Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 1 από 7 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση της τήρησης των υποχρεώσεων του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας που συνδέονται με την οικονομική διαχείριση των συγχρηματοδοτούμενων έργων και απορρέουν από το πλαίσιο χρηματοδότησης αυτών (π.χ. Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης, Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων ΕΣΠΑ). 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ2-02: Διασφάλιση των απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίηση του έργου Δ5-02: Διεκπεραίωση πληρωμών Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Απόφαση Ένταξης Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Κατανομή αρμοδιοτήτων για την εκτέλεση των απαιτούμενων ενεργειών για την τήρηση των λογιστικών υποχρεώσεων των συγχρηματοδοτούμενων έργων 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 «Διατάξεις για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999», άρθρο 60 Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006 «Θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης», άρθρο 13
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 2 από 7 Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 3 παρ. 2 και άρθρο 21 παρ. 6 Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/27-3-2008) Οδηγός Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/3.11.2008) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας, 2008, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία τήρησης λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηματοδοτούμενων έργων περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Αναγνώριση υποχρεώσεων 2. Τήρηση αρχικών υποχρεώσεων 3. Ορισμός αρμοδιοτήτων οικονομικής διαχείρισης. 7.1. ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ Η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης καταγράφει τις υποχρεώσεις του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, που σχετίζονται με την οικονομική διαχείριση του έργου και είναι: Να τηρεί ξεχωριστή λογιστική μερίδα για την πράξη (έργο), στην οποία θα καταχωρούνται όλες οι δαπάνες που θα αντιστοιχούν πλήρως προς τις δηλούμενες προς τη Διαχειριστική Αρχή στα Δελτία Δήλωσης Δαπανών. Να υποβάλει στη Διαχειριστική Αρχή και στην Αρχή Πιστοποίησης, μετά την ολοκλήρωση της πράξης, στοιχεία για τους δημιουργούμενους τόκους από τη χρηματοοικονομική διαχείριση των πόρων που διατίθενται.
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 3 από 7 Να υποβάλει επικαιροποιημένη χρηματοοικονομική μελέτη για το έργο που παράγει έσοδα, μετά την ολοκλήρωσή του. Σε περίπτωση έργου που έχει παράξει έσοδα και δεν έχουν προσδιοριστεί στη σχετική μελέτη κόστους οφέλους, υποβάλει κατά την ολοκλήρωση της πράξης οικονομικές καταστάσεις από την εκμετάλλευσή του. Ενδεχόμενοι λοιποί όροι που προβλέπονται στο Σύμφωνο Αποδοχής Όρων της Απόφασης Ένταξης της Πράξης. Να τηρεί όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες και τους λογιστικούς ελέγχους των πράξεων για διάστημα τριών ετών μετά το κλείσιμο του Επιχειρησιακού Προγράμματος και τουλάχιστον μέχρι το 2020 (αρμοδιότητα της Μονάδας Παρακολούθησης Έργων). Το ανωτέρω διάστημα μπορεί να παρατείνεται είτε στην περίπτωση ενδίκων διαδικασιών είτε κατόπιν δεόντως αιτιολογημένης αίτησης της Επιτροπής Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού. Τα ανωτέρω στοιχεία και δικαιολογητικά έγγραφα τηρούνται σε πρωτότυπη μορφή. Με την υποβολή του πρώτου Δελτίου Δήλωσης Δαπανών ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας κοινοποιεί στη Διαχειριστική Αρχή τυποποιημένη κατάσταση στην οποία καταγράφονται τα στοιχεία ταυτότητας και η διεύθυνση των φορέων στους οποίους τηρούνται τα ανωτέρω στοιχεία και έγγραφα, καθώς και η μορφή με την οποία τηρούνται από τον κάθε εμπλεκόμενο φορέα. Η εν λόγω κατάσταση επικαιροποιείται και αποστέλλεται εκ νέου στη Διαχειριστική Αρχή, εφόσον επιμέρους στοιχεία της μεταβληθούν. Η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας και ο Υπεύθυνος Έργου ενημερώνονται για τους κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών και λαμβάνουν όλα τα απαραίτητα μέτρα για την ακριβή τήρησή τους. 7.2. ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΙΚΩΝ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ Η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας προχωρά στις παρακάτω ενέργειες: Άνοιγμα ιδιαίτερου έντοκου τραπεζικού λογαριασμού, στον οποίο θα κατατίθενται οι πιστώσεις που έχουν δεσμευτεί για το έργο. Στον ίδιο τραπεζικό λογαριασμό θα τηρούνται και οι τόκοι και τα λοιπά έσοδα που πιθανόν να προκύψουν από οποιαδήποτε αιτία και τα οποία χρησιμοποιούνται υπέρ του έργου. Δημιουργία ξεχωριστής λογιστικής μερίδας για την καταχώρηση όλων των οικονομικών πράξεων που σχετίζονται με την υλοποίηση του έργου. Δημιουργία φορέων κόστους ανά υποέργο/σύμβαση, με αντίστοιχη ανάπτυξη λογαριασμών δαπανών. Η δόμηση των υποέργων/συμβάσεων ως κέντρων κόστους θα πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα άθροισης των δαπανών σε επίπεδο έργου. Η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας αναλαμβάνει τη δημιουργία φακέλου για την τήρηση των δικαιολογητικών εγγράφων σχετικά με τις δαπάνες του έργου.
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 4 από 7 7.3. ΟΡΙΣΜΟΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Η Γραμματεία του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας καθορίζει τις επιμέρους αρμοδιότητες για την οικονομική διαχείριση του έργου που συνοψίζονται ως εξής: Η Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας αναλαμβάνει: Την υποστήριξη στη διεκπεραίωση όλων των απαραίτητων ενεργειών για την έγκαιρη καταβολή των πιστώσεων στο έργο Ενημέρωση του Υπευθύνου Έργου για τις δαπάνες του έργου, προκειμένου να συνταχθεί και να υποβληθεί έγκαιρα και ορθά το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών, καθώς και τα συνοδευτικά αυτού έγγραφα και στοιχεία Ενημέρωση του φακέλου τήρησης των οικονομικών στοιχείων του έργου Ο Υπεύθυνος Έργου αναλαμβάνει: Τη διεκπεραίωση όλων των απαραίτητων ενεργειών για την υποβολή των εντολών πληρωμών για τις δαπάνες των έργων Η Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης αναλαμβάνει: Την παρακολούθηση και καταγραφή ενδεχόμενων εσόδων που δημιουργούνται από την υλοποίηση του έργου.
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 5 από 7 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 6 από 7 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Αναγνώριση των απαιτήσεων που συνδέονται με την οικονομική διαχείριση του έργου Άνοιγμα ιδιαίτερου έντοκου τραπεζικού λογαριασμού για την καταβολή των πιστώσεων του έργου Δημιουργία ξεχωριστή λογιστικής μερίδας για τις οικονομικές πράξεις του έργου Δημιουργία φορέων κόστους ανά υποέργο/ σύμβαση Παρακολούθηση και καταγραφή ενδεχόμενων εσόδων που δημιουργούνται από την υλοποίηση του έργου Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Λήψη των απαραίτητων μέτρων για την ακριβή τήρηση των κανόνων επιλεξιμότητας δαπανών Δημιουργία φακέλου για την τήρηση των δικαιολογητικών εγγράφων σχετικά με τις δαπάνες του έργου και ενημέρωσή του Υποστήριξη στη διεκπεραίωση όλων των απαραίτητων ενεργειών για την έγκαιρη καταβολή των πιστώσεων στο έργο Ενημέρωση του Υπευθύνου Έργου για τις δαπάνες του έργου, προκειμένου να συνταχθεί και να υποβληθεί έγκαιρα και ορθά το Δελτίο Δήλωσης Δαπανών, καθώς και τα συνοδευτικά αυτού έγγραφα και στοιχεία Υπεύθυνος Έργου Λήψη των απαραίτητων μέτρων για την ακριβή τήρηση των κανόνων επιλεξιμότητας δαπανών Διεκπεραίωση όλων των απαραίτητων ενεργειών για την υποβολή των εντολών πληρωμών για τις δαπάνες των έργων 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ /-----------------------------------------------------------------------------------------------------/ 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Εφαρμογή DE FACTO για τη λογιστική παρακολούθηση έργων και εργασιών του ΕΛΚΕ. Επίσης, για την οικονομική παρακολούθηση σε επίπεδο υποέργου χρησιμοποιούνται φύλλα Excel, στα οποία εισάγεται ο προϋπολογισμός και οι πραγματοποιηθείσες δαπάνες (ανά κατηγορία δαπάνης).
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 7 από 7 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΈΡΓΟΥ Φάκελος οικονομικών στοιχείων έργου <τίτλος έργου> Απόδειξη ανοίγματος ιδιαίτερου έντοκου τραπεζικού λογαριασμού