Κεφάλαιο 2 ο Συστήματα Πληροφοριών στην επιχείρηση
Διδακτικοί στόχοι Να αναλυθούν οι ρόλοι των 6 τύπων των συστημάτων πληροφοριών Να περιγραφούν οι τύποι των πληροφοριακών συστημάτων Να αναλυθούν οι σχέσεις μεταξύ των επιχειρησιακών διαδικασιών
Διδακτικοί στόχοι Να εξηγηθεί πώς τα συστήματα και τα δίκτυα δημιουργούν νέες δυνατότητες Να αποτιμηθούν τα οφέλη και οι περιορισμοί των συστημάτων και δικτύων
Επιχειρηματικές προκλήσεις Εφαρμογές βαρύνουσας σημασίας Λειτουργική άποψη των συστημάτων Ενοποιημένες λειτουργίες και διαδικασίες
Επιχειρηματικές προκλήσεις 1. Ολοκλήρωση: Διαφορετικά συστήματα εξυπηρετούν μια ποικιλία λειτουργιών και συνδέουν με δυσκολία αλλά και υψηλό κόστος τα οργανωτικά επίπεδα 2. Διευρυνόμενο πεδίο του σκεπτικού της διοίκησης: Τεράστιες επενδύσεις σε συστήματα, το μακρύ χρονικό διάστημα ανάπτυξης πρέπει να καθοδηγηθεί από συνηθισμένους αντικειμενικούς στόχους
Τύποι των συστημάτων πληροφοριών Είδος συστήματος Ομάδες που εξυπηρετούνται Στρατηγικό επίπεδο Επιτελικά διοικητικά στελέχη (Senior managers) Διοικητικό επίπεδο Επίπεδο γνώσης Λειτουργικό επίπεδο Μεσαία διοικητικά στελέχη (Middle managers) Εξειδικευμένο προσωπικό (Knowledge & data workers) Λειτουργικά διοικητικά στελέχη (Operational managers) Πωλήσεις & Παραγωγή Χρηματο- Λογιστική Ανθρώπινοι μάρκετινγκ οικονομικά πόροι
Βασικοί τύποι των συστημάτων Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (ESS) Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) Συστήματα Γνώσης (KWS) Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου (OAS) Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS)
Τύποι Συστημάτων Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) Συστήματα πωλήσεων/ μάρκετινγκ Κύριες λειτουργίες των συστημάτων: Διεύθυνση πωλήσεων, έρευνα αγοράς, προώθηση, καθορισμός τιμών, νέα προϊόντα Κύρια συστήματα εφαρμογών: Σύστημα πληροφοριών παραγγελιών, σύστημα έρευνας αγοράς, σύστημα καθορισμού τιμών
Τύποι Συστημάτων Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) Συστήματα κατασκευής/ παραγωγής Κύριες λειτουργίες των συστημάτων: Προγραμματισμός, προμήθειες, αποστολές/ παραλαβές, μηχανολογία, εκμετάλλευση, μελέτες Κύρια συστήματα εφαρμογών: Συστήματα προγραμματισμού υλικών πόρων, συστήματα ελέγχου παραγγελιών, συστήματα τεχνικών μελετών, συστήματα ελέγχου ποιότητας
Τύποι Συστημάτων Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) Συστήματα χρηματοοικονομικού/ λογιστηρίου Κύριες λειτουργίες των συστημάτων: Κατάρτιση προϋπολογισμών, γενικό καθολικό, τιμολόγηση, λογιστική κόστους Κύρια συστήματα εφαρμογών: Γενικό καθολικό, λογαριασμοί χρεωστών - πιστωτών, προϋπολογισμοί, συστήματα διαχείρισης κεφαλαίων
