Πανεπιστήμιο Αιγαίου Πολυτεχνική Σχολή Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας και Διοίκησης Διοίκηση Έργων - Project Management ΔΙΑΛΕΞΗ 12 η : Φάση 4 Ολοκλήρωση έργου και επανεξέταση Δρ. Β. Ζεϊμπέκης Επίκουρος Καθηγητής vzeimp@fme.aegean.gr University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019
Ατζέντα Ολοκλήρωση και παράδοση έργου Ανάλυση των δραστηριοτήτων βελτίωσης Ο ρόλος των εξωτερικών γνώσεων Ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου και της επανεξέτασης Εκτίμηση του κόστους της ποιότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 2
Ατζέντα Ολοκλήρωση και παράδοση έργου Ανάλυση των δραστηριοτήτων βελτίωσης Ο ρόλος των εξωτερικών γνώσεων Ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου και της επανεξέτασης Εκτίμηση του κόστους της ποιότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 3
Ολοκλήρωση και παράδοση έργου (1/2) Στις περισσότερες περιπτώσεις αποπεράτωσης ενός έργου οι περισσότεροι βιάζονται να ξεκινήσουν το επόμενο έργο και δεν δίνουν ιδιαίτερη σημασία στην επιτυχημένη ολοκλήρωση ενός έργου Η σωστή ολοκλήρωση των έργων απαιτεί πειθαρχία. Για να γίενι μια αξιόλογη επανεξέταση απατείται επένδυση σε χρόνο και πόρους Τα στοιχεία που απαιτούν την προσοχή του διαχειριστή έργου στη διάρκεια αυτής της φάσης είναι: Να διασφαλιστεί ότι υπάρχει κάποιο κίνητρο για να ολοκληρωθεί το έργο και ότι θα ολοκληρωθούν οι δραστηριότητες (όλα τα έργα) Να διασφαλιστεί η τεκμηρίωση της διαδικασίας ώστε να δοθεί η δυνατότητα επανεξέτασης, αλλά και η τεκμηρίωση του αποτελέσματος ώστε να διευκολυνθούν οι όποιες μελλοντικές δραστηριότητες υποστήριξης (όλα τα έργα) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 4
Ολοκλήρωση και παράδοση έργου (2/2) Τα στοιχεία που απαιτούν την προσοχή του διαχειριστή έργου στη διάρκεια αυτής της φάσης είναι (συνεχίζεται): Να κλείσουν τα συστήματα έργου και ειδικά τα λογιστικά συστήματα (έργα στα οποία χρησιμοποιήθηκαν αποκλειστικά συστήματα και στα οποία υπήρχε μέτριος έως υψηλός βαθμός πολυπλοκότητας Να σχεδιαστεί η άμεση επανεξέταση των δραστηριοτήτων, με την εξασφάλιση μιας αφετηρίας για όλες τις δραστηριότητες βελτίωσης (όλα τα έργα) Να γίνει αξιολόγηση και αναδιάταξη του προσωπικού που ολοκλήρωσε τις δραστηριότητες του και να απομακρυνθούν τα πλεονάζοντα περιουσιακά στοιχεία (μερικά έργα) Να διασφαλιστεί ότι όλες οι ομάδες συμφερόντων έμειναν ικανοποιημένες προβάλετε τα επιτεύγματά σας και μεγιστοποιήστε το επιχειρηματικό όφελος από το έργο σας (όλα τα έργα, κάθε φορά!) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 5
Βασικά στάδια ολοκλήρωσης και παράδοση έργου 1 Ολοκλήρωση 2 Τέκμηρίωση 3 Κλείσιμο των συστημάτων έργου 4 Άμεση επανεξέταση έργου 5 Αξιολόγηση και μετακίνηση στελεχών και απομάκρυνση πλεοναζόντων στοιχείων ενεργητικού 6 Εξασφάλιση της ικανοποίησης όλων των ομάδων συμφερόντων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 6
