Τα Εργαλεία του Project Management: Δομή Ανάλυσης Εργασιών (Work Breakdown Structure, WBS) Γιάννης Βιθυνός PMP (yvithynos@criticalpath.gr) Μάιος 2009 Ο Γιάννης Βιθυνός είναι Γενικός Διευθυντής της εταιρείας Critical Path Consulting & Training (www.criticalpath.gr), η οποία προσφέρει συμβουλευτικές, εκπαιδευτικές και outsourcing υπηρεσίες Διαχείρισης Έργων. Εισαγωγή Η αποτελεσματική Διαχείριση Έργων υλοποιείται με την βοήθεια μιας σειράς εργαλείων και τεχνικών, τα οποία εντάσσονται στις εκάστοτε διαδικασίες. Τα εργαλεία αυτά συμπεριλαμβάνουν την Δομή Ανάλυσης Εργασιών (WBS), τα Διαγράμματα Δικτύου (ADM, PDM) και Gantt, τις μεθόδους CPM και PERT, την τεχνική Earned Value, τον Πίνακα Κατανομής Ευθυνών (RAM), εργαλεία Διαχείρισης Ποιότητας και Κινδύνων κλπ. Το άρθρο αυτό είναι το πρώτο από μία σειρά άρθρων, στην οποία θα παρουσιάσουμε τα προαναφερθέντα εργαλεία, με στόχο να βοηθήσουμε όλους όσους εμπλέκονται στα έργα να κατανοήσουν την λειτουργία και τα οφέλη τους, αλλά και να αποκτήσουν μια κοινή βάση αναφοράς. Ξεκινάμε λοιπόν με την Δομή Ανάλυσης Εργασιών (Work Breakdown Structure ή WBS). Το WBS είναι πιστεύουμε το βασικότερο εργαλείο της Διαχείρισης Έργων, μια και πάνω σε αυτό μπορεί να στηριχθεί όλος ο Σχεδιασμός, η Παρακολούθηση και ο Έλεγχος ενός έργου. Εικόνα 1: Παράδειγμα WBS για το έργο «Άνοιγμα Εστιατορίου». Critical Path Consulting & Training 2009 Σελίδα 1 από 7
Ορισμός του WBS Το WBS είναι ένα γράφημα το οποίο απεικονίζει μια ιεραρχική ανάλυση της απαιτούμενης εργασίας για το έργο. Το WBS αποσυνθέτει την εργασία που πρέπει να γίνει σε όλο και μικρότερο κομμάτια, τα οποία σχετίζονται ιεραρχικά μεταξύ τους. Το χαμηλότερο επίπεδο του WBS λέγεται Πακέτο Εργασίας (Work Package, WP). Όλες οι δραστηριότητες του έργου εντάσσονται σε κάποιο Work Package. Τα ενδιάμεσα συστατικά στοιχεία (Components) του WBS δεν περιέχουν δραστηριότητες, και υπάρχουν για να ομαδοποιούν λογικά τα απαιτούμενα πακέτα εργασιών. Εικόνα 2: Γενική Μορφή WBS. Σύμφωνα με το PMBOK Guide, το WBS είναι «μια προσανατολισμένη-σε-παραδοτέα ιεραρχική ανάλυση της εργασίας που πρέπει να εκτελεστεί από την ομάδα έργου έτσι ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου και να παραχθούν τα απαιτούμενα παραδοτέα, με κάθε χαμηλότερο επίπεδο του WBS να αντιπροσωπεύει έναν όλο και λεπτομερέστερο ορισμό της απαιτούμενης εργασίας». Τονίζεται ότι η έννοια της «προσανατολισμένης-σε-παραδοτέα» ιεραρχικής ανάλυσης δεν σημαίνει ότι το πρώτο επίπεδο ανάλυσης του έργου πρέπει πάντα να είναι σε παραδοτέα (deliverables), αλλά ότι κάθε component του WBS πρέπει να παράγει κάποιο συγκεκριμένο προϊόν, υπηρεσία ή αποτέλεσμα. Η ανάλυση του έργου μπορεί να γίνει με διάφορους τρόπους, ανάλογα με τον τύπο και τον τρόπο παρακολούθησης του έργου που έχουμε επιλέξει. Έτσι, πέρα από την ανάλυση ανά παραδοτέα, μπορούμε να έχουμε ανάλυση με βάση: Φάσεις του έργου (π.χ. Σχεδιασμός, Υλοποίηση, Έλεγχος, Παράδοση) Εμπλεκόμενα Τμήματα (π.χ. Μάρκετινγκ, Τεχνικό, Πληροφορική, Οικονομικό, Λειτουργία & Συντήρηση) Γεωγραφικές Περιοχές όπου θα υλοποιηθούν τμήματα του έργου (π.χ. για ένα πανελλαδικό έργο, μπορεί να έχουμε Βόρεια, Κεντρική, Νότια Ελλάδα και Νησιά Ιονίου και Αιγαίου) κ.α. Critical Path Consulting & Training 2009 Σελίδα 2 από 7
