Με Χρήση της ΦΟΡΜΑΣ να προσθέσετε εγγραφές στον πίνακα που ακολουθεί

Transcript

1 4. Ε ΟΜΕΝΑ (DATA) Το excel έχει τη δυνατότητα να θεωρεί µία περιοχή του φύλλου εργασίας σαν µια βάση δεδοµένων όπου η κάθε γραµµή είναι µία εγγραφή και η κάθε κολώνα ένα πεδίο. Το όνοµα του κάθε πεδίου βρίσκετε στην πρώτη γραµµή της περιοχής. Στην επιλογή εδοµένα (Data) υπάρχουν διάφορες δυνατότητες επεξεργασίας περιοχής φύλλου εργασίας θεωρούµενης σαν βάση δεδοµένων. ΦΟΡΜΑ (form) Με την επιλογή αυτή εµφανίζετε µία φόρµα µε ονόµατα πεδίων τα κελιά της πρώτης γραµµής της περιοχής που έχουµε επιλέξει. Έχουµε την δυνατότητα να προσθέσουµε στο τέλος της λίστας νέες εγγραφές επιλέγοντας Νέα εγγραφή και επιλέγοντας µε το ποντίκι τα παράθυρα πληκτρολογώντας τα περιεχόµενα και όταν τελειώσω επιλέγω πάλι νέα εγγραφή για καταχώρηση. Μπορώ να κινηθώ µέσα στις εγγραφές πάνω κάτω µε ή χωρίς κριτήρια και να διαγράψω κάποιες από αυτές ή να διορθώσω πληκτρολογώντας το νέο περιεχόµενο των πεδίων. Στη περίπτωση της διόρθωσης πρέπει να επιλέγω για την καταχώρηση της Νέα εγγραφή. Η επιλογή αποκατάσταση επαναφέρει τα περιεχόµενα των πεδίων όπως ήταν πριν οποιαδήποτε αλλαγή και πριν τη καταχώρηση. Η επιλογή απαλοιφή που υπάρχει στα κριτήρια αναιρεί όλα τα κριτήρια που έχουµε ορίσει. Κάτω από τη λίστα καλό είναι να µην υπάρχει τίποτα γραµµένο γιατί περιορίζει το µέγεθος της λίστας. Με Χρήση της ΦΟΡΜΑΣ να προσθέσετε εγγραφές στον πίνακα που ακολουθεί ΠΕΛΑΤΗΣ ΠΕΡΙΟΧΗ ΤΥΠΟΣ Α ΤΥΠΟΣ Β ΤΥΠΟΣ Γ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΑΠΑΣ ΛΑΡΙΣΑ /1/1999 ΚΑΝΑΚΗΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟ /1/1999 ΠΑΠΑ ΟΠΟΥΛΟΣ ΡΟ ΟΣ /1/1999 ΑΝ ΡΕΟΥ ΑΘΗΝΑ /1/1999 ΚΑΝΑΚΗΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟ /1/1999 ΠΑΠΑΣ ΚΑΤΕΡΙΝΗ /1/1999 ΚΑΝΑΚΗΣ ΑΓ.ΝΙΚΟΛΑΟΣ /2/1999 ΠΑΠΑ ΟΠΟΥΛΟΣ ΚΑΡΠΑΘΟΣ /2/1999 ΑΝ ΡΕΑ ΑΚΗΣ ΡΕΘΥΜΝΟ /2/1999 ΝΙΚΟΛΑΟΥ ΚΑΛΑΜΑΤΑ /2/1999 ΕΛΗΓΙΑΝΝΗΣ ΧΑΝΙΑ /2/1999 ΑΝ ΡΕΑ ΑΚΗΣ ΤΥΜΠΑΚΙ /2/1999 Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

2 ΦΙΛΤΡΟ (FILTER) Γίνεται εµφάνιση κάποιων δεδοµένων που ικανοποιούν κάποια κριτήρια. Έχουµε τις εξής επιλογές. : α) Αυτόµατο Φίλτρο(Autofilter) Τοποθετούµεθα στην αρχή της περιοχής και επιλέγουµε Αυτόµατο Φίλτρο. ίπλα σε κάθε επικεφαλίδα (πεδίο) εµφανίζετε ένα βελάκι από όπου µπορούµε να ορίσουµε τα κριτήρια που θέλουµε για κάθε στήλη. Εµφανίζονται µόνο οι εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια που έχουµε