Panduan Pengguna User manual

Isu Compatibility Jika anda menghadapi masalah compatibility semasa setup atau semasa penggunaan perisian ini, cuba ikut langkahlangkah berikut: 1. Right-click pada file yang hendak dilaksanakan, kemudian click Properties. 2. Bila window Properties muncul, klik pada tab "Compatibility". 3. Klik (tanda) pada "Run this program in compatibility mode for". Kemudian Pilih Windows XP (Service Pack 2). 4. Akhir sekali klik butang OK. Kemudian, run seperti biasa.

KANDUNGAN QUICK START... 1 CONTOH DATA JADUAL... 2 BAB 1 PENGENALAN KEPADA SPJS... 3 1.1 CIRI-CIRI DAN KEUPAYAAN SPJS... 3 1.2 PRA-SYARAT PENGGUNA SPJS... 5 1.3 INSTALASI SPJS... 5 1.4 MEMULAKAN SPJS... 5 1.5 MEMILIH OPSYEN DARI MENU... 6 BAB 2: PROSES PENJADUALAN SPJS... 7 2.1 PROSES PEMASUKAN DATA... 7 2.2 PROSES PENYEMAKAN DATA... 8 2.3 PROSES PENYUSUNAN JADUAL... 8 2.4 PROSES PENJANAAN JADUAL DAN MAKLUMAT... 9 BAB 3: MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN... 11 (A) DATA WAJIB... 11 3.1 DATA HARI & WAKTU... 11 CARA PENGENDALIAN SKRIN KEMASUKAN DATA... 12 3.2 DATA AGIHAN WAKTU... 16 3.3 DATA GURU... 19 3.4 DATA KELAS... 20 3.5 DATA SUBJEK... 21 3.6 DATA PERSEKOLAHAN... 21 (B) DATA OPTIONAL... 22 3.7 DATA AKTIVITI... 22 3.8 DATA BILIK KHAS... 23 3.9 DATA KEKANGAN... 24 BAB 4: MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF... 27 4.1 KETERANGAN SKRIN PENYUSUNAN JADUAL... 29 4.2 ELEMEN-ELEMEN MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF... 32 (a) Memilih Guru... 32 (b) Memilih Entri... 32

(c) Mengisi Entri... 32 (d) Mengubah Entri yang telah diisi... 33 (e) Membuang Entri dari Jadual... 33 (f) Melihat Jadual Lain... 34 (g) Melihat Agihan Keseluruhan (Butang Agihan)... 34 (h) Melihat Agihan Waktu Sesuatu Kelas... 34 (i) Melihat Rekod Penyusunan Jadual... 34 (j) Menyimpan (Backup) Data Jadual (Butang Backup) 34 BAB 5: MENYUSUN JADUAL SECARA OTOMATIK... 35 5.1 KEUTAMAAN PENYUSUNAN OTOMATIK... 35 5.2 HAD PENYUSUNAN OTOMATIK... 36 BAB 6: MELIHAT DAN MENCETAK JADUAL... 37 6.1 MENCETAK JADUAL DARI WINDOWS... 37 6.2 MENCETAK LOGO DALAM JADUAL... 38 BAB 7: MENJANA MAKLUMAT DARI JADUAL... 39 BAB 8: MENYUSUN JADUAL GANTIAN... 41 8.1 MENYUSUN JADUAL GANTIAN SECARA INTERAKTIF... 41 8.2 MENYUSUN SECARA OTOMATIK... 42 8.3 KEMUDAHAN LAIN... 42 BAB 9: JADUAL WAKTU ONLINE... 43 9.1 UPLOAD JADUAL KE WEB SERVER... 43 9.2 MENCAPAI JADUAL WAKTU ONLINE... 43 BAB 10: KEMUDAHAN LAIN... 45 (a) Buang Jadual... 45 (b) Mula Data Baru... 45 (c) Backup Data... 45 (d) Restore Data... 46 (e) Data Checking Support... 46

SPJS QUICK START QUICK START SELAMAT DATANG KE DUNIA PENJADUALAN BERKOMPUTER! Panduan ringkas ini adalah untuk membantu anda memulakan penggunaan SPJS dengan cepat. Bagaimanapun, untuk menggunakan SPJS sepenuhnya anda hendaklah membaca kesemua kandungan dalam Panduan Pengguna SPJS. Langkah 1. Takrifkan data rangka jadual (hari & waktu) (a) Pilih menu Sedia Data dan pilih Hari & Waktu (b) Bila Skrin Kemasukan Data muncul, tekan F2 (wizard). (c) Ikut arahan seterusnya. Langkah 2. Takrifkan data agihan waktu (a) Pilih menu Sedia Data dan pilih Agihan Waktu (b) Tekan F2 untuk melihat contoh data agihan waktu. (c) Tekan F1 untuk membaca panduan kemasukan data agihan waktu. (d) Taipkan kesemua agihan waktu mengikut format yang ditentukan. (e) Tekan F10 untuk keluar. Jika SPJS melaporkan ada data yang belum ditakrif, tekan a supaya semua data dimasukkan secara otomatik. (f) Jika terdapat kesalahan data, betulkan sehingga proses penyemakan berjaya. (g) Bila penyemakan data selesai, tekan <Enter> untuk restart. Bila Menu Utama muncul kembali, terus ke Langkah 3 Langkah 3. Susun jadual (a) Pilih menu Susun dan pilih Susun Otomatik untuk membiarkan SPJS menyusun jadual untuk anda. Walau bagaimanapun, jika anda mempunyai masa, adalah lebih baik jika anda memilih Susun Interaktif untuk menyusun jadual. Ini akan menggabungkan kepantasan komputer dan kebijaksanaan manusia untuk menghasilkan satu jadual yang terbaik. 1

QUICK START SPJS (b) Cara-cara menyusun jadual secara Interaktif: i. Pilih menu Susun, dan pilih Susun Interaktif. ii. Pilih satu guru untuk mula. iii. Menggunakan mouse, tekan satu entri yang berwarna biru di sebelah kiri skrin. iv. Menggunakan mouse, tekan pada kotak "Fil", kemudian tekan pada satu slot yang berwarna hijau di rangka jadual Guru (sebelah kanan skrin). Pengisian jadual-jadual yang lain (Kelas/Induk/Bilik) akan dilakukan secara otomatik oleh SPJS. v. Ulang langkah (iii) & (iv) untuk mengisi entri yang lain, atau tekan kunci 'g' untuk memilih guru lain. vi. Bab 4 menerangkan secara terperinci proses penyusunan secara interaktif ini. Langkah 4. Lihat hasil jadual (a) Pilih menu Jadual dan pilih Induk, Guru, Kelas atau Bilik (b) Bila jadual dipamerkan, tekan P (Print) untuk mencetaknya. (c) Anda boleh juga menggunakan perisian SPJSview untuk paparan dan cetakan jadual yang lebih baik. CONTOH DATA JADUAL Untuk tujuan anda melihat bagaimana data jadual dimasukkan, satu set contoh data jadual telah disediakan. Sebelum anda mengambil data tersebut, pastikan anda telah menyimpan (Backup) set data jadual yang sedang anda gunakan. Lihat Bab 10 (c) Panduan Pengguna untuk keterangan lanjut mengenai Backup Data. Untuk mengambil contoh data jadual yang dimaksudkan, ikut langkah-langkah berikut: (a) Pilih menu Sedia Data dan pilih Restore Contoh Data (Pastikan anda telah backup data semasa. Tekan Y untuk teruskan) (b) Tekan y sekali lagi untuk meneruskan proses Restore Contoh Data. Bila proses Restore Data tamat, anda bolehlah melihatnya melalui menu Sedia Data. Selamat mencuba! 2

SPJS BAB 1 PENGENALAN KEPADA SPJS BAB 1 PENGENALAN KEPADA SPJS 1.1 CIRI DAN KEUPAYAAN SPJS 1.2 PRA-SYARAT PENGGUNA SPJS 1.3 INSTALASI SPJS 1.4 MEMULAKAN SPJS 1.5 PENGGUNAAN MOUSE 1.6 MEMILIH OPSYEN DARI MENU 1.1 CIRI-CIRI DAN KEUPAYAAN SPJS SPJS ialah satu perisian berbentuk interaktif yang berfungsi sebagai platform untuk menyedia dan menyusun jadual waktu. Antara ciri-ciri istimewa dan keupayaan perisian ini adalah seperti berikut: (a) Data yang fleksibel Hampir semua data penjadualan dalam SPJS adalah ditakrif oleh pengguna (user-defined) seperti bilangan dan nama hari, bilangan waktu per hari, waktu rehat, nama guru, nama kelas, nama subjek, nama bilik dan data kekangan. Ini membolehkan anda menyediakan jadual waktu yang tersendiri sesuai dengan keadaan dan keperluan sekolah anda. Bagaimanapun, data yang ditakrif adalah tertakluk kepada hadhad maksimum berikut: Data Had Maksimum Hari 20 Waktu sehari 16 Guru 300 Kelas 100* Bilik 100 Subjek 99 Kekangan 100 Bilangan guru bagi satu slot 5 Bilangan kelas bagi satu slot 5 Bilangan waktu bagi satu entri GSK 20 (rujuk Bab 3.2) * bergantung kepada kategori perisian 3

BAB 1 PENGENALAN KEPADA SPJS SPJS (b) Penyusunan Interaktif dan Otomatik Perisian ini boleh menyusun jadual secara otomatik asalkan data yang mencukupi telah dimasukkan. Dan tentu sekali anda boleh memilih untuk menyusun jadual secara interaktif dengan menggunakan mouse. (c) Antaramuka (interface) yang mudah digunakan Perisian ini menggunakan mouse untuk menanda & mengisi slot-slot jadual semasa menyusun jadual secara interaktif dan semasa menyusun jadual gantian. Ini memudahkan penyusunan serta pengemaskinian jadual. (d) Pelbagai jadual dijana serentak Samada jadual disusun secara interaktif atau otomatik, 4 jadual dijana serentak iaitu Jadual Induk Kelas, Jadual Guru, Jadual Kelas dan Jadual Bilik. Kesemua jadual adalah bebas dari pertembungan. (e) Cadangan penyusunan secara interaktif Semasa menyusun jadual secara interaktif, perisian ini dapat mencadangkan slot-slot yang free untuk anda pilih. Semasa menyusun jadual gantian pula, perisian ini mencadangkan guru-guru yang paling sesuai untuk menggantikan guru yang memerlukan gantian. (f) Jadual Anjalan Anda boleh menakrifkan bilangan hari bagi satu pusingan jadual sehingga maksimum 20 hari. Ini membolehkan anda membina jadual anjalan sehingga 4-minggu. (g) Waktu Rehat Berperingkat (stagger) Perisian ini membenarkan anda menakrifkan rangka waktu (termasuk waktu rehat) yang berlainan untuk kelas-kelas yang berlainan. Ini bermakna anda boleh membina jadual waktu yang mempunyai waktu rehat secara berperingkat. (h) Penyediaan Jadual Gantian Kemudahan ini membolehkan anda menyediakan jadual gantian dengan mudah. Bagi setiap waktu yang hendak diganti, perisian ini dapat mencadangkan guru pengganti yang paling sesuai berdasarkan rekod gantian serta beban waktu guru berkenaan. (i) Sokongan Semakan Data (Data Checking Support) Fungsi ini membolehkan anda menghantar data penjadualan anda terus kepada Pusat Sokongan Semakan Data (Data Checking Support Center) untuk disemak dan diselesaikan sebarang masalah ralat data. Untuk menggunakan fungsi ini, komputer anda hendaklah mempunyai sambungan ke Internet. 4

SPJS BAB 1 PENGENALAN KEPADA SPJS (j) Jadual Waktu Online Kemudahan ini membolehkan anda memuat-naik (upload) jadual yang telah siap dibina ke web server supaya dapat dicapai oleh para guru dan pelajar sekolah/institusi melalui Internet. Ini bermakna semua warga sekolah/institusi kini boleh melihat jadual masing-masing secara online pada bila-bila masa di mana sahaja ada sambungan Internet 1.2 PRA-SYARAT PENGGUNA SPJS SPJS mengandaikan anda memenuhi syarat-syarat berikut sebelum menggunakan SPJS: (a) Anda mempunyai pengalaman menyusun jadual, sekurang-kurangnya sekali terlibat secara langsung di dalam penyusunan jadual. (b) Anda telah mengumpul dan menganalisis semua data penjadualan, dan mendapati data itu adalah sempurna dan feasible. (c) Anda telah membaca segala maklumat yang terkandung dalam buku panduan ini (PANDUAN PENGGUNA SISTEM PENJADUALAN SEKOLAH). Panduan ini boleh juga didapati secara on-line dengan menekan butang Help pada Menu Utama SPJS. 1.3 INSTALASI SPJS SPJS perlu diinstalasikan ke dalam hard disk sebelum ia dapat dilaksanakan. Ikut langkah-langkah berikut untuk instalasi: (a) Masukkan CD instalasi SPJS ke dalam drive CD-ROM. (b) Browse ke drive CD-ROM menggunakan Windows Explorer. Cari fail SPJS-setup-xxx.exe dan double klik-nya. Proses instalasi akan bermula. (c) Sila baca keterangan dan arahan yang dipamerkan, terutamanya perjanjian lesen (LICENSE AGREEMENT).Teruskan sehingga selesai. PERHATIAN: Jika anda memilih untuk meneruskan proses instalasi, anda adalah dianggap MENERIMA syarat-syarat yang terkandung di dalam perjanjian tersebut. 1.4 MEMULAKAN SPJS Untuk memulakan SPJS, lakukan salah satu dari yang berikut: 5

BAB 1 PENGENALAN KEPADA SPJS SPJS 1. Double-click icon SPJS pada Desktop anda, atau 2. Klik Start Programs myedusoft SPJSvXX* SPJS-Sistem Penjadualan Sekolah (* bergantung kepada versi perisian) (a) Password SPJS Apabila SPJS bermula, satu prompt password akan muncul untuk memastikan keselamatan data jadual. Password awal yang telah dicipta untuk anda ialah JAD. Anda boleh mengubahnya dengan menaipkan NEW pada prompt password tersebut. Jika tidak, taipkan sahaja JAD. (b) Nama Sesi dan Tarikh Mula Persekolahan Jika anda menggunakan SPJS untuk kali pertama, SPJS akan meminta anda menaipkan Nama sesi persekolahan. Anda boleh menaipkan misalnya 'Sesi Pagi 2008' atau Semester 1/2008. Bagi Tarikh mula persekolahan, taipkan tarikh hari pertama bagi minggu pertama persekolahan, bukan tarikh sebenar bermula persekolahan. Misalnya, jika kitaran jadual anda bermula pada hari Isnin dan tarikh sebenar bermula persekolahan ialah Khamis 3/1/2008, maka anda hendaklah menaipkan 31/12/2007 (iaitu Isnin) sebagai Tarikh mula persekolahan. Jika anda memulakan SPJS selepas kali pertama ia digunakan, SPJS akan membaca dan menyemak data yang ada pada directory SPJS. Satu tingkap mesej juga dipamerkan dengan maklumat hakcipta perisian. Pastikan anda adalah pengguna yang sah untuk menggunakan perisian ini. Setelah data selesai disemak, Menu Utama akan dipamerkan. 1.5 MEMILIH OPSYEN DARI MENU Menu-menu dalam SPJS boleh dipilih dengan dua cara iaitu: (a) dengan keyboard Tekan huruf pada keyboard yang berpadanan dengan huruf yang berwarna kuning pada menu yang hendak dipilih. Cara ini kadang-kala adalah lebih cepat berbanding dengan cara menggunakan mouse. (b) dengan mouse Gerakkan cursor mouse ke atas menu yang hendak dipilih dan klik butang kiri mouse. 6

