Σύγχρονες τάσεις στα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης

ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΔΥΤΙΚΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ Σύγχρονες τάσεις στα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης Φοιτητές :Μαρασιώνης Ευάγγελος Τζωρτζίνης Νικόλαος, Αρδάμης Δημήτριος Επιβλέπων καθηγητής: Παπαδόπουλος Δημήτριος Πάτρα, 2015

Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 2

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 4 1.1: ΕΝΝΟΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 1.2: ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 6 1.3: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΜΕΡΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 10 1.3.1: ΔΙΟΙΚΗΣΗ... 11 1.3.2: ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ... 12 1.3.3: ΣΥΣΤΗΜΑ... 15 1.4: ΣΚΟΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 17 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 19 2.1: ΕΙΔΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 23 2.1.1: ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΙΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 23 2.1.2: ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 24 2.2: ΒΑΣΙΚΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 25 2.2.1: ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ... 27 2.2.2: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ... 28 2.2.3: ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ... 30 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΧΡΗΣΤΕΣ... 32 3.1: ΔΙΑΧΩΡΙΣΜΟΣ ΧΡΗΣΤΩΝ ΜΕ ΒΑΣΗ ΤΗ ΚΑΤΕΥΘΥΝΣΗ ΤΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΣ... 35 3.2: Η ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ ΤΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ... 36 3.2.1: ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ ΣΤΗΝ ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΣΤΗ ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 38 3.3: ΑΝΘΡΩΠΙΝΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ ΚΑΙ Η ΣΠΟΥΔΑΙΟΤΗΤΑ ΤΟΥ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΠΟΥ ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙ ΠΣ... 40 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΑΝΑΛΥΣΗ ΤΩΝ ΤΑΣΕΩΝ ΣΤΑ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 42 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ 78 Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 3

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Οι ιστορικοί του μέλλοντος, όταν θα αναφέρονται στην σημερινή εποχή, πιστεύουμε ότι θα τη χαρακτήριζαν ως την εποχή της ΓΝΩΣΗΣ πληροφορίας και αυτό διότι κατά την περίοδο που διανύουμε έχει αυξηθεί σημαντικά όχι μόνο η ποσότητα και η πολυπλοκότητα των επεξεργασμένων πληροφοριών από μεμονωμένα άτομα και από επιχειρήσεις και οργανισμούς, αλλά και η ταχύτητα επεξεργασίας τους. Ο τρόπος με τον οποίο αποκτούμε και χρησιμοποιούμε τις πληροφορίες έχει επηρεάσει σε μικρότερο ή μεγαλύτερο βαθμό ολόκληρη τη ζωή μας. Για παράδειγμα, ο ηλεκτρονικός υπολογιστής του αυτοκινήτου μας ελέγχει τα διάφορα συστήματά του και δίνει τις κατάλληλες ενδείξεις στα αντίστοιχα όργανα, αναφορικά με τη στάθμη του νερού του ψυγείου ή του λαδιού του κινητήρα, τη μέση κατανάλωση βενζίνης, τη μέση ταχύτητα, κ.α. Στις σύγχρονες βιβλιοθήκες ολόκληρη η αρχειοθήκη με τις καρτέλες των βιβλίων και των περιοδικών έχει αντικατασταθεί από μια σειρά Η/Υ. Στα πολυκαταστήματα και στις υπεραγορές δεν χρειάζεται να περιμένουμε πλέον μεγάλο χρονικό διάστημα στο ταμείο μέχρι να πληκτρολογήσει ο/η ταμίας στην ταμειακή μηχανή τις τιμές των αγαθών, επειδή ένας ανιχνευτής (scanner) συνδεδεμένος με το αντίστοιχο πληροφοριακό σύστημα (ΠΣ) της επιχείρησης «διαβάζει» πάρα πολύ γρήγορα τους γραμμωτούς κώδικες (bar codes) των προϊόντων. Κατά τις τελευταίες δεκαετίες έχει εμφανισθεί μια τέτοια έξαρση στην παραγωγή και χρήση των πληροφοριών, ώστε είναι γενικά αποδεκτό πως η κοινωνία μας έχει εισέλθει πλέον σε μια εποχή, στην οποία όλο και περισσότεροι άνθρωποι απασχολούνται στον τομέα της πληροφορίας. Η άποψη αυτή διατυπώθηκε μεταξύ των άλλων και από τον Hirschheim (1985), τα αποτελέσματα της έρευνας του οποίου, κατά την περίοδο 1880-1980 στις ΗΠΑ αναφέρουν αρχικά τη μετάβαση από την αγροτική εποχή στην βιομηχανική και στη συνέχεια τη ραγδαία εξέλιξη από την βιομηχανική εποχή στην εποχή της πληροφορίας. Παραπλήσιες τάσεις έχουν δημιουργηθεί και σε άλλες ανεπτυγμένες χώρες. Με άλλα λόγια η πλειοψηφία των εργαζομένων σήμερα τις επιχειρήσεις ανήκει στην κατηγορία των εργαζομένων απασχολούμενων σε γραφεία (knowledge workers). Είναι οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν το χρόνο τους για τη δημιουργία, διανομή και χρήση της πληροφορίας, δηλαδή είναι εκείνοι που συμμετέχουν στη μετατροπή της κοινωνίας, η οποία αρχικά εμφανίσθηκε ως αγροτική, εξελίχθηκε στη συνέχεια σε βιομηχανική και τώρα εμφανίζεται ως πληροφοριακή. Λόγω των παραπάνω αλλαγών κάθε οικονομική μονάδα παραγωγής προϊόντων ή παροχής υπηρεσιών, είτε είναι μικρή είτε είναι μεγάλη, χρειάζεται να σχεδιάσει την κατάλληλη στρατηγική για τη μετάβασή της από την βιομηχανική εποχή στην εποχή της Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 4

πληροφορίας. Πολλοί πιστεύουν ότι περισσότερο πετυχημένες επιχειρήσεις σήμερα είναι εκείνες οι οποίες αποκτούν και χρησιμοποιούν την πληροφορία πιο αποτελεσματικά από τις υπόλοιπες στον αντίστοιχο κλάδο. Βασίζουν δε την άποψη αυτή στο ότι στην σημερινή εποχή οι οικονομικές δραστηριότητες οικοδομούνται κυρίως από την παραγωγή, διαχείριση και χρήση της πληροφορίας. 1.1: ΕΝΝΟΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Είναι σύνηθες το φαινόμενο, αρκετοί να αντιλαμβάνονται ως πληροφοριακό σύστημα (ΠΣ) ένα σύστημα Η/Υ που συνδέεται με βάσεις δεδομένων, στις οποίες υπάρχουν αποθηκευμένες οι πληροφορίες. Η θεώρηση όμως αυτή, όπως θα διαφανεί και στη συνέχεια απέχει αρκετά από την πραγματικότητα ή για την ακρίβεια είναι ελλιπής ως ορισμός των πληροφοριακών συστημάτων. Τα πληροφοριακά συστήματα σαν έννοια δεν είναι απαραίτητο να βασίζονται σε ηλεκτρονικούς υπολογιστές (αν και στην εποχή μας είναι αναγκαία συνθήκη). Μπορεί η ιστορία των πληροφοριακών συστημάτων να συμπίπτει με την ιστορία της επιστήμης των υπολογιστών, ωστόσο πληροφοριακά συστήματα υπήρξαν και πριν από την εμφάνιση των ηλεκτρονικών υπολογιστών. Ακόμα και πριν την έλευση της τεχνολογίας των υπολογιστών, ιδιώτες, επιχειρήσεις και κράτη χρησιμοποίησαν πολύ στοιχειώδη και άτυπα πληροφοριακά συστήματα με σκοπό τη συγκέντρωση και επεξεργασία πληροφοριών. Έτσι κάπως άρχισαν οι επιχειρήσεις να υιοθετούν χειρογραφικά ΠΣ για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και χρήση των πληροφοριών. Με την είσοδο των υπολογιστών στα πληροφοριακά συστήματα (η οποία τοποθετείται περίπου στα μέσα της δεκαετίας του 1950) η επιστήμη της τεχνολογίας πληροφοριών αναπύχθηκε με ραγδαίους ρυθμούς. Άλλωστε δεν θα πρέπει να ξεχνάμε ότι υπό την ευρύτερη έννοια του όρου, ακόμα και ο άνθρωπος ως οντότητα θα μπορούσε να θεωρηθεί ένα μέσο αποθήκευσης, επεξεργασίας και διακίνησης πληροφοριών. Για παράδειγμα, αναφέρουμε ένα άτομο, το οποίο κατά την εκτέλεση των καθημερινών του δραστηριοτήτων συλλέγει δεδομένα από διάφορες πηγές, που αποθηκεύει στο μυαλό του, είτα στο προσωπικό του ημερολόγιο. Όταν το άτομο αυτό μετακινείται, μεταφέρει μαζί του τα δεδομένα πριν τα επεξεργασθεί για δική του χρήση ή τα διανείμει σε άλλα άτομα. Το ίδιο συμβαίνει με ένα πωλητή ο οποίος επισκέπτεται πελάτες του ή δυνητικούς πελάτες. Ο πωλητής συγκεντρώνει δεδομένα σχετικά με τη ζήτηση, τα οποία αποθηκεύει στα δελτία παραγγελιών μέχρι να τα χρειασθεί αργότερα για την ολοκλήρωση της παραγγελίας. Σε περίπτωση που ο πωλητής εισάγει τα δεδομένα σε ένα προσωπικό Η/Υ και στη συνέχεια στην τράπεζα δεδομένων της επιχείρησης, προκειμένου να χρησιμοποιηθούν στο μέλλον είτε από τον Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 5

