MỤC LỤC. Giáo trình tin học văn phòng 1 Khoa Công nghệ Thông tin

Transcript

1 MỤC LỤC PHẦN 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC... 9 CHƯƠNG CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TIN HỌC ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA TIN HỌC THÔNG TIN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN Thông tin Vai trò của thông tin Dữ liệu Xử lý thông tin Đơn vị thông tin HỆ ĐẾM VÀ BIỂU DIỄN THÔNG TIN TRONG MÁY TÍNH Hệ đếm La Mã Hệ đếm thập phân Biểu diễn thông tin trong máy tính NGUYÊN LÝ CỦA HỆ XỬ LÝ THÔNG TIN TỰ ĐỘNG Nguyên lý làm việc của máy tính Lịch sử phát triển của máy tính CẤU TRÚC MÁY TÍNH Bo mạch chủ Bộ xử lý trung tâm (CPU) Bộ nhớ Bộ nguồn MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA TIN HỌC Phầm mềm toán học Phần mềm văn phòng Phần mềm kế toán Phần mềm thiết kế CHƯƠNG HỆ ĐIỀU HÀNH HỆ ĐIỀU HÀNH MS-DOS Một số khái niệm Một số qui ước Một số lệnh làm việc với thư mục Một số lệnh làm việc với tệp tin HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS Một số đặc điểm Các thao tác trong Windows Explorer Giáo trình tin học văn phòng 1 Khoa Công nghệ Thông tin

2 2.3. Hướng dẫn sử dụng CONTROL PANEL CHƯƠNG INTERNET NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ INTERNET Mạng máy tính và internet Lịch sử phát triển của internet Một số dịch vụ thông tin trên internet ĐỊA CHỈ GIAO THỨC INTERNET, TÊN MIỀN, ĐỊA CHỈ THƯ ĐIỆN TỬ ĐĂNG NHẬP INTERNET Khởi động và thoát Internet Explorer Sử dụng ô đăng nhập địa chỉ Web site Sử dụng các nút chức năng trong trình duyệt Mở các liên kết Duyệt Web trực tuyến ngoại tuyến Điền các biểu mẫu trực tuyến TÌM KIẾM THÔNG TIN TRÊN INTERNET Tìm kiếm các thông tin trên Internet Tìm kiếm các thông tin trên GOOGLE THƯ ĐIỆN TỬ Các mô hình thư điện tử Địa chỉ thư điện tử HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỘP THƯ YAHOO Đăng ký hộp thư miễn phí trên YAHOO Sửa lỗi khi đăng ký Làm quen cửa sổ chương trình thư Mở hộp thư Soạn thư Xoá bớt thư Ghi địa chỉ vào sổ Sử dụng sổ địa chỉ Sử dụng chức năng đính kèm tệp Mở tệp đính kèm theo thư Đóng hộp thư 57 PHẦN 2. MICROSOFT WORD CHƯƠNG CÁC KHÁI NIỆM TỔNG QUAN VỀ WORD LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD Microsoft Word là gì? Giáo trình tin học văn phòng 2 Khoa Công nghệ Thông tin

3 1.2. Khởi động Word Đóng chương trình Word VẤN ĐỀ TIẾNG VIỆT Bộ phông chữ tiếng Việt Bộ gõ tiếng việt VIETKEY CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Tạo văn bản mới - New Lưu văn bản vào đĩa cứng - Save Tạo bản sao của văn bản - Save As Đóng văn bản đang mở - Close Mở một văn bản đã có - Open NHẬP NỘI DUNG VĂN BẢN Một số quy tắc nhập văn bản Các phím và tổ hợp phím thông dụng Chế độ ghi chèn - Insert và chế độ ghi đè - Overwrite LÀM VIỆC VỚI KHỐI VĂN BẢN Lựa chọn văn bản Copy, cắt, dán, xoá khối văn bản Chức năng Undo/Redo CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG VĂN BẢN HIỂN THỊ KHUNG NHÌN VĂN BẢN THEO TỶ LỆ PHẦN TRĂM ĐẶT LỀ VÀ KHỔ GIẤY CHO VĂN BẢN THIẾT LẬP ĐƠN VỊ ĐO CHO VĂN BẢN CÁC CHẾ ĐỘ KIỂM TRA CHÍNH TẢ 72 CHƯƠNG ĐỊNH DẠNG VÀ TRANG TRÍ VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ, CỠ CHỮ Làm việc với hộp hội thoại Font Làm việc với các biểu tượng trên thanh công cụ và phím tắt Bài tập ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN Làm việc với hộp hội thoại Paragraph Làm việc với các biểu tượng trên thanh công cụ và phím tắt Bài tập DANH SÁCH LIỆT KÊ Danh sách liệt kê gạch đầu dòng - Bulleted Danh sách liệt kê số thứ tự Bài tập Giáo trình tin học văn phòng 3 Khoa Công nghệ Thông tin

4 4. TẠO KHUNG VIỀN VÀ MẦU NỀN CHO ĐOẠN VĂN BẢN Tạo khung viền cho văn bản - Border Tạo khung viền cho toàn bộ trang văn bản - Page Border Tạo mầu nền cho đoạn văn bản Shading Bài tập ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN THÀNH CÁC CỘT BÁO - COLUMNS Làm việc với hộp hội thoại Columns Làm việc với biểu tượng Columns Bỏ chế độ chia cột Bài tập PHƯƠNG PHÁP ĐẶT TAB CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN Làm việc với hộp hội thoại Tabs Làm việc với thanh thước ngang Ruler Bài tập TẠO CHỮ IN HOA ĐẦU DÒNG DROP CAP Bài tập TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ TRONG VĂN BẢN Tìm kiếm trong văn bản - Find Thay thế trong văn bản - Replace Di chuyển nhanh trong văn bản - Go to Bài tập PHƯƠNG PHÁP GÕ TỐC KÝ Sử dụng gõ tốc ký bằng phím cách Space Trường hợp gõ i thành I Sử dụng gõ tốc ký bằng phím F Bài tập CHƯƠNG CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT CHÈN HÌNH ẢNH Chèn hình ảnh có trong thư viện Clip Art Gallery Chèn hình ảnh khác có trong máy tính Thay đổi kích thước hình ảnh Tổ chức, xếp đặt hình ảnh Sao chép, cắt, dán, xoá hình ảnh Bài tập Bài tập CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT Bài tập CHÈN KHUNG TEXTBOX Giáo trình tin học văn phòng 4 Khoa Công nghệ Thông tin

5 4.1. Chèn Textbox Định dạng hộp Text Box Bài tập CHÈN CÔNG THỨC TOÁN HỌC Bài tập CHÈN CÁC HÌNH KHỐI HÌNH HỌC Thanh công cụ Drawing Công cụ AutoShapes Các thao tác làm việc với khối hình học Bài tập Bài tập CHƯƠNG BẢNG BIỂU VÀ BIỂU ĐỒ BẢNG BIỂU Tạo bảng biểu Nhập nội dung vào bảng Thay đổi kích thước của dòng - cột Lựa chọn dòng - cột - ô Chèn và xoá dòng - cột - ô Trộn và chia các ô - Merge and Split Căn chỉnh lề văn bản trong ô Thay đổi hướng văn bản trong ô Tạo đường viền và mầu nền cho bảng Tính toán số liệu trong bảng Sắp xếp dữ liệu trong bảng 128 Bài tập Bài tập BIỂU ĐỒ Vẽ biểu đồ Thay đổi kích thước của biểu đồ Thay đổi Font chữ Viết tiêu đề cho biểu đồ Thay đổi dạng biểu đồ Sửa đổi dữ liệu Vị trí hiển thị của biểu đồ với văn bản Xoá biểu đồ Bài tập CHƯƠNG Giáo trình tin học văn phòng 5 Khoa Công nghệ Thông tin

6 HOÀN THIỆN VÀ IN ẤN VĂN BẢN ĐÁNH SỐ TRANG TỰ ĐỘNG TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG TẠO MỤC LỤC Tạo Styles Sửa, xoá style đã tạo Sử dụng style Tạo mục lục Sửa mục lục XEM VĂN BẢN TRƯỚC KHI IN IN VĂN BẢN Hộp hội thoại Print Thuộc tính Properties Đảo ngược thứ tự in Bài tập Bài tập Bài tập PHẦN 3. MICROSOFT EXCEL CHƯƠNG CÁC KHÁI NIỆM TỔNG QUAN VỀ EXCEL LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL Microsoft Excel là gì? Khởi động Excel Đóng chương trình Excel CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN TỆP TIN BẢNG TÍNH Tạo bảng tính mới - New Lưu bảng tính vào đĩa cứng - Save Tạo bản sao của bảng tính- Save As Đóng bảng tính đang mở - Close Mở một bảng tính đã có - Open CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG BẢNG TÍNH Bảng tính - WorkBook Trang bảng tính - Sheet Ô - Cell Dòng - cột Khôi phục-undo/ Hủy khôi phục-redo trạng thái trước đó HIỂN THỊ BẢNG TÍNH TỶ LỆ PHẦN TRĂM CHƯƠNG ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU Giáo trình tin học văn phòng 6 Khoa Công nghệ Thông tin

7 1. CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN Định dạng Font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Định dạng màu nền Định dạng đường viền cho ô Căn vị trí chữ trong ô Hòa nhập các ô Merge Tự động cuộn dữ liệu Wrap Text Thay đổi hướng chữ trong ô Sao chép định dạng ô CÁC KIỂU DỮ LIỆU Kiểu chuỗi - Text Kiểu số - Numberic Kiểu ngày tháng - DateTime CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG KIỂU DỮ LIỆU Biểu diễn dữ liệu số thực Biểu diễn dữ liệu ngày tháng Biểu diễn dữ liệu tiền tệ CHƯƠNG CÔNG THỨC VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN CÔNG THỨC Khái niệm Nhập công thức Chỉnh sửa công thức Các phép toán và thứ tự ưu tiên của các phép toán Sao chép công thức Điền dữ liệu số tự động ĐỊA CHỈ Ô địa chỉ, vùng địa chỉ Các kiểu địa chỉ HÀM VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Định nghĩa Dạng thức tổng quát của hàm Cách nhập hàm Các lỗi khi thực hiện hàm DANH SÁCH CÁC HÀM CƠ BẢN Các hàm toán học Các hàm ký tự Các hàm ngày tháng Giáo trình tin học văn phòng 7 Khoa Công nghệ Thông tin

8 4.4. Nhóm hàm tính tổng và trung bình cộng Nhóm hàm tìm giá trị nhỏ nhất, lớn nhất Nhóm hàm đếm dữ liệu Nhóm hàm Logic Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu Hàm xếp hạng RANK Bài tập Bài tập Bài tập CHƯƠNG KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU SẮP XẾP DỮ LIỆU- SORT VÙNG TIÊU CHUẨN Vùng tiêu chuẩn trực tiếp Vùng tiêu chuẩn gián tiếp Vùng tiêu chuẩn nhiều điều kiện CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU Hàm DSUM Hàm DAVERAGE Hàm DMAX Hàm DMIN Hàm DCOUNT Bài tập Bài tập LỌC DỮ LIỆU - FILTER Lọc tự động - Auto Filter Lọc nâng cao - Advanced Filter Bài tập Bài tập Bài tập Bài tập THỐNG KÊ DỮ LIỆU THEO NHÓM BIỂU ĐỒ Cách vẽ biểu đồ Hiệu chỉnh biểu đồ Bài tập Bài tập Bài tập Bài tập Bài tập CHƯƠNG Giáo trình tin học văn phòng 8 Khoa Công nghệ Thông tin

9 HOÀN THIỆN VÀ IN ẤN BẢNG TÍNH ĐẶT LỀ VÀ KHỔ GIẤY CHO BẢNG TÍNH ĐỊNH DẠNG TRANG IN BẬT TẮT CHẾ ĐỘ IN TIÊU ĐỀ DÒNG CỘT XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN IN ẤN PHẦN 1. ĐẠI CƯƠNG VỀ TIN HỌC Giáo trình tin học văn phòng 9 Khoa Công nghệ Thông tin

10 CHƯƠNG 1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TIN HỌC 1. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU CỦA TIN HỌC Tin học là ngành khoa học nghiên cứu về cấu trúc, tính chất và các quá trình xử lý thông tin một cách tự động dựa trên các phương tiện kỹ thuật. Tin học là một ngành khoa học trẻ, mới hình thành và phát triển trong mấy thập kỷ qua. Đặc biệt từ đầu những năm 80 của thế kỷ trước, cùng với sự phát triển của máy vi tính, mạng máy tính và gần đây là mạng Internet, tin học đã phát triển rất mạnh và trở nên không thể thiếu trong hầu như mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Tin học được sinh ra trên miền giáp danh của nhiều lĩnh vực khoa học. Hai ngành khoa học trực tiếp làm nền móng cho tin học là toán học và vật lý. Đặc trưng quan trọng của tin học là sự truyền và xử lý thông tin một cách tự động. Việc xử lý thông tin trước đây chưa đặt ra vấn đề tự động hóa và con người luôn gắn liền với mọi thao tác trong quá trình xử lý thông tin. Để đạt được phương thức tự động hóa phải có các phương tiện kỹ thuật, mà quan trọng nhất là máy tính điện tử (MTĐT). Phương tiện kỹ thuật vừa là công cụ vừa là đối tượng nghiên cứu của tin học. Ngay từ khi ra đời, tin học đã phát triển theo hai bộ phận hợp thành chủ yếu là: bảo đảm toán học, thuật toán, chương trình (gọi là phần mềm) và các thiết bị tính toán, lưu trữ, truyền dẫn thông tin (gọi là phần cứng). Trong bản thân cả phần mềm và phần cứng lại có các lĩnh vực nghiên cứu chuyên sâu hơn về lý thuyết và ứng dụng. Mặc dù rất khó phân định chính xác các lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng của tin học, nhưng khi nói đến tin học, người ta thường đề cập đến: Kỹ thuật chế tạo máy tính Mạng máy tính Giáo trình tin học văn phòng 10 Khoa Công nghệ Thông tin

11 Kỹ thuật lập trình Đảm bảo toán học cho máy tính và các hệ thống tính toán Thuật toán và độ phức tạp của thuật toán Cơ sở dữ liệu Trí tuệ nhân tạo 2. THÔNG TIN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 2.1. Thông tin Thông tin là sự hiểu biết của con người về một sự kiện, một hiện tượng nào đó thu nhận được qua nghiên cứu, trao đổi, nhận xét, học tập, truyền thụ, cảm nhận Con người hiểu được thông tin qua lời nói, chữ viết và diễn tả thông tin thành ngôn ngữ để truyền đạt cho nhau. Thông tin được chuyển tải qua các môi trường vật lý khác nhau như ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ Thông tin được ghi trên các phương tiện hữu hình như văn bản trên giấy, băng ghi âm hay phim ảnh 2.2. Vai trò của thông tin Thông tin làm tăng thêm sự hiểu biết của con người, là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của quyết định. Thông tin góp phần làm ổn định trật tự xã hội Dữ liệu Dữ liệu là đối tượng xử lý của MTĐT, dữ liệu được đưa vào máy tính sau quá trình tính toán, xử lý MTĐT sẽ cho ra một kết quả nào đó tuỳ thuộc vào mục đích của người sử dụng. Ví dụ, dữ liệu của chúng ta là số báo danh, mã trường của một thí sinh; khi đưa vào máy tính để chạy chương trình tuyển sinh sẽ cho ta kết quả là điểm thi của thí sinh đó Xử lý thông tin Xử lý thông tin là tìm ra những dạng thể hiện mới của thông tin phù hợp với mục đích sử dụng. Việc xử lý thông tin bằng máy tính là xử lý dạng của thông tin, thể hiện dưới dạng tín hiệu điện mô phỏng việc xử lý ký hiệu để đạt tới việc thể hiện ngữ nghĩa Đơn vị thông tin Bit là đơn vị thông tin cơ sở, nó chứa một trong 2 chữ số 0 hoặc 1 của hệ nhị phân. Tổ hợp 8 bit được gọi là byte. Byte được gọi là đơn vị thông tin cơ bản, ngoài ra ta có các bội số của byte: 1Kb (Kilo byte) = 2 10 Byte = 1024 Byte. 1Mb (Mega byte) = 2 10 Kb = 1024 Kb. Giáo trình tin học văn phòng 11 Khoa Công nghệ Thông tin

12 1Gb (Giga byte) = 2 10 Mb = 1024 Mb. 1Tb (Tetra byte) = 2 10 Gb = 1024 Gb 3. HỆ ĐẾM VÀ BIỂU DIỄN THÔNG TIN TRONG MÁY TÍNH Hệ đếm được hiểu như tập các ký hiệu và tập các qui tắc xác định dùng để biểu diễn và tính giá trị các số. Trước hết hãy xét những hệ đếm quen thuộc, đại diện cho hai cách đếm là: hệ đếm La Mã (đếm không theo vị trí) và hệ đếm thập phân (đếm theo vị trí) Hệ đếm La Mã Mỗi ký hiệu biểu thị một giá trị (I=1, V=5, X=10, D=500, M=1000). Nó có các qui tắc như sau: n ký hiệu đứng cạnh nhau cho biết ký hiệu đó được lặp lại n lần, ví dụ: II=2, III=3, XXX=30 Hai ký hiệu trong đó ký hiệu lớn đứng trước biểu thị tổng của hai ký hiệu đó, ví dụ: VI=6, XI=11,... Như vậy trong hệ đếm La Mã, mỗi ký hiệu chỉ đại diện cho một giá trị, không phụ thuộc vào vị trí của nó trong biểu diễn Hệ đếm thập phân Sử dụng 10 ký hiệu gồm các chữ số: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để biểu diễn các số của hệ. Qui tắc tính giá trị các số trong hệ thập phân: giá trị của mỗi ký hiệu phụ thuộc vào bản thân ký hiệu đó và vị trí của nó trong biểu diễn. Ví dụ: trong số 555, chữ số 5 hàng đơn vị chỉ 5 đơn vị, chữ số 5 hàng chục chỉ 50 đơn vị (5*10 1 ), chữ số 5 hàng trăm chỉ 500 đơn vị (5*10 2 ). Số lượng các chữ số dùng trong hệ thập phân (10 chữ số) gọi là cơ số của hệ đếm. Số mũ của cơ số 10 xác định giá trị định lượng của mỗi đơn vị. Hệ đếm thập phân chỉ là một trường hợp riêng khi chọn cơ số là 10. Tổng quát, bất kỳ một số nguyên b > 1 nào cũng đều có thể chọn làm cơ số. Lúc đó các ký hiệu của hệ đếm là 0, 1, 2,..., b-1. Trong tin học, các hệ đếm thường được sử dụng là: hệ cơ số 2 (hệ nhị phân) chỉ dùng 2 ký hiệu 0, 1, hệ cơ số 8 dùng các ký hiệu 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, hệ cơ số 16 dùng các ký hiệu 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, A, B, C, D, E, F. Khi cần phân biệt số ở hệ đếm nào, ta có thể sử dụng cơ số làm chỉ số, ví dụ: 101 2, 5 8, MTĐT chỉ có thể tác động trực tiếp với các số nhị phân, trong khi đó con người lại thường làm việc trên hệ thập phân. Vì thế cần phải có thuật toán để chuyển đổi số từ hệ đếm này sang hệ đếm khác. Để chuyển đổi số từ hệ đếm cơ số b 1 sang hệ đếm cơ số b 2, người ta thường dùng hệ thập phân làm trung gian: chuyển số từ hệ đếm cơ số b 1 sang hệ thập phân, sau đó chuyển tiếp số từ hệ thập phân sang hệ đếm cơ số b Biến đổi số ở hệ đếm bất kỳ sang hệ thập phân Cho số N= (d n-1d n-2...d 1d 0d -1d -2...d -m) ở hệ đếm cơ số b. Để tìm biểu diễn của N trong hệ thập phân, ta tiến hành theo các bước: Viết N dưới dạng đa thức: N = d n-1 b n-1 + d n-2 b n d 1 b 1 + d 0 b 0 + d -1 b -1 + d -2 b d -mb -m Sau đó sử dụng phép toán của hệ thập phân để tính giá trị đa thức. Giáo trình tin học văn phòng 12 Khoa Công nghệ Thông tin

13 Ví dụ: 1110,1 2 = = 14,5 D3F,4 16 = D F = = 3391, Biến đổi số ở hệ thập phân sang hệ đếm cơ số bất kỳ Trước hết cần tách phần nguyên và phần thập phân (nếu có), rồi tiến hành biến đổi chúng riêng biệt sang hệ đếm cơ số b. Sau đó ghép nối các kết quả, ta thu được giá trị cần tìm. Để biến đổi phần nguyên N, ta chia nguyên nó cho b được thương số là N 1 và số dư d 1. Sau đó lại lấy N 1 chia nguyên cho b, được thương số là N 2 vào số dư là d 2,... Lặp lại quá trình đó đến khi thương số Nk=0, ta sẽ có kết quả cần tìm là (dk... d2d1). Ví dụ: =? 2. Ta thực hiện theo thuật toán như sau: Như vậy = Phép chia nguyên Thương số Số dư 52 : : : : : : Ví dụ: =? 16. Ta thực hiện theo thuật toán như sau: Như vậy = E48A 16 Phép chia nguyên Thương số Số dư : : : : Để biến đổi phần thập phân 0,M ta nhân nó với b, được phần nguyên của kết quả là d 1, phần thập phân còn lại sau khi lấy kết quả trừ đi d 1 là 0,M 1. Sau đó lấy 0,M 1 nhân với b, được phần nguyên của kết quả là d 2, phần thập phân còn lại sau khi lấy kết quả trừ đi d 2 là 0,M 2,... Tiếp tục lặp lại quá trình này, nó có kết thúc hoặc lặp vô hạn, khi đó tùy theo yêu cầu mà quyết định dừng khi nào. Ta sẽ có kết quả cần tìm là (0,d 1d 2d 3...) Ví dụ: 0, =? 2 Phép nhân Kết quả Phần nguyên 0,6875 * 2 1, ,375 * 2 0,75 0 0,75 * 2 1,5 1 0,5 * 2 1,0 1 Giáo trình tin học văn phòng 13 Khoa Công nghệ Thông tin

14 Như vậy: 0, = 0, Từ đây suy ra: 52, = , Ví dụ: 0, =? 16 Phép nhân Kết quả Phần nguyên 0,8435 * 16 13, ,496 * 16 7, ,936 * 16 14, ,5 * 16 15, Như vậy: 0, = 0,D7EF Từ đây suy ra: 58506, = E48A,D7EF Biểu diễn thông tin trong máy tính MTĐT xử lý cả dữ liệu số và phi số, nhưng cả hai loại dữ liệu này khi đưa vào máy đều là dãy các tín hiệu nhị phân, thường được thể hiện bằng các chữ số 0, 1 (gọi là các bit). Theo nghĩa đó MTĐT xử lý dữ liệu bằng số, và bit là đơn vị thông tin. Số được biểu diễn dưới dạng nhị phân chính là một dãy các bit liên tiếp. Các số, các ký hiệu, các lệnh máy được biểu diễn trong máy tính thông qua các dãy nhị phân với độ dài xác định, gọi là từ máy. Độ dài từ máy là đặc trưng của từng họ máy. Các độ dài từ máy thông dụng là 8, 16, 32,... bit. Độ dài từ máy là xác định, do vậy dải số có thể biểu diễn được bên trong máy tính là hữu hạn. 4. NGUYÊN LÝ CỦA HỆ XỬ LÝ THÔNG TIN TỰ ĐỘNG 4.1. Nguyên lý làm việc của máy tính Von Neumann là người đề xuất ra nguyên lý làm việc của máy tính số, và nguyên lý này vẫn được dùng làm cơ sở cho hầu hết các MTĐT hiện nay. Theo đó thì MTĐT làm việc theo chương trình có trong bộ nhớ của nó. Để đảm bảo nguyên tắc này, MTĐT cần phải gồm đủ 5 thành phần cơ bản: bộ nhớ để ghi thông tin, bộ số học logic để thực hiện các tính toán, bộ điều khiển, các thiết bị nhập và thiết bị xuất dữ liệu. Máy tính phải thi hành được các lệnh của người dùng đưa vào. Một chương trình thực chất là một chuỗi các lệnh, nhằm thực hiện những công việc nào đó. Một tập hợp các qui ước để viết nên các dòng lệnh đưa vào máy, cho máy nhận diện và thi hành gọi là ngôn ngữ. Ngôn ngữ được thực hiện trực tiếp dựa trên qui ước của các mạch điện tử trong máy gọi là ngôn ngữ máy. Mỗi loại máy có một ngôn ngữ riêng. Ngôn ngữ máy có ưu điểm là máy hiểu được ngay, nhưng nó quá khác biệt so với ngôn ngữ của con người, nên việc xây dựng, kiểm thử chương trình rất khó khăn. Từ đầu những năm 60 của thế kỷ trước đã bắt đầu xuất hiện những ngôn ngữ lập trình (NNLT) bậc cao. Gọi là ngôn ngữ bậc cao vì các ngôn ngữ này thường sử dụng những từ khóa dựa trên tiếng Anh, có cấu trúc gần gũi hơn với ngôn ngữ của con người. Các NNLT luôn không ngừng phát triển, các NNLT mới luôn xuất hiện, ngày càng hoàn thiện hơn để đáp ứng những nhu cầu ngày một cao về qui mô, chất lượng, độ tin cậy,... của phần mềm. Trên thực tế, sự phát triển của các ngôn ngữ lập trình gắn liền với sự phát triển của công nghệ phần mềm và của tin học. Một chương trình viết bằng một NNLT nào đó gọi là chương trình nguồn. Chúng ta cần phải có một chương trình dịch cho NNLT đó để dịch các chương trình nguồn bằng NNLT này ra ngôn ngữ máy, khi đó MTĐT mới có thể hiểu và thực hiện. Giáo trình tin học văn phòng 14 Khoa Công nghệ Thông tin

15 Để tự động hóa một số công việc của người vận hành máy, cũng như quản lý, khai thác các thiết bị phần cứng hiệu quả hơn, từ những năm 1960 người ta đã xây dựng các hệ điều hành cho máy tính. Ngày nay nói đến một hệ thống máy tính, ta phải hiểu đó là thiết bị phần cứng và hệ điều hành cài đặt trên nó. Các hệ điều hành ngày càng phát triển để đáp ứng nhu cầu không có giới hạn của người dùng và sự thay đổi, tiến bộ liên tục của phần cứng. Một số hệ điều hành tiêu biểu hiện nay là: MS-DOS, Windows, Linux, Lịch sử phát triển của máy tính Lịch sử kỹ thuật tính toán đã có từ lâu đời. Công cụ tính toán của con người bắt đầu từ những thứ rất thô sơ như ngón tay, hòn sỏi, rồi đến bàn tính gảy, máy tính cơ, máy tính cơ điện. Đến năm 1946, việc chế tạo thành công máy tính ENIAC tại Mỹ được coi như mốc đánh dấu sự ra đời của MTĐT đầu tiên trên thế giới. Từ khi có MTĐT, kỹ thuật tính toán đã chuyển sang một giai đoạn mới. Năm Trước CN Bàn tính gảy ở Trung Quốc Sự kiện 1642 Máy tính cơ, làm được phép cộng (Blaise Passcal) 1670 Máy tính cơ, làm được cộng,trừ,nhân,chia,căn bậc 2 (Leibnitz) 1842 Máy tính có thể lập trình để tính tự động (Charles Babbage) 1890 Herman Hollerith thiết kế hệ thống có thể lưu thông tin trên bìa đục lỗ, đọc ra bằng tế bào quang điện, thành lập công ty IBM 1946 Máy ENIAC (Eckert, Mauchly), gồm bóng chân không, giá $ 1958 Máy tính đầu tiên dùng bóng bán dẫn transitor (IBM 7090) 1964 Máy tính đầu tiên dùng mạch tích hợp IC (IBM 360) 1976 Hãng DEC giới thiệu máy vi tính VAX 11/ Hãng IBM đưa ra máy vi tính IBM PC Một số mốc trong lịch sử phát triển máy tính Máy tính điện tử ENIAC Máy vi tính Giáo trình tin học văn phòng 15 Khoa Công nghệ Thông tin

16 Máy tính xách tay (laptop) Sự phát triển của MTĐT từ năm 1946 đến nay đã trải qua nhiều thế hệ. Mỗi thế hệ là một bước phát triển lớn và được xác định căn cứ vào tiêu chuẩn kỹ thuật và mức độ phong phú của phần mềm. Thế hệ thứ nhất (khoảng ): Dùng bóng đèn điện tử, độ tin cậy thấp, tiêu hao nhiều năng lượng, tốc độ tính toán chỉ từ vài nghìn đến vài chục nghìn phép tính một giây. Phần mềm chưa phát triển, chủ yếu dùng ngôn ngữ máy để lập trình. Thế hệ MTĐT này thường chỉ dùng trong mục đích nghiên cứu khoa học. Thế hệ thứ hai (khoảng ): Dùng bóng bán dẫn thay đèn điện tử, tiêu thụ năng lượng ít hơn, bộ nhớ có dung lượng lớn hơn, tốc độ khoảng vài chục nghìn phép tính một giây. Đã bắt đầu xuất hiện một số NNLT bậc cao như ALGOL, FORTRAN, COBOL,... Về ứng dụng, bắt đầu dùng vào các mục đích tính toán trong quản lý kinh tế, thống kê Thế hệ thứ ba (khoảng ): Dùng mạch tích hợp thay cho bóng bán dẫn, tốc độ tính toán lên đến hàng triệu phép tính một giây. Các tiến bộ khác gồm: xuất hiện nhiều hệ điều hành tốt hơn, có khả năng sử dụng bộ nhớ ảo, đa chương trình, các thiết bị ngoại vi phát triển rất mạnh mẽ. Phần mềm phát triển đa dạng, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Thế hệ thứ tư (khoảng từ sau 1980): Dùng mạch tích hợp cỡ lớn VLSI, sự phát triển của mạng máy tính, các kiến trúc song song, tốc độ tính toán lên đến nhiều triệu, thậm chí hàng tỷ phép tính một giây. Về ứng dụng, đã được sử dụng trong tất cả mọi lĩnh vực. Dựa trên kích thước, kiến trúc vật lý, tính năng, tốc độ và quy mô xử lý, người ta phân chia MTĐT thành các loại: Máy tính lớn (mainfraim), máy tính mini (mini computer) và máy vi tính (micro computer). Các máy tính lớn có giá thành rất đắt, thường được sử dụng vào các lĩnh vực quan trọng, đòi hỏi nhiều tính toán phức tạp. Thuộc loại này có thể kể đến các máy Cray, IBM 3090/300, Gen/Blue,... Các máy tính mini có giá thành vừa phải, thích hợp cho các mục đích chuyên dùng. Một số máy loại này là PDP, HP-300, IBM 360, Sun 4,... Các máy vi tính xuất hiện từ cuối những năm 70 của thế kỷ 20. Các máy vi tính có kích thước nhỏ, giá thành rẻ hơn các loại máy trên, nên đã dần được sử dụng rộng rãi kể cả trong những công ty nhỏ, trường học, hộ gia đình hay cá nhân. Chính vì thế phiên bản máy vi tính đầu tiên của hãng IBM được gọi là máy tính cá nhân (Personal Computer, viết tắt là PC). Máy vi tính của IBM chiếm thị phần lớn nhất vào đầu những năm 1980, nên dần dần người ta gần như đồng nghĩa từ PC với từ máy vi tính. Cần lưu ý rằng cách phân loại trên chỉ là tương đối, cần quan tâm đến cả yếu tố thời gian. Nhiều máy vi tính ngày nay có tính năng sử dụng vượt xa các máy tính lớn vào những năm CẤU TRÚC MÁY TÍNH Giáo trình tin học văn phòng 16 Khoa Công nghệ Thông tin

17 Về cấu trúc logic, một MTĐT gồm các bộ phận chính là: bộ nhớ, bộ số học -logic, bộ điều khiển, các thiết bị nhập/ xuất dữ liệu, và các đường truyền dẫn. Về tổ chức vật lý, các bộ phận này đóng gói thành các thiết bị sau: Bo mạch chủ (Mainboard hoặc Motherboard) Bộ xử lý trung tâm (Center Processing Unit, viết tắt là CPU) Bộ nhớ: gồm bộ nhớ trong (ROM, RAM) và bộ nhớ ngoài hay còn gọi là các thiết bị lưu trữ (đĩa từ, đĩa CD,...) Đường truyền (Bus) và các cổng giao tiếp Bộ nguồn Các thiết bị ngoại vi: gồm các thiết bị nhập dữ liệu (bàn phím, chuột,...), các thiết bị xuất dữ liệu (màn hình, máy in, máy vẽ,...),... Thùng máy (case): Hầu hết các thiết bị của MTĐT kể ở trên đều được đặt bên trong thùng máy, trừ một số thiết bị ngoại vi. Về hình thức, thường có 2 kiểu thùng máy: đặt đứng và đặt nằm ngang. Chú ý rằng nhiều người quen gọi cả thùng máy là CPU, gọi như vậy là sai vì CPU chỉ là bộ xử lý trung tâm gắn trên bo mạch chủ, đặt bên trong thùng máy Bo mạch chủ Là thành phần rất quan trọng trong MTĐT, kết nối các bộ phận của máy tính với nhau. Tất cả các thành phần của MTĐT đều được cắm trực tiếp, hoặc gián tiếp (thông qua cáp) vào bo mạch chủ. Bên trong máy vi tính Bo mạch chủ gồm các thành phần chính: ổ cắm bộ xử lý trung tâm (để cắm CPU), rãnh cắm bộ nhớ trong (để cắm các thanh RAM), BIOS, các rãnh cắm cho các thiết bị ngoại vi (để cắm cạc màn hình, cạc mạng,...), các cổng giao tiếp với các thiết bị ngoại vi, Bộ xử lý trung tâm (CPU) Là bộ não của MTĐT, và có thể nói sức mạnh của máy tính phụ thuộc chủ yếu vào khả năng tính toán của CPU. Bộ xử lý trung tâm bao gồm bộ số học logic, bộ điều khiển và các thanh ghi. Bộ số học logic có chức năng thực hiện các phép tính số học cơ bản và các phép tính logic. Bộ điều khiển có chức năng tìm nạp lệnh từ Giáo trình tin học văn phòng 17 Khoa Công nghệ Thông tin

18 bộ nhớ, điều khiển các bước thực hiện của chương trình. Còn các thanh ghi thực chất là bộ nhớ tốc độ cao, mỗi thanh ghi có chức năng riêng. CPU có một bộ phận tạo ra xung nhịp để điều khiển hoạt động của nó và đồng bộ sự hoạt động của các bộ phận khác trong toàn hệ thống máy tính. Tốc độ CPU chính là thể hiện nhịp đồng hồ này, đo bằng megaherz (MHz). Tốc độ càng cao tức là máy tính hoạt động càng nhanh. Hầu hết các CPU sử dụng hiện nay được sản xuất bởi các hãng của Mỹ là Intel, AMD, Motorola Bộ nhớ Bộ xử lý trung tâm (CPU) Bộ nhớ dùng để lưu trữ thông tin. Đơn vị để đo lượng thông tin là byte (viết tắt là B). Một byte thực chất là một dãy các bit liên tiếp (8 bit). Để lưu trữ một ký tự trong bộ nhớ, ta cần 1 byte. Trong thực tế, thường sử dụng một số đơn vị là bội số của byte là: kylobyte (viết tắt là KB, 1 KB = 2 10 B), megabyte (viết tắt là MB, 1 MB = 2 10 KB), gigabyte (viết tắt là GB, 1 GB = 2 10 MB), tetrabyte (viết tắt là TB, 1 TB = 2 10 GB). Bộ nhớ trong gồm bộ nhớ chỉ đọc (Read Only Memory, viết tắt là ROM) và bộ nhớ truy nhập ngẫu nhiên (Random Access Memory, viết tắt là RAM). ROM chứa những số liệu và chương trình rất cơ bản để máy tính có thể khởi động và làm việc. ROM được các hãng sản xuất máy tính ghi sẵn, nó không bị mất đi khi tắt máy nhưng ta không thể thay đổi dữ liệu trong ROM. Trên thực tế, khi nói đến bộ nhớ của máy tính người ta thường ngầm hiểu là RAM. RAM dùng để lưu trữ chương trình tạm thời trong khi máy đang làm việc. Chúng ta có thể đọc, ghi, sửa xóa dữ liệu trong RAM, nhưng do đọc ghi bằng điện nên khi tắt máy hoặc mất điện thì mọi thông tin lưu trong đó sẽ bị mất hết. Bộ nhớ RAM thường được tổ chức thành từng băng (gòn gọi là thanh RAM), có dung lượng 16 MB, 32 MB, 64 MB,... Các thanh RAM được cắm trên bo mạch chủ. Trên bo mạch chủ có thể cắm được nhiều thanh RAM. Bộ nhớ RAM có tốc độ truy cập cao, nhưng không lưu được dữ liệu sau khi tắt máy, vì thế những dữ liệu muốn lưu trữ lâu dài cần phải ghi vào các thiết bị lưu trữ. Các thiết bị lưu trữ hiện nay rất đa dạng, gồm: băng từ, các loại đĩa từ (đĩa mềm, đĩa cứng), các loại đĩa quang (đĩa CD, đĩa DVD), đĩa USB (USB Flash Disk), Bộ nguồn Bộ nguồn chuyển đổi điện lưới xoay chiều thành dòng điện một chiều điện áp thấp (thường khoảng 3v đến 12v) để cung cấp cho mọi bộ phận trong máy tính. Giáo trình tin học văn phòng 18 Khoa Công nghệ Thông tin

19 6. MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA TIN HỌC Tin học ngày nay đã trở thành động lực sản xuất của xã hội. MTĐT khác các máy móc khác ở chỗ nó gia công thông tin chứ không gia công nguyên vật liệu. Sản phẩm của MTĐT là những thông tin hướng dẫn các hoạt động thực tiễn. Ban đầu tin học chủ yếu phục vụ các vấn đề khoa học kỹ thuật, người sử dụng khi đó cũng chủ yếu là những nhà chuyên môn trong các lĩnh vực đó. Sự phát triển nhanh chóng của MTĐT và mạng Internet cho phép tin học xâm nhập vào mọi lĩnh vực. Do sự phát triển nhanh, mạnh và rộng khắp của tin học nên sẽ rất khó để nói hết được những ứng dụng của nó, dưới đây chỉ tóm lược một số phần mềm ứng dụng cơ bản, phổ biến hiện nay Phầm mềm toán học Mathematica: là phần mềm cho phép tính toán từ đơn giản như các tính toán số học đến phức tạp hơn, như: các bài toán về đa thức, đại số tuyến tính, tìm giới hạn, tìm đạo hàm, tính tích phân, giải phương trình vi phân, khai triển Taylor,... Ngoài ta phần mềm này còn cho phép vẽ biểu đồ và đồ thị. Matlab: phần mềm này có thể thực hiện được các tính toán tương tự như Mathematica. Ngoài ra Matlab còn dùng kỹ thuật đồ họa 3 chiều để thiết kế các mô hình trong khoa học kỹ thuật hoặc làm các đoạn phim hoạt hình đơn giản Phần mềm văn phòng Bộ phần mềm văn phòng nổi tiếng nhất, có mặt ở hầu hết các máy tính hiện nay là Microsoft Office. Trong bộ phần mềm này có những chương trình: Word: để soạn thảo, lưu trữ, sửa chữa, in ấn các văn bản. Excel: để tạo lập, lưu trữ, sửa chữa, in ấn các bảng tính, ví dụ: bảng lương, bảng thống kê bán hàng,... PowerPoint: để tạo lập các bản báo cáo (slide) và trình bày báo cáo. Access: là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. FrontPage: để xây dựng các trang Web. Outlook: để trao đổi, quản lý thư điện tử, lập lịch làm việc, Phần mềm kế toán 6.4. Phần mềm thiết kế AutoCAD: để tạo lập và quản lý các bản vẽ kỹ thuật. Sap: để tính toán kế cấu và ổn định lực học. 3D Max: là một công cụ mạnh, có sự hỗ trợ của multimedia để phục vụ cho công tác thiết kế. Giáo trình tin học văn phòng 19 Khoa Công nghệ Thông tin