SPJS BAB 2 PROSES PENJADUALAN SPJS BAB 2: PROSES PENJADUALAN SPJS 2.1 PROSES PEMASUKAN DATA 2.2 PROSES PENYEMAKAN DATA 2.3 PROSES PENYUSUNAN JADUAL 2.4 PROSES PENJANAAN JADUAL DAN MAKLUMAT Bab ini menerangkan secara menyeluruh proses-proses yang terlibat di dalam penjadualan waktu dengan perisian SPJS. Bab-bab seterusnya akan menerangkannya dengan lebih terperinci. 2.1 PROSES PEMASUKAN DATA Dua kategori data perlu dimasukkan: Data Wajib dan Data Optional. Data Wajib mestilah disediakan dengan lengkap sebelum Proses Penyusunan boleh dilakukan. Manakala Data Optional tidak perlu disediakan jika tidak berkenaan. (a) Data Wajib: Jenis Data Hari & Waktu Agihan Waktu Guru Kelas Subjek Persekolahan Unsur Data Nama Hari, Tempoh Waktu, No. Minggu, No. Hari Guru, Subjek, Kelas, Bilangan Waktu, Taburan, Keutamaan, Bilik Khas Nama Guru, Singkatan, Label Nama Kelas, Nombor Jadual, Label Nama Subjek, Singkatan Nama Sesi, Tarikh Mula Persekolahan 7

BAB 2 PROSES PENJADUALAN SPJS SPJS (b) Data Optional: Jenis Data Aktiviti Bilik Khas Kekangan Unsur Data Nama Aktiviti, Hari, Waktu Mula, Waktu Akhir, Guru, Kelas, Bilik, Label Nama Bilik Khas, Singkatan, Label Jenis Kekangan, Guru/Kelas/Bilik/ Subjek, Waktu Boleh, Waktu Elak, Hari Boleh, Hari Elak PERHATIAN: Data Bilik Khas, walaupun adalah data optional, wajib juga disediakan jika data ini digunakan dalam Data Agihan Waktu. 2.2 PROSES PENYEMAKAN DATA Setiap kali anda selesai memasukkan data, SPJS akan melakukan proses penyemakan data supaya data-data itu tidak bercanggah antara satu sama lain. Dalam proses penyemakan ini, mesej akan dipamerkan untuk memberitahu anda data yang salah jika ada. Anda perlu kembali ke Proses Pemasukan Data yang berkenaan untuk menyemak dan membetulkan data yang salah. Anda hanya boleh menyusun jadual setelah SPJS berjaya menyemak semua data tanpa sebarang kesalahan. 2.3 PROSES PENYUSUNAN JADUAL SPJS menyediakan dua mode penyusunan jadual, iaitu mode otomatikdan mode interaktif.dalam mode otomatik, SPJS menyusun jadual tanpa keputusan dari anda. Dalam mode interaktif pula, andalah yang membuat keputusan dalam penentuan hari-waktu semasa mengisi jadual. Anda boleh memulakan dahulu proses penyusunan jadual dalam mode otomatik, dan kemudiannya menggunakan mode interaktif untuk memperbaiki jadual atau melengkapkan jadual yang gagal disusun dalam mode otomatik. 8

SPJS BAB 2 PROSES PENJADUALAN SPJS Dan tentu sekali anda boleh juga menyusun jadual dari awal hingga akhir dalam mode interaktif sahaja supaya anda boleh mengambil kira faktor kemanusiaan sepenuhnya. Semasa penyusunan samada secara interaktif atau otomatik, SPJS akan menyedia dan mengemaskini empat jenis jadual iaitu Jadual Induk Kelas, Jadual Individu Guru, Jadual Individu Kelas dan Jadual Bilik (jika data bilik ada dinyatakan dalam Data Agihan Waktu). SPJS akan memastikan tidak ada pertembungan (clash) dalam jadual-jadual tersebut. 2.4 PROSES PENJANAAN JADUAL DAN MAKLUMAT Setelah Proses Penyusunan Jadual selesai, anda boleh menjana jadual tertentu pada skrin atau mencetaknya pada kertas. Jadual yang dapat dijana oleh SPJS adalah seperti berikut Jenis Jadual Jadual Guru Jadual Kelas Jadual Bilik Bilangan mengikut bilangan guru mengikut bilangan kelas mengikut bilangan bilik Jadual Induk Kelas Bil. Hari x Bil. sub-jadual (Rujuk Bab 3.4) Selain dari jadual, pelbagai maklumat yang berkaitan dengan penjadualan juga dapat dijana oleh SPJS seperti maklumat pergerakan guru/kelas, analisis agihan waktu dan penggunaan bilik. Bab 7 menerangkannya dengan terperinci. 9

SPJS Blank Page 10

SPJS BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN BAB 3: MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN (A) DATA WAJIB 3.1 DATA HARI & WAKTU 3.2 DATA AGIHAN WAKTU 3.3 DATA GURU 3.4 DATA KELAS 3.5 DATA SUBJEK 3.6 DATA PERSEKOLAHAN (B) DATA OPTIONAL 3.7 DATA AKTIVITI 3.8 DATA BILIK KHAS 3.9 DATA KEKANGAN Apabila anda menggunakan SPJS bagi kali yang pertama, dan ia tidak menjumpai sebarang data wajib pada directorynya, satu kotak mesej akan dipamerkan bagi memaklumkan kepada anda data-data wajib yang belum disediakan. Kotak ini akan sentiasa kelihatan selagi mana-mana data wajib belum disediakan. Untuk memulakan proses penyediaan & pemasukan sesuatu data, pilih menu utama SEDIA DATA dan sub-menu data yang anda hendak sediakan. (A) DATA WAJIB 3.1 DATA HARI & WAKTU Data Hari & Waktu yang anda takrifkan di sini adalah digunakan untuk menentukan rangka (frame) semua jadual yang akan dihasilkan oleh SPJS. Oleh itu ia MESTILAH ditakrifkan terlebih dahulu, terutamanya sebelum anda memasukkan Data Agihan Waktu. Untuk memudahkan penyediaan data ini, gunakan Wizard yang terdapat pada Skrin Kemasukan Data Hari & Waktu. (Tekan kunci F2) (bersambung ke m/s 13) 11

BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN SPJS CARA PENGENDALIAN SKRIN KEMASUKAN DATA Cara yang diterangkan di bawah adalah untuk semua kemasukan Data Guru, Kelas, Bilik, Hari & Waktu, Agihan Waktu, Aktiviti, Bilik Khas dan Kekangan. Untuk bergerak dari satu sel ke sel lain, Tekan anak panah, atau PgUp, atau PgDn. Untuk menaip data, Tekan Enter (warna sel akan menjadi merah). Kemudian mula taip. ATAU, anda boleh terus menaip tanpa menekan Enter dahulu. Selepas menaip, tekan Enter (atau anak panah ) untuk menamatkan kemasukan data, atau tekan Esc jika anda ingin membatalkan kemasukan data tersebut. Untuk membuang satu baris, Tekan F3, kemudian tekan kunci y untuk kepastian. Untuk buang SEMUA baris, tekan Ctrl-F3. Untuk menyelitkan satu/bebarapa baris, Letakkan cursor pada baris di mana baris baru hendak diselitkan, kemudian tekan F4. Untuk menyalin baris ke baris lain, Letakkan cursor pada baris yang hendak disalin, kemudian tekan F5. Bawa cursor ke kedudukan baru, dan tekan F6. Untuk mencetak data, Sediakan pencetak, kemudian tekan kunci F7. Untuk mencari suatu data dalam lajur tertentu, Tekan F8, dan taipkan data yang hendak dicari. Untuk mendapatkan senarai tersusun secara alphabet, Tekan F9. (Kemudahan ini hanya wujud bagi data yang mengandungi Singkatan) Untuk keluar dari kemasukan data, Tekan F10. 12

SPJS BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN 3.1 Data Hari & Waktu (sambungan) Elemen Data Keterangan Hari (mula/tamat set hari/waktu) Tempoh Waktu (nama kelas) Nama hari, misalnya Isnin, Selasa, dsb. Satu hari satu baris. Bilangan hari yang anda takrifkan akan dianggap sebagai satu kitaran jadual. Maksimum yang dibenarkan ialah 10 hari, oleh itu anda boleh membina jadual anjal 2 minggu. Rehat berperingkat: Lajur ini digunakan juga untuk menandakan bermula/tamatnya suatu set rangka hari/waktu dalam penakrifan rangka jadual yang mengandungi rehat berperingkat. (Lihat contoh 2 di bawah) Terdiri dari waktu-waktu yang ditakrif untuk hari berkenaan, dan mesti mengikut format berikut: MasaMula1-MasaAkhir1-MasaAkhir2-MasaAkhir3 (contoh: 0730-0810-0850-0930 0950-1030- 1110-1150-1230) Perhatian: a) MasaAkhir1 juga merupakan waktu mula bagi waktu ke-2. b) Panjang setiap masa mestilah 4 huruf. c) Untuk waktu rehat, gunakan <Space> di antara masa. d) Bilangan waktu boleh berbeza-beza dari hari ke hari. e) Bilangan maksimum untuk satu-satu hari ialah 16 waktu. f) Jika satu baris tidak mencukupi, anda boleh menyambung ke baris berikut dalam lajur yang sama dan hendaklah membiarkan ruang Hari baris baru itu kosong. Rehat berperingkat: Lajur ini juga digunakan untuk menakrifkan kelaskelas yang menggunakan set rangka hari/waktu tertentu (Lihat contoh 2 di bawah). 13

BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN SPJS 3.1 Data Hari & Waktu (sambungan) No. Minggu No. Hari Nombor untuk mengumpulkan hari-hari tertentu dalam minggu yang sama Nombor untuk mewakili hari-hari dalam minggu. Gunakan perwakilan nombor berikut: 0 - Ahad 1 - Isnin 2 - Selasa 3 - Rabu 4 - Khamis 5 - Jumaat 6 - Sabtu Berikut ditunjukkan 3 contoh takrifan bagi Data Hari & Waktu. Contoh 1: (rehat sama untuk semua kelas) No. No. Hari Tempoh Waktu Minggu Hari Isnin 0700-0730-0800-0830-0900-0930 1 1 0950-1020-1050-1120-1150-1220 Selasa 0700-0730-0800-0830-0900-0930 1 2 0950-1020-1050-1120-1150-1220 Rabu 0700-0730-0800-0830-0900-0930 1 3 0950-1020-1050-1120-1150-1220 Khamis 0700-0730-0800-0830-0900-0930 1 4 0950-1020-1050-1120-1150-1220 Jumaat 0700-0730-0800-0830-0900 0920-1 5 0950-1020-1050-1120-1150 Keterangan: Isnin hingga Khamis mempunyai 10 waktu dengan rehat selepas waktu ke-5. Jumaat mempunyai 9 waktu dengan rehat selepas waktu ke-4. Rangka jadual ini digunakan oleh semua kelas. 14

SPJS BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN 3.1 Data Hari & Waktu (sambungan) Contoh 2: (mengamalkan rehat berperingkat/staggered) No. No. Hari Tempoh Waktu Minggu Hari MULA 3A 3B 3C 4SAS1 Isnin 0700-0740-0820-0900-0940 1000-1 1 1040-1120-1200-1240 Selasa. 1 2.. TAMAT Rehat berbeza MULA 4SC1 5SC1 5SC2 Isnin 0700-0740-0820-0900-0940-1020 1 1 1040-1120-1200-1240 Selasa. 1 2.. TAMAT Keterangan: Dalam contoh 2, kelas-kelas 3A 3B 3C 4SAS1 akan menggunakan rangka jadual pertama (yang berehat selepas waktu ke-4, 0940-1000). Kelas-kelas 4SC1 5SC1 5SC2 pula menggunakan rangka jadual yang berehat selepas waktu ke-5, iaitu 1020-1040. Contoh 3: (anjal 2-minggu & rehat sama untuk semua kelas) No. No. Hari Tempoh Waktu Minggu Hari Isn1 0700-0730-0800-1 1 Sel1 0700-0730-0800-1 2 Rab1 0700-0730-0800-1 3 Kha1 0700-0730-0800-1 4 Jum1 0700-0730-0800-1 5 Isn2 0700-0730-0800-2 1 Sel2 0700-0730-0800-2 2 Rab2 0700-0730-0800-2 3 Kha2 0700-0730-0800-2 4 Jum2 0700-0730-0800-2 5 15

BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN SPJS 3.2 DATA AGIHAN WAKTU Data Agihan Waktu adalah data yang menakrifkan maklumat mengenai 'guru siapa mengajar subjek apa dalam kelas apa' - yang dipanggil Kombinasi GSK [Guru(-guru)/ Subjek/Kelas-(kelas)]. Selain dari itu data ini juga menakrifkan maklumat mengenai berapa waktu seminggu, taburan waktu, dan bilik khas yang digunakan. Data ini mestilah ditakrif dengan tepat. Data yang tidak tepat dan tidak mengikut format akan menyebabkan Penyemakan Data gagal. Format setiap komponen data adalah seperti berikut: Elemen Data Guru Subj Keterangan Singkatan guru-(guru) dalam Kombinasi GSK Jika singkatan yang anda taip di sini belum lagi ditakrif dalam Data Guru (Bab 3.3), singkatan itu akan dimasukkan ke dalam fail Data Guru. Jika lebih dari seorang guru mengajar, gunakan tanda (+) untuk menggabungkannya (contoh ALI+LIM+MAD). Maksimum 9 guru. Misalnya, jika anda ingin mengagihkan subjek AGM (Agama Islam/Moral) bagi kelas 4A, 4B dan 4C kepada guru KMI, MMA dan TSM yang mengajar pada waktu yang sama, anda boleh menakrifkannya seperti contoh Bil. 7 dalam Contoh Agihan Waktu Perhatian: Bilangan guru tidak semestinya perlu sama dengan bilangan kelas dalam satusatu kombinasi GSK Singkatan subjek dalam Kombinasi GSK. Jika singkatan yang anda taip di sini belum lagi ditakrif dalam Data Subjek (Bab 3.5), singkatan itu akan dimasukkan dalam fail Data Subjek. Hanya satu subjek sahaja dibenarkan dalam satu kombinasi GSK. 16

SPJS BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN Contoh Agihan Waktu Bil. Guru Subj Kelas Bil Waktu Taburan Keutamaan Bilik Khas 1 NQH BC 4SC1 3 1 2 KH 2A 5 2111 0 3 2B 5 2111 0 4 2C 5 2111 0 5 BM 2A 4 0 6 RSL SC 5C 8 22211 0 YA 7 KMI+MMA+TSM AGM 4A+4B+4C 6 222 0 Keterangan: Bil. 1 - hingga Bil. 5 Guru NQH mengajar subjek BC kepada kelas 4SC1 sebanyak 3 waktu satu kitaran jadual, di mana taburannya akan diagihkan oleh SPJS. Keutamaan Penyusunan Otomatik ialah 1 (paling tinggi). Ini bermakna entri ini akan disusun terlebih dahulu semasa penyusunan jadual secara otomatik. Guru NQH (Bil. 2,3,4) juga mengajar subjek KH kepada kelas-kelas 2A, 2B dan 2C berasingan, serta mengajar subjek BM kepada kelas 2A (Bil. 5). Bil. 6 - Guru RSL mengajar subjek SC kepada kelas 5C sebanyak 8 waktu iaitu 3 waktu 'double' dan 2 waktu 'single'. Bilik khas digunakan. Bil. 7 - Tiga orang Guru KMI, MMA & TSM mengajar serentak subjek AGM kepada kelas-kelas 4A, 4B & 4C sebanyak 3 waktu 'double'. Guru dan kelas digabungkan membolehkan SPJS sentiasa menyusunnya sebagai satu entiti. 17

BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN SPJS 3.2 Data Agihan Waktu (sambungan) Kelas Nama kelas-(kelas) dalam Kombinasi GSK. Jika kelas yang anda taip di sini belum lagi ditakrif dalam Data Kelas (Bab 3.4), nama kelas itu akan dimasukkan dalam fail Data Kelas. Untuk lebih dari satu kelas, gunakan tanda (+) untuk menggabung-kannya. Maksimum 9 kelas. Lihat contoh Bil. 7 dalam Contoh Agihan Waktu. PERHATIAN: Data berikutnya iaitu Bil Waktu adalah tersembunyi di sebelah kanan ruang Kelas. Untuk melihatnya, tekan kunci anak panah kanan -> semasa cursor berada di ruang Kelas. Bil Waktu Taburan Keutamaan Bilik Khas Bilangan waktu dalam satu kitaran jadual. (Gandakan jika anda menyediakan jadual anjal 2 minggu) Taburan waktu bagi subjek berkenaan. Contoh: taburan 22211 akan disusun sebagai 3 kali double period dan 2 kali single period. Jika ruangan ini dikosongkan, SPJS akan menyebarkan taburannya secara otomatik mengikut bilangan hari dalam satu kitaran jadual. Nombor yang menakrifkan Keutamaan Khas dalam giliran penyusunan semasa Proses Penyusunan Jadual secara otomatik. Sifar bermakna tiada keutamaan, 1 hingga 99 menakrifkan keutamaan secara menurun (1 keutamaan paling tinggi, 99 paling rendah). Taipkan YA atau YES jika kombinasi GSK ini melibatkan penggunaan bilik-bilik khas. Biarkan kosong jika bilik khas tidak digunakan. Biasanya anda menakrifkan data ini bagi subjek yang menggunakan bilik-bilik khas seperti makmal sains, bengkel, bilik muzik, dsb. SPJS akan menyediakan jadual bilik-bilik tersebut dan memastikan tiada pertembungan berlaku. 18

