ΠΣΤΦΙΑΚΗ ΕΡΓΑΙΑ ΣΡΑΣΗΓΙΚΕ ΔΙΑΦΕΙΡΙΗ ΑΠΟΘΕΜΑΣΩΝ ΕΡΓΟΣΑΞΙΟΤ

Transcript

1 ΣΕΙ ΚΑΒΑΛΑ ΣΜΗΜΑ ΗΛΕΚΣΡΟΛΟΓΙΑ ΠΣΤΦΙΑΚΗ ΕΡΓΑΙΑ ΘΕΜΑ: ΣΡΑΣΗΓΙΚΕ ΔΙΑΦΕΙΡΙΗ ΑΠΟΘΕΜΑΣΩΝ ΕΡΓΟΣΑΞΙΟΤ ΕΙΗΓΗΣΗ: Δρ. ΑΝΣΩΝΙΑΔΗ ΠΑΝΣΕΛΗ ΠΟΤΔΑΣΗ: ΜΟΤΣΟΓΛΟΤ ΝΙΚΟΛΑΟ Α.Μ ΕΣΟ

2 ΣΡΑΣΗΓΙΚΕ ΔΙΑΦΕΙΡΙΗ ΑΠΟΘΕΜΑΣΩΝ ΕΡΓΟΣΑΞΙΟΤ. ΚΕΥΑΛΑΙΟ 1 Ο 1.1 Ορισμός εργοταξίου Σι είναι έργο Σι είναι διαχείριση έργου..7.. ΚΕΥΑΛΑΙΟ 2 Ο 2.1 Διοίκηση έργου γενικά Τπεύθυνος έργου Πόροι Κύκλος ζωής έργου (Project Life Cycle) Σο «περιεχόμενο» της Διοίκησης Έργων τάδια έργου Εμπλεκόμενοι στο έργο Σομείς Γνώσης Περιοχές Οργάνωσης Διοίκησης έργων Ολική διοίκηση έργου (Project Integration Management) τοχοθέτηση (Project Scope Management) Διαχείριση Φρόνου Διαχείριση Κόστους (Project Cost Management) Διαχείριση ποιότητας (Project Quality Management) Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων (Project Human Resource Management) Επικοινωνία πληροφόρηση (Project Communication Management) Διαχείριση προμηθειών (Project Procurement Management) Παράγοντες Επιτυχίας στη Διοίκηση Έργου Παράγοντες με σχέση την απώλεια υλικών Ο ρόλος του υπεύθυνου έργου ως προς την διαχείριση υλικών.16.. ΚΕΥΑΛΑΙΟ 3 Ο 3.1 Σι είναι απόθεμα Έλεγχος αποθεμάτων Σο πρόβλημα διαχείρισης αποθεμάτων κοπός διατήρησης αποθεμάτων τοιχεία κόστους αποθεμάτων Εξαρτημένη και ανεξάρτητη ζήτηση Βασικοί τύποι αποθεμάτων

3 3.8 Μέθοδοι μείωσης παραγγελιών υστήματα διαχείρισης αποθεμάτων Σαξινόμηση ABC Ντετερμινιστικό ύστημα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας Ντετερμινιστικό ύστημα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας με Εκπτώσεις Αποθέματα Πολλών Τλικών με Περιορισμένους Πόρους Ντετερμινιστικό ύστημα ταθερής Ποσότητας παραγγελίας με Καθυστερημένη Ικανοποίηση της Ζήτησης Ντετερμινιστικό ύστημα ταθερής Περιόδου Παραγγελίας Αβεβαιότητα στα υστήματα Διαχείρισης Αποθεμάτων (τοχαστικά Μοντέλα) ύστημα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας με Αβέβαιη Ζήτηση ύστημα ταθερής Περιόδου Παραγγελίας με Αβέβαιη Ζήτηση Τλικά με Πολύ Αργή Κίνηση υστήματα Κanban υστήματα JΙΣ JΙΣ ΙΙ Οφέλη JΙΣ υστημάτων κευαλαιο 4 Ο 4.1 Διαχείριση υλικών Σρόποι αποφυγής απωλειών Προτάσεις αποτελεσματικής διαχείρισης των υλικών Τλικά επαναχρησιμοποίησης..51..κευαλαιο 5 ο. Επίλογος υμπεράσματα-προτάσεις Βιβλιογραφίες-Άντληση πληροφοριών

4 ΠΡΟΛΟΓΟ Η διαχείριση των αποθεμάτων είναι σημαντική παράμετρος μέσα σε μια επιχείρηση. Παράλληλα, η γνώση της σωστής διαχείρισης των αποθεμάτων, σύμφωνα με τα νέα δεδομένα εξέλιξης των εταιρειών και επιχειρήσεων, χρίζεται επιτακτική ανάγκη προκειμένου να υπάρχει ευημερία και καρποφορία. κοπός της εργασίας είναι η απόκτηση γνώσεων στον τομέα διαχείρισης αποθεμάτων εργοταξίου και η εύρεση στρατηγικών κινήσεων και λύσεων. Προς την επίτευξη του στόχου αυτού, έχουν δημιουργηθεί στάδια ανάπτυξης του θέματος που χωρίζονται σε κεφάλαια. Έτσι, στο πρώτο κεφάλαιο δίνονται οι ορισμοί του εργοταξίου, του έργου, το οποίο ταυτίζεται με την έννοια του εργοταξίου, και συνάμα ο ορισμός της διαχείρισης έργου. το δεύτερο κεφάλαιο αναλύεται η διοίκηση του έργου και αναφέρονται οι σημαντικότεροι παράγοντες της καθώς και ο ρόλος του διαχειριστή έργου. Σο κεφάλαιο αυτό είναι σημαντικό ως προς την κατανόηση και διεκπεραίωση της διοικητικής και οργανωτικής λειτουργίας της επιχείρησης η οποία συνδέεται με τη διαχείριση αποθεμάτων. το τρίτο κεφάλαιο, που είναι και το πιο ουσιαστικό, αναλύετε σε εκτενή βαθμό η έννοια του αποθέματος, ο σκοπός διατήρησης του, η διαχείριση του, καθώς και τα κυριότερα συστήματα χρησιμοποίησης με στόχο τη βελτίωση του κόστους. Επιπλέον, υποδεικνύονται προβλήματα και στρατηγικές διαχείρισης έτσι ώστε να συντελέσουν στο επιθυμητό αποτέλεσμα. Επίσης, στο τέταρτο κεφάλαιο γίνεται αναφορά για τα υλικά αποθέματα του εργοταξίου και πώς αυτά μπορούν να διαχειριστούν με απώτερο σκοπό την μείωση απωλειών. Σέλος, στο πέμπτο κεφάλαιο εμπεριέχεται ο επίλογος και επιπλέον μια περιληπτική τοποθέτηση με βάση συμπεράσματα και προτάσεις της διαχείρισης αποθεμάτων. 4

5 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 Ο 1.1 Εργοτάξιο Εργοτάξιο είναι μια προσωρινή εγκατάσταση όπου συνυπάρχουν η εργασία, τα υλικά και ο εξοπλισμός με χαρακτηριστικό γνώρισμα την μοναδιαία παραγωγή. Για να κατανοήσουμε όμως καλύτερα την έννοια του εργοταξίου, θα πρέπει να αναλύσουμε τη σημασία της λέξης έργο η οποία ταυτίζεται με το τεχνικό έργο ή τον κατασκευαστικό κλάδο. 1.2 Σι είναι έργο Έργο είναι ένα προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας. Προσωρινό σημαίνει ότι κάθε έργο έχει καθορισμένο τέλος. Μοναδικό σημαίνει ότι το προϊόν ή η υπηρεσία διαφέρει κατά διακριτό τρόπο από όλα τα παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες. Οι ιδιότητες αυτές των έργων, να είναι προσωρινά αλλά και μοναδικά εγχειρήματα, έρχονται σε αντίθεση με τη δομή που έχουν οι περισσότερες επιχειρήσεις που λειτουργούν βάση διαδικασιών που έχουν σταθερό και μόνιμο χαρακτήρα. Η διαχείριση αυτών των ιδιοτήτων είναι συχνά δύσκολη μια και απαιτεί ιδιαίτερες ικανότητες από διαφορετικά γνωστικά πεδία. Έτσι η πρώτη πρόκληση που αντιμετωπίζουμε στη διαχείριση έργων είναι να εξασφαλίσουμε ότι το έργο εκτελείται και παραδίδεται λαμβάνοντας υπόψη καθορισμένους περιορισμούς. Περιορισμοί που μπορεί να είναι ανεπαρκής, όπως διαθέσιμος χρόνος, περιορισμένος προϋπολογισμός κ.α. Η δεύτερη πρόκληση που είναι και πιο φιλόδοξη, είναι η βελτιστοποίηση που απαιτείται να γίνει σε όλους τους παράγοντες που επηρεάζουν την εκτέλεση ενός έργου. Επομένως, ένα έργο είναι ένα προσεκτικά επιλεγμένο σύνολο δραστηριοτήτων που επιλέγονται για τη βέλτιστη χρήση των πόρων (χρόνος, χρήματα, άνθρωποι, υλικά, μηχανήματα, ενέργεια, χώρος κ.α.) με απώτερο σκοπό την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων του έργου. Έτσι καταλήγουμε σε ένα δεύτερο ορισμό για το έργο: 5

6 Έργο είναι ένα εγχείρημα κατά το οποίο ανθρώπινοι πόροι, μηχανές, οικονομικοί πόροι και πρώτες ύλες οργανώνονται κατά καινοφανή τρόπο, με στόχο την ανάληψη συγκεκριμένου αντικειμένου εργασιών που έχουν συγκεκριμένες προδιαγραφές και υπόκεινται σε δεδομένους κοστολογικούς και χρονικούς περιορισμούς, ώστε να παραχθεί μια επωφελής μεταβολή η οποία ορίζεται μέσω ποσοτικών και ποιοτικών στόχων. Παραδοσιακά, οι βασικοί περιορισμοί που αναφέρονται είναι τρεις και είναι: το αντικείμενο του έργου (project scope), ο χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση του έργου και το κόστος εκτέλεσης του έργου. Η τριάδα αυτή των περιορισμών συχνά αναφέρεται επίσης ως τρίγωνο διαχείρισης του έργου, όπου κάθε πλευρά αντιπροσωπεύει έναν περιορισμό. Αλλαγή στη μια πλευρά του τριγώνου που μεταφράζεται σε αλλαγή των περιορισμών προκαλεί αλλαγή στους περιορισμούς που σχετίζονται με τους άλλους παράγοντες. Έτσι αλλαγή στο αντικείμενο των εργασιών του έργου προκαλεί αλλαγή στους περιορισμούς του χρόνου και του κόστους π.χ. αύξηση της διάρκειας του έργου, αύξηση του προϋπολογισμού. την επόμενη λίστα παρουσιάζουμε τα βασικά χαρακτηριστικά ενός έργου: Αποτελείται από μη επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες, πράγμα που σημαίνει ότι το τελικό αποτέλεσμα είναι μοναδικό. Απαιτείται σχεδιασμός ώστε να επιτύχουμε το τελικό αποτέλεσμα, προκειμένου να ικανοποιηθούν συγκεκριμένες προδιαγραφές. Η εκτέλεσή του απαιτεί την ύπαρξη ομάδας. Έχει έναρξη και λήξη. Τπόκειται σε περιορισμούς και ανάλωση διαφόρων ειδών (χρόνου, κόστους ποιότητας κ.α.) Διαθέτει οικονομικό προϋπολογισμό ή προϋπολογισμό κόστους. 6