Εικόνα 3: Γενική μορφή κόμβου WBS. Κάθε κόμβος του WBS (Component ή Work Package) χαρακτηρίζεται από έναν κωδικό, ο οποίος επιτρέπει την εύκολη αναγνώρισή του, και ο οποίος σχετίζεται με την θέση και το επίπεδο του WBS στο οποίο βρίσκεται ο κόμβος. Επίσης, πάνω στον κόμβο μπορούμε να απεικονίσουμε δύο βασικά στοιχεία σε σχέση με το έργο: την απαιτούμενη εργασία σε άνθρωπο-ημέρες (ΑΗΜ), καθώς και το απαιτούμενο κόστος για την υλοποίηση των δραστηριοτήτων του κόμβου. Σημειώνουμε ότι τα στοιχεία αυτά είναι εκτιμήσεις, οι οποίες γίνονται κατά τον αρχικό σχεδιασμό του έργου, και οι οποίες μπορούν στην συνέχεια να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση και τον έλεγχο της επίδοσης του έργου. Όσον αφορά τα επίπεδα ανάλυσης του WBS, όπως φαίνεται και από την εικόνα 2, δεν είναι απαραίτητο όλοι οι κλάδοι του WBS να έχουν τον ίδιο αριθμό επιπέδων. Ο πιο συνηθισμένος αριθμός επιπέδων για ένα WBS είναι 3 με 6, ενώ ο μέγιστος αριθμός μπορεί να φτάσει τα 20 με 25 (για πολύ μεγάλα έργα). Όπως προαναφέρθηκε, οι δραστηριότητες (activities) του έργου εντάσσονται μέσα σε κάποιο WP, αλλά δεν απεικονίζονται στο σχεδιάγραμμα του WBS. Για την λεπτομερή περιγραφή του WBS, χρησιμοποιείται ένα ξεχωριστό έγγραφο το οποίο ονομάζεται λεξικό WBS (WBS dictionary). Το λεξικό WBS θα περιγράφει όλα τα Components και Work Packages, περιέχοντας για καθένα από αυτά: Κωδικό Όνομα Υπεύθυνο Περιγραφή Εκτίμηση Απαιτούμενης Εργασίας Εκτίμηση Απαιτούμενου Κόστους Παραδοτέα Ορόσημα Απαιτούμενους Πόρους Προθεσμίες Περιορισμούς Προϋποθέσεις κ.α. Βασικά Χαρακτηριστικά του WBS Το WBS δημιουργείται από την Ομάδα Έργου σε συνεργασία με τους ειδικούς του έργου (subject matter experts) κατά την φάση του σχεδιασμού του έργου. Το WBS έχει σαν στόχο να καταγράψει όλη την απαιτούμενη εργασία, και μόνον αυτή, η οποία θα πρέπει να γίνει για να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου. Άρα, για να κατασκευάσουμε το WBS ενός έργου, θα πρέπει πρώτα να έχουμε καταγράψει αναλυτικά τους στόχους του (ενδιάμεσα και τελικά παραδοτέα), αλλά και τις γενικότερες απαιτήσεις, προϋποθέσεις και περιορισμούς του έργου. Τονίζεται ότι στο WBS: Δεν υπάρχει χρονική διάσταση. Η θέση ενός WP δεν σχετίζεται με την χρονική σειρά με την οποία υλοποιείται. Δεν υπάρχουν αλληλεξαρτήσεις ή λογική αλληλουχία. Το WBS δεν δείχνει πουθενά ότι κάποιο πακέτο εργασιών δεν μπορεί π.χ. να αρχίσει εάν δεν έχουν τελειώσει κάποια άλλα. Η μόνη εξάρτηση που υπάρχει στο WBS βασίζεται στην ιεραρχική δομή του: για να ολοκληρωθεί κάποιο component θα πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί όλα τα components που βρίσκονται κάτω από αυτό. Εφόσον υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι για να κατασκευάσουμε ένα WBS, αυτό σημαίνει ότι κάθε έργο θα μπορεί να περιγράφεται από πολλά WBS. Έτσι, τίθεται το ερώτημα: πότε είναι ένα WBS σωστό; Critical Path Consulting & Training 2009 Σελίδα 3 από 7
Η απάντηση δίνεται κατά κύριο λόγο από τον κανόνα του 100%, ο οποίος λέει ότι ένα WBS είναι σωστό όταν όλες οι εργασίες και το κόστος ενός έργου μπορεί να αντιστοιχηθεί σε κάποιο πακέτο εργασίας, χωρίς να περισσέψει κάποιο πακέτο. Με άλλα λόγια, το WBS είναι σωστό όταν απεικονίζει όλη την εργασία που πρέπει να γίνει και μόνο αυτή: ούτε περισσότερη, ούτε λιγότερη. Επίσης, δεν θα πρέπει να υπάρχει επικάλυψη μεταξύ των WP, δηλαδή οι ίδιες δραστηριότητες να απεικονίζονται σε περισσότερα από ένα σημεία. Ένα άλλο βασικό θέμα που σχετίζεται με την κατασκευή του WBS είναι το βάθος της ανάλυσης στην οποία θα πρέπει να φτάσουμε. Με άλλα λόγια, πόσα επίπεδα θα πρέπει να έχει το WBS μας; Η απάντηση είναι ότι το WBS θα πρέπει να έχει τόσα επίπεδα και τόσα πακέτα εργασιών, όσα θα μας επιτρέπουν την αξιόπιστη εκτίμηση της απαιτούμενης εργασίας και του αντίστοιχου κόστους. Ένας πολύ γενικός κανόνας ο οποίος φυσικά μπορεί να έχει τις εξαιρέσεις του είναι ότι η χρονική διάρκεια των δραστηριοτήτων που θα υπάρχουν σε κάθε WP θα πρέπει συνολικά να είναι από 8 μέχρι 80 ώρες (από 1 μέχρι 10 ημέρες). Με αυτό τον τρόπο, δεν θα υπάρχει ούτε υπέρ-ανάλυση ούτε υπέρ-απλούστευση των εργασιών. Η πλέον συνηθισμένη μορφή του WBS είναι η δενδρική (όπως στην εικόνα 2), αλλά πολύ εύχρηστη είναι και η μορφή ενός ιεραρχικού πίνακα (εικόνα 4). Με την μορφή αυτή, μπορούμε να απεικονίσουμε όση πληροφορία ανά πακέτο εργασίας θέλουμε (χρησιμοποιώντας περισσότερες στήλες) χωρίς να χρειαστούμε ένα ξεχωριστό έγγραφο όπως το λεξικό WBS. Εικόνα 4: Το WBS της εικόνας 2 σε μορφή πίνακα. Η χρησιμότητα του WBS Το WBS είναι ιδιαίτερα σημαντικό εργαλείο, διότι με βάση αυτό μπορούμε να προχωρήσουμε στον περαιτέρω αναλυτικό σχεδιασμό του έργου μας. Έτσι, αναλύοντας κάθε πακέτο εργασιών, μπορούμε να βρούμε τις απαιτούμενες δραστηριότητες που μαζί με τους αντίστοιχους πόρους θα αποτελέσουν την βάση του χρονοδιαγράμματος και του κόστους του έργου. Επίσης, στο WBS θα στηριχθούμε για τον σχεδιασμό και των υπολοίπων πλευρών του έργου, όπως η Ποιότητα, οι Κίνδυνοι, η Επικοινωνία και οι Προμήθειες. Critical Path Consulting & Training 2009 Σελίδα 4 από 7
Πέρα από τον σχεδιασμό του έργου, το WBS αποτελεί ένα εξαιρετικό εργαλείο συστηματικής παρακολούθησης και ελέγχου. Έτσι, μπορούμε π.χ. ανά πάσα στιγμή να συγκρίνουμε τις αρχικές μας εκτιμήσεις (baselines) εργασίας και κόστους με τις πραγματικές. Το WBS μας επιτρέπει μεταξύ άλλων: Να αναλύουμε το έργο μας σε όλο και μικρότερα, άρα περισσότερο διαχειρίσημα και ελέγξιμα κομμάτια. Να απεικονίζουμε με έναν απλό και εποπτικό τρόπο όλο το έργο μας. Να συνδέουμε κάθε παραδοτέο, φάση, τμήμα κλπ που σχετίζονται με το έργο με συγκεκριμένα WP. Να ορίζουμε έναν βασικό υπεύθυνο (υπόλογο ή accountable) για κάθε WP του WBS. Ακόμα, εφόσον τα έργα τα οποία υλοποιούμε συνήθως μπορούν