ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ ΔΗΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ ΓΔ-11 «ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ/ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ»
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 2 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Πίνακας Ελέγχου Μεταβολών Διαδικασιών Συστήματος ΈΚΔΟΣΗ ΑΝΑΘ/ΣΗ ΗΜ/ΝΙΑ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΠΟ 1 1 23/9/2008 ΑΡΧΙΚΗ ΣΥΝΤΑΞΗ Εκπρόσωπο Διοίκησης 1 2 29/1/2009 Γενικές διορθώσεις αρχικής Εκπρόσωπο Διοίκησης 1 3 1/6/2010 Επανασχεδιασμός ΣΔΠ Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας 1 4 20/1/2016 Επικαιροποίηση για την διοικητική ικανότητα, στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ 2014-2020 Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας 1. Σκοπός H διαδικασία αυτή καθορίζει τις ενέργειες που ακολουθούνται για τη παρακολούθηση και διαχείριση δράσεων που υλοποιεί ο Δήμος Ηρακλείου, καθώς επίσης τις ενέργειες για την πιστοποίηση του φυσικού τους αντικειμένου. Η διαδικασία εφαρμόζεται από όλες τις Υπηρεσίες του Δήμου που εμπλέκονται στην διαχείριση και στη πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου των Δράσεων. Οι διαδικασίες αυτές εφαρμόζονται κατά την περίοδο υλοποίησης των δράσεων και αφορούν έργα και μελέτες με τεχνικό περιεχόμενο και έργα χωρίς τεχνικό περιεχόμενο-προμήθειες - υπηρεσίες. Ως έργο νοείται κάθε είδους δράση (τεχνικό έργο, μελέτη, προμήθεια, υπηρεσία) που εγγράφεται στο ΕΠΔ του Δήμου. 2. Ευθύνη: Την ευθύνη για την παρακολούθηση, διαχείριση και πιστοποίηση των δράσεων την έχουν, κατά περίπτωση και ανάλογα με το είδος τους, τα αρμόδια Συλλογικά και Διοικητικά Όργανα του Δήμου, όπως προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία και αναλύεται παρακάτω. 3. Διαδικασίες 3.1. Γενικά Η παρακολούθηση και διαχείριση της υλοποίησης των δράσεων αποτελεί το πλέον κρίσιμο στάδιο στην πορεία υλοποίησής τους. Για τον λόγο αυτό ο Δήμος Ηρακλείου έχει λάβει τα απαιτούμενα μέτρα προκειμένου να διασφαλίζει ότι η δράση θα υλοποιηθεί με βάση το σχεδιασμό της και τις απαιτήσεις που ορίζονται κατά τον σχεδιασμό και ωρίμανσή της όπως αυτές τίθενται στις μελέτες, τα τεύχη δημοπράτησης και τη σύμβαση ανάθεσης της δράσης όταν αυτή υλοποιείται από
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 3 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας ανάδοχο. Ειδικότερα λαμβάνονται τα απαραίτητα μέτρα για την τήρηση του χρονοδιαγράμματος και των απαιτούμενων πιστώσεων της δράσης. Η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου των δράσεων πραγματοποιείται κατά την υλοποίησή τους αλλά και μετά από αυτή. Μέσω των ενεργειών πιστοποίησης του φυσικού αντικειμένου διασφαλίζεται η ορθή υλοποίηση του έργου. Για την παρακολούθηση και διαχείριση των δράσεων, ορίζεται κατά περίπτωση: Για τεχνικά έργα, η Ομάδα Επιβλεπόντων, η Επιτροπή Αφανών Εργασιών, η Επιτροπή Παραλαβής Φυσικού Εδάφους, η Επιτροπή Έγκρισης Υλικών, η Επιτροπή