ΑΤΕΙ ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΠΟΡΩΝ Φώτιος Ψαρόπουλος Αριθμός Μητρώου : 4719 ΕΠΟΠΤΡΙΑ ΚΑΘΗΓΗΤΡΙΑ: Βενέτη Σοφία ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2011 ΕΚΠΟΝΗΘΕΙΣΑ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΗ ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΤΗΣΗ ΤΟΥ ΒΑΣΙΚΟΥ ΠΤΥΧΙΟΥ - 1 -
- 2 -
ΠΕΡΙΛΗΨΗ Ο βαθμός εξάρτησης των νέων επιχειρήσεων από την τεχνολογία ολοένα και αυξάνεται. Η χρήση των νέων τεχνολογιών μπορεί να εξελιχθεί σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στρατηγικής σημασίας για την επιχείρηση, ενώ αντίθετα η λανθασμένη χρήση ή η απουσία των νέων τεχνολογιών από τον στρατηγικό σχεδιασμό της επιχείρησης μπορεί να αποβεί μοιραία για την επιχείρηση. Για να παραμείνουν λοιπόν στο ανταγωνιστικό προσκήνιο οι επιχειρήσεις, χρειάζεται να επενδύσουν σε διάφορα Πληροφοριακά Συστήματα που βοηθάνε όχι μόνο στην παραγωγή, αλλά γενικότερα στην βελτιστοποίηση όλης της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων ( E.R.P.) κατέχουν το σκήπτρο των νέων τεχνολογιών αφού μπορούν να διαχειριστούν κάθε επιχείρηση, εξ ολοκλήρου και με μεγάλη επιτυχία. Τα E.R.P συστήματα αφορούν τη διοίκηση, την παραγωγή, την διαχείριση της αποθήκης, το μάρκετινγκ, τις πωλήσεις, τις πελατειακές σχέσεις και γενικότερα τη διαχείριση όλων των επιμέρους τμημάτων μιας επιχείρησης. Με τη χρήση αυτών των συστημάτων οι επιχειρήσεις μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την παραγωγή τους, την διαχείριση των λειτουργιών και επομένως και την ανταγωνιστικότητά τους. Εντούτοις η υιοθέτηση των εν λόγω συστημάτων δεν σημαίνει την αυτόματη επιτυχία τους. Η επιχείρηση που θα εγκαταστήσει ένα τέτοιο σύστημα πρέπει να είναι σε θέση να αλλάξει ριζικά όλες τις διαδικασίες της και να τις προσαρμόσει ώστε να λειτουργήσει σωστά το νέο σύστημα. Στην συγκεκριμένη εργασία θα δούμε αναλυτικά τα τμήματα που καλύπτει ένα E.R.P. σύστημα, καθώς και όλους αυτούς τους κινδύνους που πρέπει να προσέξει η επιχείρηση ώστε να καταφέρει την επιτυχημένη εγκατάσταση και λειτουργία ενός Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Επιχειρηματικών Πόρων. - 3 -
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Σελίδα Κεφάλαιο 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 10 Κεφάλαιο 2 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΗ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ......15 2.1. Εισαγωγή...15 2.2. Ιστορική Αναδρομή...18 2.3. Ορισμός συστήματος και πληροφοριακού συστήματος...22 2.3.1. Πόροι των πληροφοριακών συστημάτων...23 2.3.2. Σκοποί πληροφοριακού συστήματος...23 2.3.3. Κατηγορίες πληροφοριακών συστημάτων...23 2.3.4. Ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων...25 2.4. Εννοια και γενικά στοιχεία των συστημάτων mrp i mrp ii...27 2.4.1.Προγραμματισμός απαιτούμενων υλικών (mrp i)...27 2.4.2. Ορισμός του mrp i...28 2.4.3. Βασικοί παράμετροι λειτουργίας του mrp...30 2.4.4. Λειτουργικές ιαδικασίες...31 2.4.5. Τα παραγωγα του συστηματος μrp (mrp outputs)...33 2.5. Ολοκληρωμένο κύκλωμα προγραμματισμού υλικών απαιτήσεων...35 2.5.1. (Closed loop mrp)...35 2.5.2. Ορισμός του closed loop mrp...35 2.5.3. Βασικά στοιχεία...36 2.6. Προγραμματισμός πόρων βιομηχανικής επιχείρησης...38 2.6.1 Ορισμός του mrp ii...38 2.6.2. Διαφορά του mrpιι από το mrp i...39 2.7. Εννοια και γενικά στοιχεία των συστημάτων erp...42 2.7.1.Εννοια των συστημάτων erp...42 2.7.2 Τι είναι τα συστήματα erp...42 2.7.3. Ορισμός των συστημάτων erp...43 2.7.4. Τι δεν είναι συστήματα erp;...45 2.7.5. Χαρακτηριστικά των συστημάτων erp...46 2.7.6. Στόχος των συστημάτων erp...47-4 -
2.8. Επίλογος...48 Κεφάλαιο 3 ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ...49 3.1. Επιλογή δείγματος...49 3.2. Μέθοδος συλλογής στοιχείων...49 3.3. Εταιρία Delta Singular...49 3.4. Εταιρία Hospitality erp...49 3.5. Εταιρία Αποθηκευση Α.Ε....50 Κεφάλαιο 4 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΕΥΡΗΜΑΤΩΝ ΕΡΕΥΝΑΣ...52 4.1. Εισαγωγή...52 4.1.1. Επιλογή συστήματος erp...52 4.1.2. Προβληματισμοί σχετικά με τα συστήματα erp...55 4.1.3. Υλοποίηση ενός συστήματος erp...56 4.1.4. Σκοπός υλοποίησης ενός συστήματος erp...61 4.1.5. Τρόποι υλοποίησης συστημάτων erp...62 4.1.6. Μετά την υλοποίηση: βελτιστοποίηση και αναδιοργάνωση...64 4.1.7. Προβλήματα υλοποίησης ενός συστήματος erp...65 4.2. Επιπρόσθετες Εφαρμογές...67 4.2.1. Ορισμός του crm (consumer relationship management)...68 4.2.2. Διαχείριση σχέσεων με τον πελάτη...68 4.2.3. Συστατικά του crm...69 4.2.4. Βασικές λειτουργίες μιας εφαρμογής crm...69 4.2.5. Οφέλη απο την χρήση μιας εφαρμογής crm...71 4.2.6. Προβλήματα κατά την υλοποίηση του crm...71 4.3 Εφαρμογή ηλεκτρονικού εμπορίου...73 4.3.1. Χαρακτηριστικά του ηλεκτρονικού εμπορίου...74 4.3.2. Ε-commerce και erp...76 4.3.3. Αλληλεπίδραση της εφαρμογής e-commerce με το erp...77 4.4. Εφαρμογές συστημάτων erp...79 4.4.1. Εταιρεία Delta Singular...79 4.4.2. Singular Enterprise...79-5 -
4.4.3. Πλεονεκτήματα του Singular Enterprise...81 4.4.4. Singular Enterprise Express...83 4.4.5. Πλεονεκτήματα του Singular Enterprise Express...85 4.5. E by epicor...86 4.5.1. Ιδιαίτερα χαρακτηριστικά e by epicor...88 4.5.2. Διεθνής αναγνώριση...89 4.6. Εφαρμογή συστήματος Hospitality erp τεχνολογίας Microsoft. net...90 4.7. Η εφαρμογή του erp συστήματος Singular Enterprise στην εταιρία third Party Logistics Αποθηκευση Α.Ε...93 4.7.1. Επίλογος...98 Κεφάλαιο 5 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ...99 5.1. Εισαγωγή...99 5.1.1. Λειτουργικότητα των συστημάτων erp...102 5.1.2. Ανάγκες που καλύπτει το erp...105 5.1.3. Πλεονεκτήματα των συστημάτων erp...106 5.1.4. Μειονεκτήματα των συστημάτων erp...107 5.1.5. Ποιες επιχειρήσεις χρειάζονται ενα σύστημα erp...108 5.1.6. Ποιο είναι το καλύτερο σύστημα erp...108 5.1.7 Ποια είναι η κατάλληλη στιγμή για τη λειτουργία του συστήματος;...109 5.1.8. Πως μπορεί το erp να βελτιώσει την επιχειρησιακή απόδοση μιας επιχείρησης μας;...109 5.1.9. Εγκατάσταση erp = μείωση του προσωπικού της επιχείρησής μας;...109 5.2. Συστήματα erp και internet...110 5.3. Ποσο επαρκούν τα λογιστικά πακέτα του erp που κυκλοφορούν για μικρές επιχείρησεις;...111 5.4. Η αγορά και εφαρμογή των συστημάτων e.r.p. στην ελλάδα...112 5.4.1. Η αγορά των συστημάτων erp στην ελλάδα...112 5.4.2. Αναγκαιότητα των erp συστημάτων στην ελληνική αγορά...113 5.4.3. Γιατί οι ελληνικές επιχειρήσεις επενδύουν σε συστήματα erp...114 5.4.4. Εφαρμογή των συστημάτων erp στις ελληνικές επιχειρήσεις...115 5.4.5. Εrp και άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές...116 5.6. Περιορισμοί της μελέτης...117-6 -
