«Η ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ ΦΩΣΦΟΡΙΚΩΝ ΛΙΠΑΣΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΤΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑ»

Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ «Η ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ ΦΩΣΦΟΡΙΚΩΝ ΛΙΠΑΣΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΤΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑ» των σπουδαστών ΒΟΓΙΑΤΖΗ ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΥ ΤΑΝΙΣΚΙΔΗ ΛΟΥΚΑ επιβλέπων κ. Βαλσαμίδης Σταύρος ΚΑΒΑΛΑ 2006

Η ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ ΦΩΣΦΟΡΙΚΩΝ ΛΙΠΑΣΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΤΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ... 6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1:... 8 ΘΕΩΡΙΕΣ ΚΑΙ ΕΝΝΟΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 8 1.1. Η Έννοια των Πληροφορικών Συστημάτων... 8 1.1.1. Η έννοια των συστημάτων... 8 1.1.2. Υποσυστήματα... 8 1.1.3. Εισροή, Επεξεργασία, Εκροή, Περιβάλλον... 9 1.1.4. Πληροφοριακά Συστήματα... 10 1.1.5. Υποσυστήματα του Πληροφοριακού Συστήματος της Επιχείρησης... 11 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2:... 12 ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ERP;... 12 2.1. Η χρήση... 12 2.2. Η κεντρική ιδέα... 13 2.3. Ο σκοπός... 13 2.4. Ο στόχος... 14 2.5. Μειονεκτήματα... 14 2.6. Γιατί να το εγκαταστήσει μια επιχείρηση;... 15 2.7. Εγκατάσταση του ERP = Μείωση του προσωπικού της εταιρίας;... 16 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3:... 17 ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 17 3.1. Κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων... 17 3.2. Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων... 20 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4:... 23 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 23 4.1. Οργάνωση και Πληροφοριακά Συστήματα... 23 4.2. Τεχνολογία και Πληροφοριακά Συστήματα... 24 4.2.1. Απόδοση της επένδυσης... 25 4.3. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Π. ΜΠΑΚΑΚΟΣ Α.Ε.... 27 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5... 28 ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 28 5.1. Ανεξάρτητα συστήματα... 28 5.2. Ολοκληρωμένα Συστήματα... 30 5.3. Έννοια της ολοκλήρωσης... 31 5.4. Διαδικασία λήψης απόφασης και Πληροφοριακά Συστήματα... 32 5.4.1 Αποφάσεις και σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων... 33 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6:... 35 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 35 6.1. Εγκατάσταση και δοκιμή του νέου Συστήματος... 36 6.2. Εκπαίδευση προσωπικού στο νέο Σύστημα... 38 6.3. Συντήρηση... 39 2

6.3.1. Συντήρηση υλικού... 39 6.3.2. Η σχέση Ανάλυση Σχεδιασμός και Συντήρηση... 40 6.4. Αξιολόγηση Αναθεώρηση... 41 6.4.1. Διαχειριστικοί έλεγχοι της Ανάπτυξης Συστημάτων... 42 6.4.2. Κίνδυνοι από ανεξέλεγκτη ανάπτυξη Συστημάτων... 44 6.4.3. Έλεγχοι στις διάφορες φάσεις ανάπτυξης Συστημάτων... 45 6.5. Καθορισμός του προβλήματος... 45 6.5.1. Ανάλυση του υπάρχοντος... 46 6.5.2. Υλοποίηση... 46 6.5.3. Εγκατάσταση και δοκιμή του συστήματος... 48 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 7:... 49 ΕΙΔΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ ΔΟΜΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 49 7.1. Μέθοδοι ανάπτυξης Πληροφοριακών Συστημάτων... 53 7.2. Συνδυασμός Γνώσεων Ενός Αναλυτή... 57 7.3. Καθορισμός του στόχου του Συστήματος... 58 7.3.1. Θεωρία διοίκησης και οργάνωσης... 59 7.3.2. Επιστήμη των Ηλεκτρονικών Υπολογιστών και Πληροφορική... 60 7.3.3. Χειροκίνητα και αυτοματοποιημένα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης... 60 7.3.4. Χρησιμοποίηση μοντέλων... 63 7.3.5. Η εξέλιξη των Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης... 64 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 8:... 66 ΥΠΟΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 66 8.1. Υποσυστήματα λειτουργιών... 66 8.1.1. Υποσυστήματα διοικητικών διαδικασιών... 67 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 9:... 69 ΦΥΣΙΚΗ ΔΟΜΗ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ... 69 9.1. Τα πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης και οι χρήστες... 70 9.2. Η επιλογή Συστήματος E.R.P.... 73 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 10:... 75 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ S.A.P.... 75 10.1 my SAP E.R.P.... 77 10.2. Βασικές λειτουργικές περιοχές my SAP ERP... 77 10.3. Πλεονεκτήματα SAP έναντι άλλων E.R.P συστημάτων... 80 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 11:... 82 Η ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ ΦΩΣΦΟΡΙΚΩΝ ΛΙΠΑΣΜΑΤΩΝ... 82 11.1. Λειτουργική Δομή... 82 11.2. Μονάδες Παραγωγής... 83 11.3. Προϊόντα... 86 11.7. ΑΛΛΕΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ... 91 11.7.1. Περιβάλλον... 91 11.7.2 Κοινωνική Προσφορά... 92 11.7.3. Έρευνα και Ανάπτυξη... 93 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 12:... 94 Η Β.Φ.Λ. ΚΑΙ Η ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΗ ΤΟΥ S.A.P.... 94 12.1. Η ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ ΦΩΣΦΟΡΙΚΩΝ ΛΙΠΑΣΜΑΤΩΝ (Β.Φ.Λ.) ΚΑΙ ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ... 94 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 13:... 99 ΤΟ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ S.A.P. ΣΤΗΝ ΠΡΑΞΗ... 99 13.1. Ανοιχτά τιμολόγια πελατών... 100 3

13.2. Ανοιχτά τιμολόγια προμηθευτών... 102 13.3. Καρτέλα πελάτη... 105 13.4 Καρτέλα Προμηθευτή... 108 13.5. Καρτέλα Προμηθευτή εξωτερικού... 110 13.6. Επιταγές στο χαρτοφυλάκιο με ημερομηνία λήξης... 111 13.7. Βιβλίο αποθήκης εγκατάστασης... 113 13.8. Επιταγές μετρητής, Συμψηφιστικές... 114 13.9. Καρτέλα Λογαριασμών Πελάτη... 115 13.10. Κινήσεις Πελάτη... 116 13.11. Χαρτοφυλάκιο 1... 118 13.12. Περιγραφή χαρτοφυλακίου... 120 13.13. Διακονήσεις... 121 13.14. Στοιχεία Πελάτη... 125 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΙΚΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ... 141 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... 143 Ελληνική... 143 Διαδικτύου... 143 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ... 144 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ... 144 4

Θέλουμε να πούμε ένα μεγάλο ευχαριστώ στους καθηγητές που συνεργάστηκαν μαζί μας για το πέρας αυτής της πτυχιακής εργασίας. Στον κ. Βαλσαμίδη Σταύρο, που ήταν πάντα στην διάθεση μας όταν τον χρειαστήκαμε, στον κ. Ζοπόγλου Βασίλειο, που βοήθησε τα μέγιστα στο πρακτικό μέρος, και στον κ. Κονδάκο Αναστάσιο, που μας έδωσε ότι πληροφορίες επιθυμούσαμε σχετικά με το ερωτηματολόγιο. 5

ΕΙΣΑΓΩΓΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ Στην παρούσα εργασία ασχοληθήκαμε με το πώς η Βιομηχανία Φωσφορικών Λιπασμάτων Καβάλας επέλεξε το SAP ως το πληροφοριακό της σύστημα και με ποιους τρόπους το χρησιμοποιεί για να καλύψει τις αυξημένες ανάγκες της. Στην αρχή της εργασίας εξετάζουμε τα στοιχειώδη θεωρητικά στοιχεία που χρειάζονται για την περαιτέρω κατανόηση. Σύστημα, Υποσύστημα και η επεξεργασία τους όπως και η μετεξέλιξη τους σε Πληροφοριακά Συστήματα. Εδώ θα σταθούμε αφού πρέπει να αναλύσουμε ότι είναι απαραίτητο για αυτά τα συστήματα, κατηγορίες, τύποι και ότι σχετίζεται με την οργάνωση και τεχνολογία τους. Εν συνεχεία φτάνουμε στην ολοκλήρωση των συστημάτων. Αν είναι ένα σύστημα ανεξάρτητο ή όχι, το ποια είναι η διαδικασία λήψης αποφάσεων και πως γίνεται ο σχεδιασμός τους. Στα πληροφοριακά Συστήματα που σχετίζονται και με την εργασία μας καθώς τα χρησιμοποιεί η Βιομηχανία Φωσφορικών Λιπασμάτων, υπάρχει μια διαδικασία εγκατάστασης, δοκιμής, συντήρησης, ελέγχου, αξιολόγησης και αναθεώρησης. Όλα αυτά φυσικά περιγράφονται με όλα τα απαραίτητα μέσα για να γίνουν κατανοητά. Στη συνέχεια εξετάζουμε στην εργασία και τον αναλυτή συστημάτων, ο οποίος είναι απαραίτητος για ένα πληροφοριακό σύστημα. Παραθέτουμε το πώς συνδυάζονται οι γνώσεις του για την βοήθεια όλων. Ακολουθεί μια σύντομη περιγραφή για τα υποσυστήματα των πληροφοριακών συστημάτων καθώς και τι ρόλο έχουν οι εκάστοτε χρήστες που το χρησιμοποιούν. Δεν μπορεί φυσικά να λείπει από την εργασία το κατεξοχήν, για την εποχή μας, καλύτερο πληροφοριακό σύστημα, το SAP. Υπάρχει μια μικρή περιγραφή των δυνατοτήτων του, ενώ ακολούθως συναντάμε την απαραίτητη σύγκριση μεταξύ του πληροφοριακού συστήματος και των υπολοίπων του είδους του, διαπιστώνοντας πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Στα επόμενα κεφάλαια δεσπόζει η Βιομηχανία Φωσφορικών Λιπασμάτων και όλα εκείνα που σχετίζονται με αυτήν και το ERP σύστημα που χρησιμοποιεί για να καλύψει τις ανάγκες της. Ποιο σύστημα χρησιμοποιούσε προηγούμενα, γιατί το 6