Χαρακτηρισμού Εδαφών, η Επιτροπή Εξακρίβωσης Κόστους Για Μελέτες, η Ομάδα Επιβλεπόντων Για προμήθειες, η Επιτροπή Διενέργειας και Αξιολόγησης Διαγωνισμών Για υπηρεσίες, η Ομάδα Επιβλεπόντων. Για την πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου ορίζεται κατά περίπτωση: Για τεχνικά έργα, η Ομάδα Επιβλεπόντων, Για Μελέτες, η Ομάδα Επιβλεπόντων Για προμήθειες, η Επιτροπή Παραλαβής Για υπηρεσίες, η Ομάδα Επιβλεπόντων και η Επιτροπή Βεβαίωσης Καλής Εκτέλεσης Επιμέρους διαδικασίες ακολουθούνται, στο πλαίσιο της ισχύουσας νομοθεσίας, για: Την παρακολούθηση και διαχείριση των δράσεων: Σχέδιο υλοποίησης έργου Έλεγχος προόδου της Δράσης και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Διαχείριση και Διασφάλιση Ποιότητας Έργων Διαχείριση εγγράφων Τον έλεγχο και παραλαβή του φυσικού αντικειμένου (πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου): Διαδικασία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 4 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Διαδικασία ελέγχου τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου Την ενημέρωση της διαχειριστικής αρχής σχετικά με την εξέλιξη των δράσεων, όταν αυτά είναι συγχρηματοδοτούμενα: Κατάρτιση και υποβολή εκθέσεων προόδου και αναφορών Επικοινωνία και ενημέρωση διαχειριστικής αρχής 3.2. Παρακολούθηση και διαχείριση των έργων Για την παρακολούθηση και διαχείριση των Δράσεων ο Δήμος Ηρακλείου έχει καθορίσει τα παρακάτω βήματα: 3.2.1. Σχέδιο υλοποίησης έργου Με την υπογραφή της Σύμβασης υλοποίησης της δράσης, επιτυγχάνεται ο λεπτομερής προγραμματισμός του τρόπου υλοποίησης των στόχων της, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η αποτελεσματικότητα των επιμέρους ενεργειών και στοχεύοντας στην απόδοση της δημόσιας επένδυσης με γνώμονα το δημόσιο συμφέρον, την κοινή ωφέλεια και την συμμόρφωση προς τις ισχύουσες διατάξεις και τους κανονισμούς. Η σύμβαση θέτει τις προδιαγραφές, το χρονοδιάγραμμα, τους απαιτούμενους πόρους, την προβλεπόμενη οργάνωση και τ άλλα στοιχεία που χαρακτηρίζουν τη δράση. 3.2.2. Έλεγχος προόδου της Δράσης και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Η παρακολούθηση της προόδου του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης της κάθε δράσης που εκτελεί ο Δήμος, με στόχο τη διασφάλιση της απρόσκοπτης υλοποίησής του, εντός των χρονικών δεσμεύσεων που έχουν τεθεί, γίνεται με την έγκαιρη και αποτελεσματική λήψη των απαραίτητων μέτρων και ενεργειών. 3.2.3. Παρακολούθηση χρονικών δεσμεύσεων υλοποίησης της Δράσης 1. Μετά την υπογραφή της σύμβασης ανάθεσης της δράσης παραδίδονται έγκαιρα στον Ανάδοχο από την Υπηρεσία τα προβλεπόμενα στοιχεία (π.χ. στην περίπτωση τεχνικού έργου οι προβλεπόμενες εγκεκριμένες μελέτες και οι χώροι εκτέλεσης του έργου). 2. Ο ανάδοχος του έργου συντάσσει, αναλυτικό χρονοδιάγραμμα εργασιών της δράσης, σε έντυπη μορφή, σύμφωνα με τα οριζόμενα από τη σύμβαση. 3. Η ομάδα επιβλεπόντων της δράσης ελέγχει την τήρηση των χρονικών δεσμεύσεων προθεσμιών για την εκτέλεση του εγκεκριμένου Χρονοδιαγράμματος.