7 1.3 ΣΙ ΕΙΝΑΙ Η «ΔΙΑΦΕΙΡΙΗ ΈΡΓΟΤ»; Οι περισσότερες εταιρείες βαπτίζουν τις εργασίες τους έργα και προσπαθούν να τις οργανώσουν ανάλογα χρησιμοποιώντας τεχνικές διαχείρισης έργου έτσι ώστε να εξασφαλίσουν την επιτυχείς ολοκλήρωση τους. Η «διαχείριση έργου», γνωστή στα Αγγλικά με τον όρο «Project Management», προσπαθεί να δώσει απαντήσεις σε ερωτήσεις που αφορούν στα «γιατί», «τι», «πώς», «ποιος», «πόσο κοστίζει» και «πότε» ενός έργου (κατασκευαστικού, πληροφορικής, ανάπτυξης νέου προϊόντος κ.λπ.) από την εποχή σύλληψης της αναγκαιότητάς του μέχρι την καταστροφή, εγκατάλειψη ή αντικατάστασή του. Έτσι, η διαχείριση έργου περιλαμβάνει τη συμπλήρωση των τεχνικών δελτίων, την ένταξη του έργου για χρηματοδότηση, τη διαχείριση των μελετών, την επιλογή των μεθόδων υλοποίησης, τις αναγκαίες εκτιμήσεις χρόνου και κόστους, το πρόγραμμα ποιότητας, το σχέδιο ασφάλειας και υγείας, τη διαχείριση των κινδύνων αλλά και οποιαδήποτε άλλη οργανωτική ή ελεγκτική ενέργεια απαιτείται για τη σχεδίαση, υλοποίηση και λειτουργία μικρών και μεγάλων έργων προκειμένου να ικανοποιηθούν οι στόχοι για έντεχνη, οικονομική και ασφαλή εκτέλεση. 7

8 KEΥΑΛΑΙΟ 2 Ο 2.1 Η διοίκηση έργων (Project Management) Λέγοντας διοίκηση έργων (Project Management) εννοούμε την εφαρμογή αξιοποίηση γνώσης, ικανοτήτων, εργαλείων και τεχνικών σε όλες τις φάσεις διεργασίες ενός έργου με σκοπό να επιτύχουμε τους προκαθορισμένους στόχους και απαιτήσεις αλλά και να ικανοποιήσουμε ή ακόμα και να ξεπεράσουμε τις προσδοκίες των άμεσα ενδιαφερόμενων. τόχοι θεωρούνται όχι μόνο το αποτέλεσμα, αλλά και ο χρόνος ολοκλήρωσης, το κόστος και η ποιότητα. Οι προσδοκίες επίσης αποτελούν συνδυασμό και σύνολο: Απαιτήσεων σκοπού, χρόνου, κόστους, ποιότητας Κάλυψη συγκεκριμένων αναγκών και απροσδιόριστων προσδοκιών Διαφορετικών προσδοκιών και απαιτήσεων για κάθε εμπλεκόμενο. Η ανάγκη της διοίκησης έργων (Project Management) σε ένα σύγχρονο, επιστημονικά τεκμηριωμένο και δοκιμασμένο πλαίσιο υιοθετήθηκε, όταν διαπιστώθηκε ότι ο πρόχειρος προγραμματισμός και η έλλειψη συντονισμού και επικοινωνίας στα έργα οδηγούσε πολύ συχνά, σε αποτυχημένα αποτελέσματα, τεράστια κόστη, ανεπίτρεπτες καθυστερήσεις. 2.2 Τπεύθυνος έργου (Project Manager): για την εξασφάλιση όλων των παραπάνω προσδοκιών και απαιτήσεων του έργου είναι απαραίτητο να υπάρχει μια συνολική ευθύνη. Η ευθύνη αυτή συγκεντρώνεται στο πρόσωπο του υπευθύνου έργου (Project Manager) ο οποίος και πρέπει να εξασφαλίσει την επιτυχία του έργου. Λέγοντας επιτυχία δεν εννοούμε βέβαια απλώς την ολοκλήρωση του έργου στο προαποφασισμένο χρονοδιάγραμμα, αλλά την «χρυσή τομή» ανάμεσα στις παραπάνω προσδοκίες και απαιτήσεις του πελάτη με στόχο την ικανοποίηση του. 2.3 Πόροι (resources): με τον όρο πόροι εννοούμε το ανθρώπινο δυναμικό αλλά και τα εργαλεία που θα χρειαστούν κατά τη διάρκεια του έργου για την ολοκλήρωση του. Σο ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας, οι υπολογιστές και τα λοιπά εξαρτήματα που θα χρειαστούν, οι εγκαταστάσεις της εταιρείας αλλά και του πελάτη. τάδια φάσεις δράσεις ενέργειες : κάθε έργο μπορεί να χωριστεί σε συγκεκριμένα κομμάτια ώστε να διευκολυνθεί η υλοποίηση του. Σα κομμάτια αυτά μπορούν να είναι ιεραρχικά τα παραπάνω χωρίς όμως να είναι απαγορευτική η σειρά αυτή. 8

9 2.4 Κύκλος ζωής έργου (Project Life Cycle) : ο κύκλος ζωής ενός έργου ορίζει την αρχή και το τέλος του έργου και κατανέμει τα στάδια του έργου μέσα στο χρόνο σε σχέση με τους άλλους παράγοντες που το επηρεάζουν. Δεν πρέπει να συγχέεται με τον κύκλο ζωής του προϊόντος ή της υπηρεσίας που αναπτύσσεται και θα συνεχίσει να προσφέρεται και μετά το τέλος του έργου. 2.5 Σο «περιεχόμενο» της Διοίκησης Έργων Όπως είναι φυσικό η διοίκηση έργων λειτουργεί σε ένα περιβάλλον πολύ ευρύτερο από αυτό του συγκεκριμένου έργου. Είναι σημαντικό λοιπόν για τον υπεύθυνο κάθε έργου, ανεξαρτήτως μεγέθους να κατανοεί το περιβάλλον αυτό ώστε να μπορεί να λειτουργήσει αποτελεσματικότερα. Σα στοιχεία κάθε έργου τα οποία πρέπει να έχει πάντα υπόψη στο σχεδιασμό ο υπεύθυνος έργου είναι τα παρακάτω : Υάσεις του έργου, κύκλος ζωής του, παραδοτέα Εμπλεκόμενοι στο έργο (Πελάτες, συνεργάτες, προμηθευτές, μέλη της ομάδας) Εταιρική κουλτούρα και δομή (της εταιρείας που αναλαμβάνει αλλά και αυτής που αναθέτει το έργο) Ικανότητες διοίκησης και οργάνωσης Κοινωνικοοικονομικές επιδράσεις (εξωτερικά γεγονότα). 2.6 τάδια έργου Η διαδικασία της διοίκησης έργων μπορεί να οργανωθεί σε 5 μεγάλες ομάδες ενεργειών και δραστηριοτήτων. Η διαδικασία αυτή βρίσκει εφαρμογή τόσο συνολικά στο έργο όσο και σε κάθε φάση αυτού. Οι ομάδες αυτές είναι: Εκκίνηση: διαδικασία έναρξης του έργου. Διαπίστωση αναγκών, αποδοχή, δέσμευση στους στόχους. χεδιασμός: δημιουργία οργανωτικού πλαισίου και σχεδίου ενεργειών. Εκτέλεση: συντονισμός ανθρώπων και άλλων πόρων για την ολοκλήρωση. Έλεγχος: διασφάλιση ποιότητας και τήρηση των υποχρεώσεων, διορθωτικές ενέργειες αν είναι απαραίτητες. Κλείσιμο: ουσιαστικό και τυπικό κλείσιμο με επίσημη παράδοση και αποδοχή. Η παραπάνω σειρά των διαδικασιών πρέπει να ακολουθείται και στις επιμέρους φάσεις του έργου με στόχο την εξάλειψη κάθε αβεβαιότητας που συνήθως υφίσταται στα αρχικά στάδια. Όσο πιο ρεαλιστικές και πραγματοποιήσιμες είναι οι επιμέρους φάσεις τόσο πιο πιθανό είναι το έργο να ολοκληρωθεί με επιτυχία και εντός 9

10 χρόνου και κόστους. Ιδιαίτερα πρέπει να προσεχθούν οι αλληλοεπικαλύψεις των φάσεων. 2.7 Εμπλεκόμενοι στο έργο Οι εμπλεκόμενοι στο έργο θεωρούνται εταιρείες ή άτομα τα οποία έχουν λόγο να αναμιχθούν στο έργο. Ο πελάτης, ο υπεύθυνος έργου, η ομάδα υλοποίησης, η εταιρεία η οποία ανέλαβε την υλοποίηση, οι χρηματοδότες (αν είναι εξωτερικοί οργανισμοί) έχουν όλοι ανάμιξη σε κάποια από τις φάσεις του έργου. Είναι στην ευθύνη του υπευθύνου έργου να συμπεριλάβει όλες τις απαιτήσεις και ανάγκες των εμπλεκομένων, με προτεραιότητα φυσικά τις απαιτήσεις του πελάτη αλλά και τις επιταγές της κεντρικής διοίκησης της εταιρείας του ώστε να πετύχει τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα. 2.8 Σομείς Γνώσης Περιοχές Οργάνωσης Διοίκησης έργων Η διοίκηση έργων είναι ένα αντικείμενο που απαιτεί και εμπλέκεται σε θέματα διοίκησης και διαχείρισης ανθρώπων και υλικών, λήψης αποφάσεων, επικοινωνίας εντός και εκτός της επιχείρησης, στρατηγικού σχεδιασμού, διαχείριση χρόνου, οικονομικές αναλύσεις, ολική ποιότητα, διαχείριση κρίσεων. Κάθε τέτοια περιοχή γνώσης χαρακτηρίζεται από επιμέρους διαδικασίες οι οποίες με τη σειρά τους περιγράφουν τα εισερχόμενα στοιχεία που απαιτούν, τα εργαλεία και τις μεθόδους που χρησιμοποιούν για την ανάλυση τους και φυσικά τα εξαγόμενα αποτελέσματα (παραδοτέα) τους. 2.9 Ολική διοίκηση έργου (Project Integration Management) Ασχολείται με τις απαιτούμενες διαδικασίες για την εξασφάλιση του σωστού συντονισμού του συνόλου του έργου ή του «προγράμματος». Αποτυπώνει και καταγράφει τη συνολική στρατηγική (σχέδιο) του έργου, φροντίζει για την παρακολούθηση του και για την ενσωμάτωση των απαραιτήτων αλλαγών σε αυτό. Παραδοτέα αυτής της διαδικασίας είναι το σχέδιο ανάπτυξης υλοποίησης του έργου μαζί με όλες τις απαραίτητες υποστηρικτικές λεπτομέρειες, αλλά και η διαδικασία επικαιροποίησης του σχεδίου και ενσωμάτωσης των αλλαγών σε αυτό τοχοθέτηση (Project Scope Management) Καλύπτει τις απαιτούμενες διαδικασίες για την εκκίνηση του έργου, τον καθορισμό των στόχων, την αποδοχή τους από τους εμπλεκόμενους και 10