αντικατέστησε, τι περιμένει από την αλλαγή του. Επίσης, τον τρόπο εκπαίδευσης, αξιολόγησης και όλα τα απαραίτητα στοιχεία για την εγκατάσταση, την δοκιμή και άλλων σημαντικών ενεργειών που γίνονται από την μεριά της. Τέλος, υπάρχουν οι απαραίτητες καρτέλες οι οποίες έρχονται απ ευθείας από τις εκτυπώσεις του SAP μέσα στην επιχείρησή της. Πελάτες, προμηθευτές, Επιταγές, και αποθήκη φαίνονται με παραστατικό τρόπο και καλύπτονται οι ανάγκες της εργασίας έτσι και με τρόπο οπτικό, ώστε να γίνει καλύτερα η κατανόησή της από τον καθέναν. 7

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΘΕΩΡΙΕΣ ΚΑΙ ΕΝΝΟΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 1.1. Η Έννοια των Πληροφορικών Συστημάτων 1.1.1. Η έννοια των συστημάτων Με τον όρο σύστημα εννοούμε ένα σύνολο στοιχείων, διαρθρωμένων με κάποια συγκεκριμένη οργανωτική δομή που επιτελεί ή αναπτύσσει μια σειρά δραστηριοτήτων και επιδιώκει την επίτευξη ενός προκαθορισμένου στόχου. Ο ορισμός αυτός υπονοεί ότι όλοι οι παράγοντες που σχετίζονται με ένα σύστημα, τόσο σε επίπεδο στοιχείων όσο και σε επίπεδο συνόλου, είναι καθορισμένοι και κανείς δεν αφήνεται στην τύχη. Έτσι, τα στοιχεία που απαρτίζουν το σύστημα είναι σαφώς καθορισμένα, όπως επίσης καθορισμένη είναι η λειτουργία του καθενός από αυτά και ο επιμέρους αντικειμενικός σκοπός του. Όμοια, η συνλειτουργία, αλληλεξάρτηση, αλληλεπίδραση και συνοχή όλων των στοιχείων του συστήματος είναι καθορισμένη από ένα σχέδιο εσωτερικής οργάνωσης και δομής με συγκεκριμένο τελικό αντικειμενικό σκοπό σε επίπεδο συνόλου. Ένα παράδειγμα συστημάτων είναι ένας οργανισμός παροχής υπηρεσιών (π.χ. νοσοκομείο). Επίσης είναι ένα ρομπότ ή ένας Ηλεκτρονικός Υπολογιστής που αποτελείται μόνο από υλικά μέσα. [2] 1.1.2. Υποσυστήματα Μία προσεκτική μελέτη των παραδειγμάτων που αναφέρθηκαν παραπάνω, μας οδηγεί στο ότι καθένα από αυτά αποτελείται από επιμέρους τμήματα (υποσυστήματα) με την απαραίτητη αυτοτέλεια και χαρακτηριστικά συστήματος, που υπόκεινται όμως και εξυπηρετούν τους ευρύτερους στόχους του συστήματος στο οποίο ανήκουν. 8

Το λογιστήριο νοσοκομείου, η κεντρική μονάδα επεξεργασίας αποτελούν υποσυστήματα των συστημάτων αποτελούν υποσυστήματα των παραπάνω παραδειγμάτων. 1.1.3. Εισροή, Επεξεργασία, Εκροή, Περιβάλλον Κάθε σύστημα επικοινωνεί με το περιβάλλον του δεχόμενο εισροές από αυτό, τις οποίες μετασχηματίζει στο εσωτερικό του και αποδίδει με την σειρά του τα αποτελέσματα του μετασχηματισμού αυτού στο περιβάλλον, παράγοντας έτσι εκροές προς αυτό. Το σύνολο των εισροών προς το σύστημα αλλά και η λειτουργία της εισροής αναφέρεται με τον όρο είσοδος (input). Αντίστοιχα, το σύνολο των εκροών από το σύστημα, αλλά και η λειτουργία της εκροής αναφέρεται με τον όρο έξοδος (output). Τέλος, η διαδικασία του μετασχηματισμού των εισροών στο εσωτερικό του συστήματος θα καλείται επεξεργασία (process). ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΙΣΟΔΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΕΞΟΔΟΣ σχήμα 1 Σύστημα περιβάλλοντος Εκτός από την τυποποιημένη διαδικασία εισόδου, επεξεργασίας, εξόδου, ένα σύστημα στο βαθμό που αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου συστήματος, δέχεται άτυπες, μη προκαθορισμένες εισροές από το περιβάλλον του, που αποτελούν παράγοντα επιβίωσης και προσαρμογής σε νέες θέσεις ισορροπίας. Στο παραπάνω σχήμα (σχήμα 9

1) φαίνεται η εικόνα του απλουστευμένου συστήματος και η σύνδεσή του με το περιβάλλον. [2] 1.1.4. Πληροφοριακά Συστήματα Από επιχειρηματικής άποψης το Πληροφοριακό Σύστημα της Επιχείρησης (ΠΣΕ) αποτελεί μια οργανωτική και διοικητική λύση στις απαιτήσεις του περιβάλλοντος της επιχείρησης. Ουσιαστικά συντονίζει και κατευθύνει με ενιαίο τρόπο τη διοίκηση, την οργάνωση και την υπάρχουσα πληροφορική τεχνολογία προς το εντοπισμό των επιχειρηματικών λύσεων τις οποίες απαιτούν οι προκλήσεις του ανταγωνισμού. Ταυτόχρονα οι απαιτήσεις του ανταγωνισμού μορφοποιούν ανάλογα το πληροφοριακό σύστημα (σχήμα 2). Απαιτήσεις Ανταγωνισμού Επιχείρηση Διοίκηση Πληροφοριακή Τεχνολογία Πληροφοριακό Σύστημα Επιχειρηματικές Λύσεις Οργάνωση σχήμα 2 Πληροφοριακό Σύστημα Επιχείρησης Από λειτουργική άποψη το ΠΣΕ συγκροτείται από τμήματα της διοίκησης, της οργάνωσης της επιχείρησης και της χρησιμοποιούμενης από την επιχείρηση πληροφοριακής τεχνολογίας (σχήμα 3). 10

σχήμα 3 Συγκρότηση Π.Σ.Ε. 1.1.5. Υποσυστήματα του Πληροφοριακού Συστήματος της Επιχείρησης Το ΠΣΕ δεν είναι μονολιθικό. Αποτελείται από διάφορα συστατικά μέρη τα οποία αποτελούν υποσυστήματά του. Τα υποσυστήματα αυτά θα καλούνται Πληροφοριακά Συστήματα (information systems). Θα πρέπει να υπογραμμιστεί ότι: Πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης-πσε καλείται το πληροφοριακό υποσύστημα της επιχείρησης. Πληροφοριακά συστήματα ή συστήματα καλούνται τα υποσυστήματα του ΠΣΕ. Το ΠΣΕ αποτελεί σύνθεση των συστημάτων Η έκταση και η ποιότητα των πληροφοριακών συστημάτων εξαρτάται από τους στόχους και την ποιότητα της διοίκησης καθώς και από την χρησιμοποιούμενη Πληροφοριακή τεχνολογία. Χρησιμοποιούνται από όλα τα επίπεδα της διοικητικής πυραμίδας και εξυπηρετούν δύο βασικές επιδιώξεις: Τον καταμερισμό της ευθύνης Την υλοποίηση του ελέγχου. [1] 11

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ERP; 2.1. Η χρήση Τα αρχικά ERP χρησιμοποιούνται για να περιγράψουν ένα γενικό και αρκετά ασαφές σύνολο δραστηριοτήτων χάρη στις οποίες μια επιχείρηση διαχειρίζεται σημαντικά τμήματα των εργασιών της όπως ο σχεδιασμός νέων προϊόντων, η αγορά πρώτων υλών και ανταλλακτικών, η συντήρηση εξοπλισμού, η παρακολούθηση αποθήκης, η διαχείριση παραγγελιών και η εξυπηρέτηση πελατών. Συνήθως, το ERP αποτελείται από μια σειρά διαδικασίες, καθώς και λογισμικό κατασκευασμένο ειδικά για να τις υποστηρίζει. Το ERP είναι τα αρχικά του Enterprise Resource Planning και σημαίνει προγραμματισμός των επιχειρηματικών πόρων. Είναι ένα σύστημα λογισμικού που στοχεύει να χρησιμεύσει ως σπονδυλική στήλη για ολόκληρη την επιχείρηση. Το ERP ενσωματώνει τις βασικές επιχειρηματικές και διοικητικές διαδικασίες για να παρέχει μία υψηλού επιπέδου άποψη για το τι γίνεται μέσα στην επιχείρηση. Το ERP παρακολουθεί, τα οικονομικά της επιχείρησης, στοιχεία για το ανθρώπινο 12