ίδιο είτε από κάποιο συνάδελφό του, τότε έχουμε σύζευξη δυο ΠΣ για τη δημιουργία ενός μεγαλύτερου. Τέτοιου είδους συζεύξεις ατομικών πληροφοριακών συστημάτων δημιουργούν το ΠΣ της επιχείρησης ή του οργανισμού. Η βασική δομή ενός πληροφοριακού συστήματος, αποτελείται από τέσσερις βασικές λειτουργίες, οι οποίες περιγράφονται ακολούθως: Συλλογή δεδομένων: Τα δεδομένα αφορούν αριθμούς, γεγονότα, συζητήσεις, διαδόσεις κ.α. Αποθήκευση δεδομένων: Τα δεδομένα είναι δυνατό να αποθηκευθούν στο μυαλό του ατόμου, σε καρτελοθήκη, σε αρχείο ή σε τράπεζα δεδομένων Η/Υ. Επεξεργασία δεδομένων: Η επεξεργασία των δεδομένων περιλαμβάνει κυρίως την ανάλυση, κωδικοποίηση, ταξινόμηση και σύνθεσή τους. Παρουσίαση της πληροφορίας: Η παρουσίαση της πληροφορίας στο χρήστη γίνεται στη μορφή που αυτός τη χρειάζεται. 1.2: ΟΡΙΣΜΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Με βάση τη διεθνή βιβλιογραφία διαφαίνεται ότι είναι γενικά αποδεκτό ότι δεν υπάρχει ενιαία σύγκλιση σε σχέση με τον ορισμό που προσδιορίζει ένα πληροφοριακό σύστημα. Για κάποιους ερευνητές ο όρος πληροφοριακά συστήματα χρησιμοποιήθηκε ως συνώνυμος με τον όρο συστήματα επεξεργασίας δεδομένων βασισμένα αυστηρά σε ηλεκτρονικούς υπολογιστές (computer-based data processing systems). Κάτι τέτοιο απόλυτα δεν ισχύει κυρίως για δύο λόγους. Ο πρώτος λόγος σχετίζεται με το γεγονός ότι (όπως αναφέρθηκε και νωρίτερα) ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να είναι χειρογραφημένο ή μηχανογραφημένο και επομένως όχι απαραίτητα βασισμένο στη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών. Ο δεύτερος λόγος αναφέρεται στην υπόθεση ότι ακόμα και αν υπάρχει ένα σύστημα επεξεργασίας δεδομένων βασισμένο σε ηλεκτρονικούς υπολογιστές, αυτό δεν συνεπάγεται ότι είναι σε θέση να παρέχει πληροφόρηση στη διοίκηση της επιχείρησης. Χαρακτηριστικό είναι το παράδειγμα κάποιων συστημάτων πληρωμών, τα οποία ενώ παρέχουν στοιχεία που σχετίζονται με τη πληρωμή των εργαζομένων, τις ασφαλιστικές, φορολογικές και λοιπές κρατήσεις, εν τούτοις δεν είναι σε θέση να παράσχουν πληροφόρηση στη διοίκηση της επιχείρησης που να σχετίζεται με τη λήψη αποφάσεων ή να υποβοηθά τη διοίκηση να ασκήσει το διοικητικό της έργο. Ωστόσο, υπάρχουν ερευνητές οι οποίοι προσεγγίζουν την έννοια των πληροφοριακών συστημάτων πιο γενικά και αφηρημένα δίνοντας στον αναγνώστημελετητή τη δυνατότητα να συμπεράνει τον ορισμό των ΠΣ με βάση τις εμπειρίες που έχει αποκτήσει. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 6

Ακολούθως παρατίθενται κάποιοι από τους ορισμούς που κατά καιρούς έχουν διατυπωθεί από ερευνητές του αντικειμένου. Οι Kroenke και Nolan αναφέρουν ότι, ένα ΠΣ είναι ένα επιχειρησιακό σύστημα που παρέχει ιστορική, παρούσα και προβλεπόμενη πληροφόρηση για την επιχείρηση και το περιβάλλον της. Ο Lucas θεωρεί ότι το ΠΣ είναι ένα σύνολο οργανωμένων διαδικασιών που, όταν εφαρμοστεί, παρέχει πληροφορίες για υποστήριξη της λήψης των αποφάσεων και του ελέγχου του οργανισμού. Ο Hicks δέχεται ότι ένα ΠΣ είναι ένα τυπικό σύστημα βασισμένο σε Η/Υ, το οποίο έχει τη δυνατότητα να ενοποιεί δεδομένα διαφόρων πηγών για την παροχή της απαραίτητης πληροφόρησης στη διαδικασία λήψης των αποφάσεων. Οι Davis και Olson θεωρούν ότι, το ΠΣ είναι ένα ολοκληρωμένο σύστημα ανθρώπου-μηχανής για την παροχή πληροφοριών, που υποστηρίζει τις δραστηριότητες της διαχείρισης, της ανάλυσης και λήψη των αποφάσεων σε έναν οργανισμό. Το σύστημα χρησιμοποιεί μηχανολογικό εξοπλισμό και λογικό, χειρογραφικές διαδικασίες, υποδείγματα για ανάλυση, προγραμματισμό, έλεγχο και λήψη αποφάσεων, καθώς επίσης και μια τράπεζα δεδομένων. Ο Murdick ορίζει το ΠΣ ως το σύστημα που παρακολουθεί και επανακτά δεδομένα από το περιβάλλον, συλλέγει δεδομένα από τις επιχειρησιακές συναλλαγές και λειτουργίες, φιλτράρει, οργανώνει και επιλέγει δεδομένα, τα οποία παρουσιάζει ως πληροφορίες στα διευθυντικά στελέχη και επιπρόσθετα παρέχει τα μέσα στα στελέχη αυτά για δημιουργήσουν την απαραίτητη πληροφόρηση. Οι C και P Laudon θεωρούν ότι ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να οριστεί ως ένα σύνολο αλληλοσχετιζόμενων στοιχείων, τα οποία συλλέγουν ή ανακτούν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν και διανέμουν πληροφορίες που υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων και τον έλεγχο σε έναν οργανισμό. Πέρα από την υποστήριξη στη λήψη αποφάσεων, στο συντονισμό και στον έλεγχο, τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν επίσης να βοηθούν τα στελέχη και το προσωπικό στην ανάλυση προβλημάτων, στην απεικόνιση σύνθετων θεμάτων και στην δημιουργία νέων προϊόντων. Από τα όσα αναφέρουν οι άνωθεν ερευνητές, προκύπτει ότι ένα πληροφοριακό σύστημα συνιστά μια ειδική κατηγορία συστήματος του οποίου τα στοιχεία είναι οι άνθρωποι, οι διαδικασίες και οι μηχανές, που αλληλεπιδρούν και συνεργάζονται για την επεξεργασία δεδομένων και με σκοπό να παρέχουν τη ζητούμενη πληροφορία στο χρήστη του συστήματος. Επομένως, είναι ένα επιχειρησιακό σύστημα, το οποίο αντλεί από το εσωτερικό και το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης δεδομένα έτσι ώστε να τα επεξεργαστεί και εν συνεχεία να παράσχει πληροφορίες στη διοίκηση του οργανισμού, ούτως ώστε να ληφθούν οι βέλτιστες επιχειρηματικές αποφάσεις σε κάθε δεδομένο χρονικό σημείο. Αξίζει να σημειωθεί ότι τόσο οι χρήστες/εργαζόμενοι του πληροφοριακού συστήματος όσο και η διοίκηση του οργανισμού, θα πρέπει να έχουν Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 7

