Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 1 από 6 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου, σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από το πλαίσιο χρηματοδότησής του. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ4-03: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ5-03: Τήρηση λογιστικού συστήματος σχεδίου Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Προηγείται και τροφοδοτεί τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Ολοκλήρωση φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργου 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Έκθεση Απόφαση 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 «Διατάξεις για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999», άρθρο 57 Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 3 και άρθρο 21 παρ.3 Οδηγός Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/3.11.2008) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις»
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 2 από 6 ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας» ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας, 2008, Πάτρα 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία ολοκλήρωσης του έργου περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα: 1. Επιβεβαίωση ολοκλήρωσης έργου 2. Σύνταξη και υποβολή Έκθεσης 3. Έκδοση και κοινοποίηση Απόφασης 4. Τακτοποίηση Φακέλου Έργου. 7.1. ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΈΡΓΟΥ Ως ολοκλήρωση ενός έργου νοείται η ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του συνόλου των υποέργων, ώστε το έργο να αποδίδει το αναμενόμενο λειτουργικό αποτέλεσμα. Η ολοκλήρωση τόσο του φυσικού όσο και του οικονομικού αντικειμένου διαπιστώνεται στο πλαίσιο της συγκεκριμένης, για κάθε υποέργο, κανονιστικής διαδικασίας υλοποίησης του. Κατά συνέπεια, ανάλογα με τη φύση του υποέργου και την προβλεπόμενη θεσμοθετημένη διαδικασία υλοποίησής του, καθορίζεται και η χρονική στιγμή ολοκλήρωσής του. Η ολοκλήρωση του φυσικού αντικειμένου κάθε υποέργου πραγματοποιείται τη χρονική στιγμή κατά την οποία διαπιστώνεται και πιστοποιείται από τον ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας με προκαθορισμένες και θεσμοθετημένες διοικητικές ενέργειες, ότι το φυσικό αντικείμενο του υποέργου ολοκληρώθηκε όπως προβλεπόταν στην αντίστοιχη σύμβαση ή άλλη νομική δέσμευση και όπως περιγράφεται στη σχετική απόφαση ένταξης στο ΕΠ. Η ολοκλήρωση του οικονομικού αντικειμένου κάθε υποέργου πραγματοποιείται τη χρονική στιγμή κατά την οποία έχει ήδη ολοκληρωθεί το προβλεπόμενο, σύμφωνα με τους όρους της απόφασης ένταξης (όπως αυτή ισχύει), φυσικό αντικείμενο και ο ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας έχει πιστοποιήσει και καταβάλει τις δαπάνες για την υλοποίησή του. Ειδικότερα όσον αφορά: τις δημόσιες συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών:
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 3 από 6 ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η οριστική ποιοτική και ποσοτική παραλαβή των ειδών ή υπηρεσιών που πιστοποιείται με την έκδοση της σχετικής απόφασης από την Επιτροπή Παραλαβής του έργου και ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου, η έκδοση από τον δικαιούχο του παραστατικού πληρωμής για τα αντίστοιχα είδη ή υπηρεσίες. την υλοποίηση έργων με ίδια μέσα ως πέρας ολοκλήρωσης του φυσικού αντικειμένου θεωρείται η παραλαβή του συνόλου των εργασιών που πιστοποιείται από το σχετικό μηχανισμό πιστοποίησης, και ως πέρας ολοκλήρωσης του οικονομικού αντικειμένου η τελευταία εξόφληση τιμολογίου, μισθοδοσίας κ.λπ. Με βάση τα ανωτέρω ο Υπεύθυνος Έργου είναι αρμόδιος για τη διαπίστωση του κατά πόσο πληρούνται οι παραπάνω συνθήκες για την ολοκλήρωση του έργου, σε συνεργασία με την Επιτροπή Παραλαβής/ άλλο μηχανισμό πιστοποίησης, καθώς και με τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας. 7.2. ΣΥΝΤΑΞΗ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΈΚΘΕΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΠΡΑΞΗΣ Αφού ο Υπεύθυνος Έργου επιβεβαιώσει την εκπλήρωση των προϋποθέσεων ολοκλήρωσης του έργου, προχωρά σε συνεργασία με τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων στη σύνταξη της Έκθεσης, σύμφωνα με το τυποποιημένο έντυπο -Ε-01: "Έκθεση ". Ταυτόχρονα θα πρέπει να συντάξει και το Τελικό Δελτίο Παρακολούθησης Προόδου και το Τελικό Δελτίο Δήλωσης Δαπανών (εάν εκκρεμεί). Η Έκθεση περιλαμβάνει τα παρακάτω μέρη: περιγραφή ολοκληρωμένου φυσικού αντικειμένου έργου και αποτελέσματα οικονομικό αντικείμενο έργου στοιχεία πιστοποίησης φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργου συμμόρφωση του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας σε συστάσεις ελέγχων/ επαληθεύσεων ελεγκτικών οργάνων Επίσης η Έκθεση συνοδεύεται από μια σειρά συνημμένων στοιχείων, τα οποία θα συλλέγονται με ευθύνη του Υπευθύνου Έργου. Με την ολοκλήρωση των οικονομικών στοιχείων της Έκθεσης από τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων, η Έκθεση υποβάλλεται προς έγκριση από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού και υπογραφή από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας και στη συνέχεια αποστέλλεται στη Διαχειριστική Αρχή. 7.3. ΈΚΔΟΣΗ ΚΑΙ ΚΟΙΝΟΠΟΙΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΗΣ ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗΣ ΠΡΑΞΗΣ Η Διαχειριστική Αρχή εξετάζει τα υποβληθέντα από τον ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας στοιχεία, καθώς και αυτά που τηρεί στο φάκελο έργου και στο ΟΠΣ, προκειμένου να επαληθεύσει:
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 4 από 6 τα παραδοτέα (φυσικό αντικείμενο) του έργου και την ικανοποίηση του λειτουργικού του αποτελέσματος τα στοιχεία του οικονομικού αντικειμένου, όπως αυτό έχει αποτυπωθεί στο ΟΠΣ, σε σχέση με τα τηρούμενα στοιχεία στη λογιστική μερίδα της πράξης τη συμμόρφωση του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας σε τυχόν συστάσεις προγενέστερων ελέγχων, που έχουν διενεργηθεί στο έργο από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα. Στην περίπτωση που ζητηθούν οποιαδήποτε συμπληρωματικά στοιχεία ή διευκρινήσεις από τη Διαχειριστική Αρχή, ο Υπεύθυνος Έργου είναι αρμόδιος για τη συγκέντρωση και υποβολή τους. Στην περίπτωση που κατά τη διοικητική επαλήθευση των στοιχείων από τη Διαχειριστική Αρχή διαπιστωθούν προβλήματα ή εάν με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία το φυσικό αντικείμενο του έργου που πραγματοποιήθηκε και το λειτουργικό αποτέλεσμα δεν είναι δυνατόν να επαληθευτούν διοικητικά, προγραμματίζει επιτόπια επαλήθευση. Ο Υπεύθυνος Έργου, μόλις ενημερωθεί για την πραγματοποίηση της επιτόπιας επαλήθευσης, λαμβάνει όλα τα απαραίτητα μέτρα για τη διευκόλυνση της επιτόπιας επαλήθευσης, τη διασφάλιση της ετοιμότητας των εμπλεκόμενων μονάδων και υπηρεσιών του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας και τη δυνατότητα πρόσβασης στο σύνολο των απαιτούμενων πληροφοριών και στοιχείων. Μετά το πέρας της διοικητικής ή/ και επιτόπιας επαλήθευσης, η Διαχειριστική Αρχή προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες για την έκδοση της Απόφασης, η οποία κοινοποιείται στον ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας, με συνημμένο το Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης, προκειμένου να καταχωρηθεί από τον Υπεύθυνο Έργου στο Φάκελο Έργου. 7.4. ΤΑΚΤΟΠΟΙΗΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ ΈΡΓΟΥ Ο Υπεύθυνος Έργου καταχωρεί την Απόφαση και το Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης στο Φάκελο Έργου, επιβεβαιώνει την πληρότητα του φακέλου, σύμφωνα με τις προδιαγραφές του Σχεδίου Διαχείρισης Έργου και διασφαλίζει τη φύλαξή του σε ασφαλές μέρος.
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 5 από 6 8. ΔΙΑΓΡΑΜΜΑ ΡΟΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Δ4-03: Πιστοποίηση φυσικού αντικειμένου Δ5-03: Τήρηση λογιστικού συστήματος σχεδίου Έναρξη διαδικασίας Υπεύθυνος Έργου Επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του έργου Έκθεση Ολοκλήρωσης (-Ε-01) Υπεύθυνος Έργου Μονάδα Παρακολούθησης Έργων Σύνταξη και υποβολή στη Διαχειριστική Αρχή της Έκθεσης Δελτίο Παρακολούθησης / Υποέργου (Δ4-06-Ε-01) Έκθεση Ολοκλήρωσης Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού Έγκριση Έκθεσης Δελτίο Δήλωσης Δαπανών (Δ4-06-Ε-02) Φάκελος Έργου "Τίτλος Έργου" Απόφαση Ολοκλήρωσης Νόμιμος Εκπρόσωπος ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Υπογραφή Έκθεσης Διαχειριστική Αρχή Έκδοση Απόφασης Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών & Διαχείρισης Συμβάσεων Έλεγχος οικονομικών στοιχείων της Έκθεσης Υπεύθυνος Έργου Τακτοποίηση του Φακέλου Έργου Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης Πληροφοριακό Σύστημα Εσωτερικής Παρακολούθησης Εργου Τέλος διαδικασίας
Έναρξη Ισχύος: 09/01/2009 Σελίδα 6 από 6 9. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Υπεύθυνος Έργου Επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου του Έργου Σύνταξη και υποβολή στη Διαχειριστική Αρχή της Έκθεσης Τακτοποίηση του Φακέλου Έργου Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Σύνταξη της Έκθεσης Έλεγχος των οικονομικών στοιχείων της Έκθεσης Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Πάτρας Έγκριση Έκθεσης Νόμιμος Εκπρόσωπος ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Πάτρας Υπογραφή Έκθεσης 10. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 Δ4-06-Ε-01 Δ4-06-Ε-02 Έκθεση (εξωτερικό έντυπο) Δελτίο Παρακολούθησης / Υποέργου (εξωτερικό έντυπο) Δελτίο Δήλωσης Δαπανών (εξωτερικό έντυπο) 11. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ (---------------------------------------------------------------------------------------------------------------) 12. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου <τίτλος έργου> Έκθεση Απόφαση Τεχνικό Δελτίο Εγκεκριμένης