11 τη διαδικασία πιθανών αλλαγών τους. Παραδοτέα αυτής της διαδικασίας είναι το κείμενο «στόχων και σκοπών», τα επίσημα έντυπα αποδοχής των διαδικασιών, το οργανόγραμμα κατανομής των εργασιών (Work Breakdown Structure) Διαχείριση Φρόνου Εξασφαλίζει την τήρηση του χρονοδιαγράμματος του έργου. Παραδοτέα αυτής της διαδικασίας είναι η λίστα ενεργειών ανά φάση, η το διάγραμμα εργασιών, ο προϋπολογισμός χρόνων, το χρονοδιάγραμμα, η καταγραφή των πόρων και η διαθεσιμότητα τους, και βέβαια η διαδικασία αλλαγών του χρονοδιαγράμματος και οι διαρθρωτικές ενέργειες. Για την καλύτερη οπτική απεικόνιση χρησιμοποιούνται διαγράμματα «με μπάρες» (Gantt), διαγράμματα δικτύου με χρόνους, διαγράμματα κρισίμων σημείων. Σο πιο συνηθισμένο διάγραμμα είναι το διάγραμμα Gantt το οποίο και παρουσιάζει τις φάσεις κατά σειρά υλοποίησης στον άξονα χρόνου Διαχείριση Κόστους (Project Cost Management) Οι διαδικασίες αυτού του τομέα καλύπτουν όλα τα χρηματοοικονομικά στοιχεία που αφορούν το έργο και εξασφαλίζουν την τήρηση του προϋπολογισμού σε κάθε φάση του έργου και τη μη υπέρβαση του. Παραδοτέα των διαδικασιών αυτών είναι οι απαιτήσεις σε πόρους, τα προϋπολογιστικά στοιχεία κόστους, χρηματοοικονομικές ροές, τιμολογιακές πολιτικές, σχέδια κοστολόγησης, το οικονομικό σχέδιο του έργου, η διαδικασίες ελέγχου του κόστους Διαχείριση ποιότητας (Project Quality Management) Οι διαδικασίες διαχείρισης ποιότητας καλύπτονται συνήθως από το ύστημα Διασφάλισης Ποιότητας (ISO 9000) της εταιρείας. Παρόλα αυτά είναι σημαντικό να υπάρχει σε κάθε έργο συγκεκριμένο σχέδιο ποιότητας έργου που θα εξασφαλίζει την συμμόρφωση του στα ποιοτικά πρότυπα της εταιρείας. Παραδοτέα των διαδικασιών αυτών είναι: το σχέδιο ποιότητας έργου, οι λίστες ελέγχου, οι διαδικασίες επιθεωρήσεων, η διαδικασίες διορθωτικών ενεργειών 2.14 Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων (Project Human Resource Management) 11

12 Η διαχείριση ανθρωπίνων πόρων είναι φυσικά μια ευρύτερη περιοχή που τελευταία βρίσκει εφαρμογή σε κάθε τομέα των επιχειρήσεων. την υλοποίηση των έργων είναι απαραίτητη η δημιουργία των κατάλληλων διαδικασιών για τον οργανωτικό σχεδιασμό των ομάδων, την επάνδρωση τους (μέσω εσωτερικών μετακινήσεων, προσλήψεων, εξ. υνεργασιών) αλλά και την παρακίνηση του προσωπικού μέσω συστήματος επιβράβευσης και πριμοδότησης. Παραδοτέα των διαδικασιών αυτών είναι το οργανόγραμμα της ομάδας, οι περιγραφές των θέσεων και των καθηκόντων, οι διαδικασίες προσλήψεων και διαχείρισης των εξωτερικών συνεργατών, οι αξιολογήσεις, οι αναφορές προόδου Επικοινωνία πληροφόρηση (Project Communication Management) Οι ανάπτυξη των τρόπων επικοινωνίας και διακίνησης των πληροφοριών είναι απαραίτητη στο έργο για να εξασφαλιστεί η σωστή και έγκαιρη ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων. Οι διαδικασίες περιλαμβάνουν την δημιουργία ξεκάθαρου σχεδίου επικοινωνίας, δημιουργία βάσεων δεδομένων (φακέλου αρχείου) για το έργο, μεθόδους και τρόπους αναφοράς καταστάσεων, προόδου και αξιολόγησης. Συπικές ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν είναι : ποιος ενημερώνεται και πότε, με τι τρόπο, με τι ύφος (τυπικό, επίσημο, απλό), τι πρέπει να μαθαίνει, πως εξασφαλίζεται η ασφάλεια και η εμπιστευτικότητα Διαχείριση προμηθειών (Project Procurement Management) Η διαχείριση προμηθειών καλύπτει τις διαδικασίες εκείνες οι οποίες είναι απαραίτητες για την προμήθεια υλικών ή υπηρεσιών από τρίτους για χρήση στο έργο. Οι περισσότερες εταιρείες διαθέτουν τμήματα προμηθειών και συγκεκριμένες διαδικασίες λειτουργίας τους, συνεπώς κάθε αγορά κατευθύνεται από την ομάδα έργου προς το συγκεκριμένο τμήμα της εταιρείας. Είναι όμως απαραίτητο οι διαδικασίες αυτές να είναι ξεκάθαρες και γνώριμες σε όλα τα μέλη της ομάδας έργων. Παραδοτέα αυτών των διαδικασιών είναι : σχέδιο προμηθειών, προτάσεις απαιτούμενων υλικών, συμβάσεις, έντυπα παραγγελιών. 12

13 2.17 Παράγοντες Επιτυχίας στη Διοίκηση Έργου Ο διαχειριστής έργου (project manager) πρέπει να επιτελεί ταυτόχρονα πολλές εργασίες. Πρέπει, επίσης, να λαμβάνονται συνεχώς αποφάσεις σε όλα τα επίπεδα σχετικά με τη χρήση πόρων, προσαρμογές του χρονοδιαγράμματος, θέματα προϋπολογισμόςing, διαχείριση ανθρώπινων σχέσεων, επικοινωνία, και τεχνικά προβλήματα. Πρέπει συνεπώς να προσδιοριστούν τα κύρια θέματα, στρατηγικά, τακτικά ή λειτουργικά, ώστε να οριστούν οι προτεραιότητες και να μπορέσει ο project manager να εστιάσει στα κρίσιμα θέματα, τα οποία εναλλάσσονται ανάλογα με τη φάση στην οποία βρίσκεται το έργο. Ο Balachandra (1984) έχει ορίσει τους παρακάτω 10 παράγοντες επιτυχίας: 1. τόχος έργου: Ο ορισμός ξεκάθαρων στόχων αποτελεί κλειδί για τον προγραμματισμό και την εκτέλεση ενός έργου. Η κατανόηση των μέτρων απόδοσης και αξιολόγησης είναι σημαντική ώστε να γίνεται καλός συντονισμός. υνεπώς, όλοι οι εμπλεκόμενοι πρέπει να είναι εξ αρχής ενήμεροι για τους στόχους του έργου. 2. Τποστήριξη από την πλευρά της διοίκησης: Ο ανταγωνισμός για πόρους σε συνδυασμό με το μεγάλο βαθμό αβεβαιότητας που διέπουν ένα έργο συχνά οδηγούν σε σύγκρουση και κρίση. Η συνεχής παρουσία της διοίκησης σε ολόκληρο το κύκλο ζωής του έργου βοηθά στην κατανόηση του στόχου του έργου και της σημασίας του. Αυτή η συνειδητοποίηση οδηγεί σε υποστήριξη η οποία μπορεί να αποδειχθεί ανεκτίμητη για την επίλυση προβλημάτων σε περιπτώσεις σύγκρουσης ή κρίσης ή όταν προκύπτει αβεβαιότητα. υνεπώς, η ξεκάθαρη και συχνή επικοινωνία μεταξύ του project manager και της διοίκησης δρα καταλυτικά για την επιτυχία ενός έργου. 3. Προγραμματισμός έργου. Η μετατροπή του στόχου, και των μέτρων απόδοσης σε ένα εφικτό πλάνο είναι ο σύνδεσμος μεταξύ της φάσης θεωρητικός σχεδιασμός και της φάσης παραγωγής. Ένα λεπτομερειακό πλάνο που να καλύπτει θέματα τεχνικά, οικονομικά, οργανωτικά, επικοινωνίας, ελέχγου και χρονοδιαγράμματος είναι η βάση για την υλοποίηση. Ο προγραμματισμός δεν τελειώνει όταν ξεκινά η εκτέλεση καθώς οι ανάγκη για αλλαγές ή μετατροπές είναι πάγια. Ο προγραμματισμός είναι συνεπώς δυναμικός και συνεχής και 13

14 συνδέει τους εναλλασσόμενους στόχους και την απόδοση με τα τελικά αποτελέσματα. 4. υνεργασία με τον Πελάτη. Ο τελικός χρήστης του έργου είναι και ο τελικός κριτής της επιτυχίας του. Ένα έργο το οποίο τελείωσε εγκαίρως, σύμφωνα με τα επιθυμητά τεχνικά χαρακτηριστικά, και εντός προϋπολογισμός, αλλά δε χρησιμοποιήθηκε ποτέ ή σπανίως μπορεί με βεβαιότητα να θεωρηθεί αποτυχία. τη φάση θεωρητικός σχεδιασμός είναι πολύ σημαντικό να έχουμε καλή επικοινωνία με τον πελάτη ώστε οι στόχοι που θα τεθούν να είναι πλήρως ευθυγραμμισμένοι με τις ανάγκες του πελάτη. τις επόμενες φάσεις είναι απαραίτητη η συνεχής συνεργασία με τον πελάτη ώστε να διορθώνονται πιθανά λάθη κατά τη μετατροπή των στόχων σε μέτρα απόδοσης. Ωστόσο, λόγω εναλλασσόμενων αναγκών και συνθηκών, παρόλο που στις πρώτες φάσεις είναι χρήσιμο να υπάρχει μη δήλωση των ακριβών αναγκών του πελάτη, αυτό πιθανά παύει να ισχύει στη φάση προγραμματισμού ή υλοποίησης. Σο σύστημα configuration management αποτελεί σύνδεσμο μεταξύ υπαρχόντων πλάνων και change requests του πελάτη και της ομάδας του έργου. 5. Θέματα προσωπικού. Η ικανοποιητική επίτευξη των τεχνικών στόχων χωρίς να παραβιαστεί το χρονοδιάγραμμα ή το προϋπολογισμός δε σημαίνει ότι το έργο είναι απολύτως επιτυχημένο, ακόμη και αν ο πελάτης είναι ευχαριστημένος. Εάν οι διάφοροι εμπλεκόμενοι στο έργο δε διατηρούν καλές σχέσεις, η επιτυχία του έργου είναι αμφισβητούμενη, καθώς η καλή συνεργασία και η αφοσίωση στο έργο είναι απαραίτητες για την επιτυχία. 6. Σεχνικά θέματα. Η τεχνική κατάρτιση του προσωπικού και η εκπλήρωση των τεχνικών προδιαγραφών πρέπει να είναι από τις πρώτες έννοιες ενός project manager καθώς χωρίς αυτές ένα έργο δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. 7. Αποδοχή από τον πελάτη. Η συνεχής consultation με τον πελάτη καθ όλο τον κύκλο ζωής ενός έργου αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας όσον αφορά την αποδοχή χρήστη. τα τελικά στάδια της υλοποίησης, ο πελάτης πρέπει να κρίνει το έργο που προκύπτει και να αποφασίσει εάν είναι αποδεκτό ή όχι. ε 14