ένα κοινό προσδιορισμό της έννοιας του πληροφοριακού συστήματος, διότι όπως έχει αποδειχτεί εμπειρικά μόνο τότε είναι δυνατό να επιτευχθούν από τη χρήση του τα βέλτιστα εφικτά αποτελέσματα. Οι βασικές λειτουργίες ενός ΠΣ είναι: v Η ανάγνωση και κάλυψη των πληροφοριακών αναγκών των χρηστών. v Η επιλογή συναφών δεδομένων από τη μεγάλη ποικιλία των δεδομένων στο εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. v Η δημιουργία της πληροφορίας από τα επιλεγμένα δεδομένα με τη χρήση των κατάλληλων εργαλείων, και v Η μεταφορά της δημιουργημένης πληροφορίας στους χρήστες. Στο διάγραμμα (1.1) παρουσιάζεται ένα γενικευμένο ΠΣ, το οποίο περιλαμβάνει όλες τις παραπάνω γενικές πληροφορίες. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 8

Επικοινωνία/ Μεταφορά πληροφοριών Διαδικασία Λήψης Αποφάσεων Αποθήκευση Αλλαγών Καθορισμός πληροφοριακ ών αναγκών Επεξεργασία Δεδομένων Συλλογή δεδομένων/ Κωδικοποίηση ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ 1.1 Ένα γενικευμένο Πληροφοριακό Σύστημα Αποθήκευση Δεδομένων Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 9

1.3: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΜΕΡΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Όπως προαναφέρθηκε τα ΠΣ προϋπήρχαν των Η/Υ και βοηθούσαν τα διευθυντικά στελέχη με πληροφόρηση, που επέτρεπε σε αυτά να προγραμματίζουν και να ελέγχουν τις διάφορες δραστηριότητες. Οι Η/Υ με την ικανότητά τους να επεξεργάζονται με ταχύτητα και ακρίβεια μεγάλο όγκο δεδομένων, συνετέλεσαν σημαντικά κατά τα τελευταία χρόνια στη ραγδαία ανάπτυξη των ΠΣ. Ένα ΠΣ γίνεται περισσότερο κατανοητό αν μελετήσουμε χωριστά κάθε ένα από τα συστατικά στοιχεία, από τα οποία αποτελείται, δηλαδή, τη διοίκηση, την πληροφορία και το σύστημα όπως παρουσιάζονται και στο διάγραμμα (1.2). Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκηση Πληροφορία Σύστημα Διάγραμμα 1.2 Συστατικά στοιχεία ενός ΠΣ Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 10

1.3.1: ΔΙΟΙΚΗΣΗ Στην έννοια του όρου «διοίκηση» ενσωματώνεται η διαδικασία ενοποίησης των πόρων και των ενεργειών (resources και tasks αντίστοιχα) με απώτερο σκοπό την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων της επιχείρησης. Η διοίκηση σε έναν οργανισμό ανατίθεται συνήθως σε έμπειρα και καταρτισμένα πρόσωπα (ως επί το πλείστον αποτελείται από τα διευθυντικά στελέχη ενός οργανισμού), τα οποία είναι επιφορτισμένα με τον καθορισμό του σκοπού και των στόχων του οργανισμού, καθώς και με την οργάνωση των διαθέσιμων πόρων (κεφάλαιο, ανθρώπινο δυναμικό, εξοπλισμό, κλπ), ούτως ώστε να επιτευχθούν οι προκαθορισμένοι στόχοι. Τα ίδια τα στελέχη αυτά, έρχονται αντιμέτωπα με προβλήματα και προκλήσεις που προέρχονται από το εσωτερικό αλλά και από το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης/οργανισμού. Μερικά από τα προβλήματα/προκλήσεις που καλείται η διοίκηση ενός οργανισμού να αντιμετωπίσει είναι η κατανομή των περιορισμένων πόρων, η υποκίνηση των εργαζομένων, οι μεταβαλλόμενες συνήθειες των καταναλωτών, κτλ. Ένα από τα πρώτα στάδια στο οποίο δίνεται ιδιαίτερη έμφαση από τα διοικητικά στελέχη, είναι αυτό του προγραμματισμού (planning) κατά το οποίο πρέπει να αποφασιστεί τι ενέργειες πρέπει να κάνει η επιχείρηση/οργανισμός προκειμένου να επιτύχει τους στόχους της. Τα διοικητικά στελέχη θέτουν μακροχρόνιους στόχους και παράλληλα εξετάζουν εναλλακτικές στρατηγικές που είναι τυχών διαθέσιμες, προς την επίτευξη των στόχων αυτών λαμβάνοντας υπόψη παράγοντες που προέρχονται από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον του οργανισμού. Επόμενο στάδιο είναι η οργάνωση (organizing) των λειτουργιών, κατά το οποίο τα στελέχη οργανώνουν όλες εκείνες τις λειτουργίες που απαιτούνται προκειμένου να επιτευχθούν οι επιχειρηματικοί στόχοι. Ένα ακόμα στάδιο αρμοδιότητα της διοίκησης είναι η διεύθυνση (leading) των εργαζομένων εντός της επιχείρησης με τον πλέον αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο. Μια ακόμα αρμοδιότητα των διευθυντικών στελεχών που συναντάται σε επόμενο στάδιο είναι ο έλεγχος (control). Στη διαδικασία του ελέγχου περιλαμβάνεται ένα πλήθος ενεργειών, με βασικότερες τον προσδιορισμό των προτύπων, την επίβλεψη της προόδου των εργασιών, καθώς και τον εντοπισμό και προώθηση των διορθωτικών αλλαγών που απαιτούνται για την ικανοποίηση των προκαθορισμένων στόχων που έχει θέσει η επιχείρηση. Κατά τη διάρκεια του σταδίου του ελέγχου, τα διοικητικά στελέχη εκτιμούν την επίδοση (performance) των μεμονωμένων ατόμων, των διαφόρων ομάδων που λειτουργούν μέσα στην επιχείρηση, εξετάζουν τους δείκτες αποδοτικότητας (efficiency) και αποτελεσματικότητας (effectiveness) και επιπρόσθετα ερευνούν για Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 11

προβλήματα σχετικά με την επικοινωνία, την κατανομή των πόρων και τις ενδοπροσωπικές σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων. Στο τελευταίο στάδιο τα στελέχη επιφορτίζονται με τον συντονισμό (coordination), όπου αξιολογούν όλες τις πληροφορίες, που αποκτούν από τη λειτουργία του ελέγχου. Σε αυτό το σημείο καθορίζονται επίσης από τη διοίκηση οι παράγοντες και οι δραστηριότητες που πρέπει να τροποποιηθούν, προς την επίτευξη των στόχων της επιχείρησης. 1.3.2: ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΚΑΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ Με τον όρο πληροφορία (information) προσδιορίζονται εκείνα τα δεδομένα που έχουν υποστεί κάποια επεξεργασία, έτσι ώστε να έχουν νόημα και αξία για τον χρήστη του συστήματος αποδέκτη της πληροφορίας. Το δεύτερο λοιπόν βασικό συστατικό ενός πληροφοριακού συστήματος είναι η ίδια η πληροφορία που προκύπτει από τα δεδομένα που αντλεί το πληροφοριακό σύστημα. Κάτι το οποίο συναντάται επανειλημμένως στη διεθνή βιβλιογραφία και πλέον αποτελεί κεκτημένη γνώση είναι το γεγονός ότι όλες οικονομικές μονάδες προκειμένου να διευκολυνθούν στη λήψη των αποφάσεων, επεξεργάζονται δεδομένα και πληροφορίες. Προκειμένου δε η διοίκηση να ασκείται αποτελεσματικά, θα πρέπει τα στελέχη που απασχολούνται σε αυτή να διαθέτουν πληροφορίες που σχετίζονται με τους πελάτες, τους προμηθευτές, τους ανταγωνιστές, τη θέση της εταιρείας στην αγορά, τα υποκατάστατα προϊόντα και άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με το εσωτερικό και το εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης. Επομένως, θα μπορούσε να ειπωθεί ότι τα δεδομένα (data) αποτελούν τη πρώτη ύλη κάθε πληροφοριακού συστήματος και είναι στην ουσία η βάση για τη δημιουργία των πληροφοριών. Επίσης, αντίθετα με τη πληροφορία, τα δεδομένα προέρχονται από διάφορες πηγές εντός και εκτός του οργανισμού και προσδιορίζουν οντότητες (πράγματα, πρόσωπα, ιδέες). Οι Davis και Olson αναφέρουν χαρακτηριστικά ότι η σχέση μεταξύ δεδομένων και πληροφοριών είναι ανάλογη με τη σχέση μεταξύ πρώτης ύλης και τελικού προϊόντος. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 12