5.6.Μελλοντικές προοπτικές των συστημάτων erp...117 Κεφάλαιο 6 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...120-7 -
ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΠΙΝΑΚΩΝ ΚΑΙ ΓΡΑΦΗΜΑΤΩΝ 1. Σχήμα 1. Γραφική αναπαράσταση Συστήματος Υποσυστήματος.(σελ. 19) 2. Σχήμα 2. Αναπαράσταση Συστήματος...(σελ. 20) 3. Σχήµα 3 Το MRP I.. (σελ. 29) 4. Σχήµα 4 Το Closed Loop MRP...(σελ. 36) 5. Σχήµα 5 Το MRP II... (σελ. 39) 6. Σχήµα 6 Σύγκριση των MRP Ι και MRP II.(σελ. 40) 7. Σχήµα 7 The future trend of ERP. (σελ. 10) Πίνακας 1 Διασάφησης παραγγελίας.παρτίδα=300, προθεσμία 2 εβδομάδων. (σελ. 32) Πίνακας 2 Καταλληλότητα πακέτων λογισµικού σε διαφόρους τύπους βιομηχανιών. (σελ. 41) - 8 -
ΕΥΧΑΡΙΣΤΗΡΙΑ Αρχικά θα ήθελα να εκφράσω την ευγνωμοσύνη μου στην οικογένεια μου για την αμέριστη συμπαράσταση και υποστήριξη που μου παρείχαν κατά τη διάρκεια των σπουδών μου. Με την περάτωση της εργασίας αυτής θα ήθελα να ευχαριστήσω ιδιαίτερα την επιβλέπουσα καθηγήτρια κ. Βενέτη Σοφία τόσο για την ευκαιρία που μου έδωσε να ασχοληθώ με το αντικείμενο των συστημάτων διαχείρισης επιχειρηματικών πόρων, οσο και για τις πολύτιμες συμβουλές και κατευθύνσεις που μου παρείχε. Επίσης με την ολοκλήρωση της πτυχιακής μου εργασίας νιώθω την ανάγκη από καρδιάς να εκφράσω ένα μεγάλο ευχαριστώ σε όλους καθηγητές μου κατά τη διάρκεια της φοίτησης μου στη Σχολή Διοίκησης και Οικονομίας και συγκεκριμένα του Τμήματος Διοίκησης Επιχειρήσεων που με εφοδίασαν με τις απαραίτητες γνώσεις. Τέλος, θα ήθελα να ευχαριστήσω όλους τους φίλους μου παλιούς και νέους για όλα αυτα που μοιραστήκαμε στα χρόνια της φοίτησης μου στο Α.Τ.Ε.Ι. καβάλας. Ψαρόπουλος Φώτιος Οκτώβριος 2011-9 -
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΕΙΣΑΓΩΓΗ Στα πρόθυρα του 21ου αιώνα οι επιχειρήσεις καλούνται να αντιμετωπίσουν ποικίλες και σημαντικές προκλήσεις. Το φάσμα των προκλήσεων αυτών εκτείνεται από την παγκοσμιοποίηση της αγοράς και την εντατικοποίηση της ανταγωνιστικότητας που προκαλεί η εποχή της Πληροφορικής (π.χ. εξομοίωση μικρών και μεγάλων επιχειρήσεων στο WEB και στο ηλεκτρονικό εμπόριο). Μια από τις σημαντικές υποσχέσεις της Πληροφορικής για την υποστήριξη των επιχειρήσεων στην μάχη της αγοράς αποτελούν τα επιχειρησιακά συστήματα που παρέχουν ενιαίο τρόπο λειτουργίας με τυποποιημένες διαδικασίες, καθώς και ένα ανοικτό μέσο επικοινωνίας των στελεχών σε ενιαία γλώσσα. Ο όρος ERP αποτελείται από τα αρχικά της φράσης Enterprise Resource Planning που σηµαίνει Σχεδιασµός Επιχειρησιακών Πόρων. Πρόκειται περί λογισµικού προγράμματος, το οποίο ανήκει στην κατηγορία των πληροφοριακών συστημάτων για επιχειρήσεις. Μπορεί σύντοµα να περιγραφεί ως ένα ενοποιημένο πληροφοριακό σύστηµα το οποίο υπηρετεί όλες τις πλευρές µιας επιχείρησης. ιαχειρίζεται συναλλαγές, διατηρεί εγγραφές, παρέχει πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο, διευκολύνει τον σχεδιασµό και την παραγωγή. Εµφανίστηκε στην αγορά την δεκαετία του 1980,ως απόγονος µια σειράς εξελισσόμενων πληροφοριακών συστημάτων για επιχειρήσεις. Έχει δε πλέον κυριαρχήσει σε αυτή, καθώς χρησιμοποιείται από την πλειονότητα των µεγάλων και µικροµεσαίων εταιριών ανά την υφήλιο. Η αιτία εντοπίζεται στις ιδιότητες που ενσωματώνει, ιδιότητες που προάγουν τον πελατοκεντρικό προσανατολισµό της επιχείρησης,την αποτελεσματικότερη διαχείριση της επιχείρησης από την κεντρική διοίκηση, την ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους και την διαρκή βελτίωση. Το πρόβλημα των σύγχρονων επιχειρήσεων δεν είναι πλέον από πού και πως θα συγκεντρωθούν τα διάφορα δεδομένα της επιχείρησης που ενδιαφέρουν τη διοίκηση, αλλά πως αυτά τα δεδομένα μπορούν να αξιοποιηθούν αποτελεσματικά, έτσι ώστε να - 10 -
προσφέρουν χρήσιμες πληροφορίες, οι οποίες έχουν να κάνουν με τις λειτουργίες της επιχείρησης. Σε µια επιτυχηµένη εφαρµογή ενός ERP συστήµατος, οι πόροι που διαθέτει η επιχείρηση µπορούν να ταξινοµηθούν σε τρεις κατηγορίες. Η πρώτη αναφέρεται στο κόστος κτήσης του απαραίτητου εξοπλισµού και λογισµικού του συστήµατος καθώς και στη δαπάνη αναβάθµισης της δικτυακής υποδοµής. Στο παρελθόν οι δαπάνες αυτές ήταν µεγαλύτερες από ότι είναι τώρα ακόµα και για µικρές επιχειρήσεις. Μόνο το κόστος του λογισµικού διαφοροποιείται ανάλογα µε τον τύπο και το µέγεθος της επιχείρησης. Στη δεύτερη κατηγορία εντάσσονται οι απαιτούµενοι πόροι για την συγκέντρωση και εισαγωγή στο σύστηµα των απαραίτητων δεδοµένων για τη λειτουργία του συστήµατος. Ο βαθµός οργάνωσης της επιχείρησης και ο τρόπος συγκέντρωσης και παρακολούθησης αυτών των δεδοµένων καθορίζουν το κόστος αυτό. Η στοιχειώδης οργάνωση σε µια επιχείρηση µειώνει σηµαντικά το κόστος, διαφορετικά φτάνει σε υψηλά επίπεδα. Η τρίτη κατηγορία αφορά στο κόστος για την εκπαίδευση των χρηστών και τη συµβουλευτική υποστήριξη από εξειδικευµένο σύµβουλο. Όπως στη προηγούµενη κατηγορία έτσι και σε αυτή τα κόστη σχετίζονται µε το µέγεθος και τον τύπο της επιχείρησης. Όταν η διοίκηση µιας εταιρίας λάβει την απόφαση για την εφαρµογή ενός συστήµατος ERP σε αυτή, πρέπει να συνειδητοποιήσει ότι πρέπει να υιοθετήσει µια νέα οργανωτική δοµή προσανατολισµένη στις διεργασίες και όχι στα τµήµατα, να αναπτυχθεί κλίµα συνεργασίας και όχι ανταγωνισµού µεταξύ των τµηµάτων και γενικότερα να εµφυσήσει µια καινοτόµα φιλοσοφία στη διοίκηση και στον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης. Η επιτυχία υλοποίησης του συστήµατος ERP δεν εξαρτάται µόνο από το σχεδιασµό και την εφαρµογή συστηµατικής µεθόδου εκτέλεσης των εργασιών αλλά και από την εκ των προτέρων λήψη µέτρων για την αντιµετώπιση τυχόν προβληµάτων σε καίρια σηµεία του έργου. Ιδιαίτερης προσοχής είναι το πεδίο εφαρµογής του έργου, οι ανθρώπινοι πόροι και η διοίκηση του έργου - 11 -
Η επιτυχία της υλοποίησης εγκατάστασης ενός συστήματος ERP εξαρτάται κατά κύριο λόγο από: Τη δέσμευση της διοίκησης Την εξασφάλιση διαθεσιμότητας των βασικών εμπλεκόμενων στελεχών Την πληρότητα της εκπαίδευσης των τελικών χρηστών Την αξιοπιστία των διαθέσιμων στοιχείων Την εξασφάλιση χρηματοδικών πόρων Το λειτουργικό οργανόγραμμα του έργου Το ρεαλιστικό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης Την αποτελεσματική διοίκηση του έργου Η ελληνική και διεθνής εμπειρία υποδεικνύει ότι η εγκατάσταση ενός συστήματος ERP δεν αποτελεί τον κατάλληλο στόχο μίας επιχείρησης αλλά την αφετηρία της πορείας της προς τη συνεχή βελτίωση. Αν θεωρήσουμε πως εδώ τελειώνουμε, ο κίνδυνος είναι η επανάπαυση στα μέχρι στιγμής κεκτημένα και η μη εκμετάλλευση των περαιτέρω δυνατοτήτων του ERP. Αντίθετα, το έργο που θα φέρει την επιπρόσθετη αξία(added value) στην επιχείρηση αρχίζει μετά το αρχικό έναυσμα λειτουργίας. Έχουμε δημιουργήσει την απαιτούμενη υποδομή, δηλαδή την πλατφόρμα πάνω στην οποία θα αναγείρουμε το μελλοντικό οικοδόμημα. Σκοπός της παρούσας εργασίας είναι η ενημέρωση του αναγνώστη γύρω από τις εξελίξεις στον πιο ταχέως αναπτυσσόμενο παράγοντα όσον αφορά τη συνολική λειτουργία της επιχείρησης και τις επιπτώσεις που θα έχει µια επιχείρηση από την υιοθέτηση ενός τέτοιου συστήματος. Επίσης να τον διαφωτίσει σε ορισμένες καίριες πτυχές των συστημάτων αυτών. Σήμερα, οι περισσότερες μεγάλες ελληνικές επιχειρήσεις έχουν ήδη εγκαταστήσει συστήματα ERP's και οι μεσαίες παρουσιάζουν μια ενθαρρυντική τάση υιοθέτησης και αξιοποίησης αυτών. Πιθανότατα πολλές μικρές επιχειρήσεις (αρκετές το έχουν ήδη κάνει) θα τολμήσουν την προμήθεια συστημάτων ERP. Όμως όπως κάθε - 12 -
