ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΠΟΛΥΤΕΧΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΛΟΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΤΟΜΕΑΣ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ : ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Ε.

Transcript

1 ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΠΟΛΥΤΕΧΝΙΚΗ ΣΧΟΛΗ ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΛΟΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΤΟΜΕΑΣ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΗΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΔΙΕΥΘΥΝΤΗΣ : ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Ε. ΙΑΚΩΒΟΥ ΔΙΠΛΩΜΑΤΙΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΤΗΣ ΑΠΟΘΗΚΗΣ ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΩΝ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.» ΚΟΝΤΟΥΛΑΣ ΑΓΓΕΛΟΣ Α.Ε.Μ. : 4726 ΕΠΙΒΛΕΠΩΝ: ΙΑΚΩΒΟΥ ΕΛΕΥΘΕΡΙΟΣ, ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ, ΟΚΤΩΒΡΙΟΣ 2012

2

3 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η διπλωματική εργασία εκπονήθηκε στο Εργαστήριο Ποσοτικής Ανάλυσης, Logistics και Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας του τμήματος Μηχανολόγων Μηχανικών, του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης και πραγματεύεται την οργάνωση και τη διαχείριση των κωδικών της αποθήκης της εταιρίας «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.». Σκοπός της εργασίας είναι η οργάνωση της αποθήκης μέσω ενός πρότυπου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων, βασισμένο σε επιστημονικές μεθόδους. Με την ολοκλήρωση της διπλωματικής εργασίας θα ήθελα να εκφράσω ειλικρινείς ευχαριστίες σε όλους τους ανθρώπους με τους οποίους συνεργάστηκα για την εκπόνηση της παρούσας διπλωματικής εργασίας και οι οποίοι με βοήθησαν σημαντικά στην ολοκλήρωση αυτής. Νιώθω, λοιπόν, την ανάγκη να ευχαριστήσω ονομαστικά: Τον Καθηγητή κ. Ελευθέριο Ιακώβου, ο οποίος ήταν ο άνθρωπος που μου εμπιστεύθηκε το θέμα και με την καθοδήγηση του και τις συμβουλές του με βοήθησε σημαντικά στην εκπόνηση της εργασίας. Πολλές ευχαριστίες επίσης, στον Επίκουρο Καθηγητή κ. Βλάχο Δημήτριο για τις συμβουλές και τις σημαντικές κατευθύνσεις που μου προσέφερε για την ολοκλήρωση της διπλωματικής μου εργασίας. Θα ήθελα να ευχαριστήσω ακόμα, τον κ. Κεχίδη Θεοδόση, ο οποίος είναι ο υπεύθυνος της εταιρίας ΠΡΟ.Μ.ΕΞ, για την άψογη συνεργασία και την αμέριστη βοήθεια του κάθε φορά που χρειάστηκε. Επιπλέον θα ήθελα να εκφράσω τις θερμές μου ευχαριστίες στον Υποψήφιο Διδάκτορα κ. Μαλλίδη Ιωάννη για το διαρκές ενδιαφέρον του και την πολύτιμη καθοδήγηση του καθ όλη τη διάρκεια της διπλωματικής εργασίας. Τέλος, θα ήθελα να ευχαριστήσω τους γονείς μου για την αμέριστη ηθική και υλική συμπαράστασή τους όλα αυτά τα χρόνια, καθώς με τον τρόπο τους έχουν συμβάλλει τα μέγιστα για την ολοκλήρωση των σπουδών μου.

4

5 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σκοπός της διπλωματικής εργασίας Γενική παρουσίαση της εταιρίας «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε» ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ: ΣΧΕΤΙΚΗ ΘΕΩΡΙΑ Γενικά Σημασία της διαχείρισης των αποθεμάτων Χαρακτηριστικά συστημάτων διαχείρισης αποθεμάτων Στοιχεία κόστους Κόστος απόκτησης αποθέματος Σταθερό κόστος παραγγελίας ή ρύθμισης Κόστος διατήρησης αποθέματος Κόστος έλλειψης αποθέματος Στατιστικά και οικονομικά κριτήρια-στόχοι που πρέπει να ικανοποιούνται από το επιλεγμένο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΟΥ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΤΑΙΡΙΑ «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.» Γενικά Υφιστάμενο σύστημα διαχείρισης και ελέγχου των αποθεμάτων Περιγραφή υφιστάμενων διαδικασιών παραγγελίας, παραλαβής, τακτοποίησης και προώθησης των κωδικών Χωροταξική δομή αποθήκης Κριτική θεώρηση των λειτουργικών προβλημάτων της εταιρίας ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Γενικά Ανάλυση ABC Τελική κατηγοριοποίηση των ανταλλακτικών...23 [i]

6 4.4 Εκλογή συστήματος επιθεώρησης Εκλογή στατιστικού κριτηρίου Εκτίμηση στοιχείων κόστους Σταθερό κόστος παραγγελίας Κ Μοναδιαίο κόστος διατήρησης αποθέματος h Περιγραφή του μοντέλου διαχείρισης αποθεμάτων Μεθοδολογία εύρεσης κύριων αποτελεσμάτων ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ Γενικά Αποτελέσματα εφαρμογής του προτεινόμενου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων σε κωδικούς τύπου A Ανταλλακτικό VAL002 «Μπεκ τουρμπίνας Τ μεταλλικό αντισ/κο» Ανταλλακτικό VAL003 «Μπεκ τουρμπίνας Τ μεταλλικό αντισ/κο με προέκταση» Ανταλλακτικό VAL 004 «Μπεκ τουρμπίνας πεταλούδα με μεταλλικό ακροφύσιο» Ανταλλακτικό VAL006 «Φίλτρο υψηλής γραμμής τουρμπίνας μεταλλικό» Ανταλλακτικό VAL009 «Μπεκ τουρμπίνας γωνιακό μεταλλικό μεγάλο απλό» Ανταλλακτικό VAL010 «Μπεκ τουρμπίνας Τ μεταλλικό απλό» Ανταλλακτικό VAL025 «Μαστός μεταλλικός» Ανταλλακτικό VAL028 «Μπεκ ρυθμιζόμενο γωνία κομπλέ» Συνοπτική παρουσίαση των αποτελεσμάτων από την εφαρμογή του προτεινόμενου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων Αποτελέσματα μοντέλου προσομοίωσης ομαδοποιημένης παραγγελίας ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ - ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ...59 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ...63 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ...65 [ii]

7 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 1.1 Σκοπός της διπλωματικής εργασίας Η παρούσα διπλωματική εργασία πραγματεύεται την οργάνωση και διαχείριση των κωδικών (SKUs) της αποθήκης της εταιρίας «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.». Βασικός στόχος της εργασίας αυτής, είναι η εύρεση, ανάλυση και τελικώς η εφαρμογή του καταλληλότερου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων, το οποίο θα ελαχιστοποιεί το συνολικό κόστος διαχείρισης των αποθεμάτων της αποθήκης, ενώ ταυτόχρονα θα πετυχαίνει όσο το δυνατόν υψηλότερα επίπεδα εξυπηρέτησης και επομένως μικρή πιθανότητα ελλείψεων. Το προτεινόμενο σύστημα θα πρέπει να ανταποκρίνεται στις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης και να είναι σχετικά εύκολα κατανοητό, ούτως ώστε να μπορέσει η εταιρία να το εφαρμόσει και να την οδηγήσει στη λήψη ορθών αποφάσεων με ευνοϊκά αποτελέσματα. Οι βασικοί άξονες γύρω από τους οποίους θα κινηθούμε για την εύρεση του καταλληλότερου προτύπου διαχείρισης αποθεμάτων, που αποτελούν ταυτόχρονα και τα βασικά ζητούμενα της παρούσας εργασίας είναι : α) πότε πρέπει να τεθεί μια παραγγελία; και β) ποια πρέπει να είναι η παρτίδα παραγγελίας (order lot size); Μια παραγγελία θα πρέπει να τεθεί όταν η στάθμη του αποθέματος υποχωρήσει κάτω από τη στάθμη επαναπαραγγελίας (reorder level) και το μέγεθος της παρτίδας παραγγελίας θα πρέπει να είναι αυτό που ελαχιστοποιεί το συνολικό κόστος με το μικρότερο κίνδυνο να εμφανιστεί έλλειψη κατά τη διάρκεια ενός κύκλου. Μεγαλύτερη ανάλυση για τις δύο αυτές βασικές παραμέτρους θα δούμε στο 4ο κεφάλαιο, όπου γίνεται η παρουσίαση του προτεινόμενου για την εταιρία συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων. Επιπλέον, μετά την ανάλυση του συστήματος διαχείρισης που προτείνεται, κρίνεται σκόπιμο το συγκεκριμένο σύστημα να δοκιμαστεί με πραγματικά στοιχεία ζήτησης, ώστε να γίνει αντιληπτό ότι είναι κατάλληλο και αποτελεσματικό για την επιχείρηση, καθώς και να εξεταστεί το κατά πόσο είναι σκόπιμο να εφαρμοστεί από την «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.», συγκρίνοντας τα στοιχεία κόστους που προκύπτουν με τα υπάρχοντα στοιχεία κόστους της εταιρίας. [1]

