Business Process Reengineering Η ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΣΤΙΣ ΕΝΟΠΛΕΣ ΔΥΝΑΜΕΙΣ Εισηγητής: Σγός (Ο) Δημοσθένης Δημητρόπουλος Επόπτης Οικονομικών Υπηρεσιών ΥΠΑΕΑΒ 22 Φεβ 2018
Ανασχεδιασμός Διαδικασιών
Περίγραμμα Παρουσίασης Τι σημαίνει ο όρος «διαδικασία»; Γιατί πρέπει να ανασχεδιάσω μια διαδικασία; Πως ανασχεδιάζω διαδικασίες (BPR); Παράγοντες επιτυχίας ενός προγράμματος Ιδιαιτερότητες Δημόσιου Τομέα
Tι είναι η διαδικασία; Ορισμός «δομημένο σύνολο δραστηριοτήτων για να παραχθεί ένα συγκεκριμένο αποτέλεσμα» Παράδειγμα Εξόφληση προμηθευτή
Παράδειγμα κ. Σήφης Ένοπλες Δυνάμεις
PASFη προμηθευτή
Διαστάσεις μια διαδικασίας Αποτελεσματικότητα (προσδοκίες πελατών) Αποδοτικότητα (διαθέσιμοι πόροι) Χρονική διάσταση Οικονομική διάσταση Added value διαδικασία για τον οργανισμό
Aνάγκη ανασχεδιασμού Απαιτήσεις φορολογουμένων Μείωση κρατικών δαπανών Μείωση εργαζομένων Χαμηλή αποδοτικότητα δημοσίων υπηρεσιών
Χαμηλή αποδοτικότητα
Ανασχεδιασμός διαδικασιών Τι είναι το BPR? Φιλοσοφία βελτίωσης επίδοσης μέσω αλλαγών στις διαδικασίες Πώς εφαρμόζεται? Μεθοδολογία
1 Ο Στάδιο Δημιουργία Οράματος Εξασφάλιση δέσμευσης και οραματισμός Διερεύνηση ευκαιριών ανασχεδιασμού (εκτίμηση κουλτούρας) Αναγνώριση επιπέδου IT Επιλογή διαδικασίας Επιλογή στρατηγικής ανασχεδιασμού
1 Ο Στάδιο Δημιουργία Οράματος Εξασφάλιση δέσμευσης και οραματισμός Διερεύνηση ευκαιριών ανασχεδιασμού (εκτίμηση κουλτούρας) Αναγνώριση επιπέδου IT Επιλογή διαδικασίας Επιλογή στρατηγικής ανασχεδιασμού
Εκτίμηση κουλτούρας
1 Ο Στάδιο Δημιουργία Οράματος Εξασφάλιση δέσμευσης και οραματισμός Διερεύνηση ευκαιριών ανασχεδιασμού (εκτίμηση κουλτούρας) Αναγνώριση επιπέδου IT Επιλογή διαδικασίας Επιλογή στρατηγικής ανασχεδιασμού
1 Ο Στάδιο Δημιουργία Οράματος Εξασφάλιση δέσμευσης και οραματισμός Διερεύνηση ευκαιριών ανασχεδιασμού (εκτίμηση κουλτούρας) Αναγνώριση επιπέδου IT Επιλογή διαδικασίας (CSF) Επιλογή στρατηγικής ανασχεδιασμού
1 Ο Στάδιο Δημιουργία Οράματος Εξασφάλιση δέσμευσης και οραματισμός Διερεύνηση ευκαιριών ανασχεδιασμού (εκτίμηση κουλτούρας) Αναγνώριση επιπέδου IT Επιλογή διαδικασίας Επιλογή στρατηγικής ανασχεδιασμού
2 ο Στάδιο Μύηση Ενημέρωση Stakeholders Οργάνωση ομάδων ανασχεδιασμού Καθοδήγηση σχεδιασμού έργου Καθορισμός απαιτήσεων πελατών Καθορισμός στόχων απόδοσης
2 ο Στάδιο Μύηση Ενημέρωση Stakeholders Οργάνωση ομάδων ανασχεδιασμού Καθοδήγηση σχεδιασμού έργου Καθορισμός απαιτήσεων πελατών Καθορισμός στόχων απόδοσης
Οργάνωση ομάδων ανασχεδιασμού Γνώση της διαδικασίας Ικανότητα εύρεσης εναλλακτικών λύσεων Διαθέσιμος χρόνος συμμετοχής (80%) Ολιστική άποψη οργανισμού Ομαδικό πνεύμα Εξωτερικός σύμβουλος
2 ο Στάδιο Μύηση Ενημέρωση Stakeholders Οργάνωση ομάδων ανασχεδιασμού Καθοδήγηση σχεδιασμού έργου Καθορισμός απαιτήσεων πελατών Καθορισμός στόχων απόδοσης
2 ο Στάδιο Μύηση Ενημέρωση Stakeholders Οργάνωση ομάδων ανασχεδιασμού Καθοδήγηση σχεδιασμού έργου Καθορισμός απαιτήσεων πελατών Καθορισμός στόχων απόδοσης