εισαγωγή νέων τεχνολογιών έτσι και τα συστήματα ERP προκαλούν σημαντικές αλλαγές στα επιχειρησιακά δρώμενα. Αλλαγές που έχουν να κάνουν με την οργάνωση και ανασχεδιασμό της λειτουργίας μιας επιχείρησης, αλλά και με τις νέες εξειδικευμένες θέσεις εργασίας που απαιτούνται. Οι σκοποί και οι στόχοι της πτυχιακής εργασίας υλοποιούνται μέσα από την παρουσίαση των πέντε κεφαλαίων της. Το πρώτο από αυτά αποτελεί το θεωρητικό μέρος της εργασίας και τα υπόλοιπα το ερευνητικό εμπειρικό μέρος. Η πορεία της εργασίας ακολουθεί την εξής δομή: Στο πρώτο κεφάλαιο γίνεται μια γενική εισαγωγή οσον αφορά στο πως εξελίχθηκαν τα πληροφοριακά συστήματα με την βοήθεια της τεχνολογίας και στην εποχή της πληροφορικής. Επίσης γίνεται προσπάθεια περιγραφής των λόγων που τα συστήματα ERP είναι σημαντικά για την επιχείρηση μας, καθώς και οι προυποθέσεις που απαιτούνται για την επιτυχή υλοποιήσή τους. Στο δεύτερο κεφάλαιο πραγματοποιείται ιστορική αναδρομή των πρώτων συστημάτων ERP μέχρι το ποιό πρόσφατων πλήρως εξελιγμένων όσον αφοραά την μορφή τους. Ακολουθεί η παρουσίαση του εννοιολογικού πλαισίου της έρευνας όπου παρουσιάζονται τα σημαντικότερα σημεία της βιβλιογραφίας που αφορούν στην διαχείρηση συστήματος επιχειρησιακών πόρων. Μέσα από την παρουσίαση αυτών των σημείων, γίνεται προσπάθεια κατανόησης των συστημάτων αυτών στους τρόπους δομής αλλα και λειτουργίας τους. Στο τρίτο κεφάλαιο παρουσιάζεται η ερευνητική μεθοδολογία.πιο συγκεκριμένα, γίνεται αναφορά στο δείγμα της έρευνας, που αφορούν 3 επιχειρήσεις που υιοθέτησαν συστήματα ERP, ο τρόπος επιλογής των συγκεκριμένων εταιριών, καθώς γίνεται και η αναλυτική αναφορά στα θετικά, αρνητικά αλλά και κοινά στοιχεία τους. Στο τέταρτο κεφάλαιο παρουσιάζεται η ερευνητική μεθοδολογία που ακολουθήθηκε προκειμένου να εκπληρωθούν οι ερευνητικοί σκοποί και στόχοι. Γίνεται εκτενής αναφορά στις μεθόδους που ακολουθήθηκαν για την συλλογή των εμπειρικών - 13 -
δεδομένων, τις εφαρμογές συστημάτων ERP στην χώρα μας και η κατάσταση που βρίσκεται η ελληνική αγορά όσον αφορά στην χρήση των συστημάτων αυτών. Ελπίζουμε ο κάθε αναγνώστης της παρούσας μελέτης να ικανοποιηθεί με την δομή και το περιεχόμενο που επιλέξαμε για την παρουσίαση της και με τον τρόπο αυτό να καταφέρουμε να προσθέσουμε ένα ακόμα λιθαράκι στις ήδη υπάρχουσες γνώσεις του. - 14 -
ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΚΗ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ 2.1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ Αντικείμενο της συγκεκριμένης μελέτης είναι τα επιχειρησιακά πληροφοριακά συστήματα ERP (Enterprise Resource Planning). Γίνεται προσπάθεια να αξιολογηθεί η χρησιμότητα τους και οι συνέπειες της λειτουργίας τους. 2.2. ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ Στο πρώτο µισό του προηγούµενου αιώνα, η τυπική στρατηγική της επιχείρησης ήταν προσανατολισµένη στην όσο το δυνατό µεγαλύτερη προσφερόµενη ποσότητα. Κυριαρχούσε η θεωρία ότι ο πελάτης θα συνέχιζε να προµηθεύεται αυτό που είχε ζητήσει προηγούµενες φορές και το µέλλον θα ήταν περίπου όπως το παρελθόν. Θεωρούσαν λοιπόν, ότι έπρεπε να διατηρούν µεγάλες ποσότητες αποθεµάτων ώστε να είναι ικανές να ανταποκρίνονται στην ζήτηση των πελατών για τα προϊόντα τους. Εάν κάποιο υλικό δεν είχε χρειαστεί στο παρελθόν, δεν υπήρχε κανένας λόγος να παραγγελθεί. Επίσης, αν τυχόν παραγγελλόταν περισσότερη ποσότητα από την χρειαζούµενη, δεν ήταν δα και κανένα σηµαντικό ζήτηµα καθώς οι µεγάλοι κύκλοι ζωής των προϊόντων εγγυώνταν την ανάλωση τους πριν αυτά γίνουν ακατάλληλα. Οι ελλείψεις στην λογική του σηµείου παραγγελίας που δεν επιτρέπει τον υπολογισµό της ζήτησης ενός αντικειµένου όταν από αυτό εξαρτώνται άλλα αντικείµενα µε πιο περίπλοκη δοµή, ή η µη συσχέτιση των παρτίδων παραγγελίας µε τις απαιτούµενες ποσότητες ήταν γνωστές για πολλά χρόνια στον τοµέα της παραγωγής. Επίσης, ήταν γνωστός ο χρονοπρογραµµατισµός για την έγκαιρη άφιξη των απαιτούµενων συστατικών καθώς και το προβλεπόµενο τελικό απόθεµα µετά την αφαίρεση όλων των ποσοτήτων προς διανοµή. Όµως πριν την διαθεσιµότητα των ηλεκτρονικών υπολογιστών, η επεξεργασία του - 15 -
συνόλου των δεδοµένων που έπρεπε να επεξεργασθούν για να έχει στην διάθεση της η επιχείρηση τις κατάλληλες πληροφορίες στον κατάλληλο χρόνο, ήταν πρακτικά αδύνατη. Έτσι, µεγέθη όπως το απόθεµα ασφαλείας (safety stock) και το σηµείο αναπαραγγελίας (reorder point) προϋπήρχαν για δεκαετίες στη βιοµηχανική πρακτική δίχως να επιφέρουν κάποια αλλαγή στον τρόπο οργάνωσης των αποθεµάτων. Ποιο ήταν το σηµείο εκκίνησης στις αρχές του 1960 που επέφερε τον συνδυασµό τους σε ένα ενιαίο σύστηµα µε την ονοµασία MRP; Η απάντηση είναι: ο ηλεκτρονικός υπολογιστής. Η εξέλιξη των υπολογιστών και η εµπορική διαθεσιµότητά τους εφοδίασαν τις επιχειρήσεις µε επαναστατικές δυνατότητες στην επεξεργασία δεδοµένων, τόσο από πλευράς ταχύτητας όσο και πολυπλοκότητας. Αυτό έγινε κατανοητό από µια οµάδα οραµατιστών οι οποίοι το 1957, ίδρυσαν τον εκπαιδευτικό οργανισµό ΑPICS (American Production and Inventory Control Society) για να προάγουν την γνώση, την εκπαίδευση και την τυποποίηση των βέλτιστων µεθόδων γύρω από τους δύο πιο καίριους παραγωγικούς συντελεστές της επιχείρησης την εργασία και τα αποθέµατα. Ο ηλεκτρονικός υπολογιστής πέρασε σε όλα τα κύρια τµήµατα της επιχείρησης. Για την χρήση του αναπτύχθηκαν εφαρµογές για την συστηµατική διαχείριση των δεδοµένων της, οι οποίες ονοµάστηκαν συστήµατα πληροφόρησης (Information Systems - I.S.). Τα συστήµατα αυτά εκτελούν δύο κύριες λειτουργίες. Την επεξεργασία των στοιχείων (data processing) ακριβώς λόγω της δυνατότητάς τους να συλλέγουν, να αποθηκεύουν, να επεξεργάζονται, και να εξάγουν χρήσιµες πληροφορίες για τους υπεύθυνους του κάθε τµήµατος και την περαιτέρω επεξεργασία των πληροφοριών (information processing) που αναφέρεται στην µετατροπή των πληροφοριών σε συµπεράσµατα χρήσιµα για την ορθή λήψη αποφάσεων. Στη δεκαετία του 1960, πρώτος ο J. I. Case και κάποια στελέχη της αµερικανικής εταιρίας IBM.ερευνούν την ανάπτυξη µιας δοµηµένης µεθοδολογίας για το σχεδιασµό και τον χρονοπρογραµµατισµό των υλικών που θα χρησιµοποιηθούν στην παραγωγή σύνθετων προϊόντων. Το αποτέλεσµα αυτής της έρευνας είναι τα - 16 -
συστήµατα MRP, τα οποία στη συνέχεια υιοθετήθηκαν από πολλές εταιρίες. Ακολουθώντας λοιπόν την παραδοσιακή της δοµή, δηµιουργήθηκαν πληροφοριακά συστήµατα για την παραγωγή, το λογιστήριο, την διοίκηση προσωπικού και το τµήµα µάρκετινγκ. Το παράδειγµα της IBM ακολούθησαν και άλλες µεγάλες αµερικανικές επιχειρήσεις, οι οποίες όµως περιορίζονταν να τα χρησιµοποιούν για ίδια χρήση. Πρώτη η IBM άρχισε να πουλά τέτοια προγράµµατα, εφαρµόζοντας µια πολιτική υποστήριξης των υπολογιστικών συστηµάτων της για επιχειρήσεις Στη δεκαετία του 1970 συµβαίνουν τα εξής : Το κόστος του hardware µειώνεται και οι εφαρµογές MRP αναβαθµίζονται. Προστίθενται σε αυτές κάποιες παράµετροι βελτιστοποίησης των τεχνικών προγραµµατισµού της δυναµικότητας, όπως είναι ο προγραµµατισµός απαιτήσεων δυναµικότητας (Capacity Requirement Planning - CRP) και έτσι δηµιουργείται το MRP II. Το νέο σύστηµα ξεφεύγει από το τµήµα παραγωγής της επιχείρησης και προσπαθεί να ικανοποιήσει όλες τις λειτουργικές της ανάγκες. Στη δεκαετία του 1980, η τεχνολογική πρόοδος, η εµφάνιση των προσωπικών υπολογιστών και τα τοπικά δίκτυα φέρνουν τα εν λόγω συστήµατα ακόµα πιο κοντά στις επιχειρήσεις. Ειδικότερα, αρχίζουν να διεισδύουν και στις µικρότερες επιχειρήσεις, µιας και πλέον το κόστος τους δεν είναι απαγορευτικό. Στο γεγονός αυτό συνέτεινε και η ραγδαία αύξηση των λογιστικών εφαρµογών Κατά τη δεκαετία του 1990: Εµφανίζονται τα συστήµατα Client/ Server, τα MS Windows µε τα επαναστατικά γραφικά περιβάλλοντα εργασίας (Graphical User Interfaces). Η βιοµηχανία λογισµικού επανασχεδιάζει τα προϊόντα της ώστε να είναι περισσότερο φιλικά προς το χρήστη και συµβατά µε τα νέα περιβάλλοντα εργασίας. Επιπλέον, η παγκοσµιοποίηση της αγοράς, οδήγησε τις επιχειρήσεις στη δραστηριοποίηση σε νέες αγορές και στην κατασκευή προϊόντων απευθυνόµενων στην κουλτούρα του κάθε καταναλωτή, ακολουθούµενα πάντα από κάποια πρότυπα ποιότητας. - 17 -
Οι ανάγκες για διαχείριση των ανθρώπινων πόρων αυξήθηκαν, η χρηµατοοικονοµική διαχείριση και ο έλεγχος των αποθεµάτων βελτιστοποιήθηκαν και τα δεδοµένα που βρίσκονταν αποθηκευµένα στα συστήµατα των εταιριών αυξήθηκαν εκθετικά. Όλ αυτά οδήγησαν στη εµφάνιση των ERP που βοηθούσαν στην διευθέτηση των παραπάνω προβληµάτων σε σηµαντικό βαθµό. Ουσιαστικά, τα ERP αποτελούσαν υβριδικά πληροφοριακά συστήµατα, κάτι ανάµεσα στα Συστήµατα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems - DSS) και στα Συστήµατα Πληροφόρησης Στελεχών (Executive Information Systems - EIS). Επιπλέον, τα ERP εκµεταλλευόντουσαν στο έπακρο τις δυνατότητες του Internet και των εφαρµογών που έτρεχαν σ αυτό, µε συνέπεια η οποιαδήποτε άλλη επιλογή ή ολιγωρία χρησιµοποίησης τους να λειτουργεί ως τροχοπέδη για την ανάπτυξη του οργανισµού. Μέχρι τότε, τα πληροφοριακά συστήµατα αναπτύσσονταν ξεχωριστά για κάθε λειτουργικό τµήµα της επιχείρησης δίχως την δυνατότητα αυτοµατοποιηµένης ανταλλαγής των πληροφοριών µεταξύ τους. Η σπουδαιότητα της ταυτόχρονης χρήσης των ίδιων πληροφοριών καθώς και το γεγονός ότι τα ίδια δεδοµένα έπρεπε να εισαχθούν πολλαπλές φορές στα µεµονωµένα συστήµατα υποστήριξης των διαφόρων τµηµάτων ώθησε τις διοικήσεις µεγάλων επιχειρήσεων στην δηµιουργία ενοποιηµένων πληροφοριακών συστηµάτων. 2.3 ΟΡΙΣΜΟΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Στα μέσα περίπου του 20ου αιώνα, ερευνητές από όλους τους τομείς της επιστήμης κατέληξαν σε ένα συμπέρασμα. Όλοι άρχισαν να αναγνωρίζουν ότι κάθε αντικείμενο μπορεί να θεωρηθεί ως μέρος ενός μεγαλύτερου συνόλου. Αυτό δεν σημαίνει ότι μια οντότητα χάνει τη σημασία της, αλλά στρέφει τα βλέμματα των ερευνητών από το αντικείμενο στο σύνολο. Βάση αυτού του συμπεράσματος, δημιουργήθηκε ένας νέος τρόπος σκέψης, ο οποίος εστίαζε στο σύνολο των αντικειμένων και στην αλληλεπίδρασή τους, και είναι γνωστός ως συστημική θεωρία ή θεωρία συστημάτων. Η θεωρία συστημάτων είναι ένα επιστημονικό πεδίο που ασχολείται με την ανάλυση, το σχεδιασμό και τη βελτίωση συστημάτων, - 18 -
συνδυάζοντας πολλούς επιστημονικούς τομείς, ώστε να παράγει ένα τελικό αποτέλεσμα. Αυτός ο νέος τρόπος σκέψης συντέλεσε σε μεγάλο βαθμό για να σχηματιστεί η αντίληψη που έχουμε σήμερα για τον κόσμο. Νέοι επιστημονικοί κλάδοι αναπτύχθηκαν, όπως: Επιχειρησιακή Έρευνα, Διοίκηση Εφοδιαστικής Αλυσίδας, Ανάλυση Συστημάτων, κ.α. Επίσης έκαναν την εμφάνισή τους νέες θεωρίες και επιστημονικές προσεγγίσεις, όπως η συστημική προσέγγιση που πρότεινε το Μοντέλο Αλυσίδας Αξίας του Porter. Ως σύστημα μπορούμε να ορίσουμε ένα σύνολο συνιστωσών που αλληλεπιδρούν μεταξύ τους για να επιτύχουν κάποιο σκοπό. Οι συνιστώσες αυτές μπορεί να είναι όντα, υλικά, ιδέες, αξίες, κ.λ.π. Τα διάφορα μέρη ενός συστήματος είναι με τη σειρά τους συστήματα σε μικρότερη κλίμακα τα οποία αποτελούν υποσυστήματα του αρχικού συστήματος. Επομένως κάθε σύστημα είναι υπερσύστημα κάποιων συστημάτων, αλλά αποτελεί παράλληλα και υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος. Όλα τα συστήματα περικλύονται από το περιβάλλον τους, δηλαδή κάθε οντότητα που βρίσκεται έξω από τα όρια του συστήματος. Σχ. 1 - Γραφική αναπαράσταση Συστήματος-Υποσυστήματος Κάθε σύστημα δέχεται δεδομένα από το περιβάλλον του, τα μετατρέπει σε πληροφορίες και τέλος τα εξάγει προς το περιβάλλον. Επομένως κάθε σύστημα έχει μια Είσοδο ( Input), Επεξεργασία (Processing), και μια Έξοδο (Output). Όταν - 19 -
ένα σύστημα χρησιμοποιεί σαν είσοδο την έξοδο κάποιου άλλου, τότε έχουμε αλληλεπίδραση μεταξύ των συστημάτων. Ως δεδομένα ( data) μπορούμε να ορίσουμε τα γεγονότα ή τις παρατηρήσεις που μπορούν να καταγραφούν. Δηλαδή είναι τιμές κάποιων χαρακτηριστικών που ανήκουν σε οντότητες. Τα δεδομένα για να είναι χρήσιμα πρέπει να έχουν ακρίβεια, πληρότητα, σχετικότητα και διαθεσιμότητα. Πληροφορία ( information) είναι τα δεδομένα που έχουν επεξεργαστεί και έχουν μορφή αναγνωρίσιμη και χρήσιμη στους τελικούς χρήστες του συστήματος. Τα συστήματα μπορούν να χωριστούν σε φυσικά και τεχνητά, ανάλογα με τον τρόπο δημιουργίας τους, σε ανοικτά και κλειστά, βάση της επικοινωνίας τους με το περιβάλλον τους, σε δυναμικά και στατικά, ανάλογα με το ρυθμό εξέλιξής τους στο χρόνο. Σε κάθε σύστημα, υπάρχει το στοιχείο του ελέγχου, δηλαδή της διαδικασίας διαπίστωσης του αν η λειτουργία του συστήματος πραγματοποιείται μέσα σε αποδεκτά επίπεδα απόδοσης που τα ονομάζουμε πρότυπα ( standards). Η πληροφορία που δείχνει την απόκλιση των αποτελεσμάτων του συστήματος από τα πρότυπα, ονομάζεται ανάδραση (feedback). Σχ 2. Αναπαράσταση Συστήματος - 20 -