8 1.2 Γενική παρουσίαση της εταιρίας «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.» Η ΠΡΟ.Μ.ΕΞ ΕΠΕ εδρεύει στο Καλοχώρι Θεσσαλονίκης και ασχολείται με την εισαγωγή και εμπορία γεωργικών μηχανημάτων και γεωργικών εξαρτημάτων. Προμηθεύει κατασκευαστές και εμπόρους σε ολόκληρη την Ελλάδα και σε χώρες του εξωτερικού μέσω χονδρικής και λιανικής πώλησης. Η τριακονταετής εμπειρία του κ. Κωνσταντίνου Κεχίδη, ιδρυτή και γενικού διευθυντή, η συνέπεια και το υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης σε συνδυασμό με μια ομάδα έμπειρων συνεργατών είναι οι βασικοί παράγοντες της ιδιαίτερα επιτυχημένης πορείας της εταιρείας. Η εταιρία κατέχει ηγετική θέση στην αγορά με πελατειακή κάλυψη σε ποσοστό 98% πανελλαδικά και με φιλόδοξους στόχους για επέκτασή της στο εξωτερικό στα επόμενα χρόνια. Η εταιρία απαρτίζεται από 12 επαγγελματίες, με ποσοστό 50% επικεντρωμένο στις πωλήσεις και εδρεύει στην Βιομηχανική ζώνη της Θεσσαλονίκης σε πλήρως οργανωμένα και εξοπλισμένα ιδιόκτητα γραφεία και αποθήκες. Οι υιοί του κ. Κεχίδη, Θεοδόσιος και Χάρης, είναι επικεντρωμένοι στο μάρκετινγκ και στις πωλήσεις αντιστοίχως, βοηθώντας τον πατέρα τους, φέρνοντας καινοτομία και εδραιώνοντας τις αξίες της εταιρείας στην αγορά. Η εταιρία συνεργάζεται με περισσότερα από εκατό κορυφαία παγκόσμια ονόματα όπως: Comer, Abac, Arag, Elletrouno, Tosello, Valvolmeccanica, Giaccaglia, Corma, Jantsa, Imovilli Pompe, Paterlini, Verzellesi, Alberti, Donati, Gav, Casa delle Ruote, CSC, TVZ, Tanesini, Officine Mingozzi, Dino Cars, Bruder, Vipiemme, κτλ. δημιουργώντας μακροχρόνιες και ισχυρές συνεργασίες, και καλύπτοντας πάνω από κωδικούς. Η ΠΡΟ.Μ.ΕΞ ΕΠΕ στεγάζεται σε ιδιόκτητες εγκαταστάσεις. Στο ανακαινισμένο και σύγχρονα εξοπλισμένο κτίριο 357τ.μ. στεγάζεται το διοικητικό προσωπικό της εταιρείας. Οι τέσσερις αποθήκες 1500τ.μ., 1000τ.μ, 1000τ.μ και 500τ.μ. είναι ευρύχωρες, οργανωμένες και εξοπλισμένες με σύγχρονα μέσα εσωτερικής μεταφοράς ώστε να υπάρχει ευκολία στην εξυπηρέτηση των πελατών. Οι βραχυπρόθεσμοι στόχοι της εταιρίας είναι η ενδυνάμωση της εσωτερικής οργάνωσης και η αύξηση του δικτύου πωλήσεων στην ευρύτερη περιοχή των Βαλκανίων προσφέροντας πάντα την καλύτερη εξυπηρέτηση στους πελάτες και φίλους της. Μερικά ενδεικτικά παραδείγματα κωδικών που εισάγει και εμπορεύεται η εταιρία είναι: Βυτία ψεκασμού, Αντλίες ψεκασμού, Άξονες κίνησης, Φίλτρα τουρμπίνας, Καπάκια βυτίων, Μπέκ τουρμπίνας, Κάσκες ψεκασμού, Ράμπες ψεκασμού, Ράμπες ζιζανιοκτονίαs, Χειριστήρια τουρμπίνας, Αυλοί ψεκασμού, Φτερωτές τουρμπίνας, GPS, Άλλα εξαρτήματα [2]

9 ψεκαστικών, Ρόδες στήριξης, Εργάτες έλξης, Μουαγιέ, Άξονες πλατφόρμας, Σούστες πλατφόρμας, Μπουκάλες τηλεσκοπικές, Κλειδιά πλατφόρμας, Μύλοι πλατφόρμας, Ορθοστάτες, Φώτα, Μεντεσέδες πλατφόρμας, Μπουκάλες φρένου, Ζάντες, Λάστιχα, Άλλα εξαρτήματα πλατφόρμας, Αεροφυλάκια, Κεφαλές, Βενζινοκινητήρες, Πετρελαιοκινητήρες, Φιλτρολαδικά, Λάστιχα αέρος, Πιλότοι, Ρακόρ, Ταχυσύνδεσμοι, Διακλαδωτές, Βάνες, Κονφλέρ ηλεκτρικά, Κονφλέρ Βενζινοκίνητα, Αεροσυμπιεστές, Τροχαλίες, Αεροψάλιδα - Ψαλίδια αέρος, Παπαγαλάκια, Αεροπρίονα, Ελαιοραβδιστικά Χτένια, Προεκτάσεις, Θαμνοκοπτικά, Λιπασματοδιανομείς, Χορτοσυλλέκτες, Ελατήρια, Υνάκια, Δίσκοι σβάρνας, Σταβάρια, Άξονες καταστροφέα, Ραντάρ, Πείροι, Καθίσματα τρακτέρ, Πλυντικά μηχανήματα ζεστού - κρύου νερού, Ανυψωτικά μηχανήματα, Αμελκτικές μηχανές, Ποτίστρες, Ράφια αποθήκευσης, Μπαταρίες 12V, Παιχνίδια γεωργικά - BRUDER, Καρτ - Ποδήδαλα Dino Cars, Μηχάνημα για οικολογική ζιζανιοκτονία, Δεξαμενές αποθήκευσης υγρών, Γεννήτριες. Η παρούσα διπλωματική εργασία, βασίζεται στην ενασχόληση του εκπονούντος με την εταιρία «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.» επί έξι μήνες. Κατά το χρονικό διάστημα αυτό, πραγματοποιήθηκαν συχνές επισκέψεις στους χώρους της εταιρίας, τόσο για να συνομιλήσουμε με τους υπεύθυνους της εταιρίας επί του θέματος και των προβλημάτων που κληθήκαμε να αντιμετωπίσουμε, όσο και για να εκτιμήσουμε οι ίδιοι την υφιστάμενη κατάσταση των αποθηκών της εταιρίας. Πέραν των επισκέψεων που πραγματοποιήσαμε, υπήρξε και συχνή τηλεφωνική επικοινωνία με τους υπεύθυνους της εταιρίας, καθώς επίσης και επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με αυτόν τον τρόπο η τριβή μας με το θέμα ήταν συνεχής και με τη βοήθεια των αρμοδίων υπαλλήλων καταφέραμε να υπερνικήσουμε κάθε δυσκολία που αντιμετωπίσαμε. [3]

10 Εικόνα 1.1: Η εταιρία «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.» [4]

11 2 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ: ΣΧΕΤΙΚΗ ΘΕΩΡΙΑ 2.1 Γενικά Στο κεφάλαιο αυτό γίνεται μια συνοπτική παρουσίαση της μεγάλης σημασίας που έχει η διαχείριση των αποθεμάτων στη σημερινή εποχή καθώς και των χαρακτηριστικών που εμφανίζουν τα διάφορα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων. Εν συνεχεία παρουσιάζεται η διάκριση των συστημάτων με βάση το είδος της επιθεώρησης και τέλος αναλύονται τα στατιστικά και οικονομικά κριτήρια αλλά και οι στόχοι που πρέπει να ικανοποιούνται από το επιλεγμένο σύστημα διαχείρισης. 2.2 Σημασία της διαχείρισης των αποθεμάτων Η διαχείριση των αποθεμάτων αποτελεί ένα σημαντικό τμήμα της παγκόσμιας οικονομίας στη σημερινή εποχή. Το γεγονός αυτό πιστοποιείται από τις συνεχώς αυξανόμενες επενδύσεις των μεγάλων εταιριών στη διαχείριση της εφοδιαστικής τους αλυσίδας σε ποσοστά που αγγίζουν το 20-25% του συνολικού τους δεσμευμένου κεφαλαίου. Βεβαίως το ποσοστό αυτό επηρεάζεται από τους επιχειρηματικούς κύκλους σε μακροοικονομική σκοπιά, γεγονός που σημαίνει ότι σε περιόδους οικονομικής ανάπτυξης οι επιχειρήσεις επενδύουν περισσότερο στη δημιουργία αποθεμάτων, ενώ αντίθετα σε περιόδους οικονομικής ύφεσης μειώνουν τα αποθέματα τους ώστε να εξοικονομήσουν πόρους και να τους διαθέσουν σε άλλες δραστηριότητες. Τα αποθέματα μπορούν να ταξινομηθούν με βάση την προστιθέμενη αξία από την κατασκευή ή την επεξεργασία. Έτσι λοιπόν σε μια βιομηχανία συναντά κανείς αποθέματα πρώτων υλών (raw materials), αποθέματα ημιέτοιμων προϊόντων (work-in-process-wip) και αποθέματα έτοιμων προϊόντων (finished goods), Ιακώβου (2009) Οι πρώτες ύλες είναι οι πόροι που απαιτούνται για την παραγωγή ή την επεξεργασία. Τα ημιέτοιμα προϊόντα είναι το απόθεμα που είτε βρίσκεται σε ουρά αναμονής για επεξεργασία είτε επεξεργάζεται σε κάποιο σταθμό εργασίας. Το ύψος των ημιέτοιμων αποθεμάτων συχνά χρησιμοποιείται ως μέτρο της αποδοτικότητας του προγραμματισμού παραγωγής του συστήματος. Τα έτοιμα προϊόντα είναι τα τελικά προϊόντα της παραγωγικής διαδικασίας. Κατά την παραγωγή προστίθεται αξία στο απόθεμα σε κάθε επίπεδο-σταθμό της παραγωγικής διαδικασίας μέχρι την ολοκλήρωση της κατασκευής του τελικού προϊόντος. [5]

12 Η κατάλληλη ονομασία για κάθε απόθεμα εξαρτάται από το περιεχόμενο. Για παράδειγμα ημιέτοιμα προϊόντα για κάποια λειτουργία μπορεί να είναι τελικά προϊόντα για κάποιες άλλες. Τα είδη που παράγονται και διατηρούνται ως απόθεμα διαφέρουν στο κόστος, το βάρος, τον όγκο, το χρώμα ή το σχήμα. Οι μονάδες μπορούν να αποθηκεύονται σε διαφορετικές συσκευασίες. Επίσης μπορεί να φθείρονται με το χρόνο ή να απαξιώνονται εξαιτίας της εξέλιξης και των αλλαγών σε κάθε τομέα. Για να λειτουργεί ομαλά μια επιχείρηση, με όσο το δυνατόν λιγότερους περιορισμούς, θα πρέπει να χρησιμοποιεί αποθέματα πρώτων υλών, έτοιμων και ημιέτοιμων προϊόντων, ούτως ώστε να γίνουν ανεξάρτητα τα διάφορα στάδια της παραγωγικής διαδικασίας και να είναι σε θέση η εκάστοτε επιχείρηση να ανταποκριθεί σε απότομες διακυμάνσεις της ζήτησης. Βέβαια βασική προϋπόθεση για να διατηρεί μια επιχείρηση αποθέματα σε κάποιο είδος είναι το όφελος που θα προκύπτει από τη διατήρησή τους να είναι μεγαλύτερο από τις δαπάνες που είναι απαραίτητο να γίνουν για αυτή. Γίνεται λοιπόν αντιληπτό ότι η επιλογή της μεθόδου διαχείρισης των αποθεμάτων είναι μια σύνθετη διαδικασία, η οποία πρέπει να αντιμετωπισθεί αντικειμενικά και επιστημονικά, διότι η μέθοδος που θα επιλεγεί, θα επηρεάσει ένα σύνολο δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Στις δραστηριότητες αυτές συγκαταλέγονται η προμήθεια πρώτων υλών και προϊόντων, η λειτουργική ομαλότητα των αποθηκών, η εξάλειψη διατήρησης απαξιωμένων αποθεμάτων και η κάλυψη κυμαινόμενης ζήτησης χωρίς περαιτέρω επιπλοκές. 2.3 Χαρακτηριστικά συστημάτων διαχείρισης αποθεμάτων Υπάρχει μια πληθώρα παραμέτρων οι οποίες σχετίζονται με τη λήψη αποφάσεων στη διαχείριση των αποθεμάτων. Μερικές από αυτές τις παραμέτρους είναι η μορφή της ζήτησης, ο χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας, ο χρόνος επιθεώρησης του αποθέματος αλλά και η αντίδραση του συστήματος σε περίπτωση ανικανοποίητης ζήτησης, όπως και σε περίπτωση μεταβαλλόμενου αποθέματος. Οι παραδοχές που γίνονται σχετικά με τη μορφή και τα χαρακτηριστικά της ζήτησης συχνά αποδεικνύονται τα πιο σημαντικά για τον καθορισμό της πολυπλοκότητας του τελικού μοντέλου. Η ζήτηση μπορεί να διακριθεί σε σταθερή ή μεταβλητή. Τα περισσότερα απλά μοντέλα διαχείρισης αποθεμάτων και οι επεκτάσεις τους βασίζονται στη θεώρηση σταθερής ζήτησης, ενώ η μεταβλητή ζήτηση εμφανίζεται σε μοντέλα συνολικού προγραμματισμού. Μια άλλη διάκριση της μορφής της ζήτησης είναι αυτή μεταξύ γνωστής και τυχαίας. Τα μοντέλα [6]

13 τυχαίας ή στοχαστικής ζήτησης είναι σε γενικές γραμμές πιο ρεαλιστικά και πιο πολύπλοκα από τα αντίστοιχα γνωστής ή καθοριστικής ζήτησης. Ο χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας ορίζεται ως ο χρόνος που μεσολαβεί από τη στιγμή που θα τεθεί η παραγγελία μέχρι τη στιγμή που θα φτάσει, αν τα αγαθά παραγγέλνονται από εξωτερικές πηγές. Αν τα αγαθά παράγονται μέσα στο εργοστάσιο, τότε ως χρόνος ικανοποίησης παραγγελίας ορίζεται ο χρόνος που απαιτείται για την παραγωγή μιας παρτίδας, Hillier (2008). Τα συστήματα διαχείρισης αποθεμάτων διακρίνονται με βάση το είδος επιθεώρησης σε συστήματα συνεχούς και περιοδικής επιθεώρησης. Στη συνεχή επιθεώρηση έχουμε συνεχή ενημέρωση του εκάστοτε μηχανογραφικού συστήματος για τη στάθμη του αποθέματος και την κίνηση της αποθήκης. Το προφανές πλεονέκτημα αυτού του συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων είναι η συνεχής πληροφόρηση που παρέχει με αποτέλεσμα να είναι σε θέση να καλύψει οποιαδήποτε ανάγκη παρουσιαστεί. Επιπλέον η έγκαιρη πληροφόρηση οδηγεί σε μικρότερο κόστος διαχείρισης και καλύτερη εξυπηρέτηση, δηλαδή λιγότερες ελλείψεις με το ίδιο απόθεμα σε σχέση με ένα σύστημα περιοδικής επιθεώρησης. Στην πράξη βέβαια ένα τέτοιο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων είναι δύσκολο να εφαρμοστεί κυρίως λόγω οικονομικών και χρονικών περιορισμών. Από την άλλη πλευρά, στην περιοδική επιθεώρηση η ενημέρωση του εκάστοτε μηχανογραφικού συστήματος, για τη στάθμη του αποθέματος και την κίνηση της αποθήκης, γίνεται ανά συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα, τα οποία καθορίζονται ανάλογα με το σύστημα διαχείρισης που έχει προτιμηθεί. Αν κατά την επιθεώρηση διαπιστωθεί ότι η στάθμη του αποθέματος έχει πέσει κάτω από μια ορισμένη στάθμη επαναπαραγγελίας (reorder point) τότε δίνουμε παραγγελία με την καθορισμένη από το σύστημα ποσότητα. Το σύστημα περιοδικής επιθεώρησης ανταποκρίνεται περισσότερο στην πραγματικότητα και η χρήση του είναι πιο εφικτή από τις περισσότερες επιχειρήσεις. Επιπλέον δίνει τη δυνατότητα στους προμηθευτές να συντονίζουν αποδοτικότερα και καλύτερα τις παραγγελίες τους. Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό διάκρισης είναι ο τρόπος με τον οποίο αντιδρά το σύστημα σε περίπτωση ανικανοποίητης ζήτησης, δηλαδή σε ζήτηση η οποία δεν μπορεί να καλυφθεί άμεσα με το διαθέσιμο απόθεμα. Οι δύο πιο συνηθισμένες παραδοχές που γίνονται είναι είτε ότι η ζήτηση ικανοποιείται με καθυστέρηση σε μελλοντικό χρόνο είτε ότι η ζήτηση χάνεται, δηλαδή στρέφεται σε ανταγωνιστικές πηγές υπηρεσιών. Τέλος, αξίζει να σημειωθεί, ότι σε μερικές περιπτώσεις το απόθεμα υφίσταται αλλαγές στη διάρκεια του χρόνου, οι οποίες μπορούν να επηρεάσουν τη χρησιμότητά του. Μερικά [7]

14 αποθέματα έχουν περιορισμένο χρόνο ζωής, όπως τα τρόφιμα, και άλλα ενδέχεται να απαξιωθούν, όπως για παράδειγμα τα προϊόντα υψηλής τεχνολογίας. 2.4 Στοιχεία κόστους Βασική επιδίωξη κάθε επιχείρησης είναι η επίτευξη του βέλτιστου κόστους, μέσω της σχεδίασης και εφαρμογής ενός συστήματος αποθεμάτων. Για την εύρεση όλων των κανόνων που θα ακολουθηθούν κατά τη σχεδίαση ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων που θα εξασφαλίζει το βέλτιστο κόστος, μπορούμε να εκφράσουμε το συνολικό κόστος διαχείρισης του αποθέματος στη διάρκεια μιας ορισμένης χρονικής περιόδου υπό τη μορφή μαθηματικής συνάρτησης. Σε αυτή τη συνάρτηση, μπορούμε να εισαγάγουμε όλα τα στοιχεία κόστους τα οποία είναι σε θέση να επηρεάσουν ή και να μεταβάλλουν το σύστημα που τελικώς θα προταθεί. Τα στοιχεία κόστους που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά τη διαμόρφωση ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων, είναι τα ακόλουθα: Κόστος απόκτησης αποθεμάτων Σταθερό κόστος παραγγελίας ή ρύθμισης Κόστος διατήρησης αποθέματος Κόστος έλλειψης αποθέματος Κόστος λειτουργίας συστήματος Εκτός από τα προαναφερθέντα στοιχεία κόστους, υπάρχουν και άλλα τα οποία σε ορισμένες περιπτώσεις δεν είναι αμελητέα, ούτε σταθερά, και ως εκ τούτου πρέπει να συνυπολογίζονται. Επομένως τα γενικότερα χαρακτηριστικά του περιβάλλοντος, στο οποίο θα λειτουργήσει το σύστημα, είναι αυτά που καθορίζουν τα στοιχεία κόστους που είναι αναγκαίο να ληφθούν υπόψη. Βεβαίως κατά την επιλογή των στοιχείων κόστους πρέπει να γνωρίζουμε ότι η ακρίβεια με την οποία είναι δυνατό να εκτιμηθούν τα διάφορα στοιχεία κόστους είναι συνήθως μικρή. Επομένως πρέπει να λαμβάνεται υπόψη το όφελος που θα προκύψει από τον υπολογισμό κάποιου από τα στοιχεία κόστους, καθώς ενδέχεται να είναι μικρότερο από τη δαπάνη για τον υπολογισμό του κόστους αυτού. [8]

15 2.4.1 Κόστος απόκτησης αποθέματος Το μοναδιαίο κόστος απόκτησης ενός προϊόντος συμβολίζεται με c και είναι η τιμή που πληρώνει ο έμπορος στον προμηθευτή συν οποιαδήποτε δαπάνη απαιτείται για να καταστήσει το προϊόν έτοιμο για πώληση. Σε περιπτώσεις εκπτώσεων το κόστος αυτό μπορεί να εξαρτάται από το μέγεθος της παραγγελίας. Το μοναδιαίο κόστος απόκτησης έχει ιδιαίτερη σημασία, καθώς από αυτό εξαρτάται το συνολικό κόστος προμήθειας άμεσα και επίσης επηρεάζει το κόστος διατήρησης ενός προϊόντος αφού συνδέονται συναρτησιακά Σταθερό κόστος παραγγελίας ή ρύθμισης Το σταθερό κόστος παραγγελίας ή ρύθμισης συμβολίζεται με την παράμετρο K, σχετίζεται με κάθε παραγγελία ανεξαρτήτως του μεγέθους της και περιλαμβάνει το κόστος των εντύπων παραγγελίας, ταχυδρομικά ή και τηλεφωνικά έξοδα, εξουσιοδοτήσεις, πληκτρολόγηση, παραλαβή, πιθανό έλεγχο και χειρισμό των τιμολογίων του προμηθευτή, καθώς και το αναλογικό μερίδιο των μισθών του προσωπικού που ασχολείται με την διεκπεραίωση μιας παραγγελίας. Είναι γεγονός ότι το σταθερό κόστος παραγγελίας διαφέρει από επιχείρηση σε επιχείρηση και τις περισσότερες φορές ο υπολογισμός του είναι αρκετά επίπονος και πολύπλοκος. Με την εξέλιξη όμως της τεχνολογίας και τη χρήση του διαδικτύου σχεδόν από το σύνολο των επιχειρήσεων, το σταθερό κόστος κυμαίνεται σε χαμηλά επίπεδα, Ψωινός (1996) Κόστος διατήρησης αποθέματος Το κόστος διατήρησης είναι το σύνολο όλων των κοστών που είναι ανάλογα με την ποσότητα του διαθέσιμου αποθέματος (on-hand inventory) οποιαδήποτε στιγμή του χρόνου. Οι συνιστώσες του κόστους διατήρησης περιλαμβάνουν το κόστος παροχής αποθηκευτικού χώρου, φόρους και ασφάλιση, ζημιές, κλοπές φθορά και απαξίωση και το ευκαιριακό κόστος εναλλακτικής επένδυσης. Η τελευταία συνιστώσα είναι συνήθως και η πιο σημαντική για τον υπολογισμό του κόστους διατήρησης. [9]

16 Το ευκαιριακό κόστος μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι η απόδοση που θα μπορούσε να επιτευχθεί στην αμέσως πιο ελκυστική επένδυση αν το κεφάλαιο δεν επενδυόταν σε αποθέματα. Για να παραμένουν κερδοφόρες οι επιχειρήσεις θα πρέπει να απολαμβάνουν μεγαλύτερες αποδόσεις συγκριτικά με την απόδοση ενός απλού καταθετικού λογαριασμού. Η τιμή του επιτοκίου, που αντιστοιχεί στο ευκαιριακό κόστος μιας εναλλακτικής επένδυσης μεταβάλλεται διαρκώς και είναι συνάρτηση ενός αριθμού λογιστικών μέτρων. Αυτά είναι το εσωτερικό επιτόκιο απόδοσης (internal rate of return), η απόδοση από επένδυση σε πάγια περιουσιακά στοιχεία (return on assets) και το εσωτερικό ποσοστό απόδοσης (hurdle rate), το οποίο είναι το ελάχιστο ποσοστό για το οποίο μια επένδυση προκύπτει συμφέρουσα. Η εκτίμηση αυτού του επιτοκίου είναι μια δύσκολη διαδικασία που λαμβάνει υπόψη τα παραπάνω λογιστικά ώστε να προκύψει το κόστος κεφαλαίου (cost of capital). Μπορούμε λοιπόν, να θεωρήσουμε το κόστος διατήρησης ως ένα αθροιστικό επιτόκιο αποτελούμενο κυρίως από το κόστος κεφαλαίου και κατά δεύτερο λόγο από το κόστος αποθήκευσης, τους φόρους, την ασφάλιση και τις φθορές, Ιακώβου (2009) Επομένως το κόστος διατήρησης αποθέματος δίνεται από τη σχέση : h I c, όπου c είναι η τιμή ενός τεμαχίου αποθέματος σε ευρώ, I το ετήσιο επιτόκιο και h το κόστος διατήρησης σε ευρώ ανά τεμάχιο ανά έτος Κόστος έλλειψης αποθέματος Το κόστος έλλειψης είναι το κόστος, που σχετίζεται με την έλλειψη διαθέσιμου αποθέματος για την ικανοποίηση της ζήτησης, όταν αυτή εμφανίζεται. Αυτό το κόστος ερμηνεύεται με διαφορετικό τρόπο ανάλογα με το εάν η ανικανοποίητη ζήτηση ικανοποιείται με καθυστέρηση (back-orders) ή χάνεται (lost sales). Στην πρώτη περίπτωση, που η ζήτηση ικανοποιείται με καθυστέρηση, το κόστος έλλειψης περιλαμβάνει όλα εκείνα τα κόστη που έχουν σχέση με την τήρηση των βιβλίων και όλα τα κόστη καθυστέρησης. Στην δεύτερη περίπτωση, που η ζήτηση χάνεται το κόστος έλλειψης περιλαμβάνει το κέρδος που χάθηκε και θα προέκυπτε από την πώληση, σε περίπτωση που είχαμε διαθέσιμο απόθεμα. Επιπλέον θα περιέχει και το κόστος κακής φήμης (loss-of-goodwill cost), το οποίο είναι μέτρο της ικανοποίησης του πελάτη. Για τον καθορισμό του κόστους έλλειψης χρησιμοποιείται το σύμβολο p και οι μονάδες του είναι ευρώ ανά μονάδα ανικανοποίητης ζήτησης, Silver, Pyke and Peterson (1998). [10]

17 2.5 Στατιστικά και οικονομικά κριτήρια-στόχοι που πρέπει να ικανοποιούνται από το επιλεγμένο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων Το επιλεγμένο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων πρέπει να ικανοποιεί ορισμένα κριτήρια. Τα κριτήρια αυτά χωρίζονται σε δύο κατηγορίες, τα στατιστικά και τα οικονομικά κριτήρια. Με βάση αυτά τα κριτήρια μπορεί να καθοριστεί η στάθμη του αποθέματος ασφαλείας. Η επιλογή του κατάλληλου κριτηρίου βέβαια εξαρτάται, εκτός από τα αποθέματα, και από τις απαιτήσεις της εκάστοτε επιχείρησης, Nahmias (2005). Τα στατιστικά κριτήρια που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό του αποθέματος ασφαλείας είναι: Η πιθανότητα έλλειψης ανά κύκλο (επίπεδο εξυπηρέτησης κύκλου) α, η οποία εκφράζει το ποσοστό των κύκλων παραγγελιών που δεν παρουσιάζεται έλλειψη. Το ποσοστό της ζήτησης που ικανοποιείται άμεσα (fill rate) β, το οποίο εκφράζει το ποσοστό της ζήτησης που ικανοποιείται χωρίς καθυστέρηση Το ποσοστό του χρόνου με θετικό καθαρό απόθεμα (ready rate) FPNS. Εδώ σαν καθαρό απόθεμα ορίζεται το διαθέσιμο απόθεμα μείον το καθυστερούμενο το οποίο μπορεί να πάρει και αρνητικές τιμές. Ο μέσος χρόνος μεταξύ των ελλείψεων TBS, ο οποίος εκφράζει το χρονικό διάστημα μεταξύ περιπτώσεων έλλειψης. Ο μέσος αριθμός ελλείψεων ανά μονάδα χρόνου (1/TBS), ο οποίος εκφράζει το μέσο αριθμό ελλείψεων στη διάρκεια ενός συγκεκριμένου χρονικού διαστήματος. Η χρήση των στατιστικών κριτηρίων αποσκοπεί στην ελαχιστοποίηση του μέσου κόστους των παραγγελιών και της διατήρησης αποθέματος. Εκτός όμως από τα στατιστικά κριτήρια, υπάρχουν και τα οικονομικά κριτήρια, τα οποία είναι αυτά που χρησιμοποιούνται ως επί το πλείστον για τον προσδιορισμό του αποθέματος ασφαλείας. Αυτά είναι: Το σταθερό κόστος ανά περίπτωση έλλειψης αποθέματος Β1, το οποίο είναι ανεξάρτητο από την ποσότητα και τη διάρκεια της έλλειψης. Το κόστος ανά μονάδα έλλειψης Β 2 c (=p), που είναι ανεξάρτητο της διάρκειας της έλλειψης. [11]

18 Το κόστος ανά μονάδα έλλειψης ανά μονάδα χρόνου Β 3 c, το οποίο εξαρτάται τόσο από τις μονάδες που εμφανίζουν έλλειψη, όσο και από τη διάρκεια των ελλείψεων αυτών. Η βασική επιδίωξη κατά τη χρήση των οικονομικών κριτηρίων είναι η ελαχιστοποίηση του μέσου κόστους παραγγελιών, του μέσου κόστους διατήρησης και έλλειψης αποθέματος. [12]

19 3 ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΤΟΥ ΥΦΙΣΤΑΜΕΝΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΤΑΙΡΙΑ «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.» 3.1 Γενικά Το κεφάλαιο αυτό πραγματεύεται εκτενέστερα την υφιστάμενη κατάσταση στην αποθήκη της εταιρίας «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.». Πιο συγκεκριμένα, κρίνεται σκόπιμο να γίνει μια αναφορά στην οργάνωση και τη δομή της αποθήκης, καταγράφοντας και αναλύοντας τις λειτουργίες που σχετίζονται με αυτή. Κατά αυτόν τον τρόπο θα είναι εφικτή η σύγκριση με το νέο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων που θα προταθεί μέσω της παρούσης εργασίας. Αρχικά περιγράφεται το υφιστάμενο σύστημα διαχείρισης και ελέγχου των αποθεμάτων που χρησιμοποιεί σήμερα η εταιρία για να καθορίσει τη διαδικασία της παραγγελίας των κωδικών. Στη συνέχεια παρουσιάζονται οι διαδικασίες παραγγελίας, παραλαβής, τακτοποίησης και προώθησης των κωδικών και γίνεται μια σύντομη περιγραφή της χωροταξικής διάταξης της αποθήκης. Τέλος, σημειώνονται τα σημαντικότερα λειτουργικά προβλήματα που εντοπίζονται στην εταιρία, στα οποία θα προσπαθήσουμε να δώσουμε λύση με την εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης που θα προταθεί. 3.2 Υφιστάμενο σύστημα διαχείρισης και ελέγχου των αποθεμάτων Μέχρι σήμερα η εταιρία «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.» έχει κατηγοριοποιήσει τους κωδικούς της σε δύο κατηγορίες με βάση την πολιτική που ακολουθεί. Η πρώτη κατηγορία κωδικών είναι αυτοί που διατηρούνται ως απόθεμα στις αποθήκες της εταιρίας, ενώ στη δεύτερη κατηγορία ανήκουν οι κωδικοί που παραγγέλνονται κατόπιν παραγγελίας. Ο διαχωρισμός αυτός των κωδικών έχει πραγματοποιηθεί βάσει εμπειρικών κριτηρίων τα οποία έχουν προκύψει από την πολύχρονη λειτουργία του συστήματος και τη μεγάλη πλέον εμπειρία των υπευθύνων της εταιρίας. Η ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε. καλύπτει ένα φάσμα μεγαλύτερο των κωδικών. Από αυτούς διατηρούνται ως απόθεμα στις αποθήκες της εταιρίας περίπου κωδικοί. Κατά τη διάρκεια των προηγούμενων ετών η εταιρία αντιμετώπιζε σοβαρό πρόβλημα με τη διαχείριση των κωδικών, καθώς ο αριθμός των αποθεμάτων κάθε κωδικού ήταν κατά πολύ μεγαλύτερος από τον απαιτούμενο. Το γεγονός αυτό οφειλόταν αρχικά στο ότι δεν [13]

20 εφαρμοζόταν κάποιο συγκεκριμένο σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, με αποτέλεσμα να αποφασίζεται αυθαίρετα η ποσότητα και το είδος των κωδικών που ήταν απαραίτητο να παραγγελθούν. Εν συνεχεία η εταιρία υιοθέτησε ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων χωρίς όμως αυτό να έχει τα αποτελέσματα που ενδεχομένως επιθυμούσαν οι υπεύθυνοι και ως εκ τούτου το πρόβλημα οξύνθηκε περαιτέρω. Τοιουτοτρόπως γινόταν παραγγελία και αποθήκευση κωδικών για αρκετά μεγάλα χρονικά διαστήματα, δίχως αυτό να είναι απαραίτητο. Το γεγονός αυτό οδήγησε την εταιρία στη δέσμευση μεγάλων κεφαλαίων και στη δαπάνη υπέρογκων ποσών για την αποθήκευση κωδικών, οι οποίοι αντιμετώπιζαν τον κίνδυνο της τεχνολογικής απαξίωσης καθώς πολλά από τα μηχανήματα της γεωργικής παραγωγής αποσύρονται από την παραγωγική διαδικασία με την πάροδο των ετών. Έτσι προέκυψε η ανάγκη δημιουργίας ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων, τόσο για οικονομικούς λόγους όσο και για την εν γένει ορθότερη λειτουργία της αποθήκης. Οι υπεύθυνοι της εταιρίας λοιπόν, αποφάσισαν να λάβουν δραστικά μέτρα και να δώσουν ιδιαίτερο βάρος στον τρόπο με τον οποίο λειτουργεί η αποθήκη. Η πολιτική που αποφάσισαν να ακολουθήσουν είναι παρεμφερής με ένα περιοδικό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, του οποίου όμως η βάση ενημερώνεται χειροκίνητα μετά από εβδομαδιαία καταγραφή των αποθεμάτων όλων των κωδικών από τους υπευθύνους της εταιρίας. Μια φορά την εβδομάδα, οι υπεύθυνοι της εταιρίας μεταβαίνουν στην αποθήκη και επιθεωρούν αυτοπροσώπως τη στάθμη του αποθέματος κάθε κωδικού. Στη συνέχεια, αφού καταγράψουν τις ποσότητες που υπάρχουν ως απόθεμα για κάθε κωδικό και επομένως γνωρίζουν και τις ποσότητες που έχουν ζητηθεί και πωληθεί κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, κάνουν μία σύγκριση με τα ιστορικά δεδομένα των πωλήσεων του κάθε κωδικού. Τα ιστορικά αυτά δεδομένα των πωλήσεων, αφορούν την ίδια ημερολογιακή περίοδο των δύο τελευταίων ετών και χρησιμοποιούνται ως βάση για να διαπιστωθεί αν ο κωδικός εμφανίζει μικρότερη, μεγαλύτερη ή σταθερή ζήτηση σε σχέση με την ίδια περίοδο των προηγούμενων δύο ετών. Επιπλέον με αυτό το εμπειρικό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων είναι δυνατόν να εξαχθεί και το ποσοστό της αύξησης ή της μείωσης της ζήτησης για κάθε κωδικό, το οποίο αποτελεί και το κριτήριο που θα καθορίσει τη στάθμη της παραγγελίας. Ο γενικός κανόνας που εφαρμόζεται είναι ότι όταν εμφανίζεται αύξηση της ζήτησης ενός κωδικού της τάξης του 10-15% σε σχέση με τις αντίστοιχες περιόδους των δύο τελευταίων ετών πρέπει να τίθεται παραγγελία αυτού του κωδικού, ίση με την ποσότητα που απαιτείται για να αναπληρωθεί το απόθεμα και να φτάσει στο επίπεδο που καθορίζουν τα ιστορικά στοιχεία. Βέβαια, η παραγγελία που θα τεθεί δε θα αφορά μόνο έναν κωδικό, καθώς από κάθε προμηθευτή παραγγέλνονται αρκετοί κωδικοί. Έτσι η παραγγελία συμπληρώνεται με [14]

21 ποσότητες και άλλων κωδικών οι οποίοι παρουσιάζουν αύξηση της ζήτησης τους για τη συγκεκριμένη περίοδο και τελικώς αποστέλλεται μια μαζική παραγγελία κωδικών στον προμηθευτή. 3.3 Περιγραφή υφιστάμενων διαδικασιών παραγγελίας, παραλαβής, τακτοποίησης και προώθησης των κωδικών Παρακάτω περιγράφονται όλες οι λειτουργίες του συστήματος από τη στιγμή που θα διαπιστωθεί η ανάγκη παραγγελίας και προμήθειας κωδικών, μέχρι τη στιγμή της αποθήκευσης. Οι βασικές διαδικασίες των αποθηκών είναι η αποθήκευση και η μετακίνηση. Η αποθήκευση είναι η πιο προφανής λειτουργία, εντούτοις όμως και η μετακίνηση των διαχειριζομένων κωδικών, σε κοντινές αποστάσεις εντός του χώρου της αποθήκης, είναι μια πτυχή που πρέπει να λαμβάνεται υπόψη κατά την οργάνωση του αποθηκευτικού χώρου. Σύμφωνα με την υφιστάμενη κατάσταση που επικρατεί στην εταιρία «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.», η παραγγελία και η προμήθεια γίνεται ύστερα από εισήγηση του τμήματος που είναι υπεύθυνο για την εύρυθμη λειτουργία της αποθήκης, όταν διαπιστωθεί έλλειψη κάποιων κωδικών. Βεβαίως πρέπει να σημειωθεί ότι τα υλικά στα οποία δε διατηρείται απόθεμα, αγοράζονται μόνο όταν παραστεί ανάγκη κατόπιν παραγγελίας, αφού στην πλειονότητά τους είναι εφικτό να παραδίδονται εντός ολίγων ημερών. Επιπρόσθετα, ο αρμόδιος υπάλληλος συντάσσει και φυλάσσει πλήρες αρχείο στον Η/Υ, το περιεχόμενο του οποίου αναφέρεται στους προμηθευτές, στις παραγγελίες, στις ποσότητες καθώς και στις συμφωνηθείσες τιμές του κάθε κωδικού. Η διαδικασία αποθήκευσης συνίσταται από δύο βασικές λειτουργίες που αφορούν τόσο την ίδια την αποθήκευση όσο και τη διακίνηση των υλικών εντός του χώρου της αποθήκης. Η πρώτη βασική λειτουργία είναι η διαδικασία της παραγγελίας των κωδικών. Στο στάδιο αυτό, ο τρόπος σχεδίασης της αποθήκης βασίζεται κυρίως στην παράδοση των προϊόντων από τους προμηθευτές σε συγκεκριμένο χρόνο, έτσι ώστε να υπάρχει βελτίωση της παραγωγικότητας των εργασιών της αποθήκης και επομένως αύξηση της εξυπηρέτησης των τμημάτων. Η διαδικασία που ακολουθείται για την προμήθεια των κωδικών ξεκινά με την εισήγηση του υπεύθυνου, αφού προηγουμένως έχει διαπιστωθεί η ανάγκη για παραγγελία ορισμένων κωδικών. Κατόπιν, το τμήμα προμηθειών αποστέλλει την παραγγελία στον εκάστοτε προμηθευτή και αναμένει την επιβεβαίωση του προμηθευτή, η οποία αποστέλλεται [15]

22 με συμπληρωματικές πληροφορίες που αφορούν το συνολικό κόστος προμήθειας καθώς επίσης και τον εκτιμώμενο χρόνο ικανοποίησης της παραγγελίας. Στη συνέχεια το τμήμα προμηθειών ζητά από τον προμηθευτή τις συνολικές διαστάσεις των κωδικών που έχουν παραγγελθεί και αναζητά την πιο συμφέρουσα λύση για τη μεταφορά των κωδικών. Έτσι ζητάει κοστολόγια από τους συνεργαζόμενους μεταφορείς και εν τέλει επιλέγει τη βέλτιστη προσφορά. Η δεύτερη λειτουργία είναι η εισαγωγή των κωδικών και η μεταφορά τους προς αποθήκευση. Στο στάδιο αυτό, η διαδικασία που ακολουθείται για τη μεταφορά των κωδικών εντός της αποθήκης ποικίλει ανάλογα με τον όγκο και το βάρος των κωδικών. Με την εισαγωγή του εμπορεύματος στην αποθήκη, παραλαμβάνεται το τιμολόγιο ή το δελτίο αποστολής και γίνεται η σχετική καταχώρηση στο αρχείο του Η/Υ που διατηρείται. Στη συνέχεια τοποθετούνται οι κωδικοί στα ράφια της αποθήκης. Η ταξινόμηση των κωδικών στα ράφια πραγματοποιείται βάσει του όγκου, του βάρους και του είδους των κωδικών. Στην περίπτωση ανταλλακτικών μικρού όγκου, η μεταφορά τους στους αποθηκευτικούς χώρους γίνεται συνήθως χειρονακτικά από τους εργαζόμενους. Σε αντίθετη περίπτωση, η μεταφορά τους γίνεται με τη χρήση περονοφόρων οχημάτων (κλαρκ), τα οποία εισέρχονται στην αποθήκη από την κεντρική είσοδο. Η αποθήκη είναι διαμορφωμένη με τέτοιο τρόπο, ώστε να είναι δυνατή η κίνηση των οχημάτων στο εσωτερικό της. Η ταξινόμηση των κωδικών στην αποθήκη αποσκοπεί στη γρήγορη και άμεση εξυπηρέτηση και ως εκ τούτου οι κωδικοί που έχουν τη μεγαλύτερη κίνηση τοποθετούνται στα χαμηλότερα ράφια, ενώ τα υλικά με μεγάλο βάρος τοποθετούνται είτε στο έδαφος είτε σε παλέτες. 3.4 Χωροταξική δομή αποθήκης Όπως έχει προαναφερθεί, η εταιρία «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.» διατηρεί τέσσερις αποθήκες για την τοποθέτηση και αποθήκευση των κωδικών της. Η μεγαλύτερη εξ αυτών έχει έκταση 1500τ.μ., ενώ υπάρχουν επιπρόσθετα δύο αποθήκες των 1000τ.μ. έκαστη καθώς επίσης και μία μικρότερη των 500τ.μ. έτσι να καλύπτονται οι αποθηκευτικές ανάγκες όλου του ευρέος φάσματος των κωδικών που καλύπτει η εταιρία. Η αποθήκευση γίνεται κυρίως σε ράφια και παράλληλα παρατηρείται εναπόθεση κωδικών με μεγάλο όγκο και βάρος στο έδαφος σε ειδικά διαμορφωμένες ξύλινες παλέτες. Όπως φαίνεται και στις εικόνες 3.1 και 3.2 υπάρχει μία μεγάλη είσοδος σε κάθε αποθήκη από την οποία υπάρχει η δυνατότητα εισόδου περονοφόρου οχήματος (κλαρκ) για την φορτοεκφόρτωση κωδικών μεγάλου βάρους ή όγκου. Μέσα στην αποθήκη υπάρχει μεγάλος αριθμός ραφιών όπου τοποθετούνται τα ανταλλακτικά ανάλογα με την κωδικοποίηση τους έτσι ώστε να είναι ευκολότερη η εύρεση [16]

23 τους όταν αυτό απαιτηθεί (Εικόνα 3.1). Τα αντικείμενα με μεγαλύτερη ζήτηση τοποθετούνται χαμηλά στα ράφια ώστε να είναι ευκολότερη η πρόσβαση σε αυτά, ενώ στα υψηλότερα ράφια τοποθετούνται υλικά με μικρότερη ζήτηση. Η κωδικοποίηση αποτελεί ουσιαστικά την «ταυτότητα» του ανταλλακτικού και αποτελείται από τα τρία πρώτα γράμματα του προμηθευτή συνοδευόμενα από έναν τριψήφιο αριθμό που συμβολίζει τον αριθμό του ανταλλακτικού από το συγκεκριμένο προμηθευτή, όπως για παράδειγμα VAL001 για τον πρώτο κωδικό από τον προμηθευτή Valvolmeccanica. Βέβαια για τα ογκώδη αντικείμενα γίνεται μια παράβλεψη της ταξινόμησης με βάση τον κωδικό και τοποθετούνται κοντά στην είσοδο της αποθήκης έτσι ώστε να είναι εύκολη η πρόσβαση για τα περονοφόρα οχήματα (Εικόνα 3.2). Εικόνα 3.1:. Ταξινόμηση των κωδικών στα ράφια της αποθήκης [17]

24 Εικόνα 3.2.: Ταξινόμηση κωδικών με μεγάλο όγκο 3.5 Κριτική θεώρηση των λειτουργικών προβλημάτων της εταιρίας Κατά την καταγραφή του υπάρχοντος συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων και γενικότερα των συνθηκών λειτουργίας των αποθηκών της εταιρίας, εντοπίστηκαν ορισμένα λειτουργικά προβλήματα τα οποία δυσχεραίνουν την εύρυθμη λειτουργία της αποθήκης. Στη συνέχεια αυτά τα προβλήματα περιγράφονται και αναλύονται ούτως ώστε να τεθούν υπό περαιτέρω διερεύνηση αλλά και να προταθεί μια λύση που θα εξυπηρετεί καλύτερα τη λειτουργία της αποθήκης. Η λειτουργία της αποθήκης χωρίς τη χρήση ενός άρτια οργανωμένου πληροφοριακού συστήματος, έχει οδηγήσει στη διατήρηση αρκετά υψηλών σταθμών αποθεμάτων, ακόμα και σε είδη ανταλλακτικών που ουσιαστικά δεν κρίνεται σκόπιμο, βάση των στοιχείων κίνησης και ανάλωσης που υπάρχουν καταγεγραμμένα. Είναι χαρακτηριστικό πως στη βάση δεδομένων των κωδικών που διατηρούνται σε απόθεμα στις αποθήκες της εταιρίας υπάρχουν 7205 καταχωρημένοι κωδικοί, όμως από αυτούς μόλις οι 3592 εμφάνισαν κάποια ζήτηση κατά το χρονικό διάστημα των τελευταίων δύο ετών. Όπως λοιπόν γίνεται εύκολα αντιληπτό, στις αποθήκες της εταιρίας υπάρχει ένας τεράστιος αριθμός αποθηκευμένων κωδικών οι οποίοι εμφανίζουν μηδενική ζήτηση και αντιμετωπίζουν τον κίνδυνο της [18]

25 τεχνολογικής απαξίωσης, ενώ ταυτόχρονα κρατούν δεσμευμένα σημαντικά κεφάλαια της εταιρίας, τα οποία θα μπορούσαν να έχουν χρησιμοποιηθεί για την κάλυψη εναλλακτικών αναγκών και σκοπών. Ένα ακόμη στοιχείο το οποίο δυσχεραίνει και περιπλέκει την ομαλή και εύρυθμη λειτουργία της αποθήκης, είναι η διαδικασία της παραγγελίας. Όπως έχει προαναφερθεί το γενικό κριτήριο που εφαρμόζει η εταιρία για την παραγγελία ενός κωδικού, είναι ότι όταν παρατηρηθεί αύξηση της ζήτησης ενός κωδικού της τάξης του 10-15% σε σχέση με τις αντίστοιχες περιόδους των δύο τελευταίων ετών πρέπει να τίθεται παραγγελία αυτού το κωδικού. Επειδή όμως από κάθε προμηθευτή η εταιρία προμηθεύεται αρκετούς κωδικούς, η παραγγελία συμπληρώνεται, σχεδόν πάντοτε, με ποσότητες και άλλων κωδικών οι οποίες ενδεχομένως δεν είναι απαραίτητες. Έτσι στην προσπάθεια της εταιρίας να ελαττώσει το μεταφορικό κόστος των αποθεμάτων, οδηγούμαστε σε μια κατ εκτίμηση παραγγελία και επομένως αποθήκευση κωδικών για αρκετά μεγάλα χρονικά διαστήματα και εν τέλει απαξίωση ενός μεγάλου αριθμού κωδικών. Είναι λοιπόν φανερό, ότι τα λειτουργικά προβλήματα που σημειώνονται δυσχεραίνουν την ομαλή λειτουργία της αποθήκης και πρέπει να τεθούν σοβαρά υπόψη από τους υπευθύνους της αποθήκης. [19]

26 [20]

27 4 ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 4.1 Γενικά Στο κεφάλαιο αυτό παρουσιάζονται ορισμένες προτάσεις για τη βελτίωση της συνολικής οργάνωσης της κεντρικής αποθήκης. Παρουσιάζεται μια ABC ανάλυση από την οποία προκύπτουν οι κωδικοί στους οποίους πρέπει να δοθεί βαρύνουσα σημασία. Στη συνέχεια γίνεται η τελική κατηγοριοποίηση των κωδικών και πραγματοποιείται η εκλογή του συστήματος επιθεώρησης καθώς και του στατιστικού κριτηρίου που θα χρησιμοποιηθεί. Τέλος περιγράφεται το μοντέλο διαχείρισης των αποθεμάτων που επελέγη καθώς και η μεθοδολογία εύρεσης των αποτελεσμάτων. Κατόπιν ενδελεχούς μελέτης της βιβλιογραφίας της διαχείρισης αποθεμάτων, προσπαθήσαμε να αναζητήσουμε ένα μοντέλο που θα εξυπηρετεί βέλτιστα τους σκοπούς της επιχείρησης, με βάση τα δεδομένα που μας κατέστησαν διαθέσιμα οι υπεύθυνοι της εταιρίας. Τελικώς επελέγη το μοντέλο «The (r,q) inventory model with lost sales» Rosling (1998). Για την εύρεση του καταλληλότερου μοντέλου διαχείρισης αποθεμάτων θεωρούμε το ( rq, ) σύστημα αποθεμάτων με ανικανοποίητη ζήτηση που χάνεται (lost sales), υπό το τυπικό εγχειρίδιο υποθέσεων της συνεχούς επιθεώρησης, συνεχούς ζήτησης και στοχαστικού χρόνου ικανοποίησης παραγγελίας. Επιπλέον υποθέτουμε ότι Q r, ούτως ώστε να μπορεί να υπάρχει το πολύ μία εκκρεμής παραγγελία. Με αυτόν τον τρόπο προκύπτει μια απλή αλλά ακριβής εκδοχή του γνωστού προσεγγιστικού μοντέλου των Hadley και Whitin. Αποδεικνύεται ότι ένας επαναληπτικός αλγόριθμος από τη συνήθη ποικιλία των εγχειριδίων, βασισμένος σε μια τετραγωνική φόρμουλα, είναι ικανός να βρει το ακριβές ολικό ελάχιστο εάν η κατανομή του χρόνου ικανοποίησης της παραγγελίας είναι λογαριθμικά κοίλη (log-concave), μια προϋπόθεση που εκπληρώνεται από τις περισσότερες κατανομές που προτείνονται για τη διαχείριση των αποθεμάτων. 4.2 Ανάλυση ABC Κωδικός ή stock-keeping unit (SKU) είναι η στοιχειώδης μονάδα αποθέματος, απόλυτα προσδιορισμένη όσον αφορά στη λειτουργία, στη μορφή, στο μέγεθος, στο χρώμα και στη θέση τοποθέτησης, Ιακώβου (2009). [21]

28 Είναι γενικά αποδεκτό ότι ένα από τα πιο βασικά και ουσιαστικά προβλήματα που καλείται να αντιμετωπίσει μια επιχείρηση στη σημερινή εποχή, είναι η διαχείριση των αποθεμάτων της. Οι επιχειρήσεις πρέπει να διαχειριστούν πολλά προϊόντα, τα οποία όμως δεν είναι όλα εξίσου επικερδή. Τα κόστη διαχείρισης εξισορροπούνται σε κάποιες περιπτώσεις ενώ σε άλλες όχι. Ως εκ τούτου, κρίνεται απαραίτητο να κατηγοριοποιούνται οι κωδικοί με τέτοιο τρόπο ώστε να δίνεται μεγαλύτερη σημασία σε κωδικούς οι οποίοι είναι πολύ πιο σημαντικοί και επικερδείς για τη λειτουργία της επιχείρησης, από ότι σε κωδικούς οι οποίοι δεν είναι ιδιαίτερα βαρύνουσας σημασίας. Η ευρύτερα διαδεδομένη μέθοδος παγκοσμίως για να επιτευχθεί αυτός ο στόχος είναι η Ανάλυση ABC ή Ανάλυση Pareto. Η μέθοδος αυτή βασίζεται στον κανόνα Pareto. Ο οικονομολόγος Vilfredo Pareto μελέτησε την κατανομή του πλούτου της Ιταλίας στον 19ο αιώνα και παρατήρησε ότι ένα μεγάλο ποσοστό του πλούτου της χώρας αντιστοιχούσε σε ένα πολύ μικρό ποσοστό του πληθυσμού. Η παρατήρηση αυτή του Pareto εφαρμόζεται και στα συστήματα αποθεμάτων. Ένα μεγάλο ποσοστό της αξίας των αποθεμάτων αντιστοιχεί σε ένα μικρό αριθμό κωδικών. Πιο συγκεκριμένα για ένα σύστημα αποθεμάτων ισχύει ότι το 80% της ετήσιας αξίας του συνολικού αποθέματος προέρχεται μόλις από το 20% των κωδικών αποθεμάτων. Γίνεται λοιπόν εύκολα αντιληπτό ότι για ένα πολύ μεγάλο ποσοστό από τους κωδικούς αποθεμάτων που διαχειρίζεται μια επιχείρηση, καταναλώνονται σημαντικά κεφάλαια χωρίς ίσως να είναι αυτό απαραίτητο. Στη συνέχεια παρουσιάζεται συνοπτικά η θεωρία της μεθόδου, καθώς και τα αποτελέσματα από την εφαρμογή της στις αποθήκες της εταιρίας «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.». Αρχικά αναγνωρίζεται η αξία c, σε ανά τεμάχιο, καθώς και η ετήσια ζήτηση του κάθε κωδικού, λ. στη συνέχεια δημιουργείται μια αθροιστική κατανομή F(x), όπου x είναι το γινόμενο της ετήσιας ζήτησης επί την αξία του κάθε κωδικού, x=λc. Τέλος απεικονίζεται σε διάγραμμα η κατανομή της σχετικής αθροιστικής αξίας των αποθεμάτων, Zipkin (2000). Με την εφαρμογή της μεθόδου, ο εκάστοτε μελετητής είναι σε θέση να αντιμετωπίσει τη διαφορετικότητα και την ποικιλία των αποθεμάτων, καθώς επίσης και να αναγνωρίσει ποιοι από τους κωδικούς είναι πιο σημαντικοί και επικερδείς για την επιχείρηση. Οι κωδικοί αυτοί θα κατέχουν πρωταγωνιστικό ρόλο στη λήψη αποφάσεων που σχετίζονται με τη διαχείριση των αποθεμάτων. Για την ταξινόμηση των κωδικών, χρησιμοποιούνται τρεις μεγάλες κατηγορίες. Οι κωδικοί τύπου A είναι οι πιο σημαντικοί κωδικοί, οι κωδικοί τύπου B είναι αρκετά σημαντικοί και οι κωδικοί τύπου C είναι οι λιγότερο σημαντικοί κωδικοί. Οι κωδικοί τύπου A κατέχουν το μεγαλύτερο μερίδιο της αξίας των αποθεμάτων, με αποτέλεσμα να πρέπει να ελέγχονται άμεσα. Τα επίπεδα των αποθεμάτων των κωδικών [22]