20 CHƯƠNG 2. HỆ ĐIỀU HÀNH Hệ điều hành (HĐH) là tập hợp các chương trình đặc biệt dùng để tổ chức, phối hợp hoạt động của các thiết bị phần cứng, tạo ra môi trường làm việc cho các chương trình ứng dụng và giao diện với người dùng. HĐH là một phần mềm không thể thiếu trên bất kỳ máy tính nào. HĐH tự động được tải vào bộ nhớ sau khi khởi động máy tính. Hiện nay có rất nhiều HĐH cho các hệ máy khác nhau. Số lượng các HĐH cho máy vi tính cũng không ít, nhưng trên thế giới cũng như ở Việt Nam từ trước tới nay sử dụng phổ biến các HĐH của hãng Microsoft là MS-DOS và Windows. 1. HỆ ĐIỀU HÀNH MS-DOS Một trong những HĐH đầu tiên cho các máy vi tính là MS-DOS (Microsoft Disk Operating System), thường gọi tắt là DOS. MS-DOS đã phát triển qua nhiều phiên bản từ 1.0 đến 6.0 rồi dần được thay thế bởi HĐH Windows. Tuy nhiên, nhiều tư tưởng và qui định của DOS vẫn được áp dụng trong Windows. Ngoài ra, có nhiều phần mềm được viết từ khi HĐH Windows chưa phổ biến, chúng chỉ chạy được trên nền DOS, nên ngay cả trong Windows vẫn cho phép chúng ta tạo ra môi trường DOS ảo, giống như khi dùng MS-DOS để chạy được các phần mềm cũ Một số khái niệm Tệp tin (file): là tập hợp các thông tin được tổ chức lưu trữ thành một đơn vị độc lập. Có hai loại tệp tin là: tệp tin dữ liệu và tệp tin chương trình. Mỗi tệp tin có một tên, gồm 2 phần, được phân cách bằng dấu chấm (.) là: phần tên và phần mở rộng. Đặt tên tệp tin trên DOS phải tuân theo một số qui tắc: phần tên không quá 8 ký tự, phần mở rộng không quá 3 ký tự và không chứa dấu cách. Thư mục: Để tạo sự dễ dàng và thuận lợi trong việc quản lý và truy xuất đến các tệp tin, DOS cho phép tổ chức các tệp tin thành từng nhóm, gọi là thư mục. Có thể ví thư mục như những tủ hồ sơ để chứa hồ sơ là các tệp tin. Trong thư mục có thể tạo những thư mục con của nó. Thư mục mà bên trong không có thư mục con cũng không có tệp tin nào thì gọi là thư mục rỗng. Thư mục hiện hành là thư mục mà ta đang làm việc, nó được thể hiện trên dấu nhắc của DOS. Tên thư mục cũng không được đặt quá 8 ký tự. Dựa trên khái niệm thư mục, DOS tổ chức dữ liệu trên đĩa một cách logic dưới dạng hình cây, với gốc là ổ đĩa, rồi phân chia tiếp ra các thư mục, từ các thư mục có thể đến các thư mục con của nó,... và cuối cùng lá là các tệp tin. Cách tổ chức dữ liệu trên đĩa của HĐH Windows cũng tương tự như vậy, chỉ có điều trên Windows có thể đặt tên tệp tin và tên thư mục với độ dài lớn hơn, có thể bao gồm cả dấu cách. Đường dẫn: Để truy cập đến một thư mục hay một tệp tin ta phải chỉ ra nó nằm ở đâu tính từ thư mục hiện hành. Các thông tin này được trình bày bằng cách liệt kê tên các thư mục và tệp tin, giữa hai thư mục hoặc tệp tin sử dụng dấu sổ chéo (\). Dãy thư mục và tệp tin đó gọi là đường dẫn. Nếu phải xác định thư mục hoặc tệp tin ở ổ đĩa khác với ổ đĩa hiện hành thì cần chỉ ra tên ổ đĩa, kèm theo dấu hai chấm (:). Tên ổ đĩa thường ký hiệu A cho ổ đĩa mềm, C, D cho ổ đĩa cứng,... Ví dụ một đường dẫn: C:\GIAOTRINH\THDC\CHUONG1.DOC Các ký tự đại diện: thường được sử dụng khi phải làm việc với nhiều tệp tin có chung một tính chất nào đó. Có hai loại ký tự đại diện là:? đại diện cho 1 ký tự tại vị trí nó đứng và * đại diện cho nhiều ký tự kể từ vị trí nó đứng Một số qui ước Giáo trình tin học văn phòng 20 Khoa Công nghệ Thông tin

21 Một lệnh của DOS được viết bắt đầu từ dấu nhắc của DOS trên màn hình. Giữa phần lệnh và phần thông tin phía sau phải có ít nhất một dấu cách. Trong lệnh của DOS không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Sau khi viết xong lệnh, gõ phím Enter để thực hiện lệnh đó. Trong cách viết lệnh sau đây, phần đặt giữa dấu < và dấu > là bắt buộc phải có, nếu không lệnh sẽ sai cú pháp, còn phần đặt giữa dấu [ và ] là phần lựa chọn, tùy theo yêu cầu mà có cần sử dụng hay không Một số lệnh làm việc với thư mục Tạo thư mục mới MD [đường dẫn] <tên thư mục> <ENTER> Trong đó: [đường dẫn] là tên ổ đĩa, tên các thư mục để xác định thư mục cần làm việc, tức là thư mục mà ta sẽ tạo thư mục mới trong nó, <tên thư mục> là tên thư mục mới cần tạo, <ENTER> là gõ phím Enter trên bàn phím. Ví dụ trên ổ đĩa C hiện hành có thư mục GIAOTRINH, cần tạo một thư mục mới có tên VANPHONG: MD GIAOTRINH\VANPHONG <ENTER> Xóa một thư mục rỗng RD [đường dẫn] <tên thư mục> <ENTER> Chuyển đến một thư mục CD [đường dẫn] <tên thư mục> <ENTER> Thư mục sau khi được chuyển đến sẽ trở thành thư mục hiện hành. Chuyển đến thư mục cha: CD.. <ENTER> Chuyển đến thư mục gốc: CD\ <ENTER> Xem nội dung thư mục DIR [đường dẫn] [tên thư mục] [/p] <ENTER> Nếu chỉ dùng DIR thì ta sẽ xem được nội dung của thư mục hiện hành: nó có những thư mục con nào, tệp tin nào, kích thước từng tệp tin là bao nhiêu byte. Tham số /p để xem từng trang màn hình, dùng khi số lượng tệp tin của thư mục cần xem lớn Một số lệnh làm việc với tệp tin Xóa tệp tin DEL [đường dẫn] <tên tệp tin> <ENTER> Giáo trình tin học văn phòng 21 Khoa Công nghệ Thông tin

22 Để xác định tên tệp tin cần chỉ rõ tên và phần mở rộng. Có thể sử dụng các ký tự đại diện để xóa cùng lúc nhiều tệp tin có chung những tính chất nào đó. Ví dụ: xóa tất cả các tệp tin có phần mở rộng là TMP trong thư mục THDC DEL GIAOTRINH\THDC\*.TMP <ENTER> Đổi tên tệp tin REN [đường dẫn] <tên tệp tin> <tên mới> <ENTER> Sao chép tệp tin COPY <Nguồn> <Đích> <ENTER> Trong đó phần <Nguồn> cần chỉ ra các tệp tin cần sao chép và phần <Đích> chỉ ra ổ đĩa hoặc thư mục sẽ sao chép các tệp tin trên vào. 2. HỆ ĐIỀU HÀNH WINDOWS 2.1. Một số đặc điểm HĐH Windows là bước phát triển tiếp theo của MS-DOS. Khác biệt dễ nhận thấy nhất của Windows so với DOS là nó có giao diện đồ họa, với các thực đơn (menu), cửa sổ và biểu tượng. Các thao tác trên Windows rất trực quan và dễ dàng, người sử dụng không cần phải nhớ và gõ những dòng lệnh như trên DOS. Windows đã có một quá trình phát triển khá dài, từ giữa những năm 80 của thế kỷ 20, dần dần thay thế DOS và trở thành HĐH được sử dụng nhiều nhất trên thế giới. Những phiên bản được sử dụng rộng rãi đầu tiên là Windows 3.0 và Windows 3.1. Các phiên bản được sử dụng phổ biến hiện nay là Windows 98, Windows 2000, Windows XP. Nếu máy tính đã cài đặt HĐH Windows, sau khi khởi động máy, Windows sẽ tự động nạp và chạy. Sau khi đăng nhập, sẽ xuất hiện màn hình nền (desktop) của Windows (các ví dụ ở đây là trên phiên bản Windows XP). Mỗi biểu tượng trên màn hình thường đại diện cho một chương trình. Muốn thực hiện chương trình nào ta nháy đúp chuột vào biểu tượng đó. Chúng ta cũng có thể tạo các biểu tượng (shortcut) trên màn hình cho bất kỳ tệp tin hay thư mục nào cần thường xuyên dùng tới. Thanh tác vụ (taskbar) phía dưới màn hình cho biết các ứng dụng nào đang thực hiện. Nút Start chứa đựng nhiều chức năng quan trọng của Windows. Trong Start, chọn All Programs ta sẽ có danh sách các chương trình đã cài đặt trên máy, muốn chạy chương trình nào chỉ cần bấm chuột vào biểu tượng tương ứng. Để tắt máy chọn Turn Off Computer --> Turn Off, để khởi động lại máy chọn Turn Off Computer -- > Restart. Giáo trình tin học văn phòng 22 Khoa Công nghệ Thông tin

23 Màn hình desktop của Windows XP Giáo trình tin học văn phòng 23 Khoa Công nghệ Thông tin

24 Sau khi bấm chọn nút Start Sau khi chọn All Programs Sau khi chọn Log Off Sau khi chọn Turn Off Computer Con chuột là thiết bị giao tiếp chủ yếu dùng trong giao diện đồ họa. Con chuột thường có hai phím: phím trái và phím phải. Một số thao tác cơ bản với chuột là: Bấm chuột (hoặc còn gọi là nháy chuột, kích đơn,... ) là thao tác ấn vào nút trái chuột, dùng để chọn một đối tượng nào đó. Bấm chuột phải là thao tác ấn vào nút phải chuột, thường dùng để kích hoạt bảng chọn tức thời (bảng chọn gồm những chức năng nào còn phụ thuộc vào ngữ cảnh). Bấm đúp chuột (hoặc còn gọi là nháy kép, kích đúp,...) là thao tác bấm nhanh 2 lần liên tiếp phím trái chuột, thường dùng để kích hoạt một đối tượng nào đó. Thao tác kéo-thả: bấm và giữ phím trái chuột, kéo chuột tới vị trí dự định, nhả phím bấm ra. Thao tác này dùng để di chuyển vị trí hay thay đổi kích thước một đối tượng. Bảng chọn tức thời Để thực hiện các công tác quản lý tệp tin, ta cần mở chương trình Windows Explorer, bằng cách nháy đúp vào biểu tượng trên màn hình desktop, hoặc bấm tổ hợp phím tắt: - E. Giáo trình tin học văn phòng 24 Khoa Công nghệ Thông tin

25 Windows Explorer 2.2. Các thao tác trong Windows Explorer Khởi động Windows Explorer Có nhiều cách khởi động chương trình Windows Explorer. Cách 1: Click Start Program Windows Explorer Cách 2: Click phải vào nút Start Explore Cách 3: Click phải vào biểu tượng My computer Explore Cách 4: Nhấn tổ hợp phím "cửa sổ" + E. Cửa sổ Windows Explorer: Giáo trình tin học văn phòng 25 Khoa Công nghệ Thông tin

26 Duyệt cây Folder Cửa sổ Explorer gồm 2 phần: Bên trái: chứa Cây Folder Bên phải: chứa nội dung của một Folder đang chọn Duyệt cây Folder là thao tác dò tìm một Folder nào đó, kích tại [+] để mở, kích tại [-] để đóng lại. Đánh dấu chọn: * Chọn liên tục: C1: Bấm và kéo chuột để chọn. C2: Kích chọn biểu tượng đầu tiên nhấn và giữ phím Shift kích chọn biểu tượng cuối cùng. * Chọn không liên tục: Click chọn biểu tượng đầu tiên nhấn và giữ phím CTRL kích chọn các biểu tượng khác. * Chọn tất cả C1: kích menu Edit Select all C2: Nhấn tổ hợp phím CTRL + A Tạo Folder (thư mục) Giáo trình tin học văn phòng 26 Khoa Công nghệ Thông tin

27 Trong cửa sổ Windows Explorer, kích chọn mở một Folder muốn tạo Folder con. Kích phải tại vùng trống bên phải Trên menu chọn New chọn Folder ( hoặc: Kích File New Folder) Sau đó đặt tên cho Folder cần tạo, xong nhấn Enter Tạo File (tập tin) Chọn Folder để tạo tập tin Kích phải tại vùng trống bên phải New Chọn dạng tập tin cần tạo (VD : Microsoft Word Document) Gõ vào tên tập tin mới, xong nhấn Enter Kích đôi vào tên tập tin mới tạo (mở chương trình ứng dụng tương ứng) Nhập vào nội dung tập tin Kích File Save để lưu lại Kích File Exit để thoát ra (Kích nút Close). Một số dạng tập tin thường sử dụng: Tập tin Word: Microsoft Word Document (*.doc) Tập tin Excel: Microsoft Excel WorkSheet (*.xls) Tập tin Powerpoint: Microsoft Powerpoint Presentation (*.ppt) Giáo trình tin học văn phòng 27 Khoa Công nghệ Thông tin

28 Tập tin văn bản không thể định dạng: Text Document (*.txt) Một số thao tác cơ bản trên đối tượng (File, Folder) Sao chép: Chọn các đối tượng muốn sao chép Nhấn CTRL + C (hoặc Kích nút Copy trên thanh Toolbar, hoặc kích Edit Copy, hoặc kích chuột phải vào đối tượng trên menu chọn Copy) Chọn Folder chứa kết quả Nhấn CTRL + V (hoặc kích nút Paste trên thanh Toolbar, hoặc Click Edit Paste, hoặc kích chuột phải vào khung bên phải của cửa sổ Windows Explorer trên menu chọn Paste) Di chuyển Chọn các đối tượng muốn di chuyển Nhấn CTRL + X (hoặc Kích nút Cut trên thanh Toolbar, hoặc kích Edit Cut, hoặc kích chuột phải vào đối tượng trên menu chọn Cut) Chọn Folder chứa kết quả (Folder cần di chuyển đến) Nhấn CTRL + V (hoặc kích nút Paste trên thanh Toolbar, hoặc Click Edit Paste, hoặc kích chuột phải vào khung bên phải của cửa sổ Windows Explorer trên menu chọn Paste) Đổi tên Kích chọn đối tượng cần đổi tên Nhấn F2 (hoặc kích phải vào tên đối tượng trên menu chọn Rename) Nhập vào tên mới, xong nhấn Enter. Xoá Click chọn đối tượng muốn xoá Nhấn phím Delete (hoặc kích phải vào tên đối tượng trên menu chọn Delete) Xuất hiện hộp thoại Confirm File/Folder Delete, ta chọn Yes để xoá, chọn No để bỏ qua. Phục hồi đối tượng đã bị xoá: Mở Recycle bin bằng cách kích chuột vào biểu tượng Recycle bin trên cửa sổ explorer (hoặc kích đôi vào biểu tượng Recycle bin trên Desktop). Kích chuột phải tại file muốn phục hồi, chọn Restore. Xoá dữ liệu mà không thể phục hồi: Cách 1: Kích chuột phải tại biểu tượng Recycle bin, chọn Empty Recycle bin. Cách 2: Nhấn giữ phím Shift khi xoá đối tượng. Giáo trình tin học văn phòng 28 Khoa Công nghệ Thông tin

29 Cách 3: Mở Recycle bin, sau đó chọn các file muốn xóa, tiếp tục nhấn phím Delete, cuối cùng chọn Yes trên hộp thoại Confirm File/Folder Delete Sắp xếp đối tượng Sắp xếp đối tượng để giúp bạn tìm kiếm các đối tượng dễ dàng. Thao tác: trong cửa sổ Windows Explorer, kích chuột phải vào vùng trống tại khung bên phải trên menu chọn Arrange Icons By [chọn hình thức sắp xếp] (hoặc trên thanh menu View Arrange Icons By [chọn hình thức sắp xếp]). Một số hình thức sắp xếp: Name: sắp xếp theo tên Type: sắp xếp theo loại Size: sắp xếp theo kích thước Modifield: sắp xếp theo cấu trúc có sẵn Align to Grid: các Shortcut được đặt vào lưới được thiết kế sẵn trên Desktop (có tác dụng trên Desktop) Auto Arrange: sắp xếp tự động Hiển thị đối tượng Đối với khung bên phải của cửa sổ Windows Explorer, thay đổi hình thức hiển thị bằng cách chọn View trên thanh menu (hoặc kích phải vào vùng trống trên khung bên phải chọn View [chọn hình thức hiển thị]. Một số hình thức hiển thị: Thumbnails: hiển thị nội dung tổng quát bên trong Folder hoặc File. Tiles: hiển thị biểu tượng chi tiết (ngày cập nhật, kích thước file,...). Icons: hiển thị theo dạng biểu tượng nhỏ. List: hiển thị theo dạng danh sách. Details: hiển thị theo dạng danh sách chi tiết (ngày cập nhật, loại file, kích thước file,...) Giáo trình tin học văn phòng 29 Khoa Công nghệ Thông tin

30 Thay đổi thuộc tính đối tượng Thực hiện File Properties (hoặc kích chuột phải vào đối tượng cần thay đổi thuộc tính trên menu chọn Properties) Giáo trình tin học văn phòng 30 Khoa Công nghệ Thông tin

31 2.3. Hướng dẫn sử dụng CONTROL PANEL Chức năng Control Panel giúp ta có thể thiết lập chế độ làm việc như: chuột, bàn phím, màn hình, thời gian, định dạng số (ngày tháng, giờ phút, tiền tệ, hệ thống đo lường,...),... Thực hiện: Start /Setting /Control Panel Giáo trình tin học văn phòng 31 Khoa Công nghệ Thông tin

32 Regional and Language Option Chọn thẻ Regional Option, chọn nút Customize để định dạng: Thẻ Number: hiển thị quy định về biểu diễn số Thẻ Currency: hiển thị biểu diễn tiền tệ Thẻ Time: hiển thị biểu diễn thời gian Thẻ Date: hiển thị biểu diễn ngày tháng năm Date/Time (ngày, giờ) Chức năng này bạn có thể gọi bằng cách click phải chuột vào biểu tượng thời gian hiển thị trên thanh Taskbar, rồi chọn Adjust Date/Time. Date/Time cho phép chỉnh ngày giờ hiện hành của hệ thống máy tính Display (màn hình) Chức năng này bạn có thể gọi bằng cách click phải chuột tại màn hình nền Desktop, rồi chọn Properties. Giáo trình tin học văn phòng 32 Khoa Công nghệ Thông tin

33 Thực hiện thay đổi màn hình nền gồm một số chức năng: Themes: Thay đổi hiển thị màn hình giao tiếp Windows Desktop: Thay đổi hiển thị màn hình nền bằng cách chọn hình có sẵn trong mục Background hoặc chọn hình bất kỳ từ Browse. Screen Saver: bật/tắt chế độ bảo vệ màn hình khi không làm việc trên máy tính sau khoảng thời gian thiết lập. Settings: Thiết lập độ phân giải và các thông số kỹ thuật khác Mouse (chuột) Thẻ Buttons: thay đổi chức năng của hai nút chuột Pointers: thay đổi hình dáng hiển thị của chuột bằng cách chọn chức năng trong mục Scheme Pointer Options: Thay đổi tốc độ di chuyển chuột Sound and Audio Devices (âm thanh) Thẻ Sound: Thiết lập âm thanh tương ứng với các sự kiện (khởi động Window, thoát khỏi Window, đóng chương trình,...) Program Event: chọn sự kiện để thiết lập âm thanh. Sound: Chọn âm thanh tương ứng với sự kiện thiết lập CHƯƠNG 3. INTERNET Trong kỷ nguyên của công nghệ thông tin hiện nay, internet đã và đang được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Internet đã làm thay đổi cuộc sống của loài người, giúp xóa bỏ khoảng cách về không gian, cách biệt về thời gian trong giao tiếp. Bên cạnh đó internet đã giúp các hoạt động trong hầu hết các lĩnh vực trở nên sôi động và hiệu quả hơn đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử. Giáo trình tin học văn phòng 33 Khoa Công nghệ Thông tin

34 Sử dụng Internet trong giao tiếp, công việc và giải trí đã trở thành nhu cầu cần thiết của con người trong xã hội hiện đại. Tuy nhiên, internet cũng còn nhiều hạn chế cần phải khác phục như tốc độ, tính bảo mật, quyền tự do cá nhân Những vấn đề này vẫn còn đang được cá nhà khoa học nghiên cứu và khắc phục. 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ INTERNET 1.1. Mạng máy tính và internet Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và các thiết bị được kết nối với nhau, theo một kiến trúc nào đó để có thể trao đổi thông tin và chia sẻ tài nguyên giữa các máy tính trong mạng. Internet có thể được hiểu là mạng toàn cầu của hàng ngàn mạng, có thể trao đổi dữ liệu bằng giao thức TCP/IP. Internet được xem là một thành tựu khoa học kỹ thuật nổi bật của loài người và là kho dữ liệu, tài nguyên khổng lồ, đa dạng của loài người. Mặc dù internet chứa khả năng tiềm tàng, sức mạnh và tài nguyên phong phú nhưng nó không bị điều khiển, chiếm hữu của bất kỳ một cá nhân hay tổ chức nào. Mạng internet thuộc về tất cả mọi người. Mọi thành phần hoạt động trên bất kỳ lĩnh vực nào từ tư nhân đến tập thể đều có thể sử dụng internet. Thông thường, internet được sử dụng cho: Trao đổi thông tin trong sinh hoạt hàng ngày; Thu thập tìm kiếm thông tin ở khắp mọi nơi trên toàn thế giới; Giao dịch thương mại; Cộng tác trong nghiên cứu khoa học; Truyền và tải các dữ liệu giữa các mạng Một cách để kết nối internet là thông qua một nhà cung cấp dịch vụ (internet Service Provider ISP). Các ISP này có hệ thống nối đến internet và kinh doanh khả năng kết nối thông qua hệ thống của họ. Sau khi đăng ký và trả các khoản phí theo yêu cầu, người sử dụng sẽ được quyền sử dụng các dịch vụ clư bản cũng như các dịch vụ khác do ISP mà mình đăng ký cung cấp. Một điểm cần chú ý khi lựa chọng ISP là nên chọn ISP có địa điẻm truy cập gần chỗ của mình để giảm giá tiền cho các mạng viễn thông và tăng chất lượng truy cập kênh (đặc biệt là trong trường hợp qua mạng điện thoại công cộng). VNN, FPT, Vietel,..là các nhà cung cấp quen thuộc tại Việt nam hiện nay. Người sử dụng cũng có thể xây dựng một hệ thống riêng và kết nói thẳng đến Internet thông qua mạng của các ISP hoặc các IAP (internet Access Provider). Trong trường hợp này hệ thống của người sử dụng trở thành một thành phần và các máy tính trong hệ thống trở thành các máy chủ của internet. Về phần thiết bị, thông thường sử dụng cần có một máy tính và một thiết ị kết nói gọi là MODEM. Nếu kết nối trực tiếp tới internet, người dùng cần có them các thiết ị để tạo nên hệ thống máy tính (Card mạng, dây mạng, router, ) và sử dụng bộ giao thức chuẩn TCP/IP Lịch sử phát triển của internet Giữa thập niên 60, những thử nghiệm sơ khai về mạng máy tính bắt đầu được thực hiện. Năm 1969, Bộ Quốc phòng Mỹ nghiên cứu đề án ARPANET (Advanced Research Project Agency Network) để nghiên cứu, xây dựng nên một mạng máy tính phục vụ cho mục đích quân sự. Và khi mạng ARPANET được thiết lâp, các máy tính các máy tính có thể giao tiếp được với các máy khác trong mạng. Dữ liệu truyền từ máy này sang máy khác, đầu tiên nó được đóng thành gói tin (packet0 và được chuyển đến nơi nhận bằng những đường khác nhau, qua máy trung gian. Mạng máy tính này có khả năng tìm đường đi tối ưu cho các gói tin. Cách truyền tin như vậy được gọi là giao thức lien mạng IP (internet Protocol). Năm 1982, Bộ giao thức TCP/IP hoàn thành đã tạo ra một ngôn ngữ thống nhất chung giữa các mạng cục bộ (LAN) khác nhau, đó là cơ sở để liên kết mạng máy tính toàn thế giới. Năm 1983, Bộ Quốc phòng Mỹ tách mạng này thành hai phần, một phần dành riêng cho quân đội (MILNET) và phần còn lại gọi là NSRNet dành cho quỹ ổi chức khoa học quố gia Mỹ, đồng thời thành lập một tổ chức phi Giáo trình tin học văn phòng 34 Khoa Công nghệ Thông tin

35 chính phủ nhằm tổ chức nghiên cứu và phát triển mạng trên toàn thế giới. Sau 10 năm kể từ khi bắt đầu đã có hàng ngàn mạng máy tính trên thế giới và hàng chục triệu người sử dụng và tham gia vào internet. Năm 1987 được mở cửa cho các cá nhân và các công ty sử dụng. Năm 1988, cái tên internet ra đời. Cũng trong năm đó, trung tâm nghiên cứu nguyên tử của Pháp ra đời đề án về W W W (World Wide Web) và từ đó phương thức đánh dấu siêu văn bản (Hypertext) ra đời. Hiện nay có hàng triệu người sử dụng internet, mỗi ngày có ít nhất 73 website được bổ sug vào WWW Một số dịch vụ thông tin trên internet WWW: đây là dịch vụ mạnh nhất trên internet, WWW cho phép kết nối, trao đổi và tìm kiếm thông tin trên mạng. Dịch vụ này được xây dựng trên nền tảng là phương thức siêu văn bản. Cho phép ngươi sử dụng trao đổi thư tín qua mạng internet. Hon nữa nó còn được sử dụng để gửi kèm các file. Với ưu thế nhanh, rẻ, thuận tiên, dịch vụ thư điện tử này đã trở thành dịch vụ thông dụng nhất trên internet. Dịch vu hội thoại IRC (Internet Relay Chat) đây là dịch vụ cho phép người sử dụng chat với nhau theo thời gian thực. Nghĩa là những từ gõ vào máy này sẽ xuất hiện gần như tức thì trên máy tính kia. Nếu kết hợp với một số kỹ thuật khác như ghi và truyền hình, những người chat còn có thể nói trực tiếp và nhìn thấy nhau trong khi chat. Dịch vụ thương mại điện tử E-commerce (Electronic Commerce) cho phép trao đổi thông tin và thực hiện các dịch vụ thương mại thông qua internet. 2. ĐỊA CHỈ GIAO THỨC INTERNET, TÊN MIỀN, ĐỊA CHỈ THƯ ĐIỆN TỬ Mỗi ngày một máy chủ trên mạng được gán với một địa chỉ trên liên mạng, gọi là địa chỉ giao thức Internet địa chỉ IP. Hiện nay để đánh địa chỉ cho các máy chủ, người ta sử dụng IPv4 với kích thước 32 bit (IP Address Vesion 4) đang được sử dụng rộng rãi; tương lai bộ IPv6 với kích thước 128 bit sẽ được dung để thay thế IPv4 để khắc phục hạn chế về sự giới hạn địa chỉ. Trên thực tế địa chỉ IP không thích hợp cho đa số người sử dụng vì nó rất khó nhớ. Do vậy người ta sử dụng tên miền (Domain Name), mỗi tên miền gồm nhiều trường phân cách khác nhau bởi dấu chấm (.). Tên miền được đặt theo qui ước là cây phân cấp, trường đầu tiên bên phải là tên nước ví dụ : vn Việt Nam; au Australia, jp Nhật.lùi từ phải qua trái thì mỗi trường sát bên trái là 1 tên miền con của trường sát bên phải. Ví dụ: 1 máy có tên miền là hpu2.edu.vn thì vn là tên nước, edu là tên miền con trong vn và h2pu là tên miền con của edu. Trên mạng Internet, mọi người đều có thể đăng ký sử dụng hộp thư điện tử để gửi và nhận thư. Với số lượng hang triệu người sử dụng thư điện tử, để nhận biết chính xác hộp thư điện tử của từng người thì các hộp thư điện tử cũng được đánh địa chỉ. Địa chỉ của hộp thư điện tử gồm 2 phần chính: phần trước kí là tên của người sử dụng (nên chọn tên hộp thư đơn giản dễ nhớ); phần sau kí là địa chỉ IP dưới hình thức tên miền, ví dụ bmthcd@yahoo.com.vn. 3. ĐĂNG NHẬP INTERNET Sau khi kết nối được với Internet người sử dụng vần phải có các phần mềm hoặc bộ phần mềm tương ứng với các dịch vụ mà người sử dụng muốn khai thác trên Internet. Phần mềm cần thiết đầu tiên là trình duyệt, đó là chương trình cho phép hiển thị, điều khiển trang web. Trình duyệt thực hiện nhiều chức năng: Giáo trình tin học văn phòng 35 Khoa Công nghệ Thông tin

36 Giao tiếp với Server (máy chủ) chứa các trang mà ta muốn xem. Quản lý toàn bộ các thao tác trên Web: cung cấp việc định hướng; hiển thị đúng font, màu, hình ảnh; in, lưu trang Web Có nhiều trình duyệt Web (Web Browse) khác nhau, trong đó các trình duyệt Web thường được sử dụng là: Internet Explorer của hãng Microsoft. FifeFox của Mozila FifeFox. Netscape Navigator của hãng Netscape. Các trình duyệt trên đều đưa ra các kỹ thuật hỗ trợ trực tuyến và khẳng định khả năng tối ưu, song Internet Explorer được tích hợp trong Windows hệ điều hành chúng ta đang sử dụng. Do vậy trong tài liệu này chúng tôi giới thiệu cách sử dụng trình duyệt Internet Explorer để duyệt Web Khởi động và thoát Internet Explorer Khởi động: kích đúp vào biểu tượng Internet Explorer trên màn hình Desktop hoặc bấm vào biểu tượng Internet Explorer trên thanh Taskbar. Thoát: Bấm chuột và biểu tượng góc phải trên cùng thanh tiêu đề của trình duyệt Sử dụng ô đăng nhập địa chỉ Web site Để truy nhập đến một Website trên Interner, gõ địa chỉ của Website cần mở vào khung Address hoặc bấm chuột vào nút mũi tên xuống để lựa chọn địa chỉ (nếu có). Sau đó ấn phím Enter Sử dụng các nút chức năng trong trình duyệt Back quay trở lại trang Web trước đó Forward tiến về trang Web tiếp theo Stop dừng việc tải nội dung trang Web Refresh tải lại nội dung trang Web Home quay trở lại trang chủ (Home page) Search mở cửa sổ phục vụ việc tìm kiếm thông tin History lưu lại danh sách các trang Web đã tải Favorites lưu lại danh sách các trang Web ưa thích 3.4. Mở các liên kết Đặc trưng của các Website là siêu lien kết ( Hyperlink), khi di chuyển chuột trên trang Web ta thấy ở một số vị trí trỏ chuột chuyển thành hình bàn tay, đó là biểu tượng liên kết, ta bấm chuột để mở liên kết (nếu muốn) Duyệt Web trực tuyến ngoại tuyến Giáo trình tin học văn phòng 36 Khoa Công nghệ Thông tin

37 Duyệt Web trực tuyến Online: Duyệt các trang Web ngay trên Internet. Duyệt Web ngoại tuyến Offline: Duyệt các trang Web đã dạo qua mà không cần phải kết nối Internet. Chỉ định trang Web ngoại tuyến: Nếu chỉ muốn xem trang đó mà không cần cập nhật nội dung ta chọn: File -> Work Offline. Để xem các trang Offline, trên chọn thanh Menu: File -> Work Offline Điền các biểu mẫu trực tuyến Nhiều trang Web dung các biểu mẫu để giúp khách viếng thăm đưa ra ý kiến phản hồi, tìm thuật ngữ, đăng ký. Để điền biểu mẫu: ta coi như là một hộp thoại lớn có các hộp văn bản, danh sách, nút lệnh Thao tác: kích chuột vào hộp văn bản, gõ nội dung hoặc lựa chọn các mục trong danh sách gợi ý. Kích nút lệnh để đồng ý gửi tài liệu đã chọn (thường là nút Submit hoặc Ok). 4. TÌM KIẾM THÔNG TIN TRÊN INTERNET Internet chứa một khối lượng thông tin khổng lồ phân tán ở hàng chục ngàn mạng con thuộc hàng răm nước trên thế giới. Với góc độ phạm vi sử dụng ta có thể các cơ sở dữ liệu của Internet thành hai loại chính: Loại càc thông tin mở cho công cộng, loại này thông thường bao gồm các thông tin về văn hóa, xã hội, giáo giục và đào tạo, khoa học kỹ thuật, kết quả của các chường trình nghiên cứu khoa học công nghệ lớn. Bất cứ ai, một khi đã truy cập được vào mạng, tại bất cứ điểm nút nào, ở bất cứ nước nào đều có thể khai thác và nhập được tất cả các thông tin thuộc loại mở này một cách tùy ý. Loại các thông tin không mở công cộng. Loại này bao gồm các hệ thống cơ sở dữ liệu do các tổ chức có mạng con hoặc có máy chủ ở nhiều nước trên thế giới xây dựng và thiết lập nên để phục vụ cho các nhu cầu riêng của họ. Thông thường thi các hệ thống cơ sở dữ liệu này chứa các thông tin của các chuyên ngành thuộc nhiều nước khác nhau trên thế giới. Các hệ thống cơ sở dữ liệu này thường được bảo mật rất cao, chỉ có những người được phép hợp lệ mới có quyền truy cập và khai thác Tìm kiếm các thông tin trên Internet Khi cần tìm một vấn đề cho một lĩnh vực trên Internet, nếu không có địa chỉ và không biết tim ở đâu, ta có thể sử dụng các công cụ có sẵn để tìm kiếm thông tin trên Internet. Có rất nhiệu công cụ giúp tim kiếm thông tin trên Internet (Search Engine), trong số đó các công cụ tìm kiếm ưa thích được là của Google, Yahoo, Microsoft. Ở Việt Nam có công cụ tim kiếm VINASEEK của công ty Tinh Vân, Một trong những cách đơn giản là bạn sử dụng ngay công cụ tìm kiếm của Internet Explore theo các bước sau: Bấm chuột vào nút Search trên thanh công cụ, nhập một từ hoặc một câu vào ô tìm kiếm của cửa sổ con tim kiếm bên trái (VD: Find a Wed page containing ) Bấm chuột vào nút Search hoặc ấm phím Enter để bắt đâu tìm kiếm Sau khi tìm kiếm xong, tại cửa sổ con bên trái sẽ liệt kê các địa chỉ trang web tìm thấy, cửa sổ con bên phải sẽ liệt kê hình ảnh các trang web tìm thấy tương ứng với danh sách bên trái Tìm kiếm các thông tin trên GOOGLE Gõ địa chỉ vào ô địa chỉ của trình duyệt Web để xuất hiện giao diện trang chủ như hình dưới Giáo trình tin học văn phòng 37 Khoa Công nghệ Thông tin

38 (7) (6) (5) (1) (2) (3) (4) Mục (1): ô tìm kiếm, nơi cho phép nhập câu điều kiện Mục (2): nút khởi động việc tìm kiếm Mục (3): nút khởi động việc tìm kiếm và mở ngay địa chỉ Web đầu tiên trong danh sách các địa chỉ Web tìm thấy Mục (4): chức năng hỗ trợ cho việc chọn ngôn ngữ của trang Web tìm kiếm, quốc gia xuất bản trang Web,... Mục (5): tạo giao diện riêng cho người dùng, trong đó có hỗ trợ chọn trang giao diện tiếng Việt Mục (6): chức năng tìm kiếm nâng cao Mục (7): chọn lựa tìm kiếm theo trang Web, ảnh số, các nhóm thảo luận hay theo chủ đề. Cú pháp tìm kiếm nâng cao: Sử dụng cách thức ghép thêm toán tử dấu cộng (+) vào một từ sẽ cho kết quả là từ đó phải xuất hiện trong kết quả tìm kiếm: Hãy so sánh kết quả tìm kiếm khi gõ các câu điều kiện: Ghép thêm toán tử dấu trừ (-) vào trước một từ sẽ cho kết quả là từ đó cấm không được xuất hiện trong kết quả tìm kiếm Dùng dấu ngoặc kép trước và sau cụm từ cần tìm để tìm ra các trang Web có chứa các từ đó theo đúng thứ tự gõ vào. Sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao: Chọn mục Advanced Search trong trang chủ để sử dụng trang tìm kiếm nâng cao như hình vẽ dưới đây Giáo trình tin học văn phòng 38 Khoa Công nghệ Thông tin

39 Với trang tìm kiếm nâng cao, người dùng dễ dàng thu hẹp phạm vi tìm kiếm làm cho bộ tìm kiếm cho kết quả nhanh và chính xác hơn. Ví dụ sử dụng mục ngày tháng, người dùng có thể đặt điều kiện để những trang Web kết quả chỉ là những trang mới xuất bản trong 6 tháng gần đây. Kết hợp giữa tìm kiếm theo cầu điều kiện và theo chủ đề: Người sử dụng có thể tìm kiếm một nội dung nào đó theo cây thư mục của bộ tìm kiếm. Nếu người dùng muốn tìm kiếm các phần mềm GAMES miễn phí thì việc đơn giản và nhanh nhất là tìm đến chủ đề Computer>Software>Freeware>Games. Cách thực hiện: trên trang chủ nhấp chuột vào mục chủ đề Chọn chủ đề bạn muốn lấy nội dung cho đến khi bạn thấy địa chỉ trang Web liên kết xuất hiện ở phần WEB page nhấp chuột vào đây để mở trang Web có nội dung cần tìm Giáo trình tin học văn phòng 39 Khoa Công nghệ Thông tin

40 Người sử dụng có thể kết hợp giữa tìm kiếm theo câu điều kiện và theo chủ đề. Đầu tiên gõ câu điều kiện vào ô tìm kiếm để xuất hiện trang Web kết quả. Trong trang Web kết quả chọn chủ đề được ghi kèm theo. Hãy xem trang minh hoạ sau đây Nhấp chuột vào liên kết chủ đề Computer>Software>Freeware>Games để mở trang chủ đề Bạn có thể chọn thêm chủ đề con, ví dụ chọn mục Sports để có những trò chơi thể thao như đá bóng, đua ngựa,...cuối cùng là mở trang Web để lấy nội dung. Tìm nối trong kết quả tìm kiếm đã có: Bộ tìm kiếm GOOGLE cung cấp chức năng cho phép tìm nối tiếp trên kết quả đã có. Chức năng này cho phép người dùng không cần nhập câu điều kiện quá dài ngay từ ban đầu. Ví dụ minh hoạ bấm chọn để tìm tiếp nối Tìm kiếm hình ảnh gõ thêm câu điều kiện vào đây Giáo trình tin học văn phòng 40 Khoa Công nghệ Thông tin

41 Nhấn chọn mục Hình ảnh và gõ từ khóa tìm kiếm vào ô nhập để tìm được các hình ảnh. Các hình ảnh sau khi tìm thấy có thể lấy về máy cá nhân theo cách đã trình bày ở phần trên. 5. THƯ ĐIỆN TỬ Các mô hình thư điện tử Mô hình thông điệp trực tiếp Theo mô hình này, các thông điệp được gửi trực tiếp giữa các máy đang hoạt động trên một LAN. Nhược điểm của mô hình này là nếu máy nhận không kết nối vào mạng tại thời điểm thông điệp được gửi thì thông điệp bị mất, không thể tạo giao tiếp trong môi trường quốc tế khi máy gửi và máy nhận khác nhau về múi giờ Mô hình hộp thư lưu Trong mô hình này có 1 máy tính chịu trách nhiệm nhận thư và phát thư gọi là máy phục vụ thư. Máy phục vụ thư có thể phải hoạt động 24/24 để nhận thư từ các máy gửi đi và sau đó phát thư cho các máy khác. Mô hình này khắc phục được nhược điểm của mô hình thông điệp trực tiếp khi tổ chức giao tiếp trong môi trường quốc tế. Mô hình này được gọi là mô hình client/server (khách hàng/ người phục vụ), theo đó chương trình thực hiện dịch vụ gồm hai phần: Chương trình "server" chạy trên máy phục vụ, thu nhận các thư gửi từ các máy trạm và lưu trữ vào các hộp thư lưu. Chương trình này cũng có thể phát tín hiệu báo có thư mới đến cho người dùng đang làm việc trên mạng. Chương trình "client" chạy trên các máy của người dùng cho phép soạn thư/gửi thư, nhận thư/đọc thư Mô hình thư điện tử qua Internet Khi các máy phục vụ thư kết nối với nhau qua Internet để tự động trao đổi thư với nhau chúng ta có được mô hình thư điện tử qua Internet. Đây là mô hình thực tế được máy tính hóa một cách đầy đủ nhất. Trong thực tế những gì chúng ta phải làm gì để gửi thư đi thì chúng ta cũng làm đúng như thế trong hệ thống thư điện tử chỉ có điều khác biệt rất lớn đó là các thao tác đều được máy tính hóa. Ví dụ chúng ta phải nhập/gửi thư bằng máy tính và nhận thư/đọc thư bằng máy tính Địa chỉ thư điện tử Cấu trúc của một địa chỉ Một địa chỉ điển hình: thanhnt@hn.vnn.vn Phần đầu tiên của địa chỉ là thanhnt là tên đăng ký của người nhận thư Giáo trình tin học văn phòng 41 Khoa Công nghệ Thông tin

