ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΕΙΡΑΙΩΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ

ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΠΕΙΡΑΙΩΣ ΤΜΗΜΑ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗΣ ΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ Μεταπτυχιακό Πρόγραμμα Σπουδών στην Οργάνωση και ιοίκηση Βιομηχανικών Συστημάτων Μάθημα: ΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ (Project Μanagement) ιδάσκοντες: Καθ. Κ. Παππής, Επ.Καθ. Α. Μιχιώτης 1

Πρόγραμμα διαλέξεων 1. Βασικές έννοιες α. Η έννοια του έργου β. ιοίκηση έργου γ. Μορφές οργάνωσης 2. Σχεδιασμός έργου α. Κύκλος ζωής β. Στόχοι σχεδιασμού γ. OBS - WBS δ. ίκτυα 3. Χρονικός Προγραμματισμός α. Βασικά στοιχεία υπολογισμού β. Οι τεχνικές CPM και PERT γ. ιαδικασία crashing 4. Προγραμματισμός πόρων α. Κατηγορίες πόρων β. Εξισορρόπηση πόρων 5. Προυπολογισμός έργου α. Κατηγορίες κόστους β. Μελέτη χρηματοροής/ Καμπύλη S γ. Ελεγχος έργου δ. Μέθοδος Earned Value 6. Πληροφοριακά Συστήματα α. Κριτήρια επιλογής β. Η αγορά σήμερα 2

1. Βασικές έννοιες α. Η έννοια του έργου Εργο (Project): Σειρά από συσχετιζόμενες εργασίες προς επίτευξη συγκεκριμένων στόχων, που εκτελούνται εντός προκαθορισμένης χρονικής περιόδου. Κύρια χαρακτηριστικά ενός έργου: έχει ένα συγκεκριμένο σκοπό έχει αρχή και τέλος καταλήγει σε κάτι που πρέπει να παραδοθεί είναι μοναδικό είναι ευθύνη ενός ανθρώπου ή ενός διοικητικού οργάνου χρειάζεται χρόνο χρησιμοποιεί μεγάλη ποικιλία πόρων και ειδικοτήτων 3

β. ιοίκηση έργου ιοίκηση Εργου (Project Management) H σχεδίαση, ο συντονισμός και ο έλεγχος των πόρων ενός έργου (άνθρωποι, εξοπλισμός, υλικά) με στόχο την τήρηση των τεχνικών προδιαγραφών και απαιτήσεων ποιότητας, καθώς και των περιορισμών κόστους και χρόνου. Βασικές λειτουργίες της διοίκησης ενός έργου: σχεδιασμός/προγραμματισμός οργάνωση έλεγχος 4

Ο Yπεύθυνος Eργου (Project Manager) αποτελεί το βασικό κινητήριο μοχλό του έργου, ανεξάρτητα από τη μορφή οργάνωσης του έργου. Εχει τη συνολική ευθύνη για το σχεδιασμό, την οργάνωση και τον έλεγχο του έργου. Οι βασικότεροι τομείς ευθύνης του είναι: η ανάλυση του έργου σε φάσεις και δραστηριότητες και η κατανομή σ αυτές των αντίστοιχων πόρων η δημιουργία χρονικού και οικονομικού προγράμματος του έργου η ιεράρχηση των προτεραιοτήτων η δημιουργία συστήματος ελέγχου η δημιουργία καναλιών επικοινωνίας και πληροφόρησης 5

+ ΙΑΦΑΝΕΙΑ 7β 6

γ. Μορφές οργάνωσης Το πρόβλημα της οργάνωσης ενός έργου απαιτεί τη δημιουργία ενός μηχανισμού του οποίου το μέγεθος και η συνθετότητα διαφοροποιούνται ανάλογα με το μέγεθος και τη φύση του έργου αλλά και την οργανωτική αντίληψη της διοίκησης Οργάνωση κατά έργο (project) Στην οργάνωση κατά έργο το προσωπικό είναι κατανεμημένο σε τμήματα ή τομείς ευθύνης ανά έργο. Κάθε τμήμα έχει την ευθύνη για την υλοποίηση ενός συγκεκριμένου μέρους ενός συγκεκριμένου έργου και αναφέρεται στον υπεύθυνο του έργου. 7

Πλεονεκτήματα απλή δομή, εύκολη στην κατανόηση, εφαρμογή και λειτουργία ύπαρξη ενός υπευθύνου με πλήρη έλεγχο όλου του έργου σύντομες γραμμές επικοινωνίας μεγάλη δέσμευση και κινητοποίηση των μελών Μειονεκτήματα πολλαπλή χρήση και συσσώρευση πόρων περιορισμένη μεταφορά εμπειρίας οι ευρύτεροι οργανωτικοί στόχοι και πολιτικές αγνοούνται ανησυχία των μελών τη ομάδας για την αντιμετώπισή τους μετά το πέρας του έργου 8

Οργάνωση κατά λειτουργία (functional) Στην οργάνωση κατά λειτουργία υπάρχει ένας αριθμός ειδικευμένων τμημάτων τα οποία διευθύνονται από αντίστοιχους προισταμένους και τα οποία διαχειρίζονται το συγκεκριμένο τομέα/μέρος όλων των έργων. 9

Πλεονεκτήματα δημιουργία «κρίσιμης μάζας» ειδικών για διάφορα πεδία εφαρμογών μεγάλη ευελιξία στην αξιοποίηση του προσωπικού (απασχόληση από έργο σε έργο) παραμονή τεχνικής γνώσης στην ομάδα ακόμα και μετά την αποχώρηση κάποιων μελών δοκιμασμένα κανάλια επικοινωνίας παραμονή συμμετεχόντων στη «φυσική» τους θέση μετά την περάτωση του έργου Μειονεκτήματα κάθε τμήμα ασχολείται με κάθε έργο κατά προτεραιότητα με αποτέλεσμα την απώλεια χρόνου το έργο αντιμετωπίζεται πολλές φορές αποσπασματικά και όχι σα σύνολο, με αποτέλεσμα πτυχές του έργου μη σχετικές με τη λειτουργία του τμήματος να μην αντιμετωπίζονται με ιδιαίτερη προσοχή ο ρυθμός εργασίας της ομάδας επιβραδύνεται λόγω γραφειοκρατικών καθυστερήσεων με αποτέλεσμα οι ανάγκες του πελάτη να ικανοποιούνται με σημαντική καθυστέρηση 10

Οργάνωση τύπου πίνακα (matrix) H οργάνωση τύπου πίνακα αποτελεί συνδυασμό των δύο προηγούμενων τύπων οργάνωσης. Υπάρχει οργάνωση κατά λειτουργία, αλλά κατά την έναρξη του έργου δημιουργείται ομάδα με τη δομή οργάνωσης έργου με απόσπαση εργαζομένων από τα διάφορα εξειδικευμένα τμήματα. Η ομάδα αυτή διαλύεται στο τέλος του έργου και οι εργαζόμενοι επιστρέφουν στα λειτουργικά τους τμήματα. Η ομάδα συγκροτείται στη βάση των αναγκών του έργου με ειδικευμένους εργαζόμενους, ανάλογα με το διαθέσιμο προσωπικό και σύμφωνα με την προτεραιότητα που έχει δοθεί στο έργο. 11

Πλεονεκτήματα ένας υπεύθυνος αποφασίζει για την πορεία του έργου (σημείο αναφοράς ο project manager) αυξημένη επικοινωνία μεταξύ τμημάτων αποδοτικότερη απασχόληση των ατόμων (ελαχιστοποίηση πολλαπλής χρήσης πόρων) καλύτερη ειδίκευση στις τεχνικές και στη φύση των προβλημάτων των διαφόρων έργων οι συμμετέχοντες παραμένουν στη «φυσική» τους θέση μετά την περάτωση του έργου οι πολιτικές του οργανισμού τηρούνται εντός του έργου Μειονεκτήματα ύπαρξη δύο «αφεντικών» (υπεύθυνος έργου / υπεύθυνος τμήματος). σύγκρουση αποκέντρωσης αρμοδιοτήτων με συγκεντρωτική αντίληψη διοίκησης κίνδυνος διάθεσης στις ομάδες έργου όχι του καλύτερου προσωπικού κίνδυνος μειωμένης απόδοσης της ομάδας καθώς κάθε υπεύθυνος έργου επιδιώκει για λογαριασμό του μεγαλύτερη απασχόληση πόρων 12

... και για να χαλαρώσουμε λίγο 13

Συμπληρωματικοί μηχανισμοί οργάνωσης Η επιλογή της βασικής μορφής οργάνωσης ενός έργου αποτελεί τον πυρήνα της οργανωτικής-διοικητικής δομής του. Ο πυρήνας αυτός εμπλουτίζεται με οργανωτικούς μηχανισμούς των οποίων ο αριθμός και η έκταση εξαρτάται από τη φύση του έργου, το μέγεθός του και την οργανωτική άποψη της διοίκησης. Εσωτερικοί μηχανισμοί Εξωτερικοί μηχανισμοί ιοικητικό συμβούλιο Υπεργολαβίες ιεύθυνση διοίκησης έργων Γραφεία μελετών, ιεύθυνση έρευνας και ανάπτυξης συμβούλων ιεύθυνση οργάνωσης ιεύθυνση ελέγχου κόστους 14