SPJS BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN Jika anda menaipkan YA atau YES dalam ruangan ini, satu tingkap Input Data Bilik Khas akan dipamerkan. Taipkan singkatan bilik khas bagi setiap waktu mengikut taburan yang dipamerkan. Biarkan kosong jika waktu tertentu itu tidak menggunakan bilik khas. Contoh: Taburan Bilik Khas 2 MS1 2 MS1 2 MS2 1 1 MS1 Proses Penyemakan Data Agihan Waktu Apabila anda tekan F10 untuk keluar dari kemasukan Data Agihan Waktu, SPJS akan memulakan Proses Penyemakan Data bagi menyemak data-data yang telah anda masukkan. SPJS akan melaporkan kesalahan jika ada, dan anda perlu membetulkan mana-mana data yang dilaporkan salah samada kembali kepada Data Agihan Waktu atau pada Data-data Subjek, Guru, Kelas, dsb, bergantung kepada data mana yang menyebabkan kesalahan berlaku. 3.3 DATA GURU Elemen Data Nama Guru Singkatan Label Keterangan Nama penuh guru yang terlibat dalam jadual yang hendak disediakan. Maksimum 200 orang guru. Singkatan 3-huruf yang UNIK bagi mewakili nama penuh guru. Singkatan ini akan digunakan dalam Data Agihan Waktu dan dalam semua hasil jadual. Huruf-huruf pengenalan yang digunakan untuk memperuntukkan sesuatu data aktiviti dalam jadual (lihat juga Bab 3.7 Data Aktiviti) 19

BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN SPJS Contoh: Nama Guru Singkatan Label MARDEANA BT. BAKAR MDN AX LAM SUK MEI LSM A Keterangan mengenai Label: 1. Jadual guru MDN dan LSM akan dimuatkan data aktiviti (yang diberi label 'A') pada hari/waktu yang ditakrif dalam Data Aktiviti. 2. Jadual guru MDN juga akan dimuatkan data aktiviti (yang diberi label 'X') pada hari dan waktu yang ditakrif dalam Data Aktiviti. 3.4 DATA KELAS Elemen Data Kelas Nama Penuh Kelas Guru Kelas Nombor Jadual Label Keterangan Singkatan kelas (maksimum 6 huruf) yang terlibat dalam jadual yang hendak disediakan. Maksimum 100 kelas (bergantung kepada kategori perisian). Nama penuh kelas yang berkenaan (optional). Singkatan guru yang menjadi guru kelas ini (optional). Nama guru kelas akan muncul pada Jadual Kelas. Nombor yang digunakan untuk mengumpulkan kelas-kelas tertentu dalam satu sub-jadual induk. Kelas-kelas yang mempunyai nombor jadual yang sama akan dikumpulkan dalam Jadual Induk yang sama. Kelas-kelas yang diberi takrif set rangka hari/waktu yang sama juga hendaklah dikumpulkan dalam jadual induk yang sama. Maksimum 9 sub-jadual induk. (Lihat juga keterangan elemen data Tempoh dalam bahagian Data Hari & Waktu (Bhgn 3.1). Huruf-huruf pengenalan yang digunakan untuk memperuntukkan sesuatu data aktiviti dalam jadual (lihat juga Bab 3.7 Data Aktiviti) 20

SPJS BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN Contoh: Kelas Nama Penuh Guru Nombor Jadual Label 3A 3 Amanah AMS 1 M 3B 3 Berani JKD 1 3C 3 Cemerlang 1 4SC1 4 Sains 1 NKF 2 M 4SAS 4 Sastera 2 Keterangan: 1. Jadual bagi kelas-kelas 3A 3B 3C akan dipamerkan dalam satu Jadual Induk, manakala jadual bagi 4SC1 4SAS akan dipamerkan dalam satu Jadual Induk yang lain. 2. Jadual bagi kelas 3A dan 4SC1 akan dimuatkan data aktiviti (yang diberi label 'M') pada hari dan waktu yang ditakrif dalam Data Aktiviti. 3.5 DATA SUBJEK Elemen Data Keterangan Nama Subjek Nama penuh subjek yang terlibat dalam jadual yang hendak disediakan. Maksimum 99 subjek. Singkatan Singkatan UNIK subjek (maksimum 3-huruf). Contoh: Nama Subjek Singkatan Sains SC Bahasa Malaysia BM 3.6 DATA PERSEKOLAHAN Dua jenis data persekolahan perlu dimasukkan, iaitu (a) Nama Sesi Nama sesi digunakan untuk mengenal dan membezakan set data jadual yang sedang anda susun daripada set jadual yang lain. Taipkan misalnya: Sesi Pagi 2008 (b) Tarikh Mula Persekolahan Tarikh mula persekolahan digunakan untuk pengiraan tarikh dan minggu dalam jadual gantian. Taipkan tarikh hari pertama bagi minggu pertama persekolahan (bukan tarikh sebenar bermula persekolahan). Misalnya, jika kitaran jadual anda bermula pada hari Isnin dan tarikh sebenar bermula persekolahan ialah Khamis 3/1/2008, maka anda hendaklah menaipkan 31/12/2007 (iaitu Isnin) sebagai Tarikh mula persekolahan. 21

BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN SPJS (B) DATA OPTIONAL 3.7 DATA AKTIVITI Data aktiviti menakrifkan maklumat (misalnya perhimpunan, gerko) yang perlu dimasukkan ke dalam semua atau sebahagian jadual guru, jadual kelas, jadual bilik atau jadual induk. Data ini juga boleh digunakan untuk mengosongkan slot-slot tertentu dalam mana-mana jadual yang dikehendaki. Berdasarkan takrifan data ini SPJS akan memasukkan secara otomatik maklumat itu ke dalam jadual berkaitan. Elemen Data Nama Aktiviti Hari Waktu Mula Waktu Akhir Guru Kelas Bilik Keterangan Nama aktiviti yang hendak ditakrif Nombor yang mewakili hari aktiviti Nombor yang mewakili waktu bermula aktiviti Nombor yang mewakili waktu berakhir aktiviti Singkatan guru yang jadualnya hendak dimasukkan aktiviti ini (taipkan *** untuk semua guru) Singkatan kelas yang jadualnya hendak dimasukkan aktiviti ini (taipkan *** untuk semua kelas) Singkatan bilik yang jadualnya hendak dimasukkan aktiviti ini (taipkan *** untuk semua bilik) Label Huruf pengenalan yang merujuk kepada guru, kelas atau/dan bilik khas tertentu yang telah diberi label yang sama. Gunakan satu huruf, misalnya A, X, *, dan sebagainya. Contoh: Waktu Waktu Nama Aktiviti Hari Mula Akhir Guru Kelas Bilik Label Perhimpunan 3 1 1 *** *** *** Self-Study 4 5 6 6SC1 Tiada 5 9 9 A Mesyuarat 1 1 3 X Keterangan: 1. Waktu pertama pada hari ke-3 akan ditanda dengan Perhimpunan dalam semua jadual. 22