42 Phần thứ hai của địa chỉ là hn.vnn.vn là tên miền hay là địa chỉ của máy phục vụ thư Ưu điểm của hệ thống Tốc độ cao: Một trong những ưu điểm lớn nhất của là bạn có thể gửi các thông điệp và tệp đính kèm tới bất cứ người nào trên thế giới, ngay lập tức. Giá thành thấp: Giá thành của việc gửi thông tin nhờ chỉ bằng một phần trăm so với gửi bằng các hệ thống mail thông thường, đặc biệt khi gửi thư đến một quốc gia khác. Xóa mờ không gian và thời gian: Khi đã thiết lập được một địa chỉ , ta có thể truy cập địa chỉ đó từ bất cứ nơi nào trên toàn thế giới miễn là ta có kết nối Internet Một số nghi thức khi viết thư điện tử Sử dụng các tiêu đề ngắn gọn, chính xác: Trong tình huống một công ty bận rộn, một người có thể nhận được nhiều thư trong một ngày. Trước khi mở một thư, chỉ dẫn duy nhất về thông tin của thư đó là dòng tiêu đề. Nên tránh sử dụng tất cả các chữ hoa trong một bức thư: Việc sử dụng chữ hoa trong một bức thư giống như việc hét toán lên nơi công cộng.việc sử dụng toàn chữ hoa trong một bức thư sẽ làm cho nội dung trở lên khó đọc. Ngắn gọn: Mọi người có xu hướng đọc lướt qua các thư. Nếu các nội dung quá dài thì người nhận có thể sẽ bỏ qua những thông tin quan trọng ẩn chứa trong các thư. Đừng nổi nóng : Nếu nhận được một thư không đúng thì bạn đừng trả lời lại kẻo ta sẽ nhận được nhiều thư rác trong hộp thư của mình Các vấn đề về bảo mật Cảnh giác với khả năng nhận phải các spam mail: Có nhiều công ty bán danh sách địa chỉ với giá hàng triệu. Ngày càng có nhiều công ty mua các địa chỉ để thực hiện các chiến dịch quảng cáo. Bạn sẽ nhận được các spam mail chào mời bạn mua các sản phẩm và dịch vụ của họ. Ở nhiều nước việc gửi các spam mail là vi phạm pháp luật. Cẩn thận với những lá thư lạ: Cẩn thận khi mở những tệp đính kèm với thư vì chúng có thể mang theo vi-rút. Tìm hiểu về chữ ký số: Chữ ký số là mã được gắn kèm vào một để xác định người gửi. Giống như chữ ký tay thông thường, tác dụng của chữ ký số là để đảm bảo rằng lá thư được gửi đến đúng người nhận. Các chữ ký số sử dụng một thuật toán mã hoá phức tạp để đảm bảo chúng không bị giải mã. 6. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỘP THƯ YAHOO 6.1. Đăng ký hộp thư miễn phí trên YAHOO Một người có thể đăng ký cho mình nhiều hộp thư điện tử miễn phí. Mỗi hộp thư đòi hỏi có một tài khoản sử dụng gồm tên định danh và mật khẩu. Nếu muốn đăng ký hộp thư mới, Nhắp vào nút Sign Up For Yahoo. Giáo trình tin học văn phòng 42 Khoa Công nghệ Thông tin

43 Trên màn hình sẽ xuất hiện trang khai báo: Bảng 1- Đăng ký sử dụng dịch vụ Tại hộp First Name - nhập khai báo về họ và hộp Last Name - nhập khai báo phần còn lại của tên. Trong phần này có thể gõ khoảng trống và gõ được tiếng Việt theo bảng mã Unicode nhưng bạn không nên gõ tiếng Việt vì chương trình Yahoo Mail không hiển thị đúng tiếng Việt nên làm cho tên của bạn không hiện đúng. Tại hộp Yahoo! ID cần điền tên định danh (ví dụ: Thanhtq666, sau này bạn sẽ có địa chỉ thư như sau: Thanhtq666@yahoo.com). Việc đặt tên định danh cần có lưu ý sau: Tên định danh chỉ gồm các ký tự chữ cái, chữ số và dấu gạch dưới ( _ ), không gõ tiếng Việt cho tên định danh. Tên định danh như là tên tài khoản tại ngân hàng, mang tính duy nhất đối với hệ thống nên việc đặt tên không phải lúc nào cũng được chấp nhận. Ví dụ theo bảng 1, sau khi đặt tên định danh là Thanhtq88, nhấn chọn mục Check if this ID is available (có nghĩa là kiểm tra xem tên này có hợp lệ không) hộp thoại sau đây xuất hiện thông báo tên không hợp lệ. Giáo trình tin học văn phòng 43 Khoa Công nghệ Thông tin

44 Đóng hộp thoại trở về lại bảng khai báo và đổi tên định danh là Thanhtq666 và nhấn chọn mục Check if this ID is available một lần nữa, hộp thoại sau xuất hiện thông báo tên hợp lệ. Nhắp vào nút Continue Registration With This ID để đóng hộp thoại trở về bảng 1 để tiếp tục phần đăng ký. Nếu tên đã hợp lệ, bạn sẽ không phải chọn lại tên như các bước trên Hộp PASSWORD và RE-TYPE PASSWORD đòi hỏi bạn nhập mật khẩu. Để đảm bảo bí mật nên gõ mật khẩu từ 6 kí tự trở lên gồm chữ cái hoặc chữ số. Một lỗi thường gặp khi nhập mật khẩu đó là: Bộ gõ tiếng Việt đang bật làm thay đổi nội dung của mật khẩu. Ví dụ chúng ta gõ vào chữ haisan nhưng bị đổi thành háian. Khi gõ mật khẩu chúng ta chỉ thấy các dấu * nên không phát hiện được lỗi này. Đề nghị đóng chương trình bộ gõ tiếng Việt trước khi nhập mật khẩu. Lựa chọn cho trường hợp quên mật khẩu: Bạn hãy chọn cho mình một câu hỏi trong mục Security Question, tự chọn câu trả lời và nhập vào hộp Your Answer. Các thông tin gồm câu hỏi bảo vệ, câu trả lời, ngày tháng năm sinh cần được lưu lại cẩn thận đề phòng trường hợp bạn quên mật khẩu thì Yahoo cho phép bạn lấy lại mật khẩu qua việc nhập đúng và đầy đủ thông tin. Giáo trình tin học văn phòng 44 Khoa Công nghệ Thông tin

45 Bảng 2 Trong trường hợp bạn quên mật khẩu Nhập ngày tháng năm sinh theo thứ tự Tháng, ngày, năm trong hộp Birthday Nhập mã vùng bạn đang sống vào hộp Zip/ Postal code: 084 là của Việt nam Có thể bỏ qua phần cuối. Alternate Mail Bảng 3 Bảng tùy chọn (Không bắt buộc phải nhập thông tin) Phải nên chọn nghề nghiệp và lãnh vực công tác trong hộp Industry, Title, Specialisation. Bạn phải nhập đúng các chữ hoặc số có trong hình ảnh bên dưới. Đây là một cách kiểm tra việc sử dụng chương trình đăng ký tự động của Yahoo Bảng 4- Nhập mã kiểm tra Cuối cùng, bạn đọc các thông báo của hệ thống và chấp nhận các điều kiện của hệ thống bằng cách nhấn nút Agree Giáo trình tin học văn phòng 45 Khoa Công nghệ Thông tin

46 Trong trường hợp có lỗi không hợp lệ trong khi khai báo, Yahoo sẽ thông báo cho bạn biết và bạn phải điền lại thông tin. Thông báo có thể như sau: Thông báo này có ý nghĩa là: Mã vùng hoặc mã bưu điện không hợp lệ với quốc gia đăng ký mã, phần trước chúng tôi nhập mã 084 Việt Nam. Nhưng vẫn để lựa chọn Quốc gia là United State Không hợp lệ. Ta phải khác phục lại theo hộp thoại dưới, nhập lại mã kiểm tra, chọn Submit This Form Securely Trang WEB chào mừng việc đăng ký thành công như sau (nếu bạn không bị lỗi trong phần khai báo) Giáo trình tin học văn phòng 46 Khoa Công nghệ Thông tin

47 Nhắp vào nút Continue to Yahoo Mail để tiếp tục. Trong màn hình chúc mừng có các thông báo quan trọng mà chúng ta phải ghi lại đó là: Tên định danh (Yahoo! ID) Mật khẩu không được nhắc đến nhưng chúng ta phải nhớ lại chính xác mật khẩu mà chúng ta đã nhập trong bảng đăng ký. Tên định danh và mật khẩu cần phải được nhập chính xác khi đăng nhập sử dụng dịch vụ. Địa chỉ đầy đủ được cung cấp theo dạng: <tên định Khi thao tác xong, bạn sẽ được đưa đến 1 hộp thư có dạng tương tự như sau Giáo trình tin học văn phòng 47 Khoa Công nghệ Thông tin

48 6.2. Sửa lỗi khi đăng ký Không phải khi nào bạn cũng có được ngay khai báo đúng nên phải tập làm quen với việc sửa lỗi với các thông báo bằng tiếng Anh. Dòng thông báo khi tên đăng ký của bạn không hợp lệ (do đã trùng với một tên đã có) Các dòng nhãn ô được in màu đỏ báo hiệu lỗi khi khai báo, Bạn phải nhập lại các nội dung cho đúng với yêu cầu. Bạn phải nhập lại dòng chữ ngẫu nhiên xuất hiện vào ô trống. Giáo trình tin học văn phòng 48 Khoa Công nghệ Thông tin

49 sau khi nhập xong tiếp tục bấm nút SUBMIT THIS FORM Làm quen cửa sổ chương trình thư Các mục xuất hiện trên màn hình cần quan tâm gồm: Nút Check mail (kiểm thư) thực hiện kiểm tra và hiển thị hộp thư Inbox. Nút Compose để mở cửa sổ soạn thư. Nút Search Mail để tìm thư theo yêu cầu. Các thư mục gồm: Inbox (chứa thư đến), Draft (chứa thư nháp), Sent(chứa bản lưu cho các thư đã gửi),trash (chứa các thư bị xoá). Hộp lệnh Addresses cho phép tổ chức lưu giữ các địa chỉ Mục Mail Options : chứa nhiều tiện ích trong đó có chức năng cho phép thay đổi mật khẩu Giáo trình tin học văn phòng 49 Khoa Công nghệ Thông tin

50 Mail Options có chứa mục thay đổi mật khẩu Nhấn chuột vào mục Account Information để đổi mật khẩu 6.4. Mở hộp thư Trên cửa sổ đầu tiên nhập tài khoản đã đăng ký phải lưu ý đến bộ gõ tiếng Việt. Khi nhập mật khẩu, phải tắt chức năng gõ tiếng Việt để nhập chính xác. Sau đó chọn nút Sign In để đăng nhập vào hòm thư. Giáo trình tin học văn phòng 50 Khoa Công nghệ Thông tin

51 Nhấn chọn mục Check mail hay mục Inbox để mở hộp thư. Trong hình vẽ minh họa hiển thị Inbox(1) nghĩa là đang có 01 thư chưa đọc. Nhấn chuột vào mục chủ đề (Subject) bức thư để mở thư. Trong cửa sổ hiện nội dung bức thư, bạn có thể sử dụng các chức năng Reply để trả lời thư cho người gửi, Reply All để trả lời thư cho tất cả địa chỉ thư có trong bức thư nhận được hoặc Forward là chuyển tiếp nội dung thư nhận được đến cho địa chỉ khác Soạn thư Nhấn vào nút COMPOSE để mở cửa sổ soạn thư như sau: Lưu các thư tạm thời chưa gửi Nút thư gửi chức năng đính kèm tệp Trong ô địa chỉ người nhận (To) có thể nhập nhiều địa chỉ, các địa chỉ cách nhau bằng dấu phẩy. Trong nội dung thư có thể đặt định dạng như in đậm, in nghiêng,... và có thể chèn thêm các biểu tượng sinh động biểu thị trạng thái Xoá bớt thư Bấm chọn một hoặc nhiều thư muốn xoá, sau đó nhấn nút DELETE. Giáo trình tin học văn phòng 51 Khoa Công nghệ Thông tin

52 Chú ý là bạn có thể chọn nhiều thư để xoá cùng một lần. Có mục Check all giúp bạn chọn tất cả các thư một lúc một cách nhanh nhất và sau đó chỉ cần chọn nút Delete. Khi đã chọn thư có thể xóa chọn bằng cách nhấn chuột vào ô chọn làm mất dấu chọn hoặc nhấn chọn mục Clear All 6.7. Ghi địa chỉ vào sổ chọn chức năng Addresses Chương trình thư của Yahoo có hổ trợ sổ lưu địa chỉ thư rất tiện dụng. Chúng ta làm quen với các khái niệm sau: Contact Address: địa chỉ người cần liên lạc. Category name: danh mục tên. Address List: tên nhóm địa chỉ. Các địa chỉ người gửi được ghi nhận theo nhóm và tên nhóm sẽ đại diện cho tất cả các địa chỉ trong nhóm khi chúng ta chọn địa chỉ gửi thư. Tiện ích này giúp cho người gửi xác định địa chỉ gửi thư nhanh chóng, chính xác. Cách thêm một địa chỉ vào sổ: Bấm chọn mục Addresses để mở cửa sổ như hình minh họa dưới đây. Bấm nút Add Contact để ghi địa chỉ liên lạc vào sổ theo các thông tin nhận được qua giao tiếp, ví dụ sau khi nhận được danh thiếp cá nhân. Giáo trình tin học văn phòng 52 Khoa Công nghệ Thông tin

53 Bấm nút Save sau khi hoàn thành xong việc điền thông tin. Bấm chọn mục Add List để tạo địa chỉ nhóm. Chập tên địa chỉ nhóm Chọn địa chỉ nhóm và nhấn nút Add Nhấn nút Save để hòan tất việc tạo địa chỉ nhóm. Nếu người sử dụng đang mở thư để đọc thì cách nhanh nhất để ghi địa chỉ vào sổ là nhấn chuột vào mục Add to Adress Book đang có trên màn hình Sử dụng sổ địa chỉ Với sổ địa chỉ ngoài việc chúng ta xem lại các thông tin đã ghi, chúng ta còn có thể dễ dàng chèn địa chỉ từ sổ địa chỉ vào các ô To, Cc,... như sau: Giáo trình tin học văn phòng 53 Khoa Công nghệ Thông tin

54 Mở cửa sổ viết thư, sau đó nhấn chuột vào mục Insert address hoặc mục To hoặc Cc làm xuất hiện hộp thoại địa chỉ thư. Trong hộp thoại Address Book cho phép chúng ta chọn lựa các địa chỉ cho từng mục To, Cc, Bcc. Kết thúc việc chọn bằng cách nhấn Insert Checked Contacts Sử dụng chức năng đính kèm tệp Đính kèm tệp là một chức năng vô cùng quan trọng trong việc gửi thư điện tử. Bạn có thể gửi tối đa là 03 thư và kích thước tổng cộng không quá 1.5MB khi dùng chức năng miễn phí này của MAIL.YAHOO.COM. Bạn phải thực hiện ba bước để xác định các tệp đính kèm như hình dưới Bước 1: Sau khi soạn thư, nhấn vào nút Attach Files làm xuất hiện hộp thoại điều khiển các bước đính kèm tệp. Bước 2: Trong hộp thoại điều khiển cần đính kèm hiện ra Giáo trình tin học văn phòng 54 Khoa Công nghệ Thông tin

55 YAHOO hỗ trợ tối đa năm tệp đính kèm, với tổng dung lượng tối đa là 10MB. Nhấn nút Browse rồi lựa chọn tập tin cần đính kèm trong cửa sổ Choose File. Sau khi chọn tệp, nhấn nút Open để đồng ý hoặc nhấn nút Cancel nếu không đồng ý và quay trở về cửa sổ chọn tệp. Bấm nút Attach Files để hoàn thành việc đính kèm. Màn hình Attaching Files hiện ra thông báo yêu cầu người dùng chờ trong giây lát. Thời gian chờ phụ thuộc vào tốc độ đường truyền Internet. Bước 3: Nếu không có gì sai sót thì màn hình Attachments hiện ra thông báo Đã đính kèm các tệp được liệt kê vào thư". Trong hình dưới, tệp tin có kích thước 42k đã được đính kèm. Giáo trình tin học văn phòng 55 Khoa Công nghệ Thông tin

56 Nhấn nút Done để kết thúc thao tác đính kèm và quay trở về màn hình soạn thảo thư. Sau khi thực hiện thành công ba bước trên bạn sẽ thấy cửa sổ soạn thư xuất hiện cùng với danh sách các tệp đính kèm. Nhấn nút Remove nếu muốn gỡ bỏ tệp đính kèm. Nhấn nút Send để gửi thư Mở tệp đính kèm theo thư Việc mở tệp đính kèm theo thư có hai lựa chọn: Lấy tệp về máy tính trước khi xem. Mở ngay tệp đính kèm để xem. Nên chọn cách đầu vì việc lấy tệp về máy tính sẽ đảm bảo tệp được nằm sẵn sàng trên máy tính trong lúc đọc nên không phải lo ngại về tốc độ đường truyền Internet. Dấu hiệu của thư có tệp đính kèm Giáo trình tin học văn phòng 56 Khoa Công nghệ Thông tin

57 Bấm vào mục để xem ngay không cần lấy về máy tính Bấm vào mục này để lấy tệp về máy tính trước khi xem Đóng hộp thư Chọn mục Sign Out để đóng hộp thư, trở về cửa sổ đầu tiên của chương trình thư. Giáo trình tin học văn phòng 57 Khoa Công nghệ Thông tin

58 PHẦN 2. MICROSOFT WORD Giáo trình tin học văn phòng 58 Khoa Công nghệ Thông tin

59 CHƯƠNG 1. CÁC KHÁI NIỆM TỔNG QUAN VỀ WORD 1. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT WORD 1.1. Microsoft Word là gì? Microsoft Word là một chương trình phần mềm ứng dụng nằm trong bộ tin học văn phòng Microsoft Office có tác dụng hỗ trợ công việc soạn thảo và lưu trữ các văn bản, công văn giấy tờ Microsoft Word có các tính năng như: soạn thảo, tạo các kiểu chữ nghệ thuật, tạo bảng, xây dựng đồ thị... Cho đến nay Microsoft Word là chương trình soạn thảo văn bản thông dụng và được ưa thích nhất Khởi động Word Chọn Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Word. Kết quả sẽ xuất hiện màn hình soạn thảo của Microsoft Office Word với các thành phần cơ bản sau: Title Bar: Thanh tiêu đề hiển thị tên tệp chứa nội dung của văn bản. Menu Bar: Thanh Menu chứa đầy đủ các chức năng của Microsoft Office Word để soạn thảo và lưu trữ văn bản. Giáo trình tin học văn phòng 59 Khoa Công nghệ Thông tin

60 File: cho phép mở, thêm mới, lưu trữ, căn lề văn bản. Edit: gồm các thao tác hỗ trợ việc soạn thảo mã lệnh như: copy, cắt, dán, tìm kiếm View: cho phép người dùng chọn các chế độ hiển thị văn bản, chọn hiển thị các thanh công cụ - Toolbars Insert: cho phép chèn các đối tượng khác nhau vào văn bản như: các ký tự đặc biệt, hình ảnh, ngày tháng, số trang Format: cho phép định dạng font chữ, mầu nền, chèn số thứ tự... Tools: cung cấp các công cụ cho phép thực hiện các chức năng mở rộng như AutoCorrect Option, Option Table: cung cấp các công cụ làm việc với bảng biểu. Window: kiểm soát cách bố trí các cửa sổ văn bản. Toolbar: Mỗi thanh công cụ gồm một tập hợp các nút lệnh, mỗi nút lệnh chứa một biểu tượng icons và có chức năng tương đương với chức năng của một mục lựa chọn trong thanh menu. Thanh công cụ rất hữu ích và trực quan, giúp người dùng dễ dàng và nhanh chóng thực hiện một chức năng mong muốn chỉ thông qua một cái click chuột. Ví dụ ta có một số thanh công cụ thông dụng sau: Thanh Standard, chứa các công cụ chuẩn như: mở văn bản, copy, cắt, dán... Thanh Formating, chứa các chế độ lựa chọn căn chỉnh font chữ, cỡ chữ, lề văn bản Thanh Drawing, chứa các biểu tượng hình vẽ như: mũi tên, hình chữ nhật, hình Elip... Ẩn/Hiện các thanh công cụ: Microsoft Word có 21 thanh công cụ, để gọi các thanh công cụ ta vào View/Toolbars hoặc kích chuột phải tại thanh menu, khi đó sẽ xuất hiện danh sách tất cả các thanh công cụ. Giáo trình tin học văn phòng 60 Khoa Công nghệ Thông tin

61 Muốn ẩn/hiện thanh công cụ nào ta kích chọn tại dòng chứa tên thanh công cụ đó. Các thanh công cụ đang được hiện sẽ có dấu tích chọn. Ruler: thanh thước ngang và dọc trên màn hình soạn thảo. Để ẩn/hiển thị thanh Ruler ta vào View/Ruler. Text boundaries: đường bao văn bản. Để ẩn/hiển thị đường bao văn bản ta chọn Tools/Option/View/Text boundaries/ok. Scroll Bar: thanh cuộn ngang và dọc của văn bản, giúp người dùng dễ dàng di chuyển lên xuống và sang ngang trong quá trình soạn thảo tài liệu. Để ẩn/hiển thị các thanh cuộn ta chọn Tools/Option/View/kích chọn Horizontal scroll bar hoặc Vectical scroll bar/ok. State Bar: thanh trạng thái cho biết vị trí dòng, cột của con trỏ nhập dữ liệu, số trang của văn bản, chế độ soạn thảo Đóng chương trình Word Để đóng chương trình Microsoft Word ta có thể thực hiện theo các cách sau: Chọn lệnh Exit trong thực đơn lệnh File. Hoặc nhấn nút Close ở góc trên bên phải thanh tiêu đề. Hoặc bấm tổ hợp phím Alt+F4. 2. VẤN ĐỀ TIẾNG VIỆT Để có thể soạn thảo và in ra một văn bản bằng tiếng Việt trong môi trường soạn thảo Microsoft Word chúng ta cần phải có bộ phông và bộ gõ tiếng Việt Bộ phông chữ tiếng Việt Tiếng Việt có hệ thống dấu thanh và một số ký tự đặc biệt không có trong tiếng Anh. Vấn đề lựa chọn cách mã hoá những ký tự này đã đưa đến những giải pháp khác nhau, ví dụ hiện nay ta có ba bộ mã và phông chữ tiếng Việt thường gặp như sau: Giáo trình tin học văn phòng 61 Khoa Công nghệ Thông tin

62 TCVN3: là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia thường được dùng ở các tỉnh phía Bắc. Các bộ font chữ thường được đặt tên bắt đầu bằng.vn, font chữ hoa kết thúc bằng chữ H. VNI: thường được dùng ở khu vực phía Nam và nước ngoài. Các bộ font VNI được đặt tên bắt đầu bằng chữ VNI. UNICODE: là bộ mã tiêu chuẩn quốc tế, nó khắc phục được triệt để các hiện tượng mất chữ ư, ơ, à... Bộ font chữ Unicode có sẵn trong máy tính cài đặt hệ điều hành Windows như font Time New Roman, Arial Bộ gõ tiếng việt VIETKEY VietKey là một phần mềm ứng dụng cho phép soạn thảo các văn bản chứa các ký tự tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, và tiếng Nga được ưa chuộng nhất hiện nay Cài đặt VietKey Truy cập trang web tải về phần mềm VietKey2000, kích đúp chuột tại file Setup.exe để tiến hành cài đặt và thực hiện theo hướng dẫn của từng bước. Kết quả phần mềm VietKey2000 sẽ được cài vào máy và giúp ta soạn thảo các văn bản bằng tiếng Việt, Anh, Pháp... Ta có biểu tượng của phần mềm VietKey2000 trên màn hình nền Desktop: Khởi động VietKey Chọn Start/VietKey 2000 hoặc kích đúp chuột vào biểu tượng VietKey.exe trên màn hình nền Desktop. Giao diện phần mềm VietKey2000 hiện ra như sau: Giáo trình tin học văn phòng 62 Khoa Công nghệ Thông tin

63 Thẻ Kiểu gõ: Cho phép lựa chọn kiểu gõ và ngôn ngữ cần gõ văn bản. Tại mục Tiếng Việt có hai lựa chọn kiểu gõ tiếng việt là Telex và Vni. Thông thường chúng ta chọn kiểu gõ Telex vì nó tương đối dễ nhớ và dễ dùng. Sự khác nhau giữa Telex và Vni là: + Telex sử dụng cách gõ lặp để tạo chữ có dấu. + Vni sử dụng các phím số từ 1 tới 9 để biểu diễn các dấu. Quy ước gõ tiếng Việt theo kiểu Telex: f = huyền aa = â s = sắc aw = ă r = hỏi ee = ê x = ngã oo = ô j = nặng w, uw, ] = ư ow, [ = ơ dd = đ z = khử dấu (xóa dấu) Tại mục Gõ bàn phím cho phép ta lựa chọn 5 loại ngôn ngữ cần gõ, để chọn loại ngôn ngữ nào ta kích chọn vào biểu tượng cạnh ngôn ngữ đó. Ta có thể chọn đồng thời cho phép gõ cả 5 loại ngôn ngữ nhưng tại một thời điểm thì chỉ có thể chọn một loại ngôn ngữ để gõ. Để chọn một ngôn ngữ hiện thời ta kích chọn biểu tượng bên cạnh tên ngôn ngữ. Giáo trình tin học văn phòng 63 Khoa Công nghệ Thông tin

64 Ví dụ ở hình trên cho phép ta có thể gõ 2 loại ngôn ngữ là Tiếng Việt và Tiếng Anh, và tại thời điểm hiện thời đang cho phép gõ Tiếng Việt. Thẻ Bảng mã: cho phép lựa chọn kiểu bảng mã tiếng Việt. TCVN3 - ABC: dùng để gõ tiếng Việt có dấu cho các phông chữ theo tiêu chuẩn TCVN3 (có ký hiệu.vn ở đầu như:.vntime,.vncooper ) Unicode dựng sẵn: dùng để gõ tiếng Việt có dấu cho các phông chữ theo tiêu chuẩn Unicode (ví dụ như: Times New Roman, Arial ) Ví dụ ở hình trên hiện thời đang cho phép ta gõ tiếng Việt có dấu cho các phông chữ theo tiêu chuẩn Unicode. Thẻ Công cụ: cho phép chọn chế độ tự động kích hoạt VietKey khi khởi động máy tính. Ngoài ra ta có một số thao tác khác hay dùng như: Tạo biểu tượng làm việc: sau khi chọn xong các lựa chọn ta bấm vào nút TaskBar để thu gọn chương trình VietKey thành một biểu tượng nhỏ nằm trên thanh tác vụ của Windows. Chuyển đổi nhanh bảng mã tiếng Việt: Kích chuột phải tại biểu tượng VietKey trên thanh TaskBar, xuất hiện một bảng chọn, kích chuột để chọn bảng mã cần dùng, ví dụ Unicode... Giáo trình tin học văn phòng 64 Khoa Công nghệ Thông tin

65 Chuyển đổi chế độ nhập tiếng Việt: Kích chuột tại biểu tượng VietKey trên thanh TaskBar, nếu biểu tượng VietKey: Hiển thị chữ V đỏ trên nền vàng thì cho phép gõ tiếng Việt. Hiển thị chữ E trên nền xám thì cho phép gõ tiếng Anh CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 3.1. Tạo văn bản mới - New Để tạo một văn bản mới ta có thể thực hiện theo các cách sau: Chọn mục New trong thực đơn lệnh File. Hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Hoặc bấm phím tắt Ctr+N Lưu văn bản vào đĩa cứng - Save Để lưu nội dung một văn bản vào máy tính ta có thể thực hiện theo các cách sau: Chọn mục Save trong thực đơn lệnh File. Hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Hoặc bấm phím tắt Ctr+S. Nếu văn bản được ghi lần đầu thì sẽ xuất hiện hộp thoại Save As yêu cầu đặt tên cho tệp, còn nếu tệp văn bản đã tồn tại thì máy sẽ tự động lưu những thay đổi vào tệp văn bản đó. Giáo trình tin học văn phòng 65 Khoa Công nghệ Thông tin

66 o Xác định thư mục muốn lưu tệp văn bản trong hộp Save in. o Đặt tên cho tệp văn bản cần lưu tại ô File Name. o Chọn Save hoặc gõ Enter để lưu văn bản hoặc chọn Cancel để huỷ bỏ việc lưu. Chú ý: Tên tệp sẽ được Word tự động đặt là:.doc 3.3. Tạo bản sao của văn bản - Save As Để tạo thêm một văn bản mới có nội dung giống như văn bản ban đầu, ta chọn File/Save as... Sau đó các thao tác còn lại được thực hiện như chọn Save. Kết quả sẽ tạo ra 2 tệp văn bản có nội dung giống nhau nhưng tên khác nhau Đóng văn bản đang mở - Close Để đóng văn bản đang mở ta có thể thực hiện theo các cách sau: Chọn mục Close trong thực đơn lệnh File. Hoặc kích chuột vào biểu tượng Close trên thanh tiêu đề. Nếu tệp văn bản này có những thay đổi chưa được lưu thì máy sẽ hỏi có ghi lại hay không? Ví dụ: o Chọn Yes nếu muốn lưu. Giáo trình tin học văn phòng 66 Khoa Công nghệ Thông tin

67 o Chọn No nếu không muốn lưu. o Chọn Cancel để quay lại màn hình soạn thảo Mở một văn bản đã có - Open Bước 1: Thực hiện một trong các cách sau: Chọn mục Open trong thực đơn lệnh File. Hoặc bấm phím tắt Ctr+O. Hoặc bấm chuột vào biểu tượng Open. Kết quả xuất hiện cửa sổ Open: Bước 2: Chọn đường dẫn tới thư mục chứa văn bản cần mở tại hộp Look In. Bước 3: Chọn văn bản cần mở rồi kích chọn nút Open hoặc kích đúp chuột tại dòng văn bản cần mở. 4. NHẬP NỘI DUNG VĂN BẢN 4.1. Một số quy tắc nhập văn bản Quy tắc viết chữ hoa: Khi nhập văn bản phải gõ chữ hoa cho chữ cái đầu câu hoặc chữ cái sau dấu chấm. Quy tắc nhập dấu: Các dấu câu như: dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm phẩy, dấu hỏi, dấu cảm thán... phải đi liền với từ đứng trước và cách một ký tự trắng đối với từ đứng sau. Các cặp dấu nháy đơn, nháy kép, dấu móc được nhập liền với ký tự đầu và cuối. Quy tắc nhập nhanh: Để tăng hiệu quả soạn thảo, đầu tiên ta nên nhập nhanh, chính xác nội dung văn bản sau đó mới đến giai đoạn định dạng văn bản. Giáo trình tin học văn phòng 67 Khoa Công nghệ Thông tin

68 4.2. Các phím và tổ hợp phím thông dụng,,, : Di chuyển con trỏ theo 4 hướng mũi tên. Home: Đưa con trỏ đến đầu dòng. End: Đưa con trỏ đến cuối dòng. Ctr + Home: Đưa con trỏ về đầu văn bản. Ctr + End: Đưa con trỏ về cuối văn bản. PageUp: Chuyển đến trang màn hình phía trước. PageDown: Chuyển đến trang màn hình phía sau. Enter: Đưa con trỏ xuống đầu dòng dưới và tạo ra một đoạn văn bản mới. Caps Lock: Bật/ tắt chế độ nhập chữ cái hoa. Shift + <Phím chữ cái>: Nhập chữ cái hoa tương ứng. Shift + <Phím 2 ký tự>: Nhập ký tự ở hàng trên. (Back Space): Xoá ký tự bên trái con trỏ. Delete: Xoá ký tự bên phải con trỏ. Insert: Chuyển đổi giữa hai chế độ chèn và đè. Ctrl + Shift + =: Bật/ tắt chế độ nhập chỉ số trên, ví dụ: x 2 Ctrl + =: Bật/ tắt chế độ nhập chỉ số dưới, ví dụ: H 2O 4.3. Chế độ ghi chèn - Insert và chế độ ghi đè - Overwrite Chế độ ghi chèn Ký tự nhập được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, các ký tự đứng sau (nếu có) sẽ dịch sang phải một cột. Biểu tượng OVR trên thanh trạng thái ở chế độ mờ. Ví dụ sau minh họa ký tự x được nhập trong chế độ ghi chèn Chế độ ghi đè Giáo trình tin học văn phòng 68 Khoa Công nghệ Thông tin

69 Ký tự nhập được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, ký tự đứng sau (nếu có) sẽ bị mất đi. Biểu tượng OVR trên thanh trạng thái ở chế độ sáng. Ví dụ sau minh họa ký tự x được nhập trong chế độ ghi đè Chuyển đổi các chế độ ghi Để chuyển đổi qua lại từ chế độ ghi chèn sang chế độ ghi đè và ngược lại ta bấm phím Insert. 5. LÀM VIỆC VỚI KHỐI VĂN BẢN 5.1. Lựa chọn văn bản Lựa chọn một khối: Đặt con trỏ tại ký tự bắt đầu của khối, sau đó: Hoặc giữ và kéo chuột tới ký tự cuối cùng. Hoặc giữ phím Shift, đồng thời bấm chuột tại ký tự cuối cùng. Hoặc giữ phím Shift, đồng thời bấm các phím mũi tên,,, để lựa chọn. Lựa chọn toàn bộ văn bản: Hoặc bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + A. Hoặc vào Edit/Select All Chú ý: Khối văn bản được lựa chọn sẽ có nền màu đen Copy, cắt, dán, xoá khối văn bản Trước khi thực hiện các thao tác copy, cắt, dán, xoá ta phải tiến hành lựa chọn khối văn bản. Sau đó thực hiện như sau: Copy: Nhấn chuột tại biểu tượng Copy, hoặc bấm Ctrl + C, hoặc chọn Edit/Copy, sau đó đưa con trỏ đến vị trí cần đặt tới rồi nhấn chuột tại biểu tượng dán, hoặc bấm Ctrl + V, hoặc chọn Edit/Paste. Cắt: Nhấn chuột tại biểu tượng Cut, hoặc bấm Ctrl +X, hoặc chọn Edit/Cut, sau đó đưa con trỏ đến vị trí cần đặt tới rồi nhấn chuột tại biểu tượng dán, hoặc bấm Ctrl + V, hoặc chọn Edit/ Paste. Xoá: Nhấn chuột tại biểu tượng Cut, hoặc bấm Ctrl +X, hoặc chọn Edit/Cut, hoặc bấm phím Delete để xoá. Giáo trình tin học văn phòng 69 Khoa Công nghệ Thông tin

70 5.3. Chức năng Undo/Redo Chức năng Undo Chức năng Undo rất hữu ích trong trường hợp người soạn thảo có sai sót khi chỉnh sửa, xoá văn bản, Word cho phép thao tác Undo nhiều lần để trả về một trạng thái ban đầu. Để sử dụng chức năng Undo ta có thể thực hiện theo một trong các cách sau: Chọn mục Undo trong thực đơn lệnh Edit. Hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Hoặc bấm Ctrl +Z Chức năng Redo Chức năng Redo cho phép trả lại trạng thái đã có trước khi thực hiện Undo. Để sử dụng chức năng Redo ta có thể thực hiện theo một trong các cách sau: Chọn mục Redo trong thực đơn lệnh Edit. Hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Hoặc bấm Ctrl +Y. 6. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRANG VĂN BẢN Word cung cấp 4 chế độ hiển thị trang văn bản khác nhau, bao gồm: Normal, Web Layout, Print Layout, Outline. Normal: Hiển thị được đúng dạng của văn bản, song không hiện được các hình ảnh, không hiện được đầu trang và cuối trang, nên cũng không hiện được số trang (nếu có). Web Layout: Hiển thị văn bản như một trang Web, không có dấu ngắt trang. Print Layout: Hiển thị văn bản theo khuôn dạng trang giấy gồm đầy đủ các phần: văn bản, lề trên, lề dưới, lề trái, lề phải. Kiểu hiển thị này thường được dùng vì dễ quản lý nội dung văn bản khi nhập. Outline: Hiển thị văn bản theo tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ. Để lựa chọn các chế độ hiển thị này cho văn bản ta thực hiện theo 2 cách sau: Cách 1: Mở thực đơn View, rồi kích chọn chế độ hiển thị tương ứng. Cách 2: Kích chuột tại các biểu tượng tương ứng trên thanh cuộn ngang. Giáo trình tin học văn phòng 70 Khoa Công nghệ Thông tin

71 7. HIỂN THỊ KHUNG NHÌN VĂN BẢN THEO TỶ LỆ PHẦN TRĂM Theo mặc định khung nhìn văn bản được đặt tỷ lệ là 100%, ta có thể tăng hoặc giảm tỷ lệ này để có thể phóng to hoặc thu nhỏ trang văn bản trên màn hình. Cách 1: Chọn tỷ lệ % có sẵn tại biểu tượng Zoom phần trăm mong muốn rồi bấm Enter. trên thanh công cụ Standard hoặc tự gõ tỷ lệ Cách 2: Vào View/Zoom... xuất hiện hộp hội thoại Zoom: Chọn các tỷ lệ % tại mục Zoom to hoặc gõ tỷ lệ phần trăm mong muốn tại ô Percent, cuối cùng chọn OK để chấp nhận. 8. ĐẶT LỀ VÀ KHỔ GIẤY CHO VĂN BẢN Chọn File/Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại: Giáo trình tin học văn phòng 71 Khoa Công nghệ Thông tin

72 Đặt lề tại Margins: Top - lề trên, Bottom - lề dưới, Left - lề trái, Right - lề phải. Đặt hướng giấy tại Orientation: Portrait-thẳng đứng, Landscape-nằm ngang. Đặt khổ giấy A4 ở Paper size trong tab Paper. 9. THIẾT LẬP ĐƠN VỊ ĐO CHO VĂN BẢN Mặc định đơn vị đo trong Word là Inchs, ta có thể thay đổi đơn vị đo thành Centimeters bằng cách vào Tools/Options/General trong hộp Measurement units chọn Centimeters. 10. CÁC CHẾ ĐỘ KIỂM TRA CHÍNH TẢ Mặc định Word bật các chế độ kiểm tra chính tả khi người dùng gõ văn bản tiếng Anh, do đó khi gõ văn bản tiếng Việt ta sẽ thấy có các đường gạch hình răng cưa màu xanh, màu đỏ dưới các dòng văn bản, ví dụ: Để tắt chế độ kiểm tra chính tả tiếng Anh vào Tools/Options chọn thẻ Spelling & Grammar, bỏ chọn ba chế độ Check như hình dưới rồi chọn OK. Giáo trình tin học văn phòng 72 Khoa Công nghệ Thông tin

73 CHƯƠNG 2. ĐỊNH DẠNG VÀ TRANG TRÍ VĂN BẢN Trước khi định dạng một khối văn bản hay cho dù chỉ là một chữ, ta cũng cần phải lựa chọn khối văn bản hay chữ đó rồi mới tiến hành thay đổi định dạng. 1. ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ, CỠ CHỮ Thao tác này có tác dụng với khối văn bản đã được lựa chọn hoặc những phần văn bản sắp được tạo mới bắt đầu từ vị trí con trỏ Làm việc với hộp hội thoại Font Vào Format/Font hoặc bấm phím tắt Ctrl + D, kết quả xuất hiện hộp thoại Font: Giáo trình tin học văn phòng 73 Khoa Công nghệ Thông tin

74 Hộp thoại Font gồm 3 thẻ chính: Font, Character Spacing và Text Effects. Thẻ Font: chứa hầu hết các chức năng định dạng font chữ thông thường, gồm: Font : Chọn phông chữ. Font Style: Chọn kiểu chữ, gồm: o Regular: Chữ bình thường o Italic: In nghiêng o Bold: In đậm o Bold Italic: Vừa in đậm vừa in nghiêng Size: Chọn cỡ chữ. Font Color: Chọn màu chữ. Underline Style: Chọn kiểu gạch chân. Underline Color: Chọn màu cho kiểu gạch chân. Effects: Cung cấp một số các hiệu ứng đặc biệt, gồm: o Strikethrough: Một đường kẻ gạch ngang qua chữ. o Double Strikethrough: Hai đường kẻ gạch ngang qua chữ. o Superscript: Chuyển chữ thành dạng chỉ số trên. o o Subscript: Chuyển chữ thành dạng chỉ số dưới. Shadow: Tạo chữ có bóng. Giáo trình tin học văn phòng 74 Khoa Công nghệ Thông tin

75 oo oo o O o EEmbboossss: : CChhạạm nnổổi i cchhữữ... EEnnggr raavvee: : Inn I cchhì ìm cchhữữ... SMALL CAPS: CHUYỂN THÀNH CHỮ HOA NHỎ. ALL CAPS: CHUYỂN THÀNH CHỮ HOA LỚN. Hidden: Ẩn các ký tự. Thẻ Character Spacing: cho phép thay đổi khoảng cách giữa các ký tự. Scale: tỷ lệ % khoảng cách giữa các ký tự (Scale = 80%) Spacing: xác định khoảng cách giữa các ký tự o Nomal: khoảng cách bình thường. o Expanded: giãn rộng khoảng cách (By = 1pt) o Condensed: thu nhỏ khoảng cách (By = 1pt) Position: xác định vị trí của dòng văn bản đối với đường kẻ dòng o Nomal: dòng văn bản nằm trên đường kẻ dòng o Raised: dòng văn bản nằm phía trên đường kẻ dòng (By = 3pt) o Lowered: dòng văn bản nằm phía dưới đường kẻ dòng (By = 3pt) Thẻ Text Effects: cho phép tạo các dòng chữ có hiệu ứng đặc biệt. Giáo trình tin học văn phòng 75 Khoa Công nghệ Thông tin