δυναμικό και (αν είναι εφικτό) πληροφορίες για την παραγωγή όπως πότε ένα προϊόν πρέπει να φύγει από τις αποθήκες και να πάει στα καταστήματα. Πρόκειται για λύση λογισμικού η οποία ολοκληρώνει διάφορες λειτουργίες σε μία εταιρία. Αν και κατά την εγκατάστασή του παραμετροποιείται για τις ανάγκες της κάθε εταιρίας, εντούτοις πρόκειται για έτοιμο πακέτο λογισμικού και δεν κατασκευάζεται από την αρχή για την εκάστοτε εταιρία. Άλλωστε, πολλές από τις διαδικασίες που καλύπτει ένα πακέτο ERP είναι κοινές σε κάθε εταιρία (λ.χ. επεξεργασία παραγγελιών, τιμολόγηση, ισολογισμοί κ.ά.). Ο πρωταγωνιστής στην αγορά ERP, και μία εταιρία που δημιούργησε την αγορά σε ένα βαθμό, είναι η Γερμανική SAP AG με την εφαρμογή R/3. Άλλες μεγάλες εταιρίες του χώρου είναι η PeopleSoft Inc, η Oracle Corp, Baan Co NV και η J.D. Edwards & Co. [3] 2.2. Η κεντρική ιδέα Η κεντρική ιδέα πίσω από το ERP είναι ότι οι διάφορες λειτουργίες του λογισμικού πρέπει να επικοινωνούν ανάμεσα στα τμήματα της επιχείρησης. Σε ένα σύστημα ERP, η λογιστική εφαρμογή μπορεί να πληρώσει έναν προμηθευτή, μόλις ο υπεύθυνος υπάλληλος επιβεβαιώσει την παραλαβή των αγαθών στην αποθήκη. Ομοίως οι εφαρμογές που τιμολογούν μπορούν να εκδώσουν ένα τιμολόγιο αμέσως μόλις ο υπεύθυνος υπάλληλος επιβεβαιώσει ότι τα εμπορεύματα είναι τοποθετημένα στο φορτηγό για αποστολή στον πελάτη. Όλα αυτά γίνονται με την ελάχιστη δυνατή ανθρώπινη παρέμβαση και γραφική εργασία. 2.3. Ο σκοπός Ο σκοπός του ERP είναι να αναπαράγει τις επιχειρηματικές διαδικασίες (πως καταγράφουμε μια πώληση, πως ελέγχουμε το ωράριο των εργαζομένων και το μισθοδοσία) με το λογισμικό, καθοδηγώντας τους υπαλλήλους της επιχείρησης που είναι αρμόδιοι για τις διαδικασίες αυτές βήμα προς βήμα και αυτοματοποιώντας όσες διαδικασίες χρειάζεται. [3] 13

2.4. Ο στόχος Στόχος του ERP δεν είναι η εξυπηρέτηση των απαιτήσεων ενός τομέα στην επιχείρηση, όπως λ.χ. του λογιστηρίου, της παραγωγής, των πωλήσεων και άλλων παρεμφερών αλλά η εξυπηρέτηση των διαδικασιών μέσα στην επιχείρηση, στις οποίες διαδικασίες εμπλέκονται οι διάφοροι φορείς, έτσι ώστε να μπορεί αυτή να διεκπεραιώνει τις κύριες επιχειρηματικές δραστηριότητές της. Από την στιγμή που τα δεδομένα εισαχθούν σε κάποια μονάδα (module) του ERP, αυτά είναι διαθέσιμα σε οποιαδήποτε μονάδα του ERP τα χρειαστεί. Με τον τρόπο αυτό, επιτυγχάνεται μια λογική ενοποίηση των διαδικασιών μεταξύ των τμημάτων της επιχείρησης. [3] 2.5. Μειονεκτήματα Αν θεωρήσουμε τις αποτυχίες που κόστισαν εκατομμύρια τότε υπάρχουν. Οι υποσχέσεις που δίνει το erp είναι μεγάλες, όσο το ίδιο μεγάλες είναι οι απαιτήσεις σε χρόνο, προσπάθεια αλλά και χρήματα. Η εγκατάσταση του λογισμικού σε μια επιχείρηση, περιλαμβάνει συνήθως των μεταβολή των επιχειρησιακών διαδικασιών, δηλαδή ο τρόπος με τον οποίο οι εργαζόμενοι εργάζονται αλλάζει ριζικά. Έτσι, η αντίσταση των υπαλλήλων μπορεί να αποτελέσει ένα σημαντικό αγκάθι στην επιχείρηση και συνήθως απαιτεί από τα στελέχη της να «ξεσκουριάσουν» τις 14

διοικητικές τους δεξιότητες για αλλαγές. Με προσεκτικό προγραμματισμό όμως το ERP μπορεί να λειτουργήσει κάνοντας την λειτουργία της επιχείρησης αποτελεσματικότερη. 2.6. Γιατί να το εγκαταστήσει μια επιχείρηση; Οι βασικοί λόγοι που μπορεί μια επιχείρηση να εγκαταστήσει ένα erp είναι δύο: Η επίλυση υπαρχόντων προβλημάτων Η προσπάθεια για βελτίωση των διαδικασιών στην επιχείρηση. Για τον πρώτο λόγο, πολλές ήταν οι επιχειρήσεις που προσπάθησαν να εγκαταστήσουν erp σύστημα για να επιλύσουν το πρόβλημα του 2000, ενώ άλλες προχωρούν για να διορθώσουν τα προβλήματα από τα ετερογενή συστήματα (λογισμικού και hardware), τα οποία η επιχείρηση έχει αναπτύξει και εγκαταστήσει κατά το παρελθόν. Όσον αφορά τον δεύτερο λόγο, πολλές είναι οι επιχειρήσεις που ενδιαφέρονται για την δυνατότητα που παρέχουν τα συστήματα erp για άμεση πρόσβαση στην εταιρία σε ολόκληρη την επιχείρηση. Η διαθεσιμότητα της πληροφορίας επιτρέπει στην επιχείρηση να περιορίσει το κόστος αποθήκευσης, να μειώσει σημαντικά τους κύκλους εκτέλεσης των διαδικασιών, και βέβαια να παρέχει καλύτερες υπηρεσίες προς τους πελάτες της. Φυσικά πρέπει να γνωρίζουμε ότι το erp αποτελεί απλώς το μέσο, δηλαδή την δυνατότητα να βελτιωθεί η επιχείρηση. Από εκεί και πέρα, χρειάζεται δημιουργική ενσωμάτωση του συστήματος μέσα στην επιχείρηση, ώστε η τελευταία να είναι πιο παραγωγική. 15

2.7. Εγκατάσταση του ERP = Μείωση του προσωπικού της εταιρίας; Πριν την εγκατάσταση του ERP, ένας μεγάλος αριθμός εργαζομένων συμπεριλαμβανομένων και των μεσαίων στελεχών- αφιερώνει χρόνο για την συλλογή στοιχείων και την σύνταξη διαφόρων καταστάσεων και reports. Μετά όμως την εγκατάσταση, η πληροφορία είναι διαθέσιμη προς όλους και μάλιστα άμεσα. Συνεπώς ένας αριθμός εργασιών ρουτίνας θα πάψει να υφίσταται. Όμως η ευκολία με την οποία είναι διαθέσιμη η πληροφορία επιτρέπει στα στελέχη να κάνουν πιο ουσιώδης αναλύσεις, με αποτέλεσμα που πριν δούλευαν για να δημιουργήσουν την πληροφορία, τώρα μπορούν να δουλέψουν με αυτήν. Βέβαια αν η επιχείρηση δεν μπορεί να εμπνεύσει τα στελέχη της, ώστε να αξιοποιήσουν την πληροφορία από το ERP, τότε πράγματι μπορεί να οδηγηθεί σε μείωση του προσωπικού της. Πάντως γενικά δεν είναι σωστή η προσέγγιση το να αξιολογούμε ή να μετράμε ένα έργο ERP με βάση τον αριθμό εργαζομένων που προσθέτει ή αφαιρεί η επιχείρηση. [3] 16

