ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ ΚΑΙ ΧΑΡΤΟΦΥΛΑΚΙΩΝ ΕΡΓΩΝ Διάλεξη 1 η Εισαγωγικές έννοιες και ορισμοί Δημήτρης Τσέλιος
Συχνές ερωτήσεις ενός διαχειριστή έργων Γιατί υλοποιούμε αυτό το έργο; Τι υποτίθεται ότι θα επιτύχει; Ποια είναι τα κέρδη που θα αποκομίσουμε; Πως θα διαχειριστούμε το έργο ενώ ταυτόχρονα υπάρχουν και άλλα έργα; Πως θα διαχειριστούμε ένα έργο όταν εξαρτάται από την πρόοδο άλλων έργων; Ποιος μας έχει πάρει τα μέλη της ομάδας έργου;
Τι είναι η διαχείριση χαρτοφυλακίου, προγράμματος και έργου Είναι γενικώς δύσκολο να γίνει διαχωρισμός μεταξύ των έργων και των προγραμμάτων. Πότε θεωρείται μια προσπάθεια ως έργο ή πρόγραμμα που αποτελείται από μικρότερα έργα; Υπάρχουν πολλές αποχρώσεις μεταξύ του έργου και του προγράμματος. Υπάρχουν πολλές διαφωνίες για τους ορισμούς των εννοιών του έργου, προγράμματος και χαρτοφυλακίου. Οι ορισμοί που ακολουθούν υποθέτουν ότι υπάρχουν σαφείς διαχωριστικές γραμμές μεταξύ των εννοιών.
Ορισμός της Διαχείρισης Προγραμμάτων (1) Η συντονισμένη διαχείριση μιας ομάδας έργων που έχουν σχεδιαστεί για να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο ένας οργανισμός λειτουργεί. Ο οργανισμός «τρέχει» μια συλλογή έργων που σχεδιάζονται για να αλλάξουν κάτι, όπως αυξημένα κέρδη, μειωμένα κόστη, καλύτερα επίπεδα υπηρεσίας, βελτιωμένη ποιότητας κλπ. Το πρόγραμμα δεν επιδιώκει απλά την αλλαγή αλλά τη βελτίωση. Ένας οργανισμός μπορεί να έχει πολλά προγράμματα που «τρέχουν» παράλληλα. Ο βαθμός της αλλαγής συχνά μετρείται μέσα από τις ωφέλειεςκέρδη που συνήθως διατυπώνονται σε λίστες.
Ορισμός της Διαχείρισης Προγραμμάτων (2) Παρατήρηση: Μπορείς να έχεις ένα πρόγραμμα σχεδιασμένο να βοηθήσει τον οργανισμό έτσι ώστε να γίνει καλύτερο στην εκτέλεση των έργων. Η διαχείριση προγραμμάτων είναι ένα «λεπτό» επίπεδο διαχείρισης ανάμεσα στη διαχείριση έργων και της στρατηγικής του οργανισμού. Η διαχείριση προγράμματος ορίζει τα έργα, τα αναθέτει στους διαχειριστές έργου, στη συνέχεια παρατηρεί και παρακολουθεί την εκτέλεση των έργων και παρέχει ένα περιβάλλον όπου τα έργα θα εκτελούνται με επιτυχία. Οι διαχειριστές προγραμμάτων δεν κάνουν τη «μικρο-διαχείριση» αλλά συγκεντρώνονται σε υψηλότερους στόχους, μη συμμετέχοντας στην καθημερινή λειτουργία και εκτέλεση του έργου.
Ορισμός της Διαχείρισης Προγραμμάτων (3) Οι διαχειριστές προγραμμάτων θα πρέπει να αντιδρούν με αλλαγές στη στρατηγική και στο περιβάλλον. Αυτό συνήθως συμπεριλαμβάνει την τροποποίηση ή ακύρωση έργων ή την έναρξη νέων έργων. Η διαχείριση προγράμματος χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη διοίκηση ενός συνόλου συσχετισμένων έργων. Τέτοια περίπτωση είναι ομαδοποίηση των έργων που υλοποιεί ένας «outsourcing» οργανισμός για έναν ή περισσότερους πελάτες.
