INFORMATION MANAGEMENT Εισηγητής ΜΙΧΑΛΟΠΟΥΛΟΣ ΒΑΣΙΛΕΙΟΣ ιδάκτορας Πανεπιστηµίου Πειραιώς ΑΘΗΝΑ INFORMATION MANAGEMENT Στόχοι Ποιός είναι ο ρόλος των πληροφοριακών συστηµάτων στο σύγχρονο επιχειρηµατικό περιβάλλον; Τι είναι ένα πληροφοριακό σύστηµα; Πως µετασχηµατίζουν τα πληροφοριακά συστήµατα τους οργανισµούς και τη διοίκησή τους; Πως έχει αλλάξει το Internet και οι σχετικές τεχνολογίες την επιχειρηµατική διαδικασία; Ποιες είναι οι σηµαντικότερες προκλήσεις στην ανάπτυξη και χρήση των πληροφοριακών συστηµάτων; 1
Η ΝΕΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ Παγκόσµιοςανταγωνισµός διεθνοποίηση του εµπορίου, διοίκηση και έλεγχος σε παγκόσµιο επίπεδο Αλλαγές στις οικονοµίες των ανεπτυγµένων χωρών: ηµιουργούνται επιχειρηµατικά µοντέλα που βασίζονται στην πληροφορία και τα δίκτυα Παρουσιάζονται νέα προϊόντα και υπηρεσίες Εµφανίζεται µικρότερος χρόνος ζωής των προϊόντων ηµιουργούνται απαιτήσεις για αυξηµένη αποδοτικότητα ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΩΝ ΝΕΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΩΝ ΜΟΝΤΕΛΩΝ: 1. Μη ιεραρχικές τάσεις - Ισοπέδωση (flattening) 2. Αποκέντρωση 3. Ευελιξία 4. Γεωγραφική ανεξαρτησία 5. Εξάρτηση από επίκαιρη πληροφόρηση για τη δηµιουργία προϊόντων που προσαρµόζονται στον πελάτη 6. Συνεργασία (synergy) 2
Οι νέες απαιτήσεις που δηµιουργούνται οδηγούν Στη µείωση κόστους Στην αύξηση της παραγωγικότητας Στη βελτίωση της παραγωγικότητας Στην επιβίωση στον πόλεµο της πληροφορίας ΟΙ ΠΡΟΚΛΗΣΕΙΣ ΤΗΣ ΠΑΓΚΟΣΜΙΟΠΟΙΗΣΗΣ 1. Σχεδιασµός ανταγωνιστικών και αποτελεσµατικών συστηµάτων 2. Κατανόηση των απαιτήσεων σε ένα παγκοσµιοποιηµένο επιχειρηµατικό περιβάλλον 3. ιαµόρφωση πληροφοριακής αρχιτεκτονικής που υποστηρίζει τους στόχους του οργανισµού 4. ηµιουργία επιχειρηµατικής αξίας από τα πληροφοριακά συστήµατα 3
Η ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ Είναι ένα σύνολο συστηµάτων υπολογιστών που χρησιµοποιούνται από έναν οργανισµό Είναι σηµαντική γιατί αποτελεί, σήµερα, τον κυριότερο εξυπηρετητή των επιχειρηµατικών δραστηριοτήτων, Αποτελείτονκαταλύτηγιαθεµελιώδειςαλλαγέςστηδοµή, στις διαδικασίες και στη διοίκηση των οργανισµών, Η βιοµηχανία της Πληροφορικής προσφέρει τεράστιες δυνατότητες ως η ταχύτερα αναπτυσσόµενη βιοµηχανία στον κόσµο. Η ΕΝΝΟΙΑ ΤΟΥ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Πληροφοριακό σύστηµα είναι ένα σύνολο από αλληλο-συνδεόµενα στοιχεία που έχουντηνικανότητα: συλλογής, ανάκτησης, επεξεργασίας, αποθήκευσης και διανοµής της πληροφορίας µε σκοπό την υποστήριξη της διοίκησης, τον έλεγχο, τον συντονισµό, αλλά και τη λήψη αποφάσεων σε έναν οργανισµό ή µία επιχείρηση. 4
ιεύρυνση του ρόλου των πληροφοριακών συστηµάτων Τάσεις για τη δηµιουργία «ψηφιακών επιχειρήσεων» (digital firms) «εικονικώνεπιχειρηµατικών οικοσυστηµάτων» (virtual business ecosystems) ΨΗΦΙΑΚΗ ΕΠΑΝΑΣΤΑΣΗ ΙΚΤΥΑ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ: Σύµφωναµετονόµοτου Metcalfe,ηαξίατωνδικτύωντων υπολογιστών αυξάνεται ραγδαία και η αύξηση αυτή είναι ανάλογη του τετραγώνου του πλήθους των χρηστών. ηλαδήµίααύξησητωνχρηστώναπό 2 σε 10, θαεπιφέρει αύξησητηςαξίαςαπό 2 2 (= 4) σε 10 2 (= 100), δηλαδή 25 φορές. Ετσι έχοντας σαν δεδοµένο ότι οι χρήστες του Internet είναι 450 εκατοµµύρια, συµπεραίνουµε ότι η αξία ανέρχεται σε (450 εκ) 2. Σύµφωνα µε την επέκταση του Kelly, επειδή στο Internet µπορούµε να υλοποιήσουµε πολλαπλές συνδέσεις και ταυτόχρονα µεταξύ οµάδων ατόµων, η αποτιµώµενη αξία του Internet είναι: n n = (450 εκ) 450 εκ 5
ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα συστήµατα χαρακτηρίζονται από: 1. υναµική Σταθερότητα υναµική σταθερότητα είναι η ικανότητα διατήρησης σταθερότητας στην επίδραση εξωτερικών και εσωτερικών παραγόντων 2. Μείωση απόδοσης συστηµάτων Η µείωση απόδοσης συστηµάτων οφείλεται κυρίως σε κακή σχεδίαση, που πρακτικά σηµαίνει αδυναµία στη διαχείριση µεγάλου όγκου πληροφοριών. Η απόδοση των συστηµάτων τελικά οδηγεί στην αύξηση της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρονται. 6
ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΙ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ: Η ταχύτητα (δυνατότητα άµεσης πρόσβασης). Η ακρίβεια (έλλειψη σφαλµάτων στην περιγραφή γεγονότων). Η αντικειµενικότητα (δηµιουργία µέσω σαφών και αντικειµενικών διαδικασιών). Η σχετικότητα (προσαρµογή σύµφωνα µε τις ανάγκες των χρηστών του συστήµατος). Η πληρότητα (δυνατότητα πρόσβασης σε όλη την σχετική πληροφορία). Η επικαιρότητα (να µπορεί να διαθέτει την πληροφορία τη στιγµή που ζητείται). ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Ταπληροφοριακάσυστήµατα (ΠΣ) συγκεντρώνουν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν, αναλύουν και διανείµουν πληροφορίες για ένα συγκεκριµένοσκοπό. Τα πληροφοριακά συστήµατα αποτελούνται από: Τις εισροές (υπό µορφή δεδοµένων, εντολών, κλπ). Τις εκροές (όπως είναι οι αναφορές, οι υπολογισµοί, κλπ). Τους µηχανισµούς ανατροφοδότησης οι οποίοι ελέγχουν τη λειτουργία του συστήµατος. Το περιβάλλον µέσα στο οποίο λειτουργεί το πληροφοριακό σύστηµα. Ένα πληροφοριακό σύστηµα βασισµένο στους υπολογιστές χρησιµοποιεί τη τεχνολογία των υπολογιστών για να πραγµατοποιήσει ορισµένες ή το σύνολο των απαιτουµένων εργασιών. 7
Πληροφοριακό Σύστηµα ΤΑ ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΜΕΡΗ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Συστατικά µέρη ενός πληροφοριακού συστήµατος αποτελούν: 1. Η επιχείρηση, 2. Ηδιοίκηση, και 3. Η τεχνολογία 8
ΤΑ ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΜΕΡΗ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 1. ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Συστατικά µέρη της επιχείρησης αποτελούν: Οι εργαζόµενοι (µάνατζερ, στελέχη, υπάλληλοι για διαχείριση δεδοµένων, για παραγωγή ή υπηρεσίες). Ηδοµήτηςεπιχείρησης (ιεραρχίαλειτουργίας, οµάδεςειδικών, προϊόντα, γεωγραφίακτλ.). Οι διαδικασίες λειτουργίας της επιχείρησης (Standard Operating Procedures -SOP, κανόνες δράσης). Η πολιτική (δύναµη επιβολής, διάφοροι µέθοδοι παραγωγής). Η κουλτούρα (τρόποι και πρακτικές συµπεριφοράς στην επιχείρηση). ΤΑ ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΜΕΡΗ ΕΝΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 2. ΙΟΙΚΗΣΗ Συστατικά µέρη της διοίκησης αποτελούν: Οι πωλήσεις και το µάρκετινγκ, Οικατασκευές, Τα οικονοµικά, Η λογιστική, Οι ανθρώπινοι πόροι 9
ΤΑ ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΜΕΡΗ ΕΝΟΣ ΠΣ 3. Η ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Συστατικά µέρη των πληροφοριακών συστηµάτων αποτελούν: Εξοπλισµός ΗΥ: είναι ένα σύνολο µηχανικών εξαρτηµάτων όπως είναι ο επεξεργαστής, η οθόνη, το πληκτρολόγιο και ο εκτυπωτής. Λογισµικό: είναι ένα σύνολο από προγράµµατα που δίνει τη δυνατότητα στον εξοπλισµό ΗΥ να πραγµατοποιεί την επεξεργασία των δεδοµένων. Βάσηδεδοµένων:είναιµιασυλλογήαπόσχετικάαρχεία, πίνακες, διάφορες σχέσεις, συναρτήσεις κλπ στα οποία αρχεία αποθηκεύονται τα δεδοµένα. ίκτυο: είναι ένα σύστηµα σύνδεσης που επιτρέπει στους υπολογιστές που είναι συνδεδεµένοι να µοιράζονται τους ίδιουςπόρους. ιαδικασίες: είναι ένα σύνολο από εντολές που αφορούν στον τρόπο που τα παραπάνω συστατικά συνδέονται. ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Α. ΜΕΒΑΣΗΤΗΝΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΟΜΗ Πληροφοριακά Συστήµατα Τµηµάτων/ ιευθύνσεων. Μία επιχείρηση χρησιµοποιεί αρκετά προγράµµατα εφαρµογών σε µία λειτουργική περιοχή ή σε ένα συγκεκριµένο Τµήµα του (π.χ. Τµήµα Προσωπικού). ΕταιρικάΠληροφοριακάΣυστήµατα. Χρησιµοποιούνται από τα περισσότερα µέρη της επιχείρησης (παράδειγµα τα ERP). ιεπιχειρησιακά Πληροφοριακά Συστήµατα Συστήµατα που συνδέουν δύο ή περισσότερες επιχειρήσεις. 10
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Β. ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΗΝ ΠΕΡΙΟΧΗ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ Τα λογιστικά Πληροφοριακά Συστήµατα (Accounting I.S.) Τα οικονοµικά Πληροφοριακά Συστήµατα (Finance I.S.) Τα κατασκευαστικά Πληροφοριακά Συστήµατα (Manufacturing I.S.) Τα Πληροφοριακά Συστήµατα µάρκετινγκ (Marketing I.S.) Τα Πληροφοριακά Συστήµατα ιοίκησης Ανθρωπίνων Πόρων (H.R.M. I.S.) ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Γ. ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΗΝ ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ Συστήµατα ιεκπεραίωσης συναλλαγών (TPS) - επαναληπτικά, αποστολή-κρίσιµες ενέργειες και υπαλληλικό προσωπικό ΠληροφοριακάΣυστήµαταΜάνατζµεντ (Management information systems, MIS) - λειτουργικές ενέργειες και διοίκηση Συστήµατααυτοµατοποίησηςγραφείου (Office automation systems, OAS) υπάλληλοι γραφείου Συστήµαταυποστήριξηςαποφάσεων (Decision Support Systems, DSS) λήψη αποφάσεων από µάνατζερ και αναλυτές 11
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Γ. ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΗΝ ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ Πληροφοριακά συστήµατα ανώτατης διοίκησης (Executive information systems, EIS) Μάνατζερς υψηλής βαθµίδας Συστήµαταυποστήριξηςοµάδων (Group support systems, GSS) άτοµα που δουλεύουν σε οµάδες Συστήµαταυποστήριξηςνοηµοσύνης (Intelligent support systems) υπάλληλοι που χρησιµοποιούν και διαχειρίζονται γνώση ΕΞΕΛΙΞΗ ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΩΝ ΠΣ 12
ΥΠΟΣΤΗΡΙΚΤΙΚΑ ΠΣ ΚΑΙ ΧΡΗΣΤΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΣ ΑΡΧΙΤΕΚΤΟΝΙΚΗ ΑρχιτεκτονικήΠληροφορίας (Information Architecture) Είναι η αντίληψη των πληροφοριακών απαιτήσεων (π.χ. ο θεµελιώδης σχεδιασµός ενός σπιτιού). Πληροφοριακή Υποδοµή (Information Infrastructure) Πως συγκεκριµένοι υπολογιστές, δίκτυα, βάσεις δεδοµένων και άλλες υπηρεσίες είναι διευθετηµένες και πως συνδέονται, χειρίζονται και διοικούνται (π.χ. τα ακριβή στοιχεία όπως τοίχοι, οροφή κλπ). Ταξινόµηση σύµφωνα µε 3 τύπους αρχιτεκτονικής Ένα σύστηµα βασισµένο σε υπολογιστή µεγάλης ισχύος Ένας προσωπικός υπολογιστής (PC) Ένα κατανεµηµένο ή δικτυωµένο υπολογιστικό σύστηµα (διάφορες παραλλαγές) 13
ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ 1. ιοικητικά Πληροφοριακά συστήµατα (Managerial) Υποστηρίζουν ενέργειες µέσου µάνατζµεντ όπως ο βραχυπρόθεσµος σχεδιασµός, η οργάνωση και ο έλεγχος. 2. Στρατηγικά Πληροφοριακά συστήµατα (Strategic Information Systems - SIS). Υποστηρίζουν αποφάσεις που αλλάζουν σηµαντικά τον τρόπο µε τον οποίο γίνονται οι δραστηριότητες, σχετίζονται µε αποφάσεις που αλλάζουν σηµαντικά τον τρόπο µε τον οποίο λειτουργεί/ δραστηριοποιείται µια επιχείρηση. 3. Λειτουργικά Πληροφοριακά συστήµατα (Operational) Υποστηρίζουν τις καθηµερινές λειτουργίες ενός οργανισµού. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΠΡΟΗΓΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Έναρξη και σχεδιασµός συγκεκριµένων στρατηγικών πληροφοριακών συστηµάτων. Προγραµµατισµός υποδοµής, ανάπτυξη και έλεγχος. Ενσωµάτωση του Internet και του ηλεκτρονικού Εµπορίου στην επιχείρηση. Ολοκλήρωση του συστήµατος διοίκησης συµπεριλαµβανοµένων Internet, intranets, extranets. Εκπαίδευση των µάνατζερς (εκτός πληροφοριακών συστηµάτων) για τα Πληροφοριακά Συστήµατα. 14