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 3.1. Κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων Η οργανωτική πυραμίδα της επιχείρησης περιλαμβάνει τέσσερα βασικά επίπεδα σε σχέση με το εργασιακό προφίλ του προσωπικού. Σ αυτά τα επίπεδα αντιστοιχούν ανάλογα πληροφοριακά συστήματα. Στρατηγικό επίπεδο (strategic level) Διοικητικό επίπεδο (management level) Γνωστικό επίπεδο (knowledge level) Λειτουργικό επίπεδο (operational level) Το στρατηγικό επίπεδο περιλαμβάνει τα Επιτελικά Διοικητικά Στελέχη (senior managers) τα οποία ασχολούνται με τη χάραξη στρατηγικής της επιχείρησης. Στο επίπεδο αυτό αντιστοιχούν τα Στρατηγικά Συστήματα (strategic systems), τα οποία βοηθούν τα επιτελικά διοικητικά στελέχη να προσαρμόσουν μακροπρόθεσμα το εσωτερικό περιβάλλοντος (π.χ. ποια θα είναι μακροπρόθεσμα η εξέλιξη των τιμών των πρώτων υλών;) Στο διοικητικό επίπεδο ανήκουν τα Μεσαία Διοικητικά Στελέχη (middle managers), τα οποία ασχολούνται με τη διεκπεραίωση των προγραμμάτων και σχεδίων των επιτελικών διοικητικών στελεχών. Τα Διοικητικά Συστήματα (management systems) εξυπηρετούν τους χρήστες αυτού του επιπέδου σε σχέση με τη διαχείριση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων και τις διοικητικές δραστηριότητες. Προσφέρουν πληροφόρηση η οποία απαιτείται για ν απαντηθεί το ερώτημα : «Η επιχείρηση λειτουργεί σωστά;» 17

Tο γνωστικό επίπεδο περιλαμβάνει εξειδικευμένα στελέχη (π.χ. μηχανικοί) και προσωπικό το οποίο ασχολείται με τη διαχείριση δεδομένων (data workers) και τα Γνωστικά Συστήματα (knowledge systems) βοηθούν στην ενσωμάτωση και εφαρμογή των νέων γνώσεων σ ολόκληρη την επιχείρηση (π.χ. πώς καταπολεμείται η γραφειοκρατία ;) Τέλος, υπάρχει το λειτουργικό επίπεδο όπου τα Διεκπεραιωτικά Διοικητικά Στελέχη (operational managers), ασχολούνται με τη διεκπεραίωση των καθημερινών εργασιών της επιχείρησης. Τα λειτουργικά Συστήματα (operational systems) στηρίζουν αυτά τα διοικητικά στελέχη αναφορικά με τις καθημερινές δοσοληψίες της επιχείρησης και παρέχουν πληροφόρηση ικανή για ν απαντηθούν ερωτήματα τα οποία προκύπτουν από αυτές τις δοσοληψίες (π.χ. ποιος ο τζίρος; Ποιο το χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο των σημερινών συναλλαγών;) Όμως η λειτουργία της επιχείρησης διακρίνεται σε κλάδους λειτουργίας (μάρκετινγκ, παραγωγή, διαχείριση προσωπικού, προμήθειες, πωλήσεις κ.λπ.). Τα συστήματα οφείλουν να ικανοποιούν τις απαιτήσεις των κλάδων λειτουργίας της επιχείρησης. Οι απαιτήσεις των διοικητικών δραστηριοτήτων ικανοποιούνται κατά κλάδο. Στρατηγικό Διοικητικό Γνωστικό Λειτουργικό Μάρκετινγκ Παραγωγή Διαχείριση Οικονομικά Προσωπικό 18

σχήμα 4 Οργανωτική Πυραμίδα Στο σχήμα αυτό τα τρίγωνα τα οποία ορίζονται από την κορυφή τις πυραμίδας και τη βάση τις καθορίζουν τα συστήματα των κλάδων λειτουργίας, τα τμήματα τις πυραμίδας τα οποία ορίζονται από οριζόντιες γραμμές και τις πλευρές τις καθορίζουν τα συστήματα των διαφόρων οργανωτικών επιπέδων και οι τομές των τριγώνων και των τμημάτων καθορίζουν τα τμήματα των συστημάτων των κλάδων λειτουργίας τα οποία ανήκουν στα αντίστοιχα οργανωτικά επίπεδα. [1] Κλάδος Στρατηγικός Διοικητικός Λειτουργικός προγραμματισμός έλεγχος έλεγχος Μάρκετινγκ Μελέτη τάσεων Έλεγχος πολιτικής Έλεγχος: αγοράς, εσόδων, πελατών, 1 Διαδικασιών πολιτικής, ανταγωνιστών, σε επιλογής τεχνολογίας σχέση με τις προσωπικού απαιτήσεις των πωλήσεων πωλήσεων 2 Σχεδιασμού πωλήσεων 3 Εξυπηρέτησης πελατών μετά την πώληση Παραγωγή Μελέτη Έλεγχος απόδοσης Έλεγχος: βελτιστοποίησης 1 Ικανοποίησης παραγωγής παραγγελιών 2 Ικανοποίησης απαιτήσεων από αποθήκες 3 Ποιοτικός έλεγχος προϊόντων Διαχείριση Μελέτη Έλεγχος κόστους Έλεγχος: 19

στρατηγικών αγορών, αποθεμάτων, διανομής Έλεγχος στοιχείων παρελθόντος για αγορές, παραγγελίες, διαχείριση του αποθέματος Οικονομικά Προσωπικό Μελέτη κάλυψης μακροχρόνιων απαιτήσεων Μελέτη διαδικασιών πρόσληψης, εξέλιξης, επιμόρφωσης, μισθοδοσίας Σύγκριση αποτελέσματος με προϋπολογισμό Αποκλίσεις από διαδικασίες, έλεγχος κόστους διαχείρισης προσωπικού Πίνακας 1 Επίπεδα Οργάνωσης Έλεγχος λαθών, καθυστερήσεων Έλεγχος εφαρμογής διαδικασιών κατά περίπτωση 3.2. Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων Συστήματα Επεξεργασίας Δοσοληψιών (Transaction Processing Systems) Πρόκειται για συστήματα τα οποία εξυπηρετούν το λειτουργικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Υποστηρίζουν τις βασικές καθημερινές τυποποιημένες και προαποφασισμένες λειτουργίες της επιχείρησης και συλλέγουν αλλά και καταγράφουν τα δεδομένα τα οποία προέρχονται από αυτές (π.χ. παραγωγή λογιστήριο, προσωπικό). Η λήψη απόφασης περιορίζεται από στενά πλαίσια τα οποία έχουν προκαθοριστεί από υψηλότερο οργανωτικό επίπεδο. Αποτελούν το μεγαλύτερο τμήμα του συστήματος και η λειτουργία τους είναι κρίσιμη για την επιχείρηση (π.χ. διακοπή του συστήματος πωλήσεων καθηλώνει τη λειτουργία της επιχείρησης). [1] 20

Αυτή η κατηγορία συστημάτων εξυπηρετεί: Πωλήσεις, Προμήθειες, Μισθοδοσία προσωπικού, Πληρωμές, κ.λπ. Γνωστικά Συστήματα Εργασίας (Knowledge Work Systems) Απευθύνονται στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν εκείνη την κατηγορία του εξειδικευμένου προσωπικού της επιχείρησης (μηχανικοί, γιατροί, δικηγόροι) η οποία είναι επιφορτισμένη με την παραγωγή νέων πληροφοριών και νέας γνώσης καθώς και την ενσωμάτωσή τους στην επιχείρηση. Συστήματα Αυτοματισμού γραφείου (Office Automation Systems) Απευθύνονται στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν τους χρήστες των δεδομένων, οι οποίοι δεν διαθέτουν ιδιαίτερες επιστημονικές γνώσεις. Στην πράξη δεν παράγουν νέες πληροφορίες και νέα γνώση. Επικοινωνούν με πελάτες και προμηθευτές ή με άλλες επιχειρήσεις και χρησιμεύουν σαν εργαλεία της ροής των πληροφοριών(π.χ. κειμενογράφοι, συστήματα εκδόσεων εντύπων κ.λπ.) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems) Εξυπηρετούν το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο εφοδιάζοντας μεσαία διοικητικά στελέχη με κατηγοριοποιημένες πληροφορίες, υπό μορφή αναφορών, οι οποίες προέρχονται, είτε από τα προηγουμένως αναφερθέντα συστήματα, είτε από αρχεία περασμένων χρήσεων. Αυτές οι αναφορές αποτελούν απαντήσεις σε προκαθορισμένα ερωτήματα γενικού στατιστικού χαρακτήρα (π.χ. ποιες οι πωλήσεις του περασμένου μήνα;) και εκδίδονται σε τακτά χρονικά διαστήματα(εβδομάδα, μήνα). 21

Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems ) Εξυπηρετεί το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Στόχος της ύπαρξης και λειτουργίας τους είναι η υποστήριξη της λήψης απόφασης από τα μεσαία διοικητικά στελέχη. Αναφέρονται σε ημιδομημένες αποφάσεις (π.χ. η εκτίμηση του κόστους των συνιστωσών του και με πρόβλεψη της εξέλιξής τους στο άμεσο μέλλον). Τροφοδοτούνται κυρίως από τις εξόδους των Συστημάτων Επεξεργασίας Δοσοληψιών και Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης αλλά και από εξωτερικά της επιχείρησης δεδομένα. Συστήματα Υποστήριξης της Εκτελεστικής Εξουσίας ( Executive Support Systems) Αυτά τα συστήματα εξυπηρετούν το στρατηγικό οργανωσιακό επίπεδο και επιτρέπουν στα επιτελικά διοικητικά στελέχη να λαμβάνουν αποφάσεις. Σαν είσοδο χρησιμοποιούν δεδομένα από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης καθώς και τις εξόδους των Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης και Συστημάτων Υποστήριξης Αποφάσεων. Αφορούν αδόμητες αποφάσεις γενικού χαρακτήρα (π.χ. ποια είναι η τακτική του ανταγωνιστή;). [1] 22

