Διαχείριση Έργων (Project Management) Project Management

Transcript

1 Διαχείριση Έργων ()

2 Σκοπός Παρουσίασης Έννοιες, ορισμοί και ιστορική αναδρομή Διαχείρισης Έργων Τα στάδια και οι διαδικασίες ενός Έργου Ο Κύκλος Σχεδιασμού ενός Έργου Τεχνικές παρακολούθησης Έργων Μέθοδοι Αξιολόγησης Σχεδίων Πιθανοί λόγοι αποτυχίας Τα χαρακτηριστικά ενός ικανού Ηγέτη Αξιολόγηση: Δημιουργικότητας Ικανοτήτων Επικοινωνίας 2

3 Τα βασικά χαρακτηριστικά ενός Έργου Έργο είναι ένα προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας: Προσωρινό σημαίνει ότι κάθε έργο έχει καθορισμένο τέλος Μοναδικό σημαίνει ότι το προϊόν ή η υπηρεσία διαφέρει κατά διακριτό τρόπο από όλα τα παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες Η εκτέλεσή του απαιτεί την ύπαρξη ομάδας Έχει έναρξη και λήξη Υπόκειται σε περιορισμούς διαφόρων ειδών (χρόνου, κόστους ποιότητας κ.α.) Ένα έργο είναι ένα προσεκτικά επιλεγμένο σύνολο δραστηριοτήτων που επιλέγονται για τη βέλτιστη χρήση των πόρων (χρόνος, χρήματα, άνθρωποι, υλικά, μηχανήματα, ενέργεια, χώρος κ.α.) με απώτερο σκοπό την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων του έργου 3

4 Ορισμός Διαχείρισης Έργων είναι μια καλά εδραιωμένη προσέγγιση για τη διαχείριση και τον έλεγχο εισαγωγής μιας νέας πρωτοβουλίας ή οργανωτικής αλλαγής Κοινά παραδείγματα είναι: η κατασκευή ενός κτιρίου ηεισαγωγήενόςνέουπροϊόντος η δημιουργία ενός νέου λογισμικού η εγκατάσταση μιας νέας μηχανής σε μια μονάδα παραγωγής ο σχεδιασμός και η έναρξη μιας νέας διαφημιστικής εκστρατείας Η Διαχείριση Έργων απαιτεί και πολύ χρόνο, δεξιότητες και προσεκτική εργασία Υπάρχουν πολλές παράμετροι κατά τη Διαχείριση ενός Έργου και αυτό είναι που το καθιστά ενδιαφέρον και απαιτητικό 4

5 Πώς γεννήθηκε το project management Οιπερισσότερεςαπότιςτεχνικέςκαιπρακτικέςτουproject management ξεκίνησαν από τον στρατό στην προσπάθειά του να φέρει εις πέρας projects τα οποία δεν μπορούσαν να υλοποιηθούν με τις συνηθισμένες οργανωτικές και διοικητικές πρακτικές των επιχειρήσεων. Το πρόγραμμα Polaris του αμερικανικού ναυτικού, η αποστολή Apollo της NASA, τα διαστημικά λεωφορεία, οι έξυπνες βόμβες κ.λπ. είναι μερικές από τις περιπτώσεις όπου χρησιμοποιηθήκαν οι τεχνικές του project management. Στην συνέχεια ενστερνίστηκαν το project management κι άλλες κυβερνητικές υπηρεσίες, ο ιδιωτικός τομέας και μηκερδοσκοπικοί οργανισμοί. Οι εταιρείες πληροφορικής αποτελούν ένα παράδειγμα συστηματικής εφαρμογής του project management κατά τη δημιουργία software. 5

