ιαχείριση Ειδών Εγγυοδοσίας*

Transcript

1 ιαχείριση Ειδών Εγγυοδοσίας* *Ισχύει εάν η εφαρµογή υποστηρίζει τη «ιαχείριση Ειδών Εγγυοδοσίας» Έχοντας προµηθευτεί τη συγκεκριµένη διαχείριση µπορείτε να καταχωρείτε στο αρχείο των ειδών τα Είδη Εγγυοδοσίας που επιθυµείτε να χρησιµοποιείτε. Εάν το είδος αποτελεί είδος - περιεχόµενο και επιθυµείτε ταυτόχρονα µε την κίνηση του στα παραστατικά να κινούνται και τα είδη εγγυοδοσίας αυτού µε ποσότητες που υπολογίζονται αυτόµατα, δηλώνετε τα είδη αυτά καθώς και την αντιστοιχία µεταξύ των ποσοτήτων. Ανάλογα µε την αντιστοιχία που δηλώνετε και την ποσότητα µε την οποία κινείται το είδος - περιεχόµενο, υπολογίζεται αυτόµατα στο παραστατικό η ποσότητα κίνησης των ειδών εγγυοδοσίας. Παράδειγµα είδους εγγυοδοσίας, αποτελεί το κιβώτιο το οποίο περιέχει φιάλες αναψυκτικών ή ποτών καθώς και η ίδια η φιάλη, τα οποία πωλούνται ή αγοράζονται σε συνδυασµό µε το περιεχόµενο της φιάλης (που αποτελεί και το είδος - περιεχόµενο των ειδών εγγυοδοσίας). Στο αρχείο των ειδών ορίζετε τα είδη που αποτελούν εγγυοδοσία επιλέγοντας το κατάλληλο χαρακτηριστικό «Είναι είδος Εγγυοδοσίας». Πρέπει να γνωρίζετε ότι, κατά την καταχώρηση των ειδών εγγυοδοσίας πρέπει να επιλέξετε διαφορετικούς από τους προτεινόµενους λογαριασµούς εσόδων εξόδων για πωλήσεις & αγορές που δεν θα επιβαρύνονται µε Φ.Π.Α. Για να είναι δυνατή η αυτόµατη ενηµέρωση παραστατικών µε είδη εγγυοδοσίας είναι απαραίτητη η µεταξύ τους σύνδεση καθώς και ο ορισµός της αντιστοιχίας µεταξύ των ποσοτήτων αυτών. Αυτό επιτυγχάνεται µε τον καθορισµό των ειδών εγγυοδοσίας στον κατάλληλο πίνακα του είδους «περιεχόµενο». H «Ποσότητα Περιεχοµένου», αποτελεί την ποσότητα του είδους στο οποίο συνδέεται το είδος εγγυοδοσίας και δηλώνει σε πόσες µονάδες του είδους - περιεχόµενο υπολογίζεται αυτόµατα η ποσότητα που αναφέρεται στο είδος εγγυοδοσίας. Προκειµένου να γίνεται σωστά ο υπολογισµός θα πρέπει η αναλογία που έχει οριστεί, να αφορά τη µικρότερη υποδιαίρεση µεταξύ των ποσοτήτων. Για παράδειγµα, εάν η αντιστοιχία είναι 2 / 24 αυτό θα σηµαίνει ότι για κάθε 2 µονάδες του είδους - περιεχόµενο θα υπολογίζονται 24 µονάδες του είδους εγγυοδοσίας. Εάν όµως η ποσότητα κίνησης του είδους - περιεχόµενο είναι 1 τότε δεν θα υπολογιστεί καθόλου ποσότητα από το είδος εγγυοδοσίας. Αυτό µπορεί να επιτευχθεί µόνο εάν η αντιστοιχία οριστεί σε 1 / 12. Η «Ποσότητα Αναφοράς», δηλώνει σε ποια από τις δύο µονάδες µέτρησης του είδους - περιεχόµενο (A ή Β) είναι εκφρασµένη η ποσότητα περιεχοµένου. Η ποσότητα του είδους εγγυοδοσίας αναφέρεται πάντα στη µονάδα µέτρησης Α.