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 5 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας 4. Η πραγματική εξέλιξη των εργασιών αποτυπώνεται σε ημερήσια βάση σε ειδικό έντυπο (ημερολόγιο έργου) που τηρείται από τον ανάδοχο, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. 5. Η ομάδα επιβλεπόντων ή ο ανάδοχος δύναται τεκμηριωμένα να αιτηθούν παράτασης του χρονοδιαγράμματος υλοποίησης της δράσης, πριν τη λήξη της, εφόσον κριθεί αναγκαίο. 6. Η ομάδα επιβλεπόντων της δράσης εγκρίνει το τροποποιημένο χρονοδιάγραμμά της, κατόπιν χορήγησης νόμιμης παράτασης από το Δημοτικό Συμβούλιο. 7. Στις προμήθειες η Διευθύνουσα Υπηρεσία, υποχρεώνεται να παρακολουθεί την εκτέλεση της σύμβασης. Σε περίπτωση αναγκαίας παράτασης ο ανάδοχος οφείλει να ενημερώσει εγγράφως και εμπρόθεσμα τη Διευθύνουσα Υπηρεσία η οποία με την σειρά της διαβιβάζει το αίτημα στο Δημοτικό Συμβούλιο για να αποφασίσει. 8. Η Διευθύνουσα Υπηρεσία παρακολουθεί και ελέγχει την εκτέλεση των όρων της σύμβασης σε σχέση με το Χρονοδιάγραμμα υλοποίησης της προμήθειας υπηρεσίας. 9. Για τις συγχρηματοδοτούμενες δράσεις καταρτίζονται από το αρμόδιο υπάλληλο (υπεύθυνος έργου, επιβλέπων) Εκθέσεις Προόδου Πράξης και υποβάλλονται στη διαχειριστική αρχή. 10. Για τις συγχρηματοδοτούμενες δράσεις, οποιεσδήποτε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα εργασιών, παρατάσεις των τμηματικών προθεσμιών ή και της συνολικής προθεσμίας ενημερώνεται η διαχειριστική αρχή και λαμβάνεται και η σχετική προέγκρισή της. 3.3. Διαχείριση προβλημάτων και αλλαγών Περιγράφεται η μεθοδολογία διασφάλισης εντοπισμού και αντιμετώπισης ενδεχόμενων αποκλίσεων από τις αρχικά εκφρασμένες απαιτήσεις και στόχους της δράσης, σε όλα τα ενδιάμεσα βήματα μέχρι και την παραλαβή της. Οι αποκλίσεις αυτές είναι δυνατόν να οδηγήσουν σε τροποποιήσεις του φυσικού αντικειμένου των δράσεων, των συμβάσεων με τους αναδόχους και των αντίστοιχων Τεχνικών Δελτίων με βάση τα οποία γίνεται η χρηματοδότηση των δράσεων. Επίσης διερευνώνται και αναλύονται οι αιτίες των σημαντικών περιπτώσεων μη συμμόρφωσης προς τις προδιαγραφές, καθώς και ο σχεδιασμός και η υλοποίηση των απαραίτητων διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών. 1. Κατά τις συσκέψεις της Διευθύνουσας Υπηρεσίας με τον ανάδοχο του έργου για την αντιμετώπιση αλλαγών στα χαρακτηριστικά του έργου τηρούνται πρακτικά ή γίνεται σχετική αλληλογραφία.