Βασικά στάδια ολοκλήρωσης και παράδοση έργου 1 Ολοκλήρωση 2 Τέκμηρίωση 3 Κλείσιμο των συστημάτων έργου 4 Άμεση επανεξέταση έργου 5 Αξιολόγηση και μετακίνηση στελεχών και απομάκρυνση πλεοναζόντων στοιχείων ενεργητικού 6 Εξασφάλιση της ικανοποίησης όλων των ομάδων συμφερόντων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 7
Ολοκλήρωση Η κατάσταση την οποία πρέπει να αποφύγει ο διαχειριστής έργου είναι εκείνη όπου ένα έργο περνάει το 90% του χρόνου ζωής ολοκληρωμένο κατά 90% Η αποπεράτωση των δραστηριοτήτων έχει ζωτική σημασία ώστε να μπορούν οι πόροι να αποδεσμευθούν για άλλες εργασίες και να ελαχιστοποιηθεί το κόστος το οποίο δημιουργείται κατά τη φάση του κλεισίματος Σε αυτό το σημείο θα πρέπει να γίνει κάποιος συμψηφισμός σχετικά με το χρόνο και τους πόρους που πρέπει να αφιερωθούν στο κλείσιμο των δραστηριοτήτων Ο βαθμός επιτυχίας ενός έργου στις περισσότερες περιπτώσεις καθορίζει τη διάρκεια και τους απαιτούμενους πόρους για τό κλείσιμο ενός έργου Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί στις περιπτώσεις όπου μέλη της ομάδας έργου προσλαμβάνονται με κάποια σύμβαση δανεισμού (αμοιβή με την ώρα) στις περισσότερες περιπτώσεις είναι προς το συμφέρον τους η χρονική επέκταση των έργων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 8
Βασικά στάδια ολοκλήρωσης και παράδοση έργου 1 Ολοκλήρωση 2 Τέκμηρίωση 3 Κλείσιμο των συστημάτων έργου 4 Άμεση επανεξέταση έργου 5 Αξιολόγηση και μετακίνηση στελεχών και απομάκρυνση πλεοναζόντων στοιχείων ενεργητικού 6 Εξασφάλιση της ικανοποίησης όλων των ομάδων συμφερόντων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 9
Τεκμηρίωση (1/2) Η τεκμηρίωση του έργου προκαλεί συνήθως αντιδράσεις των στελεχών και είναι το λιγότερο συναρπαστικό κομμάτι, δεδομένου ότι τα στελέχη είναι συνηθησμένα να έχουν εστιασμένη την προσοχή τους, στους στόχους του έργου Σκοπός της τεκμηρίωσης είναι: Η παροχή αποδείξεων ότι το έργο ολοκληρώθηκε με το σωστό τρόπο αποκτά όλο και πιο μεγάλη σπουδαιότητα με βάση τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9000 (αποφυγή μελλοντικών μηνύσεων και έναρξης διαδικασιών επανεξέτασης) Να παρέχει στον πελάτη που θα αναλάβει το έργο, οδηγίες για τη λειτουργία και τη συντήρησή του Να εξασφαλίσει μια καλή αφετηρία για κάθε μελλοντική εργασία σε ένα παρόμοιο έργο University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 10
Τεκμηρίωση (2/2) Επίσης κατά τη διάρκεια της τεκμηρίωσης είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη τα παρακάτω: Η σύνταξη του κειμένου της τεκμηρίωσης μπορεί δεν πρέπει να καθυστερήσει, προκειμένου να μην χαθούν (ξεχαστούν) τυχόν σημαντικές πληροφορίες Η φύση της τεκμηρίωσης περιλαμβάνει τα επίσημα στοιχεία που παρουσιάστηκαν σε όλη τη διάρκεια του έργου, τα έγγραφα επικοινωνίας και τις σημειώσεις διάφορων εμπλεκόμενων ατόμων Η επίσημη τεκμηρίωση πειλαμβάνει όλη την αλληλογραφία του έργου, μεταξύ άλλω τις συμβάσεις, τις άδειες, τις επιστολές και τα υπομνήματα Οι δραστηριότητες του κλεισίματος του έργου πρέπει να αποτελούν μέρος του αναλυτικού σχεδιασμού Ένα σημαντικό εργαλείο κατά την ολοκλήρωση ενός έργου είναι οι λίστες ελέγχου, δεδομένου ότι παρέχουν ένα ορατό μέσο διασφάλισης της εκτέλεσης των εργασιών κλεισίματος University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 11
