Τ.Ε.Ι ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ. Ψηλιούρης Αθανάσιος ΙΟΥΝΙΟΣ 2013 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ.

Τ.Ε.Ι ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΩΣ Η ΣΥΜΜΕΤΟΧΗ, Η ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ ΤΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ, ΚΑΙ Ο ΑΝΤΙΚΤΥΠΟΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΕΛΙΚΩΝ ΧΡΗΣΤΩΝ ΣΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΑΠΟΔΙΔΕΙ ΣΤΙΣ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ Ψηλιούρης Αθανάσιος ΙΟΥΝΙΟΣ 2013 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Σταύρος Κοντάκος Εκπονηθείσα πτυχιακή εργασία απαραίτητη για την κτήση του βασικού πτυχίου

Πίνακας Περιεχόμενων Κατάλογος Σχημάτων και Πινάκων... 2 Σχήματα... 2 Πίνακες... 2 ΠΡΟΛΟΓΟΣ... 3 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 4 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ - ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ... 6 1.1. ΑΡΧΕΣ ΘΕΩΡΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 6 1.1.1. ΕΙΣΡΟΕΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ-ΕΚΡΟΕΣ... 7 1.1.2. ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΤΑ ΟΡΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 8 1.1.3 ΚΛΕΙΣΤΑ ΚΑΙ ΑΝΟΙΧΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ... 9 1.1.4. ΤΑ ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 9 1.2 ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 13 TA ΠΣ ΑΝΑ ΕΠΙΠΕΔΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΕΝΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ... 13 ΚΥΡΙΟΙ ΤΥΠΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 14 ΤΑ ΠΣ ΑΠΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΣΚΟΠΙΑ... 20 1.3. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΕΡΓΩΝ (projects)... 21 1.3.1 Ο ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 21 1.3.2. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΡΓΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ... 22 1.3.3. ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ... 22 1.3.3.1 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ... 23 1.3.4. ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΣΤΟ ΑΤΟΜΟ... 26 1.3.5. ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ... 26 1.3.6. ΜΕΙΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΠΡΟΒΛΗΜΑΤΑ... 30 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2: ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ... 32 2.1. Η ΔΙΑΡΘΡΩΣΗ ΤΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΚΑΤΑΣΚΕΥΑΣΤΙΚΟΥ ΚΛΑΔΟΥ... 32 2.2. ΣΥΝΟΠΤΙΚΗ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΕΡΓΟΛΑΒΙΚΩΝ ΕΤΑΙΡΙΩΝ 7ης Τάξης... 42 2.3.ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ ΕΤΑΙΡΙΩΝ ΜΕ ΔΙΕΘΝΗ ΔΡΑΣΗ... 45 o ΜΗΧΑΝΙΚΗ... 45 o DANAOS DEVELOPMENT... 46 o ΠΡΟΟΔΕΥΤΙΚΗ ΑΤΕ... 46 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΕΡΕΥΝΗΤΙΚΗ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΑ... 47 3.1. ΔΕΙΓΜΑ... 47 ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ... 47 3.1.1. ΤΡΟΠΟΣ ΣΥΛΛΟΓΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ... 47

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου 3.2. ΜΕΤΡΗΣΗ ΜΕΤΑΒΛΗΤΩΝ... 48 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ... 52 4.1 ΑΝΑΛΥΣΗ ΠΑΛΙΝΔΡΟΜΗΣΗΣ... 52 4.2 ΑΝΑΛΥΣΗ ΔΙΑΚΥΜΑΝΣΗΣ... 53 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΚΑΙ ΠΡΟΟΠΤΙΚΕΣ ΓΙΑ ΤΟΝ ΚΑΤΑΣΚΕΥΣΤΙΚΟ ΚΛΑΔΟ... 54 5.1 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ... 54 5.2 ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΕΙΣ... 54 5.3 ΣΥΝΟΛΟ ΚΛΑΔΟΥ (ΔΗΜΟΣΙΑ & ΙΔΙΩΤΙΚΑ ΕΡΓΑ)... 58 5.3.1 ΔΕΙΚΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΣΤΙΣ ΚΑΤΑΣΚΕΥΕΣ... 58 5.3.2 ΑΠΑΣΧΟΛΟΥΜΕΝΟΙ ΣΤΙΣ ΚΑΤΑΣΚΕΥΕΣ... 59 5.3.3 ΣΥΜΒΟΛΗ ΤΟΥ ΚΛΑΔΟΥ ΣΤΗΝ ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ... 60 5.3.3.1 Α.Ε.Π.... 60 5.3.3.2 ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗ... 62 5.4 ΔΗΜΟΣΙΑ ΕΡΓΑ... 62 5.4.1 ΔΕΙΚΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΕΡΓΩΝ ΠΟΛΙΤΙΚΟΥ ΜΗΧΑΝΙΚΟΥ... 62 5.4.2 ΝΕΕΣ ΔΗΜΟΠΡΑΣΙΕΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΕΡΓΩΝ... 63 5.5 ΕΓΓΕΓΡΑΜΕΝΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ ΣΤΟ ΜΕΕΠ... 64 5.6 ΠΡΟΥΠΟΛΟΓΙΣΜΟΣ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΠΕΝΔΥΣΕΩΝ - ΑΠΟΡΡΟΦΗΤΙΚΟΤΗΤΑ ΕΣΠΑ... 65 5.7 ΙΔΙΩΤΙΚΑ ΕΡΓΑ... 66 5.7.1 ΔΕΙΚΤΗΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΟΙΚΟΔΟΜΙΚΩΝ ΕΡΓΩΝ... 67 5.7.2 ΕΞΕΛΙΞΗ ΒΑΣΕΙ ΤΩΝ ΟΙΚΟΔΟΜΙΚΩΝ ΑΔΕΙΩΝ ΓΙΑ ΙΔΙΩΤΙΚΑ ΕΡΓΑ... 67 5.8 ΕΞΕΛΙΞΗ ΚΟΣΤΟΛΟΓΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ ΟΙΚΟΔΟΜΙΚΗΣ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑΣ... 69 5.9 ΕΙΔΙΚΑ ΘΕΜΑΤΑ... 69 5.9.1 ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΑΝΑΛΥΣΗ ΕΡΓΟΛΗΠΤΙΚΩΝ ΕΤΑΙΡΙΩΝ ΤΑΞΕΩΝ 4 η 7 η ΤΟΥ ΜΕΕΠ... 69 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ... 71 Ελληνική Βιβλιογραφία... 71 Ξένη Βιβλιογραφία... 72 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1... 73 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΠΤΥΧΙΑΚΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ... 73 ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2... 80 ΠΙΝΑΚΕΣ ΣΤΑΤΙΣΤΙΚΗΣ ΑΝΑΛΥΣΗΣ... 80 Σελίδα 1 από 82 1

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ Κατάλογος Σχημάτων και Πινάκων Σχήματα Σχήμα 1 Βασικά στοιχεία ενός συστήματος... 7 Σχήμα 2 Διαδικασία ανατροφοδότησης... 8 Σχήμα 3 Πυραμίδα ταξινόμησης Π.Σ... 14 Σχήμα 4 Συμβολική Αναπαράσταση ενός Συστήματος Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) Μισθοδοσίας... 15 Σχήμα 5 Απεικόνιση Πληροφοριακού Συστήματος Διοίκησης (MIS) που δέχεται δεδομένα από τα TPS του Οργανισμού.... 16 Σχήμα 6 Παράδειγμα output από MIS... 16 Σχήμα 7 Απεικόνιση ενός Συστήματος Υποστήριξης Αποφάσεων... 17 Σχήμα 8 Μοντέλο ενός Τυπικού Συστήματος Υποστήριξης Διοίκησης... 18 Σχήμα 9 Συσχέτιση μεταξύ των συστημάτων... 18 Σχήμα 10 Κατανομή Εταιριών Βάσει Μ.Ε.ΕΠ. από 7η-3η Τάξη (Δεκέμβριος 2010)... 33 Σχήμα 11 Μερίδια Αγοράς Εταιριών 7ης Τάξης (2010)... 37 Σχήμα 12 Μερίδια Αγοράς Εταιριών 6ης Τάξης (2010)... 38 Σχήμα 13 Μερίδια Αγοράς Εταιριών 5ης Τάξης (2010)... 39 Σχήμα 14 Μέγεθος Αγοράς Τεχνικών Εταιριών 7 ης.6 ης & 5 ης Τάξης ως προς το σύνολο του κύκλου εργασιών (2010)... 40 Πίνακες Πίνακας 1 Χαρακτηριστικά των πληροφοριακών Συστημάτων... 19 Πίνακας 2 Κατανομή εγγεγραμμένων εταιριών στο Μ.Ε.ΕΠ ανάλογα με την τάξη του εργοληπτικού πτυχίου τους (7ης -3ης Τάξη)... 33 Πίνακας 3 Συμμετοχή των Κατασκευών στο Ελληνικό Α.Ε.Π. (2010)... 34 Πίνακας 4 Συμμετοχή % των Κατασκευών στο Α.Ε.Π. της Ελληνικής Περιφέρειας (2010). 34 Πίνακας 5 Μερίδια Τεχνικών Επιχειρήσεων 7ης Τάξης βάσει μεγέθους αγοράς 7ης Τάξης (2010)... 36 Πίνακας 6 Μερίδια Τεχνικών Επιχειρήσεων 6ης Τάξης βάσει μεγέθους αγοράς 6ης Τάξης (2010)... 37 Πίνακας 7 Μερίδια Τεχνικών Επιχειρήσεων 5ης Τάξης βάσει μεγέθους αγοράς 5ης Τάξης (2010)... 38 Πίνακας 8 Μέγεθος αγοράς (σε αξία) των τεχνικών εταιριών της 7ης, 6ης & 5ης τάξης (2010)... 40 Πίνακας 9 Ανώτατα & κατώτατα όρια προϋπολογισμού έργων εργοληπτικών επιχειρήσεων 41 Πίνακας 10 Έτη Λειτουργίας Επιχείρησης... 49 Πίνακας 11 Αριθμός Εργαζομένων Επιχείρησης... 50 Πίνακας 12 Κύκλος Εργασιών Επιχείρησης... 50 Πίνακας 13 Ονομαστικός Κατάλογος Επιχειρήσεων... 51 Σελίδα 2 από 82 2