76 Ngoài ra cả 3 thẻ đều có các lựa chọn chung như sau: Default: đặt các giá trị định dạng đã chọn làm giá trị mặc định cho tất cả các văn bản sau này. OK: chấp nhận giá trị định dạng cho văn bản hiện thời. Cancel: huỷ bỏ các giá trị định dạng Làm việc với các biểu tượng trên thanh công cụ và phím tắt Nhấn chuột tại mũi tên trên biểu tượng Font để lựa chọn phông chữ trong danh sách (phím tắt Ctr+Shift+F) Nhấn chuột tại các biểu tượng để chọn/ huỷ chữ đậm, chữ nghiêng, chữ gạch chân (phím tắt tương ứng Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U) Nhấn chuột tại mũi tên trên biểu tượng Font Size để chọn cỡ chữ thích hợp (phím tắt Ctr+Shift+P). Hoặc Ctrl+[ để giảm cỡ chữ xuống 1 đơn vị, Ctrl+] để tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị. Bài tập 1. Hãy trình bầy đoạn văn bản như sau (với bảng mã TCVN3): PhÇn mòm xö lý v n b n Word lµ c ch nãi gän cña tõ Wordprocessor (PhÇn mòm xö lý v n b n). Qu tr nh xö lý v n b n gåm hai giai o¹n chýnh : So¹n th o (Editing) vµ xö lý (Processing). So¹n th o v n b n lµ c«ng viöc rêt th êng gæp trong v n phßng vµ lµ c«ng viöc rêt nhµm ch n khi ng êi ta dïng m y nh ch (typewrite) Ó thùc hiön. Giáo trình tin học văn phòng 76 Khoa Công nghệ Thông tin

77 Víi m y nh ch, mçi lçn b¹n gâ mét phým th lëp tøc mét ký tù îc in ra giêy. Khi gâ hõt mét hµng, b¹n ph i kðo cçn Ó xuèng hµng. Muèn canh lò cho ngay ng¾n, b¹n ph i canh b»ng tay vµ b»ng m¾t. Mét v n b n îc t¹o xong, nõu cã lçi th ph i gâ l¹i tõ Çu vµ v vëy cã thó m¾c khuyõt ióm nh lçn tr íc (cµng nh cµng sai). Víi m y vi týnh vµ Word, m i cho Õn lóc b¹n ra lönh in, vén ch a cã mét võt nµo trªn giêy. V n b n chø hiön ra trªn mµn h nh Ó b¹n kióm tra vµ hiöu chønh cho óng. Mçi khi b¹n gâ Õn cuèi hµng, chõ é Wordwrap sï tù éng mang trän tõ (Word) xuèng hµng vµ s¾p xõp tõ trong khu«n khæ c c møc canh lò (Margin) îc khai b o tr íc ã. Ngoµi ra, víi nh ng c«ng cô (Tool) xö lý v n b n nh : T m vµ thay thõ (Find and Repalce), S¾p xõp (Sort), sao chðp (Copy), di chuyón (Move)... lµm cho Word trë thµnh ng êi b¹n ång hµnh kh«ng thó xa ng êi th ký v n phßng. Æc biöt: Víi Microsoft Word 2003, mét phçn mòm so¹n th o ch¹y trong m«i tr êng Windows, sï cho phðp b¹n n ng lªn mét b íc míi èi víi c«ng t c so¹n th o v n b n trong v n phßng. Cã thó n cö mét vµi khýa c¹nh d íi y: Kh n ng Þnh d¹ng ký tù rêt phong phó nh : Ëm (Bold), Nghiªng (Italic), G¹ch d íi nðt n (Single underline), G¹ch d íi nðt «i (Double underline), G¹ch d íi tõng tõ (Word Only), G¹ch d íi nðt lêm chêm (Dotted underline), G¹ch ngang th n ch (Strikethrough), ChØ sè trªn N 2 (Super script), ChØ sè d íi H 2O (Subcript), Cho Èn ch (Hidden), æi mµu ch (Color)... NhiÒu chøc n ng Þnh d¹ng v n b n (Paragraph) rêt tiön lîi. Microsoft Word 2003 cã thó liªn kõt víi c c tr nh øng dông kh c nh : Microsoft Excel, Equation Editor... cã kh n ng thùc hiön nhiòu chøc n ng, kü x o tiªn tiõn trong viöc so¹n th o vµ tr nh bµy v n b n ĐỊNH DẠNG ĐOẠN VĂN BẢN 2.1. Làm việc với hộp hội thoại Paragraph Chọn Format/Paragraph (phím tắt Alt+O+P) xuất hiện hộp thoại Paragraph: Giáo trình tin học văn phòng 77 Khoa Công nghệ Thông tin

78 Alignment: Chọn chế độ căn lề văn bản, gồm: Left - Căn đều văn bản sang bên trái. Right - Căn đều văn bản sang bên phải. Centered - Căn đều văn bản vào giữa. Justified - Căn đều văn bản sang hai bên. Indentation: Xác định vị trí của một đoạn văn bản so với lề trái Left và lề phải Right. Spacing: Xác định khoảng cách giữa hai đoạn văn bản, gồm: Before - Xác định khoảng cách so với đoạn văn bản trước (0 pt). After - Xác định khoảng cách so với đoạn văn bản sau (12 pt). Special: Xác định vị trí của dòng đầu tiên trong một đoạn văn bản. Line Spacing: Xác định khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn văn bản, thường dùng Single hoặc 1.5 line Làm việc với các biểu tượng trên thanh công cụ và phím tắt : Căn thẳng mép trái (Ctrl+L). : Căn giữa dòng (Ctrl+E). : Căn thẳng mép phải (Ctrl+R). : Căn đều hai bên (Ctrl+J). Giáo trình tin học văn phòng 78 Khoa Công nghệ Thông tin

79 Bài tập 2. : Xác định khoảng cách giữa các dòng, gồm các giá trị: 1.0, 1.5, 2.0, 2.5,3... : Giảm vị trí của đoạn văn bản sang bên trái. : Tăng vị trí của đoạn văn bản sang bên phải. : Xác định vị trí đầu dòng của dòng đầu trong đoạn văn bản. Căn lề: Left 2.5 cm, Right 2 cm, Top 2 cm, Bottom 2 cm, Khổ giấy A4. Khoảng cách giữa các dòng: Line Spacing 1.5 lines, khoảng cách giữa các đoạn văn bản Before = After = 0 Tiêu đề bài thơ chọn font.vnarial NarrowH cỡ chữ 16, bôi đậm, gạch chân, căn giữa. Khổ thơ thứ nhất chọn font.vntime, cỡ chữ 14, nghiêng, căn giữa Khổ thơ thứ 2 chọn font. VnUniverse, cỡ chữ 14, căn trái Khổ thứ 3 chọn font.vnteknical cỡ chữ 14, căn phải Khổ thơ thứ 4 chọn font.vnaritote cỡ chữ 14, căn giữa H n mét loµi hoa rông cµnh Trong v ên s¾c á rñ mµu xanh Nh ng luång run rèy rung rinh l «i c nh kh«gçy x ng máng manh 3. DANH SÁCH LIỆT KÊ y mïa thu tíi RÆng liôu u hiu øng chþu tang Tãc buån bu«ng xuèng lö ngµn hµng y mïa thu tíi mïa thu tíi Víi o m phai döt lôa vµng ThØnh tho ng nµng tr ng tù ngèn ng... M y vèn tõng kh«ng chim bay i KhÝ trêi u uêt hën chia ly Ýt nhiòu thiõu n buån kh«ng nãi Tùa cöa nh n xa nghü ngîi g Gồm 2 loại: danh sách liệt kê gạch đầu dòng và danh sách liệt kê số thứ tự. Non xa khëi sù nh¹t s ng mê... nghe rðt m ít luån trong giã... v¾ng ng êi sang nh ng chuyõn ß Giáo trình tin học văn phòng 79 Khoa Công nghệ Thông tin

80 3.1. Danh sách liệt kê gạch đầu dòng - Bulleted Gồm 1dãy liên tiếp các đoạn văn bản được đánh dấu bằng các gạch đầu dòng, dấu hoa thị, dấu chấm tròn Tạo danh sách liệt kê gạch đầu dòng Di chuyển con trỏ đến vị trí cần tạo danh sách liệt kê, chọn Format/Bullets and Numbering (lệnh tắt Alt+O+N), kết quả xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering, chọn thẻ Bulleted: Chọn kiểu ký tự đầu dòng cần hiển thị rồi nhấn OK. Nhập nội dung đoạn văn bản. Nhấn phím Enter để tạo thêm một dòng liệt kê mới. Nhấn Enter hai lần hoặc nhấn phím xoá Back Space để xoá dòng liệt kê mới Thay đổi vị trí và kiểu ký tự đầu dòng Bước 1: Kích đúp chuột tại kiểu ký tự gạch đầu dòng muốn thay đổi sẽ xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering, chọn thẻ Bulleted. Bước 2: Chọn kiểu ký tự gạch đầu dòng muốn thay đổi rồi chọn nút Customize, xuất hiện hộp thoại Customize Bulleted List: Giáo trình tin học văn phòng 80 Khoa Công nghệ Thông tin

81 Ý nghĩa các mục như sau: Bullet character: Danh sách các ký hiệu có sẵn. Bullet position: Xác định khoảng cách giữa ký tự đầu dòng đến lề trái của văn bản. Text position: Xác định khoảng cách giữa nội dung đoạn văn bản đến ký tự đầu dòng. Font: Mở hộp hội thoại Font để định dạng lại phông chữ, cỡ chữ. Character: Mở hộp hội thoại Symbol chứa danh sách các ký hiệu đặc biệt khác. Lựa chọn ký hiệu cần chèn rồi bấm OK. Giáo trình tin học văn phòng 81 Khoa Công nghệ Thông tin

82 Làm việc với biểu tượng Bullets Ta có thể tạo nhanh danh sách liệt kê gạch đầu dòng hoặc gỡ bỏ danh sách liệt kê bằng cách kích chuột vào biểu tượng Bullets trên thanh công cụ Danh sách liệt kê số thứ tự Gồm một dãy liên tiếp các đoạn văn bản mà tại dòng đầu của mỗi đoạn được đánh dấu bằng các số thứ tự 1, 2, 3... hay a, b, c Tạo danh sách liệt kê số thứ tự Đặt con trỏ tại vị trí cần tạo danh sách liệt kê, chọn Format/Bullets and Numbering (phím tắt Alt+O+N), xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering, chọn thẻ Numbered: 1. Chọn kiểu số thứ tự cần hiển thị rồi nhấn OK. 2. Nhập nội dung đoạn văn bản. 3. Nhấn phím Enter để tạo thêm một dòng mới. 4. Nhấn phím Enter hai lần hoặc nhấn phím xoá Back Space để xoá dòng mới Thay đổi vị trí và kiểu số thứ tự đầu dòng Bước 1: Kích đúp chuột tại số thứ tự muốn thay đổi, xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering, chọn thẻ Numbered. Bước 2: Chọn kiểu số thứ tự muốn thay đổi rồi chọn nút Customize, xuất hiện hộp thoại Customize Numbered List Giáo trình tin học văn phòng 82 Khoa Công nghệ Thông tin

83 1). Number format: Thay đổi định dạng của số thứ tự, ví dụ 1), (1) 2). Font: Mở hộp hội thoại Font để định dạng lại phông chữ, cỡ chữ. 3). Number style: Thay đổi kiểu hiển thị của số thứ tự. 4). Start at: Thay đổi thứ tự của phần tử đầu tiên trong danh sách. 5). Number position: Thay đổi vị trí từ số thứ tự đến lề trái của văn bản. 6). Text position: Thay đổi vị trí từ dòng văn bản đến số thứ tự Làm việc với biểu tượng Numbering Ta có thể tạo nhanh danh sách liệt kê số thứ tự hoặc gỡ bỏ danh sách liệt kê số thứ tự bằng cách kích chuột vào biểu tượng Numbering Đánh số lại chỉ số thứ tự trên thanh công cụ. Khi nhập một danh sách có đánh dấu số thứ tự, chúng ta có nhu cầu đánh lại số thứ tự từ đầu, ví dụ đánh lại số thứ tự từ 1 cho các môn học của học kỳ 2 như minh hoạ dưới đây: Giáo trình tin học văn phòng 83 Khoa Công nghệ Thông tin

84 Kích đúp chuột tại số thứ tự cần đánh lại (số 3), xuất hiện hộp hội thoại Bullets and Numbering. Nhắp chọn nút Restart numbering, rồi chọn OK. Ta được kết quả như sau: Bài tập 3. Bài tập về thực hành chèn danh sách liệt kê. Giáo trình tin học văn phòng 84 Khoa Công nghệ Thông tin

85 Khoảng cách giữa các dòng: Line Spacing = Single, khoảng cách giữa các đoạn văn bản Before = 0pt, After = 12pt. TÔI SẼ NGỪNG THAN VÃN Nếu bạn có thực phẩm để ăn, có áo quần để mặc, có một mái nhà che đầu và một nơi ngủ qua đêm là bạn đã giàu hơn 75% thế giới này. Nếu bạn có tiền tiêu trong ví, có tiền ban phát cho người nghèo, có tiền để dành trong ngân hàng, bạn thuộc 8% những người giầu nhất thế giới. Nếu sáng nay bạn thức dậy thấy mình khoẻ hơn ngày hôm qua một chút thì bạn đã may mắn hơn một triệu người không thể sống qua nổi tuần này. Nếu bạn chưa bao giờ phải trải qua nguy hiểm của chiến tranh, cô đơn của tù tội, đau đớn của tra tấn hay vật vã của đói khát, bạn đã hạnh phúc hơn 500 triệu người trên thế giới. Và cuối cùng, nếu bạn đọc được thông điệp này thì bạn đã sung sướng hơn 2 tỷ người trên thế giới không bao giờ được đọc bất cứ thứ gì cả. Hãy nâng niu những gì trong vòng tay bạn, bởi rất nhiều người đang muốn được như bạn đấy. TuyÓn gi ng viªn SaigonCTT lµ Trung t m µo t¹o CNTT cao cêp ë tr nh é Quèc tõ, lµ n i ang trión khai huên luyön ch ng tr nh µo t¹o cña c c h ng c«ng nghö hµng Çu nh Cisco Systems, Sun Microsystems, Microsoft, Oracle nh»m a c«ng nghö tiªn tiõn Õn c c kü s vµ sinh viªn ViÖt Nam. SaigonCTT hiön cã nhu cçu tuyón dông: Chøc danh: Gi ng viªn c c ch ng tr nh µo t¹o CCNA, CCNP, MCSA, MCSE, LPI Linux, Sun Solaris, Sun Java. C«ng viöc: Gi ng d¹y, nghiªn cøu øng dông CNTT vµ ViÔn th«ng. TriÓn khai dþch vô, thiõt kõ, x y dùng vµ Qu n trþ m¹ng tin häc. Yªu cçu èi víi øng cö viªn: 1. cã Ýt nhêt mét trong sè c c chøng chø Quèc tõ: CCNA, CCNP, MCSA, MCSE, LPI 10x, Sun Java Programmer, Sun Solaris Admin hoæc c c chøng chø t ng ng kh c. 2. Tèi thióu 01 n m lµm viöc trong ngµnh CNTT. 3. Cã kh n ng tr nh bµy, diôn ¹t l u lo t. 4. Anh v n kh giái, cã tinh thçn cçu tiõn, tinh thçn tr ch nhiöm cao, cã kh n ng lµm viöc éc lëp vµ theo nhãm. i ngé: Giáo trình tin học văn phòng 85 Khoa Công nghệ Thông tin

86 øng cö viªn îc tuyón chän sï îc µo t¹o Ó lêy c c chøng chø quèc tõ cao h n nh : CCNA, CCNP, MCSA, Sun Java Programmer, Sun Solaris Admin Thu nhëp tõ 5 triöu/th ng trë lªn, Æc biöt èi víi øng cö viªn cã b»ng CCNP trë lªn thu nhëp sï tõ 7 triöu Õn 10 triöu/th ng. Cã c héi îc häc tëp vµ nghiªn cøu ë n íc ngoµi. Hå s xin viöc bao gåm: S yõu lý lþch, n xin viöc cã d n h nh, b n sao c c v n b»ng. Hå s göi vò: P.108, Toµ nhµ SSP, 123 Tr ng Þnh, QuËn 3, TP.HCM. (Hå s kh«ng ¹t yªu cçu kh«ng tr l¹i) 4. TẠO KHUNG VIỀN VÀ MẦU NỀN CHO ĐOẠN VĂN BẢN 4.1. Tạo khung viền cho văn bản - Border Bôi đen đoạn văn bản cần tạo khung viền, vào Format/Borders and Shading (phím tắt Alt+O+B), xuất hiện hộp hội thoại Borders and Shading, chọn thẻ Borders. Setting: Thiết lập kiểu khung viền bao quanh văn bản. o None: Không có khung viền. Giáo trình tin học văn phòng 86 Khoa Công nghệ Thông tin

87 o o o Box: Khung viền hình chữ nhật. Shadow: Khung viền hình chữ nhật có bóng. 3-D: Khung viền 3 chiều. Style: Chọn kiểu cho đường viền của khung viền. Color: Chọn màu cho đường viền của khung viền. Width: Chọn độ dầy cho đường viền của khung viền. Preview: Chọn các nút đường viền trên, dưới, trái, phải để tạo hoặc huỷ bỏ các đường viền tương ứng của khung viền. Apply to: Xác định phạm vi áp dụng khung viền cho đoạn văn bản, có 2 lựa chọn là Text và Paragraph. Text: Chỉ tạo đường viền cho phần văn bản được bôi đen, ví dụ: Paragraph: Tạo đường viền cho toàn bộ đoạn văn bản chứa phần văn bản được bôi đen, ví dụ: Bỏ khung viền Lựa chọn phần văn bản cần bỏ khung viền. Mở hộp hội thoại Borders and Shading. Chọn None tại mục Setting. Giáo trình tin học văn phòng 87 Khoa Công nghệ Thông tin

88 4.2. Tạo khung viền cho toàn bộ trang văn bản - Page Border Đặt con trỏ tại trang văn bản cần tạo khung viền, vào Format/Borders and Shading chọn thẻ Page Border. Các lựa chọn được thực hiện tương tự như tạo khung viền cho đoạn văn bản Border, nhưng có thêm lựa chọn Art các kiểu khung viền nghệ thuật Tạo mầu nền cho đoạn văn bản Shading Bôi đen đoạn văn bản cần tạo mầu nền, vào Format/Borders and Shading (phím tắt Alt+O+B), xuất hiện hộp hội thoại Borders and Shading, chọn thẻ Shading. Fill, More Colors: Chọn màu cần hiển thị. Style: Chọn tỷ lệ % cho màu nền. Giáo trình tin học văn phòng 88 Khoa Công nghệ Thông tin

89 Apply to: Thực hiện tương tự như đối với phần tạo khung viền cho đoạn văn bản. Bỏ mầu nền: o o o Lựa chọn phần văn bản cần bỏ mầu nền. Mở hộp hội thoại Borders and Shading chọn thẻ Shading. Chọn No Fill tại mục Fill. Bài tập 4. Bµi tëp thùc hµnh vò t¹o êng viòn vµ nòn cho o¹n v n b n. Bill gates «ng vua phçn mòm Cuéc êi vµ sè phën cña mçi con ng êi lu«n lu«n vén lµ iòu bý Èn hêp dén vµ mêy ai cã thó n¾m biõt îc thiªn c? LiÖu mét nhµ t íng sè hay mét nhµ ngo¹i c m khi nh n bøc nh nhá cña cëu bð Bill Gates 3 tuæi cã thó nãi îc iòu trïng hîp víi nh ng sù kiön x y ra trong cuéc êi cña con ng êi nµy? Ph i ch ng ngay tõ thña ã biõt m Õn viöc lµm phçn mòm cho m y týnh? Kh«ng, cëu bð trong nh ang say mª xem chuyön tranh (còng gièng nh bêt kú cëu bð nµo kh c ë løa tuæi ã) trong ng«i nhµ cña gia nh cëu ë Seattle (Mü). Qu ng êi thiõu niªn cña Bill Gates chø chøng tá mét iòu næi bët: CËu bð thùc sù say mª to n häc vµ cã mét trý nhí ng kinh ng¹c. N m 1986, ë tuæi 13, Bill Gates b¾t Çu lµm quen víi thõ giíi tin häc. ã lµ thêi kú cña nh ng m y týnh thõ hö thø ba víi m¹ch tých hîp b n dén, víi c c hö iòu hµnh a ch ng tr nh, a xö lý m¹nh mï Giáo trình tin học văn phòng 89 Khoa Công nghệ Thông tin

90 vµ mòm dîo, c c ng«n ng bëc cao vang bãng mét thêi ALGOL, FORTRAN, COBOL êi sinh viªn cña Bill chøng kiõn mét sù kiön vü ¹i cña c ch m¹ng tin häc: sù ra êi cña m y týnh. Tõ n m 1974 b¾t Çu xuêt hiön c c m y týnh 8 bit Çu tiªn vµ bé xö lý Intel 8080, trong ã cã m y týnh Altair. NhËn thêy Altair ch a cã mét ng«n ng lëp tr nh, Bill Gates quyõt Þnh s ng t¹o vµ th ng 2/1975, s n phèm phçn mòm hö thèng Çu tiªn cña nhµ tin häc trî chµo êi: Ng«n ng lëp tr nh Basic cho m y vi týnh, cïng víi ch ng tr nh th«ng dþch. KÕt qu s ng t¹o îc thþ tr êng chêp nhën lµm n y në kh t väng thµnh ¹t, vµ chø 6 th ng sau, tøc lµ vµo th ng 8/1975, chµng sinh viªn Bill Gates quyõt Þnh thµnh lëp mét h ng riªng víi tªn gäi MICROSOFT tøc phçn mòm vi týnh. 5. ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN THÀNH CÁC CỘT BÁO - COLUMNS 5.1. Làm việc với hộp hội thoại Columns Lựa chọn đoạn văn bản cần chia cột, chọn Format/Columns (phím tắt Alt+O+C), xuất hiện hộp thoại Columns: Presets: Chọn kiểu và số cột cần hiển thị, gồm: One - không chia cột. Two - 2 cột. Giáo trình tin học văn phòng 90 Khoa Công nghệ Thông tin

91 Three - 3 cột. Left - 2 cột lệch về bên trái. Right - 2 cột lệch về bên phải. Number of columns: Nhập số cột cần chia theo mong muốn. Width and spacing: Width-xác định độ rộng từng cột, Spacing-khoảng cách giữa các cột. Equal column width: Đặt các cột có độ rộng bằng nhau. Line between: Tạo đường kẻ phân cách giữa các cột. Apply to: Xác định phạm vi phần văn bản được chia cột: Selected text - chia cột đoạn văn bản được lựa chọn, Whole document - chia cột toàn bộ văn bản Làm việc với biểu tượng Columns Bôi đen đoạn văn bản cần chia cột, kích chuột vào biểu tượng Columns chia. giữ và kéo chuột tới số cột cần 5.3. Bỏ chế độ chia cột Đặt con trỏ tại vùng văn bản cần bỏ cột, vào Format/Columns chọn One trong mục Presets. Bài tập 5. Chiến thắng Tại thế vận hội đặc biệt Seatte (dành cho những người tàn tật) có 9 vận động viên đều bị tổn thương về vật chất hoặc tinh thần, cùng tập trung trước vạch xuất phát để tham dự cuộc đua 100m. Giáo trình tin học văn phòng 91 Khoa Công nghệ Thông tin

92 Khi súng hiệu nổ, tất cả đều lao đi với quyết tâm chiến thắng. Trừ một cậu bé. Cậu cứ bị vấp té liên tục trên đường đua. Và cậu bật khóc. Tám người kia nghe tiếng khóc, giảm tốc độ và ngoái lại nhìn. Rồi họ quay trở lại. Tất cả, không trừ một ai! Một cô gái bị hội chứng Down dịu dàng cúi xuống ôm cậu bé: + Như thế này, em sẽ thấy tốt hơn! Khán giả trong sân vận động đồng loạt đứng dậy. Tiếng vỗ tay hoan hô vang dội nhiều phút liền. Mãi về sau, những người chứng kiến vẫn còn truyền tai nhau câu chuyện cảm động này. Tận trong sâu thẳm, chúng ta luôn ý thức chiến thắng không phải là tất cả, mà ý nghĩa thực sự của cuộc sống là ở chỗ ta giúp đỡ người khác cùng chiến thắng dù ta có phải chậm một bước. Cô gái nói xong, cả chín người cùng khoác tay nhau sánh bước về vạch đích. Giáo trình tin học văn phòng 92 Khoa Công nghệ Thông tin

93 6. PHƯƠNG PHÁP ĐẶT TAB CĂN CHỈNH ĐOẠN VĂN BẢN Thông thường, khi ta nhấn phím Tab trên bàn phím thì con trỏ sẽ nhảy sang trái một đoạn có khoảng cách nhất định. Việc dùng Tab rất thuận lợi khi ta cần gõ một đoạn văn bản có dóng theo các cột, ví dụ bảng danh sách học sinh gồm Họ tên, Tuổi, Quê 6.1. Làm việc với hộp hội thoại Tabs Đặt con trỏ tại dòng muốn đặt Tabs, chọn Format/ Tabs (lệnh tắt Alt + O + T), xuất hiện hộp hội thoại sau: Tab stop position: Đặt điểm dừng cho Tab. Alignment: Chế độ căn chỉnh của Tab. Left: Văn bản được căn đều bên trái vị trí đặt dấu Tabs. Right: Văn bản được căn đều bên phải vị trí đặt dấu Tabs. Center: Văn bản được căn đều ở giữa so vị trí đặt dấu Tabs. Decimal: Thường được dùng để căn các số theo ký hiệu phân tách phần nguyên và phần thập phân. Ví dụ: Bar: Tạo đường kẻ dọc có chiều cao bằng chiều cao ký tự tại vị trí đặt dấu Tabs Leader: Chọn kiểu ký hiệu chèn của Tabs. Set: Lưu Tabs vừa thiết lập vào trong danh sách Tabs. Clear: Xoá Tabs đang được chọn. Clear All: Xoá tất cả các Tabs. OK: Chấp nhận các Tabs trong danh sách Tabs. Ví dụ: Tạo văn bản với dữ liệu được căn chỉnh theo các cột như sau: Giáo trình tin học văn phòng 93 Khoa Công nghệ Thông tin

94 Bước 1: đặt con trỏ tại dòng đầu tiên của danh sách, vào Format chọn Tabs, trong cửa sổ Tabs tạo 4 Tabs theo thứ tự sau: Tab 1: Đặt Tab stop position = 1cm, Alignment = Left, Leader = 1 rồi chọn Set. Tab 2: Đặt Tab stop position = 5cm, Alignment =Right, Leader = 2 rồi chọn Set. Tab 3: Đặt Tab stop position=8cm, Alignment=Center, Leader = 3 rồi chọn Set. Tab 4: Đặt Tab stop position=11cm, Alignment=Decimal, Leader=4 rồi chọn Set. Bấm OK để chấp nhận 4 tabs vừa đặt, kết quả trên thanh thước ngang xuất hiện ký hiệu của 4 loại tabs. Bước 2: Đặt con trỏ ở đầu dòng, bấm phím Tab, gõ Lê Anh, bấm phím Tab, gõ 23, bấm phím Tab, gõ Hà Nội, bấm phím Tab, gõ 80.0 rồi bấm Enter xuống dòng. Thực hiện tương tự cho các dòng dữ liệu tiếp theo Làm việc với thanh thước ngang Ruler Các Tabs có thể được thiết lập trên thanh Ruler. Đầu phía trái của Ruler có nút định dạng Tabs, khi kích chuột vào nút này sẽ xuất hiện lần lượt 5 cách định dạng của Tabs: : Văn bản căn bên trái. : Văn bản căn bên phải. : Văn bản căn giữa. Giáo trình tin học văn phòng 94 Khoa Công nghệ Thông tin

95 : Văn bản căn theo dấu chấm thập phân. : Tạo đường kẻ dọc. Thiết lập Tabs: Kích chuột vào nút định dạng Tabs để chọn kiểu Tabs mong muốn. Sau đó kích chuột lên thanh Ruler tại vị trí muốn đặt Tabs Thay đổi vị trí Tabs: Kích chuột chọn Tabs trên thanh Ruler sau đó giữ và kéo chuột tới vị trí mong muốn Xoá Tabs: Kích chuột và kéo Tabs ra khỏi thanh Ruler. Bài tập 6. Tạo 4 Tabs theo thứ tự: Căn trái, căn phải, căn phải và căn phải. HỌ TÊN TOÁN LÝ HÓA Thanh Bình Lê Anh Ngọc Dũng Lê Hạ Thanh Nga Hoài Nam Gia Bảo TẠO CHỮ IN HOA ĐẦU DÒNG DROP CAP Lựa chọn chữ cần định dạng chữ in hoa lớn, vào Format/Drop Cap (lệnh tắt Alt+O+D). Giáo trình tin học văn phòng 95 Khoa Công nghệ Thông tin

96 Position: Chọn kiểu chữ in hoa đầu dòng, gồm: None: Không tạo chữ lớn đầu dòng. Dropped - Chữ đầu dòng nằm bên trong đoạn văn bản. In margin - Chữ đầu dòng nằm bên ngoài đoạn văn bản. Font: Chọn phông chữ muốn hiển thị cho chữ in hoa đầu dòng. Lines to drop: Chọn độ cao cho chữ (theo số dòng). Distance from text: Chọn khoảng cách từ chữ tới văn bản. Bài tập 7. Hai bión hå Ng êi ta b o ë bªn Palextin cã hai bión hå BiÓn hå thø nhêt gäi lµ bión ChÕt. óng nh tªn gäi, kh«ng cã sù sèng nµo bªn trong còng nh xung quanh bión hå nµy. n íc trong hå kh«ng cã mét lo¹i c nµo cã thó sèng næi, mµ ng êi uèng ph i còng bþ bönh. Ai ai còng Òu kh«ng muèn sèng gçn ã. BiÓn hå thø hai lµ Galilª. y lµ bión hå thu hót nhiòu kh ch du lþch nhêt. N íc ë bión hå lóc nµo còng trong xanh m t r îi, con ng êi cã thó uèng îc mµ c còng sèng îc. Nhµ cöa îc x y cêt rêt nhiòu ë n i y. V ên c y xung quanh t i tèt nhê vµo nguån n íc nµy iòu kú l¹ lµ c hai bión hå nµy Òu îc ãn nhën nguån n íc tõ s«ng Jordan. N íc s«ng Jordan ch y vµo bión ChÕt, bión ChÕt ãn nhën vµ gi l¹i riªng cho m nh mµ kh«ng chia sî nªn n íc trong bión ChÕt trë lªn mæn ch t. BiÓn hå Galilª còng ãn nhën nguån n íc tõ s«ng Jordan råi tõ ã trµn qua c c hå nhá vµ s«ng l¹ch, nhê vëy n íc trong bión hå nµy lu«n s¹ch vµ mang l¹i sù sèng cho c y cèi, mu«ng thó vµ con ng êi. ét Þnh lý trong cuéc sèng mµ ai còng ång t nh: mét nh löa chia sî M lµ mét nh löa lan to. Mét ång tiòn kinh doanh lµ mét ång tiòn sinh lîi. «i m«i cã hð më míi thu nhën îc nô c êi. Bµn tay cã më Giáo trình tin học văn phòng 96 Khoa Công nghệ Thông tin

97 réng trao ban, t m hån míi trµn ngëp h¹nh phóc. ThËt bêt h¹nh cho ai c cuéc êi chø biõt gi riªng cho m nh. Sù sèng trong hä råi còng sï chõt dçn chõt mßn nh n íc trong lßng bión ChÕt. 8. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ TRONG VĂN BẢN 8.1. Tìm kiếm trong văn bản - Find MS Word cung cấp công cụ tìm kiếm một từ hoặc cụm từ trong tài liệu. Mở thực đơn Edit/Find (phím tắt Ctrl+F), xuất hiện cửa sổ tìm kiếm Find: + Nhập từ/ cụm từ cần tìm kiếm vào hộp Find what. + Nháy chuột vào nút Find Next để tìm chuỗi ký tự cần tìm đầu tiên, sau đó nháy chuột tại Find Next để tiếp tục tìm. + Để ngừng tìm kiếm, chọn Cancel. + Để chọn phạm vi tìm kiếm nhấn chuột vào nút More để mở rộng hộp thoại Find: o Search: Chọn phạm vi tìm kiếm trong toàn bộ văn bản All hoặc trong đoạn văn bản phía trên Up hay phía dưới Down kể từ vị trí con trỏ nhập văn bản. o Match case: Tìm kiếm có phân biệt chữ hoa, chữ thường. Mặc định là tìm kiếm không phân biệt chữ hoa, chữ thường. o Find whole words only: Nội dung tìm kiếm là một từ riêng biệt được ngăn cách với các từ khác bởi các dấu cách. Giáo trình tin học văn phòng 97 Khoa Công nghệ Thông tin

98 o Use wildcards: Tìm kiếm sử dụng các ký tự thay thế (* và?) trong đó ký tự * thay thế cho một cụm từ, ký tự? thay thế cho một ký tự. o Format: Tìm kiếm theo định dạng của nội dung, ví dụ phông.vntime cỡ o Special: Tìm kiếm theo các thành phần đặc biệt của văn bản như dấu ngắt trang, hình ảnh... Ngoài ra để có thể gõ chữ tiếng việt ta kích chọn nút Format và chọn Font để mở hộp thoại Font chọn font chữ mong muốn Thay thế trong văn bản - Replace Chức năng này có thể tìm tới một nhóm văn bản và thay thế nhóm đó bằng nhóm văn bản khác. Chọn Edit/ Replace (phím tắt Ctrl+H), xuất hiện hộp hội thoại: Find what: Nhập nhóm văn bản cần tìm. Replace with: Nhập nhóm văn bản cần thay thế. Chú ý: Khi gõ văn bản ở hai mục này có thể sẽ không hiện đúng chữ Việt có dấu. Replace: Thay thế tại vị trí tìm thấy, và chuyển lựa chọn tới vị trí cần tìm tiếp theo. Replace All: Tự động tìm và thay thế tại tất cả các vị trí tìm thấy. Find Next: Không thực hiện thay thế mà tìm tới vị trí tiếp theo. Cancel: Bỏ qua quá trình tìm kiếm và thay thế. More: Mở rộng phạm vi tìm kiếm và thay thế, cách sử dụng tương tự như mục Find Di chuyển nhanh trong văn bản - Go to Ta có thể di chuyển nhanh đến một trang, một dòng, một vùng đánh dấu... của văn bản. Chọn Edit/ Go to xuất hiện hộp hội thoại: Giáo trình tin học văn phòng 98 Khoa Công nghệ Thông tin

99 Để di chuyển đến một trang bất kỳ của văn bản, ta chọn Page trong hộp Go to what và gõ số thứ tự trang cần tới vào hộp Enter page number. Bài tập 8. Bµi tëp thùc hµnh vò di chuyón, sao chðp khèi vµ t m kiõm thay thõ. Hîp ång uû th c xuêt khèu H«m nay, ngµy 25/04/1999 ¹i diön hai bªn gåm: Bªn A Do ng Bªn B Do ng : C«ng ty AAA : TrÇn A, Gi m èc, lµm ¹i diön. : C«ng ty CCC : Ph¹m C, Phã Gi m èc, lµm ¹i diön. Sau khi th o luën hai bªn ång ý ký kõt vµ thùc hiön hîp ång uû th c xuêt khèu gåm c c iòu kho n sau: iòu 1: Tªn hµng - Sè l îng - n gi Bªn A uû th c cho bªn B xuêt khèu mæt hµng bµn ghõ m y óng theo Packinglist cña bªn A göi bªn B ngµy 12/04/99. iòu 4: iòu kho n thi hµnh Hai bªn cam kõt thùc hiön nghiªm chønh c c iòu kho n qui Þnh trong hîp ång. Trong khi thùc hiön nõu cã g khã kh n trë ng¹i, hai bªn sï gæp nhau bµn b¹c gi i quyõt bæ sung b»ng phô kiön khi ã hîp ång míi cã hiöu lùc thi hµnh. Hîp ång îc lëp thµnh 4 b n, mçi bªn gi 2 b n cã gi trþ ngang nhau vµ cã hiöu lùc Õn ngµy 30/12/99 ¹i diön bªn B ¹i diön bªn A iòu 3: Ph ng thøc giao nhën Hµng îc giao nhën t¹i c ng TP.HCM. Mäi chi phý vò vën chuyón, bèc xõp vµ c c chi phý ph t sinh kh c do bªn A chþu. Giáo trình tin học văn phòng 99 Khoa Công nghệ Thông tin

100 iòu 2: Qui c ch - PhÈm chêt Bªn A s n xuêt bµn ghõ m y theo quy c ch phèm chêt cña kh ch hµng yªu cçu vµ bªn A chþu tr ch nhiöm vò chêt l îng hµng ho cña m nh s n xuêt Õn tay ng êi tiªu dïng. Yªu cçu : a. Di chuyón vµ sao chðp khèi: Nh ng iòu kho n trong b n hîp ång îc s¾p xõp mét c ch lén xén, h y di chuyón c c khèi v n b n Ó bè trý l¹i c c iòu kho n cho óng. b. T m kiõm vµ thay thõ: Thay thõ c c tõ C«ng ty AAA thµnh c c tõ C«ng ty TNHH Compuwork Thay thõ c c tõ C«ng ty CCC thµnh c c tõ C«ng ty TNHH 3C Thay thõ c c tõ trçn a thµnh c c tõ TrÇn minh quang Thay thõ c c tõ ph¹m c thµnh c c tõ ph¹m quang cçu 9. PHƯƠNG PHÁP GÕ TỐC KÝ Chức năng này dùng để gọi nhanh khối văn bản hoặc những hình ảnh có tần số xuất hiện cao bằng cách gõ các ký tự đại diện, ví dụ thay vì gõ Việt Nam ta chỉ việc gõ vn Sử dụng gõ tốc ký bằng phím cách Space Lựa chọn khối văn bản hay hình ảnh cần gõ tốc ký, chọn Tools/ AutoCorrect Options, xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect: Giáo trình tin học văn phòng 100 Khoa Công nghệ Thông tin

101 Replace: Gõ ký tự đại diện cho nhóm văn bản hoặc hình ảnh cần gõ tốc ký, ví dụ vn. With: Gõ nhóm văn bản hoặc hình ảnh cần gõ tốc ký, ví dụ Việt nam. Add: Lưu ký tự đại diện vào bảng tốc ký. Delete: Xoá ký tự đại diện trong bảng tốc ký. Cách sử dụng: Gõ tên đại diện của đoạn văn bản hoặc hình ảnh, rồi bấm phím cách Space. Ví dụ: gõ vn rồi bấm phím cách, kết quả sẽ hiển thị Việt Nam Trường hợp gõ i thành I Trong bảng tốc ký có giá trị mặc định i thay cho I, khi đó nếu gõ đại thì kết quả là đại. Để khắc phục ta vào Tools/ AutoCorrect Options chọn dòng tốc ký i I và bấm nút Delete để xóa dòng tốc ký đó đi Sử dụng gõ tốc ký bằng phím F3 Giáo trình tin học văn phòng 101 Khoa Công nghệ Thông tin

102 Lựa chọn khối văn bản hay hình ảnh cần gõ tốc ký, ví dụ chọn Việt Nam, vào Insert/ AutoText/ AutoText, xuất hiện hộp hội thoại AutoCorrect: Enter AutoText entries here: Gõ ký tự đại diện cho nhóm văn bản hoặc hình ảnh. Add: Chấp nhận ký tự đại diện. Delete: Xoá ký tự đại diện đang được lựa chọn. Cách sử dụng: Gõ tên đại diện của đoạn văn bản hoặc hình ảnh, rồi bấm phím F3. Bài tập 9. Bµi tëp thùc hµnh vò chia cét, Drop Cap, vµ gâ tèc ký (chó ý: chia cét tr íc, t¹o ch Drop Cap sau). Sö dông gâ tèc ký b»ng phým c ch: Gâ cl thay cho Collosseum. Gâ vt thay cho Vatican. Gâ r thay cho Rome. rome Italia Giáo trình tin học văn phòng 102 Khoa Công nghệ Thông tin