2 ηλώνετε για παράδειγµα ως ποσότητα αναφοράς τη µονάδα µέτρησης Β στην εξής περίπτωση : Έστω ότι το είδος έχει µονάδα µέτρησης Α το κιβώτιο και Β το τεµάχιο, ενώ το είδος µπορεί να κινηθεί είτε σε κιβώτιο (δηλαδή όλα τα τεµάχια που περιλαµβάνονται σε αυτό), είτε µόνο µερικά τεµάχια από το κιβώτιο. Στην δεύτερη περίπτωση η ανάγκη να υπολογιστεί και η εγγυοδοσία για τα τεµάχια αυτά (π.χ. φιάλες). Το παραπάνω µπορεί να επιτευχθεί µόνο εάν η αντιστοιχία των ποσοτήτων πραγµατοποιηθεί στη Β µονάδα µέτρησης του είδους (δηλ. στο τεµάχιο). Η Ποσότητα Είδους Εγγυοδοσίας, αποτελεί την ποσότητα που αντιστοιχεί στην ποσότητα περιεχοµένου και κατά την τιµολόγηση υπολογίζεται µόνο εάν η ποσότητα του είδους περιεχοµένου είναι ίση ή πολλαπλάσια µε την ποσότητα περιεχοµένου που έχει οριστεί στον πίνακα αντιστοιχιών ποσοτήτων. Η εφαρµογή προτείνει για όλους τους τύπους παραστατικών την αυτόµατη ενηµέρωση. Εάν σε κάποιον τύπο δεν επιθυµείτε να προτείνεται αρκεί να µην επιλέξτε το κριτήριο «Αυτόµατη Εισαγωγή Ειδών Εγγυοδοσίας» στα στοιχεία των τύπων ή των παραστατικών. Πρέπει να γνωρίζετε ότι σας δίνεται η δυνατότητα να µεταβάλλετε το παραπάνω κριτήριο, κατά τη διαδικασία της τιµολόγησης επιλέγοντας µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού στη φόρµα των παραστατικών. Σηµειώστε ότι, η αυτόµατη ενηµέρωση προτείνεται µόνο εάν αυτό έχει ταυτόχρονα επιλεγεί και στα στοιχεία του πελάτη που κινείται στο παραστατικό. Σύµφωνα µε την αυτόµατη ενηµέρωση κατά την επιλογή είδους (περιεχοµένου) στις γραµµές του παραστατικού, καταχωρούνται αυτόµατα τα είδη εγγυοδοσίας χωρίς να τα βλέπετε και δίχως να µπορείτε να τα µεταβάλετε. Κατά την καταχώρηση του παραστατικού µε αυτόµατη ενηµέρωση εµφανίζεται σχετικό µήνυµα για την ενηµέρωση του παραστατικού µε τα είδη εγγυοδοσίας. 1

3 Είδη Εγγυοδοσίας Προκειµένου να εµφανίζονται και να µπορείτε να µεταβάλλετε τα είδη εγγυοδοσίας στις γραµµές του παραστατικού αρκεί να ενεργοποιήσετε την επιλογή «Ενηµέρωση Ειδών Εγγυοδοσίας», είτε πραγµατοποιείτε αυτόµατη ενηµέρωση είτε όχι. Στην περίπτωση αυτή το παραπάνω µήνυµα δεν εµφανίζεται κατά την καταχώρηση του παραστατικού παρά µόνο εάν πραγµατοποιείτε µεταβολές στις ποσότητες. Εάν δεν θέλετε να υπολογιστούν εξ αρχής τα είδη και να µεταβάλετε τις ποσότητες που έχετε εισάγει τότε θα πρέπει να πατήσετε «Ακύρωση» στο µήνυµα και να ορίσετε «Όχι» στην Αυτόµατη Ενηµέρωση, πατώντας µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού. Οποιαδήποτε στιγµή επιθυµείτε µπορείτε να διαγράψετε την εγγυοδοσία από τις γραµµές του παραστατικού, πατώντας µε το δεξί πλήκτρο του ποντικιού και ενεργοποιώντας την επιλογή «ιαγραφή Ειδών Εγγυοδοσίας». Σηµειώστε ότι, αν ενεργοποιήσετε τη διαγραφή και υπάρχουν είδη εγγυοδοσίας που έχουν εισαχθεί από το χρήστη (όχι αυτόµατα), εµφανίζεται µήνυµα που σας ρωτάει εάν επιθυµείτε να διαγραφούν και τα είδη αυτά. Πρέπει να γνωρίζετε ότι κάτω από τις άξιες του παραστατικού εµφανίζετε η επιλογή «Επιστροφές ειδών εγγυοδοσίας» που είναι διαθέσιµη µόνο σε ήδη καταχωρηµένα παραστατικά. Η επιλογή αυτή σας δίνει τη δυνατότητα να συνδέσετε το παραστατικό που εκδώσατε µε πιστωτικό παραστατικό 2

