ΕΘΝΙΚΟ ΜΕΤΣΟΒΙΟ ΠΟΛΥΤΕΧΝΕΙΟ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΛΟΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΤΟΜΕΑΣ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΙΑΚΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ Οργάνωση Παραγωγής & Διοίκηση Επιχειρήσεων ΙΙ Διδάσκων: Δρ. Νικόλαος Παναγιώτου Αναδιοργάνωση Επιχειρησιακών Διαδικασιών Μέρος ΙI
Άδεια Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άδεια χρήσης άλλου τύπου, αυτή πρέπει να αναφέρεται ρητώς.
Περιεχόμενα Παρουσίασης 1. Ανάλυση Εργατικού Κόστους 2. Ανάλυση Αντιστοίχησης Πόρων - Εργασιών 3. Ανάλυση Make Or Buy 4. Ανάλυση Macro Τροπέων Κόστους 5. Μοντέλο Οικονομικής Αποσύνθεσης 6. Benchmarking 7. Βέλτιστες Πρακτικές ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 3
Ανάλυση Εργατικού Κόστους Η ανάλυση εργατικού κόστους αναγνωρίζει και διερευνά τις τάσεις μεταβολής του εργατικού δυναμικού σε οργανωτικό και λειτουργικό επίπεδο Εξετάζει τη σύνθεση του ανθρώπινου δυναμικού με βάση διαφορετικές κατηγοριοποιήσεις όπως: Μόνιμο και εποχικό προσωπικό Εκπαιδευτικό επίπεδο προσωπικού Προσωπικό ανά Δ/νση ή Τμήμα Κανονική και υπερωριακή απασχόληση Διαχρονική μεταβολή ανθρώπινου δυναμικού Προϋπολογισμένο και πραγματικό κόστος προσωπικού... ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 4
Απαιτούμενα Δεδομένα Ανάλυσης Διαθέσιμα οργανωτικά διαγράμματα Στρατηγική ανθρώπινου δυναμικού επιχείρησης Κατάλογος εργαζομένων και συνολικών αμοιβών τους (συμπεριλαμβανομένων και των εισφορών) Διαθέσιμες αναφορές κατηγοριοποίησης εργαζομένων Στατιστικά υπερωριακής απασχόλησης Προϋπολογισμοί και πλάνα ανθρώπινου δυναμικού ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 5
Διαδικασία Πραγματοποίησης Ανάλυσης Καταγραφή τάσεων επάνδρωσης της επιχείρησης τα τελευταία τρία έως πέντε έτη Αναγνώριση ευκαιριών μείωσης κόστους και καλύτερης χρήσης μίγματος κανονικής και υπερωριακής απασχόλησης Σύγκριση πραγματικού και προϋπολογισμένου κόστους ανθρώπινου δυναμικού Ευρεία ανάλυση εποχικής απασχόλησης Ευρεία ανάλυση υπερωριακής απασχόλησης Διατύπωση τελικών προτάσεων μείωσης κόστους ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 6
Αναμενόμενα Οφέλη Ανάλυσης Σε βάθος αντίληψης της διάρθρωσης του κόστους ανθρώπινου δυναμικού της επιχείρησης Εποπτική παρουσίαση διαχρονικών τάσεων Δυνατότητα σύγκρισης αποτελεσμάτων με τους προκαθορισμένους στόχους και την επιχειρησιακή στρατηγική Αναγνώριση δυνατοτήτων αναδιοργάνωσης και βελτίωσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 7
Ανάλυση Εργατικού Κόστους Δ/νσης Marketing 50 Σύνολο Εργαζόμενων Εργαζόμενοι Δ/νσης Marketing Εργαζόμενοι Δ/νσης Πωλήσεων 40 Κόστος Εργαζομένων Ανά 1 Εκ. Εσόδων 30 20 10 1998 1999 2000 2001 2002 2003 ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 8
Διαχρονική Ανάλυση Κόστους Εργαζομένων 4,873 Κόστος Εργαζομένων Ανά 1 Εκ. Εσόδων 2,811 Αύξηση 73% 1998 1999 ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 9