103 T õ kh ch s¹n Hilton to¹ l¹c trªn ngän åi cao nhêt Rome, b¹n sï cã c i nh n toµn c nh vò Rome. ThËt v«cïng chýnh x c khi nãi r»ng Rome chýnh lµ c i n«i v n ho nghö thuët. N i y to t lªn mét vî Ñp tuyöt vêi, xøng ng lµ di s n v n ho nh n lo¹i, n i l u l¹i nhiòu di tých kiõn tróc hoµnh tr ng tõ thêi cæ ¹i vµ trung ¹i, mét thµnh phè cæ kýnh, nguy nga víi nhiòu c«ng tr nh iªu kh¾c, héi ho¹ thët éc o. øng tr íc Êu tr êng Collosseum hïng tr ng, uy nghi t«i nh îc sèng l¹i thêi tuæi th, víi nh ng ký øc vò c c bé phim chiõn binh La M dòng c m, nh ng mµn chiõn Êu c liöt gi a c c dòng sü gi c Êu. Trªn Êu tr êng lµ tõng nhãm 3 ng êi d n Italia ho trang thµnh c c dòng sü gi c Êu trong trang phôc gi p, mò, s¾t, o choµng á chãi, tay cçm gi o, kiõm s½n sµng mêi chµo kh ch chôp h nh, quay phim l u liöm... n m 70 tr íc c«ng nguyªn, nghüa lµ c ch y 2074 n m, trong thêi kú cùc thþnh cña Õ Tõ chõ La M, hoµng Õ Vespasian cho x y Êu tr êng Collosseum, víi thêi gian thi c«ng gçn 10 n m. Êu tr êng cao 48m, chu vi bao bäc 527m, cã søc chøa 50 ngµn ng êi, cã 80 lèi tho t vµ lèi ra, vµo cçu thang. Riªng hoµng gia cã lèi i ngçm d íi lßng Êt tõ cung iön Õn th¼ng Êu tr êng. Theo thêi gian c«ng tr nh kh«ng cßn nguyªn vñn. VÕt r¹n nøt, sôp æ cña nh ng c y cét to lín 2 ng êi «m kh«ng xuó, nh ng cæng vßm tr träi g¹ch n t khiõn cho Collosseum cµng trë lªn hoµnh tr ng, bi ai. SÏ lµ thiõu sãt nõu Õn Rome mµ kh«ng th m toµ th nh Vatican. y lµ mét quèc gia éc lëp, cã con dêu, sö dông ång tiòn riªng vµ cã c quan ngo¹i giao riªng biöt víi ng êi øng Çu lµ øc Gi o Hoµng. Vatican cã diön tých 0.44 triöu km 2 vµ cã 890 c d n, toµn lµ tu sü vµ gi o d n mang quèc tþch Vaticani. To¹ l¹c trªn ngän åi Vatican vò phýa T y s«ng Tiber, y lµ vïng Êt th nh víi nhiòu biõn cè lþch sö cña gi o héi Thiªn Chóa. Vatican ra êi tõ thõ kû thø t nh ng chø sau hiöp íc Lateran ngµy 11/12/1929 gi a ý vµ Vatican th Êt n íc nµy míi îc tù trþ hoµn toµn. N»m ngay trong lßng thµnh phè Rome, Vatican îc bao bäc bëi b o tµng th nh Sistine vµ Òn thê th nh Peter. Toµn bé c«ng tr nh Vatican lµ b o tµng lín nhêt thõ giíi víi nh ng bé s u tëp vò nghö thuët iªu kh c cæ ión, nh ng bé s u tëp héi ho¹ cña ng êi Ai CËp cæ, ng êi La M thêi kú phôc h ng. Giáo trình tin học văn phòng 103 Khoa Công nghệ Thông tin

104 CHƯƠNG 3. CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN 1. CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT Ta có thể chèn các ký tự đặc biệt không có trên bàn phím vào văn bản theo các bước sau: Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn ký tự đặc biệt, chọn Insert/ Symbol (phím tắt Alt + I + S), xuất hiện hộp hội thoại Symbol: Chọn kiểu phông chữ của ký tự đặc biệt tại hộp Font. Chọn ký tự đặc biệt cần chèn rồi bấm Insert. Chú ý: Ký tự đặc biệt cũng có thể thay đổi kích thước và cắt dán copy như các ký tự khác. Giáo trình tin học văn phòng 104 Khoa Công nghệ Thông tin

105 2. CHÈN HÌNH ẢNH Ta có thể chèn các hình ảnh của Word được lưu trữ sẵn trong thư viện hình Clip Art Gallery hoặc những hình ảnh khác của người sử dụng có trong máy tính vào văn bản Chèn hình ảnh có trong thư viện Clip Art Gallery + Chọn Insert/ Picture/ Clip Art xuất hiện hộp hội thoại Clip Art: + Kích chuột chọn Organize clips xuất hiện hộp hội thoại sau: + Chọn một thư mục trong Collection List, kết quả sẽ xuất hiện các hình ảnh tương ứng với thư mục đó, kích chuột phải vào hình cần chèn chọn Copy Trở về màn hình soạn thảo, đặt con trỏ tại vị trí cần chèn, kích chuột phải chọn Pase (hoặc nhấn Ctrl + V) 2.2. Chèn hình ảnh khác có trong máy tính Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn ảnh, vào Insert/Picture/From File xuất hiện hộp thoại: Giáo trình tin học văn phòng 105 Khoa Công nghệ Thông tin

106 + Chọn đường dẫn tới thư mục chứa ảnh cần chèn tại hộp Look in, kích đúp chuột vào hình ảnh hoặc kích chọn nút Insert để chèn ảnh ra văn bản Thay đổi kích thước hình ảnh Sau khi được chèn vào văn bản ta có thể thay đổi kích thước hình ảnh. Các bước thực hiện như sau: Kích chuột chọn hình ảnh ta thấy xuất hiện 8 ô vuông nhỏ màu đen: Đưa chuột tới các ô vuông nhỏ màu đen cho đến khi chuột có dạng mũi tên hai chiều, giữ và kéo chuột ra để phóng to hoặc kéo vào để thu nhỏ ảnh. Chú ý: Để đặt kích thước ảnh với một cỡ xác định, ta kích chuột phải tại ảnh, chọn Format Picture/ Size xuất hiện hộp hội thoại sau: 2.4. Tổ chức, xếp đặt hình ảnh Giáo trình tin học văn phòng 106 Khoa Công nghệ Thông tin

107 Ảnh có thể được đặt ở bên trái, bên phải hoặc ở giữa văn bản... Để thay đổi vị trí của ảnh ta kích phải chuột vào hình ảnh, chọn Format Picture/Layout. In line with text: Hình ảnh nằm cùng dòng văn bản. Square: Văn bản bao quanh ảnh theo hình vuông. Tight: Văn bản bao quanh ảnh theo hình dạng của ảnh. Behind text: Ảnh trở thành nền của văn bản. In front of text: Làm cho ảnh nổi lên trên dòng văn bản. Cho phép tạo ra hiệu ứng nhiều ảnh đặt chồng lên nhau Sao chép, cắt, dán, xoá hình ảnh Các thao tác trên được thực hiện tương tự như đối với văn bản. Bài tập 10. Hoa hång tæng mñ Anh dõng l¹i tiöm b n hoa Ó göi hoa tæng mñ qua êng b u iön. MÑ anh sèng c ch chç anh kho ng 300 km. Khi b íc ra khái xe, anh thêy mét bð g i ang khãc trªn vøa hì. Anh Õn vµ hái nã sao l¹i khãc. - Ch u muèn mua mét hoa hång Ó tæng mñ ch u nã nøc në nh ng ch u chø cã 75 xu trong khi gi mét hoa hång Õn 2 «la. Anh møm c êi vµ nãi víi nã: - Õn y, chó sï mua cho ch u. Anh liòn mua hoa cho c«bð vµ Æt mét bã hång Ó göi cho mñ anh. Xong xu«i, anh hái c«bð cã cçn i nhê xe vò nhµ kh«ng. Nã vui mõng nh n anh tr lêi: Giáo trình tin học văn phòng 107 Khoa Công nghệ Thông tin

108 - D¹, chó cho ch u i nhê Õn nhµ mñ ch u. Råi nã chø êng cho anh l i xe Õn mét nghüa trang, n i cã mét phçn mé võa míi ¾p. Nã chø ng«i mé vµ nãi: - y lµ nhµ mñ ch u. Nãi xong, nã n cçn Æt nh nh hång lªn mé. Tøc th anh quay l¹i tiöm b n hoa, huû bá dþch vô göi hoa vµ mua mét bã hång thët Ñp. Suèt ªm ã, anh l i mét m¹ch 300 km vò nhµ mñ anh Ó trao tën tay bµ bã hoa. Bài tập 11. HỌ VÀ TÊN NGÀY SINH ĐỊA CHỈ ĐIỆN THOẠI Trần Hải Nam... 12/10/ Hà Nội Nguyễn Thị Hồng Nhung... 15/06/ Hoà Bình Lê Anh Tuấn... 10/10/ Hà Tĩnh Hoàng Thị Thuý Hằng... 08/08/ Nghệ An Trần Nam Phong... 09/09/ Thanh Hoà Đặng Thị Mỹ Lệ... 20/09/ Sơn La CHÈN CHỮ NGHỆ THUẬT Chọn Insert/ Picture/ WordArt, xuất hiện hộp hội thoại WordArt Gallery Chọn kiểu chữ nghệ thuật rồi chọn OK, xuất hiện hộp hội thoại Edit WordArt Text. Giáo trình tin học văn phòng 108 Khoa Công nghệ Thông tin

109 Gõ nội dung dòng chữ nghệ thuật tại ô Text, có thể chọn lại font chữ, cỡ chữ, chữ đậm hoặc chữ nghiêng cuối cùng chọn OK để đưa dòng chữ ra văn bản. Kết quả ta có: Làm việc với thanh công cụ WordArt : Tạo chữ nghệ thuật mới. : Soạn thảo lại dòng chữ nghệ thuật. : WordArt Gallery - Chọn lại kiểu chữ nghệ thuật. : Format WordArt - Chọn chế độ hiển thị đối với văn bản tại Layout và màu chữ tại Colors and Lines (Tương tự như đối với hình ảnh). : WordArt Shape - Chọn kiểu biểu diễn hình học. Các thao tác khác như: thay đổi kích thước, di chuyển, copy, xoá được thực hiện như đối với hình ảnh. Bài tập 12. Giáo trình tin học văn phòng 109 Khoa Công nghệ Thông tin

110 Soạn thảo nội dung đoạn văn bản sau vào máy tính, sử dụng gõ tốc ký bằng phím cách cho tên của các cảm xúc và tính cách, ví dụ: gõ ct thay cho Chân thành, nc thay cho Nhàm chán, ty thay cho Tình Yêu N g êi ta kó r»ng, mét ngµy kia, têt c c c týnh c ch vµ c m xóc cïng tô häp trªn Tr i Êt. Sau khi Nhµm Ch n ng p Õn lçn thø ba, Ch n Thµnh n y ra mét ý Þnh: - Bän m nh ch i chèn t m i! Ch n Thµnh nãi xong, NhiÖt T nh vµ Nç Lùc ång ý liòn. Hµo Høng th v«cïng phên khých. L ìng Lù, sau khi nghü i nghü l¹i, còng bþ thuyõt phôc cïng ch i. ThËm chý c Thê, vèn ch¼ng cã høng thó víi c i g c, còng muèn cïng tham gia. Cßn Sù ThËt, dï ång ý tham gia nh ng l¹i cho r»ng m nh ch¼ng muèn trèn i u c. Kiªu Ng¹o nãi trß trèn t m thët trî con, cßn Nhót Nh t th kh«ng muèn thö rñi ro. Mét, hai, ba... - Ch n Thµnh nh¾m tþt m¾t l¹i vµ b¾t Çu Õm. NiÒm Tin bay th¼ng lªn trêi, víi NiÒm Tin th kh«ng cã iòu g lµ kh«ng thó! ChiÕn Th¾ng th trìo lªn Ønh ngän c y cao nhêt, vµ Ghen Tþ ch¹y ngay Õn nêp sau c i bãng cña ChiÕn Th¾ng. Réng L îng i trèn ë mét chç rêt bý mët, nh ng l¹i nh êng chç cho mét ng êi b¹n. Ng îc l¹i, Ých Kû t m îc mét chç trèn võa kýn o, võa dô chþu, nh ng l¹i ch¼ng cho ai trèn cïng. Nãi Dèi th trèn d íi y ¹i d ng, tèi m u. Nång NhiÖt vµ Kh t Väng th trèn trªn Ønh nh ng ngän nói löa nãng báng. Cßn Hay Quªn th... (mm... xin lçi nhð, m nh quªn mêt chç b¹n Êy trèn råi). - Mét triöu! - Ch n Thµnh Õm xong vµ më m¾t ra. hi l¹i gçn hå n íc, Ch n Thµnh K t m thêy ngay VÎ Ñp, c«êy m i mª ng¾m m nh d íi hå n íc Õn møc bþ t m thêy tr íc tiªn. Do Dù, nghü tíi nghü lui, cuèi cïng ngåi trªn c i hµng rµo, ch¼ng thó quyõt Þnh lµ m nh sï nh y xuèng bªn nµo, thõ nªn còng bþ t m thêy ngay lëp tøc. LÇn l ît, Ch n Thµnh t m thêy têt c mäi ng êi: KhÐo LÐo trèn gi a nh ng cäng cá t i; SÇu Muén trèn trong mét c i hang tèi t m Èm ít; Nång NhiÖt vµ Kh t Väng ë trªn nói löa; Ých Kû th khái ph i i t m v cëu ta ang cuèng cuång ch¹y trèn ra khái c i chç t ëng nh ªm Êm cña m nh khi bþ bçy ong tên c«ng. Vµ Nãi Dèi îc t m thêy trªn cçu vång (TÊt nhiªn, y lµ mét lêi nãi dèi, v Nãi Dèi trèn d íi y ¹i d ng c mµ, b¹n cã nhí kh«ng?) Nh ng chø cßn T nh Yªu lµ kh«ng thêy u c, Ch n Thµnh i t m sau nh ng c i c y cæ thô, d íi Giáo trình tin học văn phòng 110 Khoa Công nghệ Thông tin

111 nh ng con s«ng, trªn Ønh nói..., nh ng T nh Yªu vén biöt t m. T nh Yªu lóc nµo còng khã t m nh vëy. S¾p söa bá cuéc, chît Ch n Thµnh nh n thêy mét bôi hoa hång Çy gai ang rung rinh. Ch n Thµnh nhæt mét cµnh c y vµ Ëp vµo bôi hoa hång vµi lçn xem cã ai ang nêp kh«ng. Chît cã ai kªu thðt lªn rêt au ín - gai cña nh ng b«ng hoa hång m vµo m¾t cña T nh Yªu. Qu hèi hën, Ch n Thµnh rèi rýt xin lçi vµ høa r»ng tõ ã trë i, Ch n Thµnh sï lu«n ë bªn c¹nh Ó dén êng cho T nh Yªu. Nh ng ng êi b¹n kh c rêt th ng T nh Yªu nªn còng qu y quçn xung quanh, nãi r»ng hä sï lçn l ît ch m sãc cho T nh Yªu. KÓ tõ ã, T nh Yªu cã rêt nhiòu ng êi b¹n C m Xóc, cã lóc i víi ng êi b¹n nµy vµ cã lóc i víi ng êi b¹n kh c. Nh ng ng êi ta nãi víi nhau r»ng T nh Yªu vµ Ch n Thµnh th lóc nµo còng i cïng nhau. 4. CHÈN KHUNG TEXTBOX Textbox là một khung nhỏ có thể chứa văn bản, hình ảnh... và có thể đặt tại vị trí bất kỳ trong văn bản Chèn Textbox Chọn Insert/Text Box, nhấn chuột tại vị trí bắt đầu muốn chèn Textbox sau đó giữ và kéo chuột tới vị trí kết thúc. Đưa con trỏ vào vùng soạn thảo của Text Box để gõ văn bản hoặc chèn hình ảnh... Chú ý: Khi gõ văn bản trong Text Box ta cũng có thể định dạng font chữ, căn lề... như đối với văn bản thông thường Định dạng hộp Text Box Đưa chuột tới đường viền của hộp Text Box cho đến khi chuột có hình mũi tên 4 chiều, kích chuột phải và chọn Format TextBox, xuất hiện hộp hội thoại sau: Giáo trình tin học văn phòng 111 Khoa Công nghệ Thông tin

112 Colors and Lines: Chọn mầu nền (Fill) và màu đường viền (Line) cho Text Box. Nếu muốn bỏ màu nền và bỏ đường viền, trong hộp Color chọn No Fill ở mục Fill, và No Line ở mục Line. Layout: Chọn chế độ hiển thị của hộp Text Box với văn bản (tương tự như đối với hình ảnh). Text Box: Xác định khoảng cách giữa văn bản của Text Box với các lề: Left, Right, Top, Bottom của hộp Text Box. Để nội dung của Text Box được ghi sát với lề ta chọn Left = Right = Top = Bottom = 0 cm. Ví dụ: Chèn 1 Textbox chứa chữ A. Ở chế độ căn lề mặc định: để có thể hiển thị được chữ A thì Textbox phải có kích thước tối thiểu là Textbox được thu nhỏ thành, còn nếu đặt khoảng cách tới các lề của Textbox = 0 thì kích thước của Bài tập 13. Bµi tëp thùc hµnh vò chìn Text Box vµ WordArt. Giáo trình tin học văn phòng 112 Khoa Công nghệ Thông tin

113 Theo «ng Ng«øc C êng, Tr ëng ¹i diön Microsoft ViÖt Nam, viöc MDP øng ra lµm «ng Faycal Bouchlaghem, gi m èc chñ èi t c sï gióp h ng ph t trión kinh doanh Microsoft ë ph t trión m¹nh ch u, võa giíi thiöu MDP doanh h n t¹i y. nghiöp 100% vèn trong n íc lµm ¹i N m 2003, ho¹t éng kinh lý ph t trión thþ tr êng t¹i ViÖt doanh cña Nam. Nh vëy, MDP lµ c«ng ty thø 6 Microsoft trong khu vùc vµ thø 18 trªn toµn t¹o ViÖt Nam t ng tr ëng 36% thõ giíi trë thµnh èi t c chýnh so víi n m tr íc. thøc cña tëp oµn phçn mòm. Chóng t«i tin t ëng r»ng ViÖt Nam lµ mét m«i tr êng c«ng nghö th«ng tin tiòm n ng vµ nhiòu c héi, «ng nãi. Bµ Phan Tó Uyªn, gi m èc MDP, cho biõt s¾p tíi c«ng ty sï thùc hiön ngay viöc nh gi hiöu qu vµ t vên gi i ph p sö dông phçn mòm Microsoft ë mét sè doanh nghiöp. 5. CHÈN CÔNG THỨC TOÁN HỌC Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn công thức toán học, chọn Insert/Object/Microsoft Equation 3.0 xuất hiện hộp hội thoại Equation 5 1 x 7 x 3 i n 1 x x 5 Chọn các ký hiệu hoặc dấu công thức cần gõ, gõ công thức với các chú ý sau: Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ tới vùng công thức cần gõ. Sử dụng đồng thời 2 phím Ctrl + Phím khoảng cách để gõ khoảng cách. Chọn nhanh chỉ số trên dùng Ctrl + H, chọn nhanh chỉ số dưới dùng Ctrl + L. Nhấn chuột tại vị trí bất kỳ ở vùng bên ngoài công thức để đưa công thức ra văn bản. Ta có thể thực hiện các thao tác như: Thay đổi kích thước, copy, xoá, tạo đường viền... cho công thức. Giáo trình tin học văn phòng 113 Khoa Công nghệ Thông tin

114 Sửa công thức: Kích đúp chuột tại công thức cần sửa khi đó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Equation, chọn các ký hiệu để sửa theo ý muốn. Chú ý: Ta có thể đưa biểu tượng Eq uation lên thanh Menu, theo các bước sau: Chọn View/ Toolbars/ Customize, xuất hiện hộp thoại Customize. Chọn thẻ Commands: Trong mục Categories chọn Insert, trong mục Commands chọn và kích trái chuột tại biểu tượng Equation Editor, sau đó giữ và kéo biểu tượng lên trên thanh menu. Bài tập 14. Bài tập thực hành về chèn công thức toán học. n b a n n a b tga tgb tg( a b) 1 tga. tgb sin 2 tg x n 1 Y 1 tg x n 2 x 2 Y i i1 ( ax b) n n ( ax b) dx a( n 1) 1 c víi: (a 0, n 0) Cho f(x) = 1 cos x x khi x khi x khi x lim T m f ( x ) x Giáo trình tin học văn phòng 114 Khoa Công nghệ Thông tin

115 2 n1 1 1 x dx ln1 dx 2 ( a 0, n N) 2 2n n n 1 x 0 a x lim n 6. CHÈN CÁC HÌNH KHỐI HÌNH HỌC Ta có thể chèn các hình khối hình học có sẵn vào trong văn bản bằng thanh công cụ Drawing. Ví dụ: CHÀO MỪNG NGÀY n a 6.1. Thanh công cụ Drawing Thanh công cụ Drawing thường được đặt ở phía dưới màn hình và có dạng như sau: Ý nghĩa các mục như sau: 1. Draw: Gồm một Menu trong đó có một số chức năng thường dùng như: Nhóm hình ảnh - Group, vị trí hiển thị đối với văn bản - Order Select Objects: Dùng để chọn các hình ảnh rời rạc để tạo thành một nhóm. 3. Free Rotate: Quay hình đang chọn. 4. AutoShapes: Vẽ hình theo những mẫu có sẵn. 5. Line: Vẽ đường thẳng. 6. Arrow: Vẽ hình mũi tên. 7. Rectangle: Vẽ hình vuông, chữ nhật. 8. Oval: Vẽ hình tròn, elip. 9. Text Box: Chèn khung Text box. 10. Insert WordArt: Chèn chữ nghệ thuật. 11. Insert Clip Art: Chèn hình ảnh. 12. Fill Color: Tô màu nền cho hình đang chọn. 13. Line Color: Tô màu cho đường đang chọn. 14. Font Color: Tô màu cho chữ đang chọn. 15. Line Style: Chọn kiểu đường viền cho hình đang chọn. Giáo trình tin học văn phòng 115 Khoa Công nghệ Thông tin

116 16. Dash Style: Chọn đường nét liền hoặc nét đứt cho hình đang chọn. 17. Arrow Style: Chọn các kiểu mũi tên cho hình đang chọn. 18. Shadow: Chọn kiểu bóng cho hình đang chọn D: Chọn kiểu biểu diễn 3 chiều cho hình đang chọn Công cụ AutoShapes Nhấn nút AutoShapes trong thanh Drawing, xuất hiện giao diện như sau: Nhấn chuột chọn hình cần chèn, sau đó kích chuột tại vị trí bắt đầu trong văn bản, giữ và kéo chuột tại vị trí kết thúc. Chú ý: Khi chèn hình ảnh bằng thanh công cụ Drawing hoặc AutoShapes, Word mặc định tạo một khung hình chữ nhật để chứa hình cần chèn, như hình sau: Ta có thể bỏ chế độ mặc định này bằng cách: chọn Tools/Options/General bỏ dấu lựa chọn ở mục Automatically create drawing như hình sau: 6.3. Các thao tác làm việc với khối hình học Chọn hình: Đưa chuột tới hình cần chọn cho đến khi chuột có hình mũi tên 4 chiều thì bấm trái chuột, khi đó hình được chọn sẽ xuất hiện các ô vuông nhỏ trên đường viền. Copy hình: Giữ phím Ctrl, đồng thời đưa chuột tới hình vẽ cho tới khi xuất hiện dấu + thì giữ và kéo chuột tới vị trí mới, hoặc có thể dùng phương pháp Copy thông thường. Thay đổi kích thước và xoá hình: Thực hiện tương tự như đối với hình ảnh. Giáo trình tin học văn phòng 116 Khoa Công nghệ Thông tin

117 Di chuyển hình: Đưa chuột tới hình vẽ cho đến khi chuột có hình mũi tên 4 chiều, bấm và kéo chuột tới vị trí mới, ngoài ra có thể di chuyển hình vẽ với khoảng cách rất nhỏ bằng cách bấm đồng thời phím Ctrl và các phím mũi tên. Viết chữ vào hình: Kích chuột phải vào hình vẽ, chọn Add Text sau đó thực hiện các thao tác soạn thảo bình thường (có thể đặt lại khoảng cách giữa văn bản với các lề của hình vẽ bằng cách kích chuột phải tại hình, chọn Format AutoShapes/Textbox) Nhóm các hình ảnh thành một khối: Với các hình vẽ gồm nhiều hình khác nhau gộp lại, ví dụ hình một ngôi nhà thì một số thao tác thực hiện như di chuyển... sẽ rất khó khăn vì phải di chuyển từng hình nhỏ, để tiện ta có thể gộp các hình đó thành một khối duy nhất theo các bước sau: Chọn hình mũi tên Select Objects. Bấm chuột tại vị trí trên cùng bên trái của các hình vẽ, giữ và rê chuột tới vị trí cuối cùng bên phải, phải đảm bảo tất cả các hình đều được chọn. Bấm chuột tại mục Draw chọn Group. Bỏ nhóm hình ảnh: Bấm chuột tại nhóm hình ảnh, chọn Draw/Ungroup. Tạo bóng Shadow: Chọn hình cần tạo bóng, kích chọn biểu tượng Shadow rồi lựa chọn các mẫu mong muốn. Thay đổi độ dầy đường viền: Chọn hình ảnh, kích chọn biểu tượng Line Style rồi lựa chọn các mẫu mong muốn. Giáo trình tin học văn phòng 117 Khoa Công nghệ Thông tin

118 Hiệu ứng 3 chiều (3D): Chọn hình cần tạo hiệu ứng 3D, kích chọn biểu tượng 3-D rồi lựa chọn các mẫu mong muốn. Bài tập 15. Giáo trình tin học văn phòng 118 Khoa Công nghệ Thông tin

119 Bài tập 16. Cã hai ngµy trong tuçn chóng ta kh«ng nªn lo l¾ng! M ột ngày là ngày hôm qua, với những sai lầm, những lo âu, những tội lỗi, những thiếu sót ngớ ngẩn, sự nhức nhối và những nỗi đau. Ngày hôm qua đã đi qua, mọi tiền bạc trên đời này cũng không thể đem ngày hôm qua quay trở lại. Chúng ta không thể nào huỷ bỏ một hành động mà chúng ta đã làm cũng như không thể xoá đi một ngôn từ mà chúng ta đã thốt ra. Ngày hôm qua đã đi xa rồi! C òn một ngày nữa mà chúng ta không nên lo lắng, đó là ngày mai với những kẻ thù quá quắt, gánh nặng cuộc sống, những hứa hẹn tràn trề hi vọng và việc thực hiện thì tồi tệ. Mặt trời của ngày mai sẽ mọc lên hoặc là chói lọi hoặc là khuất sau một đám mây, nhưng dù gì thì nó vẫn sẽ mọc lên. Và ngày trước khi nó mọc lên, vào ngày mai chúng ta chẳng có mối đe doạ nào, bởi lẽ nó vẫn chưa được sinh ra. Vì vậy chỉ còn một ngày duy. Bất cứ ai cũng phải đấu tranh để sống dù chỉ một ngày. Thật ra không phải những gì trải qua ngày hôm nay khiến người ta đau buồn mà đó chính là sự hối tiếc về những gì đã xảy ra ngày hôm qua và những lo sợ về những gì ngày mai có thể đem đến. Giáo trình tin học văn phòng 119 Khoa Công nghệ Thông tin

120 CHƯƠNG 4. BẢNG BIỂU VÀ BIỂU ĐỒ 1. BẢNG BIỂU Bảng được tạo thành từ các dòng - rows và các cột - columns, giao của một cột và một dòng là một ô - cell. Mỗi ô trong bảng được coi là một phần văn bản độc lập, ta có thể gõ văn bản, chèn hình ảnh tại mỗi ô của bảng Tạo bảng biểu Cách 1: Nhấn chuột tại vị trí cần kẻ bảng biểu, chọn Table/Insert/Table, xuất hiện hộp thoại Insert Table: Number of Columns: Nhập số cột của bảng. Number of Rows: Nhập số dòng của bảng. Fixed column width: Quy định độ rộng của các cột. AutoFit to contents: Độ rộng của cột được tự động thay đổi theo chiều dài nội dung lớn nhất của văn bản chứa trong cột. Chọn OK để đưa bảng ra văn bản. Chọn Cancel để hủy bỏ việc tạo bảng. Chú ý: Ta có thể chọn các định dạng bảng có sẵn trong Microsoft Word bằng cách kích chọn mục AutoFormat, và chọn các kiểu định dạng trong mục Table styles: Giáo trình tin học văn phòng 120 Khoa Công nghệ Thông tin

121 Cách 2: Nhấn chuột tại vị trí cần kẻ bảng biểu, kích chọn biểu tượng Insert Table Standard. Giữ và kéo chuột để xác định số dòng, số cột của bảng. trên thanh công cụ Ta có thể dùng các phím mũi tên và để tăng số cột và số dòng cho bảng Nhập nội dung vào bảng Nhấn chuột vào một ô bất kỳ để nhập nội dung. Di chuyển giữa các ô: Dùng phím Tab và các phím mũi tên. Trong một ô ta có thể nhập văn bản, chèn hình ảnh hoặc chèn bảng... Định dạng Font chữ, cỡ chữ... tương tự như đối với văn bản thông thường Thay đổi kích thước của dòng - cột Dòng: Di chuyển con trỏ chuột tới ranh giới giữa các dòng cho đến khi chuột có dạng thì giữ và kéo chuột để điều chỉnh độ lớn - nhỏ mong muốn. Cột: Di chuyển con trỏ chuột tới ranh giới giữa các cột cho đến khi chuột có dạng thì giữ và kéo chuột để điều chỉnh độ rộng - hẹp mong muốn. Giáo trình tin học văn phòng 121 Khoa Công nghệ Thông tin

122 1.4. Lựa chọn dòng - cột - ô Cách 1: Kích chuột tại một ô, chọn Table/Select rồi lựa chọn các mục như sau: Cách 2: Kích chuột tại ô bắt đầu, giữ và kéo chuột tới ô kết thúc. Cách 3: Lựa chọn một dòng: bấm trái chuột tại vùng ngoài lề trái của dòng: Lựa chọn một cột: bấm trái chuột tại vùng ngoài ở phía trên cột: 1.5. Chèn và xoá dòng - cột - ô Chèn dòng-cột: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn chèn thêm dòng hoặc cột. Chọn Table/Insert rồi lựa chọn các mục như sau: Chú ý: Nếu muốn chèn thêm 1 dòng vào cuối bảng, ta đưa con trỏ tới ô cuối cùng của bảng rồi bấm phím Tab. Giáo trình tin học văn phòng 122 Khoa Công nghệ Thông tin

123 Xoá dòng-cột: Bôi đen dòng hoặc cột cần xoá, vào Table/Delete/Chọn Rows hoặc Columns. Chèn ô: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn chèn thêm ô, vào Table/Insert rồi chọn Cells. Xuất hiện hộp hội thoại Insert Cells, chọn một kiểu chèn rồi bấm OK để chấp nhận. Xóa ô: Đặt con trỏ chuột tại ô muốn xóa, vào Table/Delete rồi chọn Cells. Xuất hiện hộp hội thoại Delete Cells, chọn một kiểu xóa rồi bấm OK để chấp nhận Trộn và chia các ô - Merge and Split Trộn các ô: Bôi đen các ô cần trộn, chọn Table/Merge Cells. Chia ô: Lựa chọn ô cần chia, chọn Table/Split Cells, nhập số cột và số hàng cần chia tại: Number of Columns và Number of Rows rồi chọn OK Căn chỉnh lề văn bản trong ô Khi trộn các hàng và cột với nhau, ta có thể căn chỉnh vị trí của văn bản với các lề Left, Right, Top, Bottom trong một ô, ví dụ căn chính giữa cho các ô STT, Họ tên và Quê quán như hình trên. Các bước thực hiện như sau: Bôi đen các ô cần căn chỉnh vị trí của dòng văn bản bên trong. Kích chuột phải vào vùng được chọn, chọn Cell Alignment rồi kích chọn kiểu căn lề mong muốn. Giáo trình tin học văn phòng 123 Khoa Công nghệ Thông tin

124 1.8. Thay đổi hướng văn bản trong ô Chọn ô cần chỉnh hướng văn bản, chọn Format/Text Direction, rồi chọn hướng văn bản trong vùng Orientation Tạo đường viền và mầu nền cho bảng Đường viền Chọn bảng hoặc các ô cần tạo đường viền sau đó chọn Format/Border and Shading/Border và lựa chọn các kiểu khung mong muốn: Giáo trình tin học văn phòng 124 Khoa Công nghệ Thông tin

125 Setting: None: Không hiển thị khung. Box: Chỉ kẻ khung đường viền bên ngoài bảng. All: Kẻ toàn bộ khung đường viền bên ngoài và trong bảng. Kiểu của đường viền bên ngoài và trong bảng là giống nhau. Grid: Tương tự như All nhưng kiểu đường viền bên ngoài và trong bảng không giống nhau. Style, Color, Width: Chọn kiểu, màu và kích cỡ của các nét vẽ cho khung. Preview: Cho phép chọn hoặc bỏ chọn từng đoạn của đường viền, và đường kẻ chéo của các ô Mầu nền Chọn bảng, hoặc các ô cần tô mầu nền sau đó chọn Format/Border and Shading/ Shading và lựa chọn mầu nền trong mục Fill: Giáo trình tin học văn phòng 125 Khoa Công nghệ Thông tin

126 1.10. Tính toán số liệu trong bảng Địa chỉ các ô trong bảng Các cột được đánh địa chỉ bởi các chữ cái (hoa hoặc thường) bắt đầu từ chữ A. Các hàng được đánh địa chỉ bởi các chữ số, bắt đầu từ số 1. Địa chỉ ô: Được đánh theo quy tắc <Địa chỉ cột><địa chỉ hàng>, ví dụ A3 là địa chỉ ô ở cột A, hàng 3. Vùng địa chỉ: là vùng bao gồm một số ô, được viết theo cách sau: <Địa chỉ ô đầu>:<địa chỉ ô cuối> Ví dụ: A1:B3 chỉ phạm vi các ô chứa giá trị: 1, 2, 4, 5, 7, Các công thức toán học Để tính toán các công thức trong bảng ta đưa con trỏ tới ô chứa kết quả, chọn Table/Formula, xuất hiện hộp hội thoại Formula: Giáo trình tin học văn phòng 126 Khoa Công nghệ Thông tin

127 Gõ công thức các hàm cần tính tại Formula (chú ý: trước công thức luôn phải có dấu bằng =), hoặc chọn các hàm trong mục Paste Function, các hàm thông dụng bao gồm: + SUM(x1, x2,..., xn): Tính tổng: x1+x2+...+xn. + AVERAGE(x1, x2,..., xn): Tính trung bình cộng: (x1+x2+...+xn)/ n. + INT(x): Cho phần nguyên của x. + MOD(x1, x2): Trả về phần dư của phép chia x1 cho x2. + ROUND(x): Cho giá trị làm tròn của x. + COUNT(x1, x2,..., xn): Trả về số phần tử của đối số. + MAX(x1, x2,..., xn): Trả về giá trị lớn nhất trong n giá trị. + MIN(x1, x2,..., xn): Trả về giá trị nhỏ nhất trong n giá trị Định dạng số Chọn kiểu định dạng của số tại: Number Format. Chú ý: Giáo trình tin học văn phòng 127 Khoa Công nghệ Thông tin

128 1. Các đối số trong hàm có thể là các số cụ thể, song cũng có thể là địa chỉ các ô và có thể viết dưới dạng biểu thức (sử dụng các phép tính +, -, *, / ). 2. Nếu đối số là: LEFT - Chỉ các ô bên trái cùng dòng ô chứa con trỏ. ABOVE - Chỉ các ô bên trên cùng cột ô chứa con trỏ. Ví dụ: = SUM(A1:A3) trả về giá trị 12 là tổng của các ô: A1, A2, A3 = MAX(A1:A3) trả về giá 7 là giá trị lớn nhất giữa các ô A1, A2, A Sắp xếp dữ liệu trong bảng Nhấn chuột vào ô bất kỳ của bảng, chọn Table/Sort, xuất hiện hộp hội thoại sau: Sort by: Chọn cột ưu tiên sắp xếp đầu tiên. Then by: Chọn cột ưu tiên sắp xếp thứ 2 nếu muốn. Then by: Chọn cột ưu tiên sắp xếp thứ 3 nếu muốn. Type: Chọn kiểu dữ liệu cần sắp xếp. Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Header Row: Không sắp xếp hàng tiêu đề. No Header Row: Sắp xếp cả hàng tiêu đề. Cuối cùng nhấn OK để sắp xếp, Cancel để hủy bỏ việc sắp xếp. Bài tập 17. Bài tập thực hành Split Cells, Merge Cells. Giáo trình tin học văn phòng 128 Khoa Công nghệ Thông tin

129 Date: 18/11/1995 Fax Transmission form No Time: 16:30 Mr. NguyÔn Thanh Phong Form: 323 Lª Lîi Q1 To: Mr. Lª Minh Sang TP. Hå ChÝ Minh 17 Phan Béi Ch u Nha Trang Message: H«m nay t«i kh«ng ra kþp v bën c«ng t c ét xuêt. Nhê anh lo s½n chç ë vµ chuèn bþ c c å dïng cçn thiõt. S ng mai t«i sï ra sím. Xin chµo. C c khu vùc nh n thêy nhët thùc ë ViÖt Nam Ngµy Giê nhët thùc Þa ióm B¾t Çu Lín nhêt KÕt thóc é lín Hµ Néi 9g g g Vinh 9g g g HuÕ 9g g g Nha Trang 9g g g µ L¹t 9g g g Phan ThiÕt 9g g g B o Léc 9g g g TPHCM 9g g g CÇn Th 9g g g Bài tập 18. Bài tập thực hành về chèn bảng Table, thiết lập khung viền, căn chỉnh vị trí, căn chỉnh hướng, hàm toán học Giáo trình tin học văn phòng 129 Khoa Công nghệ Thông tin

130 Yêu cầu: Phần đầu Sở giao thông và phần cuối Chứng nhận... phải để trong bảng. Sắp xếp cột Họ và tên theo thứ tự tăng dần. 2. BIỂU ĐỒ 2.1. Vẽ biểu đồ Kẻ bảng số liệu cho biểu đồ, bôi đen bảng số liệu, chọn Insert/Picture/Chart sau đó bấm chuột tại vùng ngoài của văn bản để chèn biểu đồ ra văn bản. Khi vẽ biểu đồ ta chú ý: Dòng tiêu đề ở hàng đầu tiên, cột đầu tiên phải chứa các chữ cái và sau khi đã chèn biểu đồ vào văn bản ta có thể xoá bảng dữ liệu ban đầu. Ví dụ ta vẽ biểu đồ về lượng mưa trung bình của 3 thành phố lớn trong các năm từ 1991 đến 1994, theo bảng số liệu sau: Năm 91 Năm 92 Năm 93 Năm 94 Giáo trình tin học văn phòng 130 Khoa Công nghệ Thông tin

131 Hà nội Huế TP HCM L î ng m a c c thµnh phè lí n N m 91 N m 92 N m 93 N m 94 Hµ néi HuÕ TP HCM 2.2. Thay đổi kích thước của biểu đồ Kích chuột vào biểu đồ sao cho viền biểu đồ xuất hiện 8 ô vuông nhỏ màu đen. Đưa chuột tới các ô vuông cho đến khi chuột xuất hiện hình các mũi tên 2 chiều. Giữ và kéo chuột tới kích thước mong muốn Thay đổi Font chữ Kích đúp chuột vào biểu đồ, để thay đổi Font chữ tại vùng nào thì nhấn chuột tại vùng đó rồi chọn Format/Font Viết tiêu đề cho biểu đồ Kích đúp chuột vào biểu đồ, chọn Chart/Chart Options: Titles: Viết tiêu đề cho biểu đồ tại: Chart Title, cho trục x tại: Category (X) axis, cho trục z tại: Value (Z) axis. Giáo trình tin học văn phòng 131 Khoa Công nghệ Thông tin

132 Axes: Bật tắt các giá trị chú thích cho các trục. Gridlines: Hiển thị các dạng lưới cho các trục. Legend: Bật tắt lời ghi chú cho biểu đồ. Data labels: Hiển thị giá trị của các cột. Data table: Hiển thị bảng số liệu Thay đổi dạng biểu đồ Kích đúp chuột vào biểu đồ, chọn Chart/Chart Type hoặc kích chuột tại biểu tượng cụ, xuất hiện hộp hội thoại Chart Type: trên thanh công Chọn nhóm các biểu đồ tại Chart type, mỗi nhóm có nhiều dạng thể hiện khác nhau trong khung Chart subtype, để chọn dạng nào ta bấm chuột tại dạng đó rồi bấm OK Sửa đổi dữ liệu Kích đúp chuột vào biểu đồ, xuất hiện bảng Datasheet chứa dữ liệu (nếu không xuất hiện bảng Datasheet chọn View/Datasheet). Tiến hành sửa trực tiếp dữ liệu tại bảng Datasheet. Giáo trình tin học văn phòng 132 Khoa Công nghệ Thông tin

133 2.7. Vị trí hiển thị của biểu đồ với văn bản Kích chuột phải tại biểu đồ, chọn Format Object, xuất hiện hộp hội thoại Format Object. Colors and Lines: Chọn màu nền cho biểu đồ. Layout: Chọn vị trí in ra của biểu đồ đối với văn bản Xoá biểu đồ Kích chuột vào biểu đồ, bấm phím Delete. Bài tập 19. Vẽ biểu đồ so sánh doanh thu của các mặt hàng theo các quý. Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Xăng Dầu Nhớt Doa n h t h u t h e o qu ý n ăm Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Nhớt Dầu Xăng CHƯƠNG 5. Giáo trình tin học văn phòng 133 Khoa Công nghệ Thông tin

