ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΙΕΡΓΑΣΙΑ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ GLOBALG.A.P.

Transcript

1 Σελίδα: 1 από 35 1 Σκοπός Η QP-QA-IFA-01 περιγράφει τις υπευθυνότητες και τη διεργασία που σχετίζεται µε την πιστοποίηση του προτύπου για Ολοκληρωµένη ιασφάλιση Φάρµας ( - IFA). 2 Πεδίο Εφαρµογής Η παρούσα διεργασία διαβεβαιώνει ότι οι πιστοποιήσεις πραγµατοποιούνται µε ενιαίους κανόνες σχετικά µε το προσωπικό και τις εγκαταστάσεις και έτσι εγγυώνται µια ενιαία διεργασία πιστοποίησης. Η TUV HELLAS, στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της για Πιστοποίηση Συστηµάτων ιαχείρισης, προσφέρει σε ενδιαφερόµενες επιχειρήσεις (πελάτες) τις υπηρεσίες της µε σκοπό την Πιστοποίηση IFA, µέσω της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS. Οι επιχειρήσεις µπορούν µε τον τρόπο αυτό να βεβαιώσουν την κάλυψη των απαιτήσεων ενός δεδοµένου Συστήµατος ιαχείρισης για την εφαρµογή του Προτύπου IFA, σε άµεση συνάρτηση µε τις απαιτήσεις των παραγοµένων από αυτές προϊόντων, µέσω ενός ανεξάρτητου και ουδέτερου φορέα. Με τη διοίκηση της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS της TUV HELLAS και την εποπτεία που ασκείται από την Τεχνική Επιτροπή της TUV HELLAS αφενός, και την έγγραφη δεσµευτική δήλωση των ανώτερων επιθεωρητών (Senior Auditors Certification Committee) της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS αφ ετέρου, εξασφαλίζεται η ανεξαρτησία και αµεροληψία στη συγκεκριµένη υπηρεσία που προσφέρει η TUV HELLAS. Με την ισχύουσα δοµή και λειτουργία της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS της TUV HELLAS έχουν υιοθετηθεί και τηρούνται τα δεδοµένα κριτήρια και αρχές του ιεθνούς Προτύπου ISO / IEC GUIDE 65/ΕΝ και οι κατευθυντήριες οδηγίες της ΕΑ για την εφαρµογή του ΕΝ (IAF GD 5:2006). Παράλληλα ικανοποιούνται οι απαιτήσεις του Σ Π (QMS) της. Η δοµή και λειτουργία του Συστήµατος ιασφάλισης Ποιότητας (Σ Π) (QMS) που εφαρµόζεται από την TUV HELLAS, τεκµηριώνονται στο Εγχειρίδιο ιασφάλισης Ποιότητας (QMM) και το Εγχειρίδιο ιαδικασιών Ποιότητας (QPM). Μεταξύ άλλων σε αυτά τα εγχειρίδια καθορίζονται θέµατα που αφορούν : - Τη διεύθυνση και τις αρµοδιότητες των τµηµάτων - Την κατάρτιση και εκπαίδευση των επιθεωρητών (Auditors) Το χειρισµό παραπόνων και ορισµό διαιτησίας όπου απαιτείται Τις εσωτερικές επιθεωρήσεις του Σ Π(QMS) της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS της TUV HELLAS. Κατόπιν επιθυµίας του πελάτη, παρέχονται σε αυτόν αντίγραφα των ρυθµίσεων και κανονισµών που αφορούν τα ανωτέρω θέµατα. 3 Σχετικά Έγγραφα - για τα παρακάτω έγγραφα αποδεκτές γλώσσες συµπλήρωσής τους είναι µόνο η Ελληνική ή η Αγγλική QF(QP-QA-IFA-01)-13, Αίτηση για αξιολόγηση συστήµατος :

2 Σελίδα: 2 από 35 (QP-QA-IFA-02), Απαιτήσεις για διορισµό των επιθεωρητών της TUV HELLAS για IFA: παράρτηµα 1, διεργασία Ερωτηµατολόγια Αξιολόγησης: Λίστα Ελέγχου Σ Π (QMS ) (για το QMS) Λίστα Ελέγχου ΚΑΛΛΙΕΡΓΗΤΩΝ (για τον παραγωγό QMS) Λίστα Ελέγχου ΙΧΘΥΟΚΑΛΛΙΕΡΓΗΤΗ QF (QP-QA-IFA-01)-06, Πρόγραµµα επιθεώρησης: QF(QP-QA-IFA-01)-07, Πιστοποιητικό IFA : και οδηγίες για συµπλήρωση: Παράρτηµα 1 QF (QP-QA-IFA-02)-03, Πιστοποίηση ιορισµού Επιθεωρητών: QF(QP-QA-IFA-01)-10, Σύµβαση µεταξύ TUV HELLAS και προς Πιστοποίηση Εταιρείας : Αναφορά ανασκόπησης γραπτού λόγου : Λίστα Ελέγχου Σ Π (QMS ) QF(QP-QA-IFA-02)-04, Κατάλογος εγκεκριµένων επιθεωρητών: WI(QP-QA-IFA-03)-02, Οδηγία εργασίας - επεξήγηση κρισίµων σηµείων Α: WI(QP-QA-IFA-03)-03, Οδηγία εργασίας - επεξήγηση κρισίµων σηµείων Β: WI(QP-QA-IFA-03)-04, Οδηγία εργασίας - επεξήγηση κρισίµων σηµείων Γ: 4 Υπευθυνότητες Αρµοδιότητες 4.1 ιευθυντής AGRISYSTEMS (Scheme Manager) Ορίζεται από τον ιευθύνοντα Σύµβουλο και τον Γενικό ιευθυντή της ΤUV HELLAS και είναι υπεύθυνος για: Τον έλεγχο της τήρησης των διαδικασιών της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS Την οικονοµική παρακολούθηση των δραστηριοτήτων της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS Τον έλεγχο της τήρησης των απαιτήσεων του Γενικού Κανονισµού της Επίσης είναι µέλος της τεχνικής επιτροπής. 4.2 Υπεύθυνος AGRISYSTEMS Ορίζεται από τον ιευθυντή AGRISYSTEMS και είναι υπεύθυνος για: Την τήρηση των διαδικασιών της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS Την οικονοµική παρακολούθηση των δραστηριοτήτων της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS Αναπληρώνει τον ιευθυντή AGRISYSTEMS σε περίπτωση απουσίας του. 4.3 Ανώτερος Επιθεωρητής (Senior Auditor)

3 Σελίδα: 3 από 35 Ορίζεται από την τεχνική επιτροπή της TUV HELLAS και είναι υπεύθυνος για : Την έγκριση της οµάδας επιθεώρησης της TUV HELLAS Την έγκριση των άνθρωπο-ηµερών επιθεωρήσεων, ανασκόπησης εγγράφων και αναφορών επιθεώρησης Μία ανασκόπηση της διεργασίας επιθεώρησης έτσι ώστε να µπορεί να συµφωνεί µε το περιεχόµενο και τους κανονισµούς της TUV HELLAS Έκδοση του πιστοποιητικού Αντικαθίσταται από τον ιευθυντή ή τον Υπεύθυνο AGRISYSTEMS και/ή τον Υ Π στις πιο πάνω δραστηριότητες, σε περίπτωση απουσίας του ή όταν ο ανώτερος Επιθεωρητής εµπλέκεται στη διεργασία επιθεώρησης. Ο διορισµός του Ανώτερου Επιθεωρητή γίνεται από την Τεχνική Επιτροπή της TUV HELLAS. 4.4 Επιθεωρητής (Auditor) Ορίζεται από την τον Scheme Manager Στην οµάδα επιθεώρησης ο Επικεφαλής Επιθεωρητής είναι υπεύθυνος για τις παρακάτω αρµοδιότητες: Αξιολόγηση της τεκµηρίωσης του γραπτού λόγου σε συνεργασία µε τον επιθεωρητή / εµπειρογνώµονα (expert) πριν τη διεξαγωγή της προ-επιθεώρησης / επιθεώρησης. Σχεδιασµός του προγράµµατος επιθεώρησης σε συµφωνία µε την οµάδα επιθεώρησης και τον πελάτη. Πρόταση προς τον Ανώτερο Επιθεωρητή για την έγκριση της οµάδας επιθεώρησης Πραγµατοποίηση συναντήσεων µε τα υπόλοιπα µέλη της οµάδας επιθεώρησης κατά την διάρκεια της επιθεώρησης. Αν χρειάζεται, κατάρτιση αναφοράς µη συµµορφώσεων σε συνεργασία µε τον επιθεωρητή. Απόφαση για επαναξιολόγηση σε συνεργασία µε την οµάδα επιθεώρησης Σύνταξη αναφοράς επιθεώρησης σε συνεργασία µε τον επιθεωρητή, τεκµηριώνοντας τα αποτελέσµατα της επιθεώρησης. 4.5 Ελεγκτής (Inspector) Ορίζεται από τον Scheme Manager. Στην Οµάδα Επιθεώρησης ο Επιθεωρητής είναι υπεύθυνος για την: Αξιολόγηση του γραπτού λόγου IFA πριν την επιθεώρηση. Εκπόνηση του Προγράµµατος Επιθεώρησης σε συµφωνία µε τον πελάτη. Πραγµατοποίηση συναντήσεων µε τα υπόλοιπα µέλη της Οµάδας Επιθεωρητών κατά την διάρκεια της Επιθεώρησης. Σύνταξη Αναφορών Μη Συµµόρφωσης, αν απαιτείται.