Οι παράγοντες που καθορίζουν την εξέλιξη ενός συστήματος είναι πολλοί και ποικίλοι, άλλοι προβλέψιμοι και άλλοι όχι, άλλοι ελέγξιμοι και άλλοι όχι. Ο έλεγχος του συστήματος αφορά τους ελέγξιμους μόνο παράγοντες. Επομένως και η εξέλιξη ενός συστήματος εξαρτάται τόσο από τον έλεγχο του, όσο και από τον «χαοτικό» συνδυασμό τον οποίο δημιουργούν οι μη ελέγξιμοι παράγοντες, δηλαδή την «αταξία» η οποία δημιουργείται από αυτούς τους παράγοντες. Αυτή η αταξία ονομάζεται Εντροπία ( Entropy) και το μέγεθός της καθορίζει αντιστρόφως ανάλογα το μέγεθος του ελέγχου του συστήματος. Συνεπώς η αύξηση του ελέγχου του συστήματος μειώνει την εντροπία και αντίστροφα. Εφόσον δώθηκε ο ορισμός του Συστήματος, ας δούμε τώρα τι είναι ένα Πληροφοριακό Σύστημα. Πληροφοριακό Σύστημα λοιπόν, είναι ένα σύνολο αλληλοσυνδεόμενων μερών που συνεργάζονται για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και διάχυση πληροφοριών με σκοπό την υποστήριξη της λήψης αποφάσεων, του συντονισμού, του ελέγχου και της ανάλυσης δεδομένων, μέσα σε μια επιχείρηση ή έναν οργανισμό. Από επιχειρηματική σκοπιά, θα μπορούσαμε να ορίσουμε ένα Πληροφοριακό Σύστημα (Π.Σ.) ως μια διοικητική λύση, βασισμένη στην τεχνολογία της Πληροφορικής και των Τηλεπικοινωνιών, που απαντά σε διάφορα προβλήματα της επιχείρησης και του περιβάλλοντός της. Βάση των Laudon K. και Laudon J. στα Π.Σ. οι έννοιες εισροές, εκροές, επεξεργασία και ανατροφοδότηση έχουν το εξής περιεχόμενο: Εισροές είναι η συλλογή ή απόκτηση ακατέργαστων δεδομένων που προέρχονται είτε από το εσωτερικό της επιχείρησης είτε από το περιβάλλον της. Επεξεργασία είναι η μετατροπή, ο χειρισμός και η ανάλυση των ακατέργαστων δεδομένων σε τέτοια μορφή που να είναι χρήσιμη και κατανοητή στο σύστημα και τους χρήστες του. Εκροές είναι η διανομή και διάχυση των επεξεργασμένων πληροφοριών στους χρήστες ή στις δραστηριότητες που θα χρησιμοποιηθούν. - 21 -
Ανατροφοδότηση είναι η εκροή του συστήματος που επιστρέφει στα κατάλληλα μέλη της επιχείρησης για να τα βοηθήσει στην αξιολόσηση και διόρθωση των εισροών. 2.3.1. ΠΟΡΟΙ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Οι βασικοί πόροι ενός Πληροφοριακού Συστήματος είναι: Ανθρώπινοι πόροι. Όλα τα Πληροφοριακά Συστήματα περιλαμβάνουν ανθρώπους και για το λόγο αυτό χαρακτηρίζονται και ως κοινωνικά συστήματα. Οι άνθρωποι που συμμετέχουν σε ένα Πληροφοριακό Σύστημα είναι είτε οι τελικοί χρήστες, είτε ειδικοί της πληροφορικής. Οι τελικοί χρήστες είναι αυτοί που χρησιμοποιούν άμεσα ή έμμεσα την πληροφορία που παράγει το σύστημα, ενώ οι ειδικοί της πληροφορικής είναι αυτοί που αναπτύσσουν και χειρίζονται το σύστημα. Υλικοί πόροι. Εδώ ανήκουν οι συσκευές που θα χρησιμοποιηθούν για την εισαγωγή, επεξεργασία και αποθήκευση των δεδομένων. (Ηλεκτρονικοί Υπολογιστές, τα δίκτυα τηλεπικοινωνιών, τα περιφεριακά και όλα τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση των δεδομένων). Πόροι λογισμικού. Εδώ αναφέρεται το λογισμικό του συστήματος το οποίο ελέγχει και υποστηρίζει τις λειτουργίες του ηλεκτρονικού υπολογιστή, το λογισμικό των εφαρμογών που παρέχει στον τελικό χρήστη τη δυνατότητα επεξεργασίας ενός συγκεκριμένου προβλήματος και τις οδηγίες προς τους ανθρώπους που χρησιμοποιούν το Π.Σ. Πόροι δεδομένων όπου κατατάσσωνται οι βάσεις δεδομένων, οι βάσεις μοντέλων και οι βάσεις γνώσεων. - 22 -
2.3.2. ΣΚΟΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Το πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης πρέπει να αποσκοπεί στην ικανοποίηση των πληροφοριακών αναγκών για τις αποφάσεις ρουτίνας και τις λειτουργικές αποφάσεις, αλλά και των πληροφοριακών αναγκών για τις στρατηγικές αποφάσεις. Εξάλλου, το μέλλον των οικονομικών μονάδων καθορίζεται αποφασιστικά από τις στρατηγικές κυρίως αποφάσεις. Έτσι θα μπορούσαμε να θεωρήσουμε ότι οι σπουδαιότεροι σκοποί των πληροφοριακών συστημάτων είναι οι ακόλουθοι: Η συλλογή και αποθήκευση δεδομένων, τα οποία με την κατάλληλη επεξεργασία να μετασχηματίζονται σε χρήσιμη πληροφόρηση. Η παροχή λειτουργικής πληροφόρησης στους εργαζομένους για να επιτελούν κατά τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις δραστηριότητες της επιχείρησης τις σχετικές με τις καθημερινές συναλλαγές και το βραχυπρόθεσμο προγραμματισμό και έλεγχο. Η παροχή στρατηγικής πληροφόρησης σε κατάλληλη μορφή στα διευθύνοντα στελέχη για να παίρνουν τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις, που σχετίζονται με τη μελλοντική πορεία του οργανισμού. Η επέκταση της επιχείρησης και η εδραίωση της στον χώρο των επιχειρήσεων. Για ένα τέτοιο εγχείρημα, είναι αναγκαίο το πληροφοριακό σύστημα της επιχείρησης να συνδέεται με εξωτερικά πληροφοριακά συστήματα και ιδιαίτερα με εκείνα των προμηθευτών, των ενδιάμεσων αγοραστών, προκειμένου να δημιουργηθούν οφέλη από την απόκτηση επιπρόσθετης πληροφόρησης. 2.3.3. ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα Πληροφοριακά Συστήματα χωρίζονται σε διάφορες κατηγορίες και τύπους ανάλογα με διάφορα χαρακτηριστικά τους. Η κατηγοριοποίηση των συστημάτων μπορεί να γίνει με τα παρακάτω κριτήρια: - 23 -
α) Τύποι συστημάτων ανάλογα με το υποσύστημα που υποστηρίζουν. Οι επιχειρήσεις αποτελούνται από μικρότερα τμήματα ώστε να διοικούνται καλύτερα και ευκολότερα. Όλα τα επιμέρους αυτά τμήματα δίνουν αναφορά σε ένα κεντρικό τμήμα που συνήθως είναι το τμήμα διοίκησης της επιχείρησης. Συνεπώς ένας τρόπος οργάνωσης ενός Πληροφοριακού Συστήματος είναι να ακολουθήσει την ιεραρχική δομή των επιχειρήσεων. Έτσι μπορούν να δημιουργηθούν υποσυστήματα για διευθύνσεις, ομάδες ή ακόμα και συγκεκριμένους εργαζόμενους. Πιο αναλυτικά μπορούμε να έχουμε τα παρακάτω συστήματα όσον αφορά το διαχωρισμό τους με βάση την ιεραρχική δομή που υποστηρίζουν: Συστήματα για τα τμήματα της επιχείρησης. Το κάθε τμήμα της επιχείρησης έχει το δικό του σύστημα. Τα συστήματα όλων των τμημάτων της επιχείρησης μπορεί να έχουν επίσης και κάποια κοινά σημεία. Συστήματα για όλη την επιχείρηση. Σε αυτή την περίπτωση έχουμε ένα ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα που αφορά όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης. Μια τέτοια διαδικασία περιλαμβάνει το σχεδιασμό και τη διαχείριση της χρήσης των πόρων ολόκληρης της επιχείρησης. Διεπιχειρηματικά Πληροφοριακά Συστήματα. Τα συστήματα αυτά είναι σύνθετα Πληροφοριακά Συστήματα που αναφέρονται σε αρκετές επιχειρήσεις. β) Τύποι συστημάτων ανάλογα με την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν. Υπάρχουν Πληροφοριακά Συστήματα τα οποία ασχολούνται με ένα μεμονομένο κομμάτι της επιχείρησης και συγκεκριμένες διαδικασίες αυτής. Για παράδειγμα έχουμε Πληροφοριακά Συστήματα που μηχανογραφούν το λογιστικό μέρος της επιχείρησης, την παραγωγή, τις πωλήσεις και το μάρκετινγκ, κλπ. Βάσει αυτών των συστημάτων αυτοματοποιούνται οι διάφορες δραστηριότητες με την εκτέλεση - 24 -
προκαθορισμένων ενεργειών ρουτίνας που είναι σημαντικές για τη λειτουργία της επιχείρησης. γ) Τύποι συστημάτων ανάλογα με το είδος της υποστήριξης που παρέχουν. Σε αυτό τον τύπο συστημάτων εξετάζεται το είδος υποστήριξης που παρέχεται από το σύστημα. Τα Πληροφοριακά Συστήματα σύμφωνα με αυτό τον τρόπο κατηγοριοποίησης χωρίζονται σε τρεις μεγάλες κατηγορίες. Συστήματα υποστήριξης λειτουργικών αποφάσεων. Συστήματα υποστήριξης τακτικών αποφάσεων. Συστήματα υποστήριξης στρατηγικών αποφάσεων. δ) Τύποι συστημάτων ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους. Οι κύριες κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων βασίζονται σε: Κύριους υπολογιστές ( mainframe), όπου η επεξεργασία γίνεται από έναν υπολογιστή στον οποίο είναι συνδεδεμένα τερματικά χωρίς υπολογιστική δυνατότητα. Προσωπικούς υπολογιστές, όπου δεν είναι απαραίτητα συνδεδεμένοι μεταξύ τους. Αυτή η τεχνική είναι η πιο σύνηθες για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Κατανεμημένα συστήματα, όπου η επεξεργασία κατανέμεται ανάμεσα σε δύο ή περισσότερους υπολογιστές οποιουδήποτε τύπου, οι οποίοι μπορεί να βρίσκονται σε οποιαδήποτε γεωγραφικά σημεία. 2.3.4. ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Η λειτουργία των πληροφοριακών συστημάτων έχει σημαντικές επιδράσεις και παρενέργειες στον οργανισμό ή στην επιχειρηματική μονάδα στην οποία εφαρμόζεται. Οι επιδράσεις αυτές μπορούν να διακριθούν σε εσωτερικές και - 25 -
εξωτερικές.οι εσωτερικές αφορούν την οργανωτική δομή, τον τρόπο λειτουργίας, τον τρόπο εργασίας των χρηστών, τον τρόπο ελέγχου και λήψης αποφάσεων κ.α. Οι εξωτερικές επιδράσεις αφορούν κυρίως τη διαμόρφωση της αντίληψης των συναλλασσόμενων με την επιχείρηση, την ενίσχυση της ανάπτυξης πελατοκεντρικής στρατηγικής με την υιοθέτηση μοντέλων ηλεκτρονικής επικοινωνίας κ.α. Στη συνέχεια αναπτύσσονται εκτενέστερα κάποιες σημαντικές επιδράσεις: Επίδραση στο εργασιακό περιβάλλον: Η εγκατάσταση νέας τεχνολογίας σε μια επιχείρηση, εκτός από το νέο υλικό περιλαμβάνει και την κατάργηση ή την πρόσληψη εξειδικευμένου προσωπικού. Αυτό οδηγεί σε κοινωνικοτεχνικά συστήματα. Η φιλοσοφία των κοινωνικοτεχνικών συστημάτων βασίζεται στη σχέση της τεχνολογίας με τους ανθρώπους που θα δουλέψουν με αυτή και τους οργανισμούς. Επίδραση στην οργανωτική δομή: Τα σύγχρονα τεχνολογικά χαρακτηριστικά των πληροφοριακών συστημάτων δημιουργούν άμεση επικοινωνία και ροή πληροφορίας ανάμεσα στα ανώτερα και στα λειτουργικά στελέχη μιας επιχείρησης. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τον περιορισμό της ύπαρξης στελεχών σε πολλά επίπεδα. Έτσι η οργάνωση της επιχείρησης οδηγείται σε μία πιο οριζόντια μορφή ( flat organizational structure) με λιγότερο ιεραρχικά επίπεδα. Πολλά πληροφοριακά συστήματα οδήγησαν την οργανωτική δομή μιας επιχείρησης σε μια μη ιεραρχική δομή, την γνωστή σαν δομή αναφοράς ( matrix management). Στη δομή αυτή οι εργαζόμενοι αναφέρονται σε διαφορετικούς προϊσταμένους ανάλογα με το έργο, το προϊόν, την υπηρεσία ή την τοποθεσία. Οι δομές αυτές έχουν επιτυχία σε πιο μικρές επιχειρήσεις. Ένα σύγχρονο πληροφοριακό σύστημα θα πρέπει μέσα από μια κοινή βάση δεδομένων να μπορεί να παρέχει όσο το δυνατόν περισσότερες διαχειριστικές και διοικητικές πληροφορίες. Πολιτικές επιδράσεις: Στη διαδικασία ανάπτυξης και ελέγχου των πληροφοριακών συστημάτων συχνά δημιουργούνται προβλήματα πολιτικής φύσης. Οι πολιτικές παίζουν έναν σημαντικό ρόλο όταν παίρνεται μια απόφαση για μια κατηγορία εργαζομένων ή μεμονωμένα άτομα και λιγότερο όταν αφορούν ολόκληρο τον οργανισμό. Μια άλλη επίδραση των πληροφοριακών συστημάτων - 26 -
είναι η ενίσχυση της εξουσίας που παρέχουν σε όσους ακολουθούν την τακτική να ελέγχουν όλο και περισσότερες πηγές πληροφοριών. Κοινωνικές και προσωπικές επιδράσεις: Σήμερα πολλοί συνήγοροι ατομικών δικαιωμάτων συμφωνούν ότι τα πληροφοριακά συστήματα δημιουργούν μια κοινωνία ελέγχου των προσωπικών δεδομένων. Συνήθειες πελατών καταγράφονται σε μεγάλο βαθμό για τις ανάγκες και τις δραστηριότητες του marketing. Μεγάλες αλλαγές στον κοινωνικό τομέα θα προκύψουν από τα πληροφοριακά συστήματα των νοσοκομείων, τη χρήση της τηλεϊατρικής και ακόμη περισσότερο με την εξάπλωση εφαρμογών υγείας του διαδικτύου. Σημαντική συμβολή και επίδραση στην εκπαιδευτική διαδικασία θα προκύψει με συστήματα ηλεκτρονικής μάθησης και εικονικής τάξης. Ωστόσο η ανάπτυξη της τεχνολογίας και των πληροφοριακών συστημάτων δημιουργούν σήμερα κοινωνικές ανισότητες κυρίως σε απομονωμένες ομάδες κρατών ή χωρών, τεχνολογικά υποβαθμισμένων. Προς την κατεύθυνση της άρσης της ανισότητας κινούνται διάφορα εθνικά και ευρωπαϊκά προγράμματα. 2.4. EΝΝΟΙΑ ΚΑΙ ΓΕΝΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ MRP I MRP II Στο χώρο της διαχείρισης των υλικών, αναπτύχθηκαν εφαρμογές υπολογιστών για την καλύτερη διαχείρισή τους. Ένα πρώτο δείγμα παρουσιάστηκε το 1960 µε ένα πρόγραµµα υπολογιστή, ονόµατι επεξεργαστής καταλόγου υλικών (Bill Of Material Processor - BOMP) που χωρούσε σε µια δισκέτα. Όλοι οι κατάλογοι υλικών αποτυπώθηκαν σε ψηφιακή μορφή και συσχετίστηκαν μεταξύ τους µε τέτοιο τρόπο ώστε τα επιμέρους συστατικά των τελικών προϊόντων που απαιτούνται για την κατασκευή τους να παρουσιάζονται αυτόματα, σαν σύνολο ποσοτήτων. 2.4.1. ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΑΠΑΙΤΟΥΜΕΝΩΝ ΥΛΙΚΩΝ (ΜRP I) - 27 -
Με βάση τα παραπάνω, αναπτύχθηκε λογισμικό για τον καθορισμό των μελλοντικών απαιτούμενων ποσοτήτων υλικών (Material Requirements Planning - MRP), το οποίο ενσωμάτωνε εκτός από την έννοια της ποσότητας και την έννοια του χρόνου. 2.4.2. ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΟΥ MRP I Σύμφωνα µε το λεξικό του οργανισμού APICS, το σύστηµα MRP ορίζεται ως εξής: Μια σειρά τεχνικών που χρησιμοποιεί καταλόγους υλικών (Bill Of Material - ΒΟΜ), δεδομένα απογραφής αποθεμάτων καθώς και το κύριο πρόγραµµα παραγωγής (Master Production Schedule - MPS) για να υπολογίσει τις ανάγκες για υλικά. Καθορίζει υποδείξεις για την έκδοση παραγγελιών εφοδιασμού σε υλικά. Περαιτέρω, επειδή είναι ρυθµισµένο σε χρονικές περιόδους, κάνει προτάσεις για τον αναπρογραµµατισµό παραγγελιών σε εξέλιξη, όταν οι προγραµµατισµένες ηµεροµηνίες δεν είναι σε συντονισµό µε τις απαραίτητες. Το χρονοπρογραµµατισµένο σύστηµα MRP ξεκινάει µε τα αντικείµενα που είναι καταγεγραµµένα στο κύριο πρόγραµµα παραγωγής (MPS) και αποφασίζει (1) την ποσότητα των συστατικών και των πρώτων υλών που απαιτούνται για να κατασκευαστούν αυτά τα αντικείμενα και (2) την ηµεροµηνία που καθίστανται αναγκαία να είναι παρόντα τα συστατικά και οι πρώτες ύλες. Το χρονοπρογραµµατισµένο σύστηµα MRP ολοκληρώνεται µε την ενεργοποίηση του καταλόγου υλικών, την προσαρμογή των αποθηκευµένων ποσοτήτων καθώς και των παραγγελθέντων και την αντιστάθμιση των καθαρών απαιτήσεων κατά τον κατάλληλο χρόνο. - 28 -
Σχ. 3 Το MRP I Το σύστημα MRP, είναι µια πρώιμη προσπάθεια να αναπτυχθεί ένα ενοποιημένο πληροφοριακό σύστημα. Η ιδέα του ενοποιημένου συστήματος ήταν µια σπουδαία καινοτομία από τα µέχρι τότε υπαρκτά συστήματα: Ενσωματώνοντας πληροφορίες για την διαχείριση των αποθεμάτων στο σύστημα, οι απαιτήσεις των υλικών όσον αφορά την ζήτηση ανεξάρτητων και εξαρτημένων προϊόντων μπορεί να εξισορροπηθεί από την σύγκριση µε υπάρχοντα αποθέματα υλικών, ημιτελών προϊόντων ώστε µόνο οι καθαρές απαιτήσεις να παραγγελθούν. Εισάγοντας πληροφορίες για την διάρκεια παράδοσης των αγορασθέντων υλικών καθώς και των κατασκευασμένων, οι παραγγελίες μπορούν να οργανωθούν χρονικά ώστε όταν χρειαστεί να υπάρχει εγγυημένη παράδοση. - 29 -
2.4.3. ΒΑΣΙΚΟΙ ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ MRP Ο αλγόριθμος του MRP ακολουθεί µια συγκεκριμένη λογική που αναλύεται στις εξής παραμέτρους: 1. Μεικτές απαιτήσεις (Gross Requirements) Η συνολικά αναµενόµενη παραγωγή προορισμένη να καλύψει συγκεκριμένες ανάγκες ανά περίοδο. Η τιμή τους για τα προϊόντα αποτελεί µια από τις εισόδους του MRP και για τα υπόλοιπα είναι οι τιμές που καθορίζουν οι σχεδιασμένες ενάρξεις παραγγελιών των γονέων τους όπως αυτές αποθηκεύονται στην δομή τρεχόντων απαιτήσεων. 2. ροµολογηµένες παραλαβές (Scheduled Receipts) Είναι ποσότητες των οποίων η παραγωγή έχει αρχίσει πριν από την αρχή του χρονικού ορίζοντα του MRP και αναμένεται να είναι έτοιμες στο διάστηκα που καθορίζει ο χρόνος οδήγησης του προϊόντος. Επίσης ως δροµολογηµένες παραλαβές θεωρούνται παραγγελίες που έχουν εγκριθεί από κάποιο παλιό τρέξιμο του MRP και θεωρούνται πια δεδομένες ή ακόμα και παραγγελίες καθορισμένες από την εταιρεία ανεξάρτητα αν αυτές έχουν προταθεί από το MRP ή όχι. 3. Τρέχον απόθεµα (Projected On Hand) Η αναµενόµενη ποσότητα αποθέματος για το προϊόν στην συγκεκριμένη χρονική περίοδο ή οποία είναι διαθέσιμη να καλύψει μικτές απαιτήσεις στις επόμενες χρονικές περιόδους. Η ποσότητα αυτή υπολογίζεται προσθέτοντας την αντίστοιχη για την αμέσως επόμενη χρονική περίοδο, τις δροµολογηµένες παραλαβές ή παραλαβές προγραµµατισµένων παραγγελιών της τρέχουσα περιόδου και αφαιρώντας τις μικτές απαιτήσεις για την τρέχουσα περίοδο. 4. Καθαρές απαιτήσεις (Net Requirements) - 30 -
Οι πραγματικές ανάγκες για να καλυφθούν οι μικτές απαιτήσεις του προϊόντος αν λάβουμε υπόψη µας τα τρέχοντα αποθέματα και τις δροµολογηµένες παραλαβές. 5. Παραλαβές προγραµµατισµένων παραγγελιών (Planned Order Receipts) Το µέγεθος της προγραµµατισµένης παραγγελίας που αναµένεται να έχει εκπληρωθεί για να καλύψει τις καθαρές ανάγκες. Το πότε πρέπει να έχει ικανοποιηθεί µια προγραµµατισµένη παραγγελία είναι θέµα πολιτικής παρτίδων και αντιµετωπίζεται ανάλογα µε την πολιτική. 6. Αποδεσµεύσεις προγραµµατισµένων παραγγελιών (Planned Order Releases) Πότε και σε ποια ποσότητα πρέπει να καταφθάσουν τα προϊόντα- παιδιά ώστε στα πλαίσια του χρόνου οδήγησης να ικανοποιηθούν οι προγραµµατισµένες παραλαβές. Η πληροφορία πολλαπλασιασμένη µε τον αριθμό των παιδιών που χρειάζονται για την παρασκευή του προϊόντος µας δίνει τις μικτές απαιτήσεις των παιδιών του. 2.4.4. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ιασάφηση καθαρών απαιτήσεων (gross to net requirements) Η διαδικασία διασάφησης καθαρών απαιτήσεων εκτελείται ξεχωριστά για κάθε στοιχείο του τελικού προϊόντος. Σκοπός αυτής είναι ο καθορισμός της καταλληλότερης ποσότητας του συγκεκριμένου υλικού για κάθε χρονική περίοδο. Αρχικά, καθορίζεται οι μεικτή απαίτηση ανά χρονική περίοδο για το υλικό ήτοι η αναµενόµενη ζήτηση. Συνυπολογίζονται τυχόν καθορισμένη παραλαβή και διαθέσιμη ποσότητα και το υπόλοιπο είναι το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα που ονομάζεται καθαρή απαίτηση. Η καθαρή απαίτηση είναι η προβλεπόμενη έλλειψη του υλικού. Υπολογίζεται ξεχωριστά για κάθε χρονική περίοδο µε τον εξής µαθηµατικό τύπο: - 31 -
υπάρχουσα ποσότητα + καθορισμένη παραλαβή - μεικτή απαίτηση = καθαρή απαίτηση Πίνακας 1 διασάφησης παραγγελίας.παρτίδα=300, προθεσμία 2 εβδοµάδων. Εβδοµάδα 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Μεικτή απαίτηση 100 100 100 100 100 100 100 100 100 Καθορισµένες παραλαβές 300 Προβλεπόµενα διαθέσιµα Καθαρή απαίτηση Προγραµµατιζόµενε ς παραλαβές παραγγελιών Προγραµµατιζόµενε ς παραγγελίες Προγραµµατιζόµενη ισορροπία 0 200 100 0-100 -200-300 -400-500 100 100 100 100 100 300 300 300 300 0 200 100 0 200 100 0 200 100 Η συσσώρευση της διαθέσιμης ποσότητας µε αρνητικό πρόσηµο είναι γνωστή ως μέθοδο αρνητικής ισορροπίας. Ο λόγος είναι ότι µόνο παραγγελίες που ήδη έχουν δοθεί πρέπει να προσµετρώνται. Μια προγραµµατιζόµενη παραγγελία δεν έχει δοθεί και βρίσκεται υπό αναθεώρηση. Επειδή λοιπόν κάτι τέτοιο µπορεί να φαίνεται συγκεχυμένο, υπάρχει το µέγεθος της προγραµµατιζόµενης ισορροπίας όπου συνυπολογίζονται πραγματικές και προγραμµατιζόµενες παραλαβές. Πυροδότηση (Explosion) Η διαδικασία αυτή εκτελείται µε σκοπό τον καθορισµό του συνόλου των καθαρών απαιτήσεων της παραγωγής ενός τελικού προϊόντος. Πραγµατοποιείται µε την σύνδεση του τελικού προϊόντος µε τα υποσυστήµατά και τις πρώτες ύλες - 32 -
διαµέσου καθενός από τα επίπεδα του καταλόγου υλικών. Πριν τον υπολογισµό του χρόνου υλοποίησης ή της παραγγελµένης παρτίδας, στο επίπεδο 0 προσδιορίζονται οι µικτές απαιτήσεις των υποσυστηµάτων του 1ου επιπέδου. Με την γνωστή φόρµουλα, υπολογίζονται οι καθαρές απαιτήσεις για το ίδιο επίπεδο. Στη συνέχεια αυτές οι ποσότητες χρησιµοποιούνται στον καθορισµό των µεικτών απαιτήσεων του 2ου επιπέδου κοκ. Η ίδια λογική λειτουργεί διαµέσου όλων των επιπέδων του καταλόγου υλικών. 2.4.5. ΤΑ ΠΑΡΑΓΩΓΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΜRP (MRP OUTPUTS) Το αποτέλεσµα της «πυροδότησης» του MRP είναι ένα χρονοδιάγραµµα µηνυµάτων δράσης (action messages) (όπως π.χ. προγραµµατισµένων παραγγελιών (planned orders)), σηµειώσεων δράσης κατ εξαίρεση (exception notices) και η ανάδροµη αναφορά. To σύστηµα συνταιριάζει τις διάφορες απαιτήσεις των συστατικών µε εισερχόµενες παραγγελίες ή τις διαθέσιµες ποσότητες στα αποθέματα. Εν συνεχεία, κοινοποιεί στον σχεδιαστή του µηνύµατα για δράσεις ή προβλήματα. Ο σχεδιαστής µε την σειρά του, αναλαμβάνει δράση µε βάση αυτά τα µηνύµατα ώστε να επαναφέρει την παραγωγή και τα αποθέματα στην κατάσταση ισορροπίας. Με αυτόν τον τρόπο διαµηνύεται η ανάγκη έκδοσης παραγγελίας αγοράς ή παραγωγής, η ακύρωση κάποιας παραγγελίας ή ο αναχρονισµός αυτής βάσει των νέων συνθηκών. Μηνύµατα δράσης (Action Messages) Τα µηνύµατα δράσης µπορεί να διαφέρουν σε περιεχόµενο από εταιρεία σε εταιρεία. Η πληροφορία που περιέχει γενικά αποτελείται από τα παρακάτω στοιχεία: Πληροφορία επικεφαλίδας: αριθµός προϊόντος, περιγραφή προϊόντος, πολιτική ποσότητας παραγγελίας, ελάχιστη και µέγιστη ποσότητα παραγγελίας, χρόνος οδήγησης, απόθεµα ασφαλείας, αριθµός σχεδιαστή, αριθµός αγοραστή, και ηµεροµηνία που εκδόθηκε η αναφορά. - 33 -