4 επιστροφών εγγυοδοσίας. Έχει έννοια να δηλώσετε την επιλογή αυτή στη περίπτωση που κατά την πώληση των ειδών του παραστατικού επιστρέφονται από τον πελάτη κάποια είδη εγγυοδοσίας. ηµιουργείται εποµένως πιστωτικό παραστατικό για να ενηµερώσετε την αποθήκη µε τα είδη εγγυοδοσίας που σας επιστρέφονται και να ενηµερωθείτε για το πως τελικά διαµορφώνεται το πληρωτέο ποσό του παραστατικού, ελέγχοντας παράλληλα την ορθότητα των χρηµάτων που εισπράχθηκαν από τη συγκεκριµένη πώληση. Παράδειγµα Αυτόµατης Ενηµέρωσης Παραστατικών µε Είδη Εγγυοδοσίας Στην περίπτωση που επιθυµείτε να εκδώσετε παραστατικό στο οποίο θα κινήσετε είδος εγγυοδοσίας µε αυτόµατη ενηµέρωση, θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήµατα : 1. Ορίζετε ως Είδη εγγυοδοσίας τα παρακάτω : ΦΙΑΛΗ 330ml µε µονάδα µέτρησης Α: τεµάχιο & ΚΙΒΩΤΙΟ 24 ΤΕΜΑΧΙΩΝ µε µονάδα µέτρησης Α: τεµάχιο] 2. ηµιουργείτε είδος - περιεχόµενο ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΟ ΦΙΑΛΗΣ 330ml µε µονάδα µέτρησης Α : κιβώτιο & µονάδα µέτρησης B : τεµάχιο. 3. Στα στοιχεία του είδους περιεχόµενο ορίζετε τα ακόλουθα Είδη Εγγυοδοσίας : 3

5 Είδη Εγγυοδοσίας 4. Στα στοιχεία τύπου παραστατικού ορίζετε την παράµετρο «Αυτόµατη Εισαγωγή Ειδών Εγγυοδοσίας» 5. Εκδίδετε παραστατικό επιλέγοντας τον τύπο στον οποίο έχετε ορίσει την «Αυτόµατη Ενηµέρωση Ειδών Εγγυοδοσίας». Στην καρτέλα των ειδών εισάγετε το είδος περιεχόµενο. Έχετε τη δυνατότητα είτε να καταχωρήσετε αµέσως το παραστατικό, εποµένως η ενηµέρωση του παραστατικού µε τα είδη εγγυοδοσίας θα γίνει αυτόµατα, είτε να εµφανίσετε τα είδη εγγυοδοσίας στις γραµµές του παραστατικού επιλέγοντας στην «Εµφάνιση Ειδών Εγγυοδοσίας» προκειµένου να µεταβάλλετε τα στοιχεία τους. 4

6 ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΓΝΩΡΙΖΕΤΕ : Αν για κάποιο λόγο δεν έχετε ορίσει την Αυτόµατη Ενηµέρωση στον τύπο παραστατικού, µπορείτε οποιαδήποτε στιγµή να επιλέξετε να γίνει Αυτόµατη Ενηµέρωση από τα στοιχεία του παραστατικού πατώντας το δεξί πλήκτρο του ποντικιού. 5