Αναδιοργάνωση Επιχειρησιακών ιαδικασιών Μέρος Ι

Transcript

1 Οργάνωση Παραγωγής & ιοίκηση Επιχειρήσεων ΙΙ Κοστολόγηση Επιχειρήσεων & Λήψη Αποφάσεων Κεφάλαιο 16 Αναδιοργάνωση Επιχειρησιακών ιαδικασιών Μέρος Ι Νικόλαος Α. Παναγιώτου 2004 ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής ιοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας

2 Περιεχόμενα Παρουσίασης 1. Ορισμός Αναδιοργάνωσης 2. Θεωρητική Ανασκόπηση 3. Μεθοδολογία Αναδιοργάνωσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 2

3 BPR - Μία Παρεξηγημένη Έννοια... ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 3

4 Η υναμική της Πρώτης εκαετίας του 2000 Στοιχεία-κλειδιά για της επιτυχημένες επιχειρήσεις του 2000 είναι τα ακόλουθα: Αυξημένη ταχύτητα - οι χρόνοι «παραγωγής» καθιστώνται κρίσιμοι Στρατηγική χρήση της πληροφορικής Οργάνωση επιχειρήσεων σε πιο επίπεδα σχήματα ημιουργία στρατηγικών συμμαχιών για περιορισμό των κινδύνων και καλύτερη εκμετάλλευση των ευκαιριών ιεθνοποίηση των αγορών Παρακίνηση των υπαλλήλων μέσω της συμμετοχής τους σε ενδυναμωμένες ομάδες εργασίας ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 4

5 Πιέσεις που Ασκούνται στις Επιχειρήσεις Έντονος ανταγωνισμός σε τοπικό επίπεδο Παρουσία νέων ανταγωνιστών λόγω της ελεύθερης αγοράς σε διεθνές επίπεδο Αυξημένη ευαισθησία των πελατών στην τιμή χωρίς την ύπαρξη συμβιβασμών στην ποιότητα Γενικότερη απαίτηση για ολική ποιότητα και υψηλού επιπέδου εξυπηρέτηση των πελατών ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 5

6 Ο Ρόλος της Στρατηγικής Συχνά οργανωτικές αλλαγές και διαδικαστικές τροποποιήσεις δε συνοδεύονται από αντίστοιχη προσαρμογή της στρατηγικής Οι διαδικασίες που πραγματοποιούνται έχουν έναν εσφαλμένο προσανατολισμό με βάση την παρελθούσα πραγματικότητα Πρόχειρες τροποποιήσεις δημιουργούν περισσότερα προβλήματα αφού: οι διαδικασίες γίνονται πολύπλοκες οι στόχοι δεν είναι κατανοητοί και ξεκάθαροι οι αρμοδιότητες και υπευθυνότητες δεν είναι ικανοποιητικά καθορισμένες ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 6

7 Τα Προβλήματα που Προκύπτουν είναι Σημαντικά... Στις διαδικασίες: Κακή αξιοποίηση των πόρων (χρόνος, χρήμα, εξοπλισμός) Η εξυπηρέτηση των πελατών και η ποιότητα της λήψης αποφάσεων χειροτερεύουν Τα κόστη αυξάνονται εξαιτίας της πολυπλοκότητας ενώ συχνά δεν μπορούν εύκολα να εντοπισθούν: Πραγματοποίηση των ίδιων διαδικασιών πολλές φορές Τμηματοποίηση και εργασία σε πολλά στρώματα Κακή διάθεση των πόρων (εσωτερική & εξωτερική οπτική) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 7

8 Και δεν είναι Μόνον Αυτά... Στο ανθρώπινο δυναμικό: Η συμμετοχή των εργαζομένων είναι περιορισμένη Οι αρμοδιότητες και δικαιοδοσίες είναι ασαφείς και με υπερκαλύψεις Η ύπαρξη κινήτρων είναι αμελητέα Η αναγνώριση της προσφοράς των εργαζομένων υποβαθμίζεται Η αμοιβή δεν είναι αντίστοιχη της προσπάθειας και των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 8

