Επιχειρησιακή Αναδιοργάνωση και διαδικασίες στο SAP ERP Δρ Μιχάλης Δόσης, Αναπληρωτής Καθηγητής, Μηχανικών Πληροφορικής, ΤΕΙ Δυτικής Μακεδονίας, Καστοριά
Οργανωτική αλλαγή/βελτίωση: Η επιχειρησιακή αναδιοργάνωση στοχεύει στην οργανωτική βελτίωση και έχει 3 συνιστώσες:
Οργανωτική αλλαγή/βελτίωση (2) Η επιχειρησιακή αναδιοργάνωση στοχεύει στην οργανωτική βελτίωση και έχει 3 συνιστώσες: Ανασχεδιασμός επιχειρησιακών διεργασιών Πληροφοριακά συστήματα και νέα τεχνολογία ιοικητική αναδιοργάνωση για τον καταμερισμό των διεργασιών σε ρόλους και αρμοδιότητες του προσωπικού
Προσωπικό: Αύξηση της παραγωγικότητας της εργασίας: Με εξάλειψη ή απλοποίηση δραστηριοτήτων Σε άλλες περιπτώσεις δημιουργούνται προβλήματα όπως: Απολύσεις Πρόωρες συνταξιοδοτήσεις ημιουργούν συνήθως περισσότερα προβλήματα από ότι λύνουν
Νέα τεχνολογία: Επενδύσεις σε συστήματα και νέα τεχνολογία: Όπως αυτοματισμοί και πληροφορική Αποδίδουν μόνον μετά από ανασχεδιασμό και απλοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών: Και όχι με απλή αυτοματοποίηση των κακώς κειμένων Με αυτή τη βασική προϋπόθεση η πληροφορική είναι ο κύριος καταλύτης νέας οριζόντιας οργάνωσης της επιχείρησης όπως: Τοπική υπολογιστική ισχύς, αυτοματισμός γραφείου, τοπικά δίκτυα, ίντερνετ, λογισμικό, κλπ
Διοικητική αναδιοργάνωση Το οργανόγραμμα είναι μια στατική εικόνα της επιχείρησης, που δεν δείχνει τις δυσλειτουργίες Απαιτείται ένας συνδυασμός του οργανογράμματος και της καταγραφής και ανάλυσης των λειτ. διαδικασιών Έτσι επιτυγχάνεται η «λιτή ή οριζόντια οργάνωση», με λιγότερα επίπεδα διοίκησης και ευέλικτες ομάδες εργαζομένων που συνεργάζονται κατά μήκος των επιχειρηματικών διεργασιών
Ορισμοί Επιχειρησιακή διεργασία (Business process): Είναι διατμηματική και τέμνει τις κλασικές επιχειρηματικές λειτουργίες, π.χ. διαχείριση υλικών Επιχειρηματική λειτουργία (Business function): Οι κλασικές λειτουργίες της επιχείρησης (π.χ. πωλήσεις, προμήθειες, R&D, χρηματοοικονομικά, προσωπικό) αντιστοιχούν στα τμήματα της επιχείρησης, σύμφωνα με την παραδοσιακή, ιεραρχική, διοικητική οργάνωση
Ορισμοί (2) Δραστηριότητα (activity): Είναι δομικό στοιχείο, τόσο των διεργασιών όσο και των λειτουργιών Διαδικασία (procedure): Είναι δομικό στοιχείο, τόσο των δραστηριοτήτων και έχει λογική ροή που απεικονίζεται σε λογικά διαγράμματα ροής (flowcharts)
Επιχειρησιακές διεργασίες Οι επιχειρησιακή διεργασία αποτελείται από: Αρχή, τέλος, διαδοχικά βήματα και διάρκεια Παρουσιάζει ομοιότητες με τις βιομηχανικές διεργασίες οι οποίες απεικονίζονται στο γνωστό φασεολόγιο Η λειτουργική όψη (function view) των επιχειρηματικών συστημάτων αντιστοιχεί στον πίνακα υλικών των συστημάτων παραγωγής Η όψη διεργασιών (process view) των επιχειρηματικών συστημάτων αντιστοιχεί στο φασεολόγιο των συστημάτων παραγωγής
Επιχειρησιακές διεργασίες (παραδείγματα)
Επιχειρησιακές διεργασίες (παραδείγματα, 2) Ανάπτυξη προϊόντος: Όλες οι δραστηριότητες από την σύλληψη της ιδέας έως και την απόσυρση Προσφορά: Από την εκδήλωση ενδιαφέροντος έως και την επιβεβαίωση της εντολής πελάτη Εντολή πελάτη: Από την επιβεβαίωση της εντολής μέχρι την εξόφληση του τιμολογίου
