Λήψη Αποφάσεων και Πληροφορίες Διαδικασία λήψεως αποφάσεων Δεδομένα - πληροφορίες και managers Πληροφοριακά συσυστήματα και οργανισμοί Λάθη και επιλογές κατα τη λήψη αποφάσεων 1 1 Είδη αποφάσεων - προβληµάτων Προβληματα που καλούμαστε να αντιμετωπίσουμε. Τα προβλήματα που αντιμετωπίζουμε καθημερινά : - Δομημένα προβλήματα Προγραμματισμένες απόφάσεις: γνωστά προβλήματα για τα οποία έχουμε πληροφόρηση, ηδη εφαρμοσμένες λύσεις - εμπειρία - διαδικασίες. - Μη Δομημένα προβήματα Απρογραμμάτιστες απόφάσεις : άγνωστα προβλήματα, χωρίς πληροφόρηση, αβεβαίοτητα που απαιτούν νέες λύσεις Ικανότητα πρόβλεψης προβλημάτων - προληπτικής δράσης. Η έννοια της κρίσης Ένα απροσδόκητο γεγονός το όποιο μπορεί να εξελιχθεί σε καταστροφή αν δεν αντιμετωπισθεί γρηγόρα και έγκαιρα. Διαχείριση κρίσεων: Πρόβλεψη - Προετοιμασία Το υπέρτατο τέστ ικανότητας για εναν manager... Σημασία εχεί να - αντιληφθούμε την κατασταση - να λειτουργούμε γρήγορα εκει που χρειάζετε όπως και αργά - να ακούμε τους απαισιόδοξους - να μη διστάσουμε να ξεκινήσουμε την κρίση για να πετύχουμε την άλλαγη 2 2
Η διαδικασία λήψης αποφάσεων Η έννοια της απόφασης Η επιλογή ανάμεσα σε πιθανές- δυνατές εναλλακτικές λύσεις οι οποίες δίνουν λύσεις σε προβλήματα. Βρες το προβλημα Εναλ/κες λύσεις Λήψη απόφασης Εφαρμογή απόφασης Αξιολογηση Φύση των προβλημάτων Επίλυση προβλημάτων: η διαδικασία της αναγνώρισης του χάσματος μεταξύ της επιθυμητής και της πραγματικής καταστασης και της λήψης δράσης. Οφείλεται σε: - Έλλειμμα Αποδοτικότητας. - Ευκαιρίες για αύξηση αποδοτικότητας. 3 3 Βήµα 1: Αναγνωρίζουµε το πρόβληµα. Το πρώτο και σημαντικότερο βήμα - Συλλέγουμε - επεξεργαζόμαστε δεδομένα - Διαβούλευση με αρμόδιους - καθορισμός μελών ομάδας - Ξεκαθαρίζουμε ποιά είναι η απόφαση που πρέπει να πάρουμε! - Ξεκαθαρίζουμε τους στόχους που θέτουμε με τη λήψη της απόφασης Τα λάθη που κάνουμε: - Ασαφής ορισμός του προβλήματος (πχ. πλατειάζουμε ή περιορίζουμε το πρόβλημα πάρα πολύ) - Εστιάζουμε στα συμπτώματα και όχι τις αιτίες - Επιλογή του λάθους προβλήματος (προτερεαίοτητες) 4 4
Βήµα 2 : Αναγνωρίζουµε τις εναλλακτικές λύσεις! Αξιολογούμε τις πληροφορίες που διαθέτουμε - Συγκεντρώνουμε πληροφορίες - αξιολογούμε σχετικότητα τους. Διατυπώνουμε εναλλακτικές λύσεις - Συμμετοχή ομάδας - εμπλεκόμενα μέρη, άτομα Αξιολογούμε τις εναλλακτικές λύσεις - Ανάλυση ενδιαφερόμενων μερών (Stakeholder analysis) - Cost Benefit Analysis Σύγκριση οφέλων - κόστους από κάθε απόφαση- δράση που θα λάβουμε. Προσδιορίζουμε : Οφέλη Κόστος εφαρμογής απόφασης Ταχύτητα διάχυσης αποτελέσματος Αποδοχή - Στήριξη Ηθικά θέματα 5 5 Βήµα 3 : Παίρνουµε την απόφαση Ορθολογικό μοντέλο απόφασης - Ο manager δρα ορθολογικά. - Βελτιστοποίηση αποτελέσματος (μεγιστοποίηση - ελαχιστοποίηση)! Απαιτεί τέλεια πληροφόρηση: - Κόστος πληροφορίας - Πόση πληροφόρηση είναι αρκετη? Συμπεριφορικά μοντέλα απόφασης - Περιορισμένη πληροφόρηση - Υπάρχουν όρια στην πληροφόρηση που μπορούμε να έχουμε και να επεξεργαστούμε! Managers δρούν με βάση την κατάσταση που αντιλαμβάνονται: - Ατελής γνώση - πληροφόρηση - Επιλογή πρώτης ικανοποιητικής εναλλακτικής με βάση την πληροφόρηση που διαθέτουμε 6 6
Βήµα 4 & 5 : Εφαρµογή και Αξιολόγηση Βήμα 4: Εφαρμογή απόφασης - Ικανότητα - θέληση εφαρμογής απόφασης - Σημασία συμμετοχής ανθρώπων στη λήψη - εφαρμογή απόφασης - Συμμετοχή κατάλληλων ατόμων προσφέρει καλύτερη πληροφόρηση και διευκολύνει εφαρμογή - Σημασία σωστής εφαρμογής των βημάτων 1,2,3. Βήμα 5: Αξιολόγηση επιπτώσεων - αποτελεσμάτων - Αξιολόγηση εφαρμογής απόφασης - αποτελεσμάτων - Έλεγχος εφαρμογής - αποτελεσμάτων - Συλλογη στοιχείων μέτρησης απόδοσης - επίτευξης στόχων - Στόχοι πρέπει να είναι μετρήσιμοι και καθαροι. - Σημασία τήρησης χρονοδιαγραμμάτων 7 7 Το περιβάλλον στο οποίο λαµβάνουµε αποφάσεις Βεβαιότητα Ιδανικη κατάσταση. Διαθέσιμες πληροφορίες. Ελάχιστα - γνωρίζουμε τις εναλλακτικές λύσεις και τα αποτελέσματα τους. Περιβάλλον με υψηλό ρίσκο Πληροφορίες ατελείς. Γνώση πιθανότητας πραγματοποίησης εναλλακτικών σεναρίων- λύσεων και αποτελεσμάτων. Η συνήθης κατάσταση - Πιθανότητα βάσει της οποίας θα συμβεί ένα γέγονος. (πχ. 40%) - Διαχείριση ρίσκου Περιβάλλον αβεβαιότητας Αγνοια πληροφοριών, καταστάσεων - αδυναμία δυνατότητας προβλέψεων - Απαιτούνται καινούργιες λύσεις που δεν εχουν εφαρμοστεί - Διαίσθηση - τύχη - συνδυαστική σκέψη 8 8
Στύλ επίλυσης προβληµάτων Managers αντιμετωπίζουν τα προβλήματα με διαφορετικό τρόπο - αποφεύγουν προβλημα : αγνοουν - κρύβουν το προβλημα. - επιλύουν το πρόβλημα: οταν αυτό προκύψει - Αναζητούν το πρόβλημα: προληπτική δράση έναντι προβλήματων Τρόπος σκέψης - Συστηματική σκέψη : αναλυτική λογική σκέψη. Διασπαμε το προβλημα σε μικρότερα και τα επιλύουμε. Καταστρώση σχεδίου - Διάισθητικη σκέψη : Δημιουργική - ευρύτερη σκέψη βασισμένη στη διαίσθηση και την ευρύτερη αντίληψη του προβλήματος - Πολυδιάστατη σκέψη: χαρτογράφηση προβλήματος σε ένα δίκτυο με βάση προτεραιότητες και γεγονότα Ικανότητα να εστιάζουμε σε μακροπρόθεσμους στόχους χωρίς να χάνουμε την ευελιξία μας στα μικρά καθημαρινά προβλήματα. 9 9 Ενας νέος ρόλος για τους managers Δεδομένα, γεγονότα Πληροφορίες Λήψη αποφάσεων Διαχείριση δεδομένων - πληροφοριών από τον manager - Απαραίτητες οι δεξιότητες σε τεχνολογίες Η/Υ Πληροφορίες είναι χρήσιμες όταν είναι - Διαθέσιμες στο σωστό χρόνο - Υψηλής ποιότητας - ακριβείς - αξιόπιστες - Ολοκληρωμένες και επίκαιρες - Σχετικές με το αντικείμενο - Κατανοητές - σαφείς - (informafon overflow...) Πλεονεκτήματα από την διαχείριση πληροφοριών Διαχείριση πληροφοριών απαιτεί και βοηθά το σύνολο των δεξιοτήτων ενος manager. - Σχεδιασμός, Οργάνωση, Ηγεσία, Έλεγχος 10 10
Σηµασία Πληροφοριακών Συστηµάτων Καλύτερη διασύνδεση και δικτύωση μεταξύ ομάδων - ανθρώπων Οριζόντια οργάνωση (Μ). Το μεσαιο management συρρικνώνεται Προμηθευτές IT MIS Πελάτες Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας (SCM) βελτιώνεται μέσω της χρήσης ΙΤ Συνεργάτες Customer Relafonship Management βελτιώνεται μέσω της χρήσης ΙΤ Outsourcing Στρατηγικές Συμμαχίες διαχείρηση μεσω ΙΤ 11 11 Τα συνηθισµένα λάθη στη λήψη αποφάσεων Λάθη ευριστικών κανόνων : εμπειρικά λάθη - Διαθεσιμότητα : επιλέγουμε την πρώτη διαθέσιμη λύση βάση εμπειρίας - Αντιπροσωπευτικότητα : εγκλωβισμός σε στερεότυπα - Αδυναμία προσαρμογής : Χρήση προηγούμενου επιπέδου - αποφάσης ως αρχικό σημείο. Πλαίσιο αντίληψης - Χρήση λάθους σημείου εκκινησης σε σχέση με το πρόβλημα - Προκατάληψεις - γενική στάση αντιμετώπισης προβλημάτων Υπερβολική δέσμευση - κλιμάκωση - η δέσμευση σε μια σειρά επιλογών οι οποίες απλά δε λειτουργούν - Πρέπει να ξέρεις πότε πρέπει να φύγεις - Αποδοχή αποτυχίας και αναληψη διορθωτικών ενεργείων - damage control. 12 12
Αλλοι παράγοντες που επηρεάζουν τη λήψη αποφάσεων Ατομική και ομαδική λήψη αποφάσεων - Χρήση ομάδων για την επίλυση προβλημάτων - δημιουργία συνέργειων - διεύρυνση γνωστικού πεδίου - ικανοτήτων - Αυξηση της δέσμευση του οργανισμού Ηθικά θέματα : το τέστ των 3 ερωτήσεων - Τι θα έλεγε οι οικογένια μου για αυτήν την απόφαση? - Πως θα αισθανόμουν αν αυτή η απόφαση δημοσιεύοταν στην τοπικη εφημερίδα? - Τι θα έκανε στη θέση μου κάποιος που σέβομαι απεριόριστα? Διαχείριση γνώσης και οργανωσιακή μάθηση - Η αναπτυξη, οργάνωση και διάχυση της γνώσης από έναν οργανισμό ωστε να αποκτήσει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. - Συνεχής αλλαγή και βελτίωση απόδοσης εκμεταλεύομενη τις εμπειρίες που αποκομίζουμε.. 13 13