Ορισμός της Διαχείρισης Προγραμμάτων (4) Διοίκηση του οργανισμού: θέτει την κατεύθυνση της στρατηγικής Ομάδα διαχείρισης προγράμματος: αναγνωρίζει και σχεδιάζει τα προγράμματα και αναθέτει τα έργα τους έτσι ώστε να επιτευχθεί η στρατηγική. Ομάδες διαχείρισης έργων: εκτελεί και παραδίδει τη έργα
Διαχείριση χαρτοφυλακίων έργων (1) Ένας μεγάλος οργανισμός διαθέτει πολλά προγράμματα και έργα ταυτοχρόνως. Τότε ο οργανισμός χρειάζεται ένα επίπεδο διαχείρισης χαρτοφυλακίου ανάμεσα στην ανώτερη διοίκηση και τους διαχειριστές έργων. Τι είναι λοιπόν η διαχείριση χαρτοφυλακίου; α. Ένα επίπεδο διαχείρισης, δηλαδή μια ομάδα υπεύθυνη για όλες τις πρωτοβουλίες, προγράμματα και έργα μέσα σε ένα οργανισμό. β. Μια διεργασία, η διεργασία της αναγνώρισης, επιλογής, ορισμού, καθορισμού προτεραιοτήτων των προγραμμάτων και των έργων.
Διαχείριση χαρτοφυλακίων έργων (2) Ανώτερη διοίκηση Ομάδα διαχείρισης χαρτοφυλακίου Πρόγραμμα 1 Πρόγραμμα 2 Πρόγραμμα 3 Έργο 1.1 Έργο 1.2 Έργο 3.1 Έργο 3.2
Τι είναι η διαχείριση χαρτοφυλακίου; Ενημέρωση του τρέχοντος φόρτου εργασίας. Παρουσίαση των αποτελεσμάτων απόδοσης για ένα χρονικό διάστημα. Αξιολόγηση της πορείας των προγραμμάτων και των έργων. Πρόταση νέων προγραμμάτων και αλλαγών των ήδη υπαρχόντων έργων και προγραμμάτων. Διάκριση μεταξύ των προγραμμάτων, έργων και χαρτοφυλακίων. Τα έργα παραδίδουν παραδοτέα (outputs) ενώ τα προγράμματα παραδίδουν αποτελέσματα (outcomes).
Ένα παράδειγμα διαχείρισης χαρτοφυλακίου Μια κατασκευαστική εταιρεία αποφάσισε την επέκταση των εργασιών της. Σκοπός της είναι να καταστεί η 4 η εταιρεία της χώρας ενώ τώρα είναι η 8 η (όσον αφορά τον κύκλο εργασιών). Η διοίκηση της εταιρείας θέλει η επέκταση να βασιστεί κυρίως στην επέκταση των υπηρεσιών που προσφέρει. Μετά από τη σχετική έρευνα αγοράς η διοίκηση αποφάσισε την έναρξη ενός αριθμού προγραμμάτων: Πρόγραμμα οικιακών υπηρεσιών: το πρόγραμμα στοχεύει στο σχεδιασμό μιας σειράς υπηρεσιών προς του ιδιοκτήτες κατοικιών, όπως ανακαίνιση χώρων, υπηρεσίες καθαριότητας, ασφάλειας κλπ. Πρόγραμμα κατασκευής: για να βοηθηθεί η επέκταση της εταιρείας αποφασίστηκε η κατασκευή ενός εργοστασίου με κατάλληλες γραμμές κατασκευής των τμημάτων των κτιρίων.
Διάκριση προγραμμάτων, έργων και χαρτοφυλακίων (1) Το μονοπάτι της αξίας Το έργο δημιουργεί εξόδους (outputs). Τα προγράμματα συνδυάζουν τις εξόδους ή τα παραδοτέα για να δημιουργήσουν μια δυνατότητα αλλαγής. Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν μια δυνατότητα αλλαγής. Οι οργανισμοί χρησιμοποιούν (αυτές) τις δυνατότητες για να παράγουν ωφέλειες- κέρδη.
Διάκριση προγραμμάτων, έργων και χαρτοφυλακίων (2) Το μονοπάτι της αξίας Ωφέλειες- Κέρδη Δυνατότητες Προγράμματα Έξοδοι Έργα
Λίγοι άνθρωποι εργάζονται μόνο σε ένα έργο κάθε φορά Σήμερα τα έργα είναι σχετικά μικρά και «τρέχουν» παράλληλα με άλλα έργα. Σπάνια, σήμερα, ο διαχειριστής έργου εμπλέκεται μόνο σε ένα έργο. Εξαίρεση αποτελούν τα τεχνικά έργα. Η πολυδιάσπαση του προσωπικού σε πολλά έργα δημιουργεί προβλήματα απόδοσης. Άλλοι κλάδοι όπως τα έργα πληροφορικής, τραπεζικές υπηρεσίες κλπ, χαρακτηρίζονται από την ύπαρξη προγραμμάτων με πολλά μικρά έργα. Ο σχεδιασμός είναι απαραίτητος και στις δύο περιπτώσεις. Η δεύτερη περίπτωση (πολλά μικρά παράλληλα έργα) χαρακτηρίζονται από παραδοτέα που δεν έχουν φυσική μορφή (σε αντίθεση με τα τεχνικά έργα). Τα έργα κάποια στιγμή τελειώνουν, μερικά προγράμματα και τα περισσότερα χαρτοφυλάκια δεν τελειώνουν.
Χαρακτηριστικά των έργων, προγραμμάτων και χαρτοφυλακίων
Πίνακας σύγκρισης διαφόρων τύπων προγραμμάτων Ιδιότητα- Διαχείριση προγράμματος Διαχείριση προγράμματος με business change οπτική με παραδοσιακό στυλ (κατασκευαστικά) Αριθμός αλληλοκάλυψης Ένα Πολλά έργων Full time ή Part time Οι περισσότεροι εργαζόμενοι εργάζονται Τα περισσότερα μέλη των full time είτε για τον κατασκευαστή ομάδων εργάζονται part time είτε για τον υπεργολάβο τους Προβλεψιμότητα Συχνά υπάρχουν τεχνικές προκλήσεις Η αβεβαιότητα συνήθως προέρχεται από την και άγνωστες τεχνικές έλλειψη της «καθαρότητας» του στόχου στην αρχή του προγράμματος Απαιτήσεις πόρων Προσπάθεια ελαχιστοποίησης των πόρων Προσπάθεια μεγιστοποίησης της και των ανθρώπων που προσλαμβάνονται παραγωγικότητας των περιορισμένων πόρων Φυσικό αντικείμενο Ξεκάθαρα ορισμένα παραδοτέα Ορίζεται ως όραμα με ωφέλειες- κέρδη Μέτρηση της επιτυχίας Συσχέτιση με την παράδοση των και Συσχέτιση με την παράδοση προϋπολογισμό παραδοτέων σύμφωνα των μακροπρόθεσμων ωφελειών με το συμφωνημένο χρόνο ΤερματισμόςΌταν παραδοθεί το παραδοτέο Υλοποίηση των ωφελειών Εργαλεία Πολλά σχετικά φθηνά εργαλεία Λίγα πολύπλοκα εργαλεία
Ορισμοί της διαχείρισης προγράμματος σύμφωνα με διεθνείς οργανισμούς (1) Σύμφωνα με την κυβέρνηση του Ηνωμένου Βασιλείου ο ορισμός της διαχείρισης προγραμμάτων είναι: «Μια προσωρινή, ευέλικτη δομή που δημιουργείται για να συντονίζει, κατευθύνει και επιβλέπει την υλοποίηση ενός συνόλου συσχετισμένων έργων και δραστηριοτήτων έτσι ώστε να παραδώσει τα αποτελέσματα και τις ωφέλειες που σχετίζονται με τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού». Σύμφωνα με το οργανισμό ΑΡΜ ένας ορισμός είναι: «Ένα συντονισμένο σύνολο έργων που μαζί επιτυγχάνουν μια επωφελή αλλαγή της στρατηγικής ενός οργανισμού».
Ορισμοί της διαχείρισης προγράμματος (2) Σύμφωνα με τον οργανισμό ΡΜΙ ένας ορισμός είναι: «Διαχείριση προγράμματος είναι η κεντρική συντονισμένη διαχείριση ενός προγράμματος έτσι ώστε να επιτύχει τις ωφέλειες και τους στόχους του οργανισμού». Τα κοινά χαρακτηριστικά των ορισμών είναι τα ακόλουθα: Πολλαπλά έργα Οργανωτική αλλαγή Ωφέλειες Στρατηγική ευθυγράμμιση
Κατηγορίες προγραμμάτων Multi-project οργανισμός Mega-project παραδείγματα Πολλά έργα για έναν πελάτη Οργανισμός προσανατολισμένος στο πρόγραμμα Σχεδιασμός ενός προγράμματος είναι ο σχεδιασμός και η παρακολούθηση ενός αριθμού ταυτόχρονων συσχετισμένων έργων.
Τύποι έργων (1) Εσωτερικά και εξωτερικά έργα Τα εσωτερικά έργα σχεδιάζονται για την αλλαγή του οργανισμού (για παράδειγμα νέο σύστημα μισθοδοσίας). Τα εξωτερικά έργα που έχουν παραδοτέο την παράδοση σε ένα πελάτη του οργανισμού. Στα όρια μεταξύ των δυο κατηγοριών υπάρχουν τα έργα δημιουργίας νέων προϊόντων όπου μπορούν να ληφθούν ως μερικώς εσωτερικά και μερικώς εξωτερικά.
Τύποι έργων (2) Ανοικτά και κλειστά έργα Κλειστά έργα: τα έργα ξεκινούν έχοντας έτοιμα σχέδια και προδιαγραφές συνήθως αρκετά λεπτομερή. Τα έργα αυτά αντιμετωπίζουν δυσκολίες αλλαγής. Ανοικτά έργα: τα έργα αυτά ξεκινούν χωρίς σαφώς προσδιορισμένες προδιαγραφές των παραδοτέων τους. Φυσικά και μη φυσικά έργα Τα φυσικά έργα παραδίδουν κάτι χειροπιαστό (για παράδειγμα τα κατασκευαστικά έργα). Τα μη φυσικά έργα παραδίδουν κάτι που δεν είναι χειροπιαστό όπως μια υπηρεσία σε λειτουργία.
Τύποι έργων (3) Διαχωρισμός ως προς τη συχνότητα εμφάνισης Runners: πολύ συχνά έργα χωρίς κάποιο ρίσκο (καθημερινά και προβλέψιμα) Repeaters: εμφανίζονται αρκετά συχνά και με ρίσκο σαφώς μεγαλύτερο (σχεδόν τυπικά έργα). Strangers: τα πρωτοεμφανιζόμενα έργα που ενέχουν αρκετά ρίσκα (εντελώς νέα πρόκληση).
Ωφέλειες Οι ωφέλειες κανονικά έχουν επίδραση στον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού. Κάποιες από αυτές είναι: Αύξηση της λίστας των πελατών Αύξηση της ικανοποίησης των πελατών Βελτίωση της επίδοσης Βελτίωση της εικόνας ενός brand Ανύψωση του ηθικού της επιχείρησης Μείωση σκουπιδιών Μείωση του κόστους μεταφοράς Αύξηση της γνώσης της λειτουργίας των πληροφοριακών συστημάτων Μείωση της απώλειας πελατών