Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 1 από 6 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η διερεύνηση των δυνατοτήτων χρηματοδότησης του έργου και η εξασφάλιση της διαθεσιμότητας των απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίησή του. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ2-01: Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου - Προγραμματισμός απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης Δ3-01: Προετοιμασία και διενέργεια διαγωνισμού Δ3-05: Υλοποίηση έργου με ίδια μέσα Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της. Έπεται και τροφοδοτείται με τα αποτελέσματα της. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου Προσκλήσεις Διαχειριστικής Αρχής Εγκεκριμένο συνολικό πλαίσιο απαιτήσεων ωρίμανσης έργου Υλοποίηση ενεργειών ωρίμανσης 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Αίτηση Χρηματοδότησης Απόφαση Ένταξης Πράξης Τεχνικό Δελτίο Πράξης Σύμφωνο Αποδοχής Όρων Απόφασης Ένταξης Πράξης 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κ Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/3.11.2008) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις»
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 2 από 6 Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») όπως ισχύει. Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Ν. 4009/2011 Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπως ισχύει σήμερα. Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, 2015, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία διασφάλισης των απαιτούμενων πόρων για την ωρίμανση και την υλοποίηση του έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Διερεύνηση δυνατοτήτων χρηματοδότησης 2. Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Προτεινομένης Πράξης (ΤΔΠΠ) και Υποβολή Αίτησης Χρηματοδότησης στη Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) 3. Έγκριση ή Απόρριψη από τη Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) της Αίτησης Χρηματοδότησης Περαιτέρω Ενέργειες του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 7.1. ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΩΝ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ Η Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Έργου (Επιστημονικό/ Ιδρυματικό Υπεύθυνο) εξετάζουν τις δυνατότητες χρηματοδότησης του έργου, ανάλογα με τις προτεραιότητες που υπάρχουν και τις ευκαιρίες που παρέχονται, σε συνδυασμό με χρονικούς ή άλλους περιορισμούς, (π.χ. χρηματοδότηση ενεργειών ωρίμανσης από ίδιους πόρους, όταν η υλοποίησή τους προτάσσεται της ένταξης του έργου σε ένα Επιχειρησιακό Πρόγραμμα). Το βήμα αυτό καταλήγει σε απόφαση για τον τρόπο χρηματοδότησης του έργου και των ενεργειών ωρίμανσης από την Επιτροπή Ερευνών, σε συνέχεια σχετικής εισήγησης του Υπεύθυνου Έργου.
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 3 από 6 7.2. ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΔΕΛΤΙΟΥ ΠΡΟΤΕΙΝΟΜΕΝΗΣ ΠΡΑΞΗΣ (ΤΔΠΠ) ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΗΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ (ΔΑ) Σε συνέχεια της ανωτέρω απόφασης και εφόσον υπάρχει πρόσκληση της Διαχειριστικής Αρχής, στο πλαίσιο της οποίας πρόκειται να προταθεί για χρηματοδότηση το έργο, ο Υπεύθυνος Έργου, αναλαμβάνει τη συμπλήρωση της αίτησης χρηματοδότησης του έργου. Η αίτηση χρηματοδότησης υποβάλλεται αρμοδίως υπογεγραμμένη στη Διαχειριστική Αρχή και συνοδεύεται από το αντίστοιχο Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης (ΤΔΠΠ), για τη σύνταξη του οποίου, ο Υπεύθυνος Έργου, υπό την εποπτεία της Μονάδας Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης, λαμβάνει υπόψη αφενός το σύνολο των