134 HOÀN THIỆN VÀ IN ẤN VĂN BẢN 1. ĐÁNH SỐ TRANG TỰ ĐỘNG Chọn Insert/Page Number, xuất hiện hộp hội thoại Page Numbers: Position: Chọn vị trí hiển thị số thứ tự ở đầu hoặc cuối trang văn bản. Alignment: Căn lề cho số thứ tự trang: trái, phải, giữa... Show number on first page: Chọn hiện số trang cho trang đầu. Format: Chọn cách đánh số trang, xuất hiện hộp hội thoại Page Number Format: Number format: Chọn kiểu hiện thị số trang: 1, 2, 3 hoặc -1-, -2-, -3- hoặc A, B, C... Continue from previous section: Đánh số trang tiếp theo số trang từ phần trước. Start at: Chọn số trang bắt đầu. 2. TẠO TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ CUỐI TRANG Tiêu đề được hiểu là những dòng thông báo ở đầu hoặc cuối của mỗi trang. Chọn View/Header and Footer, xuất hiện thanh công cụ Header and Footer: Giáo trình tin học văn phòng 134 Khoa Công nghệ Thông tin

135 Gõ tiêu đề đầu trang tại khung: Header, gõ tiêu đề cuối trang tại khung: Footer. Để chuyển nhanh con trỏ giữa hai khung ta sử dụng các phím mũi tên. Tiêu đề được soạn thảo như văn bản thông thường gồm chữ viết, hình ảnh, hình vẽ Ngoài ra ta có thể sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ Header and Footer để: : Chèn đánh số trang : Chèn tổng số trang của văn bản : Chèn ngày tháng hiện thời của hệ thống : Chèn giờ hiện thời của hệ thống : Kết thúc viết tiêu đề, trở về chế độ soạn thảo Để sửa tiêu đề ta kích đúp chuột vào dòng Header hoặc Footer và tiến hành sửa. 3. TẠO MỤC LỤC Để tạo mục lục ta phải tạo và sử dụng Styles cho các đề mục của đoạn văn bản Tạo Styles Chọn Format/Styles and Formatting, xuất hiện hộp hội thoại Styles and Formatting Kích chọn nút lệnh New Style xuất hiện hộp hội thoại New Style, cho phép ta tạo các style cho văn bản. Giáo trình tin học văn phòng 135 Khoa Công nghệ Thông tin

136 Ví dụ ta sẽ tạo 3 style như sau: CHUONG: dùng để viết tiêu đề cho mỗi chương của văn bản (chữ in hoa có dấu). I: dùng để viết tiêu đề cho các mục I, II, III của mỗi chương (chữ in hoa có dấu). 1: dùng để viết tiêu đề cho các mục 1, 2, 3 của mỗi mục I, II, III (chữ thường) Tạo Style CHUONG Trong hộp thoại New Style ta thực hiện các bước như sau: Trong mục Properties tại ô Name gõ tên style là CHUONG. Trong mục Formatting chọn phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 15, bôi đậm. Kích chọn nút Format để thiết lập Paragraph và Numbering cho style. Thiết lập Paragraph: Kích chọn nút Format trong hộp thoại New Style, chọn Paragraph, xuất hiện cửa sổ Paragraph và thực hiện các lựa chọn như sau: Giáo trình tin học văn phòng 136 Khoa Công nghệ Thông tin

137 Thiết lập số thứ tự tự động Numbering: Kích chọn nút Format trong hộp thoại New Style, chọn Numbering, xuất hiện hộp thoại Bullets and Numbering, chọn thẻ Numbered và thực hiện các lựa chọn như sau: Chú ý: trong mục Font ta cũng chọn phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 15, bôi đậm. Giáo trình tin học văn phòng 137 Khoa Công nghệ Thông tin

138 Tạo Style I Mở hộp thoại New Style và thực hiện các thao tác như sau: Trong mục Properties tại ô Name gõ tên style là I. Trong mục Formatting chọn phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 14, bôi đậm. Thiết lập Paragraph: các giá trị được lựa chọn tương tự như style CHUONG. Thiết lập Numbering: trong cửa sổ Customize Numbered List lựa chọn các giá trị như sau: Tạo Style 1 Mở hộp thoại New Style và thực hiện các thao tác như sau: Trong mục Properties tại ô Name gõ tên style là 1. Trong mục Formatting chọn phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, bôi đậm. Thiết lập Paragraph: các giá trị được lựa chọn tương tự như style I. Thiết lập Numbering: trong cửa sổ Customize Numbered List lựa chọn các giá trị như sau: Giáo trình tin học văn phòng 138 Khoa Công nghệ Thông tin

139 3.2. Sửa, xoá style đã tạo Chọn Format/Styles and Formatting, xuất hiện hộp hội thoại Styles and Formatting. Chọn style cần sửa hoặc xoá và kích chuột phải tại tên style: Chọn Modify Style và tiến hành sửa đổi style. Chọn Delete nếu muốn xoá style Sử dụng style Kích chuột tại dòng cần đặt style, trên thanh công cụ Formatting kích chọn hộp Style trong danh sách style hiện ra, kích chọn style mong muốn Tạo mục lục Giáo trình tin học văn phòng 139 Khoa Công nghệ Thông tin

140 Đặt con trỏ tại vị trí cần đặt mục lục, chọn Insert/Reference/Index and Tables. Trong hộp thoại Index and Tables chọn thẻ Table of Contents: Tại hộp Tab leader chọn các kiểu đường nối tên tiêu đề với số trang, sau đó kích chọn nút Options, xuất hiện hộp thoại Table of Contents Options: Trong các hộp TOC level đặt: Giá trị 1 cho style CHUONG. Giá trị 2 cho style I. Đặt giá trị 3 cho style 1. Cuối cùng kích chọn nút OK để tạo mục lục tự động cho văn bản. Giáo trình tin học văn phòng 140 Khoa Công nghệ Thông tin

141 3.5. Sửa mục lục Kích chuột phải tại một dòng mục lục bất kỳ chọn Update Field, xuất hiện hộp hội thoại Update Table of Contents: Update page numbers only: chỉ cập nhật lại số trang. Update entire table: cập nhật lại cả nội dung và số trang. 4. XEM VĂN BẢN TRƯỚC KHI IN Chọn File/Print Preview hoặc kích chọn biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Print: Gửi lệnh in đến máy in. Magnifier: Phóng to một mức. One Page: Xem một trang. Giáo trình tin học văn phòng 141 Khoa Công nghệ Thông tin

142 Multiple Pages: Cho phép xem 6 trang một lúc. Zoom Control: phóng to, thu nhỏ theo tỷ lệ phần trăm. View Ruler: Bật/ tắt chế độ hiển thị thước đo. Shirk to Fit: Điều chỉnh tài liệu in trong một trang. Full Screen: Chế độ xem toàn màn hình. Close: Đóng chế độ Print Preview trở về chế độ soạn thảo. Help: Trợ giúp về Print Preview. 5. IN VĂN BẢN 5.1. Hộp hội thoại Print Chọn File/ Print lệnh tắt Ctrl+P, xuất hiện hộp hội thoại Print: Name: Chọn máy in (máy in Laser, máy in mầu, máy in qua mạng ) Page range: All: In tất cả các trang từ trang đầu đến trang cuối. Current Page: Chỉ in trang hiện hành của văn bản. Giáo trình tin học văn phòng 142 Khoa Công nghệ Thông tin

143 Pages: Chỉ in một số trang xác định, ngăn cách nhau bởi dấu phẩy. Ví dụ: 1,3,5-9 sẽ in các trang: 1, 3, 5, 6, 7, 8, 9 Selection: Chỉ in đoạn văn bản đang được bôi đen. Number of copies: Nhập số lượng bản cần in. Print: Chọn phạm vi in, gồm: All Pages in Range: In tất cả các trang trong phạm vi được chọn. Odd Pages: In những trang lẻ trong phạm vi được chọn. Even Pages: In những trang chẵn trong phạm vi được chọn. OK: Đồng ý in văn bản Thuộc tính Properties Khi kích chọn nút lệnh Properties trong hộp hội thoại Print, xuất hiện hộp thoại sau: Page Size, Output Size: chọn khổ giấy A4 cho máy in. Orientation: chọn hướng giấy in dọc hoặc ngang. Page Layout: chọn số lượng trang văn bản muốn in trên cùng một trang giấy: Giáo trình tin học văn phòng 143 Khoa Công nghệ Thông tin

144 5.3. Đảo ngược thứ tự in Khi kích chọn vào nút lệnh Options trong hộp hội thoại Print sẽ xuất hiện hộp hội thoại Print. Nếu mục Reverse print order được chọn thì các trang sẽ được in theo thứ tự ngược từ trang lớn nhất về trang bé nhất. Bài tập 20. Papin chia tay Olympique marseille 20 giê 20 phót, ngµy thø b y, 25-04, t¹i s n vën éng Velidrome (Marseille), tr íc trën gæp éi Cannes, thñ qu n cña éi Olympique Marseille - Jean PiÌrre Papin cçm micro chýnh thøc nãi lêi tõ biöt víi c c cæ éng viªn vµ tuyªn bè mïa tíi anh sï tíi AC Milan. T rong trën Êu nµy, OM th¾ng Cannes 2-0, trong ã Papin më tø sè ë phót 60. y lµ bµn th¾ng thø 27 cña anh, vµ Papin îc xem nh lµ Vua ph l íi mïa gi i , bëi ng êi øng thø nh lµ Georgo Weah (Monaco) míi cã 18 bµn vµ Weah chø cßn mét trën Ó uæi theo Papin. V íi trën th¾ng nµy, éi OM lçn thø t liªn tiõp o¹t danh hiöu v«þch quèc gia ( ), víi 56 ióm, dï cßn mét trën víi éi Lille, nh ng v éi Monaco øng thø nh míi îc 51 ióm còng cßn Êu mét trën. 22 giê 20 phót, Papin ch¹y quanh s n chµo tõ biöt kh n gi. H n cæ éng viªn h«vang Pa-Pa-Papin, iöp khóc dµnh riªng mçi khi Papin ghi bµn. TÊt c d êng nh muèn nýu kðo l¹i Papin v y lµ lçn cuèi cïng Papin xuêt hiön trªn s n nhµ d íi mµu o tr¾ng säc xanh Olympique Marseille. Bài tập 21. Bài tập thực hành về sử dụng các loại Tab và chèn các ký hiệu đặc biệt. Giáo trình tin học văn phòng 144 Khoa Công nghệ Thông tin

145 Môc lôc V n NguyÔn «ng thøc Chia tay TruyÖn ng¾n... 3 Vâ ¾c danh N i Êy b y giê Ký sù Kawabata C nh tay TruyÖn ng¾n NhËt B n. 112 Th V n cao Gëi ng êi em bión xa NguyÔn lëp em Cßn m i t nh yªu NguyÔn Th i d ng ChiÕc l t ng t Tù b¹ch víi mét ng êi Trao æi TrÇn thanh ¹m Sinh mönh cña v n ch ng l ng m¹n Hoµng kim b o T m mét h íng ph t trión cho tëp lµm v n C c môc kh c S n nam Gië chång b o cò S u tçm NhËt chiªu Kû niöm 160 n m ngµy sinh LÐp T«nxT«i Bài tập 22. Tạp chí Time vừa giới thiệu những sáng chế công nghệ tuyệt vời nhất của năm 2005, từ xe máy sạch, dây thừng thông minh... cho tới thiết bị lọc nước cá nhân. Xe đạp siêu tốc: Chiếc xe đạp ENV nặng 100kg và được làm bằng nhôm, chiếc xe có thể đạt vật tốc 80km/giờ nhờ vào động cơ chạy bằng pin hydro. Dây thừng thông minh: Các chuyên gia thuộc Phòng thí nghiệm Squid Labs của Mỹ đã chế tạo một loại dây thừng có các sợi kim loại dẫn điện. Dây có thể dò được trọng lượng mà nó đang mang và cảnh báo người sử dụng liệu trọng tải có quá lớn hay không thông qua tin nhắn. Nhãn laser cho nông phẩm: Thay vì dùng nhãn bằng giấy, ngày càng có nhiều hãng đóng gói và phân phối nông phẩm thử nghiệm việc dùng ánh sáng tự nhiên làm nhãn. Thực chất đây là kỹ thuật mới dùng laser để khắc các thông tin như xuất xứ, chủng loại... lên vỏ của rau, quả mà không làm chúng bị thâm hoặc thối. Robot mua vui: Hãng ZMP của Nhật Bản đang bán một Cao gần 40cm, robot hai chân Nuvo có khả năng nhảy thông báo thời gian và thậm chí bắt tay. loại robot với giá 7.000đôla. múa, nói chuyện, chơi nhạc, Giáo trình tin học văn phòng 145 Khoa Công nghệ Thông tin

146 Hương vị chống béo: Đầu bếp David Burke ở New York City đã tạo ra 18 loại hương vị có mùi giống như những loại thức ăn có hàm lượng calo cao. Được làm từ nguyên liệu tự nhiên hoặc tổng hợp, những loại hương vị này không có chất béo hoặc calo. Thiết bị lọc nước cá nhân: Đầu năm 2006, hãng Vestergaard Frandsen của Thuỵ Sĩ sẽ tung ra thị trường một loại ống lọc nước với giá khoảng 3 đôla. Được gọi là LifeStraw, ống chứa bảy loại màng lọc, trong đó có mắt lưới, than hoạt tính và i-ốt. Ống có thể ngăn các bệnh truyền nhiễm qua đường nước chẳng hạn như thương hàn và tiêu chảy - thủ phạm giết ít nhất 2 triệu người mỗi năm tại các nước đang phát triển. LifeStraw cũng có thể tạo ra nước uống an toàn cho du khách, những nạn nhân của các cơn bão, động đất... Lều Nemo: Với giá 395 đôla, chiếc lều nhờ vào một chiếc bơm chân, không thường. Đây là sản phẩm của Cam trong dự án thiết kế bộ đồ vũ trụ. Lều ứng dụng vào cuộc sống thường ngày. trong chưa đầy 1 phút. Nemo này có thể được bơm phồng lên cần dùng tới cọc nhôm như lều thông Brensinger - công ty tư vấn cho NASA Nemo cho thấy công nghệ vũ trụ đã được Công ty cho biết lều có thể được dựng lên Cửa đa hình tự động: Được thiết kế tại Nhật Bản, cửa này chỉ mở sao cho hình dạng của nó khớp với hình dạng của người hoặc vật thể đi qua. Tính năng này giúp tiết kiệm năng lượng, duy trì một nhiệt độ ổn định trong phòng và có thể ngăn bụi hoặc những vật liệu khác lọt vào trong. PHẦN 3. MICROSOFT EXCEL Giáo trình tin học văn phòng 146 Khoa Công nghệ Thông tin

147 CHƯƠNG 1. CÁC KHÁI NIỆM TỔNG QUAN VỀ EXCEL 1. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT EXCEL 1.1. Microsoft Excel là gì? Microsoft Excel là một chương trình phần mềm ứng dụng xử lý bảng tính điện tử nằm trong bộ tin học văn phòng Microsoft Office. Microsoft Excel cung cấp một thư viện khổng lồ các hàm công thức toán học, logic, chuỗi văn bản, thống kê, tài chính giúp cho việc quản lý và tính toán các số liệu trên bảng lương, bảng điểm học sinh trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn Khởi động Excel Cách 1: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel trên nền màn hình Desktop. Cách 2: Chọn Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Office Excel. Khi đó sẽ xuất hiện một sổ bảng tính - Workbook của Excel với các thành phần sau: Giáo trình tin học văn phòng 147 Khoa Công nghệ Thông tin

148 Thanh thực đơn lệnh: gồm các mục File, Edit, View Thanh Standard: chứa các công cụ chuẩn như: New, Open, Save, Copy, Paste... Thanh Formating: chứa các chế độ căn chỉnh như: Font, Font size, Bold, Italic... Thanh cuộn Scroll ngang và dọc: giúp dễ dàng di chuyển lên xuống và sang ngang trong quá trình tính toán. Thanh công thức: cho phép nhập và hiển thị các công thức tính toán. Thanh địa chỉ: chứa ô địa chỉ hiện hành ta đang làm việc Đóng chương trình Excel Chọn lệnh Exit trong thực đơn lệnh File. Hoặc nhấn nút Close ở góc trên bên phải thanh tiêu đề. Hoặc bấm tổ hợp phím Alt+F4. 2. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN TỆP TIN BẢNG TÍNH 2.1. Tạo bảng tính mới - New Để tạo một bảng tính mới ta có thể thực hiện theo các cách sau: Chọn lệnh New trong thực đơn lệnh File. Hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Hoặc bấm phím tắt Ctr+N. Rồi chọn Blank WorkBook trên hộp hội thoại New Blank WorkBook Lưu bảng tính vào đĩa cứng - Save Để lưu nội dung một bảng tính vào máy tính ta có thể thực hiện theo các cách sau: Chọn lệnh Save trong thực đơn lệnh File. Hoặc kích chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ Standard. Hoặc bấm phím tắt Ctr+S. Nếu bảng tính được ghi lần đầu thì sẽ xuất hiện hộp hội thoại Save As yêu cầu đặt tên cho bảng tính, còn nếu bảng tính đã tồn tại thì máy sẽ tự động lưu lại những thay đổi vào bảng tính đó. Tên bảng tính sẽ được Excel tự động đặt là:.xls 2.3. Tạo bản sao của bảng tính- Save As Để tạo thêm một bảng tính mới có nội dung giống như bảng tính ban đầu, ta chọn File/Save as... Sau đó các thao tác còn lại được thực hiện như chọn Save. Giáo trình tin học văn phòng 148 Khoa Công nghệ Thông tin

149 Kết quả sẽ tạo ra 2 bảng tính có nội dung giống nhau nhưng tên khác nhau Đóng bảng tính đang mở - Close Để đóng bảng tính đang mở ta có thể thực hiện theo các cách sau: Chọn mục Close trong thực đơn lệnh File. Hoặc kích chuột vào biểu tượng Close Windows. Nếu bảng tính này có những thay đổi chưa được lưu thì máy sẽ hỏi có ghi lại hay không? 2.5. Mở một bảng tính đã có - Open Bước 1: Bấm chuột vào biểu tượng Open hiện cửa sổ Open., hoặc bấm phím tắt Ctr+O, hoặc chọn File/Open, khi đó sẽ xuất Bước 2: Chọn đường dẫn tới thư mục chứa bảng tính cần mở tại hộp Look In. Bước 3: Chọn bảng tính cần mở rồi kích chọn nút Open hoặc kích đúp chuột tại dòng bảng tính cần mở. 3. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG BẢNG TÍNH 3.1. Bảng tính - WorkBook Bảng tính là tệp tin của Excel mà trên đó có nhiều trang bảng tính - Worksheet gọi tắt là Sheet. Một bảng tính có tối đa 255 Sheet, mặc định ban đầu hiển thị 3 Sheet là: Sheet1, Sheet2, Sheet3. Có thể thay đổi số lượng Sheet được hiển thị mặc định trong một bảng tính bằng cách vào Tool\Option\Genaral\ rồi chọn số Sheet muốn hiển thị trong mục Sheets in Workbook Trang bảng tính - Sheet Sheet là một trang bảng tính được tạo bởi các dòng - row và các cột - column, phần giao nhau của dòng và cột là các ô cell. Mỗi một Sheet có : 256 cột được đánh số A, B, C,.., AA, AB, IV dòng được đánh số 1, 2, Trang Sheet hiện hành Khi làm việc với một bảng tính, tại một thời điểm ta chỉ có thể thao tác trên một trang bảng tính đó gọi là trang hiện hành. Ví dụ ở hình sau trang bảng tính Sheet 1 là trang hiện hành: Giáo trình tin học văn phòng 149 Khoa Công nghệ Thông tin

150 Để chuyển trạng thái hiện hành cho một trang khác ta chỉ cần kích chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính đó Thêm một Sheet mới Để thêm một trang bảng tính vào bảng tính hiện hành, ta có thể thực hiện theo 2 cách: Cách 1: Vào Insert chọn Worksheet. Cách 2: Kích chuột phải tại phần chứa tên của một trang bảng tính, chọn Insert xuất hiện cửa sổ Insert, chọn Worksheet, chọn OK. Các trang bảng tính mới được bổ sung có tên lần lượt là Sheet4, Sheet Đổi tên Sheet Để dễ quản lý các trang bảng tính ta nên đổi tên trang cho phù hợp với nội dung của nó. Tên trang bảng tính có thể chứa dấu cách, chữ cái, chữ số và dấu gạch dưới. Để đổi tên cho trang bảng tính ta kích chuột phải tại tên trang bảng tính muốn thay đổi, chọn Rename và gõ vào tên mới cho trang rồi bấm OK để chấp nhận Che dấu và hiển thị một Sheet Để che dấu một Sheet ta kích chọn Sheet cần che dấu rồi vào Format\Sheet\Hide. Để hiển thị Sheet đang bị che dấu, ta vào Format\Sheet\Unhide xuất hiện cửa sổ Unhide kích chọn Sheet muốn hiển thị rồi bấm OK Di chuyển hoặc copy một Sheet Kích phải chuột tại Sheet muốn di chuyển hoặc copy (ví dụ Sheet2), chọn Move or Copy xuất hiện hộp hội thoại Move or Copy. Giáo trình tin học văn phòng 150 Khoa Công nghệ Thông tin

151 Trong phần Before sheet kích chọn một Sheet để đặt trang cần di chuyển vào trước trang đó, ví dụ: Lương tháng 2. Ô Create a copy cho phép tạo một bản sao của trang hiện hành Xóa một Sheet Kích chuột phải tại Sheet cần xóa, chọn Delete Ô - Cell Trong một trang Sheet phần giao nhau giữa các dòng và các cột được gọi là các ô, mỗi một ô có một địa chỉ riêng biệt theo một trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau. Ví dụ địa chỉ của ô đầu tiên trong một Sheet là A1 và địa chỉ của ô cuối cùng là IV Ô hiện hành Trên trang hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ thao tác được với một ô gọi là ô hiện hành. Ô hiện hành được bao quanh bởi một hình chữ nhật màu đen Nhập dữ liệu cho các ô Nguyên tắc nhập liệu: Đưa con trỏ đến ô muốn nhập dữ liệu. Nhập dữ liệu và kết thúc bằng phím Enter Chọn các ô Lựa chọn một ô: kích chuột tại ô muốn lựa chọn hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô mong muốn. Lựa chọn một khối liên tục: Đặt con trỏ tại vị trí bắt đầu của khối, sau đó: Hoặc giữ và kéo chuột tới vị trí cuối cùng. Giáo trình tin học văn phòng 151 Khoa Công nghệ Thông tin

152 Hoặc giữ phím Shift, đồng thời bấm chuột tại vị trí cuối cùng. Hoặc giữ phím Shift, đồng thời bấm các phím mũi tên,,, để lựa chọn. Lựa chọn các khối không liên tục: chọn ô hoặc khối liên tục, giữ phím CTRL khi chọn các ô hoặc khối kế tiếp, thả phím CTRL khi kết thúc việc lựa chọn. Chú ý: Khối văn bản được lựa chọn sẽ có nền màu đen Sao chép nội dung các ô - copy Bước 1: Lựa chọn các ô cần sao chép nội dung. Bước 2: Nhấn chuột tại biểu tượng Copy, hoặc bấm Ctrl+C, hoặc chọn Edit/Copy. Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí cần Copy rồi nhấn chuột tại biểu tượng dán chuột phải chọn Paste, hoặc chọn Edit/Paste., hoặc bấm Ctrl+V, hoặc kích Chú ý: Khi dán ta có thể chọn Paste special. Kết quả sẽ xuất hiện hộp hội thoại Paste Special với các lựa chọn sau: All: Copy tất cả các yếu tố liên quan đến ô nguồn. Fomulas: Chỉ copy công thức. Value: Chỉ copy giá trị. Comments: Chỉ copy chú thích. Trong mục Operation cho phép lựa chọn các phép toán: Cộng Add. Trừ - Subtract. Nhân Multiply. Chia Divide. Không có phép toán - None. Kết quả = <ô đích> phép toán <ô nguồn>. Giáo trình tin học văn phòng 152 Khoa Công nghệ Thông tin

153 Di chuyển nội dung các ô - cut Bước 1: Lựa chọn các ô cần di chuyển nội dung. Bước 2: Nhấn chuột tại biểu tượng Cut, hoặc bấm Ctrl +X, hoặc chọn Edit/Cut. Bước 3: Đưa con trỏ đến vị trí cần di chuyển tới rồi nhấn chuột tại biểu tượng dán kích chuột phải chọn Paste, hoặc chọn Edit/Paste., hoặc bấm Ctrl+V, hoặc Xóa nội dung các ô Bước 1: Lựa chọn các ô cần xóa nội dung. Bước 2: Bấm phím Delete để xóa dữ liệu hoặc vào Edit/Clear: All: Xoá tất cả các yếu tố liên quan. Formats: Xoá định dạng. Contents Del: Xoá nội dung. Comments: Xoá chú thích Chèn thêm các ô Bước 1: Chọn các ô muốn chèn thêm các ô khác xung quanh. Bước 2: Vào Insert/Cell hoặc kích chuột phải chọn Insert, kết quả xuất hiện hộp thoại: Giáo trình tin học văn phòng 153 Khoa Công nghệ Thông tin

154 Shitf cells right: chèn thêm ô mới vào và đẩy các ô tại vị trí cũ sang bên phải. Shitf cells down: chèn thêm ô mới vào và đẩy các ô tại vị trí cũ xuống dưới. Entire row: chèn thêm dòng mới vào trước các ô tại vị trí cũ. Entire column: chèn thêm cột mới vào bên trái các ô tại vị trí cũ Xóa các ô Bước 1: Chọn các ô muốn xoá. Bước 2: Vào Edit/Delete hoặc kích chuột phải chọn Delete. Shitf cells left: xoá vào và đẩy các ô còn lại về bên trái. Shitf cells up: xoá vào và đẩy các ô còn lại lên trên. Entire row: xoá cả dòng chứa các ô được chọn. Entire column: xoá cả cột chứa các ô được chọn Dòng - cột Chọn các dòng Để chọn 1 dòng ta kích chuột tại ô chứa số thứ tự dòng tại cột đầu tiên của bảng tính, ví dụ muốn chọn cột 3 thì ta kích chuột tại ô chứa số 3. Để chọn một dãy các dòng liền kề nhau, ta kích chuột tại số thứ tự của dòng đầu tiên, sau đó giữ và kéo chuột tới số thứ tự của dòng cuối cùng. Giáo trình tin học văn phòng 154 Khoa Công nghệ Thông tin

155 Để chọn một dãy các dòng rời rạc, ta giữ phím Ctrl và kích chuột lần lượt tại số thứ tự của các dòng Chọn các cột Để chọn 1 cột ta kích chuột tại ô chứa tên cột tại dòng đầu tiên của bảng tính, ví dụ muốn chọn cột C thì ta kích chuột tại ô chứa chữ C. Để chọn một dãy các cột liền kề nhau, ta kích chuột tại tên của cột đầu tiên, sau đó giữ và kéo chuột tới tên của cột cuối cùng. Để chọn một dãy các cột rời rạc, ta giữ phím Ctrl và kích chuột lần lượt tại tên của các cột Chọn toàn bộ bảng tính Ta có thể thực hiện một trong hai cách sau: Kích chuột tại ô đầu tiên trên cùng của bảng tính, đó là ô giao nhau của dòng tên cột và cột số thứ tự hàng. Hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+A Chèn thêm dòng Giả sử cần chèn thêm một dòng mới vào giữa hai dòng 1 và 2. Bước 1: Kích chọn dòng 2. Bước 2: Vào Insert/Rows hoặc kích chuột phải chọn Insert. Chú ý: nếu kích chọn hai dòng 2 và 3 rồi vào Insert/Rows hoặc kích chuột phải chọn Insert thì kết quả xuất hiện thêm 2 dòng mới vào trước dòng Chèn thêm cột Giả sử cần chèn thêm một cột mới vào giữa hai cột C và D. Bước 1: Kích chọn cột D. Bước 2: Vào Insert/Columns hoặc kích chuột phải chọn Insert. Chú ý: nếu kích chọn hai cột D và E rồi vào Insert/Columns hoặc kích chuột phải chọn Insert thì kết quả xuất hiện thêm 2 cột mới vào trước cột D Xóa dòng Bước 1: Kích chọn các dòng cần xoá. Bước 2: Vào Edit\Delete hoặc kích chuột phải chọn Delete Xóa cột Bước 1: Kích chọn các cột cần xoá. Bước 2: Vào Edit\Delete hoặc kích chuột phải chọn Delete. Giáo trình tin học văn phòng 155 Khoa Công nghệ Thông tin

156 Thay đổi kích thước các dòng Thay đổi kích thước 1 dòng, ví dụ dòng 5: Bước 1: Đưa chuột tới ranh giới giữa 2 dòng 5 và 6 cho đến khi con chuột có dạng dấu thập với một đường mũi tên có hướng trên xuống. Bước 2: Giữ và kéo chuột lên trên để thu nhỏ kích thước dòng hoặc giữ và kéo chuột xuống để tăng kích thước dòng. Thay đổi kích thước nhiều dòng liên tục: Bước 1: Lựa chọn các dòng cần thay đổi kích thước. Bước 2: Đưa chuột tới ranh giới giữa 2 dòng bất kỳ trong khối các dòng đã được chọn. Bước 3: Giữ và kéo chuột lên trên để thu nhỏ kích thước cho các dòng hoặc giữ và kéo chuột xuống để tăng kích thước cho các dòng Thay đổi kích thước các cột Thay đổi kích thước 1 cột, ví dụ cột B Bước 1: Đưa chuột tới ranh giới giữa tiêu đề 2 cột B và C cho đến khi con chuột có dạng dấu thập với một đường mũi tên có hướng trái phải. Bước 2: Giữ và kéo chuột sang trái để thu nhỏ kích thước cột hoặc giữ và kéo chuột sang phải để tăng kích thước cột. Thay đổi kích thước nhiều cột liên tục: Bước 1: Lựa chọn các cột. Bước 2: Đưa chuột tới ranh giới giữa 2 cột bất kỳ trong khối các cột đã được chọn. Bước 3: Giữ và kéo chuột sang trái để thu nhỏ kích thước cho các cột hoặc giữ và kéo chuột sang phải để tăng kích thước cho các cột Cố định dòng tiêu đề Khi nhập bảng tính có nhiều dòng chúng ta sẽ có nhu cầu cố định dòng tiêu đề của bảng tính để khi cuộn tới các dòng phía dưới thì vẫn hiển thị dòng tiêu đề. Bước 1: Kích chọn dòng ngay dưới dòng tiêu đề. Giáo trình tin học văn phòng 156 Khoa Công nghệ Thông tin

157 Bước 2: Vào Windows/Freeze Panes Hủy cố định dòng tiêu đề Vào Windows/Unfreeze Panes Khôi phục-undo/ Hủy khôi phục-redo trạng thái trước đó Sử dụng Undo: kích chuột tại biểu tượng trước đó. Sử dụng Redo: kích chuột tại biểu tượng trước Undo., hoặc chọn Edit/ Undo, hoặc bấm Ctrl +Z để trở lại trạng thái, hoặc chọn Edit/ Redo, hoặc bấm Ctrl +Y để trở lại trạng thái 4. HIỂN THỊ BẢNG TÍNH TỶ LỆ PHẦN TRĂM Theo mặc định, khung nhìn văn bản được đặt tỷ lệ là 100%. Ta có thể tăng hoặc giảm tỷ lệ này để có thể phóng to hoặc thu nhỏ nhiều trang văn bản trên một màn hình. Thao tác thực hiện: Hoặc vào View/ Zoom... rồi chọn số % cần hiển thị/ OK Hoặc chọn tỷ lệ % tại biểu tượng trên thanh Standard. CHƯƠNG 2. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU 1. CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG CƠ BẢN 1.1. Định dạng Font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Bước 1: Chọn các ô cần định dạng. Bước 2: Vào Format/Cells /Font. Giáo trình tin học văn phòng 157 Khoa Công nghệ Thông tin

158 Ta có thể định dạng Font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc rồi bấm OK để đồng ý Định dạng màu nền Bước 1: Chọn các ô cần tô màu nền. Bước 2: Vào Format/Cells /Patterns. Bước 3: Chọn một màu nền bất kỳ rồi bấm OK để đồng ý Định dạng đường viền cho ô Bước 1: Chọn các ô cần định dạng đường viền. Bước 2: Vào Format/Cells /Border và chọn kiểu đường viền tương ứng tại các nút và chọn kiểu đường viền tại mục Style, chọn màu đường viền tại mục Color. Giáo trình tin học văn phòng 158 Khoa Công nghệ Thông tin

159 None không tạo đường viền, Outline tạo đường viền ngoài, Inside tạo đường viền trong. Các nút khác cho phép tạo hoặc hủy bỏ các đường viền trên, dưới, trái, phải, gạch chéo Ngoài ra ta có thể sử dụng biểu tượng Borders trên thanh công cụ Formatting. Ví dụ: Tạo đường viền ngoài là đường viền đôi, các đường viền trong là đường viền đơn Căn vị trí chữ trong ô Bước 1: Chọn các ô cần căn chỉnh vị trí chữ. Bước 2: Vào Format/Cells /Alignment Giáo trình tin học văn phòng 159 Khoa Công nghệ Thông tin

160 Mục Horizonal cho phép căn lề chữ theo chiều ngang: General: Theo chế độ mặc định. Left: Căn trái. Right: Căn phải. Center: Căn giữa. Justify: Căn đều hai bên. Mục Vertical cho phép căn lề chữ theo chiều dọc: Top: Căn lề sát đỉnh trên Bottom: Căn lề sát đáy dưới Center: Căn giữa. Justify: Căn đều hai bên. Ví dụ: Họ và tên được căn giữa theo chiều ngang và căn Bottom theo chiều dọc, Ngày sinh được căn Center theo chiều ngang và chiều dọc Hòa nhập các ô Merge Giáo trình tin học văn phòng 160 Khoa Công nghệ Thông tin

161 Có thể hòa nhập các ô liền nhau trên cùng một dòng thành một ô duy nhất, thường dùng để gõ tiêu đề cho bảng tính hoặc các dòng thông báo. Bước 1: Chọn các ô cần hòa nhập thành một ô. Bước 2: Vào Format/Cells /Alignment, kích chọn Merger Cells. Hoặc kích chọn vào biểu tượng thanh công cụ Formatting. trên Ví dụ: Hòa nhập các ô từ B2 đến F2. Để hủy bỏ hòa nhập các ô ta thực hiện các thao tác tương tự Tự động cuộn dữ liệu Wrap Text Đây là công cụ cho phép tự động cuộn dữ liệu xuống dòng trong một ô khi dữ liệu nhập vào vượt quá độ rộng ô. Bước 1: Chọn các ô cần cuộn dữ liệu xuống dòng. Bước 2: Vào Format/Cells /Alignment, kích chọn Wrap Text. Chú ý: Cột Điểm TB không cuộn dữ liệu xuống vì độ rộng cột vẫn đủ để hiển thị toàn bộ dữ liệu. Và để hiển thị hết nội dung của ô ta phải tăng độ cao cho ô. Để hủy bỏ tự động cuộn dữ liệu trong các ô ta thực hiện các thao tác tương tự Thay đổi hướng chữ trong ô Bước 1: Chọn các ô cần thay đổi hướng chữ. Bước 2: Vào Format/Cells /Alignment, trong phần Orientation ta có thể thay đổi hướng chữ theo độ nghiêng trong ô Degrees : Giáo trình tin học văn phòng 161 Khoa Công nghệ Thông tin

162 Ví dụ: nghiêng hướng chữ Sao chép định dạng ô Ta có thể sao chép các định dạng từ một ô cho trước tới cho các ô khác nhằm giảm thời gian soạn thảo và giảm các thao tác thực hiện. Bước 1: Chọn ô đã được định dạng trước (ví dụ cuộn dòng, màu chữ ). Bước 2: Kích chọn biểu tượng Format Painter hiện một chổi quét sơn nhỏ. trên thanh công cụ Standard, kết quả bên cạnh con trỏ xuất Bước 3: Kích chọn vào ô muốn có định dạng tương tự. 2. CÁC KIỂU DỮ LIỆU 2.1. Kiểu chuỗi - Text Là dạng dữ liệu tổng quát nhất của Excel, cho phép hiển thị dữ liệu dạng văn bản như Họ và tên, Quê quán Nhập liệu Được bắt đầu bằng các ký tự từ A đến Z hoặc từ a đến z hoặc một số các ký tự đặc biệt như các dấu ),?, Dữ liệu được tự động căn trái Hiển thị Nếu độ dài chuỗi <= độ rộng ô thì dữ liệu được hiển thị bình thường, ngược lại xảy ra 2 trường hợp: Nếu ô kế tiếp rỗng thì dữ liệu sẽ tràn sang ô kế tiếp. Nếu ô kế tiếp có chứa dữ liệu thì dữ liệu ở ô hiện hành sẽ bị che khuất. Giải pháp: Tăng độ rộng ô. Chú ý: Hằng ký tự phải được đặt trong cặp dấu nháy kép "", ví dụ: "Hà Nội". Giáo trình tin học văn phòng 162 Khoa Công nghệ Thông tin

163 2.2. Kiểu số - Numberic Cho phép hiển thị dữ liệu dạng số gồm: số dương, số âm, số thập phân, số phần trăm Nhập liệu Được bắt đầu bằng các chữ số từ 0 đến 9 hoặc các dấu +,-,$ Dữ liệu được tự động căn phải Hiển thị Nếu độ dài số <= độ rộng ô thì dữ liệu được hiển thị bình thường, ngược lại sẽ hiển thị các dấu ###### hoặc chuyển sang dạng số khoa học. Giải pháp: Tăng độ rộng ô. Chú ý: Muốn đổi dữ liệu dạng Number sang dạng Text ta gõ thêm dấu nháy đơn trước số Number Kiểu ngày tháng - DateTime Cho phép hiển thị dữ liệu dạng ngày tháng Nhập liệu Phụ thuộc vào việc định dạng dữ liệu Ngày tháng của Windows. Mặc định Windows định dạng mm/dd/yyyy tức là nhập tháng trước, ngày sau và cuối cùng là năm. Ví dụ nhập ngày 24/05/1979 ta phải gõ: 05/24/1979. Dữ liệu được tự động căn trái. Để kiểm tra kiểu định dạng ngày tháng, ta gõ 24/05/1979 tại một ô bất kỳ trong Excel, có hai trường hợp xảy ra: Dữ liệu được căn chỉnh bên trái thì ngày tháng có định dạng: mm/dd/yyyy. Dữ liệu được căn chỉnh bên phải thì ngày tháng đã có định dạng: dd/mm/yyyy. Ta có thể thay đổi lại định dạng ngày tháng theo dạng dd/mm/yyyy bằng cách thực hiện các bước sau: Vào Start/Settings/Control Panel xuất hiện hộp hội thoại Control Panel. Kích chọn biểu tượng Regional and Language Options. Trong hộp hội thoại hiện ra kích chọn nút Customize, xuất hiện hộp thoại Customize Regional Options, kích chọn thẻ Date: Giáo trình tin học văn phòng 163 Khoa Công nghệ Thông tin

164 Tại Short date format gõ định dạng dd/mm/yyyy rồi chọn OK Hiển thị Nếu độ rộng ô không đủ thì sẽ hiển thị #####. Giải pháp: Tăng độ rộng ô. 3. CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG KIỂU DỮ LIỆU 3.1. Biểu diễn dữ liệu số thực Nếu kết quả tính toán được của các số thực không hiển thị đúng dạng số (ví dụ chuyển sang dạng Ngày tháng), hoặc ta muốn xác định số các ký tự sau phần dấu chấm thập phân ta có thể thực hiện như sau: Bước 1: Chọn các ô muốn định dạng dữ liệu kiểu số thực. Bước 2: Vào Format/Cells kích chọn thẻ Number, kích chọn kiểu Number trong ô Category: Giáo trình tin học văn phòng 164 Khoa Công nghệ Thông tin

165 Ô Decimal places cho phép lựa chọn số ký tự hiển thị sau dấu chấm thập phân. Nếu kích chọn Use 1000 Separator thì sẽ hiển thị dấu phẩy ngăn cách giữa các con số hàng nghìn Biểu diễn dữ liệu ngày tháng Bước 1: Chọn các ô muốn định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng. Bước 2: Kích chọn kiểu Date trong ô Category. Tại hộp Type kích chọn kiểu hiển thị ngày tháng mong muốn. Giáo trình tin học văn phòng 165 Khoa Công nghệ Thông tin