9 Αλλά και Πολλά Άλλα! Στον τεχνολογικό τομέα : Οι επενδύσεις σε τεχνολογίες πληροφορικής είναι ελλιπείς Οι επιλογές αυτοματοποίησης είναι αποτυχημένες Το βάρος πέφτει στην χρησιμοποίηση εξελιγμένων εργαλείων και όχι στην επιτυχημένη εφαρμογή των εργαλείων αυτών Οι τεχνολογικές αλλαγές δε συνοδεύονται από αντίστοιχες αλλαγές στις διαδικασίες ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 9

10 Η Κατάσταση στη εκαετία του ιαδικασία Παρακολούθησης Αγοράς Βαθμός Αλλαγής Αγοράς Συχνότητα Αλλαγών Αγοράς υσλειτουργία Οργανισμού Παρούσες ιαδικασίες 5 10 Χρόνος (Έτη) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 10

11 ...και η Κατάσταση στη εκαετία του ιαδικασία Παρακολούθησης Αγοράς Βαθμός Αλλαγής Αγοράς Συχνότητα Αλλαγών Αγοράς υσλειτουργία Οργανισμού Παρούσες ιαδικασίες 5 10 Χρόνος (Έτη) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 11

12 Κλάδοι που Επηρεάζονται Τράπεζες ιασκέδασηt Logistics Παραγωγή Καταναλωτικών Προϊόντων Ηλεκτρισμός Υγεία Τηλεπικοινωνίες Ταξίδια ιαφήμιση Κυβερνητικές Υπηρεσίες Μεταφορές Αυτοκινητοβιομηχανία Λιανεμπόριο Cards and Gifts Πωλήσεις Βιβλίων Recreation and Leisure Εξοπλισμός Γραφείου Παιχνίδια Εκδόσεις Εμπορία Μετοχών Το ebusiness επηρεάζει το Μarketing, τις Πωλήσεις και την Εξυπηρέτηση Πελατών Το ebusiness αλλάζει τη δομή των προσφορών και τον τρόπο που προσφέρονται Το ebusiness αλλάζει όλους τους κλάδους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 12

13 Παράδειγμα Νέων Επιχειρηματικών Μοντέλων Συνεργάτες eprocurement Παραγωγή Προϊόντα Προμήθειες Προμηθευτές esales Πωλήσεις Προϊόντα Πελάτες Συμβόλαι α Συμβόλαια Παραγγελίες Intranet Παραγγελίες Internet / Extranet ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 13

14 When the Going Gets Tough, the Tough Get Going! Η αναδιοργάνωση επιχειρησιακών διαδικασιών μπορεί να αντιμετωπίσει τα προβλήματα που προαναφέρθηκαν, αποσκοπώντας στα εξής: Προσπαθεί να πετύχει τους στόχους της επιχειρώντας τα ακόλουθα: Περιορισμό του κόστους Βελτίωση της ποιότητας Αύξηση της εξυπηρέτησης Συνδυασμό των ανωτέρω Εισαγωγή νέου τρόπου σκέψης Αλλαγή του τρόπου με τον οποίο πραγματοποιείται η εργασία ημιουργία ευέλικτης οργάνωσης Χρησιμοποίηση της τεχνολογίας ως «αγωγό» ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 14