Καθορισμός απαιτήσεων πελατών Πελάτες - Απαιτήσεις Πελάτες Προϊστάμενη Αρχή Απαιτήσεις Πληρωμή εντός χρονικών ορίων Λειτουργία με μειωμένο προσωπικό Πρόσβαση σε δεδομένα διαδικασίας Κ. Σήφης Φορολογούμενοι πολίτες Γρήγορη εξόφληση Ενημέρωση επί πληρωμής Ενημέρωση επί δαπανών
2 ο Στάδιο Μύηση Ενημέρωση Stakeholders Οργάνωση ομάδων ανασχεδιασμού Καθοδήγηση σχεδιασμού έργου Καθορισμός απαιτήσεων πελατών Καθορισμός στόχων απόδοσης (KPI)
3 ο Στάδιο Διάγνωση Τεκμηρίωση υφιστάμενης διαδικασίας Process mapping Time motion study Κοστολόγηση Ανάλυση υφιστάμενης διαδικασίας
Process mapping
3 ο Στάδιο Διάγνωση Τεκμηρίωση υφιστάμενης διαδικασίας Process mapping Time motion study Κοστολόγηση Ανάλυση υφιστάμενης διαδικασίας
Time motion study Συνολικές ΕΩ 513 Χρόνος εκτέλεσης 3 Ποσοστό (%) 1% 64 ημέρες για 3 ΕΩ
3 ο Στάδιο Διάγνωση Τεκμηρίωση υφιστάμενης διαδικασίας Process mapping Time motion study Κοστολόγηση Ανάλυση υφιστάμενης διαδικασίας
Κοστολόγηση Κοστολόγηση 1000 μονάδες Χ 3 ΕΩ Χ 10 = 30.000
3 ο Στάδιο Διάγνωση Τεκμηρίωση υφιστάμενης διαδικασίας Process mapping Time motion study Κοστολόγηση Ανάλυση υφιστάμενης διαδικασίας Ανάλυση Pareto Fishbone analysis
Ανάλυση Pareto 80% αποτελεσμάτων 20% αιτιών 64 ημέρες;;;
3 ο Στάδιο Διάγνωση Τεκμηρίωση υφιστάμενης διαδικασίας Process mapping Time motion study Κοστολόγηση Ανάλυση υφιστάμενης διαδικασίας Ανάλυση Pareto Fishbone analysis
Fishbone analysis
4 ο Στάδιο Ανασχεδιασμός Καθορισμός και ανάλυση νέας διαδικασίας Ανθρώπινοι πόροι Πληροφοριακό σύστημα
Ανασχεδιασμός
Ανασχεδιασμός
Ανασχεδιασμός
Ανασχεδιασμός Ταχύτητα πληρωμής: 30 ημέρες Μείωση ΕΩ: 70% Ταχύτητα πληρωμής: 12 ημέρες ΕΩ: 0,60 από 3 (μείωση 80%)
4 ο Στάδιο Ανασχεδιασμός Καθορισμός και ανάλυση νέας διαδικασίας Ανθρώπινοι πόροι Πληροφοριακό σύστημα
4 ο Στάδιο Ανασχεδιασμός Καθορισμός και ανάλυση νέας διαδικασίας Ανθρώπινοι πόροι Πληροφοριακό σύστημα
5 ο Στάδιο Ανασχηματισμός Αναδιοργανώνω Εφαρμογή πληροφοριακού συστήματος Εκπαίδευση χρηστών
5 ο Στάδιο Ανασχηματισμός Αναδιοργανώνω Εφαρμογή πληροφοριακού συστήματος Εκπαίδευση χρηστών
5 ο Στάδιο Ανασχηματισμός Αναδιοργανώνω Εφαρμογή πληροφοριακού συστήματος Εκπαίδευση χρηστών
6 ο Στάδιο Αξιολόγηση Αξιολόγηση της απόδοσης της διαδικασίας Σύνδεση με πρόγραμμα συνεχούς βελτίωσης (TQM)
6 ο Στάδιο Αξιολόγηση Αξιολόγηση της απόδοσης της διαδικασίας Σύνδεση με πρόγραμμα συνεχούς βελτίωσης (TQM)
Παράγοντες επιτυχίας Διαχείριση αλλαγής και κουλτούρας Διοίκηση Διαχείριση προγράμματος Υποδομή IT
Ιδιαιτερότητες Δημόσιου Τομέα Κουλτούρα καινοτομίας και αλλαγής Σύστημα ιεραρχίας vs Επίπεδη μορφή οργάνωσης Όρια τμήματος σύγκρουση συμφερόντων Αλλαγές ηγεσίας Νομοθεσία Ευρύ πεδίο δραστηριοτήτων
Εφαρμόζεται στο Ελληνικό Δημόσιο; ΕΣΗΔΗΣ ΓΓΠΣ (www.gsis.gr) Στρατολογικό Σώμα Δημιουργία μητρώου διαδικασιών (διοικητική μεταρρύθμιση 2017-2019)
Ανασχεδιασμός διαδικασιών Διαδικασίες Μεθοδολογία Πληροφοριακά Συστήματα
Ερωτήσεις