166 Một số kiểu ngày tháng thông dụng: 14-Mar-01 ta có kết quả hiển thị như hình trên. *14/03/2001 cho phép hiển thị ngày tháng dạng dd/mm/yyyy. 03/14/01 cho phép hiển thị ngày tháng dạng mm/dd/yy 3.3. Biểu diễn dữ liệu tiền tệ Xét một ví dụ minh họa: Mở bảng tính gõ tại ô B1. Kích chọn kiểu Currency và chọn loại tiền VND trong ô Symbol. Chọn số ký tự phần thập phân là 2 rồi bấm OK. Kết quả ta có: Giáo trình tin học văn phòng 166 Khoa Công nghệ Thông tin

167 CHƯƠNG 3. CÔNG THỨC VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN 1. CÔNG THỨC 1.1. Khái niệm Công thức là sự kết hợp của các hằng, các biến, các hàm và các phép toán nhằm thực hiện một nhiệm vụ nhất định nào đó. Ví dụ: = IF(D3>=5, Dat, Truot ) 1.2. Nhập công thức Công thức luôn được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu + và phải được gõ trong một ô có địa chỉ xác định. Các bước thực hiện như sau: Kích chuột tại ô cần hiển thị kết quả của công thức. Gõ dấu = hoặc dấu + sau đó nhập nội dung công thức. Nhấn phím Enter để kết thúc và thực hiện công thức. Kết quả tính toán được sẽ được hiển thị tại ô tính công thức, còn nội dung của công thức được hiển thị trên thanh công thức Formula Bar Chỉnh sửa công thức Khi muốn chỉnh sửa nội dung một công thức, ta kích đúp chuột tại ô chứa kết quả của công thức muốn sửa, kết quả công thức sẽ hiện ra tại ô đó, ta có thể dùng các phím mũi tên để di chuyển đến chỗ sai và tiến hành sửa. Giáo trình tin học văn phòng 167 Khoa Công nghệ Thông tin

168 1.4. Các phép toán và thứ tự ưu tiên của các phép toán Các phép toán số học: +, -, *, / Các phép toán so sánh: >, >=, <, <=, =, <> Bảng thứ tự ưu tiên của các phép toán: Thứ tự ưu tiên Phép toán Ý nghĩa Thứ tự ưu tiên Phép toán Ý nghĩa 1 () Dấu ngoặc 5 * / Nhân chia 2 - Lấy số âm 6 +, - Cộng trừ 3 % Lấy phần trăm 7 & Nối chuỗi 4 ^ Luỹ thừa 8 =, >, <, >=, <=, <> Phép toán so sánh 1.5. Sao chép công thức Tính chất đặc biệt của Excel là khả năng sao chép công thức, tức là công thức chỉ cần được lập một lần rồi copy cho các ô còn lại. Ví dụ: Tính tổng cho các bản ghi theo công thức: Tổng = Số thứ 1 + Số thứ 2 Bước 1: Tại ô C2 ta nhập công thức: =A2+B2 rồi bấm Enter. Kết quả tại ô C2 xuất hiện giá trị 45. Bước 2: Để sao chép công thức cho các ô còn lại, ta đưa con trỏ tới góc dưới phải của ô C2 cho đến khi con trỏ có biểu tượng dấu + mầu đen thì giữ phím trái chuột và kéo chuột tới ô C5. Kết quả ô C3 sẽ có giá trị 65, ô C4 có giá trị 85 và ô C5 có giá trị Điền dữ liệu số tự động Giả sử ta phải nhập một dẫy các dữ liệu chứa các ký tự số có giá trị tăng dần, ví dụ: 1, 2, 3 hoặc AB01, AB02, AB03 Để máy có thể tự động điền dẫy dữ liệu này ta có thể thực hiện theo 2 cách sau: Cách 1: Bước 1: Gõ dòng dữ liệu đầu tiên, ví dụ: 1 hoặc AB01. Bước 2: Vào Edit\Fill\Series Giáo trình tin học văn phòng 168 Khoa Công nghệ Thông tin

169 Trong mục Series in: chọn Row để điền dữ liệu tự động theo hàng, Columns để điền dữ liệu tự động theo cột. Step value: Bước nhảy. Stop value: Giá trị dừng. Mục Type: chọn Linear để giá trị sau = giá trị trước + bước nhẩy, Growth để giá trị sau = giá trị trước * bước nhẩy, chọn AutoFill để điền mặc định. Trend: Để điền dữ liệu theo chiều tăng. Cách 2: Bước 1: Gõ giá trị đầu và giá trị thứ hai vào 2 ô liền nhau. Bước 2: Bôi đen 2 ô dữ liệu sau đó đưa con trỏ tới vị trí dưới phải của ô thứ hai cho tới khi con trỏ có dạng dấu + mầu đen thì giữ trái chuột và kéo chuột tới vị trí mong muốn. 2. ĐỊA CHỈ 2.1. Ô địa chỉ, vùng địa chỉ Như ta đã biết mỗi một ô trong Excel đều có một địa chỉ riêng biệt. <Tênhàng><Têncột>, ví dụ: C2, D5 Ô trong Excel có địa chỉ Một tập hợp gồm có ít nhất 2 ô liền nhau sẽ tạo thành một vùng các ô. Địa chỉ của vùng ô này gọi là vùng địa chỉ và được đánh theo quy tắc sau: <Địa chỉ ô đầu>:<địa chỉ ô cuối> Ví dụ vùng địa chỉ C2:D6 gồm các ô C2, D2, C3, D3, C4, D4, C5, D5, C6, D Các kiểu địa chỉ Địa chỉ tương đối Là loại địa chỉ sẽ bị thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tương đối có dạng: <Tên hàng><tên cột>, ví dụ: C4 Giáo trình tin học văn phòng 169 Khoa Công nghệ Thông tin

170 Ví dụ: tại ô C2 ta gõ công thức: =A2+B2 (A2 và B2 là địa chỉ tương đối) Khi sao chép công thức từ ô C2 xuống các ô C3, C4, C5 ta thấy giá trị các hàng bị tự động thay đổi, ví dụ ô C3 sẽ có công thức =A3+B3, ô C4 sẽ có công thức =A4+B Địa chỉ tuyệt đối Là loại địa chỉ không bị thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt đối có dạng: <$Tên hàng><$tên cột>, ví dụ: $C$4. Ví dụ: Lương nhân viên được tính theo công thức: Lương = Ngày công * Mức lương. Tại ô B4 ta gõ công thức: =A4*$B$1. Khi sao chép công thức từ ô B4 xuống ô B5 và B6 ta sẽ có: B5 =A5*$B$1, B6 =A6*$B$ Địa chỉ hỗn hợp Là loại địa chỉ có hàng hoặc cột là địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ hỗn hợp có dạng: <$Tên hàng><tên cột> hoặc <Tên hàng><$tên cột>, ví dụ: $C4 hoặc C$4 3. HÀM VÀ CÁC THAO TÁC CƠ BẢN 3.1. Định nghĩa Hàm là đoạn chương trình có sẵn nhằm thực hiện một chức năng nào đó và có thể tham gia vào phép toán như một công thức Dạng thức tổng quát của hàm Tênhàm(Đối 1, Đối 2,, Đối n) Giáo trình tin học văn phòng 170 Khoa Công nghệ Thông tin

171 Trong đó các đối của hàm có thể là một giá trị kiểu số, một xâu ký tự, một địa chỉ ô, một vùng địa chỉ hoặc một hàm khác. Tên hàm không phân biệt chữ hoa chữ thường. Ví dụ Sum(C2:C6) hoặc Sum(C2, C3, C4, C5, C6) đều tính tổng các ô từ C2 đến C Cách nhập hàm Nếu hàm đứng đầu một công thức thì phải được bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu +. Để nhập một hàm ta có thể sử dụng 1 trong 2 cách sau: Cách 1: Tự gõ công thức Bước 1: Đặt con trỏ tại ô cần đặt hàm. Bước 2: Gõ =Tênhàm(Danh sách các đối) Ví dụ 1: Tính tổng các ô từ C2 đến C6 Gõ =SUM( Dùng chuột bôi đen các ô từ C2 đến C6 Gõ ) Bấm Enter để kết thúc. Kết quả ta có công thức =SUM(C2:C6) Ví dụ 2: Tính công thức A4*B1 Gõ = rồi dùng chuột kích chọn ô A4 Gõ dấu * rồi dùng chuột kích chọn ô B1 Bấm Enter để kết thúc. Cách 2: Tự động điền công thức Bước 1: Đặt con trỏ tại ô cần đặt hàm. Bước 2: Vào Insert/Function xuất hiện hộp hội thoại Insert Function Giáo trình tin học văn phòng 171 Khoa Công nghệ Thông tin

172 Bước 3: Chọn danh sách hàm cần tính, ví dụ SUM rồi bấm OK. Một hộp hội thoại sẽ hiển thị để hướng dẫn nhập hoặc chọn các đối số tùy thuộc vào chức năng của từng hàm. Cuối cùng nhấn OK để kết thúc Các lỗi khi thực hiện hàm Nếu hàm không tính toán được thì sẽ trả về các thông báo lỗi như sau: Mã lỗi Nguyên nhân ##### Chiều rộng cột không đủ để hiển thị kết quả tính toán. Sửa bằng cách tăng độ rộng cột. #VALUE! #N/A! #NAME? #NUM! Dữ liệu tính toán có kiểu không tương thích với các phép toán, ví dụ công thức toán học lại được tính trên các ô chứa dữ liệu văn bản. Không có dữ liệu để tính toán hoặc dữ liệu được tham chiếu tới một vùng rỗng. Tên công thức sai hoặc đối số trong công thức chưa được định nghĩa. Dữ liệu cần tính toán không đúng kiểu số. Giáo trình tin học văn phòng 172 Khoa Công nghệ Thông tin

173 #DIV/0! #REF! Lỗi chia một số cho 0 hoặc mẫu của phép chia là một ô không có dữ liệu. Vùng tham chiếu sai. 4. DANH SÁCH CÁC HÀM CƠ BẢN 4.1. Các hàm toán học Hàm POWER Cú pháp: POWER(Number, Power) Hàm trả về kết quả của phép tính Number Power Ví dụ: = POWER(5,2) cho kết quả Hàm SQRT Cú pháp: SQRT(x) Hàm tính căn bậc hai của x Hàm ABS Cú pháp: ABS(number) Trả về giá trị tuyệt đối của đối số number. Ví dụ: =ABS(-5) cho kết quả Hàm PI Cú pháp: PI() Hàm trả về giá trị của số π. Ví dụ: =PI() cho kết quả Hàm COS Cú pháp: COS(x) Hàm tính Cos(x), với x là góc tính theo radian, nếu muốn tính góc theo độ thì nhân x với PI()/180. Ví dụ: = COS( ) cho kết quả (Cos của π/4) = COS(45*PI()/180) cho kết quả (Cos của 45 o ) Hàm SIN Cú pháp: SIN(x) Hàm tính Sin(x) Hàm TAN Giáo trình tin học văn phòng 173 Khoa Công nghệ Thông tin

174 Cú pháp: TAN(x) Hàm tính Tg(x) Hàm COSH Cú pháp: COSH(x) Hàm tính Cos Hyperbolic của góc x. Ví dụ: = COSH( ) cho kết quả = COSH(45*PI()/180) cho kết quả Hàm SINH Cú pháp: SINH(x) Hàm tính Sin Hyperbolic của góc x Hàm TANH Cú pháp: TANH(x) Hàm tính Tang Hyperbolic của góc x Hàm ACOS Cú pháp: ACOS(x) Hàm tính Arccos(x) với x có giá trị nằm trong khoảng từ -1 đến 1. Hàm có giá trị trả về theo radian từ 0 đến π, nếu muốn chuyển kết quả trả về sang độ thì nhân kết quả với 180/PI(). Ví dụ: =ACOS(0.5) cho kết quả =ACOS(0.5)*180/PI() cho kết quả Hàm ASIN Cú pháp: ASIN(x) Hàm tính Arcsin(x) với x có giá trị nằm trong khoảng từ -1 đến 1. Hàm có giá trị trả về theo radian từ -π/2 đến π/ Hàm ATAN Cú pháp: ATAN(x) Hàm tính Arctangent(x) với x có giá trị nằm trong khoảng từ -1 đến 1. Hàm có giá trị trả về theo radian từ -π/2 đến π/ Hàm DEGREES Cú pháp: DEGREES(x) Giáo trình tin học văn phòng 174 Khoa Công nghệ Thông tin

175 Hàm có tác dụng đổi giá trị x từ radian sang độ. Ví dụ : = DEGREES(PI()/4) cho kết quả 45 (độ) Hàm EXP Cú pháp: EXP(x) Hàm tính e x Ví dụ : =EXP(1) trả về Hàm LN Cú pháp: LN(x) Hàm tính Logarit tự nhiên của x Hàm LOG Cú pháp: LOG(x, a) Hàm tính Logarit cơ số a của x. Ví dụ: Tính log 23. = LOG(3,2) cho kết quả: Hàm LOG10 Cú pháp: LOG10(number) Hàm tính Logarit cơ số 10 của number. Ví dụ: Tính log 103. = LOG10(3) cho kết quả: Hàm INT Cú pháp: INT(x) Hàm trả về số nguyên gần x nhất. Ví dụ: = INT(2.789) cho kết quả 2 = INT(-2.4) cho kết quả Hàm TRUNC Cú pháp: TRUNC(x) Hàm cắt bỏ phần thập phân của x để trả về phần nguyên của x. Ví dụ: = TRUNC(2.789) cho kết quả 2 Giáo trình tin học văn phòng 175 Khoa Công nghệ Thông tin

176 = TRUNC(-2.4) cho kết quả Hàm ROUND Cú pháp: ROUND(x, n) Làm tròn số thực x với độ chính xác đến con số thứ n. Gồm 2 trường hợp: Nếu n>0 thì x được làm tròn đến chữ số bên trái thứ n của dấu chấm thập phân Nếu n<0 thì x được làm tròn đến chữ số bên phải thứ n của dấu chấm thập phân. Ví dụ : Giả sử ô A1 chứa số , khi đó công thức: =ROUND(A1,2) trả về =ROUND(A1,-3) trả về (làm tròn đến hàng nghìn) Hàm PRODUCT Cú pháp: PRODUCT(number1, number2, ) Tính tích các giá trị của danh sách các đối số. Ví dụ: = PRODUCT(C2:C8) tính tích các ô từ C2 đến C Hàm MOD Cú pháp: MOD(number, divisor) Trả về phần dư của phép chia number cho divisor. Ví dụ: = MOD(5.3, 2) cho kết quả 1.3 = MOD(8,4) cho kết quả Hàm EVEN Cú pháp: EVEN(Number) Làm tròn một số thành một số nguyên chẵn gần nó nhất. Ví dụ: =EVEN(23.367) cho kết quả 24. =EVEN(23) cho kết quả Hàm ODD Cú pháp: ODD(number) Làm tròn một số thành một số nguyên lẻ gần nó nhất. Ví dụ: =ODD(23.367) cho kết quả 25. Giáo trình tin học văn phòng 176 Khoa Công nghệ Thông tin

177 =ODD(23) cho kết quả Hàm RAND Cú pháp: RAND() Hàm trả về một số ngẫu nhiên nằm giữa khoảng [0,1) Hàm MDETERM Cú pháp: MDETERM(DC) Hàm tính định thức ma trận vuông cho bởi địa chỉ vùng DC Hàm MMULT Cú pháp: MMULT(M1,M2) Hàm tính tích hai ma trận M1, M2 với điều kiện số hàng của ma trận M1 phải bằng số cột của ma trận M2. Giả sử ta có bảng dữ liệu như sau: (dùng để minh họa cho các hàm) Giáo trình tin học văn phòng 177 Khoa Công nghệ Thông tin

178 4.2. Các hàm ký tự Hàm LEFT Cú pháp: LEFT(text, num_chars) Lấy num_chars ký tự bên trái (kể cả dấu cách) của chuỗi text. Ví dụ: =LEFT( Vũ Lâm Anh,2) cho kết quả: Vũ Hàm RIGHT Giáo trình tin học văn phòng 178 Khoa Công nghệ Thông tin

179 Cú pháp: RIGHT(text, num_chars) Lấy num_chars ký tự bên phải của chuỗi text. Ví dụ: In tên của sinh viên thứ nhất. Tại ô I16 gõ công thức: =RIGHT(B2,3) cho kết quả: Anh Hàm MID Cú pháp: MID(text, start_num, num_chars) Lấy num_chars ký tự bắt đầu từ vị trí start_num của chuỗi text. Ví dụ: =MID( Vũ Lâm Anh,4,3) cho kết quả: Lâm Hàm LEN Cú pháp: LEN(text) Trả về độ dài các ký tự của chuỗi text. Ví dụ: =LEN( Vũ Lâm Anh ) cho kết quả: Hàm VALUE Cú pháp: VALUE(text) Đổi một chuỗi text có dạng số về dạng số. Ví dụ: =VALUE( $200 ) cho kết quả: 200 =VALUE( 2A ) cho kết quả: #VALUE! =VALUE(RIGHT( NVB11,2)) cho kết quả: Hàm UPPER Cú pháp: UPPER(text) Đổi các ký tự trong chuỗi text về chữ in hoa. Ví dụ: =UPPER( Vũ Lâm Anh ) cho kết quả: VŨ LÂM ANH Hàm LOWER Cú pháp: LOWER(text) Đổi các ký tự trong chuỗi text về chữ in thường. Ví dụ: =LOWER( Vũ Lâm Anh ) cho kết quả: vũ lâm anh Hàm PROPER Cú pháp: PROPER(text) Giáo trình tin học văn phòng 179 Khoa Công nghệ Thông tin

180 Đổi ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi text về chữ in hoa, các ký tự khác đổi về chữ in thường. Ví dụ: =PROPER( vũ lâm anh ) cho kết quả: Vũ Lâm Anh Hàm TRIM Cú pháp: TRIM(text) Cắt bỏ các ký tự trắng thừa ở đầu, ở giữa các từ và cuối chuỗi text. Ví dụ: =TRIM( Vũ Lâm Anh ) cho kết quả: Vũ Lâm Anh Hàm EXACT Cú pháp: EXACT(text1, text2) Hàm so sánh 2 chuỗi text1 và text2 và trả về giá trị TRUE nếu text1 trùng với text2, ngược lại trả về giá trị FALSE (hàm phân biệt chữ hoa chữ thường) Ví dụ : =EXACT("EXCEL","EXCEL") trả về TRUE =EXACT("EXCEL","Excel") trả về FALSE Hàm FIND Cú pháp: FIND(text1, text, n) Hàm trả về vị trí của chuỗi con text1 trong chuỗi text bắt đầu từ vị trí nếu tìm thấy chuỗi con text1 trong chuỗi text, ngược lại trả về giá trị lỗi (hàm phân biệt chữ hoa chữ thường). Nếu bỏ qua n thì chuỗi được tìm bắt đầu từ vị trí 1. Ví dụ: =FIND("e","Excel 5.0") cho kết quả 4 =FIND("E","Excel 5.0",3) cho kết quả #VALUE! =FIND("A","Excel 5.0") cho kết quả #VALUE! Hàm REPLACE Cú pháp: REPLACE(text, start, n, text1) Hàm có tác dụng thay thế n ký tự của chuỗi text bắt đầu từ vị trí start bởi chuỗi text1. Ví dụ : =REPLACE("Tôi học Quattro 5.0",9,7,"Excel") trả về Tôi học Excel Hàm REPT Cú pháp: REPT(text,number) Hàm trả về một chuỗi gồm number chuỗi text. Ví dụ : =REPT("Tin học ",3) cho kết quả Tin học Tin học Tin học 4.3. Các hàm ngày tháng Giáo trình tin học văn phòng 180 Khoa Công nghệ Thông tin

181 Hàm DATE Cú pháp: DATE(year,month,day) Trả về một chuỗi có kiểu ngày tháng. Ví dụ: =DATE(2008,02,09) trả về kết quả: 09/02/ Hàm TODAY Cú pháp: TODAY() Trả về ngày hiện thời của hệ thống. Ví dụ: =TODAY() cho kết quả: 14/11/ Hàm NOW Cú pháp: NOW() Trả về ngày giờ hiện thời của hệ thống. Ví dụ: =NOW() cho kết quả: 14/11/ :24: Hàm DAY Cú pháp: DAY(serial_num) Trả về ngày của một chuỗi có kiểu ngày tháng. Ví dụ: =DAY( 09/02/2008 ) cho kết quả: Hàm MONTH Cú pháp: MONTH(serial_num) Trả về tháng của một chuỗi có kiểu ngày tháng. Ví dụ: In tháng sinh của sinh viên thứ tư. Tại ô I17 gõ công thức: =MONTH(C5) cho kết quả: Hàm YEAR Cú pháp: YEAR(serial_num) Trả về năm của một chuỗi có kiểu ngày tháng. Ví dụ 1: =YEAR( 09/02/2008 ) cho kết quả: 2008 Ví dụ 2: Tính tuổi cho sinh viên thứ năm. Tại ô I18 gõ công thức: =YEAR(NOW())-YEAR(C6) cho kết quả: Hàm WEEKDAY Giáo trình tin học văn phòng 181 Khoa Công nghệ Thông tin

182 Cú pháp: WEEKDAY(serial_num [,return_type]) Trả về chỉ số của ngày trong tuần. Trong đó: Nếu return_type = 1 thì Chủ nhật có chỉ số 1,, thứ bẩy có chỉ số 7. Nếu return_type = 2 thì thứ hai có chỉ số 1,, Chủ nhật có chỉ số 7. Nếu return_type = 3 thì thứ hai có chỉ số 0,, Chủ nhật có chỉ số 6. Ví dụ: =WEEKDAY("14/11/2009") hoặc =WEEKDAY("14/11/2009",1) đều cho kết quả 7. Tức là ngày 14/11/2009 là thứ Hàm DAYS360 Cú pháp: DAYS360(start_date, end_date) Trả về khoảng cách ngày giữa start_date và end_date. Ví dụ: =DAYS360( 22/12/2008, 09/07/2009 ) cho kết quả: 197 ngày Hàm trừ ngày Cú pháp: date1- date2 Trả về khoảng cách giữa hai ngày date1 và date2. Ví dụ: = 22/12/ /12/2008 cho kết quả: Nhóm hàm tính tổng và trung bình cộng Hàm SUM Cú pháp: SUM(number1, [number2], ) Tính tổng các giá trị trong danh sách các đối số. Ví dụ: Tính tổng điểm toán của các sinh viên. Tại ô I19 gõ công thức: = SUM(E2:E7) cho kết quả: Hàm SUMIF Cú pháp: SUMIF(Cộtđiềukiện, Điềukiện, [Cộttínhtổng]) Tính tổng các ô thỏa mãn một điều kiện cho trước. Chú ý: Nếu không có cột tính tổng thì tổng được tính cho cột điều kiện. Ví dụ 1: Tính tổng điểm toán của các sinh viên có chức vụ là SV. Theo đề bài ta có điều kiện là chức vụ là SV, vậy cột điều kiện là cột Chức vụ và ta cần tính tổng điểm toán, vậy cột tính tổng là cột Toán. Tại ô I20 ta gõ công thức: = SUMIF(D2:D7, SV,E2:E7) cho kết quả: 19 Giáo trình tin học văn phòng 182 Khoa Công nghệ Thông tin

183 Ví dụ 2: Tính tổng điểm tin của các sinh viên có điểm tin >=7. Ta có cột điều kiện và cột tính tổng đều là cột điểm tin nên ta có thể bỏ qua cột tính tổng. Tại ô I21 ta gõ công thức: = SUMIF(F2:F7, >=7 ) cho kết quả: Hàm AVERAGE Cú pháp: AVERAGE(number1, [number2], ) Tính trung bình cộng các giá trị trong danh sách các đối số. Ví dụ 1: Tính trung bình cộng điểm toán của các sinh viên. Tại ô I22 ta gõ công thức: = AVERAGE(E2:E7) cho kết quả: 7 Ví dụ 2: Tính cột Điểm TB theo công thức: điểm toán hệ số 2, điểm tin hệ số 3 (kết quả làm tròn đến 2 số sau phần thập phân). Bước 1: Tại ô G2 ta gõ công thức: =ROUND((E2*2+F2*3)/5,2) Bước 2: Sao chép công thức từ ô G2 tới ô G Nhóm hàm tìm giá trị nhỏ nhất, lớn nhất Hàm MAX Cú pháp: MAX(number1, [number2], ) Tìm giá trị lớn nhất trong danh sách các đối số. Ví dụ: Tìm giá trị lớn nhất của tất cả các điểm toán và điểm tin. Tại ô I23 ta gõ công thức: = MAX(E2:F7) cho kết quả: Hàm LARGE Cú pháp: LARGE(array, k) Tìm giá trị lớn thứ k trong danh sách các đối số. Ví dụ: Tìm điểm tin lớn thứ 3 trong danh sách điểm tin. Tại ô I24 ta gõ công thức: =LARGE(F2:F7,3) cho kết quả Hàm MIN Cú pháp: MIN(number1, [number2], ) Tìm giá trị nhỏ nhất trong danh sách các đối số Hàm SMALL Cú pháp: SMALL(array, k) Giáo trình tin học văn phòng 183 Khoa Công nghệ Thông tin

184 Tìm giá trị nhỏ thứ k trong danh sách các đối số. Ví dụ: Tìm điểm tin nhỏ thứ 3 trong danh sách điểm tin. Tại ô I25 ta gõ công thức: =SMALL(F2:F7,3) cho kết quả Nhóm hàm đếm dữ liệu Hàm COUNT Cú pháp: COUNT(value1, [value2], ) Đếm các ô có kiểu dữ liệu số (không kể ô rỗng) trong danh sách các đối số. Ví dụ: Đếm số điểm toán của các sinh viên trong vùng địa chỉ từ D2 đến E5. Tại ô I26 ta gõ công thức: =COUNT(D2:E5) cho kết quả Hàm COUNTA Cú pháp: COUNTA(value1, [value2], ) Đếm các ô có chứa dữ liệu (không kể ô rỗng) trong danh sách các đối số. Ví dụ: Đếm các ô chứa dữ liệu trong vùng địa chỉ từ C6 đến E8. Tại ô I27 gõ công thức: =COUNTA(C6:E8) cho kết quả Hàm COUNTIF Cú pháp: COUNTIF(Cộtđiềukiện, Điềukiện ) Đếm các ô có chứa dữ liệu thỏa mãn một điều kiện nào đó. Ví dụ 1: Đếm số sinh viên có chức vụ là SV. Tại ô I28 ta gõ công thức: =COUNTIF(D2:D7,"SV") cho kết quả 3 Ví dụ 2: Đếm số sinh viên có điểm toán >=8. Tại ô I29 ta gõ công thức: =COUNTIF(E2:E7,">=8") cho kết quả 3 Chú ý: điều kiện trong các hàm SUMIF và COUNTIF phải là các điều kiện đơn và không được chứa các hàm khác của Excel Nhóm hàm Logic Hàm AND Cú pháp: AND(Điều kiện 1, Điều kiện 2, ) Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện trong danh sách các đối số đều nhận giá trị TRUE, trả về giá trị FALSE nếu có ít nhất một điều kiện nhận giá trị FALSE. Ví dụ: =AND(E2>=8,F2>=8) trả về giá trị TRUE Giáo trình tin học văn phòng 184 Khoa Công nghệ Thông tin

185 =AND(E7>=8,F7>=8) trả về giá trị FALSE Hàm OR Cú pháp: OR(Điều kiện 1, Điều kiện 2, ) Trả về giá trị FALSE nếu tất cả các điều kiện trong danh sách các đối số đều nhận giá trị FALSE, trả về giá trị TRUE nếu có ít nhất một điều kiện nhận giá trị TRUE. Ví dụ: =OR(D2= LT,YEAR(C2)=1980) trả về giá trị TRUE =OR(D2= LP,YEAR(C2)=1980) trả về giá trị FALSE Hàm NOT Cú pháp: NOT(Điều kiện) Trả về giá trị FALSE nếu điều kiện nhận giá trị TRUE, trả về giá trị TRUE nếu điều kiện nhận giá trị FALSE Hàm IF Dạng 1: Điều kiện đơn Cú pháp: IF(Điều kiện, Giá trị trả về nếu điều kiện đúng, Giá trị trả về nếu điều kiện sai) Ví dụ: Xét điều kiện nếu điểm toán của sinh viên có giá trị >=5 thì ghi Đạt ngược lại ghi Không đạt. Ta có công thức: =IF(E2>=5, Đạt, Không đạt ) Dạng 2: Điều kiện phức Cú pháp: Hoặc: IF(AND(Điều kiện 1,,Điều kiện n), Giá trị trả về nếu điều kiện đúng, Giá trị trả về nếu điều kiện sai) IF(OR(Điều kiện 1,,Điều kiện n), Giá trị trả về nếu điều kiện đúng, Giá trị trả về nếu điều kiện sai) Ví dụ: Xét điều kiện nếu điểm toán và điểm tin của sinh viên giá trị >=8 thì ghi Đạt ngược lại ghi Không đạt. Ta có công thức: =IF(AND(E2>=8, F2>=8), Đạt, Không đạt ) Dạng 3: Hàm IF lồng nhau IF(Điều kiện, Giá trị trả về nếu điều kiện đúng, IF(Điều kiện, Giá trị trả về nếu điều kiện đúng, Giá trị trả về nếu điều kiện sai)) Ví dụ: Dựa vào Bảng 1 hãy tính cột Điểm thưởng cho các sinh viên. Giáo trình tin học văn phòng 185 Khoa Công nghệ Thông tin

186 Từ bảng 1 ta có điểm thưởng được tính dựa vào chức vụ theo công thức: Nếu chức vụ là LT thì điểm thưởng là 1 Ngược lại nếu chức vụ là LP thì điểm thưởng là 0.5 Ngược lại nếu chức vụ là TT thì điểm thưởng là 0.2 Trường hợp còn lại điểm thưởng là 0. Bước 1: Tại ô H2 ta gõ công thức: =IF(D2="LT",1,IF(D2="LP",0.5,IF(D2="TT",0.2,0))) Bước 2: Sao chép công thức từ ô H2 xuống ô H Nhóm hàm tìm kiếm và tham chiếu Hàm VLOOKUP Cú pháp: VLOOKUP(Giá trị cần tham chiếu, Bảng tham chiếu, Cột lấy giá trị trả về, Điều kiện tìm) Chú ý: Tra giá trị cần tham chiếu với các giá trị trong cột đầu tiên của bảng tham chiếu. Nếu giá trị cần tham chiếu tìm thấy được ở hàng nào trong bảng tham chiếu thì sẽ dóng sang lấy giá trị tương ứng ở cột lấy giá trị trả về. Bảng tham chiếu phải có địa chỉ tuyệt đối. Điều kiện tìm là một giá trị lý luận để hàm VLOOKUP tìm giá trị gần đúng (điều kiện tìm có giá trị 1) hoặc chính xác (điều kiện tìm có giá trị 0). Ví dụ 1: Dựa vào chức vụ và Bảng 1 hãy tính cột Điểm thưởng cho các sinh viên. Bước 1: Tính điểm thưởng cho sinh viên đầu tiên với: Giá trị cần tham chiếu là chức vụ của sinh viên ở ô D2. Bảng tham chiếu có địa chỉ $B$11:$C$14. Cột lấy giá trị trả về là cột thứ 2 trong bảng tham chiếu. Điều kiện tìm =0 tìm chính xác. Tại ô H2 ta gõ công thức: =VLOOKUP(D2,$B$11:$C$14,2,0) Bước 2: Sao chép công thức từ ô H2 xuống ô H7. Giáo trình tin học văn phòng 186 Khoa Công nghệ Thông tin

187 Ví dụ 2: Dựa vào Tổng điểm và Bảng 2 hãy xếp loại cho các sinh viên. Với tổng điểm được tính theo công thức: Tổng điểm = Điểm TB + Điểm thưởng. Bước 1: Tính tổng điểm cho các sinh viên. Tại ô I2 gõ công thức: =G2+H2 Sau đó sao chép công thức từ ô I2 xuống ô I7. Bước 2: Xếp loại cho sinh viên đầu tiên với: Giá trị cần tham chiếu là tổng điểm của sinh viên ở ô I2. Bảng tham chiếu có địa chỉ $H$11:$I$14. Cột lấy giá trị trả về là cột thứ 2 trong bảng tham chiếu. Điều kiện tìm =1 tìm gần đúng trong một khoảng xác định, ví dụ: nếu tổng điểm nằm trong khoảng [0,5) thì xếp loại kém. Tại ô J2 ta gõ công thức: =VLOOKUP(I2,$H$11:$J$14,2,1) Bước 3: Sao chép công thức từ ô J2 xuống ô J Hàm HLOOKUP Cú pháp: HLOOKUP(Giá trị cần tham chiếu, Bảng tham chiếu, Hàng lấy giá trị trả về, Điều kiện tìm) Chú ý: Hàm HLOOKUP hoạt động tương tự như hàm VLOOKUP, nhưng trong hàm HLOOKUP bảng tham chiếu được tổ chức theo hàng, ví dụ: Chức vụ LT LP TT SV Điểm Hàm xếp hạng RANK Cú pháp: RANK(number, ref) Xếp hạng phần tử number trong một dẫy các giá trị ref. Ví dụ: Xếp hạng các giá trị của điểm Tin theo thứ tự tăng dần. Giáo trình tin học văn phòng 187 Khoa Công nghệ Thông tin

188 Tại ô B2 ta gõ công thức: =RANK(A2, $A$2:$A$7) Sao chép công thức từ ô B2 đến ô B7 ta có kết quả như hình trên. Bài tập 1. BẢNG KẾT QUẢ THI HỌC PHẦN I STT HỌ VÀ TÊN ĐIỂM TOÁN ĐIỂM TIN ĐIỂM ANH Nguyễn Hoài Nam Lê Thanh Hải Trần Thị Hoa Trần Thị Phương Đinh Thị Hiền Nguyễn Quyết Thắng TỔNG ĐIỂM ĐIỂM TRUNG BÌNH Yêu cầu: 1. Trình bày bảng tính như trên và điền chuỗi số thứ tự cho cột STT. 2. Chèn thêm cột Ngày sinh trước cột Điểm toán, định dạng dữ liệu cho cột Ngày sinh có kiểu ngày tháng (DD/MM/YY) và nhập ngày sinh cho các sinh viên. 3. Tính cột Tổng điểm và Điểm trung bình cho các sinh viên (kết quả được làm tròn đến hai chữ số sau phần thập phân). 4. Tìm điểm trung bình có giá trị lớn nhất. 5. Chèn thêm cột học bổng vào cuối bảng và tính học bổng cho các sinh viên theo công thức: Học bổng = nếu điểm TB >=7 và không có môn nào dưới 5, ngược lại không được học bổng. 6. Đếm số sinh viên được học bổng. Giáo trình tin học văn phòng 188 Khoa Công nghệ Thông tin

189 Bài tập 2. BẢNG TỔNG KẾT NĂM HỌC STT Họ và tên Điểm HKI HKII Đthi T_điểm Hạnh kiểm Học bổng Lên lớp Lê Hoa K Trần Nam T Thu Hà T Thuỳ Dương K Anh Tuấn TB Băng Tâm T Đức Mạnh Y Chí Anh T Mai Lâm K Gia Huy K Yêu cầu: 1. Trình bày bảng tính như trên và điền chuỗi số thứ tự cho cột STT. 2. Tính T_ĐIỂM theo công thức: Điểm HKI hệ số 1, HKII hệ số 2, THI hệ số 3 (kết quả được làm tròn đến hai chữ số sau phần thập phân). 3. Điền cột học bổng theo điều kiện sau: Nếu tổng điểm >=9 và hạnh kiểm T thì được Nếu 8<= tổng điểm <9 và hạnh kiểm T thì được Nếu 7<= tổng điểm < 8 và hạnh kiểm T thì được Còn lại học bổng =0 4. Điền cột lên lớp theo điều kiện: Nếu tổng điểm >=5 và điểm thi >=3 thì được lên lớp, ngược lại thì không được lên lớp. 5. Tính tổng điểm thi của các sinh viên được học bổng. 6. Tìm một tổng điểm có giá trị nhỏ nhất. 7. Đếm số sinh viên được lên lớp. 8. Tính tổng tiền học bổng được nhận của các sinh viên. 9. Tính tổng điểm thi của các sinh viên có hạnh kiểm T. Giáo trình tin học văn phòng 189 Khoa Công nghệ Thông tin

190 Bài tập 3. tiòn iön th ng 3/ 2008 STT Chủ hộ Hình thức sử dụng Chỉ số trước Chỉ số sau Điện tiêu thụ Tiền điện Tiền công tơ Tổng tiền Nguyễn Thanh Vân Sản xuất Lê Thị Bình Kinh doanh Phạm Văn Khánh Tiêu dùng Nguyễn Đức Doanh Sản xuất Hà Phương Lan Tiêu dùng Nguyễn Thị Thu Tiêu dùng Đỗ Văn Quảng Kinh doanh Hình thức sử dụng Đơn giá Tiền công tơ Loại Sản xuất Sản xuất Kinh doanh Kinh doanh Tiêu dùng Tiêu dùng Số hộ Bảng 1 Bảng 2 Tiền phải trả Yêu cầu: 1. Trình bày bảng tính như trên, điền số thứ tự vào cột STT. 2. Tính dữ liệu cho cột Điện tiêu thụ = Chỉ số sau Chỉ số trước. 3. Dựa vào Hình thức sử dụng và bảng 1 tính Tiền điện = Điện tiêu thụ * Đơn giá. 4. Dựa vào Hình thức sử dụng và bảng 1 điền dữ liệu vào cột Tiền công tơ. 5. Tính Tổng tiền = Tiền điện + Tiền công tơ. 6. Điền dữ liệu vào bảng 2. Giáo trình tin học văn phòng 190 Khoa Công nghệ Thông tin

191 CHƯƠNG 4. KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở dữ liệu là tập hợp các thông tin được tổ chức và lưu trữ theo một cấu trúc thống nhất nhằm phục vụ tốt nhất việc quản lý và khai thác thông tin. Trong Excel, cơ sở dữ liệu được tổ chức thành một bảng có ít nhất 1 cột và 2 dòng. Trong đó dòng đầu tiên là dòng tiêu đề cột, các dòng tiếp theo là các bản ghi. Chương 4 sẽ cung cấp cho người học nhóm hàm khai thác cơ sở dữ liệu như: sắp xếp, lọc, thống kê 1. SẮP XẾP DỮ LIỆU- SORT Cho phép sắp xếp cơ sở dữ liệu theo thứ tự tăng dần hay giảm dần theo một hay nhiều trường. Bước1: Đặt con trỏ tại một ô bất kỳ trong vùng cơ sở dữ liệu cần sắp xếp dữ liệu. Bước 2: Vào Data/Sort, xuất hiện hộp hội thoại Sort cho phép xác định các lựa chọn: Sort by: chọn cột được ưu tiên sắp xếp đầu tiên. Then by: chọn cột được ưu tiên sắp xếp thứ hai hoặc thứ ba. Ascending: sắp xếp tăng dần. Desending: sắp xếp giảm dần. Header Row: không sắp xếp dòng tiêu đề. No Header Row: sắp xếp cả dòng tiêu đề. Bước 3: Chọn OK để thực hiện sắp xếp. Ví dụ trên cho phép sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần của Họ và tên, nếu Họ và tên trùng nhau thì sắp xếp theo thứ tự tăng dần của Chức vụ. Giáo trình tin học văn phòng 191 Khoa Công nghệ Thông tin

192 2. VÙNG TIÊU CHUẨN Khi làm việc với cơ sở dữ liệu ta có thể thực hiện các tính toán thỏa mãn đồng thời một số các điều kiện phức, như điều kiện có từ 2 điều kiện đơn trở lên kết hợp với nhau hoặc điều kiện chứa các hàm khác của Excel. Ví dụ tính tổng điểm toán của các sinh viên hoặc có họ là Trần hoặc có giới tính là Nam Để Excel có thể hiểu và thực hiện được các điều kiện của đề bài, ta phải tạo ra các vùng chứa điều kiện gọi là vùng tiêu chuẩn. Vùng tiêu chuẩn gồm 2 loại và được tạo theo quy tắc: Phải có ít nhất 2 dòng: Dòng đầu chứa tiêu đề của điều kiện. Từ dòng thứ 2 trở đi chứa nội dung điều kiện của đề bài. Giả sử ta có bảng dữ liệu A như sau: Giáo trình tin học văn phòng 192 Khoa Công nghệ Thông tin