15 Οι Επιχειρηματικοί Κανόνες Έχουν Αλλάξει... Προσέγγιση Οδηγοί Μέτρο Σύγκρισης Παραδοσιακή Προσέγγιση ιαδικασίες & εργαλεία Bottom-up Νόρμες κλάδου Νέα Προσέγγιση Ανάλυση όλης της επιχείρησης και των λειτουργικών συνδέσεων Όραμα Βέλτιστες πρακτικές Εύρος Προτεραιότητες Βαθμός αλλαγής ιαδικασία αλλαγής Ρόλος υπαλλήλων Τμήματα Ίδια προτεραιότητα Σε όλες τις διαδικασίες Μικρός Ανεπίσημη, τυχαία Αμέτοχοι αποδέκτεςs Όλες ο οργανισμός Βελτίωση των διαδικασιών Κλειδιών πρώτα Μεγάλος, συνοδεύεται από συνεχή βελτίωση Προγραμματισμένη Ιδιοκτήτες και και συμμετέχοντες ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 15

16 Η Λειτουργική Οπτική (Οργάνωση ανά Τμήματα) Έρευνα Παραγωγή Marketing & Πωλήσεις Το κάθε τμήμα έχει μικρή ή καθόλου γνώση για τις δραστηριότητες του άλλου Το αποτέλεσμα είναι μη αποδοτική λειτουργία (υπερκαλύψεις, τοπική και όχι ολική βελτίωση, πόλεμος συμφερόντων, μη αποδοτική λειτουργία) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 16

17 Τα Τμήματα σε Μία Επιχείρηση Συνεργάζονται... Έρευνα Νέες Ιδέες Προϊόντων Marketing Ανάγκες Προδιαγραφές Παραγγελίες Ανάπτυξη Παραγωγή Πωλήσεις Παραγγελίες Πελάτες Έρευνα Παραγωγή Marketing & Πωλήσεις Οπτική των διαδικασιών ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 17

18 Παράδειγμα: ιαδικασία ιεκπεραίωσης Παραγγελίας Παραγγελία Πελάτη Τμήμα Εξυπηρέτηση ς Πελατών Παραλαβή Εντολής Παραγγελίας Οικονομικό Τμήμα Πιστωτικός Έλεγχος Πελάτη Τμήμα Πωλήσεων Καθορισμός Τιμής Ναι Έλεγχος Αποθεμάτων Έλεγχος Ύπαρξης Προϊόντος Όχι Παράδοση στον Πελάτη Τμήμα Αποστολής Προϊόντων Έλεγχος παραγγελίας, αποστολή Αποθήκη Παραλαβή από αποθήκη Προγ/μός Παραγωγής Εντολή Παραγωγής ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 18

19 Σύγκριση των ύο ιαφορετικών Οπτικών Πελάτης Οπτική των τμημάτων Πελάτης ιάσπαση διαδικασιών & μακροί χρόνοι Απουσία ευελιξίας Συχνά σφάλματα Απομόνωση από τον πελάτη & τον νεωτερισμό υσκολία εύρεσης υπευθύνων Απογοήτευση υπαλλήλων Πελάτης Προσθήκη/ Add and Keep Διατήρηση Customers Πελ. Απόκτηση Παραγγελιών Δημιουργία Launch New Νέων Products Προϊόντων Εξασφάλιση Πόρων Καλές Generate χρηματοροές Cash Flow Ικανοποίηση Satisfy Stakeholders μετόχων Επίκεντρο ο πελάτης, διαδικασίες που εμπλέκουν πολλά τμήματα Προσέγγιση με ομάδες Ενίσχυση από νέες τεχνολογίες Οπτική των διαδικασιών Client/server και GUI Τηλεφωνικά Κέντρα Imaging και Ροή Εργασίας Πελάτης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 19

20 Οι ιαστάσεις Ενός Οργανισμού Οργανισμός/ Άνθρωποι Φυσική Υποδομή Τεχνολογία Εξυπηρέτηση Πελατών Επιχειρηματική Στρατηγική R & D MANUFACTURING SALES Πολιτική, Νομοθεσία, Κανονισμοί Διαδικασίες ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 20

21 Όλοι οι Παράγοντες Πρέπει να Συνεισφέρουν στην Υλοποίηση της Στρατηγικής Οργανισμός & Άνθρωποι Τεχνολογία ιαδικασίες Στρατηγική ιαδικασίες Πολιτική Φυσική Υποδομή Πολιτική Τεχνολογία Στρατηγική Οργανισμός & Άνθρωποι Φυσική Υποδομή ΣΤΟ ΜΕΛΛΟΝ ΤΩΡΑ ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 21