Ευκαιρίες Βελτίωσης Κόστους Εργαζομένων Μέση Ανάπτυξη 5 Ετών (%) 100 80 60 5 3 Τμήματα 1. Συντήρηση 2. Marketing 3. Χρηματ/κά 4. Διοίκηση 5. Πληροφορική 6. Εμπορία 7. Ομιλική Υποστ. 8. Λογιστήριο 9. Ανθρώπινο Δυν. 10. Αποθήκες 11. Διανομή 40 20 6 8 4 11 1 10 9 2 Μέση Ανάλυση Πωλήσεων 0 7 0.2 0.4 0.6 0.8 1.0 1.2 1.4 1.6 % Πωλήσεων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 10
Συγκρίσεις Ανθρώπινου Δυναμικού - Εισπράξεις 50 40 30 20 10 1999 2000 2001 2002 2003 Πραγματικοί Προσωπικοί Εγκεκριμένοι FTEs ΕΤΟΣ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΙ ΠΡΟΣΩΡΙΝΟΙ ΕΓΚΕΚΡΙΜΕΝΟΙ ΠΡΟΥΠΟΛ/ΝΟΙ 1999 43.7 1.0 38.4 6.3 2000 42.8 0 38.4 4.4 2001 43.2 0.4 39.4 4.2 2002 42.8 5.0 38.4 9.4 2003 40.4? Τι σημαίνουν τα αρχικά FTEs; ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 11
Ανάλυση Αντιστοίχησης Πόρων - Εργασιών Η ανάλυση αντιστοίχησης πόρων εργασιών εξετάζει τη χρήση των πόρων σε σχέση με το φόρτο εργασίας που παρουσιάζεται σε συγκεκριμένες διαδικασίες/ λειτουργίες Το αναγκαίο επίπεδο χρησιμοποιούμενων πόρων πρέπει να καθοριστούν με βάση τις ανάγκες της διαδικασίας/ λειτουργίας Οι μη απαραίτητοι πόροι θα πρέπει να μεταφέρονται ώστε να χρησιμοποιούνται σε διαδικασίες/ λειτουργίες που τους έχουν ανάγκη ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 12
Συμπτώματα Κακής Χρήσης Πόρων Χαμηλή παραγωγικότητα εργασίας ανά υπάλληλο Μειούμενη κερδοφορία Μείωση επιχειρηματικού όγκου χωρίς τη μεταβολή των χρησιμοποιούμενων πόρων Ταχύτερη αύξηση χρησιμοποιούμενων πόρων σε σχέση με τις πωλήσεις ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 13
Αναλυτική Διαδικασία Ανάλυσης Διαχρονική ανάλυση δεδομένων λαμβάνοντας υπόψη αλλαγές στο φόρτο εργασίας, τις επεξεργαζόμενες εισόδους και εξόδους, τη χρήση τεχνολογιών και την εφαρμογή πολιτικών και διαδικασιών Συγκριτική ανάλυση αντιστοίχησης πόρων και εργασιών είτε εσωτερικά στην επιχείρηση είτε εξωτερικά μέσω της διαδικασίας benchmarking Καθορισμός στόχων με βάση τα πρότυπα του κλάδου στον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση Αναγνώριση αποκλίσεων μεταξύ απαιτούμενων, προδιαγεγραμμένων και χρησιμοποιούμενων πόρων σε σχέση με τα επίπεδα εργασιών στις οποίες συμμετέχουν ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 14
Αναμενόμενα Οφέλη Ανάλυσης Αναγνώριση απαιτούμενων πόρων για την πραγματοποίηση συγκεκριμένων διαδικασιών λειτουργιών Ορθολογική χρησιμοποίηση πόρων στις διαδικασίες που τους έχουν ανάγκη Περιορισμός κόστους και ταυτόχρονη αύξηση της παραγωγικότητας Ενίσχυση διαδικασιών που έχουν δικαιολογημένη απαίτηση χρησιμοποίησης πόρων με ταυτόχρονη ενίσχυση της συνολικής επιχειρηματικής λειτουργίας ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 15