Επιχειρησιακές διεργασίες (παραδείγματα, 3) Εντολή παραγωγής: Όλες οι δραστηριότητες από την προμήθεια υλικών έως και την παράδοση έτοιμων προϊόντων στην αποθήκη Εντολή προμήθειας: Όλες οι δραστηριότητες συναλλαγών της επιχείρησης με τον προμηθευτή της Ροή υλικού: Παρακολούθηση της ροής υλικού από την προμήθεια μέχρι την ανακύκλωση/απόρριψη
Επιχειρησιακές διεργασίες (παραδείγματα, 4) Εξυπηρέτηση πελάτη: Όλες οι δραστηριότητες από την αίτηση προβλήματος του πελάτη έως και την επίλυση του προβλήματός του
Επιχειρησιακή στρατηγική Οργανωτική βελτίωση/αλλαγή της επιχείρησης: Χρειάζεται στρατηγικό σχέδιο εξέλιξης με μακροπρόθεσμους στρατηγικούς στόχους-οράματα και ενδιάμεσα βήματα με αντίστοιχους τακτικούς και βραχυπρόθεσμα πραγματοποιήσιμους στόχους Απαιτείται διαγραμματική μοντελοποίηση της υπάρχουσας κατάστασης (AS-IS), με τρόπο ώστε να γίνουν κατανοητά τα προβλήματα, οι ελλείψεις και η απόσταση που χωρίζει την επιχείρηση από πιο επιτυχημένους ανταγωνιστές της (βέλτιστες πρακτικές)
Επιχειρησιακή στρατηγική (2) Η μετάβαση από την δομημένη υπάρχουσα κατάσταση (AS-IS) στο εφικτό TO-BE: Θα πρέπει να πραγματοποιείται με συγκεκριμένο πλάνο δράσης, κάτω από τεχνικές διοίκησης έργων Αυτή η μετάβαση γίνεται κάτω από την πίεση εξωτερικών αναγκών για την αύξηση της παραγωγικότητας και της ανταγωνιστικότητας Η μετάβαση στο μακροπρόθεσμο, στρατηγικό TO-BE ακολουθεί το όραμα και τις φιλοδοξίες της επιχείρησης
Επιχειρησιακή στρατηγική (3)
Μεθοδολογία αναδιοργάνωσης
Ανάλυση AS-IS
Ανάλυση AS-IS (2)
Προβλήματα επιχειρηματικών διεργασιών
Ορισμός και αξιολόγηση στόχων Μεθοδολογία REALMS: Αναπτύχθηκε σε Ευρωπαϊκό πρόγραμμα στο ΕΜΠ για τον ορισμό και την αξιολόγηση των επιχειρηματικών στόχων Η μοντελοποίηση διαδικασιών εξάγει τις επιμέρους δραστηριότητες της επ. διεργασίας, και τους στόχους και τις μεταβλητές αποφάσεων για κάθε δραστηριότητα Το μοντέλο δεικτών παράγει ιεραρχικό σύστημα δεικτών διοίκησης χρησιμοποιώντας την μέθοδο κοστολόγησης δραστηριοτήτων ABC (Activity-based costing) To benchmarking συγκρίνει τις τιμές των δεικτών της επιχείρησης με τις βέλτιστες πρακτικές άλλων επιχειρήσεων και εντοπίζει τις αποκλίσεις οδηγώντας σε ανασχεδιασμό
Ορισμός και αξιολόγηση στόχων (2) Μεθοδολογία REALMS (συν.): Οι ανασχεδιαζόμενες διεργασίες και οι στόχοι οργανωτικής βελτίωσης αξιολογούνται με τεχνικές ανάλυσης επενδύσεων, όπως η ROI (Return on Investment) και η κοστολόγηση δραστηριοτήτων (ABC) Η υλοποίηση και εφαρμογή των νεοσχεδιαζόμενων επιχειρησιακών διεργασιών μπορούν να γίνουν μόνο με την τεχνολογία της πληροφορικής και των επικοινωνιών
Ορισμός και αξιολόγηση στόχων (3)
Ορισμός και αξιολόγηση στόχων (4) Η παραδοσιακή αλληλουχία βημάτων από AS-IS->TO-BE: Αποτύπωση της τεχνικής υλοποίησης του υπάρχοντος συστήματος Αποτύπωση της υπάρχουσας οργανωτικής δομής Μοντελοποίηση των υπαρχουσών επιχειρησιακών διεργασιών στο επίπεδο της λογικής τους σύλληψης Ανασχεδιασμός (reengineering) των επιχειρησιακών διεργασιών με κατευθύνσεις στην απλοποίηση ή κατάργησή τους, την συντόμευση των χρόνων και την αύξηση της παραγωγικότητας Αναδιάρθρωση της οργανωτικής δομής της επιχείρησης Οι καινούργιες διεργασίες απαιτούν νέα τεχνική υλοποίηση συστημάτων με τη μορφή αναθεώρησης του υπάρχοντος, ή αγορά νέου λογισμικού, το σχεδιασμό νέων εντύπων και οδηγιών εργασίας την εγκατάσταση νέων Η/Υ και δικτύων, κλπ.