15 περίπτωση που το έργο δε γίνει αποδεκτό σε αυτό το στάδιο, τότε είναι αποτυχημένο. 8. Έλεγχος έργου. Η συνεχής ροή πληροφοριών σχετικά με την πραγματική πρόοδο και ο μηχανισμός ανατροφοδότησης επιτρέπουν στον project manager να αντιμετωπίζει την αβεβαιότητα. υγκρίνοντας την πραγματική πρόοδο με τα τρέχοντα πλάνα, ο project manager μπορεί να διακρίνει παρεκκλίσεις, να αναμένει προβλήματα και να ξεκινά διορθωτικές κινήσεις. Οι όποιες παρεκκλίσεις από τα αρχικά πλάνα μπορούν να διορθωθούν όταν γίνουν αντιληπτές νωρίς. 9. Επικοινωνία. Η επιτυχής μετάβαση ανάμεσα στις φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου και ο καλός συντονισμός ανάμεσα στους συμμετέχοντες σε κάθε φάση απαιτεί μία συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών. Γενικά, η επικοινωνία διευκολύνεται εάν η γραμμή της εξουσίας είναι ξεκάθαρη. Η οργανωτική δομή του έργου πρέπει να περιγράφει τα κανάλια επικοινωνίας και το είδος της πληροφορίας που πρέπει να διέρχεται από αυτά. Επιπλέον, πρέπει να υπάρχει ξεκάθαρη οδηγία σχετικά με το πόσο συχνά πρέπει αυτές οι πληροφορίες να παράγονται και να μεταδίδονται. Οι επίσημες γραμμές επικοινωνίες, καθώς και η ανεπίσημη ροή ανάμεσα στα μέλη της ομάδας συνηγορούν στην επιτυχία του έργου. 10. Επίλυση προβλημάτων. Σο σύστημα ελέγχου είναι σχεδιασμένο να μπορεί να βρίσκει τις προβληματικές περιοχές και, εάν είναι εφικτό, να βρίσκει την πηγή τους. Επειδή η αβεβαιότητα είναι συχνή πληγή για την ολοκλήρωση των έργων, η ανάπτυξη ενός contingency plan είναι καλό προληπτικό μέτρο. Η διαθεσιμότητα προετοιμασμένων πλάνων και διαδικασιών για τη διαχείριση προβλημάτων μπορεί να μειώσει τον κόπο που μπορεί να χρειαστεί ώστε να επιλυθούν εάν δεν υπήρχαν αυτά. Οι παραπάνω παράγοντες αποτελούν γενικές γραμμές καθώς κάθε έργο είναι μοναδικό και οι ιδιαιτερότητες του απαιτούν διαφορετικό χειρισμό κατά περίπτωση. 15

16 2.18 Παράγοντες με σχέση την απώλεια υλικών. Τπάρχουν παράγοντες οι οποίοι επηρεάζουν την αποδοτική οργάνωση και διοίκηση του εργοταξίου και σχετίζονται με την απώλεια υλικών. Αυτοί είναι οι παρακάτω: το ακατάστατο εργοτάξιο η έλλειψη πληροφοριών και ειδίκευσης η έλλειψη κινήτρων με σκοπό την βελτίωση εργασίας. η χρήση ακατάλληλου εξοπλισμού ο ελλιπής σχεδιασμός και προγραμματισμός Η σωστή και αποτελεσματική οργάνωση των υλικών του εργοταξίου συνδέεται άμεσα με παράγοντες όπως με το οργανόγραμμα του έργου, με τα καθήκοντα των εργαζομένων καθώς και με την χρήση πρωτοκόλλων σε σχέση με τις παραγγελίες, την αποδοχή τους καθώς και αποθήκευσή τους, έτσι ώστε να μην υπάρχουν απώλειες Ο ρόλος του υπεύθυνου έργου ως προς την διαχείριση υλικών. ε κάθε κατασκευαστικό έργο την ευθύνη για τη διαχείριση των υλικών την αναλαμβάνει ο διαχειριστής έργου (project manager). τις υποχρεώσεις του είναι ο προσδιορισμός, η καταγραφή καθώς και ο έλεγχος των υλικών στο εργοτάξιο. Η οργάνωση των υλικών ως διαδικασία δεν διαφέρει από όλες τις υπόλοιπες εργασίες του εργοταξίου. Επομένως με σκοπό την σωστή διεκπεραίωση αυτής διαδικασίας, απαιτείται ο σωστός χειρισμός των καθηκόντων και δεσμεύσεων των μελών της ομάδας. Η επιτυχής οργάνωση των υλικών στο εργοτάξιο βασίζεται στην σωστή επικοινωνία. Σο κάθε άτομο που εμπλέκεται στη διαδικασία της κατασκευής και διαχείρισης ενός έργου, εφόσον έχει συλλέξει τις απαραίτητες πληροφορίες καθώς και αντιλαμβάνεται τις υποχρεώσεις του, είναι σε θέση να κατανοήσει τα επίμαχα ζητήματα με αποτέλεσμα να εφοδιάζει με πληροφορίες τον υπεύθυνο εποπτείας του έργου. ε όλα τα έργα, ανεξαρτήτως το μέγεθος και το είδος τους, το προσωπικό οφείλει να έχει ενημερωθεί για τους τρόπους σωστής λειτουργίας των ειδικοτήτων τους καθώς και να παρέχει τις απαραίτητες εισηγήσεις σχετικά με τον σωστό χειρισμό των υλικών. 16

17 KEΥΑΛΑΙΟ 3 Ο Διαχείριση Αποθεμάτων 3.1 Η διαχείριση των αποθεμάτων αποτελεί μια σημαντική ευθύνη για τη διοίκηση ενός παραγωγικού συστήματος. Ως απόθεμα θεωρείται η ποσότητα οποιοδήποτε οικονομικού αγαθού, υλικού ή όχι, που είναι δυνατόν να αποθηκευτεί στο σύστημα για να ικανοποιηθεί κάποια τρέχουσα ή μελλοντική ανάγκη και υπερβαίνει την ποσότητα σε σχέση με αυτό που εξάγεται από το σύστημα. Η δημιουργία αποθεμάτων μπορεί είτε να είναι σχεδιασμένη με σκοπό να εξομαλύνει τις διαφορές μεταξύ της προσφοράς και της ζήτησης του αγαθού είτε αποτέλεσμα διαφόρων παραγόντων όπως κακός προγραμματισμός ή έκτακτα φαινόμενα. Η αναγκαιότητα ύπαρξης του αποθέματος οφείλεται κυρίως στην αβεβαιότητα αναφορικά με την προσφορά και τη ζήτηση του αγαθού για την κάλυψη των εκάστοτε αναγκών. 3.2 Ο έλεγχος των αποθεμάτων (inventory control) είναι μια τεχνική με επιστημονικές βάσεις που σκοπό έχει να παρακολουθεί την αποθηκευμένη ποσότητα του αγαθού και να λαμβάνει τις σχετικές αποφάσεις όπως πότε και σε τι ποσότητα θα πρέπει να παραγγελθεί το υλικό κα. Ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων θεωρείται το σύνολο των κανονισμών και ελέγχων που καθορίζουν το ύψος των αποθεμάτων, πότε θα πρέπει τα αποθέματα να ανανεώνονται και πόσο μεγάλες θα πρέπει να είναι οι παραγγελίες. ε ένα παραγωγικό σύστημα, τα αποθέματα διακρίνονται σε πρώτες ύλες, τελικά προϊόντα, ενδιάμεσα προϊόντα και εφόδια. Αποθέματα δημιουργούνται και στις υπηρεσίες με την έννοια των υλικών αγαθών και προμηθειών που υποστηρίζουν την υπηρεσία αυτή. Επομένως, τα είδη εξαρτώνται από τη φύση, το σκοπό και τη λειτουργία της επιχείρησης η οποία αποφασίζει ανάλογα με τις δραστηριότητες και τα χαρακτηριστικά της, ποια θα είναι τα αποθέματα που πρέπει να διατηρηθούν και να γίνεται συστηματικός έλεγχος. Ο βασικός σκοπός ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων είναι να καθορίζει πρώτον πότε θα πρέπει να παραγγελθούν τα αγαθά και δεύτερον πόσο μεγάλη θα πρέπει να είναι η παραγγελία. Ορισμένες επιχειρήσεις προτιμούν να διατηρούν μακροχρόνιες σχέσεις με τους προμηθευτές τους για την ικανοποίηση των αναγκών τους για σχεδόν έναν ολόκληρο χρόνο. την περίπτωση αυτή ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων θα καθορίζει πότε και τι ποσότητα θα διανέμεται. Ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, εξοικονομεί πόρους για την επιχείρηση ελαχιστοποιώντας το κόστος. Η έννοια του αποθέματος είναι γενική και δεν περιορίζεται στην περίπτωση των πρώτων υλών, των προϊόντων και εμπορευμάτων αλλά 17

18 καλύπτει ένα ευρύ φάσμα οικονομικών φαινόμενων. Ανεξάρτητα από τη γενικότητα του όρου, το πρόβλημα της διαχείρισης των αποθεμάτων είναι πολύ σημαντικό για όλες τις επιχειρήσεις καθώς τα αποθέματα τους δεσμεύουν συνήθως ένα μεγάλο ποσοστό του κεφαλαίου τους κι έχουν σημαντικό κόστος διατήρησης. 3.3 Σο Πρόβλημα Διαχείρισης Αποθεμάτων Σο πρόβλημα διαχείρισης αποθεμάτων ορίζεται γενικώς ως πρόβλημα εξισορρόπησης μεταξύ του κόστους έλλειψης και του κόστους πλεονάσματος αποθέματος ενός παραγωγικού προϊόντος. Ένας σωστός σχεδιασμός διαχείρισης αποθεμάτων αποσυνδέει το παραγωγικό σύστημα από τις διακυμάνσεις της ζήτησης και διατηρεί ομαλή ροή στην παραγωγή, ανεξάρτητη τη λειτουργία της παραγωγικής στάθμης, αυξάνει το ρυθμό παραγωγής και ελαττώνει το κόστος. 3.4 κοπός Διατήρησης Αποθεμάτων Η διαχείριση των αποθεμάτων αποτελεί μια από τις σημαντικές λειτουργίες σε ένα παραγωγικό σύστημα για διάφορους λόγους. Αν η ζήτηση ενός προϊόντος ήταν γνωστή τότε η επιχείρηση θα μπορούσε να παράγει το προϊόν αυτό σε τέτοια ποσότητα έτσι ώστε να αντιστοιχεί ακριβώς στη ζήτηση. Επειδή όμως στην πραγματικότητα η ζήτηση είναι σπάνια γνωστή, με τη διατήρηση τελικών αποθεμάτων δίνεται η δυνατότητα στην επιχείρηση να αποσυνδέσει το παραγωγικό σύστημα από τη ζήτηση και να αντιμετωπίσει τυχόν μεταβολές της. υνεπώς, η δημιουργία αποθεμάτων συμβάλει στην επιτάχυνση και βελτίωση της έγκαιρης παράδοσης των προϊόντων μειώνοντας τις πιθανότητες μη εκπλήρωσης μίας παραγγελίας η καθυστερημένης παράδοσης. Η ύπαρξη αποθεμάτων πρώτων υλών και ενδιάμεσων προϊόντων εξασφαλίζει τη συνεχή τροφοδοσία του παραγωγικού συστήματος και την ομαλή ροή της παραγωγής, χωρίς να επηρεάζεται από καθυστερήσεις των προμηθευτών. Επίσης εξασφαλίζει την ανεξάρτητη λειτουργία των παραγωγικών σταδίων, την αύξηση του ρυθμού παραγωγής και τη μείωση του κόστους παραγωγής. Κάθε καινούργια παραγγελία συνεπάγεται κόστος για την επιχείρηση το οποίο δεν εξαρτάται από την ποσότητα της παραγγελίας. υνεπώς όσο μεγαλύτερη είναι η παραγγελία, τόσο μικρότερος θα είναι ο συνολικός αριθμός των παραγγελιών και συνεπώς τόσο μικρότερο το κόστος αυτών. Σέλος, μια επιχείρηση με τη διατήρηση αποθεμάτων έχει τη δυνατότητα να μειώσει τις πληρωμές της σε προμηθευτές, κάνοντας μεγαλύτερες παραγγελίες σε περιόδους που οι τιμές των προμηθευτών είναι χαμηλές. 18

