ERP IMPLEMENTATION: ΜΕΛΈΤΗ ΠΕΡΊΠΤΩΣΗΣ

Transcript

1 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΤΜΗΜΑΤΙΚΟ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΩΝ ΣΠΟΥΔΩΝ «ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ» ΤΜΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ERP IMPLEMENTATION: ΜΕΛΈΤΗ ΠΕΡΊΠΤΩΣΗΣ Παπαδόπουλος Χάρης ΑΕΜ 554 Εξεταστική Επιτροπή Επιβλέπων: Σταμέλος Ιωάννης Μέλη: Πετρίδου Ευγενία Αγγελής Ελευθέριος Θεσσαλονίκη, Ιούνιος 2017

2 2

3 Πρόλογος Η χρήση των συστημάτων ERP είναι πλέον απαραίτητη στην καθημερινή λειτουργία των επιχειρήσεων ασχέτως το μέγεθός τους. Τα συστήματα ERP παρέχουν ευκολία στην καθημερινότητα του εργαζόμενου αλλά και είναι ένα σημαντικό και χρήσιμο εργαλείο για την διοίκηση. Όμως όπως είναι λογικό δεν είναι ότι πιο εύκολο και απλό να έχεις ένα τέτοιο εργαλείο το οποίο θα λειτουργεί σωστά και αποτελεσματικά ώστε να ωθήσει την επιχείρηση στα οφέλη που θα μπορεί να αποκτήσει από αυτό. Για να θεωρηθεί λοιπόν επιτυχημένη η λειτουργία ενός τέτοιου συστήματος η επιχείρηση θα πρέπει να σπαταλήσει πολύ χρόνο, χρήμα και προσπάθεια. Η επιτυχία ενός τέτοιου συστήματος εξαρτάται κατά κύριο λόγο από το επιτυχημένο implementation. Με τον όρο implementation εννοούμε την ενσωμάτωση του συστήματος στην επιχείρηση. Η διαδικασία αυτή επιφέρει μεγάλες αλλαγές στον τρόπο λειτουργίας των επιχειρήσεων καθώς το νέο σύστημα διεκπεραιώνει τις διεργασίες της επιχείρησης με διαφορετικά. Αυτές λοιπόν οι αλλαγές φέρνουν παράπονα από το προσωπικό της επιχείρησης. Φυσικά όμως δεν είναι μόνο η εταιρία που προσαρμόζει τις διαδικασίες της στα μέτρα του συστήματος αλλά και το σύστημα μέσω κάποιον τροποποιήσεων λειτουργεί σύμφωνα με κάποιους τρόπους που χρησιμοποιεί η επιχείρηση. Η συνταγή της επιτυχίας όμως είναι να γίνουν όσο γίνεται λιγότερες παραματροποιήσεις. Ακόμα, στην εργασία αυτή μελετάτε η περίπτωση της εταιρίας Stonegroup η οποία άλλαξε ERP σύστημα. Στην μελέτη αυτή παρουσιάζονται τα βήματα που 3

4 ακολούθησε η επιχείρηση για να καταλήξει στην τελική της αποφάσεις αλλά και να την εκτελέσει.τέλος παρουσιάζονται κάποια συμπεράσματα που βγήκαν μέσω της μελέτης της συγκεκριμένης περίπτωσης. 4

5 Ευχαριστίες Στο σημείο αυτό θα ήθελα να ευχαριστήσω θερμά τον αρμόδιο καθηγητή της εργασίας μου κύριο Σταμέλο Ιωάννη καθώς επίσης και το τμήμα IT της επιχείρησης οπού εργάζομαι και συγκεκριμένα τον Τάσο Λεονάκη, την Ζωή Νικολού και τον διεθυντή του τμήματος Δημήτρη Γιουβαρλάκη για τον πολύτιμο χρόνο που μου αφιέρωσαν κατά τη διάρκεια εκπόνησης αυτής της διπλωματικής εργασίας, αλλά και για τη καθοδήγηση, τις πολύτιμες συμβουλές και τις παρατηρήσεις τους που με οδήγησαν στο βέλτιστο δυνατό αποτέλεσμα. Επίσης, θα ήθελα ευχαριστήσω ιδιαίτερα την μητέρα μου, τους φίλους και την κοπέλα μου για την κατανόηση και τη στήριξη που μου έδειξαν όλο αυτό το διάστημα και με βοήθησαν από τη δική τους πλευρά να φτάσω στην ολοκλήρωση αυτής της εργασίας. Παπαδόπουλος Χάρης 25/6/2017 5

6 Περιεχόμενα Πρόλογος... 3 Ευχαριστίες... 5 Περιεχόμενα... 6 Κατάλογος εικονών ΚΕΦΆΛΑΙΟ Εισαγωγή Τι είναι τα ΕRP συστήματα Πώς ένα ERP μπορεί να επηρεάσει τις λειτουργίες της επιχείρησης Ποια οφέλη μπορεί να σου προσφέρει ένα ERP Λειτουργικά οφέλη Οφέλη διοικητικών στελεχών Στρατηγικά Οφέλη Οφέλη του τμήματος IT Οργανωτικά Οφέλη ΚΕΦΆΛΑΙΟ Διαχείριση έργου για την μετάβαση σε νέο ERP σύστημα Λόγοι μετάβασης σε ένα νέο ERP σύστημα Κύκλος ζωής συστήματος ΕRP Μέθοδος SDLC Αρχική ανάλυση Ανάλυση συστήματός και καθορισμός απαιτήσεων Διαμόρφωση-σχεδίαση συστήματος Ανάπτυξη συστήματος Ενοποίηση και έλεγχος Ολοκλήρωση και εγκατάσταση Αξιολόγηση επιδόσεων- συντήρηση Αξιολόγηση του έργου και των αποτελεσμάτων

7 Απεγκατάσταση Κρίσιμοι παράγοντες για την επιτυχής ενσωμάτωση ενός συστήματος ERP Υποστήριξη και δέσμευση της διοίκησης Διοίκηση έργου Διαχείριση της αλλαγής Αναδιοργάνωση των επιχειρησιακών διαδικασιών Εκπαίδευση Σύνθεση και ικανότητες της ομάδας έργου Επικοινωνία και συνεργασία Διαχείριση των παλαιών συστημάτων (Legacy Systems) και δεδομένων Ηγεσία και αποτελεσματική λήψη αποφάσεων Εργαλεία και ικανότητες του πωλητή/συμβούλου υλοποίησης Ανάπτυξη του συστήματος, δοκιμές και αντιμετώπιση προβλημάτων Συμμετοχή και υποστήριξη των χρηστών στο έργο Φάσεις υλοποίησης ενός συστήματος ERP (implementation phase) Καταγραφή και ανάλυση απαιτήσεων Παραμετροποίηση του συστήματος Προμήθεια και εγκατάσταση εξοπλισμού Εγκατάσταση του συστήματος Data migration (μεταφορά δεδομένων) Εκπαίδευση των χρηστών Δοκιμαστική λειτουργία, έλεγχος και διορθώσεις Κοστολόγηση ενός συστήματος ERP Αρχικό κόστος Κόστος λειτουργίας ΚΕΦΆΛΑΙΟ Case study Stone group International (SGI) Pre- implementation phase:

8 Βήμα 1 ο Existing system review ο Βήμα Go or not to go ο Βήμα New system requirements ο Βήμα Feasibility Study ο Βήμα Marketing search ο Βήμα Evaluation process Κεφάλαιο 4ο Implementation phase ο Βήμα New system implementation ο Βήμα Business blueprints Documents Εισαγωγή στο PP Διαδικασία του PP Προετοιμασία εκτέλεσης Βασικά Αρχεία Δημιουργία εντολής παραγωγής Καταχώρηση παραγωγής Ανάλωση συστατικών Παραγωγή συμπαράγωγων Παραγωγή υποπροιόντων Παραμετροποίηση Προετοιμασία εκτέλεσης:

9 Καταχώρηση παραγωγής: Βελτιώσεις Προετοιμασία εκτέλεσης: Καταχώρηση παραγωγής: Επιπλέον ανάπτυξη Καταχώρηση παραγωγής: ο Βήμα Χρονοδιάγραμμα ο Βήμα Test phase- εκπαίδευση ο Βήμα Data migration ο Βήμα Going Live ΚΕΦΆΛΑΙΟ 5ο Post implementation Μελλοντικά σχέδια Συμπεράσματα ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΊΑ

10 Κατάλογος εικονών Κεφάλαιο 1 Εικόνα 1.1: ERP FUCTION MODULES (24) Κεφάλαιο 2 Εικόνα 2 1: Λόγοι που επιχειρήσεις προχώρησαν σε ERP migration. (23) 21 Εικόνα 2 2: Προβλήματα που συναντάνε οι εταιρίες όταν αναλαμβάνουν έργο για το migration ενός ERP. 22 Εικόνα 2 3 : System Development Life Cycle. (βήματα για την ανάπτυξη ενός συστήματος).(25) 25 Εικόνα 2 4: Παράγοντες κόστους ERP και οι συνδέσεις τους με τα παράγοντες της επιχείρησης. 42 Κεφάλαιο 3 Εικόνα 3 1: Αποτελέσματα ερωτηματολογίου αξιολόγησης παρουσιάσεων συστημάτων. 54 Εικόνα 3 2 Πίνακας παρουσίασης κόστους συστημάτων στην διοίκηση. 55 Κεφάλαιο 4 Εικόνα 4 1 Ανάθεση προσωπικού σε υποσυστήματα του SAP. 58 Εικόνα 4 2 Παραμετροποιήσεις που έπρεπε να αποφασιστούν με ποιόν τρόπο θα γίνουν ποιός είναι υπεύθυνος και ποίος θα τις εκτελέσει. 59 Εικόνα 4 3 Πίνακας με τους key user που δίαλεξε η επιχείρηση. 60 Εικόνα 4 4 Χρονοδιάγραμμα 70 Κεφάλαιο 5 Εικόνα 5 1 Μια εικόνα από το υποσύστημα ΒΙ της STONEGROUP

11 ΚΕΦΆΛΑΙΟ 1 Εισαγωγή Στις μέρες μας οι επιχειρήσεις κυρίως στην Ελλάδα αντιμετωπίζουν σοβαρά προβλήματα λόγω της κατάστασης της χώρας. Για να μπορέσουν λοιπόν να αντεπεξέλθουν στον ανταγωνισμό των ημερών θα πρέπει να χρησιμοποιούν όσα περισσότερα χρήσιμα εργαλεία μπορούν. Η τεχνολογία όμως στις μέρες μας έχει αντιστροφή πορεία με την ελληνική οικονομία. Η τεχνολογία λοιπόν αυξάνεται με τάχιστους ρυθμούς. Έτσι η τεχνολογία δημιουργεί όλο και ποίο χρήσιμα εργαλεία για τις επιχειρήσεις Τα ERP συστήματα είναι ένα τέτοιο εργαλείο που συνεχώς εξελίσσεται και απλοποιεί τις διαδικασίες της καθημερινότητας της επιχείρησης, το οποίο εάν λειτουργήσει σωστά θα αποφέρει κέρδος στην επιχείρηση σε σχέση με τους ανταγωνιστές Οι περισσότερες επιχειρήσεις μικρές μεσαίες μεγάλες χρησιμοποιούν τέτοια συστήματα στις μέρες μας. Άλλες με συστήματα με περισσότερες δυνατότητες και στημένα στα μέτρα τους, άλλες με πιο απλά συστήματα που χρησιμοποιούν απλές εφαρμογές για την απλοποίηση των καθημερινών δραστηριοτήτων Τα ERP αποτελούνται από υποσυστήματα (modules) τα οποία αντιστοιχούν στους τομείς της επιχείρησης. Αυτά τα υποσυστήματα επικοινωνούν μεταξύ τους ώστε να αποφέρουν στην επιχείρηση το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα και τις πιο χρήσιμες πληροφορίες ώστε να τις ωθήσουν σε σωστά βήματα και επιτυχημένες επενδύσεις. Όμως για να λειτουργήσει σωστά θα πρέπει να έχει γίνει η κατάλληλη προεργασία για το πως θα το ενσωματώσουμε στην επιχείρηση. Αν αυτή η προεργασία δεν γίνει και γίνουν αρκετά λάθη το ERP σύστημα από καλό εργαλείο θα γίνει, ένα εργαλείο που θα αποφέρει ζημία στην επιχείρηση και λάθος πληροφορίες. 11

12 1.1. Τι είναι τα ΕRP συστήματα Τα ERP (enterprise resource planning) είναι λογισμικά συστήματα ηλεκτρονικού υπολογιστή που έχουν ως στόχο να ενσωματώσουν όλα τα τμήματα και τις λειτουργίες μιας εταιρίας ώστε να παρακολουθούνται όλες οι ανάγκες που μπορούν να προκύψουν στις λειτουργίες της εταιρίας. Σε πολλές επιχειρήσεις ανά τον κόσμο, κάθε τμήμα της επιχείρησης όπως η παραγωγή, οι πωλήσεις, η διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, το logistics κ.α, είχαν- έχουν το δικό τους ξεχωριστό λογισμικό για τις απαραίτητες καταγραφές και κινήσεις που έπρεπε να γίνουν στο τμήμα τους. Πλέον οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ERP λογισμικά έχουν συνδέσει όλους αυτούς τους τομείς ώστε ο καθένας να μπορεί να επικοινωνήσει με μια κοινή βάση δεδομένων από την οποία θα αντλεί σημαντικές πληροφορίες και να επικοινωνεί με άλλους τομείς. Για παράδειγμα για την σωστή τιμολόγηση ενός καινούργιου προϊόντος σε μία επιχείρηση ο οικονομικός τομέας της θα μπορεί να παρακολουθεί τα κόστη που δαπανήθηκαν για την παραγωγή του, όπως και το τμήμα το πωλήσεων για να δει την ζήτηση προϊόντων παρόμοιά με το καινούργιο. Σε περίπτωση που η εγκατάσταση ενός ERP και η σύνδεση όλων των module είναι επιτυχής, τότε η επιχείρηση θα έχει μεγάλο κέρδος από αυτό. Οπότε τα ERP ουσιαστικά αντικαθιστούν τα λογισμικά προγράμματα που χρησιμοποιούσαν μεμονωμένα οι τομείς μίας επιχείρησης και δημιουργούν ένα νέο ενιαίο λογισμικό σύστημα που χωρίζεται σε ενότητες για τον κάθε τομέα. Έτσι κάθε τομέας της επιχείρησης έχει το δικό του κομμάτι λογισμικού αλλά έχει και πρόσβαση σε πληροφορίες και από τους υπόλοιπους τομείς. 12

13 Εικόνα 1.1: ERP FUCTION MODULES (24) Πώς ένα ERP μπορεί να επηρεάσει τις λειτουργίες της επιχείρησης Σε μια επιχείρηση στην οποία λειτουργεί σωστά το ERP της, υπάρχει η δυνατότητα της σωστής παρακολούθησης και της ενημέρωσης των διεργασιών που 13

14 πραγματοποιούνται στους τομείς της επιχείρησης. Έτσι το προσωπικό θα μπορεί να έχει την πληροφορία που του χρειάζεται και να την ενημερώνει οποτεδήποτε στιγμή χρειαστεί. Αυτό θα ελαχιστοποιήσει τα λάθη και τον χρόνο που γίνονται στις λειτουργίες της επιχείρησης. Φυσικά το παραπάνω είναι αυτό που θέλουν να επιτύχουν τα ERP. Στην πραγματικότητα όμως για να κερδίσεις τα μέγιστα από το ERP της εταιρίας σου θα πρέπει να αλλάξεις τον τρόπο που γίνονται έως τώρα κάποιες λειτουργίες της εταιρίας σου. Από την άλλη στους ανθρώπους συνήθως δεν αρέσει η αλλαγή στην δουλεία τους, αλλά ένα ERP τους υποχρεώνει. Όποτε το δύσκολο σημείο είναι να μπορέσεις να προσαρμόσεις το ERP στον τρόπο λειτουργίας σου αλλά και το προσωπικό σου να λειτουργεί βάση του τρόπου που υποστηρίζει το ERP σου. Ειδάλλως δεν θα έχεις κανένα αποτέλεσμα Ποια οφέλη μπορεί να σου προσφέρει ένα ERP Σύμφωνα με την έρευνα του.. τα οφέλη που θα αποφέρει ένα ERP στην επιχείρηση μας μπορούν να χωριστούν σε 5 κατηγορίες: Λειτουργικά οφέλη i. Με βάση το κόστος: Μείωση του κόστους παραγωγής λόγω του σωστού προγραμματισμού που μπορεί να γίνει με την βοήθεια του ERP. Μείωση κόστους της αποθήκης. Αφού παρακολουθούνται πιο εύκολα οι ανάγκες που θα υπάρξουν για την παραγωγή ώστε να γίνει η σωστή προμήθεια. 14

