Πώς να δημιουργήσετε μια επιτυχημένη ομάδα

Transcript

1 Πώς να δημιουργήσετε μια επιτυχημένη ομάδα 1

2 Η δουλειά σας και το σημερινό επίπεδο της παραγωγής σας Σκεφτείτε που βρίσκεστε τώρα και κάντε στον εαυτό σας την ερώτηση: Είμαι εκεί όπου θα ήθελα να είμαι? Αν όχι, τότε φανταστείτε να είχατε μια ομάδα με τους σωστούς παίκτες στις σωστές θέσεις! Μια ομάδα που κυνηγάει το γκολ Μια ομάδα που δημιουργεί συνέργειες Μια ομάδα που σας φέρνει πιο κοντά στο στόχο σας! 2

3 Τα εμπόδια για να κάνετε ομάδα Γιατί να ρισκάρω να εκπαιδεύσω κάποιον που μπορεί να μου φύγει? Και να γίνει πιθανός ανταγωνιστής μου? Οι πελάτες μου θέλουν εμένα. Πως θα αισθάνονταν αν τους παρέπεμπα σε άλλον? Δεν έχω χρόνο για τα δικά μου, πόσο μάλλον για να νταντεύω άλλους! Δεν έχω λεφτά για διαφημίσεις. Πως θα χτίσω το brand, χωρίς marketing? 3

4 Πότε να ξεκινήσω μια ομάδα? Ανάλυση των Τριών L s LEADS (ενδιαφερόμενοι): Όταν είσαστε σε θέση να δημιουργήσετε τόση δουλειά ώστε οι δραστηριότητες διαχείρισης & εξυπηρέτησης των πελατών να εμποδίζουν τις δραστηριότητες παραγωγής πρόσθετου εισοδήματος 4

5 Πότε να ξεκινήσω μια ομάδα? Ανάλυση των Τριών L s LISTINGS (Αναθέσεις): Όταν έχουμε αρκετά leads για να είμαστε απασχολημένοι, η επόμενη κίνηση είναι να επικεντρωθούμε στις αναθέσεις αντί στους αγοραστές. Μπορεί ένας συνεργάτης να διαχειριστεί τριπλάσια ακίνητα σε σχέση με αγοραστές. 5

6 Πότε να ξεκινήσω μια ομάδα? Ανάλυση των Τριών L s LEVERAGE (υποβοήθηση): Ο διοικητικός βοηθός πρέπει να θεωρείται επένδυση και όχι κόστος. Ο έξτρα χρόνος που απελευθερώνεται και μπορεί να χρησιμοποιηθεί επικερδώς από το συνεργάτη, πρέπει να καλύπτει πολλαπλές φορές το κόστος του βοηθού. 6

7 Γιατί να φτιάξω ομάδα? ΠΟΙΟ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΔΙΚΟ ΣΑΣ ΓΙΑΤΙ? Να αυξήσετε την παραγωγή και το εισόδημά σας? Να παρέχετε καλύτερο service στους πελάτες σας? Να έχετε περισσότερο χρόνο για σας & την οικογένειά σας? ΤΟ ΦΥΣΙΟΛΟΓΙΚΟ ΤΑΒΑΝΙ ΣΤΗΝ ΑΝΑΠΤΥΞΗ Εργασία + Χρόνος = Λεφτά ΑΠΟ ΜΑΧΗΤΗΣ ΑΡΧΗΓΟΣ Ανάθεση αρμοδιοτήτων και διάθεση να επιτρέψετε τα μέλη της ομάδος να κάνουν λάθη 7

8 Τα πλεονεκτήματα της ομάδας Εξειδίκευση & αλληλοεξάρτηση: η ομάδα μπορεί να βρίσκεται σε 2 ή 3 μέρη ταυτόχρονα, οι πελάτες μπορούν να βρουν κάποιον οποτεδήποτε, προσφέρει 2 ή 3 τράπεζες εμπειρίας & ειδίκευσης Πιο αποτελεσματική εκμετάλλευση των δυνατοτήτων των μελών Όλοι μαζί είμαστε πιο δυνατοί! 8

9 Θέματα Ορισμός της Ομάδας (Team) Η απόφαση να κάνετε ομάδα Σημαντικά στοιχεία μιας ομάδας Χτίσιμο της ομάδας & της επιχείρησής σας Η δομή της επιχείρησής σας Αμοιβές των μελών της ομάδας Τρείς προκλήσεις για την ομάδα Τρείς προκλήσεις για τον επικεφαλής της ομάδας (Team Leader) 9

10 10

11 Ο ορισμός της Ομάδας Two or more licensed sales associates, regardless of whether they are independent contractors or employees of a team, who combine sales for awards or commission sharing in any fashion Wall Street Journal «Δύο ή περισσότεροι αδειούχοι συνεργάτες, ασχέτως αν είναι ανεξάρτητοι παραγωγοί ή υπάλληλοι μιας ομάδας, οι οποίοι συνενώνουν τις πωλήσεις με σκοπό την βράβευση ή το μοίρασμα των προμηθειών με οποιοδήποτε τρόπο» 11

12 Η απόφαση να κάνετε ομάδα Περαιτέρω ανάπτυξη της δουλειάς σας & Βελτίωση του service προς τους πελάτες σας Επίσης Αύξηση του εισοδήματος Αύξηση των πωλήσεων για κατάκτηση ηγετικής θέσης στην αγορά Δυνατότητα περισσότερου προσωπικού χρόνου 12

13 Σημαντικά στοιχεία μιας ομάδας Συνοπτική περιγραφή ενός ξεκάθαρου οράματος για την ομάδα με όρους επιχειρηματικών στόχων και κουλτούρας Δημιουργία ενός business plan Καθιέρωση συστημάτων καταγραφής και μέτρησης για κάθε λειτουργία της επιχείρησης και για κάθε μέλος της ομάδας 13

14 Όραμα Για τον καθορισμό του οράματος ο team leader πρέπει να αναρωτηθεί: Γιατί να κάνει ομάδα; Πως θέλει να τον βλέπουν οι πελάτες του; Πως θέλει να βλέπουν αυτόν και την επιχείρησή του τα μέλη της ομάδας; Ποιοι είναι οι προσωπικοί του στόχοι, όχι μόνο με όρους πωλήσεων ή κερδών, αλλά με όρους προσωπικής επιτυχίας; 14

15 Branding Το brand της ομάδας σας δεν αποσκοπεί να επιλέξει εσάς η αγορά στόχος σας έναντι του ανταγωνισμού, αλλά να κάνει τους ενδιαφερόμενους να σας δούνε ως τον μοναδικό που παρέχει λύση στο πρόβλημά τους. Ένα καλό brand: Επικοινωνεί το μήνυμα ξεκάθαρα Επιβεβαιώνει την αξιοπιστία σας Συνδέει συναισθηματικά τους ενδιαφερόμενους που στοχεύετε Κινητοποιεί τον αγοραστή & Εδραιώνει την αφοσίωση του πελάτη 15

16 Business plan Αν δεν ξέρεις που πας, τότε δεν έχει σημασία ποιόν δρόμο θα πάρεις 16

17 Business plan Τα βασικά μέρη: Ο στόχος εσόδων Σχέδιο ανάπτυξης της δουλειάς, με λεπτομερή εκτίμηση των απαιτήσεων σε χρόνο, κεφάλαια, και προσωπικό Ένα μηνιαίο και ένα πενταετές σχέδιο εσόδων και εξόδων Σχέδιο εξυπηρέτησης των πελατών Σχέδιο marketing & τεχνολογίας Σχέδια έκτακτης ανάγκης σε περίπτωση που δεν πάνε καλά τα πράγματα (Plan B) 17

18 18 Συστήματα + Άνθρωποι = Επιτυχία

19 Συστήματα Απαραίτητα συστήματα μιας ομάδας: Σύστημα marketing για προσέλκυση ενδιαφερομένων και για τους ήδη πελάτες Σύστημα για το πώς και από ποιόν απαντώνται οι κλήσεις Σύστημα μοιράσματος των leads Συστήματα για Περιγραφή καθηκόντων των μελών της ομάδας Περιγραφή της ποιότητας εξυπηρέτησης (αναλυτική περιγραφή των βημάτων παροχής εξυπηρέτησης και ολοκλήρωσης της συναλλαγής) Σύστημα για δημιουργία και εκτέλεση των παρουσιάσεων για ανάθεση 19

20 Συστήματα (συνέχεια) Σύστημα εξυπηρέτησης ενδιαφερομένων αγοραστών Σύστημα για το πώς η τεχνολογία θα χρησιμοποιείται, θα επικαιροποιείται και θα βελτιώνεται Παρακολούθηση της δουλειάς, της ροής των συναλλαγών, των οικονομικών στοιχείων και των επικοινωνιών Customer Relationship Management (CRM) 20

21 Συστήματα (συνέχεια) Σύστημα διαχείρισης της διαδικασίας κλεισίματος και συμβολαίου Σύστημα εντοπισμού των πηγών της δουλειάς και του βαθμού επιτυχίας καθεμιάς Databases Σύστημα επικοινωνίας με παλιούς & νέους πελάτες Direct mail 21

22 Το χτίσιμο της ομάδας Για να χτίσετε μια πετυχημένη ομάδα πρέπει να Προσελκύσετε Εκπαιδεύσετε Διευθύνετε Δώστε κίνητρα και Αμείψετε τα μέλη της ομάδας Το σπουδαιότερο είναι να αναπτύξετε στενές επαγγελματικές σχέσεις με τα μέλη της ομάδας, όπως και τα μέλη μεταξύ των 22

23 Πως ξεκινάτε 1. Πρόσληψη ενός διοικητικού βοηθού (administrative assistant) μερικής ή πλήρους απασχόλησης 2. Πρόσληψη ενός συνεργάτη εξυπηρέτησης αγοραστών (buyers agent) 3. Πρόσληψη ενός ακόμη συνεργάτη εξυπηρέτησης αγοραστών (buyers agent) 23

24 Η διαδικασία πρόσληψης Hire slowly, fire quickly ΜΗΝ ΒΙΑΖΕΣΤΕ ΝΑ ΠΡΟΣΛΑΒΕΤΕ ΚΑΠΟΙΟΝ! 24

25 Η διαδικασία πρόσληψης 4-6 βήματα 1. Συστημένοι ή προσωπικοί γνωστοί online job sites 2. Αποστολή βιογραφικού και ίσως απαντήσεις σε ερωτήσεις σταλμένες με χρήση online personality profile systems (DISC Myers-Briggs κλπ) 3. Προσωπική συνέντευξη με τον team leader 4. Επιπλέον συνεντεύξεις και με άλλα μέλη της ομάδος ή τρίτους (broker ή manager του γραφείου) 25

26 Στρατηγικές Ερωτήσεις στη συνέντευξη 1. Έχετε ποτέ παίξει σε μια ομάδα? 2. Η ομάδα σας ήταν καλή? Γιατί? Γιατί όχι? 3. Πείτε μου για την καλύτερη εμπειρία σας στη δουλειά. 4. Πείτε μου για έναν προϊστάμενο σας που συμπαθούσατε. 5. Πείτε μου για μια άσχημη εμπειρία που είχατε στη δουλειά και πως τη χειριστήκατε. 26

27 Ανάπτυξη Εκπαίδευση νεοπροσληφθέντα (απαιτήσεις θέσης & ως μέλος της ομάδας) Συνεργασία των μελών της ομάδας Περαιτέρω εκπαίδευση Το νέο μέλος ακολουθεί έναν παλιό Συμμετοχή σε παρουσιάσεις για ανάθεση Εκπαιδευτικά προγράμματα 27

28 Κάνοντας ρυθμίσεις Κάθε μέλος της ομάδος πρέπει να μετρά την δική του συμμετοχή στο συνολικό αποτέλεσμα Πως συνεργάζεται κάθε μέλος με τους υπόλοιπους Αξιολόγηση Παλιοί ετήσια Νέοι 2 με 3 φορές το χρόνο Τα θέματα συνήθως δεν αφορούν την δουλειά κάποιου μέλους, αλλά την συνεργασιμότητά του (Η λύση πολλές φορές είναι να απολυθεί κάποιος) 28

29 Το χτίσιμο Business Plan Οδικός χάρτης διοίκησης της επιχείρησης Αναφορά στο πως κινούμαστε προς το στόχο Ερωτήσεις κλειδιά Πως δημιουργούμε leads? Πόσα leads πρέπει να φέρω? Ποιος θα είναι ο λόγος μετατροπής των leads σε πελάτες? Ποια θα είναι η μέση τιμή κλεισίματος, το ποσοστό της προμήθειας & τα έσοδα? 29

30 Η δομή της επιχείρησης Περιγράψτε το προσωπικό που θα προσλάβετε Περιγραφή θέσης Αμοιβή Αξιολόγηση απόδοσης Προγραμματισμός τακτικών συναντήσεων με την ομάδα για Feedback Καθοδήγηση 30

31 ΜΟΝΤΕΛΑ ΟΜΑΔΩΝ 1. Μεσίτης + βοηθός 2. Δύο Σύζυγοι 3. Δύο Σύντροφοι 31

32 Ο Βοηθός Ως γενικός κανόνας μπορεί να θεωρηθεί ότι χρειάζεστε βοηθό όταν συστηματικά κλείνετε 2-3 δουλειές το μήνα Ο ρόλος του Βοηθού: Να συνεισφέρει ουσιαστικά στην παροχή ποιοτικών υπηρεσιών προς τους πελάτες Προσοχή! Υποαπασχολείται όταν ο μεσίτης φοβάται να εκχωρήσει αρμοδιότητες 32

33 Τα καθήκοντα του βοηθού Διαχείριση αναθέσεων Διαχείριση κλεισιμάτων Marketing Διαχειριστικά/διοικητικά θέματα 33

34 Πως ο βοηθός παράγει Απελευθερώνοντας τον μεσίτη από δουλειές εξυπηρέτησης των πελατών, ώστε να αφιερωθεί περισσότερο στη δημιουργία επί πλέον δουλειάς 34

35 Συστάσεις ΜΟΝΤΕΛΑ ΟΜΑΔΩΝ (συνέχεια) 4. Μοντέλο συστάσεων προς άλλους μεσίτες μεσίτης βοηθός μεσίτης μεσίτης μεσίτης 35

36 ΜΟΝΤΕΛΑ ΟΜΑΔΩΝ (συνέχεια) 5. Βασικά Μοντέλα Ομάδας μεσίτης μεσίτης Ειδικός αγοραστών Ειδικός αγοραστών Ειδικός αναθέσεων Βοηθός για υποδείξεις Βοηθός για υποδείξεις Βοηθός για αναθέσεις Βοηθός για υποδείξεις Βοηθός για υποδείξεις 36

37 ΜΟΝΤΕΛΑ ΟΜΑΔΩΝ (συνέχεια) 6. Μοντέλο γκρουπ ομάδων Μεσίτης / CEO Office Manager Βοηθός Transactions Manager Μεσίτης (ομάδα) Μεσίτης (ομάδα) Μεσίτης (ομάδα) Δόκιμος Μεσίτης 37

38 Το σύστημά σας Περιγράψτε το σύστημα για Διαχείριση leads Υπηρεσίες προς ιδιοκτήτες & αγοραστές Όλες τις διαδικασίες της ομάδας Με την είσοδο κάθε νέου μέλους στην ομάδα αναθεωρήστε τα συστήματα Χρησιμοποιήστε το σύστημα για να συγκρίνετε τα αποτελέσματα με το πλάνο σας 38

39 Παραγωγικότητα Οι ειδικοί αγοραστών (buyer agents) πρέπει να είναι οι κυνηγοί, ενώ οι διοικητικοί βοηθοί οι εκδορείς Οι ειδικοί αγοραστών πρέπει να κάνουν υποδείξεις και να παίρνουν προσφορές Οι βοηθοί να αναλαμβάνουν την υπόθεση από το κλείσιμο μέχρι το συμβόλαιο 39

40 Θέματα Αμοιβών Διοικητικός βοηθός μισθός + μπόνους Ειδικός αγοραστών 50/50% Βοηθός για υποδείξεις 10-25% 40

41 Θέματα μορφής της εταιρίας Νομική μορφή της εταιρίας Προσωπική? ΙΚΕ? Άλλη? Συζήτηση με νομικό & φοροτεχνικό 41

42 Οι προκλήσεις για τις ομάδες Η ομάδα Τα συστήματα & το πλάνο Εστίαση Υπευθυνότητα Επικοινωνία 42

43 Η Ομάδα Σοβαρά θέματα: Στρατολόγηση Καθοδήγηση & Παρακίνηση Οι team leaders ξοδεύουν πολύ χρόνο στη συνεργασία τους με τα μέλη της ομάδας Χωρίς στενές σχέσεις μεταξύ των μελών της ομάδας δεν μπορεί να υπάρξει επιτυχία! 43

44 Τα συστήματα & το πλάνο Χωρίς τα κατάλληλα συστήματα δεν μπορεί να εκτελεστεί το πλάνο Συστήματα: Δημιουργίας & διαχείρισης leads Εξυπηρέτησης αγοραστών & πωλητών Marketing & τεχνολογίας Διαδικασίας από το κλείσιμο μέχρι το συμβόλαιο Μια ομάδα όσο καλή και αν είναι δεν μπορεί να αποδώσει χωρίς συστήματα & πλάνο 44

45 Εστίαση Οι team leaders πρέπει να παραμένουν εστιασμένοι σε ότι δίνει την μεγαλύτερη αξία στις ομάδες τους Αναθέσεις & συμβόλαια ή Συντονισμό λειτουργίας της ομάδας ΠΡΟΒΛΗΜΑ - Αν ο team leader συνεχίσει τις δραστηριότητές του στην πώληση και δεν αφιερώνει χρόνο στην ομάδα ή δεν παραχωρεί σε κάποιο μέλος της ομάδας τις κρίσιμες αυτές υπευθυνότητες 45

46 Υπευθυνότητα Η μισή δουλειά του buyers agent πρέπει να προέρχεται από δικές του ενέργειες και η άλλη μισή από την ομάδα Εκμετάλλευση του υπάρχοντος πελατολογίου 46

47 Επικοινωνία Ο πιο συνηθισμένος λόγος αποτυχίας της ομάδας είναι η έλλειψη επικοινωνίας. Ο team leader έχει την ευθύνη για την επικοινωνία μεταξύ των μελών Τα team meetings πρέπει να είναι ιερά Τουλάχιστον ο μισός χρόνος του meeting να αφιερώνεται σε θέματα ανάπτυξης της ομάδος και τρόπους δημιουργίας καινούργιας δουλειάς Να συμμετέχουν όλα τα μέλη στην κουβέντα! Δεν πρέπει να είναι μονόλογος του team leader! 47

48 Τα κύρια καθήκοντα τουteam Leader Δημιουργία leads Αναθέσεις Χρόνος: 30 αναθέσεις = 8 ενεργοί αγοραστές Διαπραγματεύσεις 48

49 3 μεγάλες προκλήσεις για τους Team Leaders Η ανάγκη για προσωπική ικανοποίηση και αναγνώριση Έλλειψη αναγκαίου χρόνου για να συμβαδίσουν με τις αλλαγές στον κλάδο και την δουλειά τους Ο προσωποπαγής χαρακτήρας της εταιρίας τους 49

50 Τα 5 C's για την επιτυχία της ομάδας 1. Community: δημιουργία συνεκτικής ομάδας 2. Cooperation: συνεργασία με όλα τα μέλη 3. Coordination: συντονισμός όλων προς τον κοινό στόχο 4. Communication: διασφάλιση της επικοινωνίας 5. Coaching: συνεχώς 50

51 51 Σας ευχαριστώ

52 Real Estate Teams: Developing Self Managed People 52

53 Top 10 Real Estate Team Leader Best Practices 53