193 2.1. Vùng tiêu chuẩn trực tiếp Là vùng tiêu chuẩn chứa các điều kiện có giá trị được so sánh trực tiếp với toàn bộ dữ liệu của một cột hoặc một ô trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ: sinh viên có Họ và tên là Vũ Lâm Anh, sinh viên có điểm toán >=5, sinh viên có Ngày sinh là 23/11/1981 Vùng tiêu chuẩn trực tiếp được tạo theo các quy tắc sau: Dòng tiêu đề của vùng tiêu chuẩn trực tiếp phải trùng với dòng tiêu đề của cột trong cơ sở dữ liệu chứa thông tin so sánh trong điều kiện. Từ dòng thứ 2 trở đi chứa nội dung của điều kiện. Ví dụ tạo 3 vùng tiêu chuẩn cho 3 điều kiện tương ứng ở trên: Họ và tên Ngày sinh Toán Vũ Lâm Anh 23/11/1981 >= Vùng tiêu chuẩn gián tiếp Là vùng tiêu chuẩn chứa các điều kiện có giá trị được so sánh gián tiếp với một phần dữ liệu của một cột hoặc một ô trong cơ sở dữ liệu. Ví dụ: sinh viên có Tên là Anh, sinh viên có Năm sinh là 1981 Vùng tiêu chuẩn gián tiếp được tạo theo các quy tắc sau: Dòng tiêu đề của vùng tiêu chuẩn gián tiếp không được trùng với dòng tiêu đề của cột trong cơ sở dữ liệu chứa thông tin so sánh trong điều kiện. Dòng nội dung của điều kiện phải được bắt đầu bởi dấu = và luôn được thực hiện cho bản ghi đầu tiên trong vùng cơ sở dữ liệu và tuân theo cú pháp sau: = Tênhàm(Đốisố)=Giá trị của điều kiện Kết quả trả về là một trong hai giá trị TRUE (bản ghi đầu tiên thỏa mãn điều kiện) hoặc FALSE (bản ghi đầu tiên không thỏa mãn điều kiện). Ví dụ tạo 2 vùng tiêu chuẩn khác nhau cho 2 điều kiện ở ví dụ trên. Giáo trình tin học văn phòng 193 Khoa Công nghệ Thông tin

194 Ví dụ tạo 2 vùng tiêu chuẩn khác nhau cho 2 điều kiện ở ví dụ trên. Tên =RIGHT(B2,3)= Anh Năm =YEAR(C2)= Vùng tiêu chuẩn nhiều điều kiện Trong trường hợp chứa nhiều điều kiện kết hợp với nhau thì vùng tiêu chuẩn được tạo theo nguyên tắc sau: Dòng đầu tiên chứa tiêu đề (các cột tiêu đề được viết liền nhau) Các dòng tiếp theo chứa điều kiện, nhưng nếu các điều kiện xảy ra đồng thời (điều kiện và AND) thì các điều kiện được đặt trên cùng một dòng, còn nếu các điều kiện xảy ra không đồng thời (điều kiện hoặc OR) thì các điều kiện được đặt trên các dòng khác nhau. Ví dụ 1: Các sinh viên sinh năm 1980 và có điểm toán >=5. Năm =YEAR(C2)=1980 >=5 Toán Ví dụ 2: các sinh viên hoặc có họ Phạm hoặc có chức vụ là SV: Họ =LEFT(B2,4)= Phạm SV Chức vụ Ví dụ 3: các sinh viên hoặc có họ Phạm hoặc có họ Nguyễn: Cách 1: Họ =LEFT(B2,4)= Phạm Họ =LEFT(B2,6)= Nguyễn Cách 2: Họ =LEFT(B2,4)= Phạm =LEFT(B2,6)= Nguyễn 3. CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU 3.1. Hàm DSUM Cú pháp: DSUM (database, field, criteria) Hàm tính tổng các bản ghi trên cột field của vùng CSDL database thoả mãn các điều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn criteria. Giáo trình tin học văn phòng 194 Khoa Công nghệ Thông tin

195 Ví dụ : Tính tổng điểm toán của các sinh viên có chức vụ SV. Bước 1: tại ô từ B11 đến ô B12 tạo vùng tiêu chuẩn cho điều kiện: Chức vụ Bước 2: tại ô H9 gõ công thức: SV Trong đó: =DSUM(A1:J7,E1,B11:B12) A1:J7 là địa chỉ vùng CSDL database (kể cả dòng tiêu đề). E1 là tiêu đề của cột Toán cần tính tổng, ta có thể thay E1 bằng 5 là số thứ tự của cột Toán (tính từ cột thứ nhất) trong vùng CSDL database, hoặc ta có thể thay bằng Toán là tên của cột. B11:B12 là địa chỉ của vùng tiêu chuẩn criteria Hàm DAVERAGE Cú pháp: DAVERAGE (database, field, criteria) Hàm tính trung bình cộng các bản ghi trên cột field của vùng CSDL database thoả mãn các điều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn criteria. Ví dụ : Tính trung bình cộng điểm tin của các sinh viên hoặc sinh vào tháng 4 hoặc có điểm tin >=8. Bước 1: tại ô từ B17 đến ô C19 tạo vùng tiêu chuẩn cho điều kiện: Tháng Tin =MONTH(C2)=4 Bước 2: tại ô H14 gõ công thức: >=8 =DAVERAGE(A1:J7,6,B17:C19) 3.3. Hàm DMAX Cú pháp: DMAX (database, field, criteria) Hàm tìm một giá trị lớn nhất trong các bản ghi trên cột field của vùng CSDL database thoả mãn các điều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn criteria. Ví dụ : Tìm tổng điểm lớn nhất của các sinh viên có họ Nguyễn. Bước 1: tại ô từ B23 đến ô B24 tạo vùng tiêu chuẩn cho điều kiện: Họ =LEFT(B2,6)= Nguyễn Bước 2: tại ô H21 gõ công thức: =DMAX(A1:J7,I1,B23:B24) Giáo trình tin học văn phòng 195 Khoa Công nghệ Thông tin

196 3.4. Hàm DMIN Cú pháp: DMIN (database, field, criteria) Hàm tìm một giá trị nhỏ nhất trong các bản ghi trên cột field của vùng CSDL database thoả mãn các điều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn criteria. Ví dụ : Tìm tổng điểm nhỏ nhất của các sinh viên có họ Nguyễn. Thực hiện tương tự như mục 3.3 ta có công thức: =DMIN(A1:J7,I1,B23:B24) 3.5. Hàm DCOUNT Cú pháp: DCOUNT (database,, criteria) Hàm đếm các bản ghi trong vùng CSDL database thoả mãn các điều kiện ghi trong vùng tiêu chuẩn criteria (khuyết trường field). Ví dụ : Đếm các sinh viên có chức vụ là SV và xếp loại Giỏi. Bước 1: tại ô từ B28 đến ô C29 tạo vùng tiêu chuẩn cho điều kiện: Chức vụ Xếp loại Bước 2: tại ô H26 gõ công thức: =DCOUNT(A1:J7,,B28:C29) SV Giỏi Bài tập 4. BẢNG KẾT QUẢ THI CUỐI KHOÁ STT Họ và tên Chức vụ Toán Văn Anh Xếp loại Nguyễn Thị Hạnh LT Lê Văn Toàn SV Nguyễn Văn Khánh TT Trần Quốc Dân LP Trần Hiếu Trung SV Hà Thu Anh TT Phan Thuý Hiền SV Nguyễn Thu Cúc SV Vũ Minh Quang LP Điểm thưởng Chức vụ LT LP TT SV Điểm Giáo trình tin học văn phòng 196 Khoa Công nghệ Thông tin

197 Yêu cầu: Xếp loại Điểm Loại 0 Kém 8.5 TB 14 Khá 16 Giỏi 18 Xuất sắc 1. Trình bày bảng tính như trên, điền số thứ tự vào cột STT. 2. Chèn vào trước cột Xếp loại các cột: Điểm thêm, Trung bình, Kết quả. 3. Dựa vào Chức vụ và bảng Điểm thưởng hãy tính giá trị cho cột Điểm thêm. 4. Điểm Trung bình của các môn học được tính theo công thức: Toán, Văn hệ số 3, Anh hệ số 2. Kết quả được làm tròn đến 2 số lẻ phần thập phân. 5. Tính Kết quả= Điểm thêm + Trung bình. 6. Dựa vào điểm Kết quả và bảng Xếp loại hãy điền dữ liệu cho cột Xếp loại. 7. Tìm điểm toán cao nhất của các sinh viên có chức vụ là SV và có họ là Trần. 8. Tính TBC điểm văn của các sinh viên có điểm văn >=15 và xếp loại Khá. 9. Tính tổng điểm anh của các sinh viên có họ Nguyễn. 10. Đếm số sinh viên xếp loại Giỏi hoặc Xuất sắc. Bài tập 5. BẢNG TỔNG KẾT HỌC KỲ I STT Tên Ngày sinh Tuổi Toán Tin Trung bình Xếp loại Học bổng Học bổng 1 Trần Hà Thu 01/05/ Hà Phương Lan 18/09/ Đỗ Mạnh Hùng 30/01/ Đào Duy Khánh 26/02/ Lê Kim Ngân 12/05/ Bùi Lê Anh 23/04/ Lê Quang Bình 21/08/ Lê Hồng Vân 21/11/ Hà Kim Bình 16/08/ Trung bình Loại Loại SL 0 Kém Kém 5 Trung bình TB Giáo trình tin học văn phòng 197 Khoa Công nghệ Thông tin

198 Yêu cầu: 7 Khá Khá 8 Giỏi Giỏi Bảng 1 Bảng 2 1. Trình bày bảng tính như trên, điền số thứ tự vào cột STT. 2. Tính tuổi của các sinh viên đến ngày hôm nay (đủ 365 ngày mới tính 1 tuổi). 3. Tính điểm trung bình với Toán hệ số 2, Tin hệ số 3. Kết quả được làm tròn đến 2 số lẻ phần thập phân. 4. Dựa vào điểm trung bình và bảng 1 hãy điền dữ liệu cho cột Xếp loại. 5. Học bổng được tính theo công thức: Loại giỏi: , Khá: còn lại không được học bổng. 6. Tính lại học bổng 1 theo điều kiện: học bổng được nếu điểm trung bình >=7 và không có môn nào dưới 5, ngược lại không được học bổng. 7. Đếm số lượng các xếp loại: Kém, TB, Khá, Giỏi vào bảng Tính tổng điểm toán của các sinh viên có họ Hà hoặc sinh vào tháng Tìm tuổi thấp nhất của các sinh viên có điểm 2 môn đều >= Tính tổng điểm Tin của các sinh viên có xếp loại Khá hoặc Giỏi. 4. LỌC DỮ LIỆU - FILTER Cho phép lọc ra một số bản ghi trong cơ sở dữ liệu thoã mãn các điều kiện cho trước. Có 2 phương pháp lọc dữ liệu là: Lọc tự động và lọc nâng cao Lọc tự động - Auto Filter Ưu điểm: Thao tác thực hiện nhanh, đơn giản. Nhược điểm: Chỉ cho phép lọc các bản ghi thỏa mãn một số điều kiện đơn đồng thời xảy ra. Các điều kiện chỉ gồm các phép toán so sánh =, >, >=, <, <=, <> mà không được chứa danh sách các hàm của Excel. Kết quả lọc được hiển thị ngay tại vùng CSDL. Ví dụ: Lọc ra danh sách các sinh viên có chức vụ là SV và có điểm toán >=5. Bước 1: Đặt con trỏ tại một ô bất kỳ trong vùng cơ sở dữ liệu thuộc bảng A. Bước 2: Vào Data/Filter/AutoFilter, kết quả xuất hiện các ký hiệu lọc có hình tam giác đặc màu đen tại tiêu đề của mỗi cột. Giáo trình tin học văn phòng 198 Khoa Công nghệ Thông tin

199 Bước 3: Kích chuột vào ký hiệu lọc tại cột Chức vụ, trong menu hiện ra kích chuột chọn dòng SV. Kết quả vùng CSDL chỉ hiện ra 3 bản ghi có Chức vụ là SV. Bước 4: Kích chọn ký hiệu lọc tại cột Toán, chọn Custom Chọn điều kiện lọc như hình sau và bấm OK để đồng ý. Kết quả ta có: Chú ý: tại các cột được chọn để lọc dữ liệu ta có hình tam giác lọc có màu xanh. Huỷ lọc dữ liệu: Giáo trình tin học văn phòng 199 Khoa Công nghệ Thông tin

200 Huỷ lọc dữ liệu tại 1 cột: Kích chọn hình tam giác tại cột cần hủy lọc dữ liệu, chọn All. Huỷ lọc toàn bộ vùng CSDL: Vào Data/Filter/AutoFilter. Kết quả hiện tất cả các bản ghi của vùng CSDL và mất các ký hiệu lọc tại tiêu đề của mỗi cột. Hiện lại tất cả các bản ghi trong danh sách được lọc: Vào Data/Filter/Show All. Kết quả hiện tất cả các bản ghi của vùng CSDL nhưng vẫn hiển thị các ký hiệu lọc tại tiêu đề của mỗi cột Lọc nâng cao - Advanced Filter Ưu điểm: Cho phép lọc các bản ghi thỏa mãn tất cả các điều kiện (đơn giản hoặc phức tạp) theo yêu cầu của đề bài. Kết quả lọc có thể được hiển thị ngay tại vùng CSDL hoặc được sao chép sang một vùng khác. Nhược điểm: Phải tạo thêm vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện của đề bài. Ví dụ: Lọc ra danh sách các sinh viên hoặc có tên Anh hoặc có chức vụ SV như hình sau: Giáo trình tin học văn phòng 200 Khoa Công nghệ Thông tin

201 Bước 1: Tại ô từ B12 đến ô C14 tạo vùng tiêu chuẩn cho điều kiện: Tên =RIGHT(B2,3)="Anh" SV Chức vụ Bước 2: Vào Data/Filter/Advanced Filter xuất hiện hộp thoại Advanced Filter. Chọn các điều kiện như sau và bấm OK để đồng ý. Trong đó: Filter the List, in place: Kết quả lọc được hiển thị ngay tại vùng CSDL. Copy to Another Location: Kết quả lọc được sao chép sang một vùng khác trong bảng tính, vị trí ô bắt đầu được xác định tại mục Copy to. List Range: Địa chỉ toàn bộ vùng CSDL (cả dòng tiêu đề). Criteria Range: Địa chỉ vùng tiêu chuẩn. Unique Record Only: Chỉ hiện 1 bản ghi trong số các bản ghi trùng nhau. OK: Đồng ý lọc dữ liệu, Cancel: Hủy bỏ lọc dữ liệu. Chú ý: Để chọn vùng địa chỉ cho mục List Range, trong hộp thoại Advanced Filter ta kích chọn vào biểu tượng tại ô List Range. Kết quả xuất hiện hộp hội thoại sau: Dùng chuột kích chọn ô A1 rồi giữa vào kéo chuột tới ô J7, kết quả ta có: Kích chuột vào biểu tượng lựa chọn khác. để quay lại hộp hội thoại Advanced Filter. Và thực hiện tương tự cho các mục Giáo trình tin học văn phòng 201 Khoa Công nghệ Thông tin

202 Bài tập 6. BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN THÁNG 12 STT Họ và tên Chức vụ Ngày công Mã KT Số con Ngày sinh Lê Văn Anh TP 26 B 0 12/12/1972 Trần Trung Kiên PP 25 C 2 23/04/1973 Phạm Thanh Anh NV 24 D 1 23/05/1971 Nguyễn Thị Thu KT 26 A 2 27/03/1975 Đào Thu Thuỷ NV 25 A 4 12/12/1975 Vũ Hải Dung TP 23 C 3 23/04/1985 Đỗ Hải Phượng NV 18 C 0 25/04/1979 Trần Phương Chi NV 20 D 2 28/04/1988 Yêu cầu: 1. Trình bày bảng tính như trên, điền số thứ tự vào cột STT. 2. Lọc ra những người có Số con = 2 hoặc >=4. 3. Lọc ra những người có Ngày sinh > 30/04/ Lọc ra những người có độ tuổi từ 18 đến Lọc ra những người có Số con >=2 và Chức vụ = NV. 6. Lọc ra những người có Số con <= 2 và (Chức vụ = TP hoặc Chức vụ = PP). 7. Lọc ra những người hoặc có tên là Anh hoặc có tên là Chi. 8. Lọc ra những người hoặc có họ là Trần hoặc có họ là Nguyễn. Bài tập 7. BẢNG TÍNH GIẢM GIÁ Tên khách hàng Giới tính Số tiền trả Ngày nhận hàng Ngày trả tiền Giảm giá Tổng Lê Văn Anh Nam /11/ /11/2005 Trần Trung Kiên Nam /11/ /11/2005 Phạm Thanh Anh Nữ /10/ /11/2005 Nguyễn Thị Thu Nữ /12/ /12/2005 Đào Thu Thuỷ Nữ /11/ /11/2005 Vũ Hải Anh Nam /06/ /06/2005 Phạm Hải Phượng Nữ /12/ /12/2005 Phạm Phương Chi Nữ /11/ /12/2005 Yêu cầu: 1. Chèn thêm cột STT vào vị trí đầu tiên của bảng và điền số thứ tự vào cột STT. 2. Tính giảm giá theo công thức: Nếu khách trả tiền trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hàng thì giảm giá 0.3% so với số tiền phải trả, ngược lại không giảm giá. Giáo trình tin học văn phòng 202 Khoa Công nghệ Thông tin

203 3. Tính: Tổng = Số tiền trả - Giảm giá. 4. Đếm số khách hàng có tên Anh và giới tính Nam. 5. Tính tổng tiền của các khách hàng có ngày nhận hàng vào tháng 10 hoặc tháng Tìm số tiền phải trả thấp nhất của các khách hàng Nữ có họ Phạm. 7. Tính tổng số tiền được giảm giá của các khách hàng có ngày nhận hàng <= Lọc ra các khách hàng có giới tính Nữ và có ngày trả tiền vào tháng Lọc ra những khách hàng có ngày nhận hàng và ngày trả tiền vào tháng Lọc ra những khách hàng có giới tính Nam và có tiền phải trả >=3000. Bài tập 8. BẢNG KÊ TIỀN ĐIỆN TRONG THÁNG 12 STT Số công tơ Định mức CS cũ CS mới Tiêu thụ A A B C B A C B C Số tiền trong ĐM Số tiền vượt ĐM Số tiền phải trả Tìm số tiền phải trả thấp nhất Tìm số tiền phải trả trung bình Yêu cầu: Số công tơ Giá định mức Tiêu thụ Hệ số vượt định /Định mức mức A B C Bảng 1 Bảng 2 1. Trình bầy bảng tính như trên và điền số thứ tự vào cột STT. 2. Tính số KWH Tiêu thụ = CS mới - CS cũ. 3. Tính: Số tiền trong ĐM = Số KWH tiêu thụ trong ĐM * Đơn giá trong ĐM. Với: + Số KWH tiêu thụ trong ĐM = Tiêu thụ (nếu Tiêu thụ <= Định mức) = Định mức (nếu Tiêu thụ > Định mức) + Đơn giá trong ĐM được tính dựa vào ký tự đầu tiên của Số công tơ và bảng Tính: Số tiền vượt ĐM = Số KWH tiêu thụ vượt ĐM * Đơn giá trong ĐM * Hệ số vượt ĐM. Với: + Số KWH tiêu thụ vượt ĐM = 0 (nếu Tiêu thụ <= Định mức) Giáo trình tin học văn phòng 203 Khoa Công nghệ Thông tin

204 = Tiêu thụ - Định mức (nếu Tiêu thụ > Định mức) + Hệ số vượt ĐM được tính dựa vào tỷ lệ Tiêu thụ/định mức và bảng Tính: Số tiền phải trả = Số tiền trong ĐM + Số tiền vượt ĐM. 6. Tính tổng số điện tiêu thụ của các công tơ có ký tự đầu tiên là A hoặc B. 7. Lọc ra một vùng khác các bản ghi có ký tự bên phải của Số công tơ là 1. Bài tập 9. BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN THÁNG 12 Mã CN Họ và tên Ngày công Mã Lương ngày T06 Lê Văn Anh 26 T0 10 P07 Trần Trung Kiên 25 P0 8 P02 Phạm Thanh An 24 N1 6 P02 Nguyễn Thị Thu 26 N2 5 T01 Đào Thu Thuỷ 25 N3 3 T09 Vũ Kim Dung 23 P03 Đỗ Hải Phượng 18 Mã Phụ cấp độc hại T04 Phạm Phương Chi N15 Trần Quỳnh Anh T08 Đỗ Phương Anh P03 Bùi Thanh Phương P04 Nguyễn Thu Trang 18 N35 Đỗ Mạnh Tùng 24 Lương Tỉ lệ thuế N27 Trần Hải Việt 26 <=1,000,000 0% T07 Trương Kim 25 <=2,500,000 30% N15 Lê Thu Hà 18 >2,500,000 50% Tỉ giá Yêu cầu: 1USD = VNĐ 1. Chèn cột STT vào vị trí đầu tiên của bảng và điền số thứ tự vào cột STT. Chèn cột Lương ngày vào trước cột Ngày công. Chèn các cột PCCV, PCĐH, Thâm niên CT, Lương, ThuếTN, Thực lĩnh, Tạm ứng, Còn lại vào sau cột Ngày công 2. Tính Lương ngày dựa vào 2 ký tự bên trái của Mã CN và bảng Lương ngày. 3. Tính PCCV dựa vào công thức: Nếu Mã CN bắt đầu là T thì PCCV là 50. Nếu Mã CN bắt đầu là P thì PCCV là 30. Nếu Mã CN bắt đầu là N1 thì PCCV là 20. Còn lại thì không có PCCV. Giáo trình tin học văn phòng 204 Khoa Công nghệ Thông tin

205 4. Tính PCĐH dựa vào ký tự giữa của Mã CN và bảng Phụ cấp độc hại. Chú ý: dùng hàm Value(Text) để đổi xâu Text thành số. Ví dụ: Value("1") đổi ký tự "1" thành số Tính Thâm niên CT như sau: Mỗi năm công tác được 10 USD, với số năm công tác là ký tự bên phải của Mã CN. Ngoài ra công nhân nào có mã bắt đầu bằng chữ T thì được thêm 20 USD. 6. Lương = (Lương ngày*ngày công+pccv+pcđh+thâm niên CT) * Tỉ giá. 7. Thuế TN được tính theo bảng Tỉ lệ thuế và tính theo phương pháp luỹ tiến từng phần: Lương ở trong khoảng nào thì sẽ được tính theo tỉ lệ thuế của phần đó. 8. Tính Thực lĩnh = Lương - Thuế TN. 9. Tạm ứng được tính theo công thức: Công nhân nào có số ngày công > 25 thì được tạm ứng 2/3 lương thực lĩnh. Ngược lại chỉ được tạm ứng 1/2 lương thực lĩnh. 10. Tính Còn lại = Thực lĩnh Tạm ứng. 11. Tính tổng lương của các nhân viên có ngày công thấp nhất. 12. Lọc ra những công nhân có Mã CN bắt đầu bằng chữ T hoặc có PCCV>= THỐNG KÊ DỮ LIỆU THEO NHÓM Cho phép thống kê, tính toán từng nhóm dữ liệu theo một trường nhất định trong CSDL. Để thống kê theo nhóm dữ liệu ta thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Sắp xếp CSDL theo trường cần phân nhóm và thống kê. Bước 2: Đặt con trỏ tại một ô bất kỳ trong vùng CSDL, vào Data/SubTotals... kết quả xuất hiện hộp hội thoại SubTotal với các tham số như sau: At each change in: chọn trường cần thống kê phân nhóm. Use Function: chọn hàm cần thống kê, tính toán. Add Subtotal to: chọn trường muốn thực hiện hàm thống kê tính toán. Replace current subtotals: thay thế các giá trị trên Subtotal hiện có. Page break between group: tạo dấu ngắt trang giữa các nhóm. Summary below data: chèn dòng tổng kết vào cuối mỗi nhóm. Remove all: Xoá tất cả các Subtotal hiện có. Giáo trình tin học văn phòng 205 Khoa Công nghệ Thông tin

206 Ví dụ: Thống kê trung bình cộng tổng điểm của từng chức vụ. Bước 1: Sắp xếp CSDL ở bảng A theo thứ tự tăng dần của cột Chức vụ. Bước 2: Đặt con trỏ tại một ô bất kỳ trong vùng CSDL, vào Data/SubTotals Trong hộp hội thoại SubTotal chọn các tham số như hình sau: At each change in: chọn trường cần thống kê phân nhóm là Chức vụ. Use Function: chọn hàm cần thống kê, tính toán là AVERAGE. Add Subtotal to: chọn trường Tổng điểm để tính trung bình cộng. Bước 3: Kích chọn OK để tiến hành thống kê phân nhóm. Kết quả ta có: Giáo trình tin học văn phòng 206 Khoa Công nghệ Thông tin

207 6. BIỂU ĐỒ 6.1. Cách vẽ biểu đồ Bước 1: Tạo vùng dữ liệu cần biểu diễn bằng biểu đồ. Ví dụ: Mở bảng tính mới, nhập dữ liệu về doanh thu của 3 công ty trong các năm từ 1991 đến 1994, như sau: Bước 2: Bôi đen bảng dữ liệu từ ô A2 tới ô E5, vào Insert/Chart Kết quả xuất hiện hộp thoại Chart Type cho phép chọn các kiểu biểu đồ: Column: Biểu đồ hình cột đứng. Bar: Biểu đồ cột ngang. Line: Biểu đồ gấp khúc với điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu. Pie: Biểu đồ dạng quạt tròn, biểu diễn số liệu dạng %. XY: Biểu đồ phân tán XY, so sánh giá trị dữ liệu từng đôi một. Rada: Biểu đồ mạng nhện có các điểm đánh dấu tại mỗi giá trị dữ liệu. Surface: Biểu đồ 3 chiều. Bước 3: Chọn kiểu biểu đồ cần hiển thị và nhấn nút Next, kết quả xuất hiện hộp thoại sau: Giáo trình tin học văn phòng 207 Khoa Công nghệ Thông tin

208 Data range: hiển thị nguồn dữ liệu của biểu đồ đã được chọn ở bước 2. Nếu muốn thay đổi thì ta có thể chỉnh sửa lại địa chỉ của nguồn dữ liệu. Series in có 2 lựa chọn: Row nếu dữ liệu phân bố theo dòng, Column nếu dữ liệu phân bố theo cột. Bước 4: Nhấn nút Next, kết quả xuất hiện hộp thoại Chart Options cho phép tạo tiêu đề cho biểu đồ: Gõ tiêu đề cho biểu đồ tại Chart title, ví dụ: Báo cáo doanh thu. Gõ tiêu đề cho trục X tại Category (X) axis nếu muốn. Gõ tiêu đề cho trục Y tại Value (Y) axis nếu muốn. Giáo trình tin học văn phòng 208 Khoa Công nghệ Thông tin

209 Bước 5: Nhấn nút Next, kết quả xuất hiện hộp thoại Chart Location cho phép chọn trang bảng tính hiển thị biểu đồ: Chọn As new sheet nếu muốn đồ thị hiển thị ở trang bảng tính mới. Chọn As object in nếu muốn hiển thị biểu đồ ở trang bảng tính hiện tại. Bước 6: Cuối cùng chọn Finish để kết thúc việc tạo biểu đồ. Kết quả một biểu đồ mới được hiển thị trong trang bảng tính. Ta có thể thay đổi vị trí cũng như kích thước của biểu đồ Hiệu chỉnh biểu đồ Để hiệu chỉnh biểu đồ ta kích chuột vào biểu đồ để chuyển sang chế độ Edit, kết quả xuất hiện thanh công cụ Chart bên cạnh biểu đồ. Ta có thể thay đổi màu sắc, font chữ, dạng biểu đồ, nguồn dữ liệu, tiêu đề cho biểu đồ bằng cách kích chọn các biểu tượng tương ứng trên thanh Chart. Hoặc có thể dùng các lệnh tương ứng trên menu Chart. Bài tập 10. BẢNG THỐNG KÊ NHẬP NHIÊN LIỆU 6 THÁNG CUỐI NĂM STT Mã hàng Tên hàng Hãng SX Đơn giá Số lượng Thuế Thành tiền Giáo trình tin học văn phòng 209 Khoa Công nghệ Thông tin

210 Yêu cầu: D00BP 2000 D01ES 3000 X92SH 2500 N4TCA 1500 N89BP 3500 X83TN 2500 X93ES 1500 N02CA 2000 Tên hàng Đơn giá Hệ số thuế Tên hàng Số lượng Doanh thu Xăng % Xăng?? Dầu % Dầu?? Nhớt % Nhớt?? Bảng 1 Bảng 2 1. Trình bày bảng tính như trên và điền số thứ tự vào cột STT. 2. Điền dữ liệu vào cột Tên hàng căn cứ vào ký tự đầu của Mã hàng: X-Xăng, D-Dầu, N-Nhớt. 3. Điền dữ liệu vào cột Hãng SX căn cứ vào 2 ký tự cuối của Mã hàng: BP-British Petro, MO-Mobil, ES- Esso, SH-Shell, CA-Castrol, TN-Trong nước. 4. Dựa vào cột Tên hàng và Bảng 1 hãy điền dữ liệu cho cột Đơn giá. 5. Tính giá trị cho cột thuế theo công thức sau: Nếu hãng sản xuất là nước ngoài thì Thuế = Đơn giá*số lượng*hệ số thuế. Nếu sản xuất trong nước thì không đánh thuế. 6. Tính Thành tiền = Đơn giá * Số lượng + Thuế. 7. Tính doanh thu (tổng thành tiền) của các mặt hàng có ký tự thứ 2 của mã hàng=8 hoặc có số lượng < Tính TBC doanh thu các mặt hàng có ký tự cuối của mã hàng là A hoặc P. 9. Lọc ra các mặt hàng Nhớt có số lượng > Điền dữ liệu vào bảng 2 và vẽ biểu đồ so sánh doanh thu của các mặt hàng Xăng, Dầu, Nhớt. Bài tập 11. BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN STT Loại sử dụng Chỉ số đầu Chỉ số cuối Hệ số Thành tiền Phụ trội Tổng tiền KD NN TT CN KD Giáo trình tin học văn phòng 210 Khoa Công nghệ Thông tin

211 NN TT Yêu cầu: 1. Trình bày bảng tính như trên và điền số thứ tự vào cột STT. 2. Cột Hệ số được tính theo công thức sau: Nếu loại sử dụng là KD thì hệ số là 3 Nếu loại sử dụng là NN thì hệ số là 5 Nếu loại sử dụng là TT thì hệ số là 2.5 Còn lại thì hệ số là 2 3. Tính cột Thành tiền = Điện tiêu thụ * Hệ số. 4. Cột Phụ trội được tính theo công thức sau: Nếu Thành tiền từ 50 trở xuống thì Phụ trội là 0. Nếu Thành tiền từ 51 đến 100 thì Phụ trội là 35% Thành tiền. Các trường hợp còn lại thì Phụ trội là 100% Thành tiền. 5. Tính Tổng tiền = Thành tiền + Phụ trội. 6. Tìm giá trị phụ trội lớn nhất của các hộ dùng điện vì mục đích Kinh doanh hoặc Nhà nước. 7. Lọc ra danh sách những hộ dùng điện vì mục đích Kinh doanh hoặc có số điện tiêu thụ > Vẽ biểu đồ so sánh tổng tiền của các loại hình sử dụng: Kinh doanh, Nhà nước, Tập thể, Cá nhân. Bài tập 12. BẢNG KÊ TIỀN PHÒNG THU TRONG THÁNG 12 STT Tên khách Loại phòng Ngày đến Ngày đi Lê Văn Anh TRA 10/11/ /12/2005 Trần Trung Kiên L1B 23/09/ /10/2005 Phạm Thanh An L1C 12/10/ /12/2005 Nguyễn Thị Thu L1B 26/01/ /02/2005 Đào Thu Thuỷ TRA 19/11/ /12/2005 Vũ Kim Dung L1A 24/05/ /07/2005 Đỗ Hải Phượng TRC 09/11/ /12/2005 Phạm Phương Chi TRB 20/10/ /12/2005 Trần Quỳnh Anh TRC 13/10/ /11/2005 Đỗ Phương Anh L1B 06/11/ /12/2005 Giáo trình tin học văn phòng 211 Khoa Công nghệ Thông tin

212 Yêu cầu: Loại phòng Đơn giá tuần Đơn giá ngày TRA TRB TRC L1A L1B L1C Trình bày bảng tính như trên và điền số thứ tự vào cột STT. 2. Chèn thêm các cột: Số tuần, Số ngày, Tiền trả tuần, Tiền trả ngày, Tổng cộng vào sau cột Ngày đi. 3. Tính số tuần thuê phòng vào cột Số tuần và số ngày lẻ thuê phòng vào cột Số ngày. 4. Tính số tiền phải trả trên số tuần ở trong Khách sạn = Số Tuần * Đơn giá tuần. 5. Tính số tiền phải trả trên số ngày lẻ ở trong Khách sạn=số Ngày*Đơn giá ngày (nhưng nếu tính theo đơn giá ngày > đơn giá tuần thì tính bằng đơn giá tuần). 6. Tính Tổng cộng = Tiền trả tuần + Tiền trả ngày. 7. Tính tổng doanh thu của khách sạn trong tháng Lọc ra những khách hàng có họ là Lê hoặc Phạm. 9. Lọc ra các phòng có ký tự đầu tiên của loại phòng là L. 10. Vẽ biểu đồ so sánh tổng doanh thu của 3 loại phòng A, B, C. Bài tập 13. BẢNG TÍNH CHI PHÍ DU LỊCH 2005 STT Tên khách Mã HĐ Loại giá Chí phí Phụ phí Phí BH Tổng tiền Lê Văn Anh Trần Trung Kiên Phạm Thanh An Nguyễn Thị Thu Đào Thu Thuỷ Vũ Kim Dung Đỗ Hải Phượng Phạm Phương Chi Trần Quỳnh Anh Đỗ Phương Anh Bùi Thanh Phong HN-T NT-P DN-P HN-P DL-P HN-T DL-T HL-P NT-P HL-T DL-T Bảng giá các tuyến Du lịch Giáo trình tin học văn phòng 212 Khoa Công nghệ Thông tin

213 Yêu cầu: Nơi đến HN NT DN HL DL Giá trọn gói Giá từng phần Chèn cột STT vào vị trí đầu tiên của bảng và điền số thứ tự vào cột STT. 2. Điền giá trị cho cột Loại giá là ký tự cuối của Mã HĐ. 3. Điền giá trị cho cột Chi phí dựa vào Mã HĐ và bảng Giá các tuyến du lịch (Lấy giá trọn gói nếu Loại giá là T, lấy giá từng phần nếu Loại giá là P). 4. Tính Phụ phí = 30 nếu khách đi Hà Nội (HN) hoặc Hạ Long (HL) theo giá từng phần, các trường hợp còn lại Phụ phí =0. 5. Tính Phí BH =1.5% của Chi phí nếu khách đi theo giá từng phần. 6. Tính Tổng tiền = Chi phí + Phụ phí + Phí BH. 7. Tính tổng doanh thu của các tua du lịch Hà Nội và Nha trang. 8. Lọc ra những khách hàng đi HN hoặc HL. 9. Lọc ra những khách hàng đi theo giá trọn gói. 10. Vẽ biểu đồ so sánh số lượng khách đi các tua du lịch: Hà Nội, Nha Trang, Đà Nẵng, Hạ Long, Đà Lạt. Bài tập 14. BẢNG LƯƠNG THÁNG 7 Tổng quỹ lương: Mã NV Họ và tên Chức vụ Mã KT HSTN HSTĐ Điểm TĐ Phụ cấp Tiền Lương 01A001 Lê Văn Anh TP A 01A002 Trần Trung Kiên NV B 01A003 Phạm Thanh An PP C 02A001 Nguyễn Thị Thu NV A 02A002 Đào Thu Thuỷ NV C 03A009 Vũ Kim Dung TP A 03A010 Đỗ Hải Phượng PP A 03A011 Phạm Phương Chi NV B 03A012 Trần Quỳnh Anh NV C 03B001 Đỗ Phương Anh PP B Bảng Hệ số trách nhiệm Bảng Hệ số thi đua Bảng Phụ cấp Chức vụ HSTN Mã KT HSTĐ Mã Phụ cấp TP 5 A PP 4 B Giáo trình tin học văn phòng 213 Khoa Công nghệ Thông tin

214 Yêu cầu: NV 3 C Chèn cột STT vào vị trí đầu tiên của bảng và điền số thứ tự vào cột STT. 2. Tính HSTN dựa vào cột Chức vụ và bảng Hệ số trách nhiệm. 3. Tính HSTĐ dựa vào Mã KT và bảng Hệ số thi đua. 4. Tính Điểm TĐ = HSTN * HSTĐ. 5. Tính Phụ cấp dựa vào ký tự thứ 2 của Mã NV và bảng Phụ cấp. 6. Tính Lương = Tổng quỹ lương * Điểm thi đua của từng cá nhân / Tổng điểm thi đua + Phụ cấp. 7. Lọc ra những nhân viên có lương cao nhất. 8. Lọc ra những nhân viên có tên "Anh" hoặc có Mã KT ="A". 9. Tính tổng lương của các nhân viên có họ "Trần" và Mã KT là "B". 10. Vẽ biểu đồ so sánh tổng tiền phụ cấp của các mã KT là A, B và C. Giáo trình tin học văn phòng 214 Khoa Công nghệ Thông tin

215 CHƯƠNG 5. HOÀN THIỆN VÀ IN ẤN BẢNG TÍNH 1. ĐẶT LỀ VÀ KHỔ GIẤY CHO BẢNG TÍNH Chọn File/Page Setup, xuất hiện hộp hội thoại Page Setup, chọn thẻ Margins: Mục Top/Bottom/Left/Right: Thiết lập khoảng cách cho các lề trên/dưới/trái/phải của trang in. Ta có thể nhập giá trị trực tiếp vào ô hoặc sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách. Mục Header: Thiết lập khoảng cách lề của vùng đầu trang. Mục Footer: Thiết lập khoảng cách lề của vùng chân trang. Mục Center on Page: Cho phép căn chỉnh dữ liệu vào giữa theo 2 chiều ngang - Horizontally, chiều dọc - Veritically. Print preview để xem bảng tính trước khi in Print để in ngay bảng tính. Options để thay đổi thông số của máy in. Chú ý: Đơn vị đo mặc định là inches. 2. ĐỊNH DẠNG TRANG IN Chọn Page trong hộp thoại Page setup. Thiết lập các thông số sau: Giáo trình tin học văn phòng 215 Khoa Công nghệ Thông tin

216 Mục Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in. Portrait: In theo chiều dài của trang giấy. Landscape: In theo chiều ngang của trang giấy. Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in. Adjust to: Có thể phóng to hoặc thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần trăm so với kích thước chuẩn 100% ban đầu. Fix to: gõ số 1 và xoá bỏ giá trị trong ô bên phải. Khi đó, tất cả dữ liệu trong một trang bảng tính, dù nhiều hay ít, đều được sắp xếp để chỉ in vào một trang giấy. Chú ý: nếu muốn thu nhỏ trang in vào một số trang nhất định thì ta chọn mục Fix to. Mục Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (A3, A4, Letter, ) Mục print quality: Cho phép chọn độ phân dải mầu in. 3. BẬT TẮT CHẾ ĐỘ IN TIÊU ĐỀ DÒNG CỘT Chọn Sheet trong hộp thoại Page setup Giáo trình tin học văn phòng 216 Khoa Công nghệ Thông tin

217 Mục Print area: Cho phép chọn vùng dữ liệu cần in trên trang bảng tính hiện thời. Mục Print titles: Cho phép nhập địa chỉ dòng hoặc cột với mục đích: Rows to repeat at top: Chỉ định dòng dữ liệu dùng làm dòng đầu tiên cho mọi trang in. Columns: Chỉ định cột dữ liệu dùng làm cột đầu tiên cho mọi trang in. Mục Print: Gridlines: Bật/tắt các đường kẻ phân tách các ô trong trang in. Row and column heading: Bật/tắt chế độ in tiêu đề cột (A, B, C,...) và số thứ tự dòng (1, 2, 3, ) Black and white: Bật/tắt chế độ in đen trắng (không in các mầu nền) Comments: Bật/tắt việc in chú thích Cells errors as: Bật/tắt việc in ra các ô chứa thông báo lỗi. Mục Page order: cho phép in bảng tính theo trình tự: Down, then over: Từ trên xuống dưới và qua phải Over, then down: Từ trái qua phải và xuống dưới. Nhấn nút OK để kết thúc. 4. XEM TÀI LIỆU TRƯỚC KHI IN Khi làm việc với trang in ta có thể phóng to, thu nhỏ tỷ lệ hiển thị trang in, điều chỉnh kích thước lề của trang in cũng như thay đổi độ rộng của các cột. Giáo trình tin học văn phòng 217 Khoa Công nghệ Thông tin

218 Các bước thực hiện: Vào File\Print Preview Next: Hiển thị các trang kế tiếp Previous: Hiển thị các trang trước Zoom: Phóng to, thu nhỏ tỷ lệ màn hình trang in Print: Thực hiện lệnh in, chuyển vào hộp thoại Print Setup: Chuyển vào hộp thoại Page Setup Margin: Điều chỉnh lề và độ rộng cột Page Break Preview: Đóng cửa sổ trang in và trở về màn hình bảng tính. Lúc này bảng tính xuất hiện các đười kẻ đứt, chính là dấu hiệu hết trang. Close: Đóng cửa sổ trang in và trở về màn hình bảng tính Help: Xem trợ giúp. 5. IN ẤN Chọn File/Print ấn CTRL+P hoặc kích vào biểu tượng thoại: trên thanh công cụ Standard làm xuất hiện hộp Mục Name: Cho phép chọn máy in sẽ in bảng tính. Nhấn nút Properties đê thiết đặt các thông số cho máy in như khay lấy giấy, số lượng điểm in trên một inch. Giáo trình tin học văn phòng 218 Khoa Công nghệ Thông tin