Οι πληροφορίες τις οποίες χρειάζεται η επιχείρηση για τη λήψη αποφάσεων, τον έλεγχο των λειτουργιών, την ανάλυση προβλημάτων και τη δημιουργία νέων προϊόντων/υπηρεσιών, παράγονται βάση τριών δραστηριοτήτων (Βλ. διάγραμμα 1.3). Συνοπτικά, οι δραστηριότητες αυτές είναι: ß Η είσοδος, η οποία συλλαμβάνει ή συλλέγει πρωτογενή δεδομένα μέσα από τον οργανισμό ή από το εξωτερικό περιβάλλον του. ß Η επεξεργασία, η οποία μετατρέπει αυτή την πρωτογενή είσοδο σε μια πιο κατανοητή μορφή ß Η έξοδος, η οποία μεταφέρει τις επεξεργασμένες πληροφορίες στους ανθρώπου ή στις δραστηριότητες που θα τις χρησιμοποιήσουν. Τα πληροφοριακά συστήματα χρειάζονται επίσης αναπληροφόρηση, η οποία είναι έξοδος που επιστρέφει στα κατάλληλα μέλη του οργανισμού για να βοηθήσει να αξιολογήσουν ή να διορθώσουν τη φάση της εισόδου. Προμηθευτές ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ Πελάτες Είσοδος Επεξεργασία Έξοδος Αναπληροφόρηση Εποπτικές Αρχές Μέτοχοι Ανταγωνιστές Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 13

Διάγραμμα 1.3 Οι λειτουργίες ενός πληροφοριακού συστήματος Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 14

Από τα προηγούμενα είναι φανερό ότι, τα δεδομένα δεν είναι πληροφορία μέχρι να τεθούν στην κατάλληλη μορφή, ώστε να έχουν σημασία για τον συγκεκριμένο αποδέκτη, και ότι η πληροφορία είναι δεδομένα, τα οποία έχουν υποστεί κατάλληλη επεξεργασία, για να δώσουν γνώση σε συγκεκριμένο πρόσωπο, ώστε να πάρει τη σωστή απόφαση (βλ. διάγραμμα 1.4). ΔΕΔΟΜΕΝΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑ Διάγραμμα 1.4 Μετατροπή δεδομένων σε πληροφορίες. 1.3.3: ΣΥΣΤΗΜΑ Το τρίτο βασικό συστατικό στοιχείο ενός πληροφοριακού συστήματος είναι το ίδιο το σύστημα. Ως σύστημα ορίζεται ένα σύνολο συστατικών μερών λειτουργικά συνδεδεμένων που συνεργάζονται για την επίτευξη ενός προκαθορισμένου σκοπού. Τα συστατικά μέρη του συστήματος ολοκληρώνονται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε να επιτυγχάνεται κάποιο συνεργικό αποτέλεσμα (synergic effect). Αυτό πρακτικά σημαίνει ότι συνήθως το αποτέλεσμα που προκύπτει από την ενοποίηση των συστατικών μερών Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 15

του συστήματος είναι μεγαλύτερο από το ίδιο το αποτέλεσμα, που προκύπτει από το άθροισμα των επιμέρους μερών. Όπως είναι λογικό, ένα σύστημα δεν είναι απλά μια τυχαία συλλογή συστατικών μερών. Όπως ήδη ειπώθηκε, κάθε σύστημα αποτελείται από συστατικά μέρη, τα οποία όμως αλληλεπιδρούν προκειμένου να επιτευχθεί ένας προκαθορισμένος σκοπός. Με άλλα λόγια η έννοια του συστήματος υποδηλώνει «ολότητα», «ενοποίηση» και «τελειότητα» των επιμέρους στοιχείων του. Για παράδειγμα σε μια επιχείρηση η διεκπεραίωση των «καρτών εργασίας» και οι διαδικασίες που απαιτούνται για τον υπολογισμό του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ανά εβδομάδα ή μήνα, αποτελεί παράδειγμα ενός πολύ απλού συστήματος. Ένα περισσότερο πολύπλοκο σύστημα της επιχείρησης είναι το λογιστικό της σύστημα, όπου συνεργάζονται άνθρωποι, μηχανήματα, διαδικασίες και κανόνες για να εγγραφούν τα δεδομένα, να μετρηθεί το οικονομικό αποτέλεσμα και να προετοιμασθεί η τελική έκθεση. Σύμφωνα με τον ορισμό του συστήματος, όπως αυτός διατυπώθηκε νωρίτερα, ένα σύστημα απαρτίζεται από κάποια βασικά στοιχεία, τα οποία αποτελούν απαραίτητη συνθήκη για την ύπαρξη ενός συστήματος και τα οποία είναι τα εξής: Περιβάλλον Συστήματος: Τα συστήματα ενσωματώνονται και λειτουργούν μέσα σε κάποιο περιβάλλον με το οποίο αλληλεπιδρούν. Έτσι τα συστήματα επηρεάζουν το περιβάλλον στο οποίο λειτουργούν αλλά και επηρεάζονται από αυτό. Εισροές/ Εκροές: Οι εισροές και οι εκροές ενός συστήματος είναι τα στοιχεία εκείνα, που επιτρέπουν στο σύστημα να αλληλεπιδρά με το περιβάλλον του. Ως εισροή λογίζεται κάθε τι που εισέρχεται στο σύστημα από το περιβάλλον του, ενώ ως εκροή οτιδήποτε εξέρχεται από το σύστημα, διαπερνά τα όριά του και εισέρχεται στο περιβάλλον. Όρια συστήματος: Τα όρια του συστήματος αναφέρονται στα όρια διαχωρισμού του συστήματος από το περιβάλλον του. Το σύστημα βρίσκεται εντός των ορίων, ενώ οτιδήποτε υπάρχει έξω από αυτά αποτελεί το περιβάλλον του. Τα όρια είναι επίσης υπεύθυνα για τον έλεγχο των εισροών και των εκροών του συστήματος, ρυθμίζοντας τις ροές μέσα και έξω από αυτά και προστατεύουν το σύστημα από καταστροφικές ή ζημιογόνες δραστηριότητες με το περιβάλλον. Με άλλα λόγια τα όρια είναι τα φίλτρα των εισροών και εκροών. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 16

Συστατικά Μέρη: Ένα σύστημα μπορεί να είναι μια απλή οντότητα ή μπορεί να αποτελείται και από περισσότερα συστατικά μέρη. Όταν ένα από τα συστατικά αυτά μέρη είναι από μόνο του ένα σύστημα, συνήθως το ονομάζουμε υποσύστημα (subsystem). Θα θεωρήσουμε ως συστατικό μέρος ενός συστήματος μια μονάδα, η οποία συνεργάζεται με άλλα συστατικά μέρη ή υποσυστήματα προκειμένου να επιτευχθεί ένας προκαθορισμένος σκοπός. Συνήθως ο σκοπός αφορά μια εκροή, η οποία μπορεί να είναι εισροή ενός άλλου συστατικού μέρους ή εισροή ενός άλλου συστήματος. 1.4: ΣΚΟΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Πριν την έλευση των ηλεκτρονικών υπολογιστών, τα πληροφοριακά συστήματα (χειρογραφικά) των οργανισμών παρείχαν πληροφόρηση του κατώτερου επιπέδου διοικητικής ιεραρχίας. Οι πληροφορίες δηλαδή που παρείχαν, κυρίως αφορούσαν τη συλλογή, αποθήκευση και επεξεργασία δεδομένων, που ήταν αναγκαία για τις καθημερινές συναλλαγές και την παροχή της λειτουργικής πληροφόρησης. Οι λόγοι για τους οποίου συνέβαινε αυτό συνοψίζονται ακολούθως: Περιορισμός Πόρων: Όσα τα πληροφοριακά συστήματα ήταν χειρογραφικά, η συλλογή, η επεξεργασία και η αποθήκευση των δεδομένων απαιτούσε τη χρήση πολλών ανθρώπινων πόρων και πολλές ανθρωποώρες. Στατικό περιβάλλον επιχείρησης: Το περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργούσαν οι περισσότερες επιχειρήσεις μέχρι και τη δεκαετία του 60 ήταν στατικό. Όπως είναι φυσικό, μέσα σε ένα στατικό περιβάλλον, ο στρατηγικός σχεδιασμός για τις μελλοντικές κινήσεις μιας επιχείρησης, απαιτούσε πολύ λιγότερη πληροφόρηση σε σχέση με σήμερα (όπου το περιβάλλον είναι δυναμικό). Έτσι λοιπόν οι πληροφοριακές ανάγκες των οργανισμών αφορούσαν κυρίως στις καθημερινές συναλλαγές και γενικότερα στις βραχυπρόθεσμες δραστηριότητες της επιχείρησης. Από τους παραπάνω λόγους προκύπτει εύκολα το συμπέρασμα, ότι παλαιότερα δεν είχε δοθεί ιδιαίτερη έμφαση στη χρήση των πληροφοριακών συστημάτων για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων, κυρίως λόγο των απαιτήσεων που υπήρχαν. Αντίθετα, στο σύγχρονο επιχειρησιακό περιβάλλον, όπου ο ανταγωνισμός είναι πολύ πιο έντονος, η Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 17

