Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 1 από 5 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση της επιλεξιμότητας, της νομιμότητας και κανονικότητας των απαιτήσεων πληρωμών του έργου, καθώς και η διεκπεραίωσή τους. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ5-01: Τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηματοδοτούμενων έργων Δ4-04: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ5-03: Τήρηση λογιστικού συστήματος σχεδίου Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της. Διεξάγεται παράλληλα και τροφοδοτείται από τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Στοιχεία πιστοποίησης φυσικού αντικειμένου του έργου 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Καταβολή πληρωμών στους αναδόχους των έργων, πληρωμή δαπανών των έργων 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 «Διατάξεις για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999», άρθρο 60 (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006 «Θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης», άρθρο 15, (δ).
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 2 από 5 Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 17ης Δεκεμβρίου 2013, περί καθορισμού κοινών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής, το Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 3 παρ.2 σημείο (ιδ), άρθρο 21 παρ.2 & 5 και άρθρο 25 παρ.1 και 2. Ν. 4314/2014 σχετικά με την διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2014-2020 και λοιπές διατάξεις. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/27-3-2008) Απόφαση 81986/ΕΥΘΥ712 σχετικά με τους εθνικού κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών για τα προγράμματα του ΕΣΠΑ 2014-2020 Οδηγός Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») όπως ισχύει. Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Ν. 4009/2011 Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπως ισχύει σήμερα. Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, 2015, Πάτρα Ν. 3861/2010 «Πρόγραμμα Διαύγεια» Ν. 4013/2011 «Σύσταση ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων και Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων..» Ν 4281/2014 Μέτρα στήριξης και ανάπτυξης της ελληνικής οικονομίας, οργανωτικά θέματα Υπουργείου Οικονομικών και άλλες διατάξεις Ν. 4155/2013 «Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις»
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 3 από 5 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία διεκπεραίωσης πληρωμών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Κατάρτιση εντολής πληρωμής 2. Έλεγχος νομιμότητας και επιλεξιμότητας πληρωμής 3. Έκδοση εντάλματος πληρωμής 4. Καταβολή πληρωμής 5. Ενημέρωση Υπευθύνου Έργου για την πραγματοποίηση πληρωμής 7.1. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΝΤΟΛΗΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Για την πληρωμή των δαπανών του έργου ο Υπεύθυνος Έργου με τη συγκέντρωση των απαραίτητων στοιχείων από τα εμπλεκόμενα Όργανα/ Μονάδες του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, προετοιμάζει την εντολή πληρωμής, η οποία περιλαμβάνει τα εξής : κατάσταση πραγματοποιηθεισών δαπανών, με χρήση των κατά περίπτωση εντύπων, ανάλογα με το είδος της δαπάνης πρωτότυπα παραστατικά του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, σχετική τεκμηρίωση της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου του έργου, στη βάση της οποίας αιτείται την πληρωμή των ως άνω δαπανών (πρωτόκολλα παραλαβής Επιτροπών Παραλαβής ή άλλα στοιχεία τεκμηρίωσης της υλοποίησης του φυσικού αντικειμένου, με βάση το μηχανισμό πιστοποίησης) κατανομή/ χαρακτηρισμός των δαπανών στις επιλέξιμες κατηγορίες δαπανών του έργου. Η εντολή πληρωμής διαβιβάζεται στη Μονάδα Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας μέσω της Μονάδας Διοικητικών Συναλλαγών και Γραμματειακής Υποστήριξης. 7.2. ΈΛΕΓΧΟΣ ΝΟΜΙΜΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΕΠΙΛΕΞΙΜΟΤΗΤΑΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Λαμβάνοντας υπόψη τα στοιχεία της εντολής πληρωμής, τα οποία έχει καταθέσει σε αυτήν ο Υπεύθυνος Έργου, η Μονάδα Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας προβαίνει στον έλεγχο της νομιμότητας και της επιλεξιμότητας των προς πληρωμή δαπανών. Σε περίπτωση που κατά τον έλεγχο της επιλεξιμότητας διαπιστωθεί κάποια παρατυπία σε σχέση με τα όσα προβλέπονται τόσο στους γενικούς κανόνες επιλεξιμότητας, όσο και στην εξειδίκευση αυτών από τις επιμέρους κανονιστικές αποφάσεις ή οδηγίες, η Μονάδα Διαχείρισης Έργων ενημερώνει τον Υπεύθυνο Έργου, ο οποίος πραγματοποιεί τις απαραίτητες διορθώσεις και καταρτίζει εκ νέου την εντολή πληρωμής. 7.3. ΈΚΔΟΣΗ ΕΝΤΑΛΜΑΤΟΣ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Εφόσον δεν διαπιστώσει κάποια έλλειψη ή παρατυπία, η Μονάδα Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας προωθεί για προληπτικό έλεγχο στο
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 4 από 5 Προϊστάμενο της γραμματείας του ΕΛΚΕ την εντολή πληρωμής και στην συνέχεια προωθείται στην μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης για καταχώρηση του παραστατικού δαπάνης και έκδοση του σχετικού εντάλματος πληρωμής το οποίο και υπογράφετε από τον Νόμιμο εκπρόσωπο και τον προϊστάμενο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 7.4. ΚΑΤΑΒΟΛΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας έκδοσης του εντάλματος πληρωμής, εκδίδετε από την μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης επιταγή ή τραπεζική εντολή για κατάθεση της πληρωμής σε τραπεζικό λογαριασμό του δικαιούχου. Η επιταγή καθώς και η αντίστοιχη εντολή κατάθεσης υπογράφονται από το Νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. Πριν την ολοκλήρωση της πληρωμής το ένταλμα πληρωμής αναρτάται στο πρόγραμμα Διαύγεια και στην εφαρμογή του ΚΗΜΔΗΣ (εφόσον απαιτείται). 7.5. ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΈΡΓΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΑΓΜΑΤΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΩΜΗΣ Με την καταβολή της πληρωμής, ο Υπεύθυνος Έργου έχοντας ως εισροή από τη Μονάδα Διαχείρισης Έργων τα αντίγραφα παραστατικών δαπανών ή/ και λογιστικών καταστάσεων συντάσσει τα Μηνιαία Δελτία Δήλωσης Δαπανών του έργου. Τα ανωτέρω κοινοποιούνται στη Γραμματεία του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας και μέσω της Μονάδας Διοικητικών Συναλλαγών και Γραμματειακής Υποστήριξης υποβάλλονται στη Διαχειριστική Αρχή σε έντυπη μορφή. 8. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Υπεύθυνος Έργου Κατάρτιση εντολής πληρωμής Διαβίβασή της εντολής πληρωμής στη Μονάδα Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδς μέσω της Μονάδας Διοικητικών Συναλλαγών και Γραμματειακής Υποστήριξης Σύνταξη Μηνιαίων Δελτίων Δήλωσης Δαπανών Μονάδα Διαχείρισης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Εξέταση εντολής πληρωμής Διαβίβαση αντιγράφων παραστατικών δαπανών ή/και λογιστικών καταστάσεων στον Υπεύθυνο Έργου Προϊστάμενος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Προληπτικός έλεγχος Υπογραφή Εντάλματος Μονάδα Οικονομικής Διαχείρισης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Τελικός έλεγχος πληρωμής
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 5 από 5 Έκδοση Επιταγής ή κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό του δικαιούχου Έκδοση εντάλματος πληρωμής Ανάρτηση δαπάνης σε πρόγραμμα Διαύγεια και ΚΗΜΔΗΣ Νόμιμος εκπρόσωπος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Υπογραφή εντάλματος, επιταγής και της εντολής κατάθεσης σε τραπεζικό λογαριασμό 9. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ /---------------------------------------------------------------------------------------------------------------/ 10. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Εφαρμογή της ΟΤΣ για τη λογιστική παρακολούθηση έργων και εργασιών του ΕΛΚΕ. 11. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΈΡΓΟΥ Φάκελος οικονομικών στοιχείων έργου <τίτλος έργου> Εντολή πληρωμής Ένταλμα πληρωμής Παραστατικά και λοιπά αποδεικτικά στοιχεία πληρωμής και εξόφλησης