15 Μείωση κόστους για έξοδα γραφείου. Π.χ. αναλώσιμα εκτυπωτών, φύλλα κ.ά. ii. Με βάση τον χρόνο: Μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης μια παραγγελιάς με δραστηριότητες υποστήριξης των πελατών για την γρήγορη τιμολόγηση, παράδοση, παραγωγή κ.ά. Μείωση του χρόνου πληρωμής των προμηθευτών και προγραμματισμός για μαζική παραγγελία που μπορεί να αποφέρει έκπτωση. Προγραμματισμός για την ακριβή και σωστή πληρωμή του προσωπικού στο τέλος κάθε μήνα με την υπενθύμιση των bonus και των κρατήσεων. iii. Βελτίωση της παραγωγικότητας: Με την παρακολούθηση των προϊόντων που παράγονται ανά υπάλληλο σε πόσο χρόνο με τι κόστος και τι κέρδος αποφέρουν. iv. Βελτίωση της ποιότητας: Εφόσον ελαττώνονται τα λάθη και η διπλή δουλεία αποφεύγεται (πχ να παράγεις το υλικό μιας παραγγελίας 2 φορές.) v. Βελτίωση της εξυπηρέτησης των πελατών: Αφού υπάρχει πρόσβαση στα δεδομένα τα οποία σου διαθέτει ο πελάτης, έτσι δεν αποφεύγεται η συνεχής επικοινωνία μαζί του Οφέλη διοικητικών στελεχών i. Καλύτερη διαχείριση πόρων: Πιο εύκολος έλεγχος και απογραφή των περιουσιακών στοιχείων για καλύτερη διαχείριση. Καλύτερη διαχείριση τον αποθεμάτων μέσω της γρήγορης και 15

16 σωστής ενημέρωσης για τα αποθέματα. Καλύτερος προγραμματισμός της παραγωγής, με βάση τις ανάγκες της ζήτησης. Πιο σωστή κατανομή και αξιοποίηση του εργατικού δυναμικού. ii. Πιο εύκολες λήψεις αποφάσεων: Πιο αποτελεσματικός στρατηγικός σχεδιασμός μέσω του ελέγχου κόστους και κέρδους. Οι λειτουργικές αποφάσεις γίνονται πιο απλές μέσω της καλύτερης διαχείρισης των πόρων. Είναι πιο εύκολη η απόφαση για τους πελάτες λόγω της άμεσης απόκρισης στις παραγγελίες τους και την υψηλή ικανοποίηση τους. iii. Καλύτερος έλεγχος επίδοσης: Αναλυτικός οικονομικός έλεγχος για την επιχείρηση, τα προϊόντα τους πελάτες κ.α. Με την παρακολούθηση της επίδοσης της παραγωγής, θα γίνονται πιο εύκολα αλλαγές, προβλέψεις και γρήγορες προσαρμογές όταν χρειάζεται. Έλεγχος αποτελεσματικότητας και αποδοτικότητας της λειτουργίας της επιχείρησης Στρατηγικά Οφέλη i. Υποστήριξη στο σχέδιο ανάπτυξης: Υποστηρίζει την επιχειρηματική ανάπτυξη σε: Μεγαλύτερο όγκο συναλλαγών, νέα προϊόντα, νέες αγορές, την αύξηση των εργαζομένων, αλλαγές στην βιομηχανία λόγω ανταγωνισμού, νέες λειτουργίες, νέες πολιτικές και διαδικασίες κ.ά. ii. Υποστήριξη της συνένωσης εταιριών: 16

17 Συγχωνεύοντας την καινούργια επιχείρηση στον τρόπο λειτουργίας της παλιάς. iii. Δημιουργεί καινοτομία: Με νέες στρατηγικές αγοράς. Νέες παραγωγικές διαδικασίες. Νέους τρόπους λειτουργίας της επιχείρησης. iv. Ελαττώνει το κόστος των λειτουργιών: Δημιουργεί οικονομίες κλίμακας μέσω νέων λειτουργιών. v. Παράγει υπηρεσίες και αναβαθμίζει τα προϊόντα: Δίνει δυνατότητες που δεν υπήρχαν πιο πριν. Πχ λογαριασμούς σε καινούργιες νομισματικές μονάδες. Προάγει την συστημική παραγωγή για την ελάττωση της ζημίας σε αυτή. (Lean production) vi. Δημιουργεί νέα δίκτυα: Με νέες επιχειρήσεις του τομέα, με παραγωγούς κ.ά. vii. Βοηθάει στην παγκοσμιοποίηση της επιχείρησης: Διεισδύοντας στην παγκόσμια αγορά, υποστηρίζοντας όλες τις νομισματικές μονάδες, κ.ά. viii. Καθιστά ικανό το e-business: Τα web based ERP παρέχουν την δυνατότητα: διά δράσης με τον πελάτη, ενημέρωση του πελάτη για το προϊόν για να γίνουν τυχών διορθώσεις που επιθυμεί, κ.ά. 17

18 1.3.4 Οφέλη του τμήματος IT i. Αυξάνει την ευελιξία της επιχείρησης: Στις αλλαγές που πρέπει να γίνουν στο εσωτερικό και το εξωτερικό της επιχείρησης ανταποκρίνεται πιο γρήγορα και με λιγότερο κόστος. ii. Μειώνει τα έξοδα του τμήματος: Λιγότερες δαπάνες για συστήματα που θα χρησιμοποιούσαμε για αν δεν υπήρχε το ERP για το προσωπικό που θα μας τα προσάρμοζε στην επιχείρηση. Πιο αυτοματοποιημένες διαδικασίες στην παραγωγή οπότε λιγότερο προσωπικό κ.ά. iii. Αυξάνει τις δυνατότητες του ΙΤ όντας ένα πολύ δυνατό εργαλείο: Παρέχει σταθερότητα στην τωρινή κατάσταση της εταιρίας καταγράφοντας τις διαδικασίες. Παρέχει ευελιξία σε τυχών αλλαγές που θα θέλουμε να γίνουν στο μέλλον Οργανωτικά Οφέλη i. Οργάνωση της επιχείρησης: Υποστηρίζει αλλαγές σε διαδικασίες και σε δομές της επιχείρησης. ii. Διευκολύνει την εκμάθηση της δουλειάς: Τυποποιεί τις διαδικασίες ώστε να τις μαθαίνει ο εργαζόμενος πιο γρήγορα. Αυξάνει την ικανότητα των εργαζομένων. iii. Ενδυνάμωση των χρηστών: Τα στελέχη μπορούν πλέον να προγραμματίζουν τις δουλείες του τομέα τους. 18

19 Οι χρήστες λειτουργούν αυτόνομα και έχουν την δυνατότητα να χειρίζονται το σύστημα για ότι χρειάζονται. Οι χρήστες γίνονται πιο υπεύθυνοι και πιο ενεργητικοί στην λύση ενός προβλήματος. Τα στελέχη συμμετέχουν πιο πολύ στις διαδικασίες του τομέα τους. iv. Δημιουργεί κοινά οράματα: Αναπτύσσει την επικοινωνία μεταξύ του προσωπικού. Κάνει πιο εύκολη την επικοινωνία μεταξύ τμημάτων και έτσι λύνονται πιο εύκολα διαφορές και προβλήματα. Δημιουργεί κοινό όραμα σε ολόκληρη την επιχείρηση. v. Αλλάζει την συμπεριφορά του εργαζομένου: Πιο συγκεντρωμένος σε καθημερινές δουλειές. Πιο δια δραστικός με τους πελάτες. Πιο σωστή διαχείριση σε κρίσιμα θέματα. vi. Μεγαλύτερη ικανοποίηση του εργαζόμενου: Του παρέχει χρήσιμα εργαλεία για την δουλειά του. Τον βοηθάει να λύσει αποτελεσματικά τα προβλήματα. Τον ικανοποιεί για με τις δυνατότητες του και έτσι αυτός εργάζεται πιο αποδοτικά για την επιχείρηση. 19

20 ΚΕΦΆΛΑΙΟ Διαχείριση έργου για την μετάβαση σε νέο ERP σύστημα Η διαδικασία κατά την οποία η εταιρία- οργανισμός μας θέλει να μεταβεί σε ένα καινούργιο σύστημα Erp θεωρείται ακριβή, δύσκολη και χρειάζεται αρκετό χρόνο για να ολοκληρωθεί. Η διαδικασία αυτή χωρίζεται σε 3 φάσης το preimplementation, implementation και post- implementation. Οι περισσότερες επιχείρησης όταν πάρουν την απόφαση να εκτελέσουν ένα τέτοιο έργο θα πρέπει να αποφασίσουν ανάμεσα στα διαθέσιμα ERP και να απευθυνθούν σε εταιρίες πληροφορικής που αναλάβουν τέτοια έργα και συνεργάζονται με την εταιρία του ERP. Σε πιο λίγες περιπτώσεις, κάποιες επιχειρήσεις που έχουν καλό τμήμα IT μπορούν να παραμετροποιήσουν το σύστημα φυσικά με την βοήθεια κάποιον συμβούλων της εταιρίας που τους παρέχει το ERP ή να δοκιμάσουν τα ERP συστήματα ανοιχτού κώδικα και να τα διαμορφώσουν στα μέτρα που θέλουν να δουλεύουν στην επιχείρηση. Τα έργα ERP συνήθως διαρκούν αρκετό διάστημα. Οι εταιρίες που θα συνεργαστεί μια επιχείρηση για ένα έργο ERP συνήθως σαν μέσο όρο του έργου έχουν τους 6 μήνες, αλλά στην πραγματικότητα οι 6 μήνες είναι λίγοι, εκτός εάν πρόκειται για μικρή επιχείρηση. Για να επιτύχει ένα έργο ERP θα πρέπει να αλλάξει και ο τρόπος που εργάζεται το προσωπικό της επιχείρησης, πράγμα που γίνεται σε βάθος χρόνου. Οπότε οι 6 μήνες είναι πλασματικοί γιατί αυτό που πραγματικά ενδιαφέρει την επιχείρηση είναι ο χρόνος που θα αρχίσει το σύστημα να δουλεύει 20

21 επιτυχώς, κάτι που γίνεται συνήθως ανάμεσα στον 1 και τον 3 χρόνο εφαρμογής του ERP. Επίσης τέτοια έργα εκτός από το ότι χρειάζονται πολύ χρόνο, είναι και ιδιαίτερα δαπανηρά. Το κόστους κυμαίνεται από $ μέχρι και $ για μία μεσαία επιχείρηση. Σε μία ερευνά που έγινε το 2002 από την Meta Group προσπάθησαν να υπολογίσουν το συνολικό κόστος (λογισμικό, επιπρόσθετο προσωπικό, ειδικούς, μηχανήματα) για την υλοποίηση ενός έργου ERP σε 63 επιχειρήσεις (μικρού, μεσαίου και μεγάλου μεγέθους). Ο μέσος όρος του συνολικού κόστους ήταν 15 εκατομμύρια με μεγαλύτερη τιμή τα 300 εκατομμύρια και μικρότερη τις 400 χιλιάδες. Σύμφωνα επίσης με την έρευνα αυτή τα χρηματικά οφέλη από την μια επένδυση σε καινούργιο ERP ξεκινάνε γύρω στους πρώτους 8 μήνες. Πάντως το μέσω κέρδος από της σωστή εφαρμογή ενός ERP σε μία επιχείρηση υπολογίζεται στα 1,6 εκατομμύρια τον χρόνο. Μια άλλη έρευνα που έγινε το 2007 από το Aberdeen Group σε 1,680 επιχείρησης όλων των μεγεθών υπολογίσθηκε ο δείκτη ROI (return of investment) και το 93% των επιχειρήσεων της έρευνας είχαν αύξηση της παραγωγικής τους δυνατότητας, μείωση του κόστους, αύξηση τις ποιότητας των προϊόντων ή υπηρεσιών τους κ.ά Λόγοι μετάβασης σε ένα νέο ERP σύστημα Σε μια έρευνα που έγινε από τους προμηθευτές συστημάτων ERP ώστε να δουν τα οφέλη τους από την μετάβαση των πελατών τους σε μια νέα έκδοση του συστήματος παρά στην εναλλαγή των συστημάτων, ζητήθηκε από τους πελάτες που 21

22 είχαν κάνει μετάβαση σε νέο σύστημα να προσδιορίσουν τους λόγους που αποφάσισαν να το κάνουν αυτό. Από τις επιχειρήσεις-πελάτες ζητήθηκε να ξεχωρίσουν κάποια key reasons που οδήγησαν στο migration. Μετά από μια ομαδοποίηση των απαντήσεων ξεχώρισαν οι 4 εξής κατηγορίες: Εικόνα 2 1: Λόγοι που επιχειρήσεις προχώρησαν σε ERP migration. (23) Όπως βλέπουμε και στον πίνακα παραπάνω από το 50% των επιχειρήσεων αναφέρθηκαν σε τεχνικούς λόγους ως σημαντικούς για την απόφασή τους αν και η εισαγωγή λειτουργικότητας ήταν ο πιο συχνά αναφερόμενος λόγος αφού αναφέρθηκε στο 57% των περιπτώσεων. Επίσης στην συνέχεια ρωτήθηκαν για το ποια είναι το μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετώπισαν σε αυτή την μετάβαση. Όπως βλέπουμε στο 22

23 πίνακα 2 οι επιχειρήσεις χαρακτήρισαν το migration δύσκολο, με υψηλό κόστος και κυρίως χρονοβόρο. Μάλιστα το 50% των προβλημάτων σχετίζονταν με την μεγάλη διάρκεια που κράτησε το έργο, το 25% με το κόστος, ένα άλλο 25% με τις λάθος εκτιμήσεις των συμβούλων του συστήματος. Επίσης στο 31% των σχολίων αναφέρθηκε ότι υπήρχε πρόβλημα με την νέα έκδοση του συστήματος οπότε μεταφέρθηκαν σε άλλο. Εικόνα 2 2: Προβλήματα που συναντάνε οι εταιρίες όταν αναλαμβάνουν έργο για το migration ενός ERP. Έτσι οι έμποροι των Erp αποφάσισαν μέσα από την έρευνά ότι το migration είναι κάτι δύσκολο για τους χρήστες και την επιχείρηση. Έτσι οι επιχείρησης προσπαθούν να το αποφύγουν και συνήθως το προτιμούν για τεχνικούς λόγους και όχι για επιχειρηματικές ευκαιρίες. 23

24 2.3. Κύκλος ζωής συστήματος ΕRP Με τον όρο κύκλος ζωής ενός Erp συστήματος περιγράφονται οι διαδικασίες της χρονικής περίοδο όπου η εταιρία θα καταλάβει ότι χρειάζεται καινούργιο σύστημα γιατί δεν είναι ικανοποιημένη με το προηγούμενο ως την περίοδο ολοκλήρωση του κύκλου ζωής του συστήματος και την απεγκατάσταση του. Σύμφωνα με τους Somers and Nelson ένα έργο ERP αποτελείται από 6 φάσεις: Initiation: Όπου η εταιρία καταλαβαίνει ότι για να καλύψει τις ανάγκες που θέλει θα πρέπει να χρησιμοποιήσει ένα ERP. Adoption: Η εταιρία παίρνει την απόφαση για το πιο ERP θα επιλέξει και πόσοι πόροι θα διατεθούν για το έργο ενσωμάτωσης του. Adaption: Σε αυτή την φάση αρχίζει η υλοποίηση του συστήματος, καθορίζονται οι απαιτήσεις του όπως και ποιες διαδικασίες της εταιρίας θα πρέπει να προσαρμοστούν στο σύστημα αλλά και τι παραμετροποιήσεις πρέπει να γίνουν στο σύστημα με βάση τις λειτουργίες της εταιρίας. Ακόμα σε αυτήν την φάση ξεκινάει η εκπαίδευση των χρηστών. Acceptance: Το σύστημα πλέον διατίθεται στους χρήστες οι οποίοι συνεχίζουν την εκπαίδευσή τους. Μέσω τις χρήσης εντοπίζονται λειτουργίες που διόρθωση ή απλοποίηση και εξοικειώνεται ο χρήστης με το πρόγραμμα. Routinization: Όταν ο χρήστης είναι πλέον τόσο εξοικειωμένος με το σύστημα το οποίο γίνεται μέρος της καθημερινής δουλειάς του. Infusion: Η τελική φάση θεωρείται όταν το σύστημα δουλεύει στο μέγιστο των δυνατοτήτων του. Μία άλλη εκδοχή είναι το μοντέλο 4 φάσεων σύμφωνα με το Aarabi et al. (2012): 24

25 Planning: Σχεδιάζονται οι απαιτήσεις του συστήματος και ορίζεται το εύρος του έργου, επιλέγεται πιο σύστημα είναι το κατάλληλο για τα θέλω μας και γίνεται ένα πλάνο για την αναδιοργάνωση των επιχειρησιακών διεργασιών που θα πρέπει να αλλαχθούν ώστε να συμφωνούν με τους τρόπους λειτουργίας του συστήματος. Implementation: Γίνεται η εφαρμογή του πλανού που έγινε παραπάνω γίνονται οι παραμετροποιήσεις που χρειάζεται το σύστημα και η εκπαίδευση των εργαζομένων και στο σύστημα αλλά και στις νέες διαδικασίες της επιχείρησης. Stabilization: Ξεκινάει η λειτουργία του συστήματος γίνονται οι διορθώσεις που προκύπτουν από την καθημερινή χρήση και τις παρατηρήσεις των χρηστών μέχρι να έρθει σε μια σταθερή μορφή το σύστημα. Improvement: Εφόσον πλέον το σύστημα λειτουργεί κανονικά η εταιρία αρχίζει να σκέφτεται που μπορεί να χρησιμοποιήσει κάποιες επιπλέον αναβαθμήσεις 2.4. Μέθοδος SDLC Η Systems development life cycle (SDLC) είναι η πιο γνωστή μέθοδος που εφαρμόσετε για την ανάπτυξη ενός λογισμικό ή για τη διαχείριση έργων λογισμικού. Είναι μια διαδικασία προγραμματισμού, ανάλυσης, σχεδιασμού, ανάπτυξης, εφαρμογής και αξιολόγησης ενός πληροφοριακού συστήματος. 25

26 Εικόνα 2 3 : System Development Life Cycle. (βήματα για την ανάπτυξη ενός συστήματος).(25) Η διαδικασία αποτελείται από συγκεκριμένες φάσεις. Οι φάσεις της διαδικασίας Systems development life cycle είναι οι εξής: Αρχική ανάλυση A. Στην πρώτη φάση αυτής της ανάλυσης η ομάδα του IT που θα είναι υπεύθυνη για το σύστημα και την εφαρμογή του στην εταιρία, θα πρέπει να βρει τα πρόβλημα που θέλει να καλύψει η εταιρία με το λογισμικό 26

27 που χρησιμοποιεί Εφόσον εντοπιστεί το πρόβλημα θα πρέπει να μελετηθεί. B. Στην συνέχεια που θα έχει ολοκληρωθεί η μελέτη θα πρέπει να βρεθούν κάποιες εναλλακτικές λύσεις. Αυτές θα έρθουν με την βοήθεια του προσωπικού, των πελατών, των προμηθευτών ή των συμβούλων επιχειρήσεων οι οποίοι θα μπορέσουν να καθοδηγήσουν την ομάδα του IT. Επίσης μπορούν να δουν πως κινούνται οι ανταγωνιστές για την καλύτερη λειτουργία των συστημάτων τους. Εφόσον συλλέξουν όλα αυτά τα στοιχεία θα πρέπει να πάρουν μια από τις 3 αποφάσεις, οι οποίες είναι: i. Να κρατήσουν το σύστημα ως έχει ii. Να προσπαθήσουν να κάνουν το υπάρχων σύστημα καλύτερο. iii. Να επιλέξουν ένα νέο σύστημα. C. Τέλος υπολογίζονται τα κόστη και τα οφέλη Ανάλυση συστήματός και καθορισμός απαιτήσεων A. Ορίζονται οι στόχοι του έργου και οι τελικές απαιτήσεις. B. Γίνεται η συλλογή δεδομένων για την διάγνωση προβλημάτων που θα πρέπει να ληφθούν υπόψιν για την βελτίωση της τωρινής κατάστασης. C. Αναλύονται οι πληροφορίες που θα ήθελε να λαμβάνει ο τελικός χρήστης και καλύπτονται οι ελλείψεις σε αυτές τις απαιτήσεις. D. Οι προγραμματιστές που αναπτύσσουν το σύστημα για να συλλέξουν τα δεδομένα και τις πληροφορίες που χρειάζονται κάνουν μια 27

28 προεργασία που γίνεται με μια ακολουθία βημάτων: iv. Συλλογή στοιχείων, για τις απαιτήσεις που θα έχουν οι χρήστες που θα λαμβάνουν τα reports του συστήματος μέσω επίσημων εγγράφων (πχ blueprints), ερωτηματολογίων, συναντήσεων, με την παρακολούθηση της εργασίας τους. v. Έλεγχος τους συστήματος που χρησιμοποιείται μέχρι τώρα για να βρεθούν τα πλεονεκτήματα για να μεταφερθούν και στο νέο σύστημα, αλλά και τα μειονεκτήματα ώστε να αποφευχθούν. vi. Ανάλυση του καινούργιου συστήματος που έχει προταθεί για την εύρεση λύσεων σε τυχών ελλείψεις. Ακόμα γίνεται μια προετοιμασία προδιαγραφών του συστήματος με βάση προτάσεων των χρηστών Διαμόρφωση-σχεδίαση συστήματος Αποφασίζονται ποια θα είναι τα χαρακτηριστικά και οι επιθυμητές λειτουργίες του συστήματος για να αρχίσει το στήσιμο του. Εδώ για παράδειγμα σχεδιάζεται ο κώδικας πως θα γραφτεί, ποιο θα είναι το documentation, τι layouts screens θέλουμε να έχουμε, οι επιχειρησιακοί κανόνες που θα ακολουθεί το σύστημα κ.ά Ανάπτυξη συστήματος Η ανάπτυξη του κώδικα του συστήματος ή η παραμετροποίηση του υπάρχων κώδικα για τα ζητούμενα αποτελέσματα Ενοποίηση και έλεγχος Γίνεται η ένωση των επιμέρους κομματιών του συστήματος και 28

29 ελέγχονται για τυχών σφάλματα ή bugs όπως και η δια λειτουργικότητα τους Ολοκλήρωση και εγκατάσταση Η τελική φάση την ανάπτυξης του συστήματος κατά το οποίο εγκαθιστάτε το λογισμικό και χρησιμοποιείται από τον χρήστη Αξιολόγηση επιδόσεων- συντήρηση Το σύστημα αξιολογείται όσο αναφορά τις επιδόσεις του και ανανεώνεται για να μην θεωρηθεί απαρχαιωμένο Θα πρέπει να γίνονται συνέχεια έλεγχοι επιδόσεων για να είναι το σύστημά μας σωστό και αξιόλογο σε βάθος χρόνου Αξιολόγηση του έργου και των αποτελεσμάτων Πολλές φορές αυτό το βήμα θεωρείται έναν με την αξιολόγηση επιδόσεων και συντήρηση. Σε αυτή την φάση αξιολογείται το σύστημα που αναπτύχθηκε αλλά και η διαδικασία με την οποία έγινε αυτό. Συνήθως απαντώνται ερωτήσεις όπως: πληροί το σύστημα τους στόχους που θέσαμε; ανταποκρίνεται στις αρχικές μας απαιτήσεις; είναι αξιόπιστο για να μην παρουσιάσει μελλοντικά σφάλματα; λειτουργεί σύμφωνα με τις λειτουργικές απαιτήσεις των χρηστών του; Ακόμα σε αυτή την φάση αξιολογείται από την διοίκηση μιας εταιρίας η αποτελεσματικότητα της διαδικασίας ανάπτυξης του λογισμικού και αποφασίζεται αν η διοίκηση είναι ευχαριστημένη με την εκτέλεση του έργου Απεγκατάσταση Επειδή αναφερόμαστε σε κύκλο ζωής, έτσι κάθε σύστημα κάποια στιγμή 29

30 αργά η γρήγορα θα φτάσει στο τέλος του. Στην φάση αυτή σχεδιάζεται η μετάβαση σε ένα νέο σύστημα. Επειδή το σύστημα μας πλέον δεν μας καλύπτει ανάλογα με τις δυνατότητες που υπάρχουν στην τεχνολογία θα πρέπει να μεταβούμε σε ένα καινούργιο σύστημα. Έτσι στόχος μας γίνεται η ασφαλής μεταφορά ώστε να αποφευχθούν πιθανές αποκαλύψεις των ευαίσθητων δεδομένων της επιχείρησης, η αρχειοθέτηση ή και η διαγραφή των περιττών δεδομένων μας από το προηγούμενο σύστημα. Ακόμα η ανανέωση του τεχνικού υλικού (πχ καινούργιοι υπολογιστές, scanner, PDA, καινούργια μηχανήματα κ.α.) που θα χρειαστούν για την εφαρμογή του νέου λογισμικού. Με τις κινήσεις αυτές οι επιχειρήσεις θέλουν να πετύχουν την σωστή μετάβαση σε ένα νέο σύστημα ακολουθώντας τις απαιτήσεις ασφαλείας του οργανισμού Κρίσιμοι παράγοντες για την επιτυχής ενσωμάτωση ενός συστήματος ERP Σύμφωνα με τους Kronbichler et al. (2009) οι Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας (ΚΠΕ) για ένα έργο ERP είναι οι παρακάτω: Υποστήριξη και δέσμευση της διοίκησης H ανώτατη διοίκηση της επιχείρησης θέτει τους στόχους και τα αποτελέσματα που θα ήθελε από το σύστημα Erp, όμως θα πρέπει να γνωρίζει ότι πολλά πράγματα στις λειτουργίες της επιχείρησης θα πρέπει να αλλάξουν για να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα. Οπότε δουλειά της 30

31 είναι να ενθαρρύνει τους εργαζόμενους που εμπλέκονται στο έργο και να τους δίνει τις κατάλληλες ελευθερίες σε κινήσεις που θα πρέπει να γίνουν για την καλύτερη λειτουργία του συστήματος και να τους δείχνει εμπιστοσύνη Διοίκηση έργου Το σύστημα θα πρέπει να είναι ξεκάθαρο και αυστηρά ορισμένο όσο αναφορά το κόστος του, το χρονοδιάγραμμα και τις δυνατότητες του. Θα πρέπει να μελετηθούν τις δυνατότητες που θα έχει κάθε επιχειρησιακή μονάδα και να τεθούν κάποιοι υπεύθυνοι για την μονάδα αυτή και να υλοποιήσουν στον επιθυμητό χρόνο και με το ορισμένο κόστος το υποσύστημα Διαχείριση της αλλαγής Όπως προ είπαμε η ενσωμάτωση ενός νέου συστήματος θα επιφέρει αλλαγές στους τρόπους λειτουργίας της επιχείρησης. Αυτές οι επικείμενες αλλαγές είναι πιθανόν να φοβίσουν και να κάνουν αρνητικό τον εργαζόμενο προς το νέο σύστημα, αφού είναι στην φύση του ανθρώπου να αντιμετωπίζει τις αλλαγές στην εργασία του σαν απειλή. Έτσι η θα πρέπει η ομάδα που είναι υπεύθυνη για το νέο σύστημα να εντάξει τον εργαζόμενο στο έργο ενημερώνοντας, εκπαιδεύοντας και δίνοντας του συμμετοχή σε ένα μέρος του σχεδιασμού ώστε με αυτόν τον τρόπο να καταλάβει ότι είναι για το όφελος του και την διευκόλυνση του αυτή η αλλαγή Αναδιοργάνωση των επιχειρησιακών διαδικασιών Ουσιαστικά μέσω του συστήματος Erp η επιχείρηση προσπαθεί να πετύχει τον βέλτιστο τρόπο διεκπεραίωσης μιας διαδικασίας. Έτσι θα πρέπει το Erp να διαθέτει τις καλύτερες λειτουργίες η οποίες προκύπτουν από την 31

32 εμπειρία του κατασκευαστή, την μελέτη του κλάδου της επιχείρησης κ.ά. Για να πετύχει όμως αυτό θα πρέπει να αναδιαμορφωθούν και το σύστημα αλλά και οι επιχειρησιακές διαδικασίες. Δηλαδή η επιχείρηση θα πρέπει να δεχθεί ότι ο τρόπος διεκπεραίωσης των διαδικασιών της θα είναι μέσω των βημάτων που λειτουργεί το σύστημα ( που όπως προ είπαμε μέσα από την μελέτη θα θεωρούνται τα βέλτιστα), αλλά και το σύστημα θα πρέπει να έχει στηθεί κατάλληλα για τις ειδικές περιπτώσεις της επιχείρησης. Καλό θα ήταν όμως οι ειδικές περιπτώσεις να είναι συγκεκριμένες γιατί δημιουργούν στο σύστημα πολυπλοκότητα και αυξάνουν τις πιθανότητες της αποτυχίας Εκπαίδευση Η εκπαίδευση είναι σίγουρα ένα από τα πιο βασικά βήματα για την επιτυχία του συστήματός μας. Η μελλοντικοί χρήστες θα πρέπει να πρέπει να εκπαιδευτούν όσο καλύτερα γίνεται ώστε να κατανοήσουν άριστα τις λειτουργίες του συστήματος, αλλά και τις νέες επιχειρησιακές διαδικασίες τις οποίες όπως είπαμε και πιο πάνω θα επιφέρει το νέο σύστημα. Η ομάδα που είναι υπεύθυνη για την ενσωμάτωση του καινούργιου συστήματος θα πρέπει να είναι σίγουρη ότι ο χρήστης θα έχει καταλάβει ότι ο νέος τρόπος δουλείας είναι προς το δικό του συμφέρων, γιατί σε περίπτωση που δεν κατανοήσει το σύστημα είναι πολύ πιθανόν να δημιουργήσει λάθη στις πληροφορίες του σύστημα και να μην χρησιμοποιεί το σύστημα όπως πρέπει για τις καθημερινές του διαδικασίες. Επίσης η εκπαίδευση δεν θα πρέπει να σταματάει στην αρχή του έργου. Η ομάδα που είναι υπεύθυνη για το έργο θα πρέπει να παρακολουθεί τις κινήσεις των χρηστών στο σύστημα ώστε να εντοπίζει λειτουργίες που δεν έχουν κατανοηθεί σωστά και πάνω σε αυτές θα πρέπει να γίνει επανάληψη της εκπαίδευσης. 32

33 Σύνθεση και ικανότητες της ομάδας έργου Ένας πολύ βασικός παράγοντας στην σωστή λειτουργία μια επιχείρησης είναι ο άνθρωπος. Έτσι και στην περίπτωση του πληροφοριακού συστήματος μιας επιχείρησης παίζει πολύ σημαντικό ρόλο η ομάδα η οποία είναι υπεύθυνη για την εφαρμογή του. Οι εργαζόμενοι στην επιχείρηση οι οποίοι είναι αρμόδιοι για το έργο θα πρέπει να χωρίσουν κατάλληλα τις υποχρεώσεις τους ώστε να μπορέσουν να αποφέρουν το επιθυμητό αποτέλεσμα μέσα στα χρονικά όρια του χρονοδιαγράμματος. Θα είναι χρήσιμο κάποιοι από αυτούς να έχουν μια σχετική εμπειρία ώστε να είναι σε συνεργασία με τους συμβούλους υλοποίησης του προγράμματος αλλά και κάποιοι πιο με λιγότεροι εμπειρία που θα αναπτύξουν κατά την διάρκεια του έργου τις τεχνικές ικανότητες που απαιτεί το νέο σύστημα Επικοινωνία και συνεργασία Όπως είναι κατανοητό η επικοινωνία μεταξύ των ατόμων που θα χρησιμοποιούν το σύστημα ή το χρησιμοποιούν ήδη είναι απαραίτητη για την επιτυχία του έργου. Όσο έμπειροι και να είναι η ομάδα που είναι υπεύθυνη για το implementation θα αποτύχει αν δεν μπορεί να συνεργαστεί μεταξύ της αλλά και με τους άμεσους ενδιαφερόμενους με το σύστημα. Θα πρέπει να συνεννοείται και με τους χρήστες ώστε να διακρίνει,πιθανά προβλήματα που θα έχουν, τις ανάγκες τους και ανά είναι ικανοποιημένοι με την λειτουργία του συστήματος. Από την άλλη θα πρέπει να υπάρχει επικοινωνία και με τα στελέχη για να διευκρινιστούν σωστά οι απαιτήσεις τους, ώστε να μπορεί να επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα, αλλά και με τους εξωτερικούς συμβούλους για να τους μεταφέρουν τα προβλήματα που υπάρχουν για να προτείνουν κάποια λύση. 33

34 Διαχείριση των παλαιών συστημάτων (Legacy Systems) και δεδομένων Τις περισσότερες φορές το καινούργιο ERP θα αντικαταστήσει κάποιο παλιό σύστημα το οποίο είχε η επιχείρηση να διαχειρίζεται τα δεδομένα της αλλά ίσως και κάποιες διεργασίες της. Είναι πολύ σημαντικό όταν ένα σύστημα έρχεται να αντικαταστήσει κάποιο άλλο να δοθεί πολύ προσοχή στην μεταφορά των δεδομένων, των διεργασιών αλλά και της κουλτούρας της επιχείρησης. Θα πρέπει αν αποφασισθεί τι λειτουργεί καλά ώστε να μεταφερθεί αλλά και τι είναι λάθος για να αλλαχθεί. Όσο πιο πολύπλοκα λειτουργούσαν τα προηγούμενα συστήματα τόσο πιο πιθανό είναι τα να πάει κάτι στραβά για αυτό σε καταστάσεις υψηλής πολυπλοκότητας ίσως χρειαστεί κάποια δεδομένα να χαθούν Ηγεσία και αποτελεσματική λήψη αποφάσεων Η ομάδα που θα είναι υπεύθυνη για το έργο θα πρέπει να έχει έναν ηγέτη ο οποίος θα παίρνει τις αποφάσεις στις κινήσεις προόδου του έργου, θα εξασφαλίσει τους απαραίτητους πόρους για το έργο και θα έχει την υποστήριξη από την διοίκηση στην λήψη αποφάσεων και στην επιβολή αλλαγών αλλά και την αποδοχή των χρηστών. Σαν πιο αρμόδιος στον συγκεκριμένο τομέα το κατάλληλο στέλεχος για αυτή την θέση είναι ο διευθυντής του IT Εργαλεία και ικανότητες του πωλητή/συμβούλου υλοποίησης Όταν η επιχείρηση θέλει να αλλάξει το ERP της θα πρέπει να βγει στην αγορά για να ψάξει συμφέρουσες προσφορές. Εφόσον αποφασίσει σε μια προσφορά θα συνεργαστεί με μια εταιρία πληροφορικής που αντιπροσωπεύει 34

35 το σύστημα ή με την εταιρία που έχει το σύστημα. Αυτή η εταιρία λειτουργεί σαν σύμβουλος υλοποίησης του συστήματος. Επειδή τις περισσότερες φορές οι επιχειρήσεις δεν είναι ούτε κατάλληλα προετοιμασμένες ούτε έχουν και τις γνώσεις και τις ικανότητες για να διαχειριστούν τις πολλές αλλαγές που θα αποφέρει το σύστημα οι σύμβουλοι θα πρέπει να καλύψουν αυτά τα κενά με τις ικανότητες τους την σωστή επικοινωνία με τους αρμόδιους της επιχείρησης αλλά και τα εργαλεία τους για να επέλθει η επιτυχία. Σύμφωνα με τους Zhang et al. (2002) υπάρχουν τρεις διαστάσεις σχετικά με την υποστήριξη του κατασκευαστή/συμβούλων υλοποίησης: Χρόνος απόκρισης στην αντιμετώπιση προβλημάτων, Ύπαρξη ικανών συμβούλων με καλή γνώση τόσο πληροφορικής όσο και θεμάτων που άπτονται σε επιχειρηματικά και επιχειρησιακά θέματα, Ενεργή συμμετοχή στην υλοποίηση. Έτσι λοιπόν θεωρείτε πολύ σημαντικό η ομάδα που είναι αρμόδια για το ERP να συνεργάζεται αποτελεσματικά με τους συμβούλους οι οποίοι θα πρέπει να έχουν τις κατάλληλες γνώσεις, ικανότητες και εμπειρίες για την επιτυχία. Επίσης πέρα από το λογισμικό οι σύμβουλοι θα πρέπει να φέρουν προτάσεις για τις αλλαγές που θα γίνουν στις διεργασίες της επιχείρησης Ανάπτυξη του συστήματος, δοκιμές και αντιμετώπιση προβλημάτων Αποτελεί το πιο κρίσιμο σημείο του τεχνικού κομματιού. Θα πρέπει από την αρχή να γίνει διεξοδικός έλεγχος σε όλες τις παραμετροποιήσεις που έχουν γίνει στον κώδικα για βρεθούν πιθανά προβλήματα που θα πρέπει να διορθωθούν προτού δημιουργήσουν μεγαλύτερο πρόβλημα στα δεδομένα καθυστερήσεις και αυξημένα έξοδα επιδιόρθωσης. Επίσης πολλές φορές το 35

36 ERP θα πρέπει να επικοινωνεί και με άλλα συστήματα όποτε θα πρέπει αν γίνει έλεγχος αν οι πληροφορίες μεταφέρονται σωστά. Πολλές διαδικασίες θα χρειαστεί να επανασχεδιαστούν για να συνάπτουν με τα θέλω της επιχείρησης οπότε εξαρτώνται από την δυνατότητα παραμετροποίησης του συστήματος και τις ικανότητες της ομάδας. Καλό θα ήταν οι διαδικασίες όμως αυτές που θα πρέπει να αλλάξουν να είναι λίγες, γιατί είναι σημαντικό η επιχείρηση να προσαρμόσει τις διαδικασίες της σύμφωνα με το ERP γιατί το αντίθετο θα επιφέρει πολλές αλλαγές και παραμετροποιήσεις αυξημένη πιθανότητα λάθους. στο λογισμικό άρα και Συμμετοχή και υποστήριξη των χρηστών στο έργο Όπως είπαμε και παραπάνω οι χρήστες στην αρχή του έργου είναι πολύ πιθανόν να είναι αρνητικοί επειδή αλλάζει ο τρόπος δουλειάς τους. Για να αποφευχθεί αυτός ο αρνητισμός των χρηστών θα ήταν χρήσιμο να έχουν και αυτοί κάποια συμμετοχή στην υλοποίηση του καινούργιου συστήματος. Επίσης χρήσιμο θα ήταν να έχουν συμμετοχή στον προσδιορισμό των αναγκών γιατί θα προσφέρουν σημαντικές πληροφορίες για την πρόοδο του έργου Φάσεις υλοποίησης ενός συστήματος ERP (implementation phase) Η διαδικασία υλοποίησης του συστήματος αποτελείται από συγκεκριμένα 36

37 βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσει η ομάδα για την επιτυχής ενσωμάτωση του συστήματος. Τα βήματα παρουσιάζονται παρακάτω: Καταγραφή και ανάλυση απαιτήσεων Στο βήμα αυτό αναλύονται, διευκρινίζονται και τεκμηριώνονται οι απαιτήσεις που έχει η επιχείρηση από το πρόγραμμα. Ουσιαστικά η απαίτηση από το λογισμικό είναι να λύνει το πρόβλημα για το οποίο το χρησιμοποιούμε, να πετύχει τους στόχους που θέσαμε, να ικανοποιεί τους όρους του συμβολαίου. Η περίπτωση λάθους κατανόησης στις ανάγκες που έχει η επιχείρηση θα οδηγήσει σε σφάλματα τα οποία είναι πολύ δύσκολα να διορθωθούν. Για τον λόγο αυτό θα πρέπει να εντοπίσουμε τα προβλήματα που θέλουμε να λυθούν και τις ανάγκες των πελατών που θέλουμε να καλύψουμε και στην συνέχει να τις μετατρέψουμε σε απαιτήσεις από το λογισμικό. Οι απαιτήσεις αποτελούν την βάση για την σχεδίαση την ολοκλήρωση αλλά και τον έλεγχο του συστήματος και μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε τρεις κατηγορίες: i. Business requirements (επιχειρηματικές απαιτήσεις): Οι απαιτήσεις αυτές περιγράφουν τις ευκαιρίες που θέλει να εκμεταλλευτεί από το σύστημα η επιχείρηση (στρατηγικούς στόχους) και τις ανάγκες που θέλει να καλύψει. ii. Functional requirements (λειτουργικές απαιτήσεις): Ουσιαστικά αποτελούν τον τρόπο που θα γίνει η υλοποίηση για να επιτευχθούν οι επιχειρηματικές απαιτήσεις. Συνήθως οι απαιτήσεις αυτές είναι λεπτομερείς και έχουν πληροφορίες για τις κινήσεις που θα 37

38 γίνουν για επιτευχθούν οι στόχοι και να καλυφθούν οι ανάγκες της επιχείρησης. iii. User requirements (απαιτήσεις χρήστη): Οι απαιτήσεις που έχει ο χρήστης από το σύστημα. (π.χ. ποια reports θέλει να παρουσιάζονται, τι θέλει από τα στατιστικά, πώς θα είναι το interface κ.ά.) Το πιο σημαντικό όμως αυτού του βήματος είναι τα business blueprints τα οποία είναι επίσημα έγγραφα που ανταλλάσσονται μεταξύ της επιχείρησης και του προμηθευτή του ERP και περιλαμβάνουν: Οργανωτικές δομές που θα υλοποιηθούν στο σύστημα ERP Απαιτήσεις και έκταση λειτουργιών του οργανισμού Προσδιορισμός και περιγραφή λειτουργιών και διεργασιών Μεταφορές στοιχείων από τα υπάρχοντα συστήματα στο νέο υπό ανάπτυξη σύστημα ERP (data conversions data migration) Απαιτήσεις σε εκτυπώσεις και αναφορές Συνοπτική περιγραφή ενδεχόμενων πρόσθετων προγραμμάτων ( enhancements). Βασικές απαιτήσεις και αρχές για τις εξουσιοδοτήσεις χρήσης ( authorizations) Παραμετροποίηση του συστήματος Στο βήμα αυτό γίνεται η τροποποίηση του συστήματος και αναπτύσσονται τα υποσυστήματα σύμφωνα με τον σχεδιασμό που έγινε για να καλυφθούν οι απαιτήσεις που αποφασίστηκαν από την εταιρία. Κάποιες ενδεικτικές ενέργειες που ακολουθούνται σε αυτό το βήμα είναι: 38

39 Βασική παραμετροποίηση του συστήματος. Παραμετροποίηση των επιμέρους υποσυστημάτων σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές της προηγούμενης φάσης. Ανάπτυξη προγραμμάτων μεταφοράς των στοιχείων από τα υπάρχοντα συστήματα στο νέο σύστημα ERP (conversions). Ανάπτυξη προγραμμάτων επιμέρους βελτιώσεων (enhancements). Ανάπτυξη εκτυπωτικών προγραμμάτων (reporting). Ανάπτυξη προγραμμάτων έκδοσης παραστατικών (lay out sets) Προμήθεια και εγκατάσταση εξοπλισμού Στο βήμα αυτό αποφασίζεται από την διοίκηση της εταιρίας την ομάδα έργου και τους συμβούλους του συστήματος τι καινούργιο εξοπλισμό (hardware) χρειάζεται να προμηθευτεί η επιχείρηση για την εκτέλεση των νέων διεργασιών που θα επιφέρει το σύστημα, (π. χ καινούργιους και πιο γρήγορους υπολογιστές, ασύρματα scanner για barcodes, κ.ά.) και στην συνέχεια γίνεται η εγκατάστασή του Εγκατάσταση του συστήματος Γίνεται η εγκατάσταση του καινούργιου συστήματος στους υπολογιστές των χρηστών, ώστε να αποκτήσουν και αυτοί μια πρώτη εικόνα από αυτό, όπως επίσης και εγκατάσταση του εξοπλισμού που θα χρησιμοποιηθεί για τις λειτουργία του συστήματος Data migration (μεταφορά δεδομένων) Η μεταφορά δεδομένων έχει να κάνει με τα δεδομένα που θα 39

40 μεταφερθούν από το παλιό σύστημα στο καινούργιο. Είναι πολύ σημαντικό βήμα και θα πρέπει να γίνει με μεγάλη προσοχή γιατί συνήθως ο αριθμός των δεδομένων είναι μεγάλος και δύσκολα ελεγχόμενος. Θα πρέπει να γίνουν οι σωστές κινήσεις για την μετατροπή των δεδομένων από το παλιό σύστημα σε μορφή οπού θα είναι συμβατή με το νέο σύστημα, κάτι που συνήθως γίνεται με κάποιο πρόγραμμα. Επίσης πολύ σημαντικό είναι να αποφασισθεί ποια δεδομένα θα μεταφερθούν στο νέο σύστημα και ποια δεν είναι απαραίτητα. Οπότε χωρίζουμε τα δεδομένα και προσδιορίζουμε: Τα αναγκαία δεδομένα για την λειτουργία του καινούργιου συστήματος. Την παλαιότητα των δεδομένων που θα μεταφερθούν. Τα πολύ παλιά δεδομένα τις περισσότερες φορές είναι άχρηστα. Νέα δεδομένα που θα πρέπει να προσθέσουμε στο καινούργιο σύστημα ενώ δεν υπήρχα στο παλιό. Συνήθως έχουν να κάνουν με τις νέες διαδικασίες που θα μας επιφέρει το καινούργιο σύστημα. Το κόστος που θα μας αποφέρουν τα παλιά δεδομένα χαμηλής ποιότητας που μπορεί να έχουν λάθη, ελλείψεις, επαναλήψεις κ.ά. Η ανάλυση κόστους πρέπει να γίνει για να αποφασισθεί ποια δεδομένα θα μεταφερθούν στο καινούργιο σύστημα Εκπαίδευση των χρηστών Γίνεται η απαραίτητη εκμάθηση του συστήματος από τους προμηθευτές- συμβούλους ή την ομάδα που είναι υπεύθυνη για το έργο στους χρήστες του συστήματος. Συνήθως πριν την επίσημη έναρξη λειτουργίας του νέου ERP έχει στηθεί μια δοκιμαστική βάση δεδομένων στην οποία γίνεται η εκπαίδευση των χρηστών. 40

41 Δοκιμαστική λειτουργία, έλεγχος και διορθώσεις Εφόσον έχουν μεταφερθεί τα δεδομένα στην βάση του νέου συστήματος και έχει εκπαιδευτεί το προσωπικό πάνω στις νέες διαδικασίες και λειτουργίες του νέου συστήματος, ξεκινάει η λειτουργία του συστήματος. Ο πρώτος καιρός της λειτουργία θεωρείται δοκιμαστικός αφού εμφανίζονται τα τυχών προβλήματα που υπάρχουν στο σύστημα. Ουσιαστικά γίνεται έλεγχο μέσω της πρακτικής λειτουργία του συστήματος και εντοπίζονται τα λάθη που θα πρέπει να διορθωθούν Κοστολόγηση ενός συστήματος ERP Το κόστος του έργου για την ενσωμάτωση του νέου συστήματος μπορεί να χωριστεί σε δύο κατηγορίες: Αρχικό κόστος (δηλαδή το κόστος της επένδυσης). Κόστος λειτουργίας Αρχικό κόστος Κόστος προμηθευτή συστήματος ERP: Εδώ τοποθετούμε τα κόστη που στον προμηθευτή του συστήματος. Αυτά ουσιαστικά είναι τα κόστη αδειών του συστήματος ERP, παραμετροποίησης, τροποποίησης, μεταφοράς δεδομένων κ.ά. Αυτά υπολογίζονται με βάση τις ανθρωποώρες που θα χρειαστούν για το καθένα, ενώ τα κόστη αδειών υπολογίζονται ανάλογα το πόσα άτομα 41

42 θα κάνουν μελλοντική χρήση του συστήματος και χρειάζεται να έχουν τους λογαριασμούς τους (Account). Κόστος ανασχεδιασμού επιχειρηματικών διεργασιών (business process re- engineering): Το κόστος αυτό περιλαμβάνει τις ανθρωποώρες που θα ξοδέψει η ομάδα του έργου για το νέο ERP για να αναλύσει τις τωρινές διεργασίες της επιχείρησης και να σχεδιάσει τις νέες που θα ενσωματωθούν στο νέο σύστημα. Κόστος υλικού (Hardware): Στο κόστος υλικού περιλαμβάνεται το ποσό που θα χρειαστεί να ξοδέψει η επιχείρηση για τον εξοπλισμό που θα προμηθευτεί για το νέο σύστημα όπως και τις ανθρωποώρες εγκατάστασης του εξοπλισμού. Κόστος λογισμικού (software): Στο κόστος αυτό συγκαταλέγεται το πακέτο λογισμικού που αγοράζει η εταιρία. Συνήθως αυτό το κόστος είναι το μεγαλύτερο στο έργο, και έχει να κάνει επίσης με το μέγεθος της επιχείρησης και τις άδειες που χρειάζεται η επιχείρηση για το λειτουργικό του συστήματος, την βάση δεδομένων, τους server κ. α. Δηλαδή όσο μεγαλύτερη η επιχείρηση τόσες παραπάνω άδειες θα χρειαστεί. Στην περίπτωση όμως που επιλεγεί λογισμικό ανοιχτού κώδικα το κόστος προφανώς θα είναι μικρότερο και υπολογίζεται με βάση τις ανθρωποώρες που χρησιμοποίησαν οι προγραμματιστές για να στήσουν το νέο πρόγραμμα στην επιχείρηση. Κόστος διαχείρισης έργου: Τέλος στο κόστος διαχείρισης έργου περιλαμβάνεται το κόστος 42

43 των ανθρωποωρών που εργάστηκε η ομάδα του έργου για το σύστημα αλλά και γενικά η εργασία όλου του προσωπικού που έχει εμπλακεί με το έργο. Ακόμα σε αυτό προσθέτουμε και το κόστος των εξωτερικών συμβούλων που εργάστηκαν για να βοηθήσουν την ομάδα έργου στην σχεδίαση και εφαρμογή του συστήματος. Εικόνα 2 4: Παράγοντες κόστους ERP και οι συνδέσεις τους με τα παράγοντες της επιχείρησης Κόστος λειτουργίας Κόστος νέων εκδόσεων και αδειών: Συνήθως μία επένδυση σε ένα ERP εφόσον είναι επιτυχής θα 43

44 διαρκέσει πολλά χρόνια. Όπως είναι λογικό μέσα σε αυτά τα χρόνια η τεχνολογία βρίσκεται σε εξέλιξη και οι ανάγκες της επιχείρησης θα αλλάζουν ανάλογα με τα θέλω της αγοράς. Έτσι για να διατηρηθεί όσο γίνεται περισσότερο το ERP λογισμικό μας θα πρέπει να ανανεώνεται διαρκώς, με εγκατάσταση νέων εκδόσεων λογισμικού και αναβάθμιση του υλικού όταν πιστεύει η ομάδα που είναι υπεύθυνη ότι χρειάζεται. Έτσι θα πρέπει μια επιχείρηση προτού προχωρήσει στο έργο να υπολογίζει και ένα αρκετά μεγάλο κόστος για την αγορά νέων αδειών αλλά και μελλοντικών αναβαθμίσεων ( updates) του συστήματος. Κόστος συντήρησης (maintenance cost): Ουσιαστικά σε αυτήν την κατηγορία κατατάσσονται τα κόστη που ξοδεύει η επιχείρηση για την επιδιόρθωση σφαλμάτων και τεχνικών προβλημάτων του συστήματος. Τις περισσότερες φορές που επιχειρήσεις συναντούν τέτοιου είδους προβλήματα δεν καταφέρνουν να τα λύσουν μόνες τους λόγο έλλειψης τεχνικών γνώσεων, έτσι απευθύνονται σε αρμόδιους συνεργάτες του κατασκευαστή του συστήματος οι οποίοι κοστίζουν. Είναι πολύ σημαντικό για την ομαλή λειτουργία του συστήματος τέτοιου είδους προβλήματα να λύνονται με επιτυχία γιατί διαφορετικά θα αυξάνεται το κόστος επίλυσης τους και θα δημιουργούνται μεγαλύτερα προβλήματα στο σύστημα. Κόστος προσωπικού διαχείρισης: Το νέο σύστημα που θα χρησιμοποιεί η επιχείρηση θα πρέπει να έχει μία ομάδα ατόμων οι οποίοι θα είναι καθημερινά υπεύθυνη για την σωστή λειτουργία, την ασφάλεια, την απόδοση του συστήματος αλλά και για την ενημέρωση των χρηστών σε νέες εφαρμογές και λειτουργίες 44

45 που θα αναπτυχθούν. Ακόμα η ομάδα θα πρέπει να εκπαιδεύει διαρκώς τους χρήστες ώστε να γίνονται οι διαδικασίες με όσο γίνεται λιγότερα σφάλματα, ώστε να καθυστέρηση να φτάσει στο σημείο όπου θα έχει πολλά λανθασμένα δεδομένα. ΚΕΦΆΛΑΙΟ 3 Case study Stone group International (SGI) Ο όμιλος Stone group international θεωρείται ο μεγαλύτερος όμιλος επεξεργασίας και εμπορίας μαρμάρων, γρανιτών και φυσικών πετρωμάτων σε όλη την Ελλάδα. Είναι πρεσβευτής του ελληνικού μαρμάρου σε 85 χώρες παγκοσμίως με αναπτυγμένο δίκτυο πωλήσεων σε όλες τις ηπείρους, θυγατρικές εταιρίες στο 45

46 εξωτερικό και με διεθνές πελατολόγιο. Ο όμιλος εταιριών αποτελείται από τρία εργοστάσια επεξεργασίας μαρμάρου. Η έδρα του ομίλου βρίσκεται στο Καβαλάρι Θεσσαλονίκης οπού βρίσκεται και η μεγαλύτερη παραγωγική του μονάδα η οποία ιδρύθηκε 1981 και σήμερα ονομάζεται Marmor, ενώ οι άλλες δύο παραγωγικές μονάδες βρίσκονται στην Δράμα και στην Βέροια οι οποίες ονομάζονται Μπύρος δωρικά μάρμαρα και Vermion. Μάλιστα στην παραγωγική μονάδα της Δράμας βρίσκεται και ένα από τα λατομεία του οργανισμού. Η εταιρία επίσης διαθέτει δικά της λατομεία όπου προμηθεύεται τις πρώτες ύλες από συγκεκριμένα μάρμαρα και θεωρείτε πρώτη σε εξαγωγές ορισμένων ειδών μαρμάρου. Ακόμα, η κεντρική παραγωγική μονάδα του που εδρεύει στο Καβαλάρι αποτελείται από τρεις γραμμές παραγωγής. Η πρώτη γραμμή παραγωγής είναι η γραμμή κοπής και κατεργασίας όγκων και παραγωγής πλακών. Στην συνέχεια είναι η γραμμή παραγωγής δαπέδων, πλακιδίων και μεγάλων διαστάσεων. Τέλος η γραμμή παραγωγής ειδικών διαστάσεων και ειδικών μαρμάρινων κατασκευών. Οι γραμμές αποτελούνται από σύγχρονα μηχανήματα κορυφαίων Ιταλικών οίκων τελευταίας τεχνολογίας. Η παραγωγική δυνατότητας της επιχείρησης υπολογίζεται γύρω τ.μ. (ένα εκατομμύριο διακόσιες πενήντα χιλιάδες τετραγωνικά μέτρα) τον χρόνο. Με σημαντικό κεφάλαιο το προσωπικό του ομίλου που είναι άριστα εκπαιδευμένο στον τομέα του μαρμάρου με εξειδικευμένους τεχνίτες και μαρμαρογλύπτες για το καλύτερο αποτέλεσμα και την μέγιστη ικανοποίηση των απαιτήσεων των πελατών. Διαθέτει μεγάλη γκάμα προϊόντων και επεξεργασίες για όλα τα γούστα. Τέλος ο όμιλος έχει ολοκληρωμένα έργα σε πολλές χώρες του κόσμου χάρις το 46

47 δίκτυο που έχει αποκτήσει με την βοήθεια συνεργατών του που τον αντιπροσωπεύουν παγκοσμίως. Pre- implementation phase: Εφόσον περιγράψαμε τον οργανισμό στον οποίο εκτελέστηκε το έργο που μελετήθηκε για την διπλωματική, συνεχίζουμε με τα βήματα που ακολούθησε η ομάδα του IT (Information technology) του ομίλου αρχικά για να καταλήξει στην απόφαση ότι χρειάζεται καινούργιο σύστημα, να επιλέξει πιο ERP της ταιριάζει περισσότερο και γενικά πως κατέληξε στην τελική της απόφαση. Βήμα 1 ο Existing system review Ο οργανισμός Stone group θέτοντας ως καινούργιο στρατηγικό στόχο την εδραίωση της εταιρίας σε έναν από τους παγκόσμιους ηγέτες στον κλάδο του μαρμάρου θεώρησε ότι θα πρέπει να βελτιωθεί σε τομείς που είχε αδυναμίες. Μία από τις αδυναμίες της επιχείρησης ήταν ότι είχε ελλιπείς πληροφορίες από το σύστημα που χρησιμοποιούσε για τις καθημερινές της διεργασίες. Η εταιρία χρησιμοποιούσε τρία συστήματα για την καταγραφή των πληροφοριών της και για τις διαδικασίες της. Τα συστήματα αυτά ήταν: 47

48 To TOP. To Galaxy της Singular logic. Το SEN της Singular logic. TOP- Service: Το e- Μάρμαρο είναι ένα σύστημα το οποίο χρησιμοποιούσε η παραγωγή της επιχείρησης. Το σύστημα αυτό δημιουργήθηκε από κάποιον εξωτερικό συνεργάτη για τις ανάγκες της παραγωγής και είναι μια τυποποιημένη πλατφόρμα για τις επιχειρήσεις παραγωγής και επεξεργασίας μαρμάρων που επικοινωνεί με την πλατφόρμα του SEN. To ΤOP λοιπόν ήταν το σύστημα που χρησιμοποιούσαν οι εργάτες της παραγωγής και οι αποθηκάριοι για τις καθημερινές τους διεργασίες. SEN: Το SEN είναι το πρώτο σύστημα το οποίο χρησιμοποιούσε η επιχείρηση. Πρόκειται για ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα επιχειρησιακών πόρων της εταιρίας Singular Logic. Το SEN είναι το παλιό σύστημα της εταιρίας Singular Logic το οποίο το αντικατέστησε με τον νέο και πιο εξελιγμένο Galaxy το οποίο διέθετε πιο πολλές εφαρμογές και υποσυστήματα. Το SEN η επιχείρηση το χρησιμοποιούσε για τα logistics και τις κινήσεις της αποθήκης. Galaxy: Η επιχείρηση χρησιμοποιούσε την πλατφόρμα του Galaxy για τις πωλήσεις τις διανομές τα λογιστικά και γενικώς το οικονομικό κομμάτι της. Το Galaxy εγκαταστάθηκε στην εταιρία ως το καινούργιο σύστημα της εταιρίας πληροφορικής Singular Logic. Η Stonegroup χρησιμοποιούσε το SEN το προηγούμενο σύστημα της Singular Logic. Όταν αποφάσισε να προχωρήσει στην αγορά του Galaxy δεν προτίμησε ολόκληρη την πλατφόρμα αλλά 48

49 συγκεκριμένα υποσυστήματα τα οποία θα επικοινωνούσαν με τα υποσυστήματα του SEN τα οποία αποφάσισε να κρατήσει. Έτσι ουσιαστικά η επιχείρηση προσπάθησε να δημιουργήσει γέφυρες επικοινωνίας ανάμεσα σε αυτά τα τρία συστήματα για να καλύψει τις διεργασίες της. Το TOP που χρησιμοποιούσε καθημερινά η παραγωγή και οι αποθηκάριοι επικοινωνούσε με το SEN στο οποίο μπορούσες να δεις το απόθεμα στις αποθήκες και στην συνέχεια από το SEN επικοινωνούσε με το GALAXY για να δεσμεύεται το απόθεμα που πήγαινε για πώληση. Όμως η προσπάθεια αυτή ήταν ανεπιτυχής αφού δημιουργήθηκαν πολλές έλλειψης δεδομένων που χανόντουσαν στην μεταφορά. Ακόμα ο έλεγχος των συστημάτων γινόταν σε μικρό βαθμό οπότε εμφανίστηκαν πολλά λάθος δεδομένα που θα οδηγούσαν σε λάθος συμπεράσματα και τέλος ο χρήστης ήταν ο κυρίαρχος στο σύστημα και μπορούσε να κάνει ότι αλλαγές ήθελε που πολλές φορές δεν ήταν οι σωστές κινήσεις. Για παράδειγμα στο TOP επειδή το απόθεμα ήταν συσκευασμένο άμα η επιχείρηση πωλούσε μία ποσότητα 10 τετραγωνικών μέτρων από μία συσκευασία 15 τετραγωνικών μέτρων δεν γινόταν χώρισμα της συσκευασίας σε δύο (μία με 5 τετραγωνικά και μία με 10) για να γίνει πώληση. Έτσι από το απόθεμα στο TOP χανόντουσαν 15 τετραγωνικά ενώ στην πραγματικότητα τα 5 έμεναν πίσω. Για αυτό είχαν δημιουργηθεί λάθη στα αποθέματα. 49

50 2 ο Βήμα Go or not to go Εφόσον η επιχείρηση Stone group κατάλαβε ότι έχει πολλά κενά από τα υπάρχων πληροφοριακά της συστήματα θα έπρεπε να αποφασίσει πως θα κινηθεί. Έχοντας λοιπόν κάνει ανάλυση της κατάστασης που επικρατούσε εκείνων τον καιρό και βλέποντας γενικά τις δυνατότητες που υπήρχαν από τα προγράμματα ERP που ήταν διαθέσιμα στην αγορά, έπρεπε η διοίκηση να πάρει μία απόφαση. Η απόφαση αυτή θα ήταν η επιχείρηση να προσπαθήσει να παραμετροποιήσει με την βοήθεια συμβούλων το υπάρχων σύστημα και να προχωρήσει μαζί του, ή να προχωρήσει στην αγορά και ενσωμάτωση ενός νέου συστήματος. Λαμβάνοντας υπ όψη τις ευκαιρίες που έχανε η επιχείρηση με το υπάρχων σύστημα και το μέγεθος της ζημίας που υπήρχε σε αυτό, η διοίκηση του ομίλου αποφάσισε ότι θα προχωρήσει σε ένα νέο ενιαίο σύστημα που θα την βοηθήσει να πετύχει τον στρατηγικό της στόχο που είναι να καθιερωθεί ως μια από τις μεγαλύτερες εταιρίες στον χώρο του μαρμάρου παγκοσμίως. Τέλος αφού η επιχείρηση έκανε του υπολογισμούς της σχετικά με το κόστος ενός τέτοιου έργου και την πρόσληψη του επιπλέον προσωπικού που θα χρειαζόταν για να προχωρήσει σε ένα νέο σύστημα προχώρησε στο επόμενο βήμα για την συνέχεια του έργου. 50

51 3 ο Βήμα New system requirements Το πρώτο και πιο βασικό που ζητούσε η εταιρία από το νέο σύστημα ήταν να τις παρέχει ενοποιημένες υπηρεσίες. Δεν θα ήθελε με τίποτα να αντιμετωπίσει τα ίδια προβλήματα με μεταφορά δεδομένων από το ένα σύστημα στο άλλο. Ήθελα τα υποσυστήματα να επικοινωνούν μεταξύ τους και να του προσφέρουν τις καλύτερες δυνατές υπηρεσίες ώστε να το χρησιμοποιήσει σαν εργαλείο και να μην του δημιουργήσει εκ νέου προβλήματα σαν το προηγούμενο σύστημα. Έτσι το κύριο μέλημα της ήταν να επιλέξει το καλύτερο σύστημα και ας χρειαζόταν μεγαλύτερο κεφάλαιο για να το έχει. Η επιχείρηση ήθελε το νέο σύστημα να έχει αυξημένο σύστημα ελέγχου στον τομέα της παραγωγής γιατί είδε ότι το προσωπικό που απασχολεί είναι επιρρεπής στα λάθη. Οπότε ήθελε οι διεργασίες να είναι αυτοματοποιημένες και να μην επιτρέπουν πολλές διαφορετικές επιλογές, ώστε ο χρήστης βήμα βήμα να κάνει την δουλεία του καθοδηγούμενος από το σύστημα ώστε να είναι πολύ δύσκολο να κάνει λάθος. Επίσης, επειδή η επιχείρηση είχε σοβαρό πρόβλημα με το προηγούμενο σύστημα σε ότι έχει να κάνει με την διαχείριση των logistics αλλά και με την παραγωγή ήθελα ένα αξιόπιστο σύστημα με διαχείριση αποθηκών. Ο project manager που είναι ο διευθυντής του IT ανέλαβε και διευθυντής στα logistics ώστε να διαμορφώσει τις διεργασίες της εταιρίας με τις διεργασίες που θα μας προσφέρει το καινούργιο σύστημα από το οποίο υπάρχουν υψηλές απαιτήσεις στον τομέα τον Logistics. 51

52 Τέλος η μεγαλύτερη απαίτηση που είχε από το σύστημα είναι να έχει καλή εικόνα στην αγορά και να έχει μια σταθερή θέση το brand name που θα επιλέξει. Το πιο σημαντικό σε αυτές τις περιπτώσεις είναι να επιλέξεις ένα σύστημα στο οποίο ξέρεις ότι οι προμηθευτές του και οι σύμβουλοι που θα αναλάβουν να συνεργαστούν με την επιχείρηση σου θα μπορούν να σου παρέχουν υποστήριξη όποτε και να την χρειαστείς. Δηλαδή η επιχείρηση ήθελε από το σύστημα ένα πολύ δυνατό brand name το οποίο θα της πρόσφερε και διαφήμιση στην αγορά αλλά και κάποια σταθερότητα ξέροντας ότι για τα επόμενα 5-10 χρόνια θα της παρέχει την υποστήριξη που χρειάζεται ακόμα και αν ήξερε ότι αυτό θα έχει μεγαλύτερο κόστος. 4 ο Βήμα Feasibility Study Σε αυτό το βήμα ο project manager εφόσον έκανε την παρουσίαση του στην διοίκηση τις επιχείρησης για να τους δείξει ότι η εναλλαγή του συστήματος είναι απαραίτητη για την επιχείρηση, έπρεπε να δουν μαζί με την διοίκηση τα διαθέσιμα κεφάλαια που μπορεί να δεσμεύσει ο οργανισμός για αυτό το μεγάλο και ακριβό έργο. Σε αυτό λοιπόν το βήμα συμφωνήθηκαν τα διαθέσιμα κεφάλαια που έχει η εταιρία για την υλοποίηση του έργου ώστε ο project manager να βγει για έρευνα στην αγορά συστημάτων και να δει τις επιλογές του για τα χρήματα που θέλουν να διαθέσουν. Ακόμα συμφωνήθηκε ότι πέρα από την επένδυση που πρέπει να γίνει στο καινούργιο σύστημα θα πρέπει η εταιρία να είναι έτοιμη για το έργο που πρόκειται 52

53 να αναλάβει. Για αυτόν τον λόγο αποφασίστηκε η πρόσληψη επιπλέον προσωπικού για τον τομέα του IT της επιχείρησης, ώστε να αναλάβουν καθοριστικό ρόλο στην μετέπειτα πορεία του έργου. Τα άτομα που προσέλαβε η εταιρία ήταν τρία για το προσωπικό της στο Καβαλάρι και ένα για το εργοστάσιο στην Δράμα. Το πρώτο άτομο που προσλήφθηκε από την επιχείρηση, είχε τον τίτλο του ERP specialists και ιδιαίτερη γνώση και προϋπηρεσία στο σύστημα του Galaxy. Θεωρήθηκε χρήσιμος για την κατάλληλη μορφοποίηση του Galaxy ώστε να ξεκαθαρίσει τις λειτουργίες και τα δεδομένα του Galaxy ώστε να μπορούν να κάνουν όσο πιο εύκολα την μετάβαση στο σύστημα που θα επιλεχθεί. Η πρόσληψη έγινε περίπου έξι μήνες πριν το implementation phase. Το δεύτερο άτομο που προσλήφθηκε ήταν προγραμματιστής ο οποίος ανέλαβε να στήσει μια εφαρμογή στην access για τα στατιστικά της παραγωγής ώστε να μαζευτούν δεδομένα για τις παραγωγικές διαδικασίες που ακολουθεί η επιχείρηση. Αυτή η access και κάποια ακόμα προγράμματά που χρησιμοποιήθηκαν για το μελλοντικό implementation. Η πρόσληψη του έγινε περίπου πέντε μήνες πριν το implementation phase. Το τρίτο και τελευταίο άτομο για την Marmor είχε γνώσεις τεχνικές για το στήσιμο και την υποστήριξη των server που θα χρησιμοποιήσει η επιχείρηση όταν αρχίσει να λειτουργεί το καινούργιο της σύστημα. Η πρόσληψη του συγκεκριμένου εργαζόμενου έγινε με την αρχή του implantation phase. Φυσικά είχε γίνει μια προεργασία στους servers από το άτομο που ήταν υπεύθυνο για τους server του προηγούμενου συστήματος, το οποίο κρίθηκε ότι πρέπει να αναλάβει άλλον ρόλο στο implementation για αυτό και έγινε η πρόσληψη του καινούργιου εργαζόμενου. Τέλος έγινε και η πρόσληψη ενός τεχνικού ο οποίος ήταν υπεύθυνος για την υποστήριξη των server στο εργοστάσιο της Δράμας. Το συγκεκριμένο άτομο δεν είχε 53

54 κάποιο καθοριστικό ρόλο στο implementation phase απλά ήταν καθαρά τεχνική υποστήριξη για το εργοστάσιο της Δράμας επειδή στο παρελθόν δεν υπήρχε κανείς. Στην Βέροια κρίθηκε ότι δεν ήταν ανάγκη η προσθήκη νέου μέλους του IT σε εκείνο το εργοστάσιο, αφού πρόκειται για την πιο μικρή παραγωγική μονάδα από τις τρεις που διαθέτει ο οργανισμός και η απόσταση από την Θεσσαλονίκη δεν θεωρείτε πολύ μεγάλη σε περίπτωσή που προκύψει κάποιο μεγάλο πρόβλημα θα μπορούσε να αναλάβει το προσωπικό από το Καβαλάρι. 5 ο Βήμα Marketing search Ο project manager έχοντας πλέον την έγκριση της εταιρίας, τους πόρους που μπορεί να του διαθέσει και έχοντας συνθέσει την ομάδα του, προχώρησε στην έρευνα της αγοράς των ERP προγραμμάτων για να δει ποιες είναι οι προσφορές που θα ξεχωρίσουν για τα θέλω τους. Με ερωτήσεις συνεργατών και εξωτερικών συμβούλων όπως και με την βοήθεια του διαδικτύου οδηγήθηκε σε ομιλίες με διαθέσιμους προμηθευτές ώστε να λάβει τις προσφορές τους. Έχοντας λοιπόν κάνει την προσωπική του έρευνα κατέληξε σε τρεις διαφορετικές προτάσεις οι οποίες κρίθηκαν οι επικρατέστερες. 54

55 6 ο Βήμα Evaluation process Για την αξιολόγηση λοιπόν αυτών των προτάσεων οργάνωσε συναντήσεις μεταξύ της διοίκησης και των υψηλόβαθμων στελεχών της εταιρίας με τους υποψήφιους αγοραστές, ώστε να γίνει μια παρουσίαση των συστημάτων που ξεχώρισαν. Στις αρχές του Φλεβάρη του 2016 λοιπόν στο ξενοδοχείο Grand Hotel Palace έγινε παρουσίαση των τριών συστημάτων. Τα τρία συστήματα που παρουσιάστηκαν ήταν το Infor, το Microsoft dynamics και το SAP. Στο τέλος κάθε παρουσίασης μοιράστηκε ένα ερωτηματολόγιο για να βγουν τα αποτελέσματα με βάση την παρουσίαση που τους έγινε. Εικόνα 3 1: Αποτελέσματα ερωτηματολογίου αξιολόγησης παρουσιάσεων συστημάτων. 55

56 Στην εικόνα παρουσιάζονται τα modules κάθε συστήματος και η βαθμολογία που δέχτηκαν στην αξιολόγησή τους από τα στελέχη και την διοίκηση της επιχείρησης όπως και κάποιες ερωτήσεις για το αν χρειάζεται να προχωρήσει η επιχείρηση σε ένα τέτοιο έργο. Βλέπουμε λοιπόν ότι το SAP συγκέντρωσε την μεγαλύτερη βαθμολογία από τους ανταγωνιστές της. Στην συνέχεια παρουσιάστηκε και στην διοίκηση η οικονομική προσφορά κάθε προμηθευτή από τον project manager. Όπως φαίνεται στο παρακάτω πίνακα. Εικόνα 3 2 Πίνακας παρουσίασης κόστους συστημάτων στην διοίκηση. Τα ποσά δε δόθηκαν από την εταιρία, πάρα μόνο ο πίνακας που προστέθηκε. Σε αυτόν λοιπόν τον πίνακα παρουσιάστηκαν τα κόστη (Χ,Υ,Α,Β) για να παρθεί η επιλογή του τελικού συστήματος. 56

57 Εφόσον λοιπόν αξιολογήθηκαν τα συστήματα βάση εφαρμογών, δυνατοτήτων και κόστους η επιχείρησης οδηγήθηκε στην τελική της απόφαση η οποία ήταν να επιλέξει το SAP ως το νέο της σύστημα ERP. Κεφάλαιο 4ο Implementation phase Στην προηγούμενη φάση περιγράψαμε την πρώτη φάση του έργου για το νέο σύστημα. Η επιχείρηση λοιπόν αποφάσισε ότι χρειάζεται νέο σύστημα, καθόρισε τις απαιτήσεις που θα έχει αυτό, αξιολόγησε την επένδυση, αποφάσισε με ποια εταιρία θα συνεργαστεί και ποιο σύστημα θα επιλέξει με βάση το διαθέσιμο κεφάλαιο και τέλος αξιολόγησε την διαδικασία που τις πρότεινε η εταιρία πληροφορικής που συνεργάστηκε. Εφόσον τελείωσε με τις παραπάνω κινήσεις και πήρε την οριστική απόφαση η επιχείρηση θα προχωρήσει με το implementation του καινούργιου συστήματος. Εμείς σε αυτό το κεφάλαιο θα ασχοληθούμε με τα βήματα που ακολούθησε η επιχείρηση για το implementation και κυρίως με το υποσύστημα της παραγωγής (PP). 57

58 7 ο Βήμα New system implementation Η απόφαση πάρθηκε το νέο σύστημα θα είναι SAP Production system ERP 6.0 και επικοινωνεί με την βάση δεδομένων SAP HANA. Το πρώτο λοιπόν βήμα του προγραμματισμού του νέου έργου είναι να διαμορφωθούν τα υποσυστήματα. Τα υποσυστήματα που επιλέχθηκαν είναι: FI- AA Financials- Asset Accounting. CO- PA Controlling- Profitability analysis SD- Sales and Distribution CRM- Customer Relation Management PP- Production Planning MM- Material Management WMS- Warehouse Management System QM- Quality Management BI Reporting- Business Intelligence Reporting HR- Human resources Αφού λοιπόν αποφασίστηκαν τα υποσυστήματα ορίστηκαν τα στελέχη της επιχείρησης που θα είναι υπεύθυνα για τον σχεδιασμό, τον καθορισμό του τρόπου λειτουργίας και των διεργασιών που θα εκτελεί το κάθε υποσύστημα. Προφανώς τα στελέχη ήταν από τον τομέα της επιχείρησης που αφορά κάθε υποσύστημα. 58

59 Ακόμα ορίστηκε και ένα υπεύθυνο μέλος του IT για κάθε module. Ουσιαστικά το μέλος του IT σε συνεργασία με το στέλεχος που είναι υπεύθυνο για το κάθε υποσύστημα θα πρέπει να συνεργαστούν για να μπορέσουν αποφασίσουν τι διεργασίες θα πρέπει να προστεθούν σε κάθε υποσύστημα και ποιες παραμετροποιήσεις πρέπει να γίνουν για να μπορεί να αποδώσει το υποσύστημα αυτά που θέλει η διοίκηση του τμήματος. Το μέλος του IT πρέπει να γνωρίζει τις διεργασίες που εκτελούνται πραγματικά στην επιχείρηση ώστε να καθοδηγήσει την εταιρία πληροφορικής με τις γνώσεις του στον τρόπου εργασίας της επιχείρησης αλλά και τις γνώσεις του στην γλώσσα των υπολογιστών σε επιτυχημένες παραμετροποιήσεις. Εικόνα 4 1 Ανάθεση προσωπικού σε υποσυστήματα του SAP. 59

60 Στην συνέχεια η εταιρία πληροφορικής που συνεργάστηκε με την επιχείρηση ζήτησε από τους υπεύθυνους σε κάθε υποσύστημα να ορίσουν πως θα θέλουν να είναι συγκεκριμένες φόρμες που θα χρησιμοποιούν στο σύστημα, τα layouts (εκτυπωτικά, καρτελάκια ) που θα βγάζει το SAP και κάποιες διεργασίες του ώστε να προχωρήσουν στις παραμετροποιήσεις. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ποιες διεργασίες από κάθε υποσύστημα πρέπει να ορισθούν και να εφαρμοστούν στο SAP. Εικόνα 4 2 Παραμετροποιήσεις που έπρεπε να αποφασιστούν με ποιόν τρόπο θα γίνουν ποιός είναι υπεύθυνος και ποίος θα τις εκτελέσει. 60

61 Για παράδειγμα στο υποσύστημα του Production Planning βλέπουμε ότι ετοιμάστηκαν τα layout των ετικετών με τα barcodes, τα Interface που θα έχουν μπροστά τους οι χρήστες της παραγωγής, η φόρμα που θα περαστούν τα στατιστικά της παραγωγής και τα δεδομένα των συνταγολόγιων και των φασεολόγιων. Όπου συνταγολόγιο εννοούμε την διαδικασία που ακολουθεί η παραγωγή( π.χ στην γυαλιστική πλακών μπήκε μια πλάκα αγυάλιστη και βγήκε γιαλισμένη). Ενώ με το φασελόγιο εξηγούμε σε πιο κέντρο κόστους εκτελέστηκε η συγκεκριμένη παραγωγή. (π.χ η πλάκα πέρασε από την γυαλιστική πλακών για να γίνει για γυαλισμένη και έμεινε μέσα στην μηχανή για 5 λεπτά). Τέλος η επιχείρηση όρισε του key users για κάθε υποσύστημα που θα είναι υπεύθηνοι για την καθημερινή χρήση του υποσυστήματος και τον έλεγχο των δεδομένων που περνάνε στο σύστημα. 61

62 Εικόνα 4 3 Πίνακας με τους key user που διάλεξε η επιχείρηση. Στην παραπάνω εικόνα μπορούμε να δούμε πως η επιχείρηση ξεχώρισε τους Key users ανάλογα με το υποσύστημα και εργοστάσιο στο οποίο δουλεύουν. Βλέπουμε ότι κάποιοι χρήστες θεωρούνται σημαντικοί για 2 και 3 υποσυστήματα αν και αυτά τα σύστημα έχουν αλληλεξάρτηση μεταξύ τους. (π.χ το WMH που είναι για την διαχείριση της αποθήκης με το MM που είναι η διαχείριση των ειδών του μαρμάρου ή και το PP που είναι η παραγωγή). Στο εργοστάσιο της Βέροιας βλέπουμε ότι υπάρχουν 3 χρήστες για 3 υποσυστήματα επειδή πρόκειται για πιο μικρή παραγωγική μονάδα. Εφόσον λοιπόν έγιναν κάποιοι βασικοί ορισμοί για τα νέα υποσυστήματα η επιχείρηση με την εταιρία πληροφορικής που συνεργάζεται θα πρέπει να 62

63 ανταλλάξουν τα λεγόμενα Blueprints τα οποία ουσιαστικά θα είναι υπογεγραμμένα έγραφα για το πως θα γίνει η δημιουργία του υποσυστήματος και ποίες θα είναι η λειτουργίες του. 8ο Βήμα Business blueprints Documents Στα Business blueprints η εταιρία που προμηθεύει το SAP στην επιχείρηση παρουσιάζει τις παραμετροποιήσεις που θα γίνουν στο κάθε υποσύστημα, την διαδικασία λειτουργίας του, τις βελτιώσεις που μπορούν να γίνουν και τα σχέδια τι επιπλέον ανάπτυξη. Έτσι μπορεί να κρίνει ο υπεύθυνος που ορίστηκε στο προηγούμενο βήμα αν συμφωνεί με αυτά που θα γίνουν για να επιτευχθούν τα ζητούμενα. Όταν το blueprint ενός υποσυστήματος υπογραφεί από τον υπεύθυνο η εταιρία που παρέχει το SAP μπορεί να προχωρήσει στις παραμετροποιήσεις 8.1. Εισαγωγή στο PP Εμείς σε αυτήν την εργασία θα αναλύσουμε το module PP (δηλαδή της παραγωγής). Το υποσύστημα του PP έχει ως στόχο την καταγραφή των κινήσεων παραγωγής. Στις κινήσεις παραγωγής περιλαμβάνονται: Εντολές παραγωγής ανά στάδιο παραγωγής. Παραλαβές παραγομένων τελικών και ημιετοίμων προϊόντων σε απόθεμα. 63

64 Αναλώσεις από απόθεμα. Παραλαβές υποπροϊόντων σε απόθεμα. Καταχωρήσεις δραστηριοτήτων που επηρεάζουν τον καταλογισμό κόστους στα παραγόμενα προϊόντα Διαδικασία του PP Προετοιμασία εκτέλεσης. Με τη διαδικασία Προετοιμασίας Εκτέλεσης Παραγωγής δημιουργούνται και εγκρίνονται οι εντολές παραγωγής προς εκτέλεση. Οι εντολές παραγωγής αποτελούν αντικείμενο: επικοινωνίας προς και από τους χώρους παραγωγής. καταχώρησης κινήσεων αποθήκης (αναλώσεων σε παραγωγή και παραλαβών από παραγωγή) κοστολόγησης υλικών και δαπανών Για τη δημιουργία εντολών παραγωγής χρησιμοποιούνται παράμετροι του βασικού αρχείου υλικών, συνταγολόγια, κέντρα εργασίας και φασεολόγια Βασικά Αρχεία. Συντήρηση Βασικών Αρχείων που είναι απαραίτητα για την δημιουργία εντολών παραγωγής. Έτσι πρέπει να συντηρηθούν τα εξής βασικά αρχεία: Βασικό Αρχείο Υλικών. Δομή Κατανομής Κόστους σε συμπαράγωγα. 64

65 Συνταγολόγια. Κέντρα Εργασίας. Φασεολόγια. Τα βασικά αρχεία υλικών είναι κωδικοί που θα δημιουργηθούν με τις διαδικασίες παραγωγής της επιχείρησης. Για παράδειγμα θα δημιουργηθεί ο κωδικός που θα ονομάζεται τελάρο- pirgon 2 raw και αυτός ο κωδικός θα επιλέγεται όταν ένας όγκος pirgon μπαίνει για κοπή σε πλάκες με δυάρι πάχος στο μηχάνημα τελάρο. Οι κωδικοί αυτοί ονομάζονται κωδικοί υλικών επεξεργασίας. Σε κάθε Υλικό Επεξεργασίας θα συντηρείται η πρότυπη Δομή Κατανομής Κόστους. Θα καταγράφονται όλα τα δυνατά συμπαράγωγα και οι συντελεστές ισοδυναμίας βάσει των οποίων θα γίνεται η κατανομή κόστους. (π.χ. κόστος υλικού). Η κατανομή κόστους θα γίνεται απολογιστικά με κανόνα την πραγματική ποσότητα παραγωγής επί το συντελεστή ισοδυναμίας κάθε συμπαραγώγου. Ο συντελεστής ισοδυναμίας είναι ελευθέρως οριζόμενος αλλά στην συγκεκριμένη υλοποίηση θα ισούται με 1 για να ισούται με την πραγματική παραγωγή. Κάθε κωδικός επεξεργασίας επίσης θα έχει ένα συνταγολόγιο το οποίο θα ορίζει όλα τα συμπαράγωγα της παραγωγής. Για παράδειγμα ο κωδικός με ονομασία τελάρο- pirgon 2 raw θα έχει σαν συνταγή ότι αναλώνει τον κωδικό του όγκου υλικού pirgon και παράγει πλάκες με κωδικό pirgon 2 raw, που είναι οι πλάκες υλικού pirgon με πάχος δύο εκατοστά, και τον κωδικό left over pirgon 2 raw που είναι το ρετάλι (όπου ρετάλι είναι οι πλάκες με ρωγμές). 65

66 Δημιουργήθηκαν επίσης κέντρα εργασίας τα οποία ουσιαστικά είναι τα μηχανήματα της επιχείρησης στα οποία γίνεται η παραγωγή (π.χ. τελάρο). Ο στόχος τους θα είναι η καταγραφή των ποσοτικών στοιχείων παραγωγής για την χρησιμοποίηση σε κατανομές δαπανών. Κάθε κέντρο εργασίας θα συνδέεται με ένα κέντρο κόστους. Τέλος θα δημιουργηθούν για κάθε κωδικό επεξεργασίας φασεολόγια τα οποία θα συνδέουν την παραγωγή με το κέντρο εργασίας. Δηλαδή στο παράδειγμα με το τελάρο το φασελόγιο θα συνδέει το κέντρο εργασίας με την συνταγή παραγωγής. Στα φασελόγια θα μπορούν να συντηρηθούν οι πρότυποι χρόνοι παραγωγής ανά τετραγωνικά μέτρα, η ποσότητα παραγωγής, ο χρόνος ρύθμισης της μηχανής και το προσωπικό που απασχολεί Δημιουργία εντολής παραγωγής. Για να δημιουργηθεί λοιπόν η εντολή παραγωγής ο χρήστης θα πρέπει να επιλέγει τον κωδικό εργασίας να συμπληρώνει την ποσότητα παραγωγής και την ημερομηνία και να επιλέγει έγκρισή παραγωγής. Επίσης σε κάθε εντολή παραγωγής ο χρήστης θα έχει πρόσβαση στο φασελόγιο και το συνταγολόγιο ώστε να προστεθούν φάσεις ή αντικείμενα παραγωγής για ειδικές περιπτώσεις. Για παράδειγμα στην περίπτωση των καλλιτεχνών οι οποίοι κάνουν παραγωγές στο χέρι δεν υπάρχουν πρότυποι χρόνοι ανά ποσότητα παραγωγής. Για αυτόν τον λόγο μπορεί στην συγκεκριμένη εντολή παραγωγής να γίνει αλλαγή φασελόγιου με τους πραγματικούς χρόνους. Ενώ στην περίπτωση αλλαγής στο συνταγολόγιο υπάρχει περίπτωση ένα υλικό όταν γυαλιστεί να αλλάξει διαλογή η οποία θα απευθύνεται σε άλλο κωδικό υλικού το οποίο θα πρέπει να προστεθεί στην συνταγή. 66

67 Καταχώρηση παραγωγής. Με τη διαδικασία Καταχώρησης Παραγωγής καταχωρούνται τα ποσοτικά στοιχεία εκτέλεσης παραγωγής: Ποσότητες ανάλωσης συστατικών βάσει των οποίων γίνεται η σχετική κίνηση εξαγωγής από την αποθήκη. ( Αυτό που θα αναλωθεί π.χ. όγκος pirgon). Ποσότητες παραγωγής υποπροϊόντων (π.χ. ρετάλια) βάσει των οποίων γίνεται η σχετική κίνηση εισαγωγής στην αποθήκη. (Το υποπροϊόν ρετάλι pirgon). Ποσότητες παραγωγής συμπαράγωγων βάσει των οποίων γίνεται η σχετική κίνηση εισαγωγής στην αποθήκη. (Τα παραγόμενο pirgon πλάκες με 2 εκατοστά πάχος). Ποσότητες δραστηριοτήτων παραγωγής προκειμένου να προστεθούν στις δαπάνες της επιχείρησης: o Ποσότητες Παραγωγής προσαρμοσμένες σε Συντελεστή Δυσχέρειας ( ο οποίος είναι ίσος με 1 άρα θα θεωρείται σαν δαπάνη η πραγματική ποσότητα παραγωγής). o Χρόνοι Επεξεργασίας και άτομα εργασίας την συγκεκριμένη χρονική περίοδο για να προστεθούν τα ωρομίσθια στις δαπάνες. Για την καταχώρηση της παραγωγής είναι απαραίτητη η δημιουργία εντολής παραγωγής, η οποία θα είναι για το υλικό και το μηχάνημα της πραγματικής παραγωγής (π.χ. η εντολή θα γίνει με κωδικό επεξεργασίας τελάρο- pirgon 2 raw). 67

68 Ανάλωση συστατικών. Οι αναλώσεις των συστατικών θα γίνονται εφόσον το συστατικό που θα αναλώσεις υπάρχει στο συνταγολόγιο της προδιαγραφής που επέλεξε ο χρηστης για να κάνει την εντολή. Εάν δεν είναι στην συνταγή της εντολής παραγωγής δεν θα μπορεί να γίνει ανάλωση. Τα συστατικά θα είναι τοποθετημένα στις αποθήκες με αριθμούς συσκευασίας. Για να γίνουν λοιπόν ανάλωση θα πρέπει η συσκευασία τους να γίνει ενδοδιακίνηση (μεταφορά συσκευασίας εντός της επιχείρησης) στο σύστημα από τον χώρο αποθήκευσης στον χώρο παραγωγής Παραγωγή συμπαράγωγων. Η παραγωγή των συμπαράγωγων θα γίνεται εφόσον θα υπάρχει ο κωδικός υλικού στην συνταγή της εντολής παραγωγής. Στην οθόνη της παραγωγής θα υπάρχει η επιλογή αντιγραφή η οποία σε περίπτωση κοπής θα αντιγράφει μία πλάκα όσες φορές παράχθηκε. Πριν από την αντιγραφή είναι πολύ σημαντικό να γίνει η αλλαγή του αριθμού όγκου. Δηλαδή ο όγκος κόπηκε και παρήγαγε 40 πλάκες, η πρώτη πλάκα θα έχει αριθμό Αυτός ο αριθμός θα πρέπει να περαστεί στο πεδίο παρτίδα πριν την αντιγραφή και μετά απλά γίνεται αντιγραφή για 40 πλάκες οι οποίες παίρνουν αριθμό παρτίδας με αύξουσα σειρά. Σε περίπτωση που υπάρχει γυάλισμα η παρτίδα (αριθμός πλάκας) δεν αλλάζει παρά μόνο ο κωδικός υλικού και η διαλογή. Για παράδειγμα το γυάλισμα μιας πλάκας με κωδικό υλικού Pirgon 2 raw (όπου raw εννοούμε αγυάλιστο) θα αλλάξει ο κωδικός υλικού σε pirgon 2 polished polished γυαλισμένο) και η διαλογή αν χρειάζεται. (όπου 68

69 Παραγωγή υποπροιόντων. Τα υποπροϊόντα που παράγονται θα ακολουθούν και αυτά τον αριθμό του όγκου όπου ξεκίνησαν. Δηλαδή αν ο όγκος παράγει 39 πλάκες και 1 ρετάλι, το ρετάλι θα έχει παρτίδα αλλά με κωδικό υλικού left over pirgon 2. Τα υποπροϊόντα δεν χρειάζεται να είναι στις συνταγές των εντολών παραγωγής και μπορούν να προστεθούν όποτε χρειάζεται με την επιλογή προσθήκη στην οθόνη της παραγωγής. Καλό όμως θα είναι να υπάρχουν στις συνταγές οι κωδικοί ώστε να είναι εύκολο να βρει τον κωδικό υλικού ο εργάτης για να τον κάνει προσθήκη όταν του χρειαστεί Παραμετροποίηση Προετοιμασία εκτέλεσης: Ετοιμάστηκε μία φόρμα στην οποία δημιουργείς την εντολή παραγωγής επιλέγοντας το υλικό επεξεργασίας το οποίο περιέχει το συνταγολόγιο το φασεολόγιο. Στην φόρμα έχεις να συμπληρώσεις την ποσότητα παραγωγής και την ημερομηνία. Τα φασεολόγιο και τα συνταγολόγια ετοιμάστηκαν από τα μέλη του ΙΤ και έγινε η μετάπτωση των δεδομένων στου ανάλογους κωδικούς επεξεργασίας Καταχώρηση παραγωγής: Για την διαδικασία καταχώρησης της παραγωγής ετοιμάστηκε ειδικό interface στο οποίο συμπληρώνεις την εντολή παραγωγής που έχεις ετοιμάσει και έχεις δύο επιλογές. 69

70 Πρώτη επιλογή ανάλωση η οποία σε μεταφέρει σε μία οθόνη η οποία έχει τα συστατικά τα οποία μπορείς να αναλώσεις βάση της συνταγής. Δεύτερη επιλογή παραγωγή η οποία σε μεταφέρει σε μία οθόνη στην οποία περιέχονται τα συστατικά που μπορείς να κάνεις παραγωγή βάση της συνταγής Βελτιώσεις Προετοιμασία εκτέλεσης: Έλεγχος τις σχετικότητας των υλικών που προστίθενται χειροκίνητα κατά την δημιουργία εντολών παραγωγής. Εφόσον μπορούμε να προσθέσουμε στην συνταγή της συγκεκριμένης εντολής χειροκίνητα επιπλέον συστατικά θα μπορούσε να υπάρχει ένας έλεγχος για την σχετικότητα αυτών των συστατικών Καταχώρηση παραγωγής: Κατά την παραγωγή θα δημιουργηθεί λίστα με τις διαλογές των υλικών ώστε να είναι εύκολη η αλλαγή τους σε περίπτωση γυαλίσματος. Επίσης μπορεί να υπάρχει προειδοποιητικό μήνυμα σε περίπτωση παραγωγής της ίδιας παρτίδας ώστε να αποφευχθούν οι διπλό εγγραφές. Τέλος μπορεί να γίνει παραμετροποίηση ώστε να μην επιτρέπονται οι παραγωγές υλικών άμα δεν έχουν συμπληρωθεί όλα τα στοιχεία που είναι απαραίτητα, ώστε να αποφευχθούν τα κενά δεδομένα. 70

71 8.5. Επιπλέον ανάπτυξη Καταχώρηση παραγωγής: Κατά την καταχώρηση παραγωγής θα προστεθεί μία ακόμα επιλογή η οποία θα ονομάζεται στατιστικά. Με την επιλογή αυτή ο χρήστης θα μεταφέρεται σε μία φόρμα στην οποία θα πρέπει να συμπληρώσει τις ώρες παραγωγής που δούλεψε την συγκεκριμένη παραγωγή τις ώρες ενδιάμεσα που είχε κάποια καθυστέρηση η κάποια βλάβη όπως και την ώρα που έκανε την ρύθμιση της μηχανής. Σε περίπτωση που δημιουργηθεί αυτή η επιλογή και λειτουργεί σωστά θα μπορούμε μελλοντικά να παίρνουμε τους πραγματικούς χρόνους παραγωγής για να υπολογίζουμε τις δαπάνες. Ενώ αυτήν την στιγμή χρησιμοποιούνται πρότυποι χρόνοι. 71

72 9 ο Βήμα Χρονοδιάγραμμα Εικόνα 4 4 Χρονοδιάγραμμα έργου ERP implementation Stone group Παραπάνω βλέπουμε το χρονοδιάγραμμα της επιχείρησης για το έργο. Όπως βλέπουμε η διαδικασία ορίστηκε σε έξι μήνες τον χρόνο ακριβώς όπως το είχαμε αναφέρει και στην θεωρία. Το αρχικό βήμα ήταν να αποφασιστούν τα υποσυστήματα (modules) που θα χρησιμοποιήσει άμεσα ο οργανισμός. Η εταιρία πληροφορικής που ανέλαβε το έργο σε συνεννόηση με τους υπεύθυνους των τμημάτων αντάλλαξαν τα blueprints για την διαμόρφωση του συστήματος. Όπως βλέπουμε την πρώτη εβδομάδα του 72

73 Σεπτεμβρίου υπογράφηκαν αυτά τα blueprints και παραδόθηκαν από την εταιρία πληροφορικής τα blueprints για το CRM ( Customer relation management) και το HR ( Human Resource). Την δεύτερη εβδομάδα σχεδιάστηκαν από το διευθυντή παραγωγής οι τελικές οθόνες (interface) που θα έχουν μπροστά τους οι εργάτες στην παραγωγή από το σύστημα. Επειδή το επίπεδο γνώσης πληροφορικής των εργατών στην παραγωγή θεωρείτε χαμηλό, ετοιμάστηκαν απλοποιημένα interface για να γίνονται οι διεργασίες τις παραγωγής. Την πρώτη εβδομάδα του Οκτωβρίου έγινε η παρουσίαση των interface της παραγωγής και ξεκίνησε η λειτουργία του συστήματος η σύνδεση του με τους server και η εγκατάσταση του επιπλέον εξοπλισμού που προμηθεύτηκε επιχείρηση για το έργο. η Την επόμενη εβδομάδα ο έλεγχος των διεργασιών του συστήματος. Οι έλεγχοι αυτοί έγιναν σε test server ο οποίος ήταν δημιουργήθηκε για να γίνει ο έλεγχος σε κάθε νέα διαδικασία του συστήματος που ζητούσε η επιχείρηση και να αργότερα σε αυτόν να γίνει η εκπαίδευση. Ουσιαστικά στα σενάρια ελέγχου παρουσιάστηκαν από την εταιρία πληροφορικής οι νέες διεργασίες στα υποσυστήματα κάθε τμήματος και ελέγχθηκαν από τους key user και τα στελέχη κάθε τμήματος αν υπάρχουν ελλείψεις και δεν καλύπτονται όλες οι περιπτώσεις που θα συναντήσουμε σε πραγματικό χρόνο. Ακόμα ξεκίνησε να ετοιμάζεται ο server που θα χρησιμοποιήσει η επιχείρηση όταν ξεκινήσει η επίσημη λειτουργία του συστήματος. Ο server αυτός ήταν προγραμματισμένος να τελειοποιηθεί την πρώτη εβδομάδα του Δεκεμβρίου, όμως αυτό δεν έγινε ( για αυτό το κουτάκι σημειώθηκε με κόκκινο χρώμα ). 73

74 Εφόσον τελείωσαν τα σενάρια ελέγχου και επιβεβαιώθηκε ότι το νέο σύστημα καλύπτει όλες τις πιθανές περιπτώσεις που θα συναντήσει η επιχείρηση, τον Νοέμβριο ξεκίνησαν οι εκπαιδεύσεις και η επεξήγηση των διεργασιών του συστήματος στους key users και στα μέλη της ομάδας του IT από τους συμβούλους που ανέλαβαν το έργο. Ο βασικός σκοπός στην συγκεκριμένη εκπαίδευση ήταν να μπορέσουν οι συγκεκριμένοι χρήστες κάθε module να αντιληφθούν την λειτουργία του συστήματος ώστε να μπορούν να την μεταφέρουν σε όλους τους χρήστες του μελλοντικού συστήματος. Την τρίτη εβδομάδα του Νοεμβρίου οι σύμβουλοι της εταιρίας πληροφορικής που είναι αρμόδιοι για το πρόγραμμα έδωσαν στα στελέχη του IT που είναι υπεύθυνοι για κάθε υποσύστημα ένα αρχείο excel στο οποίο τα μέλη του IT έπρεπε να μεταφέρουν τους κωδικούς και τα δεδομένα από το προηγούμενο σύστημα. Η συγκεκριμένη διαδικασία κράτησε αρκετές εβδομάδες γιατί ήταν δύσκολο να γίνει η εξόρυξη των δεδομένων και αλλαγή των κωδικών του προηγούμενου συστήματος. Η διαδικασία του data migration ολοκληρώθηκε την δεύτερη εβδομάδα του Ιανουαρίου (σε ορισμένα αποθέματα συνέχιζαν κάνουν εισαγωγή στο σύστημα μέχρι τις αρχές Φλεβάρη). Όπως βλέπουμε τον πρώτο καιρό η επιχείρηση δούλευε το σύστημα χωρίς να έχει ολοκληρωθεί η μεταφορά τον δεδομένων. Ευτυχώς όμως δεν δημιουργήθηκε πρόβλημα γιατί την πρώτη εβδομάδα του Ιανουαρίου η παραγωγή δεν δούλευε λόγω καιρικών συνθηκών και δεν έμειναν πίσω διεργασίες για το σύστημα. Επίσης τέλη Νοέμβρη με τέλη Δεκέμβρη έγινε η εκπαίδευση του προσωπικού από τους key users. Οι εκπαιδευτές είχαν ως στόχο να επεξηγήσουν στο προσωπικό συγκεκριμένες λειτουργίες των χρηστών. Δηλαδή εκπαίδευση έγινε ακριβώς πάνω στο αντικείμενο εργασίας των χρηστών και όχι γενικά στην επεξήγηση της λειτουργίας του συστήματος. Έμαθαν λοιπόν πως να χρησιμοποιούν όσες λειτουργίες έχουν να κάνουν με την δουλεία τους. 74

75 Στην περίπτωση της εκπαίδευσης του προσωπικού της παραγωγής υπήρχε κάποια καθυστέρηση λόγω της ελαττωματικής σχέσης των εργατών με τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Ένας ακόμα παράγοντας για την καθυστέρηση του συγκεκριμένου προσωπικού ήταν η περίοδος που ξεκίνησε η εκπαίδευση διότι υπήρχαν ελλείψεις εργατών λόγω υπόλοιπο αδειών που έπρεπε να πάρουν ( λόγω της ελλιπής εκπαίδευσης του προσωπικού σημειώθηκαν με κίτρινο χρώμα τα κουτάκια ). Για αυτόν το λόγω οι εκπαιδεύσεις του προσωπικού της παραγωγής συνεχίστηκαν και όταν το σύστημα λειτουργούσε live και κάποιες παραγωγές που γινόντουσαν στις βραδινές βάρδιες γινόντουσαν την επόμενη ημέρα από τους Key users. Την πρώτη εβδομάδα του Ιανουαρίου ξεκίνησε η επίσημη λειτουργία του συστήματος. Όπως προ είπαμε τον πρώτο καιρό το σύστημα δεν λειτουργούσε απολύτως σωστά γιατί στην παραγωγή υπήρχαν προβλήματα των χρηστών. Επίσης έπρεπε να διορθωθούν και να γίνουν κάποιες διευκολύνσεις σε διεργασίες του συστήματος. Η εμφάνιση τους έγινε όταν άρχισαν οι χρήστες να χρησιμοποιούν το σύστημα και είδαν σε ποιους τομείς είχαν σημαντικό πρόβλημα και θα έπρεπε να γίνουν οι διορθώσεις. Την δεύτερη εβδομάδα ξεκίνησε και η επίσημη λειτουργία του συστήματος στο εργοστάσιο Vermion το οποίο βρίσκεται στην Βέροια. Η παραγωγική μονάδα εκεί δουλεύει μία μόνο βάρδια (8 ώρες) οπότε ήταν προγραμματισμένο να ξεκινήσει πιο μετά από τις άλλες δύο παραγωγικές μονάδες πρώτης εβδομάδας ήταν πιο εύκολα να καλυφθούν. διότι τα κενά τις Τέλος στα τέλη Φλεβάρη έγινε ο πρώτος έλεγχος για την πορεία του συστήματος καθώς έκλεισε και η πρώτη κύκλος του συστήματος. Το σύστημα έχει ελέγχους και στοιχεία κοστολόγησης ανά δύο μήνες για αυτό δεν μπορείς να κάνεις αλλαγές στα δεδομένα που έχουν περάσει δύο μήνες πριν. Δηλαδή είκοσι οκτώ (28) 75

76 Φλεβάρη έκλεισαν τα δεδομένα για τον μήνα Ιανουάριο και δεν μπορούσαν να γίνουν αλλαγές και εκπρόθεσμες διεργασίες του μήνα αυτού. 10 ο Βήμα Test phase- εκπαίδευση Η εταιρία πληροφορικής που ανέλαβε το έργο έκανε την παραμετροποίηση στο πρόγραμμα της SAP σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης και τα blueprints που υπογράφηκαν. Όταν ολοκλήρωνε τις παραμετροποιήσεις στα υποσυστήματα έπρεπε να τα παρουσιάσει στα στελέχη του ανάλογου τμήματος της επιχείρησης. Αυτή η παρουσίαση είχε στόχο να δούνε τα στελέχη και κάποιοι χρήστες του προηγούμενου συστήματος το πως λειτουργούν οι νέες διεργασίες του συστήματος και πως διεκπεραιώνονται οι διαδικασίες. Συνήθως αυτοί οι χρήστες που τους παρουσίασαν το σύστημα είναι από το προσωπικό που έκανε τις καταγραφές στο προηγούμενο σύστημα, έτσι ώστε να ελεγχθεί εάν το σύστημα μπορεί να καλύψει όλες τις πιθανές περιπτώσεις που έχει συναντήσει έως τώρα η επιχείρηση. Για παράδειγμα, ένα θέμα που είχε τεθεί από την μονάδα παραγωγής ήταν η περίπτωση που ένα φορτηγό με πλάκες έφθανε στο εργοστάσιο τις ώρες που είχαν αποχωρήσει οι υπάλληλοι των γραφείων, πώς θα γίνονταν η παραλαβή των πλακών στο εργοστάσιο από τους εργάτες της δεύτερης η τρίτης βάρδιας. Το σύστημα τότε είχε σαν απαίτηση οι παραλαβές να γίνονται επί τόπου για να ελέγχεται το βάρος και τα τετραγωνικά μέτρα των πλακών που θα παραληφθούν και να περνιούνται 76

77 απευθείας στο σύστημα. Αυτό όμως δεν μπορούσε να γίνει real time. Οπότε έγιναν αλλαγές για να μπορεί να περαστεί ως και μία εβδομάδα μετά με την πραγματική ημερομηνία παράδοσης. Οπότε ουσιαστικά σε αυτήν την φάση ελέγχθηκαν όλες οι λειτουργίες των υποσυστημάτων και έγιναν οι τελικές αλλαγές όπου χρειαζόταν. Στην συνέχεια εφόσον είχαν ελεγχθεί όλα τα modules ξεκίνησε η εκπαίδευση του τμήματος IT και των χρηστών που ήταν οι ίδιοι με αυτούς που πήραν μέρος στο test phase. Όπως είπαμε και παραπάνω η πρώτη εκπαίδευση είχε ως στόχο την κατανόηση του υποσυστήματος. Δηλαδή κάθε υποσύστημα είχε ανατεθεί σε ένα στέλεχος του IT που ήταν υπεύθυνο για την ομαλή λειτουργία του υποσυστήματος και τουλάχιστον δύο υπάλληλους γραφείου( μεσαία στελέχη) οι οποίοι θα κάνουν καταχωρήσεις στο σύστημα. Έτσι η πρώτη εκπαίδευση έγινε σε αυτούς από τους συμβούλους της SAP. Στην συνέχεια οι εκπαιδευμένοι οι οποίοι ουσιαστικά είχαν εκπαιδευτεί σε όλες τις λειτουργίες του υποσυστήματος που τους αντιστοιχούσε αλλά και σε λειτουργίες άλλων υποσυστημάτων που ήταν σχετικά με την εργασία τους π. χ( PP παραγωγής με WMH αποθήκης) έπρεπε να εκπαιδεύσουν το υπόλοιπο προσωπικό στις συγκεκριμένες διαδικασίες που θα εκτελούσε στο σύστημα. 77

78 11ο Βήμα Data migration Σε αυτή την φάση η ομάδα του έργου έπρεπε να μεταφέρει τα δεδομένα που θα ήθελε να κρατήσει η επιχείρηση από το Galaxy, το SEN και το TOP στο SAP. To μέλος του IT που είναι υπεύθυνο για την ορθή λειτουργία κάθε υποσυστήματος είχε δεχτεί ένα excel αρχείο από τους συμβούλους του SAP στο οποίο θα έπρεπε να μεταφέρει τους κωδικούς του Galaxy. Η επιχείρηση όπως προ είπαμε είχε πολλά κενά στα δεδομένα της όπως και πολλά λάθη σε αυτά (πχ λάθος πληκτρολόγησης σε φόρμες, διπλές εγγραφές κ.ά.) λόγω του ελλιπούς ελέγχου του προηγούμενου συστήματος. Έτσι θεωρήθηκε πολύ δύσκολο να μεταφερθούν όλα τα δεδομένα από το προηγούμενο σύστημα στο καινούργιο. Για αυτόν τον λόγο αποφασίστηκε να μεταφερθούν συγκεκριμένα πράγματα που ήταν αναγκαία για την λειτουργία του νέου συστήματος, και άλλα να περαστούν εκ νέου απευθείας στο νέο σύστημα. Όποτε απευθείας περάστηκαν το πελατολόγιο, οι προμηθευτές και υπεργολάβοι που λόγο του όγκου δεδομένων ήταν πιο διαχειρίσιμοι κ.ά. Για αυτά λοιπόν έγιναν export οι κωδικοί του Galaxy και μετατράπηκαν μέσω προγράμματος από την εταιρία πληροφορικής, στην μορφοποίηση των κωδικών του SAP και στην συνέχεια έγιναν import σε αυτό. Από την άλλη, τα δεδομένα που θα έπρεπε να περαστούν από την αρχή ήταν οι προδιαγραφές, τα φασεολόγια, τα έργα που είχαμε αναλάβει ως τότε κ.ά. Σε 78

79 αυτήν την περίπτωση πάλι σε αρχεία excel δημιουργήθηκαν εκ νέου στοιχεία για το πως λειτουργεί το εργοστάσιο. Για παράδειγμα, στην περίπτωση των προδιαγραφών. Η επιχείρηση είχε φτιάξει μία access στην οποία περνούσε τις παραγωγές που γινόντουσαν για την αξιοποίηση στατιστικών στοιχείων. Αυτήν την access την είχε στήσει έναν χρόνο πριν και επικοινωνούσε με έναν SQL server. Στην συνέχεια έκανε εξόρυξη δεδομένων για να δημιουργήσει ένα φασεολόγιο και μία προδιαγραφή για κάθε παραγωγή που είχε γίνει έναν χρόνο πριν σε κάθε κέντρο κόστους. Τα κέντρα κόστους επίσης περάστηκαν εκ νέου και ουσιαστικά ήταν η κάθε μηχανή της επιχείρησης. Οπότε μέσα από τα στατιστικά του προηγούμενου έτους δημιούργησε έναν τρόπο παραγωγής σε συγκεκριμένο χρόνο για κάθε διαφορετικό κέντρο κόστους. (π.χ. το υλικό χ κάνει ψ ώρες να γυαλιστεί στην μηχανή δ). Το μεγαλύτερο πρόβλημά που συνάντησαν τα μέλη του IT όμως είχε να κάνει με τους κωδικούς υλικών. Στα προηγούμενα συστήματα υπήρχε μεγάλος όγκος κωδικών για τα υλικά, ο οποίος δεν ήταν καν ο ίδιος για το SEN και για το Galaxy. Στο SAP πάρθηκε η απόφαση οι κωδικοί των υλικών να μειωθούν. Για παράδειγμα, στο Galaxy υπήρχε διαφορετικός κωδικός για το υλικό με βάση την επεξεργασία του, το πάχος,το είδος και την διαλογή του ενώ στο SAP θα έπρεπε οι κωδικοί να χωρίζονται με βάση το είδος (όγκος, πλάκα, δάπεδα) το πάχος για τις πλάκες και τα δάπεδα (2 εκατοστά, 3 εκατοστά ) και την επεξεργασία ( γυαλισμένα, αγυάλιστα, ματ, αντικέ). Για να γίνει αυτή η ομαδοποίηση των κωδικών των οποίων ο όγκος ήταν τεράστιος τα μέλη του ΙΤ σε συνεργασία με προγραμματιστές της εταιρίας πληροφορικής που ήταν υπεύθυνοι για το έργο, έφτιαξαν κώδικα ο οποίος ομαλοποιούσε τις περιπτώσεις που ήθελαν να μεταφέρουν και δημιουργούσε έναν 79

80 νέο κωδικό ο οποίος θα συνδεόταν με τον νέο κωδικό υλικού του SAP. Φυσικά για να γίνει αυτό χρειάστηκε πολύ προσπάθεια από το προσωπικό και πολλές ώρες εργασίας που κόστισαν στην επιχείρηση. Εφόσον έφτιαξαν το τους καινούργιους κωδικούς υλικών έπρεπε να μεταφέρουν το υπάρχων απόθεμα από το SEN και το TOP (που είχα πολλούς κωδικούς) στο SAP (Που θα είχε έναν κωδικό). Όταν όμως ξεκίνησαν την διαδικασία κατάλαβαν ότι υπάρχει διαφορά στο απόθεμα του SEN με αυτό του TOP. Όπως είπαμε και πιο πάνω το TOP είχε ελάχιστο ως καθόλου έλεγχο και λειτουργούσε με συσκευασίες των οποίων το απόθεμα δεν χωρίζονταν από το προσωπικό των αποθηκών όταν έσπαγε ή πωλούνταν μέρος της συσκευασίας. Για αυτό το απόθεμα μεταφέρθηκε από το SEN το οποίο κρίθηκε πιο έμπιστο. Όμως το απόθεμα έπρεπε να μεταφερθεί στο SAP συσκευασμένο και το πρόβλημα ήταν ότι το SEN δεν κρατούσε συσκευασίες στα δεδομένα του. Αυτό το πρόβλημα για να ελεγχθεί πέρασε πάρα πολύς καιρός και τα αποθέματα έπεφταν σιγά σιγά στο νέο σύστημα ώστε να υπάρχει έλεγχος άμα ο αριθμός όγκου του υλικού Χ είχε στο SEN απόθεμα ίδιο με το απόθεμα που είχε στην συσκευασία του TOP. Αυτό το πρόβλημα, οδήγησε στο να γίνονται μεταφορές αποθέματος μέχρι τις αρχές του Φεβρουαρίου. 12 ο Βήμα Going Live. Η ημερομηνία που ξεκινάει η λειτουργία τους συστήματος. Από εδώ και πέρα το SAP θα λειτουργεί καθημερινά και θα πρέπει να καταγράφονται όλες οι 80

81 διεργασίες της επιχείρησης σε αυτό. Στην συγκεκριμένη περίπτωση το σύστημα ξεκίνησε στις δύο Ιανουαρίου που ήταν η πρώτη επίσημη μέρα εργασίας του χρόνου Φυσικά όπως προείπαμε η λειτουργία του συστήματος δεν ήταν τέλια από την αρχή. Το πρώτο καιρό υπήρχαν προβλήματα τα οποία όμως ήταν μέσα στο πλάνο της επιχείρησης. Στην παραγωγή για παράδειγμα ο στόχος της μηνιαίας ποσότητας παραγωγής ήταν σχετικά χαμηλός γιατί αναμενόταν οι ρυθμοί στην παραγωγή να είναι πιο χαμηλοί αφού οι εργάτες περνούσαν περισσότερο χρόνο για τις καταγραφές των συστατικών παραγωγής στο σύστημα Επίσης οι παραλαβές δεν γινόντουσαν στην ώρα τους αφού οι χρήστες που ήταν υπεύθυνοι για αυτό δεν κολλούσαν σε προβλήματα που δεν ήξεραν πως θα τα λύσουν. Ακόμα οι παραγωγές του μηχανήματος «φούρνου» δεν γίνονταν live επειδή δεν είχε εκπαιδευτεί το προσωπικό το οποίο έλειπε με άδεια και υπήρχε πρόβλημα μετά την παραγωγή δεν μπορούσαν να συσκευάσουν μαζικά όλες τις πλάκες του όγκου. Με το πέρασμα όμως του χρόνου και κάποιες παραμετροποιήσεις που έγιναν για να καλύψουν προβλήματα τα οποία προέκυψαν από την live λειτουργία του συστήματος, το σύστημα άρχισε να λειτουργεί κανονικά. Ακόμα έγιναν και παραμετροποιήσεις για την διευκόλυνση των χρηστών, όπως για παράδειγμα η αυτόματη και μαζική συσκευασία για τους χρήστες της παραγωγής ώστε να μην χρειάζεται να περνάνε σε μία συσκευασία μία μία τις πλάκες κάτι που κρίθηκε εξαιρετικά χρονοβόρο και δύσκολο για τους χρήστες της παραγωγής οι οποίοι δεν είναι εξοικειωμένοι με την χρήση των ηλεκτρονικών υπολογιστών. Πλέον όλοι οι χρήστες είναι αρκετά εξοικειωμένοι με το σύστημα και ξέρουν πως θα λύνουν τα προβλήματα που τους παρουσιάζονται η ημερομηνία όπου η 81

82 λειτουργία του συστήματος έφτασε στο επιθυμητό επίπεδο ήταν στα τέλη του Φλεβάρη Οπότε οι δυο πρώτοι μήνες είχαν μια καθυστέρηση στις καταχωρήσεις των δεδομένων τους όπου συνήθως γινόντουσαν την επόμενη μέρα από τους key user. Οι key users πλέον λύνουν όσα προβλήματα δεν μπορούν να λύσουν οι υπόλοιποι χρήστες και βοηθάνε στην καθημερινή λειτουργία του συστήματος σαν ομάδα υποστήριξης. Όπως επίσης είναι και υπεύθυνοι για τον έλεγχο των καθημερινών καταγραφών που γίνονται στο σύστημα ώστε να υπάρχουν όσα λιγότερα λάθη γίνεται. ΚΕΦΆΛΑΙΟ 5ο Post implementation Η επιχείρηση αυτήν την στιγμή βρίσκεται σε αυτήν την φάση. Το σύστημα πλέον λειτουργεί κανονικά από τους χρήστες και είναι κοντά στην άριστη λειτουργία του. Όλοι οι χρήστες είναι ήδη άρτια εξοικειωμένοι με το σύστημα ώστε 82

83 να μην έχουν προβλήματα στην καθημερινότητα τους και σε περίπτωση που κολλήσουν ξέρουν που θα απευθυνθούν. Εφόσον πλέον οι χρήστες ξεπερνάνε σιγά σιγά την αρχική αντίσταση που είχαν κατά του καινούργιου συστήματος, η διοίκηση αρχίζει και ετοιμάζει καινούργιες εφαρμογές και λειτουργίες στο σύστημα ώστε να κερδίσει παραπάνω από αυτό. Ήδη στην περίπτωση της παραγωγής ετοιμάστηκε η εφαρμογή του υποσυστήματος για να περνάνε τα στατιστικά στοιχεία όπως είχε συμφωνηθεί στο Business blueprint της παραγωγής. Τώρα απλά απομένει η εκπαίδευση των χρηστών για να τα περνάνε αυτοί μέσω της καινούργιας εφαρμογής Μελλοντικά σχέδια Η επιχείρηση έχει αρχίσει να σκέφτεται σιγά σιγά την μελλοντικές εφαρμογές του συστήματος. Ο πρώτος της στόχος είναι να αρχίσει να λειτουργεί το υποσύστημα του CRM (customers relationship management) το οποίο δεν είναι σε λειτουργία την δεδομένη χρονική στιγμή. Το CRM αναμένεται να λειτουργήσει τον επόμενο μήνα ώστε να αρχίσει η εταιρία να κερδίζει και ευχαριστεί τους πελάτες της μέσω αυτού. Επίσης αυτήν την στιγμή στήνεται και το σύστημα HR (Human resource) το οποίο επίσης είχε μείνει πίσω λόγω της αλλαγής της διευθύντρια HR η οποία διέκοψε την συνεργασία της με την εταιρία το διάστημα που είχε ξεκινήσει το έργο. Η κοινή συναίνεση διακοπή της συνεργασίας οδήγησε στην καθυστέρηση του συγκεκριμένου υποσυστήματος γιατί έπρεπε να βρεθεί η αντικαταστάτρια, να εγκλιματιστεί με τον καινούργιο χώρο εργασίας της και να καθορίσει εκ νέου τις απαιτήσεις της. 83

84 Ένα ακόμα υποσύστημα που ετοιμάζει η επιχείρηση για να μπει σιγά σιγά σε εφαρμογή είναι το BPC (Business Process and Consolidation). Το συγκεκριμένο σύστημα θα κάνει οικονομικές προβλέψεις (financial forecasting), θα έχει εφαρμογή για τον υπολογισμό του προϋπολογισμού της επιχείρησης (budgeting). Τέλος το υποσύστημα BPC θα προτείνει μεθόδους,στρατηγικές και πρακτικές ώστε η εταιρία να συνεχίσει να λειτουργεί αποτελεσματικά (Plant maintenance). Τέλος ο project manager του έργου έχει κάνει ήδη κάποιες τροποποιήσεις και αρχίζει να λειτουργεί το υποσύστημα BI (Business intelligence). Παρακάτω βλέπουμε μια εικόνα που μας έδωσε ο project manager που είναι και ο υπεύθυνος για το υποσύστημα του BI. Στην εικόνα όπως μπορούμε να δούμε έχει γίνει μια ομαδοποίηση των υλικών και της ζήτησης του παγκόσμια. Εικόνα 5 1 Μια εικόνα από το υποσύστημα ΒΙ της STONEGROUP. 84