καλύτερη πληροφόρηση και αξιοποίηση της από μια επιχείρηση μπορεί να δώσει σημαντικό πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστώ της. Προς αυτή τη κατεύθυνση μπορούν φυσικά να συνδράμουν και άλλες ενέργειες όπως είναι η αποτελεσματικότερη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας (value chain management). Από τη μέχρι τώρα ανάλυση των πληροφοριακών συστημάτων, μπορεί να ειπωθεί ότι ο σκοπός των πληροφοριακών συστημάτων μπορεί να διαχωριστεί σε δύο βασικά μέρη. Το πρώτο σχετίζεται με την ικανοποίηση των πληροφοριακών αναγκών ενός οργανισμού ώστε να ληφθούν λειτουργικές αποφάσεις και αποφάσεις ρουτίνας, ενώ το δεύτερο μέρος σχετίζεται με την ικανοποίηση πληροφοριακών αναγκών για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων. Με βάση αυτά, ακολούθως συνοψίζονται κάποιοι από τους βασικού επιμέρους σκοπούς των πληροφοριακών συστημάτων: - Η συλλογή, επεξεργασία και αποθήκευση δεδομένων, τα οποία παρέχουν την επιθυμητή πληροφορία. - Η παροχή λειτουργικής πληροφόρησης στους εργαζόμενους μιας επιχείρησης, ώστε οι καθημερινές δραστηριότητες της επιχείρησης να επιτελούνται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Στο επίπεδο αυτό, ενσωματώνεται και ο έλεγχος των διαδικασιών προκειμένου να πιστοποιηθεί ότι όλες οι διεργασίες εκτελούνται σύμφωνα με τον σχεδιασμό και να αναφέρονται τυχών παρεκκλίσεις. - Η παροχή στρατηγικής πληροφόρησης ούτος ώστε τα στελέχη διοίκησης να λαμβάνουν τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις, για το μέλλον της επιχείρησης. - Η επέκταση της αλυσίδας αξίας της επιχείρησης. Η επέκταση και διαχείρηση της αλυσίδας αξίας προσθέτει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην επιχείρηση. Βασική ωστόσο προϋπόθεση είναι η διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων του οργανισμού με τους άλλους εταίρους της αλυσίδας (προμηθευτές, ενδιάμεσους, καταστήματα λιανικής πώλησης, κτλ) και η ύπαρξη εμπιστοσύνης προς εξυπηρέτηση του κοινού οφέλους. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 18

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Ένα πληροφοριακό σύστημα προσδιορίζεται ως προς τον τύπο με βάση δύο βασικές διακριτοποιήσεις. v Ο πρώτος διαχωρισμός αναφέρεται στον αν πρόκειται για προσδιοριστικό ή πιθανολογικό σύστημα. Ένα σύστημα λογίζεται ως προσδιοριστικό (deterministic), όταν λειτουργεί σύμφωνα με ένα σαφώς προκαθορισμένο σύνολο κανόνων. Από τη σκοπιά της διαχείρισης, αυτό πρακτικά σημαίνει ότι η μελλοντική συμπεριφορά του συστήματος (δηλαδή η εκροή) μπορεί να προβλέβθεί, υπό την προϋπόθεση ότι είναι γνωστά τόσο τα λειτουργικά του χαρακτηριστικά όσο και η τρέχουσα κατάσταση του στη δεδομένη χρονική στιγμή. Παραδείγματα προσδιοριστικών συστημάτων θα μπορούσαν να είναι, το σύστημα ανάληψης μετρητών σε μια τράπεζα, ορισμένα προγράμματα Η/Υ που λειτουργούν σύμφωνα με προκαθορισμένες λειτουργίες κ.α. Ωστόσο, τα περισσότερα από τα συστήματα που συναντώνται στον επιχειρηματικό κόσμο δεν είναι προσδιοριστικά αλλά πιθανολογικά. Αυτό συμβαίνει διότι αλληλεπιδρούν με έναν αριθμό παραγόντων, των οποίων η συμπεριφορά δεν είναι σαφώς καθορισμένη όπως π.χ. η συμπεριφορά των καταναλωτών, το οικονομικοπολιτικό περιβάλλον, κτλ. Με βάση αυτό, ως πιθανολογικό σύστημα ορίζεται εκείνο το οποίο επηρεάζεται από αβέβαια γεγονότα και όπως συνεπάγεται δεν είναι εφικτό να προβλεφθεί με ακρίβεια η μελλοντική του συμπεριφορά παρά μόνο δύναται να γίνει μελέτη πιθανοτήτων. Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων μιας επιχείρησης όπου πολλοί από τους παράγοντες που το επηρεάζουν δεν είναι σταθεροί (πχ ζήτηση καταναλωτών). v Μια ακόμα διακριτοποίηση που μπορεί να γίνει μεταξύ συστημάτων είναι σε κλειστά και ανοικτά συστήματα. Κλειστό θεωρείται ένα σύστημα (closed system), όταν δεν αλληλεπιδρά με το περιβάλλον του, δεν υπάρχει δηλαδή μεταξύ του συστήματος και του περιβάλλοντός του ανταλλαγή πληροφοριών, υλικών, κ.α.. Παράδειγμα κλειστού συστήματος θα μπορούσε να αποτελέσει μια απομονωμένη κοινωνία, όπου παράγει από μόνη της τα αναγκαία Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 19

προϊόντα/υπηρεσίες και επιπροσθέτως δεν κανενός τύπου συναλλαγή, επικοινωνία και συνεργασία με κάποια άλλη κοινωνία. Αρκετές φορές, οι οργανισμοί προκειμένου να αντιμετωπίσουν τα προβλήματα που προκύπτουν υιοθετούν τη λογική του κλειστού συστήματος σαν υπόθεση, ούτος ώστε να επιλύσουν πιο εύκολα το πρόβλημα και εν συνεχεία να γενικεύσουν τη λύση στο ανοικτού τύπου σύστημά τους. Στη πράξη ωστόσο, αυτό που παρατειρείται ως σύνηθες φαινόμενο, είναι ότι πολλοί οργανισμοί ενώ δεν διαθέτουν κλειστό σύστημα (υπό τη στενή έννοια του όρου), τα συστήματά τους αλληλεπιδρούν πολύ λίγο με το περιβάλλον τους. Κύριο χαρακτηριστικό των συστημάτων αυτών είναι, ότι διαθέτουν προκαθορισμένες εισροές και εκροές και δεν επηρεάζονται από τυχαία γεγονότα, τα οποία λαμβάνουν χώρα έξω από τα όρια τους. Αυτή η τελευταία ειδική κατηγορία συστημάτων, καλείται σχετικά κλειστά συστήματα (relatively closed systems) Ένα σχετικά κλειστό σύστημα παρουσιάζεται στο διάγραμμα (1.5) Γνωστές και προκαθορισμένες εισροές Διάγραμμα 1.5 Σχετικά κλειστό κύκλωμα Ελεγχόμενες Γνωστές και ανταλλαγές με το προκαθορισμένες περιβάλλον εκροές Απομονωμένο από εξωτερικές διακυμάνσεις Παράδειγμα συστήματος που μπορεί να χρησιμοποιεί τη «φιλοσοφία» του σχετικά κλειστού συστήματος είναι σύστημα παραγωγής, το οποίο σχεδιάζεται κατά τρόπο, ώστε να λειτουργεί χωρίς εξωτερικές ενοχλήσεις από προμηθευτές και πελάτες με τη χρησιμοποίηση αποθεμάτων πρώτων υλών και έτοιμων προϊόντων αντίστοιχα. Επίσης ένα πρόγραμμα Η/Υ μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι ένα σχετικά κλειστό σύστημα, επειδή συνήθως έχει με το χρήστη ελεγχόμενες ανταλλαγές, είναι απομονωμένο από εξωτερικούς θορύβους, δέχεται τα δεδομένα από προκαθορισμένες εισροές, π.χ. πληκτρολόγιο, ποντίκι, κ.τ.λ. και δίνει τις πληροφορίες σε γνωστέ και προκαθορισμένες μονάδες εξόδου, π.χ. οθόνη, εκτυπωτής, κ.τ.λ. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 20

