ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ «Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 6: Τεχνικές παρακολούθησης (μέρος 1ο) ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ
Τεχνικές Παρακολούθησης Έργων Ανάπτυξη Χρονοδιαγράμματος ενός Έργου με το διάγραμμα Gantt Η Μέθοδος της Δικτυωτής Ανάλυσης (C.P.M. P.E.R.T) ΕΣΔΔΑ 2014 2
Η Μέθοδος της Δικτυωτής Ανάλυσης (C.P.M. P.E.R.T) Η Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής - Critical Path Method και η μέθοδος PERT (Program Evaluation and Review Technique Τεχνική Αξιολόγησης και Ανασκόπησης Προγράμματος) σχετίζονται μεταξύ τους και αντιμετωπίζονται σαν «δίδυμες μέθοδοι» εδώ και μερικές δεκαετίες. Για την κατασκευή του δικτύου πρέπει να προηγηθεί η ανάλυση του έργου στις επιμέρους εργασίες που το συνθέτουν (στάδιο 1) και η ξεκάθαρη διατύπωση της χρονικής ιεραρχίας αυτών των εργασιών (στάδιο 2) Στάδιο 1. Ανάλυση του έργου στις επιμέρους εργασίες που το συνθέτουν, η εκτέλεση του συνόλου των οποίων ισοδυναμεί με την περάτωση της κατασκευής του έργου. Στάδιο 2. Χρονική αλληλεξάρτηση των επιμέρους εργασιών. Στάδιο 3. Κατασκευή Δικτύου. ΕΣΔΔΑ 2014 3
Η κατάστρωση του δικτύου Μεταξύ δύο κόμβων (δραστηριότητα) υπάρχει μόνο ένα βέλος, που συμβολίζει τη χρονική σχέση μεταξύ των δύο κόμβων. Υπάρχει ένας κόμβος που συμβολίζει την αρχή των εργασιών εκτέλεσης του σύνθετου έργου (κόμβος Αρχή) και ένας ακόμη που συμβολίζει το τέλος όλων των εργασιών, άρα την ολοκλήρωση του σύνθετου έργου (κόμβος Τέλος). Κάθε κόμβος συσχετίζεται τουλάχιστον με έναν άλλο κόμβο. Η ύπαρξη κόμβου που δεν συνδέεται με κανένα κόμβο θα σήμαινε την ύπαρξη δραστηριότητας ανεξάρτητης από όλες τις άλλες δραστηριότητες του έργου. Η θέση των κόμβων στο σχέδιο δεν έχει καμία σημασία. Η σχεδίαση γίνεται έτσι ώστε να δίνει την πιο ευκρινή και λειτουργική εικόνα του δικτύου. Συνήθως σχεδιάζονται οι κόμβοι έτσι ώστε τα βέλη να έχουν φορά από τα αριστερά προς τα δεξιά. ΕΣΔΔΑ 2013 4
Η κατάστρωση του δικτύου Ο αριθμός των κόμβων του δικτύου είναι ίσος με τον αριθμό των δραστηριοτήτων. Ο αριθμός των βελών είναι ίσος με τους περιορισμούς. ΕΣΔΔΑ 2013 5
Η Μέθοδος της Δικτυωτής Ανάλυσης (C.P.M. P.E.R.T) Η βασική τεχνική της μεθόδου CPM είναι να κατασκευαστεί ένα μοντέλο του έργου το οποίο περιέχει τα ακόλουθα: 1.Μια σειρά δραστηριοτήτων (tasks) τα οποία απαιτείται να ολοκληρωθούν για να ολοκληρωθεί και το έργο, 2.Η χρονική διάρκεια που απαιτείται για να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα, 3.Τις συσχετίσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων, 4.Λογικά τελικά σημεία όπως ορόσημα (milestones) ή παραδοτέα. ΕΣΔΔΑ 2014 6
Η Μέθοδος της Δικτυωτής Ανάλυσης (C.P.M. P.E.R.T) Χρησιμοποιώντας αυτά τα στοιχεία με τη μέθοδο CPM υπολογίζονται Η μεγαλύτερη χρονική διαδρομή των σχεδιαζόμενων δραστηριοτήτων προς τα λογικά σημεία λήξης ή τη λήξη του έργου, Το νωρίτερo και τον αργότερο χρονικό σημείο το οποίο κάθε δραστηριότητα μπορεί να αρχίσει και να τελειώσει χωρίς να αυξήσει τη χρονική διάρκεια του έργου. Αυτή η διαδικασία αποφασίζει ποιες δραστηριότητες είναι «κρίσιμες» («critical») (αυτές βρίσκονται στη μακρύτερη χρονικά διαδρομή) δεν μπορούν να καθυστερήσουν γιατί θα καθυστερήσει όλο το έργο, καθώς και ποιες έχουν περιθώριο καθυστέρησης και αν αργήσουν δεν επηρεάζεται η λήξη του έργου. ΕΣΔΔΑ 2014 7
Κρίσιμη Διαδρομή Για την διαχείριση έργων η κρίσιμη διαδρομή είναι η αλληλουχία των δραστηριοτήτων του έργου, αποτυπωμένων σε μορφή δικτύου έργου, που μπορούν να αυξήσουν την μακρύτερη χρονικά διαδρομή, ή αλλιώς να καθυστερήσουν την λήξη του έργου. ΕΣΔΔΑ 2014 8
Κρίσιμη Διαδρομή Κάθε καθυστέρηση σε δραστηριότητα που βρίσκεται στην κρίσιμη διαδρομή έχει επίδραση στην ημερομηνία λήξης του έργου και σε καμία από αυτές τις δραστηριότητες δεν υπάρχει περιθώριο καθυστέρησης. ΕΣΔΔΑ 2014 9
Κρίσιμος Δρόμος (Critical Path) Ο όρος «κρίσιμος» δεν έχει σχέση με το πόσο σημαντικές είναι οι εργασίες αυτές για το σύνολο του έργου. Ο όρος αναφέρεται μόνο στο πώς ο χρονοπρογραμματισμός τους θα επηρεάσει την ημερομηνία τέλους του έργου. Ωστόσο, σε πολλά έργα, η ημερομηνία τέλους του έργου έχει μεγάλη σημασία. Αν θέλετε να μειώσετε τη διάρκεια ενός έργου πρέπει να αρχίσετε από την περικοπή της κρίσιμης διαδρομής. Το Microsoft Project υπολογίζει συνεχώς την κρίσιμη διαδρομή, ακόμα κι αν δεν το βλέπετε ποτέ. Κατά τη διάρκεια εκτέλεσης ενός έργου η κρίσιμη διαδρομή του αλλάζει καθώς οι εργασίες ολοκληρώνονται μια προς μια. ΕΣΔΔΑ 2014 10
Απεικόνιση με διάγραμμα δικτύου ΕΣΔΔΑ 2014 11
Παράδειγμα Θα εξετάσουμε την περίπτωση ενός έργου εφαρμογής νέων τεχνολογιών από τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης, όχι τόσο συνηθισμένου στη διαχείριση έργων. Δίνεται η δυνατότητα σε μια δημοτική επιχείρηση της Αττικής να υποβάλλει πρόταση στο Περιφερειακό Επιχειρησιακό Πρόγραμμα Αττικής και να υλοποιήσει το έργο Γεωγραφικό Σύστημα Πληροφοριών - G.I.S. ΕΣΔΔΑ 2013 12
Προσδιορισμός Εργασιών Παραδείγματος ΕΣΔΔΑ 2013 13
Μορφή κόμβων Κάθε δραστηριότητα θα αναπαρασταθεί με ένα κύκλο χωρισμένο σε τέσσερα μέρη. ΕΣΔΔΑ 2013 14
Προσθήκη Πλασματικών Δραστηριοτήτων ΕΣΔΔΑ 2013 15
Διευκρινήσεις Τα βέλη που θα συνδέουν τις δραστηριότητες εκφράζουν τους περιορισμούς, τις προϋποθέσεις έναρξης κάθε μίας και την χρονική υστέρηση που τυχόν απαιτείται από το πέρας της μιας για την έναρξη της άλλης. Όσα βέλη δεν συνοδεύονται από αριθμό συνεπάγονται μηδενική χρονική υστέρηση. Στο σχήμα που ακολουθεί δεν έχει υπολογισθεί η «αργότερη χρονική στιγμή πέρατος» για κάθε δραστηριότητα». Η χρονική στιγμή πέρατος είναι το άθροισμα της χρονικής στιγμή πέρατος της προηγούμενης δραστηριότητας και της χρονικής υστέρησης που μεσολαβεί. Σε περίπτωση που έχουμε παραπάνω από ένα τέτοια αθροίσματα, λαμβάνουμε υπόψη το μεγαλύτερο. Είναι προφανές ότι όλα τα στοιχεία της πλασματικής δραστηριότητας «αρχή εργασιών» είναι μηδενικά όπως και η διάρκεια του «τέλους» ΕΣΔΔΑ 2013 16
Το Δίκτυο ΣΗΜΑΝΤΙΚΗ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΗ Σε κάθε δραστηριότητα (πλην των πλασματικών της αρχής και του τέλους) πρέπει να καταλήγει τουλάχιστον ένα βέλος αλλά και να ξεκινά τουλάχιστον ένα βέλος επίσης. Σε διαφορετική περίπτωση έχουμε ένα αυτόνομο, χωριστό έργο ΕΣΔΔΑ 2013 17
Παρατήρηση Η αργότερη (δυνατή) χρονική στιγμή πέρατος για κάθε δραστηριότητα προκύπτει όταν ακολουθήσουμε την αντίστροφη πορεία, από το τέλος προς την αρχή. Έτσι με δεδομένο ότι το τέλος του έργου επέρχεται μετά από 327 ημέρες, ακολουθώντας τα βέλη κατά την ανάστροφη φορά και αφαιρώντας τις χρονικές υστερήσεις και τις διάρκειες των δραστηριοτήτων, «γεμίζουμε» και το 4ο τμήμα του κάθε κύκλου. ΕΣΔΔΑ 2013 18
Κρίσιμος Δρόμος (Critical Path) Οι δραστηριότητες για τις οποίες η «νωρίτερη υποχρεωτικά- χρονική στιγμή πέρατος» συμπίπτει με την «αργότερη δυνατή χρονική στιγμή πέρατος» συνιστούν τον Κρίσιμο Δρόμο (Critical Path). Οποιαδήποτε καθυστέρηση σε αυτές τις δραστηριότητες συνεπάγεται καθυστέρηση του έργου. ΕΣΔΔΑ 2013 19
Κρίσιμος Δρόμος (Critical Path) Ο όρος «κρίσιμος» δεν έχει σχέση με το πόσο σημαντικές είναι οι εργασίες αυτές για το σύνολο του έργου. Ο όρος αναφέρεται μόνο στο πώς ο χρονοπρογραμματισμός τους θα επηρεάσει την ημερομηνία τέλους του έργου. Ωστόσο, σε πολλά έργα, η ημερομηνία τέλους του έργου έχει μεγάλη σημασία. Αν θέλετε να μειώσετε τη διάρκεια ενός έργου πρέπει να αρχίσετε από την περικοπή της κρίσιμης διαδρομής. Το Microsoft Project υπολογίζει συνεχώς την κρίσιμη διαδρομή, ακόμα κι αν δεν το βλέπετε ποτέ. Κατά τη διάρκεια εκτέλεσης ενός έργου η κρίσιμη διαδρομή του αλλάζει καθώς οι εργασίες ολοκληρώνονται μια προς μια. ΕΣΔΔΑ 2014 20
Η Κρίσιμη Διαδρομή του Έργου στο Διάγραμμα Gantt ΕΣΔΔΑ 2014 21
Το διάγραμμα δικτύου είναι ΕΣΔΔΑ 2014 22
Χρονικά Περιθώρια Ελεύθερο περιθώριο (free slack): είναι ο χρόνος κατά τον οποίο μπορεί να καθυστερήσει μια εργασία χωρίς να προκαλέσει καθυστέρηση κάποιας άλλης εργασίας. Συνολικό περιθώριο (total slack): είναι ο χρόνος κατά τον οποίο μπορεί να καθυστερήσει μια εργασία χωρίς να προκαλέσει καθυστέρηση ολόκληρου του έργου ΕΣΔΔΑ 2014 23
Εργασίες Κρίσιμης διαδρομής και Χρονικά Περιθώρια Μια εργασία ανήκει στην κρίσιμη διαδρομή αν το συνολικό περιθώριο είναι μηδενικό. Αντίθετα οι εργασίες που δεν ανήκουν στην κρίσιμη διαδρομή έχουν περιθώριο χρόνου υλοποίησης, που σημαίνει ότι μπορούν να ξεκινήσουν ή να ολοκληρωθούν νωρίτερα ή αργότερα ΕΣΔΔΑ 2014 24
Κρίσιμη Διαδρομή του Έργου στο Διάγραμμα Gantt 1. Στην ομάδα Task Views της καρτέλας View, πατήστε στο βέλος που υπάρχει στο κάτω μέρος του κουμπιού Gantt Chart και έπειτα στη διαταγή More Views (Περισσότερες προβολές) 2. Στο πλαίσιο διαλόγου More Views, επιλέξτε Detail Gantt (Λεπτομερές Gantt) και πατήστε στο κουμπί Apply (Εφαρμογή) 3. Το έργο εμφανίζεται στην προβολή Detail Gantt 4. Στην προβολή Detail Gantt, οι κρίσιμες εργασίες εμφανίζονται με κόκκινο, ενώ οι μη κρίσιμες με μπλε. 5. Στην προβολή αυτή, μπορείτε να δείτε και εργασίες με διαθέσιμο περιθώριο χρόνου. Το περιθώριο χρόνου εμφανίζεται ως λεπτή γραμμή, διαφορετικού χρώματος. μετά από τη ράβδο Gantt. Εμφανίζεται και η αριθμητική τιμή του διαθέσιμου περιθωρίου χρόνου της εργασίας. ΕΣΔΔΑ 2014 25