MSc στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων E211 Διαχείριση Συμβάσεων και Προμηθειών Διάλεξη 12: Διαπραγμάτευση Δρ. Λεωνίδας Ανθόπουλος, Επίκουρος Καθηγητής
Περιεχόμενα Διαπραγμάτευση και προμήθειες
Ορισμός: η διαδικασία με την οποία δυο ή περισσότερα μέρη αποφασίζουν τι θα δώσουν και τι θα πάρουν σε μια συναλλαγή η διαδικασία με την οποία δυο ή περισσότερα μέρη υποχωρούν αμοιβαία σε μια κοινά αποδεκτή θέση Επίσημη διερευνητική επικοινωνία μεταξύ δυο διαφωνούντων μερών επί σαφών ή μη σημείων Χαρακτηριστικά της διαπραγμάτευσης: Διαπροσωπική Χρήση πόρων Επίσημη: περιορίζεται σε καταστάσεις όπου 2 ή περισσότερα μέρη επιδιώκουν να συμφωνήσουν Μεταξύ αντιπροσώπων Ρητή (explicit): τα δυο μέρη σκόπιμα και ειλικρινά επιχειρούν να έρθουν σε συμφωνία Μεταξύ των σημείων διαφωνίας επί των οποίων τα μέρη επιθυμούν να συμφωνήσουν Επικοινωνία
Προσεγγίσεις: Διαπραγμάτευση μεταξύ αντιπάλων: καλείται και win-lose και εστιάζει στις «θέσεις» που εκφράζονται από τους συμμετέχοντες και στις υποθέσεις ότι κάθε φορά υπάρχει νίκη για το ένα μέρος και ήττα για το άλλο (ώστε τα συναλλασσόμενα μέρη να ορίζονται ως αντίπαλα) Συνεργατική διαπραγμάτευση: καλείται και win-win και υποθέτει ότι συναλλασσόμενα μέρη κερδίζουν (με όρους δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων). Με τη λογική ότι τα συναλλασσόμενα μέρη δεν είναι αντίπαλοι, είναι πιο εύκολο να μοιραστούν ανησυχίες, ιδέες και προσδοκίες. Αξιολόγηση: Η διαπραγμάτευση μεταξύ αντιπάλων είναι κατάλληλη για: Περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει διαρκής σχέση συνεργασίας μεταξύ των μερών ή όταν πρόκειται για μεμονωμένη ευκαιρία Απαιτείται μια γρήγορη και απλή λύση σε μια διαφωνία Η συνεργατική διαπραγμάτευση είναι κατάλληλη για: Περιπτώσεις όπου υπάρχει σταθερή και μακροχρόνια σχέση μεταξύ των μερών ή όταν απαιτείται ευρηματική λύση σε αμοιβαίο πρόβλημα Περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει άλλος τρόπος συμφωνίας
Μεταξύ αντιπάλων Εστίαση σε κέρδη ενάντια στον αντίπαλο Στρατηγική βασισµένη στη µυστικότητα Παραπλάνηση ως προς τους στόχους Απρόβλεπτες στρατηγικές βασισµένες σε ελιγµούς Επιχειρεί να θέσει τον αντίπαλο σε άµυνα Ανελαστική στάση µε βάση σταθερή θέση Επιθετική προσέγγιση Σε περίπτωση αδιεξόδου, η διαπραγµάτευση σταµατά Συνεργατική Εστίαση σε κοινά κέρδη Στρατηγική βασισµένη στη διαφάνεια Ξεκάθαροι στόχοι Προβλέψιµες στρατηγικές Επιχειρεί να ενθαρρύνει τη λογική προσέγγιση ηµιουργική ανάλυση των διαφορών Φιλική προσέγγιση Κάθε αδιέξοδο θεωρείται ως νέο πρόβληµα προς επίλυση