Ορισμός και αξιολόγηση στόχων (5) Αναδιοργάνωση με την βοήθεια IS
Ορισμός και αξιολόγηση στόχων (6) Μοντέρνα μέθοδος οδηγούμενη από το ERP: Στο επόμενο σχήμα χρησιμοποιούνται οι έτοιμες πρότυπες διαδικασίες (reference models) και βέλτιστες πρακτικές (best business practices) του διεθνούς διαδεδομένου και αναγνωρισμένου συστήματος ERP SAP, για να οδηγήσουν την αναδιοργάνωση της επιχείρησης μετά την εγκατάσταση του συστήματος SAP 1. Αγοράζεται το ERP και υλοποιείται (εγκαθίσταται) 2. Διανέμονται οργανωτικοί ρόλοι στο νέο σύστημα και προσαρμόζεται η υπάρχουσα οργανωτική δομή 3. Μοντελοποιούνται και τεκμηριώνονται οι νέες επιχειρηματικές διεργασίες με ανασχεδιασμό (reengineering)
Ορισμός και αξιολόγηση στόχων (7)
Ορισμός και αξιολόγηση στόχων (8) Μοντέρνα μέθοδος οδηγούμενη από το ERP: Αξιολόγηση λύσεων και λήψη απόφασης: Πρέπει να παρθούν 2 σημαντικές αποφάσεις: 1. Η επιλογή του καλύτερου πακέτου ERP για την κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης. Οι ανάγκες προσδιορίζονται με βάση τις βέλτιστες επιχειρησιακές πρακτικές παρόμοιων επιχειρήσεων διεθνώς. 2. Η επιλογή των συμβούλων υλοποίησης της αναδιοργάνωσης της επιχείρησης με οδηγό το επιλεγόμενο ERP. Οι σύμβουλοι θα παραμετροποιήσουν το ERP και θα ανασχεδιάσουν τις διαδικασίες και την οργάνωση της επιχείρησης.
Αρχιτεκτονικές πληροφοριακών συστημάτων H ARIS χρησιμοποιείται στo SAP H CIMOSA είναι πρότυπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης Η Γαλλική GRA H SSADM είναι πρότυπο της Βρετανικής κυβέρνησης
Αρχιτεκτονικές πληροφοριακών συστημάτων Όψεις συστήματος Λειτουργική όψη (λειτουργίες και δραστηριότητες) Πληροφοριακή όψη (βάση δεδομένων) Οργανωτική όψη (οργανόγραμμα, θέσεις εργασίας) Όψη απαιτούμενων πόρων (resource view) Κύκλος ζωής συστήματος Ανάλυση απαιτήσεων (Analysis) Σχεδιασμός (Design) Υλοποίηση (Implementation) Συντήρηση (Support & maintenance)
Αρχιτεκτονικές πληροφοριακών συστημάτων (2) Γενίκευση και μοντέλα αναφοράς (reference models) Γενικό σύστημα (Generic), π.χ. σύστημα προγραμματισμού και ελέγχου παραγωγής (ΠΕΠ) στη γενική του μορφή Μερικό σύστημα (Partial), π.χ. σύστημα ΠΕΠ κατάλληλο για την βιομηχανία τροφίμων ή υγρών καθαρισμού Ειδικό σύστημα (Particular), π.χ. σύστημα ΠΕΠ κατάλληλο για την συγκεκριμένη επιχείρηση τροφίμων ή συγκεκριμένης ουσίας καθαρισμού
Η αρχιτεκτονική ARIS Ενσωματώνεται στο πακέτο SAP με διαφορετικό εμπορικό όνομα: Όψη δεδομένων data view (βάσεις δεδομένων) Όψη λειτουργιών function view (δομή των λειτουργιών του συστήματος) Όψη διεργασιών process/control view (επιχειρηματικές διεργασίες) Οργανωτική όψη - organization view (οργανόγραμμα και ρόλοι)
Η αρχιτεκτονική ARIS (2) Κάθε όψη ακολουθεί τον κύκλο ζωής του συστήματος και χωρίζεται στα παρακάτω στρώματα: Ανάλυση των απαιτήσεων (requirements definition) Σχεδιασμός του λογισμικού (design specification) Υλοποίηση (implementation)
Η αρχιτεκτονική ARIS (3) Χρησιμοποιούνται οι διαγραμματικές τεχνικές μοντελοποίησης: Διαγράμματα EPC για τα μοντέλα όψης διεργασιών (βασίζονται στα Petri-nets) Διαγράμματα οντοτήτων-σχέσεων E-R για τα μοντέλα όψης δεδομένων Δενδρικά διαγράμματα για όψη λειτουργιών Οργανογράμματα για τα μοντέλα της οργανωτικής όψης
ιάγραμμα EPC
Τελεστές διαγραμμάτων EPC
ομικά στοιχεία διαγράμματος οντοτήτων-σχέσεων (E-R diagram)
Το ERP SAP R/3 Το σημαντικότερο προϊόν ERP της εταιρείας SAP AG είναι το SAP R/3 Το γράμμα R υπονοεί Real time processing, όπου εξαλείφεται η ανάγκη για κλείσιμο ημέρας ή χρονοβόρες ενημερώσεις. Ο αριθμός 3 υπονοεί τεχνολογική αρχιτεκτονική 3 επιπέδων για την λειτουργία του συστήματος τα οποία είναι: 1. Επίπεδο κεντρικού υπολογιστή, που εξυπηρετεί κυρίως την ΒΔ 2. Επίπεδο υπολογιστή εφαρμογών, για την διαχείριση των προγραμμάτων των εφαρμογών (application server) 3. Επίπεδο σταθμών εργασίας για την καταχώριση και εμφάνιση στους χρήστες μέσω των οθονών (presentation manager)
Η SAP HELLAS H SAP HELLAS πλαισιώνεται μεταξύ άλλων και από τους παρακάτω πιστοποιημένους συνεργάτες (certified partners) οι οποίοι παρέχουν υπηρεσίες. IBM, Real consulting, DD Synergy, SingularLogic ELSOP TEKA systems ΑΕ, Agile ΑΕ Intrasoft international Step one Unisystems Lavisoft κλπ
Σημαντικότερες Ελληνικές εγκαταστάσεις του SAP
Εξέλιξη των λύσεων της SAP
Λύσεις και προϊόντα της SAP
Λύσεις και προϊόντα της SAP (2)
Υπηρεσίες της SAP
Δομή εφαρμογών του SAP Στο περιβάλλον SAP, οι χρήστες χρησιμοποιούν πολλές γλώσσες, σε πολλές χώρες και πολλές εθνικές νομοθεσίες, και επικοινωνούν σε πραγματικό χρόνο με συνεργάτες που μπορεί να είναι πελάτες, προμηθευτές, εργαζόμενοι, Οι κλαδικές λύσεις στην Ελλάδα είναι: Κλαδική λύση για νοσοκομεία Κλαδική λύση για τηλεπικοινωνίες Κλαδική λύση για πετρέλαια Κλαδική λύση για τράπεζες
Δομή εφαρμογών του SAP (2) Το SAP αποτελείται από υποσυστήματα (modules) τα οποία χρησιμοποιούν κοινή βάση δεδομένων και ανταλλάσουν μεταξύ τους πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, επιτρέποντας μεγάλο αριθμό από αυτόματες ενημερώσεις που επιτυγχάνονται με κατάλληλη παραμετροποίηση (configuration). Οι ομάδες εφαρμογών του SAP είναι οι: Ομάδα οικονομικών εφαρμογών (financials) Ομάδα εφαρμογών εφοδιαστικής (logistics) Ομάδα παρακολούθησης ανθρωπίνων πόρων (H.R.)