4 Σελίδα: 4 από 35 Απόφαση για Επαναξιολόγηση, αν απαιτείται. Σύνταξη Αναφοράς Επιθεώρησης, σε συνεργασία µε τον Επικεφαλής Επιθεωρητή και/ ή τον Εµπειρογνώµονα, αν απαιτείται. 4.6 Εµπειρογνώµονας O εµπειρογνώµονας / ειδικός επιστήµονας συµµετέχει στην οµάδα επιθεώρησης εφ όσον κριθεί απαραίτητη η συνεισφορά του, καθώς γνωρίζει σε βάθος την επιθεωρούµενη δραστηριότητα. εν µπορεί να πραγµατοποιήσει µόνος του κανενός είδους επιθεώρηση. 5 Γενικοί Όροι 5.1 Υποχρεώσεις και υπευθυνότητες της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS της TUV HELLAS. Η ιεύθυνση AGRISYSTEMS, ο ιευθυντής της και γενικά όσοι εµπλέκονται στη διεργασία Πιστοποίησης υποχρεούνται και δεσµεύονται να τηρούν το απόρρητο για όλες τις πληροφορίες που τους γνωστοποιήθηκαν ή τους παρασχέθηκαν και να τις κρίνουν µόνο για τον συµφωνηθέντα σκοπό της πιστοποίησης. Παρασχεθέντα δικαιολογητικά δεν παραχωρούνται κατά οποιονδήποτε τρόπο σε τρίτους. Εξαιρούνται οι διεξοδικές αναφορές αξιολογήσεων, που παρέχονται σε περιπτώσεις διαφωνιών στη θέση διαιτησίας. Μόνο ο πελάτης µπορεί να αποδεσµεύσει τη ιεύθυνση AGRISYSTEMS από την υποχρέωσή του για τήρηση του απορρήτου (εγγράφως). Ευθύνες έναντι του πελάτη ή τρίτων είναι δεδοµένες όπως προβλέπονται από το νόµο σε περιπτώσεις σφαλµάτων πρόθεσης ή µεγάλης αµέλειας. Επιπρόσθετες απαιτήσεις ευθυνών αποκλείονται. Ο ιευθυντής της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS υποχρεούται στα πλαίσια των δυνατοτήτων του να επιβλέπει την σωστή παρουσίαση και χρήση της Πιστοποίησης για διαφηµιστικούς σκοπούς. Αναλυτικότερα: Η TUV HELLAS και ο Αιτών θα προβούν σε συµφωνία σχετικά µε τις Προθεσµίες, σύµφωνα µε την οποία η TUV HELLAS δεσµεύεται να επιβεβαιώσει ότι παρέλαβε την επίσηµη αίτηση Εγγραφής µέσα σε 14 ηµερολογιακές ηµέρες αφού η TUV HELLAS λάβει τον µοναδικό Αριθµό Πελάτη (EGN) από τη Βάση δεδοµένων της και να επιβεβαιώσει Πιστοποίηση µέσα σε 28 ηµερολογιακές ηµέρες από το κλείσιµο όποιων µη-συµµορφώσεων που εκκρεµούν. Κάθε παράπονο ή κατηγορία προς την TUV HELLAS θα αντιµετωπιστεί σύµφωνα µε τη διαδικασία αντιµετώπισης παραπόνων ή κατηγοριών (ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ 2.6 & 2.7). Στην περίπτωση που η διευθέτηση δεν είναι ικανοποιητική, το παράπονο µπορεί να αποσταλεί στη Γραµµατεία µέσω του Extranet Παραπόνων της, που βρίσκεται στην ιστοσελίδα της ( Ένας παραγωγός µπορεί να αλλάξει τον ΦΠ (εκτός εάν εκκρεµεί κύρωση) όπου έχει εγγραφεί και µε τον οποίο έκανε την πιστοποίηση, είτε εθελοντικά είτε αν συµβεί ο ΦΠ, που µέχρι εκείνη τη στιγµή ήταν

5 Σελίδα: 5 από 35 εγκεκριµένος από τη να χάσει την έγκρισή του (λόγω επιβολής κυρώσεων, πτώχευσης ή για άλλους λόγους). Εµπιστευτικότητα: η TUV HELLAS θα χειρίζεται κάθε πληροφορία σχετικά µε τον Αιτούντα Παραγωγό ή Οµάδα Παραγωγών εµπιστευτικά, περιλαµβανοµένης κάθε πληροφορίας που αφορά προϊόντα και διεργασίες, αναφορές αξιολόγησης και αντίστοιχη τεκµηρίωση (εκτός διαφορετικής απαίτησης του νόµου). Καµία πληροφορία δε διοχετεύεται σε τρίτους χωρίς την προηγούµενη γραπτή συγκατάθεση του Αιτούντα εκτός αν στο παρόν έγγραφο των Γενικών Κανονισµών εκφράζεται κάτι διαφορετικό. Επίσης η TUV HELLAS απαιτείται να παρέχει: - Απόδειξη εγγραφής µέσα σε 14 ηµερολογιακές ηµέρες - Επιβεβαίωση της πρώτης πιστοποίησης µέσα σε προθεσµία 28 ηµερολογιακών ηµερών από την ολοκλήρωση της διεργασίας αξιολόγησης. Α. Οι έλεγχοι των εκµεταλλεύσεων µπορούν να ανατεθούν υπεργολαβία µόνο σε έναν ελεγκτικό φορέα ο οποίος να είναι διαπιστευµένος κατά EN / Guide ISO Β. Προσόντα εξωτερικού επιθεωρητή και ελεγκτή είναι απαραίτητα. 5.2 Υποχρεώσεις και υπευθυνότητες του πελάτη Όλα τα δικαιολογητικά του πελάτη που αφορούν την IFA (σχόλια και αρχεία), πρέπει να τίθενται, στα πλαίσια της αξιολόγησης, στη διάθεση της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS της TUV HELLAS. Ο πελάτης υποχρεούται µετά την του πιστοποιητικού να ενηµερώνει τη ιεύθυνση AGRISYSTEMS της TUV HELLAS για : όλες τις σηµαντικές αναθεωρήσεις της IFA που εφαρµόζει αλλαγές στη δοµή και οργάνωση της επιχείρησης, που έχουν επίδραση στην ΙFA (αλλαγή καλλιεργειών-εκτρεφόµενου είδους, εκτάσεων-ποσότητας και παραγωγών), βλέπε QF-(QP- QA-IFA-01)-13 Πριν από κάθε επιθεώρηση επαναξιολόγησης, ο πελάτης πρέπει να θέτει στη διάθεση της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS της TUV HELLAS τα ισχύοντα έγγραφα. Οι αναθεωρήσεις πρέπει να εµφανίζονται στην αντίστοιχη λίστα. Η χρήση της πιστοποίησης από τον πελάτη για διαφηµιστικούς σκοπούς πρέπει να έχει την έγκριση της ιεύθυνσης AGRISYSTEMS της TUV HELLAS έτσι ώστε να αποφεύγονται περιπτώσεις δηµιουργίας εσφαλµένων εντυπώσεων και συγχύσεων. Πάντα στις διαφηµιστικές προβολές πρέπει να αναφέρεται ότι ο φορέας που εκδίδει το Πιστοποιητικό είναι η TUV HELLAS. Για τη διεξαγωγή µιας επιθεώρησης ο πελάτης αποδέχεται την οικονοµική προσφορά υπηρεσιών της TUV HELLAS. Αναλυτικότερα:

6 Σελίδα: 6 από 35 Ο κάτοχος του Πιστοποιητικού είναι υπεύθυνος για τη Συµµόρφωση των Πιστοποιηµένων Προϊόντων σύµφωνα µε το πρωτόκολλο της στα πλαίσια των αντικειµένων του πιστοποιητικού. Για να λάβουν το πιστοποιητικό, οι Αιτούντες Παραγωγοί ή Οµάδα Παραγωγών πρέπει σε πρώτη φάση να εγγραφούν στους καταλόγους της TUV HELLAS. Η διεργασία εγγραφής πρέπει να ολοκληρωθεί πριν η TUV HELLAS κάνει τον πρώτο έλεγχο/ επιθεώρηση. Παραγωγός ή Οµάδα Παραγωγών που έχουν υποστεί κύρωση από έναν υπεύθυνο ΦΠ δεν µπορεί να αλλάξει ΦΠ µέχρι εκείνος ο ΦΠ να κλείσει τις µη-συµµορφώσεις που εκκρεµούν ή µέχρι να λήξει η περίοδος ποινής της κύρωσης. Οι παραγωγοί µπορούν να αλλάξουν τον ΦΠ µε τον οποίο δουλεύουν µαζί µόνο αφού ο εξερχόµενος ΦΠ έχει χορηγήσει "ακύρωση". Κάθε εγγεγραµµένος Παραγωγός ή Οµάδα Παραγωγών που έχει πιστοποιηθεί στο παρελθόν µε άλλο ΦΠ, ή κάνει αίτηση για πιστοποίηση διαφορετικού προϊόντος πρέπει να ενηµερώνει την TUV HELLAS για τον µοναδικό αριθµό πελάτη (EGN) της που του είχε παραχωρήσει ο προηγούµενος ΦΠ. Όταν ένας παραγωγός ή οµάδα παραγωγών κάνει χρήση των υπηρεσιών διαφορετικών ΦΠ πρέπει να συµµορφώνεται µε τις απαιτήσεις που περιγράφονται στην ισχύουσα των Γενικών Κανονισµών IFA. Ένας Παραγωγός ή Οµάδα Παραγωγών δεν µπορεί να εγγράψει τις ίδιες περιοχές Εκµετάλλευσης σε περισσότερους από έναν ΦΠ Εγκεκριµένο από τη, ή σε περισσότερες από µία Επιλογές συγχρόνως. Εάν ένας Παραγωγός εγγεγραµµένος στην Επιλογή 1 προσχωρήσει σε Οµάδα Παραγωγών εγγεγραµµένη στην Επιλογή 2, τότε θα είναι υποχρεωµένος να εγκαταλείψει τον αριθµό εγγραφής του στην Επιλογή 1, ανεξάρτητα από το αν ο ΦΠ της Επιλογής 2 όπου έχει εγγραφεί τώρα είναι ο ίδιος ή διαφορετικός από τον ΦΠ όπου ήταν εγγεγραµµένος µε την Επιλογή 1. Οι Εγγεγραµµένοι Παραγωγοί είναι υπεύθυνοι για να γνωστοποιούν τα ενηµερωµένα αρχεία στην TUV HELLAS σύµφωνα µε τις εσωτερικές διαδικασίες της TUV HELLAS, όπως αλλαγές στην εκµετάλλευση ή στην περιοχή της καλλιέργειας και ενσωµάτωση/ αποµάκρυνση µελών στην/από την Οµάδα Παραγωγών. Οι Παραγωγοί πρέπει να δεσµεύονται να τηρούν τις απαιτήσεις που επιβάλλει το παρόν Έγγραφο των Γενικών Κανονισµών, περιλαµβανοµένης της καταβολής των εξόδων εγγραφής που επιβάλλει η και να υπογράφουν µια δήλωση δέσµευσης υποστηριζόµενη από την TUV HELLAS.Σε περίπτωση που ο παραγωγός δεν ικανοποιεί τις συµβατικές του υποχρεώσεις αναφορικά µε τις σχετικές πληρωµές τότε η TUV HELLAS διατηρεί το δικάιωµα διαγραφής των σχετικών προιόντων µέχρι την απαοπληρωµή. Οι Παραγωγοί αναλαµβάνουν την ευθύνη για κάθε πρόσληψη Υπεργολάβων οι οποίοι πρέπει να συµµορφώνονται µε τα σχετικά Σηµεία Ελέγχου.

