Διοίκηση Έργων - Project Management

Πανεπιστήμιο Αιγαίου Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας και Διοίκησης Διοίκηση Έργων - Project Management ΔΙΑΛΕΞΗ 3 η : Φάση 1 Ορισμός του έργου Δρ. Β. Ζεϊμπέκης Επίκουρος Καθηγητής vzeimp@fme.aegean.gr University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019

Ατζέντα Ανάπτυξη της ιδέας Εύρος / αντικείμενο έργου Σχεδιασμός εύρους / αντικειμένου έργου Δομή ανάλυσης εργασιών / Work Breakdown Structure Αποτύπωση διαδικασιών & σημεία ελέγχου Διαχείριση ομάδας συμφερόντων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 2

Ανάπτυξη της ιδέας (1/2) Για τα περισσότερα έργα η πρώτη φάση αφορά στη σύλληψη και στην ανάπτυξη της ιδέας για την οποία είναι απαραίτητη η πραγματοποίηση ενός έργου Σε αυτή τη φάση δίνονται σημαντικές εύκαιρες για δημιουργικότητα στην ομάδα του έργου καθώς πραγματοποιείται ο εντοπισμός, η συζήτηση και η αξιολόγηση μιας σειράς εναλλακτικών επιλογών Η έννοια της δημιουργικότητας είναι σημαντική για τα σύγχρονα έργα, παρ όλα αυτά στις περισσότερες περιπτώσεις δεν λαμβάνεται υπόψη εξαιτίας των ισχυρών χρονικών περιορισμών καθώς και των απαιτήσεων για γρήγορα αποτελέσματα Κατά τη διάρκεια της πρώτης φάσης του έργου είναι απαραίτητο να δημιουργηθούν όσον το δυνατόν περισσότερες εναλλακτικές επιλογές προκειμένου να επιλεχθεί και να παραδοθεί η καλύτερη εναλλακτική University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 4

Ανάπτυξη της ιδέας (2/2) Βασικοί κανόνες επίτευξης δημιουργικών διαδικασιών για την επιτυχημένη ανάπτυξη ιδεών: Αφήστε περιθώρια χρόνου και χώρου στα άτομα για να κάνουν τη διερεύνηση ιδεών Προστατέψτε τη κυριότητα των ιδεών Ενθαρρύνετε τη γρήγορη κατασκευή μοντέλων για τη δοκιμή των ιδεών από την αρχή, έτσι ώστε να διαπιστωθεί εξαρχής κατά πόσο είναι επιτεύξιμες και λειτουργικές Προετοιμάστε τους εργαζόμενους των ανώτερων κλιμακίων να είναι σε θέση να μπορούν να υποστηρίξουν και να προάγουν καινοτόμες ιδέες μέσω της εξασφάλισης συγκεκριμένων πόρων Εξασφαλίστε την ύπαρξη διαδικασιών οι οποίες θα συμβάλουν στην γρήγορη ανάπτυξη και στην άμεση απόδοση των ιδεών University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 5

Ανάπτυξη ιδεών στο πλαίσιο ανάπτυξης νέων προϊόντων Αύξηση αριθμού ιδεών Μείωση αριθμού ιδεών Στελέχη Ανταγωνιστές Πελάτες Προμηθευτές Έρευνα & Ανάπτυξη Ανακύκλωση ιδεών Χρήση άδειας Πώληση άδειας Νέο προϊόν Νέα επιχείρηση Ανάπτυξη ιδεών Παράδοση προϊόντος Σημείο αξιολόγησης ιδεών Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 6

Εύρος αντικείμενο έργου vs προϊόντος Εύρος / αντικείμενο έργου Εύρος / αντικείμενο προϊόντος Αντικείμενο του έργου (Project scope) είναι η εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να παραχθούν τα παραπάνω. Ηπληρότητατουέργουμετριέταιμε βάση το σχεδιασμό του έργου. Αντικείμενο του προϊόντος (Product scope) είναι τα χαρακτηριστικά και οι λειτουργίες που χαρακτηρίζουν το παραγόμενο προϊόν Η πληρότητα του προϊόντος μετριέται με βάση τις απαιτήσεις αυτού. Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 8