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 6 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας 2. Αίτημα συνοδευόμενο με την αντίστοιχη αιτιολογική έκθεση για την τροποποίηση χαρακτηριστικών της δράσης, μπορεί να υποβληθεί και από τον Ανάδοχο στη Διευθύνουσα Υπηρεσία. 3. Σε κάθε περίπτωση τα αιτήματα για αλλαγή των χαρακτηριστικών της δράσης (αντικείμενο, χρονοδιάγραμμα, τεχνικά χαρακτηριστικά, προϋπολογισμός κλπ) καταχωρούνται στο φάκελο του έργου. 4. Η Διευθύνουσα Υπηρεσία αξιολογεί την νομιμότητα των αιτουμένων αλλαγών και τις επιπτώσεις στην υλοποίηση της δράσης αντίστοιχα, ως προς τις χρονικές και οικονομικές δεσμεύσεις και τις απαιτήσεις ποιότητας και λειτουργικότητας. 5. Η ομάδα επιβλεπόντων, με βάση τις τοπικές συνθήκες και τα πιθανά προβλήματα που συναντιούνται κατά την εκτέλεση της δράσης, υποβάλει εισήγηση στο Δημοτικό Συμβούλιο για τυχόν απαιτούμενες αλλαγές στο φυσικό αντικείμενο, το χρονοδιάγραμμα ή τα τεχνικά χαρακτηριστικά του, συνοδευόμενη από τη σχετική γνωμοδότηση του Περιφερειακού Τεχνικού Συμβουλίου και ειδικά για τις συγχρηματοδοτούμενες δράσεις και τη σύμφωνη γνώμη της Διαχειριστικής Αρχής. Στις προμήθειες - υπηρεσίες, η αρμόδια Υπηρεσία σε συνεννόηση με την επιτροπή αξιολόγησης, υποβάλει εισήγηση στο Δημοτικό Συμβούλιο για τυχόν απαιτούμενες αλλαγές στο αντικείμενο του έργου, το χρονοδιάγραμμα ή τα τεχνικά χαρακτηριστικά του. Σε κάθε περίπτωση τεκμηριώνεται η αιτιολόγηση των ζητουμένων αλλαγών και εκτιμώνται οι επιπτώσεις τους ( π.χ. διαφοροποίηση χρονοδιαγράμματος, προϋπολογισμού του έργου κλπ) 6. Όταν οι αιτούμενες αλλαγές μεταβάλλουν τα στοιχεία της σύμβασης ανάθεσης και κατ επέκταση τα στοιχεία και του Τεχνικού Δελτίου της, υποβάλλεται αίτημα στην διαχειριστική αρχή για προέγκριση των πιθανών αλλαγών (αφορά σε συγχρηματοδοτούμενες δράσεις). 7. Εφόσον εγκριθούν οι αλλαγές, γίνεται η αναπροσαρμογή ή αναθεώρηση του αντικειμένου του έργου, των τεχνικών χαρακτηριστικών του, του χρονοδιαγράμματος κ.λπ. Οι αλλαγές αυτές, είναι δυνατόν να προκαλέσουν μεταβολές στο Τεχνικό Δελτίο της δράσης, καθώς και τροποποίηση στη σύμβαση ανάθεσής της. 3.4. Διαχείριση και Διασφάλιση Ποιότητας Έργων Η διασφάλιση ότι το τελικό αποτέλεσμα της δράσης έχει τα λειτουργικά, τεχνικά και αισθητικά χαρακτηριστικά που έχουν καθοριστεί στη Σύμβαση υλοποίησης της δράσης, επιτυγχάνεται με
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 7 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας το Πρόγραμμα Ποιότητας του Έργου (Π.Π.Ε.), στο οποίο συμπεριλαμβάνεται και το Πρόγραμμα Δοκιμών, Ελέγχων και Παραλαβής του Έργου. Με ευθύνη του αναδόχου της δράσης διερευνώνται οι τεχνικές απαιτήσεις της που προκύπτουν από το αντικείμενο, τις τεχνικές της προδιαγραφές, την ισχύουσα νομοθεσία και συντάσσεται το Πρόγραμμα Ποιότητας του έργου (ΠΠΕ) το οποίο εγκρίνεται από την Διευθύνουσα Υπηρεσία. Με ευθύνη του αναδόχου της δράσης και της ομάδας επίβλεψης και με βάση το αντικείμενο και τις τεχνικές του προδιαγραφές, συντάσσεται το Πρόγραμμα Δοκιμών, Ελέγχων και Παραλαβής του έργου. Τα κριτήρια αποδοχής, οι διαδικασίες ελέγχου και δοκιμών καθώς και η συχνότητα των ελέγχων και το μέγεθος των δειγματοληψιών καταγράφονται στα επιμέρους έντυπα του Προγράμματος Ποιότητας του Έργου (Π.