19 3.5 τοιχεία Κόστους Αποθεμάτων τις μέρες μας, οι βιομηχανίες τροφίμων πρέπει να διανέμουν στα σημεία πώλησης σχεδόν καθημερινά, με ελάχιστο όγκο διανομής που να τους εξασφαλίζει τις τρέχουσες ανάγκες τους. Η καλύτερη θέση στο ράφι επιτυγχάνεται από τη βελτιστοποίηση της εφοδιαστικής αλυσίδας και από την ελαχιστοποίηση του κόστους αποθεμάτων. Επομένως, η πληροφόρηση και η καταγραφή σε πραγματικό χρόνο είναι πλέον αναγκαία. Σα σύγχρονα συστήματα επεξεργασίας πληροφοριών περιέχουν και πληροφορίες κοστολόγησης που φυσικά βοηθούν στη μείωση του κόστους. Η ερώτηση που τίθεται σε αυτόν τον τομέα συνήθως είναι: πόσο απόθεμα πρέπει να έχουμε διαθέσιμο, και σε ποιο κόστος; Σο πρώτο μέρος της ερώτησης (πόσο απόθεμα πρέπει να έχουμε διαθέσιμο), έχει συνήθως δύο ακραίες απαντήσεις: "Πολύ" ώστε να είμαστε σίγουροι ότι δεν θα ξεμείνουμε ποτέ. Αυτή η αντιμετώπιση διαχείρισης αποθεμάτων είναι ακριβή στο κόστος αποθεματοποίησης και οικονομική στο κόστος διαχείρισης. Η άλλη πλευρά του νομίσματος είναι "καθόλου ή πολύ λίγο", που είναι γνωστό σαν "Just-Ιn-Time", και είναι ένας δύσκολος τρόπος διαχείρισης αποθεμάτων με μεγάλο κόστος διαχείρισης και μικρό κόστος αποθεμάτων. Για την λήψη αποφάσεων σχετικά με το ύψος των αποθεμάτων, η επιχείρηση θα πρέπει να λάβει υπ όψη και τα ακόλουθα κόστη. α) Κόστος τήρησης αποθέματος (holding/storage cost). Η κατηγόρια αυτή περιλαμβάνει το κόστος αποθηκευτικού χώρου, το κόστος δεσμευμένου κεφαλαίου, το κόστος ασφάλισης αποθέματος, το κόστος απαρχαίωσης αποθέματος και το κόστος του χειρισμού του (handling) κατά την αποθήκευση και τη μεταφορά του. Ειδικότερα για το κόστος δεσμευμένου κεφαλαίου, αυτό πηγάζει από την ανάγκη της επιχείρησης να επενδύσει τα κεφαλαία της για την διατήρηση αποθεμάτων έναντι των άλλων εναλλακτικών χρήσεων των κεφαλαίων της. Σο κόστος του δεσμευμένου κεφαλαίου είναι πάντα ίσο ή μεγαλύτερο της απόδοσης που θα είχε η επιχείρηση εάν είχε επενδύσει τα κεφαλαία της σε χρηματοοικονομικά προϊόντα πολύ χαμηλού κινδύνου. β) Κόστος προμήθειας αποθέματος. Περιλαμβάνει τόσο το σταθερό κόστος για την τοποθέτηση μιας παραγγελίας στους προμηθευτές της επιχείρησης όσο και το κόστος αγοράς του αποθέματος από αυτούς. τη 19

20 περίπτωση όπου η επιχείρηση δεν προμηθεύεται τα σχετικά προϊόντα αλλά τα παράγει χρησιμοποιώντας δικές της εγκαταστάσεις, το σταθερό κόστος παραγωγής αφορά στο κόστος προετοιμασίας της παραγωγικής διαδικασίας (setup), ενώ το μεταβλητό κόστος αφορά στο κόστος παραγωγής. γ) Κόστος Έλλειψης/ μη ικανοποίησης της ζήτησης (shortage cost). Αν εξαντληθούν τα αποθέματα ενός προϊόντος, η επιχείρηση είναι υποχρεωμένη να καθυστερήσει η να ακυρώσει την παραγγελία χάνοντας με τον τρόπο αυτό κέρδος αλλά και φήμη. 3.6 Εξαρτημένη και Ανεξάρτητη Ζήτηση Για τη διαχείριση αποθεμάτων, είναι σημαντική η κατανόηση της διαφοράς μεταξύ εξαρτημένης και ανεξάρτητης ζήτησης. την περίπτωση της ανεξάρτητης ζήτησης, η ζήτηση για διάφορα προϊόντα είναι ανεξάρτητη η μια με την άλλη. Δηλαδή, μια παραγωγική μονάδα μπορεί να παράγει διάφορα αντικείμενα που δεν σχετίζονται μεταξύ τους αλλά αντιμετωπίζουν κάποια εξωτερική ζήτηση. την περίπτωση της εξαρτημένης ζήτησης, η ανάγκη για ένα αντικείμενο είναι αποτέλεσμα της ανάγκης για κάποιο άλλο, συνήθως σε υψηλότερο επίπεδο της παραγωγικής διαδικασίας. Η εξαρτημένη ζήτηση είναι σχετικά εύκολο να προσδιοριστεί με βάση τη ζητούμενη ποσότητα του αντικειμένου από το οποίο εξαρτάται. Για παράδειγμα, αν μια βιομηχανία αυτοκινήτων σχεδιάζει να παράγει 1000 αυτοκίνητα, είναι φανερό ότι θα χρειαστεί 4000 τροχούς. Η ζήτηση για τροχούς δεν είναι ανεξάρτητη αλλά προσδιορίζεται από το ύψος της παραγωγής αυτοκινήτων. Η ζήτηση όμως για αυτοκίνητα είναι ανεξάρτητη και δε σχετίζεται με τη ζήτηση κάποιου αλλού προϊόντος. Για τον καθορισμό της ποσότητας παραγωγής ανεξάρτητων αντικειμένων, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν διάφορες μεθόδους όπως έρευνα αγοράς, μεθόδους προβλέψεις κ.α. Εξ αιτίας της αβεβαιότητας της ανεξάρτητης ζήτησης, είναι απαραίτητη η διατήρηση επιπλέον μονάδων αποθέματος στα προϊόντα αυτά. 3.7 Βασικοί Σύποι αποθεμάτων Σα αποθέματα, ανάλογα με τον τρόπο που δημιουργούνται, μπορούν να διακριθούν σε τέσσερις κατηγορίες, κυκλικό, ασφαλείας, αναμονής και σε κίνηση. Σα διαφορετικά αυτά είδη αποθεμάτων δεν διακρίνονται σε φυσική μορφή αλλά με βάση την αιτία της δημιουργίας τους. Σο 20

21 κυκλικό απόθεμα (cycle inventory) είναι το τμήμα του συνολικού αποθέματος που καθορίζεται άμεσα από το μέγεθος της παραγγελίας. Σο ύψος του κυκλικού αποθέματος εξαρτάται από τον χρόνο ανάμεσα σε δυο παραγγελίες. Για παράδειγμα, αν γίνεται μια παραγγελία κάθε μήνα, το ύψος του αποθέματος θα πρέπει να ισούται με τη μηνιαία ζήτηση. Όσο μεγαλύτερη είναι η χρονική περίοδος ανάμεσα σε δυο παραγγελίες τόσο μεγαλύτερο θα είναι το κυκλικό απόθεμα. Για να αποφύγουν προβλήματα εξυπηρέτησης των πελατών και μη διαθεσιμότητας εξαρτημάτων, οι εταιρείες συχνά κρατάνε ένα απόθεμα ασφαλείας (safety stock inventory). Σα αποθέματα ασφαλείας είναι χρήσιμα όταν οι προμηθευτές δεν παραδίδουν την απαιτούμενη ποσότητα στην προκαθορισμένη ημερομηνία σε αποδεκτή ποιότητα ή όταν τα παρασκευασμένα αντικείμενα έχουν υποστεί ζημιές ή απαιτούν περαιτέρω διορθώσεις. Η διατήρηση αποθεμάτων ασφαλείας εξασφαλίζει την ομαλή λειτουργία της παραγωγικής διαδικασίας σε περίπτωση τέτοιων προβλημάτων. Για τη διατήρηση αποθεμάτων ασφαλείας, μία επιχείρηση κάνει μία παραγγελία νωρίτερα απ ότι τη χρειάζεται πραγματικά είτε σε μεγαλύτερη ποσότητα. Ως απόθεμα αναμονής (anticipation inventory) καθορίζεται το απόθεμα που χρησιμοποιείται για να απορροφήσει ανόμοια ζήτηση σε διαφορετικές χρονικές περιόδους. Για παράδειγμα, το 90% της ετήσιας ζήτησης του πετρελαίου θέρμανσης εμφανίζεται μέσα σε τέσσερις μήνες στο χρόνο. Με τη διατήρηση αποθεμάτων αναμονής, οι επιχειρήσεις δεν είναι υποχρεωμένες να προβαίνουν σε σημαντικές αυξομειώσεις της παραγωγής που συνεπάγονται κόστος. Σα αποθέματα αναμονής χρησιμοποιούνται επίσης και σε περιπτώσεις αβεβαιότητας σχετικά με την πρόσφορα ενός προϊόντος. Σα αποθέματα που κινούνται από το ένα σημείο του συστήματος ροής υλικών στο άλλο καλούνται αποθέματα σε κίνηση (pipeline inventory). Σα αποθέματα αυτά αποτελούν παραγγελίες που έχουν γίνει αλλά δεν έχουν παραληφθεί ακόμα. Μπορούν να υπολογιστούν ως η μέση ζήτηση κατά το χρόνο μεταξύ της παραλαβής δυο διαδοχικών παραγγελιών. 3.8 Μέθοδοι Μείωσης παραγγελιών Με βάση την κατηγόρια των αποθεμάτων μπορούν να καθοριστούν οι κατάλληλες τακτικές για τη μείωση του. Οι τακτικές αυτές θα πρέπει να περιλαμβάνουν την ενέργεια για τη μείωση του αποθέματος αλλά και τακτικές για τη μείωση του κόστους εξ αιτίας της έλλειψης αποθεμάτων. 21