ορίσει. Αν ορίσουµε κριτήρια σε περισσότερες από µία στήλες οι εγγραφές που εµφανίζονται είναι εκείνες που ικανοποιούν όλα τα κριτήρια που υπάρχουν σε όλες τις στήλες. Για να απενεργοποιήσουµε τα φίλτρα επιλέγουµε ξανά το αυτόµατο φίλτρο. β)εµφάνιση όλων(show All) απενεργοποιούνται όλα τα κριτήρια που έχουµε ορίσει. γ)σύνθετο Φίλτρο(Advanced Filter). Έχουµε τη δυνατότητα να ορίσουµε την περιοχή που θα φιλτράρεται περιοχή λίστας(list ranges) Καθώς και την περιοχή κριτηρίων (criteria range). Μπορούµε επίσης να αντιγράψουµε τις εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια ενεργοποιώντας την επιλογή αντιγραφή σε άλλη θέση (copy to another location) και ορίζοντας την περιοχή στο αντιγραφή σε (copy to). Η περιοχή κριτηρίων γράφεται έξω από τα δεδοµένα και έχει επικεφαλίδες τις επικεφαλίδες των στηλών που θέλουµε να έχουν κριτήρια και ακολουθούν οι γραµµές κριτηρίων. π.χ >5 α*??οραση <=7. Τα κριτήρια που είναι στην ίδια γραµµή είναι σαν να συνδέονται µε τον λογικό τελεστή AND ενώ σε διαφορετική γραµµή είναι σαν να συνδέονται µε τον λογικό τελεστή OR. Η περιοχή κριτηρίων πρέπει να τελειώνει στην γραµµή που υπάρχει το τελευταίο κριτήριο και δεν πρέπει να έχει κενές γραµµές στο τέλος. Στη περίπτωση αντιγραφής σε άλλη περιοχή πρέπει η περιοχή να βρίσκεται στο ίδιο φύλλο εργασίας και στην πρώτη γραµµή της περιοχής να υπάρχουν τα ονόµατα εκείνων των πεδίων(επικεφαλίδες) και µε τη σειρά που θέλουµε να αντιγραφούν. Μπορούµε να αντιγράψουµε ορισµένα από τα πεδία του πίνακα στην νέα θέση δεν µπορούµε όµως να δηµιουργήσουµε νέα πεδία στον από συνδυασµό πεδίων του αρχικού πίνακα. Κατά την αντιγραφή αν θέλουµε να αντιγράψουµε όλες τις εγγραφές αφήνουµε το παράθυρο του κριτηρίου κενό. Με ενεργοποίηση της επιλογής Μοναδικές εγγραφές µόνο(unique record only) όταν υπάρχουν περισσότερες από µία εγγραφές που ικανοποιούν τα κριτήρια και είναι ακριβώς ίδιες εµφανίζονται µόνο µία φορά. Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

3 ΠΑΡΑ ΕΙΓΜΑΤΑ 1)Με βάσει τον προηγούµενο πίνακα να δηµιουργήσετε διάφορα απλά κριτήρια Επίσης να δηµιουργήσετε σύνθετο φίλτρο µε κριτήρια τον πίνακα που ακολουθεί. Με αυτό το κριτήριο παρουσιάζονται όλοι οι πελάτες που είναι από την Κρήτη. ΠΕΡΙΟΧΗ ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΑΓΙΟΣ ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΡΕΘΥΜΝΟ ΤΥΜΠΑΚΙ 2)Μπορούµε επίσης να ορίσουµε δικά µας πεδία και να βάλουµε δικές µας σχέσεις χρησιµοποιώντας τα ονόµατα των πεδίων π.χ. =(ΤΥΠΟΣ Α>ΤΥΠΟΣ Β) ΣΧΕΣΗ FALSE Με αυτή τη σχέση θα εµφανίζονται οι πελάτες που πούλησαν περισσότερα τεµάχια υλικών ΤΥΠΟΥ Α από ΤΥΠΟΥ Β. 3)Χρησιµοποιώντας το σύνθετο φίλτρο που παρουσιάζει τους πελάτες από την Κρήτη να επιλέξετε αντιγραφή σε άλλη θέση και να δηµιουργήσετε τον παρακάτω πίνακα ΠΕΛΑΤΗΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΤΥΠΟΣ Α ΤΥΠΟΣ Β ΤΥΠΟΣ Γ ΚΑΝΑΚΗΣ 11/1/ ΚΑΝΑΚΗΣ 25/1/ ΚΑΝΑΚΗΣ 1/2/ ΑΝ ΡΕΑ ΑΚΗΣ 10/2/ ΕΛΗΓΙΑΝΝΗΣ 20/2/ ΑΝ ΡΕΑ ΑΚΗΣ 24/2/ ΠΙΝΑΚΑΣ (TABLE) Oρίζουµε πίνακες των οποίων τα στοιχεία δίνονται από πολλές συναρτήσεις µιας ή δύο µεταβλητών. Στην περίπτωση που έχουµε πολλές συναρτήσεις µίας µεταβλητής αυτές βρίσκονται στην πρώτη στήλη ή στην πρώτη γραµµή του πίνακα και τα δεδοµένα τοποθετούνται στη πρώτη γραµµή ή στην πρώτη στήλη αντίστοιχα και ορίζουµε ένα κελί εισαγωγής στήλης ή γραµµής αντίστοιχα το οποίο είναι εκτός του πίνακα και χρησιµοποιείται σαν µεταβλητή στις συναρτήσεις. Το πρώτο κελί του πίνακα µένει κενό. Στην περίπτωση που έχουµε µία συνάρτηση δύο µεταβλητών αυτή τοποθετείται στο πρώτο διαγώνιο κελί του πίνακα και στην πρώτη γραµµή και στήλη τοποθετούνται τα δεδοµένα. Σε αυτή τη περίπτωση ορίζουµε 2 κελιά που είναι εκτός του πίνακα και χρησιµοποιούνται σαν µεταβλητές στη συνάρτηση. Αφού γράψουµε τις τιµές και τις συναρτήσεις πρέπει να µαρκάρουµε τον πίνακα. Να δηµιουργήσετε πίνακα που να τυπώνει την προπαίδεια από 1 έως το 100. Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

4 ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ (SORT) Γίνεται αναδιάταξη των δεδοµένων µιας περιοχής την οποία έχουµε µαρκάρει ολόκληρη ή ένα κελί της µε βάσει τα περιεχόµενα των στηλών που ορίζουµε από τις επιλογές Ταξινόµηση κατά(sort by ) πρωτεύων κλειδί και αν θέλουµε και δευτερεύων κλειδί Κατόπιν κατά(then by) κ.λ.π. Ορίζουµε αν η ταξινόµηση γίνει κατά αύξουσα (Ascending) ή φθίνουσα (descending)σειρά και αν Υπάρχει γραµµή επικεφαλίδων(my list has header row) ή δεν υπάρχει γραµµή επικεφαλίδων για να µην ταξινοµηθούν. Με την επιλογή Επιλογές\ σειρά ταξινόµησης πρώτου κλειδιού(options\ first key sort order) µπορούµε να ταξινοµήσουµε ως προς κάποια λίστα που έχουµε ορίσει. Επίσης από τις Επιλογές µπορούµε να ορίσουµε αν γίνετε διάκριση πεζών κεφαλαίων ακόµη και αν η ταξινόµηση γίνετε κατά στήλη ή κατά γραµµή. Με βάσει τον παρακάτω πίνακα να δηµιουργήσετε µία λίστα κατά περιοχή (εργαλεία \επιλογές \προσαρµοσµένες λίστες) οι περιοχές του ίδιου νοµού να είναι συνεχόµενες καθώς και οι περιοχές του ίδιου διαµερίσµατος και στη συνέχεια ταξινοµήσετε τον πίνακα µε πρωτεύων κλειδί την περιοχή και κατάταξη τη λίστα και δεύτερο κλειδί το όνοµα του πελάτη ΠΕΛΑΤΗΣ ΠΕΡΙΟΧΗ ΤΥΠΟΣ Α ΤΥΠΟΣ Β ΤΥΠΟΣ Γ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΑΠΑΣ ΛΑΡΙΣΑ /1/1999 ΚΑΝΑΚΗΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟ /1/1999 ΠΑΠΑ ΟΠΟΥΛΟΣ ΡΟ ΟΣ /1/1999 ΑΝ ΡΕΟΥ ΑΘΗΝΑ /1/1999 ΚΑΝΑΚΗΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟ /1/1999 ΠΑΠΑΣ ΚΑΤΕΡΙΝΗ /1/1999 ΚΑΝΑΚΗΣ ΑΓ.ΝΙΚΟΛΑΟΣ /2/1999 ΠΑΠΑ ΟΠΟΥΛΟΣ ΚΑΡΠΑΘΟΣ /2/1999 ΑΝ ΡΕΑ ΑΚΗΣ ΡΕΘΥΜΝΟ /2/1999 ΝΙΚΟΛΑΟΥ ΚΑΛΑΜΑΤΑ /2/1999 ΕΛΗΓΙΑΝΝΗΣ ΧΑΝΙΑ /2/1999 ΑΝ ΡΕΑ ΑΚΗΣ ΤΥΜΠΑΚΙ /2/1999 Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

5 ΜΕΡΙΚΑ ΑΘΡΟΙΣΜΑΤΑ (SUBTOTAL) Με αυτήν την επιλογή δηµιουργούµε µερικά και γενικά σύνολα (αθροίσµατα, γινόµενα κ.λ.π.) σε µια περιοχή. Η περιοχή πρέπει να έχει ταξινοµηθεί ως προς τη στήλη της οποίας όταν αλλάζει το περιεχόµενο θα δηµιουργούνται µερικά σύνολα. Επιλέγουµε ένα κελί της περιοχής. Επιλέγουµε εδοµένα \µερικά Αθροίσµατα (data\subtotal) Στο µενού που εµφανίζεται ορίζουµε α)ποια είναι η στήλη που όταν αλλάζει το(at each charge in) το περιεχόµενο της δηµιουργούνται σύνολα β) Χρήση της συνάρτησης (use function) µε την οποία θα υπολογισθούν τα σύνολα γ) τις κολώνες για τις οποίες θα δηµιουργηθούν τα σύνολα. Προσθήκη µερικού αθροίσµατος σε(add subtotal to). Αν θέλουµε και γενικά σύνολα επιλέγουµε Σύνοψη κάτω από τα δεδοµένα (summary below data). Με βάσει τον παραπάνω πίνακα να δηµιουργήσετε µερικά αθροίσµατα για τις στήλες ΤΥΠΟΣ Α, ΤΥΠΟΣ Β, ΤΥΠΟΣ Γ κάθε φορά που αλλάζει το όνοµα του πελάτη ΣΥΝΟΛΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ (CONSOLIDATE) Αυτή η επιλογή είναι όπως τα µερικά Αθροίσµατα µε τη διαφορά ότι εδώ έχουµε τη δυνατότητα να δηµιουργήσουµε µερικά σύνολα από διαφορετικά φύλλα ή βιβλία εργασίας που έχουν την ίδια δοµή σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Για να γίνει αυτό τοποθετούµαστε στο φύλλο εργασίας που θα περιέχει τα σύνολα και στη συνέχεια επιλέγουµε συνολική εικόνα Επιλέγουµε τη συνάρτηση (Function) και επιλέγουµε Περιοχή προέλευσης δεδοµένων (Reference) όπου επιλέγουµε ή πληκτρολογούµε µία µία τις περιοχές µε επικεφαλίδες ή χωρίς οι οποίες θα µετέχουν στα σύνολα και κάθε φορά επιλέγουµε Προσθήκη για να τοποθετηθεί στη σε Όλες τις Περιοχές προέλευσης δεδοµένων (All References). Eπίσης ορίζουµε αν υπάρχουν ετικέτες (χρήση ετικετών από Use Labels in) στη πρώτη γραµµή (Top Row) ή αριστερή στήλη (Left Column) Αν θέλουµε να βλέπουµε τους επιµέρους προσθετέους ή να γίνεται ενηµέρωση των συνόλων από αλλαγές που θα γίνονται στα επιµέρους δεδοµένα επιλέγουµε (Σύνδεση µε το αρχείο προέλευσης δεδοµένων Create Links to Source Data). Να γίνει εφαρµογή στην άσκηση της µισθοδοσίας για να υπολογίσετε τα γενικά αθροίσµατα όλου του έτους σε ένα νέο φύλλο εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο δεν είναι απαραίτητο να έχουµε τους ίδιους εργαζόµενους κάθε µήνα. Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

6 ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ Χρησιµοποιείτε για να ορίσουµε περιορισµούς στα δεδοµένα που θα εισάγουµε σε µια περιοχή. Μαρκάρουµε την περιοχή και στην συνέχεια ορίζουµε το είδος και το εύρος των τιµών ή αν είναι από λίστα που σε αυτή την περίπτωση πρέπει τα στοιχεία της λίστας να βρίσκονται στο ίδιο φύλλο εργασίας για να τα επιλέξουµε. Η ανάπτυξη µέσα στο κελί ισχύει µόνο στις λίστες και επιτρέπει την εµφάνιση της και την επιλογή της κατάλληλης τιµής από αυτήν. Μπορούµε να ορίσουµε τίτλο παραθύρου και το µήνυµα εισαγωγής που θα εµφανίζεται για την εισαγωγή του περιεχοµένου. Επίσης έχουµε τη δυνατότητα να ορίσουµε το στυλ στο προειδοποιητικό µήνυµα το τίτλο του παραθύρου και το µήνυµα που θα εµφανίζεται σε περίπτωση µη έγκυρης εισαγωγής. Για την απαλοιφή της επικύρωσης πρέπει πρώτα να µαρκαριστεί η περιοχή για την οποία δηµιουργήθηκε η επικύρωση. 1)Με βάσει τον πίνακα που δουλεύουµε να γράψετε όλες τις περιοχές που απαιτούνται και να δηµιουργήσετε επικύρωση για την περιοχή ώστε η κάθε περιοχή να επιλέγεται από τη λίστα που δηµιουργήσαµε. Επίσης τα περιεχόµενα των στηλών ΤΥΠΟΣ Α, ΤΥΠΟΣ Β, ΤΥΠΟΣ Γ να είναι ακέραιοι και θετικοί αριθµοί. 2) να γίνει ταξινόµηση ως προς την ηµεροµηνία στα φύλλα εργασίας purchase, sales στην άσκηση αποθήκης και να εµφανίσετε προσωρινά µερικά αθροίσµατα. Να βάλετε επικύρωση στους κωδικούς των πελατών προµηθευτών και όπου αλλού νοµίζετε. ΣΥΓΚΕΝΤΡΩΤΙΚΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ(PIVOT TABLE) Αυτή η επιλογή µας επιτρέπει να δηµιουργήσουµε ένα πίνακα µε συγκεντρωτικά αποτελέσµατα από δεδοµένα ενός φύλλου εργασίας ανάλογα µε τις τιµές κάποιων πεδίων. Τα ονόµατα των πεδίων υπάρχουν στην πρώτη γραµµής της περιοχής που έχουµε καταχωρίσει τα δεδοµένα. Για να δηµιουργήσουµε ένα τέτοιο πίνακα επιλέγουµε εδοµένα \ Συγκεντρωτικός Πίνακας και στη συνέχεια επιλέγουµε την θέση που θα πάρουµε τα δεδοµένα συνήθως είναι σε λίστα ή βάση δεδοµένων του excel στην επόµενη κίνηση ορίζουµε την περιοχή που υπάρχουν τα δεδοµένα συµπεριλαµβανοµένης και των ονοµάτων των πεδίων επίσης ορίζουµε αν ο πίνακας θα δηµιουργηθεί στο ίδιο ή διαφορετικό φύλλο εργασίας. Μετά από τις παραπάνω ενέργειες εµφανίζονται τα ονόµατα των πεδίων και η δοµή του πίνακα χωρισµένη στις περιοχές δεδοµένα, γραµµή, στήλη και σελίδα. Στη συνέχεια τραβούµε τα πεδία στις αντίστοιχες περιοχές του πίνακα ήτοι: α)το πεδίο του οποίου οι τιµές θα µας δίδουν τα συνολικά αποτελέσµατα στην περιοχή εδοµένα Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας

7 β) το πεδίο του οποίου τα περιεχόµενα θα είναι οι επικεφαλίδες των γραµµών στην περιοχή γραµµή. γ) το πεδίο του οποίου τα περιεχόµενα θα είναι οι επικεφαλίδες των στηλών στην περιοχή στήλη. δ) αν µπορούµε προαιρετικά να τοποθετήσουµε ένα ή περισσότερα πεδία διαφορετικά από τα προηγούµενα στην περιοχή σελίδα και στη συνέχεια να επιλέξουµε κάποια τιµή ή όλες τις τιµές από αυτά. Μόνο τα περιεχόµενα για τις τιµές που έχουµε επιλέξει θα µετέχουν στα σύνολα των δεδοµένων του πίνακα. Εάν τοποθετηθούµε σε οποιοδήποτε πεδίο του πίνακα και πατήσουµε το δεξί πλήκτρο του mouse εµφανίζεται ένα µενού από όπου µπορούµε να κάνουµε µορφοποίηση, ανανέωση περιεχοµένων, ιδιότητες του πεδίου από όπου µπορούµε να ορίσουµε τη συνάρτηση συνόλων (άθροισµα,πλήθος, µέσος όρος κ.λ.π), ιδιότητες πίνακα κ.λ.π. ΑΣΚΗΣΕΙΣ 1)Να δηµιουργήσετε φύλλο εργασίας µε τη παρακάτω µορφή ΠΕΛΑΤΗΣ ΠΕΡΙΟΧΗ ΣΥΣΚΕΥΕΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΤΕΜΑΧΙΑ ΑΝ ΡΕΑ ΑΚΗΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΟΘΟΝΗ 10/2/ ΕΛΗΓΙΑΝΝΗΣ ΤΥΜΠΑΚΙ ΠΛΗΚΡΟΛΟΓΙΟ 24/2/ ΚΑΝΑΚΗΣ ΡΕΘΥΜΝΟ ΙΣΚΟΣ 10/2/ ΑΝ ΡΕΑ ΑΚΗΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟ CPU 24/2/ ΑΝ ΡΕΟΥ ΤΥΜΠΑΚΙ MOUSE 10/2/ ΑΝ ΡΕΟΥ ΤΥΜΠΑΚΙ CPU 24/2/ ΝΙΚΟΛΑΟΥ ΑΘΗΝΑ ΟΘΟΝΗ 22/1/ T 2) Από το παραπάνω φύλλο εργασίας να δηµιουργήσετε τον συγκεντρωτικό πίνακα που ακολουθεί. ΤΕΜΑΧΙΑ ΣΥΣΚΕΥΕΣ ΠΕΡΙΟΧΗ CPU MOUSE ΙΣΚΟΣ ΟΘΟΝΗ ΠΛΗΚΡΟΛΟΓΙΟ Γενικό Άθροισµα ΑΓ.ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΑΘΗΝΑ ΗΡΑΚΛΕΙΟ ΚΑΛΑΜΑΤΑ ΚΑΡΠΑΘΟΣ ΚΑΤΕΡΙΝΗ ΛΑΡΙΣΑ ΡΕΘΥΜΝΟ 3 3 ΡΟ ΟΣ ΤΥΜΠΑΚΙ ΧΑΝΙΑ Γενικό Άθροισµα Μάθηµα Χατζάκης Ηλίας