δεδομένων/αποτελεσμάτων της προηγούμενης διαδικασίας Δ2-01: "Τεχνικός και λειτουργικός σχεδιασμός έργου και προγραμματισμός απαιτούμενων ενεργειών ωρίμανσης", αφετέρου το περιεχόμενο της πρόσκλησης της Διαχειριστικής Αρχής. Συνημμένα υποβάλλονται επίσης, κατά περίπτωση και εφ όσον απαιτείται από την οικεία πρόσκληση, τα εξής: 1. Βεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας δικαιούχου, σύμφωνα με τα ισχύοντα τη χρονική στιγμή υποβολής της πρότασης (Πιστοποιητικό με βάση το Πρότυπο ΕΛΟΤ ή βεβαίωση επάρκειας από τη Διαχειριστική Αρχή ή αίτηση του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας για την επιβεβαίωση της διαχειριστικής του επάρκειας) ή στοιχεία που τεκμηριώνουν τη διοικητική, χρηματοοικονομική και επιχειρησιακή ικανότητα του δικαιούχου. 2. Χρηματοοικονομική ανάλυση προσδιορισμού του προς χρηματοδότηση ποσού (για έργα που παράγουν έσοδα) ή βεβαίωση μη παραγωγής εσόδων. 3. Βεβαίωση του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας ή του φορέα χρηματοδότησης περί μη χρηματοδότησης της προβλεπόμενης δαπάνης της πράξης από άλλο ΕΠ στο πλαίσιο της τρέχουσας ή προηγούμενης προγραμματικής περιόδου. 4. Αποφάσεις ή άλλες διοικητικές πράξεις αρμόδιων φορέων για τον συντονισμό των πολιτικών, σύμφωνα με τους όρους της πρόσκλησης και συλλογικών οργάνων, εφόσον απαιτείται. 5. Σχέδιο/α Απόφασης υλοποίησης υποέργου με ίδια μέσα. 6. Βεβαίωση έναρξης ή μεταβολής εργασιών μη φυσικού προσώπου (ΝΠΔΔ). 7. Κανονιστικό πλαίσιο ορισμού του φορέα λειτουργίας και συντήρησης της πράξης και των αντίστοιχων αρμοδιοτήτων του, εφόσον απαιτείται. 8. Συνοδευτικά έγγραφα που έχουν ζητηθεί από την πρόσκληση, όπως : Εγκριτικές αποφάσεις μελετών Βιογραφικά σημειώματα Οικοδομικές και άλλες άδειες Έγγραφα κυριότητας του ακινήτου επί του οποίου θα υλοποιηθεί το έργο Δημοσιεύσεις προκηρύξεων / Τεύχη δημοπράτησης Έντυπα ανάλυσης κόστους πράξης Βεβαιώσεις Άλλα (π.χ. προγραμματικές συμβάσεις).
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 4 από 6 Η τελική ευθύνη σύνταξης του ΤΔΠΠ και της προετοιμασίας της αίτησης χρηματοδότησης ανήκει στον Υπεύθυνο Έργου, ο οποίος και υπογράφει το Δελτίο. Το ΤΔΠΠ υπογράφεται, επίσης, από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας ή/και από τον Πρόεδρο του ΕΛΚΕ, ως Δικαιούχος, από το νόμιμο εκπρόσωπο του Φορέα Πρότασης (υπάρχει περίπτωση να ταυτίζεται με το Δικαιούχο), του Φορέα Λειτουργίας (εάν υπάρχει) και του Φορέα Χρηματοδότησης. Σε περίπτωση που η Διαχειριστική Αρχή ζητήσει συμπληρωματικά στοιχεία ή τροποποίηση της πρότασης, ο Υπεύθυνος Έργου είναι αρμόδιος για τις σχετικές ενέργειες από πλευράς ΕΛΚΕ του ΤΕΙ ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. 7.3. ΈΓΚΡΙΣΗ Ή ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ (ΔΑ) ΤΗΣ ΑΙΤΗΣΗΣ ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗΣ ΠΕΡΑΙΤΕΡΩ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΤΟΥ ΕΛΚΕ ΤΟΥ ΤΕΙ ΔΥΤΙΚΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ Ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας ενημερώνεται από τη Διαχειριστική Αρχή σχετικά με την έγκριση ή την απόρριψη της πράξης. Στην περίπτωση έγκρισης της χρηματοδότησης της πράξης, αποστέλλεται από τη Διαχειριστική Αρχή στον ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας η Απόφαση Ένταξης του συγκεκριμένου έργου. Η Απόφαση Ένταξης Πράξης και το Τεχνικό Δελτίο Πράξης κοινοποιούνται με την ευθύνη της Μονάδας Διοικητικών Συναλλαγών και Γραμματειακής Υποστήριξης, σε όλα τα εμπλεκόμενα στο έργο Όργανα/ Μονάδες του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας και στον Υπεύθυνο Έργου και ακολουθούνται οι επόμενες αυτής διαδικασίες. Εν συνεχεία, η Επιτροπή Ερευνών θα προχωρήσει στη λήψη της σχετικής απόφασης για την αποδοχή του έργου. Σε περίπτωση απόρριψης της πράξης ο Υπεύθυνος Έργου μπορεί να υποβάλει ένσταση άπαξ και ανά στάδιο αξιολόγησης εντός αποκλειστικής προθεσμίας (7) εργάσιμων ημερών από την επόμενη ημέρα κοινοποίησης των αποτελεσμάτων στην Διαχειριστική Αρχή μέσω της Γραμματείας του Ειδικού Λογαριασμού. Σε περίπτωση οριστικής απόρριψης της πράξης ο Υπεύθυνος Έργου μπορεί να προτείνει στην Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού: την προώθηση του έργου για ένταξή του σε άλλο Επιχειρησιακό Πρόγραμμα την υλοποίηση του έργου με ίδιους πόρους την αναστολή των διαδικασιών ωρίμανσης και υλοποίησης του έργου. 8. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Μονάδα Προγραμματισμού, Σχεδιασμού και Ωρίμανσης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Διερεύνηση δυνατοτήτων χρηματοδότησης και εισήγηση στην Επιτροπή Ερευνών για τον τρόπο χρηματοδότησης Εποπτεία συμπλήρωσης Αίτησης Χρηματοδότησης Πράξης Επικοινωνία με τη Διαχειριστική Αρχή για διευθέτηση επιμέρους θεμάτων
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 5 από 6 Μονάδα Διοικητικών Συναλλαγών και Γραμματειακής Υποστήριξης της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Κοινοποίηση της απόφασης ένταξης, και του Τεχνικού Δελτίου Πράξης στις εμπλεκόμενες στο έργο Όργανα/Μονάδες του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας και τον Υπεύθυνο Έργου Υπεύθυνος Έργου Διερεύνηση δυνατοτήτων χρηματοδότησης έργου Εισήγηση στην Επιτροπή Ερευνών για τον τρόπο χρηματοδότησης Κατάρτιση αίτησης χρηματοδότησης του Έργου (Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης και συνοδευτικά έγγραφα) Υποβολή στη Διαχειριστική Αρχή Επικοινωνία με τη Διαχειριστική Αρχή για διευθέτηση επιμέρους θεμάτων Υποβολή ενστάσεων Υποβολή εναλλακτικών προτάσεων χρηματοδότησης της πράξης προς την Επιτροπή Ερευνών σε περίπτωση απόρριψής της. Επιτροπή Ερευνών Λήψη απόφασης σχετικά με τον τρόπο χρηματοδότησης του έργου Λήψη απόφασης για την αποδοχή του έργου (σε περίπτωση έγκρισης της πρότασης χρηματοδότησής του από τη ΔΑ) Λήψη απόφασης επί της συνέχειας του έργου (σε περίπτωση απόρριψης της πρότασης χρηματοδότησής του από τη ΔΑ) Πρόεδρος της Επιτροπής Ερευνών Υπογραφή της αίτησης χρηματοδότησης, του Τεχνικού Δελτίου Προτεινόμενης Πράξης και των λοιπών, κατά περίπτωση, συνοδευτικών εγγράφων Νόμιμος εκπρόσωπος του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας (πρόεδρος του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας) Υπογραφή της αίτησης χρηματοδότησης, του Τεχνικού Δελτίου Προτεινόμενης Πράξης και των λοιπών, κατά περίπτωση, συνοδευτικών εγγράφων 9. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 -Ε-02 -Ε-03 -Ε-04 -Ε-05 Αίτηση Χρηματοδότησης (εξωτερικό Έντυπο) Τεχνικό Δελτίο Προτεινόμενης Πράξης (ΤΔΠΠ) (εξωτερικό Έντυπο) Χρηματοοικονομική ανάλυση (εξωτερικό Έντυπο) Βεβαίωση μη παραγωγής εσόδων (εξωτερικό Έντυπο) Βεβαίωση μη διπλής χρηματοδότησης (εξωτερικό Έντυπο) 10. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ /---------------------------------------------------------------------------------------------------------------/
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 6 από 6 11. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΩΡΙΜΑΝΣΗΣ ΈΡΓΟΥ / ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος ωρίμανσης έργου/ Φάκελος Έργου <τίτλος έργου> Απόφαση Επιτροπής Ερευνών σχετικά με τον τρόπο χρηματοδότησης Αίτηση Χρηματοδότησης, με τα συνοδευτικά, κατά περίπτωση, έγγραφα Τεχνικό Δελτίο Πράξης Απόφαση Ένταξης Πράξης Αλληλογραφία με Διαχειριστική Αρχή Αλληλογραφία με εμπλεκόμενες Μονάδες και όργανα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας