασα στις εφημερίδες ότι οι ίδιες αυτές οι εταιρείες αυξάνουν τις τιμές τους. Έκανα κάποιο λάθος; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Ίσως. Χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή όταν συζητάτε για επαγγελματικά θέματα με ανταγωνιστές. Τέτοιες συζητήσεις μπορεί να θεωρηθούν ως μέθοδοι καθορισμού των τιμών, ακόμη κι αν δεν υπήρξε κάποια επίσημη συμφωνία. Αν σε μια συζήτηση με κάποιον ανταγωνιστή αναφερθούν τιμές ή άλλα ευαίσθητα επιχειρηματικά θέματα, διακόψτε τη συζήτηση αμέσως ή αποχωρήστε, ακόμη κι αν αυτό είναι αγενές. Έπειτα, επικοινωνήστε με τον προϊστάμενό σας ή μέσω της γραμμής υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση για περαιτέρω καθοδήγηση. ΕΡΩΤΗΣΗ: Ένας δημοτικός σύμβουλος σας είπε ότι ο δήμος επιθυμεί να συνεργαστεί με την Iron Mountain. Ωστόσο, ανέφερε ότι υπάρχουν κάποια «κωλύματα» που θα μπορούσαν να ξεπεραστούν αν η εταιρεία συμφωνήσει να χρηματοδοτήσει ένα πάρκο και να κάνει και κάποιες άλλες επενδύσεις στην κοινότητα. Αυτά που ζητάει δεν έχουν μεγάλο κόστος. Πρέπει να συμφωνήσετε; ΔΙΚΑΙΟΣ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΜΟΣ/ΑΝΤΙΜΟΝΟΠΩΛΙΑΚΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ Είμαστε δεσμευμένοι να εφαρμόζουμε τις Βασικές αξίες μας όταν συναλλασσόμαστε με όλους όσους εμπλέκονται στις δραστηριότητές μας, συμπεριλαμβανομένων και των ανταγωνιστών μας. Αποφεύγουμε με κάθε τρόπο καταστάσεις που ενδέχεται να αφήσουν να υπονοηθεί ή ακόμα και να δοθεί η εντύπωση αθέμιτης συμπεριφοράς ή εξαπάτησης. Η αποκάλυψη των παρακάτω πληροφοριών στους ανταγωνιστές μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι η Iron Mountain προσπαθεί να επηρεάσει τον ανταγωνισμό ή την πελατειακή βάση: Τιμοκατάλογοι και λίστες εκπτώσεων Λίστες πελατών Επιχειρηματικές στρατηγικές Σχέδια μάρκετινγκ Είναι παράνομο να κάνουμε συμφωνίες με ανταγωνιστές μας σε θέματα όπως οι τιμές που θα χρεώνουμε ή οι τυχόν δραστηριότητες που θα επιδιώξουμε. ΔΙΑΦΘΟΡΑ ΚΑΙ ΑΠΑΤΗ Η Iron Mountain απαγορεύει αυστηρά δωροδοκίες, δωροληψίες ή μίζες, οποιουδήποτε είδους. Ακόμη κι αν η προσφορά χρημάτων ή δώρων θεωρείται εκ των πραγμάτων αποδεκτή μέθοδος και αναπόσπαστο κομμάτι των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σε μια περιοχή, θεωρούμε ότι τέτοιες πρακτικές είναι διεφθαρμένες και δεν τις επιτρέπουμε ποτέ. Προτιμούμε να χάσουμε μια δουλειά, παρά να δωροδοκήσουμε για να την κερδίσουμε. Η απαγόρευση όσον αφορά τη διαφθορά δεν ισχύει μόνο για την Iron Mountain και τους υπαλλήλους της, αλλά εκτείνεται και στους αντιπροσώπους, τους προμηθευτές και τους συνεργάτες της στο πλαίσιο κοινοπραξιών, οι οποίοι αναμένεται ότι θα έχουν τα ίδια υψηλά πρότυπα. Πρέπει να καταβάλουμε κάθε δυνατή προσπάθεια για να βεβαιωθούμε ότι δεν κάνουν δωροδοκίες ή δεν δίνουν μίζες εκ μέρους μας ή στο όνομά μας. Βοηθήστε την Iron Mountain να αποφύγει ισχυρισμούς περί απάτης και διαφθοράς, υποβάλλοντας αναλυτικά εξοδολόγια και κρατώντας αρχεία που περιγράφουν πλήρως και με ακρίβεια όλα τα ταξίδια σας, την ψυχαγωγία και τις οικονομικές συναλλαγές σας. ΔΩΡΑ ΚΑΙ ΨΥΧΑΓΩΓΙΑ Τα δώρα προς και από τους πελάτες είναι ένας συνήθης τρόπος να εκφράσουμε την εκτίμησή μας. Ωστόσο, τα δώρα και οι προτάσεις ψυχαγωγίας δεν πρέπει να γίνονται ποτέ ως προσπάθεια να επηρεαστούν επιχειρηματικές αποφάσεις, ακόμη κι αν είναι συνηθισμένο φαινόμενο ή έθιμο σε κάποια περιοχή. Να συμβουλεύεστε πάντα την πολιτική περί δώρων και ψυχαγωγίας πριν προσφέρετε ή δεχτείτε οτιδήποτε σημαντικής αξίας, όπως δώρα, «χάρες», εισιτήρια για θεάματα, προσκλήσεις σε ταξίδια, κ.λπ. Πριν κάνετε ή δεχτείτε ένα δώρο, κάντε στον εαυτό σας αυτές τις ερωτήσεις: Μήπως η αξία του δώρου υπερβαίνει το μέγιστο που επιτρέπει η πολιτική περί δώρων και ψυχαγωγίας; Μήπως το δώρο προορίζεται για ή προέρχεται από έναν εκπρόσωπο δημόσιας υπηρεσίας; Θα μπορούσε το δώρο να εκληφθεί ως δωροδοκία ή μίζα; Σε περίπτωση που γίνει ευρέως γνωστό αυτό το δώρο, μήπως θα έρθει σε δύσκολη θέση η Iron Mountain; Αν η απάντηση σε οποιαδήποτε από τις ερωτήσεις είναι θετική, σημαίνει ότι το δώρο είναι ανάρμοστο. Κάποιες φορές είναι δύσκολο να διακρίνετε αν ένα δώρο θα ήταν πρέπον. Σε περίπτωση αμφιβολίας για κάποια συγκεκριμένη περίσταση, επικοινωνήστε με τον προϊστάμενό σας ή με τη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση. ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ ΣΥΓΚΡΟΥΣΗΣ ΣΥΜΦΕΡΟΝΤΩΝ Όταν μια οικογενειακή σχέση, φιλία ή άλλη προσωπική σχέση εμποδίζει τη δυνατότητά σας να λαμβάνετε σωστές και δίκαιες επιχειρηματικές αποφάσεις εκ μέρους της Iron Mountain, ενδέχεται να υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων. Επειδή η φήμη της εταιρείας εξαρτάται από τις ενέργειες και την ακεραιότητα όλων όσων την αποτελούν, είναι σημαντικό να αποφεύγετε ακόμα και το να δίνεται η εντύπωση τέτοιων διενέξεων. Ορισμένες φορές, μια προφανής σύγκρουση συμφερόντων δεν είναι εφικτό να αποφευχθεί. Για παράδειγμα, αν υπάρχει ένας μόνο προμηθευτής για μια συγκεκριμένη υπηρεσία και τυγχάνει να έχετε κάποια σχέση μαζί του. Σε μια τέτοια κατάσταση, είναι σημαντικό να κοινοποιήσετε τις συνθήκες κάτω από τις οποίες πρέπει να ληφθεί η απόφαση, επειδή ίσως απαιτείται έγκριση από κάποιο ανώτερο στέλεχος ή από το Γενικό σύμβουλο της εταιρείας. Τι πρέπει να κάνετε; ΣΕΝΑΡΙΟ: Μετά από τρεις μήνες, ανακαλύπτετε ότι ο νέος υπάλληλος που προσλάβατε (και ο οποίος είναι εξαιρετικός ως τώρα στη δουλειά του) έκανε ψευδείς δηλώσεις στην αίτηση πρόσληψής του, δηλώνοντας ότι έχει πτυχίο πανεπιστημίου, ενώ δεν έχει. Τι πρέπει να κάνετε, ως διευθυντής του; A. Να σταθμίσετε παράγοντες όπως η απόδοσή του, η διάρκεια απασχόλησής του και το πιθανό μακροπρόθεσμο όφελος για την εταιρεία, πριν μιλήσετε σε οποιονδήποτε. B. Να εισηγηθείτε την απόλυσή του λόγω ψευδών δηλώσεων. Γ. Να συζητήσετε το θέμα με το τμήμα Ανθρώπινου δυναμικού για να προσδιορίσετε την καλύτερη δυνατή κίνηση. Δ. Να κρατήσετε την ανακάλυψη για τον εαυτό σας, αφού είστε ικανοποιημένος με την απόδοση του υπαλλήλου. Αυτή η περίπτωση είναι δύσκολη, αλλά η καλύτερη απάντηση είναι η Γ. Όταν προκύπτουν δύσκολες καταστάσεις, από ηθικής πλευράς, σχετικά με τις προσλήψεις, πρέπει να επικοινωνείτε με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού για καθοδήγηση. ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Όχι. Τα δώρα και οι «χάρες» προς ή εκ μέρους εκπροσώπων του κράτους με την πρόθεση να επηρεαστεί μια επιχειρηματική απόφαση θεωρούνται δωροδοκία και μπορεί να έχουν σοβαρές ποινικές και επαγγελματικές συνέπειες. Επικοινωνήστε με τη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση ή με το νομικό τμήμα για συμβουλές σχετικά με τον τρόπο χειρισμού της κατάστασης. Σε περίπτωση αμφιβολίας για το εάν μια επιχειρηματική σχέση είναι κατάλληλη λόγω μιας πιθανής σύγκρουσης συμφερόντων, επικοινωνήστε μέσω της γραμμής υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση ή με το Γενικό σύμβουλο της εταιρείας. 22 ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΗΣ IRON MOUNTAIN 23

14 ΤΟ ΓΝΩΡΙΖΑΤΕ; Το 2000, η Iron Mountain ξεκίνησε να δραστηριοποιείται στον τομέα της καταστροφής πληροφοριών: Iron Mountain Secure Shredding. Δίνοντας στους πελάτες τη δυνατότητα να πληρούν τις απαιτήσεις συμμόρφωσης τους χωρίς να συμβιβάζονται όσον αφορά τα θέματα του περιβάλλοντος, η Secure Shredding ανακυκλώνει επεξεργασμένα υλικά και εξοικονομεί 7 εκατομμύρια δέντρα και 11,3 εκατομμύρια λίτρα νερού ετησίως. Υπευθυνότητα Όλοι μας θεωρούμε τους εαυτούς μας προσωπικά υπεύθυνους για τις ενέργειες, τις δεσμεύσεις και τα αποτελέσματά μας. Θέτουμε φιλόδοξους στόχους και στη συνέχεια δουλεύουμε σκληρά για να τους πετύχουμε. Ως υπεύθυνοι εργαζόμενοι, κατανοούμε ότι κρινόμαστε όχι μόνο από τις ενέργειές μας, αλλά και από τις παραλείψεις μας. Δεν αρκούμαστε στην απλή συμμόρφωση με τις ελάχιστες απαιτήσεις των νόμων, των κανόνων και των κανονισμών. Ως μέλη της Mountain, υλοποιούμε τη βασική αρχή της Υπευθυνότητας με τους εξής τρόπους: > > Δρούμε πάντοτε με βάση την ηθική και βοηθάμε και τους άλλους να δρουν ανάλογα > > Λαμβάνουμε αποφάσεις που ωφελούν την εταιρία και όχι μόνο τα δικά μας συμφέροντα > > Προωθούμε σε ανώτερα διοικητικά στελέχη τις περιπτώσεις στις οποίες κάποιος άλλος δεν δρα κατάλληλα, αλλά και αναφέρουμε τα παραπτώματα όταν χρειάζεται > > Διασφαλίζουμε ότι τηρούμε τις εργασιακές μας υποχρεώσεις, βάζοντας την Iron Mountain πάνω από άλλες εξωτερικές επαγγελματικές μας δεσμεύσεις > > Αναλαμβάνουμε προσωπικό ρόλο στην προστασία των υλικών και πνευματικών περιουσιακών στοιχείων της Iron Mountain > > Συνεργαζόμαστε με τους προμηθευτές μας για να διασφαλίσουμε ότι επιδεικνύουν τα ίδια υψηλά επίπεδα υπευθυνότητας με εμάς > > Τηρούμε πλήρη, ενημερωμένα και ακριβή οικονομικά στοιχεία > > Φροντίζουμε να διασφαλίσουμε ότι οι συνεργάτες μας σε όλο τον κόσμο υποστηρίζουν τα βασικά ανθρώπινα δικαιώματα 25

15 ΒΑΣΙΚΗ ΑΞΙΑ ΥΠΕΥΘΥΝΌΤΗΤΑ ΥΠΕΥΘΥΝΌΤΗΤΑ Τι πρέπει να κάνετε; ΣΕΝΑΡΙΟ: Είστε διευθυντής και ελέγχετε το κείμενο που έγραψε μία υπάλληλός σας για ένα διαφημιστικό φυλλάδιο. Το κείμενο περιέχει μερικές εξαιρετικές και καλά επεξεργασμένες ιδέες, για τις οποίες η υπάλληλος δήλωσε ότι είναι αποκλειστικά δικές της. Ωστόσο, το κείμενο σας θυμίζει ένα άρθρο που είχατε διαβάσει λίγους μήνες πριν σε κάποιο περιοδικό. Αναζητάτε το άρθρο και ανακαλύπτετε ότι η υπάλληλός σας το έχει αντιγράψει αυτούσιο. Τι πρέπει να κάνετε; A. Μην κάνετε τίποτα. Είναι πολύ πιθανό να μην το αντιληφθεί κανείς. B. Αναφέρετε το πρόβλημα στην υπάλληλο και ζητήστε της να ξαναγράψει το κείμενο. Μην επιτρέψετε να χρησιμοποιηθούν στο φυλλάδιο της εταιρείας αποσπάσματα εκείνου του άρθρου. Γ. Αναφέρετε το θέμα στον προϊστάμενό σας και ζητήστε συμβουλές. Δ. Αναφέρετε την υπάλληλο στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή στη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση και περιμένετε για τις περαιτέρω ενέργειες. Αυτή η περίπτωση είναι δύσκολη και η καλύτερη απάντηση είναι ένας συνδυασμός των Β και Δ. Ως διευθυντής, έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα και υποχρεώσεις σχετικά με την ηθική και την ακεραιότητα των υπαλλήλων σας. Ενώ είναι σίγουρο ότι πρέπει να δηλώσετε με σαφήνεια στην υπάλληλο ότι η αντιγραφή κειμένου με τέτοιο τρόπο είναι απόλυτα απαράδεκτη, η συγκεκριμένη παράβαση είναι τόσο σοβαρή που θα μπορούσε να συνεπάγεται περαιτέρω πειθαρχικές κυρώσεις. Η παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων δεν είναι μόνο αντίθετη με την πολιτική της εταιρείας, αλλά και παράνομη και θα μπορούσε να την εκθέσει σε σημαντικές ζημίες. ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ Όταν οι πελάτες μας μάς εμπιστεύονται τις πληροφορίες τους, είμαστε υπεύθυνοι για την προστασία τους και την ασφαλή επιστροφή τους. Η σωστή προστασία των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας θα μας επιτρέψει να ανταποκρινόμαστε σταθερά σε αυτές τις δεσμεύσεις μας. ΥΛΙΚΑ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ: Η περιουσία της εταιρείας (υπολογιστές, οχήματα και άλλος εξοπλισμός) πρέπει να είναι διαρκώς ασφαλής και να μην χρησιμοποιείται για σκοπούς που δεν αφορούν την εργασία μας. Αναφέρετε άμεσα τυχόν ζητήματα που επηρεάζουν την ασφάλεια των υλικών περιουσιακών μας στοιχείων, ακόμα και μικρής σημασίας περιστατικά, όπως η απώλεια ενός σαρωτή χειρός ή κάποια δυσλειτουργία στο σύστημα συναγερμού μιας πόρτας. Αν δεν γίνει αυτό, μπορεί να τεθεί σε κίνδυνο η ασφάλειά μας και η δυνατότητά μας να ανταποκριθούμε στις δεσμεύσεις μας προς τους πελάτες. ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΑ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ: Η Iron Mountain παράγει και είναι κάτοχος σημαντικού όγκου εμπιστευτικών πληροφοριών και στοιχείων πνευματικής ιδιοκτησίας. Σε αυτά περιλαμβάνονται διπλώματα ευρεσιτεχνίας, εμπορικά σήματα, πνευματικά δικαιώματα, λεπτομέρειες σχετικά με τα οικονομικά και τις επιχειρηματικές διαδικασίες μας, καθώς και τα προϊόντα και οι εφευρέσεις που δημιουργούν οι υπάλληλοί μας στα πλαίσια της εργασίας τους. Ως υπεύθυνο μέλος της Mountain, μπορείτε να βοηθήσετε στην προστασία αυτών των περιουσιακών στοιχείων με τους εξής τρόπους: Φροντίστε να έχουν τεθεί σε ισχύ συμφωνίες εχεμύθειας πριν την αποστολή ευαίσθητων δεδομένων εκτός της εταιρείας Μην αποκαλύπτετε ποτέ μυστικά της εταιρείας χωρίς την ανάλογη έγκριση Αναφέρετε κάθε περίπτωση κακής χρήσης πνευματικής ιδιοκτησίας στο Νομικό τμήμα ΕΛΕΓΧΟΙ ΕΙΣΑΓΩΓΩΝ ΚΑΙ ΕΞΑΓΩΓΩΝ Για λόγους εθνικής ασφάλειας, η κυβέρνηση των Ηνωμένων Πολιτειών της Αμερικής (και πολλές άλλες κυβερνήσεις σε ολόκληρο τον κόσμο) εφαρμόζει ελέγχους επί των εισαγωγών και εξαγωγών λογισμικού κρυπτογράφησης και άλλων ευαίσθητων πληροφοριών περί τεχνολογίας. Η πολιτική της Iron Mountain απαγορεύει την εμπλοκή σε οποιασδήποτε μορφής δραστηριότητα μάρκετινγκ, πωλήσεων ή παροχής υπηρεσιών με χώρες ή άτομα τα οποία η κυβέρνηση των Η.Π.Α. έχει κατατάξει στις λίστες επιβολής κυρώσεων ή εμπορικού αποκλεισμού (εμπάργκο). Πριν από την αποστολή ή μεταφορά τεχνικών πληροφοριών ή προϊόντων εκτός της χώρας σας, βεβαιωθείτε ότι έχει ολοκληρωθεί ο απαιτούμενος έλεγχος περί διαδικασιών εξαγωγής και φροντίστε να τηρήσετε όλες τις σχετικές απαιτήσεις συμμόρφωσης και τεκμηρίωσης. Επειδή η διαδικασία για να προσδιοριστεί η νομιμότητα ή η καταλληλότητα μιας εισαγωγής ή εξαγωγής είναι ιδιαίτερα περίπλοκη, συμβουλευτείτε το Νομικό τμήμα - Ομάδα συμμόρφωσης & απορρήτου σε παγκόσμιο επίπεδο. ΕΞΩΤΕΡΙΚΕΣ ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΕΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ Το να κάνουμε τη δουλειά μας καλά και το να είμαστε υπεύθυνοι για τις δεσμεύσεις μας στον εργασιακό χώρο αποτελεί για εμάς πηγή υπερηφάνειας. Το να έχουμε περισσότερους από έναν εργοδότες θα μπορούσε να επηρεάσει τη δυνατότητά μας για λήψη αντικειμενικών αποφάσεων ή την παραγωγικότητά μας. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν η δεύτερη απασχόληση είναι σε κάποιον προμηθευτή ή ανταγωνιστή της Iron Mountain. Οι εξωτερικές επαγγελματικές υποχρεώσεις δεν αφορούν απλώς τη «δεύτερη δουλειά» με την παραδοσιακή έννοια, αλλά περιλαμβάνουν, επίσης, επαγγελματικές ή συμβουλευτικές υπηρεσίες που μπορούν να παρέχονται κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας μας στην Iron Mountain. Τέτοια παραδείγματα μπορεί να είναι η σύνταξη κώδικα για ένα προσωπικό σας έργο ανάπτυξης λογισμικού ή η προετοιμασία φορολογικών ή νομικών εγγράφων για φιλικό πρόσωπο ενώ είστε στην εργασία σας. Να θυμάστε ότι είναι αντίθετο προς τις πολιτικές μας να χρησιμοποιούνται πόροι της εταιρείας (συμπεριλαμβανομένου του χρόνου μας κατά τις εργάσιμες ώρες) για υποθέσεις που δεν αφορούν την Iron Mountain. Αν αναζητάτε δεύτερη δουλειά εκτός της Iron Mountain, παρακαλούμε συζητήστε το με τον προϊστάμενό σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα υπάρχει σύγκρουση συμφερόντων ή επίπτωση για τις επαγγελματικές σας υποχρεώσεις στην Iron Mountain. ΑΚΡΙΒΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ/ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΕΚΘΕΣΕΙΣ Ως εισηγμένη εταιρεία, υποχρεούμαστε στη δημοσίευση ορισμένων οικονομικών μας στοιχείων για το ευρύ κοινό. Η ακριβής τήρηση οικονομικών στοιχείων και η παροχή διαφανών