Ως ανοικτό σύστημα (open system) θα θεωρήσουμε εκείνο, το οποίο αλληλεπιδρά με το περιβάλλον του, δηλαδή ανταλλάσει μαζί του πληροφορίες, ενέργεια, υλικά, κ.α. Οι εισροές σε ένα ανοικτό σύστημα μπορεί να είναι γνωστές, άγνωστες (απρόβλεπτες), καθώς και εξωτερικές διακυμάνσεις (θόρυβος). Παράδειγμα ανοικτών συστημάτων είναι πολλά πληροφοριακά συστήματα, με την έννοια ότι πρέπει να προσαρμόζονται στις απαιτήσεις για πληροφορίες, τα οργανωσιακά συστήματα των επιχειρήσεων και οργανισμών και άλλα πολλά. Ένα τέτοιο σύστημα παρουσιάζεται στο διάγραμμα (1.6). Γνωστές εισροές Άγνωστες εισροές εξωτερικές διακυμάνσεις Ανταλλαγή πληροφοριών, ενέργειας, υλικών, κ.α., με Εκροές το περιβάλλον Διάγραμμα 1.6 Ανοικτό Σύστημα Στο σημείο αυτό θα πρέπει να τονιστεί, ότι είναι σύνηθες πολλά από τα συστήματα των επιχειρήσεων να λειτουργούν μέσα σε μεγαλύτερα συστήματα. Έτσι, τo σύστημα κρατήσεων που έχει μια αεροπορική εταιρεία είναι ένα μέρος του συστήματος πωλήσεων, το οποίο με τη σειρά του αποτελεί υποσύστημα ενός μεγαλύτερου συστήματος. Τα πληροφοριακά συστήματα, είναι συστήματα χρήστη μηχανής, που εκτελούν ορισμένες δραστηριότητες για την επίτευξη ενός στόχου. Αλλά τόσο η μηχανή το υλικό (hardware) και το λογισμικό (software) του Η/Υ, όσο και ο χρήστης αποτελούν από μόνα τους μικρότερα συστήματα, το πρώτο περισσότερο κλειστό και προσδιοριστικό και το δεύτερο περισσότερο ανοικτό και πιθανολογικό. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 21

Τελειώνοντας την παρουσίαση των ανοικτών συστημάτων σημειώνουμε ένα κύριο χαρακτηριστικό τους, το οποίο αφορά τη δυνατότητα προσαρμογής που πρέπει να έχουν, όταν παρουσιάζονται αλλαγές στο περιβάλλον. Όταν ένα ανοικτό σύστημα δε λειτουργεί σωστά, δηλαδή δεν αναδιοργανώνει τον εαυτό του σύμφωνα με τις εσωτερικές δυνάμεις των υποσυστημάτων του, ώστε να αντιμετωπίζει τις αλλαγές του περιβάλλοντος, το σύστημα αργά ή γρήγορα θα φθάσει σε κατάσταση αποδιοργάνωσης ή παράλυσης. Αντίθετα ένα ανοικτό σύστημα που λειτουργεί σωστά και ανιχνεύει τις αλλαγές στο περιβάλλον μέσω των εισροών του φθάνει σε μια κατάσταση δυναμικής ισορροπίας (dynamic equilibrium). Συνήθως για τη μέτρηση της αποδιοργάνωσης ενός συστήματος χρησιμοποιούμε την έννοια της εντροπίας (entropy). Ειδικότερα επειδή τα ανοικτά συστήματα τείνουν να αυξάνουν την εντροπία τους, χρησιμοποιούμε μια διαδικασία, η οποία λαμβάνει εισροές από το περιβάλλον με τη μορφή της πληροφορίας, ώστε να αποφεύγουμε την αποδιοργάνωση ή την καταστροφή τους. Η διαδικασία αυτή ονομάζεται αρνητική εντροπία (negative entropy). Στο προηγούμενο παράδειγμα, αν αγνοήσουμε την αύξηση στο κόστος των πρώτων υλών, τα προϊόντα θα είναι πλέον μη επικερδή και η επιχείρηση πιθανό να οδηγηθεί σε κατάσταση αποδιοργάνωσης. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 22

2.1: ΕΙΔΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Όπως προαναφέρθηκε, δε νοείται επιχείρηση ή οργανισμός που να μη χρησιμοποιεί κάποιο είδος πληροφοριακού συστήματος. Χειρογραφικό ή μηχανογραφημένο. Στην ενότητα αυτή θα παρουσιάσουμε αρχικά, τη διάκριση μεταξύ των χειρογραφικών και των μηχανογραφημένων ΠΣ και στη συνέχεια τα είδη των μηχανογραφημένων ΠΣ, τα οποία χρησιμοποιούνται σήμερα στις επιχειρήσεις. Τα μηχανογραφημένα ΠΣ περιλαμβάνουν τα: I. Συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών/ Ηλεκτρονικής επεξεργασίας δεδομένων II. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης III. Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης τα οποία διακρίνονται σε: i. Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων ii. Έμπειρα Συστήματα iii. Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα 2.1.1: ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΙΚΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Τα χειρογραφικά ΠΣ υπήρχαν ανέκαθεν στις επιχειρήσεις και στους οργανισμούς. Τα διευθυντικά στελέχη για να πάρουν τις αποφάσεις τους έπρεπε να βασίζονται σε πληροφορίες, δηλαδή σε επεξεργασμένα δεδομένα, που αφορούσαν το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον των επιχειρήσεων τους Τα ΠΣ που χρησιμοποίησαν αρχικά οι επιχειρήσεις ήταν πολύ άτυπα και απλά. Με την ανάπτυξη όμως των οικονομιών, οι οικονομικές μονάδες βελτίωναν συνεχώς τα χειρογραφικά τους συστήματα για τη συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση, επανάκτηση και διανομή πληροφοριών. Ένα κλασικό παράδειγμα χειρογραφικού ΠΣ αποτελεί το αρχείο με τις καρτέλες, που χρησιμοποιούσαν ή ακόμα χρησιμοποιούν οι ταμίες σε ορισμένες τράπεζες προκειμένου να εξυπηρετήσουν τους πελάτες εντοπίζοντας τα στοιχεία του βάσει ενός κωδικού ώστε να πραγματοποιήσουν τη συναλλαγή. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 23

Ένα ΠΣ είτε είναι χειρογραφικό είτε μηχανογραφημένο, αποτελείται από πέντε βασικά μέρη με τα οποία πραγματοποιείται η αποστολή του. 1. Εισαγωγή δεδομένων στο σύστημα 2. Επεξεργασία των δεδομένων 3. Διατήρηση αρχείων 4. Ανάπτυξη διαδικασιών για το είδος των δεδομένων και για το πότε αυτά χρειάζονται, για το πότε αποκτούνται και το πώς αυτά χρησιμοποιούνται, καθώς επίσης και οδηγίες που πρέπει ο επεξεργαστής (άνθρωπος ή μηχάνημα). 5. Εξαγωγή πληροφοριών από το σύστημα. Στο χειρογραφικό σύστημα οι πέντε αυτές λειτουργίες εκτελούνται από τον άνθρωπο, ενώ στο μηχανογραφημένο σύστημα με τη βοήθεια του Η/Υ. Στα χειρογραφικά ΠΣ το άτομο λαμβάνει τα δεδομένα κυρίως μέσω της όρασης και της ακοής και τα αποθηκεύει στο μυαλό του ή σε καρτέλες, σημειώσεις, κ.τ.λ. Στη συνέχεια επανακτά και επεξεργάζεται τα δεδομένα, για να τα μετατρέψει σε απαιτούμενη πληροφορία, η επεξεργασία γίνεται με το μυαλό του ανθρώπου και τα εξαγόμενα από την επεξεργασία των δεδομένων είναι κυρίως προφορικές ή γραπτές αναφορές, καθώς επίσης και μια ποικιλία διαφόρων ενεργειών. Από τα παραπάνω προκύπτει, ότι ο ανθρώπινος νους αποτελεί κύρια μορφή επεξεργασίας δεδομένων των χειρογραφικών ΠΣ, τα οποία παρά την ιλιγγιώδη ανάπτυξη των μηχανογραφημένων ΠΣ, υπερτερούν έναντι αυτών κυρίως στον τρόπο χειρισμού της πληροφορίας. Ειδικότερα, στις περιπτώσεις εκείνες των αποφάσεων που απαιτείται κρίση, το ανθρώπινο μυαλό είναι αναντικατάστατο. 2.1.2: ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Οι λειτουργίες των μηχανογραφημένων ΠΣ, παρά το φόβο και τη σύγχυση που ενδεχομένως αισθάνονται ορισμένα διευθυντικά στελέχη για τους Η/Υ, δεν είναι πολύ περισσότερο περίπλοκες από τις αντίστοιχες των χειρογραφικών ΠΣ. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 24

Η εισαγωγή των Η/Υ στο ΠΣ συνετέλεσε στη δημιουργία συστημάτων, που επεξεργάζονται αυτόματα μεγάλο όγκο δεδομένων. Ακόμα, η τεχνολογία της πληροφορίας (information technology), που είναι η σύγκλιση της τεχνολογίας των Η/Υ, του αυτοματισμού γραφείων και των τηλεπικοινωνιών, προσέφερε νέες δυνατότητες ανάπτυξης ΠΣ, οι οποίες προηγουμένως δεν ήταν εφικτές. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να τονίσουμε ότι με τον όρο μηχανογραφημένα ΠΣ δεν εννοούμε πλήρη αυτοματοποίηση της πληροφορίας. Όπως προκύπτει από τον ορισμό του ΠΣ, ένα ΠΣ αποτελείται από μηχανήματα, ανθρώπους, προγράμματα και διαδικασίες. Έτσι, ενώ ορισμένες εργασίες εκτελούνται από το μηχάνημα, υπάρχουν και κάποιες που εκτελούνται από τον άνθρωπο με βάση συγκεκριμένες οδηγίες. 2.2: ΒΑΣΙΚΕΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Οι βασικές κατηγορίες των συστημάτων που εξυπηρετούν τα διαφορετικά επίπεδα του οργανισμού είναι τρεις: Τα συστήματα εκτελεστικού επιπέδου, υποστηρίζουν εκτελεστικά στελέχη στην παρακολούθηση των στοιχειωδών δραστηριοτήτων και συναλλαγών του οργανισμού, όπως πωλήσεις, εισπράξεις, καταθέσεις, μισθοδοσία, πιστωτικές αποφάσεις και ροή υλικών σε ένα εργοστάσιο. Ο βασικός σκοπός των συστημάτων σε αυτό το επίπεδο είναι να απαντούν σε τρέχουσες ερωτήσεις και να παρακολουθούν τη ροή των συναλλαγών του οργανισμού, π.χ. πόσα ανταλλακτικά υπάρχουν στην αποθήκη. Για να απαντούν τα συστήματα σε ερωτήματα τέτοιου είδους, οι πληροφορίες πρέπει γενικά να είναι εύκολε διαθέσιμες, ενημερωμένες και ακριβείς. Παράδειγμα συστημάτων εκτελεστικού επιπέδου είναι εκείνο που καταγράφει καταθέσεις στην τράπεζα μέσω αυτόματων ταμειολογιστικών μηχανών (ΑΤΜ) ή αυτό που παρακολουθεί τις ημερήσιες ώρες εργασίας του εργατοτεχνικού προσωπικού σε ένα εργοστάσιο. Τα συστήματα διοικητικού επιπέδου εξυπηρετούν την παρακολούθηση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων και τις διοικητικές δραστηριότητες των μεσαίων στελεχών. Το κύριο ερώτημα στο οποίο απαντούν αυτά τα συστήματα είναι «πάνε καλά τα πράγματα?». Κατά κανόνα, τα συστήματα διοικητικού επιπέδου εκδίδουν περιοδικές αναφορές και όχι άμεσες εκτελεστικές πληροφορίες. Ένα Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 25

τέτοιο παράδειγμα είναι το σύστημα ελέγχου κόστους μεταθέσεων του προσωπικού που εκδίδει αναφορές για τις δαπάνες μετατόπισης, αναζήτησης κατοικίας και σμμετοχής στα έξοδα κατοικίας για όλους τους υπαλλήλους όλων των τμημάτων της εταιρείας, με επισήμανση των περιπτώσεων όπου οι πραγματικές δαπάνες υπερβαίνουν τον προϋπολογισμό. Μερικά συστήματα διοικητικού επιπέδου υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων σε μητρέχοντα ζητήματα και εστιάουν σε λιγότερο δομημένς αποφάσεις, για τις οποίες οι ανάγκες πληροφόρησης δεν είναι πάντοτε σαφείς. Αυτά τα συστήματα συχνά καλούνται να απαντήσουν σε ερωτήσεις του τύπου «τι θα συμβεί αν»: Ποια θα είναι η επίπτωση στα προγράμματα παραγωγής αν διπλασιάζουμε τις πωλήσεις κατα το μήνα Δεκέμβριο; Πως θα άλλαζε η απόδοση της επένδυσης μας αν το πρόγραμμα ενός εργαστασίου καθυστερούσε για 6 μήνες; Οι απαντήσεις σε τέτοια ερωτήματα χρειαζονται συχνά τα δεδομένα τόσο από το εξωτερικό όσο και από τ εσωτερικό του οργανισμού, τα οποία δεν είναι εύκολο να απντηθούν από τα υπάρχοντα συστήματα εκτελεστικού επιπέδου Τα συστήματα στρατηγικού επιπέδου βοηθούν τα ανώτερα στελέχη να αντιμετωπίζουν και να εξετάζουν στρατηγικά ζητήματα και μακροπρόθεσμς τάσεις, τόσο μέσα στην επιχείρηση όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον της. Η κύρια φροντίδα τους είναι να αντιστοιχίζουν τις αλλαγές στο εξωτρικό περιβάλλον στις υφιστάμενες δυνατότητες του οργανισμού. Ποια θα είναι τα επίπεδα απασχόλησης σε πέντε χρόνια; Ποιες είναι οι μακροπρόθεσμες τάσεις του κόστους του κλάδου και ποια σχέση έχει η εταιρεία μας με αυτές; Ποια προϊόντα θα πρέπει να παράγουμε σε πέντα χρόνια. Τα πληροφοριακά συστήματα εξυπηρετούν επίσης τους κύριους λειτουργικούς τομείς της επιχείρησης, όπως τις πωλήσεις και το marketing, την παραγωγή, τη χρηματοοικονομική διαχείρηση, το λογιστήριο και τους ανθρώπινους πόρους. Ένας τυπικός οργανισμός έχει συστήματα εκτελεστικού, διοικητικού και στρατηγικού επιπέδου και σε κάθε λειτουργικό τομέα. Για παράδειγμα, η λειτουργία των πωλήσεων κατά κανόνα έχει ένα σύστημα πωλήσεων σε εκτελεστικό επίπεδο για να καταγράφει τους ημερήσιους όγκους πωλήσεων και να διεκπεραιώσει τις παραγγελίες. Ένα σύστημα διοικητικού επιπέδου παρακολουθεί τις ηνιαίες πωλήσεις κατά περιοχή και εκδίδει αναφορές για εκείνες τις περιοχές όπου οι πωλήσεις υπερβαίνουν τις προβλέψεις ή Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 26

υπολέιπονται από αυτές. Ένα σύστημα που προβλέπει τις τάσεις των πωλήσεων για μια περίοδο πέντε ετών εξυπηρετεί το στρατηγικό επίπεδο. 2.2.1: ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑΣ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ Μια από τις βασικές δραστηριότητες των οικονομικών μονάδων είναι η επεξεργασία των συναλλαγών, η οποία σε εκτελεστικό επίπεδο εξυπηρετείται από τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS). Πολλές από τις λειτουργίες και τις δραστηριότητες της επιχείρηση, όπως για παράδειγμα η λήψη παραγγελιών, δε θα ήταν σε θέση να πραγματοποιηθούν χωρίς την επεξεργασία των συναλλαγών. Για τέτοιου είδους λειτουργίες και διαδικασίες είναι σε γενικές γραμμές απλό να δημιουργηθούν ρουτίνες (patterns) προκειμένου να επιτευχθεί ο στόχος με το βέλτιστο δυνατό τρόπο. Πριν την έλευση των ηλεκτρονικών υπολογιστών, η επεξεργασία των συναλλαγών επιτυγχανόταν μέσω χειρογραφικών πληροφοριακών συστημάτων. Με την είσοδο όμως των Η/Υ και την ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων, η επεξεργασία των συναλλαγών γίνεται με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων αυξάνοντας έτσι τη ταχύτητα διεκπεραίωσης και τη πολυπλοκότητα της επεξεργασίας δεδομένων. Έτσι, όταν μια επιχείρηση αντιμετωπίζει δομημένες διαδικασίες, οι οποίες επαναλαμβάνονται πολλές φορές κατά της διάρκεια της ημέρας ή της εβδομάδας και οι οποίες γίνονται χειρογραφικά, οι διαδικασίες αυτές μπορούν να πραγματοποιούνται πολύ πιο εύκολα και γρήγορα με ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών βασισμένο στον Η/Υ, με το οποίο αυτοματοποιείται η συλλογή και η επεξεργασία των δεδομένων. Το κύριο χαρακτηριστικό αυτών των ΠΣ είναι η δυνατότητα τους να αντιμετωπίζουν δομημένες και επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, οι οποίες μπορούν εύκολα να πραγματοποιούνται με τη βοήθεια του Η/Υ. Εκτός από τη συλλογή και την επεξεργασία δεδομένων, ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών, είναι σε θέση να ενημερώνει αυτόματα τα υφιστάμενα αρχεία συναλλαγών αλλά και να παράγει/εξάγει όλα τα απαραίτητα έγγραφα που σχετίζονται με τις συναλλαγές. Για παράδειγμα όταν μια επιχείρηση λιανικού εμπορίου πωλεί ένα προϊόν, αυτό συνοδεύεται από το παραστατικό πώλησης, ενώ παράλληλα δεσμεύεται η ποσότητα της παραγγελίας στο απόθεμα της εταιρείας. Κάτι παραπλήσιο συμβαίνει και Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 27

