Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 1 από 6 1. ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της διαδικασίας αυτής είναι η διασφάλιση των ενεργειών που απαιτούνται μετά την κατακύρωση έως και την υπογραφή σύμβασης με τον επιλεγέντα ανάδοχο. 2. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Εφαρμόζεται για όλα τα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, για τα οποία ακολουθείται η διαδικασία υλοποίησης μέσω σύναψης σύμβασης με εξωτερικό ανάδοχο. 3. ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ Δ3-02: Αξιολόγηση προσφορών Δ3-03: Χειρισμός ενστάσεων / προσφυγών Δ4-01: Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου Δ0-02: Παροχή νομικής υποστήριξης Προηγείται και τροφοδοτεί τη. Προηγείται της. Έπεται και τροφοδοτείται από τη. Υποστηρίζει τη. 4. ΔΕΔΟΜΕΝΑ Τεύχη Διαγωνισμού Σχέδιο Σύμβασης Αξιολογηθείσα προσφορά επιλεγέντα αναδόχου Απόφαση κατακύρωσης 5. ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ Υπογραφείσα σύμβαση μεταξύ ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας και επιλεγέντα αναδόχου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου 6. ΣΧΕΤΙΚΑ ΚΕΙΜΕΝΑ Κανονισμός (ΕΚ) 1083/2006 «Διατάξεις για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1260/1999», άρθρο 60 (α) Κανονισμός (ΕΚ) 1828/2006 «Θέσπιση κανόνων σχετικά με την εφαρμογή του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 του Συμβουλίου περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο και το Ταμείο Συνοχής και του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1080/2006 του Ευρωπαϊκού
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 2 από 6 Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης», άρθρο 15, (δ). Κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 1303/2013 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 17ης Δεκεμβρίου 2013, περί καθορισμού κοινών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής, το Ευρωπαϊκό Γεωργικό Ταμείο Αγροτικής Ανάπτυξης και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και περί καθορισμού γενικών διατάξεων για το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης, το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο, το Ταμείο Συνοχής και το Ευρωπαϊκό Ταμείο Θάλασσας και Αλιείας και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1083/2006 Νόμος 3614/2007 «Διαχείριση, έλεγχος και εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2007-2013», άρθρο 3 παρ.2 σημείο (ιδ), άρθρο 21 παρ.2 & 5 και άρθρο 25 παρ.1 και 2. Ν. 4314/2014 σχετικά με την διαχείριση, τον έλεγχο και την εφαρμογή αναπτυξιακών παρεμβάσεων για την προγραμματική περίοδο 2014-2020 και λοιπές διατάξεις. Απόφαση Συστήματος Διαχείρισης του Υπουργού Οικονομίας και Οικονομικών (14053/ΕΥΣ 1749/27-3-2008) Απόφαση 81986/ΕΥΘΥ712 σχετικά με τους εθνικού κανόνες επιλεξιμότητας δαπανών για τα προγράμματα του ΕΣΠΑ 2014-2020 Οδηγός Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Εγχειρίδιο Διαδικασιών Διαχείρισης και Ελέγχου Συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων Οδηγία 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημόσιων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών ΠΔ 60/2007 «Προσαρμογή της Ελληνικής Νομοθεσίας στις διατάξεις της Οδηγίας 2004/18/ΕΚ περί συντονισμού των διαδικασιών σύναψης δημοσίων συμβάσεων έργων, προμηθειών και υπηρεσιών, όπως τροποποιήθηκε με την Οδηγία 2005/51/ΕΚ της Επιτροπής και την Οδηγία 2005/75/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Νοεμβρίου 2005» ΠΔ 118/2007 «Κανονισμός Προμηθειών Δημοσίου (Κ.Π.Δ.)» Ν. 2286/1995 «Προμήθειες Δημόσιου Τομέα και Ρυθμίσεις συναφών θεμάτων» Ν. 2522/1997 Δικαστική προστασία κατά το στάδιο που προηγείται της σύναψης συμβάσεως δημόσιων έργων, κρατικών προμηθειών και υπηρεσιών σύμφωνα με την οδηγία 89/665 Ε.Ο.Κ. Ν. 1268/1982 «Δομή και λειτουργία των Ανώτατων Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων» ΠΔ 160/2008 (ΦΕΚ Α 220/3.11.2008) «Πρότυπος Γενικός Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας των Α.Ε.Ι.» Ν. 2771/1999 (ΦΕΚ 280 Α ) «Περί Ειδικών Λογαριασμών και άλλες διατάξεις» Ν. 3027/2002 (ΦΕΚ 152 Α ) «Ρύθμιση θεμάτων οργανισμού Σχολικών Κτιρίων, ανώτατης εκπαίδευσης και άλλες διατάξεις» ΠΔ 432/05.05.1981 «Περί συστάσεων Ειδικών Λογαριασμών αξιοποιήσεως κονδυλίων για την εκτέλεση ερευνητικών έργων στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα της Χώρας»