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 4.1. Οργάνωση και Πληροφοριακά Συστήματα Στο στρατηγικό οργανωτικό επίπεδο η λήψη αποφάσεων αφορά τον καθορισμό των στόχων, των πόρων και των πολιτικών της επιχείρησης. Το μεγαλύτερο πρόβλημα αυτών των αποφάσεων είναι η απαίτηση για μελλοντικές προβλέψεις σε σχέση με την εξέλιξη της επιχείρησης και του περιβάλλοντος της. Πρόκειται για αποφάσεις αδόμητες, απρογραμμάτιστες, στρατηγικές, δημιουργικές και καινοτομίας, οι οποίες λαμβάνονται κάτω από συνθήκες αβεβαιότητας ή κινδύνου. Η λήψη αυτών των αποφάσεων μπορεί να υποστηριχθεί από κάποιο ESS. Στο λειτουργικό οργανωτικό επίπεδο αντίθετα οι λαμβανόμενες αποφάσεις είναι δομημένες, προγραμματισμένες, συνηθισμένες και τακτικές οι οποίες αφορούν το λειτουργικό έλεγχο (πόσο τα αποτελέσματα των εργασιών ανταποκρίνονται στις προδιαγραφές τους) και βασικό ρόλο για την λήψη τους παίζει η πληροφόρηση η οποία προέρχεται από τα TPS. Στα δύο άλλα οργανωτικά επίπεδα (διοικητικό, γνωστικό) οι αποφάσεις είναι ημι-δομημένες, προγραμματισμένες ή όχι, συνηθισμένες ή όχι, τακτικές. Αναλυτικότερα: Στο διοικητικό οργανωτικό επίπεδο οι αποφάσεις αφορούν κυρίως το διοικητικό έλεγχο (πόσο αποτελεσματική και ικανή είναι η λειτουργία της επιχείρησης) και η βασική πληροφόρηση μπορεί να προέρχεται από τα ΜIS και DSS. Στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο οι αποφάσεις αφορούν την παραγωγή νέων ιδεών για προϊόντα και υπηρεσίες και την διάδοση τους μέσα στην επιχείρηση. Εργαλεία για την λήψη αυτών των αποφάσεων μπορεί να αποτελούν τα KWS και OAS. Το σχήμα παρουσιάζει τους διάφορους τύπους συστημάτων σε σχέση με την οργανωτική πυραμίδα της επιχείρησης. (σχήμα 5) [1] 23

Στρατηγικό ESS Διοικητικό MIS DSS Γνωστικό KWS OAS Λειτουργικό TPS Μάρκετινγκ Παραγωγή Διαχείριση Οικονομικά Προσωπικό σχήμα 5 Τύποι Συστημάτων και Επίπεδα Οργάνωσης 4.2. Τεχνολογία και Πληροφοριακά Συστήματα Η ανάπτυξη της Πληροφοριακής τεχνολογίας και των Τηλεπικοινωνιών δίνει στα συστήματα μια νέα δυναμική και τους ανοίγει νέες προοπτικές στα πλαίσια της λειτουργίας της επιχείρησης. Το Πληροφοριακό Σύστημα της Επιχείρησης βασίζεται πλέον στον ηλεκτρονικό υπολογιστή και ονομάζεται Πληροφοριακό Σύστημα βασισμένο στον Υπολογιστή. Στο νέο τεχνολογικό περιβάλλον η πληροφορία αποτελεί πολυτιμότατο μέρος του ενεργητικού της επιχείρησης. Αποτελεί βασικότατο στοιχείο για την επιβίωση της επιχείρησης, την ομαλή λειτουργίας της, την ανάπτυξή της, την ανταγωνιστικότητά της. Αυτή η νέα σημασία της πληροφορίας δίνει μια νέα διάσταση στη σχέση της οργάνωσης και των συστημάτων. Διότι: 24

Πολλές χειρωνακτικές εργασίες αυτοματοποιούνται. Οι επεξεργασίες των δεδομένων με τη βοήθεια του Η/Υ θα καλούνται Διεργασίες. Οι διοικητικές δραστηριότητες και το Πληροφοριακό Σύστημα Επιχείρησης αλληλεπιδρούν και αλληλεξαρτώνται Η επιχείρηση αποκτά πληροφοριακή αρχιτεκτονική. Γίνεται διαχωρισμός των βασικών διεργασιών του Η/Υ από την παροχή πληροφόρησης στα διάφορα επίπεδα της οργανωτικής πυραμίδας 4.2.1. Απόδοση της επένδυσης Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της AMR RESEARCH, οι τρεις σημαντικότεροι λόγοι για την υιοθέτηση ενός erp συστήματος είναι οι εξής: Βελτίωση παραγωγικότητας, Ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, Ικανοποίηση του πελάτη. Αν και δεν διαφωνούμε με τα παραπάνω, οι προσδοκίες της επιχείρησης είναι σίγουρα υψηλότερες και εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τις ιδιαίτερες συνθήκες του περιβάλλοντος στο οποίο αυτή δραστηριοποιείται. Είναι βέβαιο ότι το λογισμικό erp απαιτεί την δέσμευση σημαντικών πόρων για την αγορά, την εκπαίδευση, παραμετροποίηση, συντήρηση και βελτίωση του συστήματος. Οι πόροι αυτοί, εκτός από τα χρηματικά ποσά περιλαμβάνουν και τη δέσμευση του ανθρώπινου δυναμικού σε όλες τις βαθμίδες. Υπάρχουν κάποιες γενικές κατευθύνσεις που δίνουν μια αντιπροσωπευτική εικόνα ενός erp και είναι: Πληροφορία σε πραγματικό χρόνο: Δημιουργεί συνθήκες εύκολης διάχυσης της πληροφορίας και αποφυγής ανεπιθύμητων καταστάσεων. Η έλλειψη άμεσης και έγκυρης πληροφορίας στο γρήγορα μεταβαλλόμενο επιχειρηματικό περιβάλλον που ζούμε, ίσως μεταφράζεται και σαν δυσκολία επιβίωσης. 25

Μείωση χρόνου καταχωρήσεων των δεδομένων: Η πληροφορία εισέρχεται μια φορά και χρησιμοποιείται από ολόκληρη την εταιρία. Βελτίωση στις διαδικασίες ενοποίησης: Αναφέρεται στις πολυεθνικές επιχειρήσεις και στους ομίλους επιχειρήσεων. Η ενοποίηση των πληροφοριών θα πρέπει να είναι σε μεγάλο βαθμό αυτόματη, με τις κατάλληλες μετατροπές στο νόμισμα, τα λογιστικά πρότυπα και τις όποιες άλλες ιδιαιτερότητες. Ευκολότερη συμμόρφωση σε υποχρεωτικά ή προαιρετικά πρότυπα: Είναι συνηθισμένο φαινόμενο η αδυναμία υιοθέτησης από την επιχείρηση ποικίλων προτύπων όπως αυτό της διασφάλισης ποιότητας ISO 9002. Τα διεθνή λογιστικά πρότυπα μέσα στα κοντινά επόμενα χρόνια υποχρεωτικά σε όλητην Ευρώπη συμπεριλαμβανομένης φυσικά και της χώρας μας. Ένα καλό erp σύστημα μέσα από τις δυνατότητας μοντελοποίησης κάνει την μετάβαση εύκολη και σίγουρη. Αύξηση της ικανοποίησης του πελάτη: Αποτελεί πρόβλημα του οποίου η λύση είναι επιτακτική αλλά και δαπανηρή. Συχνά απαιτεί αλλαγή σε πλήθος άυλων παραγόντων όπως στην συμπεριφορά των εργαζομένων. Το λογισμικό erp βελτιώνει την ικανοποίηση των πελατών με την βελτίωση άλλων παραμέτρων όπως την ταχύτερη εκτέλεση των παραγγελιών κ.λπ.. Μείωση λαθών: Ένας παράγοντας που θεωρείται σχετικά εύκολα μετρήσιμος και έχει άμεση ανταπόκριση σε πλήθος άλλων, όπως στην ικανοποίηση των πελατών και των και εργαζομένων, στη μείωση των λειτουργικών εξόδων κ.λπ.. Τα παραπάνω είναι τα σημαντικότερα οφέλη που μπορεί να έχει μια εταιρία από ένα erp σύστημα. Χρειάζεται όμως ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του μιας και λανθασμένη επιλογή μπορεί να αποτελέσει ακόμα και αιτία χρεοκοπίας για την εταιρία. [1] 26

4.3. ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑ: Π. ΜΠΑΚΑΚΟΣ Α.Ε. Βασικό αντικείμενο της εταιρίας Π. ΜΠΑΚΑΚΟΣ Α.Ε. είναι η εισαγωγή και εμπορία φαρμακευτικών ειδών, χημικών, ειδών νοσοκομείου. Επίσης η εταιρία ασχολείται με την παραγωγή ορθοπεδικών ζωνών κα κρεμών. Η ΜΠΑΚΑΚΟΣ Α.Ε. επέλεξε λογισμικό ERP για την υλοποίηση ενός ενιαίου ολοκληρωμένου πληροφοριακού συστήματος για τα κεντρικά γραφεία, τις αποθήκες και τα καταστήματα που διατηρεί στην Αθήνα και Θεσσαλονίκη. Την εφαρμογή χειρίζονται συνολικά 70 χρήστες. Τα καταστήματα λειτουργούν μεταξύ τους on-line, εξασφαλίζοντας άμεση, πλήρη και ολοκληρωμένη εικόνας της επιχείρησης ανά πάση στιγμή. Βασικός στόχος της Π. ΜΠΑΚΑΚΟΣ Α.Ε. ήταν να καλυφθούν όλες οι δραστηριότητές της αλλά και να υπάρχει επικοινωνία τόσο με το φαρμακείο τόσο που έχει λογιστική αυτοτέλεια και όλες οι εργασίες που καλύπτονται από ειδική επιλογή φαρμακείων, όσο και με την εταιρία διανομών στην οποία η επιχείρηση διατηρεί αποθηκευτικό χώρο και εκτελεί τις περισσότερες αποστολές της. Για τον λόγο αυτό αναπτύχθηκε ειδική εφαρμογή με την οποία η επικοινωνία μεταξύ του μηχανογραφικού συστήματος και του SINGULAR ENTERPRISE, γίνεται on-line. Σύμφωνα με τον κ. Κλεόβουλο Σάσση, οικονομικό διευθυντή της εταιρίας, τα σημαντικότερη οφέλη που έχουν προκύψει από την συγκεκριμένη λύση είναι: Η on-line επικοινωνία και σύνδεση όλων των καταστημάτων και αποθηκών της επιχείρησης. Η δυνατότητα ελέγχου και συντονισμού όλων των υποκαταστημάτων, καθώς και η δημιουργία πληροφοριακών εκτυπώσεων σε ένα ενιαίο μηχανογραφικό περιβάλλον. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την άμεση παρακολούθηση των πωλήσεων και των παραγγελιών που αποσκοπεί στην καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών. Η παρακολούθηση των συμβάσεων των πελατών. 27

Τα αποτελέσματα ανά κέντρου κόστους (δραστηριότητες). ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 5.1. Ανεξάρτητα συστήματα Εδώ κάθε σύστημα σχεδιάζεται για να ικανοποιήσει μια κατηγορία διοικητικών απαιτήσεων ανεξάρτητα από τις υπόλοιπες κατηγορίες απαιτήσεων. Για παράδειγμα, δημιουργείται το σύστημα το οποίο καλύπτει τις διοικητικές απαιτήσεις του λογιστηρίου ανεξάρτητα από τις διοικητικές απαιτήσεις των πωλήσεων, της παραγωγής κ.λπ. Η διαδικασία αυτή ονομάζεται: ESS MIS DSS KWS OAS TPS σχήμα 6 Από κάτω προς τα πάνω διαδικασία Από Κάτω Προς Τα Πάνω (bottom-up) και αποτελεί την έκφραση της αρχής «από το μερικό στο ειδικό». 28

Τα προκύπτοντα συστήματα, τα οποία ονομάζονται Ανεξάρτητα Πληροφοριακά Συστήματα, είναι ανεξάρτητα μεταξύ τους από την άποψη ότι οι είσοδοι και οι έξοδοι τους δεν έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η ενιαία και απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ αυτών των συστημάτων (σχήμα 6) Τα πλεονεκτήματα των ανεξάρτητων πληροφοριακών συστημάτων είναι τα ακόλουθα: Η ταχύτητα δημιουργία τους. Προβλήματα στη λειτουργία κάποιου από αυτά δεν επηρεάζουν τα υπόλοιπα. Απαιτούνται σχετικά λίγα μέσα για την ανάπτυξη τους και συνεπώς έχουν σχετικά μικρό κόστος ανάπτυξης. Ευνοούν το απόρρητο των δεδομένων τους (καλύτερα ελεγχόμενη πρόσβαση των χρηστών). Αντίθετα τα μειονεκτήματά τους είναι: Η έλλειψη ευελιξίας στην ικανοποίηση διοικητικών απαιτήσεων οι οποίες υπερβαίνουν τον τομέα λειτουργίας ενός μόνο ανεξάρτητου συστήματος. Η επικοινωνία δεδομένων από σύστημα σε σύστημα προκαλεί επιπλέον εργασία και συνεπώς αυξάνουν το λειτουργικό τους κόστος. Η ύπαρξη των ίδιων δεδομένων σε διαφορετικά αρχεία αυξάνει το κόστος αποθήκευσης και τα γραφειοκρατικά προβλήματα. Η συγκρότηση του Πληροφοριακού Συστήματος των Επιχειρήσεων δεν είναι η καλύτερη διότι τα συστήματά του, είτε επικαλύπτονται, είτε παρουσιάζουν κενά στην κάλυψη των διοικητικών απαιτήσεων. Τα ανεξάρτητα συστήματα αποτελούν την πρώτη μορφή εμφάνισης του ΠΣΕ γιατί εκφράζουν την πιο απλουστευμένη μορφή διοίκησης (διοίκηση κατά τομέα). [1] 29

5.2. Ολοκληρωμένα Συστήματα Σ αυτή την περίπτωση τα συστήματα αποτελούν μέρη ενός οργανωμένου συνόλου στην κατεύθυνση μιας ενιαίας αντίληψης. Τα συστήματα εξυπηρετούν τους συνολικούς στόχους του ΠΣΕ. Τα συστήματα δημιουργούνται αφού μελετηθούν και ταξινομηθούν οι διοικητικές απαιτήσεις, ξεκινώντας από την Γενική Διοίκηση (Top Management) και οδεύοντας προς τα κάτω. Αυτή η διαδικασία ονομάζεται Από Πάνω Προς Τα Κάτω (Top Down) και αποτελεί έκφραση της αρχής από το γενικό στο μερικό. Τα προκύπτοντα συστήματα ονομάζονται Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα. Το ΠΣΕ το οποίο συγκροτείται από αυτά δεν παρουσιάζει, ούτε κενά, ούτε επικαλύψεις, ούτε περιττές επαναληπτικές χρήσεις διεργασιών και δεδομένων. Ανταποκρίνεται με τον καλύτερο τρόπο στο σύνολο των διοικητικών απαιτήσεων. Τα συστήματα επικοινωνούν άμεσα μεταξύ τους με απόλυτη εναρμόνιση των εισόδων εξόδων τους. Τα πλεονεκτήματα των ολοκληρωμένων συστημάτων είναι: Μεγάλη δυνατότητα ικανοποίησης των διοικητικών απαιτήσεων. Ευλυγισία στην παροχή σύνθετης πληροφόρησης. Ελαχιστοποίηση σφαλμάτων (πολλές διασταυρώσεις) Ελαχιστοποίηση του κόστους λειτουργίας σε σχέση με την παρέμβαση του ανθρώπινου παράγοντα για τη διατήρηση της συνεχούς ροής των δεδομένων από σύστημα σε σύστημα. Τα μειονεκτήματα είναι: Ο σχεδιασμός τους είναι κοστοβόρος και χρονοβόρος. Η εμφάνιση σφάλματος σε κάποιο σύστημα εγκυμονεί τον κίνδυνο να διαδοθεί αυτό το σφάλμα και σε άλλα συστήματα. Η προστασία από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση είναι περισσότερο δαπανηρή και δύσκολη. [1] 30

5.3. Έννοια της ολοκλήρωσης Η μετατροπή των ανεξάρτητων συστημάτων σε ολοκληρωμένα συστήματα ονομάζεται Ολοκλήρωση (Integration). Το αρχικό ερώτημα το οποίο τίθεται είναι αν η ολοκλήρωση αποτελεί αντικειμενική επιδίωξη κάθε επιχείρησης και πόσο ολοκληρωμένο θα πρέπει να είναι το ΠΣΕ. Σε γενικές γραμμές η σχέση κόστους / ωφέλειας γέρνει προς την πλευρά των ολοκληρωμένων συστημάτων, τουλάχιστον για τις μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις. Η χρήση ανεξάρτητων πληροφοριακών συστημάτων ενδείκνυται είτε στην περίπτωση μικρών επιχειρήσεων (π.χ. γραφεία ελεύθερων επαγγελματιών), είτε στην περίπτωση κατά την οποία εργασίες της επιχείρησης έχουν συμπληρωματικό ή βοηθητικό χαρακτήρα για τους κλάδους της λειτουργίας (π.χ. ο σχεδιασμός εντύπων σε μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών) οπότε υποστηρίζουν έμμεσα τα ολοκληρωμένα συστήματα. Το δεύτερο ερώτημα αφορά τη διαδικασία της ολοκλήρωσης: Η ζωή του ΠΣΕ ξεκινά συνήθως με τη συρραφή υπαρχόντων ανεξαρτήτων πληροφοριακών συστημάτων. Η ολοκλήρωση του μπορεί να γίνεται με τους εξής τρόπους: Τα ανεξάρτητα πληροφοριακά συστήματα ολοκληρώνονται στη βάση κάποιου συνολικού διοικητικού σχεδίου. Γίνεται ριζική αναδιάρθρωση του υπάρχοντος Π.Σ.Ε. και το νέο προκύπτει με διαδικασία top down. Η ολοκλήρωση του Π.Σ.Ε., με όποιο τρόπο και αν προήλθε, γίνεται με την εκτατική (ποσοτική) και την εντατική (ποιοτική) του βελτίωση. 31

5.4. Διαδικασία λήψης απόφασης και Πληροφοριακά Συστήματα Επαναπληροφόρηση Αρχική Πληροφόρηση Καθορισμός Προβλήματος Εναλλακτικές Λύσεις Αξιολόγηση Λύσεων Επιλογή Λύσης Εφαρμογή Λύσης Εκροές Πληροφοριών σχήμα 7 Διαδικασία Λήψης Απόφασης Με βάση το σχήμα 7 μπορεί να εξεταστεί η συνδρομή των πληροφοριακών συστημάτων στα διάφορα βήματα της διαδικασίας λήψης απόφασης. Στο βήμα του καθορισμού του προβλήματος κυρίαρχο ρόλο παίζει η αντίληψη ότι κάτι συμβαίνει κάπου στην επιχείρηση, για συγκεκριμένους λόγους και με κάποιες συνέπειες στη λειτουργία της επιχείρησης. Αύτη η αντίληψη αποτελεί προϊόν του 32

διοικητικού και λειτουργικού ελέγχου της επιχείρησης. Κύρια πηγή πληροφοριών μπορεί να αποτελεί ένα MIS. Στο βήμα καταγραφής των εναλλακτικών λύσεων απαιτείται μια πιο προσεκτική θεώρηση της λειτουργίας της επιχείρησης. Σε αύτη την περίπτωση μπορεί να αξιοποιηθεί κάποιο μικρό DSS. Στα βήματα της αξιολόγησης των εναλλακτικών λύσεων και της επιλογής της τελικής λύσης απαιτούνται τεχνικές οι οποίες επιτρέπουν την αξιολόγηση των συνεπειών στην επιχείρηση από την επιλογή κάθε εναλλακτικής λύσης. Ένα μεγάλο DSS μπορεί να αποτελέσει χρήσιμο εργαλείο για τον λαμβάνοντα την απόφαση. Στο βήμα της εφαρμογής της επιλεγμένης λύσης το βασικό ζητούμενο είναι η αξιολόγηση του αποτελέσματος της εφαρμοσμένης λύσης. Δεδομένου ότι αυτό αποτελεί προϊόν ελέγχου, το MIS μπορεί να αποτελέσει και πάλι χρήσιμο εργαλείο. 5.4.1 Αποφάσεις και σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων Οι απαιτήσεις των διοικητικών στελεχών από τα πληροφοριακά συστήματα είναι συνάρτηση των αυξανόμενων αναγκών τους σε πληροφόρηση μέσα σε ένα σύνθετο και ραγδαία μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Τα διοικητικά στελέχη απαιτούν: Τυποποιημένα συστήματα για το σχεδιασμό, την οργάνωση και τον συντονισμό. Εύκολα μεταβαλλόμενα και πολυδύναμα συστήματα τα οποία επιτρέπουν την κάλυψη ευρέως φάσματος απαιτήσεων και την προσαρμογή τους στις μεταβολές του περιβάλλοντος. Όμως αν και τα τυποποιημένα συστήματα έχουν μεγάλες δυνατότητες στο λειτουργικό τομέα της επιχείρησης, διαθέτουν περιορισμένες δυνατότητες στο διοικητικό τομέα δεδομένου ότι η διοίκηση περιέχει μεγάλο ποσοστό ατυποποίητης ανθρώπινης αυτενέργειας (διαίσθηση, ψυχολογική συγκρότηση κ.λ.π.). Σ αυτό θα 33

πρέπει να προστεθεί ότι μια απόφαση διαφέρει από άτομο σε άτομο και από κατάσταση σε κατάσταση ως προς τη σημασία των στόχων, την ποιότητα του λαμβάνοντος την απόφαση, το οργανωτικό μοντέλο κ.λ.π. Κατά συνέπεια τα συστήματα λειτουργούν σαν εργαλεία υποστήριξης της λήψης των αποφάσεων, σεβόμενα την πρωτοκαθεδρία του υποκειμενικού παράγοντα. Δηλαδή υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων χωρίς να παράγουν αποφάσεις. Τα προαναφερόμενα έχουν άμεσες επιπτώσεις στο σχεδιασμό νέων συστημάτων. Διότι η λήψη αποφάσεων σε μια επιχείρηση λαμβάνεται από ομάδες ατόμων με τη χρήση οργανωτικών διαδικασιών και τα συστήματα καλούνται να υποστηρίξουν και τις ομάδες ατόμων με τη χρήση οργανωτικών διαδικασιών και τα συστήματα καλούνται να υποστηρίξουν και τις ομάδες αυτές αλλά και τις οργανωμένες διαδικασίες. Λαμβάνοντας υπόψη όσα αναφέραμε προηγουμένως, τα βασικότερα χαρακτηριστικά των συστημάτων, τα οποία θα πρέπει να σεβαστεί ο σχεδιαστής νέων συστημάτων, θα πρέπει να είναι: Η ευλυγισία τους, προσφέροντας στους χρήστες τους τις περισσότερες δυνατές εναλλακτικές δυνατότητες στη συλλογή και αξιολόγηση των δεδομένων και στις μεταβολές των περιβαλλοντικών συνθηκών. Η δυνατότητα υποστήριξης ατόμων με διαφορετικές απόψεις διοίκησης, με διαφορετικές ικανότητες, με διαφορετικές γνώσεις, με τον υποκειμενισμό τους, τα οποία λειτουργούν σε διαφορετικά οργανωτικά περιβάλλοντα. Η δυνατότητα παροχής μοντέλων με ισχυρές αναλυτικές και συνθετικές ικανότητες τα οποία επιτρέπουν την παρουσίαση εναλλακτικών αποτελεσμάτων με βάση τα εισερχόμενα δεδομένα. Να αντανακλούν τις οργανωτικές και πολιτικές αναζητήσεις της επιχείρησης. 34

Να ακολουθούν τις μεταβολές της οργάνωσης, της πολιτικής και των διαδικασιών και να είναι γνωστές οι δυνατότητες τους (τι μπορούν να κάνουν και τι όχι). [1] ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Η σύγχρονη Διοίκηση Διαχείριση των Πληροφοριακών Συστημάτων (Management Information Systems) δανείζεται στοιχεία τόσο από τις θετικές επιστήμες όπως Διοίκηση Επιχειρήσεων, Πληροφορική, Επιχειρησιακή Έρευνα (τεχνική προσέγγιση technical approach), όσο και από τις επιστήμες της ανθρώπινης συμπεριφοράς όπως Ψυχολογία, Πολιτικές επιστήμες, Κοινωνιολογία (συμπεριφοριακή προσέγγιση behavioral approach). Κατά συνέπεια ένα πληροφοριακό σύστημα αποτελεί ένα Κοινωνικό Τεχνικό Σύστημα (Sociotechnical System), στο οποίο ο συνδυασμός της επιλεγμένης Πληροφοριακής τεχνολογίας και της οργάνωσης θα πρέπει να ελαχιστοποιεί τα μειονεκτήματα και να μεγιστοποιεί τα πλεονεκτήματα για την επιχείρηση, με κριτήριο τους διοικητικούς στόχους. Η διοίκηση διαχείριση των πληροφοριακών συστημάτων περιλαμβάνει μελέτη της ανάπτυξης συστημάτων καθώς και τη μελέτη των διοικητικών λειτουργιών και της διαχείρισης των δραστηριοτήτων οι οποίες αναφέρονται σε αυτά τα συστήματα. Επειδή στη διεθνή βιβλιογραφία υπάρχει μια μεγάλη σύγχυση σε σχέση με τη χρήση του όρου MIS, θα πρέπει να σημειωθούν τα ακόλουθα: 35

Με τον όρο MIS αποδίδονται από διάφορους συγγραφείς διαφορετικές έννοιες: Η διοίκηση - διαχείριση πληροφοριακών συστημάτων (Management Information System MIS) Το πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης το βασισμένο στον Η/Υ. Τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (Management Information System MIS). Οι επικρατούσες σύγχρονες απόψεις είναι: MIS καλούνται τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (Management Information System MIS), υποσυστήματα του ΠΣΕ. Με τον όρο Management Information Systems (και όχι MIS) εννοείται η διοίκηση διαχείριση των πληροφοριακών συστημάτων. [1] 6.1. Εγκατάσταση και δοκιμή του νέου Συστήματος Με την ολοκλήρωση της προμήθειας υλικού και την ολοκλήρωση της παραγωγής Λογισμικού στην επιχείρηση γίνεται η εγκατάσταση του νέου συστήματος. Τα νέα προγράμματα εισέρχονται στον Η/Υ μαζί με τα απαιτούμενα δεδομένα (αρχεία, βάση δεδομένων κ.λ.π.), ενοποιούνται σε συστήματα εφαρμογής και αρχίζει η δοκιμαστική λειτουργία του νέου συστήματος. Στο στάδιο αυτό γίνονται τροποποιήσεις και βελτιώσεις του συστήματος, δεδομένου ότι για πρώτη φορά το σύστημα δοκιμάζεται στο πραγματικό του περιβάλλον και είναι λογικό να υπάρχουν μικροπροβλήματα τα οποία, είτε διέφυγαν της προσοχής του σχεδιαστή κατά τον σχεδιασμό, είτε εμφανίστηκαν για πρώτη φορά και εντοπίστηκαν από τους χρήστες. Πριν από την παράδοση σε λειτουργία του νέου συστήματος θα πρέπει το περιβάλλον θα το δεχτεί να έχει προετοιμαστεί κατάλληλα. Και αυτό σημαίνει: Να έχει γίνει η παραλαβή, εγκατάσταση και ο έλεγχος της σωστής λειτουργίας του υλικού 36