Βασικά στάδια ολοκλήρωσης και παράδοση έργου 1 Ολοκλήρωση 2 Τέκμηρίωση 3 Κλείσιμο των συστημάτων έργου 4 Άμεση επανεξέταση έργου 5 Αξιολόγηση και μετακίνηση στελεχών και απομάκρυνση πλεοναζόντων στοιχείων ενεργητικού 6 Εξασφάλιση της ικανοποίησης όλων των ομάδων συμφερόντων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 12
Σύμφωνα με την καμπύλη δραστηριότητας, το επίπεδο δραστηριότητας μειώνεται καθώς το έργο πλησιάζει προς την ολοκλήρωσή του Η μείωση του επιπέδου δραστηριότητας έχει ως φυσικό αποτέλεσμα την επιβράδυνση των δαπανών, τόσο σε υλικά όσο και σε εργασία Κλείσιμο των συστημάτων έργων Για να διασφαλιστεί ότι το κόστος δεν θα υπερβεί το ύψος που ορίζει το έργο, ο διαχειριστής πρέπει να φροντίσει τον περιορισμό κάθε πρόσθετης μη εγκεκριμένης δαπάνης, παρ όλα αυτά η λήψη καθυστερημένων τιμολογίων καθώς και οι εκκρεμείς δραστηριότητες διαχείρισης επηρεάζουν τη χρηματοοικονομική απόδοση του συνολικού έργου Σε πολλές περιπτώσεις για την ομαλή διαδικασία κλεισίματος των συστημάτων των έργων, εκδίδεται επίσημη ανακοίνωση κλεισίματος που πληροφορεί πως τα άλλα στελέχη και τα συστήματα υποστήριξης σχετικά με το ότι δεν υπάρχουν άλλες δραστηριότητες προς εκτέλεση, ούτε εκκρεμείς χρεώσεις University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 13
Βασικά στάδια ολοκλήρωσης και παράδοση έργου 1 Ολοκλήρωση 2 Τέκμηρίωση 3 Κλείσιμο των συστημάτων έργου 4 Άμεση επανεξέταση έργου 5 Αξιολόγηση και μετακίνηση στελεχών και απομάκρυνση πλεοναζόντων στοιχείων ενεργητικού 6 Εξασφάλιση της ικανοποίησης όλων των ομάδων συμφερόντων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 14
Άμεση επανεξέταση έργου Το σύστημα της επανεξέτασης περιέχει βασικά στοιχεία που εξασφαλίζουν περαιτέρω έλεγχο ή διορθωτικές ενέργειες: Άμεσο έλεγχο στις δραστηριότητες Άμεσες διορθωτικές και βελτιωτικές ενέργειες Μακροχρόνιος εσωτερικός έλεγχος και επανεξετάσεις Αλλαγές στρατηγικής και αλλαγές διαδικαστικές Η επίσημη μακροχρόνια επανεξέταση μπορεί να υπαγορεύει σημαντικές αλλαγές στη διαδικασία ή στη στρατηγική, ενώ αποσκοπεί στο να προσφέρει γρήγορη ανατροφοδότηση για την απόδοση των ατόμων και των συστημάτων Η ανατροφοδότηση πρέπει να είναι άμεση και να παρέχεται απο τον οργανισμό έτσι ώστε: Τα στελέχη να γνωρίζουν ποιες πτυχές της απόδοσής του πρέπει να βελτιώσουν Οι διαχειριστές να εντοπίσουν τις ανάγκες σε εκπαίδευση ή κατάρτιση Ο οργανισμός να έχει τη δυνατότητα για αξιολόγηση της χρησιμότητας των ατόμων στις μελλοντικές ομάδες University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 15
Βασικά στάδια ολοκλήρωσης και παράδοση έργου 1 Ολοκλήρωση 2 Τέκμηρίωση 3 Κλείσιμο των συστημάτων έργου 4 Άμεση επανεξέταση έργου 5 Αξιολόγηση και μετακίνηση στελεχών και απομάκρυνση πλεοναζόντων στοιχείων ενεργητικού 6 Εξασφάλιση της ικανοποίησης όλων των ομάδων συμφερόντων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 16
Αξιολόγηση και μετακίνηση στελεχών και απομάκρυνση πλεοναζόντων στοιχείων ενεργητικού Η ικατότητα της αξιολόγησης των εργαζόμενων απο τους διαχειριστές αποτελεί μια δεξιότητα η οποία αποκτάται μέσω εκπαίδευσης Στις περισσότερες περιπτώσεις οι διαχειριστές των έργων αφού κάνουν τη αξιολόγηση μετακινούνται σε άλλα έργα Η αξιολόγηση των στελεχών και η μετακίνησή τους ανάλογα με τις δυνατότητές τους σε άλλες ομάδες έργου συμβάλει σημαντικά στη δημιουργία αποδοτικών ομάδων Εκτός απο τα στελέχη, με την ολοκλήρωση ενός έργου και τη λήξη των δραστηριοτήτων στις περισσότερες περιπτώσεις έργων παρατηρούνται πλεονάζοντα αποθέματα σπατάλες Τις περισσότερες φορές οι οργανισμοί δεν παρακινούν το κόσμο τους να σκέφτεται επωφελείς μεθόδους απομάκρυνσης των στοιχείων του ενεργητικού, δεδομένου ότι πιστεύουν ότι η γραφειοκρατία θα κοστίσει περισσότερο απο τα έσοδα που θα προκύψουν απο τα έσοδα που θα προκύψουν απο την πώλησή τους University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 17
Βασικά στάδια ολοκλήρωσης και παράδοση έργου 1 Ολοκλήρωση 2 Τέκμηρίωση 3 Κλείσιμο των συστημάτων έργου 4 Άμεση επανεξέταση έργου 5 Αξιολόγηση και μετακίνηση στελεχών και απομάκρυνση πλεοναζόντων στοιχείων ενεργητικού 6 Εξασφάλιση της ικανοποίησης όλων των ομάδων συμφερόντων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 18
Εξασφάλιση της ικανοποίησης όλων των ομάδων συμφερόντων Η επιτυχία στις πωλήσεις είναι μια μη δημοφιλής έννοια για όσους ασχολούνται με τα έργα, αλλά και μια έννοια η οποία πρέπει να ληφθεί υπόψη για τη βελτίωση της εικόνας που έχουν οι πελάτες του οργανισμού εκτέλεσης έργων Τα δεδομένα για μια τέτοια προώθηση πρέπει να προέρχονται απο τη διαδικασία επανεξέτασης Πρέπει να χρησιμοποιείται η έννοια του «σφαιρικού προϊόντος η πραγματική απόδοση είναι πιθανό να αντιπροσωπεύει το 20% των αντιλήψεων των ατόμων, αλλά για να επιτευχθεί, το κόστος φτάνει το 80% του προϋπολογισμού Το 80% της επίδρασης που έχει το έργο, προέρχεται απο το 20% της δαπάνης «μια σταγόνα εικόνας αξίζει περισσότερο απο ένα ποτήρι απόδοσης» University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 19
Ατζέντα Ολοκλήρωση και παράδοση έργου Ανάλυση των δραστηριοτήτων βελτίωσης Ο ρόλος των εξωτερικών γνώσεων Ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου και της επανεξέτασης Εκτίμηση του κόστους της ποιότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 20
Βελτίωση διαδικασιών Ο διαχειριστής έργου εστιάζοντάς την προσοχή του σε μια ξεκάθαρη στρατηγική μπορεί να προβεί σε ενέργειες που θα βελτιώσουν την απόδοση των μελλοντικών διαδικασιών έργων Η διαδικασία βελτίωσης των διαδικασιών ενός έργου βσίζεται στη μάθηση απο την πράξη και στη μάθηση πριν απο την πράξη University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 21
Ατζέντα Ολοκλήρωση και παράδοση έργου Ανάλυση των δραστηριοτήτων βελτίωσης Ο ρόλος των εξωτερικών γνώσεων Ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου και της επανεξέτασης Εκτίμηση του κόστους της ποιότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 22
Εξωτερικές πηγές γνώσεων Εκπαίδευση & Επιμόρφωση Συμβουλευτικές εταιρίες University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 23
Εξωτερικές γνώσεις: Ο ρόλος της εκπαίδευσης και επιμόρφωσης Ένα σημαντικό πλήθος επιχειρήσεων συμμετέχει σε προγράμματα εκπαίδευσης και επιμόρφωσης, χωρίς ωστόσο τις περισσότερες φορές να οδηγούνται σε κάποια εμφανή αποτελέσματα Η εκπαίδευση είναι σημαντικό να βρίσκει άμεση εφαρμογή εαν θέλουμε να αποδώσει στην πραγματικότητα Η εκπαίδευση μεμονομένων ατόμων δεν είναι ικανή για τη μεταβολή μεθόδων και διαδικασιών, δεδομένου ότι η αλλαγή απαιτεί μια την εκπαίδευση και επιμόρφωση μιας κρίσιμης μάζας Έρευνες και στατιστικά στοιχεία δείχνουν ότι για να υπάρξει μεταβολή μεθόδων και διαδικασιών μέσα σε μια επιχείρηση είναι απαραίτητο, πάνω απο το 80% των εργαζομένων να επιθυμούν την αλλαγή University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 24
Εξωτερικές γνώσεις: Ο ρόλος του συμβούλου Ο ρόλος των συμβούλων στις περισσότερες επιχειρήσεις θεωρείται σημαντικός δεδομένου ότι ένας σύμβουλος, μπορεί να αξιολογήσει τη λειτουργία μιας επιχείρησης χωρίς μεροληψία και παράλληλα να παρέχει αντικειμενικές λύσεις, προτάσεις και απόψεις Ένας σύμβουλος ή μια ομάδα συμβούλων μπορούν να παίξουν το ρόλο του: Συμβούλου παροχής ολοκληρωμένων υπηρεσιών Ειλικρινούς μεσάζοντα Φορέα αλλαγής Φορέα παροχής τεχνογνωσίας σε ένα συγκεκριμένο τομέα Φορέα παροχής πόρων Φορέα αξιολόγησης και ελέγχου διαδικασιών Εκπαιδευτή University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 25
Ατζέντα Ολοκλήρωση και παράδοση έργου Ανάλυση των δραστηριοτήτων βελτίωσης Ο ρόλος των εξωτερικών γνώσεων Ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου και της επανεξέτασης Εκτίμηση του κόστους της ποιότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 26
Εσωτερικός έλεγχος και επανεξέταση Ο εσωτερικός έλεγχος και η επανεξέταση λίγο καιρό μετά την εκτέλεση του έργου είναι χρήσιμη, αφού τότε εμφανίζονται τα αποτελέσματα των ενεργειών και του τρόπου πραγματοποίησής τους Ο κύριος στόχος της επανεξέτασης είναι να διασφαλιστεί ότι οι δραστηριότητες συνεχούς βελτίωσης είναι σε ισχύ και εφαρμόζονται πλήρως Επίσης σε αυτό το χρονικό σημείο μπορεί να αξιολογηθεί και η ευθύνη του διαχειριστή έργου Για την πραγματοποίηση του εσωτερικού ελέγχου είναι απαραίτητο να οριστεί ο κατάλληλος εσωτερικός ελεγκτής/αρμόδιος, ενώ είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι ο διαχειριστής έργου πρέπει να συμμετέχει στη διαδικασία Ο απαιτούμενος αριθμός πόρων για τη συγκεκριμένη διαδικασία πρέπει να έχει προβλεφθεί και να παρέχεται ενώ ο τρόπος πραγματοποίησης πρέπει να είναι αυστηρός και δίκαιος University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 27
Εσωτερικός έλεγχος Ο εσωτερικός έλεγχος θεωρείται συχνά ως μια αρνητική διαδικασία, ότι δηλαδή επιδιώκει να εντοπίσει τα λάθη κάποιων Ωστόσο, αυτό δεν είναι πραγματικότητα, δεδομένου ότι ο εσωτερικός έλεγχος είναι υπεύθυνος να εντοπίσει τις ασυμβατότητες, ελέγχοντας εξονυχιστικά τις πληροφορίες και αναζητώντας εναλλακτικές απόψεις για τις διαδικασίες Η διαδικασία του εσωτερικού ελέγχου περιλαμβάνει: Καθιέρωση των διαδικασιών Έλεγχο της τεκμηρίωσης σχετικά με την πρακτική που εφαρμόστηκε Παρουσίαση μιας έκθεσης με τους τομείς που παρουσσιάστηκαν ελλείψεις και ανωμαλίες University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 28
Επανεξέταση Η διεξαγωγή μιας αιόλογης διαδικασίας επανεξέτασης απαιτεί πραγματικές δεξιότητες και περιλαμβάνει σε μεγάλο βαθμό το στοιχείο της υποκειμενικότητας Οι εσωτερικοί έλεγχοι ασχολούνται με το εσωτερικό, ενώ οι επανεξετάσεις πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους το αντίκτυπο που έχει το έργο στο συνολικό περιβάλλον (εσωτερικό & εξωτερικό) Η διαδικασία της επανεξέτασης περιλαμβάνει: Τη μελέτη της συνολικής απόδοσης σε σχέση με τους περιορισμούς Τον εντοπισμό των περιοχών όπου οι διαδικασίες απέτυχαν ή, με κάποιο τρόπο, αποδείχθηκε ότι είναι ανεπαρκείς Την αναφορά για τους διάφορους τομείς και την εισήγηση βελτιώσεων University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 29
Ενδεικτικά κριτήρια επανεξέτασης και εσωτερικού ελέγχου Κριτήρια Εσωτερικός έλεγχος Επανεξέταση Οικονομικά Λογιστικά συστήματα Απόδοση της επένδυσης, διακύμανση κόστους Χρονικά Συμμόρφωση προς το σχέδιο Ικανοποίηση του πελάτη Ποιοτικά Διαδικασίες ποιότητας Αντιλήψεις πελάτη Ανθρωπίνων πόρων Συμμόρφωση προς την πολιτική Πνεύμα ομάδας, παρακίνηση Περιβαλλοντικά Σχεδιασμού Συμμόρφωση προς την πολιτική Συμμόρφωση προς το σχέδιο Αξιολόγηση περιβαλλοντικών πληροφοριών Κόστος, χρησιμοποιούμενες τεχνικές Ελέγχου Συστήματα για τον έλεγχο Βάση για βελτίωση University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 30
Πραγματοποίηση επανεξέτασης Στις περισσότερες περιπτώσεις έργων έχει παρατηρηθεί ότι δεν πραγματοποιείται η διαδικασία της επανεξέτασης Ο βασικός λόγος μη πραγματοποίησης είναι ο φόβος της ομάδας έργου και των διαχειριστών έργου ότι θα καταλογιστούν ευθύνες σχετικά με πιθανά λάθη που σημειώθηκαν κατά τη διάρκεια του έργου Ωστόσο, παρά τις αντιδράσεις που παρατηρούνται είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι για την ορθή διαδικασία επανεξέτασης ενός έργου είναι απαραίτητο να ακολουθηθούν μια σειρά απο χρήσιμες οδηγίες University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 31
Οδηγίες για την πραγματοποίηση επανεξέτασης Οι βασικές οδηγίες είναι οι εξής: Εστίαση στις διαδικασίες και όχι στα πρόσωπα Χρησιμοποίηση πραγματικών στοιχείων όποτε αυτό είναι δυνατόν Δυνατότητα δοκιμής εναλλακτικών λύσεων Χρήση εργαλείων και τεχνικών επίλυσης προβλημάτων Αποθάρρυνση της εύκολης ταξινόμησης University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 32
Ατζέντα Ολοκλήρωση και παράδοση έργου Ανάλυση των δραστηριοτήτων βελτίωσης Ο ρόλος των εξωτερικών γνώσεων Ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου και της επανεξέτασης Εκτίμηση του κόστους της ποιότητας University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 33
Εκτίμηση του κόστους ποιότητας Οι οικονομικές επιτώσεις πολλών ειδών κακής απόδοσης μπορούν να υπολογιστούν με σκοπό να δοθεί το κατάλληλο επιχειρηματικό περιβάλλον για δραστηριότητες βελτίωσης της απόδοσης Το κόστος ποιότητας αποτελεί ένα μεγάλο ποσοστό κόστους και συνήθως υπολογίζεται ως ποσοστό του κύκλου εργασιών Ο υπολογισμός του κόστους ποιότητας αναλύεται σε τρείς κατηγορίες: Κόστος αποτροπής Κόστος αξιολόγησης Κόστος αστοχίας o Εσωτερική αστοχία o Εξωτερική αστοχία University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 34
Στοιχεία του κόστους ποιότητας Κατηγορία Αποτροπή Δραστηριότητες που περιλαμβάνονται Σχεδιασμός ποιότητας, εκπαίδευση και εσωτερικός έλεγχος, ανάπτυξη προμηθευτών, κόστος συνέχισης ενός προγράμματος ή συστήματος βελτίωσης της ποιότητας, συντήρηση του εξοπλισμού δοκιμών. Αξιολόγηση Αστοχία Κάθε δραστηριότητα ελέγχου (και όλα τα υλικά που καταναλώνονται στη διάρκεια της), ανάλυση και αναφορά στοιχείων που αφορούν την ποιότητα, συστήματα εσωτερικού ελέγχου ποιότητας των προμηθευτών, αποθήκευση στοιχείων για την ποιότητα. Εσωτερική όσες δραστηριότητες γίνονται άσκοπα, για παράδειγμα, η παραγωγή ενός προϊόντος που είναι άχρηστο ή η δημιουργία ενός εγγράφου που δεν διαβάζεται, η αλλαγή ή διόρθωση εργασίας που έχει ήδη γίνει και δεν ήταν η πρώτη φορά, η υποβάθμιση αγαθών ή υπηρεσιών, ο χρόνος για την επίλυση προβλημάτων. Εξωτερική αντικατάσταση ελαττωματικών αγαθών, υποχρέωση επανόδου στον ίδιο χώρο για την επανάληψη εργασιών, παράπονα, πλήγμα κατά της φήμης και της συνέχισης της συνεργασίας, αποζημιώσεις με αφορμή το προϊόν και αναζήτηση επαγγελματικών ευθυνών. University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 35
Στατιστικά στοιχεία σχετικά με το κόστος ποιότητας Για ένα καλά ανεπτυγμένο σύστημα ποιότητας, το κόστος της ποιότητας μπορεί να φτάσει μέχρι και το 2% του κύκλου εργασιών. Για έναν οργανισμό που έχει ένα κακό ή παραμελημένο σύστημα ποιότητας, μπορεί να ξεπεράσει και το 20% Ερώτηση: Ποιο θεωρείται ότι είναι το κόστος ποιότητας (σε ποσοστό επι του κύκλου εργασιών) για τον οργανισμό αεροναυπιγικής και ποιο για τον οργανισμό κατασκευής καταναλωτικών προϊόντων; Δικαιολογείστε την απάντησή σας. Οργανισμός ο οποίος εκτελεί έργα αεροναυπηγικής Κόστος ποιότητα επί του κύκλου εργασιών: 2%-5% Οργανισμός ο οποίος εκτελεί έργα κατασκευής καταναλωτικών προϊόντων Κόστος ποιότητα επί του κύκλου εργασιών: 36% University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 36
Βιβλιογραφία Maylor, H., 2005, Διαχείριση έργων, 3 η έκδοση, Εκδοσεις Κλειδάριθμος, Αθήνα, Ελλάδα (ISBN: 960-209-853-8) University of the Aegean School of Engineering Financial and Management Engineering Copyright 2018-2019 37