2. Σχεδιασμός έργου α. Κύκλος ζωής Η ζωή κάθε έργου, ανεξάρτητα από το μέγεθος και τη φύση του, ακολουθεί κάποιες καθορισμένες φάσεις μέσα στο χρόνο. Η διάρκεια των φάσεων αυτών ποικίλει ανάλογα με το έργο. Φάσεις έργου Σύλληψη του έργου Σχεδιασμός και ανάπτυξη του έργου Υλοποίηση του έργου Ολοκλήρωση και αποδοχή του έργου Λειτουργία και συντήρηση 15

Οι διάφορες φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου είναι συχνά δυσδιάκριτες μεταξύ τους, είτε γιατί το ξεκίνημα της μιας φάσης γίνεται πριν το τέλος της προηγούμενης, είτε γιατί μια φάση έχει στοιχεία αναφοράς στην προηγούμενη, είτε γιατί η φύση και το μέγεθος του έργου προκαλούν την υποβάθμιση ορισμένων και τον υπερτονισμό άλλων. 16

A φάση: Σύλληψη του έργου Η σύλληψη του έργου αποτελεί την έναρξη της ζωής του έργου. Μπορούμε να διακρίνουμε δύο βήματα στην α φάση. Βήμα 1. Καθορισμός του έργου. Τό βήμα αυτό συνίσταται από: την περιγραφή του έργου (project description) τους αντικειμενικούς στόχους του έργου (objectives) τα όρια (εύρος) μέσα στα οποία θα κινηθεί η μελέτη και η υλοποίηση του έργου (scope) τους περιορισμούς που θα ισχύσουν σε όλες τις φάσεις του έργου (constraints) τους διαθέσιμους για το έργο πόρους (ανθρωποώρες, μηχανήματα, υλικά, χώροι εργασίας κλπ) 17

>> Η περιγραφή του έργου περιλαμβάνει την κατά το δυνατό αναλυτικότερη περιγραφή του προς υλοποίηση έργου >> Οι στόχοι του έργου πρέπει: να ευθυγραμμίζονται με τους στόχους της επιχείρησης να είναι μετρήσιμοι με όρους ποιότητας, ποσότητας, χρόνου, κόστους και τελικού προιόντος να είναι εφικτοί να μην είναι αντικρουόμενοι να είναι άμεσα κατανοητοί να είναι ολιγάριθμοι να έχουν την πλήρη υποστήριξη και αφοσίωση της ανώτερης διοίκησης, του χορηγού του έργου και των χρηστών 18

>> Το εύρος μπορεί να καθοριστεί με όρους: των τμημάτων που επηρεάζονται των ανθρώπων που επηρεάζονται των τόπων ή των περιοχών που επηρεάζονται των επιχειρηματικών διαδικασιών που επηρεάζονται των προιόντων που επηρεάζονται Π.χ. Το έργο για την αυτοματοποίηση των διοικητικών υπηρεσιών ενός υγιειονομικού φορέα μπορεί καταρχήν να καλύπτει μόνο: τμήματα ιατρικών ιστορικών νοσοκομεία στα νότια της περιοχής διαδικασίες υποδοχής και ραντεβού εξωτερικούς ασθενείς >> Οι περιορισμοί μπορεί να είναι αποτέλεσμα εξωτερικών παραγόντων πάνω στους οποίους δεν έχουμε κανένα έλεγχο (π.χ. νόμοι, γεωγραφία, μορφή οργάνωσης) 19

Βήμα 2. Εκτίμηση εφικτότητας. Αντικείμενα του βήματος 2. αποτελούν: ο όγκος της απαιτούμενης εργασίας το κόστος ανάπτυξης και λειτουργίας η αποτίμηση κόστους/ωφέλειας το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης η απαιτούμενη οργανωτική υποδομή Στο βήμα αυτό αξιολογούνται διάφορες εναλλακτικές λύσεις και προτείνεται ένας τρόπος δράσης. 20

+ ΙΑΦΑΝΕΙΑ 9β conceptual design phase + ΙΑΦΑΝΕΙΑ 12b detailed design phase 21

B φάση: Σχεδιασμός και ανάπτυξη του έργου Η φάση αυτή χαρακτηρίζεται από μελέτες και προκαταρτικές εργασίες Σε επίπεδο μελετών, πρώτα γίνεται η γενική μελέτη του έργου που σε γενικές γραμμές καλύπτει την τεχνική και οικονομική πλευρά του έργου (χρονικός καταμερισμός εργασιών, χονδρική αποτίμηση απαιτήσεων σε ανθρώπους, εξοπλισμό, υλικά και ένας πρώτος προυπολογισμός του κόστους. Με την πάροδο του χρόνου η γενική αυτή μελέτη σταδιακά εξειδικεύεται και καταλήγει σε μια αναλυτική μελέτη η οποία περιγράφει λεπτομερώς τα τεχνικά, οκονομικά και χρονικά χαρακτηριστικά του έργου: καθορισμός των επιμέρους εργασιών δημιουργία χρονοπρογραμμάτων καταμερισμός των πόρων κατάρτιση γενικού προυπολογισμού κατάρτιση επιμέρους προυπολογισμών ημιουργείται έτσι το Σχέδιο ράσης (Project Plan) το οποίο περιλαμβάνει το σχεδιασμό και τον προυπολογισμό του έργου. 22

23

Η ανάλυση του έργου σε επιμέρους εργασίες: επιτρέπει την ανεξάρτητη εκτέλεση των εργασιών διευκολύνει τη διαχείριση των επιμέρους πακέτων εργασίας αποδίδει την απαραίτητη εξουσία για διαχείριση διευκολύνει την παρακολούθηση και αποτίμηση του έργου παρέχει τους απαραίτητους πόρους Γ φάση: Υλοποίηση του έργου Η φάση αυτή περιλαμβάνει τα ακόλουθα: έναρξη των εργασιών υλοποίησης του έργου έναρξη παρακολούθησης της εξέλιξης των εργασιών σε σχέση με τις μελέτες πιθανή αναπροοσαρμογή μελετών και προυπολογισμού 24

φάση: Ολοκλήρωση και αποδοχή του έργου υλοποίηση στη βάση των προδιαγραφών άμεσα λειτουργικό και αξιόπιστο χωρίς εκκρεμότητες Ε φάση: Λειτουργία και συντήρηση Η φάση της λειτουργίας συχνά παραβλέπεται σα να μην ανήκει στο ίδιο το έργο. Η φάση της συντήρησης πακολουθεί ανελιπώς τη λειτουργία του έργου. Μετά την ολοκλήρωση του έργου πρέπει να γίνει ανασκόπηση αυτού για αξιοποίηση των συμπερασμάτων από την πορεία υλοποίησής του. Η προσπάθεια μελλοντικής αποφυγής προβλημάτων με την εξέταση των βαθύτερων αιτίων των προβλημάτων είναι πολύ σημαντική. Αν και τα προβλήματα είναι διαφορετικά, εκδηλώνονται πολλές φορές με τον ίδιο τρόπο (διαδικασίες εκτίμησης, πολιτική στελέχωσης, διαδικασίες ποιοτικού ελέγχου, διευθυντικές πρακτικές ελέγχου, κουλτούρα οργανισμού, κίνητρα προσωπικού κλπ). 25

... δύο ενδιαφέροντα διαγράμματα 26

β. Στόχοι σχεδιασμού έγκαιρη διαμόρφωση των χρονοδιαγραμμάτων του συνολικού έργου με έμφαση στις αρχικές ενέργειες κατανομή των πόρων του έργου κατάρτιση προυπολογισμού μελέτη χρηματορροής προετοιμασία του σχεδίου δράσης έγκαιρη επισήμασνη πιθανών καθυστερήσεων, προγραμματισμός των μέσων αποφυγής τους και εξεύρεση εναλλακτικών λύσεων στην περίπτωση εμφάνισής τους παρά τα ληφθέντα μέτρα επισήμανση και προγραμματισμός των στρατηγικών δραστηριοτήτων 27

Στόχοι κατά τον προγραμματισμό και οργάνωση της εκτέλεσης ενός έργου μπορεί να είναι: Ελαχιστοποίηση του συνολικού χρόνου εκτέλεσης του έργου Ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους Ελαχιστοποίηση του κόστους με δεδομένο χρόνο εκτέλεσης Ελαχιστοποίηση του χρόνου εκτέλεσης με δεδομένο κόστος Ελαχιστοποίηση των πόρων που αδρανούν Ο σχεδιασμός απαιτεί πολλές πληροφορίες. Η ποσότητα και ποιότητα των πληροφοριών που διατίθενται είναι αντιστρόφως ανάλογη της διαφοράς μεταξύ του προγραμματισμένου χρόνου μιας εργασίας και του χρόνου εκτέλεσής της στην πράξη. Η αποτελεσματική εκτίμηση είναι το κλειδί για έναν αξιόπιστο σχεδιασμό και προγραμματισμό. Είναι επίσης ένα από τα δυσκολότερα μέρη του έργου, καθώς συμπεριλαμβάνει κρίσεις που γίνονται με βάση τη γνώση, την κατανόηση και την εμπειρία. 28