Περίοδοι: σε κάποιες εταιρείες οι περίοδοι σχεδιασµού, όπως εβδοµάδες ή µέρες είναι αριθµηµένες. Αν όχι, οι περίοδοι είναι σχεδιασµένες µε τις ηµεροµηνίες έναρξής τους. Οι µεικτές απαιτήσεις ανά περίοδο. Οι δροµολογηµένες παραλαβές. Το τρέχον απόθεµα ανά περίοδο. Οι σχεδιασµένες ενάρξεις παραγγελιών ανά περίοδο. Σημειώσεις δράσης κατ εξαίρεση (Exception Notices) Η αναφορά εξαιρέσεων είναι σχεδιασµένη για να εστιάσει την προσοχή του σχεδιαστή σε εκείνα τα προϊόντα που χρειάζονται άµεση προσοχή και να προτείνει κάποια ενέργεια. Το σύστηµα επαναδροµολογεί τις σχεδιασµένες παραγγελίες αν αυτό είναι θεµιτό. Η τυπική θεµατολογία που περιλαµβάνει αυτό το είδος των αναφορών είναι: Επανασχεδίασε µια παραγγελία Ενέκρινε µια παραγγελία Κατάργησε µια παραγγελία Αναθεώρησε την ηµεροµηνία έναρξης µιας παραγγελίας Για την έκδοσή τους λαµβάνονται υπόψη παράγοντες όπως: µεταβολές στην προβλεπόµενη ζήτηση, φύρα, µη προγραµµατισµένες αποστολές και η ρύθµιση της αποθήκης. Ανάδρομη αναφορά (pegging report) Πριν ο σχεδιαστής αποφασίσει κάποια ενέργεια σχετικά µε κάποιο προϊόν, πρέπει να δει την συνολική αναφορά του MRP και την ανάδροµη αναφορά για αυτό το προϊόν. Η ανάδροµη αναφορά (pegging report) δείχνει την πηγή των απαιτήσεων πάνω στις οποίες οι παραγγελίες ενός προϊόντος MRP βασίζονται. Η απλή αναδροµή δείχνει τις απαιτήσεις που προέρχονται από τους γονείς του προϊόντος. Η πλήρης αναδροµή µπορεί να δείχνει τις απαιτήσεις σε όλη την ανάδροµη πορεία µέχρι - 34 -
τις παραγγελίες πελατών. Η πλήρης αναδροµή απαιτεί πολύ µεγάλο µέγεθος υπολογισµών µια και πρέπει να αντιµετωπίσει διαφορετικά µεγέθη παρτίδων και επιτρεπτά όρια φύρας. 2.5. ΟΛΟΚΛΗΡΩMΕΝΟ ΚΥΚΛΩMΑ ΠΡΟΓΡΑMMΑΤΙΣMΟΥ ΥΛΙΚΩΝ ΑΠΑΙΤΗΣΕΩΝ 2.5.1. (Closed Loop MRP) Η επιτυχής εκτέλεση ενός σχεδίου υλικών απαιτήσεων επαφίεται στην πλήρη κατανόηση της δυνατότητας παραγωγής που αυτό αξιώνει. Στο πρώτο διάστηµα εφαρµογής ενός τέτοιου προγράµµατος γινόταν η επισφαλής υπόθεση ότι η δυνατότητα παραγωγής ήταν δεδομένη. Καθώς όλο και περισσότεροι άνθρωποι εκπαιδεύονταν στην χρήση των µεθόδων διαχείρισης υλικών, έγινε αντιληπτό ότι κάτι έλειπε. Όχι µόνο χρειαζόσουν όλα τα κοµµάτια για να κάνεις την δουλειά, να έπρεπε να έχεις και επαρκή ικανότητα παραγωγής (capacity) για την ολοκλήρωσή της. Έτσι προέκυψε η ιδέα της ολοκλήρωσης ή κλεισίµατος του κυκλώµατος µε ένα πρόγραµµα παραγωγικότητας. Όπερ και εγένετο, το 1972 γεννήθηκε το κύκλωµα προγραµµατισµού υλικών απαιτήσεων κλειστού βρόγχου (closed loop MRP) ή κύριο πρόγραµµα υλικών απαιτήσεων (big MRP). 2.5.2. ΟΡΙΣΜΟΣ ΤΟΥ CLOSED LOOP MRP Ο ορισµός που ο οργανισµός APICS έδωσε για την ολοκλήρωση του κυκλώµατος σχεδιασµού απαιτήσεων υλικών είναι ο ακόλουθος: Είναι ένα σύστηµα βασισµένο γύρω από τον προγραµµατισµό υλικών απαιτήσεων που περιλαµβάνει τις πρόσθετες λειτουργίες των πωλήσεων και των εργασιών (τον προγραµµατισµό παραγωγής, την κατάρτιση του κυρίου προγράµµατος και τον - 35 -
προγραµµατισµό των παραγωγικών απαιτήσεων). Άπαξ και ολοκληρωθεί η φάση σχεδιασµού και τα σχέδια γίνουν αποδεκτά ως ρεαλιστικά και εφικτά, ξεκινούν οι εργασίες εκτέλεσης του. Σε αυτές περιλαµβάνεται ο έλεγχος των εργασιών για την µέτρηση της εισερχόµενης και εξερχόµενης δυναµικότητας ( input output capacity measurement), ένα λεπτοµερές χρονοδιάγραµµα, η αποστολή, προβλεπόµενες αναφορές καθυστέρησης από τους προµηθευτές όπως και από το εργοστάσιο και ο προγραµµατισµός των προµηθειών. Ο όρος «κλειστό κύκλωµα» υποδηλώνει ότι όχι µόνο κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία συµπεριλαµβάνεται στο ενοποιηµένο σύστηµα αλλά επίσης και πληροφορίες ανάδρασης για την διατήρηση της καταλληλότητας του σχεδίου σε όλο τον χρονικό ορίζοντα. Σχ. 4 Το Closed Lopp MRP 2.5.3. ΒΑΣΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Πριν αποδεσμευτεί οποιαδήποτε παραγγελία, το σχέδιο που προκύπτει από το MRP πρέπει να ελεγχθεί για να διαπιστωθεί η επάρκεια σε χωρητικότητα. Αν η - 36 -
υπάρχουσα χωρητικότητα δεν είναι αρκετή για να ικανοποιήσει τις σχεδιασμένες αλλά και τις ήδη αποδεσµευµένες παραγγελίες, Θα πρέπει να αναθεωρηθεί το MPS ή να αυξηθεί η παραγωγικότητα. Με τη βοήθεια της ανάδρασης, γίνονται κατάλληλες ρυθµίσεις ώστε το σχέδιο να ικανοποιείται από τις προβολές της παραγωγικότητας. Τώρα όχι µόνο ήταν δυνατόν να υπολογιστούν τα απαραίτητα υλικά, αλλά επίσης, και οι δυνατότητες επεξεργασίας τους βασιζόµενες σε ένα σχέδιο προτεραιοτήτων. Το σχέδιο αυτό περιέχει λίστες για καθένα από τα τελικά προϊόντα των απαραίτητων εργασιών των στοιχείων που τα αποτελούν και σε ποια µηχανήµατα να γίνουν. Από τη στιγµή που οι παραγγελίες θα µπουν κάτω από τον έλεγχο του συστήµατος shop floor, η κατάστασή τους και η πρόοδός τους είναι υπευθυνότητα αυτού του συστήµατος. Είναι ευθύνη των ελεγκτών του συστήµατος να διαπιστώσουν αν οι παραγγελίες τελείωσαν στην ώρα τους. Αφού υπάρχουν οι παραγγελίες στους πωλητές µε καθορισµένες ηµεροµηνίες παράδοσης, το σύστηµα MRP θα ενηµερώσει κατάλληλα τις εγγραφές στάθµης του αποθέµατος, για να επιβεβαιώσει αν συµπίπτουν οι ηµεροµηνίες παράδοσης µε τις ηµεροµηνίες στις οποίες υπάρχουν οι απαιτήσεις. Αν αυτό δεν συµβαίνει, χρησιµοποιούνται διάφοροι τρόποι για να διατηρηθεί η ακεραιότητα του σχεδιασµού, όπως η επιτάχυνση της παραγγελίας και κάποιες άλλες διορθωτικές ενέργειες του πωλητή. Όταν ένα σύστηµα MRP κλειστού βρόγχου χρησιµοποιείται αποτελεσµατικά, τότε µπορεί να είναι µια σωστή βάση για τον έλεγχο της παραγωγής. Το σύστηµα επεξεργάζεται τις πληροφορίες για να υποστηρίξει αποφάσεις σε πολλές περιοχές, στην αγορά, στο σχεδιασµό παραγωγικότητας, στον οικονοµικό σχεδιασµό και αλλού. Αν οι πληροφορίες που προµηθεύεται το σύστηµα είναι σωστές και στην ώρα τους, τότε µπορεί να αποδειχθεί ένα εξαιρετικό εργαλείο για τον έλεγχο του επιπέδου του αποθέµατος, του κόστους και της εξυπηρέτησης. Καθώς οι πληροφορίες έρχονται στο σύστηµα και ενηµερώνονται σε συνεχή βάση, αυτό µπορεί να σχεδιάζει δυναµικά τους πόρους της επιχείρησης. Γενικά, τα κύρια στοιχεία ενός συστήµατος MRP κλειστού βρόγχου είναι η δηµιουργία απαιτήσεων κατωτέρων επιπέδων, ο σχεδιασµός των παραγγελιών που θα - 37 -