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η παρούσα εργασία αποτελεί πτυχιακή μελέτη του Τμήματος Διοίκησης Επιχειρήσεων του Τ.Ε.Ι. Καβάλας. Στο σημείο αυτό θα ήθελα να ευχαριστήσω ορισμένα άτομα που βοήθησαν στην εκπόνηση αυτής της εργασίας. Πρωτίστως θα ήθελα να ευχαριστήσω τον επιβλέποντα καθηγητή τον κ. Κοντάκο Σταύρο για την βοήθεια και την συνεργασία που υπήρξε. Οι παρατηρήσεις και οι υποδείξεις του υπήρξαν χρήσιμες για να επιτευχθεί ένα καλύτερο αποτέλεσμα. Επίσης τις κατασκευαστικές εταιρίες που ήρθα σε επαφή μαζί τους και βοήθησαν να συλλέξω όλα τα απαραίτητα δεδομένα και στοιχεία και να τα εντάξω στην εργασία. Τέλος το οικογενειακό και φιλικό περιβάλλον μου για την βοήθεια και στήριξη τους για να ολοκληρωθεί αυτή η μελέτη. Σελίδα 3 από 82 3

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ο αιώνας που ζούμε έχει χαρακτηριστεί ως ο αιώνας της πληροφορίας. Η εποχή αυτή θεωρείται από πολλούς ότι δεν είναι προϊόν μιας ομαλής μετάβασης από τη βιομηχανική εποχή στην εποχή της πληροφορίας αλλά ότι αποτελεί μια επαναστατική εξέλιξη της. Πράγματι, μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις της σημερινής εποχής αν όχι η μεγαλύτερη είναι η διαδικασία μετάβασης από τη βιομηχανική εποχή στην εποχή της πληροφορίας. Η επανάσταση όμως αυτή που βασίζεται στην πληροφορία δεν αφήνει ανεπηρέαστη τη ζωή και τη λειτουργία των επιχειρήσεων και οργανισμών. Τα περισσότερα διευθυντικά στελέχη είναι σήμερα ενήμερα της εξέλιξης αυτής και πολύ λίγα είναι εκείνα που αμφισβητούν τη σπουδαιότητα της στο σύγχρονο κόσμο των επιχειρήσεων. Για το λόγο ότι μεγάλο ποσοστό του διαθέσιμου χρόνου του ανθρώπινου δυναμικού όπως επίσης και σημαντικά κεφάλαια, διατίθενται στην πληροφορική και στη χρήση των πληροφοριών, οι διευθυντές των επιχειρήσεων αντιλαμβάνονται, ότι η τεχνολογία και η αξιοποίηση των δυνατοτήτων της δεν μπορούν πλέον να αποτελούν αντικείμενο αποκλειστικής ευθύνης των διευθυντών του τμήματος μηχανογράφησης ή των διευθυντών του τμήματος των Πληροφοριακών Συστημάτων (ΠΣ). Έτσι τα ανώτερα στελέχη αισθάνονται την ανάγκη να ασχολούνται τα ίδια όλο και περισσότερο με τη διοίκηση της νέας τεχνολογίας. Με βάση αυτή την σύντομη εισαγωγή θα κάνουμε μια ιστορική αναδρομή της εξέλιξης των Πληροφοριακών Συστημάτων. Πριν από την εμφάνιση των Η/Υ η επεξεργασία των δεδομένων γινόταν χορογραφικά ή με τη βοήθεια απλών υπολογιστικών συστημάτων. Η χρησιμοποίηση των Η/Υ στις επιχειρήσεις και οργανισμούς άρχισε κατά τη διάρκεια της δεκαετίας του 1950, αλλά εξαπλώθηκε ραγδαία κατά τη δεκαετία του 1960 με την ανάπτυξη των υπολογιστών mainframe. Έτσι, κατά την πρώτη περίοδο οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούσαν τους Η/Υ κυρίως για την αυτοματοποίηση ορισμένων λειτουργιών του λογιστηρίου τους. Τα ΠΣ της εποχής αυτής είναι γνωστά ως Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (Τransaction Processing Systems) ή ως Συστήματα Ηλεκτρονικής Επεξεργασίας Δεδομένων ΗΕΔ, (Electronic Data Processing). Στη δεύτερη περίοδο που αρχίζει την δεκαετία του 1970, τα πληροφοριακά πλέον συστήματα επεκτείνονται και σε άλλες λειτουργίες του λογιστηρίου και του κατώτερου επιπέδου διοικητικής ιεραρχίας και εξαπλώνονται σε συστήματα που βοηθούν ολόκληρη τη διοικητική ιεραρχία με δομημένη κυρίως πληροφόρηση. Τα ΠΣ που υποστηρίζουν την περίοδο αυτή όλα τα Σελίδα 4 από 82 4

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου επίπεδα διοικητικής ιεραρχίας με δομημένη πληροφόρηση ονομάζονται Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (ΠΣΔ). Με τα ΠΣΔ οι επιχειρήσεις επεξεργάζονται τώρα δεδομένα για να αποκτήσουν τις κατάλληλες πληροφορίες, που βοηθούν τα στελέχη τους να πάρουν γρήγορες και σωστές αποφάσεις. Την τρίτη περίοδο του 1980 εμφανίζεται ένα νέο κύμα εφαρμογών της πληροφορικής. Μετά τα λογιστικά και διοικητικά συστήματα των δυο προηγούμενων περιόδων η νέα εποχή είναι η εποχή των πληροφοριακών τηλεπικoινωνιακών εφαρμογών (information communication application era). Οι εφαρμογές αυτές σχετίζονται όχι πλέον με την υποστήριξη των εργασιών ρουτίνας αλλά με την πρόσβαση και χρησιμοποίηση της πληροφορικής και της επικοινωνίας τόσο μέσα στην επιχείρηση όσο και μεταξύ διαφορετικών επιχειρήσεων. Τα ΠΣ της τρίτης περιόδου υποστηρίζουν κυρίως αποφάσεις των ανωτέρων επιπέδων διοικητικής ιεραρχίας, οι οποίες σε μεγάλο βαθμό δεν μπορούν να δομηθούν και δεν επαναλαμβάνονται συχνά. Τα ΠΣ είναι γνωστά ως Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης ΣΥΔ (Management Support Systems), και περιλαμβάνουν τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων ΣΥΑ (Decision Support Systems) τα Έμπειρα Συστήματα ΕΣ (Expert Systems) και τα Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα ΣΠΣ (Strategic Information Systems) (Οικονόμου & Γεωργόπουλου, 1995, σελ.71-72). Σελίδα 5 από 82 5

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ 1.1. ΑΡΧΕΣ ΘΕΩΡΙΑΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Μπορεί κανείς να βρει πολλούς ορισμούς του τι είναι σύστημα. Όλοι όμως οι ορισμοί συμφωνούν στα τρία βασικά στοιχεία, που περιλαμβάνει σε κάθε σύστημα ανεξάρτητα από το είδος και την μορφή του: i. Το κάθε σύστημα αποτελείται από διαφορετικά μέρη. Τα μέρη αυτά μπορεί να είναι υλικά (τεχνικός εξοπλισμός ή υποδομές, πρώτες ύλες, προϊόντα), μπορεί να είναι ανθρώπινοι πόροι, αλλά μπορεί ακόμη να είναι διαδικασίες, πρότυπα οργάνωσης, πληροφορίες κτλ. ii. Παρ όλο που τα μέρη ενός συστήματος μπορεί να έχουν διαφορετική μορφή, υπάρχει ένας μεγάλος βαθμός αλληλεπίδρασης, συσχέτισης και συνέργειας μεταξύ τους έτσι, ώστε η θεώρηση του συστήματος να έχει έννοια μόνο στην ολότητα του και όχι στη θεώρηση κάθε μέρους ξεχωριστά. iii. Η συσχέτιση αυτή ορίζει, διευκολύνει και εξυπηρετεί τη λειτουργία του συστήματος, για την επίτευξη ενός συγκεκριμένου σκοπού με αποτελεσματικό τρόπο, έτσι, ώστε η αξία του ως ολότητας να είναι μεγαλύτερη από το άθροισμά της αξίας των μερών από το οποίο αυτό αποτελείται. Όλα τα παραπάνω οδηγούν στο ότι ένα Σύστημα (system) είναι ένα σύνολο από οντότητες (λ.χ. άνθρωποι, μηχανές, διαδικασίες κλπ) που συνεργάζονται για την επίτευξη ενός στόχου. Ο στόχος αυτός είναι ο λόγος ύπαρξης του συστήματος. Σε κάθε σύστημα μπορούμε να διακρίνουμε τρία βασικά χαρακτηριστικά (Σχήμα 1) α) Τη διαδικασία εισροών επεξεργασίας εκροών, με την οποία εξυπηρετείται ο αντικειμενικός σκοπός του συστήματος. β) Τα όρια του συστήματος. γ) Το εξωτερικό περιβάλλον. Σελίδα 6 από 82 6

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου Σχήμα 1 Βασικά στοιχεία ενός συστήματος Πηγή: Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης (Laudon & Laudon, 2005: 9) 1.1.1. ΕΙΣΡΟΕΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ-ΕΚΡΟΕΣ Ως Εισροές στο σύστημα μπορεί να θεωρηθεί οποιοσδήποτε παράγοντας ή παράμετρος επηρεάζει, σε μικρό ή μεγάλο βαθμό, τη λειτουργία του και βρίσκεται υπό τον έλεγχο αυτού. Ο όρος Επεξεργασία αφορά το μετασχηματισμό των εισροών σε εκροές. Η επεξεργασία αυτή μπορεί να είναι μια κατά κύριο λόγο φυσική επεξεργασία πληροφοριών, όπως σε πολλά συστήματα (όχι μόνο στα πληροφοριακά). Σε άλλες περιπτώσεις συστημάτων, η επεξεργασία των εισροών σε εκροές μπορεί να περιγραφεί με σχετική σαφήνεια μέσω διαδικασιών και κανόνων, όπως στην περίπτωση ενός συστήματος παραγωγής. Σε άλλες περιπτώσεις, όμως ο μετασχηματισμός αυτός είναι μία εξαιρετική πολύπλοκη διαδικασία, η οποία δεν είναι δυνατόν να περιγραφεί με απλούς κανόνες και διαδικασίες. Συνήθως, ένα οποιοδήποτε σύστημα υπόκειται σε κάποια διαδικασία ελέγχου. Σε κάθε σύστημα ενδιαφερόμαστε να γνωρίζουμε την απόδοση του, να γνωρίζουμε δηλαδή κατά πόσο αυτό εξυπηρετεί το σκοπό για τον οποίο δημιουργήθηκε, έτσι ώστε εάν δε μας ικανοποιεί, να κάνουμε τις αναγκαίες αλλαγές- διορθώσεις για να το φέρουμε στην πορεία επίτευξης των στόχων που έχουμε θέσει. Εκροές είναι τα προϊόντα που Σελίδα 7 από 82 7

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ παράγει το σύστημα. Η διαδικασία αυτή του ελέγχου του συστήματος επιτυγχάνεται με την αξιοποίηση των πληροφοριών που περιέχονται στις εκροές του. Με βάση τις πληροφορίες των εκροών διορθώνονται οι εισροές έτσι, ώστε να επιτευχθεί το ζητούμενο αποτέλεσμα. Μπορούμε να πούμε ότι κάποιες από τις εκροές του συστήματος αποτελούν και εισροές, που βοηθούν στον έλεγχο. Η διαδικασία αυτή στη θεωρία συστημάτων ονομάζεται «ανατροφοδότηση» (feedback). Είσοδος Επεξεργασία Έξοδος Ανάδραση (FEEDBACK) Σχήμα 2 Διαδικασία ανατροφοδότησης Πηγή: Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης (Laudon & Laudon, 2005: 9) 1.1.2. ΤΟ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΚΑΙ ΤΑ ΟΡΙΑ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Κάθε σύστημα λειτουργεί μέσα σε ένα περιβάλλον, το οποίο επηρεάζει τη λειτουργία του, αλλά και επηρεάζεται από αυτό. Ως περιβάλλον μπορούμε να θεωρήσουμε όλα εκείνα τα στοιχεία που έχουν κάποια σχέση, μικρή ή μεγάλη, με τη λειτουργία του συστήματος. Δηλαδή το περιβάλλον αποτελείται από οντότητες που δεν ανήκουν στο σύστημα (δηλ. δεν είναι είσοδοι, έξοδοι ή επεξεργασίες του) αλλά παίζουν σημαντικό ρόλο στην απόδοση του συστήματος. Περιλαμβάνει, δηλαδή, το περιβάλλον στοιχεία, των οποίων κάθε αλλαγή στις ιδιότητες και στη συμπεριφορά τους επηρεάζει τη λειτουργία του συστήματος, καθώς επίσης και τα αντίστοιχα στοιχεία τα οποία επηρεάζονται από τις εκροές του συστήματος επίσης και τα αντίστοιχα στοιχεία τα οποία επηρεάζονται από τις εκροές του συστήματος. Τέλος είδαμε ότι κάθε σύστημα λειτουργεί μέσα σε νέα δεδομένο περιβάλλον. Τα όρια του συστήματος το διαχωρίζουν από το περιβάλλον του. Σε μερικά συστήματα, όπως τα φυσικά, τα όρια είναι σαφή και προσδιορίζονται με φυσικό τρόπο. Αντίθετα, σε άλλα συστήματα, όπως συστήματα οργάνωσης, πληροφοριών, κοινωνικά, οικονομικά κα. Όπου οι αλληλεπιδράσεις των διαφόρων μεγεθών και παραμέτρων είναι πιο πολύπλοκες, ο καθορισμός των ορίων δεν αποτελεί μια εύκολη διαδικασία. Ο καθορισμός των ορίων ενός συστήματος έχει ιδιαίτερα μεγάλη σημασία. Ορίζοντας τα όρια πολύ στενά και περιορισμένα, μπορεί να οδηγηθούμε σε μη αποτελεσματική Σελίδα 8 από 82 8

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου λειτουργία του συστήματος, επειδή αγνοούνται σημαντικά στοιχεία των εισροών και των εκροών του. Αντίθετα, ορίζοντας τα όρια με ευρύτητα το αποτέλεσμα μπορεί να είναι η δυσλειτουργία του συστήματος λόγω της σύγχυσης μεταξύ στοιχείων και παραμέτρων του περιβάλλοντος (που δεν ελέγχονται από το σύστημα ) και των πραγματικών εισροών και εκροών του συστήματος. Σε κάθε σύστημα, τα όρια του θα πρέπει να τεθούν με σαφήνεια. Ώστε να είναι όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρος ο διαχωρισμός του από το περιβάλλον. 1.1.3 ΚΛΕΙΣΤΑ ΚΑΙ ΑΝΟΙΧΤΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Ένα σύστημα θεωρείται κλειστό όταν είναι απομονωμένο από το περιβάλλον του. Σε αυτή την περίπτωση, το σύστημα δεν επηρεάζεται και δεν επηρεάζει το περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργεί. Λίγα συστήματα μπορεί να θεωρηθούν κλειστά. Αντίθετα τα συστήματα πληροφοριών ή τα κοινωνικά συστήματα έχουν οπωσδήποτε αλληλεπίδραση με το περιβάλλον τους και θεωρούνται ανοιχτά. Οι εισροές των ανοιχτών συστημάτων επηρεάζονται από το περιβάλλον και οι εκροές τους αντίστοιχα επηρεάζουν το περιβάλλον. Έτσι, στα ανοιχτά συστήματα δημιουργείται πάντα η αναγκαιότητα προσαρμογής τους στις μεταβαλλόμενες συνθήκες του περιβάλλοντος. 1.1.4. ΤΑ ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Τα Πληροφοριακά Συστήματα συγκεντρώνουν, επεξεργάζονται, αποθηκεύουν, αναλύουν και διανέμουν πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο σκοπό. Αποτελούνται γενικά από: εισροές (δεδομένα, εντολές), εκροές (αναφορές, υπολογισμοί), μηχανισμούς ανατροφοδότησης (οι οποίοι ελέγχουν τη λειτουργία) και το περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργούν. Τα συστατικά των Πληροφοριακών Συστημάτων είναι τα εξής (Δουκίδης,2003): Εξοπλισμός Η/Υ: είναι ένα σύνολο εξαρτημάτων όπως ο επεξεργαστής, η οθόνη, το πληκτρολόγιο και ο εκτυπωτής. Λογισμικό: είναι ένα σύνολο από προγράμματα που δίνει τη δυνατότητα στον εξοπλισμό να πραγματοποιήσει την επεξεργασία των δεδομένων. Βάση Δεδομένων: είναι μια συλλογή από σχετικά αρχεία, πίνακες, σχέσεις κ.λ.π. στα οποία αποθηκεύονται τα δεδομένα. Σελίδα 9 από 82 9

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ Δίκτυο: είναι ένα σύστημα σύνδεσης που επιτρέπει στους υπολογιστές να μοιράζονται τους ίδιους πόρους. Διαδικασίες: είναι ένα σύνολο από εντολές που αφορούν στον τρόπο με τον οποίο τα παραπάνω συστατικά συνδέονται. Άνθρωποι: είναι τα άτομα που εργάζονται με το σύστημα ή χρησιμοποιούν εκροές του. Τα Πληροφοριακά Συστήματα δημιουργούνται από ανθρώπους, για να χρησιμοποιηθούν από ανθρώπους. Επομένως η συμμετοχή του ανθρώπινου παράγοντα στην ανάπτυξή τους είναι καθοριστική για την τεχνική τους αρτιότητα, τη λειτουργική τους πληρότητα καθώς και την ποιότητα της εργασιακής ζωής των χρηστών τους. Πρέπει να εξασφαλίζονται οι προϋποθέσεις που θα επιτρέπουν στο σύστημα να έχει όσο το δυνατόν μεγαλύτερη προσαρμοστικότητα, επεκτασιμότητα, ευχρηστία και συνέπεια με το μικρότερο δυνατό κόστος. Πιο συγκεκριμένα το σύστημα θα πρέπει (Πολλάλης et al, 2004) Ως προς την ευχρηστότητα και λειτουργικότητα: Να εξυπηρετεί και να διευκολύνει τους χρήστες. Η ικανοποίηση αυτής της απαίτησης προϋποθέτει καλό σχεδιασμό της εισόδου και εξόδου των δεδομένων, δηλαδή την ορθολογική αντιμετώπιση του όγκου και των χρονικών περιορισμών της προετοιμασίας τους. Να καλύπτει τις επιχειρησιακές, λειτουργικές και θεσμικές απαιτήσεις. Να προάγει την ενδολειτουργικότητα λαμβάνοντας υπόψη παράγοντες όπως η αυτονομία και ο διαχωρισμός των υποσυστημάτων, η ανταλλαγή πληροφοριών και ο συντονισμός. Να διευκολύνει τη χαρτογράφηση των ποικίλων συστατικών μερών σύμφωνα με την οργανωτική/διοικητική συνάφεια. Να είναι καλά τεκμηριωμένο, ώστε να υπάρχει ευκολία στη συντήρησή του και πιθανή επέκταση του. Ως προς την τεχνολογική αρτιότητα: Να έχει αναπτυχθεί σύμφωνα με τις σύγχρονες τεχνολογίες στο χώρο της πληροφορικής. Να προσαρμόζεται σχετικά εύκολα στις ιδιαιτερότητες του οργανισμού και στις επιμέρους πρακτικές εργασίας. Σελίδα 10 από 82 10

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου Να είναι ένα ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα, να είναι σχετικά εύκολο στην εκμάθηση και τη χρήση του, να μπορεί να εγκατασταθεί σταδιακά και να μπορεί να επεκταθεί για την ικανοποίηση μελλοντικών αναγκών. Να είναι σχεδιασμένο κατά υποσυστήματα κατά το δυνατόν μικρά και με την ελάχιστη κατά το δυνατόν αλληλεπίδραση του ενός πάνω στο άλλο. Να είναι κατά το δυνατόν ανεξάρτητο από το υλικό μέρος και το υπόλοιπο λογισμικό. Να τροποποιείται εύκολα και να είναι παραμετρικό. Η αποτελεσματική εφαρμογή ενός Πληροφοριακού Συστήματος εξαρτάται όχι μόνο από την τεχνική και ποιοτική του υπεροχή, αλλά και από έναν αριθμό οργανωσιακών και άλλων παραγόντων και διαδικασιών. Έτσι, ένα άριστα σχεδιασμένο Πληροφοριακό Σύστημα δε σημαίνει απαραίτητα ότι θα επιτύχει κατά την υλοποίησή του, εάν δε ληφθούν υπόψη και ορισμένοι παράγοντες. Επίσης είναι δυνατόν ένα σύστημα να επιτύχει σε έναν οργανισμό αλλά να αποτύχει σε έναν άλλο, ή να απαιτήσει σημαντικές προσπάθειες και ενέργειες και να υλοποιηθεί μετά από πολλές καθυστερήσεις. Οι πλέον σημαντικοί λόγοι αποτυχίας ενός σωστά σχεδιασμένου Πληροφοριακού Συστήματος είναι οι ακόλουθοι (Οικονόμου και Γεωργόπουλος, 2004): Εστίαση στα τεχνικά χαρακτηριστικά του συστήματος. Σύμφωνα με τη θεωρία των ανοικτών συστημάτων η επιχείρηση είναι ένα σύνολο αλληλοεξαρτώμενων στοιχείων, τα οποία αλληλεπιδρούν μεταξύ τους αλλά και με το περιβάλλον τους. Τα κύρια τοιχεία που υπάρχουν σε έναν οργανισμό είναι οι άνθρωποι, η τεχνολογία, οι διαδικασίες και η δομή. Λόγω της αλληλεπίδρασης που υπάρχει μεταξύ τους, οποιαδήποτε αλλαγή σε κάποιο από αυτά έχει ως αποτέλεσμα μια άμεση ή έμμεση επίπτωση στα υπόλοιπα. Τα Πληροφοριακά Συστήματα θα πρέπει να υλοποιούνται λαμβάνοντας υπόψη τις πιθανές δομικές επιπτώσεις τους στην ομαλή και εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Έτσι ένας από τους λόγους αποτυχίας τους είναι η εστίαση που δίνεται αρκετά συχνά στην τεχνική πλευρά των συστημάτων αυτών και όχι στην κοινωνική Συμπεριφορά ανθρώπινου παράγοντα. Ένα πλήρως αναπτυγμένο Πληροφοριακό Σύστημα μπορεί να είναι πετυχημένο από τεχνική άποψη και Σελίδα 11 από 82 11

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ συγχρόνως αποτυχημένο από οργανωσιακή. Με άλλα λόγια, το σύστημα, ενώ παρέχει για τους ειδικούς που το ανέπτυξαν την απαιτούμενη πληροφόρηση, δε χρησιμοποιείται από τους χρήστες είτε γιατί οι σχεδιαστές δεν αναγνωρίζουν τη σπουδαιότητα του ανθρώπινου παράγοντα και επομένως δε τη λαμβάνουν υπόψη κατά την ανάπτυξη του συστήματος, είτε γιατί, ενώ οι σχεδιαστές συμπεριλαμβάνουν τους χρήστες στην ανάπτυξη του συστήματος, το κάνουν χωρίς επιτυχία, είτε γιατί τα διευθυντικά στελέχη φροντίζουν να ενημερώνουν και να εκπαιδεύουν στα Πληροφοριακά Συστήματα ένα μικρό μόνο αριθμό εργαζομένων. Έλλειψη εκπαίδευσης και διαθέσιμου χρόνου. Είναι γνωστό ότι οι αναλυτές και προγραμματιστές συστημάτων έχουν τεχνικές κυρίως γνώσεις και ότι πολλοί από αυτούς στερούνται κατάλληλης εκπαίδευσης σε θέματα ψυχολογίας, οργανωσιακής συμπεριφοράς, ανθρώπινων σχέσεων κ.α. Η ραγδαία εξέλιξη της πληροφορικής έχει δημιουργήσει, λόγω της απαιτούμενης συνεχούς ενημέρωσης, αρκετά προβλήματα στους ανθρώπους αυτούς. Έτσι μη διαθέτοντας τον απαιτούμενο χρόνο, δεν μπορούν να ενημερώνονται για θέματα που είναι πέρα από την ειδικότητά τους, έστω και αν τα θέματα αυτά είναι ζωτικής σημασίας για την αποτελεσματική υλοποίηση των Πληροφοριακών Συστημάτων. Επιπτώσεις των τηλεπικοινωνιών. Η τεχνολογία της πληροφορίας επεκτείνεται διαρκώς. Σήμερα για την ανταλλαγή των πληροφοριών χρησιμοποιείται το συνολικό δίκτυο επικοινωνιών της επιχείρησης. Όσο η επικοινωνία και η επεξεργασία των δεδομένων συνεχίζουν να ενοποιούνται, να επεκτείνονται και να επηρεάζουν τις επιχειρησιακές δραστηριότητες, τόσο περισσότερο η οποιαδήποτε τεχνολογική αλλαγή δημιουργεί κοινωνικές και δομικές μεταβολές. Αποτέλεσμα των παραπάνω αλλαγών είναι η ισχυροποίηση της αλληλεξάρτησης μεταξύ των δομικών, των κοινωνικών και των τεχνολογικών συστημάτων της επιχείρησης. Η δύναμη των ατόμων ή των ομάδων. Η αποστολή των Πληροφοριακών Συστημάτων είναι η παροχή γρήγορης, σωστής και έγκυρης πληροφόρησης. Τα μεμονωμένα όμως άτομα ή οι ομάδες που παράγουν ή που ελέγχουν την πληροφορία αποκτούν δύναμη έναντι των άλλων ατόμων ή ομάδων της Σελίδα 12 από 82 12

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου επιχείρησης. Έτσι βλέπουμε μεμονωμένα άτομα ή τμήματα να έχουν σημαντική επιρροή στην επιχείρηση, επειδή έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένα δεδομένα ή πληροφορίες. Η εισαγωγή ενός πληροφοριακού Συστήματος είναι δυνατόν να συντελέσει σε αναδιανομή της δύναμης μέσα στην επιχείρηση με απρόβλεπτες συνέπειες. 1.2 ΚΑΤΗΓΟΡΙΟΠΟΙΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ TPS (Transaction Processing Systems / Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών) ESS (Executive Support Systems / Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης) DSS (Decision Support Systems / Συστήματα Υποστήριξης Απόφασης) MIS (Management Information Systems / Διοικητικά Συστήματα Πληροφόρησης) KMS (Knowledge Management Systems / Συστήματα Διαχείρισης Γνώσης) OAS (Office Automation Systems / Συστήματα Αυτοματοποίησης Γραφείου) TA ΠΣ ΑΝΑ ΕΠΙΠΕΔΑ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΕΝΟΣ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ Συστήματα Λειτουργικού Επίπεδου: υποστηρίζουν τα λειτουργικά στελέχη στην παρακολούθηση των στοιχειωδών δραστηριοτήτων και συναλλαγών του οργανισμού. Ο βασικός σκοπός των συστημάτων σε αυτό το επίπεδο είναι να απαντούν σε τρέχουσες ερωτήσεις και να παρακολουθούν τη ροη των συναλλαγών του οργανισμού. Συστήματα Επιπέδου Γνώσης: υποστηρίζουν το εξειδικευμένο προσωπικό ενός οργανισμού. Ο σκοπός αυτών των συστημάτων είναι να βοηθάνε την εταιρία στην αφομοίωση νέας επιχειρηματικής γνώσης και στον έλεγχο της γραφειοκρατίας. Συστήματα Διοικητικού Επιπέδου: εξυπηρετούν την παρακολούθηση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων και τις διοικητικές δραστηριότητες των μεσαίων στελεχών. Εκδίδουν περιοδικές αναφορές και όχι άμεσες λειτουργικές πληροφορίες. Σελίδα 13 από 82 13

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ Συστήματα Στρατηγικού Επιπέδου: βοηθάνε τα ανώτερα στελέχη να αντιμετωπίσουν και να ασχοληθούν με στρατηγικά ζητήματα και μακροπρόθεσμες τάσεις, τόσο μέσα στην επιχείρηση όσο και στο εξωτερικό της περιβάλλον. Marketing Παραγωγή Διαχείριση Οικονομικά Προσωπικό Σχήμα 3 Πυραμίδα ταξινόμησης Π.Σ Πηγή: Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης (Laudon & Laudon, 2005: 41) ΚΥΡΙΟΙ ΤΥΠΟΙ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (Transaction Processing Systems - TPS) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems - MIS) Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision-Support Systems - DSS) Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (Executive-Support Systems - ESS) Σελίδα 14 από 82 14

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (Transaction Processing Systems - TPS) μηχανογραφημένα συστήματα τα οποία εκτελούν και καταγράφουν τις τρέχουσες καθημερινές συναλλαγές που είναι απαραίτητες για τη διεξαγωγή της επιχειρηματικής δραστηριότητας και εξυπηρετούν το λειτουργικό επίπεδο του οργανισμού. Σχήμα 4 Συμβολική Αναπαράσταση ενός Συστήματος Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) Μισθοδοσίας Πηγή: Σιασιακός, Κ. (2005). Ταξινόμηση, κατηγοριοποίηση πληροφοριακών συστημάτων, 31 Ιανουάριος. http:// www.teihal.gr/bus/labs/downloads/kef2mis.pdf [πρόσβαση 7-5-2013]. Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems - MIS) συστήματα πληροφοριών στο διοικητικό επίπεδο ενός οργανισμού, τα οποία υποστηρίζουν κυρίως τις λειτουργίες προγραμματισμού, ελέγχου, και λήψης αποφάσεων και εκδίδουν τακτικές συνοπτικές αναφορές και αναφορές αποκλίσεων. Σελίδα 15 από 82 15

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ Σχήμα 5 Απεικόνιση Πληροφοριακού Συστήματος Διοίκησης (MIS) που δέχεται δεδομένα από τα TPS του Οργανισμού. Πηγή: Σιασιακός, Κ. (2005). Ταξινόμηση, κατηγοριοποίηση πληροφοριακών συστημάτων, 31 Ιανουάριος. http:// www.teihal.gr/bus/labs/downloads/kef2mis.pdf [πρόσβαση 7-5-2013]. Σχήμα 6 Παράδειγμα output από MIS Πηγή: Σιασιακός, Κ. (2005). Ταξινόμηση, κατηγοριοποίηση πληροφοριακών συστημάτων, 31 Ιανουάριος. http:// www.teihal.gr/bus/labs/downloads/kef2mis.pdf [πρόσβαση 7-5-2013]. Σελίδα 16 από 82 16

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision-Support Systems - DSS) συστήματα πληροφοριών στο διοικητικό επίπεδο ενός οργανισμού, τα οποία συνδυάζουν δεδομένα και εξελιγμένα αναλυτικά μοντέλα ή εργαλεία ανάλυσης δεδομένων για να υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων σε έκτακτα θέματα. Σχήμα 7 Απεικόνιση ενός Συστήματος Υποστήριξης Αποφάσεων Πηγή: Σιασιακός, Κ. (2005). Ταξινόμηση, κατηγοριοποίηση πληροφοριακών συστημάτων, 31 Ιανουάριος. http:// www.teihal.gr/bus/labs/downloads/kef2mis.pdf [πρόσβαση 7-5-2013]. Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (Executive-Support Systems - ESS) Τα Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης είναι συστήματα βασισμένα στη χρήση Η/Υ μέσω των οποίων τα ανώτερα διοικητικά στελέχη μπορούν να έχουν πρόσβαση, να δημιουργούν και να διανέμουν πληροφορίες. Ο ρόλος των εν λόγω συστημάτων συνίσταται περισσότερο στην αναζήτηση προβλημάτων και όχι στην επίλυση προβλημάτων (Σιασιακός, 2005). Σελίδα 17 από 82 17

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ Σχήμα 8 Μοντέλο ενός Τυπικού Συστήματος Υποστήριξης Διοίκησης Πηγή: Σιασιακός, Κ. (2005). Ταξινόμηση, κατηγοριοποίηση πληροφοριακών συστημάτων, 31 Ιανουάριος. http:// www.teihal.gr/bus/labs/downloads/kef2mis.pdf [πρόσβαση 7-5-2013]. Σχέσεις μεταξύ των συστημάτων Σχήμα 9 Συσχέτιση μεταξύ των συστημάτων Πηγή: Σιασιακός, Κ. (2005). Ταξινόμηση, κατηγοριοποίηση πληροφοριακών συστημάτων, 31 Ιανουάριος. http:// www.teihal.gr/bus/labs/downloads/kef2mis.pdf [πρόσβαση 7-5-2013]. Σελίδα 18 από 82 18

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου Συγκεντρωτικά Χαρακτηριστικά των ΠΣ Πίνακας 1 Χαρακτηριστικά των πληροφοριακών Συστημάτων Πηγή: Σιασιακός, Κ. (2005). Ταξινόμηση, κατηγοριοποίηση πληροφοριακών συστημάτων, 31 Ιανουάριος. http:// www.teihal.gr/bus/labs/downloads/kef2mis.pdf [πρόσβαση 7-5-2013]. Σελίδα 19 από 82 19

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ ΤΑ ΠΣ ΑΠΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΗ ΣΚΟΠΙΑ Τα Πληροφοριακά Συστήματα έχουν τις εξής κύριες λειτουργίες: Συστήματα Πωλήσεων και Μάρκετινγκ (Sales and Marketing Systems) Ασχολούνται κυρίως με την επεξεργασία παραγγελιών στο λειτουργικό επίπεδο την ανάλυση αγοράς στο γνωστικό επίπεδο, ανάλυση τιμολόγησης στο διοικητικό και τέλος με την πρόβλεψη των πωλήσεων στο στρατηγικό επίπεδο. Συστήματα Κατασκευής και Παραγωγής (Manufacturing and Production Systems) Ασχολούνται κυρίως με τον έλεγχο των μηχανών στο λειτουργικό επίπεδο, με την σχεδίαση νέων προϊόντων στο γνωστικό επίπεδο, τον προγραμματισμό παραγωγής στο διοικητικό και τέλος με την τοποθεσία των εγκαταστάσεων στο στρατηγικό επίπεδο. Συστήματα Χρηματοοικονομικής Διαχείρισης και Λογιστηρίου (Finance and Accounting Systems) Ασχολούνται κυρίως με τον έλεγχο των χρημάτων που οφείλονται στην επιχείρηση στο λειτουργικό επίπεδο, με τον σχεδιασμό του χαρτοφυλακίου στο γνωστικό επίπεδο, την κατάρτιση προϋπολογισμού στο διοικητικό και τέλος με τον προγραμματισμό μακροπρόθεσμης κερδοφορίας της επιχείρησης στο στρατηγικό επίπεδο. Συστήματα Ανθρώπινων Πόρων (Human Resources Systems) Ασχολούνται κυρίως με την παρακολούθηση της εκπαίδευσης και αξιολόγησης του προσωπικού στο λειτουργικό επίπεδο, με τα σχέδια σταδιοδρομιών του προσωπικού στο γνωστικό επίπεδο, την ανάλυση αμοιβών του προσωπικού στο διοικητικό και τέλος με τον προγραμματισμό μακροπρόθεσμων αναγκών σε προσωπικό στο στρατηγικό επίπεδο. Σελίδα 20 από 82 20

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου 1.3. ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΤΑΣΚΕΥΗΣ ΕΡΓΩΝ (projects) Η περίπτωση των συστημάτων κατασκευής έργων αφορά στην κατασκευή μιας μονάδας προϊόντος, συνήθως μεγάλου μεγέθους και αξίας που προορίζεται για έναν πελάτη (π.χ. το κράτος ). Παραδείγματα τέτοιων προϊόντων μπορεί να είναι ένα πλοίο, μια γέφυρα ή ένας δρόμος ταχείας κυκλοφορίας. Είναι προφανές ότι στην περίπτωση των συστημάτων κατασκευής έργων, το προϊόν είναι εκείνο που μένει ακίνητο ενώ τα μέσα παραγωγής είναι εκείνα που κινούνται γύρω από αυτό (π.χ. γερανογέφυρες, μηχανήματα παρασκευής μπετόν, εκσκαφείς κλπ.). Ο παραγωγικός εξοπλισμός είναι βέβαια γενικής χρήσης και με μικρό βαθμό αυτοματοποίησης. 1.3.1 Ο ΡΟΛΟΣ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Η διαχείριση τεχνικών έργων αποτελεί δραστηριότητα που εξαρτάται καθοριστικά από τη σωστή, γρήγορη και αποτελεσματική διακίνηση της κατασκευαστικής πληροφορίας. Επιπρόσθετα, σήμερα τα έργα γίνονται περισσότερο μεγάλα σε μέγεθος και πολύπλοκα με τα μέλη της ομάδας έργου να είναι συχνά αναγκασμένα να συνεργάζονται από μακρινές μεταξύ τους τοποθεσίες. Η κατασκευαστική βιομηχανία, λειτουργώντας στα πλαίσια αυξημένου ανταγωνισμού, δέχεται πιέσεις για γρηγορότερες και φθηνότερες κατασκευές. Οι σύγχρονες τεχνολογίες πληροφορικής αποτελούν έναν φυσικό τόπο για την αναζήτηση λύσεων στην ανάγκη βελτίωσης των συστημάτων διαχείρισης έργων. Το γεγονός απεικονίζεται τόσο σε χρηματοδοτούμενα προγράμματα της Ε.Ε., όσο και των Η.Π.Α. αλλά και από την ιδιωτική πρωτοβουλία. Ταυτόχρονα, πολλαπλές ερευνητικές προσπάθειες για τη δημιουργία ενιαίου πληροφοριακού μοντέλου του κατασκευαστικού προϊόντος την τελευταία δεκαπενταετία και η προσπάθεια διεθνών οργανισμών όπως ο ISO συγκλίνουν προς την κατεύθυνση αυτή. Τα Πληροφοριακά Συστήματα _διαχείρισης Έργων (Project Management Information Systems 38 P.M.I.S.) είναι συστήματα που μπορούν να δώσουν σωστά και γρήγορα πληροφορία που μπορεί να βοηθήσει στη διοίκηση των κατασκευαστικών έργων. Σελίδα 21 από 82 21

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ 1.3.2. ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΕΡΓΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας ενός πληροφοριακού συστήματος αποτελεί ένα από τα βασικά ζητήματα στην έρευνα των πληροφοριακών συστημάτων. Στην έρευνα, απαιτούνται καλά ορισμένα μέτρα αποτελεσμάτων για να διασφαλιστεί ότι τα αποτελέσματα από διάφορες μελέτες θα είναι συγκρίσιμα. Είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την έρευνα των πληροφοριακών συστημάτων ώστε να συμβάλουν στην χρήση των IS. Στην χρήση, λοιπόν, χρειάζονται μέτρα επιτυχίας για την αξιολόγηση της εφαρμογής, των πολιτικών και των διαδικασιών ενός πληροφοριακού συστήματος. Ενώ ένα ενιαίο μέτρο επιτυχίας του πληροφοριακού συστήματος ή αποτελεσματικότητας του πληροφοριακού συστήματος, θα ήταν επιθυμητό, φαίνεται απίθανο ότι θα μπορούσε να βρεθεί ένα τέτοιο μέτρο. Αντ αυτού, η έρευνα παρέχει ταξινομήσεις των μεταβλητών της επιτυχίας, οι οποίες μπορούν να εφαρμοστούν σε διαφορετικές καταστάσεις. Σε γενικές γραμμές, η επιτυχία ενός πληροφοριακού συστήματος μπορεί να αξιολογηθεί μέσω o της ποιότητας των πληροφοριών που παρέχονται προς τους χρήστες, o του αντίκτυπου των πληροφοριακών συστημάτων σχετικά με τον προβληματισμό, τις αποφάσεις ή τις ενέργειες των χρηστών, και o του αντίκτυπου των πληροφοριακών συστημάτων στο επίπεδο του οργανισμού όσον αφορά το κόστος και τα οφέλη. 1.3.3. ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΧΡΗΣΤΩΝ Λόγω της δυσκολίας να εκτιμηθούν οι επιπτώσεις των πληροφοριακών συστημάτων στα άτομα ή τους οργανισμούς, τα μέτρα που βασίζονται στις αντιλήψεις των χρηστών έχουν εξέχουσα θέση στην βιβλιογραφία των πληροφοριακών συστημάτων. Η ικανοποίηση του χρήστη πληροφοριών (User information satisfaction -UIS), είναι ίσως το πιο ευρέως χρησιμοποιούμενο μέτρο της επιτυχίας των πληροφοριακών συστημάτων. Το αρχικό εργαλείο της ικανοποίησης των χρηστών περιέχει μια σειρά από 39 παράγοντες. Η ικανοποίηση των χρηστών, υπολογίζεται ως το άθροισμα της θετικής και αρνητικής στάσης των χρηστών σε αυτούς τους παράγοντες. Αργότερα, άλλοι ερευνητές ανέπτυξαν μικρότερες και τροποποιημένες εκδόσεις του UIS, με αποτέλεσμα το 1989, ο Miller να εντοπίσει 12 διαφορετικά εργαλεία του UIS. Σελίδα 22 από 82 22

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου Μερικοί ερευνητές θεωρούν ότι το UIS συνδέεται με τη χρήση ανώτερων συστημάτων, τα οποία συνδέονται με ανώτερες επιδόσεις ατόμων και οργανισμών. Εν τούτοις, η ικανοποίηση των χρηστών πρέπει να θεωρείται σαν αποδοχή των χρηστών παρά σαν ένα μέτρο οργανωτικών αποτελεσμάτων. Ενώ τα μέτρα αποτελεσματικότητας του οργανισμού εστιάζουν σε υπαρκτά αποτελέσματα, η ικανοποίηση των χρηστών εστιάζει στην διαδικασία. Επιπλέον, το UIS είναι πιο πιθανό να είναι αποτελεσματικό στο να βρίσκει κρίσιμα προβλήματα στην εφαρμογή ή στην χρήση των ΠΣ παρά στο να αξιολογεί τα οργανωτικά αποτελέσματα. 1.3.3.1 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ Η χρήση του υπολογιστή για τον προγραμματισμό έργων είναι ιδιαίτερα ευεργετική, αν ο χειριστής είναι ήδη εξοικειωμένος με τον υπολογιστή και ασχολείται είτε με ένα μεγάλο και περίπλοκο τεχνικό έργο είτε με περισσότερα μικρότερα (Weber, 2005). Το λογισμικό καθιστά την αξιολόγηση και το χειρισμό του χρονοδιαγράμματος ευκολότερο από τη χειροκίνητη προσέγγιση. Χρειάζονται κυρίως τρεις ενέργειες στο χρονικό προγραμματισμό με τη βοήθεια ηλεκτρονικού υπολογιστή: εισαγωγή δεδομένων, εξισορρόπηση και εξαγωγή δεδομένων ή πληροφοριών. Αν και ακούγεται απλό, αυτό μπορεί να αποδειχτεί ιδιαίτερα περίπλοκο στην πράξη. Η εισαγωγή των δεδομένων είναι μια σχετικά λογιστική διαδικασία και πρέπει να γίνεται με μια λογική σειρά. Τα δεδομένα περιλαμβάνουν τουλάχιστον την περιγραφή των δραστηριοτήτων, τις διάρκειες και τις σχέσεις. Μπορούν να προστεθούν επιπλέον και κώδικες για κατάταξη και επιλογή δραστηριοτήτων, σημειώσεις, περιορισμοί, πόροι και κόστη κλπ. Στην περιγραφή των δραστηριοτήτων ο χρήστης πρέπει να έχει υπόψη του τους βασικούς κανόνες. Το κυριότερο είναι ότι πρέπει να δηλώνεται ο τύπος της δραστηριότητας, αν είναι δηλαδή εφοδιασμού, παραγωγής ή διαχείρισης ή αν είναι κάποιο ορόσημο που σηματοδοτεί την αρχή ή το τέλος ενός γεγονότος. Ορισμένα λογισμικά πακέτα έχουν όριο χαρακτήρων για το πεδίο της περιγραφής της δραστηριότητας. Για τη διάρκεια συνήθως χρησιμοποιείται η ημέρα, χωρίς αυτό να είναι δεσμευτικό. Για τον άπειρο χρήστη καλό είναι να υπάρχει συνέπεια στη μονάδα μέτρησης του χρόνου. Η χρήση περισσότερων του ενός ημερολογίων είναι προτιμότερο να γίνεται από τους πιο πεπειραμένους χειριστές. Πρέπει επίσης να δηλώνονται και οι σχέσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων, ώστε να σχηματίζεται ένα δίκτυο με μία μόνο αρχή και ένα μόνο τέλος. Επιτρέπουν σχέσεις τεσσάρων τύπων (Finish-to-Start, Start-to-Start, Finish-to-Finish, Start-to-Finish) και όλες τις τιμές για Σελίδα 23 από 82 23

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ τη χρονική καθυστέρηση, ακόμη και αρνητικές. Ορισμένα προγράμματα απαιτούν τον ορισμό μόνο των προηγούμενων δραστηριοτήτων, ενώ άλλα των προηγούμενων ή των επόμενων. Είναι σημαντικό να γνωρίζει ο χρήστης, πώς περιμένει το πρόγραμμα να εισαχθεί η σχέση. Όταν ο χρήστης είναι πλέον ευχαριστημένος με το δίκτυο, μπορεί να τυπώσει αναφορές ή να ελέγξει εναλλακτικά σενάρια. Οι κώδικες των δραστηριοτήτων (activity identification codes) μπορεί να είναι απλά αριθμητικοί και να εξυπηρετούν σκοπούς αύξοντα αριθμού. Ορισμένα προγράμματα αναθέτουν κώδικες αυτόματα, ξεκινώντας από το 1 και αυξάνοντας κατά 1, ενώ άλλα αυξάνουν κατά 10. Άλλα προγράμματα επιτρέπουν την εισαγωγή αλφαριθμητικών κωδικών. Αυτό αυξάνει τη χρησιμότητα των κωδικών σε σχέση με την παροχή πληροφοριών στον προγραμματιστή. Κάποια προγράμματα επιτρέπουν μέχρι και 999.999 αλφαριθμητικούς χαρακτήρες. Η λογική κωδικοποίησης μπορεί να είναι απλή ή σύνθετη κατά την κρίση του προγραμματιστή. Το Work Breakdown Structure (WBS) είναι ο πιο συνηθισμένος τρόπος αναγνώρισης δραστηριοτήτων στην ιεραρχική τους δομή. Με βάση αυτόν μπορεί να γίνει η κωδικοποίηση των δραστηριοτήτων, πλέον όχι κατά αύξοντα αριθμό, αλλά κατά ομάδες. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο κατά την εξαγωγή αποτελεσμάτων, καθώς μπορούν για παράδειγμα να τυπωθούν αναφορές που να αφορούν μόνο το σκυρόδεμα χρησιμοποιώντας τους κωδικούς των δραστηριοτήτων που έχουν σχέση με τις εργασίες σκυροδέτησης. Οι περιορισμοί είναι μια τεχνική, για να διατηρούνται ή να μεταφέρονται δραστηριότητες στο χρόνο χωρίς τη χρήση σχέσεων. Η ενσωμάτωση ενός περιορισμού στο χρονικό προγραμματισμό με τη βοήθεια ηλεκτρονικού υπολογιστή είναι τόσο εύκολη όσο και στα χειρόγραφα χρονοδιαγράμματα. Συνήθως η ανάθεση περιορισμού γίνεται με την εισαγωγή ημερομηνίας δίπλα στον επιλεγμένο τύπο περιορισμού για κάποια συγκεκριμένη δραστηριότητα. Οι περιορισμοί βοηθούν ιδιαίτερα στη διαχείριση υπεργολάβων και προμηθευτών. Η διαχείριση των πόρων και ειδικότερα η ευελιξία της ανάθεσης των πόρων και οι δυνατότητες που έχει ο προγραμματιστής να κατανείμει τους πόρους στη διάρκεια μιας δραστηριότητας είναι από τα χαρακτηριστικά που διακρίνουν τα φθηνότερα από τα ακριβότερα προγράμματα. Στα περισσότερα προγράμματα μπορούν να επιλεγούν ξεχωριστά ημερολόγια για συγκεκριμένους πόρους. Αν οι πόροι περιλαμβάνουν και έμψυχο δυναμικό, μπορούν για παράδειγμα να ενσωματωθούν στο ημερολόγιο και οι μέρες διακοπών του. Ορισμένα προγράμματα ενημερώνουν αυτόματα τη λογική, όταν γίνονται αλλαγές στις δραστηριότητες. Όταν αυτή η επιλογή είναι απενεργοποιημένη Σελίδα 24 από 82 24

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου ή όταν δεν παρέχεται από το πρόγραμμα, το επόμενο βήμα μετά την εισαγωγή των δεδομένων είναι ο υπολογισμός του δικτύου. Αυτό συνήθως γίνεται απλά με το πάτημα ενός πλήκτρου ή με την επιλογή μιας λειτουργίας από το μενού. Ο προγραμματιστής πρέπει στη συνέχεια να ελέγξει προσεχτικά τη λογική του καινούριου χρονοδιαγράμματος. Έπειτα μπορεί να προχωρήσει στην εξισορρόπηση των πόρων στοχεύοντας σε πιο ορθολογική κατανομή και καλύτερη αξιοποίησή τους. Η εξαγωγή αποτελεσμάτων χωρίζεται σε γραπτές αναφορές, σε γραφικές παραστάσεις και σε εισαγωγή δεδομένων σε άλλα προγράμματα. Είναι πολύ σημαντική, γιατί καθορίζει πώς η πληροφορία θα γίνει προσβάσιμη από την εταιρεία, τους υπεργολάβους, τον κύριο του έργου και τους άλλους ενδιαφερόμενους. Σχετικά με τις γραπτές αναφορές, ορισμένα προγράμματα παρέχουν διάφορες φόρμες από τις οποίες μπορεί να επιλέξει ο χειριστής, ενώ άλλα παρέχουν αναφορές με βάση αυτό που φαίνεται στην οθόνη ( what you see is what you get ). Το επίπεδο λεπτομερειών της αναφοράς εξαρτάται από τον παραλήπτη. Για παράδειγμα η αναφορά που θα φτάσει στα χέρια του ιδιοκτήτη ίσως να μη χρειάζεται τόσες λεπτομέρειες, όσο αυτή που προορίζεται για τον project manager. Επίσης πρέπει να λαμβάνονται υπόψη τυχόν συγκεκριμένες απαιτήσεις του συμβολαίου για το περιεχόμενο των αναφορών. Οι γραφικές παραστάσεις χωρίζονται σε αυτές που περιγράφουν το χρονοδιάγραμμα και αυτές που περιγράφουν την κατανομή των πόρων. Πολλά προγράμματα βασίζονται σε bar charts για την περιγραφή του χρονοδιαγράμματος. Χρειάζονται αρκετό χώρο για την παράσταση όλου του χρονοδιαγράμματος κάτι που τα καθιστά δύσχρηστα σε έργα μεγάλης διάρκειας. Ο χρήστης θα πρέπει να έχει υπόψη του ότι θα χρειαστεί μάλλον και μεγαλύτερος εκτυπωτής για την εκτύπωσή τους. Για την περιγραφή της κατανομής των πόρων χρησιμοποιούνται συνήθως ιστογράμματα με συγκεντρωτικές s-καμπύλες. Αυτές οι αναφορές απαιτούνται συχνά από τους ιδιοκτήτες, για να έχουν πληρέστερη εικόνα των περιοδικών οικονομικών τους υποχρεώσεων. Φανερώνουν επίσης πότε η εξισορρόπηση των πόρων ήταν αποδοτική και πότε όχι. Τέλος πολλά πακέτα λογισμικού έχουν μεθόδους εισαγωγής ή εξαγωγής δεδομένων από άλλα προγράμματα ή συσκευές, όπως e-mail, PDA ή το διαδίκτυο. Ορισμένα συνδέονται με εξωτερικές βάσεις δεδομένων. Κάθε μία από αυτές τις επιλογές προσφέρει στο χρήστη πρόσθετη ευελιξία για συνεργασία με άλλους συμμετέχοντες στο έργο και δυνατότητα προβολής των δεδομένων σε άλλες μορφές. Η εξαγωγή των δεδομένων συχνά διευκολύνει μαζικές αλλαγές σε ένα χρονοδιάγραμμα. Τα απαραίτητα βήματα Σελίδα 25 από 82 25

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ περιορίζονται στην επιλογή των δεδομένων για εξαγωγή και στην επιλογή της μορφής με την οποία θα αποθηκευτούν. Η εισαγωγή είναι συνήθως δυσκολότερη καθώς ο χρήστης πρέπει να γνωρίζει επακριβώς το όνομα και τα χαρακτηριστικά του πεδίου δεδομένων. 1.3.4. ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΣΤΟ ΑΤΟΜΟ Μερικοί ερευνητές έχουν προσπαθήσει να αναπτύξουν πιο άμεσα μέτρα για τις επιπτώσεις ενός πληροφοριακού συστήματος στην μάθηση και στις αποφάσεις των χρηστών. Τελικά, οι ατομικές επιπτώσεις πρέπει να μετριούνται με βάση εάν η πληροφορία προκαλεί αλλαγή της συμπεριφοράς του αποδέκτη. Αν και, εδώ, μπορούν να χρησιμοποιηθούν ερωτηματολόγια, πολλές μελέτες έχουν βασιστεί σε εργαστηριακές δοκιμές όπου το αντίκτυπο ενός πληροφοριακού συστήματος στη διαδικασία της απόφασης μπορεί να παρατηρηθεί άμεσα. Ένας περιορισμός των εργαστηριακών εξετάσεων είναι ότι αποτυγχάνουν να λάβουν υπόψη το πραγματικό περιβάλλον που θα χρησιμοποιηθεί το σύστημα. 1.3.5. ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ Αρχικά, όπως είναι φυσικό, τα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης Έργων προσφέρουν στο χρήστη όλες τις δυνατότητες που προσφέρουν γενικά τα πληροφοριακά συστήματα και είναι οι εξής (Δουκίδης, 2003): Πραγματοποιούν υψηλής ταχύτητας και μεγάλης ποσότητας αριθμητικούς υπολογισμούς. Παρέχουν γρήγορη, ορθή και χαμηλού κόστους επικοινωνία μέσα και μεταξύ των οργανισμών. Αποθηκεύουν μεγάλο όγκο πληροφοριών σε έναν εύκολα προσβάσιμο και σχετικά μικρό χώρο. Επιτρέπουν γρήγορη και φθηνή πρόσβαση σε μεγάλο πλήθος πληροφοριών παγκοσμίως. Επιταχύνουν τις διαδικασίες εκτύπωσης και σύνταξης. Αυτοματοποιούν τόσο ημι-αυτοματοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες όσο και χειρωνακτικά καθήκοντα. Αυξάνουν την αποτελεσματικότητα και την αποδοτικότητα της ομαδικής εργασίας τόσο σε ένα μέρος όσο και σε περισσότερες τοποθεσίες. Σελίδα 26 από 82 26

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου Παρουσιάζουν με οργανωμένο και ζωντανό τρόπο τις πληροφορίες, ώστε να δημιουργούν γνώση και να προκαλούν το ανθρώπινο μυαλό να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Μπορούν να λειτουργούν και να επικοινωνούν ασύρματα (wireless) και έτσι να υποστηρίζουν πρωτοποριακές εφαρμογές. Τέλος υλοποιούν όλα τα παραπάνω με πολύ χαμηλότερο κόστος από την ανθρώπινη χειρονακτική παρέμβαση. Πέρα από αυτά τα γενικά πλεονεκτήματα όμως υπάρχουν και πολλά άλλα. Η μεγάλη ταχύτητα επεξεργασίας δεδομένων του ηλεκτρονικού υπολογιστή σε συνδυασμό με τις εξεζητημένες δυνατότητες των διάφορων λογισμικών πακέτων παρέχουν στον project manager γρήγορη και αποτελεσματική πρόσβαση στις απαιτούμενες πληροφορίες του έργου. Μάλιστα η εξέλιξη της τεχνολογίας (Internet, PDA, κινητά τηλέφωνα) προσφέρει ακόμη περισσότερες δυνατότητες. Παραδοσιακά ο έλεγχος κόστους και ο χρονικός προγραμματισμός του έργου γινόταν από διαφορετικά πακέτα λογισμικού και συνήθως και από διαφορετικά άτομα. Τα Πληροφοριακά Συστήματα διαχείρισης Έργου επιτρέπουν οικονομικά στοιχεία να συνδεθούν με δραστηριότητες βοηθώντας έτσι την ανάλυση χρόνου/κόστους και προσφέροντας ευκολότερη εποπτεία του έργου στον project manager. Ακόμη με τη βοήθεια του ηλεκτρονικού υπολογιστή επιτρέπεται η δημιουργία πολλαπλών αυτοματοποιημένων σχεδίων τα οποία χρησιμοποιούν διαφορετικές υποθέσεις. Ο project manager μπορεί έτσι να προσομοιώσει διάφορες επιδιορθωτικές ενέργειες, να αναλύσει τα αποτελέσματα και να επιλέξει την πιο συμφέρουσα λύση (Weber, 2005). Ορισμένα πακέτα λογισμικών, όπως π.χ. το Primavera, επιτρέπουν την απεικόνιση στο διάγραμμα Gantt των σχέσεων αλληλεξάρτησης και διαδοχής μεταξύ των δραστηριοτήτων, κάτι που καθιστά το διάγραμμα πιο εποπτικό, καθώς γίνονται ευκολότερα κατανοητές οι μεταβολές που μπορεί να επιφέρει κάποια αλλαγή στο σχεδιασμό. Υπάρχουν περιπτώσεις που ορισμένες δραστηριότητες πρέπει να συνδεθούν, όπως για παράδειγμα η ενημέρωση ενός υπεργολάβου 30 ημέρες πριν ξεκινήσει τις εργασίες του. Ένας τρόπος να ενωθούν αυτές οι δύο δραστηριότητες, ώστε η δραστηριότητα ενημέρωση του υπεργολάβου να λαμβάνει πάντα χώρα 30 ημέρες πριν να ξεκινήσει τις εργασίες του, είναι η χρήση ενός περιορισμού που να δημιουργεί μηδενικό ελεύθερο χρονικό περιθώριο (zero free float). διάφορα πακέτα Σελίδα 27 από 82 27

1 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: ΣΥΣΤΑΤΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ -ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΥΠΟΒΑΘΡΟ λογισμικών όπως το Primavera ή το SureTrak προσφέρουν μεταξύ άλλον και αυτόν τον περιορισμό ως επιλογή (Weber, 2005). Για να είναι αποτελεσματικό ένα σχέδιο, πρέπει να υπάρχει διαδικασία παρακολούθησης και ελέγχου. Η σύγκριση του προχωρημένου, ενημερωμένου σχεδίου με το αρχικό πλάνο (baseline) βοηθά τον project manager να εντοπίσει τα διάφορα προβλήματα που προκύπτουν στο αρχικό τους στάδιο. Αυτό βεβαίως προϋποθέτει ότι η αρχική πληροφορία ενημερώνεται με τα πραγματικά δεδομένα σε τακτά χρονικά διαστήματα (Weber, 2005). Ειδικά κατά την εκτέλεση της Ανάλυσης Πιστοποιημένης Αξίας (Earned Value Analysis), όταν υπάρχουν εκατοντάδες δραστηριότητες, με τη βοήθεια του κατάλληλου λογισμικού ο project manager μπορεί να εντοπίσει τις δραστηριότητες, που παρουσιάζουν προβλήματα. Ακόμη, ορισμένα λογισμικά πακέτα του εμπορίου μπορούν να συγκρίνουν δύο ενημερώσεις του σχεδίου και να συνοψίσουν τι έγινε μεταξύ αυτών των ενημερώσεων. Ένα από αυτά είναι το Digger (ξεκίνησε από την HST Software και αποκτήθηκε στη συνέχεια από την Primavera Systems). Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει όλα ή ορισμένα μόνο κριτήρια για σύγκριση, όπως να πρόσθετες και διαγραμμένες δραστηριότητες, πρόσθετες και διαγραμμένες σχέσεις, ποσοστό ολοκλήρωσης, προϋπολογισμό, περιορισμούς κλπ. Αυτές οι συγκρίσεις είναι σημαντικές, γιατί δείχνουν, αν κινούμαστε στη σωστή κατεύθυνση (Mubarak, 2005). Όσον αφορά το συνολικό χρονικό περιθώριο (total float) ο project manager μπορεί να επιλέξει να το κρύψει ή να το μειώσει. Τα διάφορα λογισμικά πακέτα παρέχουν διάφορα τεχνάσματα για το σκοπό αυτό. Σε υπολογιστικά προγράμματα όπως για παράδειγμα το Primavera Project Planner μπορούν να γίνουν τα εξής (Mubarak, 2005): Να μειωθεί ή να εξαλειφθεί το χρονικό περιθώριο με εφαρμογή ενός περιορισμού τέλους (Finish No Later Than). Να περιοριστεί η δραστηριότητα στους νωρίτερους χρόνους της και να εξαλειφθεί τελείως το συνολικό χρονικό περιθώριο. Στο MS Project ο περιορισμός αυτός ονομάζεται ASAP (As Soon As Possible) ενώ στο Primavera Project Planner ZTF (Zero Total Float). Αξίζει να σημειωθεί ότι η διαφορά αυτού του περιορισμού με τον προηγούμενο είναι ότι αυτός είναι δυναμικός, μιας και προσαρμόζεται σε αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, ενώ ο άλλος είναι στατικός. Σελίδα 28 από 82 28

Πτυχιακή εργασία του Ψηλιούρη Αθανάσιου Να καθυστερήσει η δραστηριότητα στους βραδύτερους χρόνους της. Αυτό θα επηρεάσει το χρονικό περιθώριο των επόμενων δραστηριοτήτων. Να καθυστερήσει η δραστηριότητα όσο γίνεται περισσότερο, χωρίς να επηρεαστούν οι επόμενες δραστηριότητες. Και το Primavera Project Planner και το MS Project έχουν τέτοιο περιορισμό. Σε άλλα προγράμματα λέγεται Μηδενικό Ελεύθερο Χρονικό Περιθώριο (Zero Free Float) και σε άλλα Το Αργότερο δυνατό (As Late As Possible). Ο περιορισμός αυτού του τύπου είναι πολύ χρήσιμος στις δραστηριότητες εφοδιασμού. Όταν μια τέτοια δραστηριότητα έχει πολύ μεγάλο χρονικό περιθώριο, μπορεί να μην είναι επιθυμητή η παραλαβή του εξοπλισμού πολύ νωρίς, γιατί μπορεί να δημιουργηθούν προβλήματα στον εργολάβο ή τον κύριο του έργου (κλοπές ή βανδαλισμοί, έλλειψη αποθηκευτικού χώρου κλπ.). Τέλος αναφορικά με τη διαχείριση εγγράφων ισχύει ότι πολλά έγγραφα αποστέλλονται πλέον σε ηλεκτρονική μορφή. Σε πολλές περιπτώσεις γίνονται δεκτές από νομικής απόψεως ακόμη και ηλεκτρονικές υπογραφές. Παρόλα αυτά ορισμένα έγγραφα πρέπει ακόμη να τυπώνονται σε χαρτί. Είναι απαραίτητο όμως όλα τα ενδιαφερόμενα μέλη του έργου να μπορούν να αποθηκεύουν, να διαχειρίζονται και να ανακτούν αποδοτικά την πληροφορία. Γι αυτό το σκοπό έχουν αναπτυχθεί ειδικά πακέτα λογισμικού, όπως το Primavera Expedition, το Meridian s Prolog Manager ή το Timberline s Project Management. Λίστες παραγγελιών, εντολές πληρωμών, αρχεία τηλεφώνων, προτάσεις, εντολές αλλαγών, σημειώσεις, μηνύματα, γενική αλληλογραφία, πρακτικά συναντήσεων, καθημερινές αναφορές και οποιοδήποτε άλλο έγγραφο σχετίζεται με τη διαχείριση του έργου οργανώνεται και καταχωρείται με τη βοήθεια των παραπάνω προγραμμάτων. Μια άλλη λειτουργία τους είναι ότι επιταχύνουν την επικοινωνία και ειδικότερα τις διαδικασίες αναθεώρησης και έγκρισης. Αξίζει να σημειωθεί ότι, όπως συμβαίνει γενικά στο χώρο της πληροφορικής, τα εν λόγω λογισμικά πακέτα διαρκώς διευρύνονται καθώς προστίθενται νέες λειτουργίες που καλύπτουν όλο το φάσμα της διαχείρισης έργων. Μπορούν ακόμη να συνεργαστούν με άλλα προγράμματα (CAD, εκτίμησης, λογιστικής κλπ.). Τέλος παρέχουν διάφορες έτοιμες φόρμες, που συμπληρώνονται γρήγορα και αποστέλλονται στον κάθε stakeholder, διευκολύνοντας έτσι το έργο του project manager. Σελίδα 29 από 82 29