Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 1 από 7 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο αναλυτικός σχεδιασμός και η καταγραφή του συνόλου των ενεργειών, παραμέτρων και απαιτήσεων για την ομαλή και απρόσκοπτη υλοποίηση του έργου. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για τα συγχρηματοδοτούμενα έργα που εκτελεί ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ3-0.4: Υπογραφή Σύμβασης Ολοκλήρωση Διαγωνισμού Δ3-0.5: Υλοποίηση έργου με ίδια μέσα Δ4-02: Έλεγχος προόδου έργου παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος Δ4-03: Διαχείριση Προβλημάτων και Αλλαγών Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Προηγείται και τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. Έπεται και τροφοδοτείται από τα αποτελέσματα της. Έπεται και ενδέχεται να τροφοδοτεί με τα αποτελέσματά της τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Απόφαση Ένταξης Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Σύμβαση ανάθεσης έργου Εγκριτική απόφαση υλοποίησης έργου με ίδια μέσα 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Σχέδιο Διαχείρισης Έργου 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 3 και άρθρο 21 παρ. 2 και 3 Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων»
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 2 από 7 ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/3.11.2008) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας, 2008, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία κατάστρωσης του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Συγκρότηση Ομάδας Διαχείρισης Έργου 2. Κατάρτιση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου 3. Υποβολή και έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου 4. Τροποποίηση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου. 7.1. ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ ΟΜΑΔΑΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Σε περιπτώσεις έργων που βάσει εκτίμησης του Υπεύθυνου Έργου, παρουσιάζουν αυξημένες διαχειριστικές απαιτήσεις, τότε κατόπιν εισήγησής του στην Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού και σε συνεργασία με τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, συγκροτείται, με απόφαση της Επιτροπής Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού, η Ομάδα Διαχείρισης Έργου. Η Ομάδα Διαχείρισης Έργου αποτελείται από τον Υπεύθυνο Έργου, ως συντονιστή/ επικεφαλή της Ομάδας και έχοντας τη συνολική ευθύνη του έργου), τους Υπεύθυνους Υποέργων (εφ όσον είναι διαφορετικοί από τον Υπεύθυνο Έργου) και ενισχύεται κατάλληλα, ανάλογα με τις απαιτήσεις του έργου. Εφ όσον πραγματοποιείται τμηματική ένταξη υποέργων στο έργο, η σύνθεση της Ομάδας Διαχείρισης Έργου τροποποιείται ανάλογα.
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 3 από 7 7.2. ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Η κατάρτιση του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου γίνεται από το Υπεύθυνο Έργου και αφορά στις ακόλουθες επιμέρους ενέργειες: Καθορισμός αρμοδιοτήτων Ομάδας Διαχείρισης Έργου, εφόσον συγκροτείται Με ευθύνη του Υπεύθυνου Έργου περιγράφονται οι αρμοδιότητες και υποχρεώσεις των μελών της Ομάδας Διαχείρισης Έργου (πχ. Υπεύθυνος Έργου, Υπεύθυνοι Υποέργων). Αναγνώριση και καταγραφή θεσμικών απαιτήσεων έργου σε συνεργασία με το Νομικό Σύμβουλο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, προβαίνουν στις απαιτούμενες ενέργειες για τον προσδιορισμό και τη συλλογή όλων των σχετιζόμενων με τη φύση και τις απαιτήσεις του έργου νομικών εγγράφων σε ενιαίο φάκελο νομοθεσίας, που τηρείται και ενημερώνεται κατάλληλα σε όλη τη διάρκεια ζωής του έργου. Καθορισμός απαιτήσεων μηχανισμών πιστοποίησης και παρακολούθησης ανάλογα με τα διαθέσιμα στοιχεία, προβαίνει στον καθορισμό των απαιτήσεων συγκρότησης Επιτροπών Παραλαβής Έργου (υποέργων) ή άλλων μηχανισμών πιστοποίησης της υλοποίησης του έργου (υποέργων). Καθορισμός προδιαγραφών για τη σύνταξη Οδηγού Εφαρμογής Σε περιπτώσεις έργων που υλοποιούνται αποκεντρωμένα ή για την υλοποίησή τους είναι απαραίτητη η συμμετοχή μεγάλου αριθμού εμπλεκομένων, η Ομάδα Διαχείρισης Έργου (εφόσον συγκροτείται), άλλως ο Υπεύθυνος Έργου, καθορίζει τις προδιαγραφές για τη σύνταξη του Οδηγού Εφαρμογής που θα ρυθμίζει τις σχέσεις, αρμοδιότητες και τον τρόπο επικοινωνίας των εμπλεκομένων. Καθορισμός πλαισίου παρακολούθησης προόδου σε συνεργασία με τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας προσδιορίζει τον τρόπο συλλογής των απαραίτητων δεδομένων, στοιχείων και πληροφοριών για την πρόοδο των δεικτών παρακολούθησης του έργου Καθορισμός προδιαγραφών για τη δημιουργία πληροφοριακού συστήματος εσωτερικής παρακολούθησης του έργου ορίζει τις ελάχιστες απαιτήσεις παρακολούθησης της προόδου υλοποίησης του έργου και τον τρόπο με τον οποίο τα στοιχεία προόδου του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου θα καταχωρούνται στο πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης του Έργου. Το πληροφοριακό σύστημα εσωτερικής παρακολούθησης σχεδιάζεται από τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας στη βάση των λειτουργιών του ΟΠΣ, ώστε να παρέχεται η δυνατότητα άμεσης συμπλήρωσης των σχετικών εντύπων και αναφορών.
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 4 από 7 Καθορισμός προδιαγραφών οργάνωσης και τήρησης Φακέλου Έργου ορίζει τις προδιαγραφές για τη δομή και το περιεχόμενο του Φακέλου Έργου, σύμφωνα με τις ανάγκες και απαιτήσεις διαχείρισης και παρακολούθησης. Ο Φάκελος Έργου τοποθετείται σε συγκεκριμένο σημείο και χαρακτηρίζεται ευκρινώς από συγκεκριμένο κωδικό (Κωδικός Ένταξης Πράξης/ Υποέργου στο ΟΠΣ), ώστε να είναι εύκολος ο εντοπισμός του και η πρόσβαση από όλα τα μέλη της Ομάδας Διαχείρισης Έργου. Καθορισμός πλαισίου δημοσιότητας έργου καθορίζει το πλαίσιο δημοσιότητας του έργου, λαμβάνοντας υπόψη τις υποχρεώσεις του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, ως Δικαιούχου, όπως αυτές περιλαμβάνονται στο θεσμικό/κανονιστικό πλαίσιο εφαρμογής των Προγραμμάτων του ΕΣΠΑ και το Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Ένταξης Πράξης, σε συνδυασμό με τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του έργου. 7.3. ΥΠΟΒΟΛΗ ΚΑΙ ΈΓΚΡΙΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Το Σχέδιο Διαχείρισης Έργου υποβάλλεται από τον Υπεύθυνο Έργου στη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, η οποία, αφού το εξετάσει, το διαβιβάζει για υπογραφή στο Νόμιμο Εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. Το υπογεγραμμένο Σχέδιο Διαχείρισης Έργου, κοινοποιείται, με ευθύνη της Μονάδας Παρακολούθησης Έργων στον Υπεύθυνο Έργου και την Ομάδα Διαχείρισης Έργου. 7.4. ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Η ανάγκη τροποποίησης του Σχεδίου Διαχείρισης του Έργου δημιουργείται κάθε φορά που μεταβάλλονται σημαντικά οι απαιτήσεις διαχείρισης και παρακολούθησης του έργου (π.χ. ένταξη νέων υποέργων, αντιμετώπιση προβλημάτων). Το Σχέδιο Διαχείρισης του Έργου μπορεί να τροποποιηθεί σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή και κατόπιν σχετικής αιτιολογημένης εισήγησης του Υπεύθυνου Έργου προς τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας. Η απόφαση έγκρισης εκδίδεται και κοινοποιείται σύμφωνα με τα παραπάνω προβλεπόμενα.
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 5 από 7 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 6 από 7 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Εισήγηση για τη συγκρότηση της Ομάδας Διαχείρισης Έργου (εφόσον προβλέπεται) προς την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Εξέταση του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και εισήγηση προς έγκρισή του στην Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Ενημέρωση του Υπεύθυνου Έργου και της Ομάδας Διαχείρισης Έργου περί του εγκεκριμένου Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Υπεύθυνος Έργου Εισήγηση για τη συγκρότηση της Ομάδας Διαχείρισης Έργου (εφόσον απαιτείται) Καταγραφή αρμοδιοτήτων και υποχρεώσεων Ομάδας Διαχείρισης Έργου Υποβολή εισήγησης προς τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας για τροποποίηση του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Ομάδα Διαχείρισης Έργου, εφόσον συγκροτηθεί (Στην περίπτωση που δεν συγκροτείται Ομάδας Διαχείρισης Έργου, οι αρμοδιότητες της εκτελούνται από τον Υπεύθυνο Έργου σε συνεργασία με τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας) Προσδιορισμός του τρόπου συλλογής των απαραίτητων δεδομένων, στοιχείων και πληροφοριών για την πρόοδο των δεικτών παρακολούθησης του έργου Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του Νομικός Σύμβουλος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Συνεργασία με την Ομάδα Διαχείρισης Έργου ή τον Υπεύθυνο Έργου για τον καθορισμό των θεσμικών απαιτήσεων έργου Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας Ορισμός Ομάδας Διαχείρισης Έργου (εφόσον προβλέπεται η συγκρότησή της) Νόμιμος Εκπρόσωπος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Υπογραφή του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και των τροποποιήσεών του 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ /-----------------------------------------------------------------------------------------------------/
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 7 από 7 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Εφαρμογή Excel, στην οποία αποτυπώνονται τα στοιχεία προόδου φυσικού αντικειμένου (χρονοδιάγραμμα, δείκτες εκροών κλπ.) 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου <τίτλος έργου> Απόφαση συγκρότησης Ομάδας Διαχείρισης Έργου Σχέδιο Διαχείρισης Έργου Υποβολή Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Έγκριση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και τυχόν τροποποιήσεών του Φάκελος Νομοθεσίας Έργου