οικονομικών εκθέσεων είναι οι καλύτεροι δυνατοί τρόποι υλοποίησης της υπευθυνότητάς μας προς τους μετόχους και βελτίωσης της αξιοπιστίας μας στην αγορά. Είναι δέσμευση της Iron Mountain να παρέχει στους μετόχους και τις ελεγκτικές αρχές πλήρεις, σωστές, ακριβείς, έγκαιρες και κατανοητές οικονομικές εκθέσεις. Αυτό επιτυγχάνεται: Τηρώντας βιβλία και στοιχεία στα οποία καταγράφονται με ακρίβεια και πληρότητα οι συναλλαγές Συμμορφούμενοι με όλους τους σχετικούς νόμους, κανόνες και κανονισμούς περί λογιστικής και τήρησης βιβλίων Αναφέροντας περιπτώσεις που κινούν υποψίες για απάτη ή άλλες οικονομικές παρανομίες στο τμήμα Εσωτερικού ελέγχου, την Επιτροπή ελέγχου του Διοικητικού Συμβουλίου ή μέσω της γραμμής υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση ΑΝΘΡΩΠΙΝΑ ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ Υλοποιούμε το σεβασμό των ανθρωπίνων δικαιωμάτων όπου κι αν δραστηριοποιούμαστε και συμπεριφερόμαστε σε υπαλλήλους και συνεργάτες με σεβασμό και αξιοπρέπεια. Παρέχουμε σωστές συνθήκες εργασίας, μισθούς και ωράρια σε όλα τα μέλη του ανθρώπινου δυναμικού μας και δεν χρησιμοποιούμε παιδική εργασία ή εργασία κρατουμένων σε σωφρονιστικά ιδρύματα. Πιστεύουμε ακράδαντα ότι οι συνεργάτες μας (προμηθευτές, ανάδοχοι, σύμβουλοι, αντιπρόσωποι, συνεταίροι, κοινοπραξίες κ.λπ.) θα πρέπει να υποστηρίζουν και να ενθαρρύνουν αυτές τις αρχές όπου κι αν δραστηριοποιούνται. ΠΙΘΑΝΕΣ KΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΕΡΩΤΗΣΗ: Άκουσα ότι ένας οδηγός χρησιμοποιεί την ειδική κάρτα της Iron Mountain για τον ανεφοδιασμό του προσωπικού του αυτοκινήτου. Επειδή δεν θέλω να μπλέξω κάποιον αν δεν είμαι 100% σίγουρος/η, που μπορώ να απευθυνθώ ανώνυμα για μια τέτοια περίπτωση; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τη γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση και να κάνετε μια ανώνυμη αναφορά. Η γραμμή υποστήριξης αναφορικά με τη συμμόρφωση είναι διαθέσιμη μέσω τηλεφώνου ή , στη γλώσσα σας και τη διαχείρισή της έχει αναλάβει κάποιος τρίτος φορέας, ώστε να διασφαλίζεται η ανωνυμία. (Πρέπει να σημειωθεί ότι η ανώνυμη υποβολή αναφορών είναι παράνομη σε κάποιες χώρες, αλλά η Iron Mountain θα διατηρήσει μυστική την ταυτότητά σας και απαγορεύει αυστηρά τα αντίποινα προς αυτούς που αναφέρουν παραβάσεις καλόπιστα). ΕΡΩΤΗΣΗ: Ένας υπάλληλος σε μία από τις εγκαταστάσεις στις οποίες φυλάσσονται ευαίσθητα κρατικά έγγραφα δεν προσήλθε στην εργασία του σήμερα. Μπορώ να τον αντικαταστήσω με έναν προσωρινό; ΑΠΑΝΤΗΣΗ: Ίσως. Σε ορισμένες εγκαταστάσεις, οι κρατικοί κανονισμοί και οι όροι των συμβάσεων απαιτούν η πρόσβαση να επιτρέπεται μόνο σε υπαλλήλους που έχουν περάσει από διεξοδικούς ελέγχους ασφαλείας και έχει εξεταστεί το παρελθόν τους. Είναι εφικτό να βρείτε κάποιον να αντικαταστήσει τον απόντα, αλλά θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το συγκεκριμένο άτομο πληροί όλες τις σχετικές νομικές και συμβατικές απαιτήσεις. 26 ΚΩΔΙΚΑΣ ΔΕΟΝΤΟΛΟΓΙΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΗΣ ΣΥΜΠΕΡΙΦΟΡΑΣ ΤΗΣ IRON MOUNTAIN 27