SPJS BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN 2. Waktu ke-5 dan ke-6 pada hari ke-4 akan ditanda dengan Self- Study dalam jadual kelas 6SC1 sahaja. 3. Waktu ke-9 pada hari ke-5 akan ditanda dengan Tiada dalam semua jadual guru, kelas atau bilik yang telah diberi label A (dalam Data Guru, Data Kelas dan Data Bilik Khas). 4. Waktu pertama hingga waktu ke-3 pada hari pertama akan ditanda dengan Mesyuarat dalam semua jadual guru, kelas atau bilik yang telah diberi label X (dalam Data Guru, Data Kelas dan Data Bilik Khas). 3.8 DATA BILIK KHAS Data ini perlu ditakrifkan jika ia digunakan semasa menakrifkan Data Agihan Waktu Elemen Data Nama Bilik Khas Singkatan Label Contoh: Keterangan: Keterangan Nama Bilik Khas. Maksimum 100 bilik. Singkatan 3-huruf yang UNIK bagi mewakili nama bilik khas. Huruf-huruf pengenalan yang digunakan untuk memperuntukkan sesuatu data aktiviti dalam jadual (lihat Bab 3.7 Data Aktiviti) Nama Bilik Khas Singkatan Label Makmal Fizik I MF1 A Bilik Seni Lukis BSL A Jika terdapat aktiviti dalam Data Aktiviti (Bab 3.7) yang dilabelkan dengan A, ianya akan dimasukkan ke dalam jadual bilik MF1 dan BSL. Setiap bilik khas yang anda takrif di sini akan menyebabkan SPJS menyediakan jadual berasingan bagi setiap bilik berkenaan. 23

BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN SPJS 3.9 DATA KEKANGAN Data ini digunakan untuk menghadkan peruntukan waktu-waktu atau/dan hari-hari tertentu kepada guru, kelas, bilik atau/dan subjek tertentu. Kekangan boleh ditakrifkan kepada mana-mana Guru, Kelas, Subjek atau Bilik, atau mana-mana kombinasi daripadanya. Elemen Data Jenis kekangan Guru Kelas Subjek Bilik Hari Boleh Waktu Boleh Keterangan Samada kekangan ketat (K) atau kekangan longgar (L). Kekangan ketat akan sentiasa dipatuhi oleh SPJS manakala kekangan longgar (L) boleh diketepikan jika perlu. Taipkan huruf K atau L. Singkatan guru yang diberikan kekangan Nama kelas yang diberikan kekangan Singkatan subjek yang diberikan kekangan Singkatan bilik yang diberikan kekangan Siri nombor (dipisahkan dengan space) yang mewakili hari-(hari) yang BOLEH diperuntukkan dalam penyusunan jadual di bawah kekangan berkenaan Siri nombor (dipisahkan dengan space) yang mewakili waktu-(waktu) yang BOLEH diperuntukkan Contoh Data Kekangan: K/L Guru Kelas Subjek Bilik Hari Boleh Waktu Boleh L ALI 1 2 3 4 1 2 3 4 7 8 9 10 K 5A MAT 1 2 3 4 5 2 3 4 K PJ 1 2 3 4 5 1 2 3 4 K NKF MMS 1 2 1 2 3 4 K NKF MMS 4 5 3 4 5 6 7 8 Keterangan contoh di atas: (a) Semua agihan waktu guru ALI akan disusun pada waktu 1 hingga 4 dan 7 hingga 10 sahaja bagi hari 1 hingga 4. 24

SPJS BAB 3 MENYEDIAKAN DATA PENJADUALAN (b) Semua subjek MAT bagi kelas 5A akan disusun pada waktu ke-2, ke-3 atau ke-4 sebarang hari (hari 1 hingga 5). (c) Semua subjek PJ bagi semua kelas/guru akan disusun pada manamana 4 waktu yang pertama bagi sebarang hari (hari 1 hingga 5). (d) Semua agihan waktu guru NKF yang menggunakan bilik MMS akan disusun pada hari 1 dan 2 pada waktu 1 hingga 4 sahaja, atau pada hari 4 dan 5 pada waktu 3 hingga 8 sahaja. Tiada penyusunan akan dibuat pada hari 3. PERHATIAN: Walaupun anda boleh menakrifkan sebarang bentuk kekangan, SPJS tidak akan menjamin bahawa Penyusunan Secara Otomatik akan berjaya 100%. Anda hendaklah mengelakkan daripada menakrifkan terlalu banyak kekangan jenis ketat kecuali yang benarbenar perlu sahaja. 25

SPJS Blank Page 26

SPJS BAB 4 MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF BAB 4: MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF 4.1 KETERANGAN SKRIN PENYUSUNAN JADUAL 4.2 ELEMEN-ELEMEN MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF (a) Memilih Guru (b) Memilih Entri (c) Mengisi Entri (d) Mengubah Entri yang telah diisi (e) Membuang Entri dari Jadual (f) Melihat Jadual Lain (g) Melihat Agihan Keseluruhan (Butang Agihan) (h) Menyimpan (Backup) Data Jadual (Butang Backup) Setelah semua data wajib selesai dimasukkan, anda bolehlah memulakan Proses Penyusunan Jadual samada secara interaktif atau otomatik. Bab ini menerangkan proses penyusunan secara interaktif. Bab 5 pula menerangkan penyususan secara otomatik. Untuk menyusun jadual secara interaktif, pilih menu utama SUSUN dan pilih sub- menu Interaktif. Sebelum meneruskan proses, SPJS akan sekali lagi menyemak data sekiranya terdapat perubahan yang berlaku ke atas data jadual selepas penyemakan yang terakhir. Selepas itu, satu soalan muncul seperti berikut untuk meminta anda menamakan guru yang jadualnya hendak disusun: Taipkan Singkatan Guru (ENTER utk senarai): > < Jika anda lupa singkatan guru, tekan <ENTER> sahaja atau klik pada butang kiri mouse untuk melihat senarai lengkap dan memilih dari situ. Setelah seorang guru dipilih, Skrin Penyusunan Jadual akan dipamerkan seperti yang ditunjukkan di mukasurat sebelah. 27

BAB 4 MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF SPJS Item 1 Item 3 Item 2 Item 5 Item 6 Item 7 Item 4 Item 10 Item 8 Item 9 28

SPJS BAB 4 MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF 4.1 KETERANGAN SKRIN PENYUSUNAN JADUAL Berikut diterangkan satu persatu item-item yang terdapat pada Skrin Penyusunan Jadual. (Lihat m/s 28) Item Keterangan 1 Bilangan Waktu yang belum disusun setakat ini. 2 Tarikh/Masa bagi penyusunan terakhir. 3 Butang Pilihan Butang Guru Kelas Bilik Induk Jadual Agihan Backup Help Quit Tujuan memilih guru yang jadualnya hendak disusun memilih kelas dan mempamerkan jadualnya pada Kawasan Jadual Kelas (Item 8) memilih bilik dan mempamerkan jadualnya pada Kawasan Jadual Kelas (Item 8) memilih hari dan mempamerkan Jadual Induk bagi hari berkenaan memilih Jadual Guru/Kelas/Bilik atau Sub-Jadual Induk melihat jumlah waktu dan bilangan waktu yang belum diisi bagi semua guru menyimpan data jadual ke dalam directory lain atau pendrive (sama seperti kemudahan Backup Data dalam menu utama SEDIA DATA. Lihat Bab 10 (c). memaparkan panduan penyusunan jadual menamatkan proses penyusunan dan kembali ke Menu Utama. 29

BAB 4 MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF SPJS 4 Kawasan Agihan Guru : menunjukkan agihan subjek, bilik khas, kelas serta bilangan waktu yang diperuntukkan kepada guru yang sedang dipilih untuk disusun. Setiap segiempat menunjukkan satu entri. Contoh satu entri: No. Agihan Subjek Bilik Bilangan Waktu 4. KH BBK 2x 6A TLS Kelas Guru lain Entri merupakan unit terkecil yang diproses oleh SPJS. Satu entri mungkin mengandungi satu waktu, dua waktu, atau sebagainya bergantung kepada Data Taburan yang anda takrif dalam Data Agihan Waktu (Bab 3.2) Entri yang berwarna biru muda adalah entri yang telah diisi. (Jika agihannya melebihi satu skrin, entri yang selebihnya boleh dilihat dengan menekan icon anak panah yang terletak di sebelah kanan kawasan tersebut). 5 Petunjuk Entri Terpilih : petunjuk berbentuk (*) yang berkelip-kelip, menunjukkan entri di sebelah kirinya adalah entri yang sedang dipilih dan boleh diisi atau dibuang menggunakan Butang Fill atau Butang Dele. Jika entri terpilih itu telah diisi, satu petunjuk yang sama juga akan kelihatan pada Kawasan Jadual Guru di kedudukan hari-waktu yang sepadan. Lihat Bab 4.2 (b) untuk cara memilih suatu entri. 6 Butang Fil / Del : butang untuk mengisi Entri Terpilih ke dalam jadual guru atau membuang entri dari jadual. 7 Kawasan Jadual Guru : menunjukkan jadual guru yang sedang disusun. Ia juga menunjukkan analisis kesediaan (availability) slot jadual guru terhadap Entri Terpilih. Warna digunakan untuk menunjukkan kesediaan, manakala huruf 'k g b' digunakan unt k menunjukkan jenis pertembungan (clash) yang akan berlaku jika slot itu diisi dengan Entri Terpilih. 30