Να έχει ολοκληρωθεί η προμήθεια και η παραγωγή του λογισμικού. (Δηλαδή να διατίθενται όλα τα προγράμματα, πακέτα, utilities, tools κ.λπ.) και να υπάρχουν οι φάκελοι προγραμμάτων, οι οδηγίες χειρισμού κ.λπ. Να έχει ολοκληρωθεί η προετοιμασία του ανθρώπινου δυναμικού, δηλαδή: Αναδιοργάνωση αρμοδιοτήτων (μεταθέσεις, προσλήψεις, επιμορφώσεις). Προσλήψεις νέου προσωπικού. Ενημέρωση όλου του προσωπικού για το νέο σύστημα. Να έχει ολοκληρωθεί η παραγωγή, η εγκατάσταση του συμπληρωματικού εξοπλισμού ο οποίος υποστηρίζει το νέο σύστημα (παραγωγή νέων εντύπων, αγορά διάφορων βοηθητικών μηχανημάτων, κ.λ.π.). Η διαδικασία εγκατάστασης του συστήματος ακολουθεί την εξής πορεία: Τα επιλεγμένα προγράμματα συνδέονται με τους αντίστοιχους κατάλογους επιλογής (menu) και το λειτουργικό σύστημα κατά εφαρμογή, και τοποθετούνται στα αντίστοιχα περιφερειακά, όπως έχει προκαθοριστεί, μαζί με τις απαραίτητες δομές δεδομένων (αρχεία, βάσεις κ.λ.π.). Κάθε εφαρμογή ελέγχεται συνολικά και αν απαιτούνται διορθώσεις προσαρμογές γίνονται σ αυτό το στάδιο. Εφόσον το νέο σύστημα εφαρμογής θα ενταχθεί σε ήδη υπάρχοντα προγενέστερα, θα πρέπει να γίνουν οι κατάλληλες μετατροπές και συνδέσεις Γίνεται η μετατροπή και η μεταφορά δεδομένων από τα παλιά αρχεία στα νέα και επαληθεύεται η σωστή και ολοκληρωμένη μεταφορά τους. Καθορίζονται τα χαρακτηριστικά της λειτουργίας του συστήματος (πότε γίνονται οι εισαγωγές, επεξεργασίες και έξοδοι των δεδομένων). Έλεγχος ολόκληρου του νέου συστήματος. Η διαδικασία αυτή γίνεται με δύο τρόπους: 37

Με τη χρήση κατάλληλου δείγματος από τη λειτουργία της επιχείρησης. Στην περίπτωση αυτή θα πρέπει το δείγμα να είναι τέτοιο ώστε να δοκιμάζει το σύστημα ακόμη και σε ακραίες περιπτώσεις. Με παράλληλη λειτουργία παλιού και νέου συστήματος για κάποιο ορισμένο χρονικό διάστημα στο οποίο γίνεται συστηματική παρακολούθηση και συνεχής σύγκριση των αποτελεσμάτων τα οποία παράγονται από τα δύο συστήματα. Στο στάδιο αυτό γίνονται και οι τελευταίες διορθώσεις προσαρμογές οι οποίες προκύπτουν από τη δοκιμαστική λειτουργία στο πραγματικό περιβάλλον. 6.2. Εκπαίδευση προσωπικού στο νέο Σύστημα Η εκπαίδευση του προσωπικού της επιχείρησης στο νέο σύστημα έχει ιδιαίτερη σημασία τόσο για το τελικό αποτέλεσμα της ανάπτυξης του συστήματος όσο και για το αποτέλεσμα της καθημερινής λειτουργίας του. Η εκπαίδευση του προσωπικού χωρίζεται σε δύο στάδια : Στο πρώτο στάδιο γίνεται η εκπαίδευση του προσωπικού του κέντρου πληροφοριακής τεχνολογίας στην τεχνολογία η οποία θα χρησιμοποιηθεί στην ανάπτυξη του συστήματος (εφόσον βέβαια πρόκειται για νέα τεχνολογία για το προσωπικό). Η εκπαίδευση αυτή μπορεί να αρχίσει από τις πρώτες φάσεις της ανάπτυξης του συστήματος και να ολοκληρωθεί με την επιλογή του υλικού και λογισμικού. Στο δεύτερο στάδιο γίνεται η εκπαίδευση των τελικών χρηστών του συστήματος, όταν αυτό έχει εγκατασταθεί και ελεγχθεί. Η εκπαίδευση τέλος συνοδεύεται με την παροχή οδηγιών χρήσης του συστήματος. Παράδοση του νέου συστήματος σημαίνει: Η επιχείρηση μπορεί από αυτή της στιγμή και μετά να χρησιμοποιεί εξολοκλήρου το νέο σύστημα στη θέση του παλιού. 38

Υπάρχουν καταγραμμένες και διαθέσιμες στους αρμόδιους, όλες εκείνες οι προδιαγραφές για τη σωστή λειτουργία του (οδηγίες χρήσεις, συντήρησης, εγχειρίδιο του υλικού και του αγορασμένου λογισμικού). Το έργο έχει πλέον ολοκληρωθεί και η ολοκλήρωσή του σημαίνει ότι επισημοποιείται με την υπογραφή του πρωτοκόλλου παράδοσης του νέου συστήματος. [1] 6.3. Συντήρηση Καθοριστικό ρόλο στη διάρκεια ζωής, την αξιοπιστία, την ικανότητα και την αποτελεσματικότητα του νέου συστήματος, παίζει η ικανότητά του να προσαρμόζεται στις συνθήκες οι οποίες διαμορφώνονται καθημερινά στο περιβάλλον της λειτουργίας του. Αυτή η προσαρμογή ονομάζεται Συντήρηση (maintenance) και αναφέρεται στους ακόλουθους παράγοντες: 6.3.1. Συντήρηση υλικού Η ποιότητα των προδιαγραφών για την συντήρηση του υλικού αποτελεί ιδιαίτερο σημείο αναφοράς διότι συνδέεται άμεσα με τη διασφάλιση του ενεργητικού, της ακεραιότητας των δεδομένων, της αποτελεσματικότητας και της ικανότητας του συστήματος. Και αυτό γιατί πιθανές βλάβες προκαλούν: Πτώση της απόδοσης. Μείωση του παραγωγικού χρόνου του υλικού. Κόστος επισκευής (εργασία και ανταλλακτικά). Παραβίαση του χρονοδιαγράμματος παραγωγής και ημερομηνιών παράδοσης προϊόντων στους πελάτες. Απώλεια εργασίας από πιθανή αναγκαστική αργία των εργαζομένων. Πιθανή απώλεια δεδομένων ή απώλεια χρόνου για την αποκατάστασή τους. Μείωση του χρόνου ζωής του υλικού. Αύξηση της πιθανότητας εμφάνισης σφαλμάτων. [1] 39

6.3.2. Η σχέση Ανάλυση Σχεδιασμός και Συντήρηση Η ποιότητα των συλλεχθέντων στοιχείων, κατά την ανάλυση του υπάρχοντος, είναι καθοριστική για το μέλλον του πληροφοριακού συστήματος. Όπως προαναφέρθηκε, ο Σχεδιασμός του νέου συστήματος θεμελιώνεται στα στοιχεία της ανάλυσης του υπάρχοντος. Αυτό σημαίνει ότι αν το υπάρχον σύστημα, καθώς και οι απαιτήσεις για το νέο, έχουν αποτυπωθεί με ελλείψεις και σφάλματα, το νέο σύστημα θα είναι τουλάχιστον προβληματικό. Τα προβλήματα του νέου συστήματος εμφανίζονται όταν αυτό βρίσκεται στη φάση της εκμετάλλευσης με συχνά απρόβλεπτες συνέπειες όπως: Δυσλειτουργία του πληροφοριακού συστήματος. Παραγωγή σφαλμάτων τα οποία είναι συχνά οδυνηρά για την επιχείρηση (π.χ. τα οικονομικά δεδομένα). Δεν ικανοποιούνται απαιτήσεις οι οποίες υπήρχαν και οι οποίες δεν καταγράφηκαν κατά την Ανάλυση του υπάρχοντος. Αυτά τα προβλήματα οδηγούν στην αναγκαστική συντήρηση του Λογισμικού. Όμως το πρόβλημα είναι μεγαλύτερο απ ότι αρχικά φαίνεται. Διότι αν αναλογιστεί κάποιος ότι υπάρχουν εκατοντάδες προγράμματα του ΠΣΕ τα οποία απαιτούν συχνή συντήρηση, τότε αντιλαμβάνεται ότι οι ατέλειες της Ανάλυσης του υπάρχοντος οδηγούν σε: Μεγάλο κόστος (αν ο σχεδιασμός ενός προγράμματος κοστίζει 5 μονάδες, η συντήρηση αυτού μπορεί να κοστίζει 100!). Το Κέντρο Πληροφοριακής Τεχνολογίας για να αντιμετωπίσει το πρόβλημα της συντήρησης του Λογισμικού υποχρεώνεται, είτε στην αύξηση του αριθμού του προσωπικού (αύξηση του λειτουργικού κόστους), είτε στην καθυστέρηση της ανάπτυξης νέων συστημάτων (μείωση της ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης). 40