22 Ορισμοί Αναδιοργάνωσης Επιχειρησιακών ιαδικασιών (1/2) Κατά τους Hammer και Champy(1993), Business Process Reengineering είναι: «Ο θεμελιώδης επαναπροσδιορισμός και η δραστική ανασχεδίαση ενός ολόκληρου επιχειρηματικού συστήματος: των επιχειρηματικών διαδικασιών, του ορισμού εργασίας, της δομής του οργανισμού, της διοίκησης, του γενικότερου συστήματος απόδοσης και των αξιών και πεποιθήσεων που επικρατούν στην επιχείρηση». Κατά τους Tapscott et al (1993) Business Process Reengineering είναι: «Η από τα θεμέλια επανεξέταση και ανασχεδίαση των επιχειρησιακών διαδικασιών και της οργανωτικής δομής μιας επιχείρησης με στόχο την επίτευξη δραματικής βελτίωσης σε φλέγοντες τομείς όπως η ποιότητα, η παραγωγικότητα, η ικανοποίηση του πελάτη και ο χρόνος που χρειάζεται για να φτάσει ένα προϊόν στην αγορά». ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 22

23 Ορισμοί Αναδιοργάνωσης Επιχειρησιακών ιαδικασιών (2/2) Κατά τους Hall et al(1993), Business Process Reengineering είναι: «Ο ανασχεδιασμός και η βελτίωση ενός οργανισμού τόσο σε βάθος (ρόλοι, υπευθυνότητες, επιχειρησιακή δομή, καθεστώς αμοιβής, πληροφοριακή τεχνολογία, κοινές δεξιότητες, κοινά πιστεύω), όσο και σε πλάτος (δραστη- -ριότητες) που μπορούν να οδηγήσουν στην μακροχρόνια κερδοφορία». Κατά τον Davenport (1993) το Business Process Reengineering αποτελεί τμήμα μιας μεγαλύτερης «ιδέας» και για αυτό εισάγει τον όρο «Business Process Innovation που υποδηλώνει την δημιουργία Στρατηγικού Οράματος, και την εμπλοκή ανθρωπίνου δυναμικού και τεχνολογίας στον σχεδιασμό της δραστηριότητας της αλλαγής». ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 23

24 Μεθοδολογία Αναδιοργάνωσης Επιχειρησιακών Διαδικασιών ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 24

25 Ένα Μοντέλο Αναδιοργάνωσης Αναδιοργάνωση Επιχειρησιακών ιαδικασιών Όραμα Εστίαση/ Ανάλυση Σχεδιασμός ιαδικασιών Προσαρμογ ή Υποδομής Προγ/μος- Χρηματοδ. Υλοποίηση Οργανισμός / Άνθρωποι Τεχνολογία Πολιτική Φυσική Υποδομή ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 25

26 Ερμηνεία Μοντέλου ΓΙΑΤΙ? ΤΙ? ΜΕ ΤΙ? Όραμα Εστίαση/ Ανάλυση Σχεδιασμός ιαδικασιών Προσαρμογ ή Υποδομής Προγ/μος- Χρηματοδ. Υλοποίηση Οργανισμός / Άνθρωποι Τεχνολογία Πολιτική Φυσική Υποδομή ΠΟΙΟΣ? ΠΩΣ? ΠΟΥ? ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 26