29

Είναι σημαντικό όλοι οι άνθρωποι που εμπλέκονται στη διαδικασία της εκτίμησης να έχουν μια κοινή άποψη για το κόστος του έργου, το χρόνο και την ποιότητα των στόχων, για το τι περιλαμβάνει το έργο και ποιο είναι το αναμενόμενο αποτέλεσμα Οι εκτιμήσεις εξαρτώνται πάντα από τον τρόπο με τον οποίο οι άνθρωποι ερμηνεύουν αυτούς τους παράγοντες. Εαν η εκτίμηση φαίνεται πολύ μακροχρόνια: μήπως ο εκτιμητής προσπαθεί να δώσει στον εαυτό του περισσότερο χρόνο από όσο πραγματικά χρειάζεται για να κάνει τη ζωή του ευκολότερη; μήπως δίνει υπερβολική έμφαση (π.χ. λόγω έλλειψης εμπειρίας) στην πολυπλοκότητα της εργασίας; μήπως σκέφτεται να παραδώσει κάτι που θεωρείται η υπερλύση Εαν η εκτίμηση φαίνεται βραχυχρόνια: μήπως ο εκτιμητής υπερεκτιμά τις ικανότητές του; αναγνωρίζει πραγματικά την πολυπλοκότητα του έργου; μήπως έχει κάνει παράλογες υποθέσεις για τα προαπαιτούμενα; 30

γ. OBS - WBS Για να γίνει εφικτός ο σχεδιασμός του έργου θα πρέπει αυτό να αναλυθεί αρχικά σε στοιχειώδεις εργασίες. Η ανάλυση αυτή γίνεται σε δύο στάδια: σε φάσεις και σε δραστηριότητες. ομική ανάλυση του έργου (Οrganizational Βreakdown Structure) ομική ανάλυση του έργου καλείται η ανάλυσή του σε φάσεις. Ως φάση ορίζεται ένα τμήμα του έργου που καθορίζει μια προσπάθεια με συγκεκριμένο αποτέλεσμα ή μια ενότητα με συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και συγκεκριμένη ποσότητα πόρων για την παραγωγή του επιθυμητού αποτελέσματος. Η ποιότητα της δομικής ανάλυσης εξαρτάται από: τη φύση και τις ιδιαιτερότητες του έργου την ομοιότητα του έργου με έργα του παρελθόντος την εμπειρία, τις γνώσεις και τις ικανότητες του project manager τις χρονικές δεσμεύσεις τα διαθέσιμα «εργαλεία» ανάλυσης 31

ομική ανάλυση των φάσεων (Work Breakdown Structure) ομική ανάλυση των φάσεων ονομάζεται η ανάλυση κάθε φάσης του έργου σε δραστηριότητες. ραστηριότητα (activity, task) ονομάζεται κάθε επιμέρους εργασία του έργου (ή μιας φάσης του) η οποία απαιτεί για την υλοποίησή της χρόνο ή πόρους ή και τα δύο μαζί και αποτελεί το στοιχειώδες δομικό στοιχείο αναφοράς στην ανάλυση του δικτύου. Για κάθε φάση πρέπει να καθοριστούν οι δραστηριότητες που την αποτελούν και για κάθε δραστηριότητα: η χρονική της διάρκεια οι σχέσεις της με τις προηγούμενες και τις επόμενες η προτεραιότητά της από άποψη σημασίας 32

Τα προβλήματα προγραμματισμού και οργάνωσης της εκτέλεσης ενός έργου προκύπτουν κυρίως από το μεγάλο πλήθος των επιμέρους δραστηριοτήτων, από την εκτέλεση των οποίων εξαρτάται η ολοκλήρωσή του καθώς και από τη διαπλοκή τους. Οι δραστηριότητες αυτές συνδέονται μεταξύ τους με τεχνολογικές, φυσικές, οικονομικές ή άλλες σχέσεις προτεραιότητας, δηλαδή του τύπου «προηγείται-έπεται» ενώ υπόκεινται σε διάφορους περιορισμούς (π.χ. λόγω διαθέσιμων πόρων ή υπάρχοντος θεσμικού πλαισίου) που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τον προγραμματισμό τους. 33

δ. ίκτυα Το δίκτυο ενός έργου είναι μια γραφική παράσταση (graph) η οποία επιτρέπει τη συμβολική παρουσίαση ενός έργου σα σύνολο επί μέρους ενεργειών (των δραστηριοτήτων) λογικά συνδεδεμένες μεταξύ τους. Η απεικόνιση ενός έργου υπό δικτυακή μορφή περιέχει πολλά πλεονεκτήματα : λεπτομερής σχεδιασμός ενός έργου πρίν την έναρξή του πρόβλεψη της διάρκειας του έργου απεικόνιση των αλληλοεξαρτήσεων των φάσεων και δραστηριοτήτων του έργου δυνατότητα εκτίμησης με σχετική ακρίβεια των απαιτήσεων του έργου σε πόρους εντοπισμός παρεκκλίσεων των προγραμμάτων και αντιμετώπιση των συνεπειών τους αναθεώρηση κάποιου προγράμματος εφόσον εμφανισθεί πρόβλημα μεταφορά πόρων από δραστηριότητα σε δραστηριότητα ανάλογα με τις ανάγκες του έργου ελαχιστοποίηση χρόνων και κόστους υλοποίησης του έργου εντοπισμός κρίσιμων δραστηριοτήτων του έργου σεβασμός των περιορισμών σε χρόνο, κόστος και πόρους 34

Τοξωτά δίκτυα (Arrow / Activity On Arrow network AOA) Τα δίκτυα αυτά επειδή οι σχέσεις των δραστηριοτήτων είναι πολύ απλές, είναι πιο ευκρινή και πιο κατανοητά αλλά και πιο εκτεταμένα. Στα δίκτυα αυτά οι δραστηριότητες παριστάνονται με βέλη. Κομβικά δίκτυα (Precedence / Activity On Node network AON) Tα δίκτυα αυτά επιτρέπουν την απεικόνιση πιο σύνθετων σχέσεων μεταξύ των δραστηριοτήτων και παρέχουν μεγαλύτερες δυνατότητες σε εναλλακτικές λύσεις κατά το σχεδιασμό, αλλά είναι περισσότερο δυσνόητα. Στα δίκτυα αυτά κάθε δραστηριότητα παριστάνεται με ένα κόμβο του δικτύου. 35

Τοξωτά δίκτυα γεγονότα (events) : αποτελούν τα σημεία στο χρόνο τα οποία ορίζουν την αρχή και το τέλος μιας δραστηριότητας. Παριστάνονται συνήθως με ένα κύκλο και αριθμούνται μονοσήμαντα. Το δίκτυο αρχίζει και τελειώνει με γεγονός. Κάθε γεγονός ορίζει το τέλος μιας δραστηριότητας και την αρχή μιας άλλης, εκτός από το αρχικό γεγονός (start event) και το τελικό γεγονός (finish event). Το γεγονός που προηγείται κάποιου άλλου ονομάζεται προηγούμενο (predecessor) και εκείνο που έπεται κάποιου άλλου καλείται επόμενο (successor). δραστηριότητες Παριστάνονται με ένα βέλος (άνυσμα) που συνδέει δυο γεγονότα. Ο πλήρης καθορισμός κάθε δραστηριότητας απαιτεί τον καθορισμό: ενός μοναδικού κωδικού (π.χ. Αij), όπου i,j οι αριθμοί των γεγονότων αρχής και τέλους αυτής την περιγραφή της τη χρονική διάρκειά της τη λογική σύνδεσή της με τις προηγούμενες και επόμενες 36

37

Σ ένα δίκτυο διακρίνονται διαδοχικές (sequential) και παράλληλες (concurrent) δραστηριότητες με κριτήριο αν παρεμβάλλονται μεταξύ τους γεγονότα ή όχι. Μια διαδοχική σειρά δραστηριοτήτων που εκτείνεται από την αρχή μέχρι το τέλος του δικτύου ονομάζεται διαδρομή ή δρομολόγιο (path) Ένα σύνολο δραστηριοτήτων με κοινή αρχή/γεγονός και κοινό τέλος/γεγονός μπορούν να αντικατασταθούν από μία άλλη δραστηριότητα που ονομάζεται hammock activity. Σε ορισμένες περιπτώσεις απαιτείται η λειτουργική σύνδεση στο δίκτυο δύο γεγονότων χωρίς αυτή να αποτελεί δραστηριότητα (δεν απαιτεί ούτε χρόνο ούτε πόρους). Η σύνδεση αυτή ονομάζεται Πλασματική ραστηριότητα (dummy activity) και συμβολίζεται με διακεκομμένο βέλος (---->) 38

Κομβικά δίκτυα Ο πλήρης καθορισμός κάθε δραστηριότητας απαιτεί τον καθορισμό: ενός μοναδικού κωδικού (π.χ. Αi) την περιγραφή της τη χρονική διάρκειά της τη λογική σύνδεσή της με τις προηγούμενες και επόμενες Στα κομβικά δίκτυα οι δραστηριότητες παριστάνονται συνήθως με κύκλους οι οποίοι συνδέονται μεταξύ τους με βέλη που απεικονίζουν τις σχέσεις αλληλουχίας μεταξύ των δραστηριοτήτων. Ο κωδικός και τα χρονικά στοιχεία κάθε δραστηριότητας σημειώνονται στον κύκλο που την απεικονίζει. εν υπάρχει η έννοια της πλασματικής δραστηριότητας. Επίσης το δίκτυο μπορεί να αρχίζει και να τελειώνει με πολλές δραστηριότητες. Η δραστηριότητα που προηγείται κάποιας άλλης ονομάζεται προηγούμενη (predecessor) και εκείνη που έπεται κάποιας άλλης καλείται επόμενη (successor). 39

Στα κομβικά δίκτυα οι σχέσεις που μπορούν να υπάρξουν μεταξύ των δραστηριοτήτων είναι πιο περίπλοκες και μπορούν να είναι μια από τις ακόλουθες: Η έναρξη μιας δραστηριότητας εξαρτάται από τη λήξη της προηγούμενής της (Finish-to-Start constraint FS) Η έναρξη μιας δραστηριότητας εξαρτάται από την έναρξη της προηγούμενής της (Start-to-Start constraint SS) Η λήξη μιας δραστηριότητας εξαρτάται από τη λήξη της προηγούμενής της (Finish-to-Finish constraint FF) Η λήξη μιας δραστηριότητας εξαρτάται από την έναρξη της προηγούμενής της (Start-to-Finish constraint SF) 40

Κανόνες σχεδιασμού δικτύου το διάγραμμα να σχεδιάζεται από αριστερά προς τα δεξιά τα διασταυρούμενα βέλη να περιορίζονται στο ελάχιστο να αποφεύγεται η χρήση καμπύλων τόξων Σχεδιασμός τοξωτών δικτύων ένα γεγονός έχει έννοια εφόσον οι δραστηριότητες που καταλήγουν σε αυτό έχουν περατωθεί μια δραστηριότητα μπορεί να αρχίσει εφόσον έχει πραγματοποιηθεί το γεγονός έναρξής της ένα γεγονός δεν μπορεί να εμφανισθεί στο δίκτυο δυο φορές (δεν επιτρέπονται βρόγχοι) δεν επιτρέπεται η ύπαρξη ανεξάρτητων δραστηριοτήτων ή γεγονότων δυο παράλληλες δραστηριότητες δεν μπορούν να έχουν τα ίδια γεγονότα σαν αρχή και τέλος (χρήση πλασματικών δραστηριοτήτων) οι πλασματικές δραστηριότητες πρέπει να περιορίζονται στο ελάχιστο 41

Σχεδιασμός κομβικών δικτύων ο κωδικός της δραστηριότητας και τα χρονικά της στοιχεία σημειώνονται στον κύκλο που την απεικονίζει δεν υπάρχουν πλασματικές δραστηριότητες μεταξύ δύο κύκλων μπορούν να υπάρχουν περισσότερα του ενός βέλη πάνω στα οποία επισημαίνεται το είδος της σχέσης που απεικονίζουν, μια και σε ένα ζεύγος δραστηριοτήτων μπορούν να υπάρχουν πάνω από μια σχέσεις αλληλουχίας. 42

43

Παράδειγμα σχεδιασμού τοξωτού δικτύου =diafaneia 29a 44

To διάγραμμα GANTT Aποτελεί μορφή γραφικής αναπαράστασης ενός χρονοδιαγράμματος Οριζόντιος άξονας : χρονική κλίμακα (ημέρες, εβδομάδες, μήνες) Κατακόρυφος άξονας : δραστηριότητες του έργου ύο «μπάρες» : Η μια για τη προβλεπόμενη χρονική διάρκεια και ηδεύτερη με την απολογιστική εξέλιξη. Ορισμένες φορές χρησιμοποιούνται στα διαγράμματα Gantt ορόσημα (milestones). Τοποθετούνται σημάδια (συνήθως ) που επισημαίνουν π.χ. κρίσιμους ελέγχους, ανασχεδιασμό ή αναθεωρήσεις του project κλπ). Βασικά μειονεκτήματα του Gantt δεν απεικονίζει τις σχέσεις και εξαρτήσεις των διαφόρων φάσεων και δραστηριοτήτων ούτε την κρισιμότητα ορισμένων από αυτές στην υλοποίηση του έργου. εν απεικονίζει το έργο σα δίκτυο δραστηριοτήτων δεν αποτυπώνει την επίδραση μιας καθυστέρησης ή επίσπευσης κάποιας εργασίας στο έργο δεν απεικονίζει τις αναθεωρήσεις στις δραστηριότητες του σχεδιασμού έγκαιρα Η ουσιαστική προσφορά του διαγράμματος Gantt περιορίζεται κυρίως στις αρχικές φάσεις του έργου. εν μπορεί να υποστηρίξει πολύπλοκες και λεπτομερείς φάσεις. 45

46

47

3. Χρονικός Προγραμματισμός Στόχος του χρονικού προγραμματισμού είναι ο προσδιορισμός της χρονικής διάρκειας έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων, φάσεων και ολόκληρου του έργου. α. Βασικά στοιχεία υπολογισμού Ημερομηνίες έναρξης / λήξης των εργασιών των δραστηριοτήτων Επιτρεπόμενη καθυστέρηση έναρξης / λήξης κάθε δραστηριότητας και φάσης Καθορισμός κρίσιμων δραστηριοτήτων Αναμενόμενη διάρκεια ολοκλήρωσης του έργου αισιόδοξο σενάριο (optimistic time) απαισιόδοξη σενάριο (pessimistic time) πιθανό σενάριο (most likely time) 48

Τοξωτά δίκτυα Ενωρίτερος χρόνος (Early Τime) ET: Ο μικρότερος δυνατός χρόνος πραγματοποίησης του γεγονότος (ο χρόνος αυτός είναι ίσος με τη μεγαλύτερη διαδρομή από το αρχικό γεγονός μέχρι το συγκεκριμένο) Βραδύτερος χρόνος (Late Τime) LT: Ο μέγιστος διαθέσιμος χρόνος πραγματοποίησης του γεγονότος χωρίς να επηρεασθεί η συνολική διάρκεια του έργου (ο χρόνος αυτός υπολογίζεται αν από το βραδύτερο χρόνο του επόμενου γεγονότος αφαιρεθεί η μεγαλύτερη διαδρομή από το συγκεκριμένο γεγονός). 49

Συνολικό περιθώριο χρόνου (Total Float) TF = LTj EΤi DAij (μεγαλύτερο χρονικό διάστημα κατά το οποίο μπορεί να επιβραδυνθεί η εκτέλεση μιας δραστηριότητας χωρίς να μεγαλώσει η συνολική διάρκεια του έργου) Ελεύθερο περιθώριο χρόνου (Free Float) FF = ETj ETi - DΑij (χρονικό διάστημα κατά το οποίο μπορεί να επιβραδυνθεί μια δραστηριότητα χωρίς να επηρεασθεί ο ενωρίτερος χρόνος έναρξης των επόμενων δραστηριοτήτων Από την πλευρά του ιευθυντή έργου, η ύπαρξη χρονικού περιθωρίου σε ένα πρόγραμμα μπορεί να είναι ευεργετική. Εαν όμως το χρονικό περιθώριο είναι πολύ μεγάλο υπάρχει κίνδυνος ανεπιθύμητων αιχμών στη διάθεση των πόρων. 50

Κρίσιμες δραστηριότητες Κρίσιμη δραστηριότητα λέγεται κάθε δραστηριότητα που δεν έχει κανένα περιθώριο καθυστέρησης ή μετατόπισης, δηλαδή που οι ενωρίτεροι και βραδύτεροι χρόνοι έναρξης και πέρατος ταυτίζονται. ΤF=0 => κρίσιμες δραστηριότητες (critical) Κάθε καθυστέρηση μιας τέτοιας δραστηριότητας συνεπάγεται αντίστοιχη καθυστέρηση στην αποπεράτωση του έργου. Μια δραστηριότητα καθίσταται κρίσιμη λόγω της σχετικής θέσης της στο δίκτυο του έργου και της επιδίωξης να μην ξεπεράσει η διάρκεια του έργου κάποιο χρονικό όριο. 51

Κομβικά δίκτυα Για κάθε δραστηριότητα ορίζονται: Ο ενωρίτερος χρόνος έναρξης (ETS) O ενωρίτερος χρόνος τέλους (ETF) Ο βραδύτερος χρόνος έναρξης (LTS) Ο βραδύτερος χρόνος τέλους (LTF) i,j = προηγούμενη, επόμενη δραστηριότητα στο δίκτυο ΕTSj = max {ETSi+SS(i,j), ETFi+FS(i,j), ETSi+SF(i,j) DAj, ETFi+FF(i,j) DAj} (o μεγαλύτερος από τους ενωρίτερους χρόνους οι οποίοι προκύπτουν ανάλογα με τις σχέσεις αλληλουχίας που υπάρχουν μεταξύ των δραστηριοτήτων i και j) ETFj = ETSj+DΑj 52

LTFi = min {LTSj-FS(i,j), LTFj-FF(i,j), LTSj-SS(i,j)+DAi, LTFj-SF(i,j)+DAi} (ο βραδύτερος χρόνος τέλους του έργου ισούται με το μεγαλύτερο από τους ενωρίτερους χρόνους τέλους όλων των δραστηριοτήτων του έργου και ταυτίζεται με τη συνολική χρονική διάρκεια του έργου) LTSi = LTFi DΑi TFi= LTFi ETFi= LTSi ETSi (συνολικό περιθώριο χρόνου) FFi = min {ETSj ETFi FS(i,j), ETSj ETSi SS(i,j), ETFj ETFi FF(i,j), ETFj ETSi SF(i,j)} (ελεύθερο περιθώριο χρόνου) 53

β. Οι τεχνικές CPM και PERT Ο υπολογισμός της χρονικής διάρκειας του έργου γίνεται με τη χρήση των τεχνικών PERT και CPM PERT (Program Evaluation and Review Tecnique) Ανάπτυξη: U.S. Navy Special Projects Office (1958) Χρησιμοποιήθηκε για τη διαχείριση το έργου «Πύραυλοι Polaris» CPM (Critical Path Method) Ανάπτυξη : J.E.Kelly [Remington-Rand] και M.R.Walker [du Pond] (1957). Χρησιμοποιήθηκε για το σχεδιασμό ημερομηνιών συντήρησης χημικών εργοστασίων. 54

H τεχνική CPM Οι εργασίες που σχετίζονται με το έργο πρέπει: να είναι καλώς ορισμένες στη διάσταση του χρόνου να είναι ανεξάρτητες μεταξύ τους να ακολουθούν συγκεκριμένη σειρά εκτέλεσης Η τεχνική CPM δίνει τη δυνατότητα: υπολογισμού σημείων της καμπύλης του συνολικού κόστους του έργου σε συνάρτηση με τη χρονική του διάρκεια άμεσου προσδιορισμού του ελάχιστου συνολικού κόστους και της ελάχιστης διάρκειας του έργου κατάρτισης προυπολογισμού του έργου με τη δημιουργία διαφόρων χρονικών σεναρίων, με τον υπολογισμό του κινδύνου απωλειών κλπ. 55

Ένα παράδειγμα επίλυσης με CPM 56

57

58

59

60

H τεχνική PERT Η τεχνική PERT χρησιμοποιείται για την αντιμετώπιση της αβεβαιότητας του χρόνου των δραστηριοτήτων ενός έργου. Εφαρμόζεται σε έργα που παρουσιάζουν ευαισθησία σε πιθανές χρονικές μεταβολές των δραστηριοτήτων τους. Οι δραστηριότητες του έργου έχουν χρονικές διάρκειες που θεωρούνται σα στοχαστικές μεταβλητές Με τη μέθοδο PERT μπορεί να υπολογισθεί: η πιθανότητα εκτέλεσης ενός έργου σε προκαθορισμένο χρόνο ο χρόνος εκτέλεσης ενός έργου με συγκεκριμένη πιθανότητα η υπόλοιπη διάρκεια ενός έργου του οποίου ο αρχικός χρονικός προγραμματισμός έχει ανατραπεί κατά την υλοποίηση ενός μέρους του. Προυποθέσεις εφαρμογής της PERT η διάρκεια κάθε δραστηριότητας θεωρείται στοχαστική μεταβλητή που ακολουθεί την κατανομή Βήτα για κάθε δραστηριότητα ορίζεται ο αισιόδοξος (a), απαισιόδοξος (b) και πιθανός (m) χρόνος οι χρόνοι των δραστηριοτήτων είναι στατιστικά ανεξάρτητοι μεταξύ τους η μέση τιμή της κατανομής Βήτα καθορίζει τον αναμενόμενο χρόνο (expected time Τe) κάθε δραστηριότητας (απαραίτητος μέσος χρόνος για την υλοποίησή της) Τe = (a+4m+b)/6 η διακύμανση του χρόνου κάθε δραστηριότητας συμπίπτει με το τετράγωνο της τυπικής απόκλισης σ της κατανομής Βήτα για την οποία ισχύει: σ2 = ((b-a)/6)2 η διακύμανση του χρόνου όλου του έργου ισούται με το άθροισμα των διακυμάνσεων των δραστηριοτήτων της κρίσιμης διαδρομής του. Αν υπάρχουν περισσότερες της μιας κρίσιμες διαδρομές χρησιμοποιείται εκείνη που έχει μεγαλύτερη διακύμανση. 61

62

Μεθοδολογία υπολογισμών Για τον υπολογισμό της πιθανότητας ολοκλήρωσης ενός έργου σε χρόνο Τn υποθέτουμε ότι ο χρόνος αυτός ακολουθεί την κανονική κατανομή (normal distribution) Για κάθε δραστηριότητα υπολογίζονται ο αναμενόμενος χρόνος Te και η διακύμανση σ2 Για κάθε δραστηριότητα υπολογίζεται ο ενωρίτερος και βραδύτερος χρόνος έναρξης και λήξης (με βάση τον αναμενόμενο χρόνο Τe), το συνολικό περιθώριο χρόνου καθώς και οι κρίσιμες διαδρομές του δικτύου. Υπογίζεται η διακύμανση του χρόνου όλου του έργου σαν άθροισμα όλων των δραστηριοτήτων κάθε κρίσιμης διαδρομής Υπολογίζεται η σταθερά z της κανονικής κατανομής μέσω της σχέσης Ζ=(Τn-Τe)/σ 63

Ένα παράδειγμα επίλυσης με PERT 64

65

66

67

68

Τρία ακόμα παραδείγματα επίλυσης με CPM (τοξωτό δίκτυο) 69

(τοξωτό δίκτυο) 70

(κομβικό δίκτυο) 71

Ενα ακόμα παράδειγμα επίλυσης με PERT 72

73

Ασκηση προς λύση 74

γ. ιαδικασία crashing Για κάθε δραστηριότητα πρέπει να γνωρίζουμε: την κανονική διάρκεια Τ αυτής, που εκφράζει τον προβλεπόμενο χρόνο για την υλοποίησή της την ελάχιστη δυνατή διάρκειά της Τε (ελάχιστος δυνατός χρόνος υλοποίησής της) το περιθώριο συμπίεσης το οποίο προκύπτει από τη διαφορά Τ-Τε το συνολικό άμεσο κόστος αυτής Κ που αναφέρεται στην κανονική της διάρκεια το άμεσο κόστος συμπίεσης Κσ για κάθε χρονική μονάδα (κόστος μείωσης της διάρκειας της δραστηριότητας κατά μια χρονική μονάδα) το έμμεσο κόστος ανά χρονική μονάδα Η διαδικασία συμπίεσης (crashing) ακολουθεί τους εξής κανόνες: συμπιέζονται οι δραστηριότητες της κρίσιμης διαδρομής που παρουσιάζουν το μικρότερο κόστος συμπίεσης στην περίπτωση ύπαρξης περισσότερων της μιας κρίσιμων διαδρομών υπάρχουν δύο εναλλακτικές λύσεις ή συμπιέζεται η κοινή δραστηριότητα με το ελάχιστο κόστος συμπίεσης ή συμπιέζεται μια δραστηριότητα με το ελάχιστο κόστος συμπίεσης από κάθε κρίσιμη διαδρομή Κριτήριο: το μικρότερο συνολικό κόστος συμπίεσης Σε κάθε φάση συμπίεσης σχεδιάζεται το αντίστοιχο δίκτυο και εντοπίζονται οι νέες κρίσιμες διαδρομές 75

Παράδειγμα εφαρμογής της διαδικασίας crashing 76

77

78

Ενα ακόμα παράδειγμα 79

80

4. Προγραμματισμός πόρων α. Κατηγορίες πόρων Με τον όρο πόροι εννοούνται: η ανθρώπινη εργασία ο εξοπλισμός τα υλικά το κεφάλαιο Αναλώσιμοι πόροι (consumable resources): οι πόροι οι οποίοι δαπανώνται σε μια συγκεκριμένη δραστηριότητα και δεν μπορούν να επαναχρησιμοποιηθούν σε άλλη. Πρέπει να είναι διαθέσιμοι πριν από τη στιγμή της χρήσης τους με βάση το χρονικό προγραμματισμό και τον προυπολογισμό του έργου Μη αναλώσιμοι ή αναχρησιμοποιούμενοι (non-consumable resources): οι πόροι οι οποίοι μπορούν να χρησιμοποιούνται από δραστηριότητα σε δραστηριότητα και από έργο σε έργο. Πρέπει να είναι διαθέσιμοι σε τακτά χρονικά διαστήματα, τα οποία προβλέπονται από το χρονικό προγραμματισμό του έργου και μετά τη χρήση τους είναι ελεύθεροι για επαναχρησιμοποίηση. 81

Αναλώσιμοι πόροι λανθασμένη χρήση τους έχει ως συνέπεια την απώλεια κεφαλαίου που τους αντιπροσωπεύει υπόκεινται σε απώλειες (κλοπές, φθορά, αλλοιώσεις) απαιτούν χρόνο παραγγελίας και μεταφοράς απαιτούν χώρο αποθήκευσης Μη αναλώσιμοι πόροι Ανθρώπινο δυναμικό Εξοπλισμός ειδικότητες καταλληλότητα απόδοση φθορές, βλάβες, συντήρηση διαθεσιμότητα παράλληλη χρήση άμεση εύρευση Ολικοί πόροι: οι πόροι των οποίων η ποσότητα δεν επηρεάζεται από την αλλαγή της διάρκειας μιας δραστηριότητας Κλιμακωτοί πόροι: οι πόροι των οποίων η ποσότητα επηρεάζεται άμεσα από τη διάρκεια του έργου. 82

H απαίτηση σε πόρους (resource requirement) εκφράζει τις ανάγκες του έργου Η διαθεσιμότητα των πόρων (availability) εκφράζει τη δυνατότητα ικανοποίησης των απαιτήσεων σε πόρους. Η φόρτιση πόρων (loading) εκφράζει την κατανομή πόρων από τους διαθέσιμους κατά δραστηριότητα Η σχέση απαίτησης-φόρτισης πόρων έχει ιδιαίτερη σημασία καθότι είναι κρίσιμη για την ομαλή υλοποίηση του έργου μια και επηρεάζει άμεσα τη χρονική διάρκεια του έργου αλλά και τη σχέση «κόστους χρόνου» 83

Κατάσταση υπερφόρτισης (overloading condition) : η απαίτηση υπερβαίνει τη φόρτιση. Η κατάσταση υπερφόρτισης μπορεί να αντιμετωπισθεί με : χρήση υπερωριών η οποία επιφέρει αύξηση του κόστους και μείωση της παραγωγικότητας αύξηση της παραγωγικότητας με ειδική εκπαίδευση του προσωπικού μείωση της υποαπασχόλησης (νεκροί χρόνοι) του προσωπικού βελτιστοποίηση της τυποποίησης επαναλαμβανόμενων εργασιών χρησιμοποίηση υπεργολάβων χρήση νέας τεχνολογίας κλπ 84