7 Σελίδα: 7 από 35 Οι αιτούντες για Παραγωγοί πρέπει να περιλαµβάνουν όλες τις Εκµεταλλεύσεις και τις περιοχές Χειρισµού Παραγωγής όπου η καλλιέργεια της οποίας ζητούν την πιστοποίηση, αναπτύσσεται ή γίνεται χειρισµός της και είναι υπό την ιδιοκτησία τους. Ο Παραγωγός/ Οµάδα Παραγωγών πρέπει να κάνει µια επίσηµη δήλωση προς την TUV HELLAS κατά την εγγραφή του, όπου να δηλώνει σε ποια χώρα(ες) σκοπεύει να διαθέσει την εγγεγραµµένη κατά παραγωγή. (Αυτή η πληροφορία είναι απαραίτητη για τον έλεγχο συµµόρφωσης µε το Σηµείο Ελέγχου των ΣΕΚΣ της Ολοκληρωµένης ιασφάλισης Φάρµας). Εάν δεν πραγµατοποιείται χειρισµός παραγωγής, ο αιτών παραγωγός πρέπει να το δηλώσει επίσηµα στην TUV HELLAS όπου υπέβαλλε την αίτησή του. 5.3 ικαιώµατα των Παραγωγών Η σύµβαση παροχής υπηρεσίας µεταξύ TUV HELLAS και παραγωγού µπορεί να έχει αρχική διάρκεια µέχρι 3 χρόνια, και επακόλουθη ανανέωση ή επέκταση για χρονικά διαστήµατα µέχρι 3 χρόνια. Ένας παραγωγός µπορεί να κάνει αίτηση για διαφορετικές επιλογές πιστοποίησης µέσα στο ίδιο υπο-αντικείµενο, αλλά δεν µπορεί να ζητήσει διαφορετικές επιλογές για το ίδιο προϊόν. Ένας παραγωγός µπορεί να αλλάξει ΦΠ για άλλον ΦΠ (εκτός εάν εκκρεµεί κύρωση από έναν ΦΠ) είτε εθελοντικά είτε αν συµβεί ο ΦΠ, που µέχρι εκείνη τη στιγµή ήταν εγκεκριµένος από τη, να χάσει την έγκρισή του (λόγω επιβολής κυρώσεων, πτώχευσης ή για άλλους λόγους). Ένας παραγωγός µπορεί να ζητήσει ακύρωση του συµβολαίου που έχει µε τον ΦΠ οποιαδήποτε στιγµή (εκτός εάν εκκρεµεί κύρωση από έναν ΦΠ) και είναι υποχρεωµένος να το κάνει αυτό όταν αλλάζει ΦΠ. Αυτό δε θα επιτρέψει στον παραγωγό να αποφύγει να πληρώσει την εγγραφή και άλλα ισχύοντα έξοδα που οφείλονται στον εξερχόµενο ΦΠ. Ένας παραγωγός µπορεί να ζητήσει από έναν ΦΠ πιστοποίηση ενός προϊόντος, και από άλλο ΦΠ για άλλο προϊόν, υπό τις παρακάτω προϋποθέσεις: α) Αν ο παραγωγός ζητά πιστοποίηση για περισσότερα από ένα προϊόντα για περισσότερες από µία επιλογές ή β) Αν ο παραγωγός συµµετέχει σε περισσότερες από µία πιστοποιηµένες οµάδες παραγωγών, γ) Αν ο παραγωγός ζητά πιστοποίηση επί αντικειµένων και/ ή υπο-αντικειµένων Ένας παραγωγός/ οµάδα παραγωγών µπορεί ελεύθερα να ζητήσει από τον αντίστοιχο ΦΠ τη διαθεσιµότητα ενός, µερικών ή όλων των προϊόντων που καλύπτονται από το πιστοποιητικό (εκτός εάν εκκρεµεί µία κύρωση από τον ΦΠ). Αυτό µπορεί να συµβεί αν ο παραγωγός έχει πρόβληµα συµµόρφωσης µε το πρότυπο και χρειάζεται χρόνο για να κλείσει τις όποιες µη - συµµορφώσεις. Η διαθεσιµότητα αυτή δεν θα καθυστερήσει την ηµεροµηνία ανανέωσης ούτε θα επιτρέψει στον παραγωγό να αποφύγει την πληρωµή της εγγραφής και των άλλων εξόδων που ισχύουν. Η κατάσταση του παραγωγού θα αλλάξει σε αυτοδηλούµενη τµηµατική διαθεσιµότητα σε επίπεδο προϊόντος.

8 Σελίδα: 8 από ιαδικασία επιβολής κυρώσεων Τρεις τύποι Κύρωσης υπάρχουν στη : Προειδοποίηση, ιαθεσιµότητα και Ακύρωση. Εφαρµόζονται σε περίπτωση µη-συµµορφώσεων στα Σηµεία Ελέγχου και σε θέµατα Συµβολαίων. Επιπροσθέτως, ο Παραγωγός µπορεί ελεύθερα να επιβάλλει κυρώσεις (µέσω της TUV HELLAS). Οι κυρώσεις εφαρµόζονται στον παραγωγό καθώς επίσης και στο προϊόν, και µπορούν να εκταθούν πριν την του πιστοποιητικού έως και µετά τη λήξη του. Ο παραγωγός δεν θα κάνει αίτηση για πιστοποίηση µε την TUV HELLAS µέχρι να κλείσει επαρκώς η µη-συµµόρφωση που οδήγησε στην αντίστοιχη κύρωση Προειδοποίηση i) Για κάθε τύπο µη-συµµόρφωσης που εντοπίζεται, εκδίδεται µία Προειδοποίηση. ii ) Η προθεσµία που δίνεται για τις διορθωτικές ενέργειες συµφωνείται ανάµεσα στην TUV HELLAS και τον Παραγωγό, και είναι το ανώτερο 28 ηµερολογιακές ηµέρες από την ηµεροµηνία της Προειδοποίησης. Αν η κύρωση δεν λυθεί στον καθορισµένο χρόνο, επιβάλλεται µια ιαθεσιµότητα ιαθεσιµότητα i Μία ιαθεσιµότητα εκδίδεται όταν ένας παραγωγός δεν µπορεί να δείξει επαρκή διορθωτική ενέργεια µετά από µία Προειδοποίηση. Μία διαθεσιµότητα µπορεί επίσης να εκδοθεί στον παραγωγό που ο ίδιος το ζήτησε, για µερικά (τµηµατική) ή όλα (καθολική) τα προϊόντα του. ii Αφού εφαρµοστεί η ιαθεσιµότητα, το χρονικό διάστηµα που επιτρέπεται για διορθωτική ενέργεια θα καθορίζεται από την TUV HELLAS, και θα έχει ισχύ το ανώτερο 6 µήνες. Εάν η διαθεσιµότητα είναι εκούσια, το χρονικό διάστηµα και οι διορθωτικές ενέργειες για συµµόρφωση καθορίζονται από τον ίδιο τον παραγωγό, η οποία πρέπει να συµφωνείται µε την TUV HELLAS, αλλά πρέπει να κλείνει πριν την επανεγγραφή. iii Στο διάστηµα αυτό (περίοδος διαθεσιµότητας), ο παραγωγός σταµατά να χρησιµοποιεί το Λογότυπο/ Εµπορικό Σήµα της, την Άδεια/ το Πιστοποιητικό ή οποιοδήποτε άλλο έγγραφο σχετικό µε τη. iv ύο τύποι ιαθεσιµότητας υπάρχουν: α) Τµηµατική: Μόνο ένα µέρος/ µερικά τµήµατα του αντικειµένου πιστοποιηµένου προϊόντος είναι σε ιαθεσιµότητα. β) Καθολική: όλα τα αντικείµενα πιστοποιηµένου προϊόντος είναι σε διαθεσιµότητα για χρονικό διάστηµα που καθορίζεται από την TUV HELLAS. Αν ο λόγος της διαθεσιµότητας σχετίζεται µε µία µη-συµµόρφωση στο αντικείµενο για Όλες τις Φάρµες ή στα αντικείµενα Βάσης (Βάση για Καλλιέργειες, Βάση Ζωικού Κεφαλαίου ή Βάση Ιχθυοκαλλιέργειας) που καλύπτουν όλα τα υπο-αντικείµενα των πιστοποιηµένων προϊόντων, µία καθολική διαθεσιµότητα πρέπει να εκδοθεί.

9 Σελίδα: 9 από 35 v Η ιαθεσιµότητα θα αρθεί όταν υπάρχουν επαρκείς αποδείξεις διορθωτικής ενέργειας (είτε µέσω µιας επίσκεψης συνεχούς παρακολούθησης µε επιπλέον κόστος για τον παραγωγό ή άλλης γραπτής ή οπτικής απόδειξης) µέσα στον προσδιορισµένο χρόνο για διόρθωση (6 µήνες ή νωρίτερα). vi Εάν η αιτία της ιαθεσιµότητας δεν επιλυθεί µέσα στο καθορισµένο διάστηµα, το πιστοποιητικό και ο παραγωγός θα κυρωθούν µε Ακύρωση Ακύρωση i Ακύρωση του συµβολαίου θα εκδοθεί όταν: α) Ένας παραγωγός δεν µπορεί να δείξει ικανοποιητική διορθωτική ενέργεια µετά από µία Τµηµατική ή Καθολική ιαθεσιµότητα και έχουν περάσει έξι µήνες, ή β) Μία µη-συµµόρφωση σε ένα αντικείµενο οδηγήσει σε αµφιβολία σχετικά µε ην ακεραιότητα της παραγωγής, ή γ) Όταν εντοπίζονται σηµαντικές συµβολαιακές µησυµµορφώσεις. ii. Η Ακύρωση του συµβολαίου θα έχει ως αποτέλεσµα την ολική απαγόρευση χρήσης του Λογότυπου/ Εµπορικού σήµατος, Άδειας/ πιστοποιητικού ή οποιουδήποτε εµβλήµατος ή εγγράφου που θα µπορούσε να έχει σχέση µε τη. iii. Ο παραγωγός ο οποίος είχε µία κύρωση Ακύρωσης δεν µπορεί να υποβάλλει ξανά αίτηση για πιστοποίηση µέχρι 12 µήνες µετά την ηµεροµηνία της Ακύρωσης. Η απόφαση για την επιβολή κυρώσεων λαµβάνεται από την Επιτροπή Εξέτασης Επαναξιολόγησης/ Παρεκκλίσεων που αποτελείται τουλάχιστον από τον Επικεφαλής Επιθεωρητή, τον ιευθυντή AGRISYSTEMS, τον Ανώτερο Επιθεωρητή ή τον Εµπειρογνώµονα (expert) που έχει προσυπογράψει για την του πιστοποιητικού. Σε κάθε περίπτωση δίνεται στον Επικεφαλής της εκµετάλλευσης εύλογο χρονικό διάστηµα για την υποβολή ένστασης στην απόφαση της TUV HELLAS. Σε αυτή την περίπτωση ορίζεται συνάντηση του Επικεφαλής της εκµετάλλευσης µε την Επιτροπή Εξέτασης Επαναξιολόγησης/ Παρεκκλίσεων οπότε λαµβάνεται απόφαση για την άρση ή την συνέχιση επιβολής των κυρώσεων. Ενδεικτικά, περιπτώσεις που οδηγούν στην επιβολή κυρώσεων είναι : Κατάχρηση πιστοποιητικού. Ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δίνεται στην περίπτωση συνεργαζόµενων παραγωγών όπου µπορεί α) να µην έχουν συµπεριληφθεί όλες οι εκµεταλλεύσεις στο Σ Π(QMS), β) να µην έχει ενηµερωθεί η TUV HELLAS για αλλαγές στις εκµεταλλεύσεις που συµµετέχουν στο Σ Π (QMS). Με την επιθεώρηση επιτήρησης προκύπτει ότι βασικές προϋποθέσεις που υπήρχαν κατά την του πιστοποιητικού έχουν αναιρεθεί ή δεν εφαρµόζονται Αν κατά τη διάρκεια των επιθεωρήσεων, δοθούν στην οµάδα επιθεώρησης παραπλανητικές ή ψευδείς πληροφορίες

10 Σελίδα: 10 από 35 Υπάρχουν άλλοι λόγοι που προκύπτουν ειδικά από τις απαιτήσεις και τους όρους που αναφέρονται στη ιεργασία αυτή, ή έχουν επισήµως συµφωνηθεί µεταξύ TUV HELLAS και Πελάτη (βλέπε QF-(QP-QA-IFA)-15, QF-(QP-QA-IFA)-13). Στην περίπτωση συνεργαζόµενων παραγωγών (βλέπε διεργασία πιστοποίησης), το κεντρικό πιστοποιητικό στο σύνολό του ανακαλείται στην περίπτωση που κάποια µεµονωµένη εκµετάλλευση δεν πληροί τα κριτήρια για τη διατήρηση του πιστοποιητικού. 5.5 Αρχεία και τήρηση των δικαιολογητικών της IFA (Γραπτός λόγος) Η ιεύθυνση AGRISYSTEMS της TUV HELLAS τηρεί αρχεία (ηλεκτρονικά ή σε έντυπη µορφή) σχετικά µε τα : Αρχικές Αξιολογήσεις της Πιστοποίησης Επαναξιολογήσεις Αρχεία που συµβάλλουν στην πιστοποίηση ενός προϊόντος από το φορέα, όπως αναφορές αξιολόγησης, σχέδια ελέγχου, λίστες µε σηµεία ελέγχου, αναφορές δοκιµών από τα οποία διαφαίνεται η παροχή των ανωτέρω υπηρεσιών. Επίσης η TUV HELLAS τηρεί τα έγγραφα του Συστήµατος που έχει εµπιστευτεί ο πελάτης στην εταιρία, για την οµαλή διεξαγωγή των επιθεωρήσεων. Τα παραπάνω αρχεία µπορεί να τηρούνται αποκλειστικά, και σε ηλεκτρονική µορφή. Η διάρκεια τήρησης - φύλαξης αυτών των δικαιολογητικών ορίζεται σε 5 τουλάχιστον έτη από την του πιστοποιητικού. Η TUV HELLAS τηρεί µόνο την τρέχουσα των εγγράφων. 5.6 Αποκάλυψη Πληροφοριών Αποκάλυψη των εδοµένων του Παραγωγού στο Κοινό Ο κάτοχος του πιστοποιητικού πρέπει να συµφωνήσει µε την TUV HELLAS ότι οι παρακάτω πληροφορίες θα κοινοποιηθούν στη, η οποία θα τις διαθέσει στο κοινό εφόσον η κατάσταση Πιστοποιητικού παραµένει Πιστοποιηµένος. Αριθµός Εγγραφής του Πιστοποιητικού Τύπος οργάνωσης (Παραγωγός ή Οµάδα Παραγωγών) Ονοµασία Σχήµατος και Έκδοση Επιλογή Χώρα παραγωγής Αντικείµενο του Πιστοποιητικού, Καλλιέργεια και Χειρισµός Παραγωγής. Όνοµα του Φορέα Πιστοποίησης Ηµεροµηνία του τελευταίου ελέγχου από την TUV HELLAS Ηµεροµηνία Ισχύος του Πιστοποιητικού

11 Σελίδα: 11 από Αποκάλυψη εδοµένων του Παραγωγού στα µέλη της Ο κάτοχος του πιστοποιητικού µπορεί να συµφωνήσει γραπτώς µε την TUV HELLAS ότι οι παρακάτω πληροφορίες θα κοινοποιηθούν στη, η οποία θα τις διαθέσει στα Μέλη της βάσει των καθορισµένων δικαιωµάτων πρόσβασης: Βασικές πληροφορίες: Όνοµα, ιεύθυνση και Εµπορικό όνοµα του Παραγωγού/ Οµάδας Παραγωγού και επικοινωνίας Κατάσταση Πιστοποίησης π.χ. τµηµατική ή ολική διαθεσιµότητα, ακύρωση Όπου εφαρµόζεται δήλωση Παρακολούθησης Προϊόντος που καλύπτει όλα τα εγγεγραµµένα προϊόντα Άλλες προαιρετικές πληροφορίες: Κατάσταση συµµόρφωσης µε τα Σηµεία Ελέγχου , και του εγγράφου ΣΕΚΣ Ολοκληρωµένης ιασφάλισης Φάρµας κατά την τελευταία εξωτερική επιθεώρηση ΦΠ. Μία από τις παρακάτω καταστάσεις µπορεί να αναφέρεται = Καµία πληροφορία, Συµµόρφωση µε ευτερεύοντα Πρέπει ( & ), Συµµόρφωση µε ευτερεύοντα Πρέπει και Συστάσεις (12.6.1, & ). Παγκόσµιος Αριθµός Τοποθεσίας EAN UCC, Ενιαίος Αριθµός Αναγνώρισης Περιοχής ID, όπως ορίζονται από τη (π.χ. βασισµένος στο GPS), κυβερνητικά ή άλλα επίσηµα δεδοµένα εγγραφής της εκµετάλλευσης. ήλωση συµµόρφωσης στη νοµοθεσία των χωρών προορισµού Αποκάλυψη εδοµένων του Παραγωγού αποκλειστικά στη Ο κάτοχος του πιστοποιητικού πρέπει να συµφωνήσει µε την TUV HELLAS ότι οι παρακάτω πληροφορίες θα κοινοποιηθούν στη, η οποία δε θα τις διαθέσει και θα τις κρατήσει εµπιστευτικές, για τη δηµιουργία γενικών στατιστικών και εσωτερικών ελέγχων συστήµατος ποιότητας : Περιοχή Παραγωγής ανά καλλιέργεια, σε µια βάση µεµονωµένης εκµετάλλευσης (επίσης στην Οµάδα Παραγωγών). Όνοµα Ελεγκτή / Επιθεωρητή. Η ιεύθυνση AGRISYSTEMS της TUV HELLAS ενηµερώνει τους κατόχους πιστοποιητικών περί σηµαντικών αναθεωρήσεων που αφορούν τη διεργασία πιστοποίησης και εποπτείας που εφαρµόζει, ή για αναθεωρήσεις και αλλαγές στα λαµβανόµενα ως βάση για τη διεργασία αυτή πρότυπα. 5.7 Μητρώο των πιστοποιηµένων επιχειρήσεων Η ιεύθυνση AGRISYSTEMS της TUV HELLAS τηρεί και ενηµερώνει συνεχώς το µητρώο των πιστοποιηµένων επιχειρήσεων µε αναφορά στο αντικείµενο και τις ηµεροµηνίες ς και ανανέωσης του κάθε πιστοποιητικού.