σε ένα σύστημα λήψης παραγγελιών, σ ένα σύστημα εισπρακτέων λογαριασμών ή σε ένα σύστημα κράτησης θέσεων που χρησιμοποιούν οι αεροπορικές εταιρείες. Στις σύγχρονες επιχειρήσεις είναι σύνηθες το φαινόμενο ένα σύστημα να συνεργάζεται με κάποιο άλλο προκειμένου να επιτευχθούν στο σύνολό τους οι επιχειρηματικές διαδικασίες. Έτσι ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών είναι πολύ πιθανό να συνεργάζεται άμεσα με κάποιο άλλο μηχανογραφικό σύστημα μέσω της ηλεκτρονικής μετάδοσης δεδομένων (electronic data interchange, EDI). Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να έχει συνδέσει ηλεκτρονικά το σύστημα τοποθέτησης παραγγελιών με το σύστημα διαχείριση των προμηθευτών του. Εάν η επιχείρηση θελήσει να προμηθευτεί μια ποσότητα από κάποιο είδος, μέσω του ηλεκτρονικού υπολογιστή ανιχνεύει τα συστήματα των προμηθευτών του, έτσι ώστε να προωθήσει τη παραγγελία στον προμηθευτή με τη καλύτερη προσφορά (ποιοτικά και ποσοτικά). 2.2.2: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Όπως διαφάνηκε και από τη περιγραφή των συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών, ο κύριος σκοπός των συστημάτων αυτού του είδους είναι η αυτοματοποίηση της επεξεργασία συναλλαγών, μέσω της διατήρησης αρχείων και της ταχύτατης επεξεργασίας μεγάλου όγκου δεδομένων. Ωστόσο αυτού του είδους πληροφοριακά συστήματα δεν είναι σε θέση να παρέχουν πληροφορίες στη διοίκηση ενός οργανισμού σε σχέση με τη λήψη αποφάσεων (πχ στρατηγικός σχεδιασμός). Για αυτό το λόγο δημιουργήθηκαν νέου τύπου πληροφοριακά συστήματα. Μια από τις βασικότερες κατηγορίες πληροφοριακών συστημάτων είναι τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (MIS), τα οποία εξυπηρετούν υποστηρίζουν λειτουργίες της επιχείρησης σε διοικητικό επίπεδο. Σκοπός ενός πληροφοριακού συστήματος διοίκησης, είναι η συλλογή και επεξεργασία δεδομένων ούτως ώστε οι εξαγόμενες από το σύστημα πληροφορίες, να χρησιμοποιηθούν από τα διοικητικά στελέχη ενός οργανισμού για τη λήψη αποφάσεων. Σε αντίθεση λοιπόν με τα TPS, τα MIS εκτός από το να συλλέγουν και να επεξεργάζονται δεδομένα, έχουν ως σκοπό τη διανομή των πληροφοριών τους στα διοικητικά στελέχη ενός οργανισμού, ώστε αυτοί με τη σειρά τους να αξιολογούν τις πληροφορίες και να λάβουν τη καλύτερη δυνατή απόφαση. Τα ΠΣΔ συνήθως παρέχουν αναφορές και στατιστικές αναλύσεις, όπως π.χ. είναι οι μηνιαίες πωλήσεις ανά προϊόν, ομάδα προϊόντων, πωλητή, γεωγραφική περιοχή, κ.τ.λ., στοιχεία σχετικά με τους Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 28

εργαζομένους, και άλλα πολλά. Βέβαια για την επίτευξη του στόχου τους τα ΠΣΔ συλλέγουν τα δεδομένα από τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών- ΗΕΔ και τα μετατρέπουν σε πολύτιμη πληροφόρηση. Ακόμα μπορεί να έχουν τη δυνατότητα να παρέχουν αυτοματοποιημένες απαντήσεις στις περιπτώσει, όπου οι αποφάσεις που παίρνονται επαναλαμβάνονται με σχετικά μεγάλη συχνότητα. Ωστόσο, θα πρέπει να τονίσουμε, πως τα ΠΣΔ δεν παίρνουν από μόνα τους τις αποφάσεις, ούτε λένε στα διευθυντικά στελέχη πώς να τις πάρουν, αλλά, απλά παρέχουν σε αυτά τις πληροφορίες, που είναι απαραίτητες στη διαδικασία ληψης των αποφάσεων. Τα ΠΣΔ είναι προφανές ότι συνδέονται με τα συτήματα επεξεργασίας συναλλαγών ηλεκτρονική επεξεργασία δεδομένων, επειδή πολλά από τα δεδομένα που απαιτούνται για την υοστήριξη της λήψης των αποφάσεων, προέρχονται από τις επιχειρησιακές συναλλαγγές και ως γνωστό τέτοιου είδους δεδομένα συλλέγονται συλλέγονται και αποθηκεύονται σε συσστήματα επεξεργασίας συναλλαγών. Έτσι χωρίς αυτά τα συστήματα δεν θα ήταν διαθέσιμα τα δεδομένα που χρειάζεται να επεξεργασθούν ώστε να δώσουν τις αναγκαίες πληροφορίες για τη λήψη των αποφάσεων. Όμως παρά τη σχέση τους αυτή, τα δυο είδη συστημάτων δεν είανι συνώνυμα, διότι όπως αναφέραμε, τα συστήμτα επεξεργασίας συναλλαγών δεν υποστηρίζουν τη διαδικασία λήψης των αποφάσεων, κάτι που είναι ο κύριος σκοπός των ΠΣΔ, μια και τα στοιχεία των συστημάτων ΗΕΔ υπόκεινται σε επιπρόσθετη επεξεργασία, για να δώσουν τις απαραίτητες πληροφορίες στα διευθυντικά στελέχη. Επομένως, τα συστήματα επεξεργασίας δεδομένων ΗΕΔ απλά υποστηρίζουν τα ΠΣΔ και φυσικά η λειτουργία των πρώτων σε μια επιχείρηση δε σημαίνει, ότι η επιχείρηση αυτή διαθέτει και ΠΣΔ. Από τα παραπάνω είναι φανερό ότι τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών σχετίζονται κυρίως με τις λειτουργικές δραστηριότητες της ειχείρησης, π.χ. παραγγελίες, πωλήσεις, αγορές κ.τ.λ., ενώ τα ΠΣΔ θεωρούνται ότι είναι επιχειρησιακά εργαλεία για την υποτήριξη της διαδικασίας της λήψης των αποφάσεων και ιδιίτερα των αποφάσεων εκείνων, που είναι κατανοητές, επαναλαμβανόμενες και δομημένες. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 29

2.2.3: ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ Τα Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (Enterprise Support Systems ESS), είναι μια κεντρική κατηγορία πληροφοριακών συστημάτων που περιλαμβάνουν τα Συστήματα Υποστήριξης αποφάσεων (Decision Support Systems DSS), τα Έμπειρα Συστήματα (Expert Systems ES) και τα Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα (Strategic Information Systems SIS). Τα ESS υποστηρίζουν σε στρατηγικό επίπεδο έναν οργανισμό, καθώς υποβοηθούν τη διοίκηση της επιχείρησης στη λήψη μη δομημένων αποφάσεων. Πρόκειται για επιχειρησιακά εργαλεία που υποστηρίζουν τη διοίκηση της επιχείρησης ή του οργανισμού και βοηθούν τα διοικητικά στελέχη στη λήψη των μη δομημένων κυρίως αποφάσεων, χωρίς βέβαια να τα υποκαθιστούν στη διαδικασία της λήψης των αποφάσεων. Όπως αναφέρθηκε, τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS), υποστηρίζουν τα στελέχη διοίκησης ενός οργανισμού στην επίλυση κυρίως μη δομημένων προβλημάτων, επίλυση δηλαδή εκείνων των προβλημάτων για τα οποία δεν προβλέπεται άμεση και προκαθορισμένη λύση (βάση κάποιου αλγόριθμου), καθώς απαιτείται ανθρώπινη παρέμβαση, που στην συγκεκριμένη περίπτωση είναι η απόφαση που λαμβάνουν τα διευθυντικά στελέχη βάση της υποκειμενικής τους ανάλυσης. Έτσι λοιπόν, η απόφαση που λαμβάνεται για κάθε μη δομημένο πρόβλημα, πηγάζει από την αλληλεπίδραση του ανθρώπου χειριστή με τον ηλεκτρονικό υπολογιστή, με άλλα λόγια αυτό πρακτικά σημαίνει ότι η εν λόγω απόφαση είναι προϊόν της σχετικής πληροφόρησης που δημιουργείται από το πληροφοριακό σύστημα και της επιπρόσθετης κρίσης και εμπειρίας των διοικητικών στελεχών. Όπως συμβαίνει γενικά με τα συστήματα υποστήριξης διοίκησης, το βασικό χαρακτηριστικό των συστημάτων υποστήριξης αποφάσεων (DSS) είναι ότι βοηθούν στη λύση μη δομημένων προβλημάτων, όπου τα μέρη του προβλήματος όπου δομούνται (δομημένο μέρος) μπορούν και επιλύονται με χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών, ενώ το μη δομημένο μέρος επιλύεται βάση της κρίσης των στελεχών διοίκησης. Σύγχρονες Τάσεις στα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης 30