Ανάλυση Εργατικού Κόστους & Εργασίας -Οι καθυστερήσεις περιορίστηκαν με αύξηση των υπαλλήλων το 2001 -Η παραγωγικότητα εργασίας μειώνεται γιατί οι υπάλληλοι αυξάνονται περισσότερο σε σχέση με τον φόρτο εργασίας -Θα πρέπει να ληφθούν κατάλληλες δράσεις 2000 2001 2002 Φόρτος Εργασίας # Παραληφθέντων Τιμολογίων (000) 40 42 43 # Αιτήσεων Προμηθευτών (Πληροφ.) Ολοκληρωμένος Φόρτος Εργασίας # Παραληφθέντων Τιμολογίων (000) 39 42 43 # Συμπληρωμένων Επιταγών... Επίπεδα Επάνδρωσης (Ισοδύναμοι Πλήρως Απασχολούμενοι) 10 12 14 Αντιστοίχιση Πόρων - Εργασιών # Παραληφθέντων Τιμολογίων (000) 4 3.5 3.1 ανά FTE... Παραγωγικότητα # Παραληφθέντων Τιμολογίων (000) 3.9 3.5 3.1 ανά FTE...? Λαμβάνονται υπόψη από την ανάλυση ποιοτικές παράμετροι; ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 16
Συγκριτική Ανάλυση Η αναδιοργάνωση θα μπορούσε να οδηγήσει σε εξοικονόμηση 29 FTEs στη διαδικασία Η παραγωγικότητα της επιχείρησης βρίσκεται στο 50% της επιθυμητής απόδοσης Benchmark A E F C G Επιχείρηση B Το Benchmark Λήφθηκε από 11 Επιχειρήσεις του Κλάδου I D H 0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 Πληρωτέα Τιμολόγια ανά FTE Λογιστηρίου ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 17
Παράδειγμα Αντιστοίχησης Πόρων - Εργασιών Η επίτευξη του επιπέδου του 1998 θα σήμαινε εξοικονόμηση 24 θέσεων ή 520,000 Επιταγές/ Αριθμό Υπαλλήλων (000) Θέσεις Προσωπικού για Έκδοση Επιταγών 60 50 40 30 20 10 143 24 119 0 1998 1999 2000 2001 2002 Έτος Μελλοντικές Θέσεις Πιθανή Εξοικονόμηση ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 18
Ανάλυση Make Or Buy Η ανάλυση Αγοράς ή Κατασκευής (Make or Buy) επιτρέπει τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τη χρήση ή μη ιδίων πόρων για μία παραγωγική διαδικασία ή υπηρεσία Η ανάθεση υπεργολαβίας είναι μία κλασική απόφαση Make or Buy Η πραγματοποίησή της απαιτεί τη συγκέντρωση όλων των σχετικών στοιχείων κόστους (relevant costs) Ο κίνδυνος είναι μία παράμετρος που θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη? Τι σημαίνει «σχετικά στοιχεία κόστους»; ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 19
Διαδικασία Ανάλυσης Make Or Buy (1/2) Επιλογή διαδικασίας/ πόρου/ υπηρεσίας προς ανάλυση Ανάλυση εσωτερικού μεταβλητού κόστους κάθε κατηγορίας Ανάλυση εξωτερικού κόστους (πραγματικού ή εκτιμώμενου) Θεώρηση λοιπών παραγόντων όπως: Βαθμός ελέγχου στις περιπτώσεις make και buy Δυνατότητα στρατηγικής συνεργασίας με προμηθευτή Ανάγκη κτήσης/ χρήσης εξοπλισμού/ παγίων Τεχνολογικά πλεονεκτήματα ή μειονεκτήματα ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 20
Διαδικασία Ανάλυσης Make Or Buy (2/2) Απόφαση μεταξύ όλων των δυνατών εναλλακτικών λύσεων με βάση την καταλληλότητά τους Τελική επιλογή Make Or Buy Η ανάλυση μπορεί να πραγματοποιηθεί τόσο για διαδικασίες που επί του παρόντος πραγματοποιούνται εντός της επιχείρησης, όσο και για αυτές που επί του παρόντος αγοράζονται από συνεργαζόμενους προμηθευτές? Είναι δυνατή η απόλυτα ποσοτικοποιημένη απόφαση; ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 21