Περιεχόμενο διαπραγμάτευσης: Ουσιαστικοί στόχοι: αφορούν στα θέματα της διαπραγμάτευσης Στις προμήθειες πρόκειται για τα υψηλής αξίας προϊόντα (15-20% του συνόλου) Στις προμήθειες εστιάζουν στο κόστος (άμεσα ή έμμεσα) Σχεσιακοί στόχοι: αφορούν στις μεταξύ των μερών σχέσεις μετά τη διαπραγμάτευση Στις προμήθειες αφορούν σε θέματα sourcing, θέσης του προμηθευτή, στην εμπλοκή του προμηθευτή στο σχεδιασμό και στην ανταλλαγή τεχνογνωσίας Θέματα διαπραγμάτευσης σχετικά με την τιμή: Όροι πληρωμής, εκπτώσεις, μεταφορά, πακετάρισμα, αποθήκευση, ρήτρες για ανεπάρκεια, τυχόν επιβαρύνσεις (π.χ. έξοδα εκτελωνισμού) Θέματα διαπραγμάτευσης σχετικά με το συμβόλαιο: Νομικές χρεώσεις, ανάλυση διενέξεων, δικαιώματα ακύρωσης συμφωνίας, δυνατότητες επέκτασης, ισχύς προσφοράς, περιβαλλοντικά θέματα, αποζημιώσεις και ρήτρες, χρήση και αξιοπιστία υπεργολάβων, θέματα ιδιοκτησίας και πατέντας, προκαταβολές και ρυθμός πληρωμών Θέματα διαπραγμάτευσης σχετικά με την παράδοση ειδών/υπηρεσιών: Απόκριση, μεταβίβαση ιδιοκτησίας, πακετάρισμα, χρεώσεις μεταφοράς λόγω τμηματικής παράδοσης, ζημιές και αποκατάσταση, εξασφάλιση αποθεμάτων και ανταλλακτικών
Παράμετροι διαπραγμάτευσης: Προσωπικότητα: πρότυπα συμπεριφοράς, σκέψης και διαίσθησης που χαρακτηρίζουν ένα άτομο Εμφάνιση και συμπεριφορά επηρεάζουν τη διαπραγμάτευση Γνώσεις, τακτική, προετοιμασία ρυθμίζουν τη διαπραγμάτευση Διαπραγματευτές εκπρόσωποι: τα συναλλασσόμενα μέρη εκπροσωπούνται Όρια πρωτοβουλιών, σαφήνεια περιορισμών, απόδοση ευθύνης Θέσεις διαπραγμάτευσης: ισχυρά και αδύναμα σημεία των διαπραγματευτών Η θέση του αγοραστή: είναι ισχυρή όταν δεν επείγει η προμήθεια, οι προμηθευτές επιδιώκουν τη συμφωνία, μεγάλο πλήθος προμηθευτών, μονοπώλιο αγοραστή, εναλλακτικά είδη και επωνυμίες προμήθειας, καλό προφίλ αγοραστή, καλή ενημέρωση για την κατάσταση του προμηθευτή Η θέση του προμηθευτή: Είναι ισχυρή όταν η προμήθεια είναι επιτακτική, δεν υπάρχει ενδιαφέρον από τους προμηθευτές, μονοπώλιο προμηθευτή, προφίλ προμηθευτή, διαθέτει τον κατάλληλο εξοπλισμό και τεχνογνωσία, καλή ενημέρωση για την κατάσταση του αγοραστή Πηγές ισχύος: Ακυρώσεις συμβολαίων κάποιου από τα συναλλασσόμενα μέρη, φυσική ισχύς (π.χ. διαθέσιμος εξοπλισμός, προσβάσεις), ηθική, σχέσεις με τρίτους, εξαρτήσεις, εμπειρία
Παράμετροι διαπραγμάτευσης: Χρόνος: η στιγμή της προμήθειας είναι καθοριστική Οι διαπραγματεύσεις μπορεί να έχουν παρελθόν, παρόν και μέλλον Διαδικασία διαπραγμάτευσης: Απλές διαπραγματεύσεις: αφορούν σε μεμονωμένα θέματα και είναι μονόδρομες (π.χ. η επίτευξη καλύτερης τιμής σε ένα συγκεκριμένο όριο) Σύνθετες διαπραγματεύσεις: αφορούν σε πλήθος θεμάτων και είναι επαναλαμβανόμενες (πχ. για τιμή, για το συμβόλαιο και για την παράδοση)