27 Στρατηγική & Όραμα Όραμα: Έκφραση της στρατηγικής σε συνδυασμό με την ιδιαίτερη κουλτούρα της επιχείρησης, προσδιορισμός των μελλοντικών στόχων Αγορά: Αναγνώριση των πελατών και των ιδιαίτερων χαρακτηριστικών τους καθώς και των ιδιαιτεροτήτων του περιβάλλοντος λειτουργίας της επιχείρησης Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας: Αναγνώριση σημαντικών σημείων που μπορούν να εξασφαλίσουν την επιτυχία λειτουργία της επιχείρησης στο μέλλον Στόχοι αναδιοργάνωσης: Αναγνώριση στόχων σε υψηλό επίπεδο και εξασφάλιση δυνατότητας μέτρησης της απόδοσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 27

28 Εστίαση - Πραγματοποίηση Ανάλυσης Η ανάλυση των διαδικασιών που θα αναδιοργανωθούν περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: Κατανόηση υπάρχουσας κατάστασης επιχείρησης Ανάλυση επιχειρησιακών διαδικασιών σε υψηλό επίπεδο και: σύγκριση υπάρχουσας κατάστασης με τους στόχους αναγνώριση στενωμάτων και προβληματικών περιοχών Επιλογή διαδικασιών που θα αναδιοργανωθούν Πραγματοποίηση ανάλυσης χαμηλότερου επιπέδου των διαδικασιών που θα αναδιοργανωθούν Ακριβής αναγνώριση και έκφραση αλλαγών και περιγραφή των αναμενόμενων οφελειών ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 28

29 Σχεδιασμός ιαδικασιών Ο επιτυχημένος σχεδιασμός των επιτυχημένων διαδικασιών περιλαμβάβει τις ακόλουθες ενέργειες: ημιουργία κατάλληλης ομάδας έργου με τέλεια γνώση των ιδιαιτεροτήτων των διαδικασιών που θα σχεδιασθούν Μελέτη βέλτιστων πρακτικών και ακρόαση ειδικών του κλάδου στον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση Αναγνώριση βασικών αγωγών (enablers) για την πραγματοποίηση των αλλαγών Εντοπισμός εμποδίων και πιθανών προβλημάτων Σχεδιασμός των νέων δεικτών απόδοσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 29

30 Οργανισμός & Άνθρωποι Κουλτούρα Προσδιορισμός στυλ διοίκησης, μεθοδών εσωτερικών επικοινωνιών, νορμών συμπεριφοράς και γενικότερης κουλτούρας της επιχείρησης Καθορισμός τύπων ανταμοιβών και αναγνώρισης Οργανισμός Καθορισμός οργανωτικής δομής που θα υποστηρίξει τις νέες διαδικασίες Περιγραφή οργανωτικών μονάδων, γραμμών αναφοράς και τρόπου επικοινωνίας (reporting) Άνθρωποι Απόφαση επιθυμητών χαρακτηριστικών προσωπικού Καθορισμός απαραίτητης εκπαίδευσης Εντοπισμός συνδέσεων με τεχνολογία και πολιτική ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 30

31 Αναμενόμενες Αλλαγές στην Οργανωτική ομή Μείωση των μέσων βαθμίδων διοίκησης και κατ ακολουθία του αριθμού των μέσων διοικητικών στελεχών ιευθύνσεις και τμήματα στοχευμένα προς κύριες επιχειρηματικές διαδικασίες που συμπληρώνονται από ολιγομελείς και ευέλικτες ομάδες υπεύθυνες για την διεκπεραίωση των υπολοίπων διαδικασιών (οριζόντια οργανογράμματα) Σαφείς γραμμές αναφοράς και αρμοδιότητες ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 31

32 Απαιτούμενη Εκπαίδευση Εξασφάλιση δημιουργικής χρησιμοποίησης της πληροφορικής τεχνολογίας Προετοιμασία για την εκτέλεση πολλαπλών καθηκόντων (ευέλικτοι εργαζόμενοι) Συστηματική ενημέρωση για τις εξελίξεις στο χώρο στον οποίο κινείται η επιχείρηση Συνεχιζόμενη εκπαίδευση ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 32