6 Η εξέλιξη του Οι κυριότεροι λόγοι διάδοσης του είναιοιεξής: 1) η ραγδαία αύξηση της ανθρώπινης γνώσης 2) η αυξανόμενη ζήτηση για πλειάδα σύνθετων, state-of-the-art και customized αγαθών και 3) η παγκοσμιοποίηση Μολονότι στο άκουσμα των λέξεων project management συνειρμικά σκεφτόμαστε τεράστια έργα δημόσιου κυρίως χαρακτήρα, η αλήθεια είναι ότι τα περισσότερα projects είναι μικρoύ ή μεσαίου μεγέθους. Όλα τα projects έχουν τρειςβασικούςστόχους: A. συγκεκριμένο αποτέλεσμα (performance ή scope) B. σε συγκεκριμένο χρόνο (time) C. με συγκεκριμένο κόστος (cost) 6

7 Στάδια και Διαδικασίες του 7

8 Work Breakdown Structures (Κατανομή Εργασίας) 8

9 Ο Κύκλος Σχεδιασμού (The Planning Cycle) 9

10 10 Πανεπιστήμιο Μακεδονίας Στάδιο 1. Ανάλυση Ευκαιριών SWOT Analysis Risk Analysis Κατανοώντας την ανάγκη για Αλλαγή Στάδιο 2. Καθορισμός του Σκοπού του Σχεδίου Πού θέλω να βρίσκομαι στο μέλλον; Ποιο πλεονέκτημα θέλω να δώσω στους πελάτες; Τι ανταμοιβές επιδιώκω; Τι standards θέλω να επιτύχω; Σε ποιες αξίες πιστεύω; Στάδιο 3. Αναζήτηση Εναλλακτικών Τεστ Δημιουργικότητας Brainstorming Reverse Brainstorming Starbursting Attribute Listing The Reframing Matrix

11 Attribute Listing 11

12 The Reframing Matrix 12

13 Στάδιο 4. Επιλέγοντας την καλύτερη Εναλλακτική Grid Analysis Decision Trees 13

14 Στάδιο 5. Αναλυτικός Σχεδιασμός. Ποιος θα κάνει τι, πότε, πού, πώς και γιατί, και με ποιο κόστος. Gantt Charts. o Βοηθούν στον σχεδιασμό των εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν o Αποτελούν βάση για προγραμματισμό όταν αυτές οι εργασίες εκτελεσθούν o Επιτρέπουν τον προγραμματισμό της κατανομής των αναγκαίων πόρων o Βοηθούν στην επίλυση της κρίσιμης διαδρομής (critical path) ενός έργου το οποίο θα πρέπει να ολοκληρωθεί μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία Όταν ένα έργο είναι σε εξέλιξη, τα διαγράμματα Gantt βοηθούν στην παρακολούθηση του κατά πόσο το έργο είναι εντός του χρονοδιαγράμματος. Εάν δεν είναι, επιτρέπει τον εντοπισμό των απαραίτητων διορθωτικών μέτρων Critical Path Analysis (CPA or CPM) and PERT Charts o Βοηθά στον έλεγχο της αξιοπιστίας του σχεδίου o Προσδιορίζει τις εργασίες που πρέπει να γίνουν on time o Προσδιορίζει ποιες εργασίες δύναται να καθυστερήσουν Σε σχέση με τα Gantt Charts, μειονεκτούν στο ότι δεν προσδιορίζουν τη σχέση τωνεργασιώνμετοχρόνο 14

15 Διαγράμματα Gantt (Charts) Βήμα 1. Καταγραφή όλων των απαραίτητων ενεργειών 15

16 Βήμα 2. Σχεδιασμός τοποθέτηση εργασιών 16

17 Βήμα 3. Παρουσίαση αποτελεσμάτων 17

18 Critical Path Analysis (CPA or CPM) Βήμα 1. Καταγραφή όλων των απαραίτητων ενεργειών 18

19 Βήμα 2. Σχεδιασμός εργασιών με Κύκλους και Βέλη 19

20 20

21 Πλεονεκτήματα CPA Η CPA μέθοδος καταδεικνύει: Ποια καθήκοντα πρέπει να εκτελούνται Ποια δραστηριότητα μπορεί να εκτελεστεί παράλληλα Τους πόρους που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του έργου Την ακολουθία των δραστηριοτήτων και τον προγραμματισμό Τις προτεραιότητες των εργασιών Τον πιο αποτελεσματικό τρόπο για μείωση του χρόνου σε επείγοντα έργα Ένα αποτελεσματικό CPA μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας σε σύνθετα έργα Είναι πολύ χρήσιμο για την αξιολόγηση των προβλημάτων που αντιμετωπίζονται κατά την εφαρμογή του σχεδίου 21