22 Η βασική τακτική για τη μείωση του κυκλικού αποθέματος είναι απλά η μείωση του μεγέθους της παραγγελίας. Παράλληλα, όμως, για την αποφυγή της αύξησης του κόστους έναρξης νέας λειτουργίας και την αύξηση του συνολικού κόστους παραγγελίας, λόγω αύξησης του αριθμού των παραγγελιών, θα πρέπει η επιχείρηση να βελτιστοποιήσει τις διαδικασίες παραγγελίας και προετοιμασίας για νέες λειτουργίες. Επίσης, μπορεί να αυξήσει το βαθμό στον οποίο η ίδια εργασία μπορεί να επαναληφθεί χωρίς να χρειάζονται αλλαγές με εξειδίκευση, αφιέρωση πόρων για την παραγωγή ενός μόνο προϊόντος και τη χρησιμοποίηση του ίδιου εξαρτήματος για διαφορετικά προϊόντα. Η βασική τακτική που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μείωση του αποθέματος ασφαλείας είναι η τοποθέτηση των παραγγελιών πιο κοντά στο χρόνο που πρέπει να γίνει η παραλαβή. Λόγω της αβεβαιότητας σχετικά με τη ζήτηση, τις προμήθειες και τους χρόνους αποστολής, η τακτική αυτή μπορεί να οδηγήσει σε μη αποδεκτά επίπεδα εξυπηρέτησης πελατών. Οι πιθανές αρνητικές συνέπειες μπορούν να αποφευχθούν αν παράλληλα η επιχείρηση: α) βελτιώσει τις προβλέψεις ζήτησης β) μειώσει το χρόνο ανάμεσα σε δυο παραλαβές, γ) μειώσει την αβεβαιότητα των προμηθειών και δ) δώσει μεγαλύτερη έμφαση σε εργασία και μηχανές, τα μόνα συστατικά στοιχεία της παραγωγής που δεν αποθηκεύονται. Για την μείωση των αποθεμάτων αναμονής, μια επιχείρηση μπορεί να εξισώσει το ρυθμό παραγωγής της με τον ρυθμό της ζήτησης. Παράλληλα θα πρέπει να προσπαθήσει να εξισορροπήσει τη ζήτηση δημιουργώντας νέα προϊόντα με διαφορετικούς κύκλους ζήτησης, με διαφήμιση προϊόντων εκτός εποχής και με εκπτώσεις στα προϊόντα αυτά. Σέλος μια επιχείρηση για να ελέγξει τα αποθέματα σε κίνηση έχει τη δυνατότητα να μειώσει τη διάρκεια αναμονής των αποθεμάτων όχι όμως και τη ζήτηση. Για τη μείωση των χρόνων αναμονής των αποθεμάτων μπορεί να επιλέξει τους κατάλληλους προμηθευτές και εταιρίες μεταφορών, να βελτιώσει τη διαχείριση των υλικών εντός του εργοστασίου και να μειώσει την ποσότητα της παραγγελίας στις περιπτώσεις που ο χρόνος αναμονής εξαρτάται από την ποσότητα παραγγελίας. 22

23 3.9 ΤΣΗΜΑΣΑ ΔΙΑΦΕΙΡΙΗ ΑΠΟΘΕΜΑΣΩΝ Ο προσδιορισμός μιας πολιτικής για τη διαχείριση των αποθεμάτων μιας επιχείρησης συνίσταται, όπως έχει προαναφερθεί, στον προσδιορισμό του πότε θα πρέπει να γίνει μια νέα παραγγελία, καθώς και της ποσότητας που θα πρέπει να παραγγελθεί κάθε φορά. Η απόφαση που θα παρθεί για μια παραγγελία θα έχει επιπτώσεις σε όλες τις επόμενες παραγγελίες και συνεπώς σε όλη τη διαχείριση αποθέματος από τη στιγμή εκείνη. Σα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε δύο μεγάλες κατηγορίες: 1) τα συστήματα σταθερής ποσότητας παραγγελίας (ή συστήματα συνεχούς παρακολούθησης αποθέματος) και 2) τα συστήματα σταθερής περιόδου παραγγελίας (ή συστήματα περιοδικής παρακολούθησης αποθέματος). Ένα σύστημα σταθερής ποσότητας παραγγελίας ενεργοποιεί εντολές όταν το απόθεμα φτάσει σε ένα συγκεκριμένο επίπεδο. Σο γεγονός αυτό μπορεί να συμβεί οποιαδήποτε στιγμή ανάλογα με τη ζήτηση για το υλικό αυτό. Εν αντιθέσει, ένα σύστημα σταθερής περιόδου παραγγελίας περιορίζεται στην τοποθέτηση εντολών στο τέλος μιας προκαθορισμένης περιόδου. Για τη χρησιμοποίηση ενός συστήματος σταθερής παραγγελίας, το απόθεμα θα πρέπει να ελέγχεται συνέχεια. Σο σύστημα αυτό απαιτεί κάθε φορά που προστίθεται ή αφαιρείται κάτι από το απόθεμα, να ανανεώνονται τα σχετικά αρχεία έτσι ώστε να μπορεί να καθοριστεί πότε έχει φτάσει το σημείο για νέα παραγγελία. το σύστημα σταθερής περιόδου παραγγελίας, καταμετρήσεις του αποθέματος γίνονται μόνο σε περιόδους αναθεωρήσεων. Μεταξύ των δύο συστημάτων υπάρχουν και κάποιες επιπρόσθετες διαφορές, που επηρεάζουν την επιλογή του κατάλληλου συστήματος. Για παράδειγμα, τα συστήματα σταθερής ποσότητας παραγγελίας προτιμώνται σε πιο ακριβά υλικά που έχουν μικρότερα αποθέματα. Επίσης, είναι πιο κατάλληλα για υλικά σημαντικά στην παραγωγική διαδικασία (π.χ. ανταλλακτικά), καθώς υπόκεινται σε αυστηρό έλεγχο και συνεπώς υπάρχει πιο γρήγορη αντίδραση σε περιπτώσεις εξάντλησης τους. Απαιτούν, ωστόσο, περισσότερο χρόνο για τη συντήρηση τους, καθώς για κάθε προσθήκη ή άντληση αποθέματος θα πρέπει να γίνεται η σχετική ενημέρωση. Από την άλλη πλευρά, τα συστήματα σταθερής περιόδου παραγγελίας διατηρούν μεγαλύτερα αποθέματα κατά μέσο όρο γιατί θα πρέπει να προλαμβάνουν τυχόν ελλείψεις κατά την περίοδο αναθεώρησης. Επιπρόσθετα, τόσο η ζήτηση των προϊόντων όσο και ο χρόνος παράδοσης κάθε παραγγελίας είναι γνωστά μόνο κατά προσέγγιση. Ως αποτέλεσμα, τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων μπορούν να διακριθούν σε στοχαστικά και ντετερμινιστικά, ανάλογα με το εάν λαμβάνεται ή όχι υπόψη η αβεβαιότητα των παραπάνω παραμέτρων. 23

24 3.10 TAΞΙΝΟΜΗΗ ΑΒC Η διαχείριση των αποθεμάτων με τις καταμετρήσεις, την τοποθέτηση παραγγελιών, την παραλαβή αποθεμάτων κ.τ.λ. κοστίζει σε χρόνο προσωπικού και σε χρήματα. Με βάση λοιπόν τους περιορισμούς στους πόρους, η επιχείρηση θα πρέπει να χρησιμοποιήσει τους διαθέσιμους πόρους με τον καλύτερο τρόπο, να επικεντρώνεται δηλαδή στα πιο σημαντικά αντικείμενα στο απόθεμα της. Ένα σύστημα διαχείρισης αποθέματος καθορίζει πότε θα πρέπει να γίνει μια παραγγελία για ένα προϊόν και τι ποσότητα θα πρέπει να παραγγελθεί. Καθώς στις περισσότερες περιπτώσεις ελέγχου των αποθεμάτων περιλαμβάνονται αρκετά διαφορετικά αντικείμενα είναι δύσκολο για την επιχείρηση να κάνει διαφορετικό προγραμματισμό για τα αποθέματα του καθενός. Για την αντιμετώπιση του προβλήματος αυτού, η ταξινόμηση ABC διαχωρίζει το απόθεμα σε τρεις κατηγόριες βασιζόμενη στο γεγονός ότι ένας σχετικά μικρός αριθμός προϊόντων, εξαρτημάτων ή υλικών, αντιπροσωπεύουν το μεγαλύτερο μέρος της συνολικά δεσμευμένης σε αποθέματα αξίας. Η κατηγορία Α αντιστοιχεί σε ένα μικρό σχετικά ποσοστό των ειδών αποθέματος μεγάλης όμως αξίας, δηλαδή περίπου στο 15-20% του συνόλου των διαφόρων ειδών αποθεμάτων που αντιστοιχούν σε περίπου 70-75% της συνολικής αξίας των αποθεμάτων. Η κατηγορία Β περιλαμβάνει υλικά μικρότερης αξίας και σημασίας. αντιστοιχούν περίπου στο 20-25% του συνόλου των ειδών και στο % της συνολικής αξίας των αποθεμάτων. Η κατηγορία C περιλαμβάνει τα υπόλοιπα μικρότερης αξίας αγαθά, περίπου 10-15% της συνολικής αξίας των αποθεμάτων, που αποτελούν και το μεγαλύτερο ποσοστό του συνόλου των υλικών που αποθεματοποιούνται. τόχος της ταξινόμησης ABC είναι ο καθορισμός του βαθμού ελέγχου και παρακολούθησης των αποθεμάτων. Για παράδειγμα, σε περιοδική βάση, τα υλικά της πρώτης κατηγορίας μπορεί να ελέγχονται πιο αποτελεσματικά με εβδομαδιαίες παραγγελίες, τα υλικά της δεύτερης κατηγορίας μπορούν να παραγγέλλονται κάθε δυο εβδομάδες και τα υλικά της τρίτης κατηγορίας μπορούν να προμηθεύονται μηνιαία ή κάθε δυο μήνες. Για τα αποθέματα της πρώτης κατηγορίας, το σύστημα διαχείρισης τους θα πρέπει να βασίζεται στη συνεχή παρακολούθηση του αποθέματος του κάθε υλικού και θα πρέπει πάντα να τηρείται επαρκές απόθεμα ασφαλείας. τα αποθέματα της δεύτερης κατηγορίας δεν απαιτείται τόσο αυστηρός έλεγχος και η επανεξέταση των παραμέτρων του αποθέματος, όπως το επίπεδο ανάλωσης, ο χρόνος εκτέλεσης της παραγγελίας θα πρέπει να γίνεται τακτικά αλλά σε μεγαλύτερες περιόδους απ ότι τα αποθέματα της πρώτης κατηγορίας. Σέλος, για τη διαχείριση των αποθεμάτων της 24

25 τρίτης κατηγορίας ο έλεγχος των παραμέτρων του συστήματος διαχείρισης μπορεί να γίνεται ανά μεγάλα χρονικά διαστήματα καθώς δεν υπάρχει υψηλό κόστος έλλειψης των αποθεμάτων αυτών Ντετερμινιστικό ύστημα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας το σύστημα σταθερής ποσότητας παραγγελίας καθορίζεται ένα συγκεκριμένο επίπεδο αποθέματος R, στο οποίο τοποθετείται παραγγελία ύψους Q. Σο σημείο αναπαραγγελίας R, είναι ένας προκαθορισμένος αριθμός μονάδων του υλικού. Η ποσότητα R θα πρέπει να επαρκεί για την κάλυψη της ζήτησης κατά τη διάρκεια του χρόνου υστέρησης ανάμεσα στην τοποθέτηση της παραγγελίας και την παραλαβή της. Σο σύστημα αυτό απεικονίζεται στο παρακάτω σχήμα, όπου όταν το απόθεμα φτάνει το σημείο R, μια νέα εντολή παραγγελίας τοποθετείται. Η εντολή αυτή εκτελείται στο τέλος της περιόδου L, περίοδος που παραμένει σταθερή στο μοντέλο αυτό. ύστημα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας Σα συστήματα σταθερής ποσότητας παραγγελίας βασίζονται στις παρακάτω παραδοχές: Α) Η ζήτηση του προϊόντος είναι σταθερή, γνωστή και συνεχής σε όλη τη διάρκεια της περιόδου Β) Ο χρόνος που μεσολαβεί μεταξύ της τοποθέτησης της παραγγελίας και της εκτέλεσής της είναι σταθερός. ο Σο κόστος ανά μονάδα προϊόντος είναι σταθερό ο Σο μοναδιαίο κόστος διατήρησης αποθέματος είναι σταθερό ο Σο κόστος διαχείρισης της παραγγελίας είναι σταθερό 25