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΠΡΟΗΓΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Εκπαίδευση προσωπικού Πληροφοριακών Συστηµάτων για την επιχείρηση. Υποστήριξη πληροφορικής του τελικού-χρήστη. Συνεργασία µε το ανώτατο επίπεδο διοίκησης που λειτουργεί την επιχείρηση. Ενεργή συµµετοχή στον ανασχεδιασµό των επιχειρησιακών διαδικασιών. Προ-δραστική χρήση επιχειρηµατικής και τεχνικής γνώσης για καινοτοµικές ιδέες για τα Πληροφοριακά Συστήµατα. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΠΡΟΗΓΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ηµιουργία επιχειρηµατικών συνεργασιών µε εµπόρους και Πληροφοριακά Συστήµατα άλλων επιχειρήσεων ή οργανισµών. ιοίκηση ανάπτυξης συστηµάτων και διοίκηση έργων συστηµάτων (systems project management). ιοίκησηλειτουργιώνκαιυποστήριξηςυπολογιστών, συµπεριλαµβανοµένου και του κέντρου υπολογιστών. Στελέχωση, εκπαίδευση και ανάπτυξη ικανοτήτων των πληροφοριακών συστηµάτων. Παροχή τεχνικών υπηρεσιών. 15
ΤO ΜΕΛΛΟΝ ΤΩΝ ΠΡΟΗΓΜΕΝΩΝ ΠΣ ηµιουργίαεξελιγµένωνµηχανώναναζήτησης. ιαχείριση της γνώσης. Εξόρυξη δεδοµένων (Data mining) αποθήκες δεδοµένων. Σηµασιολογικός ιστός (Semantic web). Οντολογίες (ontologies) Παράλληλα / κατανεµηµένα Πληροφοριακά συστήµατα το Grid. ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Ο ΡΟΛΟΣ ΤΟΥ INTERNET 1. Αµεση πρόσβαση στην πληροφορία. 2. Ανάπτυξη του βαθµού συνεργασίας και συµµετοχή. 3. Λήψη και παροχή µεγάλου πλήθους πληροφοριών. 4. ηµιουργία και ανάπτυξη επιχειρηµατικών συναλλαγών. 16
ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ 1. Σµίκρυνση του διοικητικού εύρους της επιχείρησης µε τελικό αποτέλεσµα τη δηµιουργία ευελιξίας (flattening) ή ευέλικτων διοικητικών σχηµάτων. 2. ιαχωρισµός της εργασίας από τη φυσική τοποθεσία της επιχείρησης. 3. Αναδιοργάνωση των ροών εργασίας µε τη δηµιουργία νέων απλοποιηµένων διαδικασιών. 4. Μείωση του αριθµού των απαιτουµένων διοικητικών υπαλλήλων και αύξηση του αριθµού των ιδιαιτέρως αυξηµένων προσόντων υπαλλήλων, µε αποτέλεσµα την πλήρη αναδιάρθρωση και την οργανωτική ευελιξία. ΕΠΑΝΑΠΡΟΣ ΙΟΡΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΟΡΙΩΝ ΤΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Πληροφοριακά συστήµατα που βασίζονται σε διαοργανωτικά σχήµατα (Inter-organisational systems) ηµιουργία και χρήση τεχνικών ηλεκτρονικού εµπορίου (Electronic commerce) Εµφάνιση ηλεκτρονικών αγορών (marketplaces) 17
ΠΡΟΗΓΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Εφαρµογές: ηµιουργία ειδικών εφαρµογών που διαχειρίζονται δεδοµένα, που λαµβάνουν αποφάσεις, που πραγµατοποιούν εµπορικές συνεργασίες. Υπηρεσίεςκαιεργαλεία: ηµιουργίαµηχανώναναζήτησης, πραγµατοποίηση υπηρεσιών εξελιγµένου περιβάλλοντος διεπαφής, υπηρεσιών που βασίζονται στη συνεργασία και υποστήριξη διαφόρων οµάδων εργασίας, οργάνωση και διαχείριση δεδοµένων σε ψηφιακές πλέον αποθήκες. ΠΡΟΗΓΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Πόροι: εδοµένα (data, information), µετα-δεδοµένα (meta data), γνώση (knowledge), ανθρώπινο δυναµικό. Υποδοµή: Απλοί ηλεκτρονικοί υπολογιστές, δίκτυα υπολογιστών, υπολογιστικό και αποθηκευτικό δυναµικό, το δίκτυο της επιχείρησης, σύνδεση µε το δηµόσιο δίκτυο, δηµιουργία εικονικών δικτύωνκτλ.). 18
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΠΡΟΗΓΜΕΝΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Οι Νέες πλέον κύριες λειτουργίες των πληροφοριακών συστηµάτων αποτελούνται από: Έναρξη και σχεδιασµός συγκεκριµένων στρατηγικών πληροφοριακών συστηµάτων. Προγραµµατισµός υποδοµής, ανάπτυξη και έλεγχος. Ενσωµάτωση του Internet και του ηλεκτρονικού Εµπορίου στις λειτουργίες της επιχείρησης. Ολοκλήρωση του συστήµατος διοίκησης συµπεριλαµβανοµένων Internet, intranets, extranets. Εκπαίδευσητωνµη-ΠΣµάνατζεργιαταΠΣ. Εκπαίδευση του προσωπικού των πληροφοριακών συστηµάτων για την επιχείρηση. Υποστήριξη πληροφορικής του τελικούχρήστη (end-user). Συνεργασία µε το ανώτατο επίπεδο διοίκησης που λειτουργεί την επιχείρηση. 19
Ενεργή συµµετοχή στον ανασχεδιασµό διαφόρων επιχειρησιακών διαδικασιών. Εκπαίδευση και χρησιµοποίηση των νέων επιχειρηµατικών και τεχνικών γνώσεων για µεταφορά και ενδεχόµενη εφαρµογή στα πληροφοριακά συστήµατα. Ανάπτυξη καινοτόµων δράσεων. ηµιουργία επιχειρηµατικών συνεργασιών µε εµπόρους και πληροφοριακά συστήµατα άλλων επιχειρήσεων και οργανισµών. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΒΑΣΕΙΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Για τη λειτουργία των πληροφοριακών συστηµάτων είναι απαραίτητη η δηµιουργία κατάλληλα κατανεµηµένων Βάσεων εδοµένων που επιτρέπουν: 1. Πρόσβαση σε αυτήν (από διάφορους συνεργάτες, απόπελάτες, απόπροµηθευτές, από άλλους). 2. Υποστήριξη συνεργασιών σε στρατηγικό επίπεδο. 20
Οι βάσεις δεδοµένων είναι γεωγραφικά κατανεµηµένες σε τµήµατα ή µονάδες. Κύριο χαρακτηριστικό τους είναι η δυνατότητα αποθήκευσης των δεδοµένων στο σηµείο εκείνο που χρησιµοποιούνται περισσότερο. Πλεονεκτήµατα: ΒΑΣΕΙΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Η δοµή κάθε βάσης δεδοµένων αντιγράφει (απεικονίζει) τη δοµή της επιχείρησης ή του οργανισµού. Έτσι υπάρχει µία βάση δεδοµένων για κάθε επιχειρησιακή µονάδα (γραφείο, τµήµα, τοµέας, διεύθυνση, γενική διεύθυνση). Η δηµιουργία και χρησιµοποίηση της βάσης δεδοµένων έχει σαν αποτέλεσµα τη µείωση του φόρτου του δικτύου της επιχείρησης. 21
ΒΑΣΕΙΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Μειονεκτήµατα: ύσκολος σχεδιασµός. ηµιουργία αντιγράφων των στοιχείων, τα δεδοµένα υπάρχουν και στη βάση δεδοµένων. Συνεχής και αδιάλειπτη ενηµέρωση. ηµιουργία «λεξικού»δεδοµένων (data dictionary) υσκολία στην ανάλυση δεδοµένων. Η ΑΝΑΓΚΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΠΟΘΗΚΕΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ DATA WAREHOUSE 1. Ανάπτυξη νέων εφαρµογών (όπως Business Intelligence) Απαντά σε απλές αναφορές και ερωτήσεις, όπως: - «ποιέςήτανοιπωλήσειςτουπροϊόντοςχτοπρώτοδίµηνοτου 2007?» - πραγµατοποιεί συσχετίσεις και συγκρίσεις νέων και παλαιών αποτελεσµάτων Βοηθά στην ανάλυση δεδοµένων, όπως: - «τι αποτελέσµατα είχαµε από τις πωλήσεις και µε ποιο τρόπο?». - δηµιουργεί ευελιξία και υψηλής απόδοσης πρόσβαση στα δεδοµένα και ακόµα πραγµατοποιεί ανάλυση µεγάλου όγκου σύνθετων δεδοµένων από πολλές και διαφορετικές εφαρµογές. - παρέχει οπτικοποίηση (visualization) των δεδοµένων της επιχείρησης. - παρέχει δυνατότητα πλήθους στατιστικών αναλύσεων, ακόµα και πολυδιάστατη ανάλυση (multidimensional analysis). 22