να ομαδοποιηθούν σε κατηγορίες, τα αντίστοιχα WBS θα είναι παρόμοια μεταξύ τους, και έτσι θα μπορούν να αναχρησιμοποιούνται ως πρότυπα (templates). Με αυτό τον τρόπο θα μπορούμε να είμαστε σίγουροι ότι δεν έχουμε ξεχάσει κάποια κομμάτια της απαιτούμενης εργασίας. Παραδείγματα WBS Στην παράγραφο αυτή, δίνονται τρία ενδεικτικά WBS από τρία διαφορετικά έργα. Ο στόχος μας δεν είναι να αναλύσουμε πλήρως το κάθε έργο, αλλά να δείξουμε τον τρόπο με τον οποίο μπορούν να απεικονισθούν με ένα WBS. Σε κάθε περίπτωση, το επόμενο βήμα θα είναι η ανάπτυξη μιας λίστας δραστηριοτήτων (activity list) για κάθε WP, πάνω στην οποία θα στηριχθούμε για να φτιάξουμε το χρονοδιάγραμμα του έργου. Στο άρθρο που θα ακολουθήσει θα παρουσιάσουμε τις μεθόδους CPM και PERT για την ανάπτυξη χρονοδιαγραμμάτων. Ξεκινάμε με το WBS ενός έργου το οποίο οι περισσότεροι από εμάς ήδη γνωρίζουν ή θα γνωρίσουν: τον Γάμο! Φυσικά αναφερόμαστε στην προετοιμασία της τελετής του γάμου και όχι στον έγγαμο βίο, μια και ο τελευταίος αποτελεί Λειτουργία και Συντήρηση και όχι Έργο! Εικόνα 5: WBS Τελετής Γάμου. Critical Path Consulting & Training 2009 Σελίδα 5 από 7
Το δεύτερο παράδειγμα αφορά την ανάπτυξη ενός υποθετικού web site, και περιέχει ενδεικτικούς κωδικούς αλλά και εκτιμήσεις εργασίας και κόστους για κάθε κόμβο. Επίσης, στο συγκεκριμένο έργο έχουμε εντάξει και την επιλογή εξωτερικής εταιρείας ανάπτυξης του web site. Εικόνα 6: WBS Ανάπτυξης Web Site. Critical Path Consulting & Training 2009 Σελίδα 6 από 7
Τέλος, το τρίτο παράδειγμα αφορά την κατασκευή μιας οικίας. Τονίζουμε και πάλι ότι ο στόχος μας δεν είναι να δώσουμε το πλήρες WBS, αλλά να δείξουμε τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί το εργαλείο αυτό για την απεικόνιση του έργου Εικόνα 7: WBS Κατασκευής Οικίας. Επίλογος Το WBS έχει τις ρίζες του στο Αμερικανικό Υπουργείο Άμυνας (Department of Defense, DoD) και στα στρατιωτικά προγράμματα της δεκαετίας του 1960. Τα προγράμματα αυτά συχνά απαιτούσαν την χρησιμοποίηση μεγάλου αριθμού υπεργολάβων, καθένας εκ των οποίων ήταν υπεύθυνος για ένα μικρό κομμάτι του συνολικού έργου. Έπρεπε λοιπόν να βρεθεί ένα κατάλληλο εργαλείο το οποίο θα βοηθούσε τόσο στον πλήρη σχεδιασμό όσο και στον έλεγχο του κάθε έργου. Τόσο το WBS όσο και άλλες σχετικές έννοιες όπως το λεξικό WBS ορίστηκαν για πρώτη φορά στο στρατιωτικό πρότυπο MIL-STD-881A. Από τότε, η χρήση του WBS έχει επεκταθεί σε όλες τις κατηγορίες έργων. Η αξία του WBS είναι πολύ μεγάλη, αφού επιτρέπει την απεικόνιση της συνολικής εργασίας του έργου και στην συνέχεια τον αναλυτικό, δομημένο σχεδιασμό όλων των παραμέτρων του έργου. Ταυτόχρονα, επιτρέπει την αποτελεσματική παρακολούθηση και έλεγχο του έργου. Σίγουρα, για την δημιουργία ενός ρεαλιστικού WBS πρέπει να επενδύσουμε κάποιο χρόνο και κόπο, όμως η καμπύλη μάθησης είναι πολύ απότομη και έτσι τα οφέλη στην ταχύτητα υλοποίησης, την ποιότητα και το κόστος των έργων θα είναι πολύ γρήγορα ορατά. Critical Path Consulting & Training 2009 Σελίδα 7 από 7