Στοιχεία διαχείριση εύρους / αντικειμένου έργου Έναρξη Περιορισμοί Υποθέσεις Επιλογή Στρατηγικό σχέδιο Σύστημα ελέγχου αλλαγών Διαχείριση απόδοσης Έλεγχος αλλαγής εύρους Διαχείριση εύρους έργου Ανάλυση δομής εργασιών Δήλωση εύρους Αποδοχή εύρους Σχέδιο εύρους Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 9

Σχεδιασμός εύρους / αντικειμένου έργου Βασικά ερωτήματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά το σχεδιασμό του εύρους / αντικειμένου του έργου: Ποιος είναι ο σκοπός της πρότασης; Πλήρως ανταγωνιστική πρόταση για χρηματοδότηση; Μια πρώτη εξέταση των πιθανοτήτων για ανάληψη ενός χρηματοδοτικού προγράμματος; Σε ποιόν απευθύνεται η πρόταση; Εσωτερικός πελάτης ή εξωτερικός πελάτης; Ο πελάτης είναι τελικός χρήστης, αρμόδιος για τη λήψη επενδυτικής απόφασης ή κάποιος τρίτος φορέας; Ποια είναι η ομάδα που θα αξιολογήσει την πρόταση; Ποιο είναι το υπόβαθρο των ατόμων ή της ομάδας που θα αξιολογήσουν την πρόταση; University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 11

Περιεχόμενο δήλωσης αντικειμένου / πρότασης 1. Συνοπτική περίληψη 2. Περιγραφή του προϊόντος 3. Απαιτήσεις του έργου 4. Όρια έργου 5. Παραδοτέα έργου 6. Κριτήρια αποδοχής παραδοτέων 7. Υποθέσεις εργασίας 8. Παραρτήματα University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 12

Εξισορρόπηση του κόστους και του οφέλους κατά τη φάση του σχεδιασμού ΚΟΣΤΟΣ Δαπάνες σχεδιαζόμενης εργασίας (π.χ. οδοιπορικά, διατροφή) Εργαλεία του αρμόδιου για το σχεδιασμό (π.χ. Software& hardware) Κόστος κατάρτισης του γραπτού σχεδίου (π.χ. δακτυλογράφηση, βιβλιοδεσία) Κόστος ευκαιρίας (π.χ. απασχόληση της ομάδας εργασίας σε ένα άλλο έργο) ΟΦΕΛΗ Αποφυγή κόστους (π.χ. από μια μη προγραμματισμένη δραστηριότητα) Εξασφάλιση μιας βάσης για μια τυποποιημένη διαδικασία αξιολόγησης Ο εκ των προτέρων εντοπισμός προβλημάτων και η δυνατότητα επίλυσής τους Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 13

Το σχέδιο του έργου Το σχέδιο έργου είναι εργαλείο δουλειάς, δεδομένου ότι χρησιμοποιείται για να βοηθήσει το διαχειριστή έργου καθώς και την υπόλοιπη ομάδα εργασίας στη λήψη αποφάσεων και στην καθοδήγηση των μελλοντικών δραστηριοτήτων Είναι σημαντικό η ομάδα που προετοιμάζει το σχέδιο να μην απορροφηθεί σε τέτοιο βαθμό από το σχέδιο ώστε να ξεχάσει τους στόχους του έργου, και ο σχεδιασμός να αναδειχθεί τελικά σε αυτοσκοπό παρά σε μέσο επίτευξης του σκοπού Κατά τη διάρκεια σχεδιασμού ενός έργου η ομάδα εργασίας είναι απαραίτητο να είναι εύστοχη και στη συνέχεια ακριβής. Η ακρίβεια είναι ωραία, αλλά η ευστοχία θανάσιμα επικίνδυνη (Price, 1984) Ο σχεδιασμός (σχέδιο) του έργου περιλαμβάνει δυο επίπεδα: Τακτικό επίπεδο: καθορισμός του «τι» θα συμβεί Λειτουργικό επίπεδο: καθορισμός του «πώς» θα υλοποιηθεί University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 14