Π.Ε.). 3.5. Διαχείριση εγγράφων Η περιγραφή του τρόπου διαχείρισης των εγγράφων που εφαρμόζει ο Δήμος για τη παρακολούθηση και διαχείριση έργων μελετών- προμηθειών υπηρεσιών είναι η ακόλουθη: 1. Τα έγγραφα που αφορούν τη διαχείριση δράσεων συντάσσονται με ευθύνη των αρμοδίων Υπηρεσιών και εγκρίνονται από τον προϊστάμενο της Διευθύνουσας Υπηρεσίας. 2. Για τη σύνταξη των εγγράφων, χρησιμοποιούνται τυποποιημένης μορφής και δομής περιεχομένων (πρότυπα έγγραφα) με στόχο την ομοιομορφία και τη συμμόρφωση στο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, κατά το Πρότυπο ΕΛΟΤ ΕΝ ISO 9001:2008, το οποίο εφαρμόζει ο Δήμος Ηρακλείου. Τα έγγραφα φέρουν συγκεκριμένες πληροφορίες όπως: Κωδικό και τίτλο αναγνώρισης Κατάσταση εγγράφου Ημερομηνία ισχύος Έκδοση Σελιδοποίηση Υπεύθυνο σύνταξης Υπεύθυνο υπογραφής
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 8 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Υπεύθυνο έγκρισης 3. Τα έγγραφα ανασκοπούνται πριν την έγκρισή τους από τους εμπλεκόμενους στην εφαρμογή του υπό εξέταση εγγράφου, με στόχο την ενσωμάτωση τυχόν παρατηρήσεων και διεκπεραίωση τους. 4. Τα έγγραφα διατίθενται σε όλες τις θέσεις εργασίας όπου απαιτείται η χρήση τους, μέσω του ηλεκτρονικού εσωτερικού δικτύου (intranet) του Δήμου και χρησιμοποιούνται με ευθύνη του Προϊσταμένου του Τμήματος ή της Διεύθυνσης και της ομάδας επιβλεπόντων. 5. Τα έγγραφα αρχειοθετούνται κατάλληλα με ευθύνη του υπεύθυνου του έργου. Τα έγγραφα που αφορούν συγχρηματοδοτούμενα έργα αρχειοθετούνται σε προβλεπόμενα αρχεία σύμφωνα με τις οδηγίες της Διαχειριστικής Αρχής. Στην Γενική Διαδικασία του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας ΔΣΠ-4.2.3-01, περιγράφεται αναλυτικά η ο έλεγχος εγγράφων και δεδομένων 3.6. Έλεγχος και παραλαβή φυσικού αντικειμένου Για τον Έλεγχο και παραλαβή φυσικού αντικειμένου ο Δήμος Ηρακλείου έχει καθορίσει τα παρακάτω βήματα : 3.6.1. Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Η πιστοποίηση της παραλαβής των παραδοτέων των δράσεων (τεχνικά έργα, μελέτες, προμήθειες, υπηρεσίες) του Δήμου γίνεται σύμφωνα με τους όρους (ποσοτικούς και ποιοτικούς) της αντίστοιχης σύμβασης ή εγκριτικής απόφασης και το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο, μέσω επιτόπιων ελέγχων. 1. Καθορίζονται οι φάσεις εξέλιξης του έργου ή οι χρονικές περίοδοι, όπου θα απαιτείται η πιστοποίηση του φυσικού αντικειμένου. Ο καθορισμός γίνεται από την Διευθύνουσα Υπηρεσία σε συνάρτηση με το χρονοδιάγραμμα του έργου, τους συμβατικούς όρους και την ισχύουσα νομοθεσία. 2. Οι ορισθέντες υπεύθυνοι έργων μελετών- προμηθειών υπηρεσιών, παρακολουθούν άμεσα την εξέλιξη της υλοποίησής των, είτε αυτή υλοποιείται με ίδια μέσα είτε με ανάθεση σε ανάδοχο. Στις καθορισμένες χρονικές περιόδους προβαίνουν σε επιτόπιο έλεγχο πιστοποίησης του φυσικού αντικειμένου και των παραδοτέων. Στα τεχνικά έργα, γίνεται καθημερινή επίβλεψη.