SPJS BAB 4 MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF Warna Slot Hijau Biru Muda Maksud Kesediaan 'Free slot'. Tiada clash jika Entri Terpilih diisi di sini. Slot telah diisi dengan entri. Perang Slot telah diisi dengan aktiviti (Bab 3.7) Hitam Slot belum diisi, tetapi Entri Terpilih tidak boleh diisi di sini kerana ia akan mengakibatkan pertembungan (clash). Jenis pertembungan ditunjukkan dengan huruf kgb. Slot hitam juga berlaku pada slot-slot yang tidak bersambung (continuity) jika Entri Terpilih mengandungi lebih dari 1 waktu. Huruf Maksud k pertembungan kelas g pertembungan guru b pertembungan bilik khas w waktu tiada bersambung Merah Slot belum diisi, tetapi telah ditakrifkan kekangan ketatdi sini. Slot ini tidak boleh diisi selagi kekangan tidak dibatalkan melalui proses Penyediaan Data (Bab 3.9) Huruf digunakan seperti berikut: Huruf k g b s Maksud kekangan kelas kekangan guru kekangan bilik khas kekangan subjek Ungu Slot belum diisi, tetapi telah ditakrifkan kekangan berjenis longgar di sini (Bab 3.9) Walau bagaimanapun, slot ini masih boleh diisi jika kekangan diketepikan (lihat 4.2 (c). Huruf yang digunakan adalah seperti maksud bagi kekangan ketat di stas. 31

BAB 4 MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF SPJS 8 Kawasan Jadual Kelas* : menunjukkan jadual kelas yang terlibat di dalam Entri Terpilih. Dengan ini anda boleh melihat pengisian jadual kelas serentak dengan pengisian jadual guru. Jika anda klik pada satu slot dalam Jadual Kelas, maka Kawasan Agihan Guru (Item 4) dan Kawasan Jadual Guru (Item 7) akan ditukar kepada guru yang terlibat dalam slot jadual yang diklik tadi. (Nota * Jika anda memilih Butang Bilik, jadual bilik akan dipamerkan di sini juga). 9 Kawasan Maklumat Kelas : menunjukkan jumlah waktu satu kitaran jadual (Σ), bilangan yang telah diisi ( ), dan bilangan yang belum diisi ( ) bagi kelas yang sedang dipamerkan di Kawasan Jadual Kelas. 10 Butang Log: tekan butang ini (atau tekan huruf L) untuk melihat 50 rekod aktiviti penyususan yang lepas. 4.2 ELEMEN-ELEMEN MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF (a) Memilih Guru Anda memulakan penyusunan secara interaktif dengan memilih seorang guru untuk disusun (Butang Pilihan - Guru). Keputusan guru mana dan entri mana yang patut disusun dahulu adalah dibuat oleh anda sendiri. Biasanya guru yang mempunyai entri yang melibatkan Bilik-bilik Khas, Kekangan, gabungan kelas atau gabungan guru hendaklah disusun dahulu. Entri yang mempunyai banyak waktu (double/triple period) juga patut disusun dahulu. Setelah anda memilih seorang guru, Petunjuk Entri Terpilih (* akan berada di entri yang pertama. Jadual-jadual guru dan kelas yang berkaitan akan dipamerkan di kawasan masing-masing. (b) Memilih Entri Setelah memilih seorang guru, seterusnya anda akan memilih satu entri dari guru tersebut untuk disusun. Entri boleh dipilih dengan menekan mouse pada kawasan segiempat tepatentri yang berkenaan. Petunjuk entri akan berkelip-kelip di kedudukan entri tersebut menjadikannya Entri Terpilih. Entri boleh juga dipilih dengan kunci keyboard (kunci F3) jika mouse tidak aktif. (c) Mengisi Entri Mengisi entri bermaksud memasukkan Entri Terpilih ke dalam satu slot hari-waktu yang sesuai dari Kawasan Jadual Guru Slot yang sesuai 32

SPJS BAB 4 MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF ialah slot yang berwarna hijau (free) atau ungu (kekangan longgar). Prosidurnya adalah seperti berikut: (i) Tekan mouse pada Butang Fil (keyboard: tekan kunci f). Perkataan 'Fil' dan Entri Terpilih akan mula berkelip-kelip. (ii) Kemudian bawa kursor mouse ke Kawasan Jadual Guru dan tekan mouse pada satu slot yang sesuai (hijau atau ungu). Pengisian jadual-jadual yang lain (Kelas/Induk/Bilik) akan dilakukan sendiri oleh SPJS. Jika Entri Terpilih itu mengandungi guru-(guru) lain atau kelas-kelas) lain, SPJS juga akan mengisi jadual mereka. Dalam prosidur (ii) di atas, jika anda memilih slot ungu (kekangan longgar), satu soalan akan muncul meminta kepastian anda samada ingin membatal-kan kekangan longgar supaya entri boleh diisi. Tekan Y untuk membatalkan kekangan. Jika anda memilih slot selain dari yang berwarna hijau atau ungu, satu mesej akan dipamerkan menunjukkan keterangan pertembungan yang berlaku. Tekan Esc untuk menghilangkan mesej pertembungan. Proses mengisi entri akan dibatalkan. Jika anda menekan mouse di luar Kawasan Jadual Guru selepas menekan Butang Fil, proses mengisi entri akan dibatalkan. Jika mouse tidak aktif, tekan huruf keyboard 'f' untuk prosidur (i). Kemudian satu soalan akan muncul meminta anda menaipkan hari-waktu bagi slot yang hendak diisi. Taipkan misalnya 0205 bagi slot hari ke-2, waktu ke-5. (d) Mengubah Entri yang telah diisi Mana-mana entri dalam Kawasan Jadual Guru boleh diubah ke satu slot lain yang sesuai. Anda cuma perlu tekan entri yang hendak diubah dalam Kawasan Jadual Guru, kemudian tekan Butang Fil. Selepas itu tekan slot yang baru. Tindakbalas SPJS adalah seperti dalam elemen (c) Mengisi Entri. (e) Membuang Entri dari Jadual Untuk membuang entri dari Jadual Guru, anda cuma perlu memilih entri tersebut dalam Kawasan Jadual Guru, kemudian tekan Butang Del. 33

BAB 4 MENYUSUN JADUAL SECARA INTERAKTIF SPJS Selepas itu tekan butang 'Yes' (keyboard y). Proses pengemaskinian semua jadual yang berkaitan akan dilakukan sendiri oleh SPJS. (f) Melihat Jadual Lain Semasa anda menyusun jadual, anda mungkin perlu melihat jadualjadual lain yang tidak dipamerkan oleh SPJS pada ketika itu. Ini boleh dilakukan dengan menekan butang yang berkenaan pada Butang Pilihan (Kelas, Bilik, Induk dan Jadual) dan menjawab soalan yang dikemukakan oleh SPJS. Butang Kelas dan Bilik akan mempamerkan jadual di Kawasan Jadual Kelas. Adakalanya maklumat entri yang dipamerkan tidak lengkap disebab-kan ruang skrin yang terhad. Bagaimanapun anda boleh menggunakan Butang Induk dan Butang Jadual untuk melihat jadual dengan entri yang lengkap. (g) Melihat Agihan Keseluruhan (Butang Agihan) Butang Agihan digunakan untuk melihat status penyusunan bagi semua guru. Dua nombor selepas setiap nama guru adalah menunjukkan masing- masing jumlah waktu dan bilangan waktu yang belum disusun bagi guru berkenaan. Jika semua waktu telah disusun, nama guru berkenaan akan dipamerkan dalam warna putih. (h) Melihat Agihan Waktu Sesuatu Kelas Tekan keyboard n (atau menekan butang Ana) akan memaparkan maklumat tentang Analisis Agihan Waktu bagi kelas yang sedang disusun. Ini berguna misalnya jika anda ingin mengetahui guru lain yang mengajar kelas tersebut. (i) Melihat Rekod Penyusunan Jadual Tekan keyboard l akan memaparkan semua rekod penyusunan jadual (Fil atau Del) yang telah anda lakukan. Ini berguna untuk mengesan kembali guru-guru atau kelas-kelas yang terlibat dalam beberapa penyusunan jadual sebelumnya. (j) Menyimpan (Backup) Data Jadual (Butang Backup) Butang Backup digunakan untuk menyimpan data jadual ke dalam pendrive atau directory yang lain. Data yang disimpan adalah data yang kemaskini sehingga penyusunan pada waktu elemen Backup ini diaktifkan. Lihat Bab 10 (c) untuk keterangan lanjut. 34