26 ο Η ποσότητα της παραγγελίας είναι σταθερή και ίση με την ποσότητα του υλικού που παραλαμβάνεται. Όταν ισχύουν οι παραπάνω υποθέσεις, είναι δυνατός ο προσδιορισμός της Οικονομικής Ποσότητας Παραγγελίας (ΟΠΠ), δηλαδή της ποσότητας παραγγελίας που ελαχιστοποιεί το Ολικό Κόστος Αποθέματος (ΟΚΑ). Σο ετήσιο ολικό κόστος αποθέματος περιλαμβάνει το κόστος αγοράς των αποθεμάτων, το κόστος διατήρησης των αποθεμάτων, που είναι ανάλογο του μέσου ύψους των αποθεμάτων και το Κόστος διαχείρισης κάθε παραγγελίας. όπου: ρ είναι το κόστος αγοράς μιας μονάδας του προϊόντος D είναι η ετήσια ζήτηση του προϊόντος Q είναι η ποσότητα κάθε παραγγελίας Ch είναι το κόστος διατήρησης μίας μονάδας προϊόντος σε απόθεμα για ένα έτος Cp είναι το κόστος διαχείρισης μίας παραγγελίας Οι συναρτήσεις κόστους απεικονίζονται στο σχήμα που ακολουθεί: Κόστος Αποθέματος Σο ετήσιο κόστος αγοράς των αποθεμάτων είναι ανεξάρτητο από την ποσότητα της παραγγελίας (Q) στο υπόδειγμα αυτό. Σο ετήσιο κόστος διατήρησης των αποθεμάτων ισούται με το γινόμενο του μέσου αποθέματος (Q/2) επί το μοναδιαίο Κόστος διατήρησης του αποθέματος (Ch). Σο Κόστος αυτό εξαρτάται από το μέγεθος της παραγγελίας και περιλαμβάνει το κόστος ευκαιρίας του κεφαλαίου που έχει επενδυθεί, 26

27 καθώς και τα έξοδα αποθήκευσης, συντήρησης και φθορών του αποθέματος. Σο κόστος διαχείρισης παραγγελιών ισούται με το πλήθος των παραγγελιών (D/Q) κατά τη διάρκεια ενός χρόνου επί το κόστος διαχείρισης μιας παραγγελίας (Cp). Σο Κόστος αυτό περιλαμβάνει τα έξοδα τοποθέτησης παραγγελιών, παραλαβής των παραγγελιών, μεταφορικά έξοδα κτλ. Σο δεύτερο βήμα στο μοντέλο διαχείρισης αποθέματος είναι ο προσδιορισμός της ποσότητας παραγγελίας που ελαχιστοποιεί το ολικό Κόστος (Οικονομική ποσότητα παραγγελίας). Η τιμή αυτή βρίσκεται στο σημείο όπου η κλίση της καμπύλης συνολικού κόστους είναι μηδέν. Παίρνοντας την πρώτη παράγωγο της συνάρτησης κόστους ίση με το μηδέν: από όπου προκύπτει ύμφωνα με την εξίσωση αυτή, όσο μεγαλύτερη είναι η ετήσια ζήτηση του προϊόντος τόσο μεγαλύτερη θα είναι η οικονομική ποσότητα παραγγελίας και συνεπώς τόσο αραιότερα θα τοποθετούνται οι παραγγελίες. Σο μοντέλο αυτό θεωρεί ότι η ζήτηση είναι γνωστή και σταθερή καθώς και ότι ο ενδιάμεσος χρόνος μεταξύ τοποθέτησης μιας παραγγελίας και παραλαβής της είναι σταθερός. Σο σημείο επαναπαραγγελίας,, προκύπτει από τη σχέση: όπου L είναι ο χρόνος που μεσολαβεί μεταξύ της τοποθέτησης της παραγγελίας και της εκτέλεσής της (Lead Time). Ο αριθμός των παραγγελιών ανά έτος είναι έτος ισούται με: 27

28 ενώ το διάστημα μεταξύ δύο διαδοχικών παραγγελιών είναι: Σέλος, το ολικό κόστος που αντιστοιχεί στην οικονομική ποσότητα παραγγελίας είναι το ακόλουθο: 3.12 Ντετερμινιστικό ύστημα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας με Εκπτώσεις Σα συστήματα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας με εκπτώσεις λαμβάνουν υπ όψη τους τις περιπτώσεις όπου η τιμή πώλησης του προϊόντος δεν είναι σταθερή αλλά αλλάζει ανάλογα με το ύψος της παραγγελίας. την περίπτωση αυτή, το κόστος του αποθέματος είναι μια κλιμακωτή συνάρτηση αφού το κόστος αγοράς είναι κλιμακούμενο. Έστω ότι για αγορά μέχρι Q1 μονάδες του προϊόντος η τιμή αγοράς είναι ρ1, για αγορά από Q1 μέχρι Q2 κομμάτια η τιμή είναι ρ2 και για αγορές άνω των Q2 κομματιών, η Σιμή είναι ρ3. τα συστήματα αυτά, το πρώτο βήμα για τον προσδιορισμό της βέλτιστης ποσότητας παραγγελίας, είναι ο υπολογισμός του ολικού κόστους αποθέματος. Σο ολικό κόστος αποθέματος, για ποσότητα παραγγελίας (Q) που αντιστοιχεί σε τιμή ρi, (ί = 1,2,3) είναι: Η συνάρτηση αυτή απεικονίζεται στο σχήμα που ακολουθεί. 28

29 Η κάθε καμπύλη δείχνει τη συμπεριφορά του ολικού κόστους αποθέματος για διαφορετικές τιμές της ποσότητας παραγγελίας και ισχύει μέσα στα όρια ποσότητας Q που ισχύει και η αντίστοιχη τιμή. Σο δεύτερο βήμα είναι ο υπολογισμός, για κάθε καμπύλη, της οικονομική ποσότητας παραγγελίας που αντιστοιχεί στο ελάχιστο ολικό κόστος αποθέματος. Είναι πιθανό η ποσότητα αυτή να βρίσκεται έξω από τα όρια για τα οποία ισχύει η αντίστοιχη τιμή αγοράς και, συνεπώς, να μην είναι εφικτή. ε αυτή τη περίπτωση, ελέγχονται τα ακραία σημεία κάθε καμπύλης ολικού κόστους αποθέματος, δηλαδή τα σημεία ποσότητας παραγγελίας όπου μεταβάλλεται η τιμή αγοράς κάθε μονάδας. Η βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας θα είναι εκείνη που αντιστοιχεί στο μικρότερο ολικό κόστος αποθέματος Αποθέματα Πολλών Τλικών με Περιορισμένους Πόρους Καθώς οι επιχειρήσεις διατηρούν αποθέματα σε πολλά υλικά, στην πράξη τα συστήματα αποθεμάτων αντιμετωπίζουν διάφορους περιορισμούς αναφορικά με τους διαθέσιμους πόρους. Οι Περιορισμοί αυτοί αφορούν συνήθως τους αποθηκευτικούς χώρους τα απαιτούμενα κεφάλαια για την προμήθεια των υλικών κτλ. τις περιπτώσεις αυτές το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων Θα πρέπει να τροποποιείται έτσι ώστε να λαμβάνονται υπ όψη οι περιορισμοί αυτοί. την περίπτωση αυτή, όπως είναι φανερό, η βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας θα είναι μικρότερη από αυτή σε ένα σύστημα χωρίς περιορισμούς. Αν η επιχείρηση αντιμετωπίζει περιορισμούς αναφορικά με τον διαθέσιμο χώρο αποθήκευσης τότε το ολικό κόστος αποθέματος για το υλικό υπολογίζεται ως εξής: 29

30 όπου q είναι η ετήσια επιβάρυνση ανά μονάδα χώρου αποθήκης και Si είναι ο χώρος αποθήκης που καταλαμβάνει μια μονάδα του υλικού i. Η βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας για το υλικό ί υπολογίζεται ως εξής: 3.14 Ντετερμινιστικό ύστημα ταθερής Ποσότητας παραγγελίας με Καθυστερημένη Ικανοποίηση της Ζήτησης Μια ειδική περίπτωση του συστήματος ταθερής Ποσότητας παραγγελίας είναι αυτή που επιτρέπει τη δυνατότητα να καθυστερήσει η ικανοποίηση της ζήτησης. Μια επιχείρηση μπορεί να έχει τη δυνατότητα, όταν εξαντληθεί το απόθεμα, να καθυστερήσει να ικανοποιήσει τη ζήτηση μέχρι τη λήψη της νέας παραγγελίας. την περίπτωση αυτή επιβαρύνεται από το αντίστοιχο κόστος έλλειψης αποθέματος (Cb), το οποίο εξαρτάται από το χρόνο που η ζήτηση έμεινε ανικανοποίητη. Σο μέγιστο επίπεδο αποθέματος που διατηρεί η επιχείρηση στις αποθήκες της (Ιmax) θα είναι μικρότερο από την οικονομική ποσότητα. Η βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας υπολογίζεται με βάση τον παρακάτω τύπο: τo μέγιστο επίπεδo απoθέματoς είναι: ενώ η ποσότητα Ζήτησης που δεν καλύπτεται σε κάθε κύκλο ισούται: 30

31 Καθυστερημένη Ικανοποίηση της Ζήτησης 3.15 Ντετερμινιστικό ύστημα ταθερής Περιόδου παραγγελίας το ύστημα ταθερής Περιόδου παραγγελίας γίνεται καταμέτρηση του αποθέματος μόνο σε συγκεκριμένες περιόδους πχ. κάθε εβδομάδα ή κάθε μήνα. Αυτό που παραμένει σταθερό είναι το διάστημα που μεσολαβεί μεταξύ δυο διαδοχικών παραγγελιών και όχι η ποσότητα των παραγγελιών. Η περιοδική καταμέτρηση των αποθεμάτων και η περιοδική τοποθέτηση παραγγελιών διευκολύνει τις επιχειρήσεις όταν, για παράδειγμα, οι πωλητές επισκέπτονται σε τακτά χρονικά διαστήματα τους πελάτες τους και παίρνουν παραγγελίες για μια σειρά προϊόντων ή όταν οι αγοραστές αγοράζουν μαζικά διάφορα προϊόντα με μία παραγγελία για να μειώσουν τα έξοδα μεταφοράς. ένα ύστημα ταθερής Περιόδου παραγγελίας, αφού γίνει η καταμέτρηση των αποθεμάτων, παραγγέλνεται κάθε φορά η ποσότητα αναπλήρωσης του αποθέματος μέχρι ένα συγκεκριμένο επίπεδο Qmax. Έτσι, κατά τη χρονική στιγμή της επιθεώρησης παραγγέλνεται η διαφορά μεταξύ της Ποσότητας Qmax και της Ποσότητας του αποθέματος κατά την καταμέτρηση (I). Οι παράμετροι του συστήματος που πρέπει να καθοριστούν είναι η σταθερή περίοδος επιθεώρησης (Σ) και η ποσότητα Qmax, έτσι ώστε το ολικό κόστος αποθέματος να είναι το ελάχιστο. Σο ολικό κόστος αποθέματος στο σύστημα αυτό, σύμφωνα με τις υποθέσεις που ίσχυαν και στο ύστημα ταθερής Ποσότητας παραγγελίας υπολογίζεται ως εξής: 31