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 9 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας 3. Οι προαναφερόμενοι αρμόδιοι βεβαιώνουν, κατά περίπτωση, με έγγραφο πιστοποίησης του πραγματοποιθέντος φυσικού αντικειμένου του έργου την υλοποίηση τμήματος ή του συνόλου του, με βάση τα στοιχεία τεκμηρίωσης (αναλυτικές επιμετρήσεις, Π.Π.Α.Ε., έντυπα πιστοποιήσεων, ποιοτικές και ποσοτικές παραλαβές, προσωρινή και οριστική παραλαβή του Έργου κ.α.) και ανάλογα με την πορεία υλοποίησης είτε υλοποιείται με ίδια μέσα είτε με ανάθεση σε Ανάδοχο. 4. Οι προαναφερόμενοι αρμόδιοι ενημερώνουν το αντίστοιχο αρχείο του Φακέλου της δράσης με την συμπλήρωση των αναγκαίων εγγράφων που τεκμηριώνουν την πιστοποίηση του πραγματοποιηθέντος φυσικού αντικειμένου. 5. Ομοίως ενημερώνουν με εκθέσεις ελέγχου, εισηγήσεις διορθωτικών ενεργειών, την Προϊσταμένη Αρχή και τη Διαχειριστική Αρχή, όταν η δράση είναι συγχρηματοδοτούμενη. 6. Σε περίπτωση μη τήρησης ή ελλιπούς τήρησης των συμβατικών υποχρεώσεων του Αναδόχου, η ομάδα επιβλεπόντων της δράσης, μεριμνά για την έγκαιρη ενημέρωση των οργάνων διοίκησης του Δήμου ( Διευθύνουσα Υπηρεσία και Προϊσταμένη Αρχή) ώστε να προβούν στις προβλεπόμενες από τη νομοθεσία ενέργειες προς τον Ανάδοχο ή την επιβολή των αντίστοιχων διοικητικών πράξεων. 3.6.2. Έλεγχος τήρησης λοιπών υποχρεώσεων αναδόχου Η επιβεβαίωση της συμμόρφωσης του αναδόχου της δράσης με το σύνολο των συμβατικών του υποχρεώσεων επιτυγχάνεται ως ακολούθως: 1. Καθορίζονται με ευθύνη της αρμόδιας Διευθύνουσας Υπηρεσίας οι υποχρεώσεις του αναδόχου με βάση τη μελέτη, τη συγγραφή υποχρεώσεων, τη σύμβαση και τις οδηγίες της Διαχειριστικής Αρχής για τις συγχρηματοδοτούμενες δράσεις. 2. Εφαρμόζεται διαδικασία ελέγχου, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, για την επιβεβαίωση ότι το φυσικό αντικείμενο που ολοκληρώθηκε έχει τα λειτουργικά και τεχνικά χαρακτηριστικά που προβλέπονται από τη μελέτη, τα τεύχη δημοπράτησης και τη σύμβαση. 3. Προσδιορίζεται ανάλογα με τη φύση της δράσης ο τρόπος με τον οποίο ο ανάδοχος δεσμεύεται για την αποκατάσταση τυχόν ελαττωμάτων της. Επίσης ο ανάδοχος δεσμεύεται για την τήρηση πιθανών υποχρεώσεων συντήρησης ή εγγύησης καλής λειτουργίας, σύμφωνα με τα συμβατικά τεύχη της Διακήρυξης. 4. Εφαρμόζεται διαδικασία ελέγχου τήρησης των κανόνων δημοσιότητας βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, για τις συγχρηματοδοτούμενες δράσεις. Οι ενέργειες δημοσιότητας του έργου