Α) Προ-διαπραγμάτευση: Αφορά στην προετοιμασία και μελέτη των θεμάτων, των συνθηκών και του προφίλ του αντιπάλου: Ποιος είναι ο αντίπαλος Όταν οι συναλλασσόμενοι είναι πρόσωπα δεν λογοδοτούν σε άλλους Όταν πρόκειται για ομάδες τότε ανατίθενται ρόλοι (π.χ. εκπρόσωπος, γραμματέας, εμπειρογνώμων), αποφεύγονται οι διαφωνίες, ομαδικό πνεύμα Τόπος διεξαγωγής της διαπραγμάτευσης (πλεονέκτημα έδρας) Συλλογή γνώσης Εντοπισμός δυνατών και αδύνατων σημείων, αναλύσεις κόστους και έρευνα αγοράς, προετοιμασία παρουσιάσεων στον αντίπαλο με στοιχεία (π.χ. γραφήματα) Στόχοι της διαπραγμάτευσης Στρατηγική και τακτική Σειρά θεμάτων, σειρά ομιλίας, διαλείμματα, παραχωρήσεις, σύνδεση θεμάτων, εκτιμήσεις αντιδράσεων και προσδιορισμός αντιμετώπισης, οριοθέτηση χρόνου Προσομοιώσεις
Β) Διαπραγμάτευση: Επίπεδα: 1 ο : εισαγωγή, ατζέντα, όροι 2 ο : οριοθέτηση θεμάτων 3 ο : συμφωνία των στόχων της διαπραγμάτευσης 4 ο : αφαίρεση εμποδίων 5 ο : επίτευξη συμφωνίας και κλείσιμο Τεχνικές: Στη διαμόρφωση της ατζέντα αποφυγή πολλαπλών θεμάτων διαπραγμάτευσης Ερωτήσεις για τη συλλογή πληροφοριών Διαλείμματα και ενδιάμεσες συμφωνίες για τη μελέτη της προόδου της διαπραγμάτευσης και για την εξασφάλιση της μέχρι τότε πορείας Αδιέξοδα: Όταν κανένα από τα συναλλασσόμενα μέρη δεν έχει πρόθεση για περαιτέρω υποχωρήσεις ή διαπραγματεύσεις
Β) Διαπραγμάτευση: Συμπεριφορές: Απαιτείται εκπαίδευση στην ψυχολογική ανάλυση Η φωνή επιφέρει φωνή Η χρήση χιούμορ περιορίζει την ένταση Ελιγμοί: «ο χρόνος πιέζει» προτείνει την επιτακτική συμφωνία «ναι αλλά» επιφέρει αποδοχή ενός μέρους της προσφοράς του αντιπάλου «είτε το πιστεύεις είτε όχι» που δηλώνει υποτιθέμενες εναλλακτικές προσφορές (επιδέχεται απάντηση «γιατί δεν δέχεσαι τις άλλες;») «δέξου το αλλιώς» επιφέρει άμεση απειλή (αποφεύγεται εκτός αν δεν υπάρχει άλλη επιλογή) «το χέρι στην πόρτα» επιφέρει άμεση απειλή (επίσης αποφεύγεται) «διαίρει και βασίλευε» που επιφέρει συμφωνία σημείο σημείο «σκέψου τη φήμη σου» έμμεση πίεση στον αντίπαλο «εμπιστέψου με» που υποδεικνύει την τωρινή συμφωνία με μελλοντική δέσμευση για ανταμοιβή
Γ) Μετά - Διαπραγμάτευση: Σύνταξη πρακτικών συμφωνίας Κοινοποίηση του αποτελέσματος σε τρίτους ενδιαφερόμενους Υλοποίηση της συμφωνίας (π.χ. σύναψη συμβολαίου) Προσδιορισμός μηχανισμός παρακολούθησης τήρησης των συμφωνηθέντων
Επιτυχημένη διαπραγμάτευση: Αντιμετωπίζονται οι διαφωνίες Διατηρούνται τα επίπεδα συνεννόησης και συνεργασίας Επιτυγχάνεται καλή συμφωνία Δεν ξεπερνιούνται τα όρια σε χρόνο και πόρους
Μελέτη περίπτωσης: Η διενέργεια του διαγωνισμού της πύλης δημόσιας διπλωματίας του ΥΠΕΞ Άσκηση στην τάξη: Υποθέστε ότι ορίζεστε διαπραγματευτές κατασκευαστικής εταιρείας, η οποία έχει παραδοσιακό προμηθευτή τον Α και επιθυμεί να προσεγγίσει τον Β: Ο Α δίνει προσφορά 350.000 μη συμπεριλαμβανομένων εξόδων ταξιδιών και μεταφοράς και ο Β 450.000 συνολικά Ο Α έχει εγγύηση το 50% του προϋπολογισμού και ο Β καλύπτει με ασφάλεια 5 εκατ. την προμήθεια Ο Α χρειάζεται 8 εβδομάδες προθεσμία και ο Β μόλις 2 Ο Α δεν ονομάζει τους υπεργολάβους ενώ ο Β τους έχει ορίσει Ορίστε την ατζέντα για κάθε έναν από τους Α και Β Υιοθετείστε μέθοδο και τεχνικές διαπραγμάτευσης για κάθε έναν