29 τύπου A πρέπει να επιθεωρούνται συνεχώς. Επιπλέον, απαιτείται να χρησιμοποιούνται εξεζητημένες μέθοδοι προβλέψεων και να γίνεται με μεθοδικότητα και προσοχή η εκτίμηση των παραμέτρων κόστους για τους κωδικούς αυτούς. Η κατηγορία αυτή αποτελείται συνήθως από το 20% των συνολικών κωδικών με αξία των κωδικών περίπου ίση με το 80% της ετήσιας αξίας του συνολικού αποθέματος. Οι κωδικοί τύπου B είναι δευτερευούσης σημασίας σε σχέση με τους κωδικούς τύπου A, αλλά σίγουρα δεν είναι ασήμαντοι, αφού αποτελούνται από το 30% περίπου των συνολικών κωδικών και η αξία τους φτάνει περίπου στο 15-17% της ετήσιας αξίας του συνολικού αποθέματος. Για τους κωδικούς τύπου B τα αποθέματα θα μπορούσαν να επιθεωρούνται περιοδικά, ώστε τα προϊόντα να παραγγέλνονται σε ομάδες αντί μεμονωμένα. Επίσης απαιτούνται απλούστερες μέθοδοι προβλέψεων για τους κωδικούς αυτής της κατηγορίας. Τέλος οι κωδικοί τύπου C είναι οι λιγότερο σημαντικοί κωδικοί, αφού αν και είναι αρκετοί σε πλήθος και αντιστοιχούν περίπου στο 50% των συνολικών κωδικών, εντούτοις έχουν πολύ μικρή συμμετοχή στην ετήσια αξία του συνολικού αποθέματος, περίπου ίση με 3-5% αυτής. Για τα πολύ φθηνά προϊόντα τύπου C με μέτρια επίπεδα ζήτησης προτείνονται μεγάλες παραγγελίες, ούτως ώστε να ελαχιστοποιηθεί η συχνότητα των παραγγελιών. Για τα πιο ακριβά προϊόντα τύπου C με πολύ μικρή ζήτηση, η καλύτερη πολιτική είναι να μη διατηρείται καθόλου απόθεμα, αλλά να γίνονται παραγγελίες μόνο όταν εμφανίζεται ζήτηση. Εφαρμόζοντας τη μεθοδολογία της Ανάλυσης Pareto, η οποία αναπτύχθηκε αναλυτικά, για τη δημιουργία συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων της αποθήκης της εταιρίας, διαπιστώθηκε ότι το 17,4% των συνολικών ενεργών κωδικών έχουν αξία ίση με το 81,2% της ετήσιας αξίας του συνολικού αποθέματος και ως εκ τούτου αποτελούν τους κωδικούς τύπου A. Το 32,6% των συνολικών κωδικών με αξία ίση με το 16,3% της ετήσιας αξίας του συνολικού αποθέματος, αποτελούν τους κωδικούς τύπου B, ενώ τέλος το υπόλοιπο 50% των κωδικών, οι οποίοι αποτελούν τους κωδικούς τύπου C, αντιστοιχούν μόλις στο 2,5% της ετήσιας αξίας του συνολικού αποθέματος. 4.3 Τελική κατηγοριοποίηση των ανταλλακτικών Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να τονιστεί ότι η ABC ανάλυση δεν αποτελεί και την τελική κατηγοριοποίηση των κωδικών. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα ανταλλακτικά της αποθήκης λόγω της ιδιαιτερότητάς τους, δεν αρκεί να τα ταξινομηθούν με βάση την αξία του αποθέματος, καθώς τυχαίνει σε ορισμένες περιπτώσεις η έλλειψη ενός κωδικού της ομάδας [23]

30 C να δημιουργεί σοβαρά προβλήματα στην εξυπηρέτηση των πελατών και ως εκ τούτου ο κωδικός αυτός να πρέπει να μετακινηθεί στην κατηγορία A ή στην κατηγορία B. Επιπλέον υπάρχει περίπτωση κάποιος κωδικός της κατηγορίας A να μη θεωρείται κρίσιμος γιατί ενδεχομένως ο χρόνος ικανοποίησης της παραγγελίας του είναι πολύ μικρός ή επειδή πιθανή έλλειψή του δε δημιουργεί πρόβλημα στην παραγωγική διαδικασία. Η ταξινόμηση των κωδικών λοιπόν, θα μπορούσε να θεωρηθεί υποκειμενικό θέμα, το οποίο εντούτοις πρέπει να βασίζεται σε λογικές αποφάσεις και σε πολύχρονη εμπειρία. Οι υπεύθυνοι της αποθήκης της εταιρίας «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.», βασισμένοι στην εμπειρία των πολλών ετών επιτυχούς λειτουργίας αλλά και στην ABC ανάλυση που διενεργήθηκε, έχουν χαρακτηρίσει ως κρίσιμα 623 ανταλλακτικά. Με τον όρο κρίσιμα, χαρακτηρίζονται όλα τα ανταλλακτικά ανεξαρτήτου αξίας τα οποία επηρεάζουν σημαντικά τη λειτουργία της εταιρίας και ενδεχόμενη έλλειψη τους έχει ως αποτέλεσμα μεγάλο κόστος έλλειψης σε σύγκριση με τα υπόλοιπα ανταλλακτικά που ανήκουν σε άλλες κατηγορίες. Στο σημείο αυτό πρέπει να σημειωθεί ότι κατά την προσπάθεια κατηγοριοποίησης των κωδικών βρέθηκε ένας πολύ μεγάλος αριθμός κωδικών οι οποίοι παρουσιάζουν μηδενική ζήτηση, φαινόμενο που οφείλεται κατά κύριο λόγο στη μη ενημέρωση των στοιχείων του αρχείου των αποθηκευμένων κωδικών. Έτσι υπάρχει μεγάλος όγκος κωδικών που βρίσκονται αποθηκευμένοι στην αποθήκη ενώ στην πραγματικότητα δε χρησιμοποιούνται. Στο σχήμα 4.1 απεικονίζεται αναλυτικά η κατηγοριοποίηση των κωδικών σε κρίσιμους και μη κρίσιμους, ΣΥΝΟΛΟ ΚΑΤΑΓΕΓΡΑΜΜΕΝΩΝ SKUs 7205 ΣΥΝΟΛΟ ΕΝΕΡΓΩΝ SKUs 3592 ΚΡΙΣΙΜΑ SKUs 623 ΜΗ ΚΡΙΣΙΜΑ SKUs 2969 Σχήμα 4.1: Τελική κατηγοριοποίηση κωδικών [24]

31 4.4 Εκλογή συστήματος επιθεώρησης Όπως προκύπτει από την ανάλυση των συστημάτων συνεχούς επιθεώρησης και των συστημάτων περιοδικής επιθεώρησης, η οποία πραγματοποιήθηκε στην ενότητα 2.3 της παρούσης εργασίας, κάθε ένα από αυτά έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα του. Λαμβάνοντας λοιπόν υπόψη τα πλεονεκτήματα του κάθε συστήματος και αφού μας έχει γίνει γνωστό από τους υπευθύνους της εταιρίας, ότι είναι σε θέση να καταγράφουν και να γνωρίζουν σε συνεχή βάση τη στάθμη του αποθέματος κάθε κωδικού, επιλέγεται ένα σύστημα συνεχούς επιθεώρησης. Οι λόγοι που μας οδήγησαν σε αυτή την επιλογή είναι αφενός η μείωση του συνολικού κόστους διαχείρισης και αφετέρου η καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση που μπορούν να προσφέρουν τα συστήματα συνεχούς επιθεώρησης έναντι των συστημάτων περιοδικής επιθεώρησης. Στο σημείο αυτό αξίζει να σημειωθεί ότι όπως μας έγινε γνωστό από τους υπευθύνους της εταιρίας, οποιαδήποτε ζήτηση δεν ικανοποιηθεί, χάνεται και δεν ικανοποιείται με καθυστέρηση. Για το λόγο αυτό το μοντέλο διαχείρισης αποθεμάτων που τελικώς επελέγη είναι ένα μοντέλο συνεχούς επιθεώρησης στο οποίο η ανικανοποίητη ζήτηση χάνεται. 4.5 Εκλογή στατιστικού κριτηρίου Είναι γεγονός ότι τουλάχιστον προς το παρόν, δεν υπάρχει κάποια ενδεδειγμένη μέθοδος βάσει της οποίας να μπορούμε να αποφανθούμε με υπευθυνότητα ως προς την καταλληλότητα του εκάστοτε επιλεγμένου στατιστικού ή οικονομικού κριτηρίου. Κάθε φορά λοιπόν, το κριτήριο το οποίο επιλέγεται καθορίζεται κυρίως από το περιβάλλον και τον τρόπο λειτουργίας της κάθε εταιρίας. Στη συγκεκριμένη περίπτωση της εταιρίας «ΠΡΟ.Μ.ΕΞ Ε.Π.Ε.», προτιμήθηκαν και τελικά χρησιμοποιήθηκαν τα στατιστικά κριτήρια έναντι των οικονομικών, καθώς ο υπολογισμός των οικονομικών κριτηρίων είναι ιδιαίτερα επίπονος και δεν αντιπροσωπεύει τους στόχους της παρούσης διπλωματικής εργασίας. Το στατιστικό κριτήριο που τελικά προτιμήθηκε είναι η πιθανότητα έλλειψης ανά κύκλο (επίπεδο εξυπηρέτησης κύκλου) α, καθώς θεωρήθηκε και από τους υπευθύνους της αποθήκης ότι είναι ένα κριτήριο όπου με συγκεκριμένες τιμές του οποίου, μπορούν να ληφθούν αποφάσεις για προβλήματα τα οποία ανταποκρίνονται κατά πολύ στις πραγματικές συνθήκες λειτουργίας της αποθήκης. Χρησιμοποιείται λοιπόν, μια τιμή για το συγκεκριμένο [25]