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 10 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας δεν αποτελούν τμήμα του φυσικού αντικειμένου του, αποτελούν όμως αναπόσπαστο τμήμα των υποχρεωτικών ενεργειών των δικαιούχων μέχρι την ολοκλήρωσή του. 3.7. Ενημέρωση διαχειριστικής αρχής Για την ενημέρωση της Διαχειριστικής Αρχής ο Δήμος Ηρακλείου έχει καθορίσει τα παρακάτω : 3.7.1. Κατάρτιση και υποβολή εκθέσεων προόδου και αναφορών Η διασφάλιση της έγκαιρης υποβολής στη διαχειριστική αρχή των απαραίτητων εκθέσεων προόδου και αναφορών για όλα τα στάδια υλοποίησης των δράσεων επιτυγχάνεται ως ακολούθως: 1.Συντάσσονται και αποστέλλονται στη Διαχειριστική Αρχή με ηλεκτρονικό ή άλλο τρόπο, οι εκθέσεις προόδου και αναφορές που ζητούνται και που περιλαμβάνουν στοιχεία και αφορούν: την πρόοδο υλοποίησης του έργου, το βαθμό τήρησης των συνολικών ή επιμέρους προθεσμιών, το βαθμό υλοποίησης του οικονομικού αντικειμένου. τις σχετικές εκτιμήσεις για τη περαιτέρω πορεία του έργου. 2. Συντάσσονται και αποστέλλονται τακτικά στη Διαχειριστική Αρχή με ηλεκτρονικό ή άλλο τρόπο τα Μηνιαία Δελτία από την Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών /Τμήμα ταμείου και εξαμηνιαία Δελτία Έργου από την εκάστοτε Διευθύνουσα Υπηρεσία. 3. Μετά την ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου εκδίδεται από την Διευθύνουσα Υπηρεσία η βεβαίωση περαίωσης / συμμόρφωσης εργασιών η οποία κοινοποιείται στην Διαχειριστική Αρχή του έργου, σε περίπτωση συγχρηματοδοτούμενης δράσης. 4. Με την ολοκλήρωση της δράσης, δηλαδή την ολοκλήρωση τόσο του φυσικού όσο και του οικονομικού αντικειμένου και με την διασφάλιση της λειτουργικότητάς του, ο Δήμος Ηρακλείου και αφού έχει τηρήσει τις υποχρεώσεις που έχει αναλάβει, υποβάλλει στην εκάστοτε Διαχειριστική Αρχή του Προγράμματος δήλωση ολοκλήρωσης Πράξης. 5. Αποστέλλονται στην Διαχειριστική Αρχή αντίγραφα των πρωτοκόλλων προσωρινής και οριστικής παραλαβής για ενημέρωση, αφού εγκριθούν από το Δημοτικό Συμβούλιο σε περίπτωση συγχρηματοδοτούμενης δράσης. 3.7.2. Επικοινωνία και ενημέρωση διαχειριστικής αρχής
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 11 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Η ενημέρωσης της Διαχειριστικής Αρχής για όλα τα στάδια υλοποίησης των έργων μελετώνπρομηθειών υπηρεσιών του Δήμου, γίνεται μέσω της διαβίβασης, με ηλεκτρονικό ή άλλο τρόπο, των απαιτούμενων στοιχείων. 1. Με μέριμνα της αρμόδιας Διευθύνουσας υπηρεσίας ορίζονται τα στελέχη που θα είναι υπεύθυνα για την επικοινωνία με την εκάστοτε Διαχειριστική Αρχή στην οποία υπόκειται η αντίστοιχη συγχρηματοδοτούμενη δράση και καθορίζονται οι αρμοδιότητές τους. Εφόσον έχει ορισθεί Υπεύθυνος δράσης, είναι ο βασικός υπεύθυνος για την επικοινωνία με τη Διαχειριστική Αρχή. 2. Η Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών /Τμήμα Ταμείου συντάσσει τα Μηνιαία Δελτία του έργου: Ελέγχει την επιλεξιμότητα