Τύποι Συστημάτων Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) Συστήματα ανθρώπινων πόρων Κύριες λειτουργίες των συστημάτων: Αρχεία προσωπικού, παροχές, αποζημιώσεις, εργασιακές σχέσεις, εκπαίδευση Κύρια συστήματα εφαρμογών: Μισθοδοσία, τήρηση αρχείων προσωπικού, συστήματα παροχών, συστήματα προγραμματισμού σταδιοδρομίας, συστήματα εκπαίδευσης προσωπικού
Τύποι Συστημάτων Επεξεργασίας Συναλλαγών (TPS) Άλλοι τύποι (π.χ. σε πανεπιστήμια) Κύριες λειτουργίες των συστημάτων: Άδειες εισόδου, αρχεία βαθμολογίας, αρχεία σπουδών, αρχεία αποφοίτων Κύρια συστήματα εφαρμογών: Σύστημα εγγραφής, σύστημα ελέγχου διδασκόμενης ύλης σπουδαστή, σύστημα δωρητών αποφοίτων
Συστήματα Γνώσης (KWS) Γνωστικό επίπεδο Είσοδος (inputs): Σχεδιασμός προδιαγραφών Επεξεργασία (processing): Μοντελοποίηση Έξοδος (outputs): Σχέδια, γραφικά Χρήστες: Εξειδικευμένο προσωπικό Παράδειγμα: Σταθμός εργασίας μηχανολογίας
Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου (OAS) Γραφείο δίχως χαρτιά ( paperless office) Επανασχεδιασμός της ροής εργασίας Ενοποιημένο λογισμικό Εργονομικός σχεδιασμός Φωτεινός, χαρούμενοςεργασιακόςχώρος Παράδειγμα: Γραφικά παρουσίασης
Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) Διοικητικό επίπεδο Είσοδος (inputs): Μεγάλος όγκος δεδομένων Επεξεργασία (processing): Απλά μοντέλα Εκροές (outputs): Συγκεντρωτικές αναφορές Χρήστες: Μεσαία διοικητικά στελέχη Παράδειγμα: Ετήσια κατάρτιση προϋπολογισμών
Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) Δομημένες και ημι-δομημένες αποφάσεις Προσανατολισμένα σε αναφορές ελέγχου Ιστορικά και τρέχοντα δεδομένα Προσανατολισμός σχεδόν αποκλειστικά σε εσωτερικά γεγονότα Μεγάλη σε διάρκεια διαδικασία σχεδιασμού
Δεδομένα Συστημάτων Επεξεργασίας Συναλλαγών για εφαρμογές Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης Συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) Πληροφοριακό σύστημα διοίκησης (MIS) Σύστημα διεκπεραίωσης παραγγελιών Αρχείο παραγγελιών Σύστημα προγραμματισμού Προγραμματισμού υλικών/πόρων Υλικών Πρωτεύον αρχείο παραγωγής Αρχεία λογιστηρίου Σύστημα Λογιστηρίου Δεδομένα πωλήσεων Δεδομένα κοστολόγησης προϊόντων Δεδομένα αλλαγής προϊόντων Δεδομένα δαπανών Αρχεία Π.Σ.Δ. ΠΣΔ Αναφορές
Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS) Διοικητικό επίπεδο Είσοδος (inputs): Μικρός όγκος δεδομένων Επεξεργασία (processing): Διαλογική Έξοδος (outputs): Ανάλυση αποφάσεων Χρήστες: Μεσαία διοικητικά στελέχη Παράδειγμα: Ανάλυση συμπίεση κόστους
Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS) Ευέλικτα, προσαρμόσιμα, γρήγορα Ο χρήστης έχει τον πλήρη έλεγχο της εισόδου και της εξόδου Όχι επαγγελματικός προγραμματισμός Υποστήριξη λήψης αποφάσεων Εξελιγμένα αναλυτικά μοντέλα ή εργαλεία ανάλυσης δεδομένων
Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (ESS) Στρατηγικό επίπεδο Είσοδος (inputs): Δέχονται δεδομένα από εξωτερικά γεγονότα αλλά και συνοπτικές πληροφορίες από εσωτερικά MIS και DSS Επεξεργασία (processing): Διαλογική Έξοδος (outputs): Προβολές μέσω συγκεντρωτικών αναφορών και γραφημάτων Χρήστες: Επιτελικά διοικητικά στελέχη Παράδειγμα: 5ετές λειτουργικό πρόγραμμα
Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (ESS) Μάνατζμεντ υψηλού επιπέδου Σχεδιασμένα για το άτομο Συγκεντρώνει δεδομένα από όλα τα οργανωτικά επίπεδα Ακριβή συντήρηση και υποστήριξη
Οι σχέσεις μεταξύ των συστημάτων ESS ESS MIS DSS KWS OAS TPS
Συστήματα από λειτουργική άποψη Συστήματα πωλήσεων και μάρκετινγκ Συστήματα κατασκευής και παραγωγής Συστήματα χρηματοοικονομικής διαχείρισης και λογιστηρίου Συστήματα ανθρώπινων πόρων
Πληροφοριακό σύστημα πωλήσεων και μάρκετινγκ Σύστημα Περιγραφή Οργανωτικό επίπεδο Επεξεργασία παραγγελιών Ανάλυσης αγοράς Ανάλυσης τιμολόγησης Πρόβλεψη τάσεων πωλήσεων Εισαγωγή, επεξεργασία και παρακολούθηση παραγγελιών Προσδιορισμός πελατών και αγορών Καθορισμός τιμών Προετοιμασία προβλέψεων πωλήσεων 5ετίας Λειτουργικό Γνωστικό Διοικητικό Στρατηγικό
Πληροφοριακό σύστημα κατασκευής / παραγωγής Σύστημα Περιγραφή Οργανωτικό επίπεδο Έλεγχος μηχανών Σχεδίαση με τη βοήθεια Η/Υ Προγραμματισμός παραγωγής Τοποθεσία εγκαταστάσεων Έλεγχος λειτουργίας μηχανών και εξοπλισμού Σχεδιασμός νέων προϊόντων Απόφαση για το πότε και πόσα προϊόντα θα παραχθούν Απόφαση για τους τόπους τοποθέτησης νέων εγκαταστάσεων Λειτουργικό Γνωστικό Διοικητικό Στρατηγικό
Πληροφοριακό σύστημα χρηματοοικονομικού & λογιστηρίου Σύστημα Περιγραφή Οργανωτικό επίπεδο Λογαριασμοί χρεωστών Ανάλυση χαρτοφυλακίου Κατάρτιση προϋπολογισμών Προγραμματισμός κερδών Παρακολούθηση των χρημάτων που οφείλονται στην εταιρεία Σχεδιασμός του χαρτοφυλακίου επενδύσεων της επιχείρησης Ετοιμασία βραχυπρόθεσμων προϋπολογισμών Προϋπολογισμός μακροπρόθεσμης κερδοφορίας Λειτουργικό Γνωστικό Διοικητικό Στρατηγικό
Πληροφοριακό σύστημα ανθρώπινων πόρων Σύστημα Περιγραφή Οργανωτικό επίπεδο Εκπαίδευση και ανάπτυξη Παρακολούθηση εκπαίδευσης, δεξιοτήτων και αξιολογήσεων απόδοσης προσωπικού Λειτουργικό Σταδιοδρομίες Σχέδια σταδιοδρομιών προσωπικού Γνωστικό Ανάλυση αμοιβών Προγραμματισμός ανθρώπινων πόρων Παρακολούθηση του εύρους και της κατανομής μισθών, ημερομισθίων και πρόσθετων παροχών του προσωπικού Προγραμματισμός των μακροπρόθεσμων αναγκών σε προσωπικό του οργανισμού Διοικητικό Στρατηγικό
Παραδείγματα επιχειρηματικών λειτουργιών Κατασκευή και παραγωγή: Πραγματική παραγωγή των προϊόντων, έλεγχος ποιότητας, προγραμματισμός παραγωγής Πωλήσεις και μάρκετινγκ: Προσδιορισμός των πελατών-στόχων με σκοπό την ανάπτυξη προϊόντων και υπηρεσιών που να ικανοποιούν τις ανάγκες τους, διαφήμιση, προώθηση και πώληση
Παραδείγματα επιχειρηματικών λειτουργιών Χρηματοοικονομική διαχείριση & λογιστική: Πληρωμή πιστωτών, σύνταξη χρηματοοικονομικών καταστάσεων, διαχείριση ταμειακών διαθεσίμων Ανθρώπινοι πόροι: Πρόσληψη εργαζομένων, έλεγχος απόδοσης, δημιουργία μοντέλων για σταδιοδρομίες
Διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού Πελάτες Διαδικασία παραγγελίας Προγραμματισμός και πρόβλεψη Προμηθευτές Λογιστική INTRANET Προμήθειες Παραγωγή Υπηρεσίες logistics Φόρτωση Αποθήκη Διανομείς
Πώς τα πληροφοριακά συστήματα διευκολύνουν τη διαχείριση της αλυσίδας εφοδιασμού Αποφασίζουν πότε, τι να παράγουν, αποθηκεύσουν, μετακινήσουν Μεταβιβάζουν ταχεία τις παραγγελίες Καταγράφουν την κατάσταση των παραγγελιών Ελέγχουν την διαθεσιμότητα της αποθήκης, επισκοπούν τα επίπεδα Παρακολουθούν τις φορτώσεις αγαθών Προγραμματίζουν την παραγωγή βάση της πραγματικής ζήτησης Εφαρμόζουν ταχεία τις αλλαγές σχεδιασμού των προϊόντων Παρέχουν τις προδιαγραφές των προϊόντων Μοιράζονται πληροφορίες για ελαττωματικά προϊόντα, επιστροφές
Παραδοσιακή άποψη των συστημάτων Εντός της επιχείρησης: Υπάρχουν λειτουργίες, έχοντας η καθεμία την χρησιμότητά της από τα συστήματα Έξω από τα όρια του οργανισμού: Υπάρχουν προμηθευτές και πελάτες Οι λειτουργίες τείνουν να λειτουργούν χωριστά
Σύστημα της επιχείρησης Παραγωγή Λογιστήριο Προμηθευτές Επιχειρηματικές διεργασίες Επιχειρηματικές διεργασίες ολόκληρης της επιχείρησης Πελάτες Ανθρώπινοι πόροι Χρηματοοικονομικά Πωλήσεις και μάρκετινγκ
Οφέλη από τα επιχειρησιακά συστήματα Δομή και οργάνωση του οργανισμού: Μία οργάνωση Μάνατζμεντ: Επιχειρηματικές διεργασίες ολόκληρης της επιχείρησης βασισμένες στη γνώση Τεχνολογία: Ενοποιημένη πλατφόρμα Επιχείρηση: Πιο αποδοτικές λειτουργίες και προσανατολισμένες στον πελάτη επιχειρηματικές διαδικασίες
Προκλήσεις των επιχειρησιακών συστημάτων Αποθαρρυντική υλοποίηση Υψηλά κόστη και μελλοντικά οφέλη Ακαμψία Δύσκολο να αποτιμηθεί η στρατηγική αξία
Κλαδικά δίκτυα Συνδέουν τα επιχειρησιακά συστήματα εταιρειών ενός ολόκληρου κλάδου σε ένα ενιαίο σύστημα του κλάδου Οριζόντια: Συνδέουν επιχειρήσεις του ίδιου κλάδου, ακόμη και ανταγωνιστικών Κατακόρυφα: Συνδέουν μια επιχείρηση με προμηθευτές του ίδιου κλάδου