12 Σελίδα: 12 από 35 Η λίστα αυτή είναι διαθέσιµη δηµοσίως κατόπιν αίτησης των ενδιαφερόµενων µερών. Αναφορικά µε την επικοινωνία µεταξύ TUV HELLAS ισχύουν τα εξής: Η TUV HELLAS θα πρέπει να ενηµερώνει σε µηνιαία βάση τη για τις αλλαγές στα δεδοµένα των Εγγράφων, χρησιµοποιώντας το τελευταίο µοντέλο πίνακα που παρέχεται από τη. Η TUV HELLAS πρέπει να ενηµερώνει άµεσα (σε 48 ώρες) για τις διαθεσιµότητες και τις ακυρώσεις όπως περιγράφονται στη διεργασία κυρώσεων (χρησιµοποιώντας τον πίνακα που εµφανίζεται στο Παράρτηµα 9 του παρόντος εγγράφου) και να ενηµερώνει άµεσα (σε 48 ώρες) ηλεκτρονικά (µέσω υπολογιστή). Ετήσια στατιστικά δεδοµένων που καλύπτουν το σύνολο των πληροφοριών για µησυµµορφώσεις (Κύρια, ευτερεύοντα και Συνιστάται). Οι πληροφορίες θα παρουσιάζονται σε έναν πίνακα που θα δείχνει το βαθµό συµµόρφωσης ανά σηµείο ελέγχου, χώρα και εγγεγραµµένο προϊόν(ντα). Οι Φορείς Πιστοποίησης αναλαµβάνουν την ευθύνη και την υποχρέωση για την ακρίβεια των δεδοµένων εγγραφής που υποβάλλουν. 5.8 ιαµαρτυρίες / Αρµόδια ικαστική Αρχή Ο πελάτης µπορεί να ενάγει την TUV HELLAS για ανειληµµένες αποφάσεις του φορέα που τον αφορούν. Οι αγωγές - διαµαρτυρίες αντιµετωπίζονται άµεσα από τη ιεύθυνση της TUV HELLAS σε συνεργασία µε η ιεύθυνση AGRISYSTEMS, τον Νοµικό Σύµβουλο και τον εµπλεκόµενο Επιθεωρητή. Αρµόδια αρχή είναι τα δικαστήρια που υπάγεται η έδρα της TUV HELLAS. 5.9 Ενστάσεις και διαφωνίες Σε περίπτωση που ο πελάτης διατυπώσει ένσταση ή διαφωνία για τις υπηρεσίες ή αποφάσεις της TUV HELLAS και των φυσικών προσώπων που την εκπροσωπούν, ο αποδέκτης είναι υποχρεωµένος να συµπληρώσει το έντυπο QF(ADMIN-13)-05 (µε τη σηµείωση «Ένσταση») και να το διαβιβάσει στον ιευθυντή AGRISYSTEMS και στον Υπεύθυνο ιασφάλισης Ποιότητας οι οποίοι και θα το διαβιβάσουν στην Επιτροπή Ελέγχου Αξιοπιστίας παρεχοµένων υπηρεσιών πιστοποίησης Προϊόντων-Συστηµάτων της TUV HELLAS, η οποία θα αποφασίσει για τις ενέργειες προς διερεύνηση της ένστασης ή διαφωνίας προκειµένου να ληφθούν διορθωτικές ενέργειες. Σε περίπτωση ταυτοπροσωπίας του ιευθυντή AGRISYSTEMS και του Επιθεωρητή η ένσταση αποστέλλεται στον Γενικό ιευθυντή. Οι διορθωτικές ενέργειες πρέπει κατ ελάχιστο να περιλαµβάνουν: ιορθωτικές ενέργειες για επίλυση του προβλήµατος Πρόληψη για επανεµφάνιση του προβλήµατος Αξιολόγηση των αποτελεσµάτων των διορθωτικών ενεργειών που υιοθετήθηκαν.

13 Σελίδα: 13 από 35 Στην περίπτωση που κριθεί αναγκαίο να επαναληφθεί η επίσκεψη/ επιθεώρηση στις εγκαταστάσεις του πελάτη, αυτό θα γίνει από οµάδα έµπειρων επιθεωρητών πού δεν είχαν σχέση µε τη προηγούµενη επιθεώρηση, για την οποία εκφράστηκε το παράπονο. Η αναφορά επιθεώρησης της δεύτερης οµάδας επιθεώρησης θεωρείται και ως η τελική απόφαση του φορέα και είναι δεσµευτική και για τα δύο µέρη Παράπονα Σε περίπτωση που ο πελάτης διατυπώσει παράπονο για τις υπηρεσίες της TUV HELLAS και των φυσικών προσώπων που την εκπροσωπούν, ο αποδέκτης είναι υποχρεωµένος να συµπληρώσει το έντυπο QF(ADMIN-13)-05 (παράπονο πελάτη) και να το διαβιβάσει στο ιευθυντή AGRISYSTEMS και στον Υπεύθυνο ιασφάλισης Ποιότητας. Ο ιευθυντής AGRISYSTEMS αποφασίζει για την ενέργεια προς διερεύνηση του παραπόνου προκειµένου να ληφθούν διορθωτικές ενέργειες οι οποίες εγκρίνονται από τον Υπεύθυνο ιασφάλισης Ποιότητας. Σε περίπτωση ταυτοπροσωπίας του ιευθυντή AGRISYSTEMS και του Επιθεωρητή, οι ενέργειες λαµβάνονται από τον Γενικό ιευθυντή. Οι διορθωτικές ενέργειες πρέπει κατ ελάχιστο να περιλαµβάνουν: ιορθωτικές ενέργειες για επίλυση του προβλήµατος Πρόληψη για επανεµφάνιση του προβλήµατος Αξιολόγηση των αποτελεσµάτων των διορθωτικών ενεργειών που υιοθετήθηκαν Παράπονο τρίτου για πελάτη της TUV HELLAS Σε περίπτωση παραπόνου από τρίτο, για πελάτη της TUV HELLAS, ζητείται από τον τρίτο γραπτή αναφορά που να ενηµερώνει την TUV HELLAS. Σε κάθε περίπτωση (είτε τηλεφωνικό παράπονο είτε γραπτό) συµπληρώνεται το έντυπο QF(ADMΙΝ-13)-05. Στην συνέχεια, µε ευθύνη του ιευθυντή AGRISYSTEMS και έγκριση του Υπεύθυνου ιασφάλισης Ποιότητας και σε συνεννόηση µε τον πελάτη της TUV HELLAS, διερευνάται το παράπονο και, αν χρειαστεί, προγραµµατίζεται µία επίσκεψη στις εγκαταστάσεις του πελάτη σύµφωνα µε τους όρους της σύµβασης που έχει υπογραφεί και, εκτός των άλλων θεµάτων, διερευνάται και το εν λόγω θέµα. Τα αποτελέσµατα της διερεύνησης του παραπόνου και των τυχόν διορθωτικών ενεργειών κοινοποιούνται στο πρόσωπο που έκανε το παράπονο από τον ιευθυντή AGRISYSTEMS ή τον Υπεύθυνο ιασφάλισης Ποιότητας της TUV HELLAS. 6 Ορισµοί Βάση της Επιθεώρησης Η επιθεώρηση βασίζεται στα παρακάτω κανονιστικά έγγραφα της Ολοκληρωµένη ιασφάλιση Φάρµας :

14 Σελίδα: 14 από 35 Έγγραφο IFA ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΜΕΡΟΣ Ι Γενικές Πληροφορίες IFA ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΜΕΡΟΣ ΙΙ Κανόνες Φορέα Πιστοποίησης IFA ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΜΕΡΟΣ ΙΙΙ Οµάδα Πιστοποίησης IFA ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΙ ΜΕΡΟΣ V Κανονισµοί Εκπαίδευσης λώσσ α γγλικ ά / Ελλην ικά Γ Α Αγγλικά / Αγγλικά / Αγγλικά / κδοσ η ρέχου σα Έ Τ Κατ άσταση Κα νονιστική Αγγλικά / CPCC Όλες οι Ενότητες CPCC Ενότητα Βάσης για όλες τις Αγγλικά / Εκµεταλλεύσεις CPCC Ενότητα Βάσης για Αγγλικά / Καλλιέργειες CPCC Ολοκληρωµένη ιασφάλιση Αγγλικά / Φάρµας CPCC IFA Συνδυασµένες Αγγλικά / Καλλιέργειες Αγγλικά / CPCC IFA Ιχθυοκαλλιέργειες IFA - ΕΝΟΤΗΤΑ ΒΑΣΗΣ ΓΙΑ ΟΛΕΣ Αγγλικά / ΤΙΣ ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΕΙΣ IFA - ΕΝΟΤΗΤΑ ΒΑΣΗΣ ΓΙΑ ΟΛΕΣ Αγγλικά / ΤΙΣ ΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙΕΣ(IFA) IFA - ΕΝΟΤΗΤΑ ΓΙΑ Αγγλικά / ΣΥΝ ΥΑΣΜΕΝΕΣ ΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙΕΣ IFA - ΕΝΟΤΗΤΑ ΓΙΑ Αγγλικά / ΙΧΘΥΟΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙΕΣ Λίστα Ελέγχου Συστήµατος Αγγλικά / ιαχείρισης Ποιότητας για Επιλογή 2 Αγγλικά / CL όλες οι ενότητες CL Ενότητα Βάσης για όλες τις Αγγλικά / Εκµεταλλεύσεις CL Ενότητα Βάσης για Αγγλικά / Καλλιέργειες CL Ολοκληρωµένη ιασφάλιση Αγγλικά / Φάρµας Αγγλικά / CL IFA Συνδυασµένες Καλλιέργειες Αγγλικά / CL IFA Ιχθυοκαλλιέργειες IFA - ΕΝΟΤΗΤΑ ΓΙΑ Αγγλικά / ΣΥΝ ΥΑΣΜΕΝΕΣ ΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙΕΣ IFA ΕΝΟΤΗΤΑ ΒΑΣΗΣ ΖΩΙΚΟΥ Αγγλικά / Όνοµα Εγγράφου

15 Σελίδα: 15 από 35 ΚΕΦΑΛΑΙΟΥ IFA ΕΝΟΤΗΤΑ ΓΙΑ ΟΛΕΣ ΤΙΣ Αγγλικά / ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΕΙΣ (ΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙΕΣ) (IFA) IFA ΕΝΟΤΗΤΑ ΒΑΣΗΣ ΓΙΑ ΚΑΛΛΙΕΡΓΕΙΕΣ (IFA) 7 Επιλογές Πιστοποίησης Αγγλικά / τρέχουσα Οι παραγωγοί πετυχαίνουν την πιστοποίηση µε οποιαδήποτε από τις δύο Επιλογές που περιγράφονται παρακάτω: 7.1 ΕΠΙΛΟΓΗ 1: Μεµονωµένη Πιστοποίηση Ο Μεµονωµένος Παραγωγός υποβάλλει αίτηση για πιστοποιητικό Εσωτερικός αυτοέλεγχος Παραγωγού : Ένας ολοκληρωµένος εσωτερικός αυτοέλεγχος βασισµένος στη Λίστα Ελέγχου πρέπει να είναι διαθέσιµος στην εκµετάλλευση για ανασκόπηση από τον εξωτερικό ελεγκτή κατά τη διεργασία του εξωτερικού ελέγχου. Ο εσωτερικός αυτοέλεγχος πρέπει να πραγµατοποιείται τουλάχιστο µία φορά το χρόνο. Αυτός ο εσωτερικός αυτοέλεγχος θα πραγµατοποιείται υπό την ευθύνη του Μεµονωµένου Παραγωγού Εξωτερικός Έλεγχος από την TUV Hellas : Η TUV Hellas πραγµατοποιεί ανά έτος έναν τουλάχιστο προειδοποιηµένο εξωτερικό έλεγχο της εγγεγραµµένης εκµετάλλευσης και όλων των περιοχών που έχουν δηλωθεί για χειρισµό παραγωγής. Η TUV HELLAS θα ελέγχει όλη τη λίστα ελέγχου (Κύρια και ευτερεύοντα Πρέπει και Συνιστάται) των εφαρµόσιµων αντικειµένων και υπο-αντικειµένων. Η TUV HELLAS που χορηγεί το πιστοποιητικό (ή ο υπεργολάβος του, βλέπε Παράρτηµα 5) θα πραγµατοποιεί επιπροσθέτως απροειδοποίητους ελέγχους µία φορά το χρόνο στο 10% τουλάχιστο των πιστοποιηµένων Παραγωγών στο πλαίσιο της Επιλογής 1. Οι εξωτερικοί έλεγχοι Εκµετάλλευσης από την TUV HELLAS µπορούν να πραγµατοποιούνται είτε από έναν Ελεγκτή είτε από έναν Επιθεωρητή (βλέπε Προσάρτηµα 1 και 2 αντίστοιχα). Η TUV HELLAS θα ελέγχει τα Κύρια και ευτερεύοντα Πρέπει του εφαρµόσιµου αντικειµένου(ων) και υπο-αντικειµένου(ων). Οποιαδήποτε µη-συµµόρφωση θα χειρίζεται όπως αυτές που βρίσκονται κατά τη διάρκεια ενός προειδοποιηµένου ελέγχου. Η TUV HELLAS θα ενηµερώνει τον παραγωγό 48 ώρες νωρίτερα για πρόθεση επίσκεψης. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις όπου η προτεινόµενη ηµεροµηνία δεν µπορεί να γίνει αποδεκτή από τον παραγωγό (για ιατρικούς ή άλλους βάσιµους λόγους), ο παραγωγός θα έχει µία ακόµη ευκαιρία να ενηµερωθεί για έναν απροειδοποίητο έλεγχο επίβλεψης. Ο παραγωγός θα λάβει γραπτή προειδοποίηση αν η πρώτη, ή όπου ισχύει, η δεύτερη προτεινόµενη ηµεροµηνία δεν έχει γίνει

16 Σελίδα: 16 από 35 αποδεκτή. Ο παραγωγός θα λάβει µια άλλη κοινοποίηση 48 ωρών για επίσκεψη. Αν η επίσκεψη δεν πραγµατοποιηθεί για αβάσιµους λόγους, θα εκδοθεί καθολική διαθεσιµότητα. Οι αναφορές εξωτερικού ελέγχου θα συντάσσονται σύµφωνα µε τις απαιτήσεις του EN 45011/ ISO Guide. 7.2 ΕΠΙΛΟΓΗ 2 : Οµάδα Πιστοποίησης Η Οµάδα Παραγωγών υποβάλλει αίτηση για Πιστοποιητικό Εσωτερικό Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας και Ελέγχου Ένα Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας που περιλαµβάνει εγχειρίδιο γραπτού ελέγχου και διαδικασιών που πραγµατοποιεί η για Ολοκληρωµένη ιασφάλιση Φάρµας πρέπει να εφαρµόζεται και να εγγυάται ότι όλοι οι εσωτερικοί έλεγχοι πραγµατοποιήθηκαν µε τον κατάλληλο τρόπο και ότι υπάρχει ένα σύστηµα ιχνηλασιµότητας που επιτρέπει να ξεχωρίζει το πιστοποιηµένο προϊόν από το µη-πιστοποιηµένο προϊόν και να ανιχνεύει την προέλευση του προϊόντος µέχρι την εκµετάλλευση ή την οµάδα εκµεταλλεύσεων απ όπου προέρχεται. (Παραρτήµατα 2 και 3). Κεντρική ιοίκηση και ιαχείριση: Όλα τα εγγεγραµµένα µέλη και εκµεταλλεύσεις/ περιοχές πρέπει να λειτουργούν µε το ίδιο σύστηµα διαχείρισης, ελέγχου και κυρώσεων, το οποίο διαχειρίζεται και ελέγχεται κεντρικά και είναι αντικείµενο της ανασκόπησης από την κεντρική διοίκηση. ιάρκεια Σύµβασης: Η Οµάδα Παραγωγών όταν εγγράφει Παραγωγούς για πιστοποίηση πρέπει να κάνει µαζί τους σύµβαση διάρκειας ενός έτους τουλάχιστον. ιαδικασίες Εσωτερικής Επιθεώρησης: Κάθε εκµετάλλευση Οµάδας Παραγωγών εγγεγραµµένη κατά πρέπει να διαθέτει διαδικασία(-ες) εσωτερικής επιθεώρησης που προβλέπει τουλάχιστον έναν ετήσιο έλεγχο για κάθε εγγεγραµµένο παραγωγό Εσωτερικός Έλεγχος Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας Το Σ Π, το οποίο αναπτύσσεται σύµφωνα µε τις απαιτήσεις που καθορίζονται στους Γενικούς Κανονισµούς IFA της, πρέπει να επιθεωρείται εσωτερικά, τουλάχιστον ετησίως από τον εσωτερικό επιθεωρητή οµάδας παραγωγών. Η επιθεώρηση πρέπει να πραγµατοποιείται χρησιµοποιώντας τη Λίστα Ελέγχου του Σ Π, η οποία βασίζεται στους Γενικούς Κανονισµούς IFA της Εσωτερικός Έλεγχος Παραγωγού : Ένας τουλάχιστον ανά έτος εσωτερικός έλεγχος κάθε εγγεγραµµένου παραγωγού στην οµάδα παραγωγών πρέπει να πραγµατοποιείται από εξειδικευµένους εσωτερικούς ελεγκτές οµάδας παραγωγών στην οµάδα παραγωγών ή υπεργολάβο ενός εξωτερικού φορέα επαλήθευσης, διαφορετικό από την TUV HELLAS, που να είναι υπεύθυνος για τους εξωτερικούς ελέγχους πιστοποίησης της οµάδας.

17 Σελίδα: 17 από 35 Σηµείωση : Αυτο-αξιολογήσεις από κάθε µέλος της οµάδας απαιτούνται µόνο αν αυτό είναι εσωτερική απαίτηση της οµάδας, αλλά δεν είναι απαίτηση της. Ο εσωτερικός έλεγχος θα βασίζεται σε όλη τη λίστα ελέγχου της (Κύρια και ευτερεύοντα Πρέπει και Συνιστάται) των εφαρµόσιµων αντικειµένων και υπο-αντικειµένων Εξωτερικός Έλεγχος από την TUV HELLAS: Η TUV HELLAS θα πραγµατοποιεί έναν ετήσιο έλεγχο στην Οµάδα Παραγωγών. Η επιλογή των παραγωγών γίνεται παίρνοντας τυχαίο δείγµα το οποίο είναι κατ ελάχιστο η τετραγωνική ρίζα (ή ο επόµενος αριθµός στρογγυλοποιηµένος προς τα πάνω αν υπάρχουν δεκαδικά) του συνολικού αριθµού των εγγεγραµµένων παραγωγών στην Οµάδα Παραγωγών. Για τον πρώτο έλεγχο ή έναντι µιας νέας ς, η τετραγωνική ρίζα (κατ ελάχιστο) των παραγωγών σε µια Οµάδα παραγωγών πρέπει να ελεγχθεί πλήρως. Κατά τη διάρκεια ισχύος (12 µήνες) του πιστοποιητικού, ο ΦΠ θα πραγµατοποιεί έναν απροειδοποίητο έλεγχο σε αριθµό παραγωγών οµάδας παραγωγών ίσο µε το 50% του δείγµατος ελέγχου κατά τον προηγούµενο προειδοποιηµένο έλεγχο. Μόνο αν οι παραγωγοί που έχουν ελεγχθεί εξωτερικά δεν έχουν µη-συµµορφώσεις σ αυτόν τον απροειδοποίητο έλεγχο επίβλεψης, ο επόµενος τακτικός προειδοποιηµένος έλεγχος από τον ΦΠ θα µειωθεί στο 50% του αρχικού δείγµατος παραγωγών (αρκεί τα ευρήµατα από την επιθεώρηση του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας που πραγµατοποιήθηκαν κατά τον επόµενο τακτικό προειδοποιηµένο έλεγχο να είναι ευνοϊκά προς τη µείωση αυτή). Αν υπάρχουν µη-συµµορφώσεις που προκύπτουν από τους απροειδοποίητους ελέγχους, στον επόµενο τακτικό προειδοποιηµένο έλεγχο, πρέπει να δοθούν εξηγήσεις ώστε να ελεγχθεί µόνο το ελάχιστο (τετραγωνική ρίζα) µέγεθος δείγµατος, και όχι ένα αυξηµένο µέγεθος δείγµατος. Η TUV HELLAS θα ελέγχει όλη τη λίστα ελέγχου (Κύρια και ευτερεύοντα Πρέπει και Συνιστάται) των εφαρµόσιµων αντικειµένων και υπο-αντικειµένων. Η TUV HELLAS (ή ο υπεργολάβος της) θα πραγµατοποιεί ετησίως επιπρόσθετες απροειδοποίητες επιθεωρήσεις επίβλεψης στο 10% τουλάχιστον όλων των πιστοποιηµένων οµάδων παραγωγών που έχουν εγγραφεί µε την Επιλογή 2. Αυτές οι επιπρόσθετες απροειδοποίητες επιθεωρήσεις επίβλεψης θα καλύπτουν µόνο το σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας Οµάδας Παραγωγών (Οποιαδήποτε µη-συµµόρφωση θα οδηγεί σε κύρωση όλη την οµάδα). Εάν η TUV HELLAS έχει 10 ή λιγότερες οµάδες παραγωγών εγγεγραµµένες µε την Επιλογή 2, 1 οµάδα παραγωγών πρέπει να επιλεγεί. Το 10% δεν πρέπει µόνο να λαµβάνει υπόψη συνολικούς αριθµούς, αλλά πρέπει να υπολογίζεται βάσει παραγόντων όπως γεωγραφία, νοµοθεσία (όπου αρκετές δικαιοδοσίες καλύπτονται από τον ΦΠ), είδος καλλιέργειας, ιστορικό συµµόρφωσης, κλπ.. Η TUV HELLAS θα ενηµερώνει την οµάδα παραγωγών 48 ώρες νωρίτερα για πρόθεση επίσκεψης. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις όπου η προτεινόµενη ηµεροµηνία δεν µπορεί να γίνει αποδεκτή από την οµάδα παραγωγών (για ιατρικούς ή άλλους βάσιµους λόγους), η οµάδα παραγωγών θα έχει µία ακόµη ευκαιρία να ενηµερωθεί για έναν απροειδοποίητο έλεγχο επίβλεψης. Η οµάδα παραγωγών

18 Σελίδα: 18 από 35 θα λάβει γραπτή προειδοποίηση αν η πρώτη, ή όπου ισχύει, η δεύτερη προτεινόµενη ηµεροµηνία δεν έχει γίνει αποδεκτή. Η οµάδα παραγωγών θα λάβει µια άλλη κοινοποίηση 48 ωρών για επίσκεψη. Αν η επίσκεψη δεν πραγµατοποιηθεί για αβάσιµους λόγους, θα εκδοθεί καθολική διαθεσιµότητα. 8 ιεργασία Χορήγησης Πιστοποιητικού 8.1 Εγγραφή Ο Παραγωγός πρέπει να παρέχει στην TUV HELLAS όλες τις σχετικές πληροφορίες που αφορούν την αίτηση για πιστοποίηση µε την Επιλογή 1, 2, 3 και/ή 4. Οι πληροφορίες αυτές θα γνωστοποιηθούν στην ώστε η εγγεγραµµένη πλευρά να προµηθευτεί τον µοναδικό αριθµό πελάτη (EGN), ο οποίος θα χρησιµοποιείται ως µοναδικό αναγνωριστικό για όλες τις δραστηριότητες. Οι πληροφορίες εγγραφής περιλαµβάνουν : Γενικές Πληροφορίες Όνοµα της Εταιρίας Πρόσωπο επικοινωνίας Πλήρης ενηµερωµένη διεύθυνση (προσωπική και ταχυδροµική) Άλλα ID (ΑΦΜ, ILN, UAID, κτλ.) οτιδήποτε είναι υποχρεωτικό και δίνεται στη χώρα παραγωγής. εδοµένα επικοινωνίας (τηλέφωνο και και/ή fax) Πληροφορίες Εγγραφής Παραγωγού Οι πληροφορίες που απαιτούνται συµφωνούν µε τις πληροφορίες που απαιτούνται από την Συµφωνία Παραχώρησης Αδείας και Πιστοποίησης που συνυπογράφουν ο παραγωγός και η TUV HELLAS. Οι παρακάτω πληροφορίες απαιτούνται για κάθε προϊόν που επιθυµεί να εγγραφεί: Προϊόν Ετήσια Περιοχή για παραγωγή (καλλιέργειες) / Ποσότητα παραγωγής (ζωικό κεφάλαιο, ιχθυοκαλλιέργεια) Καλυµµένη ή µη καλυµµένη καλλιέργεια (αν υπάρχει καλλιέργεια) Πρώτη συγκοµιδή ή επόµενη συγκοµιδή (αν υπάρχει καλλιέργεια) Επιλογή Όνοµα σχήµατος (αν πρόκειται για συγκριτικά αξιολογηµένο σχήµα) Προηγούµενος Αριθµός (EGN) και σχετικός αριθµός εγγραφής (όπου ισχύει) Φορέας(είς) Πιστοποίησης που χρησιµοποιείται όπως φαίνεται στο 2.2.

19 Σελίδα: 19 από 35 Για Φρούτα και Λαχανικά : Αποκλεισµός του χειρισµού παραγωγής όταν δεν εφαρµόζεται (για κάθε πιστοποιηµένο προϊόν) Για Φρούτα και Λαχανικά : Ο αριθµός(οί) πελάτη (EGN) του παραγωγού(ών) ο οποίος κάνει χειρισµό παραγωγής αν αυτό περιλαµβάνεται όταν γίνεται εκτός φάρµας Για Φρούτα και Λαχανικά : Αν περιλαµβάνεται χειρισµός παραγωγής, ο παραγωγός πρέπει να δηλώσει εάν επίσης συσκευάζονται προϊόντα για άλλους πιστοποιηµένους παραγωγούς (στην περίπτωση αυτή όλα τα ευτερεύοντα Πρέπει στα CPCC ισχύουσα πρέπει επίσης να ελεγχθούν ως Κύρια Πρέπει) Για Καφέ και Τσάι : Ο αριθµός πελάτη (EGN) της µονάδας(ων) µεταποίησης όπως φαίνεται στην πιστοποίηση της Αλυσίδας Παρακολούθησης πρέπει να µπει στη βάση δεδοµένων της αµέσως µόλις ο παραγωγός τον µάθει, και πρέπει να το ανακοινώσει στην TUV HELLAS και να ενηµερώνει όποτε υπάρχουν αλλαγές. Για Ζωικό Κεφάλαιο : Ο αριθµός πελάτη (EGN) του µεταφορικού µέσου(ων) πρέπει να µπει στη βάση δεδοµένων της αµέσως µόλις ο παραγωγός τον µάθει, να το ανακοινώσει στην TUV HELLAS και να ενηµερώνει όποτε υπάρχουν αλλαγές. Για Ιχθυοκαλλιέργεια : Ο αριθµός πελάτη (EGN) του µεταφορικού µέσου(ων) (θαλάσσια και χερσαία) πρέπει να µπει στη βάση δεδοµένων της αµέσως µόλις ο παραγωγός τον µάθει, και πρέπει να το ανακοινώσει στον ΦΠ και να ενηµερώνει όποτε υπάρχουν αλλαγές. Για Ιχθυοκαλλιέργεια : Ο αριθµός πελάτη (EGN) της µονάδας(ων) µεταποίησης όπως φαίνεται στην πιστοποίηση της Αλυσίδας Παρακολούθησης πρέπει να µπει στη βάση δεδοµένων της αµέσως µόλις ο παραγωγός τον µάθει, και πρέπει να το ανακοινώσει στον ΦΠ και να ενηµερώνει όποτε υπάρχουν αλλαγές Έναρξη διεργασίας πιστοποίησης Η διεργασία πιστοποίησης αρχίζει όταν η TUV HELLAS γνωστοποιεί στη το υπογεγραµµένο Συµφωνητικό Παραχώρησης Αδείας και Πιστοποίησης µεταξύ της TUV HELLAS και του Παραγωγού/ Οµάδας Παραγωγών, τον καθορισµένο αριθµό (EGN), κάθε αριθµό εγγραφής που καθορίζει η TUV HELLAS και τη συµφωνία του Παραγωγού/ Οµάδας Παραγωγών να καταβάλλει τα έξοδα εγγραφής της. 8.2 Χρόνος Ελέγχου Η TUV HELLAS θα πραγµατοποιεί Ελέγχους σε ετήσια βάση µε την προϋπόθεση ότι η εγγραφή ή επανεγγραφή του Παραγωγού/ Οµάδας Παραγωγού έχει επιτυχώς ολοκληρωθεί Πιστοποίηση Καλλιέργειας Αρχικοί έλεγχοι

20 Σελίδα: 20 από 35 Όλα τα αρχεία που πρόκειται να ελεγχθούν τον πρώτο χρόνο ισχύουν µόνο αν συµβαίνουν τρεις µήνες πριν την ηµεροµηνία της πρώτης συγκοµιδής και αφού ολοκληρωθεί η εγγραφή, ή από την ηµεροµηνία της πρώτης Εγγραφής του παραγωγού στη, η οποία είναι µεγαλύτερη. Η Συγκοµιδή και ο Χειρισµός Παραγωγής πρέπει να γίνονται µετά την Εγγραφή στη. Αρχεία που σχετίζονται µε συγκοµιδή ή χειρισµό παραγωγής που έγινε πριν την εγγραφή του παραγωγού στη, δεν ισχύουν. a) Χρόνος Αρχικού Ελέγχου στη Συγκοµιδή: Η ιδανική χρονική στιγµή για έλεγχο όλων των σηµείων ελέγχου και όταν υπάρχουν επαρκή διαθέσιµα αρχεία/ αποδείξεις, είναι κατά τη διάρκεια της συγκοµιδής, ειδικά για να διευκολυνθεί η επαλήθευση των σηµείων ελέγχου που σχετίζονται µε τη συγκοµιδή (π.χ. MRLs, υγιεινή κατά τη συγκοµιδή, κτλ.). β) Εναλλακτικός Χρόνος Αρχικού Ελέγχου Επιλογές εναλλακτικού χρόνου µπορούν να υπάρξουν όταν έλεγχος κατά τη διάρκεια της συγκοµιδής δεν είναι δυνατό να γίνει. Ο 1ος έλεγχος εποµένως γίνεται πριν ή µετά τη συγκοµιδή (ωστόσο πάντα µετά την εγγραφή του παραγωγού). Στις περιπτώσεις αυτές, γι αυτόν τον εναλλακτικό χρόνο πρέπει να δίνεται από την TUV HELLAS µια αιτιολογία, και να σηµειώνεται στην αναφορά επιθεώρησης. Παραδείγµατα αιτιολογίας µπορεί να είναι logistics και χρονικοί περιορισµοί του παραγωγού και/ή του ελεγκτή, µεταβολή στις ηµεροµηνίες συγκοµιδής, µόνιµη καλλιέργεια χωρίς ακόµη παραγωγή, κτλ. Επιπλέον, η TUV HELLAS πρέπει να τηρεί τους παρακάτω περιορισµούς: Πρακτικά, ο έλεγχος αρχείων και η οπτική απόδειξη απαιτούν ο έλεγχος να γίνεται όσο το δυνατό πιο κοντά στη συγκοµιδή, ώστε ο ελεγκτής να επαληθεύει όσο το δυνατό περισσότερα σηµεία ελέγχου. Μερικά σηµεία ελέγχου δεν θα µπορούν να ελεγχθούν αν ο έλεγχος έγινε πριν τη συγκοµιδή της εγγεγραµµένης καλλιέργειας, και εποµένως είτε θα απαιτείται επανάληψη της επίσκεψης ή απόδειξη µπορεί να στέλνεται µε φαξ, φωτογραφίες ή άλλα αποδεκτά µέσα (κατόπιν συζήτησης και συµφωνίας µεταξύ παραγωγού και ΦΠ). εν θα εκδίδεται πιστοποιητικό µέχρι να επαληθευτούν και να κλείσουν όλα τα σηµεία ελέγχου. Αν µόλις ο παραγωγός έχει εγγραφεί η συγκοµιδή έχει ήδη γίνει τη στιγµή του ελέγχου, ο παραγωγός πρέπει να κρατήσει απόδειξη για τη συµµόρφωση των σηµείων ελέγχου που σχετίζονται µε αυτή τη συγκοµιδή, διαφορετικά µερικά σηµεία ελέγχου δεν θα µπορούν να ελεγχθούν και η πιστοποίηση δεν θα είναι δυνατή µέχρι την επόµενη συγκοµιδή. Η TUV HELLAS θα βεβαιώνει ότι στο δείγµα για απροειδοποίητες επισκέψεις, εκείνοι οι παραγωγοί που δεν είχαν έναν 1ο έλεγχο κατά τη συγκοµιδή, έχουν µεγαλύτερη πιθανότητα να δεχθούν έναν απροειδοποίητο έλεγχο κατά την επόµενη συγκοµιδή (αυτό πρέπει να µεταβιβάζεται στον παραγωγό κατά τη συζήτηση για το χρόνο ελέγχου). Επιπρόσθετα, η TUV HELLAS θα κάνει κάθε δυνατή προσπάθεια να πραγµατοποιήσει τον επακόλουθο έλεγχο κατά τη διάρκεια της συγκοµιδής. γ) Χρόνος Αρχικού Ελέγχου και Πολλαπλές Πιστοποιήσεις Καλλιέργειας :

21 Σελίδα: 21 από 35 Ο παραγωγός µπορεί να ζητήσει πιστοποίηση για περισσότερες από µία καλλιέργειες, και οι καλλιέργειες µπορούν να µην έχουν όλες την ίδια εποχική χρονική στιγµή, π.χ. συγκοµιδή µιας καλλιέργειας δεν είναι απαραίτητο να συµπίπτει µε τη συγκοµιδή άλλων καλλιεργειών. Εδώ υπάρχουν δύο σενάρια : 1. Όπου οι καλλιέργειες που περιλαµβάνονται στο αντικείµενο πιστοποίησης είναι παράλληλες, π.χ. καλλιεργούνται την ίδια στιγµή, τότε ο έλεγχος του πρώτου χρόνου θα γίνει σε τέτοια χρονική στιγµή που να µπορεί η κύρια καλλιέργεια να επιθεωρηθεί κατά τη συγκοµιδή ή όσο το δυνατό πιο κοντά σ αυτήν, υποθέτοντας ότι οι άλλες καλλιέργειες θα συµµορφώνονται στον ίδιο βαθµό ( κύρια καλλιέργεια θα ορίζεται από την TUV HELLAS στις διαδικασίες ελέγχου τους, λαµβάνοντας υπόψη περιοχή, επικινδυνότητα τροφίµου, αγορά για εξαγωγή, ή όποια άλλα σχετικά κριτήρια). Όπου η TUV HELLAS θεωρεί ότι είναι απαραίτητο, µπορεί να ζητηθεί απόδειξη συµµόρφωσης πιο κοντά στη συγκοµιδή των µη-κύριων καλλιεργειών, και µπορεί να προγραµµατιστεί επανάληψη επίσκεψης όταν κάποια σηµεία ελέγχου που εκκρεµούν µπορεί να επαληθευτούν. 2. Όπου οι καλλιέργειες που περιλαµβάνονται στο αντικείµενο της πιστοποίησης είναι συνεχόµενες, π.χ. η παραγωγή µιας καλλιέργειας τελειώνει πριν αρχίσει η παραγωγή της επόµενης, τότε τον πρώτο χρόνο πρέπει να γίνει ένας πλήρης έλεγχος της πρώτης καλλιέργειας κατά τη διάρκεια της συγκοµιδής. ιαδοχικές καλλιέργειες που αναπτύσσονται σ αυτόν τον ίδιο πρώτο χρόνο µπορούν να προστεθούν στο πιστοποιητικό µόνο αφού επαληθευτεί συµµόρφωση για κάθε καλλιέργεια, είτε µέσα από έναν έλεγχο της περιοχής κατά τη συγκοµιδή κάθε καλλιέργειας ή µέσω της εφαρµογής των οδηγιών που παρουσιάζονται στο σηµείο b.3 πιο πάνω Επόµενοι έλεγχοι Πρέπει να υπάρχει παρόν (παρόν σηµαίνει στον αγρό, στην αποθήκη, ή καλλιέργειες που δεν είναι ακόµη έτοιµες για συγκοµιδή, ή σε αδράνεια στον αγρό) ένα τουλάχιστον προϊόν του εγγεγραµµένου υπο-αντικειµένου που να βεβαιώνει ότι οποιεσδήποτε άλλες εγγεγραµµένες καλλιέργειες (αν υπάρχουν) που δεν είναι παρούσες στον αγρό τη στιγµή του ελέγχου χειρίζονται σύµφωνα µε τη. α) Παράταση ισχύος του πιστοποιητικού : Μπορεί να προκύψουν καταστάσεις όπου δεν υπάρχει παρούσα καλλιέργεια ή παραγωγή τη χρονική στιγµή που γίνεται ο ετήσιος έλεγχος (π.χ. µόνο µία καλλιέργεια έχει εγγραφεί και η συγκοµιδή έχει ήδη γίνει και δεν υπάρχει αποθήκευση στην εκµετάλλευση). Σε τέτοιες περιπτώσεις, υπό τον όρο ο παραγωγός να έχει επανεγγραφεί στο τέλος της περιόδου ισχύος του προηγούµενου πιστοποιητικού, και η TUV HELLAS ενδιαφερόµενη να έχει επίσης εκδώσει το προηγούµενο πιστοποιητικό του παραγωγού, η TUV HELLAS µπορεί να αποφασίζει την παράταση ισχύος του προηγούµενου πιστοποιητικού 3 µήνες περισσότερο από την περίοδο των 12 µηνών (συνολικά 15 µήνες), ώστε να είναι σε θέση να φτάσει στο σηµείο όταν η φάρµα µπορεί να ελεγχθεί µε παρουσία καλλιέργειας/ παραγωγής. Παράταση µπορεί να δοθεί µόνο αν ο παραγωγός επανεγγραφεί πριν την ηµεροµηνία λήξης. Εποµένως, ο επόµενος έλεγχος µπορεί να γίνει οποιαδήποτε στιγµή κατά τη διάρκεια µιας θυρίδας επιθεώρησης που εκτείνεται σε 9 µήνες : από 6 µήνες πριν την αρχική ηµεροµηνία λήξης του πιστοποιητικού, και (µόνο αν η TUV HELLAS παρατείνει την ισχύ του πιστοποιητικού στη βάση

22 Σελίδα: 22 από 35 δεδοµένων της ) µέχρι 3 µήνες µετά την αρχική ηµεροµηνία λήξης του πιστοποιητικού. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Πιστοποιηµένοι/ εγγεγραµµένοι παραγωγοί πρέπει να επανεγγράφονται ετησίως πριν την ηµεροµηνία λήξης, διαφορετικά η κατάσταση προϊόντος θα αλλάξει από Πιστοποιηµένο σε µη ανανεωµένο ή µη επανεγγραφόµενο Πιστοποιητικό. Μια βάσιµη αιτιολογία πρέπει να δίνεται στην TUV HELLAS πριν µπορέσει να παρατείνει την ισχύ του πιστοποιητικού στη βάση δεδοµένων. 8.3 Μεταφορά Πιστοποίησης Η µεταφορά ενός ΦΠ ορίζεται ως η αναγνώριση ενός υπάρχοντος και ισχύοντος πιστοποιητικού, που χορηγείται από έναν Εγκεκριµένο από τη ΦΠ [αποκαλούµενος παρακάτω ως ο εκδίδων ΦΠ ] από έναν άλλο Εγκεκριµένο από τη ΦΠ [αποκαλούµενος παρακάτω ως ο αναλαµβάνων ΦΠ ] µε σκοπό την της δικής του Πιστοποίησης Ελάχιστες απαιτήσεις Οι αναλαµβάνοντες ΦΠ πρέπει να είναι διαπιστευµένοι για το αντικείµενο Ολοκληρωµένη ιασφάλιση Φάρµας. Ανασκόπηση Πριν τη Μεταφορά Ένα αρµόδιο πρόσωπο του αναλαµβάνοντα ΦΠ θα πραγµατοποιήσει µια ανασκόπηση της πιστοποίησης του πιθανού πελάτη. Η ανασκόπηση αυτή θα µπορούσε να διεξαχθεί µέσω ενός ερωτηµατολογίου και, κανονικά, µιας επίσκεψης στον πιθανό πελάτη. Η ανασκόπηση θα πρέπει να καλύπτει τις παρακάτω θέσεις: Επιβεβαίωση ότι οι πιστοποιηµένες δραστηριότητες του πελάτη εµπίπτουν στο διαπιστευµένο αντικείµενο του αναλαµβάνοντα ΦΠ. Το λόγο για τον οποίο ζητείται η µεταφορά. Το πιστοποιητικό έχει ισχύ, όσον αφορά την αυθεντικότητα, τη διάρκεια, και το αντικείµενο των δραστηριοτήτων που καλύπτει η, για την περιοχή ή τις περιοχές που επιθυµούν τη µεταφορά. Εάν είναι δυνατό, η ισχύς και η κατάσταση των µη-συµµορφώσεων που είναι σε διαθεσιµότητα θα πρέπει να εξακριβώνονται µαζί µε τον εκδίδων ΦΠ, εκτός εάν έχει σταµατήσει τη δραστηριότητά του. Μελέτη των τελευταίων αναφορών αξιολόγησης/ επαναξιολόγησης, διαδοχικών αναφορών επίβλεψης και κάθε µη-συµµόρφωσης σε διαθεσιµότητα που προκύπτουν από αυτή. Η µελέτη αυτή θα µπορούσε να περιλαµβάνει επίσης κάθε άλλη διαθέσιµη, σχετική τεκµηρίωση που αφορά τη διεργασία πιστοποίησης π.χ. χειρόγραφες σηµειώσεις, λίστες ελέγχου. Παράπονα και διορθωτικές ενέργειες που έχουν παρθεί. Στάδιο του τρέχοντος κύκλου πιστοποίησης. 8.4 Πιστοποίηση