Η ΑΝΑΓΚΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΠΟΘΗΚΕΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ DATA WAREHOUSE Στη τεχνολογία αυτή στηρίζονται τα συστήµατα στήριξης αποφάσεων (DSS) ή τα Executive Support Systems (EIS) Μετηνύπαρξητου data warehouse είναιδυνατήη λειτουργία του Data Mining εξόρυξη δεδοµένων - «τιπρέπεικαιµπορείναγίνειγιανααυξηθούνοι πωλήσειςµας?», - δηµιουργία προτύπων (patterns) και υποδειγµάτων από µεγάλες βάσεις δεδοµένων. Η ΑΝΑΓΚΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΠΟΘΗΚΕΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ DATA WAREHOUSE 2. Αποτυχία εκσυγχρονισµού των παλαιών εφαρµογών που λειτουργούν στην επιχείρηση Οι εφαρµογές αυτές δεν ανταποκρίνονται στα σύγχρονα επιχειρησιακά προβλήµατα και στις νέες εξελίξεις. εν µπορούν να αλλάξουν εύκολα ούτε αντικαθίστανται µε νεότερες εκδόσεις (versions). εν είναι ολοκληρωµένες, µε την έννοια ότι µπορούν να ενσωµατώσουν νέες ανάγκες της επιχείρησης. Η τεχνολογία που χρησιµοποιούν είναι πλέον αρκετά παλαιά. εν έχουν τη δυνατότητα να χειρισθούν ιστορικά στοιχεία. 23
Η ΑΝΑΓΚΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΑΠΟΘΗΚΕΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ DATA WAREHOUSE ΠΟΙΑΕΙΝΑΙΗΛΥΣΗ? Η επιλογή χρήσιµων δεδοµένων για την επιχείρηση. Η µετατροπή, ο καθαρισµός και η αναδιοργάνωση των βάσεων δεδοµένων. Η αποθήκευση σε µία κεντρική βάση δεδοµένων που αποτελεί την Αποθήκη εδοµένων ΛΥΣΗ: DATA WAREHOUSE ΣΕ ΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ Η ΑΠΟΘΗΚΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΣΥΝΥΠΑΡΧΕΙ ΜΕ ΤΗ ΒΑΣΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟΘΗΚΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ (DATA WAREHOUSE) ΕΝΝΟΙΑ Είναι µία συλλογή από δεδοµένα που χρησιµοποιείται κυρίως για την λήψη αποφάσεων σε µία επιχείρηση ή ένα οργανισµό. 24
Ι ΙΟΤΗΤΕΣ 1. Είναι θεµατικά προσανατολισµένη. 2. Υποστηρίζει τόσο τη διοικητική ανάλυση όσο και τη λήψη αποφάσεων. 3. Έχει τη δυνατότητα να υποστηρίζει εσωτερικά & εξωτερικά δεδοµένα. 4. Μπορεί να αποθηκεύει ιστορικά δεδοµένα µεγάλου µεγέθους. 5. Έχει τη δυνατότητα σύνδεσης ετερογενών πηγών δεδοµένων. 6. Έχει την ικανότητα να µετατρέπει τα δεδοµένα σε χρήσιµη πληροφορία. 7. Χρησιµοποιεί εργαλεία ανάλυσης (όπως OLAP, Data Mining). 25
Στην πράξη είναι µία στρατηγική διαδικασία για: Α. Τη λογική σύνδεση ετερογενών πηγών δεδοµένων που υπάρχουν σε µία επιχείρηση, και Β. Την πλήρη δυνατότητα µετατροπής των πρωτογενών δεδοµένων σε χρήσιµες πληροφορίες. ΘΕΜΑΤΙΚΟΣΠΡΟΣΑΝΑΤΟΛΙΣΜΟΣΤΟΥ DATA WAREHOUSE Οργάνωσητου data warehouse µεβάσητουςπελάτες, τα προϊόντα, τις πωλήσεις κτλ. υνατότητα προσανατολισµού στη δηµιουργία προτύπων, στη µοντελοποίηση και την ανάλυση δεδοµένων µε τελικό σκοπό την υποστήριξη για λήψη αποφάσεων σε µία επιχείρηση. υνατότητα οπτικοποίησης των αποτελεσµάτων. υνατότητα προσανατολισµού στον αποκλεισµό των µη χρήσιµων δεδοµένων. 26
ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΟΥ DATA WAREHOUSE Σύνδεση των ετερογενών πηγών δεδοµένων, όπως RDBMS, αρχεία κειµένου, εικόνες, πολυµέσα. Προεπεξεργασία των δεδοµένων, όπως καθαρισµός των δεδοµένων, κανονικοποίηση, έλεγχος, δυνατότητα µεταβολής ή τροποποίησης των δεδοµένων κατά την µεταφορά τους από την βάση δεδοµένων. Τήρησησυµβατότηταςτωνονοµάτωντωνµεταβλητών, τόσο κατά το στάδιο της κωδικοποίησης, όσο και των διαστηµάτων τιµών για τα δεδοµένα που προέρχονται απόδιαφορετικέςπηγές. ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΙΣΤΟΡΙΚΩΝ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΤΟΥ DATA WAREHOUSE Τα data warehouses έχουν την δυνατότητα να τηρούν και να διαχειρίζονται ιστορικά δεδοµένα µεγάλης διάρκειας, πχδεδοµέναγιατατελευταίαείκοσι (20) χρόνια. Έτσι δηµιουργείται µία δυναµική δοµή στη λειτουργία των data warehouses, που επιτρέπει τη χρησιµοποίηση µίας επιπλέον κρίσιµης παραµέτρου που είναι ο χρόνος. Η χρησιµοποίηση της παραµέτρου αυτής, που είναι δυνατό τα δεδοµένα να µην την περιέχουν, παρέχει τη δυνατότητα πλήθους αναλύσεων που είναι χρήσιµες για την επιχείρηση. 27
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ Ε ΟΜΕΝΩΝΤΟΥ DATA WAREHOUSE 1. Αποθήκευση: υνατότητα αποθήκευσης επιλεκτικών δεδοµένων σε διαφορετικό χώρο από την βάση δεδοµένων. 2. Ενηµέρωση: υνατότητα επεξεργασίας, συγχρονισµού διαδικασιών, επανάκτησης (recovery). 3. ιεργασίες που υποστηρίζονται: Φόρτωση των δεδοµένων. Αµεσηπρόσβασησταδεδοµένα. ΙΑΦΟΡΕΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΒΑΣΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ ΑΠΟΘΗΚΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ Υποστήριξη αποφάσεων Χρήστες: ανώτερα και µεσαία διοικητικά στελέχη εδοµένα: επιλεγµένα Τιµές δεδοµένων: ιστορικό Ποιότηταδεδοµένων: πλήρη, αξιόπιστα Χρήση On Line Analytical Processing (OLAP) ΒΑΣΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ Υποστήριξη καθηµερινών διαδικασιών Όλοι οι υπάλληλοι εδοµένα: όλα τα διαθέσιµα Τιµές δεδοµένων: τρέχουσες Ποιότηταδεδοµένων: µηπλήρη, παραβίαση λογικών και δοµικών κανόνων Χρήση On Line Transaction Processing (OLTP) 28
ON LINE ANALYTICAL PROCESSING (OLAP) υνατότητα πρόσβασης σε πολύ µεγάλο όγκο δεδοµένων. Πραγµατοποίηση ανάλυσης συσχετίσεων µεταξύ πολλών τύπωνεπιχειρησιακώνδεδοµένων. ηµιουργία πολύπλοκων ερωτηµάτων µε συµµετοχή ιστορικώνδεδοµένων. υνατότητα παρουσίασης των δεδοµένων από διαφορετικές οπτικές γωνίες (π.χ. πωλήσεις ανά περιοχή, πωλήσεις ανά τµήµακλπ.). υνατότητα δηµιουργίας πολύπλοκων υπολογισµών, όπως είναιστατιστικέςσυναρτήσειςκαιµοντέλα. Ο χρόνος απόκρισης σε πολύπλοκες απαιτήσεις είναι πολύ µικρός. ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ OLΑP Τι πρόκειται να συµβεί στην αγορά κινητής τηλεφωνίας ανταπάγιααυξηθούνκατά 15% καιτοκόστοςτων συνδιαλέξεων µειωθεί κατά 20%? Ανητιµήτηςβενζίνηςξεπεράσειτα 1 Euro/ltκαιτα ασφάλιστρατουςανέλθουνκατά 30%, τιεπίπτωση (%) θα έχει στις πωλήσεις των αυτοκινήτων? Ποιος ήταν ο όγκος πωλήσεων ανά περιοχή, κατηγορία προϊόντος και πωλητή το 2006? Υπάρχει και ποια συσχέτιση µεταξύ των τιµών των υπολογιστικών συστηµάτων µε τα κερδών των πωλήσεων τα τελευταία δύο έτη? 29
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑΤΑ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ OLΑP Financial Analysis Modelling and Reporting Budgeting Quality Assurance and Quality Control Product Profitability Survey Analysis Promotion Tracking OLΑPκαιΒ Οι βάσεις δεδοµένων δεν υποστηρίζουν ικανοποιητικά τις τεχνικές OLAP Είναι δύο διαστάσεων ενώ το OLAP υποστηρίζει πολυδιάστατα δεδοµένα (πάνω από δύο διαστάσεις). Ερωτήσεις SQL (screen control language) σε µεγάλο αριθµό πινάκων (δυσκολία έκφρασης) Τα ερωτήµατα που πραγµατοποιούνται και απαιτούν απαντήσεις είναιδαπανηράκαιπολλαπλά, παράδειγµα: Πίνακας 1 (Πωλήσεις): 10.000.000 εγγραφές Πίνακας 2 (Υποκαταστήµατα): 1.000 Πίνακας 3 (Πόλεις): 1.000 Πίνακας 4 (Νοµοί): 100 Ανπραγµατοποιήσουµετοπαρακάτωερώτηµαµε OLAP: απεικόνιση των πωλήσεων ανά υποκατάστηµα, ανά πόλη και ανά νοµό, θα πάρουµε 100 ΤΡΙΣ. ΕΓΓΡΑΦΕΣ 30
ΝΕΑ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑ ΓΙΑ DATA WAREHOUSE ΠΟΛΥ ΙΑΣΤΑΤΑ Ε ΟΜΕΝΑ - ΚΥΒΟΙ Μοντέλα ιαστάσεων (Dimensional Modeling), είναι µία τεχνική που είναι ειδικά σχεδιασµένη για Data warehouse. Είναι ένα πολυδιάστατο µοντέλο δεδοµένων που περιέχει σαν βασικά στοιχεία πίνακες πολυδιάστατων δεδοµένων, και πίνακες πολλαπλών διαστάσεων. Έχει την δυνατότητα ανάλυσης µετρήσιµων µεγεθών, όπως οι πωλήσεις, τα κέρδη, κλπ. Οι διαστάσεις των κύβων είναι παράµετροι που καθορίζουντοπεριβάλλοντωνδεδοµένων, όπωςηµεροµηνία, πωλητήςπροϊόνήυπηρεσία, κλπ. Λειτουργεί σε διαφορετικά χρονολογικά επίπεδαανάδιάσταση, όπωςµέρα, µήνας, έτος, κλπ. Οι κύβοι καθορίζουν ένα πολυδιάστατο χώρο µε διαστάσεις τα είδη των δεδοµένων και οι τιµές των δεδοµένων αποτελούν σηµεία του χώρου του κύβου. 31
ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΚΥΒΩΝ ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑ ΚΥΒΩΝ 32
ΣΥΝΗΘΙΣΜΕΝΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ ΠΟΥ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΟΥΝΤΑΙ ΣΤΟΥΣ ΚΥΒΟΥΣ Αθροίσεις (συνολικές πωλήσεις, ποσοστά). ιάφορες συγκρίσεις. Ιεράρχιση, ταξινόµηση, κατάταξη. υνατότητα πρόσβασης και στην πλέον αναλυτική πληροφορία. υνατότητα οπτικοποίησης µε πολλούς και διαφορετικούς τρόπους. ΕΝΝΟΙΟΛΟΓΙΚΟ ΣΧΗΜΑ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ Αποτελείται από: Τον πίνακα διάστασης (Dimension table), και Τον πίνακα δεδοµένων (Fact table) 33
ΠΙΝΑΚΑΣ ΙΑΣΤΑΣΗΣ (DIMENSION TABLE) Ο πίνακας διάστασης περιέχει πληροφορία σχετική µε κάθε µια διάσταση και περιέχει ένα τεχνητό κλειδί που συνδέει µία στήλη για κάθε επίπεδο της διάστασης. Εκτόςαπότοπαραπάνωχαρακτηριστικό, υπάρχει η πιθανότητα σύνδεσης κάποιων στηλών µε άλλα επιπλέον χαρακτηριστικά των άλλων επιπέδων. ΠΙΝΑΚΑΣ Ε ΟΜΕΝΩΝ (FACT TABLE) Κάθε εγγραφή του πίνακα αντιστοιχεί σε ένα απότακελιάτουκύβου. Γιακάθεµίαδιάσταση υπάρχει και ένα σχετικό κλειδί στον αντίστοιχο πίνακα (πίνακας πρώτης διάστασης, πίνακας δεύτερης διάστασης, κλπ) και για κάθε δεδοµένο υπάρχει και µια αντίστοιχη στήλη. Σχετικό κλειδί ονοµάζεται ο δυνητικός συνδυασµός των κλειδιών των διαστάσεων. 34
ΕΞΟΡΥΞΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ - DATA MINING Εξόρυξη δεδοµένων είναι: 1. Η εύρεση γνώσεων από µεγάλες ποσότητες δεδοµένων της επιχείρησης. 2. Η ανεύρεση σηµαντικών νοηµάτων, σχέσεων και αλληλεξαρτήσεων από τα δεδοµένα µε τη χρησιµοποίηση των δυνατοτήτων των υπολογιστών και των ανθρώπων. 3. Η δηµιουργία κατάλληλων πληροφοριών που περιγράφουν ένα γεγονός, καθώς και η δυνατότητα περιγραφής και πρόβλεψης ενός µελλοντικού γεγονότος. ΕΞΟΡΥΞΗ Ε ΟΜΕΝΩΝ - ΜΟΝΤΕΛΑ 1. Μοντέλο επαλήθευσης (Verification Model) Το µοντέλο αυτό εξετάζει την ορθότητα µιας υπόθεσης που τίθεται και εισάγει ο χρήστης χρησιµοποιώντας σαν βάση τα υπάρχοντα δεδοµένα. Χρησιµοποιούνται ερωτήµατα, πολυδιάστατη ανάλυση καθώς και οπτικοποίηση (visualization). 2. Μοντέλο ανακάλυψης (Discovery Model) Το µοντέλο αυτό επιτρέπει στο σύστηµα να ανακαλύπτει αυτόµατα πληροφορίες που βρίσκονται «θαµµένες» µέσα στα δεδοµένα, χωρίς την παρέµβαση του χρήστη. 35
ΤΟ ΜΕΛΛΟΝ ΤΩΝ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Ε ΟΜΕΝΩΝ 1. Όσον αφορά την ολοκλήρωση : Πλήρη αξιοποίηση των δυνατοτήτων του WWW σεσυνάρτησηµετεχνικέςαπότο χώρο του marketing (B2B, B2C). Χρησιµοποίηση και ενσωµάτωση στις τεχνικές CRM. Πραγµατοποίηση data warehouse µε τη χρησιµοποίηση κινητών συσκευών. ΤΟ ΜΕΛΛΟΝ ΤΩΝ ΑΠΟΘΗΚΩΝ Ε ΟΜΕΝΩΝ 2. Όσοναφοράταµεγέθη: Το έτος 2000 η µέγιστη αποθηκευτική δυνατότηταήταν 400 GB Το έτος 2003 η µέγιστη αποθηκευτική δυνατότητα ήταν 2 TB Το έτος 2005 η µέγιστη αποθηκευτική δυνατότητα ήταν >120 TB Το έτος 2010? πιθανώς >1000 ΤΒ Τις αποθήκες δεδοµένων σήµερα χρησιµοποιούν εκατοµµύρια χρήστες. 36
ΚΑΛΗ ΕΠΙΤΥΧΙΑ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ ΣΑΣ 37