Διαδικασία σχεδιασμού έργων: Inputs Controls Outputs Mechanisms (ICOM) Εισροές / Inputs Έλεγχοι / Controls Υπόμνημα έργου Μηχανισμοί / Mechanisms Πρότυπα / Διαδικασίες Περιορισμοί: νομικοί, χρονικοί, χρηματοοικονομικοί, ηθικοί, στρατηγικοί, περιβαλλοντικοί, πολιτισμικοί Εντοπισμός των συνιστωσών δραστηριοτήτων Καθορισμός της λογικής σειράς των δραστηριοτήτων Εργαλεία και τεχνικές Διαχειριστής έργου και ομάδα εργασίας Κατάρτιση των εκτιμήσεων για το χρόνο και τους απαιτούμενους πόρους ώστε να ολοκληρωθεί το έργο Παρουσίαση του σχεδίου με σαφή και εύληπτη μορφή Διαδικασία σχεδιασμού Σχέδιο / πρόταση έργου Εκροές / Outputs Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 15

Πλεονεκτήματα χρήσης μιας συστηματικής μεθοδολογίας κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού Ανάλυση σύνθετων δραστηριοτήτων σε μικρότερα και πιο εύκολα καθήκοντα Καθορισμός λογικής σειράς δραστηριοτήτων Παροχή εισροής και εκτίμηση χρόνου και πόρων σε επόμενες διαδικασίες διαχείρισης έργων Κατάδειξη των επιπτώσεων σε άλλα συστήματα Αξιολόγηση των επιπόλαιων ιδεών και δραστηριοτήτων Παροχή πλαισίου για την αξιολόγηση ολοκληρωμένων προγραμμάτων Συμβολή στη διαδικασία αναθεώρησης και βελτίωσης Δυνατότητα να ληφθούν υπόψη διδάγματα από την πρακτική εξάσκηση Διευκόλυνση της μετάδοσης των ιδεών σε άλλους με λογική μορφή University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 16

Πλεονεκτήματα χρήσης μιας συστηματικής μεθοδολογίας κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού Η Δομή Ανάλυσης Εργασιών (ΔΑΕ) / Work Breakdown Structure (WBS) είναι ένα από τα βασικότερα εργαλεία στη διαχείριση έργων, καθώς πάνω σε αυτό μπορεί να στηριχτεί όλος ο Σχεδιασμός, η Παρακολούθηση και ο έλεγχος ενός έργου Το WBS είναι ένα διάγραμμα στο οποίο απεικονίζεται η ιεραρχική ανάλυση της απαιτούμενης εργασίας για το έργο Μέσω του WBS η αρχική εργασία η οποία πρέπει να πραγματοποιηθεί αναλύεται σε μικρότερες εργασίες οι οποίες σχετίζονται μεταξύ τους ιεραρχικά Η ανάλυση έργων μπορεί να πραγματοποιηθεί με πολλά επίπεδα: Δραστηριότητας Λειτουργίας (τμημάτων) Φυσικής ανάλυσης University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 18

Δομή Ανάλυσης Εργασιών σε επίπεδο δραστηριότητας 1 Εγκατάσταση νέου συστήματος υπολογιστών 1.1 Ορισμός των αναγκών 1.2 Επιλογή προμηθευτών 1.3 Υλοποίηση του νέου συστήματος 1.2.1 Προσδιορισμός προμηθευτών 1.2.2 Κατάλογος επικρατέστερων 1.2.3 Δοκιμή 1.2.1.1 Επαφή με εμπορικό σωματείο 1.2.1.2 Επικοινωνία με προμηθευτές για λεπτομέρειες 1.2.1.3 Επιβεβαίωση καταλληλόλητας Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 19

Δομή Ανάλυσης Εργασιών σε επίπεδο λειτουργιών 1 Εγκατάσταση νέου συστήματος υπολογιστών 1.1 Χρηματοοικονομικά 1.2 Τεχνολογία πληροφοριών 1.3 Λειτουργίες 1.1.1 Σύνταξη δήλωσης αναγκών τμήματος 1.1.2 Ετοιμασία προϋπολογισμού 1.1.3 Έκθεση για τη χρηματοοικονομική πρόοδο Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 20

Δομή Ανάλυσης Εργασιών σε επίπεδο φυσικής ανάλυσης 1 Εγκατάσταση νέου συστήματος υπολογιστών 1.1 Υλικό 1.2 Λογισμικό 1.1.1 Προσδιορισμός αναγκών 1.1.2 Έλεγχος απαιτήσεων σε ικανότητες 1.1.3 Καθορισμός προδιαγραφών συστήματος 1.1.4 Εγκατάσταση 1.1.5 Έλεγχος Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 21

Δομή Ανάλυσης Εργασιών σε επίπεδο φυσικής ανάλυσης Σύμφωνα με το PMI, 2013 «το WBS είναι μια προσανατολισμένη σε παραδοτέα ιεραρχική ανάλυση της εργασίας που πρέπει να εκτελεστεί από την ομάδα έργου έτσι ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι του έργου και να παραχθούν τα απαιτούμενα παραδοτέα, με κάθε χαμηλότερο επίπεδο του WBS να αντιπροσωπεύει έναν όλο και λεπτομερέστερο ορισμό της απαιτούμενης εργασίας» Το χαμηλότερο επίπεδο του WBS λέγεται Πακέτο Εργασίας (Work Package, WP) Όλες οι δραστηριότητες του έργου εντάσσονται σε κάποιο Work Package Τα ενδιάμεσα συστατικά στοιχεία (Components) του WBS δεν περιέχουν εργασίες και υπάρχουν για να ομαδοποιούν λογικά απαιτούμενα πακέτα εργασιών University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 22

Δομής Ανάλυσης Εργασιών σε μορφή διαγράμματος Project A Deliverable A.1 Deliverable A.2 Deliverable A.3 Component A.1.1 Work Package A.1.1.1 Work Package A.1.1.2 Component A.1.2 Work Package A.1.2.1 Work Package A.1.2.2 Component A.2.1 Work Package A.2.1.1 Work Package A.2.1.2 Work Package A.2.2 Work Package A.2.3 Work Package A.2.4 Work Package A.2.5 Work Package A.3.1 Work Package A.3.2 Work Package A.3.3 Work Package A.3.4 Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 23

Δομής Ανάλυσης Εργασιών σε μορφή πίνακα Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Deliverable A.1 Component A.1.1 WP A.1.1.1 WP A.1.1.2 Component A.1.2 WP A.1.1.3 WP A.1.1.4 Project A Deliverable A.2 Component A.2.1 WP A.2.2 WP A.2.3 WP A.2.4 WP A.2.5 Deliverable A.3 WP A.3.1 WP A.3.2 WP A.3.3 WP A.3.4 Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 24

Γενική μορφή κόμβου WBS Ο πιο συνηθισμένος αριθμός επιπέδων για ένα WBS είναι 3 6, ωστόσο για πολύ μεγάλα έργα το πλήθος των επιπέδων μπορεί να φτάσει και 20-25 Κάθε κόμβος του WBS (Component ή Work Package) χαρακτηρίζεται από έναν κωδικό (κωδικός αναγνώρισης κόμβου), ο οποίος σχετίζεται με τη θέση και το επίπεδο του WBS στο οποίο βρίσκεται ο συγκεκριμένος κωδικός Πάνω στο κόμβο μπορούν επίσης να απεικονιστούν: Απαιτούμενη εργασία σε άνθρωπο-ημέρες (ΑΗΜ) Απαιτούμενο κόστος υλοποίησης των δραστηριοτήτων του κόμβου Κωδικός Όνομα Κόμβου WBS Εργασία Κόστος Πηγή: PMI, 2013 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 25

Πρακτική εφαρμογή της Γενική μορφή κόμβου WBS για την ανάπτυξη ενός Web Site 1 Ανάπτυξη Web Site 68ΑΗΜ 57000 1.1 Διαχείριση έργου 1.2 Εταιρία ανάπτυξης Web Site 1.3 Σχεδιασμός Web Site 1.4 Ανάπτυξη & εγκατάσταση 1.5 Έλεγχος & Παραλαβή 9ΑΗΜ 6000 13ΑΗΜ 9000 21ΑΗΜ 14000 14ΑΗΜ 20000 11ΑΗΜ 8000 1.1.1 Σχεδιασμός έργου 3ΑΗΜ 2000 1.2.1 Αναζήτηση 2ΑΗΜ 2000 1.3.1 Καταγραφή απαιτήσεων 4ΑΗΜ 3000 1.4.1 Εφαρμογή 2ΑΗΜ 6000 1.5.1 Φιλικοί χρήστες 3ΑΗΜ 2000 1.1.2 Παρακολούθηση & έλεγχος έργου 3ΑΗΜ 2000 1.2.2 Διαδικασία προσφορών 4ΑΗΜ 2000 1.3.2 Μορφή & Λειτουργία 7ΑΗΜ 5000 1.4.2 Βάση δεδομένων 3ΑΗΜ 5000 1.5.2 Δοκιμές & Παραλαβή Εμπορικού Site 3ΑΗΜ 2000 1.1.3 Ολοκλήρωση έργου 3ΑΗΜ 2000 1.2.3 Επιλογή 4ΑΗΜ 3000 1.3.3 Περιεχόμενο 7ΑΗΜ 4000 1.4.3 Ενοποίηση 3ΑΗΜ 4000 1.5.3 Δοκιμές & Παραλαβή Site Διαχείρισης 3ΑΗΜ 2000 1.2.4 Σύμβαση 3ΑΗΜ 2000 1.3.4 Use cases 3ΑΗΜ 2000 1.4.4 Εσωτερικές δοκιμές 3ΑΗΜ 3000 1.5.4 Μετάβαση σε εμπορική Λειτουργία 2ΑΗΜ 2000 1.4.5 Εγκατάσταση 3ΑΗΜ 2000 Πηγή: Βιθυνός, 2009 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 26

Λεξικό WBS (WBS dictionary) Οι δραστηριότητες ενός έργου εντάσσονται μέσα σε κάποιο WP, αλλά δεν απεικονίζονται στο σχεδιάγραμμα του WBS Για τη λεπτομερή περιγραφή του WBS χρησιμοποιείται ένα ξεχωριστό έγγραφο το οποίο ονομάζεται λεξικό WBS (WBS dictionary) Το λεξικό WBS περιγράφει για όλα τα components και work packages, τα εξής: Κωδικός Όνομα Υπεύθυνος Περιγραφή Εκτίμηση απαιτ. Εργασίας Εκτίμηση απαιτ. Κόστους Παραδοτέα Ορόσημα Απαιτούμενους Πόρους Προθεσμίες Περιορισμούς Προϋποθέσεις Πηγή: Βιθυνός, 2009 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 27

Βασικά χαρακτηριστικά Δομής Ανάλυσης Εργασιών (WBS) Στο WBS δεν υπάρχει χρονική διάσταση (η θέση ενός WP δεν σχετίζεται με τη χρονική σειρά με την οποία υλοποιείται) Στο WBS δεν υπάρχουν αλληλεξαρτήσεις ή λογική αλληλουχία Στο WBS θα πρέπει να υπάρχουν επικαλύψεις μεταξύ των WP, δηλαδή οι ίδιες δραστηριότητες να απεικονίζονται σε περισσότερα από ένα σημεία Ένα WBS είναι σωστό όταν ισχύουν: Ο κανόνας του 100% (όλες οι εργασίες πρέπει να έχουν αντιστοιχηθεί σε κάποιο WP) Ο κανόνας του 8 80 (η χρονική διάρκεια των δραστηριοτήτων που θα υπάρχουν σε κάθε WP θα πρέπει συνολικά να είναι από 8 80 ώρες) Πηγή: Βιθυνός, 2009 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 28

Πρακτική εφαρμογή της Δομής Ανάλυσης Εργασιών για την κατασκευή μιας οικίας Κατασκευή οικίας Προετοιμασία Κατασκευή Παράδοση Μελέτες Εργοτάξιο Υδραυλικά Προετοιμασία Αρχιτεκτονική Εκσκαφή Εγκατάσταση Έλεγχος Στατική Μπετά Είδη Υγιεινής Παράδοση Άδειες Ετοιμασία Υποβολή Κτίσιμο Ηλεκτρικά Εγκατάσταση Διακόπτες/Πρίζες Στέγη Δάπεδο Πλακάκια Βάψιμο Αποτίμηση Έργου Πηγή: Βιθυνός, 2009 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 29

Πρακτική εξάσκηση Να δημιουργηθεί το WBS σε μορφή πίνακα για το προηγούμενο παράδειγμα (κατασκευή οικίας) Διαθέσιμος χρόνος: 7 λεπτά University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 30

Πρακτική εξάσκηση: Λύση Επίπεδο 1 Επίπεδο 2 Προετοιμασία Κατασκευή οικίας Κατασκευή Παράδοση Επίπεδο 3 Επίπεδο 4 Αρχιτεκτονική Μελέτες Στατική Ετοιμασία Άδειες Υποβολή Εργοτάξιο Εκσκαφή Μπετά Κτίσιμο Εγκατάσταση Ηλεκτρικά Διακόπτες/Πρίζες Εγκατάσταση Υδραυλικά Είδη Υγιεινής Στέγη Δάπεδο Πλακάκια Βάψιμο Προετοιμασία Έλεγχος Παράδοση Αποτίμηση Έργου University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 31

Αποτύπωση των διαδικασιών Οι περισσότεροι οργανισμοί διαθέτουν εγχειρίδια για τις διαδικασίες τους που αριθμούν μέχρι και χιλιάδες σελίδες Οι σύγχρονες τεχνικές αποτύπωσης των διαδικασιών αποδίδουν πολύ καλύτερα και μειώνουν σημαντικά τον όγκο της απαιτούμενης τεκμηρίωσης, ενώ παράλληλα βελτιώνουν τη χρησιμότητα του τελικού αποτελέσματος Μια σύγχρονη μέθοδος που χρησιμοποιείται συχνά είναι η αποτύπωση τεσσάρων πεδίων ή διάγραμμα ροής ανάπτυξης Η συγκεκριμένη μέθοδος είναι μια μέθοδος συσχετισμού τεσσάρων τομέων πληροφόρησης: Των μελών της ομάδας Των λογικών φάσεων μιας δραστηριότητας Των εργασιών που θα εκτελεστούν & των αποφάσεων που θα ληφθούν Των προτύπων που θα ισχύουν για κάθε εργασία University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 33

Αποτύπωση τεσσάρων πεδίων / διάγραμμα ροής ανάπτυξης Μέλη ομάδας Φάσεις με κριτήρια εισόδου / εξόδου A B C D Πρότυπα για κάθε εργασία Ροή εργασιών Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 34

Αποτύπωση τεσσάρων πεδίων / διάγραμμα ροής ανάπτυξης Η χρήση των σημείων ελέγχου ή πυλών ανάμεσα στις φάσεις δίνει στο διαχειριστή έναν επιπλέον τρόπο ελέγχου της προόδου Το σημαντικότερο είναι πως δεν χρειάζεται να περιμένει κανείς μέχρι να εξαντληθεί ο προϋπολογισμός του έργου ή η χρονική διορία για να διαπιστωθεί ότι υπάρχει σημαντικό πρόβλημα Το σύστημα φάσεων και πυλών προέρχεται από τη Διαδικασία Επανεξέτασης Φάσεων (Phases Review Process) της NASA με την οποία δίνεται έμφαση στη χρήση πυλών ανάμεσα στις δραστηριότητες των διαφόρων τμημάτων ενός οργανισμό Τα κριτήρια μετάβασης (κριτήρια εξόδου) από τη μια φάση στην άλλη πρέπει να είναι καθορισμένα εκ των προτέρων Ιδέα Πύλη 1 Φάση 1 Πύλη 2 Φάση 2 Πύλη 3 Φάση 3 Πύλη 4 Μοντέλο έργων με φάση και πύλη Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 35

Αποτύπωση τεσσάρων πεδίων / διάγραμμα ροής ανάπτυξης Η διακοπή κάποιων δραστηριοτήτων μπορεί να μας απαλλάξει από μελλοντικές δαπάνες και πρέπει πάντα να λαμβάνεται υπόψη ως εναλλακτική, σε περιπτώσεις όπου: Τα περισσότερα πλεονεκτήματα από τις δραστηριότητες έχουν ήδη επιτευχθεί από τον οργανισμό Τα αρχικά σχέδια και οι εκτιμήσεις αποδείχθηκαν πάρα πολύ ανακριβείς Εμφανίστηκε μια νέα εναλλακτική λύση, που είναι πιο ελκυστική Οι αλλαγές στη στρατηγική του οργανισμού και η έκβαση του έργου παύουν να συμβαδίζουν με τη νέα στρατηγική Βασικά στελέχη αποχωρούν από τον οργανισμό Το έργο απαιτεί υψηλότερο βαθμό ικανότητας από τις διαδικασίες του οργανισμού Η συνέχιση θα εξέθετε τον οργανισμό σε οικονομικό κίνδυνο University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 36

Διαχείριση ομάδας συμφερόντων (1/2) Ένα σημαντικό πλήθος οργανισμών θεωρούν ότι το μέγεθος της εμπορικής σχέσης προσδιορίζεται από τη διάρκεια της σύμβασης, πολλοί άλλοι διατηρούν διαρκείς σχέση μέσω μιας ολόκληρης σειράς έργων Η φύση του πλεονεκτήματος που έχει η διαρκής σχέση με τους πελάτες είναι σημαντικό να καθορίζει την προσοχή που θα δοθεί στις δραστηριότητες του marketing προς τις ομάδες συμφερόντων Κατά τη διάρκεια ορισμού του έργου συχνά παίζει κρίσιμο ρόλο η ανάπτυξη της σωστής υποστήριξης για το έργο μας ώστε να διασφαλιστεί ότι είναι πιθανό να προχωρήσει Σε πολλές περιπτώσεις υπάρχουν πολύ επιτυχημένες ιδέες οι οποίες ωστόσο δεν υποστηρίζονται καθώς τα εμπλεκόμενα πρόσωπα δεν είναι διατεθειμένα να ζητήσουν υποστήριξη University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 38

Διαχείριση ομάδας συμφερόντων (2/2) Η επιτυχημένη στήριξη μιας ιδέας μπορεί να επιτευχθεί μέσω: Φορέων που υιοθετούν νωρίς το έργο Microsoft (beta test) Εύρεσης ενός πρώτου υποστηρικτή Προώθηση ιδέας από ένα διάσημο καλλιτέχνη Εξασφάλισης δοκιμών και τεκμηρίων για τις ιδέες Προώθηση επιτυχημένων έργων φυλλάδια με case studies Πώληση Φάση 1: Παροχή συμβουλών Φάση 2: Κατανόηση των αναγκών τους Φάση 3: Ανάπτυξη της ανάγκης Φάση 4: Απόδειξη ότι η λύση πετυχαίνει αποτέλεσμα Φάση 5: Κλείσιμο συμφωνίας Πηγή: Maylor, 2005 University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 39

Βιβλιογραφια PMI 2013, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK guide), 5th edition, Project Management Institute, Newtown Square, Pennsylvania, USA(ISBN: 978-1-935589-67-9) Βιθυνός, Ι., 2009, Τα εργαλεία του Project Management: Δομή Ανάλυσης Εργασιών (Work Breakdown Structure), Critical Path Consulting & Training, Αθήνα, Ελλάδα Maylor, H., 2005, Διαχείριση έργων, 3 η έκδοση, Εκδοσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα, Ελλάδα (ISBN: 960-209-853-8) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 40