Υποσυστήματα του SAP Τα κυριότερα υποσυστήματα της ομάδας οικονομικών εφαρμογών του SAP που χρησιμοποιούνται στην Ελλάδα είναι: Οικονομική διαχείριση (financial accounting - FI) Ελεγκτική (controlling - CO) Διαχείριση διαθεσίμων (Treasury TR) Διαχείριση έργων (project system PS)
Υποσυστήματα του SAP (2) Τα κυριότερα υποσυστήματα της ομάδας εφαρμογών εφοδιαστικής του SAP που χρησιμοποιούνται στην Ελλάδα είναι: Διαχείριση υλικών (material management - MM) Πωλήσεις και διανομή (sales and distribution - SD) Προγραμματισμός της παραγωγής (production planning PP) Συντήρηση εγκαταστάσεων (plant maintenance PΜ)
Υποσυστήματα του SAP (3) Τα κυριότερα υποσυστήματα της ομάδας εφαρμογών παρακολούθησης ανθρωπίνων πόρων του SAP που χρησιμοποιούνται στην Ελλάδα είναι: Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων (human resources - HR) Μισθοδοσία (payroll - PY)
Δομή λειτουργιών του SAP
Τεχνικά τμήματα του SAP
Χρήστες του SAP Όσοι χρησιμοποιούν το σύστημα SAP θα πρέπει να δηλωθούν ως χρήστες με κατάλληλους λογαριασμούς στο σύστημα, ώστε να μπορούν να εκτελέσουν τουλάχιστον τις παρακάτω εργασίες: Την είσοδο στο σύστημα (Log on) Την πλοήγηση (navigation) Την συμπλήρωση πεδίων στις κατάλληλες οθόνες της εργασίας που επέλεξαν Την επιβεβαίωση καταχώρισης των δεδομένων (posting) Την έξοδο από το σύστημα (Log off) με την περάτωση των εργασιών
Τεχνικά τμήματα του SAP (2) Τα παραπάνω τεχνικά μέρη είναι κατάλληλα κωδικοποιημένα, ομαδοποιημένα και ταξινομημένα, χρησιμοποιώντας κατάλληλες συμβάσεις ονομάτων, και είναι ορατά στους συμβούλους, τους προγραμματιστές, και τους εργαζόμενους των τμημάτων πληροφορικής της εταιρίας που χρησιμοποιεί το SAP ERP. Η συνεχής λειτουργία του SAP απαιτεί τις παρακάτω εργασίες: Εργασίες παραμετροποίησης (έναρξης συστήματος) Καθημερινές εργασίες (εργασίες λειτουργίας) Μαζικές εργασίες (εργασίες κλεισιμάτων)
Βιβλιογραφία-πηγές Ηλίας Τατσιόπουλος, Δημήτρης Χατζηγιαννάκης, «Επιχειρησιακή Οργάνωση με τη βοήθεια των πληροφοριακών συστημάτων SAP SAP AG, http://www.sap.com/germany/index.html G. Doumeingts, et. al. GRAI approach: A methodology for reengineering the manufacturing enterprise. In Reengineering the enterprise, editors: J. Browne, D. O Sullivan. Chapman and Hall, London, 1995 C. Ashworth, and M. Goodland, SSADM: A practical approach. McGraw Hill, 1990
Βιβλιογραφία-πηγές (συν.) Ηλίας Τατσιόπουλος, Δημήτρης Χατζηγιαννάκης, «Επιχειρησιακή Οργάνωση με τη βοήθεια των πληροφοριακών συστημάτων SAP Joseph S. Valacich, Joey F. George, Jeffrey A. Hoffer Ανάλυση και Σχεδίαση Πληροφοριακών Συστημάτων, 5η Έκδοση, 2012 Pearson Education, Inc. Publishing as Prentice Hall, Μετάφραση 2015 Εκδόσεις Τζιόλα