32 όπου n=1/σ είναι ο ετήσιος αριθμός παραγγελιών και D/2n=DΣ/2 είναι το μέσο απόθεμα. Η βέλτιστη τιμή του Σα, που αντιστοιχεί στο ελάχιστο ολικό κόστος αποθέματος είναι αυτή που μηδενίζει την πρώτη παραγώγου της (14). Οι τιμές αυτές είναι ίδιες με τις αντίστοιχες του συστήματος ταθερής Ποσότητας παραγγελίας, καθώς και τα δυο συστήματα βασίζονται στις ίδιες υποθέσεις Αβεβαιότητα στα υστήματα Διαχείρισης Αποθεμάτων (τοχαστικά Μοντέλα) Σα προηγούμενα μοντέλα διαχείρισης αποθεμάτων βασίζονταν στην υπόθεση ότι η ζήτηση του αποθέματος καθώς και ο χρόνος εκτέλεσης μιας παραγγελίας είναι γνωστά και σταθερά. Και οι δυο όμως υποθέσεις σπάνια συναντώνται στην πραγματικότητα, καθώς τόσο η ζήτηση όσα και ο χρόνος εκτέλεσης των εντολών παρουσιάζουν διακυμάνσεις. Για το σκοπό αυτό, η επιχείρηση θα πρέπει να διατηρεί ένα απόθεμα ασφαλείας ώστε να αντιμετωπίζει την μη προβλεπόμενη ζήτηση. Ως απόθεμα ασφαλείας ορίζεται η ποσότητα αποθέματος που διατηρείται επιπλέον από την αναμενόμενη ζήτηση. Η ύπαρξη αποθεμάτων ασφαλείας συνεπάγεται όφελος αλλά και κόστος για την επιχείρηση. Σο κόστος αποθεματοποίησης οφείλεται στη δέσμευση των κεφαλαίων, την δαπάνη αποθήκευσης και τον κίνδυνο φθοράς ή απαξίωσης των αντικειμένων. Σο όφελος των αποθεμάτων ασφαλείας είναι η εξουδετέρωση του κινδύνου έλλειψης αποθέματος σε περιπτώσεις μη αναμενόμενης ζήτησης ή καθυστέρησης εκτέλεσης παραγγελιών. Ως αποτέλεσμα, το ύψος του αποθέματος ασφαλείας καθορίζεται με βάση τον συνυπολογισμό του οφέλους και του κόστους αποθεματοποίησης ύστημα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας με Αβέβαιη ζήτηση την περίπτωση που η ζήτηση είναι αβέβαιη και οι παραγγελίες του αποθέματος επαναλαμβάνονται, το σύστημα διαχείρισης αποθέματος θα Πρέπει να προσαρμοστεί έτσι ώστε να λαμβάνει υπόψη τον κίνδυνο μη 32

33 ικανοποίησης της ζήτησης λόγω ελλείψεως αποθέματος. Δυο είναι οι βασικοί παράγοντες που πρέπει να καθοριστούν, η σταθερή ποσότητα αποθέματος που θα παραγγέλλεται κάθε φορά (Q) και το επίπεδο αποθέματος (R) όπου γίνεται η παραγγελία. Εξ αιτίας των διακυμάνσεων στη ζήτηση είναι πιθανό είτε η ζήτηση κατά τη διάρκεια του χρόνου υστέρησης να ξεπεράσει την ποσότητα του αποθέματος και το απόθεμα της επιχείρησης να είναι σε έλλειψη, Είτε η ζήτηση να είναι μικρότερη από το απόθεμα και συνεπώς να υπάρχει πλεόνασμα αποθέματος. Και οι δύο περιπτώσεις συνεπάγονται Κόστος για την επιχείρηση. κοπός είναι να βρεθούν οι βέλτιστες τιμές των Q και R που θα ελαχιστοποιούν το αναμενόμενο συνολικό κόστος διαχείρισης του αποθέματος. ύστημα ταθερής Ποσότητας Παραγγελίας με Απόθεμα Ασφαλείας Έστω Ι(0) το ύψος του αποθέματος τη χρονική στιγμή της αναπαραγγελίας. Σότε εξ ορισμού είναι Ι(0) = R. Σο ύψος του αποθέματος αμέσως όταν παραληφθεί η παραγγελία Θα είναι: όπου D(0, L) η ζήτηση κατά τη διάρκεια του χρόνου υστέρησης L. Εάν η αναμενόμενη (μέση) ζήτηση του προϊόντος κατά τη διάρκεια του χρόνου υστέρησης L είναι μl,, Θα ισχύει: Αντίστοιχα, το ύψος στο οποίο Θα βρίσκεται το απόθεμα στο χρόνο L και λίγο πριν από τη στιγμή της παραλαβής της παραγγελίας Θα είναι : 33

34 ενώ η μέση τιμή του Θα δίνεται από τη σχέση: Με δεδομένο ότι το μέσο ετήσιο απόθεμα βρίσκεται πάντα μέσα στα όρια που προσδιορίζονται από τις δύο παραπάνω ακραίες τιμές, το ύψος του μπορεί προσεγγιστικά να προσδιοριστεί από τη σχέση: Θεωρούμε ότι εάν η ετήσια ζήτηση για το απόθεμα ακολουθεί Κατανομή με μέση τιμή μ και τυπική απόκλιση σ, ενώ D(a,b) είναι η ζήτηση για το απόθεμα κατά το χρονικό διάστημα από t=a έως t=b, τότε: Επιπλέον, η πιθανότητα εξάντλησης του αποθέματος Κατά τη διάρκεια του χρόνου υστέρησης Ι είναι Ρ(D(0,L) >R), ενώ ορίζεται ως επίπεδο εξυπηρέτησης SL (service level) η πιθανότητα μη εξάντλησης του αποθέματος Κατά τη διάρκεια του χρόνου υστέρησης δηλαδή: ύμφωνα με το αρχικό μοντέλο διαχείρισης αποθεμάτων σταθερής ποσότητας παραγγελίας με βέβαιη ζήτηση, η βέλτιστη ποσότητα παραγγελίας προκύπτει από τη σχέση που ελαχιστοποιεί το ολικό μέσο ετήσιο κόστος αποθέματος, τα στοιχεία που το συνιστούν αναλύονται ακολούθως: 1. Μέσο ετήσιο κόστος αγοράς αποθέματος: ρ. μ, όπου μ είναι η μέση ετήσια ζήτηση του προϊόντος. 2. Μέσο ετήσιο κόστος τοποθέτησης και διαχείρισης όλων των παραγγελιών: 34

35 3. Μέσο ετήσιο κόστος διατήρησης αποθέματος: 4. Μέσο ετήσιο κόστος αποθέματος: Όπου B(R) ο μέσος αριθμός των παραγγελιών που παραμένουν ανεκτέλεστες (backorders) στο τέλος κάθε κύκλου ανεφοδιασμού της επιχείρησης με απόθεμα. Ισχύουν τα ακόλουθα: Α) όπου χ είναι η ζήτηση για το απόθεμα κατά τη διάρκεια του χρόνου υστέρησης L και f(χ) είναι η συνάρτηση πυκνότητας της πιθανότητας του χ, δηλαδή Β) Εάν η ζήτηση κατά την περίοδο του χρόνου υστέρησης L ακολουθεί Κανονική κατανομή Ν(μL, σl), τότε το Β(R) μπορεί να υπολογιστεί από τον τύπο: Όπου και σ η τυπική απόκλιση του ετήσιας ζήτησης για το απόθεμα, το Ζ δίδεται από τη σχέση: Η φ(y) είναι η συνάρτηση πυκνότητας πιθανότητας της τυποποιημένης κανονικής κατανομής Ν(Ο, 1), και η L(z) είναι η μοναδιαία κανονική συνάρτηση απωλειών (Νοrmal Unit Loss function), οι τιμές της οποίας συναρτήσει του Ζ, της φ(ζ) και της 35

36 αθροιστικής συνάρτησης κατανομής Υ(Ζ) της τυποποιημένης κανονικής μπορούν να βρεθούν από τη σχέση: Γ) Εάν η ζήτηση κατά την περίοδο του χρόνου υστέρησης L ακολουθεί κατανομή Ροίsson με μέση τιμή ίση με μl, τότε το Β(R) μπορεί να υπολογιστεί από τον τόπο: Δ) ε κάθε περίπτωση, ο όρος προσδιορίζει το μέσο ποσοστό των παραγγελιών που εξυπηρετούνται άμεσα από το απόθεμα που υπάρχει κάθε στιγμή διαθέσιμο (fill rate). Άρα το μέσο ετήσιο ολικό κόστος αποθεμάτων είναι: Η παραγώγιση του ΟΚΑ ως προς Q δίνει: Η παραγώγιση του ΟΚΑ ως προς R δίνει: Ως αποτέλεσμα, οι τιμές των Q και R που ελαχιστοποιούν το ΟΚΑ προκύπτουν από τη λύση του ακόλουθου συστήματος εξισώσεων: 36

37 3.18 ύστημα ταθερής Περιόδου Παραγγελίας με Αβέβαιη Ζήτηση ένα σύστημα σταθερής περιόδου παραγγελίας, σι παραγγελίες τοποθετούνται ανά χρονικό διάστημα ίσα με την περίοδο αναθεώρησης (Σ). Σο απόθεμα που παραγγέλνεται κάθε φορά είναι όσο απαιτείται για να συμπληρωθεί η ποσότητα S (order up to level) Οι παραγγελίες τοποθετούνται τις χρονικές στιγμές (K ακέραιος αριθμός), ενώ παραλαμβάνονται στις χρονικές στιγμές Ση χρονική στιγμή που παραλαμβάνεται η παραγγελία, το απόθεμα ισούται με: Ση χρονική στιγμή ακριβώς πριν την παραλαβή της παραγγελίας, το απόθεμα ισούται με: Με δεδομένο ότι το μέσο ετήσιο απόθεμα βρίσκεται πάντα μέσα στα όρια που προσδιορίζονται από τις δύο παραπάνω ακραίες τιμές, το ύψος του μπορεί προσεγγιστικά να προσδιοριστεί από τη σχέση: 37

38 Έστω ότι η ζήτηση ακολουθεί κανονική κατανομή με μέση τιμή μ και τυπική απόκλιση σ. Σότε σύμφωνα με τη λογική του μοντέλου σταθερής ποσότητας παραγγελίας με γνωστή ζήτηση, η περίοδος επιθεώρησης αποθεμάτων και αναπαραγγελίας μπορεί να βρεθεί από τη σχέση: Η μέγιστη ποσότητα Θα Πρέπει να είναι τέτοια ώστε η πιθανότητα έλλειψης αποθέματος κατά την περίοδο Σ+1 να είναι ίση με α. Αυτό ισοδυναμεί με: όπου: Σ = είναι η χρονική περίοδος μεταξύ των αναθεωρήσεων L = είναι ο χρόνος υστέρησης μ = είναι η μέση ετήσια ζήτηση (άρα είναι η μέση ζήτηση κατά την περίοδο Σ+L) σ = είναι η τυπική απόκλιση της ετήσιας ζήτησης (άρα είναι η τυπική απόκλιση της ζήτησης κατά την περίοδο Σ+L) Ζα = είναι Σο πλήθος τυπικών αποκλίσεων για ένα συγκεκριμένο επίπεδο εξυπηρέτησης της ζήτησης. Ειδικότερα, είναι η τιμή της τυποποιημένης κανονικής κατανομής για την οποία ισχύει Υ(Ζ)=α. ύστημα ταθερής Περιόδου Παραγγελίας με Απόθεμα Ασφαλείας 38