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 3 από 6 ΚΥΑ /679/22.08.1996 (ΦΕΚ 826 Τ.Β ) «Τροποποίηση και αντικατάσταση της απόφασης με αριθμό Β1/819 Σύσταση Ειδικών Λογαριασμών για τη χρηματοδότηση Ερευνητικών Έργων και σχετικών Υπηρεσιών ή δραστηριοτήτων που εκτελούνται στα Ανώτατα Εκπαιδευτικά Ιδρύματα ή Τεχνολογικά Ιδρύματα της χώρας» (άρθρο 9 «Οδηγός Χρηματοδότησης») όπως ισχύει. Ν. 2916/2001 «Διάρθρωση της ανώτατης εκπαίδευσης και ρύθμιση θεμάτων του τεχνολογικού τομέα αυτής» Ν. 4009/2011 Δομή, λειτουργία, διασφάλιση της ποιότητας των σπουδών και διεθνοποίηση των ανωτάτων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπως ισχύει σήμερα. Οδηγός Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, 2015, Πάτρα Ν. 3861/2010 «Πρόγραμμα Διαύγεια» Ν. 4013/2011 «Σύσταση ενιαίας Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Συμβάσεων και Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων..» Ν 4281/2014 Μέτρα στήριξης και ανάπτυξης της ελληνικής οικονομίας, οργανωτικά θέματα Υπουργείου Οικονομικών και άλλες διατάξεις Ν. 4155/2013 «Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων και άλλες διατάξεις» 7. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΒΗΜΑΤΩΝ Η διαδικασία υπογραφής σύμβασης και ολοκλήρωσης διαγωνισμού περιλαμβάνει τα εξής βήματα: 1. Υποβολή σχεδίου σύμβασης για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή (ή και το Ελεγκτικό Συνέδριο) 2. Υπογραφή της σύμβασης - Ολοκλήρωση του διαγωνισμού 3. Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου - Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή. 7.1. ΥΠΟΒΟΛΗ ΣΧΕΔΙΟΥ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΓΙΑ ΔΙΑΤΥΠΩΣΗ ΓΝΩΜΗΣ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ (Ή ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ) Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας αξιολόγησης και την επιλογή του αναδόχου για τη σύναψη σύμβασης ανάθεσης του έργου, τη Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων, σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Έργου, συμπληρώνουν το σχέδιο της σύμβασης που περιλαμβάνεται στην προκήρυξη λαμβάνοντας υπόψη την υποβληθείσα και αξιολογηθείσα προσφορά του αναδόχου. Εφ όσον κριθεί σκόπιμο, ζητείται υποστήριξη, από το Νομικό Σύμβουλο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. Στη συνέχεια η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων, καταρτίζει φάκελο με το συμπληρωμένο σχέδιο της σύμβασης, καθώς και τα απαιτούμενα έγγραφα για την εξέταση της νομιμότητας της διαδικασίας ανάθεσης, τον οποίο υποβάλλει στη Διαχειριστική Αρχή για διατύπωση γνώμης.
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 4 από 6 Επίσης, το σχέδιο της σύμβασης, μαζί με το φάκελο του διαγωνισμού, εφ όσον εμπίπτει στα προβλεπόμενα από τη νομοθεσία όρια, υποβάλλεται για έλεγχο στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Μετά την εξέταση της διαδικασίας ανάθεσης του έργου από τη Διαχειριστική Αρχή, με βάση τα στοιχεία του φακέλου, το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο παραγωγής του έργου και τους εθνικούς κανόνες επιλεξιμότητας, με σχετικό έγγραφό της (προέγκριση σχεδίου σύμβασης), διατυπώνει σύμφωνη γνώμη ή σύμφωνη γνώμη υπό προϋποθέσεις, τις οποίες οφείλει να εφαρμόσει το ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας ή αρνητική γνώμη. Στη συνέχεια ενημερώνεται η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, προκειμένου αυτή να προχωρήσει στις περαιτέρω, κατά περίπτωση, ενέργειες (συμπλήρωση, διόρθωση, επαναϋποβολή κλπ.). 7.2. ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ - ΟΛΟΚΛΗΡΩΣΗ ΤΟΥ ΔΙΑΓΩΝΙΣΜΟΥ Ο ανάδοχος, στον οποίο κατακυρώθηκε το έργο, καλείται από τη Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, όπως προσέλθει εντός συγκεκριμένης προθεσμίας για την υπογραφή της σύμβασης, προσκομίζοντας και την προβλεπόμενη από το τεύχος της προκήρυξης Εγγυητική Επιστολή καλής εκτέλεσης της σύμβασης. Μετά από τις απαιτούμενες κατά περίπτωση ενέργειες, υπογράφεται η σύμβαση προμηθειών/ υπηρεσιών μεταξύ αναδόχου, νομίμου εκπροσώπου του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας και Υπεύθυνου Έργου και ενημερώνονται σχετικά από τη Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων όλες οι εμπλεκόμενες Μονάδα της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας. Επίσης, όπου είναι αναγκαίο βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας, η Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων αποστέλλει στην Ε.Ε., προς δημοσίευση στην Επίσημη Εφημερίδα των Ε.Κ., τα αποτελέσματα του διαγωνισμού, εντός σαράντα οκτώ (48) ημερών από την υπογραφή της σύμβασης. 7.3. ΟΡΙΣΜΟΣ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ - ΣΥΝΤΑΞΗ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΔΕΛΤΙΟΥ ΥΠΟΕΡΓΟΥ ΚΑΙ ΥΠΟΒΟΛΗ ΤΟΥ ΣΤΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΑΡΧΗ Ο Υπεύθυνος Έργου εισηγείται προς την Επιτροπή Ερευνών τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου, ο οποίος μπορεί και να ταυτίζεται με τον Υπεύθυνο Έργου. Ο Υπεύθυνος Υποέργου, με την υποστήριξη του Υπεύθυνου Έργου, προβαίνει στη σύνταξη του σχετικού, με την υπογραφείσα σύμβαση, Τεχνικού Δελτίου Υποέργου. Το Τεχνικό Δελτίο Υποέργου αφού ελεγχθεί από τη Μονάδα Παρακολούθησης Έργων (καθώς και αντίγραφο της σύμβασης) υποβάλλεται, από τον Υπεύθυνο Έργου σε ηλεκτρονική μορφή και μέσω της Μονάδας Πρωτοκόλλου και Γραμματειακής Υποστήριξης σε έντυπη μορφή στη Διαχειριστική Αρχή. Τα στοιχεία αυτά (Τεχνικό Δελτίο Υποέργου και αντίγραφο της σύμβασης) αποτελούν εισροές στη Διαδικασία Δ4-01 «Κατάστρωση Σχεδίου Διαχείρισης Έργου».
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 5 από 6 8. ΑΡΜΟΔΙΟΙ ΕΜΠΛΕΚΟΜΕΝΟΙ Μονάδα Διενέργειας Διαγωνισμών και Διαχείρισης Συμβάσεων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Συμπλήρωση του σχεδίου σύμβασης με τον ανάδοχο του έργου Προετοιμασία φακέλου διαδικασίας ανάθεσης και υποβολή του για διατύπωση γνώμης από τη Διαχειριστική Αρχή ή το Ελεγκτικό Συνέδριο Προώθηση σύμβασης προς υπογραφή από το νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας, τον Υπεύθυνο Έργου και τον ανάδοχο του έργου Διαβίβαση υπογραφείσας σύμβασης στις εμπλεκόμενες Μονάδες της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Αποστολή των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού στην Ε.Ε., εφ όσον απαιτείται από το σχετικό θεσμικό πλαίσιο Μονάδα Παρακολούθησης Έργων της Γραμματείας του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Έλεγχος Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Έντυπη υποβολή του Τεχνικού Δελτίου Υποέργου στη Διαχειριστική Αρχή (μέσω της Μονάδας Πρωτοκόλλου) Υπεύθυνος Έργου Συμπλήρωση του σχεδίου σύμβασης με τον ανάδοχο του έργου Εισήγηση για τον ορισμό Υπεύθυνου Υποέργου Υποστήριξη του Υπεύθυνου Υποέργου στη σύνταξη του Τεχνικού Δελτίου Υποέργου και ηλεκτρονική υποβολή του στη Διαχειριστική Αρχή Υπογραφή της σύμβασης Υπεύθυνος Υποέργου Σύνταξη Τεχνικού Δελτίου Υποέργου Νομικός Σύμβουλος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Παροχή νομικής υποστήριξης στη συμπλήρωση του σχεδίου σύμβασης (εφόσον κριθεί σκόπιμο) Επιτροπή Ερευνών Ορισμός Υπεύθυνου Υποέργου Νόμιμος Εκπρόσωπος του ΕΛΚΕ του ΤΕΙ Δυτικής Ελλάδας Υπογραφή της σύμβασης
Έναρξη Ισχύος: Σελίδα 6 από 6 9. ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΟΥΜΕΝΑ ΈΝΤΥΠΑ -Ε-01 Τεχνικό Δελτίο Υποέργου (ΤΔΥ) (εξωτερικό έντυπο) 10. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ /--------------------------------------------------------------------------------------------------------------/ 11. ΑΡΧΕΙΑ ΦΑΚΕΛΟΣ ΈΡΓΟΥ Φάκελος έργου <τίτλος έργου> Φάκελος προέγκρισης σχεδίου σύμβασης από τη Διαχειριστική Αρχή Υπογραφείσα σύμβαση Εγγυητική Επιστολή καλής εκτέλεσης του έργου Απόφαση ορισμού Υπευθύνου Υποέργου Τεχνικό Δελτίο Υποέργου Αποδεικτικά στοιχεία δημοσιοποίησης αποτελεσμάτων διαγωνισμού Αλληλογραφία με ανάδοχο του έργου