22 Στάδιο 6. Αξιολόγηση του Σχεδίου και των επιπτώσεών του Τεχνικές αξιολόγησης ενός Σχεδίου: i. PMI (Plus/Minus/Interesting) ii. iii. Στάθμιση θετικών, αρνητικών και αβέβαιων σημείων. Cost/Benefit Analysis Σύγκριση κόστους με αναμενόμενες ωφέλειες. Force Field Analysis Καταγραφή Δυνάμεων και Αδυναμιών. iv. Cash Flow Forecasts Αξιολόγηση διαχρονικής αξίας των χρηματοροών. v. "6 Thinking Hats" Αξιολόγηση ενός Σχεδίου Ορθολογικά, Συναισθηματικά, Αισιόδοξα, Απαισιόδοξα, Δημιουργικά. 22

23 PMI (Plus/Minus/Interesting) 23

24 Cost/Benefit Analysis 24

25 Force Field Analysis 25

26 Στάδιο 7. Εφαρμογή του Σχεδίου. Σημασία δομημένων ελέγχων για τη συνεχή παρακολούθηση και αξιολόγηση του Σχεδίου Στάδιο 8. Κλείσιμο του Σχεδίου. Σημασία τελικής αξιολόγησης του έργου Σε περίπτωση που πρόκειται να εκτελεσθούν και άλλα Σχέδια στο μέλλον καλό είναι να υπάρχει ένα Aide Memoire 26

27 Project Initiation Document 27

28 Λόγοι αποτυχίας Σχεδίων Λανθασμένη ιεράρχηση προτεραιοτήτων Ανέφικτη υλοποίηση Κακή διακυβέρνηση Ανεπαρκής εφαρμογή Περιορισμένη έμφαση στα πλεονεκτήματα του έργου Αλλαγές του περιβάλλοντος Έγκαιρη λήψη αποφάσεων Ανάληψη μικρότερων έργων Σωστή διαχείριση προσδοκιών 28

29 Παράγοντες Επιτυχίας στη Διοίκηση Έργου (1/2) 1. Στόχος έργου. Ο ορισμός ξεκάθαρων στόχων αποτελεί κλειδί για τον προγραμματισμό και την εκτέλεση ενός έργου. 2. Υποστήριξη από την πλευρά της διοίκησης. Ο ανταγωνισμός για πόρους σε συνδυασμό με το μεγάλο βαθμό αβεβαιότητας που διέπουν ένα έργο συχνά οδηγούν σε σύγκρουση και κρίση. 3. Προγραμματισμός έργου. Ένα λεπτομερειακό πλάνο που να καλύπτει θέματα τεχνικά, οικονομικά, οργανωτικά, επικοινωνίας, ελέχγου και χρονοδιαγράμματος είναι η βάση για την υλοποίηση 4. Συνεργασία με τον Πελάτη. Ο τελικός χρήστης του έργου είναι και ο τελικός κριτής της επιτυχίας του. Ένα έργο το οποίο τελείωσε εγκαίρως, σύμφωνα με τα επιθυμητά τεχνικά χαρακτηριστικά, και εντός προϋπολογισμός, αλλά δε χρησιμοποιήθηκε ποτέ ή σπανίως μπορεί με βεβαιότητα να θεωρηθεί αποτυχία. 5. Θέματα προσωπικού. Η καλή συνεργασία και η αφοσίωση στο έργο είναι απαραίτητες για την επιτυχία. 29

30 Παράγοντες Επιτυχίας στη Διοίκηση Έργου (2/2) 6. Τεχνικά θέματα. Η τεχνική κατάρτιση του προσωπικού και η εκπλήρωση των τεχνικών προδιαγραφών πρέπει να είναι από τις πρώτες έννοιες ενός project manager. 7. Αποδοχή από τον πελάτη. Η συνεχής consultation με τον πελάτη καθ όλο τον κύκλο ζωής ενός έργου αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας όσον αφορά την αποδοχή χρήστη 8. Έλεγχος έργου. Η συνεχής ροή πληροφοριών σχετικά με την πραγματική πρόοδο και ο μηχανισμός ανατροφοδότησης επιτρέπουν στον project manager να αντιμετωπίζει την αβεβαιότητα. Οι/ όποιες παρεκκλίσεις από τα αρχικά πλάνα μπορούν να διορθωθούν όταν γίνουν αντιληπτές νωρίς. 9. Επικοινωνία. Η επιτυχής μετάβαση ανάμεσα στις φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου και ο καλός συντονισμός ανάμεσα στους συμμετέχοντες σε κάθε φάση απαιτεί μία συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών. 10.Επίλυση προβλημάτων. Το σύστημα ελέγχου είναι σχεδιασμένο να μπορεί να βρίσκει τις προβληματικές περιοχές και, εάν είναι εφικτό, να βρίσκει την πηγή τους (ανάπτυξη ενός contingency plan). 30

31 31 Πανεπιστήμιο Μακεδονίας Παράγοντες επιτυχίας ενός Project Manager Κατανοήστε το πλαίσιο του project management. Τα project υπάρχουν εκτός της τυπικής δομής της επιχείρησης και επομένως απειλούν το status quo διότι είναι έκφανση αλλαγής. Θεωρήστε τις συγκρούσεις εντός της ομάδας ως σημάδι προόδου. problemsolving και conflict defusion skill. Καταλάβετε ποιοι είναι οι stakeholder καιτιθέλουν. Μέλη της ομάδας. Πελάτες. Εταιρεία. Κοινωνία. Κράτος. Ακτιβιστές. Αποδεχτείτε και χρησιμοποιήστε την πολιτική φύση των επιχειρήσεων. Οι διαπραγματευτικές και άλλες τακτικές επιρροής είναι απαραίτητες στον project manager. Ηγηθείτε. Η ουσία της ηγεσίας είναι η ικανότητα του project manager να την εφαρμόζει κατά περίπτωση. Κατανοήστε τι είναι η επιτυχία. Ένα project είναι πετυχημένο όταν χρησιμοποιείται από τον πελάτη και του προσφέρει αξία όπως αυτός την αντιλαμβάνεται.

32 Δημιουργήστε και διατηρήστε την συνοχή της ομάδας. Ο project manager είναι motivator, coach, cheerleader, peacemaker, conflict resolver. Να θυμάστε ότι τόσο ο ενθουσιασμός όσο και η απελπισία μεταδίδονται. Να θυμάστε ότι μια ματιά μπροστά ισοδυναμεί με δυο ματιές πίσω. Η ερώτηση που είναι πάντοτε στο μυαλό του project manager είναι: τι θα συμβεί εάν;. Ο project manager δεν μπορεί να ελέγξει το μέλλον, αλλά μπορεί να ελέγξει την αντίδρασή του σε αυτό όταν έχει σκεφτεί κάθε πιθανό σενάριο. Μην ξεχνάτε αυτό που προσπαθείτε να πετύχετε. Δουλειά του project manager είναι να βλέπει εάν ό,τι γίνεται συνεισφέρει στον σκοπό του project. Το να είναι κανείς απασχολημένος δεν σημαίνει ότι είναι και παραγωγικός. Χρησιμοποιήστε τον χρόνο σωστά αλλιώς θα σας χρησιμοποιήσει αυτός. Πάνω από όλα, σχεδιάστε, σχεδιάστε, σχεδιάστε. Οι project manager πρέπει να έχουν τις ανάλογες τεχνικές γνώσεις (τα hard skills) αλλά εξίσου σημαντικές -αν όχι σημαντικότερες- είναι οι επικοινωνιακές γνώσεις (τα soft skils). Σε τελική ανάλυση, το project management είναι people management. 32

33 Ευχαριστώ για την προσοχή σας!