33 Τεχνολογία Επικέντρωση στο απαραίτητο τεχνολογικό περιβάλλον: Περιγραφή νέου τεχνολογικού περιβάλλοντος, με λειτουργικές και τεχνικές προδιαγραφές υψηλού επιπέδου Ανάλυση επιπτώσεων: Γενική περιγραφή επιπτώσεων με βάση την υπάρχουσα τεχνολογική υποδομή, το ανθρώπινο δυναμικό και τον διαθέσιμο χώρο Έργα υλοποίησης: Αναγνώριση και περιγραφή βασικών έργων και απαραίτητων δραστηριοτήτων υλοποίησης για την επιτυχή εισαγωγή της τεχνολογίας ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 33

34 Ενδεικτικά Παραδείγματα Αξιοποίησης Τεχνολογίας Βάσεις δεδομένων (Databases ή DBs) Συστήματα διαχείρισης Βάσεων εδομένων (DataBase Mgt System ή DBMS) Ολοκληρωμένα Πληροφοριακά Συστήματα (MRP-II, CIM) Πληροφοριακά Συστήματα ιοίκησης (Management Information Systems ή MIS) Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems) Έμπειρα Συστήματα (Expert Systems) Ηλεκτρονικό Επιχειρείν (E-Business) ιαδίκτυο (Internet, Intranet, Extranet) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 34

35 Φυσική Υποδομή Προσδιορισμός απαραίτητου χώρου: Απόφαση παραμέτρων που αφορούν τη στέγαση οργανωτικών μονάδων και την φυσική διεπαφή μεταξύ τους καθώς και την διεπαφή των οργανωτικών μονάδων με τους πελάτες Καθορισμός τύπου χώρου: Κατηγοριοποίηση του απαραίτητου χώρου με βάση τις προβλεπόμενες ανάγκες (εκπαίδευση, γραφεία, άλλοι χώροι) Καθορισμός όγκου χώρων: Πρόβλεψη των αλλαγών του όγκου των χώρων που θα επιφέρει η αναδιοργάνωση ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 35

36 Πολιτική, Νομοθεσία & Κανονισμοί Αναγνώριση όλων εκείνων των περιοχών στις οποίες πολιτικές, ή/και νομοθεσία ή/ και κανονισμοί θα μπορούσαν να επιφέρουν αλλαγές και θα μπορούσαν να έθεταν σε κίνδυνο την υλοποίηση του έργου Αναγνώριση απαιτούμενων αλλαγών κατά την υλοποίηση ρομολόγηση υλοποίησης υλικών το συντομότερο δυνατό ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 36

37 Προγραμματισμός & Χρηματοδότηση ημιουργία αναλυτικού προγράμματος υλοποίησης που θα δείχνει τα αναμενόμενα αποτελέσματά της και θα αποδεικνύει την επιτυχία της Προγραμματισμός υλοποίησης Πρόγνωση κόστους Στρατηγική διαχείρισης αλλαγής Υποστήριξη ανώτατης διοίκησης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 37

38 Υλοποίηση Γρήγορες επιτυχίες: Επίτευξη αποτελεσμάτων σε σύντομο χρονικό διάστημα με κάποιες «εύκολες νίκες» Πιλοτικά έργα: οκιμή λειτουργίας, πραγματοποίηση διορθώσεων, εξαγωγή συμπερασμάτων Υλοποίηση έργων: Υλοποίηση όλων των έργων που περιγράφονται αναλυτικά στο πρόγραμμα υλοποίησης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 38

39 ιαμόρφωση Ομάδας Έργου Συνεργασία εξωτερικών συμβούλων Συμμετοχή υπαλλήλων από όλα τα εμπλεκόμενα τμήματα και όλες τις διοικητικές βαθμίδες Εμπλοκή ειδικών σε τεχνολογικά ζητήματα Εξασφάλιση ομάδας με ικανότητες στη διαχείριση της αλλαγής Ανοικτή ανταλλαγή απόψεων χωρίς πολιτικές σκοπιμότητες και «υπόγειους» στόχους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 39

40 Αναμενόμενα Αποτελέσματα Χρόνος Γρηγορότερη πρόσβαση στην πληροφορία και ταχύτερη λήψη αποφάσεων Αποδοτικότερες διαδικασίες Περιορισμός νεκρών χρόνων και χρόνων αναμονής Κόστος Περιορισμός κόστους πραγματοποίησης των διαδικασιών Κατάργηση άχρηστων δραστηριοτήτων Αποδοτικότερη διεξαγωγή εργασίας Ποιότητα Περιορισμός σφαλμάτων Αυξημένη απόδοση με στόχο την ικανοποίηση του πελάτη Βελτιωμένα προϊόντα και υπηρεσίες Εργασιακό περιβάλλον Αυξημένο ηθικό εργαζομένων Ομαδική εργασία Βελτιωμένες συνθήκες εργασίας ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 40

41 Μελέτη Περίπτωσης - IBM Credit (Έγκριση Χρηματοδότησης) Αίτημα Χρηματοδότησης από Πωλητή Τμήμα Παραλαβής Αιτήσεων Παραλαβή Αίτησης Χρηματοδότ. Τμήμα Πιστώσεων Πιστωτικός Έλεγχος Πελάτη Τμήμα Επιχειρηματικών Πρακτικών Προσαρμογή Τυποποιημένων Όρων ανείου Ομάδα Σύνταξης Προσφορών Εκτιμητής Πωλητής Σύνταξη Προσφοράς & Αποστολή στον Πωλητή Καθορισμός Επιτοκίου ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 41

42 Περιγραφή Περίπτωσης IBM Credit Χρόνος κύκλου της διαδικασίας: 7 ημέρες Καθαρός χρόνος εργασιών: 90 λεπτά Παλιά ιαδικασία Κανένας δεν γνώριζε σε ποιο βήμα της διαδικασίας βρίσκεται το κάθε αίτημα Νέα ιαδικασία Ένας άνθρωπος εκτελεί όλα τα βήματα της διαδικασίας με την υποστήριξη εύχρηστου πληροφοριακού συστήματος και ειδικών (deat structurer ή διεκπεραιωτής αιτήματος) Μείωση του χρόνου κύκλου της διαδικασίας σε 4 ώρες Αποτελέσματα Αύξηση του αριθμού αιτήσεων που διεκπεραιώνονται κατά 100 φορές ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 42

43 Μελέτη Περίπτωσης - Ford Motors ( ιαδικασία Προμηθειών) Αντίγραφο Παραγγελίας Τμήμα Πληρωμής Προμηθευτών Βεβαίωση Παραλαβής Τμήμα Προμηθειών Εισαγωγή Παραγγελίας στη Βάση εδομένων Τιμολόγιο Παραγγελία Προμηθευτής Επιταγή ΒΑΣΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ Επιταγή Αντίγραφο Παραγγελίας Τμήμα Παραλαβής Υλικών Αποστολή Υλικών - ελτίο Αποστολής Έλεγχος αν τα Αποσταλλέντα Υλικά Αντιστοιχούν σε Εκκρεμούσα Παραγγελία ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 43

44 Περιγραφή Περίπτωσης Ford Motors Παλιός Κανόνας Πληρωμή όταν λαμβάνεται το τιμολόγιο Πληρωμή όταν λαμβάνεται το υλικό Νέος Κανόνας Αποτελέσματα Ουσιαστικά καταργήθηκε το τμήμα Πληρωμής Προμηθειών. Παρέμεινε μόνο για την αντιμετώπιση ειδικών περιπτώσεων και την κάλυψη των Αναγκών της Λογιστικής Αγορών, αλλά και με πολύ μικρότερο μέγεθος (από 500 άτομα σε 125). Σε ορισμένες περιπτώσεις, το μέγεθος μειώθηκε στο 5% ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 44

45 Ερωτήσεις... ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 16 45