Κατάσταση υποφόρτισης (underloading condition): η φόρτιση υπερβαίνει την απαίτηση Η κατάσταση υποφόρτισης μπορεί να αντιμετωπισθεί: μετακινώντας πόρους σε άλλες δραστηριότητες (κυρίως στις κρίσιμες) μετακινώντας πόρους σε άλλα έργα ενοικιάζοντας πόρους σε άλλες εταιρίες συντηρώντας τον εξοπλισμό εκπαιδεύοντας το προσωπικό σε νέες ειδικότητες ή στη χρήση νέων τεχνολογιών αναπτύσσοντας νέα συστήματα παραγωγής για μελλοντική χρήση μελετώντας και αξιολογώντας έργα του παρελθόντος με στόχο την εξαγωγή συμπερασμάτων για μελλοντική βελτίωση της παραγωγής 85

β. Εξισορρόπηση πόρων Κατάσταση ισορροπίας (balance condition): η φόρτιση ικανοποιεί ακριβώς την απαίτηση σε πόρους Υπερφόρτιση => καθυστέρηση δραστηριοτήτων ή εξομάλυνση πόρων Ο προγραμματισμός δεν μπορεί να προβλέπει με απόλυτη ακρίβεια τις ποσότητες των πόρων που θα απαιτηθούν κατά χρονική μονάδα αναφοράς του έργου. Για το λόγο αυτό, κατά τη φάση υλοποίησης του έργου θα πρέπει, μεταξύ άλλων, να προσεχθούν τα παρακάτω σημεία: οι (σύντομοι) χρόνοι διάθεσης των υλικών η (καλή) ποιότητα των υλικών η σταθερότητα του ρυθμού εργασιών η εξασφάλιση προστατευόμενων χώρων αποθήκευσης η σωστή επιλογή των προμηθευτών (ποιότητα, κόστος, συνέπεια, απόσταση) 86

Με τον όρο εξισορρόπηση / εξομάλυνση πόρων (resource leveling / smoothing) εννοείται η διαδικασία με την οποία βελτιώνεται η φόρτιση των πόρων με την αναδιάταξη ορισμένων δραστηριοτήτων. Key factor = resource utilization = f(cost, time) Τρόποι εξισορρόπησης / εξομάλυνσης Α. Επιμήκυνση δραστηριοτήτων με βάση τους περιορισμούς στους πόρους Β. Σπάσιμο δραστηριοτήτων (χωρίς μεταβολή σχέσεων αλληλουχίας) Γ. Τροποποίηση του δικτύου (επανεξέταση σχέσεων αλληλουχίας) Ο περιορισμός στη φόρτιση των πόρων επιβάλλει καθιέρωση προτεραιότητας εξυπηρέτησης των δραστηριοτήτων, με βάση ορισμένα κριτήρια. Κριτήρια (μικρότερης) προτεραιότητας: η δραστηριότητα με το μικρότερο συνολικό περιθώριο χρόνου η δραστηριότητα με το βραδύτερο χρόνο λήξης η δραστηριότητα που απαιτεί συνολικά περισσότερους πόρους η δραστηριότητα με τη μεγαλύτερη μέση απαίτηση/χρονική μονάδα η δραστηριότητα με τη μεγαλύτερη διάρκεια 87

88

Ένα παράδειγμα εξομάλυνσης πόρων 89

90

Ένα ακόμα παράδειγμα εξομάλυνσης πόρων (ύπαρξη περιορισμού στους διαθέσιμους πόρους) 91

92

93

94

95

5. Προυπολογισμός έργου α. Κατηγορίες κόστους Η εκτίμηση του κόστους του έργου αποτελεί καθοριστικό παράγοντα τόσο για την ανάληψή του όσο και για την επιτυχή ολοκλήρωσή του. Η ακρίβεια της εκτίμησης του κόστους πλησιάζει τη μέγιστη τιμή της στο στάδιο της εκτέλεσης του έργου. Αμεσο κόστος : συνδέεται άμεσα με τις δραστηριότητες του έργου και περιλαμβάνει: άμεσο κόστος εργασίας (εργατικό, διοικητικό) άμεσο κόστος χρησιμοποιούμενων υλικών άμεσο κόστος χρήσης εξοπλισμού άμεσες δαπάνες υπηρεσιών τρίτων Εμμεσο κόστος : δεν συνδέεται άμεσα με κάποια δραστηριότητα του έργου, υπολογίζεται με επιμερισμό και περιλαμβάνει: έμμεσο κόστος εργασίας (ποιοτικός έλεγχος, γραμματεία) έμμεσο κόστος υλικών (διαχείριση, αποθήκευση) έμμεσο κόστος εξοπλισμού (πληροφοριακά συστήματα, μηχανήματα γραφείου) έμμεσες δαπάνες (ενοίκια, τόκοι) 96

Το κόστος, ταξινομημένο σε κατηγορίες, παρακολουθείται τόσο κατά την κατάρτιση όσο και κατά την υλοποίηση του Προϋπολογισμού. Κόστος εργασίας > Εργατικό μισθοί, υπερωρίες εργοδοτικές εισφορές πριμ, παροχές > ιοικητικό - Προσωπικό ειδικά για το έργο - Τακτικό προσωπικό 97

Κόστος εξοπλισμού Στάδια για τον υπολογισμό του κόστους του εξοπλισμού: καθορισμός απόδοσης (με βάση στοιχεία του παρελθόντος) υπολογισμός χρόνου απασχόλησης (στατιστική πρόβλεψη) υπολογισμός της τιμής μονάδας κοστολόγησης Απαραίτητα στοιχεία για την κοστολόγηση κόστος εργασίας συντήρησης κόστος ανταλλακτικών και αναλωθέντων υλικών άμεσες δαπάνες τρίτων αποσβέσεις ασφάλιστρα επιπλέον για ενοικιαζόμενο εξοπλισμό κόστος μίσθωσης κόστος αναλωθέντων υλικών που δεν υπάγονται στο κόστος μίσθωσης 98

Κόστος υλικών κόστος αγοράς υλικών ειδικής χρήσης (δομικά υλικά κλπ) κόστος αγοράς υλικών γενικής χρήσης (λιπαντικά κλπ) κόστος φθορών και απωλειών κόστος διαχείρισης υλικών (~10-20% του συνολικού κόστους) Κόστος παροχής εργασίας / υπηρεσιών από τρίτους Γενικά έξοδα δαπάνες εξυπηρέτησης χώρων ενοίκια ασφάλεια χώρων λοιπά 99

Επιμερισμός κόστους Για την ευκολότερη παρακολούθηση και έλεγχο της εξέλιξης του κόστους απαιτείται ο επιμερισμός του χρονικά και κατά δραστηριότητα. Για το χρονικό επιμερισμό καθορίζεται η χρονική μονάδα παρακολούθησης της εξέλιξης του κόστους και δημιουργείται διάγραμμα που δείχνει την προοδευτική συσσώρευση του κόστους. Κόστος εργασίας Κατά δραστηριότητα : Υπολογίζεται με βάση τον αριθμό των ΑΩ του προσωπικού κατά δραστηριότητα και το κόστος της ΑΩ Χρονικός επιμερισμός : Υπολογίζονται οι δαπάνες για συγκεκριμένη χρονική περίοδο κατά δραστηριότητα καθώς και για το σύνολο των δραστηριοτήτων Κόστος υλικών Το κόστος υλικών προβλέπεται αρχικά σε γενικές γραμμές κατά δραστηριότητα και για το σύνολο του έργου, ενώ δεν καταρτίζεται τις περισσότερες φορές χρονικός επιμερισμός Κόστος εξοπλισμού Ο αριθμός των ωρών απασχόλησης του εξοπλισμού επιμερίζεται κατά δραστηριότητα και υπολογίζεται το αντίστοιχο κόστος. Υπολογίζονται οι δαπάνες εξοπλισμού για τη συγκεκριμένη χρονική περίοδο κατά δραστηριότητα (χρονικός επιμερισμός) και για το σύνολο των δραστηριοτήτων Κόστος παροχής εργασίας / υπηρεσιών από τρίτους Ο χρονικός επιμερισμός του κόστους γίνεται ακολουθώντας το συμφωνημένο πρόγραμμα καταβολής ή ισόποσα στις χρονικές περιόδους αναφοράς. Γενικά έξοδα Ο χρονικός επιμερισμός του κόστους γίνεται αναλογικά στις χρονικές περιόδους αναφοράς 100

Ο προυπολογισμός (Budget) ενός έργου αποτελεί τον κινητήριο μοχλό του έργου. Σχεδιάζει την προβλεπτική κοστολόγηση του έργου και ελέγχει την εξέλιξη του κόστους κατά τη φάση της υλοποίησης. Ο προυπολογισμός αποτελεί εργαλείο ελέγχου του κόστους του έργου και χρησιμοποιείται για: την ελαχιστοποίηση του συνολικού κόστους του έργου με τη συμπίεση των δαπανών κάθε δραστηριότητας την επισήμανση στη ιοίκηση του έργου των κοστολογικών προβλημάτων έτσι ώστε να προβλέπονται και να διορθώνονται πιθανές υπερβάσεις την ενημέρωση κάθε υπευθύνου του έργου για την εξέλιξη του προυπολογισμού του τομέα ευθύνης του την ευαισθητοποίηση των εμπλεκόμενων στο έργο για εξέταση των ενεργειών τους κοστολογικά 101

Σύνταξη Προυπολογισμού Η σύνταξη των επιμέρους προυπολογισμών των δαπανών του έργου επιτρέπει τη σύνταξη του γενικού προυπολογισμού του έργου. Ο προυπολογισμός περιλαμβάνει το κόστος του έργου: συνολικά ανά κέντρο κόστους ανά δραστηριότητα ανά χρονική περίοδο Με την ολοκλήρωση του προυπολογισμού ενεργοποιείται: το πρόγραμμα διάθεσης των απαραίτητων κεφαλαίων για την υλοποίηση του έργου το πρόγραμμα πληρωμών (για εργαζόμενους,προμηθευτές κλπ) ο μηχανισμός παρακολούθησης και ελέγχου της υλοποίησης του προυπολογισμού μέσω: > διαδικασιών σύγκρισης και πιστοποίησης δαπανών > εντύπων και διαδικασιών προμήθειας και διάθεσης υλικών > εντύπων και διαγραμμάτων παρακολούθησης της εξέλιξης του προυπολογισμού κάθε υπευθύνου 102

Συμβάσεις Ο καθορισμός των συμβάσεων που συμφωνείται μεταξύ δύο μερών παίζει σημαντικό ρόλο στη διαμόρφωση του κόστους και στη χρηματοροή, μια και καθορίζει όχι μόνο το ύψος των ποσών αλλά και τη διαδικασία καταβολής τους. Η διαχείριση των συμβάσεων αποτελεί μια εξειδικευμένη οργανωτική λειτουργία με ιδιαίτερες απαιτήσεις, αφού από αυτή η εξαρτάται ως ένα βαθμό η έγκαιρη και απρόσκοπτη πραγματοποίηση του έργου, με παράλληλο στόχο την αποφυγή απρόβλεπτων αρνητικών καταστάσεων. Τα στοιχεία και οι πληροφορίες που απαιτούνται για το σχεδιασμό της σύμβασης πρέπει να καλύπτουν: α. Το περιεχόμενο των εργασιών που πρέπει να πραγματοποιηθούν. β. Τα μέσα και τις μεθόδους υλοποίησης του έργου (εξοπλισμός, τεχνολογία, προσωπικό, κόστος) γ. Τις κρίσιμες και ενδιάμεσες υποχρεωτικές οριακές ημερομηνίες (milestones) καθώς και την ημερομηνία πέρατος του έργου. δ. Τις περιόδους έγκρισης ενδιάμεσων συμπληρωματικών μελετών και συνεννοήσεων. ε. Χρηματοδοτικά θέματα 103

β. Μελέτη χρηματοροής/καμπύλη S Μελέτη Χρηματοροής (cash flow) Η μελέτη και αξιολόγηση της χρηματοροής (έσοδα έξοδα) δίνει τη δυνατότητα : Πρόβλεψης των απαιτήσεων σε πόρους σε σχέση με τις δυνατότητες χρηματοδότησης (κυρίως στη φάση του σχεδιασμού) Εγκαιρης επισήμανσης των στιγμιαίων αρνητικών ροών και εξέτασης εναλλακτικών τρόπων αντιμετώπισή τους Σύγκρισης εναλλακτικών δυνατοτήτων επένδυσης Καθορισμού πολιτικής δανεισμού, πληρωμής προμηθευτών κλπ Οικονομικού ελέγχου του έργου Ανάλυση της χρηματοροής Η καταγραφή της χρηματοροής δίνει τη δυνατότητα εναλλακτικών αποφάσεων από τη ιοίκηση του έργου: αναβολή πληρωμών - εξόδων, μεγαλύτερες περιόδους πίστωσης επίσπευση καταβολών προγραμματισμό της χρηματοδότησης ώστε να υπάρξουν ελαστικά περιθώρια σε κρίσιμα διαστήματα εκμετάλλευση των περιθωρίων χρόνου των μη κρίσιμων δραστηριοτήτων ενδεχόμενο επανασχεδιασμό του δικτύου με βελτίωση της χρηματοροής επενδύσεις με αποδοτικό συντελεστή επιστροφής αποπεράτωση του έργου σε συντομότερο χρονικό διάστημα 104

Καμπύλη S (S curve) Η καμπύλη S είναι μια μέθοδος αποτύπωσης της χρηματοροής που συνδέει τον προυπολογισμό του έργου με το δίκτυο των δραστηριοτήτων του στη βάση του ημερήσιου καταμερισμού κόστους του έργου. ιαδικασία σχεδιασμού Το κόστος κάθε δραστηριότητας διαιρείται με τη χρονική της διάρκεια για εξαγωγή του ημερήσιου κόστους της ημιουργείται πίνακας κόστους όλων των δραστηριοτήτων του έργου με βάση το διάγραμμα ενωρίτερων χρόνων έναρξης του δικτύου Υπολογίζεται το συσσωρευτικό ημερήσιο κόστος Αποτυπώνεται γραφικά η εξέλιξη του (συσσωρευτικού) κόστους σε σχέση με το χρόνο Καμπύλη ενωρίτερων -βραδύτερων χρόνων Η καμπύλη ενωρίτερων - βραδύτερων χρόνων απεικονίζει τον καταμερισμό των απαιτούμενων εκροών με βάση τους ενωρίτερους και βραδύτερους χρόνους έναρξης των δραστηριοτήτων Με βάση τους βραδύτερους χρόνους έναρξης μετατίθενται χρονικά οι πληρωμές με ταυτόχρονη όμως αύξηση της πιθανότητας αστοχίας στη χρονική διάρκεια του έργου. 105

Παράδειγμα διαμόρφωσης/σχεδιασμού καμπύλης S 106

107

Ένα ακόμα παράδειγμα... 108

109

110

γ. Ελεγχος έργου Παρά το γεγονός ότι τόσο ο προγραμματισμός όσο και η οργάνωση ενός έργου είναι πολύ εντατικές δραστηριότητες για τον project manager, τον περισσότερο χρόνο πρέπει να τον αφιερώσει στον έλεγχο του έργου. Ο επισταμένος έλεγχος του έργου μπορεί να εξασφαλίσει την επιτυχία των στόχων του έργου. Βασική προυπόθεση για την αποτελεσματική παρακολούθηση και τον έλεγχο της εξέλιξης ενός έργου είναι η έγκαιρη και επαρκής πληροφόρηση. Η λειτουργία του κύκλου ελέγχου αφορά: στο σχέδιο δράσης (project plan) ως σημείου αναφοράς στην παρακολούθηση της εξέλιξης των εργασιών στην καταγραφή και ανάλυση των αποκλίσεων στηλήψηαποφάσεων Ελεγχος του έργου Ι. γιατί ελέγχουμε έλεγχος των έργων σημαίνει εντοπισμός των προβλημάτων, εξεύρεση του τι πρέπει να γίνει για να βελτιωθούν και κατόπιν εκτέλεση αυτού που πρέπει να γίνει ΙΙ. τι ελέγχουμε ελέγχουμε το χρόνο, το κόστος και τους λοιπούς πόρους καθώς και την ποιότητα ΙΙΙ. πώς ελέγχουμε αποτύπωση ελέγχου 111

Βασικά σημεία εστίασης της προσοχής του project manager διαφορές μεταξύ των προγραμματισμένων και πραγματικών ημερομηνιών έναρξης και λήξης των δραστηριοτήτων ποσοστό ολοκλήρωσης κάθε δραστηριότητας καθώς και του συνολικού έργου κρίσιμες δραστηριότητες και ιδιαίτερα εκείνες που φαίνονται ότι κινδυνεύουν να μην ολοκληρωθούν με βάση το χρονοδιάγραμμα αιτίες πιθανών καθυστερήσεων απρόβλεπτες καθυστερήσεις επιπτώσεις καθυστερήσεων μιας δραστηριότητας στις άλλες καθώς και στο συνολικό έργο Μέσα παρακολούθησης - ελέγχου δελτία προόδου του έργου (συντάσσονται σε τακτές ημερομηνίες) διάγραμμα Gantt (συμπλήρωση ποσοστού ολοκλήρωσης του έργου, όπως προκύπτει από τα δελτία προόδου) διάγραμμα δικτύου (ενημέρωση από τα δελτία προόδου του έργου) διάγραμμα χρονικών αποκλίσεων (επιτρέπει τη γραφική απεικόνιση των χρονικών αποκλίσεων κατά τη διάρκεια του έργου) 112

Παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν δυσμενώς ένα έργο ελλιπής σχεδιασμός - προγραμματισμός οργανωτικές και διοικητικές αδυναμίες οικονομικοί παράγοντες ανεπάρκεια πόρων βλάβες εξοπλισμού καθυστέρηση προμηθειών κοινωνικές αναστατώσεις καιρικές συνθήκες φυσικές καταστροφές Συνέπειες στο χρονοδιάγραμμα υλοποίησης του έργου στο κόστος του έργου στη διάθεση των πόρων Αντιμετώπιση με καλύτερη πρόβλεψη και καθορισμό εναλλακτικών λύσεων σε περίπτωση ανάγκης (φάση σχεδιασμού) με έγκαιρη πρόβλεψη των αναμενόμενων αποκλίσεων και προσπάθεια αποφυγής τους ή αντιμετώπισής τους (φάση ελέγχου) 113

Ελεγχος πόρων Κόστος Η ιοίκηση του έργου είναι ιδιαίτερα ευαίσθητη στον παράγοντα του κόστους. Για τα περισσότερα έργα είναι πιο σημαντικό να υπάρχει μια αίσθηση του μεγέθους του κόστους παρά μια λεπτομερής ανάλυση που να περιγράφει πως ξοδεύτηκε και η τελευταία δραχμή Ανθρώπινο δυναμικό Η παρακολούθηση και ο έλεγχος του ανθρώπινου δυναμικού επιτρέπει σε μεγάλο βαθμό την παρακολούθηση της εξέλιξης του χρόνου και κόστους του έργου, δεδομένου ότι η ανθρώπινη εργασία αποτελεί το βασικότερο παράγοντα της υλοποίησης του έργου Η εξέλιξη της απασχόλησης του ανθρώπινου δυναμικού παρακολουθείται μέσω των ημερήσιων δελτίων απασχόλησης του προσωπικού / ημερήσιων δελτίων του έργου Εξοπλισμός Η παρακολούθηση χρήσης του εξοπλισμού μπορεί να γίνεται με τη συμπλήρωση ημερήσιων δελτίων απασχόλησης εξοπλισμού για κάθε δραστηριότητα 114

Παραγωγικός Μη παραγωγικός χρόνος λειτουργίας του εξοπλισμού Ο μη παραγωγικός χρόνος λειτουργίας του εξοπλισμού οφείλεται συνήθως σε: έλλειψη οργάνωσης μεταφορά βοηθητικού ή κύριου εξοπλισμού χωρίς σωστό συντονισμό αναμονή λόγω έλλειψης οδηγιών καθυστέρηση για αναζήτηση ανταλλακτικών διακοπές λόγω βλαβών διακοπές λόγω ατυχημάτων διακοπή λειτουργίας λόγω απουσιών του προσωπικού Μέτρα περιορισμού του μη παραγωγικού χρόνου εποπτεία του χρόνου έναρξης και λήξης της εργασίας τήρηση του ωραρίου, των προγραμματισμένων διαλειμμάτων και προβλεπόμενων διακοπών ομαλή τροφοδοσία του εξοπλισμού με ανταλλακτικά καλή οργάνωση και σωστός συντονισμός των μετακινήσεων του εξοπλισμού παροχή έγκαιρων οδηγιών προς τους χειριστές τήρηση κανόνων ασφαλείας για τον περιορισμό των ατυχημάτων 115

Υλικά Το βασικό ζητούμενο κατά την παρακολούθηση και έλεγχο των υλικών είναι: - οι ποσότητες και η ποιότητά τους να καλύπτουν τις απαιτήσεις της κάθε δραστηριότητας - να βρίσκονται έγκαιρα στο χώρο όπου απαιτεί κάθε δραστηριότητα Σπατάλη των υλικών σημαίνει αύξηση του κόστους ενώ ανεπάρκεια των υλικών σημαίνει όχι μόνο αύξηση του κόστους αλλά και του χρόνου του έργου. Η παρακολούθηση των υλικών στοχεύει στην ικανοποίηση των αναγκών κάθε δραστηριότητας καθώς και στην ύπαρξη κατάλληλου αποθέματος. Η παρακολούθηση των υλικών γίνεται με τη συμπλήρωση ημερήσιων δελτίων υλικών. 116

Ποιότητα Ο καθορισμός προτύπων ποιότητας συμπεριλαμβάνει σαφείς προδιαγραφές του τελικού προιόντος της εργασίας με τους κατάλληλους συντελεστές ποιότητας. Οι απόψεις για την ποιότητα ποικίλουν όσο και τα έργα, αλλά συμπεριλαμβάνουν έννοιες όπως αξιοπιστία, αντοχή, ακρίβεια, σαφήνεια και λειτουργικότητα. Πλάνο ποιότητας καθορίζει μεθόδους εργασίας και διαδικασίες καθορίζει πρότυπα για τα παραδοτέα καθορίζει πρότυπα για την εποπτεία και την ανασκόπηση καθορίζει σημεία ελέγχου του έργου Για να επιτευχθεί η ποιότητα είναι απαραίτητη η προσήλωση της ομάδας του έργου σ αυτήν. Η ποιότητα πρέπει να αποτελεί τμήμα του συστήματος αξιών του έργου 117

ιαδικασία λήψης αποφάσεων Η συλλογή και επεξεργασία των πληροφοριών έχουν σαν αποκλειστικό στόχο τη λήψη αποφάσεων. Η διαδικασία λήψης αποφάσεων αποτελεί την κρισιμότερη φάση ελέγχου και απαιτεί: γνώση των στόχων του έργου καθορισμό του προβλήματος συλλογή των απαιτούμενων πληροφοριών, αξιολόγηση και επεξεργασία τους (Πόσο αυτό θα επηρεάσει τις άλλες δραστηριότητες; Τι πρέπει να γίνει για να διορθωθεί το συγκεκριμένο πρόβλημα; Τι πρέπει να γίνει για να επανέλθει το έργο στην κανονική του πορεία; Γιατί συνέβη αυτό; Τι πρέπει να γίνει ώστε να εξασφαλισθεί ότι δεν θα ξανασυμβεί;) καθορισμό και αξιολόγηση εναλλακτικών λύσεων (Επανεξέταση του πλάνου και ιδιαίτερα των προυποθέσεων του αρχικού προγραμματισμού. Όταν συντάχθηκε το πλάνο μπορεί να μην ήταν ορατός άλος τρόπος σχεδιασμού. Τώρα μπορεί να υπάρχουν και άλλοι τρόποι, ορισμένοι ίσως να είναι και φθηνότεροι και ταχύτεροι. Οι περιορισμοί στους πόρους μπορεί να οδήγησαν σε προγραμματισμό μερικών εργασιών σε έναν ορισμένο χρόνο και με συγκεκριμένη σειρά. Πρέπει να ελεγχθεί αν οι περιορισμοί αυτοί ισχύουν ακόμα. Σε ιδιαίτερα μακροχρόνια έργα μπορεί να αποδειχθεί ότι η καινούργια τεχνολογία ή νέες τεχνικές επιτρέπουν αναθεώρηση των αρχικών υποθέσεων Χρήση του χρονικού περιθωρίου αν δεν υπάρχει άλλη καλύτερη επιλογή ιάθεση περισσότερων πόρων είναι λιγότερο επιθυμητή και είναι σαφές ότι δεν είναι πάντα δυνατό κάποιες εργασίες να ολοκληρωθούν νωρίτερα με τη διάθεση περισσότερων πόρων. Μετακίνηση ημερομηνιών ολοκλήρωσης είναι άκρως ανεπιθύμητο μέτρο αν και ορισμένες φορές δεν υπάρχει άλλη εναλλακτική λύση) αξιολόγηση και επιλογή τρόπου δράσης (Πρέπει να είναι σαφές σε τι συνίσταται η επικείμενη επιλογή και να υπάρχει εκτίμηση του κόστους και της απόδοσής της) εφαρμογή αποφάσεων Με βάση τις ληφθείσες αποφάσεις το τρέχον σχέδιο δράσης αναθεωρείται και προσαρμόζεται στις νέες απαιτήσεις, έχοντας ολοκληρωθεί έτσι ο κύκλος ελέγχου. 118

Η άσκηση ελέγχου απαιτεί χρόνο ο οποίος: πρέπει να είναι επαρκής δεν πρέπει να προκαλεί καθυστερήσεις στην εξέλιξη του έργου πρέπει να είναι ο κατάλληλος ώστε να προλαμβάνονται μη αναστρέψιμες καταστάσεις Βασικά σημεία στην άσκηση του ελέγχου Η άσκηση του ελέγχου γίνεται με διαφορετικό τρόπο από έργο σε έργο. Για την αποτελεσματικότητα του ελέγχου πρέπει: κάθε εμπλεκόμενος στο έργο να έχει αντιληφθεί την έννοια του κόστους κάθε προτεινόμενη μεταβολή πρέπει να εξετάζεται προσεκτικά πριν γίνει αποδεκτή η διαδικασία ελέγχου να είναι αποδεκτή ως βασικό συστατικό του έργου και ως καθήκον του προσωπικού > να είναι κατανοητή από τα στελέχη του έργου η σημασία της ροής των πληροφοριών > να λειτουργούν απρόσκποπτα τα κανάλια επικοινωνίας > να τηρείται η διοικητική ιεραρχία κατά την άσκηση του ελέγχου βασικός σκοπός του ελέγχου να είναι η πρόληψη και όχι ο καταμερισμός ευθυνών 119

Αντιμετώπιση των χρονικών αποκλίσεων Βασικές εναλλακτικές επιλογές του project manager απλή παρακολούθηση αν η απόκλιση δεν έχει σοβαρές συνέπειες στο έργο (εκμετάλλευση συνολικών περιθωρίων) προσπάθεια απορρόφησης της καθυστέρησης με επίσπευση άλλων δραστηριοτήτων με διάφορους τρόπους ώστε η συνολική προγραμματισμένη διάρκεια του έργου να μην μεταβληθεί επανακαθορισμός του δικτύου από το σημείο που παρατηρήθηκε η απόκλιση θέτοντας νέο χρονικό προγραμματισμό για κάθε μια από τις απομένουσες δραστηριότητες. Η παρακολούθηση του χρόνου, κόστους και των υπολοίπων πόρων καθώς και της ποιότητας απαιτεί από το ιευθυντή του έργου λεπτομεριακή γνώση της κατάστασης όλων των τρέχουσων εργασιών. 120