SPJS BAB 5 MENYUSUN JADUAL SECARA OTOMATIK BAB 5: MENYUSUN JADUAL SECARA OTOMATIK 5.1 KEUTAMAAN PENYUSUNAN OTOMATIK 5.2 HAD PENYUSUNAN OTOMATIK Perhatian: Adalah lebih baik anda menyusun jadual anda secara interaktif (Bab 4) dari awal lagi dan mengelakkan dari menggunakan penyusunan otomatik. Dengan penyusunan interaktif, anda dapat mengawal sepenuhnya bagaimana jadual setiap guru disusun. Untuk memulakan proses penyusunan secara otomatik, pilih menu utama SUSUN dan pilih sub-menu Otomatik. SPJS akan menyemak samada terdapat entri yang telah disusun dan akan memberi pilihan kepada anda untuk mengekalkannya atau untuk menyusun semula. Semasa SPJS menyusun jadual secara otomatik, anda bolehlah meninggalkan komputer, dan apabila proses menyusun tamat, satu siri bunyi akan dikeluarkan oleh SPJS untk memaklumkan anda. 5.1 KEUTAMAAN PENYUSUNAN OTOMATIK Keutamaan ini merujuk kepada giliran pengisian entri yang diikuti oleh SPJS dalam proses penyusunan otomatik. Giliran ini adalah ditentukan oleh SPJS berdasarkan sifat entri berikut (mengikut keutamaan menurun): (a) Entri mempunyai Keutamaan Khas yang ditakrif dalam Data Agihan Waktu (Bab 3.2). Mempunyai keutamaan paling tinggi. (b) Entri mengandungi Kekangan Ketat (c) Entri mengandungi Bilik Khas (d) Bilangan kelas dalam entri (e) Bilangan waktu dalam entri (f) Entri mengandungi Kekangan Longgar (g) Turutan entri dalam Data Agihan Waktu (Bab 3.2) 35

BAB 5 MENYUSUN JADUAL SECARA OTOMATIK SPJS 5.2 HAD PENYUSUNAN OTOMATIK Walaupun SPJS berupaya menyusun dengan pantas berbanding dengan manusia, namun mekanisma penyusunannya tidak banyak menggunakan penaakulan yang kompleks seperti yang boleh kita amalkan. Oleh itu, adakalanya SPJS tidak dapat menyusun kesemua entri yang anda takrifkan. Jika ini berlaku, anda hendaklah menyempurnakannya dengan penyusunan secara interaktif (Bab 4) 36

SPJS BAB 6 MELIHAT DAN MENCETAK JADUAL BAB 6: MELIHAT DAN MENCETAK JADUAL Semua jenis jadual boleh dipamerkan pada skrin atau dicetak menggunakan mana-mana printer yang dipasang dalam Windows. Pilih Menu Utama JADUAL dan anda akan diberikan satu baris butang yang mengandungi pilihan berikut: (a) Butang Induk, Guru, Kelas, Bilik Untuk mempamerkan jadual pada skrin, tekan salah satu butang yang berkenaan (Induk, Guru, Kelas, Bilik) dan jawab soalan yang dikemukakan. (b) Butang PgDn dan PgUp Butang ini digunakan untuk mempamerkan jadual berikut (PgDn) atau yang sebelumnya (PgUp) bagi jadual yang sedang dipamerkan pada skrin. Susunan adalah mengikut singkatan atau mengikut hari. (c) Butang dan Butang ini mempamerkan Sub-Jadual Induk yang berikut ( ) atau yang sebelumnya ( ) bagi Jadual Induk yang mempunyai lebih dari satu sub- jadual (Bab 3.4). Butang ini hanya berfungsi jika jadual induk sedang dipamerkan di atas skrin. (d) Butang Print Butang ini mencetak sebarang jadual yang dipamerkan pada skrin. Jika tiada jadual dipamerkan, maka butang ini tidak berfungsi. (e) Menu Quit Butang ini mengembalikan anda ke Menu Utama 6.1 MENCETAK JADUAL DARI WINDOWS Perisian SPJSview digunakan untuk mencetak jadual dalam persekitaran Windows. Klik Start Programs myedusoft SPJSv** SpjsView untuk memulakan perisian ini. Selepas SPJSview selesai mengimport data dari SPJS DOS, klik Close. ** mengikut versi SPJS anda 37

BAB 6 MELIHAT DAN MENCETAK JADUAL SPJS 1. Untuk melihat mana-mana jadual, klik menu Jadual dan pilih jenis jadual yang hendak dilihat, misalnya Kelas. 2. Bila window Pilih Kelas muncul pilih kelas yang hendak dipamaerkan. 3. Selepas jadual dipamerkan, ia boleh dicetak dengan menekan butang Print. 4. Bila window print muncul, pilih nama pencetak yang hendak digunakan, bilangan salinan (Copies) yang hendak dicetak, dan samada mencetak jadual yang dipamerkan (Print range Selection) atau mencetak semua kelas (Print range All). Bila terdapat lebih dari satu jadual dipamerkan, anda boleh mengatur jadualjadual itu dengan menu Window Tile Vertically atau menekan butang Hasilnya akan kelihatan seperti berikut: 6.2 MENCETAK LOGO DALAM JADUAL Jika logo sekolah anda telah dimasukkan ke dalam perisian SPJS, ianya akan dicetak pada semua jenis jadual. Untuk mengubah saiz logo yang dicetak, klik pada menu Jadual dan kemudian klik Logo. 38

SPJS BAB 7 MENJANA MAKLUMAT DARI JADUAL BAB 7: MENJANA MAKLUMAT DARI JADUAL Dengan memilih menu utama MAKLUMAT dan sub-menu yang berkenaan anda boleh meminta SPJS menghasilkan maklumat-maklumat berikut: (a) Di Mana? Sub-menu ini digunakan untuk mengetahui di mana seseorang guru atau sesebuah kelas berada pada suatu hari dan waktu tertentu. SPJS akan melaporkan salah satu dari 3 status 'Di Mana' iaitu FREE, KELAS (guru/kelas berkenaan mengajar/belajar) atau AKTIVITI (guru/kelas terlibat dengan aktiviti). (b) Siapa Free? Sub-menu ini digunakan untuk mengetahui guru-(guru) yang free pada suatu hari dan waktu tertentu atau beberapa hari-waktu tertentu. SPJS akan mencari dan melaporkan nama-nama guru yang free, jika ada. (c) Bila Free? Sub-menu ini digunakan untuk mengetahui bilakah seorang atau beberapa orang guru itu free. Ini dapat membantu terutamanya dalam mencari suatu hari/waktu yang free bagi sekumpulan guru untuk misalnya mengadakan mesyuarat. (d) Analisis Agihan Sub-menu ini mempamerkan maklumat analisis agihan waktu seseorang guru atau sesebuah kelas. (e) Ringkasan Agihan Guru Sub-menu ini mempamerkan maklumat agihan waktu bagi semua guru atau kelas dalam satu jadual ringkasan. Jadual ini membolehkan anda menyemak samada semua agihan telah dilakukan atau belum. (f) Penggunaan Bilik Sub-menu ini mempamerkan maklumat mengenai penggunaan semua bilik bagi semua hari. Selepas maklumat yang anda minta dipamerkan pada skrin, anda boleh menekan F7 untuk mencetaknya pada kertas. 39