των δαπανών με βάσει τις οδηγίες της οικείας ΔΑ. Οι σχετικές δαπάνες θα πρέπει να έρχονται σε συμφωνία με τους κωδικούς των κατηγοριών επιλέξιμων δαπανών που απεικονίζονται στα εγκεκριμένα Τεχνικά Δελτία Έργου /Υποέργου. Σε περίπτωση που κατά την υλοποίηση έχει πραγματοποιηθεί δαπάνη αναγκαία και απαραίτητη για την υλοποίηση της Πράξης και που δεν περιλαμβάνεται στο ΤΔΕ αλλά περιέχεται ως κατηγορία επιλέξιμων δαπανών στην προκήρυξη της συγκεκριμένης Πράξης από την ΔΑ, τότε ακολουθείται η διαδικασία επικαιροποίησης στοιχείων της Πράξης. Ελέγχει την επάρκεια των στοιχείων τεκμηρίωσης του οικονομικού αντικειμένου με βάση τους ισχύοντες κανόνες και τα στοιχεία τεκμηρίωσης. Συμπληρώνει τα Μηνιαία Δελτία Παρακολούθησης σύμφωνα με τις σχετικές οδηγίες και κατευθύνσεις των αρμοδίων αρχών. Συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο Σύνταξης του εξαμηνιαίου Δελτίου/Υπευθύνου δράσης για την παροχή σε αυτόν όλων των πληροφοριών αλλά και στοιχείων τεκμηρίωσης σχετικών με τη συμπλήρωση των πεδίων που αφορούν το οικονομικό αντικείμενο του Έργου και Υποέργου/ων. 3. Τα στελέχη που έχουν ορισθεί για τη σύνταξη των εξαμηνιαίων Αναφορών Προόδου της δράσης καθώς και όλων των άλλων αναφορών και στοιχείων που ζητούνται από τις Διαχειριστικές Αρχές, μεριμνούν για την ορθή συμπλήρωση των αναφορών και την έγκαιρη αποστολή τους στις Διαχειριστικές Αρχές. Τα στοιχεία αυτά καταγράφονται στα σχετικά έγγραφα του Ο.Π.Σ. 3.8. Διαχείριση κινδύνων έργου
Έκδοση: 1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 12 από 12 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Στα πλαίσια των αρμοδιοτήτων της ομάδας παρακολούθησης του έργου ή του επιβλέποντα ανήκει και η παρακολούθηση του σχεδίου αντιμετώπισης κίνδυνων όπως αυτό καθορίσθηκε από την ομάδα σχεδιασμού και ωρίμανσης του έργου ή προέκυψαν κατά την εκτέλεση της δράσης. Μεριμνά δε για την εφαρμογή των ενεργειών αντιμετώπισης των κίνδυνων του έργου σε περίπτωση που υπάρξει ανάγκη. Μετά την εφαρμογή των μέτρων αξιολογεί το αποτέλεσμα. Σε περίπτωση που κριθεί αναγκαίο η ομάδα παρακολούθησης του έργου ή ο επιβλέπων εισηγείται στους αρμόδιους παράγοντες του Δήμου την τροποποίηση του σχεδίου διαχείρισης των κινδύνων του έργου. Μετά την τροποποίηση του σχεδίου, το νέο σχέδιο διαχείρισης των κινδύνων κοινοποιείται στους εμπλεκόμενους και αρχειοθετείται στον φάκελο του έργου. ΕΝΤΥΠΑ ΕΝΤ-8.5.2-01-01 ΠΡΟΤΑΣΗ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ ΕΓΔ 29 ΣΧΕΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΙΝΔΥΝΩΝ ΕΡΓΟΥ ΟΔΗΓΟΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΕΡΓΩΝ ΥΠΕΧΩΔΕ ΑΡΧΕΙΑ Φάκελος έργου σε φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο