ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Μάθηµα 8ο: Διαδικασίες και Συστήµατα Ελέγχου. Ερωτήσεις Στόχοι Μελέτης 9 ου Μαθήµατος Ø Γιατί και πώς ασκούν έλεγχο οι managers; Ø Ποια είναι τα βήµατα στη διαδικασία ελέγχου; Ø Ποια είναι τα πιο κοινά εργαλεία και τεχνικές ελέγχου; 2 1
Έλεγχος l Η διαδικασία µέτρησης της απόδοσης και της ανάληψης δράσης για διασφάλιση των επιθυµητών αποτελεσµάτων. l Έχει θετικό και αναγκαίο ρόλο στη διαδικασία του µάνατζµεντ. l Διασφαλίζει ότι γίνονται τα σωστά πράγµατα, µε το σωστό τρόπο και τη σωστή στιγµή. l Οργανωσιακή µάθηση και επιθεώρηση µετά την πράξη. 3 Σχήµα 1: Ο ρόλος του ελέγχου στη διαδικασία του µάνατζµεντ. Management 10/e - Κεφάλαιο 17 4 2
Ø Έλεγχοι πρόδρασης (προϋπολογιστικοί) l Λαµβάνουν χώρα πριν ξκινήσει η εργασιακή δραστηριότητα. l Διασφαλίζουν ότι: Οι στόχοι είναι σαφείς. Έχουν τεθεί οι σωστές κατευθύνσεις. Είναι διαθέσιµοι οι κατάλληλοι πόροι για την επίετευξη των στόχων. l Επικεντρώνονται στην ποιότητα των πόρων. 5 Ø Έλεγχοι παράλληλης δράσης (κατά τη διάρκεια) l Επικεντρώνονται στο τι συµβαίνει κατά τη διάρκεια της εργασιακής διαδικασίας. l Παρακολουθούν τις συνεχιζόµενες δράσεις για να διασφαλίσουν ότι όλα γίνονται σύµφωνα µε το σχέδιο. l Μπορούν να µειώσουν τις απώλειες λόγω µη αποδεκτών τελικών προϊόντων ή υπηρεσιών. 6 3
Ø Έλεγχοι ανάδρασης (feedback controls) l Λαµβάνουν χώρα µετά την ολοκλήρωση της εργασίας. l Επικεντρώνονται στην ποιότητα των τελικών αποτελεσµάτων. l Παρέχουν χρήσιµες πληροφορίες για τη βελτίωση των µελοντικών δράσεων. 7 Σχήµα 2: Έλεγχοι πρόδρασης, παράλληλης δράσης και ανάδρασης. 8 4
Εσωτερικός και εξωτερικός έλεγχος l Εσωτερικός έλεγχος (αυτοέλεγχος) Επιτρέπει στα άτοµα και τις οµάδες µε κίνητρα να ασκούν αυτοπειθαρχία στην εκπλήρωση των εργασιακών προσδοκιών τους. l Εξωτερικός έλεγχος Λαµβάνει χώρα µέσω προσωπικής επίβλεψης και της χρήσης πρότυπων διοικητικών συστηµάτων. 9 l Γραφειοκρατικός έλεγχος Επηρεάζει τη συµπεριφορά µέσα από την εξουσία, τις πολιτικές, τις πρότυπες διαδικασίες, τις περιγραφές εργασίας, τους προϋπολογισµούς και την καθηµερινή επίβλεψη. l Έλεγχος κουλτούρας Επηρεάζει τη συµπεριφορά µέσα από νόρµες και προσδοκίες που θέτει η οργανωσιακή κουλτούρα. 10 5
ΙΙ. Ποια είναι τα βήµατα στη διαδικασία ελέγχου; Βήµατα της διαδικασίας ελέγχου: l Βήµα 1 καθορισµός στόχων και προτύπων. l Βήµα 2 µέτρηση των αποτελεσµάτων απόδοσης. l Βήµα 3 σύγκριση αποτελεσµάτων µε τους στόχους και τα πρότυπα. l Βήµα 4 ανάληψη διορθωτικής δράσης. 11 Σχήµα 3: Τέσσερα βήµατα στη διαδικασία ελέγχου. Management 10/e - Κεφάλαιο 17 12 6
ΙΙ. Ποια είναι τα βήµατα στη διαδικασία ελέγχου; Ø Βήµα 1 καθορισµός στόχων και προτύπων l Πρότυπα εκροών Μετρούν τα αποτελέσµατα απόδοσης µε βάση την ποσότητα, την ποιότητα, το κόστος ή το χρόνο. l Πρότυπα εισροών Μετρούν τις προσπάθειες στο πλαίσιο της εργασίας που δαπανάται σε ένα αποδοτικό έργο. 13 ΙΙ. Ποια είναι τα βήµατα στη διαδικασία ελέγχου; Ø Βήµα 2 µέτρηση των αποτελεσµάτων απόδοσης l Στόχος είναι η ακριβής µέτρηση των αποτελεσµάτων της πραγµατικής απόδοσης και/ ή των προσπαθειών για απόδοση. l Πρέπει να εντοπίζει τυχόν σηµαντικές διαφορές µεταξύ των πραγµατικών αποτελεσµάτων και του αρχικού σχεδίου. l Ο αποτελεσµατικός έλεγχος απαιτεί µετρήσεις. 14 7
ΙΙ. Ποια είναι τα βήµατα στη διαδικασία ελέγχου; Βήµα 3 σύγκριση των αποτελεσµάτων µε τους στόχους και τα πρότυπα l Η ανάγκη για δράση αντικατοπτρίζει τη διαφορά ανάµεσα στην επιθυµητή και την πραγµατική απόδοση. 15 ΙΙ. Ποια είναι τα βήµατα στη διαδικασία ελέγχου; Βήµα 4 ανάληψη διορθωτικής δράσης l Αναλαµβάνεται δράση όταν υπάρχει ασυµφωνία µεταξύ της επιθυµητής και της πραγµατικής απόδοσης. l Μάνατζµεντ κατ εξαίρεση Επικεντρώνει την προσοχή στις καταστάσεις όπου υπάρχει η µεγαλύτερη ανάγκη για διορθωτικές ενέργειες. Είδη εξαιρέσεων l Προβληµατικές καταστάσεις l Καταστάσεις ευκαιριών 16 8
ΙΙΙ. Ποια είναι τα πιο κοινά εργαλεία και τεχνικές ελέγχου; Ø Διαχείριση έργων (Project Management) Συνολικός προγραµµατισµός, επίβλεψη και έλεγχος των projects. Projects µοναδικά γεγονότα που συµβαίνουν µία φορά µέσα σε συγκεκριµένο χρονικό διάστηµα Διάγραµµα Gantt γραφική απεικόνιση των προγραµµατισµένων εργασιών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός project 17 Σχήµα 4: Απλοποιηµένο διάγραµµα του Gantt για ένα νέο πρωτόυπο κινητό τηλέφωνο. Management 10/e - Κεφάλαιο 17 18 9
ΙΙΙ. Ποια είναι τα πιο κοινά εργαλεία και τεχνικές ελέγχου; Ø Βασικοί Οικονοµικοί Δείκτες (Basic Financial Ratios) l Ρευστότητα Η ικανότητα δηµιουργίας µετρητών για την πληρωµή των λογαριασµών. l Μόχλευση Η ικανότητα να κερδίζεις περισσότερα σε αποδόσεις από ό,τι το κόστος του χρέους. l Διαχείριση ενεργητικού Η ικανότητα αποδοτικής χρησιµοποίησης των πόρων και λειτουργίας µε το ελάχιστο δυνατό κόστος. l Κερδοφορία Η ικανότητα να κερδίζεις έσοδα µεγαλύτερα από τα κόστη. 19 ΙΙΙ. Ποια είναι τα πιο κοινά εργαλεία και τεχνικές ελέγχου; Ø Ισόρροπη στοχοθέτηση (Balanced Scorecard, BSC) Παράγοντες που χρησιµοποιούνται για την ανάπτυξη συγκεκριµένων στόχων και µέτρων για τη στοχοθεσία: l Οικονοµική απόδοση l Ικανοποίηση πελατών l Βελτίωση εσωτερικής διαδικασίας l Καινοτοµία και µάθηση 20 10