Αναμενόμενα Οφέλη & Περιορισμοί Το σημαντικότερο όφελος που μπορεί να προκύψει είναι ο περιορισμός του κόστους σε βραχυπρόθεσμο επίπεδο, με εύκολο μάλιστα τρόπο (short-term hard cost reduction opportunities) Ο βασικότερος περιορισμός είναι η δυσκολία του προσδιορισμού του κόστους με ακρίβεια λόγω της μεταβλητής του συνιστώσας Περαιτέρω περιορισμός μπορεί να είναι η ποιοτική παράμετρος που είναι πιθανό να υφίσταται στη λήψη αποφάσεων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 22
Παράδειγμα Ανάλυσης Make Or Buy ΣΥΝΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΜΟΝΑΔΙΑΙΟ ΚΟΣΤΟΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ MAKE BUY MAKE BUY ΚΟΣΤΟΥΣ Άμεσα Εργατικά 10,000-1 - Άμεσα Υλικά 80,000-8 - Γενικά Μεταβλητά Έξοδα 40,000-4 - Γενικά Σταθερά Έξοδα 20,000-2 - Συνολικό Σχετικό Κόστος 150,000-15 14 Διαφορά (Υπέρ Αγοράς) 10,000 1 ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 23
Παράδειγμα Ανάλυσης Make Or Buy 100 12 20% 80 10 20% Συνολικό Όφελος 41 Κόστος ( Εκ.) 60 35 8 Προμήθειες 40 6 27 6 32 Εξοπλισμός Αμοιβές Συστήματα Συντήρηση 20 19 5 14 Κόστος Σύγκρισης 10 Βελτιωμένο Κόστος 13 2 Κόστος Υπεργολαβίας ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 24
Εξοικονόμηση σε Σχέση με Στόχο Εσωτερικής Παραγωγής Δομή Κόστους Παράδειγμα Ανάλυσης Make Or Buy Εξοικονόμηση Μέσω Υπεργολαβίας σε Σχέση με το Κόστος Παραγωγής 1-5 5-10 10-20 > 20 Μέγεθος Οργανισμού σε Δις ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 25
Ανάλυση Μακροσκοπικών Τροπέων Κόστους Η ανάλυση μακροσκοπικών τροπέων κόστους είναι μία top-down ανάλυση που έχει σαν στόχο να αναγνωρίσει ευκαιρίες βελτίωσης της απόδοσης σε έναν οργανισμό Η ανάλυση δομείται σε τρεις κατηγορίες τροπέων: Δομικοί (# τοποθεσιών, κύκλος προϊόντος, μέγεθος λογαριασμών, κεντροστραφής ή αποκεντρωμένη δομή, γεωγραφική διασπορά, μέγεθος αγορών κλπ.) Πολιτικοί (απαιτήσεις εγκρίσεων, ανάγκες πληροφοριών, περιορισμός κινδύνων, πολιτική καναλιών διανομής, εύρος γραμμών προϊόντων, πολιτική προμηθειών, τιμολογιακή πολιτική, πολιτική καθετοποίησης/ αποκαθετοποίησης κλπ.) Λειτουργικοί (Παρτίδες διανομής & παραγωγής, απαιτήσεις ποιότητας, επίπεδα εξυπηρέτησης κλπ.) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 26
Απαιτούμενα Δεδομένα Ανάλυσης Συνεντεύξεις με διοικητικά στελέχη του οργανισμού Συλλογή επίσημων αναφορών τις επιχείρησης Εντοπισμός πληροφοριών όπως: Χρησιμοποιούμενοι μακροσκοπικοί τροπείς κόστους Συσχέτιση τροπέων με βασικές διαδικασίες και υποδιαδικασίες Τιμές μακροσκοπικών τροπέων κόστους Ποσοτικοποιημένοι δείκτες στρατηγικής Συγκριτικά οικονομικά στοιχεία ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 27
Διαδικασία Πραγματοποίησης Ανάλυσης Αναγνώριση βασικών τροπέων κόστους στο δομικό, πολιτικό και λειτουργικό επίπεδο μέσω συνεντεύξεων με την Ανώτατη Διοίκηση Καταγραφή τιμών καθορισμένων τροπέων κόστους Προσδιορισμός τάσεων μεταβολής τροπέων κόστους Αναγνώριση προβλημάτων και εισήγηση προτάσεων βελτίωσης σε συνεργασία με την Ανώτατη Διοίκηση ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 28
Αναμενόμενα Οφέλη & Περιορισμοί Το σημαντικότερο όφελος που μπορεί να προκύψει είναι ο περιορισμός του κόστους εντοπίζοντας τη ρίζα του κόστους και της σύνδεσής του με συγκεκριμένες διαδικασίες του οργανισμού Ο βασικότερος περιορισμός είναι η ανάγκη πραγματοποίησης περαιτέρω αναλύσεων ώστε να επιβεβαιωθούν συγκεκριμένα ευρήματα (τέτοιες αναλύσεις είναι η ανάλυση δραστηριοτήτων ή η ανάλυση ροής διαδικασιών) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 29
Παράδειγμα Macro Τροπέων Κόστους (1/3) Μελέτη περίπτωσης διεθνούς αλυσίδας ξενοδοχείων με παραρτήματα σε πολλές χώρες Ύπαρξη κεντρικών εγκαταστάσεων στη Μ. Βρετανία Ύπαρξη περιφερειακών εγκαταστάσεων σε ορισμένες χώρες Παροχή υπηρεσιών εκπαίδευσης (παροχή οδηγιών) Διάκριση υπηρεσιών σε γενικές και εξειδικευμένες Αναζήτηση τρόπου παροχής των υπηρεσιών με τον αποδοτικότερο δυνατό τρόπο ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 30
Λειτουργία Macro Τροπείς Κόστους Πολιτική Δομή Παράδειγμα Macro Τροπέων Κόστους (2/3) 000 Ετήσιο Κόστος Τοποθεσία Διανομής Δείκτης Προσωπικού Κριτήρια Παρακολούθ. Προμήθεια Οδηγιών Τιμολόγηση Υπηρεσιών Τιμολόγηση Ανάπτυξης Μίγμα Μαθήματος Διάρκεια Μαθήματος Στόχος Προγ/τος Λειτουργία Εγκαταστ. Υπηρεσίες Οδηγιών Ανάπτυξη Προγ/τος 3,648 2,216 796 784 433 135 646 Διαδικασίες/ Υποδιαδικασίες Διοικητική Υποστήρ. Υπηρεσίες Marketing Υλικό Οδηγιών Κεντρική Εγκατάστ. Μεγάλη Συσχέτιση Μέση Συσχέτιση Χαμηλή Συσχέτιση ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 31
Παράδειγμα Macro Τροπέων Κόστους (3/3) Οι προτάσεις βελτίωσης καθορίστηκαν ως εξής: Αποκέντρωση των προσφερόμενων υπηρεσιών στις περιφερειακές εγκαταστάσεις Υπεργολαβία εξειδικευμένων υπηρεσιών εκπαίδευσης Ορθολογικοποίηση κόστους ανάπτυξης και μείωση έμμεσου κόστους Αναπροσδιορισμός Μίγματος Εκπαίδευσης και διάρκειας εκπαίδευσης Εισαγωγή φιλοσοφίας «μεταφερόμενου εκπαιδευόμενου» (road scholar) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 32
Μοντέλο Οικονομικής Αποσύνθεσης Το μοντέλο οικονομικής αποσύνθεσης πρόκειται για μία δενδρική αποσύνθεση δεικτών Η αποσύνθεση συνήθως ξεκινά από τις χρηματοροές της επιχείρησης (cash-flows) αλλά τελικά καταλήγει σε επιχειρηματικούς δείκτες Στόχος του μοντέλου είναι η ερμηνεία των οικονομικών αποτελεσμάτων με βάση τις ακολουθούμενες επιχειρηματικές πρακτικές Το μοντέλο παραπέμπει στην ανάλυση και παρακολούθηση βασικών δεικτών απόδοσης, τόσο κόστους, όσο και εσόδων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 33
Απαιτούμενα Δεδομένα Μοντέλου Κατανόηση τρόπου λειτουργίας επιχείρησης Εντοπισμός βασικών δεικτών που τελικώς καταλήγουν σε βασικούς χρηματοοικονομικούς δείκτες Συγκέντρωση προϋπολογιστικών και απολογιστικών αναφορών της επιχείρησης Απαραίτητα στοιχεία για την πραγματοποίηση περαιτέρω αναλύσεων ευαισθησίας που μπορούν να επικυρώσουν (ή να αμφισβητήσουν) τα αποτελέσματα της ανάλυσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 34
Διαδικασία Πραγματοποίησης Ανάλυσης Κατανόηση επιχειρηματικής λειτουργίας Επιλογή αρχικών δεικτών που θα αποσυντεθούν Εντοπισμός συσχετιζόμενων δεικτών χαμηλότερου επιπέδου προσανατολιζόμενων στην επιχειρηματική δραστηριότητα Τελική διαμόρφωση οικονομικού μοντέλου & επιβεβαίωση Διοίκησης Λήψη αποφάσεων στις ελέγξιμες παραμέτρους που συνδέονται με συγκεκριμένους δείκτες του μοντέλου οικονομικής αποσύνθεσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 35
Αναμενόμενα Οφέλη Ανάλυσης Παροχή διαφορετικής θεώρησης των αποτελεσμάτων της επιχειρηματικής λειτουργίας Σύνδεση οικονομικών αποτελεσμάτων με επιχειρηματικούς (κατανοητούς και) ελέγξιμους δείκτες Προσέλκυση προσοχής της Διοίκησης σε θέματα που πιθανόν δεν είχε λάβει σοβαρά υπόψη της Αναγνώριση υφιστάμενων συνδέσεων διαφορετικών μεγεθών Διευκόλυνση λήψης στρατηγικών αποφάσεων από τη Διοίκηση ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 36
Παράδειγμα Οικονομικής Αποσύνθεσης Καθαρά Έσοδα Έσοδα Εσωτερικού Έσοδα Εξωτερικού Τιμή Ποσότητα Τιμή Καταλόγου Εκπτώσεις Όγκος Πωλήσ. ή Δυναμικότητα Μεταφορικά Υλικά Λειτουργικά Έξοδα Ενέργεια Εργατικά Χρηματοροές Άλλα Συντήρηση Ρευστό Γενικά Έξοδα Μη Λειτουργ. Έξοδα Κεφάλαιο Κίνησης Επενδύσεις Περιβάλλον Φόροι Πληρωτέα Εισπρακτέα Απόθεμα Οικόπεδα Κτίρια ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 37
Μελέτη Σύγκρισης (Benchmarking) Το benchmarking ή ανάλυση σύγκρισης ασχολείται με τη σύγκριση της απόδοσης της επιχείρησης σε συγκεκριμένες δραστηριότητες και περιοχές με την απόδοση την οποία παρουσιάζουν να έχουν άλλες επιχειρήσεις ή η ίδια σε παλιότερες χρονικές περιόδους Ο βασικός στόχος είναι η αναγνώριση ευκαιριών βελτίωσης, που μπορεί να επιτευχθεί με την αναδιοργάνωση επιχειρησιακών διαδικασιών Το benchmarking μπορεί να εφαρμοστεί σε οποιαδήποτε φάση της αναδιοργάνωσης (πριν, κατά τη διάρκεια ή μετά) ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 38
Στάδια Μελέτης Σύγκρισης Συγκέντρωση των απαραίτητων πληροφοριών και δημιουργία των θεμελίων της σύγκρισης Αναλυτική μελέτη και ακριβής επιλογή των δεικτών που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν Μετάφραση των αποτελεσμάτων και εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων για την επικείμενη αναδιοργάνωση επιχειρησιακών διαδικασιών ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 39
Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας Μελέτης Σύγκρισης Εντοπισμός των βασικών επιχειρηματικών ζητημάτων που απασχολούν τον οργανισμό στα πλαίσια της διαδικασίας που πρόκειται να αναδιοργανωθεί Προσδιορισμός δυναμικών δεικτών απόδοσης οι οποίοι λαμβάνουν υπόψη τους τις μελλοντικές εξελίξεις και όχι τη στατική πραγματικότητα Δημιουργία ενδιαφέροντος για τα αποτελέσματα της ανάλυσης εντός της επιχείρησης Χρησιμοποίηση των αποτελεσμάτων για τη σηματοδότηση μελλοντικής δράσης Συμφωνία στην ερμηνεία των δεδομένων πριν ακόμα την έναρξη της ανάλυσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 40
Μεθοδολογία Μελέτης Σύγκρισης ΜΑΚΡΟ ΑΝΑΛΥΣΗ ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ Δημόσια δεδομένα Εσωτερικές πηγές ΣΥΓΚΡΙΤΙΚΗ ΕΡΕΥΝΑ Έρευνα Εξωτερικές συνεντεύξεις Παρακολούθηση κλάδου Βάσεις Δεδομένων ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Πληροφορίες Κόστους Πληροφορίες Πόρων Ανάλυση Οργανισμού ΑΚΡΙΒΗΣ ΑΚΡΙΒΗΣ ΟΡΙΣΜΟΣ ΟΡΙΣΜΟΣ ΣΤΟΧΩΝ ΣΤΟΧΩΝ ΠΡΟΣΔ. ΕΣΩΤΕΡΙΚΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ Σύνθεση εσωτερικών δεδομένων Εσωτερικές συνεντεύξεις Εντοπισμός εσωτερικών πρακτικών ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΒΕΛΤΙΣΤΕΣ ΠΕΡΙΠΤΩΣΕΙΣ Προσβάσιμα δεδομένα Επικέντρωση περιοχών Διαχείριση Δραστηριοτήτων Διαχείριση Δραστηριοτήτων Βέλτιστες Πρακτικές ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 41
Πιθανές Πηγές Μελέτης Σύγκρισης Αναφορές του βιομηχανικού κλάδου και αναλύσεις ειδικών Βάσεις δεδομένων (χρησιμοποίηση Internet ή άλλων εξειδικευμένων δικτύων) Επαγγελματικοί οργανισμοί Προσωπικές συνεντεύξεις Αναλύσεις αγοράς Παρατηρήσεις εντός της επιχείρησης Συλλογή δεδομένων εντός της επιχείρησης Συνεντεύξεις με πελάτες Συνεντεύξεις με προμηθευτές ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 42
Πλεονεκτήματα Μελέτης Σύγκρισης (1/2) Μέτρηση απόδοσης Δημιουργία μιας βάσης η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αναλυτική κατασκευή του συστήματος δεικτών Στρατηγική Αντίληψη κενών σε ζητήματα πληροφοριών στον οργανισμό Έλεγχος στρατηγικών και τακτικών αποφάσεων Εξυπηρέτηση πελάτη Δημιουργία αρτιότερης εικόνας σχετικά με τη συμπεριφορά και τις προτιμήσεις συγκεκριμένων κατηγοριών πελατών Πόροι Κατανομή των πόρων με πιο ορθολογικό και αποδοτικό τρόπο ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 43
Πλεονεκτήματα Μελέτης Σύγκρισης (2/2) Κουλτούρα Δημιουργία κλίματος αλλαγής Προετοιμασία για την αναδιοργάνωση που πρόκειται να ακολουθήσει Δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης για τις αποφάσεις που θα παρθούν μετέπειτα Ανταγωνιστικότητα Βάση για τη δημιουργία πιο ανταγωνιστικού προφίλ της επιχείρησης Δημιουργία μιας βάσης πάνω στην οποία μπορεί να στηριχθεί μια μελλοντική σχέση με τους πελάτες ή και τους προμηθευτές ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 44
Πιθανά Προβλήματα Μελέτης Σύγκρισης Έλλειψη κατανόησης της διαδικασίας πραγματοποίησης benchmarking Απουσία σαφήνειας κατά τη διάρκεια της ανάλυσης Έλλειψη δεδομένων ικανών να ενεργοποιήσουν μια ουσιαστική ανάλυση Γενικότητα μελέτης χωρίς την επικέντρωση σε μια σαφή και συγκεκριμένη περιοχή Μη επίτευξη ενδοεπιχειρησιακής συνεννόησης Ανεπαρκές πλάνο δράσης ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 45
Βέλτιστες Πρακτικές (Best Practice) Οι Βέλτιστες Πρακτικές (Best Practices) είναι η εφαρμογή της πρακτικής εκείνης που εντοπίζεται σε μία ομάδα οντοτήτων και που αναγνωρίζεται ως η βέλτιστη στην περιοχή της Πρόκειται για μια επέκταση της ανάλυσης σύγκρισης (benchmarking) Η ανάλυση των βέλτιστων πρακτικών δεν περιορίζεται μόνο στο βιομηχανικό κλάδο στον οποίο λειτουργεί η επιχείρηση - χρήστης, αλλά μπορεί να αφορά και οργανισμούς άλλων κλάδων, με φαινομενικά διαφορετικό αντικείμενο λειτουργίας, που όμως παρουσιάζει κάποιες κοινές δραστηριότητες με το χρήστη Οι επιχειρήσεις που έχουν τον τίτλο της βέλτιστης πρακτικής σε συγκεκριμένες δραστηριότητες μπορούν εύκολα να βρεθούν στην παγκόσμια αγορά ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 46
Βήματα Μελέτης Βέλτιστων Πρακτικών Ανάκληση των στόχων της αναδιοργάνωσης και του σκοπού της μελέτης Επιλογή των επιχειρήσεων που θα χρησιμοποιηθούν και με τις οποίες θα πραγματοποιηθεί η σύγκριση. Στα πλαίσια αυτής της επιλογής θα πρέπει να ληφθούν υπόψη άλλες παράμετροι όπως: Φήμη άριστης λειτουργίας στη μελετούμενη περιοχή Υγιής οικονομική κατάσταση της επιλεγμένης άριστης επιχείρησης Ευκολία απόκτησης δεδομένων Πραγματοποίηση ανάλυσης δεδομένων Επιλογή αλλαγών - βελτιώσεων που θα περιληφθούν στην αναδιοργάνωση της επιχειρηματικής διαδικασίας που αποτελεί το αντικείμενο της μελέτης Έλεγχος αποτελεσμάτων και εντοπισμός βελτιώσεων ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 47
Απαιτήσεις Μελέτης Βέλτιστων Πρακτικών Οι απαιτήσεις της ανάλυσης είναι αντίστοιχες με αυτές που αναφέρθηκαν προηγούμενα στην ανάλυση σύγκρισης. Ένα επιπλέον στοιχείο που θα πρέπει να αναφερθεί είναι ότι εξειδικευμένες επιχειρήσεις αναλαμβάνουν να παρέχουν ακριβή δεδομένα για τους οργανισμούς που επιτυγχάνουν τις βέλτιστες πρακτικές, οπότε και η απόκτηση των δεδομένων που απαιτούνται (το δυσκολότερο ίσως κομμάτι της ανάλυσης είναι η απόκτησή τους) γίνεται πολύ ευκολότερη, με ένα επιπρόσθετο κόστος ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 48
Πλεονεκτήματα & Μειονεκτήματα Μελέτης Πλεονεκτήματα της μεθόδου είναι η αναγνώριση των άριστων πρακτικών και μάλιστα, ξεπερνώντας (αν είναι επιθυμητό) τα στενά όρια του βιομηχανικού κλάδου λειτουργίας και η διευκόλυνση αναγνώρισης πιθανοτήτων αναδιοργάνωσης αλλά και τρόπων αυτής, μέσω της μελέτης των βέλτιστων επιχειρήσεων του κόσμου. Το βασικότερο μειονέκτημα είναι το αυξημένο κόστος μιας τέτοιας ανάλυσης και η δυσκολία συγκέντρωσης συγκεκριμένων σημαντικών δεδομένων, τα οποία, για λόγους μυστικότητας, κρατούνται απόρρητα. ΕΜΠ Τομέας Βιομηχανικής Διοίκησης & Επιχειρησιακής Έρευνας ΙΜ ΙΙ 17 49
Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα» του ΕΜΠ έχει χρηματοδοτήσει μόνο την αναδιαμόρφωση του υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους.